YÖNETMELĐĞĐN ADI SAYFASI BĐTKĐSEL ATIK YAĞLARIN KONTROLÜ YÖNETMELĐĞĐ 1-11 DEVLET ARŞĐV HĐZMETLERĐ HAKKINDA YÖNETMELĐK 11-36 DEVLET MEMURLARI YĐYECEK YARDIMI YÖNETMELĐĞĐ 37-40 HĐZMET ALIMLARI MUAYENE VE KABUL YÖNETMELĐĞĐ 40-45 KAMU KONUTLARI YÖNETMELĐĞĐ 46-90 KAMU KURUM VE KURULUŞLARI PERSONEL SERVĐS HĐZMET 90-95 YÖNETMELĐĞĐ KAMU KURUM VE KURULUŞLARINCA AÇILACAK ÇOCUK BAKIM 96-102 EVLERĐ HAKKINDA YÖNETMELĐK MAL ALIMLARI DENETĐM MUAYENE VE KABUL ĐŞLEMLERĐNE 103-110 DAĐR YÖNETMELĐK MEMURLARA YAPILACAK GĐYECEK YARDIMI YÖNETMELĐĞĐ 111-124 NÖBETÇĐ MEMURLARIN GÖREV VE SORUMLULUKLARI ĐLE 125-128 ÇALIŞMA ŞEKĐLLERĐNĐ GÖSTERĐR YÖNETMELĐK NUMARA TAŞINABĐLĐRLĐĞĐ YÖNETMELĐĞĐ 128-136 BĐNALARIN YANGINDAN KORUNMASI HAKKINDA YÖNETMELĐK 137-141 TAŞINIR MAL YÖNETMELĐĞĐ 141-167 TÜRK GIDA KODEKSĐ YÖNETMELĐĞĐ 167-205 SOSYAL GÜVENLĐK KURUMU TAŞINIR SATIŞ 206-213 ĐŞLEMLERĐ YÖNETMELĐĞĐ Çevre ve Orman Bakanlığından: BĐTKĐSEL ATIK YAĞLARIN KONTROLÜ YÖNETMELĐĞĐ BĐRĐNCĐ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Genel Đlkeler Amaç Madde 1 Bu Yönetmeliğin amacı, bitkisel atık yağların üretiminden bertarafına kadar, çevreye zarar verecek şekilde doğrudan veya dolaylı bir biçimde alıcı ortama verilmesinin önlenmesini, bu atık yağların yönetiminde gerekli teknik ve idari standartların oluşturulmasını, geçici depolama, geri kazanım ve bertaraf tesislerinin çevreyle uyumlu yönetimi için buna yönelik prensip, politika ve programların belirlenmesi amacıyla hukuki ve teknik esasların düzenlenmesini sağlamaktır. Kapsam Madde 2 Bu Yönetmelik; bitkisel atık yağların geçici depolanması, toplanması, taşınması, geri kazanılması, bertarafı, ticareti, ithalat ve ihracatı ile transit geçişine ilişkin yasak, sınırlama ve yükümlülükleri, alınacak önlemleri, yapılacak denetimleri, tabi olunacak hukuki ve cezai sorumlulukları düzenler. Yemlik yağların kullanımına ilişkin esaslar, bu Yönetmeliğin kapsamı dışındadır. Dayanak Madde 3 Bu Yönetmelik, 9/8/1983 tarihli ve 2872 sayılı Çevre Kanununun 8, 11 ve 12 nci maddeleri ile 1/5/2003 tarihli ve 4856 sayılı Çevre ve Orman Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun un 2 nci maddesinin (d) bendine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4 Bu Yönetmelikte geçen; Bakanlık: Çevre ve Orman Bakanlığını, Bitkisel Yağ: Bitkisel kökenli ve kullanım amacına uygun olarak piyasaya arz edilen gıda yağlarını, Ham Yağ: Bitkisel yağlı tohumlardan veya meyvelerden muhtelif fiziksel ve kimyasal
işlemlerle elde edilen yağ ürününü, Yemeklik Bitkisel Yağ Üreticisi: Gıda için kullanım amacına uygun olarak yağ üreten tesisleri işleten veya bu yağları ithal eden gerçek ve tüzel kişileri, Atık Yağ Üreticisi: Bitkisel atık yağ oluşmasına neden olan, kaynağın bilinmemesi durumunda ise bu tür atıkları mülkiyetinde bulunduran gerçek ve tüzel kişileri, Bitkisel Atık Yağ: Rafine sanayinden çıkan soap-stock ları, tank dibi tortuları, yağlı toprakları, kullanılmış kızartmalık yağları, çeşitli tesislerin yağ tutucularından çıkan yağları ve kullanım süresi geçmiş olan bitkisel yağları, Atık Yağ: Bitkisel atık yağları, Soap-Stock: Bitkisel ham yağların rafinasyonunda serbest yağ asitlerinin kostik ile nötralizasyonu ve yıkama sonrasında ayrıştırılan yan ürünü, Kullanılmış Kızartmalık Yağlar: Yüksek sıcaklık altında okside olmuş, tekrar kullanımı sağlık açısından uygun olmayan kızartma yağlarını, Tank Dibi Tortu: Yağ üreten tesislerin ham bitkisel yağ depolarında dibe çöken ve yağ ihtiva eden tortuları, Yağlı Toprak: Yemeklik bitkisel yağ rafinasyonu sonucu ortaya çıkan yağlı toprakları, Bertaraf: 14/3/2005 tarihli ve 25755 sayılı Resmî Gazete de yayımlanan Tehlikeli Atıkların Kontrolü Yönetmeliği veya 14/3/1991 tarihli ve 20814 sayılı Resmî Gazete de yayımlanan Katı Atıkların Kontrolü Yönetmeliği kapsamında nihai bertaraf işlemlerini, Geri Kazanım: Atık yağların, Bakanlıktan lisans almış geri kazanım tesisleri tarafından toplanarak endüstride kullanılacak yarı mamul (külçe sabun, stearin, kimya sanayinde kullanılacak hammadde ve benzeri) ve ürün (sabun, biyodizel ve benzeri) elde edilmesi işlemlerini, Ürün: Atık yağların işlenmesi ve çeşitli katkılarla karıştırılması sonucu oluşan ve standardı olan nihai maddeyi, Rafinasyon: Ham yağların rafine edilerek, ulusal veya uluslararası standartlar ile şartnamelere uygun yemeklik bitkisel yağ elde edilmesi işlemlerini, Toplayıcı: Lokanta, restoran, yemek fabrikaları, otel, motel, yemekhaneler, turistik tesisler, tatil köyleri gibi yerlerden kullanılmış kızartmalık yağ toplayacak gerçek ve tüzel kişileri, Geçici Depolama: Atık yağların geri kazanımı veya bertarafından önce tesis sahasında veya ayrı bir alanda bu Yönetmelikteki teknik koşullara göre belirli bir süre depolanmasını, Ulusal Atık Taşıma Formu: Tehlikeli Atıkların Kontrolü Yönetmeliğinin ekinde bulunan taşıma formlarını, Lisans: Geri kazanım tesislerinin atık yağ toplamak için Bakanlıktan, atık yağ taşıyacak firmaların ve araçların ise ilgili valilikten alacakları yeterlilik belgesini, Akreditasyon: Laboratuvarların, muayene ve belgelendirme kuruluşlarının ulusal veya uluslararası kabul görmüş teknik kriterlere göre çalıştığının değerlendirilmesi ve yeterliliğinin onaylanması ve düzenli aralıklarla denetlenmesi işlemini, Sabun: Yağ asitlerinin alkali hidroksitler ile reaksiyonu sonucunda elde edilen genellikle temizleyici olarak kullanılan ürünleri, Biyodizel : Her türlü biyolojik orjinli yağların bir katalizatör eşliğinde kısa zincirli bir alkol ile (metanol veya etanol) reaksiyonu sonucunda açığa çıkan ve yakıt olarak kullanılan ürünü, ifade eder. Genel ilkeler Madde 5 Atık yağların yönetimine ilişkin ilkeler şunlardır: a) Atık yağların ithali yasaktır. Đhracatı ve transit geçişiyle ilgili kurallar Tehlikeli Atıkların Kontrolü Yönetmeliği hükümlerine tabidir. b) Atık yağların kaynakta azaltılması ve geri kazanılması esastır. Geri kazanıma uygun olmayan atık yağlar bu Yönetmelik hükümleri doğrultusunda bertaraf edilir. c) Atık yağlar ile bu yağların işlenmesi sonucu oluşan atıkların çevreye zarar verecek şekilde depolanması, taşınması, doğrudan veya dolaylı bir biçimde yüzey suları ile yeraltı suyuna, denizlere, kanalizasyona, drenaj sistemleri ile toprağa verilmesi ve mevcut düzenlemeler ile belirlenen sınır değerleri aşarak hava kirliliğine neden olacak şekilde yakılması yasaktır.
d) Kullanılmış kızartmalık yağların doğrudan veya dolaylı olarak yemeklik yağlara, ham yağlara, mineral yağlara karıştırılması ve doğrudan yakıt olarak kullanılması yasaktır. e) Atık yağların kaynakta ayrı depolanması esastır. f) Atık yağların yarattığı çevresel kirlenme ve bozulmadan doğan zararlardan dolayı, atık yağ üreticileri, toplayıcıları, taşıyıcıları, geri kazanım ve bertarafçıları kusur şartı aranmaksızın sorumludur. g) Bitkisel yağların rafinasyonu sonucu ortaya çıkan yağlı topraklar, orman ve ağaçlandırma alanlarına, tarım arazilerine ve buna benzer yerlere bırakılamaz, açık alanlarda kontrolsüz olarak geçici depolanamaz, geri kazanım imkanlarının bulunmaması durumunda bertaraf edilir. h) Boşaltılmış olan toplama kapları, tank ve konteynerlerin geri kazanım tesislerinde ve geçici depolama alanlarında temizlenmesi zorunludur. ı) Atık yağlar, toplama lisanslı geri kazanım tesisleri ile geçici depolama izni almış toplayıcılar tarafından toplanır. Bunun dışındaki gerçek ve tüzel kişiler tarafından atık yağlar toplanamaz, alınıp satılamaz. j) Atık yağlar ile kontamine olmuş bitkisel yağlar, atık yağ olarak değerlendirilir ve bu Yönetmelik hükümlerine göre geri kazanılır veya bertaraf edilir. k) Kullanılmış kızartmalık yağ üreten lokanta, yemek fabrikaları, otel, motel, yemekhaneler, turistik tesisler ve tatil köyleri ile diğer benzeri tesisler, bu yağların toplanması için lisanslı geri kazanım tesisleriyle veya toplayıcılarla yıllık sözleşme yapmakla yükümlüdürler. Bu yağların ücretsiz olarak geri kazanımcıya veya toplayıcılara teslim edilmesi esastır. l) Atık yağların toplanması, geçici depolanması, geri kazanımı veya bertarafı uzman kişilerce yapılır. Bu hususlarda, ilgili tesislerde konu hakkında uzmanlaşmış teknisyen ve mühendis bulundurulur. m) Atık yağların yönetiminden kaynaklanan her türlü çevresel zararın giderilmesi için yapılan harcamalar kirleten öder prensibine göre atıkların yönetiminden sorumlu olan gerçek ve tüzel kişiler tarafından karşılanır. Atık yağların yönetiminden sorumlu kişilerin çevresel zararı durdurmak, gidermek ve azaltmak için gerekli önlemi almaması veya bu önlemlerin yetkili makamlarca doğrudan alınması nedeniyle kamu kurum ve kuruluşlarınca yapılan gerekli harcamalar 21/7/1953 tarihli ve 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümlerine göre atık yağların yönetiminden sorumlu olanlardan tahsil edilir. ĐKĐNCĐ BÖLÜM Görev, Yetki ve Yükümlülükler Bakanlığın görev ve yetkileri Madde 6 Bakanlık, bu Yönetmeliğin uygulanmasına yönelik işbirliğini ve koordinasyonu sağlamak, atık yağ yönetim planlarını hazırlamak, atık yağ geri kazanım tesislerini düzenli olarak denetlemek, ulusal atık taşıma formunu oluşturmak, toplama ve bertaraf lisansı vermekle görevli ve yetkilidir. Mülki amirlerce alınacak tedbirler Madde 7 Mahallin en büyük mülki amiri; a) Belediyelerin yetki alanı dışında bulunan kullanılmış kızartmalık yağ üreten atık üreticilerini belirleyerek bunların toplama lisansı almış geri kazanım tesisleriyle veya geçici depolama izni verilen toplayıcılarla yıllık sözleşme yapmalarını sağlamak, sözleşme yapmayanlara gerekli cezai işlemi uygulamakla, b) Geçici depolama alanlarının 17 nci madde ve Ek-1 de verilen teknik özelliklere göre kurulmasını sağlamak, bunlara 23 üncü maddeye göre izin vermek, izin verilen ve izni iptal edilen depolama alanlarını Bakanlığa bildirmekle, c) Bu Yönetmelik kapsamına giren atık yağ geri kazanım tesislerini tespit ederek toplama lisansı almak üzere Bakanlığa müracaat etmelerini sağlamakla, d) Geri kazanım tesislerini ve geçici depolama alanlarını düzenli olarak denetlemekle, e) Atık yağ taşıma lisansı vermek, lisans verilen ve lisansı iptal edilen firma ve araçları Bakanlığa bildirmekle, f) Belediyelerden, atık yağ üreticilerinden, toplayıcılardan, geri kazanım tesislerinden alınacak bilgileri ve ulusal atık taşıma formlarını değerlendirerek, ilde oluşan atık yağ
miktarlarını, geri kazanılan ve bertaraf edilen miktarları yıllık olarak Bakanlığa bildirmekle, ilgili hususlarda gerekli tedbirleri alır. Belediyelerce alınacak tedbirler Madde 8 Büyükşehir belediyeleri ve belediyeler; a) Yetki sahasında bulunan lokantalar, sanayi mutfakları, oteller, tatil köyleri, motel ve yemekhaneler, hazır yemek üretimi yapan firmalar ile diğer yerlerde gerekli denetimleri yaparak kullanılmış kızartmalık yağların kanalizasyona dökülmesini önlemekle, b) Sınırları dahilinde kullanılmış kızartmalık yağ üreten işletmelerin lisanslı geri kazanım tesisleriyle veya valilikten geçici depolama izni almış toplayıcılarla yıllık sözleşme yapmalarını sağlamak, buna ilişkin kayıtları ilgili valiliğe bildirmek, sözleşme yapmayanlara gerekli cezai işlemi uygulamakla, c) 2008 yılından itibaren kullanılmış kızartmalık yağların hanelerden toplanması için gerekli sistemi kurmak, halkı bu konuda bilgilendirerek atık yağ toplama faaliyetlerini 2008 yılı itibariyle başlatmakla, ilgili hususlarda gerekli tedbirleri alır. Yemeklik bitkisel yağ üreticilerinin yükümlülükleri Madde 9 Yemeklik bitkisel yağ üreticileri; a) Kızartmalık yağ ambalajlarının etiketlerinde Ek-2 de yer alan çevre bilgisine yer vermekle, b) Piyasaya sürülen kızartmalık yağ miktarlarını yıllık olarak Bakanlığa bildirmekle, c) Atık yağları taşıma lisanslı araçlarla geri kazanım veya bertaraf tesisine göndermekle, d) Kullanılmış kızartmalık yağların düzenli olarak toplanması amacıyla halkın eğitimi ve bilinçlendirilmesine yönelik çalışmaları desteklemekle, yükümlüdürler. Atık yağ üreticisinin yükümlülükleri Madde 10 Atık yağ üreticileri; a) Atık yağları diğer atık madde ve çöplerden ayrı olarak biriktirmekle, b) Faaliyetleri sonucu oluşan atık yağların biriktirilmesi için sızdırmaz, iç ve dış yüzeyleri korozyona dayanıklı bidon, konteyner ve tank gibi toplama kaplarını kullanmakla, c) Atık yağları lisanslı taşıyıcılarla lisanslı geri kazanım veya bertaraf tesislerine göndermekle, d) Atık yağ sevkıyatında ulusal atık taşıma formu kullanmak ve her taşımadan sonra bunların bir kopyasını ilgili valiliğe göndermek, bu belgeleri beş yıl süreyle tesiste muhafaza etmekle, e) Geri kazanım veya bertaraf tesisleriyle olabilecek uyuşmazlıkları ilgili valiliğe ve Bakanlığa bildirmek, uyuşmazlık giderilinceye kadar uyuşmazlığa konu olan atık yağları kendi depolarında muhafaza altında bulundurmakla, yükümlüdürler. Atık yağ geri kazanım tesisi işletmecilerinin yükümlülükleri Madde 11 Atık yağ geri kazanım tesisi işletmecileri; a) Bakanlıktan atık yağ toplama lisansı almakla, b) Faaliyetlerine ilişkin raporlarını yıllık olarak ilgili valiliğe göndermekle, c) Atık yağın tesise kabul kriterlerini belirlemek, atık yağın taşıma formunda belirtilen atık tanımına uygunluğunu tespit etmekle, d) Kullanılmış kızartmalık yağların toplanması için geri kazanım tesisleri dışında kurulacak geçici depolama alanlarını, bu Yönetmeliğin 17 nci maddesine göre kurmak, bu alanlar için 23 üncü maddeye göre geçici depolama izni almakla, e) Tesise getirilen atık yağların analizini yaparak üretici beyanına uygunluğunu tespit etmek, atık yağın uygun bulunması halinde ulusal atık taşıma formunu imzalayarak teslim almak ve atık taşıma formlarının bir nüshasını her taşımadan sonra ilgili valiliğe göndermekle, f) Tesise kabul edilen atık yağları ayrı depolamakla, g) Personeline geri kazanım faaliyetlerinin gerektirdiği nitelikte eğitim vermek, acil durum planlarını hazırlamak, atık yönetimiyle ilgili işletme kayıtlarını tutmak ve bu kayıtları beş yıl süreyle tesiste bulundurmakla, h) Geri kazanım işlemleri sonucunda ortaya çıkan atıkları ve bunlarla kontamine olmuş
malzemeleri bertaraf etmek veya ettirmek, buna ilişkin harcamaları karşılamakla, ı) Taşıma formu ve lisans belgesi olmayan taşıyıcılarla getirilen atık yağları tesise kabul etmemek ve durumu ilgili valiliğe bildirmekle, j) Toplayıcıyla olan sözleşme iptallerini ilgili valiliğe bildirmekle, k) Tesise giren atık yağlara ait ulusal atık taşıma formu ve sevk irsaliyeleri ile çıkan yarı mamul ve ürünlere ait satış faturaları ve mevzuata uygun gerçekleştirilen bertaraf kayıtlarının Sanayi Odaları veya Ticaret ve Sanayi Odaları tarafından değerlendirilerek girdiler ve çıktılar yönünden biyodizel üretim tesisleri için altı aylık, diğer tesisler için yıllık toplamları gösteren onaylı belgeyi Bakanlığa sunmakla, l) Bu Yönetmeliğin 16 ncı maddesinin (b) bendinin denetlenmesi amacıyla ürün analizlerini altı aylık dönemlerde Bakanlığın uygun göreceği akredite bir laboratuvarda yaptırmak, bu amaçla numunelerin ilgili valiliğin gözetiminde laboratuvar sorumlusu tarafından alınmasını sağlamak ve analiz sonuçlarını Bakanlığa ulaştırmakla, yükümlüdürler. Kullanılmış kızartmalık yağ toplayıcılarının yükümlülükleri Madde 12 Kullanılmış kızartmalık yağ toplayıcıları; a) Geçici depolama alanlarını 17 nci madde ve Ek-1 de ki teknik özelliklere göre kurmakla, b) Kurulacak geçici depolama alanları için 23 üncü madde gereğince valilikten izin almakla, c) Geri kazanım tesisleriyle sözleşme yapmak, geçici depolama izni müracaatlarında bu sözleşmeyi valiliğe ibraz etmekle, d) Sözleşme yaptıkları lokanta, yemek fabrikaları, otel, motel, yemekhaneler, turistik tesisler ve tatil köyleri gibi toplama noktalarına biriktirme bidon ve konteynerlerini temin etmekle, e) Boşaltılan taşıma araçlarını, bidon ve konteynerleri her defasında temizlemek, temizlenmeyen biriktirme kaplarını toplama noktalarına dağıtmamak, temizleme işleminden kaynaklanan yıkama sularını doğrudan kanalizasyona vermemekle, f) Toplanan ve geri kazanım tesisine sevk edilen kullanılmış kızartmalık yağ miktarlarını aylık olarak ilgili valiliğe bildirmekle, g) Geri kazanım firmasıyla ortaya çıkacak anlaşmazlıklar ve sözleşme iptalleri hakkında valiliğe bilgi vermekle, yükümlüdürler. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Atık Yağların Taşınması Atık yağların taşınması Madde 13 Atık yağların taşınması, ilgili valilikten taşıma lisansı almış gerçek ve tüzel kişilerce yapılır. Atık Yağlar taşınırken kaza sonucu yağın dökülmesinden oluşacak zararlar ile bertaraf masraflarının taşıyan tarafından karşılanması zorunludur. Taşıma aracı; beyaz renkte ve araç kasasının veya tankının her iki yüzünde yeşil renkte, dikey yüksekliği en az 20 cm olan Bitkisel Atık Yağ Taşıma Aracı ibaresi bulunacaktır. Taşıma araçlarının kasa veya tankları; sızdırmaz, koku önleyen ve kolaylıkla temizlenebilir bir sisteme sahip olması zorunludur. Atık yağ taşıyıcılarının lisans alma zorunluluğu Madde 14 Atık yağ taşımak isteyen gerçek ve tüzel kişiler, ilgili valilikten taşıma lisansı almak zorundadır. Lisans almak için Ek-3 de belirtilen belgelerle valiliğe müracaat edilir. Lisans, başvuruda bulunan firmaya ve firmanın araçlarına verilir. Bu hükümler kara taşımacılığı için uygulanır. Bu lisans devredilemez ve üç yıl için geçerlidir. Bu süre sonunda yenilenmesi gerekir. Araçların denetimleri ilgili valilikçe on iki aylık dönemlerde yapılır. Denetimler sonucu lisans koşullarına uymayan firma ve araçlarının lisansı iptal edilir. Lisans verilen ve lisansı iptal edilen firmalar ve araçlar valiliklerce Bakanlığa bildirilir. Araçlarda ulusal atık taşıma formu bulundurma zorunluluğu Madde 15 Atık yağların taşınması sırasında araçlarda ulusal atık taşıma formu bulundurulması zorunludur. Araçlarda bulundurulacak ulusal atık taşıma formlarıyla ilgili olarak Tehlikeli Atıkların Kontrolü Yönetmeliğinin ilgili hükümleri uygulanır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Geri Kazanım Tesisleri ve Geçici Depolama Alanları Geri kazanım tesisleri Madde 16 Atık yağ geri kazanım tesislerinin özellikleri ve yapılacak uygulamalar; a) Tesiste giriş bölümü, atık kabul ünitesi, atık yağ geçici depolama alanı, prosese uygun fiziksel, kimyasal veya biyolojik arıtma tesisi bulunması zorunludur. Tesis prosesi ve temizleme işlemlerinden kaynaklanan atık sular doğrudan kanalizasyona verilmez. b) Atık yağlardan elde edilen ürünlerin ulusal veya uluslararası standartları sağladığının sürekli olarak izlenmesi için, bu Yönetmelik kapsamındaki atık yağları hammadde olarak kullanacak geri kazanım tesislerinde akredite edilmiş bir laboratuvar bulunur, bulunmaması halinde bu ihtiyaç bir başka akredite laboratuvardan karşılanır. c) Tesise getirilen atık yağlardan laboratuvar sorumlusu tarafından numune alınır. Tank içinde gelen atık yağlar, numune almadan önce homojen hale getirilir. Bidonlarla getirilen atık yağlardan bidon başına numune alınır. Numuneler geri kazanım işlemleri tamamlanıncaya kadar muhafaza edilir. d) Araçlardan atık yağ boşaltıldıktan sonra her defasında araç ile buna bağlı tank veya kasa ve bidonlar yıkanır. Bu iş için tesiste gerekli altyapı oluşturulur. Temizlenmeyen tank, kasa ve toplama bidonları tekrar kullanılmaz ve bu bidonlar toplama noktalarına dağıtılmaz. e) Tesiste taşıma araçlarının, bidon ve konteynerlerin temizlenmesi için bir yıkama ünitesi bulundurulur. f) Tesiste kokuya karşı önlem alınacaktır. g) Tesiste yangına karşı köpüklü yangın söndürme ve sulu tank soğutma sistemleri bulunur. Tesiste görevli tüm personel; acil durum, yanıcı, patlayıcı maddelerin özellikleri ile potansiyel tehlikeler, yangınla mücadele ve ilk yardım konularında eğitilir. Ayrıca ilgili personel kendi görev alanlarında, belirli aralıklarla tekrarlanan uygulamalı eğitime tabi tutulur. h) Atık yağ taşıyan borular, sızma veya herhangi bir nedenle akmaya karşı koruma altına alınır. Atık yağ taşıyan borular temiz su taşıyanların altında bulunur. Pompa basınçları boruların hasar görmeyeceği şekilde tasarlanır ve ayarlanır. ı) Sahada toplanan yağmur suları, yıkama ve benzeri atık sular ayrı olarak toplanarak, 31/12/2004 tarihli ve 25687 sayılı Resmî Gazete de yayımlanan Su Kirliliği Kontrolü Yönetmeliğinde yer alan sınır değerlere uygun şekilde arıtılır. j) Tesis içinde meydana gelebilecek döküntü ve sızıntıları önlemek amacıyla yeterli miktarda emici malzeme bulundurulur ve bu malzemeler tesis içinde uygun noktalarda kolay kullanımı sağlayacak şekilde depolanır. Kullanılmış emici malzemeler özelliklerine göre ilgili mevzuat kapsamında bertaraf edilir. k) Tesisin çevresi koruma altına alınarak, giriş ve çıkışın denetlenmesi amacıyla etrafı çit veya duvarla çevrilir. l) Tesis içi geçici depolama alanları için 17 nci madde hükümlerine uyulur. m) Geri kazanım tesislerinde paratoner ve topraklama sistemi bulunur. Geçici depolama alanları Madde 17 Geçici depolama alanları, geri kazanım tesislerinde hammadde olarak atık yağların kabul edildiği ve proses atıklarının biriktirildiği depolama tanklarından oluşan alanlardır. Bu tür alanlar bitkisel yağ rafinerilerinde proses atıklarının ve yan ürünlerin biriktirildiği yerlerdir. Geri kazanım veya rafineri tesislerinde bulunan geçici depolama alanları için ilgili valilikten izin alınması zorunlu değildir. Rafinerilerin geçici depolama alanlarında biriktirilen soap-stock, tank dibi tortular, yağlı topraklar ile çeşitli tesislerin yağ tutucularından çıkan yağlar geri kazanım veya bertaraf tesislerine bir başka yerde depolanmadan doğrudan sevk edilir. Bu atıkların tesis sahası dışında geçici depolanmasına izin verilmez. Tesis alanının atık yağ ile temasta olan kısımlarında zemin geçirimsizliğinin sağlanması gerekir. Bu amaçla betonarme zemin, epoksi boya veya benzeri tecrit malzemesi ile kaplanır. Atık kabul alanı yağmura karşı korunur. Beyaz renkte olacak depolama tanklarının üzerinde Bitkisel Atık Yağ ibaresi bulunur ve atığın cinsi tank üzerinde (soap-stock, tank dibi tortu, kullanılmış kızartmalık yağ ve benzeri) belirtilir. Bu tanklar, taşmaya neden olmayacak hacme sahip güvenlik havuzu içinde bulunur. Hacmi, en az tankın kapasitesi kadar olacak güvenlik havuzunda, güvenli boşaltmayı sağlayacak ekipman bulundurulur.
Lokantalardan, yemek fabrikalarından, otellerden, motellerden, yemekhanelerden, turistik tesislerden, tatil köylerinden ve buna benzer yerlerden kullanılmış kızartmalık yağların verimli bir şekilde toplanabilmesi için, geri kazanım tesisleri dışında geçici depolama alanları kurulabilir. Bu alanların Ek-1 deki teknik özellikleri sağlaması ve işletmecilerin bu Yönetmeliğin 23 üncü maddesine göre ilgili valilikten geçici depolama izni alması gerekir. Atık yağlar, geçici depolama alanlarında üç aydan fazla süre ile depolanmaz. BEŞĐNCĐ BÖLÜM Atık Yağlardan Muhtelif Ürünlerin Üretimi ve Atık Yağların Bertaraf Edilmesi Atık yağlardan biyodizel üretimi Madde 18 Atık yağlardan biyodizel üretimi yapacak tesisler için aşağıdaki esaslar uygulanır: a) Atık yağlardan biyodizel üretimi yapacak tesisler, bu Yönetmelik kapsamında geri kazanım tesisi olarak değerlendirilir. b) Bu tesisler, Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu nun teknik düzenlemelerine uygun üretim yapar ve piyasaya arz edilen ürünlere ilişkin olarak dağıtım firmalarından alınacak teslimatla ilgili belgeleri altı aylık dönemlerde Bakanlığa sunar. c) Biyodizel üretimi sonucu oluşan yan ürünlerin kullanımı ve satışı için ilgili kurumlardan izin alınması şarttır. Bu tesislere kabul edilen atık yağ miktarları ve geri kazanılamayan atıkların nasıl bertaraf edildikleri yıllık olarak ilgili valiliklere bildirilir. Atık yağlardan sabun ve diğer ürünlerin üretimi Madde 19 Geri kazanım tesisleri, sabun üretimi için Sağlık Bakanlığından, yemlik yağ üretimi için Tarım ve Köyişleri Bakanlığından gerekli izinleri alır. Bunların dışındaki ürünlerin üretimi ve kullanımı için gerekli izinler, meri mevzuat çerçevesinde ilgili kurumlardan alınır. Standardı belirlenmemiş olan geri kazanım ürünleri ile yarı mamuller nihai tüketim maddesi olarak kullanılmaz. Bunlar sabun, kimya ve benzeri sanayilerde birincil hammaddelere ilave edilerek standardı olan ürünlere dönüştürülebilmeleri durumunda bu sektörlerde kullanılır. Atık yağların bertaraf edilmesi Madde 20 Geri kazanım ürünlerine dönüştürülemeyen atık yağlar ile geri kazanım işlemlerinde ortaya çıkan tehlikeli nitelikli atıklar ve bunlarla kirlenmiş malzemeler ve atık yağ depolama tanklarının dip çamurları özelliklerine göre Tehlikeli Atıkların Kontrolü Yönetmeliği, Katı Atıkların Kontrolü Yönetmeliği veya 8/12/2001 tarihli ve 24607 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Çimento Fabrikalarında Atıkların Alternatif veya Ek Yakıt Olarak Kullanılmalarında Uyulacak Genel Kurallar Hakkında Tebliğ hükümlerine göre lisanslı tesislerde bertaraf edilir. ALTINCI BÖLÜM Toplama Lisansı ve Geçici Depolama Đzni Atık yağlar için toplama lisansı verilmesi Madde 21 Bitkisel yağ rafinasyon tesisleri içinde rafinerinin kendi atıklarının değerlendirildiği ve ana tesisle entegre olarak işletilen geri kazanım üniteleri için lisans alma yükümlülüğü bulunmamaktadır. Atık yağları sabun veya sabun hammaddesi, biyodizel ve diğer ürünleri elde etmek amacıyla kullanan geri kazanım tesisleri için Bakanlıktan atık yağ toplama lisansının alınması zorunludur. Geri kazanım tesisi bulunmayan gerçek veya tüzel kişilere toplama lisansı verilmez. Söz konusu tesislerin proseslerinin yeterliliği; 1) Biyodizel üretimi yapacak geri kazanım tesisleri için, Elektrik Đşleri Etüt Đdaresi Genel Müdürlüğü ve TÜBĐTAK tan alınacak teknik raporlarla, 2) Bu Yönetmeliğin 19 uncu maddesi kapsamında belirtilen ürünlerin üretimini yapacak geri kazanım tesisleri için, TÜBĐTAK ve konu hakkında uzman bir üniversiteden alınacak teknik raporlarla, belgelenir. Yeni kurulacak tesislerin yeterlilik raporlarının çevresel etki değerlendirmesi raporlarına eklenmesi zorunludur. Çevresel etki değerlendirmesi çalışmalarında, tesise kabul edilecek atık türleri ve elde edilen ürünler dikkate alınarak, tesisin proses yeterliliği bu teknik raporlar çerçevesinde değerlendirilir. Lisans müracaatlarında Çevresel Etki Değerlendirmesi Olumlu Belgesi veya Çevresel Etki
Değerlendirmesi Gerekli Değildir Belgesi ile bunlara ilişkin çevresel etki değerlendirmesi raporu veya proje tanıtım dosyası ve Ek-4 de belirtilen bilgi ve belgelerin bulunması zorunludur. Müracaatın uygun bulunması durumunda geri kazanım tesisine üç yıl süreli lisans verilir. Lisans devredilecek ise Bakanlığa başvurulur ve idari izinler yenilenir. Bitkisel atık yağ toplama lisansı verilmesinde istenen ve EK-4 de yer alan bilgi ve belgelerden, emisyon izin belgesi ve deşarj izin belgesinin tamamlanması için, diğer belgelerin eksik olmaması koşuluyla bir yıl için şartlı lisans verilebilir. Şartlı lisansa konu belgeler, şartlı lisans tarihinden itibaren bir yıl içinde tamamlanmaz ise verilen lisans iptal edilir. Đstenen belgelerin tamamlanması halinde şartlı lisans sürecinde geçen süre toplam lisans süresinden düşülür. Lisansın iptali Madde 22 Bakanlıkça veya ilgili valilikçe yapılan denetimlerde toplama lisansına uyulmadığı, mevzuatta istenen şartların yerine getirilmediği, ilgili ölçümlerin düzenli olarak yapılmadığı veya kaydedilmediğinin tespit edilmesi halinde işletmeciye, tespit edilen aksaklıkların düzeltilmesi için aksaklığın önemine ve kaynağına göre bir ay ile altı ay arasında süre verilir. Bu süre sonunda yapılan kontrollerde aksaklığın devam ettiği tespit edilirse, tespit edilen aksaklığın niteliğine göre 2872 sayılı Çevre Kanunu doğrultusunda işlem yapılır. Faaliyeti geçici süre ile durdurulan işletmenin süre sonunda yükümlülüklerini yerine getirmemesi halinde lisansı iptal edilir. Lisansı iptal edilen tesis altı ay süreyle lisans başvurusunda bulunamaz. Bu süre sonunda lisans alabilmek için 21 inci maddeye göre yeniden Bakanlığa başvurulur. Lisans süreci tamamlanana kadar tesis çalıştırılmaz. Geçici depolama izni Madde 23 Atık yağ toplama lisansı bulunan biyodizel üretim tesisleri, lokantalardan, yemek fabrikalarından, otellerden, motellerden, yemekhanelerden, turistik tesislerden, tatil köylerinden ve buna benzer yerlerden kullanılmış kızartmalık yağları toplayabilmek için, toplayıcıları kullanılmış kızartmalık yağ toplamaları konusunda yetkilendirebilir. Toplayıcıların bu işi yapabilmeleri için hizmet alanlarında yeterli kapasiteye sahip ve 17 nci madde ile Ek-1 de teknik özellikleri verilen geçici depolama alanlarının bulunması zorunludur. Geçici depolama alanlarına valilikçe geçici depolama izni verilir. Biyodizel üretimi yapacak geri kazanım tesisleri, 12 nci maddede belirtilen toplayıcıların tabi olduğu hükümler kapsamında, geri kazanım tesisi dışında, kendi geçici depolama alanlarını kurabilirler. Geri kazanım tesisleri bu alanlar için valilikten geçici depolama izni almakla yükümlüdür. Geri kazanım tesisleri içinde bulunan depolama alanları için izine gerek yoktur. Toplayıcılar, geri kazanım firmasıyla yapılan sözleşme, tesis projesi ve işletme planıyla geçici depolama izni için valiliğe müracaat eder. Valilik müracaatı uygun bulması durumunda geçici depolama izni verir. Geçici depolama izni süresi, geri kazanım tesisinin mevcut toplama lisansı süresine göre verilir. Bu süre toplama lisansı süresini aşamaz. Toplayıcıya yetki veren geri kazanım tesisi veya tesislerinin lisans süresi dolduğunda, toplayıcının da izin süresi dolar. Benzer şekilde geri kazanım tesisi veya tesislerinin lisansı iptal edildiğinde, toplayıcının da izni ilgili valilikçe iptal edilir. Geçici depolama izni koşullarına uygun olarak faaliyette bulunmayan toplayıcının izni valilikçe iptal edilir ve bu husus anlaşmalı olduğu geri kazanım tesisine veya tesislerine bildirilir. Geçici depolama izni belgelerinde toplayıcının bağlı olduğu geri kazanım tesisinin toplama lisansı numarasının belirtilmesi zorunludur. YEDĐNCĐ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Yönetmeliğe aykırılık Madde 24 Bu Yönetmelik hükümlerine aykırı hareket edenler hakkında 2872 sayılı Çevre Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 5272 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili diğer mevzuatta öngörülen cezai işlemler uygulanır. Düzenleme yetkisi Madde 25 Bakanlık, bu Yönetmeliğin uygulanmasını sağlamak üzere her türlü alt düzenlemeyi yapmakla yetkilidir. Geçici Madde 1 Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihi takip eden altı ay içinde mevcut geçici çalışma izinli ve lisanslı olan ve bu Yönetmelik kapsamına giren atık yağ geri
kazanım tesisleri, bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak Bakanlığa başvurmak ve lisanslarını yenilemek zorundadır. Yürürlük Madde 26 Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme Madde 27 Bu Yönetmelik hükümlerini Çevre ve Orman Bakanı yürütür. Geçici Depolama Alanlarının Teknik Özellikleri Ek 1 1) Geçici depolama alanları kapalı sistem olacaktır. 2) Tesiste kantar ve atık kabul alanı bulunacaktır. 3) Bu alanlarda en az 30 ton kapasiteli kullanılmış kızartmalık yağı biriktirme tankı bulunacaktır. Bu tanklar güvenlik havuzları içinde bulunacaktır. 4)Tanklar beyaz renkte olacak ve üstünde Kullanılmış Kızartmalık Yağ ibaresi bulunacaktır. 5)Tanklar kolay temizlenebilecek özellikte ve seviye göstergeli olacaktır. 6) Geçici depolama tesisinin zemini betonarme olacaktır. 7) Toplayıcıların lisanslı toplama araçları bulunacaktır. 8) Toplama bidonları yıkama kolaylığı için çember kapaklı olacak ve yeterli sayıda bulunacaktır. 9) Boşaltılan taşıma araçlarının, bidon ve konteynerlerin temizleneceği bir yıkama ünitesi bulunacaktır. 10) Yıkama ünitesinden çıkan yağlı sular doğrudan kanalizasyona verilemez. Bu amaçla yağlı suların biriktirileceği yıkama suyu biriktirme tankı veya tankları bulunacaktır. 11) Yağlı yıkama sularının arıtımı bir başka tesiste yapılamıyorsa, bu alanda yıkama sularının arıtımının yapılacağı bir sistem bulunacaktır. 12) Dökülen yağların toplanması için yeterli miktarda emici madde bulunacaktır. 13) Yangına karşı gerekli önlemler alınacaktır. 14) Yağmur suyunun yıkama suyu ile karıştırılmaması için gerekli önlemler alınacaktır. 15) Kokuya karşı önlem alınmış olacaktır. 16) Tesisten sorumlu en az bir teknisyen sürekli olarak tesiste bulundurulacaktır. Çevre Bilgisi Ek 2 1) Kullanılmış kızartmalık yağları diğer atıklardan ayrı olarak temiz ve ağzı kapaklı bir kapta biriktiriniz. 2) Kullanılmış kızartmalık yağları, çevrenin korunması amacıyla kanalizasyona, toprağa, denize ve benzeri alıcı ortamlara dökmeyiniz. 3) Bu yağları kullanılmış kızartmalık yağ toplayıcılarına vermeye özen gösteriniz. BĐTKĐSEL ATIK YAĞLARIN TAŞINMASI AMACIYLA VALĐLĐKLERE YAPILACAK LĐSANS BAŞVURULARINDA ĐSTENECEK BĐLGĐ VE BELGELER Ek 3 1 Araç lisansı için valiliklere yapılacak başvurularda aşağıdaki bilgi ve belgeler bulundurulacaktır. a) Aracın ait olduğu firmanın adı, adresi ve telefon numarası, b) Aracın tipi,
c) Plaka numarası ve şasi numarası, d) Araç sahibinin adı, iş adresi ve telefon numarası, e) Taşınacak atık yağların cinsleri, f) Aracın taşıyacağı atık yağ konteyner türü (bidon, varil, konteyner ve benzeri), g) Taşınacak atıkların herbiri için ayrı ayrı fiziksel ve kimyasal özelliği, kaza anında insan ve çevre sağlığına olabilecek olumsuz etkilerin en aza indirilmesi için alınacak tedbirler, h) Olabilecek kazalara karşı ilk müdahale ve ilk yardımda kullanılacak malzemeler, ı) Bitkisel atık yağ taşıyacak her bir araç için atığın bulunduğu tehlike grubuna göre aracın sahip olması gereken donanımlara ve özelliklerine sahip olduğunu gösterir Uygunluk Belgesi. 2 Aracın bağlı olduğu firmanın lisanslandırılması için valiliklere yapılacak başvurularda aşağıdaki bilgi ve belgeler bulundurulacaktır. a) Firmanın adı, adresi, telefon numarası, b) Firma sahibinin / sahiplerinin adı, adresi, telefon numarası, c) Atık yağ taşımaya uygun donanıma haiz nakliye aracı sayısı, d) Lisans alacak araçların plakaları, e) Yetkilendirilmiş kurum/kuruluşlardan alınan tehlikeli madde taşıyan araç sürücüleri için verilen sürücü eğitim serfitikası, BĐTKĐSEL ATIK YAĞ TOPLAMA LĐSANSI VERĐLMESĐNDE ĐSTENECEK BĐLGĐ VE BELGELER Ek 4 1) Bu Yönetmeliğin 21 inci maddesi gereğince çevresel etki değerlendirmesi kararı, 2) Bu Yönetmeliğin 21 inci maddesine göre tesisin proses yeterlilik raporu/raporları ve tesisin bu rapor/raporlara uygun olarak kurulduğunu gösteren proses yeterliliğini veren kuruluşun onayı, 3) Atıksu arıtma tesisinin teknik özelikleri, 4) Bu Yönetmeliğin 16 ncı maddesinin (b) bendi gereğince tesiste bulunan laboratuvarın akreditasyon sertifikası veya anlaşma yapılan laboratuvarın akreditasyon sertifikası ile hizmet alımına ilişkin sözleşme örneği, 5) Bu Yönetmeliğin 18 veya 19 uncu maddelerine göre üretilen ürünlerin ulusal veya uluslararası standartlara uygunluğunu gösterir belge, 6) Emisyon Đzin Belgesi, Deşarj Đzin Belgesi, 7)Tesisten kaynaklanan proses atıklarının türleri, nitelikleri (tehlikeli, tehlikesiz, inert), miktarları ve bu atıkların ne şekilde bertaraf edilecekleri, anlaşma yapılan bertaraf tesisleri ve bu tesislerle yapılan sözleşmelerin örnekleri, 8) Sözleşme yapılmış olan rafineriler, lokanta, yemek fabrikaları, otel, motel, yemekhaneler, turistik tesisler ve tatil köyleri ile diğer benzeri tesislerin listesi ve sözleşme örnekleri, 9) Var ise yetkilendirilen toplayıcılar, 10) Çalıştırılan personelin eğitim durumu, 11) Acil durum planı, 12) Diğer Belgeler: a) Vergi Dairesi ve Numarası, b) Ticaret Sicil Gazetesi Örneği, c) Đmza Sirküleri, d) Kapasite Raporu, e) Sanayi Sicil Belgesi, f) Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığından alınmış Đşletme Belgesi.
DEVLET ARŞĐV HĐZMETLERĐ HAKKINDA YÖNETMELĐK BĐRĐNCĐ KISIM Amaç, Kapsam ve Tarifler Amaç Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı, kamu kurum ve kuruluşları ile şahıslar elinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi hâline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve millî menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir. Kapsam Madde 2- (Değişik: RG-22/02/2005-25735) Bu Yönetmelik, 28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 1 inci maddesinde sayılan kurum ve kuruluşları kapsar. Tarifler Madde 3- Bu Yönetmelikte geçen; a) Arşiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, birinci maddede belirtilen kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve onlar tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasî, sosyal, hukukî ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihî, hukukî, idarî, askeri, iktisadî, dinî, ilmî edebî estetik, kültürel biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlâk, örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi, b) Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar, tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları, aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kâğıtları gibi belgeleri, c) Birim arşivi: Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini (Mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır.), d) Kurum arşivi: Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezî arşivleri, e) (Değişik: RG-22/02/2005-25735) Mükellefler: 28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 1 inci maddesinde sayılan kurum ve kuruluşları, f) Özel arşivler: Bu maddenin (a) bendinde belirtilen muhtevada olup da, kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek kişiler ile tüzel kişiler elinde bulunan benzeri belgelerin meydana getirdiği arşivleri, g) Genel Müdürlük: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nü ifade eder. ĐKĐNCĐ KISIM Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Kurum Arşivlerinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma Koruma Yükümlülüğü
Madde 4- Mükellefler, ellerinde bulundurdukları ve Genel Müdürlüğe teslim etmedikleri arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut aslî düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler. Mükellefler, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak; a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından, b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimî çalışır durumda bulundurulmasından, c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin %50-60 arasında tutulmasından, d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevî maddelerin kullanılmasından, e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden, g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kâğıt malzeme 12-15 derece arasında) tutulmasından, sorumludurlar. Birim ve Kurum Arşivleri Madde 5- Mükellefler, belirli bir süre saklayacakları arşivlik malzeme için Birim Arşivleri, daha uzun bir süre saklayacakları arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için Kurum Arşivleri ni kurarlar. Mükellefler elinde bulunan arşivlik malzeme birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise, kurum arşivlerinde 10-14 yıl süre ile saklanır. Arşiv Malzemesinin Gizliliği Madde 6- Mükellefler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi Genel Müdürlüğe geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzemesinin gizliliklerinin kaldırılması, mükelleflerin görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlüğün teklifi üzerine Başbakanlık'ça kararlaştırılır. Özel Arşivlerin Satın Alınması Madde 7- Kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek ve tüzel kişiler elinde bulunan arşiv malzemesi gerektiğinde, Genel Müdürlüğün tespit edeceği değer üzerinden satın alınabilir. Özel Arşivlerin Yurt Dışına Đzinsiz Çıkarılamayacağı Madde 8- Özel arşivler veya arşiv malzemesi hüviyetindeki belgeler, her ne sebep ve suretle olursa olsun, toplu veya ayrı parçalar hâlinde yurt dışına izinsiz çıkarılamaz. Bu çeşit arşiv malzemesinin yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin, gerçek ve tüzel kişilerin talebi üzerine Başbakanlık'ça verilir. Arşivlerden Yararlanma Madde 9- Genel Müdürlüğün yetki ve sorumluluğuna geçmiş veya henüz geçmemiş olan arşiv malzemesinin aslı hiç bir sebep ve suretle, arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez. Ancak, Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilir kişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir. Yararlanma Usul ve Esasları Madde 10- (Değişik: RG-08/08/2001-24487) Genel Müdürlükten ve mükellefler elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler uygulanır. ÜÇÜNCÜ KISIM Birim Arşivi Đşlemleri Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması Madde 11- Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. Đşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tâbi tutulur. Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre; a) Birimi,
b) Đşlem yılı (teşekkül ettiği yıl), c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, d) Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de, aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır. Ancak, istisnaî bir kaide olarak, sicil dosyaları, sicil numarası (Kurum ve kuruluşlarda, kurum sicil numarasına ilâveten, emekli sicil numarası da belirtilmelidir.) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır. Ayrıca, kurum ve kuruluşların, verilen hizmet itibariyle, özellik arz eden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, bu kuruluş ve birimlerin kendi arasında mutabakat sağlanması ve dosya planı da dikkate alınarak, hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde -alfabetik, nümerik, kronolojik, tematik, coğrafi ve benzeri- hazırlanır ve arşiv yerleştirmesi yapılır. Đçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile Gizli damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tâbi tutulur. Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder. Gizliliği kaldırılan malzemeye, Gizliliği Kaldırıldı damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir. Uygunluk Kontrolü Madde 12- Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde; a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus Kayıt Defteri veya Föyleri gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına, b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine, c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına, d) Klâsörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine, f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına, g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, h) Đşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine, ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, bakılır, eksikler varsa tamamlanır. Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır. Malzemenin Birim Arşivine Devri Madde 13- Đlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır. (Mülga ikinci fıkra: RG-08/08/2001-24487) Teslim işlemleri ise, birim arşiv personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır. Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme Madde 14- Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili birimlerinde muhafaza edilir. Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi Madde 15- Arşiv ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki aslî düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip kurum arşivine aynı düzende teslim edilir. Taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinden sonra, arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi 24 üncü madde hükümlerine göre yapılır. Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Süresi Madde 16- Mükellefler elinde bulunan arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 yıldır.
Birim Arşivinden Yararlanma Madde 17- Birimlerce, gerektiğinde, görülmek veya incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden dosya alınabilir. Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir. Birim Arşivinde Ayıklama ve Đmha Madde 18- Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivinde yapılır. Ancak, mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin 22 inci maddesi hükümleri çerçevesinde yapılır. Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması Madde 19- Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, Kurum Arşivine Devredilecek olanlar şeklinde ayrılır. Kurum Arşivine Devretme Madde 20- Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyler ile kurum arşivine devredilir. Kurum Arşivi Đşlemleri Uygunluk Kontrolü Madde 21- Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 12 inci maddede gösterilen biçimde tamamlanır. Kurum Arşivinde Ayıklama ve Đmha Madde 22- Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, Bu Yönetmeliğin dört ve beşinci kısmındaki hükümlere göre yapılır. 24 üncü maddede açıklandığı üzere, kurum arşivinde yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, kurum arşivlerindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır. Damgalama Madde 23- Ayaklama ve imha işlemini müteakip, kurum arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla Kurum Arşivi damgası ile damgalanır: Damga, evrakların, ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir. Malzemenin Kurum Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi Madde 24- Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan aslî düzeni ile bırakmaktır. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu kurum, daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir. Tasnif işlemleri, şu sırayı takip eder: a) Önce, her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir. Ayırma işlemi, kurumun genel idarî yapı şeması tespit edildikten sonra yapılır. Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır b) (Değişik: RG-08/08/2001-24487) Teşkilat şemasına göre, merkez teşkilatında kurum, birim ve alt birime kadar; taşra teşkilatında ise kurum, birim ve ilgili teşkilatın kodlarının ayrı ayrı tespit edilmesi işlemine geçilir. Teşkilat kodlarının tespiti işlemi veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır. c) Ayırımı yapılan evrak ve vesaikden, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir. Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikden ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır. Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.
d) Daha sonra, birimleri tespit edilmiş olan evrak ve vesaik, kendi içerisinde gün, ay ve yıl sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususular göz önüne alınır: i) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır. ii) Üzerinde yalnızca ay ı olup, günü belli olmayan evraklar, sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur. iii) Eski harfli belgelerdeki Hicrî ve Rumî tarihler, Milâdî tarihe çevrilerek alınır. iv) Bazı eski harfli evrak ve vesaikde, tarihler, ay olarak üç parçaya bölünerek, Evâil, Evâsıt ve Evâhir tabirleri ile kullanıldığından; Evâil yazılı olanlar, ait oldukları ayın 10 uncu gününden sonraya, - Evasıt yazışı olanlar, ait oldukları ayın 20 nci gününden sonraya; Evâhir yazılı olanlar ise, ait oldukları ayın 30 uncu günün- den sonraya konulur. Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur. v) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı hâlde, tahminî tarihlemesi yapılan evraklar da, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir. e) (Değişik paragraf: RG-08/08/2001-24487) Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu, kurumun daire başkanlığına kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lâstikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek: 1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lâstik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klâsör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur. Kutu Numarası bölümünde evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır. Dosya Numarası bölümüne bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır. Evrak Sıra Numarası bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. Arşiv Yer Damgası, aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır. Kodlamada, Kutu Numarası, Dosya Numarası ve Evrak Sıra Numarası bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz. f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir Dosya Muhteviyatı Döküm Formu (Ek: 2) konacaktır. g) Đstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin), sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, Evrak Sıra Numarası hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek:3), Dosya Numarası hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile,ayrıca Đşlem Yılı yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın Dosya Sıra Numarası dahil, Đşlem yılı kaydedilir. Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için; kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, Đşlem Yılı hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, Đşlem Yılı hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır. h) Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir. ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir. i) Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir. j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek: 4) (veya klâsörlere) konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madenî raflarda, tasnif plânına uygun olarak, bir yerleştirme plânı dahilinde yerleştirilir. Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir.
Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır. Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitdeki malzemenin (film, fotoğraf, plâk, ses ve görüntü bandı, vb.) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır. Malzemenin Kurum Arşivinde Saklanma Süresi Madde 25- Mükellefler elinde bulunan arşiv malzemesinin, kurum arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri birim arşivlerindeki saklanma sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır. Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması, Kataloglarının Hazırlanması Madde 26- Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin ve arşiv malzemenin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır. Kurum Arşivinden Yararlanma Madde 27- Kurum arşivinden yararlanmada, bu Yönetmeliğin 10 ve 17 inci madde hükümleri saklıdır. Genel Müdürlüğe Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi Madde 28- (Değişik fıkra: RG-08/08/2001-24487) Kurum arşivi ile taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Genel Müdürlüğe Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek: 5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir. (Ek fıkra: RG-08/08/2001-24487) Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir. Arşiv malzemesinden hangilerinin Genel Müdürlükçe teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak mükellefler elinde kalacağı, mükelleflerin görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlükçe kararlaştırılır. Mükelleflerin kendi arşivlerinde kalan arşiv malzemesi, bu Yönetmeliğin 4 üncü maddesi hükümlerine tâbidir. Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi Madde 29- Aynı tür arşiv malzemesi, aynı form'a kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması hâlinde, herbiri için ayrı form düzenlenir. Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin; a) Birimi bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı, b) Türü bölümüne, dosya, defter, form, plân, program, model, fotoğraf, resim, film, plâk, görüntü bandı, ses bandı, damga vb. olduğu, c) Đşlem yılı bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl, d) Teşkilât kodu bölümüne, her dik dörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki kutu ve dosya bölümüne de, kutu ve dosya numarası, e) Envanter sıra numarası bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası, f) Đşlem tarihi bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih, g) Sayı bölümüne, evraka verilen sayı, h) Gizlilik derecesi bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak G kısaltması ile gösterilir.), ı) Konusu bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama, i) Adedi bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet, j) Açıklama bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar, k) Evrak sıra numarası bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası, yazılır. DÖRDÜNCÜ KISIM Muhafazasına lüzum Kalmayan ve Đmha Edilecek Malzeme, Ayıklama ve Đmha Komisyonları Đmha Đşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme Madde 30- (Başlığıyla beraber değişik: RG-08/08/2001-24487)
Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 31 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar. Đmha Edilecek Malzeme Madde 31- Đmha edilecek malzeme, aşağıda gösterilmiştir. 1) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları, 2) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler, 3) Resmî veya özel her çeşit zarflar (Tarihî değeri olanlar hariç), 4) Adlî ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmî kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT'ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adî ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri, 5) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları), 6) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri, 7) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar, 8) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları, 9) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı, 10) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri, 11) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı, 12) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları, 13) Đşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları, 14) Çalışma raporlarının fazla kopyaları, 15) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar, 16) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar, 17) Đsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyetler, 18) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar, 19) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları, 20) Đmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kâğıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri, 21) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfzedilmiş) başvurular ve yazılar, 22) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar, 23) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları, 24) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri, 25) Đstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri, 26) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile, 27) Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin, imhasına mükellefler bünyesinde kurulacak Ayıklama ve Đmha Komisyonları nca karar verilir.
Mükelleflerce Yapılacak Ayıklama ve Đmha Madde 32- Mükellefler elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivlerinde kendilerince yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir. Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonları, çeşitli sebeplerle, zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tâbi tutup, arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal ettirirler. Ayıklama ve Đmha Komisyonlarının Teşkili Madde 33- Kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim âmirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin âmiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 kişilik bir Kurum Arşivi Ayıklama ve Đmha Komisyonu kurulur. Mükellefler bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da, bu komisyona tabiî üye olarak katılırlar. (Değişik ibareler: RG-08/08/2001-24487) Taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite âmirinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden, görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin âmiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 veya 4 kişilik bir Ayıklama ve Đmha Komisyonu kurulur. Yeterli personelin olmaması hâlinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur. Ayıklama ve Đmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları Madde 34- Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihaî kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 38 inci madde hükümleri saklıdır. Ayıklama ve Đmha Komisyonlarının Çalışma Esasları Madde 35- Ayıklama ve Đmha Komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tâbi tutarlar. (Değişik fıkra: RG-08/08/2001-24487) Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır. (Ek fıkra: RG-08/08/2001-24487) Đmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir. BEŞĐNCĐ KISIM Đmha Đşlemleri Ayıklama ve Tasnif Madde 36- Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya plânı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir. Đmha listesinin Düzenlenmesi Madde 37- Đmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya plânı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. Đmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. (Değişik: RG-22/02/2005-25735) Mükellefler, aynı tür ve vasıflara haiz malzemeyi, örneklerini saklamak suretiyle, tür ve yılları gösteren imha listeleriyle imhaya tabi tutabilirler. (Mülga üçüncü fıkra: RG-08/08/2001-24487) Đmha listelerinin Kesinlik Kazanması Madde 38- (Değişik: RG-08/08/2001-24487) Kurum arşivlerinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün uygun görüşü alındıktan sonra, ilgili kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır.
(Değişik: RG-22/02/2005-25735) Taşra, bölge ve yurtdışı arşivlerinde ise, hazırlanan imha listeleri, kurum arşivlerinin uygun görüşü alındıktan sonra, kurum ve kuruluşların bu yerler için onay vermeye yetkili kıldığı kişilerin onayını müteakip kesinlik kazanır. Đmha şekilleri Madde 39- (Değişik: RG-08/08/2001-24487) Đmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır. Đmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması Madde 40- (Değişik: RG-08/08/2001-24487) Đmha edilecek malzemeden SEKA'ya verilecek olanlar, iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klâsör ve dosyalar ayrılır. Đmha Tutanağı Madde 41- Đmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. Đmha listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme Madde 42- Đkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır. Mükellefler ile Genel Müdürlük Arasında Đşbirliği Madde 43- Mükellefler, ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt ettikleri konularda, Genel Müdürlüğün görüşünü talep ederler. ALTINCI KISIM Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Genel Müdürlüğün Đş birliği ve Münasebetleri Dosya Planları ve Dosya Yönergeleri Madde 44- (Başlığıyla beraber değişik: RG-22/02/2005-25735) Mükellefler, gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla dosya planları ile dosya yönergelerini hazırlamakla yükümlüdürler. Mükelleflerce Hazırlanacak Arşiv Yönergeleri Madde 45- (Başlığıyla beraber değişik: RG-22/02/2005-25735) Mükellefler, bu Yönetmelik hükümlerine tabi olup, kurum veya kuruluşlarının hususiyeti ve ürettiği evrakın özelliğinden kaynaklanan durumlarda, bu Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak kaydı ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşünü alarak, 3 ay içerisinde kendi arşiv yönergelerini hazırlarlar. Kanunî Dayanak Madde 46- Bu Yönetmelik,10 / 10 / 1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun'un 11 inci maddesi ile, 15/3/1988 tarih ve 316 sayılı Muhafazasına lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararname'nin 6 ncı maddesine göre düzenlenmiştir. Yürürlükten Kaldırılan Hükümler Madde 47- Bu Yönetmelik kapsamına giren mükelleflere ait yönetmelikler, yürürlükten kaldırılmıştır. Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi Ek Madde 1- (Ek: RG-08/08/2001-24487) Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır." Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi Ek Madde 2- (Ek: RG-08/08/2001-24487)
Bu Yönetmelik kapsamındaki kurum ve kuruluşlar elinde bulunan eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredilir. Faaliyet Raporu Ek Madde 3- (Ek: RG-08/08/2001-24487) Mükellefler, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri "Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu" (Ek : 6) ile, müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne gönderirler. YEDĐNCĐ KISIM Geçici Hükümler Geçici Madde 1- Bu Yönetmelik kapsamına girip de, kamu kurum ve kuruluşlarının teşkilatlanmalarındaki değişiklikler sebebiyle, farklı kurum ve kuruluşlarca yürütülecek ayıklama ve imha işlemleri ile ilgili olarak teşkil olunacak komisyonlara, halen bu hizmeti yürüten kurum ve kuruluşlardan yeterli sayıda elemanın katılması sağlanır. Geçici Madde 2- Kamu kurum ve kuruluşlarının yeniden teşkilâtlanmaları sebebiyle, hizmetle ilgili arşiv müşterek teşekkül etmiş ise, teşekkül ettiği aslî düzeninde; ayrı teşekkül etmiş ise en son teşkilâtlanmaya göre, bu Yönetmeliğin 24 üncü maddesi gereğince ayırımı ve kodlaması yapılır. Geçici Madde 3- Bu Yönetmelik kapsamına giren mükelleflere ait yönetmelikler yürürlüğe girinceye kadar, mevcut yönetmeliklerinin uygulanmasına devam olunur. Geçici Madde 4- (Ek: RG-22/02/2005-25735) Kurum ve kuruluşların hususiyeti ve ürettiği evrakın özelliğinden dolayı ilave hükümler ihtiva eden arşiv yönetmelikleri, kendi yönergeleri yürürlüğe girinceye kadar uygulanmaya devam eder. SEKĐZĐNCĐ KISIM Son Hükümler Yürürlük Madde 48- Bu Yönetmelik hükümleri, yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme Madde 49- Bu Yönetmelik hükümlerini Başbakanlık yürütür. Sayfa