1. AMAÇ, KAPSAM, DAYANAK 1.1. AMAÇ Bu talimat, Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı-Deniz Ticareti Genel Müdürlüğü (DTGM) ve Türk Standardları Enstitüsü arasında 16.12.2014 tarihinde imzalanan Yeşil Liman/Eko Liman Projesi protokolü kapsamında, liman işletmelerinin Türk Standardları Enstitüsü ve Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı-Deniz Ticareti Genel Müdürlüğü (DTGM) tarafından ortak belirlenen Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler şartlarına göre uygunluğunun değerlendirilerek Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler belgelendirme faaliyetinin yürütülmesi amacıyla hazırlanmıştır. 1.2. KAPSAM Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Belgelendirme Talimatı, Türk Standardları Enstitüsü nün Sektörel Kriterler Belgelendirmesi ile ilgili başvuru şartlarını ve belge verilmesi esaslarını, belge kullanımı ve mali konular ile ilgili yükümlülükleri kapsar. 1.3 DAYANAK Bu Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Belgelendirme Talimatı;Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı-Deniz Ticareti Genel Müdürlüğü (DTGM) ve Türk Standardları Enstitüsü arasında 16.12.2014 tarihinde imzalanan Yeşil Liman/Eko Liman Projesi protokolü, DTGM tarafından yayımlanan Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Uygulama Esasları ve Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler dokümanı esas alınarak hazırlanmıştır.bu talimatta belirtilmeyen hususlarda TSE Belgelendirme Yönergesi hükümleri geçerlidir. 2. TSE YEŞİL LİMAN/EKO LİMAN PROJESİ SEKTÖREL KRİTERLER BELGELENDİRMESİ 2.1 KISALTMALAR VE TANIMLAR TSE : Türk Standardları Enstitüsü KSEDB : Kalite Sistemleri ve Eğitim Dairesi Başkanlığı SYSM : Sektörel Yönetim Sistemleri Müdürlüğü DTGM : Deniz Ticareti Genel Müdürlüğü YLS : Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Dokümanlarının kodlaması İşletme : Belgelendirme hizmeti talep eden Liman İşletmecisi Belge : YLS Sektörel Kriterlere Uygunluk Belgesi Tetkik : YLS Sektörel Kriterler Tetkiki Kriter : YLS Sektörel Kriterleri ÇYS : Çevre Yönetim Sistemi İSG :İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi Sembol : TSE Belgelendirme sembolünü (logo) İgili Belgelendirme Müdürlüğü: Yeşil Liman/Eko Liman Projesi kapsamında başvuruda bulunacak Liman işletmesinin bulunduğu hinterlanttaki Belgelendirme Merkezi Başkanlığı na bağlı Belgelendirme Müdürlüklerini ifade Sayfa 1/13
eder. Belgelendirme Komitesi: Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Belgelendirme Komitesini ifade eder. Baş Tetkik Görevlisi/Tetkik Ekibi Lideri: Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler tetkikinde TS EN ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi ve TS 18001 İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemlerinin her ikisinden de atanmış TG/BTG olan uzmanlar Tetkik ekibi lideri olarak görevlendirilebilir ve tüm dokümanlarda Baş Tetkik Görevlisi olarak geçer. Tetkik planlaması sırasında planlama sorumlusu tarafından tayin edilir. 2.2. TSE YEŞİL LİMAN/EKO LİMAN PROJESİ SEKTÖREL KRİTERLERE UYGUNLUK BELGESİ İşletme ve Türk Standardları Enstitüsü (TSE) arasında yapılan sözleşme çerçevesinde TSE tarafından işletme adına düzenlenen, işletmenin Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler şartları uyarınca değerlendirilerek, ilgili kriterlere uygun bulunduğunu gösteren ve geçerlilik süresi 1 (bir) yıl olan belgedir. Belge tarihi, Belgelendirme Komitesinin belgelendirmeye ilişkin karar tarihi ile aynıdır. 2.3. TSE BELGELENDİRME SEMBOLÜ(LOGO) Belge almış işletmenin, işletme adı ve belge numarası ile birlikte sadece iş tekliflerinde, reklam amacıyla ve tanıtım malzemesi üzerinde kullanabileceği başvuruya esas referans standard çerçevesinde tanımlanan monogramdır. Sembol, Türk Standardları Enstitüsüne ait patentli sembollerin kullanım şartları TSE Belgelendirme Yönergesinde belirlenmiştir. 3. ORGANLAR 3.1 YEŞİL LİMAN/EKO LİMAN PROJESİ SEKTÖREL KRİTERLER BELGELENDİRME KOMİTESİ Belgelendirme Yönergesi nin 8 nci maddesine ek olarak; Tarafsızlık, bağımsızlık ve şeffaflık ilkesini sağlayabilecek şekilde, Belgelendirme faaliyeti konusunda bilgi ve tecrübe sahibi kişilerden oluşturulan ve TSE Başkanı tarafından atanan karar organıdır. 3.2. İTİRAZ, ŞİKÂYET VE UYUŞMAZLIK KOMİTESİ TSE Belgelendirme Yönergesi Madde 9 da belirtilen şartlara göre teşkil eden komitedir ve Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Belgelendirme faaliyetleri ve bu faaliyetler sonucu alınan Belgelendirme Komitesi kararları ile ilgili şikâyet ve itirazları değerlendirilerek karara bağlamaya yetkilidir. 3.3. TARAFSIZLIĞI KORUMA KOMİTESİ: TSE Belgelendirme Yönergesi Madde 10 da belirtilen şartlara göre teşkil eden komitedir ve Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Belgelendirme faaliyetleri yerine getirilirken tarafsızlık politikalarını izleyen ve bunları değerlendirerek üst yönetime tavsiyelerini bildirmekle görevlidir. Sayfa 2/13
4. BAŞVURU İŞLEMLERİ 4.1. GEREKLİ BELGELER Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Belgelendirme faaliyetine ilişkin işletmelerin başvuruları için gerekli belgeler aşağıda tanımlanmıştır. Başvuru için gerekli belgelerin ne olduğu ve başvuru şartları ilaveten TSE Web Sitesi nde yayınlanmaktadır. a) Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterlere Uygunluk kapsamındaki belgelendirme başvurusu taleplerini bildiren bir resmi yazı. b) TSE web sayfasında yayımlanan SB-FR-001 nolu başvuru formu ve bu formun D 19 bölümünde belirtilen doküman ve kayıtlar, c) DTGM tarafından yayınlanan ve yürürlükte bulunan Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Dokümanı nda belirtilen Vaziyet Planı. d) DTGM tarafından yayınlanan ve yürürlükte bulunan Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Dokümanında belirtilen Proje Sorumlusu görevlendirme yazısı. e) Projeye başvuruda bulunacak liman işletmesinin yürürlükte olan Kıyı Tesislerine İşletme İzni Verilmesine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğine göre almış olduğu işletme izni/geçici işletme izin belgesinin bir nüshası. f) Liman işletmesi, Çevre ve Şehircilik Bakanlığı tarafından yayınlanan Çevre Kanununca Alınması Gereken İzin ve Lisanslar Hakkında Yönetmelik kapsamında gerekli izin ve lisans belgeleri Proje kapsamında başvuruda bulunacak Liman İşletmesi tarafından eksiksiz hazırlanmış olan başvuru dosyası Belgelendirme Merkezi Başkanlığı na bağlı ilgili Belgelendirme Müdürlüğü ne iletilecektir. 4.2 BAŞVURU İLE İLGİLİ ESASLAR Başvuruların kabul edilmesi ve işleme konulabilmesi için; Başvuru talep yazısı ve Madde 4,1 de belirtilen belgeler ile birlikte Belgelendirme Merkezi Başkanlığı na bağlı ilgili Belgelendirme Müdürlüğü ne başvuruda bulunulması, TSE Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Belgelendirme Talimatı, Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Uygulama Esasları ve Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler dokümanı ve tüm şartlarının işletmeler tarafından kabul edildiğini gösterir. 4.3 BAŞVURUNUN DEĞERLENDİRİLMESİ Madde 4,1 de belirtildiği şekilde başvuru dokümanlarını doğru ve eksiksiz olarak hazırlayan işletmeler belgelendirme için gerekli belgeler ile birlikte Belgelendirme Merkezi Başkanlığı na bağlı ilgili Belgelendirme Müdürlüğü ne başvurur. Başvurunun ön değerlendirilmesi sonucunda, Madde 4.1 de belirtilen dokümanlar yeterli bulunduğunda işletmenin başvuru dosyaları kabul edilir. Başvuru dokümanları yeterli bulunmadığında, işletmeye uygun iletişim yolları (yazışma, e-posta vs.) Sayfa 3/13
ile bilgi verilir. İlk başvuru geldiğinde yapılan incelemenin tarihi itibariyle 2(İki) ay içinde eksiklikler giderilmediği takdirde başvuru geçersiz sayılır. Proje kapsamında daha önce başvurusu bulunan ve belgelendirilen liman işletmesi tekrar başvuru yapması halinde Madde 4.1.b,c,d,e,f de belirtilen şartların değişmesi halinde ilgili evrakları tekrar hazırlayarak başvuru evrakları ile birlikte sunmalıdır. 4.4. BAŞVURUNUN İPTALİ İşletmenin başvurusu kabul edildikten sonra TSE-Belgelendirme Merkezi Başkanlığı na bağlı ilgili Belgelendirme Müdürlüğü tarafından planlanan tetkik tarihi dikkate alındığında tetkik 2 (iki) ay içinde işletme tarafından kabul edilmemesi durumunda işletmenin başvurusu iptal edilir. Başvuru iptali işletme talebi ile de yapılabilir. Başvurusu iptal edilen işletmelerin dosyaları talep edilmesi durumunda iade edilir. 5. TETKİK 5.1. TETKİKİN PLANLANMASI Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler tetkikleri planlaması, Belgelendirme Merkezi Başkanlığı na bağlı ilgili Belgelendirme Müdürlüğü tarafından yapılacaktır. Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler belgelendirme tetkikleri için görevlendirmede, TS EN ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi ve TS 18001 İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemlerinin her ikisinden de Enstitümüzden atanmış Baş Tetkik Görevlisi ve Tetkik Görevlisi formasyonlarına sahip tüm uzmanlardan yararlanılacaktır. Liman İşletmesine Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler kapsamında gerçekleştirilecek ilk belgelendirme tetkik ekibinde Kalite Sistemleri ve Eğitim Dairesi Başkanlığı uhdesinde bulunan TS EN ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi ve TS 18001 İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemlerinin her ikisinden de atanmış Baş Tetkik Görevlisi veya Tetkik Görevlisi formasyonlarına sahip en az bir uzmanın görevlendirilmesi sağlanacaktır. Yeşil Liman/Eko Liman projesi kapsamında 16.12.2014 tarihinde imzalanan protokol çerçevesinde Bakanlıkça oluşturulan Teknik Çalışma Grubu üyelerinden, TS EN ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi, TS 18001 İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi konularında TSE tarafından ataması yapılan dış uzmanlar Sektörel Kriterler Belgelendirmesi tetkiklerinde ihtiyaç olması veya Bakanlıkça talep edilmesi halinde tetkik ekibi içerisinde yer alması sağlanacaktır. Bu kapsamda uzman olarak ataması yapılan Bakanlık personelinin listesi Kalite Sistemleri ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Sektörel Yönetim Sistemleri Müdürlüğü tarafından Belgelendirme Müdürlüklerine duyurulacaktır. Belgelendirme Merkezi Başkanlığı na bağlı ilgili Belgelendirme Müdürlüğü tarafından planlanan tetkik tarihleri tetkikin gerçekleştirileceği hafta bazında işletmelere bildirilir ve işletmelerden tetkik tarihine ilişkin teyit alınır. Sektörel Kriterlere uygunluk tetkikleri işletme sahasında gerçekleştirilir. İşletme tarafından hafta bazında tetkik planının kabul görülmesi durumunda tetkik gerçekleştirilir. Tetkik planının kabul görmemesi durumunda, işletme planlanan tetkik tarihinden itibaren en fazla 2 ay olacak şekilde gerekçelerini belirtmek Sayfa 4/13
şartıyla erteleme talebinde bulunabilir. İşletmenin gerekçeleri Belgelendirme Merkezi Başkanlığı na bağlı ilgili Belgelendirme Müdürlüğü tarafından değerlendirilir. Gerekçelerin haklı bulunması durumunda, tetkik planında değişiklik yapılabilir. Tetkik planlanına işletmeden teyit gelmeden tetkik gerçekleştirilemez. TSE den kaynaklanan herhangi bir nedenle teyit alınan tetkik planında değişiklik söz konusu olduğunda işletmeden tekrar teyit alınır. Gerek duyulduğunda üzerinde anlaşma sağlanan tetkik tarihleri her iki tarafın da talebiyle değiştirilebilir. Belgelendirme Merkezi Başkanlığı na bağlı ilgili Belgelendirme Müdürlüğü nce, Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler tetkiki için harcanacak tetkik süresi (adam-gün) yürürlükte bulunan SB-ÇYS-TL-001 Tetkik Süresinin Belirlenmesi Talimatında (ÇYS) belirtilen adam gün süresinin en az %20 si alınarak belirlenecektir. Tetkik süresi arttırma ile ilgili hususlar aynı talimat kapsamında değerlendirilecektir. Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Belgelendirme faaliyeti için adam/gün hizmet ücreti, yürürlükte olan Çevre Yönetim Sistemi için tetkik adam/gün ücreti ile aynı olacak şekilde uygulanacaktır. Protokol devam ettiği sürece ise bu ücretlendirme üzerinden %10 indirim uygulanacaktır. TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi, TS EN ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi, TS 18001 İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi ve Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler tetkiklerinin mümkün olduğunca entegre planlanması sağlanarak; tetkik ekibi, tetkik tarihleri gibi bilgilerin belgelendirme programına girişi ilgili Belgelendirme Müdürlüğü tarafından yapılacaktır. 5.2. TETKİKİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ Tetkik; açılış toplantısı, tetkikin gerçekleştirilmesi, tetkik heyeti değerlendirme toplantısı ve kapanış toplantısı aşamalarından oluşur. Açılış toplantısına; Tetkik Heyeti, İşletme Üst Yönetimi veya Üst Yönetimi temsilen yetkili/yetkililer, Proje Sorumlusu/Yönetim Temsilcisi, tetkik edilecek birimlerin sorumluları katılabilir. Açılış toplantısında tetkikin amacı, kapsamı, kullanılacak metot ve prosedürler ile tetkikin planlaması görüşülür. Tetkikin gerçekleştirilmesi; işletmede Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Şartları na uygunluğun teyidi karşılıklı görüşmeler, dokümanların ve kayıtların örnekleme metoduyla incelenmesi, sahada çalışmaların ve şartların gözlemlenmesi suretiyle yapılır. Tetkik heyeti, açılış toplantısında şifahen mutabık kalınan Tetkik Planlanmasına uygun olarak tetkiki yürütür ve tetkik heyeti içinde görev dağılımı yapılır. Tetkik Heyeti, tetkik sonucunda elde edilen bulguları gözden geçirir; Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler şartlarına göre uygunsuzluklar tespit edilir ise söz konusu uygunsuzluklar Baş Tetkik Görevlisi tarafından YLS Projesi Sektörel Kriterler Tetkiki Uygunsuzluk Formu na işlenir. Tetkiki gerçekleştirmenin güçlüğü anlaşılırsa, Tetkik Ekibi Lideri/Baş Tetkik Görevlisi bunun nedenlerini işletmenin Proje Sorumlusuna bildirir ve tetkiki durdurarak tutanak düzenler. Bu durumda, Belgelendirme Merkezi Başkanlığı na bağlı ilgili Belgelendirme Müdürlüğü tarafından tetkik sonlandırılana kadar verilen hizmetin karşılığı kuruluşa tahakkuk ettirilecek fatura ve tutanağın bir nüshası ön yazı ile işletmeye gönderilir. Tetkik Raporu ve ekleri Tetkik Heyeti ve İşletmenin Proje Sorumlusu/Yönetim Temsilcisi tarafından uygunsuzlukların Sayfa 5/13
kabul edildiğini göstermek üzere karşılıklı imzalanır. İşletmenin imzadan imtina etmesi durumunda Tetkik Ekibi Lideri/Baş Tetkik Görevlisi bu durumu Tetkik Raporunda belirtir. Konu ile ilgili Belgelendirme Komitesi kararı işletmeye bildirilir. İşletmenin karara itirazı, Belgelendirme Komitesi kararının tebliğ tarihini takip eden 30 gün içerisinde yapılırsa itiraz değerlendirilmek üzere İtiraz, şikâyet ve uyuşmazlıklar komitesine sunulur. Kapanış Toplantısı; tetkik sonunda Tetkik Heyeti ile işletmenin üst yönetimi, Proje Sorumlusu/Yönetim Temsilcisi ve ilgili birimlerin sorumluları ile yapılır. Toplantı katılımcı listesi tüm katılımcıları içerecek şekilde doldurulur. Toplantıda Tetkik Ekibi Lideri/Baş Tetkik Görevlisi yapılan tetkikin olumlu ve/veya olumsuz sonuçlarını, varsa uygunsuzluk raporuna kaydedilen uygunsuzlukları anlaşılacak şekilde sunar, raporlama ve itiraz süreci hakkında bilgilendirir. 5.3 TETKİK SONUÇLARININ DEĞERLENDİRİLMESİ Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterlere Uygunluk tetkik raporu ve ekleri Sektörel Kriterler tetkik ekibinde görevli Tetkik Ekibi Lideri/Baş Tetkik Görevlisi tarafından planlamanın yapıldığı ilgili Belgelendirme Müdürlüğü ne iletilecektir. Onayları tamamlanan rapor ve ekleri, ilgili Belgelendirme Müdürlüğü tarafından Kalite Sistemleri ve Eğitim Dairesi Başkanlığı bünyesinde oluşturulmuş olan Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Belgelendirme Komitesine sunulacaktır. Tetkik Heyetinin hazırladığı rapor son karar olmayıp İlgili Belgelendirme Komitesine görüş niteliğindedir. Tetkik raporları ve eklerinin ilgili Belgelendirme Komitesine sunulması SYSM tarafından hazırlanan Komite Tutanağı ile gerçekleştirilir. TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi, TS EN ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi, TS 18001 İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi ve Sektörel Kriterler belgelendirme sürecindeki komite kararlarının ilgili belgelendirme programı (TSE Kalite Soft) üzerinden takibi sağlanarak, ilgili Liman İşletmesinin Enstitümüzden almış olduğu hizmetlerin tümünü ifade edecek şekilde tek bir fatura, Belgelendirme Merkezi Başkanlığı na bağlı planlamanın yapıldığı ilgili Belgelendirme Müdürlüğü tarafından tanzim edilecektir. 5.4. TETKİKLERDE UYGUNSUZLUK BULUNMASI Yeşil Liman Eko Liman Sektörel Kriterler tetkiklerinde tespit edilen ıugunsuzluklarda küçük/büyük uygunsuzluk kategorisi bulunmaz. Tetkiklerde uygunsuzluk tespit edilmesi halinde söz konusu uygunsuzlukların uygunsuzluk raporlarında belirtilen termin tarihleri dahilinde kapatılmaması durumunda (uygunsuzluğun kapatılması için tetkik tarihi itibariyle en uzun süre iki (2) aydır.) işletmeye Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterlere Uygunluk Belgesi verilmez. Döküman/kayıt inceleme ve sahada yapılan tetkikler sırasında elde edilen bulgular neticesinde Tetkik Heyeti tarafından herhangi bir uygunsuzluk tespit edildiği takdirde, söz konusu uygunsuzluklar Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Tetkiki Uygunsuzluk Formu ve Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Tetkik Raporu na Tetkik Ekibi Lideri/Baş Tetkik Görevlisi tarafından işlenir ve doldurulmuş, imzaları tamamlanmış uygunsuzluk formlarının bir nüshası Sayfa 6/13
kapanış toplantısında liman işletmesine verilir. İşletme, uygunsuzlukların (üzerinde mutabık kalınsın veya kalınmasın) kendisine bildirildiği tarihten itibaren en geç 15 gün içesinde tespit edilen uygunsuzluklara yönelik gerçekleştirecek olduğu düzeltme ve düzeltici faaliyetleri ile ilgili planında Tetkik Ekibi Lideri ile mutabakat sağlamalıdır.(bu mutabakat e-posta,fax vb iletişim yöntemleri ile sağlanabilir.) Bu mutabakat uygunsuzluk formları ile kayıt altına alınır. 15 gün içerisinde tespit edilen uygunsuzlukların tümüne ilişkin mutabakat sağlanamaması durumunda belgelendirme süreci sonlandırılır ve Tetkik Raporu ekleri ile beraber en geç 15 gün içerisinde ilgili Belgelendirme Müdürlüğü tarafından Kalite Sistemleri ve Eğitim Dairesi Başkanlığı bünyesinde oluşturulmuş olan Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Belgelendirme Komitesine sunulur. İşletme ile Tetkik Ekibi Lideri/Baş Tetkik Görevlisi arasında belirtilen süre zarfında uygunsuzluklara ilişkin mutabakat sağlanması durumunda, uygunsuzluk formu üzerinde yer alan ve Tetkik Ekibi Lideri/Baş Tetkik Görevlisi nin uygunsuzluklara ilişkin İşletme tarafından belirlenen düzeltme ve düzeltici faaliyetlerinin yeterli olduğuna dair onayından sonra düzeltme ve düzeltici faaliyetler tamamlanmalı ve gerçekleştirilen bu faaliyetlerin yeterliliği en geç 2 ay içerisinde Tetkik Ekibi Lideri/Baş Tetkik Görevlisi tarafından onaylanmalıdır. İşletme tarafından uygunsuzluklara yönelik olarak gerçekleştirilecek düzeltme ve düzeltici faaliyetlerin yeterliliklerine yönelik yapılacak takip faaliyetlerinin türü (doküman, kayıt, video, fotoğraf vb. masa başında gözden geçirmesi veya ihtiyaç duyulması halinde saha tetkiki) Tetkik Ekibi Lideri tarafından Tetkik raporunda kayıt altına alınır. Takip faaliyetlerinin saha ziyareti yapılarak gerçekleştirilmesi kararının alınması durumunda bu talimatın 5. Maddesinde tanımlanan hususlara uygun olarak planlama ve takip tetkiki ekipte yer alan en az bir tetkikçi tarafından gerçekleştirilir. Mücbir sebeplerin olması durumunda takip faaliyeti heyette yeralan bir Tetkik Görevlisi veya heyette yer almayan başka bir Tetkik Görevlisi tarafından da gerçekleştirilebilir. Belirlenen süre zarfında ve gerçekleştirilen takip faaliyetleri neticesinde Tetkik Ekibi Lideri/Baş Tetkik Görevlisi tarafından hazırlanan tetkik raporu (uygunsuzluk formunun nihai onaylı nüshası, uygunsuzluğun kapatıldığını gösterir belge, fotoğraf vb.kayıtlar ile birlikte) planlamanın yapıldığı ilgili Belgelendirme Müdürlüğü ne iletilir.onayları tamamlanan raporun bir nüshası ekleri ile birlikte (uygunsuzluk formunun nihai onaylı nüshası, uygunsuzluğun kapatıldığını gösterir belge, fotoğraf vb.kayıtlar ile birlikte) ilgili Belgelendirme Müdürlüğü tarafından Kalite Sistemleri ve Eğitim Dairesi Başkanlığı bünyesinde oluşturulmuş olan Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Belgelendirme Komitesine iletilir ve bu talimatın 5.3 maddesine göre değerlendirme yapılır. 6. SÖZLEŞME AKDİ VE BELGENİN DÜZENLENMESİ Sözleşmenin Akdi ve Belgenin düzenlenmesi hususunda Belgelendirme Yönergesinin 18 inci maddesi hükümlerine ek olarak; ayrıca aşağıda belirtilen şartlara uyulur. Gerçekleştirilen sektörel kriterlere uygunluk tetkiki sonucu Sektörel Kriterler şartlarına uygunluğun belirlenmesi ve ilgili Belgelendirme Komitesinin olumlu karar vermesi ile işletme belge almaya hak kazanır. Belge tarihi olarak komite karar tarihi esas alınır. Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler tetkikleri her yıl belgelendirme olarak planlanacak ve belge almaya hak kazanan kuruluşlara belge ve sözleşmeleri yıllık düzenlenecektir. Sayfa 7/13
TSE ve işletme yetkililerince Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Belge Sözleşmesinin imzalanması ve işletmeye gönderilen fatura bedelinin yatırıldığını gösteren dekontun ilgili Belgelendirme Müdürlüğü ne ulaştırılmasına müteakip Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterlere Uygunluk belgesi ve sözleşmeleri, Belgelendirme Merkezi Başkanlığı na bağlı ilgili Belgelendirme Müdürlüğü tarafından tanzim edilerek onayları tamamlandıktan sonra ilgili liman işletmesine gönderilecektir. TSE ile sözleşme akdeden işletme, belgeyi ancak tetkik edilen ve belgede adı geçen hizmet yeri/yerleri için kullanılabilir. Düzenlenen belgede tetkik edilen işletmenin adresi veya işletme tarafından belirtilecek irtibat adresi esas alınır. Belge, Sektörel Kriterlere uygunluk başvurusu yapılan işletmeye verilmiş olup, bu kapsam dışında kullanılamaz. Aksi tespit edilip TSE tarafından yazılı olarak ikaz edildiği halde bu kriterlere uymayarak belge kullanmaya devam eden kuruluşlar hakkında TSE Belgelendirme Yönergesinin TSE ye Ait Markaların Haksız Kullanımı, Belgelerin Tahrifi veya Sahte Belge Tanzimi ne ilişkin hükümlerine göre işlem yapılır. 7. BELGE KULLANIM SÜRELERİ Belge Kullanım Süreleri hususunda Belgelendirme Yönergesi nin 22 inci maddesi hükümlerine uyulur. İşletmenin Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterlere uygunluğunu gösteren belgenin, geçerlilik süresi 1 (bir) yıldır. 8. SEKTÖREL KRİTERLER DÖKÜMANINDA MEYDANA GELEN DEĞİŞİKLİKLER Belgelendirmeye esas sektörel kriterler dökümanında meydana gelen değişiklikler hususunda TSE Belgelendirme Yönergesi nin 23 üncü maddesi hükümlerine ek olarak; Ayrıca aşağıda belirtilen şartlara uyulur. Belgelendirmeye esas teşkil eden sektörel kriterler şartlarındaki değişiklikler TSE web sitesinde yayınlanarak ilan edilir. TSE, işletmelerin yeni kriter şartlarını sağlayabilmesi için geçiş süresini belirler ve geçiş süresi sonuna kadar belgenin geçerliliği devam eder. 9. MARKA VE LOGO KULLANIMI Belge almış işletmenin, işletme adı ve belge numarası ile birlikte sadece Sektörel Kriterlere uygunluk başvurusu, reklam amacıyla ve tanıtım malzemesi üzerinde kullanabileceği başvuruya esas referans dokümanlar çerçevesinde tanımlanan monogramdır. Marka ve Logo kullanımı hususunda TSE Belge ve Marka Kullanma Talimatı hükümlerine uyulur. 10. BELGENİN İPTALİ VE SÖZLEŞMENİN FESHİ Sayfa 8/13
Belgenin İptali ve Sözleşmenin Feshi hususunda Belgelendirme Yönergesi nin 29 uncu maddesi hükümlerine ek olarak; aşağıda belirtilen şartlara uyulur. İşletmenin Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterlere Uygunluk Belgesi nin kullanımına dair sözleşmesi, ilgili Belgelendirme Müdürlüğü nün talebi ve İlgili Belgelendirme Komitesinin kararına göre fesih edilebilir. Sözleşmenin feshinin ve belgenin geri alınmasının nedenleri; - İşletmenin iflası veya belge kapsamındaki faaliyete son vermesi, - İşletmenin Belgesini kapsamında belirtilen tesis veya hizmetten farklı alanlarda kullanması, - Işletmenin tetkikler sırasında eksik ve yanıltıcı bilgi vermesi, - Belgenin yanıltıcı ve haksız kullanımı, - TSE tarafından tahakkuk ettirilen ücretlerin ödenmemesi, - Işletmenin belgede belirtilen tesis adresinde bulunmaması, - İşletmeye ait tüzel kişiliğin değişmesi, - İşletmenin TSE Belgelendirme Yönergesi ve bu Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Belgelendirme Talimatı hükümlerine aykırı hareket etmesi, - İşletmenin belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması, - İşletmenin talebi. TSE belgenin geri alınması ve sözleşmenin feshine dair kararları Resmi Gazete de, TSE yayınlarında ve günlük gazetelerde gerekçeli olarak yayınlama ve Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı-Deniz Ticareti Genel Müdürlüğü (DTGM) ye bildirme hakkına sahiptir. Belge geri alındığında belgeli kuruluşlar listesinde belgenin iptaline ilişkin gerekli bilgiler kaydedilir. İşletme, belgenin geri alınması ve sözleşmenin feshi kararının tebliğinden itibaren belge ve markanın kullanımını durdurur. İşletme, sözleşme ile kendisine verilmiş her türlü belgeyi kendisine tebliğ tarihinden itibaren en geç 30 (otuz) gün içerisinde TSE ye iade etmelidir. Sözleşmesi fesih edilen kuruluşun yeniden başvurusunda; - Başvuru ve Dosya İnceleme ücreti alınmaksızın Başvuru ve tetkik işlemleri ilk başvuruda olduğu gibi uygulanır. - Fesih tarihinden itibaren 30 gün dolmadan yeni başvuru işleme konulmaz. 11. BAŞVURU/BELGE SAHİPLERİNİN HAK VE YÜKÜMLÜLÜKLERİ 11.1 BAŞVURU/BELGE SAHİPLERİNİN YÜKÜMLÜLÜKLERİ Belge, belgede adı geçen işletmenin mülkiyetinde olup, hiçbir şekilde başka bir kurum ya da tüzel kişiliğe devredilemez. Belgelerin üçüncü şahıslarca haksız yere kullanımından doğan sorumluluk işletmeye aittir. Belgeli işletmeler, TSE Belgelendirme Yönergesinin Başvuru/Belge Sahiplerinin Hak ve Yükümlülükleri bölümünde belirtilen şartlara tabidir. 11.2 YEŞİL LİMAN/EKO LİMAN PROJESİ SEKTÖREL KRİTERLERİNE UYUM Işletme, belge süresi boyunca belgelendirmeye esas teşkil eden Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler şartlarına Sayfa 9/13
uygunluğunun sürekliliğini sağlamalıdır. 11.3. DEĞİŞİKLİKLERİ BİLDİRMEK İşletme Sektörel Kriterler belgesi kapsamında, organizasyonel değişiklikleri, ünvan değişikliklerini, adres değişikliklerini, tüzel kişilik değişikliklerini ve Başvuru esnasında beyan ettiği bilgilerden herhangi birindeki her türlü değişikliği takip eden 30 (gün) içerisinde ilgili Belgelendirme Müdürlüğü ne bildirmek zorundadır. Yapılan değişiklikler kapsamında; Yeniden yapılanma (işletme üst yönetiminin değişmesi, organizasyonel değişiklikler, tüzel kişilik değişikliği, şirket evlilikleri, üretim/hizmet kapsamının tamamen değişmesi) Adres değişikliği, ünvan değişikliği Tetkik Ekibi Lideri tetkik esnasında tetkik süresini etkileyebilecek durumlarla karşılaştığında ilgili Belgelendirme Müdürlüğü ile koordineli olarak kuruluşun teyidini almak koşulu ile tetkik süresini değiştirebilir. 11.4 TETKİKE YARDIMCI OLMAK Başvuru yapan işletme, Sektörel Kriterlere uygunluk tetkiklerinde tetkikçilerin isteyeceği bilgi ve belgeleri doğru ve zamanında temine etmekle, çalışmalarında her türlü kolaylığı sağlamakla yükümlüdür. 11.5 İRTİBAT KURULABİLECEK PERSONEL ATAMAK Başvuru yapan işletme, Yeşil Liman/Eko Liman Projesi kapsamında proje esaslarını takip edecek bir proje sorumlusu olması kaydıyla tetkikler sırasında rehber olabilecek özelliğe sahip kişi/kişileri atamalıdır. Sorumlu personel, tetkik sırasında hazır bulunur ve gerekli bilgi ve dokümanlarla Tetkik Heyetine yardımcı olur. 11.6 BELGEYİ UYGUN ŞEKİLDE KULLANMAK İşletme belgesini, işlerinde, tekliflerinde, ihalelerde, reklam amacıyla, Yeşil Liman/Eko Liman Projesi kapsamında Sektörel Kriterlere Uygunluğunu göstermek üzere kullanabilir. TSE tarafından işletmeye verilen Uygunluk Belgesi ancak üzerinde belirtilen kapsam ve yerleşim yeri/yerleri için kullanılabilir. Belge hiçbir şekilde başka bir kurum ya da tüzel kişiliğe devredilemez. Unvan ya da tüzel kişilik değişikliklerinde işletmenin hakim ortaklık yapısı değişmediği taktirde tetkik gerekmeksizin İlgili Belgelendirme Komitesinin kararı ile yeni belge düzenlenir. TSE tarafından kuruluşlara verilen Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterlere Uygunluk Belgesi, kuruluşu kanuni zorunluluklardan muaf tutmaz. 11.7 GEÇERSİZ BELGE KULLANMAYI DURDURMAK Kuruluş sahip olduğu Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterlere Uygunluk Belgesinin askıya alınması veya belge sözleşmesinin feshinden sonra belgesini kullanmayı ve ona atıf yapmayı durdurmakla yükümlüdür. Belgeli olduğunu belirten her türlü dokümanı, tanıtım malzemesini ve reklam faaliyetlerini durdurmalıdır. 11.8 MÜŞTERİ ŞİKAYET KAYITLARININ TUTULMASI VE DEĞERLENDİRİLMESİ İşletme, Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler kapsamındaki faaliyetlerinden kaynaklanan ilgili tarafların Sayfa 10/13
şikâyetlerine ilişkin kayıtlarını tutarak gerek duyulduğunda TSE ye ibraz edecektir. Belgelendirme Merkezi Başkanlığı na bağlı ilgili Belgelendirme Müdürlüğü ne ulaşan, belgeli işletmelerin Sektörel Kriterler kapsamındaki şikâyetler Belgelendirme Merkezi Başkanlığı na bağlı ilgili Belgelendirme Müdürlüğü tarafından belgeli işletmeye yazılı olarak bildirilir ve şikâyetle ilgili görüş istenir. Gelen görüş Belgelendirme Merkezi Başkanlığı na bağlı ilgili Belgelendirme Müdürlüğü tarafından değerlendirilerek bir tetkik düzenlenebilir veya belge yenileme tetkiki tarihinde kuruluşun tetkik edilmesi sırasında ilgili tarafların şikâyetlerine ilişkin sektörel kriterler kontrol edilir. 11.9 MARKAYI UYGUN ŞEKİLDE KULLANMAK Belge almaya hak kazanan işletme TSE Markasını /Markalarını belgenin verdiği hizmete değil, işletmenin Yeşil Liman/Eko Liman Projesi kapsamında Sektörel Kriterlere Uygunluğunu gösterdiğine dair verildiğinin belirtilmesi kaydıyla kullanabilir. 11.10 MALİ YÜKÜMLÜLÜKLERİ YERİNE GETİRMEK İşletme, Belgelendirme ile ilgili mali yükümlülüklerini, TSE Belgelendirme Yönergesinin Ücretlendirme ile Diğer İdari ve Mali Hususlar bölümünde tanımlanan şartlara uygun olarak yerine getirmelidir. 12. TÜRK STANDARDLARI ENSTİTÜSÜ NÜN YÜKÜMLÜLÜKLERİ TSE Belgelendirme Yönergesi Madde 37 hükümlerine ek olarak aşağıdaki yükümlülükler tanımlanmıştır; 12.1. GİZLİLİK TSE, işletme ile ilgili tüm bilgi ve belgeleri prosedürleri gereği gizli tutmakla yükümlüdür. 12.2. BELGELİ İŞLETMELER HAKKINDA İLGİLİ TARAFLARIN ŞİKAYETLERİNİN BİLDİRİLMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ TSE, ilgili işletmeye Sektörel Kriterler şartlarına uygunsuzluklardan kaynaklanan ve TSE ye iletilen ilgili tarafların şikayetlerini yazılı olarak bildirir. TSE, hakkında şikayet olan işletmeden yapılan düzenlemelerle ilgili bilgi talep edebilir. Şikayetin önemi esas alınarak işletmede tetkik yapılabilir. Bu şikayetler hakkında ilgili tarafların taleplerinin karşılanmasından TSE sorumlu değildir. İlgili tarafların şikayetlerine çözüm bulunamaması durumunda konu TSE İtiraz, Şikayet ve Uyuşmazlık Komitesine iletilir. TSE İtiraz, Şikayet ve Uyuşmazlık Komitesince alınan kararlar ilgili işletmeye bildirilir. TSE İtiraz, Şikayet ve Uyuşmazlık Komitesince alınan kararlar kesindir. 12.3. TALİMATTAKİ DEĞİŞİKLİKLERİN BİLDİRİLMESİ TSE, TSE Belgelendirme Yönergesinde, Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Belgelendirme Talimatında ve belgelendirme ücretlerinde değişiklik yapma hakkına sahiptir. Ancak değişiklikten önceki kazanılmış haklar geçerli olup değişikliklerin uygulanmasında talimattaki değişiklik tarihi esas alınır. Belgelendirme için esas teşkil eden Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Dokümanındaki değişiklikler, belgelendirilmiş ve başvuru aşamasında olan tüm işletmelere duyurulur. 12.4. DOKUMANTASYON VE SÜREÇ YÖNETİMİ Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Belgelendirmesi için gerekli olan tüm dokümanlar Kalite Sistemleri ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Sektörel Yönetim Sistemleri Müdürlüğü tarafından hazırlanarak QDMS (Yönetim Sistemi) te Sayfa 11/13
yayımlanması sağlanacaktır. Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı-Deniz Ticareti Genel Müdürlüğü (DTGM) tarafından yayımlanan Proje Uygulama Esasları ve Sektörel Kriterlerin değişmesi durumunda ilgili dokümanların tekrar hazırlanması ve revizyon talepleri Kalite Sistemleri ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Sektörel Yönetim Sistemleri Müdürlüğü tarafından yapılacaktır. Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı-Deniz Ticareti Genel Müdürlüğü (DTGM) ile proje kapsamında gerçekleştirilecek toplantı organizasyonları Kalite Sistemleri ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Sektörel Yönetim Sistemleri Müdürlüğü tarafından yapılacaktır. 12.5. MALİ YÜKÜMLÜLÜKLER İşletme, Madde 10 da belirtildiği şekilde İlgili Belgelendirme Komitesi kararlarına itiraz edebilir. İtiraz, Şikayet ve Uyuşmazlık Komitesi TSE den kaynaklanan bir hatanın itiraza sebep olduğuna karar verirse, yapılacak çalışmaların masrafları kuruluştan talep edilmez. 13. SÖZLEŞMEYE ESAS TEŞKİL EDEN REFERANS KRİTERLERDEKİ DEĞİŞİKLİKLER Belgelendirme için esas teşkil eden Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler şartlarındaki değişiklikler belgeli kuruluşlara uygun iletişim yöntemleri kullanılarak bildirilir. TSE kuruluşların yeni şartları uygulayabilmesi için mevzuat hükümlerine aykırı olmamak ve haksız bir rekabet ortamı yaratmamak kaydıyla uygun bir geçiş süresi tanımaya Belgelendirme Komitesinin kararına istinaden yetkilidir ve geçiş süresi sonuna kadar belgenin geçerliliği devam eder. 14. İTİRAZLAR VE DEĞERLENDİRİLMESİ Belgelendirme talebinde bulunan veya daha önce belgelendirilmiş olan işletmeler komitenin herhangi bir kararına karşı itirazda bulunabilir. Bu durumda TSE Belgelendirme Yönergesinin İtiraz, şikâyet ve uyuşmazlıklar başlıklı 32. Maddesine göre işlem yapılır. 15. ANLAŞMAZLIKLAR Belge almak için TSE ye başvuruda bulunan kuruluşlar TSE Belgelendirme Yönergesi ve bu talimat hükümlerine eksiksiz olarak uymayı kabul etmiş sayılır. Anlaşmazlık durumunda T.C. Ankara mahkemeleri yetkilidir. 16. YÜRÜRLÜK TARİHİ Bu talimat yayın tarihinde yürürlüğe girer. 17. SORUMLULUK Bu talimatın yürütülmesinden Kalite Sistemleri ve Eğitim Dairesi Başkanlığı, Sektörel Yönetim Sistemleri Müdürlüğü, Tetkik Heyeti ve Belgelendirme Merkezi Başkanlığına bağlı ilgili Belgelendirme Müdürlükleri ve İlgili Belgelendirme Komitesi sorumludur. 18. DTGM İLE İLETİŞİM TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi, TS EN ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi, TS 18001 İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi ve Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler belgelendirme faaliyetinin eksiksiz tamamlandığına dair bilgi veya, Sayfa 12/13
TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi, TS EN ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi, TS 18001 İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi ve Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterlere Uygunluk belgesinin askıya alınması veya fesih edilmesi durumları, Başvurunun yapıldığı Belgelendirme Müdürlüğü tarafından bir resmi yazı ile Kalite Sistemleri ve Eğitim Dairesi Başkanlığı na bildirilecektir. Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı-Deniz Ticareti Genel Müdürlüğü (DTGM) ne süreç ile ilgili bilgilendirme, bir resmi yazı ile Kalite Sistemleri ve Eğitim Dairesi Başkanlığı tarafından yapılacaktır. 19. İLGİLİ DOKÜMANLAR SB-ÇYS-TL-001 Tetkik Süresinin Belirlenmesi Talimatı (ÇYS) TSE Belgelendirme Yönergesi TSE-PR-010 Belge, Logo ve Marka Kullanım Prosedürü 20. KAYITLAR SYM-FR-007 Tetkikte Görüşülen Kişiler Listesi YLS-FR-001 Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Soru Listesi YLS-FR-002 Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Tetkik Raporu YLS-FR-004 Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Tetkiki Uygunsuzluk Formu SB-FR-006 Fatura Bildirim Formu YLS-FR-003 Yeşil Liman/Eko Liman Projesi Sektörel Kriterler Belge Sözleşmesi SB-FR-007 Yönetim Sistemleri Başvuru Dokümanları Ön İnceleme Formu Sayfa 13/13