İhbar Politikası İHBAR POLİTİKASI 1. Genel bakış Amcor, etik uygulamalarda en yüksek standartlarla, dürüst ilişkileri ve görevi kötüye kullanma olay veya iddialarını iyi niyetle ihbar eden kişileri korumayı taahhüt eder. Amcor un amacı, çalışanları her türlü görevi kötüye kullanma olayını iyi niyetle ve mağduriyetten arınmış bir ortamda ihbar etmeye teşvik ederek Yönetim kurulunun ve Üst Düzey Yönetimin her türlü uygunsuz davranışı ele alabilmesini sağlamaktır. 2. Bu politika kimlere uygulanır? Bu politika Şirketin bütün çalışanları, yetkilileri ve yöneticilerine uygulanır. Amcor İhbar Servisi, görevi kötüye kullanmakla ilgili kaygılarınızı bildirme aracı olarak bütün çalışanların, müşterilerin, yüklenicilerin, başlıca tedarikçilerin ve diğer üçüncü şahısların erişimine açıktır. 3. "İhbarcı" kimdir? İhbarcı, gerçekliğine samimiyetle inanarak, anonim olarak ya da adını vererek bir görevi kötüye kullanma olayını açıklama girişiminde bulunan herhangi bir bireydir. 4. "Görevi kötüye kullanmak" nedir? Görevi kötüye kullanma örnekleri aşağıdakileri içermekle birlikte, bunlarla sınırlı değildir: Yasa veya düzenlemelere aykırı davranmak Rüşvet istemek, almak ya da teklif etmek de dahil, her türlü sahte, yolsuz, hileli veya diğer yasadışı ya da ahlakdışı davranış ya da faaliyet Dahili ya da harici denetim süreçlerine engel olmak Muhasebe, dahili muhasebe denetimleri, aktüeryal ya da denetim konularında uygunsuz davranışlar Sağlık ve güvenliği tehlikeye atan davranışlar Amcor Kural ve Politikalarına aykırı ya da bunları ihlal eden davranışlar Çevreyi önemli riske sokacak davranışlar Amcor kaynaklarının önemli ölçüde kötü yönetilmesi Amcor'un mali durumuna veya itibarına zarar verecek davranışlar Çıkar çatışmaları Görevi kötüye kullanmayı gizlemek Cinsel taciz Fiziksel şiddet, ayrımcılık, taciz veya iftira 5. Görevi kötüye kullanmayı nasıl ihbar ederim? Bir çalışan görevi kötüye kullanmayı şu yollardan ihbar edebilir: 1. Doğrudan Yönetim Hiyerarşisi veya 2. Amcor İhbar Servisi. Amcor Limited www.amcor.com
İhbar Politikası Doğrudan Yönetim Hiyerarşisi Görevi kötüye kullanmanın özelliklerine bağlı olarak, çalışanların kaygılarını önce Yöneticileriyle paylaşmaları teşvik edilir. Öte yandan, çalışan Yöneticisiyle konuşmaktan rahatsız olacaksa, kaygısını Amcor bünyesindeki ilgili destek alanına iletebilir: Kaygı türü Sahtekarlık ya da muhasebe/finansman düzensizlikleri Ayrımcılık ve fiziksel şiddet dahil, kişilerle ilgili konular Yolsuzluk, rekabet uygulamaları ve bilgileri dahil, uyum Sağlık, güvenlik ve çevre Destek alanı Grup İç Denetim İnsan Kaynakları Hukuk Sağlık ve Güvenlik Görevi kötüye kullanmayı yöneticilerine ya da destek alanına ihbar eden çalışanlar, korunacaklarından ve soruşturmanın doğruluk ve doğal adalet ilkeleri uyarınca yürütüleceğinden emin olabilirler. Bir ihbar yapan ya da alan her çalışan konunun gizliliğine uygun davranmalıdır. İhbar Servisi Amcor, çalışanların aşağıdakiler de dahil, ancak bunlarla sınırlı olmayan belirli durumlarda Yönetim hiyerarşisini atlamayı tercih edebileceklerinin bilincindedir: Normal ihbar kanallarını kullanmaları durumunda mağdur edileceklerine inanıyorlarsa ya da İhbarı isim vermeden yapmayı tercih ediyorlarsa. Amcor, bu çalışanların mağdur edilmekten korkmadan görevi kötüye kullanmayı ihbar etmelerini sağlamak için bağımsız bir üçüncü taraf hizmet sağlayıcı tarafından işletilen bir İhbar Servisi kurmuştur. Çalışanlar her türlü görevi kötüye kullanmayı İnternet üzerinden ya da 24 saat hizmet veren çok dilli adanmış bir yardım hattı vasıtasıyla, adlarını vererek veya anonim olarak ihbar edebilir. Daha ayrıntılı bilgi tüm Amcor tesislerindeki posterlerde ya da çevrimiçi olarak http://www.amcor.com/whistleblower) adresinde bulunabilir. Politika, bir çalışanın görevi kötüye kullanmasını geçerli yasa kapsamında bir düzenleyiciye ihbar etmesini önlemez. 6. İhbar Komitesi Bu politika Group Legal, HR ve Internal Audit bölümlerinin kıdemli temsilcilerinden oluşan bir İhbar Komitesinin kurulmasını öngörür. İhbar Komitesi, ihbarcıyı ihbar sonucunda mağdur edilmekten korumakla yükümlüdür. Görevi kötüye kullanmayı ihbar eden çalışanlar ihbar öncesi veya sonrasında bir İhbar Komitesi üyesine danışabilir. Sayfa 2/3
İhbar Politikası İhbar Komitesi Tüzüğü, Ek A olarak sağlanmıştır. 7. Görevi kötüye kullanma soruşturması Görevi kötüye kullanma iddiaları gizli, adil ve objektif bir şekilde soruşturulur. İhbar Komitesi, tüzüğüne uygun olarak iddiaları soruşturmak için uygun bir soruşturma yetkilisi atar. Soruşturma süreçleri, iddia edilen görevi kötüye kullanmaya ve sağlanan bilgilere bağlı olarak değişiklik gösterecektir. Bir ihbarın eksiksiz soruşturulabilmesi için, soruşturmaya makul temel oluşturacak, yeterli bilgi içermesi gerekir. Anonim olarak ihbarda bulunan çalışan, ihbarın eksiksiz soruşturulmasını tehlikeye atmamak için olabildiğince çok bilgi sunmalıdır. Soruşturmanın tamamlanmasının ardından ve uygun olduğu hallerde koşulların (gizlilik hakları ve gizlilik zorunlulukları dahil) göz önüne alınmasından sonra, İhbarcı soruşturmanın sonucu hakkında bilgilendirilir. 8. Mağduriyetten koruma İhbar Komitesi ihbarcıyı aşağıdakiler de dahil, çeşitli yöntemlerle koruyabilir: Soruşturma kapsamında gizliliği sağlayarak. Çalışanın kimliğini yasanın izin verdiği ölçüde koruyarak. Konu soruşturulurken çalışana ücretli izin önererek. Çalışanı ya da diğer çalışanları başka bir iş grubu ya da bölüme yerleştirerek. Amcor herhangi bir çalışanın bu Politika uyarınca bir görevi kötüye kullanma olayını ya da iddiasını iyi niyetle ihbar eden herhangi bir kişiyi cezalandırmasını yasaklar. Bu yasak her türlü kınamayı, misillemeyi, görev değişikliğini, iş imkanlarında değişikliği, ihbar zorunluluklarında değişikliği, kariyer geleceği veya itibara zarar vermeyi, bunlardan herhangi birini yapma tehdidini ya da kişiye zarar verecek kasti ihmalleri kapsar. 9. Raporlama ve Yönetim İhbar Komitesi, İhbar Hizmetince sunulan raporları ve soruşturma sonuçlarını değerlendirir. İlgili konunun özelliklerine bağlı olarak, İhbar Hizmeti yoluyla ileri sürülen konular hakkındaki raporlar düzenli olarak Denetim ve Uyum Komitesine ve İnsan Kaynakları Komitesine sunulur. Nisan 2017 Ek A: İhbar Komitesi Tüzüğü. Sayfa 3/3
İhbar Komitesi Tüzüğü İHBAR KOMİTESİ TÜZÜĞÜ Amcor Limited (Şirket) Yönetim Kurulu bir İhbar Komitesi kurmuştur. Bu Tüzük, İhbar Komitesinin işlev ve sorumluluklarını belirtir. 1. Kuruluş 1.1. Komite aşağıdaki kişilerden oluşur: Group General Counsel and Company Secretary Executive Vice President, Human Resources Vice President, Group Internal Audit Alternate Company Secretary 1.2. Mali işlerle ilgili konular Komitenin şu üyeleri tarafından ele alınır: (i) Group General Counsel and Company Secretary, (ii) Vice President, Group Internal Audit ve (iii) Alternate Company Secretary veya bir başka Komite üyesi. 1.3. İnsan Kaynaklarıyla ilgili konular Komitenin şu üyeleri tarafından ele alınır: (i) Group General Counsel and Company Secretary, (ii) Executive Vice President, Human Resources ve (iii) Alternate Company Secretary veya bir başka Komite üyesi. 1.4. İhbar Komitesinin Başkanlığını Group General Counsel and Company Secretary veya onun yokluğunda, Alternate Company Secretary yapar. 1.5. Alternate Company Secretary, İhbar Komitesinin katibidir. 1.6. Yönetim Kurulu Komite üyelerini atayabilir, görevden alabilir veya değiştirebilir. 2. Sorumluluklar Komitenin başlıca sorumlulukları şunlardır: 2.1. Şirketin İhbarcılar konusunda yasal ve ahlaki yükümlülüklerini yerine getirmesini sağlamada Yönetim Kuruluna yardımcı olmak; 2.2. İhbarcıları, görevi kötüye kullanma iddiaları sebebiyle mağdur edilmekten korumak; Amcor Limited www.amcor.com
2.3. İhbar Hizmeti yönetecek bağımsız bir üçüncü taraf görevlendirmek ve denetlemek; 2.4. İhbar Hizmetine bildirilen konuların soruşturmasını, Komitece şikayetin özelliklerine uygun görülecek şekilde koordine etmek; 2.5. Mali işlerle ilgili konularda İhbar Servisine gelen tüm şikayetleri ve Servis tarafından yapılan soruşturmaları Denetim ve Uyum Komitesine bildirmek ve 2.6. İnsan Kaynakları konularında İhbar Servisine gelen tüm şikayetleri ve Servis tarafından yapılan soruşturmaları İnsan Kaynakları Komitesine bildirmek. 3. Yetkiler Yönetim Kurulu, Komiteyi aşağıdaki konularda yetkilendirmiştir: 3.1. Bu Tüzüğün 2. Bölümünde belirtilen yükümlülüklerini yerine getirebilmek için Şirketin ya da iştiraklerinin herhangi bir çalışanından gerekli gördüğü bilgileri almak; 3.2. İhbar Hizmeti işletecek bağımsız bir üçüncü tarafı, uygun görüleceği gibi Şirket hesabına görevlendirmek ve 3.3. Harici yasal veya benzeri profesyonel tavsiye hizmetini, uygun görüleceği gibi Şirket hesabına almak veya görevlendirmek. 4. Toplantılar 4.1. Komite, 2. Bölümde belirtilen yükümlülüklerini yerine getirmek için gerektiği zaman toplanacak ve bütün toplantı çağrıları herhangi bir Komite üyesinin talebi üzerine, Group General Counsel and Company Secretary tarafından yapılacaktır. 4.2. Komite, toplantıyla ilgili tüm Komite üyelerinin görüşmelere katılabilmeleri koşuluyla, Komite üyelerinin fiziksel mevcudiyeti gerekmeden de toplanabilir. 4.3. Komite, uygun olduğunu düşündüğü herkesi Komite toplantılarına davet edebilir. 5. Tutanak ve raporlama 5.1. Komite toplantılarının tutanakları Alternate Company Secretary tarafından tutulur ve Komite Başkanı tarafından onaylanır. Sayfa 2/3
5.2. Komite raporlarını şu birimlere iletir: (a) (b) ilgili komitenin programlanmış ilk toplantısında, mali işlerle ilgili konuları Denetim ve Uyum Komitesine; İnsan Kaynaklarıyla ilgili konuları İnsan Hakları Komitesine. 5.3. Aşağıdaki durumlarda, Komite Başkanı her Komite toplantısından sonra mümkün olan ilk fırsatta Yönetim Kuruluna bilgi verir: (a) (b) kendi değerlendirmelerine göre Yönetim Kurulunun dikkatine sunulması gerekli, önemli bir iddia oluşturan konular ve zaman geçirmeden Yönetim Kurulu onayı ve/veya girişimi gerektiren herhangi bir tavsiye. 6. Bu tüzükle ilgili gözden geçirme veya değerlendirme 6.1. İhbar Komitesi bu Tüzüğü yılda bir ya da gerek gördüğünce gözden geçirir. 6.2. Yönetim Kurulu, bu Tüzüğü zaman zaman, karar yoluyla değiştirir. Nisan 2017 Sayfa 3/3