HACI BEKTAŞ VELİ ÜNİVERSİTESİ ŀnevşehir KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI 2015 YILI BİRİM FAALİYET RAPORU Ocak 2016
BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığımız 2015 yılı birim faaliyet raporunu düzenlemiştir. Faaliyet raporunun hazırlanışında başkanlığımızın misyon ve vizyonu doğrultusunda görev ve sorumlulukları göz önünde bulundurulmuştur. Üniversitemiz bilgi hizmetlerinin yürütülmesinde başkanlığımızın koordinasyon ve denetim işlevi ele alınmıştır. Birimimizin 2015 yılı faaliyet raporunda; faaliyet alanlarımız, bu alanda verilen hizmetler, bunları gerçekleştirmek için yapılan harcamalar ve ileriye dönük amaç ve hedeflerimiz yer almaktadır. Özdemir CİNGİ Daire Başkan V. 2
İÇİNDEKİLER I. GENEL BİLGİLER... 4 A. MİSYON VE VİZYON... 4 MİSYON... 4 VİZYON... 4 B. YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR... 4 1. YETKİ... 4 2. GÖREV... 4 3. SORUMLULUK... 4 C. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER... 5 1.Örgüt Yapısı ( Teşkilat Şeması )... 6 2. Hizmet alanları...... 6 3.Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar... 6 4. İnsan Kaynakları... 7 İdari Personel...7 İdari Personelin Eğitim Durumu... 7 İdari Personelin Hizmet Süreleri... 7 İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı... 7 Sunulan Hizmetler...8 Diğer Hizmetler... 8 5. Kütüphane Hizmetleri...8 6. Yönetim ve İç Kontrol Sistemi...9 II. AMAÇ VE HEDEFLER... 9 A. İDARENİN AMAÇ VE HEDEFLERİ... 9 B. TEMEL POLİTİKA VE ÖNCELİKLER... 9 III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER... 10 A. MALİ BİLGİLER... 10 1. Bütçe Uygulama Sonuçları... 10 2013 Yılında Gerçekleştirilen İhaleler veya Doğrudan Temin Yoluyla Yapılan Satın Almalar... 10 B. Performans Bilgileri... 11 1. Faaliyet Bilgileri... 11 Birim Tarafından Düzenlenen Faaliyet Bilgileri ve Katılan personel Sayısı...11 Geçici Görevlendirmelere İlişkin Bilgiler.....11 IV. KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ... 12 A. ÜSTÜNLÜKLER... 12 B. ZAYIFLIKLAR... 12 C. DEĞERLENDİRME... 12 V. ÖNERİ VE TEDBİRLER... 12 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI.. 13 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI.. 14 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI.. 15.. 3
I- GENEL BİLGİLER A- MİSYON VE VİZYON Misyonumuz; Kaliteli ve hızlı kütüphane hizmetlerinde lider olmak. Kullanıcılarımızın ihtiyaçlarını karşılayacak nitelikteki materyalleri dermemize kazandırarak etkin kullanımı sağlamak. Zaman ve mekan sınırlaması olmaksızın akademik program ve bilimsel araştırmalarından doğan bilgi ihtiyaçlarına yanıt vermek. Yaşam boyu öğrenen bireylerin yetişmesini sağlamak. Çağdaş, yenilikçi ve değişimci niteliklerimizle bilgi üretimine katkıda bulunmak. Vizyonumuz; Üniversitemizin, ulusal ve uluslararası düzeyde bilimsel mükemmeliyetçiliği hedefleyen bir araştırma ve eğitim kurumu haline gelmesini desteklemek. B- YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR 1. Yetki Bütçe, teknik ve okuyucu hizmetlerinde koordinasyonu sağlamak. Üniversitedeki kütüphane hizmetlerinin modern kütüphanecilik işlem ve teknikleri açısından yürütülmesini sağlamak, denetlemek ve organize etmek. 2. Görev Bilgi hizmetleri ile ilgili alanlarda bilimsel araştırma, üretim, uygulama ve yayın faaliyetleri yapmak, ilgili ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşlarla işbirliği oluşturmak. Başkanlık ve birim kütüphaneleri personeli ile ilgili eşgüdüm, hizmet içi eğitim ve denetim yapmak. Rapor hazırlamak ve Üniversite Rektörüne sunmak. Kütüphanelerimizin ihtiyaçlarını sağlamak ve hizmete sunmak. Kütüphanemizin gerekli her türlü hizmetlerini karşılamak. Bilgi kaynaklarını hizmete sunma işlemleri ile ilgili çalışmaları sürdürmek. 3. Sorumluluk Üniversite kütüphanelerimizin bütün materyalinin (kitap, süreli yayın, tez, broşür, görsel-işitsel araç gereçleri, elektronik veri tabanları v.b.) eğitim-öğretimi desteklemek, araştırmalarda yardımcı olmak üzere seçimi ve sağlanması. Kütüphanelere sağlanan kitap, süreli yayın ve diğer materyalin, okuyucuların yararlanmasına sunmak üzere en uygun sisteme göre düzenlemek. Merkez ve birim kütüphaneleri koleksiyonlarını, yıllık kullanım istatistikleri ve araştırıcıların istekleri doğrultusunda uluslararası standartlar kapsamında geliştirmek. Her öğretim yılı başında ve gerek görüldükçe kütüphane kullanıcılarına kütüphane kullanım eğitimi vermek. 4
ȠƆ Harcama Yetkilisi Gerçekleştirme görevlisi Taşınır Kayıt Ve Kontrol Yetkilisi Özdemir CİNGİ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkan V. Gökhan ONMUŞ Şube Müdür V. Fatma ARIK Bilgisayar İşletmeni C- İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER 1-Örgüt Yapısı 2-Fiziksel Yapı Kütüphanelerde bilgi hizmetlerinin sunulmasına temel teşkil edecek kütüphane materyalinin yerleşimi, kullanıcıların bilgiye erişimi hızlı ve rahat sağlayabilecekleri biçimde olmalıdır. 2015 yılında merkez kütüphanemiz mevcut fiziksel yapısı kullanıcıların doğru bilgiye en hızlı şekilde erşimi için ergonomik şekilde düzenlenmiştir. 5
Hizmet Alanları Sayısı Okuma Salonu 1 31 Kullanan Sayısı Danışma Kaynakları 1 24 Birimi Kataloglama Birimi 1 2 Süreli Yayınlar 1 10 Birimi Daire Başkanı Ofisi 1 1 Daire Başkanı 1 1 Sekreter Ofisi Şube Müdürü Ofisi 1 2 TOPLAM 7 71 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Günümüzde elektronik kaynakların kullanımı basılı dermelerin önüne geçmiş durumdadır. Hızlı ve kolay biçimde bilgiye erişim sağlamaları elektronik kaynakların cazibesini artırmaktadır. Başkanlığımızda kullanıcıların elektronik kaynak kullanımı için gerekli olanaklar sağlanmaktadır. Cinsi İdari Amaçlı Eğitim Amaçlı Araştırma Amaçlı (Adet) (Adet) (Adet) Masaüstü Bilgisayar 10-10 Taşınabilir 1 Bilgisayar Projeksiyon - - - Slayt makinesi - - - Tepegöz - - - Episkop - - - Barkot Okuyucu 2 - - Baskı makinesi - - - Fotokopi makinesi 1 - - Faks 1 - - Fotoğraf makinesi - - - Kameralar - - - Televizyonlar - - - Tarayıcılar 1 - - Müzik Setleri - - - Mikroskoplar - - - DVD ler - - - Yazılım 2 - - Barkot Yazıcı 3 - - 6
4- İnsan Kaynakları İdari Personel GİH SHS THS AHS DHS YHS TOPLAM 7-2 - - - 9 GİH: Genel İdari Hizmetler SHS: Sağlık Hizmetleri Sınıfı THS: Teknik Hizmetler Sınıfı AHS: Avukatlık Hizmetleri Sınıfı DHS: Din Hizmetleri Sınıfı YHS: Yardımcı Hizmetler Sınıfı İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Kişi Sayısı - 1 1 7 - Yüzde - 10 10 70 - İdari Personelin Hizmet Süreleri 11 15 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl 16 20 Yıl 21 - Üzeri Yıl Kişi - 2 4 1 1 1 Sayısı Yüzde 20 40 10 10-10 Kişi Sayısı İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51- Üzeri - 3 4-1 1 Yüzde - 30 40-10 10 4.2-Diğer Personel Unvan Uzman 1 Sayı Diğer Personel Hizmet Süresi 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl 11 15 Yıl 16 20 Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı 1 Yüzde 10 Diğer Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı 1 Yüzde 10 7
Sunulan Hizmetler Üniversite kütüphanelerinin dermeleri, eğitim-öğretimin sürdürüldüğü akademik birimlerin ihtiyacına cevap verecek nitelikte olmalıdır. Bu nedenle kütüphanemiz koleksiyonunun gelişimi için seçilen materyallerde kullanıcı talepleri ön planda tutulmaktadır. Bu dönemde başkanlığımız, üniversitemiz akademik ve idari birimlerinden gelen kitap dergi ve elektronik yayın taleplerini karşılamış, üniversitemiz öğretim elemanlarının ihtiyaç duyduğu ve araştırmalarda gerekli olan basılı ve elektronik kaynaklar bütçe imkânları doğrultusunda sağlanarak hizmete sunulmuştur. Diğer Hizmetler Kütüphane hizmetlerinin, tüm üniversite personeli ve öğrencilerine internet ortamından sunulabilmesi, yeni gelişmelerden haberdar edilebilmeleri ve kütüphane katalogunu taramalarına imkân tanınması için oluşturulan Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı web sayfası, kullanıcıların hizmetine sunulan veritabanlarının, elektronik kitap ve dergilerin, deneme erişimine açılan veritabanlarının ve açık erişim internet kaynaklarının erişilebilirliğine olanak sağlamıştır. Ayrıca, başkanlığımız web sayfasında, kullanıcıların bilgi ihtiyaçları doğrultusunda uzman kütüphanecilerden yardım almalarına imkan verecek bir platform bulunmaktadır. Bununla birlikte, üniversitemiz tarafından yayınlanan ve/veya kullanıcıların hizmetine sunmak üzere satın alınan yeni yayınlar da web sayfası üzerinden duyurulmaktadır. 5.- Kütüphane Hizmetleri Bilgi Kaynakları Sayı Kitap 40.861 Basılı Dergi 280 E-Kitap (Kütüphanemize ait) - E-Kitap (Kullanım hakkı elimizde olan) 3.775.218 Tez 164 DVD / VCD / CD 123 Video Kaset - Kaset - Veri tabanı 21 Kütüphane Hizmetlerinden Yararlanan Kişi Sayısı Kütüphaneye Kayıtlı Okuyucu Sayısı 5353 Ödünç İşlem Sayısı 11.220 8
6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi Daire başkanlığımızda mali işler, harcama yetkilisi, gerçekleştirme görevlisi ve satın alma komisyonu tarafından gerçekleştirilmektedir. Mal alımlarında uygulanacak ara denetim ile muayene ve kabul işlemleri Mal Alımları Denetimi Muayene ve Kabul işlemlerine dair yönetmelik hükümlerine göre yürütülmektedir. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından Taşınır Mal Yönetmeliği gerekleri yerine getirilmiştir. Harcama öncesi kontrol, iç denetim ve muhasebe kontrolleri iç denetim birimi ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yürütülmektedir. II- AMAÇ ve HEDEFLER A- İDARENİN AMAÇ VE HEDEFLERİ Merkez kütüphanemizin görev ve çalışma esaslarını belirlemek, bilgi hizmetleri ile ilgili alanlarda bilimsel araştırma, üretim, uygulama ve yayın faaliyetleri yapmak, ilgili ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşlarla işbirliği oluşturmak. Verilen bilgi hizmetleri ve sağlanan bilgi kaynakları ile Üniversitemizin araştırma alt yapısına destek olmak. Üniversitemiz bilimsel yayınlarının artması için bilim adamlarımıza bilgi desteği sağlamak ve öğrencilerimizin bilgi ihtiyacını karşılamak ve zamanlarını daha iyi değerlendirmeleri için bilimsel kaynak dışındaki yayınların sayısını artırmak. Üniversitemizde verilen derslerin içerik ve kapsamının geliştirilmesine destek olmak. B- TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER Politikamız: Çağdaş bilgi teknolojileri ile erişim sağlanan bilimsel kaynakları sağlayarak basılı kaynakları desteklemek ve üniversitemiz araştırmacılarının hizmetine sunmak. Önceliklerimiz: Güncel bilgi içeren kaynakların temini, elektronik ortamda olmasına öncelik verilmesi ve kullanıcılarımız tarafından yoğun talep sağlanmasıdır. 9
III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- MALİ BİLGİLER 1.Bütçe Uygulama Sonuçları Gider Türü Bütçe Ödeneği BÜTÇE-HARCAMA DURUMU İlave Ödenek Düşülen Toplam Ödenek (b) Harcama (a) Kalan Ödenek 01-279.000,00 30.871,00-309.871,00 309.870,47 0,53 Personel Giderleri 02- Sos. 38.000,00 6.897,00-44.897,00 44.896,63 0,37 Güv. Kur. D. Prim. Giderleri 03- Mal ve 13.000,00 - - 13.000,00 8.952,38 4.047,62 Hizmet Alım Giderleri 05- Cari - - - - - - Transferler 06-200.000,00 - - 200.000,00 192.344,55 7.655,45 Sermaye Giderleri Toplam 530.000,00 37.768,00-567.768,00 556.064,03 11.703,97 3.2015 Yılında Gerçekleştirilen İhaleler veya Doğrudan Temin Yoluyla Yapılan Satın Almalar Açık İhale Ususlü Bel.İst.Ar.İhale Usulü Pazarlık Usulü İhale Türü İhale Sayısı İhale Tutarı İhale Sayısı İhale Tutarı İhale Sayısı İhale Tutarı Mal Alımı - - - - - - Hizmet Alımı - - - - - - Diğer - - - - - - TOPLAM - - - - - - Alım Türü Doğrudan Temin Usulü ile yapılan Alımlar(22/d) Alım Sayısı Tutarı Mal Alımı 30 192.727,43 Hizmet Alımı 2 5.369,00 Diğer - - TOPLAM 198.096,43 10
22/d maddesi ile gerçekleştirilen alımlarda, bütçenin %10 unun aşılmamasına özen gösterilmiştir. İhale sonrası mal kabulü, ilgili yönetmelik ve mevzuatlar gereği muayene kabul komisyonu kurularak gerçekleştirilmiştir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol kanununun 44. Maddesine göre kabul edilen Taşınır Mal Yönetmeliğinin gerektirdiği sorumluluklar harcama yetkilisinin atamış olduğu taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından yönetmeliğe uygun olarak yürütülmüştür. Ödemeler ise 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun öngördüğü kurallar çerçevesinde gerçekleştirilmiştir. Yapılan ön denetimler ve ödeme sonrası denetimlerde herhangi bir hatayla karşılaşılmamıştır. B- PERFORMANS BİLGİLERİ 1.Faaliyet Bilgileri Birim Tarafından Düzenlenen Faaliyet Bilgileri ve Katılan Personel Sayısı FAALİYET KATILAN KİŞİ FAALİYETİN ADI TÜRÜ SAYISI Eğitim Semineri Scopus / Science Direct / Mendeley veritabanları 35 eğitimi Eğitim Semineri Turnitin İntihal Analiz programı eğitimi 20 Geçici Görevlendirmelere İlişkin Bilgiler FAALİYET KATILAN KİŞİ FAALİYETİN ADI TÜRÜ SAYISI Sempozyum ve Mobil Gelecek: Kütüphaneler ve e-kaynaklar 2 Kongre Konferans Anadolu Üniversite Kütüphaneleri Konsorsiyumu 1 (ANKOS) Bölge Toplantısı Çalıştay Kütüphane, Arşiv ve Müze Yöneticileri Çalıştayı 1 Çalıştay Gelecek İçin Bilgi, Eğitim ve Uygulama Çalıştayı 1 Çalıştay 4.Ulusal Açık Arşiv Çalıştayı 2 11
IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A-Üstünlükler İyi bir bilgi alt yapısına sahip olmak. Üniversitemiz personel ve öğrencilerinin bilgi ihtiyacını karşılayabilir nitelikte dermeye sahip olmak. Özveri ile çalışan personele sahibi olmak. Üst yönetimden desteğin kesintisiz sürmesi ve bütçe taleplerimizin karşılanması. B- Zayıflıklar Bilgi hizmetlerinin yeterli düzeyde verilebilmesini sağlayacak Merkez Kütüphane Binasına sahip olmamak. C- Değerlendirme Mevcut personelin motivasyonu ile daha yüksek verim almaya çalışılırken, akademik personel ve araştırıcıların bilgi ihtiyacının karşılanması sonucu alınan olumlu geribildirimler iş doyumu sağlamaktadır. V- ÖNERİ VE TEDBİRLER Birimde yürütülen bilgi hizmetleri üst düzeyde gerçekleşmektedir. Önümüzdeki dönem mevcut olanaklar çerçevesinde bilgi kaynaklarının güncellenmesine ve kullanıcı sayısının artırılarak araştırma faaliyetlerine destek olunmasına çalışılacaktır. 12
İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. Nevşehir / 2016 Özdemir CİNGİ Daire Başkan V. VEKALET TARİHLERİ Göreve Başlama Tarihi Görevden Ayrılma Tarihi 01.01.2015 26.01.2015 31.01.2015 23.02.2015 25.02.2015 17.03.2015 21.03.2015 19.03.2015 28.03.2015 08.04.2015 12.04.2015 17.06.2015 20.06.2015 19.07.2015 01.08.2015 06.08.2015 08.08.2015 10.11.2015 16.11.2015 19.11.2015 23.11.2015 20.12.2015 27.12.2015 - ***Harcama Yetkililiğine vekalet halinde vekalet tarihleri yukarıdaki şekilde belirtilmek suretiyle tüm vekiller için ayrı ayrı düzenlenerek imza edilecektir. 13
İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. Nevşehir / 2016 Osman ATILGAN Daire Başkan V. VEKALET TARİHLERİ Göreve Başlama Tarihi Görevden Ayrılma Tarihi 27.01.2015 30.01.2015 24.02.2015 24.02.2015 18.03.2015 20.03.2015 20.03.2015 27.03.2015 18.06.2015 19.06.2015 20.07.2015 31.07.2015 11.11.2015 15.11.2015 20.11.2015 22.11.2015 21.12.2015 26.12.2015 ***Harcama Yetkililiğine vekalet halinde vekalet tarihleri yukarıdaki şekilde belirtilmek suretiyle tüm vekiller için ayrı ayrı düzenlenerek imza edilecektir. 14
İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. Nevşehir / 2016 Gökhan ONMUŞ Daire Başkan V. VEKALET TARİHLERİ Göreve Başlama Tarihi Görevden Ayrılma Tarihi 08.04.2015 11.04.2015 07.08.2015 07.08.2015 ***Harcama Yetkililiğine vekalet halinde vekalet tarihleri yukarıdaki şekilde belirtilmek suretiyle tüm vekiller için ayrı ayrı düzenlenerek imza edilecektir. 15