YABANCI DİLDE KİTAP ALIM İŞİ İHALE ŞARTNAMESİ I- İHALENİN KONUSU VE TEKLİF VERMEYE İLİŞKİN HUSUSLAR Madde 1- İş Sahibi İdareye İlişkin Bilgiler İş sahibi İdarenin; Adı: Rektörlüğü Adresi:, 99738 Kalkanlı Güzelyurt, K.K.T.C Telefon numarası : (0 392) 661 2171 Faks numarası : (0 392) 661 2179 Elektronik Posta : nccpurch@metu.edu.tr Madde 2- İhale Konusu İşe İlişkin Bilgiler İhale konusu işin; Adı: Yabancı Dilde Kitap Alımı İşi. Miktarı:1036 adet İşin Süresi: Sözleşmenin akdedildiği tarihten itibaren 120 takvim günü. Yapılacağı Yer: Kalkanlı Güzelyurt, K.K.T.C. Madde 3- İhaleye İlişkin Bilgiler İhale Usulü: Açık İhale Başvurunun Yapılacağı Yer: Satınalma ve Ayniyat Müdürlüğü, Rektörlük Binası 1.Kat, Kalkanlı Güzelyurt, K.K.T.C. Son Başvuru Tarihi Saati: 18.08.2017 12:30 İhalenin Yapılacağı adres: Kalkanlı Güzelyurt, K.K.T.C. İhale Tarihi Saati: 18.08.2017 14:00 İhale Komisyonu Toplantı Yeri: Rektörlük Binası Zemin Kat Büyük Toplantı Salonu Kalkanlı Güzelyurt, K.K.T.C. Madde 4- İhale ile İlgili Dokümanın Görülmesi ve Temini 4.1-İhale ile ilgili doküman Satınalma ve Ayniyat Müdürlüğü Rektörlük Binası 1.Kat, Kalkanlı Güzelyurt, K.K.T.C adresinde veya www.kkk.metu.edu.tr internet sitesinin İş Olanakları linkinden görülebilecektir. İhale dokümanının temini ve satış bedeli: İhaleye teklif verecek isteklilerin ihale dokümanını satın almaları zorunludur. İhale dokümanı satış bedeli 100_TL olup aşağıda belirtilen yöntemler ile temin edilebilecektir: - İstekliler aşağıda belirtilen hesap numarasına 100_TL. nin yatırıldığına dair makbuzu yukarıda belirtilen adrese ibra edecekler ve İhale dokümanın kendilerine imza karşılığı dosya olarak teslim edilecektir. - İstekliler aşağıda belirtilen hesap numarasına 100_TL. nin yatırıldığına dair makbuzu, İhale Dokümanı alma talebini içeren İdareye hitaben yazılmış bir üst yazı ekinde resmi elektronik posta adreslerini belirterek yukarıda belirtilen faksa göndermek sureti ile ibraz edeceklerdir. Talebi alan İdare firmanın talep yazısında belirttiği elektronik posta adresine kaşe edilmiş İhale Dokümanını göndermek sureti ile elektronik posta olarak teslim edecektir. 1
İhale dokümanı imzalanmak ve kaşe edilmek sureti ile teklif dosyası beraberinde İdareye teslim edilecektir. İhale Dokümanı Satış Bedelinin Yatırılacağı Banka Hesap Numarası: Türkiye İş Bankası KKTC-ODTÜ Şubesi 6822 215 No.lu Vadesiz TL Hesabı IBAN: TR340006400000168220000215 4.2-İstekli İhale ile ilgili dokümanı satın almakla, İhale dokümanını oluşturan belgelerde yer alan koşul ve kuralları kabul etmiş sayılır. Madde 5- Tekliflerin Sunulacağı Yer, Son Teklif Verme Tarih ve Saati 5.1-Tekliflerin sunulacağı yer: Satınalma ve Ayniyat Müdürlüğü, Rektörlük Binası 1.Kat, Kalkanlı Güzelyurt, K.K.T.C. Son teklif verme tarihi: 18.08.2017 Son teklif verme saati: 12:30 5.2-Teklifler son teklif verme tarih ve saatine kadar yukarıda belirtilen yere verilebileceği gibi, iadeli taahhütlü posta vasıtasıyla da gönderilebilir. Son teklif verme saatine kadar İdareye ulaşmayan teklifler değerlendirmeye alınmayacaktır. 5.3-İdareye verilen veya ulaşan teklifler, bu şartnamenin 13 üncü maddesine göre zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz. 5.4-Son teklif verme için tespit olunan tarihin tatil gününe rastlaması halinde, takip eden ilk iş gününde yukarıda belirtilen saate kadar verilen teklifler kabul edilir. Madde 6- İhale Dokümanının (Dosyası) Kapsamı 6.1- İhale dokümanı aşağıdaki belgelerden oluşmaktadır: a)ihale Şartnamesi, b)standart Formlar, c)sözleşme Taslağı, d)teknik Şartname, e)ihaleye Konu Kitap Listesi 6.2-Ayrıca, bu şartnamenin ilgili hükümleri gereğince İdarenin çıkaracağı zeyilnameler ile isteklilerin yazılı talebi üzerine İdare tarafından yapılan yazılı açıklamalar, İhale dokümanının bağlayıcı bir parçasını teşkil eder. 6.3-İsteklinin, yukarıda belirtilen dokümanların tümünün içeriğini dikkatli bir şekilde incelemesi gerekir. Teklifin verilmesine ilişkin şartları yerine getirememesi halinde ortaya çıkacak sorumluluk teklif verene ait olacaktır. İhale dokümanında öngörülen ve tarif edilen usule uygun olmayan teklifler değerlendirmeye alınmaz. 2
II- TEKLİF VERİLMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR Madde 7- Teklif Mektubu Beraberinde Sunulacak Evraklar; 7.1-İhaleye katılma şartları ve istenilen belgeler: 7.1.1-Başvuru mektubu (Standart Form 1). 7.1.2-Tebligat için adres beyanı ayrıca irtibat için telefon numarası ve faks numarası ile elektronik posta adresi (Standart Form 2). 7.1.3-İsteklice imza ve kaşe edilmiş ihale dokümanı (dokümanların tüm sayfaları firma kaşesi ile damgalanacak ve şirket yetkilisi tarafından imza edilecektir). 7.1.4-İhale dokümanının satın alındığına dair banka alındı belgesi fotokopisi. 7.1.5-İş durumu ve tutumu ile ilgili yazılı beyan (Standart Form 10). 7.1.6-İhale dışı bırakılacak ve ihaleye katılamayacak olanlar kapsamında olunmadığına ilişkin taahhütname (Standart Form 5). 7.1.7- Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyetinde yerleşik isteklilerden istenilen diğer belgeler; 7.1.7.1-Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti Şirketler Yasasına göre Şirket Kuruluş Onay Belgesi. 7.1.7.2-Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti Resmi Kabz Memurluğu ve Mukayyitlik Dairesinden alınmış aşağıda belirtilen orijinal veya tasdik memuru tasdikli Onay Belgeleri, - Kanuni ikametgâhı onay belgesi, - Direktörler kurulu onay belgesi, - Şirket Hisse durumunu gösteren onay belgesi. 7.1.7.3-Teklifi veren kişinin teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren noter veya tasdik memuru tasdikli Direktörler Kurulu kararı. 7.1.7.4-Teklifi veren kişinin noter veya tasdik memuru tasdikli imza beyannamesi veya imza sirküleri. 7.1.7.5-İsteklinin KKTC de bir yabancı şirketin temsilcisi veya bayisi olması halinde yabancı şirketten ihale yılında alınmış bu durumu teyit eden imza ve kaşe edilmiş belge veya belgeler. 3
7.1.8-Türkiye Cumhuriyetinde yerleşik isteklilerden istenilen diğer belgeler; 7.1.8.1-Mevzuatı gereği kayıtlı olduğu odanın orijinal kayıt sureti (İhale yılında alınmış). 7.1.8.2-İsteklinin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi veya bu hususları tevsik eden belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri. 7.1.8.3-Teklifi veren kişinin teklif vermeye yetkili olduğunu gösterir belgeleri ve noter tasdikli imza sirküleri. 7.1.8.4-Vergi levhasının fotokopisi. 7.1.8.5-İsteklinin TC de bir yabancı şirketin temsilcisi veya bayisi olması halinde yabancı şirketten ihale yılında alınmış bu durumu teyit eden imza ve kaşe edilmiş belge veya belgeler. 7.1.9-Yabancı İstekliler Yabancı İstekliler, ihale tarihi itibarıyla şartnamede belirtilen belgelerin, kendi ülkelerindeki mevzuat uyarınca dengi olan belgeleri sunacaklardır. Bu belgelerin, İsteklinin tabi olduğu mevzuat çerçevesinde denginin bulunmaması ya da düzenlenmesinin mümkün olmaması halinde bu duruma ilişkin yazılı beyanlarını vereceklerdir. Ancak, bu husus yabancı gerçek kişi İsteklinin uyruğunda bulunduğu ya da yabancı tüzel kişi İsteklinin şirket merkezinin bulunduğu ülkenin Türkiye deki misyon şefliklerine veya bu ülkelerdeki Türkiye Cumhuriyeti misyon şefliklerine teyit ettirilecektir. 7.2-Ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler; İdare tarafından ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin kriter belirtilmemiştir. 7.3-Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler İdare tarafından mesleki ve teknik i yeterliğe ilişkin kriter belirtilmemiştir. Madde 8- İhaleye Katılıma İlişkin Hususlar: İhale, bu şartnamedeki katılma koşullarını taşıyan tüm yerli ve yabancı tüzel kişiliğe haiz İsteklilere açıktır. 4
8.1-İhaleye Katılamayacak Olanlar 8.1.1-Aşağıda sayılanlar doğrudan veya dolaylı veya alt Yüklenici olarak, kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde ihaleye katılamazlar; a) Kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar ile Terör suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar, b) İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler, c) İdarenin ihale yetkilisi kişileri ile bu yetkiye sahip kurullarda görevli kişiler, d)idarenin ihale konusu işle ilgili her türlü ihale işlemlerini hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve onaylamakla görevli olanlar, e) (c) ve (d) bentlerinde belirtilen şahısların eşleri ve üçüncü dereceye kadar kan ve ikinci dereceye kadar kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri, f) (c), (d) ve (e) bentlerinde belirtilenlerin ortakları ile şirketleri (bu kişilerin yönetim kurullarında görevli bulunmadıkları veya sermayesinin % 10'undan fazlasına sahip olmadıkları anonim şirketler hariç), 8.1.2-İdare bünyesinde bulunan veya İdare ile ilgili her ne amaçla kurulmuş olursa olsun vakıf, dernek, birlik, sandık gibi kuruluşlar ile bu kuruluşların ortak oldukları şirketler bu ihaleye katılamazlar. 8.1.3-Ayrıca ihale konusu işle ilgili danışmanlık hizmetlerini yapan Yükleniciler bu işin ihalesine katılamazlar. Bu yasak, bunların ortaklık ve yönetim ilişkisi olan şirketleri ile bu şirketlerin sermayesinin yarısından fazlasına sahip oldukları şirketleri için de geçerlidir. 8.1.4-Yukarıdaki yasaklara rağmen ihaleye katılan İstekliler ihale dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca, bu durumun tekliflerin değerlendirmesi aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir. 8.2- İhale Dışı Bırakılma Nedenleri Aşağıda belirtilen durumlardaki İstekliler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır; a) İflas eden, tasfiye halinde olan, işleri mahkeme tarafından yürütülen, konkordato ilân eden, işlerini askıya alan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olan, b) İflası ilân edilen, zorunlu tasfiye kararı verilen, alacaklılara karşı borçlarından dolayı mahkeme İdaresi altında bulunan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olan, c) Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan, d) İhale tarihinden önceki beş yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyen, 5
e) İhale tarihinden önceki beş yıl içinde, İdareye yaptığı işler sırasında iş veya meslek ahlakına aykırı faaliyetlerde bulunduğu İdare tarafından ispat edilen, f) İhale tarihi itibariyle, mevzuatı gereği kayıtlı olduğu oda tarafından mesleki faaliyetten men edilmiş olan, g) Bu maddede belirtilen bilgi ve belgeleri vermeyen veya yanıltıcı bilgi ve/veya sahte belge verdiği tespit edilen, h) Şartnamenin 8.1. inci maddesinde ihaleye katılamayacağı belirtildiği halde ihaleye katılan, ı) Şartnamenin 8.3.üncü maddesinde belirtilen yasak fiil veya davranışlarda bulunduğu tespit edilen. 8.3-Yasak Fiil veya Davranışlar 8.3.1-İhale süresince aşağıda belirtilen fiil veya davranışlarda bulunmak yasaktır: a) Hile, vaat, tehdit, nüfuz kullanma, çıkar sağlama, anlaşma, irtikap, rüşvet suretiyle veya başka yollarla ihaleye ilişkin işlemlere fesat karıştırmak veya buna teşebbüs etmek. b) İsteklileri tereddüde düşürmek, katılımı engellemek, İsteklilere anlaşma teklifinde bulunmak veya teşvik etmek, rekabeti veya ihale kararını etkileyecek davranışlarda bulunmak. c) Sahte belge veya sahte teminat düzenlemek, kullanmak, tedavüle sürmek veya bunlara teşebbüs etmek. 8.3.2-Bu yasak fiil ve davranışlarda bulunanlar hakkında, fiil ve davranışlarının öze göre, İhale sırasında veya sonrasında bu fiil veya davranışlarda bulundukları tespit edilenlerin teklifleri değerlendirmeye alınmayacak ve ayrıca İdaremiz tarafından yapılacak sonraki ihalelere de iştirak ettirilmeyeceklerdir. Madde 9-Teklif Hazırlama Giderleri Tekliflerin hazırlanması ve sunulması ile ilgili bütün masraflar isteklilere aittir. İdare, isteklinin üstlendiği bu masraflardan dolayı hiçbir şekilde sorumlu tutulamaz. Madde 10-İşin Yapılacağı Yerin Görülmesi Bu madde işbu şartnamenin kapsamında değildir. Madde 11- İşe Başlama ve İş Bitirme Tarihi Sözleşmenin imza altına alındığı tarih işe başlama tarihidir. İşin süresi sözleşme akdini müteakip 120 takvim günüdür. Madde 12- İhale Dokümanında Açıklama Yapılması 12.1-İstekliler, tekliflerin hazırlanması aşamasında, İhale dokümanında açıklanmasına ihtiyaç duydukları hususlarla ilgili olarak, son teklif verme gününden beş (5) gün öncesine kadar yazılı olarak açıklama talep edebilirler. Bu tarihten sonra yapılacak açıklama talepleri değerlendirmeye alınmayacaktır. 6
12.2-Açıklama talebinin uygun görülmesi halinde İdarece yapılacak açıklama, bu tarihe kadar İhale dokümanını alan tüm isteklilerin ihale dosyasını talep etmek üzere beyan ettiği elektrik posta adresine gönderilir veya imza karşılığı elden verilir. İdarenin bu yazılı açıklaması, son teklif verme tarihinden en az iki (2) gün önce tüm adayların bilgi sahibi olmalarını sağlayacak şekilde yapılacaktır. 12.3-Açıklamada, sorunun tarifi ve İdarenin ayrıntılı cevapları yer alır; açıklama talebinde bulunan adayın kimliği belirtilmez. 12.4-İdare tarafından yapılan yazılı açıklamalar, İhale dokümanını açıklamanın yapıldığı tarihten sonra alan adaylara İhale dokümanı içinde verilir. Madde 13- İhale Dokümanında Değişiklik Yapılması 13.1-İhale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Ancak, tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin İdarece tespit edilmesi veya isteklilerce yazılı olarak son teklif verme tarihinden en az beş (5) gün önce bildirilmesi halinde, zeyilname düzenlenmek suretiyle İhale dokümanında değişiklik yapılabilir. 13.2-Zeyilname İhale dokümanı alan İsteklilerin tümünün ihale dosyasını talep etmek üzere beyan ettiği elektrik posta adresine gönderilir veya imza karşılığı elden verilir ve son teklif verme tarihinden en az iki (2) gün önce bilgi sahibi olmaları sağlanır. 13.3-Yapılan değişiklik nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde İdare, son başvuru tarihini bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yirmibir (21) gün süreyle zeyilname ile erteleyebilir. 13.4-Zeyilname düzenlenmesi halinde, tekliflerini bu düzenlemeden önce yapmış olan adaylara, tekliflerini geri çekerek yeniden teklif verme imkânı tanınacaktır. Madde 14- Son Başvuru Saatinden Önce İhalenin İptal Edilmesinde İdarenin Serbestliği 14.1-İdarenin gerekli gördüğü veya İhale dokümanında yer alan belgelerde İhalenin yapılmasına engel olan ve düzeltilmesi mümkün bulunmayan hususların bulunduğunun tespit edildiği hallerde, son başvuru saatinden önce İhale iptal edilebilir. 14.2-Bu durumda, iptal nedeni belirtilmek suretiyle İhalenin iptal edildiği isteklilere ilan edilerek duyurulur. Bu aşamaya kadar teklif vermiş olanlara İhalenin iptal edildiği ayrıca tebliğ edilir. 14.3-İhalenin iptali halinde, verilmiş olan bütün teklifler reddedilmiş sayılır ve bu teklifler açılmaksızın isteklilere iade edilir. 14.4- İhalenin iptal edilmesi nedeniyle isteklilerce İdareden herhangi bir hak talebinde bulunulamaz. 7
Madde 15- Alt Yükleniciler, Ortak Girişim, Konsorsiyum İhale konusu işin tamamı alt yüklenicilere yaptırılamaz Ortak girişimler ihaleye teklif veremeyecektir. Konsorsiyumlar ihaleye teklif veremeyecektir. III- TEKLİFLERİN HAZIRLANMASI VE SUNULMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR Madde 16-Teklif ve Sözleşmenin Türü 16.1-İstekliler tekliflerini, her bir iş kalemi için teklif edilen birim fiyatlarının miktarlarla çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden teklif birim fiyat şeklinde vereceklerdir. İhale sonucu üzerine ihale yapılan istekliyle her bir iş kalemi için teklif edilen birim fiyatların miktarlarla çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden teklif birim fiyat sözleşme düzenlenecektir. 16.2-Bu ihalede kısmi teklif verilebilir. İsteklilerin teklifleri kalem bazında ayrı ayrı değerlendirilecektir. Teklif edilen her bir iş kalemi için ekte sunulan teklif birim fiyat listesinde yer alan iş kaleminden biri veya daha fazlası istekli üzerinde kalabilir. İsteklilerce verilecek tekliflerin ihale konusu alımın tamamını mı yoksa bir kısmını mı kapsadığı hususu teklif mektuplarında açıkça belirtilecektir. İsteklilerle, üzerlerinde kalan kalemlerin her biri için ayrı ayrı sözleşme imzalanması mümkün olabilecektir. 16.3-İstekliler birim fiyatlarını K.K.T.C. gümrük sahası teslim olarak vereceklerdir. 16.4-Ancak isteklinin talebi halinde yayınlar Kampusa teslim edilebilecektir. Bu durumda K.K.T.C. gümrük sahasında oluşabilecek tüm masraflar İstekli tarafından karşılanacak ve bu masrafların İdareyi ilgilendiren kısmının karşılığı olarak istekliye aşağıda belirtilen usulde ödeme İdare tarafından gerçekleştirilecektir. 1. 100 adet yayına kadar olan her bir parti teslimat için İstekliye, keseceği 140 TL tutarında hizmet bedeli faturası karşılığında ödeme yapılacaktır. 2. 101 adet yayın ve üzerinde yapılacak her bir parti teslimat için İstekliye, 1. Maddede belirtilen 140 TL ye ek olarak 100 adedin uzerinde her bir yayın adedi için 0,50 TL. ilave edilerek keseceği hizmet bedeli faturası karşılığında ödeme yapılacaktır. 16.5- K.K.T.C. Gümrük sahasında yapılacak teslimatlardaki parti sayısı hiçbir şekilde 3 den fazla olmayacaktır. 16.4. maddesi çerçevesinde yapılacak Kampus teslimi teslimat sayısı 3 den fazla olabilecek ancak bu durumda İdare tarafından bu maksatla istekliye yapılacak toplam ödeme 300 kitaba kadar olan toplam teslimat için 500 TL'yi daha fazla teslimat için ise 650 TL. yi aşmayacaktır. Madde 17-Teklifin Dili Teklifi oluşturan bütün belgeler ve ekleri ile diğer dokümanlar Türkçe olacaktır. Başka bir dilde sunulan belgeler, Türkçe onaylı tercümesi ile birlikte verilmesi halinde geçerli olacaktır. Bu belgelerin yorumlanmasında Türkçe tercüme esas alınacaktır. 8
Madde 18- Teklif ve Ödemelerde Geçerli Para Birimi İstekliler teklifleri Türk Lirası (TL), Amerikan Doları (USD), İngiliz Sterlini (GBP) veya Avrupa Para Birimi (Avro) olarak verebileceklerdir. Tekliflerin değerlendirmesinde ve sözleşme birim fiyatlarının tespitinde ihale tarihindeki KKTC Merkez Bankası Döviz Satış Kurları esas alınacaktır. Madde 19-Tekliflerin Sunulma Şekli 19.1-Teklifler aşağıdaki şekilde hazırlanacaktır a)iç zarf; Teklif mektubu, teklif birim fiyat listesi, geçici teminat bir zarfa (veya pakete) konulur. Tekliflerin değerlendirilmesinde ve sözleşmenin uygulanması aşamasında kullanılmak üzere istekliler teklif mektubu ekinde imza ve kaşe edilmiş olarak teklif bedelini oluşturan iş kalemlerine ait miktarlar ve bunlara ait birim fiyatlar ile toplam teklif bedelini gösteren teklif birim fiyat listesini sunmalıdır. Teklif birim fiyat listesi ayrıca CD veya USB flash disk içerisinde de verilmelidir. İç zarfın kapatılması: Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve teklifi alan İdarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanarak, mühürlenecek veya kaşelenecektir. b)dış zarf; İç zarf ve bu şartname ile istenilen diğer bütün belgeler bir zarfa (veya pakete) konulur. Dış zarfın kapatılması: Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve teklifi alan İdarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanarak, mühürlenecek veya kaşelenecektir. 19.2-Teklifler, İhale dokümanında belirtilen son başvuru saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında İdareye (tekliflerin sunulacağı yere) teslim edilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmadan istekliye iade edilir. 19.3-Teklifler iadeli taahhütlü olarak posta ile de gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin İhale dokümanında belirtilen son başvuru saatine kadar İdareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir ve değerlendirmeye alınmaz. 19.4-Verilen teklifler, bu şartname hükümlerine göre zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez. 19.5-Zeyilname ile teklif verme süresinin uzatılması halinde, İdare ve isteklilerin son teklif verme tarih ve saatine bağlı tüm hak ve yükümlülükleri, süre açısından tespit edilecek yeni son teklif verme tarih ve saatine kadar uzatılmış sayılır. 9
Madde 20- Teklif Mektubunun Şekli ve İçeriği 20.1-Teklif mektubu (Standart Form 16) örneğine uygun şekilde teklif birim fiyat listesi eklenerek yazılı ve imzalı olarak sunulur. 20.2-Teklif mektubunda; a) İhale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, b) Teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, c) Üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması, d) Teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması, zorunludur. Madde 21- Tekliflerin Geçerlilik Süresi 21.1-Tekliflerin geçerlilik süresi, son başvuru tarihinden itibaren en az 30 (otuz) takvim günü olmalıdır. Bu süreden daha kısa süre geçerli olduğu belirtilen teklif mektupları değerlendirmeye alınmayacaktır. 21.2-İhtiyaç duyulması halinde İdare, teklif geçerlilik süresi sona ermeden, teklif geçerlilik süresinin en fazla yukarıda belirlenen bu süre kadar uzatılması yönünde İstekliden talepte bulunabilir. İstekli, İdare nin bu talebini kabul edebilir veya reddedebilir. 21.3-Talebi kabul eden İstekliler, teklif ve sözleşme koşulları değiştirilmeksizin, geçici teminatını, kabul edilen yeni teklif geçerlilik süresine ve her bakımdan geçici teminata ilişkin hükümlere uygun hale getirmek zorundadır. 21.4- Bu konudaki istek ve cevaplar yazılı olarak yapılır. Madde 22- Teklif Fiyata Dâhil Olan Masraflar 22.1- Taahhüdün yerine getirilmesine ilişkin mal bedeli, ulaşım, sigorta, ihracına dair masraflar,vergi, resim ve harç giderleri sözleşme bedeline dahildir.. 22.2-60/2003 sayılı yasa uyarınca K.K.T.C de gümrük vergisinden muaf olup, bu hak geçerliliğini koruduğu sürece İdarece Yükleniciye kullandırılacaktır. 22.3-Yukarıdaki maddede yer alan gider kalemlerinde artış olması yada benzeri yeni gider kalemleri oluşması hallerinde, istekliler tarafından teklif edilen fiyatın bu tür artış yada farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir; yüklenici, söz konusu bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz. 10
Madde 23- Geçici Teminat 23.1-İstekliler, teklif ettikleri bedelin %3 ü tutarında geçici teminat vereceklerdir. Farkı döviz kurları ile verilen tekliflerin geçici teminat mektubu tutarının hesabında ihale tarihindeki K.K.T.C. Merkez Bankası Döviz Satış Kurları esas alınacaktır. Teklif edilen bedelin %3 ünden az oranda geçici teminat veren isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. 23.2-Geçici teminat olarak sunulan teminat mektuplarında geçerlilik tarihi belirtilmelidir. Bu tarih, tekliflerin geçerlilik süresi (30 gün) tarihinden erken olmamak üzere isteklilerce belirlenir. 23.3-Kabul edilebilir bir geçici teminat ile birlikte verilmeyen teklifler, İdare tarafından istenilen katılma şartlarının sağlanamadığı gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakılacaktır. Madde 24-Teminat Olarak Kabul Edilecek Değerler 24.1-Teminat olarak kabul edilecek değerler aşağıda sayılmıştır: a) Türk Lirası, b) Bankalar ve özel finans kurumları tarafından verilen teminat mektupları: İlgili mevzuatına göre, Kuzey Kıbrıs ve Türkiye de faaliyette bulunmasına izin verilen yabancı bankaların düzenleyecekleri teminat mektupları ile Kuzey Kıbrıs ve Türkiye dışında faaliyette bulunan banka veya benzeri kredi kuruluşlarının kontrgarantisi üzerine, Kuzey Kıbrıs ve Türkiye de faaliyette bulunan bankaların veya özel finans kurumlarının düzenleyecekleri teminat mektupları da teminat olarak kabul edilir. 24.2-Her ne suretle olursa olsun, İdarece alınan teminatlar haczedilemez ve üzerine ihtiyati tedbir konulamaz. Madde 25- Geçici Teminatın Teslim Yeri 25.1-Teminat mektupları, teklif zarfının (iç zarf) içinde İhale komisyonuna sunulur. 25.2-Teminat mektupları dışındaki teminatların İdarenin işbu şartnamenin ilgili maddesinde belirtilen hesabına yatırılması ve makbuzlarının teklif zarfının içinde sunulması gerekir. Madde 26- Geçici Teminatın İadesi Sözleşmelerin akdini müteakip 10 (on) gün içerisinde tüm isteklilere ait geçici teminatlar ise son başvuru tarihinden sonra 30 (otuz) gün içerisinde iade edilecektir. IV- TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ VE SÖZLEŞME YAPILMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR Madde 27-Tekliflerin Alınması ve Açılması 27.1-Teklifler, bu Şartnamede belirtilen ihale saatine kadar İdareye (tekliflerin sunulacağı yere) verilecektir. 11
27.2-Teklif veren istekli sayısının üçten (3) az olması halinde ihale iptal edilebilir. Bu durumda, iptal nedeni belirtilmek suretiyle teklif vermiş olanlara ihalenin iptal edildiği bildirilir. İhalenin iptali halinde, verilmiş olan bütün teklifler reddedilmiş sayılır ve bu teklifler açılmaksızın isteklilere iade edilir. İhalenin iptal edilmesi nedeniyle isteklilerce İdareden herhangi bir hak talebinde bulunulamaz. 27.3-İhale komisyonunca, tekliflerin alınması ve açılmasında aşağıda yer alan usul uygulanır; 27.3.1-İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. 27.3.2-İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. Bu incelemede, zarfın üzerinde isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu, ihaleyi yapan İdarenin açık adresi ve zarfın yapıştırılan yerinin istekli tarafından imzalanıp mühürlenmesi (veya kaşelenmesi) hususlarına bakılır. 27.3.3-Önce dış zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığına bakılır ve usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. Eksikliğin teklifin esasını etkileyebilecek ve değiştirebilecek nitelikte olduğu kanaatine Komisyonca varılması durumunda bu durum bir tutanakla tespit edilerek bu isteklilere ait iç zarflar açılmadan iade edilir ve istekli ihale dışı bırakılır. 27.3.4-Ardından iç zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır ve teklifleri okunur. İsteklilerin teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ve teklif fiyatları açıklanarak tutanağa bağlanır. 27.3.5-Bu aşamada; iç zarfı açılan hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır. 27.4-Tekliflerin Değerlendirilmesi 27.4.1-Tekliflerin değerlendirilmesinde; - Öncelikle teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. 12
- Teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde İdarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak İdare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. - Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak, verilen süre içinde isteklilerce sunulan belgelerin ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, isteklinin ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi durumunda kabul edilecektir. 27.4.2-Bu şartnameye göre iç teklif zarfı içinde sunulması gereken belgelerden herhangi birinin isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri tamamlatılmayacaktır. 27.4.3-Bu ilk değerlendirme ve belgelerin tamamlanması için verilen sürenin sonunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu, teklif birim fiyat listesi ve geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. 27.4.4-Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. 27.4.5-En son aşamada, isteklilerin teklif mektubu eki cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı kontrol edilir. 27.4.6-Teklif edilen fiyatları gösteren teklif mektubu eki cetvelde çarpım ve toplamlarda aritmetik hata bulunması halinde, isteklilerce teklif edilen birim fiyatlar esas alınmak kaydıyla, aritmetik hatalar ihale komisyonu tarafından re'sen düzeltilir ve bu durum istekliye bildirilir. 27.4.7-İhale komisyonu bu aşamada her kalem için isteklilerin teklif ettikleri birim fiyatları tek tek mukayese etmek sureti karşılaştıracak ve her bir kalem için en uygun birim fiyat teklifini tespit edecektir. Bu tespite müteakip her bir istekli için, en uygun birim fiyat teklifini verdiği kalemlerin yer aldığı ve birim fiyatlar ve miktarlarının çarpılmak sureti ile istekliden alınacak kitapların ilk teklif tutarının hesap edileceği En Uygun Teklif Birim Fiyat Listeleri hazırlanacaktır. Tekliflerin yabancı döviz cinsinden verilmiş olması halinde tekliflerin değerlendirmesinde ve bu listelerin hazırlanmasında ihale tarihindeki K.K.T.C Merkez Bankası Döviz Satış Kurları esas alınacaktır. 27.4.8-İhale komisyonu her bir istekliden bir önceki aşamada kendisi için hazırlanmış En uygun Teklif Listesi üzerinden pazarlık yapmak sureti ile nihai teklifi alınacaktır. 13
27.4.9-Bu aşamada ayrıca 27.4.6. maddesine uygun olarak komisyonun re sen yaptığı düzeltmeyi kabul ettiğine dair beyanı alınacaktır. İsteklinin düzeltilmiş teklifi kabul etmemesi halinde teklifi değerlendirmeye alınmaz ve geçici teminatı gelir kaydedilir ve bahse konu kalem, o kaleme ait en uygun teklifi veren ikinci isteklinin listesine eklenir. 27.4.10- İstekli üzerine kalan yayın kalemi sayısının 50 adetten az olması ve İdarenin uygun bulması halinde bahse konu kalemler, o kaleme ait en uygun teklifi veren ikinci isteklinin listesine eklenebilecektir. Madde 28- İsteklilerden Tekliflerine Açıklık Getirilmesinin İstenilmesi İhale komisyonunun talebi üzerine İdare, tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Madde 29- Aşırı Düşük Teklifler 29.1- İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. 29.2- İhale komisyonu; a) İmalat sürecinin ve/veya, verilen hizmetin ve/veya yapım yönteminin ekonomik olması, b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü, Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan aşırı düşük teklif sahibi isteklilerin teklifleri reddedilebilir. Madde 30- Bütün Tekliflerin Reddedilmesi İhale komisyonu kararı üzerine idare, verilmiş olan bütün teklifleri reddederek İhaleyi iptal etmekte serbesttir. Madde 31- İhalenin İptal Edilmesinde İdarenin Serbestliği 31.1-İhalenin iptal edilmesi halinde bu durum bütün isteklilere derhal bildirilir. 31.2-İdare bütün tekliflerin reddedilmesi nedeniyle herhangi bir yükümlülük altına girmez. 31.3-İdare isteklilerin talepte bulunması halinde, İhalenin iptal edilme gerekçelerini talep eden isteklilere bildirir. 14
Madde 32- Ekonomik Açıdan En Avantajlı Teklifin Belirlenmesi Tekliflerin değerlendirilmesinde ekonomik açıdan en avantajlı teklif her bir isteklinin verdiği teklif birim fiyatların mukayese edilmesiyle en düşük olan birim fiyatların tespit edilmesi neticesinde hazırlanan listeler üzerinden pazarlık yapılması sureti ile İsteklilerin verdiği tekliftir. Madde 33-İhalenin Karara Bağlanması 33.1-Bu Şartname hükümlerine göre yapılan değerlendirme sonucu iş, her bir istekli için hazırlanmış En Uygun Teklif Birim Listesi ile tespit olunarak yapılmış pazarlık sonucu ekonomik açıdan en avantajlı nihai teklifi veren İsteklilerin üzerinde bırakılacaktır. 33.2-İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek, alımın gerçekleştireceği isteklileri ve Nihai Teklif Birim Fiyat Listelerini ita amirinin onayına sunar. Kararlarda isteklilerin adları veya ticaret unvanları, teklif edilen bedeller ve İhale edilen işin hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, iş ihale edilememiş ise nedenleri belirtilir. Madde 34- İhale Kararının Onaylanması 34.1-İta amiri karar tarihini izleyen en geç on beş (15) iş günü içinde İhale kararını onaylar veya gerekçesini belirtmek suretiyle iptal eder. 34.2-İhale; kararın onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır. Madde 35- İdarenin Yetkisi İhaleyi yapıp yapmamakta ve uygun bedeli tespitte tamamı ile İdare serbesttir. İhalenin iptali halinde, İstekliler İhale Dosyası Masrafları ile ilgili herhangi bir maddi talepte bulunamazlar. Madde 36- Kesinleşen İhale Kararının Bildirilmesi 36.1-İhale kararlarının ita amiri tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, İhale kararı teklif veren bütün isteklilere imza karşılığı tebliğ edilir veya iadeli taahhütlü mektup ile tebligat adresine postalanmak suretiyle bildirilir. Mektubun postaya verilmesini takip eden yedinci gün kararın isteklilere tebliğ tarihi sayılır. 36.2-Teklif veren isteklilerden teklifi değerlendirmeye alınmayan veya uygun görülmeyenlerin tebliğ tarihini izleyen beş gün içinde yazılı talepte bulunmaları halinde, idare talep tarihini izleyen beş gün içinde yazı ile gerekçelerini bildirip bildirmemekte serbesttir. 36.3-İhale kararlarının ita amiri tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere aynı şekilde bildirim yapılır. 15
Madde 37-Sözleşmeye Davet 37.1- Kesinleşen İhale kararının bildirilmesi ile ilgili belirtilen sürelerin bitimini izleyen günden itibaren üç gün içinde İhale yapılacak istekliye/isteklilere, tebliğ tarihini izleyen on (10) gün içinde kesin teminatı vermek suretiyle sözleşmeyi imzalaması hususu imza karşılığı tebliğ edilir veya iadeli taahhütlü mektup ile tebligat adresine postalanmak suretiyle bildirilir. Mektubun postaya verilmesini takip eden yedinci gün kararın istekliye tebliğ tarihi sayılır. 37.2-Bu bildirim isteklinin/isteklilerin imzası alınmak suretiyle İdarede de tebliğ edilebilir. 37.3-İsteklinin/isteklilerin, bu davetin tebliğ tarihini izleyen on (10) gün içinde kesin teminatı vererek sözleşmeyi imzalaması şarttır. 37.4-Ekonomik açıdan en avantajlı teklifi vermiş isteklilerden herhangi birinin sözleşmeyi imzalamaması durumunda, bu teklif sahibinin geçici teminatı gelir kaydedilir. Bu durumda Sözleşmeyi imzalamayan istekliye ait listedeki kalemler için İşbu Şartnamenin ilgili maddeleri uyarınca değerlendirmeler ve işlemler tekrar yapılarak bu kalemler diğer isteklilerin listesine eklenebilir veya işbu kalemlerin alımı iptal edilebilir. Madde 38- Kesin Teminat İhale yapılacak istekliden/isteklilerin sözleşme imzalanmadan önce, Sözleşme Bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle % 6 oranında kesin teminat alınır. Madde 39- Avans Verilmesi, Şartları ve Miktarı Her sözleşme için, İsteklinin talebi halinde, işbu şartnamede teminat olarak kabul edileceği belirtilen değerler karşılığında, sözleşme bedelinin %10 nu tutarında avans verilebilecektir. Madde 40- Muafiyetler, KKTC Cumhuriyet Meclisinin 14 Temmuz 2003 tarih ve sekizinci birleşiminde kabul olunan ve KKTC Resmi Gazetesinin 28 Temmuz 2003 tarih ve 91. sayısında ilan edilen 60/2003 Sayılı Yasa ile kendisine tanınan tüm yasal muafiyetlerden faydalanacaktır. İş bu Yasa İhale Dosyasının ayrılmaz bir parçasıdır. Madde 41- Sözleşme Yapılmasında İsteklinin Görev ve Sorumluluğu 41.1-İhale yapılacak istekli/isteklilerin, kesin teminatı ilgili maddede belirtilen süre içinde vererek sözleşmeyi imzalamak zorundadır. Sözleşme imzalandıktan hemen sonra geçici teminat iade edilecektir. 41.2-Bu zorunluluğa uyulmadığı takdirde, protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın İhale yapılacak isteklinin/isteklilerin geçici teminatı gelir kaydedilir. 16
Madde 42- Ekonomik Açıdan En Avantajlı İkinci Teklif Sahibine Bildirim 42.1-İhale yapılacak isteklinin kesin teminatı vermemesi ya da sözleşme imzalamaması durumunda idare, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif fiyatının ita amirince uygun görülmesi kaydıyla, bu teklif sahibi istekliyle sözleşme imzalayabilir. 42.2-Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin de sözleşmeyi imzalamaması durumunda, bu teklif sahibinin geçici teminatı gelir kaydedilerek İhale iptal edilir. Madde 43- Sözleşme Yapılmasında İdarenin Görev ve Sorumluluğu 43.1-İdare sözleşme yapılması konusunda serbesttir. İdare sözleşme yapmaktan vazgeçmesi halinde, durumu İhale yapılacak istekliye/isteklilere yazılı olarak bildirecektir. 43.2-Bu takdirde geçici teminatı geri verilir ve istekli yaptığı giderlerini ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz. Madde 44- İhalenin Sözleşmeye Bağlanması 44.1-İdare tarafından İhale dokümanında yer alan şartlara uygun olarak hazırlanan sözleşme, ita amiri ve yüklenici tarafından imzalanır. 44.2-Sözleşmenin yapılmasına ait vergi, resim ve harçlarla diğer sözleşme giderleri Yükleniciye aittir. V- DİĞER HUSUSLAR 1-İhale, son başvuru saatinden önce olmak kaydı ile İdarece iptal edilebilir, 2-Bütün tekliflerin ret edilmesinde ve İhalenin iptal edilmesi hususlarında idare tamamen serbesttir. Bu durumda istekliler herhangi bir hak kaybı talebinde bulunamazlar. 3-Gerçeğe aykırı belge verilmesi veya beyanda bulunulması halinde İsteklinin yerleşik olduğu ülke yasaları hükümlerince işlem yapılır. 17