Connecting Global Competence Katılımcı Kılavuzu E U R ASIA Konferans ve Fuar www.intergeo-eurasia.com www.seismic-safety.net 28-29 Nisan 2014 WOW Kongre Merkezi, İstanbul Ziyaret Saatleri 10:00-18:00 Organizasyon MMI Eurasia Fuarcılık Ltd. Şti. Destekleyen T.C. BAŞBAKANLIK Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığı
İÇİNDEKİLER SAYFA 1. GENEL BİLGİLER 3 1.1. Fuar Künyesi 3 1.2. Organizatör İletişim Bilgileri 3 2. KURAL VE DÜZENLEMELER 4 2.1. Genel Kurallar 4 2.2. Başvuru ve Sipariş Formları Zaman Çizelgesi 4 3. TEKNİK KURAL VE DÜZENLEMELER 5 3.1. Stand Kurma ve Boşaltma Zaman Çizelgesi 5 3.2. Stand Kurma ve Boşaltma Kuralları 5 3.3. Standard Stand Bilgileri 6 3.4. Diğer Teknik Kurallar 6 4. DİĞER HİZMETLER 7 4.1.Fuar Hostesi ve Tercüman Hizmeti 7 4.2 Nakliye ve Gümrükleme Hizmeti 7 4.3.Seyahat ve Konaklama Hizmeti 7 4.4.Temizlik ve Güvenlik Hizmeti 7 4.5.Catering Hizmeti 7 4.6.Özel Dekorasyon Hizmeti 7 5. KATALOG, REKLAM & PROMOSYON 8 5.1.Katalog Bilgi Formu 8 5.2.Katalog Reklam 8 5.3.Fuar Alanı Reklam & Promosyon 8 2
1. GENEL BİLGİLER Tüm katılımcılarımıza başarılı bir Fuar süreci diliyoruz. Bu rehber Fuar sırası ve öncesindeki hazırlıklarınıza yardımcı olmak için hazırlanmıştır. Katılımcılarımızdan tüm kural ve düzenlemelere uymalarını rica ediyoruz. Lütfen daha fazla yardım için MMI Eurasia ekibine başvurmaktan çekinmeyiniz. 1.1. Fuar Künyesi Fuarın Adı Fuarın Adı : Seismic Safety ve Kentsel Dönüşüm İhtisas Fuarı : Intergeo Eurasia Konferans ve Fuar Tarih : 28-29 Nisan 2014 Yer : İstanbul WOW Kongre Merkezi, İstanbul Ziyaret Saatleri : 10:00 18:00 1.2. Organizatör İletişim Bilgileri MMI Eurasia Fuarcılık Ltd. Şti. Halaskargazi Caddesi No:51 Mısırlı Plaza K:7 D:8 34371 Şişli İstanbul Tel : +90 212 241 81 71 Fax : +90 212 241 81 70 E-mail : info@mmi-eurasia.com 3
2. KURAL VE DÜZENLEMELER 2.1. Genel Kurallar Fuar katılım sözleşmesinde bulunan tüm kural ve düzenlemeler işbu katılımcı kılavuzunun ayrılmaz parçasıdır. Bu kılavuzda belirtilen tüm kural ve düzenlemeler MMI Eurasia ile Katılımcı arasında geçerlidir. MMI Eurasia gerekli hallerde kural ve düzenlemeleri değiştirme hakkını saklı tutar. Katılımcıların doğru bir planlama yapabilmesi ve organizasyon hizmetlerinin aksamaması için Başvuru ve Sipariş Formları Zaman Çizelgesi hazırlanmıştır. Katılımcıların bu planlamaya uymaları gerekmektedir. Fuar esnasında, ziyaret saatleri dahilinde veya dışında sergilenen ürün ve teçhizatların alan dışarısına çıkarılması kesinlikle yasaktır. Özel durumlarda MMI dan yazılı izni alınmalıdır. Fuar alanında tüm catering hizmetleri WOW Kongre Merkezi tarafından verilmektedir. Catering ihtiyaçlarınız için lütfen WOW Kongre Merkezi ile irtibata geçiniz. Fuar genel kullanım alanları ve koridorların temizliği Fuar esnasında MMI tarafından sağlanacaktır. Stand iç temizliği istenirse, FORM D doldurularak talepte bulunmak gerekmektedir. Fuar süresince katılımcıların evsel atıkları belirli zaman aralıkları içinde temizlik ekipleri tarafından toplanacaktır. Stand kurulum ve boşaltma sırasında çıkacak atıklar katılımcıların sorumluluğundadır. Bu atıkların atılması MMI dan istenirse ayrıca faturalandırılacaktır. Stand sınırları içerisinde olsa da katılımcılar diğer katılımcıları rahatsız edecek aktiviteler yapamazlar. 2.2. Başvuru ve Sipariş Formları Zaman Çizelgesi Başlık Form Son Teslim Tarihi Özel Stand Dekorasyon Proje Çizimleri Onay İçin 21 Mart 2014 Katılım Tipi Bildirim Formu Form A 31 Mart 2014 Ek Malzeme Sipariş Formu Form B 31 Mart 2014 Katalog Ve Fuar Alanı Reklam Sipariş Formu Form C 31 Mart 2014 Yardımcı Personel Sipariş Formu Form D 31 Mart 2014 Katalog Bilgi Formu Form E - F 31 Mart 2014 Yaka Kartları Bildirim Formu Form G 31 Mart 2014 4
3. TEKNİK KURAL VE DÜZENLEMELER 3.1. Stand Kurma ve Boşaltma Zaman Çizelgesi Tarih Saat 26 NİSAN 2014 10:00 23:00 Stand kurma çalışmaları 27 NİSAN 2014 09:00 23:00 Stand kurma çalışmaları 29 NİSAN 2014 19:00 23:00 Stand boşaltma çalışmaları 30 NİSAN 2014 09:00 17:00 Stand boşaltma çalışmaları 3.2. Stand Kurma ve Boşaltma Kuralları Katılımcılar Fuara Standard Stand hizmeti alarak veya özel dekor stand yaptırarak katılabilir. Tüm katılımcılar FORM A yı doldurmalıdır. Özel dekor stand yaptıracak firmalar ayrıca proje çizimlerini MMI a göndererek onay almak zorundadır. Katılımcılar FORM B yi doldurarak Fuar sırasında ihtiyaç duyacakları mobilya ve diğer malzemeleri kiralayabilirler. Malzeme resimleri formun ekinde yer almaktadır. Standard Standlara 2kw lik elektrik bağlantısı grup priz çıkışlı verilmektedir. Özel dekor stand ile katılan firmalar ayrıca FORM A daki elektrik bölümünü doldurarak elektrik bağlantısı sipariş etmelidir. Standard Standlar katılımcıya 27 Nisan 2014 saat 12:00 ye kadar teslim edilir. Fuarın resmi lojistik firması Express Fair Logistics firmasıdır. Fuar alanında tüm elleçleme hizmetleri Exspress Fair Logistics tarafından verilmektedir. Nakliye hizmetleri ile ilgili lütfen Exspress Fair Logistics ile iletişime geçiniz. EXPRESS FAIR LOGISTICS & INT'L EXHIBITION CONTRACTORS Bağdat Caddesi No:167 Çatırlı Apt.B Blok D.5-6 Kat 3, Selamiçesme 34730 Kadıköy İstanbul Tel : +90 216 478 63 58 (4 Lines) Fax : +90 216 302 86 74 E-mail : ocoskan@ekspreslojistik.com Web : www.express-fairlogistics.com Fuar salonuna araç ve forklift girişi teknik olarak uygun değildir. Fuar alanına getirmek istediğiniz büyük eşya veya ürünleriniz için lütfen Exspress Fair Logistics ile irtibata geçiniz. Tüm katılımcılar sergiledikleri ürünleri, dekorasyon malzemelerini ve her türlü atıklarını 30 Nisan 2014 tarihinde saat 17:00 ye kadar fuar alanından çıkarmak zorundadır. Bu tarih ve saatten sonra içeride kalan tüm malzemeler MMI tarafından atık olarak değerlendirilerek alandan çıkarılacak ve bu hizmet katılımcıya ayrıca fatura edilecektir. Katılımcılar MMI tarafında belirtilen, sözleşmede ve bu kılavuzda olan şartlara ve yasalarca belirtilen şartlara uymak zorundadır. Stand dekorasyonunda kullanılacak tüm malzemeler standartlara uygun ve alev almaz özellikte olmalıdır. Fuar alanı zemini halı kaplıdır. Standard Standlarda bu halının üzerine parke kaplanacaktır. Kurulum çalışmaları sırasında halının üzeri naylon kaplanarak hasar görmesi önlenecektir. Tüm katılımcıların özellikle stand kurma ve boşaltma sırasında zemine zarar vermemesi gerekmektedir. Aksi halde doğacak zararlar katılımcıya fatura edilecektir. 5
Katılımcılar stand tavanını veya diğer malzemelerini tavana bağlayamaz, tavandan herhangi bir şey sarkıtamazlar. Özel dekor yapacak katılımcılar veya müteahhitleri Fuar alanında kesme, yapıştırma gibi imalat ve/veya boya yapamazlar. Üretimler önceden yapılarak alanda sadece montaj işlemleri gerçekleştirilmelidir. Özel dekor yapacak katılımcılar, dekorasyon çizimleriyle beraber bu hizmeti aldıkları firma bilgilerini MMI a bildirmelidir. 3.3. Standard Stand Bilgileri Standard Stand 2,5 metre yüksekliğinde alüminyum profiller ve bölme panolarından oluşan yan ve arka duvarları, tavan konstrüksiyonunu, her 6m 2 için 1 adet 150 W olmak üzere halojen spot, alınyazısı, zemin parkesi, grup prizi, 2kw elektrik altyapısı ve 1 adet çöp kovasını kapsar. Stand yapısı, yan taşıyıcılar ve çatı kirişleri değiştirilemez. Duvar ve tavan konstrüksiyonu ağır malzemeleri taşıyamaz. Tüm duvar ve profillere yapıştırıcı, çivi, vida veya başka bir malzemeyle zarar verilmemelidir. Aksi durumlarda verilen zarar katılımcıdan talep edilir. Standard Stand ile katılmak isteyen katılımcılar FORM A yı ve ek malzeme ihtiyaçları varsa FORM B yi doldurmalıdır. 3.4. Diğer Teknik Kurallar Fuar salonunda kullanılabilecek en fazla yükseklik 500 cm dir. Yükseklik sınırlaması hem sergilenen ürünler hem de dekorasyon elemanları için geçerlidir. Standların komşu stand ile arasındaki duvarlar 250 cm aşmamalıdır. Bu yükseklik komşu standa bakan kısmın temiz, düz beyaz şekilde kaplanarak ve MMI dan onay alınarak 350 cm e çıkarılabilir. Standların koridor cephelerinin 1/4 ünden fazlası giriş veya görüntü engelleyecek şekilde kapatılamaz. Standların içerisinde yer alan yükseltilerin stand sınırların 200 cm içinden başlaması gerekmektedir. MMI katılımcıların talepleri ve teknik imkanlar dahilinde elektrik akımını sağlar. Trifaze elektrik talep eden katılımcılar mevcut akım limitlerinde (AC 380 V, 50 hz, 10 kw) talep ettikleri elektrik miktarını bildirmelidir. Sadece elektrik bağlantısı sunulmaktadır. Katılımcılar veya müteahhitleri sigorta panosunu veya dağıtım panosunu kendileri temin ederler. Enerji besleme geriliminde oluşabilecek ani voltaj değişiklerinden MMI sorumlu değildir. Katılımcılara voltaj düzenleyici ve/veya kesintisiz güç kaynağı kullanmaları önerilir. Kullanılacak tüm kabloların, panoların ve diğer malzemelerin standartlara uygun olması ve uygulamanın yetkili bir elektrikçi tarafından yapılması gerekmektedir. 6
4. HİZMETLER 4.1. Fuar Hostesi ve Tercüman Hizmeti Katılımcılar Fuar süresince ihtiyaç duydukları fuar hostesi ve tercümanlar için FORM D yi doldurarak 31 Mart 2014 tarihine kadar taleplerini MMI ya iletmelidir. 4.2 Nakliye ve Gümrükleme Hizmeti Fuarın resmi lojistik firması Express Fair Logistics firmasıdır. İrtibat için; EXPRESS FAIR LOGISTICS & INT'L EXHIBITION CONTRACTORS Bağdat Caddesi No:167 Çatırlı Apt.B Blok D.5-6 Kat 3, Selamiçesme 34730,Kadıköy, İstanbul TEL : +90-216 478 63 58 (4 Lines) FAX : +90 216 302 86 74 E-mail : ocoskan@ekspreslojistik.com Web : www.express-fairlogistics.com 4.3 Seyahat ve Konaklama Hizmeti Fuarın resmi seyahat acentası Agora Turizm dir. İrtibat için AGORA TURİZM VE TİCARET LTD. Halaskargazi Cad. Mısırlı Plaza No:51 K:7 D:8 34371 Şişli - İstanbul TEL : +90 212 241 81 71 FAX : +90 212 241 81 70 E-mail : info@agoratourism.com Web : www.agoratourism.com 4.4. Temizlik ve Güvenlik Hizmeti Fuar süresince genel temizlik hizmeti MMI tarafından verilmektedir. Stand temizliği veya ek güvenlik personeli talebinizi lütfen FORM D yi kullanarak iletiniz. 4.5. Catering Hizmetleri Fuar süresince catering hizmetlerini WOW Kongre Merkezi verecektir. Her türlü catering ihtiyacınız için; WOW KONGRE MERKEZİ Yeşilköy Mahallesi Atatürk Cad.No.15-17-19 34149 Bakırköy - İstanbul TEL : +90 212 468 50 00 FAX : +90 212 465 06 75 E-mail : ercansurek@wowhotelsistanbul.com Web : www.wowhotelsistanbul.com 4.6. Özel Dekorasyon Hizmetleri Özel dekorasyon hizmetleri için Ekip Dizayn ile iletişime geçebilirsiniz. EKİP DİZAYN Siyavuşpaşa mahallesi Emek Cad. Itır Sokak No:22 Bahçelievler - İstanbul TEL : +90 212 621 16 48 FAX : +90 212 523 33 91 E-mail : info@ekipdizayn.com, ozguc@ekipdizayn.com Web : www.ekipdizayn.com 7
5. KATALOG, REKLAM & PROMOSYON 5.1. Katalog Bilgi Formu Seismic Safety ve Intergeo Eurasia Fuarları için ortak bir katalog hazırlanmaktadır. Katılımcı bilgilerinin yer aldığı katalog katılımcılara, ilgili kamu kuruluşlarına, meslek odalarına, konsolosluk ve ticari ateşeliklere dağıtılmaktadır. Ayrıca fuar süresince ziyaretçilere, yıl boyunca da talep edenlere ücreti karşılığında gönderilmektedir. 14,5 cm x 21 cm boyutlarında, Amerikan cilt, kuşe kapak olarak hazırlanıp, 1000 adet basılacaktır. Firma bilgileri ve ürün grupları içeren FORM E (Seismic Safety) ve FORM F (Intergeo Eurasia) Katalog Bilgi Formu doldurularak en geç 31 Mart 2014 tarihine kadar MMI a ulaştırılmalıdır. Katalog da yer almak ücretsizdir. 5.2. Katalog Reklam Katalog içinde reklam olanakları bulunmaktadır. Kataloğa ilan vermek isteyen firmalar FORM C yi doldurarak taleplerini MMI a iletmelidir. 5.3. Fuar Alanı Reklam Katılımcılar Fuar alanı reklam olanaklarından faydalanmak istediklerinde FORM C yi doldurarak siparişlerini MMI a iletebilir. 8