GÜMÜġHANE ÜNĠVERSĠTESĠ DÖNER SERMAYE ĠġLETME MÜDÜRLÜĞÜ 2011 MALĠ YILI BĠRĠM FAALĠYET RAPORU Mart 2012 / GümüĢhane 1
BĠRĠM YÖNETĠCĠSĠNĠN SUNUġU Dünya da son yıllarda yönetim anlayıģında yaģanan geliģmeler doğrultusunda, geleneksel kamu yönetimi anlayıģı yerini strateji ve bu stratejilere dayalı politikalar odaklı, amaç ve hedef eksenli faaliyetleri içeren yeni bir kamu yönetimi yaklaģımına bırakmıģtır. Yönetimde rekabet edebilmek için Dünya da meydana gelen geliģmeler mutlaka takip edilmelidir. Ayrıca, kamu kurum ve kuruluģları planlamalar yapmalı, zayıf ve üstün yanlarını belirlemelidirler. Kendisini yeterince tanımayan örgütün, etkin olması da beklenemez. Geleneksel kamu yönetimi anlayıģında günün problemleri değerlendirilir ve geçmiģte ne yapıldığına bakılır; bu Ģekilde, varsa aksaklıklar tespit edilerek, giderilmeye çalıģılır. Oysaki yeni kamu yönetimi anlayıģında problemler önceden belirlenmeye, bu çerçevede vizyon oluģturmaya ve strateji geliģtirmeye çalıģılmaktadır. Kamu Mali Yönetim Reformu Süreci ile birlikte kamuda Stratejik Planlama dönemi baģlamıģtır. Bu süreci stratejik planlama, performans esaslı bütçeleme ilkeleri, mali saydamlık ve hesap verme sorumluluğu unsurlarıyla ifade edebiliriz. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun yürürlüğe girmesi, Ülkemizde benimsenen yeni kamu yönetimi anlayıģının en önemli göstergesidir. Bu kanunun önemli yeniliklerinden birisi de kamu idarelerine Faaliyet Raporları hazırlanma mecburiyeti getirmesidir. Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 41. maddesinde; bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama birimlerinin üst yöneticileri tarafından her yıl faaliyet raporları hazırlanması öngörülmektedir. Böylece kamu hizmetlerini yürütenlerin daha fazla sorumluluk üstlenmeleri, kamu idarelerinin performanslarının artması, yasama denetiminin daha etkin yerine getirilmesi hedeflenmektedir. Sonuçta faaliyet raporları, kamu kurum ve kuruluģlarında saydamlığın ve hesap verilebilirliğin de bir aracı olacaktır. Kamı idareleri, amaçlarını, hedeflerini ve faaliyetlerinin sonuçlarını faaliyet raporları sayesinde kamuoyu ile paylaģarak toplumun bilgilendirilmesi süreci de tesis edilmiģ olacaktır. Kamu yönetimindeki bu yeni anlayıģ ve yaklaģımlar, kamu idarelerinin yapmakta oldukları ve yapacakları her türlü faaliyetin bir plan dâhilinde gerçekleģtirilmesini öngörmektedir. Bu noktada ise Stratejik Planlama yaklaģımı öne çıkmaktadır. Kamu idarelerinin Stratejik Planlamayı; vatandaģlara sundukları hizmetleri planlı bir Ģekilde gerçekleģtirme, politika geliģtirme ve bu politikaları da iģ programları ve bütçeye dayandırmada ve nihai olarak bütün uygulamaların izlenmesi ve değerlendirilmesinde bir araç olarak benimsemeleri gerektiği ifade edilebilir. Üniversitemizde bu yeni süreçte belirlenecek takvim uyarınca stratejik plan hazırlama çalıģmalarına baģlanması öngörülmektedir. Üniversitemizin stratejik planlama çalıģmalarına ön hazırlık mahiyetinde olmak üzere bu süreçle bağlantılı olarak 2011 mali yılına ait Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğünün faaliyet sonuçlarını gösteren Birim Faaliyet Raporu hazırlanmıģtır. Prof. Dr. Ġhsan GÜNAYDIN Rektör 2
ĠÇĠNDEKĠLER BĠRĠM YÖNETĠCĠSĠNĠN SUNUġU I- GENEL BĠLGĠLER A- Misyon ve Vizyon B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar C- Ġdareye ĠliĢkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 2- Örgüt Yapısı 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 4- Ġnsan Kaynakları 5- Sunulan Hizmetler 6- Yönetim ve Ġç Kontrol Sistemi D- Diğer Hususlar II- AMAÇ ve HEDEFLER A- Ġdarenin Amaç ve Hedefleri B- Temel Politikalar ve Öncelikler C- Diğer Hususlar III- FAALĠYETLERE ĠLĠġKĠN BĠLGĠ VE DEĞERLENDĠRMELER A- Mali Bilgiler 1- Bütçe Uygulama Sonuçları 2- Temel Mali Tablolara ĠliĢkin Açıklamalar 3- Mali Denetim Sonuçları 4- Diğer Hususlar B- Performans Bilgileri 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri 2- Performans Sonuçları Tablosu 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi 4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi 5- Diğer Hususlar IV- KURUMSAL KABĠLĠYET ve KAPASĠTENĠN DEĞERLENDĠRĠLMESĠ A- Üstünlükler B- Zayıflıklar C- Değerlendirme V- ÖNERĠ VE TEDBĠRLER EKLER 3
I- GENEL BĠLGĠLER A- Misyon Ve Vizyon Misyonumuz; Vizyonumuz; Kamu Ġdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik in Ek 1: Birim ve Ġdare Faaliyet Raporlarının ġekli nde yer alan Kamu idareleri misyon ve vizyon alt bölümüne ilk stratejik planlarını hazırladıkları yıldan itibaren yer verirler. hükmü gereği ve stratejik plan çalıģmalarımız henüz taslak aģamasında olduğundan dolayı Üniversitemizin misyon ve vizyonu belirtilmemiģtir. ĠĢletme Müdürlüğümüzün Misyonu GümüĢhane Üniversitesi Döner Sermaye ĠĢletmesinin idari, malî ve teknik iģlerini, yasal mevzuat ve iģletmecilik ilkelerine uygun biçimde yürüterek, faaliyet alanlarımız kapsamında yapılacak döner sermaye iģlerinden elde edilecek gelirlerin uygun ve verimli bir Ģekilde değerlendirilmesini sağlamaktır. ĠĢletme Müdürlüğümüzün Vizyonu Yenilikçi, ÇağdaĢ, Bilimsel ve Teknolojik geliģmeleri çalıģmalarına yansıtan, ÇalıĢkanlık, Doğruluk, Güler yüz ve Kaliteyi ilke edinmiģ personeli ile döner sermaye gelirlerini artırıcı çalıģmalar üreten ve elde edilen kaynakları en verimli Ģekilde kullanan örnek bir Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğü olmaktır.. B- Yetki, Görev Ve Sorumluluklar Döner Sermaye iģletme Müdürlüğünün KuruluĢ Mevzuatı GümüĢhane Üniversitesi, Döner Sermeye ĠĢletme Müdürlüğü 19/02/2010tarih ve 27498 sayılı Resmi gazetede yayınlanan GümüĢhane Üniversitesi Döner Sermeye ĠĢletme Yönetmeliği ile birlikte Maliye Bakanlığı ile gerekli yazıģmalar yapıldıktan sonra 01.11.2010 tarihinde resmen faaliyetine baģlamıģtır. 4
Ġdari Yetki, Görev ve Sorumluluklar Döner sermaye ĠĢletme Müdürlüğü, eğitim ve öğretim ile bunlara katkıda bulunan uygulamayı ön planda tutmak ve Üniversitenin esas faaliyetlerini aksatmamak kaydıyla aģağıdaki faaliyetlerde bulunur: a) Yükseköğretim kurumları dıģındaki kamu kurum ve kuruluģları ile gerçek ve tüzel kiģilerce talep edilecek, bilimsel görüģ, proje, araģtırma ve benzeri hizmetleri yapmak, seminer, konferans, sempozyumlar düzenlemek, kurslar açmak, b) Laboratuar ve atölyelerde her çeģit cihaz, makine, alet-edevat, tesisat ve benzerlerinin üretim, bakım ve onarımını yapmak, c) Mevcut fiziki kapasiteyi değerlendirerek birimlerin faaliyet alanları ile sınırlı olarak iģ ve hizmet üretmek, elde edilen ürünleri önceden Rektörün izni alınmak Ģartıyla pazarlamak ve satımı yapılmak üzere satıģ ve teģhir yerleri açmak, ç) Sanayi kuruluģlarınca üretilen çeģitli malların standartlara uygunluğu konusunda raporlar düzenlemek, analiz ve ölçümler yapmak, projeler hazırlamak veya uygulamak, d) Bilimsel sonuçların uygulanmasını ve teknolojiye dönüģümünü sağlamak, e) DanıĢmanlık, kontrol, muayene ve benzeri hizmetler vermek, analiz ve ölçümler yapmak, f) Faaliyet alanı ile ilgili her türlü yayın ve basım iģlerini yapmak, g) Sportif alanda bireysel ve takım olarak performans değerlendirmesi, psikolojik danıģmanlık, diyet analiz ve kontrolü, antrenman planlaması, sporcu sağlığını koruma ve geliģtirmeye yönelik hizmetlerde bulunmak. Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğümüz aģağıda sıralanmıģ olan kanun ve yönetmelikler ile diğer ikincil mevzuatta yer alan idari görevleri yerine getirmektedir. 1. Yükseköğretim Kanunu (2547) 2. Yüksek Öğretim Personel Kanunu (2914) 3. Yükseköğretim Kurumları TeĢkilatı Kanunu (2809) 4. Kamu Mali Yönetimi Ve Kontrol Kanunu (5018) 5. Devlet Memurları Kanunu (657) 6. Yurtiçinde Ve DıĢında Görevlendirmelerde Uyulacak Esaslara ĠliĢkin Yönetmelik (Resmi Gazete Tarihi: 07.11.1983 Sayısı: 18214) 5
Mali Yetki Görev ve Sorumluluklar 01.01.2006 tarihi itibariyle tüm hükümleri ile yürürlüğe giren 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, mali saydamlık, hesap verilebilirlik, kamu kaynaklarının etkili, verimli ve ekonomik kullanımı gibi iyi mali yönetim ilkelerini esas almaktadır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve kanuna bağlı olarak oluģturulan ikincil mevzuat ile tüm kamu idarelerin olduğu gibi üniversitemizin de gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine iliģkin yürütülen mali karar ve iģlemlerde; kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde kullanılıp kullanılmadığı denetlenmektedir. Bu amaçla genel yönetim bütçesi, üniversitemizin stratejik planı ve bütçesi, bütçe tertibi, kullanabilir ödenek tutarı, performans programı vs. kıstaslar dikkate alınarak bir harcama birimi olarak Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğünün de kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde kullanılmasını sağlamak üzere yürütülen tüm mali karar ve iģlemler mali kontrol ve değerlendirmeye tabi tutulmaktadır. Bu çerçevede mali iģlemlerin yapılması sürecinde iģlemler, harcama yetkililerince mevzuata uygunluk açısından kontrol edilmektedir. Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğünde yapılan faaliyetler yıllık raporlar hâlinde düzenlenmekte ve ilgili kurum/ kuruluģlara gönderilmektedir. Ayrıca mali iģ ve iģlemler dıģında kalan diğer genel yönetim faaliyetleri de Rektörlük Makamının idari kontrolü altındadır. Ön mali kontrol; harcama birimlerinde iģlemlerin gerçekleģtirilmesi aģamasında yapılan kontroller ile mali hizmetler birimi tarafından yapılan kontrolleri kapsar. Ön mali kontrol süreci, mali karar ve iģlemlerin hazırlanması, yüklenmeye giriģilmesi, iģ ve iģlemlerin gerçekleģtirilmesi ve belgelendirilmesinden oluģur. Kamu idarelerinde ön mali kontrol görevi, yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. Maliye Bakanlığınca 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmî Gazete de yayımlanan Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği yayınlanmıģ olup Bakanlığımızca bu tebliğ çerçevesinde çalıģmalar sürdürülmektedir. Birimizde harcama yetkilisi, gerçekleģtirme görevlisi, taģınır kayıt ve kontrol yetkilisi olarak görevlendirilmiģ personelimiz aģağıdadır. Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğünün Mali Yetkilileri Harcama Yetkilisi GerçekleĢtirme Görevlisi TaĢınır Kayıt Ve Kontrol Yetkilisi Prof. Dr. Ġhsan GÜNAYDIN Rektör Oğuzhan TOK Döner Sermaye ĠĢletme Müdürü Ahmet YOLCU Döner Sermaye ĠĢletme Müdürü 6
C- Ġdareye ĠliĢkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı Döner sermaye ĠĢletme Müdürlüğü, Üniversitemizin BağlarbaĢı yerleģkesi içerisinde bulunan Rektörlük binası 2. katında hizmet vermektedir. Resim 1) ĠletiĢim GümüĢhane Üniversitesi Döner sermaye ĠĢletme Müdürlüğü BağlarbaĢı Mahallesi K. Karabekir Cd. No:109 PK: 29100 GümüĢhane Tel: 0456 233 74 25-337 Faks: 0456 233 74 27 E-posta: döse@gumushane.edu.tr 7
2- Örgüt Yapısı (TeĢkilat ġeması) Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğünün yönetimi günümüz hali ile, Rektör, Rektör Yardımcısı, Üniversite Yönetim Kurulu, Döner sermaye ĠĢletme Müdürü ve tahakkuk birimi olmak üzere kurulu olduğu, ileriki zamanlarda ise diğer birimlerin aģağıdaki gibi yavaģ yavaģ kurulması planlanmaktadır. (ġekil 1) GÜMÜġHANE ÜNĠVERSĠTESĠ DÖNER SERMAYE ORGANĠZASYON ġemasi REKTÖR REKTÖR YARDIMCISI ÜNĠVERSĠTE YÖNETĠM KURULU DÖNER SERMEYE YÖNETĠM KURULU DÖNER SERMAYE ĠġLETME MÜDÜRÜ SATINALMA GĠDER TAHAKKUK GELĠR- PROJE MUTEMETLĠK FATURALAMA TAġINIR KAYIR KONTROL YETKĠLĠSĠ EVRAK (ġekil 1) 8
3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğü bünyesinde geliģmiģ bir bilgi sistemi henüz kurulamamıģtır. Güncel geliģmeler ve ihtiyaçlar doğrultusunda değiģtirilebilen bir otomasyon sistemi kurulmasına yönelik çalıģmalar devam etmektedir. Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğünde hâlihazırda kullanılmakta olan bilgisayar gibi demirbaģ varlıklara iliģkin tablo aģağıdadır. Sıra No MALZEMENĠN ADI ÂDETĠ MARKASI 4- Ġnsan Kaynakları 1 Dizüstü Bilgisayar 1 EXPER 2 3 4 ġekil 2 Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğünde kadrolu toplam idari personel sayısı (4 )dört tür. Fakat bu personelin (3) Üç Üniversitenin çeģitli birimlerinde 13b/ 4 e göre görevlendirilmiģtir. Ġdari Personel Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğünde genel idari hizmetler sınıfına dâhil idari hizmet veren 4 personelimiz mevcuttur fakat bu personelin ĠĢletme Müdürü hariç Üniversitemizin çeģitli birimlerinde 13b/4 e göre görev yapmaktadırlar. YILLAR GĠH SHS THS AHS DHS YHS TOPLAM 2010 3 --- --- --- --- 1 4 ġekil 3 Ġdari Personelin Eğitim Durumu Ġdari Personelin Eğitim Durumu Ġlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Yüksek Lisans ve Doktora KiĢi Sayısı --- 1 --- 3 --- Yüzde --- % 25 --- % 75 --- ġekil 4 9
Ġdari Personelin Hizmet Süreleri Ġdari Personelin Hizmet Süresi 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl 11 15 Yıl 16 20 Yıl 21 Üzeri KiĢi Sayısı 3-1 --- --- --- Yüzde % 75 - % 25 --- --- --- ġekil 5 Ġdari Personelin YaĢ Ġtibariyle Dağılımı Ġdari Personelin YaĢ Ġtibariyle Dağılımı 21 25 YaĢ 26 30 YaĢ 31 35 YaĢ 36 40 YaĢ 41 50 YaĢ 51- Üzeri KiĢi Sayısı 1 2 1 --- --- --- Yüzde % 25 % 50 % 25 --- --- --- ġekil 6 ĠĢçiler ĠĢçiler (ÇalıĢtıkları Pozisyonlara Göre) Dolu BoĢ Toplam Sürekli ĠĢçiler --- --- --- Vizeli Geçici ĠĢçiler (adam/ay) --- --- --- Vizesiz iģçiler (3 Aylık) --- --- --- Toplam --- --- --- ġekil 7 Sürekli ĠĢçilerin Hizmet Süreleri Sürekli ĠĢçilerin Hizmet Süresi 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl 11 15 Yıl 16 20 Yıl 21 Üzeri KiĢi Sayısı --- --- --- --- --- --- Yüzde --- --- --- --- --- --- ġekil 8 10
Sürekli ĠĢçilerin YaĢ Ġtibariyle Dağılımı KiĢi Sayısı Sürekli ĠĢçilerin YaĢ Ġtibariyle Dağılımı 21 25 YaĢ 26 30 YaĢ 31 35 YaĢ 36 40 YaĢ 41 50 YaĢ 51- Üzeri --- --- --- --- --- --- Yüzde --- --- --- --- --- --- ġekil 9 5- Sunulan Hizmetler Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğümüz 2010 yılı Kasım ayı itibari ile faaliyete geçmiģtir. 6- Yönetim ve Ġç Kontrol Sistemi Döner Sermaye Yönetim Kurulunda alınan kararlar mali ve idari iģlemlere iliģkin Döner Sermaye Yönetim Kurulu, Döner Sermaye Yönetim Kurulu adına Döner sermaye ĠĢletme Müdürü ve Döner sermaye Saymanı tarafından uygulanmakta ve iç kontrol de aynı mekanizma ile sağlanmaktadır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun Ġç Kontrol Sistemi baģlıklı beģinci kısmının 55 67 maddeleri arasındaki baģlıklar itibariyle, iç kontrolün tanımı ve amacı, kontrolün yapısı ve iģleyiģi, ön mali kontrol, mali hizmetler birimi, muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin yetki ve sorumlulukları, muhasebe yetkilisinin nitelikleri ve atanması, iç denetim, iç denetçinin görevleri, iç denetçilerin nitelikleri ve atanması, iç denetim koordinasyon kurulu ve iç denetim koordinasyon kurulunun görevleri gibi hususlara yer verilmiģtir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun değiģik 55 inci maddesi, iç kontrolü; idarenin amaçlarına, belirlenmiģ politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluģturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünü Ģeklinde tanımlanmıģtır. Buna göre mali yönetim ve iç kontrol süreçlerine iliģkin standartlar ve yöntemlerin Maliye Bakanlığınca, iç denetime iliģkin standartlar ve yöntemlerin ise Ġç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenip geliģtirileceği ve uyumlaģtırılacağını, ayrıca Maliye Bakanlığı ve Ġç Denetim Koordinasyon Kurulunun da sistemlerin koordinasyonunu sağlayarak kamu idarelerine rehberlik hizmeti vereceğini düzenlemiģtir. Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanan ve 26.12.2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluģturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliģtirilmesi amacıyla standartlar ve gerekli genel Ģartlar belirlenmiģtir. Kamu Ġç Kontrol Standartları uluslararası standartlar ve iyi uygulama örnekleri çerçevesinde, iç kontrolün; kontrol ortamı, risk değerlendirme, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletiģim ile izleme bileģenleri esas alınarak tüm kamu idarelerinde uygulanabilir düzeyde olmasını sağlamak üzere 11
genel nitelikte belirlenmiģtir. Tebliğde, kamu idarelerinin gerek görmeleri halinde, idare ayrıntılı iç kontrol standartları da belirleyebilecekleri öngörülmüģtür. Ġç kontrol sisteminin oluģturulmasında; görev, yetki ve sorumlulukların belirlenmesi, riskli alanların belirlenmesi, önleyici, tespit edici ve düzeltici kontrol faaliyetlerinin belirlenmesi, bilginin kaydedilmesi, tasnifi, ulaģılabilirliği, sistem ve faaliyetin izlenmesi, gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi konularında yapılan çalıģmalara yer verilecektir. 5018 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuat uyarınca, kamu idaresinde iç kontrol sisteminin oluģturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliģtirilmesi çalıģmaları ilgili kamu idaresinin yönetim sorumluluğu kapsamındadır. Bu bağlamda katılımcılık ve ortak akıl esas alınarak Üniversitemizin Ġç Kontrol Standartları Eylem Planı oluģturulmuģ olup harcama birimlerimizin bu eylem planı çerçevesinde iç kontrol sistemine iliģkin çalıģmaları devam etmektedir. II- AMAÇ ve HEDEFLER A- Ġdarenin Amaç ve Hedefleri Birim yönetiminin kurumun genel amaçlarına paralel olarak yaptığı planlamalara göre 2010 yılı içerisinde üniversitemizin stratejik planlama çalıģmalarına baģlanacaktır. Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğünün yükümlü olduğu ana faaliyetlerini baģarılı bir Ģekilde yerine getirebilmesi için planlama döneminin baģında kısa ve uzun vadeli amaç ve hedefleri belirlenecektir. Ancak Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğümüzce daha öncesinde yapılan ön hazırlık çalıģmalarında oluģturulan taslak misyon ve vizyon bildirimlerimiz doğrultusunda belirlenen amaç ve hedefler Ģunlardır. Birimin Amaç Ve Hedefleri: Amaç I. Döner Sermaye ye gelir getirecek faaliyetlerin artırılması Hedefler Döner Sermaye ĠĢl. Md. lüğüne gelir getirecek faaliyetlerin belirlenmesi, Gelir getirecek faaliyetlerin bir programa göre düzenlenmesi, Faaliyetlerle ilgili gerekli formlarının oluģturulması, Yapılacak iģlerle ilgili komisyonların belirlenmesi ve oluģturulması, Yapılacak olan Proje, Deney. Eğitim gibi konuların değerlendirme kriterlerinin belirlenmesi ve uygulanması, Amaç III. Otomasyon Sisteminin GeliĢtirilmesi ve Güncellenmesi Hedefler Otomasyon sisteminde performans göstergelerinin oluģumunu yapacak ve raporlayacak sistem oluģturulması ve otomasyon programı için gerekli personelin istihdam edilmesi, Amaç IV. Fiziki Mekânların ĠyileĢtirilmesi Hedefler Döner Sermaye ye gelir getirecek faaliyetlerin yürütülebileceği düzenli bir servisin kurulması, gerekli malzemenin temini gibi altyapının oluģturulmasına yönelik çalıģmalar, 12
B- Temel Politikalar ve Öncelikler Politikalar Döner sermayeye doğrudan ya da dolaylı yollarla gelir getirecek faaliyetlerin artırılması konusunda Akademik personele daha yakın iliģkiler kurmak ve Üniversitemizin ihtiyaçlarına katkı sağlayacak faaliyetleri belirleyip bu alanda çalıģmalar yapmak, Uluslararası geliģmeleri ve toplumsal gereksinimleri göz önüne alarak yeni projelere Akademik personeli teģvik etmek ve organizasyonunu sağlamak. Öncelikler Döner Sermaye iģletme Müdürlüğünün pasif durumdan çıkararak Aktif bir birim haline gelmesini sağlamak. III- FAALĠYETLERE ĠLĠġKĠN BĠLGĠ VE DEĞERLENDĠRMELER A- Mali Bilgiler 1- Bütçe Uygulama Sonuçları Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğünde ödenmemiģ sermayesi dıģında bir geliri olmayıp, giderleri katma bütçeden karģılanmaktadır. Bütçe uygulamaları ve temel mali tablolara iliģkin açıklamalar hakkındaki veriler aģağıdaki Tablo da belirtilmiģtir. 2009 YILI HAZĠNE YARDIMI HAZĠNE YARDIMI Bütçe Ödeneği Serbest Ödenek (b) GerçekleĢme Durumu% (a*100)/b Kesin Harcama(a) Kalan Ödenek Açıklama 01- Personel Giderleri 02- Sosyal Güvenlik Kurumu Devlet Primi Giderleri 03- Mal ve Hizmet Alım Giderleri 05- Cari Transferler 06- Sermaye Giderleri 0,00 0,00 % 0,00 0,00 0,00 --- 0,00 0,00 % 0,00 0,00 0,00 --- 0,00 0,00 % 0,00 0,00 0,00 --- 0,00 0,00 % 0,00 0,00 0,00 --- 0,00 0,00 % 0,00 0,00 0,00 --- Toplam 0,00 0,00 % 0,00 0,00 0,00 --- ġekil 10 13
2- Temel Mali Tablolara ĠliĢkin Açıklamalar Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğünde 2010 mali yılında iç ve dıģ mali denetim yapılmadı. Bu nedenle oluģabilecek raporlarda yer alan tespit ve değerlendirmeler ile bunlara karģı alınan veya alınacak önlemler ve yapılacak iģlemlere bu baģlık altında yer verilememiģtir. DıĢ denetim SayıĢtay tarafından gerçekleģtirilmektedir. SayıĢtay tarafından yapılacak harcama sonrası dıģ denetimin amacı; genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin hesap verme sorumluluğu çerçevesinde, yönetimin mali faaliyet, karar ve iģlemlerinin; kanunlara, kurumsal amaç, hedef ve planlara uygunluk yönünden incelenmesi ve sonuçlarının raporlanmasını kapsamaktadır. B- Performans Bilgileri Kamu Ġdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğin 18/c maddesi gereğince Performans bilgileri baģlığı altında, idarenin stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyet ve projelerine, performans programında yer alan performans hedef ve göstergelerinin gerçekleģme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, diğer performans bilgilerine ve bunlara iliģkin değerlendirmelere yer verilir. Ancak Kamu Ġdarelerinde Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğin Geçici 2. Maddesindeki hükme göre üniversitemizin performans programı henüz hazırlanmadığı için bu bölüme iliģkin bilgilere yer verilmemiģtir.) 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğünün amaçlarını gerçekleģtirmek için 2010 yılı içerisinde yürüttüğü faaliyetlerle ilgili bilgiler yer verilmiģtir. Bu kapsamda faaliyetlerin tanımı, hangi amaçla yürütüldüğü ve yıl içerisinde yapılanlar ve gelecek dönemlerde yapılması düģünülenlere iliģkin bilgiler tablolar halinde aģağıda gösterilmiģtir. 2- Performans Sonuçları Tablosu (Birim, performans programında yer alan performans tablosuna gerçekleģme bilgilerini de ekleyerek yer verecektir. Ancak Kamu Ġdarelerinde Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğin Geçici 2. Maddesindeki hükme göre üniversitemizin performans programı henüz hazırlanmadığı için bu bölüme iliģkin bilgilere yer verilmemiģtir.) 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi (Birimin performans ve gösterge hedeflerinin gerçekleģme durumunu, sapmaları, nedenlerini, geçmiģ yıllar değerleri ile ve varsa benzer idare performans sonuçlarına yer verilir. Ancak Kamu Ġdarelerinde Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğin Geçici 2. Maddesindeki hükme göre üniversitemizin performans programı henüz hazırlanmadığı için bu bölüme iliģkin bilgilere yer verilmemiģtir.) 4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi (Performans göstergelerine iliģkin değerlendirmeler, veri toplanması, iģlenmesi ve kalitesine iliģkin değerlendirmeler, veri elde edilmeyen durumlar ve nedenleri ile performans bilgi sisteminin 14
geliģtirilmesine yönelik birim tarafından yürütülen çalıģmalara yer verilir Ancak Kamu Ġdarelerinde Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğin Geçici 2. Maddesindeki hükme göre üniversitemizin performans programı henüz hazırlanmadığı için bu bölüme iliģkin bilgilere yer verilmemiģtir.) IV- KURUMSAL KABĠLĠYET ve KAPASĠTENĠN DEĞERLENDĠRĠLMESĠ A-Üstünlükler Bu bölümde Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğünün tespit edilen güçlü yönlerine ve fırsatlarına yer verilmiģtir Birimin güçlü yanları Birimin alt yapısını oluģturulmuģ olması ve hizmet verebilecek seviyeye ulaģması, Üniversite üst yönetiminin teģvik ve desteği, Etik değerleri benimsemiģ Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğüne karģı duyulan güven, B- Zayıflıklar Bu bölümde Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğünün tespit edilen zayıf yönlerine ve karģılaģılması muhtemel tehditlere yer verilmiģtir. Birimin zayıf yanları Birimimizin faaliyetlerini yürütecek yeterli personele sahip olmaması, Fiziki mekânın iyileģtirilmesine ihtiyaç olması ve yetersizliği, C- Değerlendirme Bu bölümde Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğümüzün planladığı değiģiklik önerilerine, karģılaģabileceği risklere ve bunlara karģı alınması gereken tedbirlere iliģkin değerlendirmelere yer verilmiģtir. Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğü olarak üstünlüklerin akılcı, doğru, etkili ve insan odaklı olarak kullanılarak zayıf yönleri iyileģtirmek ve dıģ çevredeki fırsatları çok iyi değerlendirip tehditlere karģı da gerekli önlemleri almak hedeflenmektedir. Bu sayede yürütülen Döner sermaye hizmetlerin daha kaliteli olacağı ve hizmet verimliliğini artıracağı öngörülmektedir. Sonuç olarak; Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğünde yürütülmekte olan faaliyetlerin kalitesinin artırılmasına yönelik kısa vadeli hedeflerimiz içinde yer alan program, temel ihtiyaçların belirlenerek, gerekli altyapı kısa sürede tamamlanacaktır. Tamamlanan altyapı ve personelle birlikte gelir getirecek faaliyetlerin sayısı da artıracaktır. V- ÖNERĠ VE TEDBĠRLER Amaç ve hedeflere ulaģabilmek için alınması gereken öneri ve tedbirler aģağıda sıralanmıģtır. Gelir getirici faaliyetler hakkında akademik personelin bilgilendirilmesi. Bölgemizde bulunan kaynakların iyi tespit edilip bu kaynaklar hakkında bilimsel raporların hazırlanması. Ġdarenin proje ve deneyler konusunda akademik personele destek olması; ĠĢletmenin fiziki yapısı ve personel konusunda eksikliklerinin giderilmesi gerekmektedir. (En az 3 idari personele ihtiyaç vardır). 15
EKLER: 16
EK 1: Birim Harcama Yetkilisi Ġç Kontrol Güvence Beyanı ĠÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için döner sermaye bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiģ kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara iliģkin iģlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile SayıĢtay raporları gibi bilgim dâhilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. GümüĢhane / 12.31.2011 Prof. Dr. Ġhsan GÜNAYDIN Rektör 17