Genel Bilgiler IEEE Bilkent Öğrenci Kolu Tüzüğü Madde 1 Madde 2 Kulübün ismi IEEE Bilkent Öğrenci Kolu Topluluğu dur. IEEE Bilkent Kulübü IEEE 8. Bölge ye (Region 8) ve Türkiye Şubesi ne bağlı bir öğrenci kolu olarak IEEE çatısı altında, Bilkent Üniversitesi öğrenci kulüplerinden biri olarak da Bilkent Üniversitesi Öğrenci Konseyi çatısı altında faaliyetlerini sürdürür. Bu anlamda hem uluslararası IEEE meslek örgütüne hem de Öğrenci Konseyi ne bağlıdır. Madde 3 Kulüp aynı zamanda IEEE Bilkent Öğrenci Kolu adıyla anılır. Misyon (Hedef ve Amaçlar) Madde 4 IEEE nin misyonu, elektronik ve bilgi teknolojilerinde ve bilimlerde mühendisliğin yaratma, geliştirme, paylaşma ve bilgiyi uygulama süreçlerini insanlığın ve mesleğin yararı için güçlendirmektir. IEEE Bilkent Kulübü bu misyonu benimser.
Madde 5 Kulübün kurulma amaçları şunlardır: a. Bütün mühendislik ve pozitif bilim dallarına ve teknolojiyle ilgilenen herkese hitap eden bir topluluk olmak. b. Üniversite öğrencilerinin, dünyanın en büyük meslek kuruluşu olan IEEE nin olanaklarından yararlanmasını sağlamak. c. Türkiye çapında mühendisliklerin tanıtımını gerçekleştirmek. d. Bilkent Üniversitesinde ve bulunduğu yerel çevrede teknoloji, bilim ve mühendisliğin gelişimini sağlamak. e. Gerçekleştirdiği teknik çalışmalar ile üyelerinin teknik ve akademik anlamda gelişimlerini sağlamak. f. Yurtdışı ve yurtiçi bağlantılarını kullanarak, bulunduğu bölgedeki öğrencileri kariyer olanakları konusunda bilgilendirmek. g. Kulüp üyelerinin akademik ve mesleki alanda gelişimlerine katkıda bulunarak onların bilgi, beceri, deneyim ve donanım kazanmalarına yardımcı olmak. h. Kulüp üyeleri için eğlenceli ve paylaşımcı ortam ve etkinlikler sunarak onların sosyal ve kültürel gelişimlerine katkıda bulunmak. i. Bilkent Üniversitesine, kulübün üye olduğu öğrenci birliklerine, ülkemizdeki ve yurtdışındaki üniversite öğrencilerine olumlu değer katmak. Vizyon (Görüş ve İlkeler)
Madde 6 Üyelik Madde 7 IEEE Bilkent Kulübü nün ilkeleri şunlardır: a. Katılımcılık: Bütün üyelerin katkıda bulunabileceği, dikey hiyerarşiye gereğinden fazla ağırlık vermeyen bir yapıyı ifade eder. b. Yenilikçilik: Yaptığı bütün etkinlik ve projelerde bir yenilik arayışı içinde olmayı ve ortaya çıkardığı her ürüne bir orijinallik katmayı ifade eder. c. Eşitlik: Kulüp içinde çalışan bütün gönüllülerin eşit haklara sahip olduğu ve saygı gördüğü bir yapıyı ifade eder. d. Paylaşımcılık: Yapılan bütün çalışmaların kulüp üyelerinin tamamı ve Bilkent Üniversitesi genelinin erişimine açık olduğu, ortaya çıkarılan ürünlerin paylaşılması konusunda herhangi bir bencillik gütmeyen bir anlayışı ifade eder. e. Şeffaflık: Bütün toplantı ve görüşmelerin raporlandığı, tutanakların kulüp üyelerinin erişimine açık olduğu, kurumsal dokümanların oluşturulması ve kurumsal anlaşmaların yürütülmesinde herhangi bir gizlilik güdülmeyen bir yapıyı ifade eder. f. Gönüllülük: Bütün üyelerin kendi istekleriyle içinde bulundukları bir yapılanmayı ifade eder. g. Sorumluluk: Bütün üyelerin bir şekilde sorumluluk aldığı ve kendisini büyük bir bütünün özverili bir parçası olarak gördüğü bir yapılanmayı ifade eder. Teknolojiye ilgi duyan, kendini akademik, teknik ve sosyal alanda geliştirmek isteyen ve Bilkent Üniversitesi öğrencisi olan herkes kulübe üye olabilir. İdari Yapılanma Madde 8 Madde 9 Madde 10 IEEE Bilkent Öğrenci Kolu yapılanmasında bir yönetim kurulu ve bir idari kurul mevcuttur. Yönetim kurulu ve idari kurul birlikte Genel Kurul olarak anılır. Genel kurul, sene başında belirlenen bir tarihe göre her ay toplanır. Kulüp etkinlikleri komiteler ve etkinlik/proje grupları ile yürütülür. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu bünyesindeki komiteler ve etkinlik/proje grupları şunlardır: a. Robotik ve Otomasyon Topluluğu: Elektrik-elektronik projeleri, teknik atölyeler, seminer ve geziler gerçekleştirir. Robot çalışmalarını yürütür (örn. Çizgi izleyen robot, sumo robot).
b. Tasarım Komitesi: Kulübün tanıtım stratejilerini belirler ve tanıtım materyallerini hazırlar. c. Kurumsal İlişkiler Komitesi: Kurumsal ortaklık ve sponsorluk ilişkilerini yürütür, izlenecek kurumsal stratejileri belirler. Cebit gezisinin organizasyonundan sorumludur. d. WIE (Woman In Engineering) Komitesi: Mühendislik alanındaki kadınların desteklenmesiyle ilgili çalışmalar yürütür. İş te Kadın panellerinden sorumludur. e. Kariyer ve Staj Planlama Komitesi: Kariyer gelişimine yönelik etkinlikler yürütür, staj imkanlarını arttırmak ve duyurmak için çalışır. GRC (Graduate Research Conference) etkinliğinin düzenlenmesinden sorumludur. f. Computer Society (Bilgisayar Topluluğu): Komite başkanı IEEE nin alt kolu olan Computer Society başkanlığını yürütür. Bu komitenin başkanı gerçekleştirilen etkinliklerin düzenlenmesinden ve denetlenmesinden sorumludur. Komitenin amacı bilişim teknolojileri ile ilgili eğitimler ve seminerler gerçekleştirmektir. g. Tanıtım ve Reklam ve Halkla İlişkiler Komitesi: IEEE Bilkent Öğrenci Kolu nu ve IEEE yi yazılı, görsel ve sosyal medyada tanıtmakla yükümlüdür. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu nun oryantasyon sırasında yaptığı faaliyetlerden sorumludur. IEEE üyelikleri için açılacak standlarla ilgilenir. Usta-çırak projesini yürütür. h. Sosyal Organizasyonlar Komitesi: Üyelerin sosyal yönden kaynaşmasını sağlayacak olan faaliyetler gerçekleştirir. i. WebTeam (Web Takımı): İnternet siteleri ve mail gruplarını denetler, güncel tutar ve düzenler. j. Teknoloji101 Koordinatörlüğü: IEEE Bilkent Öğrenci Kolu nun düzenli olarak yayınladığı Teknoloji101 e-dergisinin editörlüğünü üstlenir. Teknoloji101 e düzenli olarak yazı yazabilecek kişileri bulmakla yükümlüdür. k. Üniversiteye Doğru Koordinatörlüğü: Türkiye'nin farklı şehirlerindeki liselerden gelen öğrencilere mühendisliği tanıtmayı amaçlayan Üniversiteye Doğru etkinliğinden sorumludur. Yönetim Kurulu
Madde 11 Madde 12 Madde 13 Madde 14 Madde 15 IEEE Bilkent Öğrenci Kolu Yönetim Kurulu; Başkan, 2 adet Başkan Yardımcısı, Sekreter, Saymandan oluşur. Yönetim Kurulu üyeleri, IEEE resmî üyesi olmak zorundadır. Yönetim Kurulu Başkanı nın görevleri şunlardır: a. IEEE Merkezi, 8. Bölge ve Türkiye Şubesi yönetimlerine direk bağlı olup mercilere karşı IEEE Bilkent Öğrenci Kolu'nu resmî olarak temsil eden kişidir. b. Akademik danışman ve Öğrenci Konseyi'ne kol hakkında gerekli bilgileri vermekle yükümlüdür. c. Bağlı olunan birimlere düzenli olarak raporlama yapar. d. Kol bazında alınan kararlarda son söz yetkisine sahiptir. e. Kol adına yapılacak önemli yazışmalarda (dilekçe vb.) imzası gerekmektedir. Yönetim Kurulu Başkanı nın görev süresi 1 yıl ile sınırlıdır. Başkan yardımcılarının görevleri şunlardır: a. Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısının birincil görevi Yönetim Kurulu adına Komite ve Etkinlik/Proje Koordinatörlerini düzenlemek ve denetlemektir. b. Yönetim Kurulu Başkanı nın olmadığı durumlarda bütün yetki ve görevlerini üstlenerek eş başkanlık yapar. c. Komite ve Etkinlik/Proje Koordinatörlerinin görev takibini yapmak ve onlara kılavuzluk etmekle yükümlüdür. d. Etkinliklerin birebir koordinasyonundan sorumludur. e. Yönetim Kurulu Sekreteri ve Saymanı ile beraber başvurulacak ödüllere başvurur.
Madde 16 Madde 17 Madde 18 Madde 19 Sekreterin görevleri şunlardır: a. Yönetim Kurulu toplantı tutanaklarını tutar. b. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu'nun IEEE'ye göndereceği yıllık plan ve yıllık raporunun hazırlanarak uygun tarihlerde ilgililere gönderilmesinden sorumludur. c. Etkinlik arşivlerinin oluşturulmasından, saklanmasından ve paylaşımının takip edilmesinden sorumludur. Koordinatörlerin düzenledikleri etkinlikleri raporlamasını ister, bunları bir arşiv haline getirir. d. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu ile ilgili bütün resmi yazışmaları yapmaktan sorumludur. e. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu'nun bütün resmi evrakının takibinden ve saklanmasından sorumludur. f. Etkinlik takvimlerini tutanak halinde tutar. g. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu'nun Bilkent Üniversitesi ile olan yazışma ve benzeri işlerinden sorumludur. Saymanın görevleri şunlardır: a. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu nun banka hesaplarının, gelir ve giderlerinin takibinden sorumludur. b. Kurumsal Koordinatör ile birlikte çalışarak sponsorluk gelirlerinin yazılı hale getirilip Yönetim Kurulu nun bilgisine sunulmasını sağlar. c. Üyelik gelirlerinin uygun banka hesaplarına yatması konusunda Halkla İlişkiler Koordinatörü ile birlikte çalışır. d. Harcamaları haftalık fatura ve fişlerle toparlayıp, öğrenci konseyinden her hafta tahsilâtından sorumludur. e. Uluslararası IEEE üyeliklerinin gerçekleştirilmesini ve yenilenmesini sağlar. Bu işlem sırasındaki para akışından sorumludur. Genel Kurul ve Yönetim Kurulu toplantılarına kulüp başkanı ya da başkanın atadığı kişi başkanlık eder. Yönetim Kurulu, kararlarından ve icraatlarından dolayı Genel Kurul a karşı sorumludur.
Madde 20 Yönetim Kurulu kendi yapılanmasını Genel Kurul un oyuna sunmadan değiştirme hakkında sahiptir. Bunun için Yönetim Kurulu üyelerinin sayısının üçte ikisinin (salt çoğunluk) onayı gerekmektedir. İdari Kurul Madde 21 Madde 22 İdari Kurul üyeleri, IEEE resmî üyesi olmak zorundadır. Robotik ve Otomasyon Topluluğu Başkanı nın görevleri şunlardır: a. Bilkent Üniversitesi Yönetimi, IEEE Türkiye Şubesi ve IEEE Bilkent Yönetim Kurulu na karşı Teknik Komite nin çalışmalarını temsil eder. b. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu tarafından tasarlanan ve üretilen bütün teknik projeleri denetler, destekler ve tanıtır. c. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu için yeni teknik proje sahaları oluşturur, bu konuda araştırmalar yapar. d. Teknik geziler ve atölye çalışmaları için gerekli iletişimi sağlar, ayarlamaları yapar. e. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu nun senelik teknik takviminin çıkarılmasını sağlar, bu süreçte teknik içerikli katılınacak olan etkinlikleri önceden belirler. f. Teknik Komite çalışanlarını IEEE çatısı altında gerçekleştirilen proje ve teknik içerikli etkinliklerden haberdar eder. Madde 23 Tasarım Koordinatörü nün görevleri şunlardır: a. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu nun bütün görsel tanıtım materyallerinin tasarlanmasından (afiş, broşür, logo, branda gibi) sorumludur. b. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu Web sitesi için gerçekleştirilecek görsel materyallerin tasarımından sorumludur. c. Etkinlik web sitelerinin görsellerinden sorumludur. d. Tasarım teknolojileri ile ilgili eğitimler vermekle yükümlüdür.
Madde 24 Kurumsal İlişkiler Koordinatörü nün görevleri şunlardır: a. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu nun kurumsal ilişkilerinin düzenlenip denetlenmesinden, ortaklık ve sponsorluk anlaşmalarının takibinden sorumludur. b. Sponsorluk gelirlerinin raporlanması konusunda Sayman ile birlikte çalışır. c. Kurumsal tanıtım ve teklif dokümanlarının etkinlik koordinatörleriyle birlikte hazırlanmasından sorumludur. d. Kolun sene içindeki kurumsal stratejisini belirler. Yaptığı araştırmalardan elde ettiği verilere dayanarak hangi sektörlere yönelinmesi gerektiğini ve hangi firmaların IEEE Bilkent Öğrenci Kolu na uygun servis ve olanakları olduğunu ortaya çıkarır. e. Kol kontaklarını genişletip güçlendirmeye çalışır. f. Kendinden sonraki yönetimlere ışık tutmak üzere bir kurumsal kontak veritabanı oluşturur ya da böyle bir veritabanı varsa düzenli olarak günceller. g. Bilkent Üniversitesi Güz dönemi başlamadan etkinlik koordinatörleriyle birlikte sponsorluk ve etkinlik tanıtım dosyaları hazırlar. h. Sponsorluk gezilerinin düzenlenmesinden sorumludur. i. Koordinatörlerin desteğiyle etkinlik sponsorluklarını ayarlamakla yükümlüdür. Madde 25 WIE (Women in Engineering) Koordinatörü nün görevleri şunlardır: a. İş te Kadın panellerinin organize edilmesinden sorumlu kişidir. b. Okul genelinde düzenlenen paneller, söyleşiler ve sunumlarla kızların mühendislik alanına olan ilgisini arttırır. c. Özellikle Üniversiteye Doğru gibi üniversite öncesi etkinliklerde yer alır ve liselerde düzenlenen seminerlerde kız öğrencileri mühendisliğe özendirir. d. Üniversite dışında Mühendislik alanındaki başarılı kadın mühendislerle röportajlar gerçekleştirip, okul geneline duyurulan Teknoloji-101 e-bültenine içerik sağlar. e. Komitenin işleyişine ve ihtiyacına göre komite yapılanmasını oluşturur düzenler.
Madde 26 Üniversiteye Doğru Koordinatörü nün görevleri şunlardır: a. Üniversiteye Doğru organizasyonunun genel koordinasyonundan sorumludur. b. Üniversiteye Doğru ekibinin oluşturulmasından ve takibinden sorumludur. Madde 27 Webmaster ın görevleri şunlardır: a. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu nun ve kol tarafından düzenlenen etkinliklerin internet sitelerinin tasarımını yapar, yazılımlarını oluşturur. b. Ulusal ve uluslar arası düzeydeki internet sitesi yarışmalarına katılım sağlar. c. İnternet sitelerinin güncel tutulmasından sorumludur. d. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu tarafından kullanılan bütün e-posta gruplarının kontrolünden, güncellenmesinden ve oluşturulmasından sorumludur. e. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu nun internet üzerindeki altyapısını sağlamlaştırmak için yeni fikirler geliştirir, fırsatların tanıtımlarını yapar.
Madde 28 Tanıtım, Reklam ve Halkla İlişkiler Koordinatörü nün görevleri şunlardır: a. Yazılı (Bilnews vb), görsel ve sosyal medyada (Facebook, Twitter gibi) etkinliklerin duyurulması ve tanıtılmasından sorumludur. b. Sosyal ağlar üzerinden (SBTR, ITKK, BAIS, Üniaktivite vb.) etkinliklerin duyurulması ve takibinden sorumludur. c. Etkinliklerin tanıtımlarının ve reklamlarının gerçekleştirilmesinden sorumludur. d. Etkinliklerin basın bültenlerinin hazırlanmasından sorumludur. e. Basın-yayın kuruluşlarıyla sürekli irtibat halindedir. f. Etkinlik görsellerinin basılıp, hazır hale getirilmesinden sorumludur. g. Kurumsal İlişkiler Koordinatörü ile birlikte çalışarak kolun İletişim Sponsorlarını belirler. h. Tasarım Komitesi ve Halkla İlişkiler Koordinatörü ile birlikte çalışarak kolun tanıtım ve reklam politikasını belirler. i. IEEE'nin ve IEEE Bilkent'nin geniş kitlelere tanıtılması için çalışmalar yürütür. j. Usta - Çırak Projesi, oryantasyon ve stant organizasyonundan sorumludur. k. Uluslar arası IEEE üyeliğinin tanıtımından sorumludur. Ayrıca üye olmak isteyen kişilerin bilgilerinin alınması ve saymana iletilmesi sürecini takip etmekle yükümlüdür.
Madde 29 Kariyer ve Staj Komitesi Koordinatörü nün görevleri şunlardır: a. Kariyer yönlendirme konulu seminerler düzenleyerek Bilkent Üniversitesi öğrencilerinin kariyer konusunda bilinçlenmelerine katkıda bulunur. b. Bu konuda araştırmalar yapar ve e-posta yoluyla IEEE Bilkent Öğrenci Kolu üyelerine kariyer ve staj fırsatları hakkında düzenli bilgilendirme yapar. c. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu tarafından yapılması planlanan bütün kariyer odaklı etkinlikleri koordine eder. Gelenekselleşmiş olan Kariyer Forum etkinliğini yürütür. d. GRC (Graduate Research Conference) ekibinin oluşturulmasından ve etkinliğinin gerçekleştirilmesinden sorumludur. e. GRC için Elektrik-Elektronik Bölümü ile iletişime geçecek kişidir. f. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu için bir CV veritabanı oluşturur, var olan veritabanını günceller ve bu veritabanını uygun şirketlerle belirli koşullar altında paylaşarak kol üyeleri için staj ve iş imkanları yaratmaya çalışır. Madde 30 Madde 31 Sosyal Organizasyonlar Koordinatörü nün görevleri şunlardır: a. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu aktif kadrosu içindeki kaynaşmayı, kolun Bilkent Üniversitesi genelinde tanıtımını ve çevre kollarla olan ilişkilerini geliştirmesini sağlayacak sosyal etkinlikler düzenlemekle yükümlüdür. b. Sene içinde en az 5 sosyal etkinlik düzenlemesi gerekmektedir. c. Sosyal sorumluluk projelerinden sorumludur. d. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu nun diğer öğrenci kulüpleriyle yakın ilişkiler kurmasını sağlamak için düzenlenebilecek olan etkinlikleri belirler. e. Yeni ve yaratıcı sosyal etkinlik fikirleri geliştirir. Computer Society Başkanı nın görevleri şunlardır: a. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu'nun alt grubu olan Computer Society'nin başkanlığını yürütür. b. Computer Society Yönetim Kurulu ndan sorumlu kişidir. c. Bilişim teknolojileri ile ilgili seminerler ve eğitimler düzenlemekle yükümlüdür. d. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu Yönetim Kurulu'na etkinlikler hakkında raporlama gerçekleştirir.
Madde 32 Teknoloji101 Koordinatörü nün görevleri şunlardır: a. Teknoloji101 e-dergisinin güncel tutulmasından sorumlu kişidir. b. Teknoloji101 ekibinin oluşturulmasından ve bu ekibin koordinasyonundan sorumludur. c. Teknoloji101 görevlilerin denetlenmesini ve tecrübe aktarımı ile bu kişilerin deneyim edinmesini sağlamaktır. Kullandığı İletişim Platformları: Madde 33 Madde 34 Madde 35 Madde 36 IEEE Bilkent Kulübü nün internet sitesi ieee.bilkent.edu.tr dir. Genel Kurul un gerekli gördüğü hallerde diğer internet adresleri de buraya yönlendirilebilir. Kulüp aşağıdaki e-posta gruplarını kullanır: bilkentieee@googlegroups.com (Genel duyuru grubu) bilkentieeeik@googlegroups.com (Genel Kurul) bilkentieee-ud##@googlegroups.com (Üniversiteye Doğru ekibi, ## etkinliğin yapılacağı yılı ifade etmektedir.) bilkentieee-cs@googlegroups.com (Computer Society) bilkentieee-wie@googlegroups.com (Women In Engineering komitesi) bilkentieee-tech101@googlegroups.com (Teknoloji101 ekibi) bilkentieee-webteam@googlegroups.com (WebTeam) E-posta grupları, grup üyelerinin her türlü konuda internet üzerinden bilgi ve görüş alışverişi yapabilecekleri, iletişim portallarıdır. Özel olarak, Madde 8'de belirtilen Genel Kurul mail grubu yalnızca Genel Kurul üyelerine ve Yönetim Kurulu tarafından uygun görülen kişilere açıktır. Gerekli görülen hallerde etkinlik ve projeler için ayrı mail grupları açılabilir. Bu grupların moderatörlüğünü ilgili etkinlik/proje koordinatörü ve/veya Yönetim Kurulu ndan bir kişi üstlenir. Genel Seçimler Madde 37 Genel seçimler, IEEE Bilkent Öğrenci Kolu Seçim Yönetmeliği ne uygun olarak gerçekleştirilir.
Madde 38 Her sene yapılan genel seçimlerle yeni Genel Kurul, Genel Kurul un işlevlerini oy çokluğuyla devralır. Görev Değişiklikleri Madde 39 Herhangi bir etkinlik, proje koordinatörünün veya Genel Kurul üyesinin görevini bırakması halinde yerine Genel Kurul içerisinde oylama yolu ile bir dahaki seçim dönemine kadar bir görevli seçilir. Görevlinin Genel Kurul üyesi olması zorunlu değildir. Madde 40 Üyelikler Bir Genel Kurul üyesi tüzükte tanımlanan görevlerini yerine getirmediğinde Genel Kurul içerisinde güven oylaması yapılır. Genel Kurul içinden biri görevini yapmayan kişi hakkında güven oylaması önergesini başkan ve başkan yardımcılarına sunar. Başkan ve başkan yardımcıları durumu kendi içerisinde görüşüp kabul ederse görevini yapmayan Genel Kurul üyesi, Genel Kurul un güvenoyuna tabi tutulur. Oylamada oy çoğunluğu tarafından yetersiz bulunan Genel Kurul üyesinden yazılı mazeret alınır. Aynı durum tekrarlanırsa, yetersiz bulunan Genel Kurul üyesinin görevi bıraktığı varsayılarak Madde 39 uygulamaya konulur. Madde 41 a IEEE Bilkent Öğrenci Kolu tarafından belirli bir akademik yıl içerisinde düzenlenen etkinlik ve toplantıların en az ikisine katılmış ve her dönem en az bir veya bahar dönemi en az iki etkinliğin organizasyonunda görev almış olan Bilkent Üniversitesi öğrencisi o yılın aktif kulüp üyesi olarak anılır. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu nda bir önceki yıl Genel Kurul üyeliği yapmış öğrenciler bu koşula bakılmaksızın aktif üye olarak anılır. b Madde 41.a, 2016-2017 dönemi itibariyle yürürlüğe girecek olup 2015-2016 döneminde en az bir etkinlikte görev almış olmak en az iki etkinlik veya topalntıya katılmış olmak aktif üye olarak anılmak için yeterli olacaktır.
Bütçe Madde 42 Kulübün bütçesi a. Öğrenci Konseyi nin verdiği bütçeden b. Sponsorluk gelirlerinden oluşur. Tüzük ve Seçim Yönetmeliği Madde 43 Madde 44 Madde 45 IEEE Bilkent Öğrenci Kolu Tüzüğü ve Seçim Yönetmeliği, biri güz dönemi sonunda diğeri devir teslim töreninden önce olmak üzere yapılabilecek iki toplantı ile değiştirilebilir. Güz dönemi toplantısında oy birliğiyle alınan kararlar, Bahar dönemi toplantısında ise oy çokluğuyla alınan kararlar yürürlüğe girer. IEEE Bilkent Öğrenci Kolu Tüzüğü ve/veya Seçim Yönetmeliği'nin ne yapılması gerektiğini açıkça belirtmediği hâllerde; Yönetim Kurulu başkanı, kolun menfaatini ve geçmiş uygulamaları göz önünde bulundurarak, karar verme yetkisine sahiptir. İş bu tüzükteki 43. ve 44. maddeler değiştirilemez, değiştirilmesi teklif dahi edilemez. İletişim adresleri: Adres: Bilkent Üniversitesi Mühendislik Fakültesi, Elektrik ve Elektronik Mühendisliği Bölümü EE217 06800 Bilkent / ANKARA Telefon: 0312 290 20 93 Belgegeçer (Faks) : 0312 266 41 92 E-Posta: ieee@bilkent.edu.tr Bu tüzük 08.04.2016 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir.
IEEE Bilkent Öğrenci Kolu Seçim Yönetmeliği Amaç ve Kapsam Madde 1 Madde 2 Bu yönetmeliğin amacı, IEEE Bilkent Öğrenci Kolu nun sağlıklı seçim süreçleri yaşamasını ve seçimlerde göreve getirilecek olan kişilerin bir demokrasi ortamında belirlenmesini sağlamaktır. Bu yönetmelik IEEE Bilkent Öğrenci Kolu'nun mevcut akademik yıldaki aktif üyelerini kapsar. Genel Hükümler Madde 3 Madde 4 Madde 5 IEEE Bilkent Öğrenci Kolu Tüzüğü nde listelenen Genel Kurul pozisyonlarına genel seçimler ile görevliler getirilir. Görevlendirmelerde kişilerin gönüllülüğü esastır. Hiç kimse bir göreve zorla getirilemez. Bir kişi aynı yıl içinde IEEE Bilkent İdari ve Yönetim Kurulu yapılanmasında birden fazla göreve adaylığını koyamaz. Seçim Komitesi Madde 6 Madde 7 Seçim Komitesi seçim uygulamalarını düzenler ve denetler. Seçim Komitesi, Yönetim Kurulu Başkanı ve Genel Kurul içerisinden seçime girmeyecek 2 kişiden oluşur. Görevleri, seçim sürecinin tarafsız olarak başarı ile sonlandırılması ve adayların davranışlarının kontrol altına alınmasıdır. Eğer bir aday kulübe zarar verecek açıklamalarda bulunursa adaylığı Seçim Kurulu tarafından gözden geçirilebilecektir.
Madde 8 Seçim Komitesi Başkanı, bir sonraki akademik yılda herhangi bir göreve aday olmayacağını açıklaması durumunda Yönetim Kurulu Başkanı'dır. Aksi takdirde Yönetim Kurulu ve İdari Kurul kendi içinden bir sonraki sene herhangi bir göreve adaylığını koymayacak birini Seçim Komitesi Başkanı olarak göreve getirir. Seçim Takvimi Madde 9 Madde 10 Madde 11 IEEE Bilkent Genel Seçimleri yılda bir kere Nisan veya Mayıs ayı içerisinde gerçekleşir. Tam seçim tarihi Seçim Komitesi tarafından belirlenir. Adaylıklar seçim tarihinden en az bir (1) hafta önce başlayıp en fazla dört (4) gün önce biter. Adaylar ve Adaylıklar Madde 12 Madde 13 Madde 14 Yönetim Kurulu Başkanlığı, Başkan Yardımcılığı ve Sayman adaylığı için bir önceki dönemin Yönetim Kurulu üyesi olma şartı aranır. Yalnızca Sayman adaylığı seçim tarihinden daha önce Genel Kurul a sunulur. Eğer Genel Kurul içerisinden bir aday çıkmazsa normal seçim prosedürü uygulanır ve yeni Sayman ın belirlenmesi için bir önceki dönemin Genel Kurulu nda üye olma şartı kaldırılır. Yönetim Kurulu Başkanlığı, Başkan Yardımcılığı ve Saymanlığı dışında kalan pozisyonlara aday olabilmek için IEEE Bilkent Öğrenci Kolu nda aktif üye olarak çalışma ve IEEE üyesi olma şartı aranır. Aktif üyeliğin detayları "IEEE Bilkent Öğrenci Kolu Tüzüğü"nde belirtilmiştir. Adaylar başvurularını Seçim Komitesi ne yazılı olarak yaparlar. Niyet yazılarını değerlendiren Seçim Komitesi, adaylığında herhangi bir sakınca görmediği üyelerin adaylıklarını duyurur. a. Adaylığı kabul edilen üyeler seçim öncesi en az 45 er dakikalık seçim kurulu ile yapılacak olan bir seçim mülakatı yapar. b. Mülakat yapacak ekip seçim kurulu ve aday olmayacak diğer genel kurul üyeleri ve o görevin koordinatöründen oluşan 3-6 kişilik ekipler tarafından yapılır. c. Mülakatar sonucunda seçim komitesi veya Genel Kurul un adayın adaylığını düşürme hakkı adayın tüzüğe ve/veya seçim yönetmeliğine aykırı bir davranışı olmadığı sürece yoktur.
d. Mülakatlar sonucunda aday seçimden çekilme hakkına sahiptir. e. Adaylığı devam eden adaylar seçimlerden en az bir gün önce yapılacak olan toplantı sırasında kol üyelerine 5-10 dakikalık bir sunum yapmak zorundadırlar. Bu sunumu yapamayacak olan adaylar, toplantıdan önce Seçim Komitesi'ne yazılı olarak mazeret bildirmelidir. Aksi takdirde Seçim Komitesi adayın adaylığını iptal edebilir. Madde 15 Madde 16 Adaylığı kabul edilen üyelerin niyet yazıları kolun seçim web sayfasında adaylık süreci bitiminden itibaren yer alır. Adayı bulunmayan veya var olan adayların seçim koşullarını sağlamadığı görevler boş bırakılır. Göreve gelecek kişiler gereğine göre ileri bir tarihte seçim ile veya gelecek senenin Genel Kurulu tarafından atama ile belirlenir. Seçmenler Madde 17 Bir kişinin seçmen sayılması için gerekli koşul; kişinin mevcut akademik yılda, IEEE Bilkent Öğrenci Kolu Tüzüğü'nde belirtilen aktif üyelik koşullarını sağlamasıdır. Bu madde herkes için geçerlidir. Madde 18 Seçmen listesinin ilk hali seçimlerden en geç yedi (7) gün önce Seçim Komitesi tarafından duyurulur. Liste, Seçim Komitesi yetkilileri haricinde kimse tarafından değiştirilemez. Seçmen listesi için son düzeltme tarihi Seçim Komitesi tarafından belirlenir. Bu tarihten sonra yapılan düzeltmeler geçersiz sayılır. Seçim Süreci Madde 19 Madde 20 Madde 21 Seçimler, Seçim Komitesi tarafından belirlenen tarihlerde tüm gün boyunca sürer. Bu süreler Seçim Komitesi nin kararıyla değiştirilebilir. Amaç, seçmenlerin tam katılımını sağlamaktır. Seçim süresince salonda en az bir (1) Seçim Komitesi yetkilisinin bulunması gerekir. Seçimlerde gizli oylama yöntemi kullanılır. Oylama yapan hiçbir seçmenin etrafında kalabalık oluşturulamaz.
Madde 22 Madde 23 Madde 24 Seçmenler oy kullanırken salonda bulunan Seçim Komitesi yetkilisine kimliklerini gösterip imza atarlar. Her seçmen bir kez ve kendi adına oy kullanabilir. Oy pusulalarına işaretlemeler tükenmez ya da pilot kalem ile yapılır. Seçim süresince doldurulan oy pusulaları seçim gününün sonuna kadar kapalı bir şekilde Seçim Komitesi yetkililerinde kalır. Madde 25 Oyların sayımını Seçim Komitesi yapar. Sonuçlar seçimlerin bitmesinden sonra en çok üç (3) gün içinde duyrulur. Madde 26 Madde 27 Madde 28 Seçim sonunda, toplanan seçmen imzaları ve yeni Yönetim Kurulu listesi Öğrenci Konseyi ne teslim edilir. Bir göreve aday olan kişilerin arasından en çok evet oyu alan aday o göreve seçilir. Bir adayın diğerine karşı evet oyu çokluğu sağlayamaması durumunda en az hayır oyu alan seçilir. Eşitlik durumunda o görev için seçim tekrarlanır. Herhangi bir pozisyona aday olan bir kişinin o pozisyona seçilebilmesi için oyların çoğunluğunu alması gereklidir. Oyların %50 sinden fazlasını alamayan bir aday o pozisyona seçilemez. İtirazlar Madde 29 Seçim sonuçlarına itirazlar sonuçların açıklanmasından sonra en çok üç (3) gün içinde Seçim Komitesi ne yazılı olarak yapılır. Görev Teslimi Madde 30 Eğer seçim sonuçlarına herhangi bir itiraz yoksa veya itirazlar hakkında Seçim Komitesi tarafından gerekli görülen işlemler yapılmış ve tamamlanmışsa yeni görevliler o seneki İdari Kurul ve Yönetim Kurulu üyeleriyle birlikte çalışmaya başlarlar. Görev devir teslimi Üniversiteye Doğru etkinliğinin bitiminin ardından gerçekleşir. Madde 31 Resmi olarak görevlerini teslim alan kişilerin devir teslim töreni uygun olan bir tarihte temsili olarak gerçekleştirilir.
Yürütme ve Yürürlük Madde 32 Bu yönetmelik, yayım tarihinde yürürlüğe girer ve IEEE Bilkent Öğrenci Kolu Yönetim Kurulu tarafından yürütülür. Bu yönetmelik 08.04.2016 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir.