VFS GLOBAL PVT LTD GİZLİLİK FERAGATNAMESİ Versiyon 1.0
Gizlilik Feragatnamesi Kapsam VFS GLOBAL (bundan böyle VFS Global olarak anılacaktır), tüm dünyada Diplomatik Temsilciliklere dış kaynak hizmeti veren bir Destek Hizmetleri Sağlayıcısı olup, çeşitli kategorilerde yapılan vize, izin ve seyahat belgeleri başvurularını kabul edip ilgili Diplomatik Temsilciliklerin yetkileri çerçevesinde bunlara ilişkin idari ve gayriadli görevleri/işlevleri ifa etme yetkisine sahiptir. Bu başvuruları işlemesi sebebiyle VFS GLOBAL bir veri işlemcisi, ilgili Diplomatik Temsilcilik(ler) de, veri denetçisi olarak kabul edilmektedir. İşbu Gizlilik Politikası, VFS GLOBAL in vize ve izin başvurusunda bulunan bireylere (bundan böyle Başvuru Sahibi olarak anılacaktır) ilişkin kişisel verileri aşağıda belirtilen amaçlarla nasıl derlediğini, kullandığını ve ifşa ettiğini ve ilgili makamların kullanımına sunduğunu açıklamaktadır. Kişisel Verileri derleme, kullanma, ifşa etme amacı Başvuru sahiplerinin, isim, soyadı, resim, adres, doğum tarihi, telefon numarası, pasaport bilgileri, nüfus kayıt örnekleri, gelirleri, vatandaşlık durumları, medeni durumları, istihdam bilgileri, sabıka kayıtları ve eğitimle ilgili geçmişlerine dair bilgiler, vb. gibi çeşitli bilgi ve verileri ibraz etmeleri gerekebilir. Bu bilgiler, ilgili Diplomatik Temsilcilikler/ Devlet kurumları ve/veya ilgili Vize Bürolarının şart koşması halinde başvuru sahiplerinden derlenir. Bu kişisel bilgiler, aşağıdaki amaçlar da dahil fakat bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla vize başvurularının ve/veya taleplerinin işleme konmasını kolaylaştırmak amacıyla derlenebilir, kullanılabilir ve ifşa edilebilir: Çeşitli vize, izin ve seyahat belgeleri vs. kategorilerinde yapılan taleplere dair başvuruların işleme konması ve bunlara ilişkin çeşitli görevlerin/fonksiyonların yerine getirilmesi; Genel olarak vize başvurusunun ibrazı sürecindeki çeşitli sorulara cevap verilmesi; VFS Internal Page 2 of 11
VFS GLOBAL e yapılan başvuruların durumuyla ilgili çeşitli sorulara cevap verilmesi; İlgili Devletin/ Diplomatik Temsilciliğin gereklilikleri uyarınca diğer hizmetlerin sunulması. Kişisel bilgilerin verilmesi gönüllülük esasına dayalıdır. Bununla birlikte kişisel bilgilerin verilmemesi, VFS Global in istenen hizmetleri sunma imkanını kısıtlayabilir veya etkileyebilir. Diplomatik Temsilcilik(ler) tarafından verilen görev ve yetki çerçevesinde VFS GLOBAL, genel olarak vize başvuru sürecini öğrenmek ve/veya kendisi aracılığıyla sunulan vize başvurularının durumunu sorgulamak için çağrı merkezi, elektronik ortamda takip, e-posta vb. gibi çeşitli imkan ve hizmet kanalları sunabilir (kendi adına hareket ederek veya üçüncü şahıs hizmet sağlayıcıları aracılığıyla). Genel vize başvuru sürecine dair sorular; Genel olarak vize başvuru süreciyle ilgili soruları olan kullanıcıların herhangi bir kişisel bilgi vermesine gerek yoktur. İbraz edilen vize başvurularının durumu hakkında sorular; VFS Global aracılığıyla ibraz edilen vize başvurularının durumuna dair sorular soran kullanıcılar, vize, izin veya seyahat belgesi başvurularının durumuna dair güncel bilgileri almak için başvuru referans numaralarını bildirebilirler. Kullanıcılardan, kimlik doğrulaması amacıyla, adlarını veya soyadlarını, doğum tarihlerini, telefon numaralarını, açık adreslerini, e-posta adreslerini veya başvuru tarihlerini veya bunlardan birkaçını vermesi istenebilir. Bununla birlikte vize başvuru sürecine ilişkin sorular soran kullanıcılar, VFS GLOBAL ve/ veya üçüncü şahıs hizmet sağlayıcıları/ satıcıları ile olan e-posta yazışmalarında pasaport numaralarını veya kişisel verilerini istememeli veya açıklamamalıdır. Bunun yerine başvuru referans numarasının kullanılması tavsiye edilir. VFS GLOBAL, kişisel veriler içeren e-postalara cevap vermekle yükümlü değildir. Herhangi bir kişisel verinin açıklanması halinde, bu açıklamaya ilişkin riskler kullanıcılara/ başvuru sahiplerine ait olacak ve VFS GLOBAL, bunların suistimalinden, kötüye kullanımından, vb. olumsuzluklardan hiçbir şekilde sorumlu olmayacaktır. VFS Internal Page 3 of 11
Kalite kontrol amaçları doğrultusunda, kullanıcılarla olan görüşmeler kayda alınabilir. Böyle bir durumda kullanıcı, görüşmenin başlangıcında bu uygulamadan ve uygulamanın amacından haberdar edilecektir. İlgili Diplomatik Temsilcilikte farklı bir gereklilik öngörülmedikçe, bu kayıtlar, görüşme tarihinden 30 gün sonra silinecektir. Mülakat Programı: Bazı Diplomatik Temsilcilikler, başvuru sahiplerinin kişisel mülakata alınmalarını isteyebilirler. Başvuru sahiplerinden mülakatların programlanması amacıyla başvuru referans numaralarını ve/veya soyadı, isim, doğum tarihi, telefon numarası, açık ev adresi, e-posta adresi, başvuru tarihi ve pasaport numarası gibi bilgileri vermeleri istenebilir. Bir mülakat için tarih belirlenirken başvuru sahipleri tarafından verilen ve ibraz edilen tüm bilgiler gerekli formatlara dönüştürüldükten sonra bu başvuruları alma yetkisini haiz ilgili Diplomatik Temsilciliklere iletilir. VFS GLOBAL a yapılan vize başvurularına ilişkin belirli veriler ve bilgiler, halen İngiltere deki (Londra) ve Hindistan daki (Mumbai) veri merkezlerinde saklanmakta/ barındırılmaktadır. Avrupa Birliği dahilindeki başvuru sahiplerinin vize başvurularının işlenmesi için VFS GLOBAL sistemlerinde yer alan veriler, Avrupa Birliği (AB) sınırları dahilinde saklanmaktadır. AB sınırları haricindeki ülkelerden gelen başvurulara ilişkin veriler, ya AB Sınırları içerisinde İngiltere deki (Londra) veri merkezinde veya Hindistan daki (Mumbai) veri merkezinde VFS Global sistemleri bünyesinde saklanabilir. Bu bilgiler, VFS GLOBAL tarafından ilgili Diplomatik Temsilciliklere yönelik çeşitli ödevlerin yerine getirilmesi amacıyla kullanılıp ifşa edilebilir ve VFS GLOBAL in eline geçtiği tarihten itibaren 30 (otuz) gün içerisinde silinir. Bununla birlikte, başvuru sahiplerinin kişisel verilerini içeren bilgilerin/verilerin hiçbiri, yukarıda belirtilen veri merkez(lar)inde saklanmaz. VFS Internal Page 4 of 11
Kişisel Verilerin İfşası: VFS GLOBAL, başvuru sahiplerinin kişisel verilerini ticaret konusu yapmayacak, kiralamayacak veya satmayacaktır. VFS GLOBAL, burada aksi belirtilmedikçe, Kişisel Bilgileri açıklamaz veya başka bir şekilde aktarmaz. Kişisel Bilgiler, sadece hizmet verilmesi ve çeşitli yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla kullanılacaktır. Bununla birlikte, VFS GLOBAL, mahkeme kararlarına, devam etmekte olan adli kovuşturmalara veya VFS GLOBAL e tebliğ edilen yasal, kanuni veya diğer düzenleyici süreçlere riayet etmek veya yasal hak talepleri, cezai tahkikatlar, adli konularda yasal haklarını kullanmak veya savunma yapmak veya suç faaliyetlerinin ve ulusal güvenlikle ilgili konuların önlenmesinde, soruşturulmasında, tespitinde veya takibinde gerekli görülmesi durumunda Kişisel Verileri ifşa edebilir ve paylaşabilir. VFS Global, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) hükümleri uyarınca, bizimle paylaştığınız ve veri işlemcisi sıfatıyla talep ettiğimiz kişisel verilerinizin işleme amacıyla ilgili ve sınırlı olması ve saklanması ve işleneceği amaçlara uygun olması kaydıyla, kayda alınacağını, saklanacağını, tekrar düzenleneceğini, bu bilgileri talep etme yetkisi olan kuruluşlarla paylaşılacağını, KVKK hükümlerinde öngörülen durumlarda yurtiçinde veya yurtdışında üçüncü şahıslara aktarılacağını ve yine KVKK hükümlerinde öngörülen diğer şekillerde tahsis edilip, sınıflandırılıp işleneceğini beyan eder. Hizmet Sağlayıcı Düzenlemeleri: VFS Global, kişisel verileri, kurye hizmetleri, SMS, çağrı merkezi hizmetleri gibi hizmetler sağlayan üçüncü şahıs hizmet sağlayıcılara ifşa edebilir (veya sair şekilde bunların kullanımına sunabilir). Bu üçüncü şahıs hizmet sağlayıcılarına, kendilerine verilen görevleri yerine getirmek için ihtiyaç duydukları bilgiler verilecektir; bu tür hizmet sağlayıcılar, kişisel verileri kendi amaçları doğrultusunda kullanamaz veya ifşa edemezler. Örnek vermek gerekirse, vize başvuru sahibinin kuryeyle teslimatı tercih etmesi halinde, VFS VFS Internal Page 5 of 11
Global, isim, adres, telefon numarası gibi belirli kişisel verileri üçüncü şahıs kurye hizmeti sağlayıcılara açıklayacaktır. Bununla birlikte kişisel veriler, SMS hizmetleri için hizmet sağlayıcılarıyla paylaşılmayacaktır. Bu üçüncü şahıs hizmet sağlayıcılarının da, VFS GLOBAL tarafından öngörülen güvenlik ve gizlilik şartlarına riayet etmesi gerekmektedir. Çerezler Çerezler, kullanıcının VFS Global web sitesini/sitelerini ziyaret ettiğinde kullanıcının sisteminde veya internet bağlantısına sahip araçlarında saklanabilen bilgi dosyaları veya parçalarıdır. VFS Global, çerezleri web sitelerinin kullanımını daha kolay hale getirmek için kullanmaktadır. VFS Global, bu bilgileri kullanarak bir Kullanıcının kimliğini tespit edemez. VFS Global web sitesi, sadece çerezlerin kullanımı vasıtasıyla kullanıma sunulan belirli öğeler ve özellikler içerebilir. Çerezler, web sitesi kullanıcılarına yardımcı olur ve oturumlarının açık kalmasını sağlar. Çerezlerin çoğu oturum çerezleridir ; yani, kullanıcı/ başvuru sahibi web sitesinden ayrıldığı ve oturum sonlandığında web sitesi kullanıcısının sabit diskinden kendiliğinden silinecektir. Bununla birlikte Kalıcı Çerezler, web sitemize yapacağınız birden çok ziyaret sırasında sisteminizde kalmaya devam edecektir. Başvuru sahibi/ web sitesi kullanıcısı, web sitesinin belirli sayfalarında VFS GLOBAL in kontrolünde olmayan, üçüncü şahıslara ait linklerle ilişkili çerezlerle karşılaşabilir. VFS GLOBAL web sitesine giriş yapması üzerine Kullanıcı, çerezlerin VFS GLOBAL tarafından kullanımına rıza göstermiş olacaktır. Kullanıcının çerezlerin kullanımını kabul etmemesi halinde, VFS GLOBAL in web sitelerini VFS Internal Page 6 of 11
kullanmamalıdır. Çerezlerin devre dışı bırakılması, kullanıcının VFS GLOBAL web sitelerindeki deneyimini etkileyebilir. İSTENMEYEN E-POSTALAR VFS GLOBAL istenmeyen e-postalara kesinlikle tolerans göstermez. VFS GLOBAL web siteleri ve/veya iletişim araçları, VFS GLOBAL kullanıcı sözleşmesinin kayıt ve şartlarını ihlal edecek nitelikte istenmeyen e- postalar veya diğer türlü içerik göndermek için kullanılamaz. VFS GLOBAL, mesajları göndermeden önce filtrelemekte ve gönderilmelerinden önce tarayarak virüs, diğer yasadışı veya yasak içerik olup olmadığını taramaktadır. İstenmeyen veya kimliğin gizlendiği e-postalarla ilgili sorunları VFS GLOBAL e bildirmek için communications@vfsglobal.com adresine e- posta göndermenizi rica ederiz. VFS GLOBAL, kendisi tarafından veya kendisine gönderilen çeşitli formatlardaki e-postaları daimi bir şekilde saklamaz. VFS GLOBAL, üçüncü şahıslara e-posta adresleri satmaz veya kiralamaz. Kullanıcıların, VFS GLOBAL in web sitesini veya sitedeki içerikleri değiştirmelerine, silmelerine, bunlara eklemelerde bulunmalarına, izinsiz erişmelerine, bunları suistimal etmelerine veya kötü kullanmalarına izin verilmez veya bunları yapmaları beklenmez. Güvenlik VFS GLOBAL, kendi emanetinde ve kontrolünde bulunan kişisel verilerin korunmasına yardımcı olmak üzere tasarlanmış önlemler uygulamaktadır. VFS GLOBAL, bünyesinde ve kontrolünde bulunan kişisel verileri korumak gayesiyle makul idari, teknik, fiziki veya kurumsal önlemler uygulamaktadır. Bununla birlikte VFS GLOBAL, yetkisiz kişilerin izinsiz erişimlerinden, kullanımlarından, değişikliklerinden, tahrip ettikleri VFS Internal Page 7 of 11
verilerden veya verilerin yetkisiz kişilerin eline geçmesinden dolayı sorumlu tutulamaz. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası. Başvuru sahiplerinden alınan başvuru paketleri, VFS GLOBAL tarafından saklanmaz veya çoğaltılmaz. İlgili Diplomatik Temsilcilik tarafından aksi öngörülmedikçe, kişisel verileri içeren her türlü kağıt, çıktı, form veya diğer kayıtlar, pasaportun başvuru sahibine verilmesinden sonra otuz (30) gün içerisinde güvenli bir kağıt imha makinesinden geçirilerek imha edilir. Başvuru sahiplerinin başvuru durumlarını takip etmek üzere VFS GLOBAL ile irtibata geçmeleri halinde yardımcı olmak amacıyla, Başvuru sahiplerinin kişisel verileri, pasaportun ve/ veya evrakların Başvuru sahibinde iade edilmesinden sonra en fazla otuz (30) gün süreyle veya ilgili Devletin/Diplomatik Temsilciliğin öngördüğü başka bir süreyle elektronik ortamda saklanabilir. VFS Global, kişisel verileri, bu verileri saklamak için kullanılan ekipman veya cihazlarda güvenli olarak imha veya bertaraf eder. Kişisel verilerin saklanması için kullanılan ekipman veya cihazların elden çıkarılmasında (örneğin dosya dolapları, bilgisayarlar, disketler ve ses kasetleri), VFS GLOBAL, yetkisiz tarafların erişimini önlemek amacıyla, saklanmakta olan verilerin silinmesi veya imhası gibi uygun önlemleri alır. Yasal VFS GLOBAL ve üçüncü şahıs hizmet sağlayıcıları/ tedarikçileri, kanuna/ mahkeme emirlerine muhalefet nedeniyle düzenlenen herhangi bir arama emri veya yasal olarak geçerli diğer sorgulama belgelerine ve/veya tahkikat merciine cevaben veya uygulanacak hukuk uyarınca gereken veya izin verilen başka bir şekilde kişisel verileri açıklayabilir. VFS Global, VFS Internal Page 8 of 11
yasal hak taleplerinin sunulması, uygulanması veya bunlara karşı savunma yapılması amacıyla veya hukukun izin verdiği diğer şekillerde gerekli olması halinde kişisel bilgileri ifşa edebilir. Üçüncü Şahıs Linkleri VFS Global web sitesinde, VFS Global in sahibi olmadığı veya işletmediği çeşitli ürünleri ve/veya hizmetleri tanıtmaya yönelik başka sitelere/üçüncü şahıslara ait sitelere yönelik linkler yer alabilir. Söz konusu web sitelerine yönlendiren bu linkler, ücretli reklam niteliğindedir ve VFS GLOBAL tarafından doğrulanmamıştır. Bu linklere erişim tercihe bağlı olup linkler söz konusu sitelere kolay erişim amacıyla verilmiştir ve VFS GLOBAL in söz konusu üçüncü şahıs web sitelerinin herhangi birini onayladığını veya bunlarla ilişkisi olduğunu göstermez. Kullanıcılardan bu web sitelerinde işlem yaparken ihtiyatlı davranmaları talep edilir ve VFS GLOBAL, yöneticileri, çalışanları ve acenteleri, üçüncü şahıs web siteleriyle veya bu sitelerdeki bilgilerle ilgili hiçbir sorumluluk veya yükümlülük üstlenmez. Link verilen bu web sitelerinin kendilerine ait bağımsız ve ayrı gizlilik beyan, politika ve kullanım şartları bulunmaktadır. Kullanıcıların bunları titiz bir şekilde incelemeleri tavsiye edilir. VFS GLOBAL, üçüncü şahıslara ait bu web siteleri üzerinde kontrol sahibi değildir ve bu nedenle bunların kişisel verilere ilişkin uygulamalarından dolayı hiçbir sorumluluk veya yükümlülük üstlenmez. Kişisel Veriler Kişisel verilerin verilmesinin gönüllü bir süreç olduğuna dikkat ediniz. Kişisel bilgilerini açıklayan başvuru sahiplerinin/kullanıcıların işbu Gizlilik Politikasını okuyup anladıkları ve işbu Gizlilik Politikasında belirtildiği şekilde kişisel bilgilerinin kullanımına ve ifşasına izin verdiği kabul edilir. Başvuru sahipleri/kullanıcılar, bu bilgilerin VFS GLOBAL tarafından VFS Internal Page 9 of 11
Diplomatik Temsilciliklere/ Devlete/ veya ilgili Vize Bürolarına veya sair üçüncü şahıslara ifşasından önce bu izni iptal etme hakkına sahiptir. Başvuru sahibi/ sahipleri, kendileri tarafından verilen kişisel veriler üzerinde hak sahibidir. Kullanıcılar, Bize Ulaşın sayfasında belirtilen bilgi e-posta adresine, konu kısmına Veri Sahibi Erişim Talebi yazan bir e- posta göndermek suretiyle kişisel bilgilerine erişmeyi yazılı olarak talep edebilirler. Bu talep, veri denetçisi olarak hareket eden ilgili Devlet kurumlarına/diplomatik Temsilciliklere gönderilecektir ve ilgili kurumlardan/ Temsilciliklerden gelen talimatlara göre VFS GLOBAL gereken diğer işlemleri yerine getirecektir. VFS Global, başvuru sahibi tarafından verilen bilgilerin doğruluğunu veya kesin olup olmadığını tespit etmekle sorumlu değildir. VFS GLOBAL e verilen bilgilerin eksiksiz, doğru ve güncel olmasını sağlama sorumluluğu Başvuru sahibine aittir. İşbu Gizlilik Politikasındaki Değişiklikler İşbu Gizlilik Politikasının zaman içinde güncellenebileceğini ve Kullanıcıların/ Başvuru Sahiplerinin en son gizlilik beyanına erişmek üzere VFS GLOBAL web sitesini düzenli olarak ziyaret etmeleri gerektiğini bildirmek isteriz. Bize Ulaşın Bu Gizlilik Politikasına veya burada yer alan uygulamalara dair sorularınız olması halinde ve daha fazla bilgi edinmek için vfsprivacy@vfsglobal.com adresine yazınız. Sorularınız VFS Internal Page 10 of 11
Gizlilik Politikasına ilişkin sorularınız için lütfen privacyofficer@vfsglobal.com adresine e-posta gönderiniz. VFS Internal Page 11 of 11