İŞLETMELERDE BİLİŞİM SİSTEMLERİ (EMBA523) Yazar: Prof.Dr. Orhan TORKUL S1
SAKARYA ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ Bu ders içeriğinin basım, yayım ve satış hakları Sakarya Üniversitesi ne aittir. "Uzaktan Öğretim" tekniğine uygun olarak hazırlanan bu ders içeriğinin bütün hakları saklıdır. İlgili kuruluştan izin almadan ders içeriğinin tümü ya da bölümleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayıt veya başka şekillerde çoğaltılamaz, basılamaz ve dağıtılamaz. Copyright 2004 by Sakarya University All rights reserved No part of this course contenet may be reproduced or stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means mechanical, electronic, photocopy, magnetic, tape or otherwise, without permission in writing from the University. Sürüm 1 Sakarya... 2005 S 1
BİLİŞİM SİSTEMLERİNDE VERİ İLETİMİ Bu Haftanın Hedefi: Bu haftaki dersimizde bilişim sistemlerinde veri iletimi konusunu ele alacağız. Kullanılan semboller Animasyon Soru Veritabanı Bağlantılı Soru Simülasyon Püf Noktası 1
BİLİŞİM SİSTEMLERİNDE VERİ İLETİMİ Günümüzde teknolojinin hızla ilerlemesi, bilgisayarların hayatımızın her noktasına girmesine neden olmuştur.iş hayatına da hakim olan bu sektör yöneticilerin bu konularda bilgi sahibi olması gerektiğini açıkça göstermektedir.veri iletimi konusunu anlatmamızın nedeni bir yöneticinin işletmesinde bilgi işlem sorumluları ile bu tip konuları görüşürken konulara ve terimlere yabancı kalmaması amacı ile düşünülmüştür. Bilgisayar ağları Bilgisayarlar başlangıçta devasal boyutlardan kişisel kullanıma uygun hale gelince tek-tek kullanılırken, kaynaklarını paylaşma ve haberleşme ihtiyaçları, aralarında bağlantı kurmayı zorunlu hale getirmiştir. Birden çok bilgisayarın bilgiyi ve kaynakları paylaşmak amacıyla birbirlerine bağlanmalarına ''bilgisayar ağı'' (computer network) adı verilir. En az iki bilgisayarı içeren bilgisayar ağında bulunan bilgisayar sayısı binlerce hatta milyonlarca olabilir.ağ terimi; terminallerin, bilgisayarların, telefonların, yazıcıların, veri iletişim-veri kontrol aygıtlarının veya kontrol ekipmanlarının birbirine bağlanması için bir takım iletişim yolları olarak tanımlanır. Bilgisayar ağları; bir ofis içerisindeki bilgisayarların birbirleriyle bağlanmasıyla başlamış, daha sonra tüm bina, kurum ve dünyadaki bilgisayarların birbirlerine bağlantısı izlemiştir. Önceleri bilgisayar ağları denildiğinde akla veri iletimi gelirken; ses, veri ve görüntü aktarımının aynı ağ üzerinden gerçekleştirilmesine doğru yönelim, bilgisayar ağlarını daha da genişletmiştir. Veri ile işlenmemiş bilgi akla gelirken, bilgi denilince veriyi de içeren ses ve görüntü ile ilgili değerler kastedilmektedir. Bu nedenle, veri iletimi terimi daha dar bir alanı içerirken, bilgi haberleşmesi terimi daha geniş bir alanı (ses, resim ve veri) içermektedir. Günümüzde işletmeler kendi bünyelerinde bilgi sistemlerini bir araya getirmek kadar, başka bilgi kaynaklarına erişmek ve bunun avantajlarından yararlanmak istediklerinden sürekli kendilerini yenileme ve geliştirmek durumundadırlar. Bunun içinde bilgilere ulaşma, bir takım donanım birimlerini ortak kullanma, kısıtlı zamanı en iyi şekilde değerlendirme ve bu işleri en güvenli, en hızlı, en kısa, en ucuz maliyetle yapabilmenin yollarını araştırmaktadırlar. Bilgisayar Ağlarının Kurulma Nedenleri Bilgisayar ağı kavramı ilk olarak 1960'lı yıllarda ortaya çıkmıştır. Üniversitelerde kurulan çalışma gruplarının yanı sıra, birçok özel şirket ve devlet kuruluşlarının konuya el atması sonucu 1969 yılında Amerikan Savunma Bakanlığınca ARPANET kurulmuştur. Adını ''Advanced Research Projects Agency'' isminin baş harflerinden alan ARPANET, bir ana sistem ve ona bağlı çok sayıda bilgisayarlardan oluşmaktaydı. Günümüzde çok değişik alanlarda, farklı amaçlarda kullanılan bilgisayar ağlarının kurulma nedenlerini ve avantajlarını aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz. Programların ve dosyaların paylaşımı: Birçok programın ağ uyarlamalarının alınması, o programın ayrı ayrı alınmasından daha ekonomiktir. Ağ yapısını 2
kullanılması ile ana makineye alınan bir programla birçok kişi aynı anda programı kullanabilmektedir. Ağ kaynaklarının paylaşımı:yazıcılar, tarayıcılar, CD/DVD sürücüler, sabit diskler v.b donanım birimleri kullanıcılar tarafından ortak kullanılabilir. Bir çalışma grubunun oluşturulması: Bir bölüm yada bir proje grubu, çalışma grubu olarak tanımlanabilir. Bir gruba dahil olan bir kullanıcı, o grubun bütün kaynaklarını kullanabilir. Grup üyeleri bir çalışma planı ile işleri bölüşüp, daha sonra yapılan işler birleştirilebilir. Merkezi yönetim: Ağ sayesinde bütünleşme birim içinde tutarlı bir uyumu sağlar. Merkezi yönetim, birim içinde güvenlik sağlar ve yedekleme gibi işleri daha kolay yapar. Güvenlik: Ağ yazılımları izinsiz kullanıcıların erişimini engelleyebilir. Ağa yeni kullanıcı eklenebilir yada kullanıcılara çeşitli haklar ve kısıtlamalar getirilebilir. Elektronik posta: Ağ içerisinde kullanıcılar birbirlerine mesaj ve doküman gönderebilirler. Kullanıcılar kolaylıkla birbirleriyle iletişim kurabilirler. Çok uzak noktalardaki kaynaklara erişmek: Uzak noktadaki bilgisayarlara kolaylıkla ulaşabilir ve arzu edilen bilgiler toplanabilir. Bu özellik yardımıyla ücretsiz kullanıma açık programların transferi yapılarak bu programlar kullanılabilir. Bilgisayar Ağlarının Uygulama Alanları Çok farklı alanlarda değişik amaçlar için kullanılan bilgisayar ağlarının uygulama alanları, aşağıda sıralanan gruplar altında özetlenebilir: Ofis otomasyonu. Fabrika otomasyonu. Eğitim. Bilgisayar destekli tasarım. Evrensel Bağlanabilirlik (INTERNET). Bir ağı oluşturan elemanların dağıldıkları toplam alan, ağın yayıldığı coğrafik sınırları belirler. Bilgisayar ağları, yayıldıkları alana göre üç gruba ayrılır: Yerel Alan Ağları (Local Area Networks - LAN). İş yerleri, binalar, okullar içerisine yayılan yada maksimum 7 km ye kadar alan içindeki bilgisayarları birbirine bağlayan ağlar Yerel Alan Ağlar (LAN) olarak adlandırılır. Şehirsel Alan Ağları (Metropolitan Area Networks - MAN) Bilgisayarların 7-100 km çapındaki bir alanda birbiriyle bağlanmasıyla oluşan yapıya verilen addır. MAN lar yüksek hızlı ağ ihtiyacı olan ve LAN ların ihtiyaca cevap veremediği yerlerde kullanılmaktadır. 3
Geniş Alan Ağları (Wide Area Networks - WAN) 100 km den daha büyük bir alana yayılmış bulunan bilgisayarların birbirlerine bağlanması ile oluşan ağ yapısı, Geniş Alan Ağlar olarak adlandırılır. Ağ içerisindeki iletişimi sağlamak amacıyla dört farklı tip kablo kullanılır: 1. İki Telli Düz Kablolar. 2. Çift Burgulu Kablolar (Twisted Pair Cables). 3. Eş Eksenli Kablolar (Koaksiyel Cables). 4. Fiber Optik Kablolar (Fiber Optic Cables). Birbirinden yalıtılmış iki düz kablodan oluşan iki-telli düz kablo en basit iletişim ortamıdır. Bu tip kablolar birbirinden en fazla 50 metre uzaklıkta bulunan ve orta hızda gönderim hızına sahip olan elemanları birbirine bağlamak için yeterlidir. İki-telli düz kablo iki bilgisayarı birbirine bağlamak için tercih edilmese de, bilgisayarlar ile ağ cihazlarına bağlamak için (örneğin bir bilgisayarı modem e) kullanılırlar.çift burgulu kablolar ise LAN olarak adlandırdığımız yerel alan ağlarında kullanılan tiplerdir ve korumalı ve korumasız olarak 2 gruba ayrılırlar.100 metre mesafeyi aşkın kullanımlarda veri kayıpları görüldüğünden daha kısa mesafelerde kullanılması uygundur.eş eksenli kablolar ise farklı sinyal çeşitleri ile kullanılabilir ve pratikte birkaç yüz metre uzaklıktan verileri rahatlıkla iletilebilir.örnek olarak televizyon anten kablolarını verebiliriz.fiber optik kablolarla ise uzun mesafelerde veri iletimini sağlamak mümkündür.geniş Alan Ağlarında (WAN) bu tip kablolardan yararlanılmaktadır. Fiber optik kabloların mesafe ve güvenlikteki üstünlüklerinden dolayı bir çok alanda kullanılmaktadır. Ağ Topolojileri Bilgisayar ağlarını oluşturan elemanların gerçek veya sanal dizilişleri topoloji olarak adlandırılır. Ağ topolojisi ağ içindeki bilgisayarların birbirine nasıl bağlandıklarını gösterir.yaygın olarak kullanılan beş ana topoloji tipi aşağıdaki gibi sıralanabilir; i- Doğrusal (Bus) topoloji, ii- Yıldız (Star) topoloji, iii- Halka (Ring) topoloji, iv- Ağaç (Tree) topoloji, v- Karmaşık (Mesh) topoloji. Kablolu iletişim ağlarında kullanılan ve yukarıda sıralanan topolojilerden yalnızca yıldız ve karmaşık topolojiler kablosuz ağ ortamında kullanılmaktadır. 4
Doğrusal (Bus) Topoloji Ağda bulunan tüm bilgisayarların tek bir kablo üzerinde sıralandığı yapı Doğrusal veya Bus Topoloji olarak adlandırılır (Şekil 1). Ağda kullanılan kablo her iki yana doğru uzayarak yeni bilgisayarların bağlanmasına olanak sağlar. Doğrusal topolojide, kablonun herhangi bir yerinde meydana gelebilecek arıza tüm ağın kullanım dışı kalmasına neden olabilir. Doğrusal topolojinin dezavantajları ise en fazla 30 istasyonun bağlanmasına izin vermesi,ağın uzunluğunun yaklaşık 200 metreyi aşamaması, sistemdeki bir arızanın tespit edilmesinin zor olması olarak sayılabilir. Yıldız (Star) Topoloji Bir bilgisayarın merkez kabul edilerek, ağda bulunan diğer bilgisayarların merkezi bilgisayar üzerinden sisteme eklendiği yapı, yıldız topoloji olarak adlandırılır (Şekil 2). Yıldız topolojisinde ağın kontrolü merkezi bilgisayar tarafından yapılır. Bu tür ağ üzerinde, bir bilgisayar başka bir bilgisayara ulaşmak için mutlaka merkez noktadan geçmelidir. Yıldız topoloji kullanan yapılarda kabloda meydana gelecek herhangi bir kopma, sadece o bilgisayarın ağ ile bağlantısını keser. Bununla beraber, merkezi bilgisayarda meydana gelecek bir arıza tüm sistemin çalışmaması sonucunu doğurur. 5
Halka (Ring) Topoloji Bilgisayarların bir kablo üzerinde halka oluşturacak şekilde yerleştirilmesi sonucu oluşan topoloji, Halka topoloji olarak adlandırılır (Şekil 3). Bu yapının Doğrusal topolojiden farkı, kablonun iki ucunun birleştirilmiş olması ve bu nedenle uçlarda sonlandırıcı ihtiyaç bulunmamasıdır. Halka topoloji kullanan ağda token-jeton olarak adlandırılan bir bilgi bulunmakta ve bu bilgi (jeton) ağ içinde sürekli dönerek özel denetim kodu ile iletişimi düzenlenmektedir. İletişim yapacak istasyon önce bilginin kendisine gelmesini bekler, bilgi geldiğinde alır ve iletmek istediği bilgiyi hatta yerleştirir. Bu yöntem hattın aynı anda birden fazla kullanıcı tarafından kullanılmasını önler. Ağaç (Tree) Topoloji Birden fazla (çok sayıda) yıldız bağlantının bir ağaç dalı şeklinde birbiriyle bağlanması şeklinde oluşan mimari, Ağaç topoloji olarak isimlendirilir (Şekil 4). Bu özelliği ile hem Doğrusal topolojiyi, hem de Yıldız topolojiyi kapsar. Bir yıldız bağlantı başka bir yıldız bağlantıyla bağlanırken, yıldız yapıdaki sisteme bağlanan bir iş istasyonu gibi bağlanır. 6
. Karmaşık (Mesh) Topoloji Karmaşık (Mesh) topoloji; her bir istasyon ile diğer istasyonlar arasında çoklu bağlantıların yapıldığı bir topolojidir (Şekil 5). Diğer bir deyişle karmaşık topolojideki tüm istasyonlar / birimler arasında fiziksel bir bağlantı mevcuttur. 5 kullanıcıdan fazlasının pratik olmadığı, pahalı bir topoloji olan karmaşık topoloji bazı kullanıcılar tarafından diğer topolojilere göre daha güvenli bulunmaktadır. 7
ZEKİ DÖŞEMEDE OFİS OTOMASYONU OTOMASYONU YAPILMIŞ OFİS Bu bölümde satış ve pazarlama müdürü yardımcısı Furkan BULUT tan alınan bilgiler ile ZD nin ofis otomasyonu sistemi tanıtılmaya çalışılmıştır. Bu sisteme göre; Çalışanlar şirkette bulunan yerel ağ bağlantısıyla oturdukları yerden güncel işlerle ilgili bilgilere ulaşabilmektedirler. Örneğin, sekreterin hazırlamış olduğu bir şirkete ait raporları genel müdür yardımcısı yerel ağdan alıp istediği gibi güncelleyebilmektedir. Hazırlanan raporlar, elektronik posta aracılığı ile anlaşma aşamasında bulunulan müşterilere gönderilebilmektedir. Yapılan tüm anlaşmalara ait bilgiler ve raporlar, bölge temsilcisine fakslanabilmektedir. İhtiyaç duyulduğunda acil telekonferans sistemiyle şirket içindeki ilgili müdürlerle her nerede olurlarsa olsunlar toplantı yapılabilmektedir. Ayrıca satış pazarlama bölümünde, satış analizleri veya diğer analizlerin yapılabilmesi için gerekli istatistiksel raporlar, bu bölüm çalışanlarında bulunan on-line istatistik paketi yardımı ile yapılabilmektedir ve bu paket eş zamanlı çalışma olanağı verir. Sonuç olarak ZD deki ofis otomasyonu sistemi ile işler çok daha kolay ve çabuk yapılabilmektedir. OFİS OTOMASYONU YAKLAŞIMLARI Bu sistemin kullanılabilmesi için Ofis otomasyonu uygulamaları şunlardır: Kelime işleme (word) Elektronik posta Görüntü işleme Görüntülü mesaj Ofis bilgi sistemleri Telekomünikasyon ZD de uygulama bulan tüm bu yaklaşımlar bilgisayarlar aracılığı ile yapılabilmektedir. Personel bölümü müdür yardımcısı Pelin Selvi personel bölümündeki çalışanlar üzerinde, uygulamadaki ofis otomasyon sisteminin etkisini ölçmek amacıyla bir çalışma yapmıştır. Elde edilen sonuçlar aşağıdadır: Personel bölümündeki çalışma verimliliğinde yaklaşık %100 lük bir artış görülmüştür. 8
Diğer bölümler ise kendi verimliliklerindeki artışı %50 ila %75 arası olarak rapor etmişlerdir. KELİME İŞLEME (WORD) Kelime işleme ofis otomasyon sisteminin temel taşıdır ve her alanda uygulaması bulunabilmektedir. Yöneticiler, sekreterler, mühendisler... gibi hafızada tutulması istenen dokümanlara ihtiyacı olan herkes bu uygulamayı kullanmaktadır. Kelime işleme; kaydetme, elle işleme, raporları ve mektuplar yazdırma... gibi bir çok işlemi bilgisayar kullanarak yapmayı sağlar. Bir rapor son hale getirilinceye kadar yapılması gereken tüm revizyonlar, düzeltmeler gibi bütün aşamalarda kelime işleme özelliği kullanılır. Kelime işlemenin temel özellikleri özet olarak aşağıda tanıtılmıştır. 1. Belge düzenleme Bir belgede düzenleme yaptığınız zaman, yazdırılacak olan sayfanın özelliklerini ve görüntüsünün nasıl olacağını tanımlamış olursunuz. Aynı daktilodaki gibi, sağ ve sol boşluk ayarlamalarını, boşluk, karakter ve çizgi yerlerini düzenlemiş olmanız gerekir. Kullanılan yazılıma bağlı olarak, bütün bu özellikleri yer planlaması bölümünde yapabilirsiniz. 2. Metin kaydetme Belge hazırlanmaya başlandığı zaman, metin ayarlamaları da yapılmaya başlanmış olur. Bir metin, ya yer değiştirme ya da imlecin olduğu yere yerleştirme yapılarak kaydedilir. Yer değiştirme modu kullanıldığı zaman, seçili olan metin belge üzerinde istenildiği yere imleç getirilerek yapıştırılır. Yerleştirme modu kullanıldığı zaman, aynı metni yine belge üzerinde istenildiği yere imleç getirilerek kopyalanır. Kelime işleme, belge üzerinde gerekli tüm değişikliklerin imleç yardımıyla yapılmasına izin veren bir özelliktir. 3. Özellikler Kelime işleme özelliği bir çok yazılım paketlerinde önemli bir özellik olarak yer almaktadır. En önemli iki özelliği, koplaya ve kes tir. Kopyala özelliği ile, bir kelime, bir paragraf veya istenilen herhangi bir kısmı seçerek doküman üzerinde istenilen herhangi bir yere kopyalanabilir. Kopyalama işlemi yapıldıktan sonra belge üzerinde birbirinin aynı iki bölge oluşmuş olur. Kes özelliği de benzer şekildedir. Aralarındaki fark kes işlemi yapıldıktan sonra seçilmiş kısım seçildiği yerden silinmiş olur. Seçilmiş kısım sadece yapıştırılan yerde bulunur.. Diğer bir özellik bul özelliğidir. Bu özellik sayesinde bulunması istenilen kelimenin bulunması için tüm belgenin okunması gerekmez.. Yine bir başka özellik yanlış yazılan kelimelerin altı çizilerek belirgin hale getirilmesidir. Bu özellik sayesinde kullanıcı uyarılarak belgenin kontrol edilmesi sağlanmıştır. Bilgisayarda hafızasında genellikle 75000-100000 arasında kelime bulunan bir sözlük vardır. Bu kelimelerin dışımda bir kelime kullanıcı tarafından yazıldığı zaman bilgisayar otomatik olarak kullanıcıyı uyarır. Diğer özellikler; başlığı ortalama, koyu yazma, altını çizme, alt ve üst başlık ekleme, sayfa numaralandırmadır. 9
E-Posta ZD nin bilgisayarları, bilgisayar ağlarıyla birbirine bağlanmış olduğu için, çalışanlar birbirine elektronik posta gönderebilirler. Bir e-posta; mektup, tablo, not olabilir. Her çalışan ZD nin e-posta kutusuna kayıtlıdır, burada gelen mesajlar alınır ve gönderilmek üzere depolanır. Çalışanlar e-postalara kolayca en yakın bilgisayar gidip şifrelerini girerek bakabilirler. Örneğin son olayların görüşülmesi için bir toplantı yapılmasını düşünen bir genel müdür, çalışanlara e-posta gönderir böylece zaman kaybına sebep olan telefon trafiği engellenir. Gönderecek kişi bilgisayara tek bir mesaj girer ve bunların kimlere gönderileceğini seçer. E-posta ZD de yaygın bir uygulamadır, çok daha hızlı etkili ve ofis içi iletişim için çok daha ucuz bir yöntemdir. Görüntü İletim Süreci Bu süreç tüm resimsel bilginin yaratımı, depolanması ve dağıtımını içerir. Yazılı dokümanların telefon hatlarıyla iletimini sağlayan faks makinesinin yanında, teknolojik gelişmelerle el-yazımı notların, fotoğrafların, çizimlerin dijital ortama aktarılmasını sağlayan tarayıcılar kullanılmaktadır. Böylece görüntü iletim süreci daha esnek hale gelmiştir. Ses İletim Süreci Bu süreç ses postası ve tele-konferansları içerir. Ses postası da e-posta gibi ses dosyalarının alımı, depolanması, iletimini kapsar tek farkı dokümanların yazılı çıktısının alınamıyor olmasıdır. Her iki yılda bir ZD nin dört bölge ofisi satış stratejilerini telekonferansla tartışır. Böylece aynı fiziksel ortamda bulunma zorunluluğu olmadan ses ve görüntü iletimiyle toplantı yapılmış olur. Bu sistemde insan iletişiminde çok önemli olan vücut diliyle iletişimin etkisini kaybettiği de düşünülebilir. Ofis Bilişim Sistemleri ZD nin pek çok küçük ofis-içi bilişim sistemi uygulaması vardır. Çalışanlar kişisel iş ajandalarını çevrim-içi hazırlayabilir. Böylece bir toplantı planlanırken çalışanların programına en uygun gün ve saat seçilebilir. Bir başka uygulama şirket klasörü oluşturulmasıdır. Çalışanların isim, yer, departman, telefon numarası gibi bilgilerinin bir araya toplanmasıyla personel bilgilerine kolay ulaşım sağlanmış olur. Diğer ofis bilişim sistemleri; kişisel notlarını, günlüklerini ön-biçimlendirilmesi yapılmış bilgisayar programları üzerinde çevrim-dışı hazırlamalarını sağlar. Bu program her sabah, o günkü yapılacak işleri hatırlatır. Tele-Konferans ZD nin her departmanında bir taşınabilir bilgisayar vardır. Müdürler bu bilgisayarları evlerine götürüp, ortamın sessizliğinden ve sakinliğinden yararlanırlar. Bu bilgisayarlar tek başlarına çalışabilmelerinin yanında ZD nin bilgisayarlarına da bağlanabilmektedir. Her yönetici haftada bir gün taşınabilir bilgisayarı evine götürür, personelle yüz yüze görüşme 10
gerektirmeyecek çalışmalarını orada tamamlar. Hastalanıp işe gelemeseler bile işlerini sürdürebilirler, işe geldiklerinde çalışmalarını çevrim-içi ortama anında aktarabilirler. TARTIŞMA SORULARI ZD nin hangi ofis otomasyon uygulaması telefonda harcaman zaman ve para tasarrufu sağlar, açıklayınız. ZD nin yöneticilerinin kabul edilebilir sınırlar içerisinde çalışmalarını evlerinden yürütmelerinin ne gibi zararlı etkileri olabilir? E-postanın ses postasına, ses postasının e-postanın ses postasının e- postaya ne gibi üstünlükleri vardır? Neden ZD her ikisini de uygulamaya koymuştur? 11