İHALE DOSYASI. Araba Kiralama Hizmeti Alınması. İhale Referans Numarası: PT-2016-001

İHALE DOSYASI Araba Kiralama Hizmeti Alınması İhale Referans Numarası: PT-2016-001 İhale Dosyası / PT-2016-001 1 / 10

İ H A L E Ş A R T N A M E S İ Hayata Destek Derneği (STL) Suriye den gelen sığınmacılara yönelik olarak 2016 yılı içerisinde gerçekleştireceği projeler için gerekli arabaların kiralanması konusunda aşağıda belirtilmiş koşullar dâhilinde teklif toplayacaktır. İhale prosedürleri Hayata Destek Derneği (STL) yetkilileri tarafından yürütülecek ve Hayata Destek Derneği nde oluşturulacak ihale komisyonu tarafından ihale sonucuna karar verilecektir. Talep olması durumunda fon veren kuruluşlardan temsilciler de gözlemci olarak ihale prosedürlerine ve komisyonuna katılım gösterebileceklerdir. İhale başvurusunda bulunan firmalar, bu dokümanda yer alan özel ve genel koşulları, kendi satış koşulları ne olursa olsun herhangi bir istisna olmadan kabul etmiş sayılır. İhale başvurusunda bulunan firmaların, dosyayı dikkatlice incelemeleri ve talep edilen bilgileri, formları ve varsa özel dokümanları gerektiği şekilde sunmaları beklenmektedir. İhale dosyasında talep edilen bütün dokümanların son başvuru tarihine kadar gönderilmemesi ve eksik olması durumunda başvuru değerlendirmeye alınmayacaktır. 1. Katılım Uygunluğu İhale Komisyonu ihaleye katılan firmalardan aşağıda yer alan koşulları yerine getirmesini beklemektedir; En az 3 yıldır ihaleye konu olan iş kolunda faaliyet gösteriyor olmak, İstanbul, Düzce, Ordu, Giresun, Hatay, Şanlıurfa, Batman ve Diyarbakır şehirlerin de araç, şoför ve araç servis/bakım desteğinin verilmesi hizmetlerini veriyor olmak, Yukarıda belirtilen illerin herhangi birinde en kısa sürede (azami 48 saat içerisinde) araç değiştirme/yeni araç tahsis etme hizmetinin sağlanacağına ilişkin yeterli filo kapasitesinin bulunması İhale Türkiye de kayıtlı ve yukarıdaki şartları sağlayan bütün firmalara eşit şartlarda açıktır. 1.1 İhale Dışı Bırakılma Nedenleri Aşağıda belirtilen durumlardaki istekliler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır; 1.1.1 İflas eden, tasfiye halinde olan, işleri mahkeme tarafından yürütülen, konkordato ilan eden, işlerini askıya alan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olan, 1.1.2 İflası ilan edilen, zorunlu tasfiye kararı verilen, alacaklılara karşı borçlarından dolayı mahkeme idaresi altında bulunan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olan, 1.1.3 İhale tarihinden önceki 5 (beş) yıl içinde, ihale komisyonunda bulunan kuruluşlar ile yaptığı işler sırasında iş veya meslek ahlakına aykırı faaliyetlerde bulunduğu, işveren tarafından ispat edilen, 1.1.4 İhale tarihi itibariyle, mevzuatı gereği kayıtlı olduğu oda tarafından mesleki faaliyetten men edilmiş olan, İhale Dosyası / PT-2016-001 2 / 10

1.1.5 Bu şartname ile ihale komisyonu tarafından istenen bilgi ve belgeleri vermeyen veya yanıltıcı bilgi ve/veya sahte belge verdiği tespit edilen. 1.2 Yasak Fiil veya Davranışlar İhale süresince aşağıda belirtilen fiil veya davranışlarda bulunmak yasaktır; 1.2.1 Hile, vaat, tehdit, nüfuz kullanma, çıkar sağlama, anlaşma, irtikâp, rüşvet suretiyle veya başka yollarla ihaleye ilişkin işlemlere fesat karıştırmak veya buna teşebbüs etmek. 1.2.2 İsteklileri tereddüde düşürmek, katılımı engellemek, isteklilere anlaşma teklifinde bulunmak veya teşvik etmek, rekabeti veya ihale kararını etkileyecek davranışlarda bulunmak. 1.2.3 Sahte belge veya sahte teminat düzenlemek, kullanmak veya bunlara teşebbüs etmek. 1.2.4 İhalede, kendisi veya başkaları adına doğrudan veya dolaylı olarak, asaleten ya da vekâleten birden fazla teklif vermek. 2. Zaman Planlaması TARİH SAAT* İhale İlan Tarihi 07 Aralık 2015 Hayata Destek Derneği nden herhangi bir açıklama talep etmek için son tarih 17 Aralık 2015 17:00 Başvuru adayı ile toplantı (Talep edildiği 17 Aralık 2015 e takdirde) kadar 17:00 Hayata Destek Derneği tarafından yapılacak olan açıklamalar için son tarih 18 Aralık 2015 18:00 İhale Başvuruları için son tarih 21 Aralık 2015 17:00 İhale başvurularının değerlendirilmesi 22 Aralık 2015 Başarılı olan firmaya haber verilmesi 23 Aralık 2015 Sözleşme imzalanması 25 Aralık 2015 * Belirtilen zamanlar Türkiye yerel saatidir. 3. İhalenin kapsamı Bu ihale kapsamında, komisyon üyeleri 12 (on iki) aylık bir süre boyunca yürütülecek olan projelerde kullanılacak en az 20(yirmi) adet aracın kiralanması ve yine ihtiyaç halinde günlük şoförlü araç kiralama hizmetini verebilecek firmayı belirleyeceklerdir. 3.1 Değerlendirme: Hayata Destek Derneği, gelen teklifleri üç açıdan değerlendirecektir. Tekliflerde ilk olarak bakılacak nokta Aylık Araç Kira Bedeli kısmıdır. İkinci nokta hizmet ve servis genişliliği ve kapasitesi dir. Üçüncü nokta ise verilen hizmetlerinin kalitesidir(referanslar). 3.2 Kiralama Süresi: 01 Ocak 2016-31 Aralık 2016 tarihleri arasında uygulanacaktır. 3.3 Konum: Kiralanacak araçlar başta İstanbul, Düzce, Ordu, Giresun, Hatay, Şanlıurfa, Batman ve Diyarbakır illerinde olmak üzere, Hayata Destek Derneği nin yıl içinde proje yapabileceği İhale Dosyası / PT-2016-001 3 / 10

Türkiye içinde bulunan diğer illerde(hizmet sağlayıcı firma ile mutabık kalarak belirlenecektir) kullanılacaktır. 3.4 Kiralama Koşulları: 3.4.1 Şoförlü araç kiralama koşulları: Aracı kiralayan şirket tarafından atanmış şoför Hayata Destek Derneği nin araç ve araç sürmekle ilgili koyduğu kurallara uymakla yükümlüdür. Kurallar; Araç trafik kurallarına uyularak, hız limitleri içerisinde sürülür. Şoför her gün aracın günlük kontrolünü yapmakla yükümlüdür. Araç kullanılırken telefonla konuşulması, yüksek sesle müzik dinlenilmesi yasaktır. Telefonla mecburi görüşme yapılması gerekirse, şoför aracı sağa çekip güvenli bir şekilde durduktan sonra görüşme yapabilir. Araçta sigara içilmesi kesinlikle yasaktır. Önde ve arkada oturan tüm yolcular ve sürücü emniyet kemerlerini takacaklardır. Ön koltukta ve arka koltuklarda emniyet kemerlerinin takılmaması durumunda şoför aracı hareket ettirmeyecektir. Şoför kesinlikle keyif verici madde, alkol etkisinde aracı kullanamaz. Kiralama süresi boyunca araçta silahlı yolcuları ya da askeri üniformalı kişileri taşımak kesinlikle yasaktır. Aracı kiralayan kişi, şoförün kurallara uymaması durumunda aracı kiralayan şirkete yeni şoför talebinde bulunabilir. İhale Dosyası / PT-2016-001 4 / 10

Aracı kiralayan, sürücünün iş kanunun genel prensipleri çerçevesinde çalışmasını sağlamakla yükümlüdür. Hafta boyunca maksimum çalışma saati 60 saat olacaktır. Gereken hallerde fazla mesai yapılabilir. Sürücünün şehir dışında kaldığı süre boyunca Hayata Destek Derneği, sürücünün günlük yemeğini karşılamakla sorumludur. Ayrıca sürücünün kalacağı yer de Hayata Destek Derneği tarafından ayarlanacaktır. 3.4.2 Şoförsüz Araç Kiralama Koşulları: Şoförsüz kiralama durumunda, aracı kiralayan uygun gördüğü herhangi bir şoförü aracı sürmek için atayabilir. Şoförsüz kiralama dâhilinde Hayata Destek Derneği şoförü de yukarıda belirtilen kurallara uymakla yükümlüdür. 3.4.3 Sınırlama: Aracın kullanımıyla ilgili olarak herhangi bir kilometre sınırlaması olmayacaktır. Araç ülke içerisinde Hayata Destek Derneği nin görevlendireceği kişiler tarafından kullanılabilir. Araç ülke dışında kullanılmayacaktır. Araç kiralama süresince, kiralanan günlerde 24 saat boyunca Hayata Destek Derneği nde kalacaktır. 3.4.4 Dökümanlar: Şirket, araçta tüm gerekli dökümanların bulundurulmasından sorumludur (sigorta, ruhsat vbg).sigorta, araç muayenesi gibi durumların gecikmesi durumunda doğacak her türlü zarar araç kiralama şirketine aittir. 3.4.5 Araçların Bakımı: 3.4.5.1 Araçların Düzenli Olarak Bakımı: Kiralama şirketi aracın her türlü bakımını zamanında yapmakla yükümlüdür. Bu konuda Hayata Destek Derneği yetkilileri şirketle işbirliği içinde olacaklardır. Kiralama şirketi araçtaki tüm sistemlerin, Airbag sistemi, uyarı lambaları, ön ve arkada bulunan tüm emniyet kemerleri vbg. çalışmasını sağlamakla yükümlüdür. Ayrıca kiralama şirketi araca her bakım yapıldığında, bakımla ilgili ayrıntıları yazan bir dökümanı imzalı, damgalı bir şekilde Hayata Destek Derneği ne beyan edecektir. 3.4.5.2 Hasar: Araç kiralama şirketi tarafından atanmış sürücülü ya da sürücüsüz kiralama hallerinde,her türlü hasar,kayıp ve kaza halinde oluşacak kayıp, hasar ve yaralanma ya da ölüm nedeniyle oluşmuş zararlar aracı kiralayan şirket tarafından karşılanacaktır. Aracın tüm sigortaları düzenli olarak yapılacaktır, bununla ilgili dökümanlar araçlarda bulundurulacaktır. Hayata Destek Derneği nin sürücüsü nedeniyle oluşacak her türlü hasar, kayıp ve kaza halinde oluşacak kayıp, hasar ve zararlar kiralama şirketi tarafından karşılanacaktır. Aracın çalınması ya da kaybolması halinde Hayata Destek Derneği sorumlu değildir. Hayata Destek Derneği, araca zarar vermeyecek şekilde logo sunu aracın üzerine yerleştirebilir. İhale Dosyası / PT-2016-001 5 / 10

3.4.5.3 Tamirat: Araç kiralama şirketi, aracın her zaman çalışmasını sağlamaktan yükümlüdür. Araçta herhangi oluşacak, çalışmasına engel olacak bir hasarda, aracı kiralayan aynı gün içerisinde yeni araç sağlamakla yükümlüdür. Her ayın bir günü araç, araç kiralama şirketinin sorumluluğunda ve karşılaması dahilinde en az 3(üç) gün önceden bildirmek kaydıyla tamirat ve bakım için alınabilir. 3.5 Ücret ve Ödemeler: 3.5.1 Araç Kiralama Ücret Teklifi: İhaleye başvuracak şirketin 12(oniki) aylık süre boyunca geçerli aşağıda bilgileri belirtilen sayıda ve özelliklerde araçlar için teklif vermesi rica olunur. En az 20(yirmi) aracın 12(oniki) ay için kiralanacağı öngörülmektedir. Binek araçlar için, teknik özellikler ve fiyat uygunluğu karşılaştırılarak seçim yapılacak olup içlerinden en uygun olan marka-model araç seçilip kiralanacaktır. Önerilen/tercih edilen modeller aşağıdaki tabloda gösterilmiştir, ancak değerlendirmeye sunulan ihale teklifleri kiralanan araçlara ilişkin kira bedeli ve sunulan benzer araçların ulaşılabilirliği, kullanılabilirliği açısından gruplandırılmış teklifleri içermelidir. ARAÇ ÖZELLİKLERİ MARKA MODEL GÖVDE TİPİ Sedan Opel Astra, Ford Sedan Focus, Citroen Elysee SUV Renault Duster veya muadili Minibus Volkswagen Sedan Caravelle, Mercedes Vito YAKIT Dizel MODEL YILI 2015/2 016 Sedan Dizel 2015/2 016 Dizel 2015/2 016 MOTOR İSTENEN HACMİ ADET 1.6 17 1.5 TBC 3 2.0/2.5 Şoförlü araç kiralama durumunda, şoförün tüm sigorta, ücret ve diğer giderlerinden kiralama şirketi sorumlu olacaktır. Şoförlü günlük araç kiralama bedeli de ihale dosyasında tarafımıza bildirilmelidir. Şoförsüz araç kiralama bedeli tüm vergileri içermelidir. Kiralama ücret teklifi bir ay üzerinden yapılacaktır, kiralama süresi boyunca bir ay, otuz gün olarak kabul edilecektir. Kiralama ücreti şunları içerir: Aracın düzenli bakımı Aracın yağı Aracın filtreleri Küçük tamirler için alet çantası İlk yardım çantası Yangın söndürme cihazı Yedek lastik, Tüm vergiler, yasal gerekli ücretler ve sigorta Şoförlü araç kiralama durumunda, şoförün ücreti, gerekli yasal vergiler ve sosyal sigorta HGS kartı (Kullanım bedeli Hayata Destek Derneği ne aittir) İhale Dosyası / PT-2016-001 6 / 10

3.5.2 Ödeme: Her ayın sonunda her bir araç için ayrı ayrı fatura düzenlenecek olup, ödeme faturanın teslim alınmasından sonra 7 (yedi) iş günü içerisinde tedarikçi şirketin banka hesabına yatırılacaktır. 4. Sözleşmenin Sonlanması Aracı kiralayan, aşağıdaki durumların oluşması durumunda sözleşmeyi iptal edebilir: Aracın çalışmaması, sorun çıkarması, dökümanlarının tam olmaması Kiralayan tarafından söylenen kurallara ve koşullara uyulmaması Hayata Destek Derneği nin gerçekleştirdiği misyonun kapanması Bu hallerde ilk yazılı bildirimde sözleşme sonlanmış sayılır. Bu nedenle hiçbir nam altında alacak talep edilemez. Sözleşmenin sonlanması durumunda kiralama ücreti arabanın kullanıldığı gün sayısına gore hesaplanacaktır. Hayata Destek Derneği ve araç kiralama şirketi ile yapılmış olan kontrat, derneğin herhangi bir durum nedeniyle ülkeden/çalışma bölgesinden tahliyesi durumunda iptal olacaktır. Bu durumda araç kiralayan şirket tarafından talep edilebilecek tahliye zamanına kadar araç kullanımının karşılığı olan ücretler dışında herhangi bir ücret kabul edilmeyecek ve ödenmeyecektir. 5. Teslim Süresi: Şirket, kiralanmasına karar verilmiş en az 20(yirmi) aracın 01 Ocak 2016 tarihi ile teslim edileceğini taahhüt eder. Projelerin ilerleyişine göre yeni araç talebinde bulunulabilir. 6. Araç sayısında oluşabilecek farklılık: Hayata Destek Derneği araç sayılarında olabilecek değişiklik hakkını saklı tutar. Bu değişiklik hiçbir şekilde ihale teklifi veren firmanın teklif şartlarını değiştirmez, teklif bu yeni miktar için de geçerli kabul edilir. 7.Dokümantasyon İhaleye katılan firmaların teklif dosyasına ek olarak; Araç sigorta belgesi örneği Referans dosyası Şartnamede yer alan 1.1 İhale dışı bırakılma sebeplerinden herhangi birini taşımadığına dair yazılı taahhütname İş hacmini gösteren son 3 yıla ait bilançosu 8.Döviz Kuru Firmalar tarafından verilen tekliflerde geçen meblağlar Türk Lirası olarak yazılması gerekmektedir. 9.Teklif geçerlilik süresi: Firmaların teklifleri 12(oniki) aylık süre boyunca belirtilen özellik ve sayıda olmalıdır. 10.Teklif ve prosedürlerde kullanılacak dil: Teklifler ve sunulan ilgili diğer tüm dokümanlar Türkçe yazılacaktır. Türkçe olarak yazılmamış dokümanların çevirileri kabul edilecektir. İhale Dosyası / PT-2016-001 7 / 10

11.İhale başvuruları sonlanmadan önce ek bilgi paylaşımı Hayata Destek Derneği ya da başvuru yapan kuruluşlardan her hangi birinin ihale dosyası ile ilgili talep ettiği ek bilgiye istinaden verilecek olan cevap aynı zamanda bütün başvuranlar ile paylaşılır. İhaleye başvuru yapacak olan kurumlar ihale başvuru tarihinden önce, referans numarasını bildirmek şartı ile aşağıdaki e-mail adresleri aracılığı ile yazılı olarak sorularını sorabilirler. İlgili Kişiler E-mail : Şefik Serkan Denli : sdenli@hayatadestek.org İhale dosyası ile ilgili yapılacak bir açıklama ya da değişiklik aynı anda bütün başvuran adaylar ile paylaşılacaktır. İhale süresince başvuran kurumlar ile ikili görüşmeler yapılmayacaktır. 12.Tekliflerin sunulması: Teklifler aşağıdaki adrese; Hayata Destek Derneği (STL) Koşuyolu Mah. Cenap Şahabettin Sok. No:42/1 34718 Kadıköy, İstanbul En son teslim tarihi: 21 Aralık 2015 / Saat: 17:00 Teklifler iki adet orijinal ( Orijinal olarak etiketlenmeli) ve bir adet kopya ( Kopya olarak etiketlenmeli) olarak kapalı bir zarfta posta yolu ile gönderilmelidir. Zarfın üzerinde ihale referans numarası olan PT-2016-001 yazılması gerekmektedir. İhale için gönderilmesi gereken dokümanlar; İhale Teklifi Referans Mektubu Son üç yıla ait bilanço 1.1 İhale Dışı Bırakılma Nedenlerini kabul eden Taahhütname 13.İhale teklifinde değişiklik yapılması ve teklifin geri çekilmesi: Tekliflerin en geç teslim edilmesi gereken tarihten önce yazılı bildirim ile tekliflerde değişiklik yapılabilir ya da teklifler geri çekilebilir. En geç teslim tarihinden sonra değişiklik yapılamaz. İhale teklifinin geri çekilmesi şartsız ve koşulsuz olur ve ihale katılım prosedürünü sonlandırır. İhale değişikliği ve ihalenin geri çekilmesi yazılı olarak iletilmelidir. 14.İhale teklif maliyeti: İhale teklifinin hazırlanması ve sunulması sırasında oluşan bütün masraflar ihale teklifi sahibi tarafından karşılanır. İhalenin sonucuna bakılmaksızın hiçbir masrafın geri ödemesi yapılmaz. İhale Dosyası / PT-2016-001 8 / 10

15.İhalelerin Açılması ve değerlendirilmesi: Kapalı zarfların içerisinde sunulan ihale teklifleri, ihale komitesi tarafından açılır ve ihale şartlarına uygunlukları incelenir ve kayıt altına alınır. Gerek duyulması halinde başvuru yapan firmalardan teklifleri ile ilgili açıklama talep edilebilir. İhale şartlarını yerine getiren firmaların teklifleri, ihale komitesi tarafından değerlendirilir. İhale komitesi Hayata Destek Derneği yetkilileri ve gerekli durumlarda uzmanlar tarafından oluşturulabilir. Teklifler teknik ve idari yeterlilikleri açısından değerlendirilir ve ekonomik olarak avantajlı ve aynı zamanda fiyat kalite dengesi göz önünde bulundurularak karar verilir. 16.İhalenin sonuçlandırılması ve kontrat imzalanması: Değerlendirme sonucu seçilen firma yazılı olarak bilgilendirilir ve takiben 5(beş) iş günü içerisinde sözleşme imzalanır. Değerlendirme sonucu seçilmeyen firmalar elektronik posta yoluyla 10(on) iş günü içerisinde bilgilendirilir. Seçilen firmanın sözleşmeyi imzalamaması durumunda, ihale komitesi tarafından ikinci en iyi olarak belirlenen firma yazılı olarak bilgilendirilir ve takiben 5(beş) iş günü içerisinde sözleşme imzalanır. 17.İhale Tekliflerinin Saklanması Hayata Destek Derneği bu ihale sonucunda toplanan ihale tekliflerini ileriki tarihlerde yapılacak olan denetimler için saklamakla yükümlüdür ve ihale teklifleri geri gönderilmez. 18.Sözleşme Şekli Hizmet sözleşmesi ihale şartlarını da içerecek şekilde ihale komisyonu tarafından hazırlanacaktır. İhale komisyonundaki kurumlar seçilen firma ile tek tek Hizmet Sözleşmesi imzalanacaktır. 19.İhalenin iptal edilmesi: İhalenin iptal edilmesi durumunda, ihaleye katılan firmalar en kısa zamanda haberdar edilir. Eğer ihale süreci teklifler değerlendirilmeden olur ise, bu durumda teklifler firmalara açılmadan geri gönderilir. İhalenin iptal edilmesi durumu; 1. İhale süreci başarılı bir şekilde tamamlanmasına rağmen kaliteli ya da finansal açıdan yeterli bir teklif gelmemiş olması 2. Projenin finansal ve teknik şartlarında ve temel hedeflerini etkileyecek şekilde şartların değişmesi 3. Dış nedenlerden dolayı projenin uygulanabilirliğini kaybetmesi; 4. Teklif veren firmaların teknik ve idari şartları yerine getirmesine rağmen finansal açıdan hiçbirinin talep edilen fiyatları karşılayamaması; 5. Adil bir ihale sürecinin gerçekleşmeyecek şekilde ihale sürecinin etkilenmesi durumu. İhale Dosyası / PT-2016-001 9 / 10

Hiçbir koşulda ihale komisyonu ihalenin iptalinden doğan zararlardan ve kar kayıplarından sorumlu tutulamaz. İhalenin ilan edilmiş olması ihale komisyonundaki kurumların projeyi uygulaması gerektiği anlamına gelmez. İhale Dosyası / PT-2016-001 10 / 10