KUZEYDOĞU ANADOLU KALKINMA AJANSI Anadolu nun Zirvesinde Kalkınmanın Köprüsü TEKNİK DESTEK PROGRAMI 2012 Yılı Başvuru Rehberi Son Başvuru Tarihleri: Dönem Referans No Son Başvuru Tarihi 1. Dönem (Mart Nisan) TRA1/12/TD/01 30/04/2012 2. Dönem (Mayıs Haziran) TRA1/12/TD/02 29/06/2012 3. Dönem (Temmuz Ağustos) TRA1/12/TD/03 31/08/2012 4. Dönem (Eylül Ekim) TRA1/12/TD/04 31/10/2012 5. Dönem (Kasım Aralık) TRA1/12/TD/05 31/12/2012 Tüm başvurular için son teslim saati 18:00 dır.
Teknik Destak Programı - 2012 İÇİNDEKİLER 1. TEKNİK DESTEK PROGRAMI 3 1.1. GİRİŞ 3 1.2. TEKNİK DESTEK PROGRAMININ AMAÇLARI VE ÖNCELİKLERİ 3 1.3. KUDAKA TEKNİK DESTEK PROGRAMI 2011 YILI BÜTÇESİ 4 1.3.1. Teknik Destek Programı Bütçesi 4 1.3.2. Eş Finansman 5 2. BU TEKLİF ÇAĞRISINA İLİŞKİN KURALLAR 5 2.1. UYGUNLUK KRİTERLERİ 5 2.1.1. Başvuru Sahiplerinin ve Ortaklarının Uygunluğu 6 2.1.1.1. Başvuru Sahiplerinin Uygunluğu: Kimler Başvurabilir? 6 2.1.1.2. Ortaklıklar ve Ortakların Uygunluğu 7 2.1.2. Uygun Başvurular: Destek Başvurusu Yapılabilecek Faaliyetler 8 2.1.3. Maliyetlerin Uygunluğu 10 2.2. BAŞVURU ŞEKLİ VE YAPILACAK İŞLEMLER 10 2.2.1. Talep Formu ve Diğer Belgeler 10 2.2.2. Başvurular Nereye ve Nasıl Yapılacaktır? 11 2.2.3. Son Başvuru Tarihi 13 2.2.4. Daha Fazla Bilgi Almak İçin 13 2.3.TEKNİK DESTEK BAŞVURULARININ DEĞERLENDİRİLMESİ VE SEÇİLMESİ 13 2.3.1. Ön İnceleme 14 2.3.2. Nihai Değerlendirme 14 2.4. DEĞERLENDİRME SONUCUNUN BİLDİRİLMESİ 16 2.4.1. Bildirimin İçeriği 16 2.4.2. Öngörülen Zaman Çizelgesi 17 2.5. SÖZLEŞME İMZALANMASI VE UYGULAMA KOŞULLARI 17 3. EKLER 18
1. TEKNİK DESTEK PROGRAMI 1.1. Giriş Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansı 25.1.2006 tarih ve 5449 sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun un 3 üncü maddesine dayanılarak, 2008/14306 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile TRA1 Düzey 2 Bölgesi nde (Erzurum, Erzincan, Bayburt) faaliyet göstermek üzere kurulmuştur. 5449 sayılı Kanun da, kalkınma ajanslarının kuruluş amacı; kamu kesimi, özel kesim ve sivil toplum kuruluşları arasındaki işbirliğini geliştirmek, kaynakların yerinde ve etkin kullanımını sağlamak ve yerel potansiyeli harekete geçirmek suretiyle, ulusal kalkınma planı ve programlarda öngörülen ilke ve politikalarla uyumlu olarak bölgesel gelişmeyi hızlandırmak, sürdürülebilirliğini sağlamak, bölgeler arası ve bölge içi gelişmişlik farklarını azaltmak olarak tanımlanmıştır. Erzurum, Erzincan ve Bayburt illerini kapsayan TRA1 Düzey 2 Bölgesi, DPT tarafından yayınlanan 2003 yılı Sosyo-Ekonomik Gelişmişlik Sıralamasına göre 26 Düzey 2 Bölgesi arasında 22 nci sırada yer almaktadır. Bölgedeki aktörlerin hem teknik kapasite hem de işgücü kapasitesi bakımından zayıflığı, bu durumun ortaya çıkmasının önemli nedenleri arasındadır. Teknik Destek Programı, yukarıda sözü edilen beşeri sermaye eksikliğini gidermek, bölgedeki aktörlerin kurumsal kapasitesini artırmak ve bölgesel kalkınmaya katkı sağlamak için Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansının yürütebileceği en etkili destek mekanizmalarından biridir. Kalkınma Ajanslarına, Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği nin 32. maddesine göre Teknik Destek sağlama yetkisi verilmiştir. Bu yetkiye istinaden, Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansı (KUDAKA) tarafından hazırlanan ve Kalkınma Bakanlığınca onaylanan 2012 Yılı Çalışma Programı nda, bölgenin uygun başvuru sahibi kurum ve kuruluşlarına Teknik Destek verilmesi öngörülmüştür. Bu kapsamda, Ajansımızca hazırlanmış olan Bölge Planı doğrultusunda, 2012 yılı başından itibaren Teknik Destek Programı çerçevesinde çözülebilecek bölge sorunları Ajans uzmanlarınca analiz edilerek bu programın içeriği belirlenmiştir. Teknik Destek Programı kapsamında yararlanıcı kuruluşa herhangi bir doğrudan mali destek verilmeyecektir. Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansı, Teknik Destek Programı nın sözleşme makamıdır ve destek almaya hak kazanmış projelerin izlenmesi ve değerlendirilmesinden sorumludur. Kalkınma Bakanlığı, Ajansların ulusal düzeyde koordinasyonundan sorumlu kuruluştur. 1.2. Teknik Destek Programının Amaçları ve Öncelikleri KUDAKA tarafından sağlanacak Teknik Desteğin amacı; TRA1 Düzey 2 Bölgesindeki yerel aktörlerin bölgesel kalkınma açısından önem arz eden ancak kurumsal kapasite eksikliği nedeniyle hazırlık ve uygulama aşamalarında sıkıntı ile karşılaşılan çalışmalarına destek sağlamaktır. www.kudaka.org.tr 3
Ajans tarafından sağlanacak Teknik Desteğin özel amaçları: 1. Yerel yönetimlerin başta planlama çalışmaları ile bölge plan ve programlarını uygulayıcı veya yerel kalkınma kapasitelerini artırıcı faaliyetlerinin desteklenmesi, 2. Diğer kamu kurum ve kuruluşlarının ve bölgedeki sivil toplum kuruluşlarının yerel ve bölgesel kalkınmaya katkıda bulunabilecek çalışmalarına destek sağlanması. Ajans, aynı proje veya faaliyet için mali destek veya teknik destekten sadece birini sağlayabilir. 1.3. KUDAKA Teknik Destek Programı 2012 yılı Bütçesi 1.3.1. Teknik Destek Programı Bütçesi KUDAKA 2012 yılı bütçesi, Genel Bütçe den Kalkınma Bakanlığı aracılığıyla kullandırılan transfer ödeneği ile Ajansın sorumluluk alanını oluşturan TRA1 Düzey 2 Bölgesi ndeki İl Özel İdareleri, Belediyeler ve Sanayi ve Ticaret Odalarının katkı paylarından oluşmaktadır. Teknik destek faaliyetleri için ayrılan toplam yıllık tutar, 2012 yılı için 197.000 TL dir. KUDAKA, bu program için ayırdığı kaynakları kısmen veya tamamen kullandırmama hakkını saklı tutar. Teknik Destek Programı kapsamında yararlanıcı kuruluşa herhangi bir doğrudan mali destek verilmeyecektir. Ajans bu destekleri mevcut bütçe ve personel imkânları çerçevesinde temelde kendi personeli eliyle sağlar. Zorunlu hallerde teknik destek, hizmet alımı yoluyla sağlanabilir. Teknik desteklerin hizmet alımı yoluyla sağlanmasına, Ajans personelinin iş yoğunluğu ve sağlanacak desteğin niteliği göz önünde bulundurularak Genel Sekreter tarafından karar verilir. Teknik Destek talep edilen faaliyetin süresinin, yerinin ve katılımcı sayısının belirlenmiş olması gerekmektedir. Teknik desteğin hizmet alımı yoluyla sağlanması durumunda; her bir teknik desteğin Ajansa toplam maliyeti 15.000 TL yi aşamaz. Aynı yararlanıcıya bir yılda toplam iki haftadan fazla süreyle geçici uzman personel görevlendirilemez. Yararlanıcı kurumun söz konusu desteğin sağlanması süresince ve doğrudan destek nedeniyle gelir elde etmesi mümkün değildir. Yararlanıcının bu hükme rağmen böyle bir gelir elde ettiğinin tespiti durumunda ilgili gelir Ajansa aktarılır. Bu hususa yapılacak sözleşmede yer verilir. 4 www.kudaka.org.tr
1.3.2. Eş Finansman Yararlanıcı kuruluşun veya ortağının teknik desteğin gerçekleştirilmesinde sağlayacağı ayni katkıların teknik destek talep formunda belirtilmesi gerekir. Ajans tarafından sağlanacak teknik destek, sadece uzman teminini ve uzmanların yol ve konaklama giderlerini kapsar. 2. BU TEKLİF ÇAĞRISINA İLİŞKİN KURALLAR Bu bölümde; Teknik Destek Programı ile ilgili başvuru sahiplerinin uyması gereken esaslar, 8 Kasım 2008 tarih ve 27048 sayılı Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği ve Destek Yönetim Kılavuzu hükümlerine uygun olarak açıklanmaktadır. Başvuru Sahipleri başvuruda bulundukları andan itibaren bu Yönetmelik hükümlerini ve bu rehberde yer alan bütün hususları kabul etmiş sayılırlar. Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansı, bu destek programını, zorunlu hallerin ortaya çıkması halinde, sürecin her hangi bir aşamasında iptal etme hakkını saklı tutar. Bu durumda Başvuru Sahipleri, Ajanstan herhangi bir hak talebinde bulunamaz. 197.000 TL KUDAKA tarafından 2012 yılı için Teknik Desteğe ayrılan bütçe Destek için başvurusu yapılan faaliyetler, Ajans tarafından her zaman eğitim amaçlı olarak ve sahibinin ayrıca muvafakati aranmaksızın kullanılabilir. Böyle bir durumda faaliyette yer alan gerçek ve tüzel kişilere ait şahsi bilgiler ve mesleki sır niteliğindeki bilgiler ifşa edilmeyecektir. 2.1. Uygunluk Kriterleri Destek sağlanabilecek faaliyetlere yönelik üç temel uygunluk kriteri söz konusudur: Başvuru sahibi ve ortaklarının uygunluğu, Teknik Destek sağlanacak faaliyetlerin uygunluğu, Maliyetlerin uygunluğu. www.kudaka.org.tr 5
2.1.1. Başvuru Sahiplerinin ve Ortaklarının Uygunluğu 2.1.1.1. Başvuru Sahiplerinin Uygunluğu: Kimler Başvurabilir? Ajans tarafından sağlanacak teknik desteklerden sadece: Kamu kurum ve kuruluşları, Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, Sivil toplum kuruluşları, Organize sanayi bölgeleri, Küçük sanayi siteleri, Teknoparklar, Teknoloji geliştirme bölgeleri, Endüstri bölgeleri, İş geliştirme merkezleri, Birlikler ve kooperatifler, Sayılan bu kurum ve kuruluşların kurduğu veya ortağı olduğu işletmeler yararlanabilir. Bu programa gerçek kişiler ve yukarıda sayılanlar dışındaki kâr amacı güden kurum ve kuruluşlar Başvuru Sahibi veya Ortağı olarak başvuramazlar. Destek almaya hak kazanabilmek için, Başvuru Sahipleri aşağıda belirtilen koşulların tümüne uymalıdır: Tüzel Kişiliği haiz olmak (Kamu kurum ve kuruluşları ve üniversitelere bağlı birimler için bu şart aranmaz), Teknik Destek Faaliyetinin başvuruda bulunan kurum/kuruluşun görev ve yetki alanı içerisinde bulunması, TRA1 Düzey 2 Bölgesi (Erzurum-Erzincan-Bayburt) sınırları içerisinde kurulmuş olmak veya kayıtlı olmak ya da faaliyet göstermek (merkezi veya şubesi), 55 2011 yılında KUDAKA tarafından verilen teknik destek sayısı Teknik Destek Başvurusu sürecinden (eğer varsa ortakları ile birlikte) doğrudan sorumlu olmak, aracı olarak hareket etmemek. Ayrıca, Başvuru Sahipleri ve ortaklarının destek alabilmek için aşağıdaki hallerden herhangi biri kapsamında bulunmaması gerekir: a) İflas etmişler veya tasfiye halinde bulunan ve bu durumları nedeniyle işleri kayyum veya vasi tarafından yürütülen, konkordato ilan ederek alacaklılar ile anlaşma yapmış, faaliyetleri askıya alınmış veya bunlarla ilgili bir kovuşturmanın konusu olanlar veya merî mevzuatta öngörülen benzer durumlarda olanlar, b) Kesinleşmiş yargı kararı (yani temyizi mümkün olmayan bir karar) ile mesleki faaliyete ilişkin bir suçtan mahkûm olanlar, 6 www.kudaka.org.tr
c) Haklarında, görevlerini ağır bir şekilde kötüye kullandıklarına dair kesinleşmiş mahkeme kararı olanlar, d) Dolandırıcılık, yolsuzluk, bir suç örgütü içinde yer almak suçlarından kesinleşmiş yargı kararı ile mahkûm olanlar, e) Herhangi bir kamu ihale prosedürüne veya diğer bir destek yardımına ilişkin yükümlülüklere uymayarak, sözleşmeyi ciddi bir şekilde ihlal ettiği tespit edilenler. Teknik Destek Programı Başvurusu yapıldığı sırada aşağıdaki maddelerde belirtilen durumlarda bulunan Başvuru Sahipleri de Teknik Destek Programına katılmaya veya destek almaya hak kazanamazlar; f) Teknik Destek talebi dolayısıyla menfaat ilişkisi içinde olanlar, Teknik Destek Programı - 2012 g) Teknik Destek Programına katılım koşulu olarak KUDAKA tarafından talep edilen bilgilerin temin edilmesi sırasında yanlış beyanda bulunanlar veya bu bilgileri temin edemeyenler, h) Mevcut veya daha önceki Teknik Destek Başvurularının değerlendirilmesi sürecinde değerlendirme komisyonunu veya Kalkınma Ajansını etki altında bırakmaya veya gizli bilgi elde etmeye teşebbüs edenler. Yukarıda madde (a), (c), (e), (g) ve (h) de belirtilen durumlarda, Teknik Destek Programına katılma yasağı, ihlalin tespit edildiği tarihten sonraki iki yıllık bir süre için geçerlidir. Madde (b) ve (d) de belirtilen durumlarda, Teknik Destek Programına katılma yasağı, kararın tebliğ tarihinden itibaren dört yıllık bir süre için geçerlidir. Teknik Destek Talep Formunun 6. Bölümünde (Başvuru Sahibinin Beyanı) Başvuru Sahipleri, yukarıdaki (a) dan (e) ye kadar olan kategorilerin hiçbirine girmediklerine dair beyanda bulunmalıdırlar. 1Aynı yararlanıcıya bir dönem içerisinde verilebilecek destek sayısı 2.1.1.2. Ortaklıklar ve Ortakların Uygunluğu Başvuru Sahipleri tek başlarına ya da ortak kuruluşlarla birlikte başvuruda bulunabilirler. Ortaklar, Bölüm 2.1.1.1 de belirtilen koşullardan Ajansın faaliyet gösterdiği TRA1 Düzey 2 Bölgesi nde (Erzurum, Erzincan, Bayburt) kayıtlı olmaları veya merkezlerinin ya da yasal şubelerinin bu bölgede bulunması dışında, Başvuru Sahipleri ile aynı uygunluk kriterlerini taşımalıdırlar. Ortak olacak kuruluşlar, ortaklık beyanını doldurmalıdır. Talep Formunda (EK-A) Bölüm 4.2. de yer alan beyan, başvuru sahibinin ve tüm ortaklarının yasal yetki verilmiş temsilcileri tarafından imzalanmalıdır. www.kudaka.org.tr 7
Siyasi partiler ve bunların alt birimleri; hiçbir şekilde Başvuru Sahibi, Teknik Destek ortağı ya da iştirakçi olarak Teknik Destek Başvurusunda bulunamazlar ve faaliyet uygulamalarında yer alamazlar. 2.1.2. Uygun Başvurular: Destek Başvurusu Yapılabilecek Faaliyetler Süre Ajans tarafından kendi personeli veya hizmet alımı yoluyla sağlanan her bir teknik desteğin uygulama süresi bir aydır. Aynı yararlanıcıya bir dönem içerisinde bir kez, yıl içerisinde ise en fazla iki kez teknik destek sağlanabilir. Aynı yararlanıcıya bir yılda toplam iki haftadan fazla süreyle geçici uzman personel görevlendirilemez. Yer Teknik Destek, Ajansın faaliyet gösterdiği TRA1 Düzey 2 Bölgesi nde (Erzurum, Erzincan, Bayburt) gerçekleştirilmelidir. Ancak; amaçlarına uygunluğu gerekçelendirilmek şartıyla ulusal veya uluslararası ilişkiler gerektiren bazı destekler bölge dışında da sağlanabilir. Bununla birlikte tüm faaliyetler her koşulda merî mevzuata uygun olmalı ve aşağıdaki konuları kesinlikle içermemelidir: Siyasi veya etnik içerikli faaliyetler, Hukuka, kamu düzenine, genel sağlığa ve toplumun genel ahlak anlayışına aykırı faaliyetler, Ajans ile sözleşme imzalanmadan önce başlatılan veya aynı faaliyet için diğer kaynaklardan finanse edilen faaliyetler. Örnek Faaliyet Konuları: 1. Beşeri sermayenin ve girişimcilik kültürünün geliştirilmesi Yeni yatırımlara yönelik fizibilite ve iş planı hazırlama eğitimleri, Kurumsallaşma, yönetim ve organizasyon, aile işletmelerinde profesyonelleşme gibi konularda eğitim ve bilgilendirme çalışmaları, Ticaret mevzuatı ve ticari ortaklıklar konusunda bilgilendirme ve eğitim faaliyetleri. 1 Ay Teknik Destek Programı kapsamında uygulanacak her bir faaliyet için en fazla süre 2. Bölgeye yatırım çekilmesi Bölgeye yatırım çekilmesi amacıyla dış bağlantıların kurulması, bölgedeki işletmelerin ve yatırım olanaklarının tanıtım çalışmaları, Bölgede öne çıkmış sektörlerde entegre sanayi tesislerinin kurulmasına yönelik proje hazırlama çalışmaları, Franchising sistemi ve uygulamaları hakkında eğitim programları ve seminer düzenlenmesi. 3. Ar-Ge ve inovasyonun artırılması, Özellikle rekabet avantajı olan üretim alanlarında katma değeri yüksek ürünlerin üretilmesine yönelik eğitim, inovasyon ve Ar-Ge çalışmaları, E-ticaret kapsamında sanal kümelenme, e-ticaretin faydaları ve bölgeye uyarlanabilecek örnek uygulamaların geliştirilmesi hakkında eğitim ve bilgilendirme çalışmaları, 8 www.kudaka.org.tr
4. Bölgede turizmin geliştirilmesi ve çevre bilincinin arttırılması TRA1 Bölgesinin tur programlarında yer alabilmesi için tur operatörlerine ve seyahat acentelerine yönelik tanıtım, bilgilendirme ve lobi faaliyetleri, 5. Bölgede faaliyet gösteren kamu kurumları ve STK ların kurumsal kapasitelerinin ve bölgedeki ortaklık kültürünün geliştirilmesi, bilgi ve tecrübe paylaşımının sağlanması Sivil Toplum Kuruluşlarının mali ve yönetsel kapasitelerinin ve sosyal bağlarının güçlendirilmesine yönelik eğitim ve danışmanlık faaliyetleri, Sivil Toplum Kuruluşlarının toplumda daha fazla tanınmasına ve kurulmasının teşvikine yönelik tanıtım, reklam ve bilgilendirme çalışmaları, İşletme ve STK ların dış finansman kapasitelerinin geliştirilmesi ile ilgili eğitimler. Teknik Destek Programı - 2012 6. Ürün/hizmet çeşitlendirmesi ve kalite artışı ile müşteri memnuniyetinin sağlanması Ev pansiyonculuğu gibi alternatif konaklama hizmetlerine yönelik uygulamalı eğitim faaliyetleri, Turizm işletmelerinde işgücünün niteliğinin artırılmasına yönelik eğitim faaliyetleri, Engelliler için gerekli fiziki altyapının oluşturulması konusunda farkındalık yaratılması ve planlama faaliyetleri, Bölgedeki kurum / kuruluşların hâlihazırda verdikleri bazı hizmetleri internet ortamında verebilmeleri için eğitim ve danışmanlık hizmeti alımı, Hizmet çeşitlendirmesi ve müşteri memnuniyeti odaklı eğitim faaliyetleri, Kent estetiğini arttıracak nitelikte sokak sağlıklaştırma ve dönüşüm çalışmalarının planlanması faaliyetleri. 7. Bölgede ulusal ve uluslararası hibe programlarından daha fazla yararlanılması amacıyla proje yazma ve yürütme kapasitesinin geliştirilmesi Yatırıma yönelik altyapı, işletme veritabanı ve iletişim merkezi oluşturulması için planlama ve proje hazırlama faaliyetleri. 8. Bölgede katma değeri yüksek ürünlerin üretiminin yaygınlaştırılması Bölgenin hayvancılık ve hayvansal ürünlerdeki avantaj ve güçlü yönlerinin tanıtılmasına yönelik tanıtım grupları oluşturulması, Kaliteli çiğ süt üretimi, soğuk zincir kurulumu ve pazarlanmasına yönelik eğitim ve bilgilendirme faaliyetleri, Organik ürünlerin pazarlanması ile ilgili eğitim ve danışmanlık hizmetleri. 15.000TL Hizmet alımı yoluyla sağlanması durumunda; her bir teknik desteğin Ajansa toplam maliyetinin limiti 9. Tarımda girdi maliyetlerinin azaltılması, verimlilik artışının sağlanması ve iyi tarım uygulamalarının bölgede yaygınlaştırılması Bölgede damızlık hayvan potansiyelinin geliştirilmesine yönelik uygulamalı eğitim ve bilgilendirme faaliyetleri, Modern tarım yöntemleri ve iyi tarım uygulamaları hakkında üreticilerin bilgilendirilmesi ve eğitimi, Çiftlik gübresinin değerlendirilmesine yönelik yenilikçi sistemlerin geliştirilmesi ve yaygınlaştırılması faaliyetleri, Bölgede organize hayvancılık bölgeleri oluşturulmasına yönelik planlama ve proje hazırlama faaliyetleri, www.kudaka.org.tr 9
Hayvan barınaklarında ucuz, modern ve yenilikçi yöntemlerin geliştirilmesi ve yaygınlaştırılması ile bakım-besleme şartlarının iyileştirilmesine yönelik eğitim ve bilgilendirme faaliyetleri, Meyve sebze yetiştiriciliği ve seracılığın geliştirilmesine yönelik eğitim ve bilgilendirme faaliyetleri. 10. Bölgede ticari faaliyetlerin ve dış ticaretin geliştirilmesine yönelik farklı pazarlama tekniklerinin yaygınlaştırılması, Sektör pazar araştırma, pazarlama planı hazırlama eğitimleri Dış ticarete yönelik eğitim programları ve seminerler 11. Okul öncesi eğitimin önemi konusunda bilinçlenmenin sağlanması Okul öncesi eğitimin önemi hakkında velilere yönelik bilinçlendirme çalışmaları Yukarıdaki konular sadece örnek olarak verilmiş olup, başvurulabilecek konular bunlarla sınırlı değildir. Konular; Teknik Destek Programının genel ve özel amaçlarına uygun bir şekilde çeşitlendirilebilir. Teknik Destek Programına yapılacak başvurular Ajans tarafından yayınlanan herhangi bir proje teklif çağrısı ile ilişkilendirilemez. 2.1.3. Maliyetlerin Uygunluğu Teknik desteğin hizmet alımı yoluyla karşılandığı durumda sadece uzman giderleri (yol ve konaklama dâhil) hizmet alımı çerçevesinde Ajans tarafından karşılanır. Bu maliyetler haricinde yer alan tüm maliyetler uygun olmayan maliyetler kapsamındadır. Eş Finansman bölümünde (Bölüm 1.3.2) belirtildiği üzere teknik destek faaliyetlerinin gerçekleştirilebilmesi için gerekli çalışma materyalleri ile eğitim, çalıştay gibi çalışmaların organizasyonuna ait harcamalar ve gereklilikler yararlanıcı tarafından sağlanır. 2.2. Başvuru Şekli ve Yapılacak İşlemler 2.2.1. Talep Formu ve Diğer Belgeler Başvurular, bu rehberin ekinde bulunan Teknik Destek Talep Formu ve talep edilen diğer belgeler ile birlikte yapılmalıdır. Bu belgeler, Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansından veya www.kudaka.org.tr internet adresinden temin edilebilir. Bu program kapsamında yapılacak faaliyetlerin uygulamaya yönelik olması ve sürekliliğinin sağlanması esastır. Başvurunun bu husus dikkate alınarak hazırlanması değerlendirme aşamasında başvuru sahibinin yararına olacaktır. Teknik Destek Talep Formu ve diğer belgeler Türkçe hazırlanmalıdır. Ayrıca bu belgeler doldurulurken, standart formata bağlı kalınmalı ve mevcut hiçbir metin silinmemeli ya da değiştirilmemelidir. Aksi takdirde, yapılan başvuru ön inceleme aşamasında değerlendirme dışı kalacaktır. El yazısı ve daktilo ile yapılan başvurular kabul edilmeyecektir. Başvurularınızın sadece sunmuş olduğunuz belgeler üzerinden değerlendirileceğini dikkate alarak, Teknik Destek Talep Formunu ve diğer belgeleri lütfen dikkatli ve mümkün olduğunca anlaşılır bir dille doldurunuz. 10 www.kudaka.org.tr
Sizden talep edilen belgeler ve Teknik Destek Başvurunuzda öngördüğünüz çalışmalara bağlı olarak merî mevzuata göre gerekli zorunlu belgeler dışında hiçbir ek belge değerlendirmeye tabi tutulmayacaktır. Teknik Destek Talep Formunda yer alan kontrol listesinde belirtilen konularda herhangi bir hata veya Talep Formundaki önemli bir tutarsızlık başvurunun reddine yol açabilir. Sunulan bilginin açık olmaması ve bu durumun adil bir değerlendirme yapılmasına engel teşkil etmesi durumunda ek açıklama talep edilecektir. Başvuru Sırasında Sunulması Gereken Destekleyici Belgeler: Başvurular, Teknik Destek Talep Formu ve diğer ekler dışında aşağıdaki destekleyici belgelerle birlikte sunulmalıdır: 1. Başvuruda bulunan kuruluşun ve (varsa) her bir ortak kuruluşun resmi kuruluş belgesi, tüzüğü veya kuruluş sözleşmesi (kamu kurum ve kuruluşları, yerel yönetimler ve üniversiteler için bu şart aranmaz), 2. Başvuru sahibini ve (varsa) her bir ortak kuruluşu temsil ve ilzama yetkili kişilerin isimlerini gösteren imza sirküleri (kamu kurum ve kuruluşları, yerel yönetimler ve üniversiteler için bu şart aranmaz), 3. Başvuru sahibinin ve varsa ortaklarının yetkili karar organı tarafından alınan ve proje başvurusunda bulunmaya, sözleşme ve diğer belgeleri imzalamaya ve proje başvurusunun kabul edilmesi halinde proje faaliyetlerini yürütmeye yetkili olan kişi veya kişilerin isimlerinin yer aldığı karar, Kamu kurumları ve üniversiteler için yetkilendirme kararı ve ortaklık kararı, Ajans internet sitesindeki destekleyici belge örnekleri ekinde bulunmaktadır. Yukarıda belirtilen belgeler başvuru sırasında fotokopi olarak teslim edilebilecektir. Destek almaya hak kazanan Başvuru Sahiplerinden sözleşme imzalama aşamasında bu belgelerin orijinallerini ya da noter tasdikli suretlerini de sunmaları istenecektir. Ajans tarafından sağlanacak teknik destek, sadece uzman teminini ve uzmanların yol ve konaklama giderlerini kapsar. 2.2.2. Başvurular Nereye ve Nasıl Yapılacaktır? Teknik destek faaliyetine ilişkin usuller, esaslar ve gerekli tüm belgeler, sürekli olarak Ajans internet sitesinde yayınlanır. Teknik Destek Başvuruları sürekli olarak alınır. Ancak, başvurular ikişer aylık dönemler halinde değerlendirilir. Bu dönemler; 2012 yılı için Mart-Nisan, Mayıs-Haziran, Temmuz Ağustos, Eylül Ekim ve Kasım Aralık dönemleridir. Bir dönemde alınan başvurular bir sonraki dönemin ilk on günü içerisinde değerlendirilir. Başvuru sahipleri teknik destek başvurularını, Ajansın internet sitesinde yer alan Teknik Destek Talep Formunu (EK A) kullanarak yapar. Potansiyel başvuru sahiplerinin; proje başvurularını matbu olarak Ajansa sunmadan önce Ajansın internet sitesinden erişilebilecek bilgi sistemindeki Talep Formunda da yer alan başvuru veri giriş formunu doldurarak bilgi www.kudaka.org.tr 11
sistemine yüklemeleri zorunludur. Sistem, yapılan başvurular için otomatik olarak bir başvuru kodu üretecek olup, bu kod başvuru sürecindeki tüm işlemlerde kullanılacaktır. Ayrıca Ön Başvuru işleminin tamamlanmasından sonra sistemin size vereceği formun çıktısı da Talep Formunun ve eklerinin konulduğu zarfın arkasına yapıştırılmalıdır. Proje başvuruları, kapalı zarf içinde taahhütlü posta yoluyla, kargo şirketi ile veya elden (elden teslim eden kişiye, imzalı ve tarihli bir alındı belgesi verilir) aşağıda adresi bulunan Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansına teslim edilir. Erzincan ve Bayburt ta bulunan Yatırım Destek Ofislerinden de Teknik Destek Programı başvurusu kabul edilecektir. Başka yollarla (örneğin faks ya da elektronik posta ile) gönderilen ya da başka adreslere teslim edilen başvurular reddedilecektir. Dosyalar hazırlanırken sıralama şu şekilde olmalıdır: 1. Teknik Destek Talep Formu, 2. Diğer Ekler (rehberde Bölüm 3 te belirtilen sıralamaya göre), 3. Destekleyici Belgeler. Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansı: Cumhuriyet Cad. No:3 25200 Yakutiye / ERZURUM Erzincan Yatırım Destek Ofisi: Fevzi Paşa Cad. No:19 ETSO Binası Kat :3 ERZİNCAN Bayburt Yatırım Destek Ofisi: Şeyhhayran Mahallesi, Osman Okutmuş Caddesi No: 7 69140, Valilik Ek Hizmet Binası, Merkez / BAYBURT Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansının Erzincan ve Bayburt ta bulunan Yatırım Destek Ofislerinden de proje başvurusu yapabilirsiniz. Başvurular (Talep Formu, diğer ekler ve destekleyici belgeler) tek nüsha olarak teslim edilmelidir. Teknik Destek Talep Formu elektronik formatta (CD) da sunulmalıdır. 12 www.kudaka.org.tr
Elektronik format, matbu versiyonla tam olarak aynı içeriğe sahip olmalıdır. Başvuru Sahipleri başvurularının eksiksiz olup olmadığını Talep Formunda yer alan kontrol listesinden kontrol etmelidirler. 2.2.3. Son Başvuru Tarihi Başvuruların alınması için son tarih dönemlere göre aşağıdaki gibidir: Teknik Destek Programı - 2012 Dönem Tarih Saat 1. Dönem (Mart-Nisan) 30/04/2012 18:00 2. Dönem (Mayıs-Haziran) 29/06/2012 18:00 3. Dönem (Temmuz-Ağustos) 31/08/2012 18:00 4. Dönem (Eylül-Ekim) 31/10/2012 18:00 5. Dönem (Kasım-Aralık) 31/12/2012 18:00 Posta veya kargo şirketine bağlı gecikmeler dikkate alınmayacaktır. Son başvuru zamanından sonra alınan başvurular, bir sonraki teknik destek programı dönemi sonunda değerlendirilecektir (Kasım Aralık dönemi hariç olmak üzere). 2.2.4. Daha Fazla Bilgi Almak İçin Sorularınızı elektronik posta ya da faks ile aşağıdaki adrese veya faks numarasına gönderebilirsiniz. KUDAKA E-posta: pyb@kudaka.org.tr Telefon: 0442 235 61 11 Faks: 0442 235 61 14-15 2 Aynı yararlanıcıya bir yıl içerisinde verilebilecek teknik destek sayısı Soruların yanıtları www.kudaka.org.tr adlı internet adresinde yayınlanacaktır. Bütün adaylara eşit davranılacak ve bir Başvuru Sahibine sağlanan bilgi Sıkça Sorulan Sorular (SSS) aracılığıyla diğer Başvuru Sahiplerine de sunulacaktır. Bütün resmi açıklamalar ve talep edilen bilgi Ajans tarafından sağlanacaktır. SSS listesinde ve Teknik Destek Başvuru Rehberinde yer almayan hiç bir bilgi Başvuru Sahipleri ve Ajans için bağlayıcı nitelik taşımamaktadır. 2.3.Teknik Destek Başvurularının Değerlendirilmesi ve Seçilmesi Belirlenen usullere uygun olarak hazırlanacak ve Ajansa sunulacak olan her bir başvuru, Genel Sekreterce görevlendirilecek ilgili Ajans uzmanlarından oluşan en az üç kişilik bir değerlendirme komisyonu tarafından değerlendirilir. Genel Sekreter, görevlendirmede değerlendirme komisyonu başkanını da tayin www.kudaka.org.tr 13
eder. Değerlendirme komisyonunun çalışma esas ve usulleri, Destek Yönetimi Kılavuzu kapsamında belirtilen hususlar çerçevesinde Ajans tarafından belirlenir. Teknik Destek başvuruları, her bir başvuru döneminin ilk on günü (1-10 uncu günleri arasında) içerisinde değerlendirilir. Değerlendirme; ön inceleme ve nihai değerlendirme olmak üzere iki aşamalıdır. Değerlendirme komisyonunun uygun görmesi durumunda bu iki aşama aynı oturumda gerçekleştirilebilir. 2.3.1. Ön İnceleme Bu aşamada teknik destek başvurusunun, Teknik Destek Talep Formunun beş numaralı bölümünde yer alan Kontrol Listesindeki kriterleri karşılayıp karşılayamadığı değerlendirme komisyonu tarafından değerlendirilir. Bu listede yer alan kriterlerden herhangi biri karşılanmıyorsa teknik destek başvurusu bu aşamadan sonra değerlendirilmeyecek ve reddedilecektir. 2.3.2. Nihai Değerlendirme Ön incelemeyi geçen başvurular aşağıda yer alan değerlendirme tablosuna göre değerlendirmeye tabi tutulacaktır. KONTROL LİSTESİ 10 iş günü Başarılı teknik destek başvurularının Ajans internet sitesinde yayınlanmasını müteakip sözleşme imzalamak için süre 14 www.kudaka.org.tr
Değerlendirmede sırası ile başvurunun; 1. Teknik destek kapsamında desteklenecek alanlarla ne kadar ilgili olduğu, 2. Diğer uygulanan/uygulanacak programlarla karşılaştırıldığında katma değer yaratacak unsurlar içerip içermediği, 3. Yararlanıcının ihtiyaç ve sorunlarını ne kadar doğru bir şekilde tanımlamış olduğu, 4. Beklenen sonuçlarının, hedef gruplar üzerinde sürdürülebilir bir etkisi olup olmadığı ve çarpan etkileri olup olmadığı göz önüne alınacaktır. Bu değerlendirmenin sonunda teknik destek başvuruları, değerlendirme komisyonu üyelerinin ikisi tarafından tablodaki puanlama dikkate alınarak ayrı ayrı değerlendirilir. Bir teknik destek başvurusunun başarılı kabul edilebilmesi için ilgililik bölümünden (30 puan üzerinden) en az 20 puan, toplamda ise (100 puan üzerinden) en az 70 puan alması gerekmektedir. İki değerlendirme komisyonu üyesinin vermiş olduğu puanlar arasında on beş puan ve üzeri fark olması veya bir değerlendirme komisyonu üyesinin eşik değerin altında, diğerinin ise eşik değerin üzerinde puan vermesi halinde, başvuru üçüncü komisyon üyesi tarafından tekrar değerlendirilir. Üçüncü değerlendirme puanı ile bu puana en yakın değerlendirme puanının aritmetik ortalaması esas alınır. Eğer üçüncü değerlendiricinin verdiği puan, diğer iki değerlendiricinin verdiği puanın aritmetik ortalamasına eşitse, bu ortalama puan esas alınır. Başvurular en yüksek puanı alan tekliften başlayarak sıralanır ve destek dağıtımı programın bu rehberde belirtilen toplam bütçesi çerçevesinde söz konusu sıralamaya göre yapılır. Eşit puan alan başvuruların sıralanmasında başvuru tarihi ve saati esas alınır. Değerlendirme sonucunda, başarılı bulunan başvurular ekleri ile en fazla iki sayfa (ekli puan tabloları hariç) olarak hazırlanarak ve tüm değerlendirme komisyonu üyeleri tarafından imzalanarak değerlendirme raporu ile birlikte Genel Sekreterin onayına sunulur. Değerlendirme raporunun ekinde, puan tabloları da yer alır. Değerlendirme raporunda söz konusu teknik desteğin bizzat Ajans tarafından karşılanması veya hizmet alımı yoluyla sağlanması yöntemlerinden hangisinin takip edileceğine ilişkin görüşe de yer verilir. Genel Sekreter, teknik destek yöntemi konusunda nihai onay yetkisine sahiptir. 15 Gün Teknik Destek faaliyetinin tamamlanmasını müteakip nihai raporun sunulması için süre (en fazla) Bir faaliyet yılı içerisinde, Ajansın yıllık teknik destek bütçesinin faaliyet yılı bitmeden tükenmesi durumunda, teknik destek faaliyetlerinin söz konusu faaliyet yılı için tamamlandığı ve o yıl içerisinde yeni başvuru alınmayacağı Ajans internet sitesinde duyurulur. www.kudaka.org.tr 15
2.4. Değerlendirme Sonucunun Bildirilmesi 2.4.1. Bildirimin İçeriği Başvuru sahiplerine, başvurularının sonucuna ilişkin durum yazılı olarak bildirilecektir. Başvurunun reddedilmesi veya destek verilmemesi kararı, aşağıda belirtilen gerekçelere dayandırılacaktır: Başvuru, ilgililik bölümünden 20 puan (30 üzerinden) ve/veya genel toplamdan 70 puan (100 üzerinden) alamamıştır. 16 www.kudaka.org.tr
Başvuru son başvuru tarihinden sonra alınmıştır (Kasım - Aralık dönemi için geçerlidir), Başvuru eksiktir veya ön inceleme koşullarına uygun değildir, Başvuru sahibi veya ortaklarından biri ya da bir kaçı uygun değildir, Başvuru konusu uygun değildir (örneğin; teklif edilen faaliyetin program kapsamında olmaması, teklifin izin verilen azami süreyi aşması, teknik desteğin hizmet alımı yoluyla sağlanması halinde azami destek miktarını aşması gibi), Faaliyet, seçilmiş olan diğer başvurulara göre daha az puan almıştır (Bütçe sınırları itibariyle son dönem için geçerlidir.), Talep edilen destekleyici belgelerin biri ya da birkaçı belirtilen son tarihten önce teslim edilmemiştir. Ajansın bir başvuruyu reddetme ya da destek vermeme kararı nihaidir. 2.4.2. Öngörülen Zaman Çizelgesi Değerlendirme sonuçları hakkında başvuru sahiplerini bilgilendirmek için Ajansın planladığı tarih dönemlere göre 15/05/2012, 16/07/2012, 17/09/2012, 15/11/2012 ve 15/01/2013 tür. Bu tarihler başvuru sayısına göre değişebilecektir. 2.5. Sözleşme İmzalanması ve Uygulama Koşulları Genel Sekreterin onayıyla desteklenmesi öngörülen teknik destekler ve buna ilişkin ilke ve kurallar, başvuru sahibi ile Ajans adına Genel Sekreterin imzalayacağı bir sözleşmeye bağlanır. Başarılı başvuru sahipleri yazılı olarak da bilgilendirilmekle birlikte sözleşmeler, başarılı teknik destek başvurularının Ajansın internet sitesinde yayınlanmasını müteakip en geç on iş günü içinde imzalanır. Başvuru sahiplerinin bu süre zarfında sözleşme imzalamak üzere Ajansa başvurmaması halinde destek kararı iptal edilir. Başvuru sahibi tarafından doldurulmuş olan teknik destek talep formu ve ekleri, teknik destek sözleşmesinin de doğal ekleridir. Bu sebeple, değerlendirmeye tabi tutulan metinde yer alan bilgilerde uygulama esnasında değişiklik yapılamaz. Teknik desteğin hizmet alımı yoluyla sağlandığı durumlarda, hizmet alımı Ajans tarafından kendi tabi olduğu esas ve usuller çerçevesinde gerçekleştirilecektir. Uzman/danışman firma, Ajans ile yaptığı hizmet sözleşmesi çerçevesinde, talep edilen teknik desteği Ajans adına başvuru sahibine sağlayacaktır. Teknik destek faaliyetleri sözleşmenin imzalanmasını müteakip bir ay içerisinde tamamlanır. Talebin fazla olması, yoğunluk ve başka sebeplerden dolayı, onaylandığı halde bir ay içinde tamamlanamayan teknik destek faaliyetlerinin uygulama süresi; Ajansın iş yükü, uzman profili ve çalışma programı göz önünde bulundurularak, Genel Sekreter tarafından en fazla bir ay uzatılabilir. Teknik destek faaliyetinin tamamlanmasını müteakip yararlanıcı, en geç on beş gün içerisinde nihai raporunu Ajansa sunar. Hedeflerin Gerçekleştirilememesi Yararlanıcının sözleşme koşullarını yerine getirmemesi halinde Ajans, uzman desteğinin maliyetinin ve/veya teknik desteğin hizmet alımı yoluyla sağlanmış olması halinde, o zamana kadar hizmet kapsamında ödenen tutarların tamamen ya da kısmen yararlanıcı tarafından geri ödenmesini talep edebilir. Ayrıca desteklenen faaliyet kapsamında, Ajans tarafından istenen bilgi ve belgelerin zamanında ve eksiksiz verilmemesi, faaliyetlerin uygulama ve yönetim mekânlarına erişimin zorlaştırılması yahut engellenmesi veya desteğin sözleşmeye, eklerine ve yürürlükteki mevzuata uygun şekilde yürütülmediğinin tespiti halinde Ajans, Teknik Desteği durdurabilir ve/veya sözleşmeyi feshederek buna ilişkin mevzuatta ve sözleşmede belirtilen hukuki yollara başvurabilir. www.kudaka.org.tr 17
Sözleşmenin Değiştirilmesi Yararlanıcıların projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları esastır. Ancak sözleşmenin imzalanmasından sonra faaliyetin uygulamasını zorlaştıracak veya geciktirecek önceden öngörülemeyen ve beklenmeyen durum yahut mücbir sebep söz konusu ise sözleşme tarafların mutabakatı ile uygulamanın herhangi bir safhasında değiştirilebilir ve/veya faaliyet uygulamasının tamamı veya bir kısmı askıya alınabilir. Raporlar Yararlanıcılar, teknik destek faaliyetinin tamamlanmasını müteakip en geç 15 gün içerisinde nihai raporunu Ajansa sunar. Ayrıca Ajans, yararlanıcıdan ilave bilgi ve belge talebinde bulunabilir Teknik Desteğe Ait Kayıtlar Yararlanıcı, teknik destek faaliyetlerinin uygulanmasına dair tüm kayıtları şeffaf bir şekilde tutmakla yükümlüdür. Bu kayıtlar, teknik desteğin sözleşmede belirtilen uygulama süresinin bitim tarihinden itibaren 5 yıl süreyle saklanmalıdır. Denetim Gerektiğinde yapılacak denetimler sırasında yararlanıcı, proje uygulama ve yönetim mekânlarına erişimi zorlaştırmamak yahut engellememek ve talep edilen her türlü bilgi ve belgeyi görevli personele zamanında sunmak zorundadır. Sözleşme hükümleri, Ajans tarafından hem kayıtlar üzerinde hem de yerinde yapılabilecek denetimlere olanak tanıyacaktır. Tanıtım ve Görünürlük Yararlanıcılar ve ortakları, Teknik Destek Faaliyetlerinde KUDAKA nın sağladığı destek ile Kalkınma Bakanlığının genel koordinasyonunu görünür kılmak ve tanıtmak için, Ajansın internet sitesinde (www.kudaka.org.tr) yayınlanan tanıtım ve görünürlük rehberine uygun olarak gerekli önlemleri alır. Ajans aynı proje veya faaliyet için mali destek veya teknik destekten sadece birini sağlayabilir. 3. EKLER Başvuru Sırasında Doldurularak Ajansa Sunulması Gereken Dokümanlar: EK A: Teknik Destek Talep Formu (Word Formatında) EK B: Teknik Destek Faaliyetinde Yer Alan Personelin Özgeçmişleri (Word Formatında) EK C: Eğitim Müfredatı (Eğitim faaliyeti içeren başvurular için) (Word formatında) 18 www.kudaka.org.tr