Akıllı Şehirlerin edönüşüm Sürecinde Karşılaşılan Sorunlara Getirilen Çözüm Önerileri. Cüneyt YILMAZ Bilgi İşlem Müdürü Bağcılar Belediyesi

Transkript

1 Akıllı Şehirlerin edönüşüm Sürecinde Karşılaşılan Sorunlara Getirilen Çözüm Önerileri Cüneyt YILMAZ Bilgi İşlem Müdürü Bağcılar Belediyesi

2 Sunum Ajandası Bağcılar Hakkında Temel Kavramlar edönüşüm Süreci Bağcılar edönüşüm Projesi Bağcılar Belediyesi Yönetim Bilgi Sistemi Diğer Akıllı Şehir Uygulamaları Sonuçlar ve Kazanımlar

3 Bağcılar İlçesi i bulan nüfus Türkiye nüfusunun yaklaşık % 1 i Bağcılar da 81 ilden insan yaşıyor Demografik olarak Türkiye nin % 1 lik modeli Yüzölçümü 22 km² 22 Mahalle, 2800 Sokak 1992 de ilçe belediyesi kuruldu

4 Bağcılar Belediyesi 2000 li yılların başında edönüşüm için ilk adımlar atıldı 2006 da İSMEP projesiyle edönüşüm ivme kazandı 2009 da personel ve teknik altyapımızın güçlendirilmesi çalışmaları başladı de Elektronik Bilgi Belge Arşiv Yönetim Sistemine Geçiş 2014 de eybs ile bütünleşik MIS ve İş Zekasına geçildi te tüm hizmetleri ve süreçleri tanımlı Akıllı Yönetim Bilgi Sistemi

5 Temel Kavramlar: edönüşüm, edevlet, Bilgi Toplumu edönüşüm, bir kurumun faaliyetlerini gerçekleştirmede Bilgi ve İletişim Teknolojilerinden (BİT) en üst düzeyde yararlanmayı hedeflediği kurumsal dönüşümdür. İş Süreçleri Bilginin üretimi İş Süreçleri Yasa Mevzuat edönüşüm İnsan Kaynağı Güvenle saklanması Yazılım Sistemi Etkin bir şekilde bildirimi ve paylaşımı Gelecek kuşaklara kayıpsız şekilde aktarımı Entegrasyonlar Yöntem ve Yaklaşım Donanım Sistemi BT Teknoloji

6 Temel Kavramlar: edönüşüm, edevlet, Bilgi Toplumu edönüşümü Ortaya Çıkaran Gelişmeler Gelişmiş ekonomilerin bilgiye dayalı hale dönüşmesi ve ülkelerin bundan daha fazla pay alma arayışı Bilgi İletişim Teknolojileri (BİT) alanında yeni yaklaşımlar ve gelişmeler İnternetin tüm dünyada yaygınlaşması Vatandaşların bilgi ve hizmetlere ulaşmada kolay erişim, hız, ucuzluk ve şeffaflık talepleri Etkin, şeffaf, hesap verebilir çalışan bir devlet için yönetsel reformların hızlanması (Yeni Kamu İşletmeciliği) Az kaynakla çok iş yapma gereksinimi Devlete olan güveni artırma isteği

7 edönüşüm, gerek toplumsal düzeyde; gerek kamu yönetiminde kurumsal ve organizasyonel düzeyde gerçekleşmektedir. Temel Kavramlar: edönüşüm, edevlet, Bilgi Toplumu Toplumsal düzeyde dönüşüm Bilgi Toplumu kavramıyla; kurumsal ve organizasyonel dönüşüm ise edevlet kavramıyla açıklanmaktadır. edevlet, vatandaşlarına sağladığı hizmetleri elektronik ortamdan sunan devlettir. Bilgi Toplumu, hedefi refah, sermayesi bilgi, üretim aracı insan zekası ve bilişim olan, edönüşümü içselleştirmiş ve edevlet yapısına kavuşmuş yeni bir toplumdur.

8 Temel Kavramlar: edönüşüm, edevlet, Bilgi Toplumu edevletin Temel Boyutu Hizmet odaklı mimari Yasal Alt Yapı Açık, katılımcı, vatandaş odaklı ve yüksek derecede bütünleşiklik Kapsamlı değişim mühendisliği uygulamaları Politika oluşturma, karar alma ve hizmet tasarım süreçlerine vatandaşların katılımı İnsan Kapasitesi Oluşturma edevlet Temel Boyutu Teknik Alt Yapı Erişim Kamuda yenilik oluşturmada işbirlikleri edönüşüm farkındalığı Standartlar oluşturma Kurumsallaşma Değişim Dönüşüm İletişim

9 Belediyelerin edönüşüm Sürecinde Talepleri Stratejik plan, performans ve hedeflere göre yönetim Veri güvenliği, iş sürekliliği ve sürdürülebilirlik Elektronik belge yönetimi ve dijital arşiv bütünlüğü Elektronik imza ve eyazışma edevlet platformlarına entegrasyon ve uyumluluk Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eylem Planı çerçevesinde yeni yasa ve yönetmeliklere uyumluluk İş süreçleri bazlı, vatandaş odaklı, beyana dayalı hizmetler üretebilme Hizmetleri elektronik ortamdan sunma ve izleyebilme Mobil teknolojileri uygulama Denetim için anlık analiz ve karar desteği

10 edönüşüm Çalışmaları İmar Süreçlerinin Yeniden Tanımlanması İSMEP kapsamında kurumda bir süreç farkındalığı oluşturulması ve imar süreçlerinin tanımlanmasına yönelik çalışmalar başlatıldı. Daha sonra tüm süreçlerle ilgili çalışmalar yapıldı. Personel Altyapısının Güçlendirilmesi Personelin edönüşüme hazırlanması, süreç ve bilgi işlem farkındalığının yaratılmasına yönelik çalışmalar başlatıldı. Donanım ve Sistem Altyapısının Güçlendirilmesi Veri yönetiminin sağlıklı yapılması için sistem odası, donanım ve yazılım altyapılarının güncellenmesine başlandı. Dijital Arşiv ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi Oluşturulması İmar süreçlerinde oluşturulan dosya ve belgelerin etkin yönetimi için EBYS ve dijital arşive geçilmesi kararlaştırıldı.

11 edönüşen Bağcılar Bilgi ve iletişim teknolojilerinden en üst düzeyde yararlanmak için, edönüşüm gerçekleştirdik. eyönetim platformumuzu, elektronik iş süreçleri, donanım, yazılım ve personel altyapısıyla uçtan uca güçlendirerek nesnelerin internetine uygun bir altyapıya kavuştuk. Kurumsal İş Süreçleri Personel edevlet eybs Donanım Bağcılar Belediyesi edönüşümü Mobilite + Nesnelerin İnterneti Bilgi ve İletişim Teknolojileri

12 Hizmete ulaşmada karşılaşılan her türlü engeli edönüşümle ve bilişimle ortadan kaldıran, Bağcılar edönüşüm Projesi Eşit, hızlı, kaliteli, şeffaf, ölçülebilir hizmetler üreten Vatandaş odaklı, katılımcı edevlet ve bilgi toplumu ilkeleriyle örtüşen yönetişim anlayışı ve kurumsal altyapı...

13 Bağcılar edönüşüm Projesi Hizmet Başvurularının Yönetimi İmar başvurusundan temizlik talebine kadar, sunulan tüm hizmetlere yapılan tüm başvurular: Elektronik ortamda, iş süreçlerine göre işlemleri yapılır Kamu Hizmet Standartlarına göre kaydedilir KEP eimza eyazışma Tamamlandığında elektronik ortamdan bilgilendirme yapılır Hangi kaynaktan gelirse gelsin EBYS Hizmetten yararlananlar ve yürütenler sürecin her aşamasını elektronik ortamdan izleyebilir

14 Başvuru Yönetimi Çağrı Merkezi Web Başvuru Uygulaması Hizmet Masası (BİLMER) Bilgi Belge Arşiv Yönetim Sistemi (BBAYS) Dijital Arşiv & İçerik Yönetimi Veri Tabanı Başvuru Yönetim Altyapısı Başvuruda Bulunan Vatandaşlar Birim(ler) Yönetim Yazılımları

15 Başvuru Yönetimi ve Süreç Döngüsü Başvurana kayıt yapıldığı anda SMS ve e-posta Müdürlük(ler) Web den Belgeyle Hizmet Başvurusu Web den Talep Şikayet Başvurusu Çağrı Merkezi nden Başvuru Başvuru Merkezine Bizzat Başvuru Başvuru & İletişim Merkezi + (Belge) Çıkış Merkezi Başvuranın Web den Süreç İzleyebilmesi Başvuru sonuçlandığında SMS ve e-posta

16 Bağcılar edönüşüm Projesi edönüşüm Projesi Bize Ne Sunuyor? Yönetimde re-organizasyon (kurum, birim ve personel) Web Tabanlı İş Süreçleri Bazlı Yönetim Bilgi Sistemi Büyük veri yönetimi (Big Data Management) Sürdürülebilirlik, iş sürekliliği ve güvenlik Standartlara ve kurumsal kimliğe uygun belge yönetimi Her türlü kaynaktan, her türlü başvuruyu elektronik olarak alabilme Başvurudan sonuçlanana kadar, işleri elektronik ortamda yönetebilme Web den hizmetlere başvuru alma ve takibi İş Zekası rapor ve analiz uygulamaları Performans izleme eimza, mobil imza eyazışma, KEP Tematik harita analizleri Dış entegrasyonlar İş Süreçleri ve Yönetimi Web den Başvuru Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Tematik Harita Analizleri Dijital Arşiv ve İçerik Yönetimi Mobil Uygulamalar İş Zekası Modeli ve Uygulamaları Entegrasyonlar (edevlet vb.) eyönetim Bilgi Sistemi

17 Bağcılar EBYS Sistemi Bileşenleri Kamu Hizmet Envanteri Standart Dosya Planı İş Süreçleri Belge Tipleri Elektronik Şablon Form Tasarımı Dijital Arşiv & İçerik Yönetimi edevlet Entegrasyonları eimza ve eyazışma Paketi Gelen-Giden Evrak Yönetimi Web den Başvuru ve Takip Sistemi İş Zekası Karar Destek Sistemi Bilgi Güvenliği ve Yetki Yönetimi Bağcılar Bilgi Belge Arşiv Yönetim Sistemi Altyapısı Veri Tabanı + İçerik Yönetimi + İş Zekası Sistemi

18 Bağcılar Yönetim Bilgi Sistemi Bileşenleri Süreç Yönetimi Elektronik Belge Yönetim Sistemi Yönetim Bilgi Sistemi Yazılımları Bütünleşik Dijital Arşiv Sistemi edevlet Entegrasyonları Online Uygulamalar İş Zekası Karar Destek Sistemi Kamu Hizmet Envanteri Doküman Yönetimi eyazışma Gelir-Gider Yönetimi TS / T1 EBYS Standardı MERNİS Web den Hizmet Başvurusu Yönetici Anlık Analizleri Akıllı İş Süreçleri Yetki ve Rol Yönetimi E-İmza Sosyal Talep Yönetimi Standart Dosya Planı MERSİS Web den Süreç Takibi Grafik Rapor ve Anlık Analizler İş Akışı Tasarımı İletişim Merkezi Mobil İmza İdari İşler Yönetimi Elektronik Dosya Saklama Planı DETSİS Web den Belge Doğrulama Tematik Haritalı Analizler Etkin Zimmet Sistemi Tarama Merkezi KEP Kayıtlı eposta Teknik İşler Yönetimi Elektronik Dosya Tasfiye Planı TAKBİS Mobil Yönetici Uygulamaları Birim Performans Analizleri ebelge Şablonları Taşınır Yönetimi Belge Tarama Akıllandırma UAVT Mobil Saha Uygulamaları Kişi Performans Analizleri Taşınmaz Yönetimi IOT Uygulamaları Veri Tabanı İçerik Yönetimi İş Zekası BAĞCILAR YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ Powered by

19 Süreç Yönetimi

20 Dijital Arşiv : Özellikler En güncel TS Standardına sahip İster mobil ortamda, ister içerdeki süreçte elektronik imza atarken ilgili dosyayı tümüyle inceleme olanağı Elektronik belgenin üretiminden imhasına kadar tüm yaşam döngüsünü yönetebilme Elektronik Dosya Tasnif ve Saklama Planı Sınırsız belge tipi yönetebilme Belge üst verisi ve indeks alanları bakımından esneklik, her belge tipine özgü üst veri ve indeks tanımlayabilme İçeriğine göre aranabilir, PDF/A formatında elektronik belge üretimi

21 Dijital Arşiv : Proje Görüntüleme

22 Tüm Yönetim Bilgi Sisteminde İş Zekası

23 eimza, Mobil İmza, KEP Altyapısı eybs ve Dijital Arşiv Elektronik İmza Altyapısı eyazışma paketi formatında hazırlanan elektronik belge eimza, mobil imza Tapu ve İGDAŞ ile yapılan tüm yazışmalar elektronik ortamda yapılmaktadır. KEP ten gönderme altyapısı 387 eimza, 67 Mobil İmza

24 Mobil Uygulamalı Süreç Bazlı Yönetim Bilgi Sistemi Bilgi Belge Arşiv Yönetim Sistemi (BBAYS) İş Süreçleri Yönetimi Yönetim Bilgi Sistemi Modülleri (YBS) Webden Başvuru Yönetimi Dijital Arşiv İş Zekası Uygulamaları Mobil Uygulamalar Entegrasyonlar (edevlet vb.) eyönetim BİLGİ SİSTEMİ

25 ebelediye ve edevlet Kapısından Hizmet Sunumu Vatandaş ebelediye Portalımız üzerinden her türlü başvuruyu ve süreç takibini yapabilir. 28 hizmet ile en çok hizmeti sunan belediyeyiz ve hizmet sayısı gitgide artmakta.

26 ebelediye ve edevlet Kapısından Hizmet Sunumu Belediyemiz dijital olgunluk seviyesi yüksek, bütünleşik hizmetleri, güvenli bir şekilde edevlet kapısı üzerinden de sunmaya başladı Ulusal edevlet Stratejisi ve Eylem Planı na da destek veren bu projemiz ile tüm halkımız edevlet kapısı üzerinden; Emlak Vergisi Bildirimi, Emlak Vergisi Bildirim Sureti Sorgulama, Borç Sorgulama ve Ödeme, İmar Durumu Sorgulama hizmetleri başta olmak üzere toplam 28 hizmete online olarak ulaşıyor. Sunulan hizmetler arasında hizmetten yararlanan vatandaşların işlerini kolaylaştıracak dijital olgunluk seviyesi yüksek önemli hizmetler bulunmaktadır. Örneğin Emlak Vergisi Bildirim Sureti Sorgulama Hizmeti sayesinde; Gayrimenkul satışları ve tesisat abonelikleri için çeşitli kurumlarca (Tapu Daireleri, Vergi Daireleri İSKİ, İGDAŞ, BEDAŞ gibi...) vatandaşlardan istenen Emlak Rayiç Değeri Belgesini, Belediyeye gelmeden alabilecekleri bir altyapı oluşturuldu. Güvenli ''Borç Sorgulama / Ödeme'' kısmından TC Kimlik ya da vergi numarasıyla giriş yaparak vergi borçları sorgulanabiliyor ve 3D uyumlu kredi kartıyla hızlı bir şekilde ödeme yapılabiliyor. Ayrıca Bina Bildirimi, Arsa Bildirimi, Çevre-Temizlik Bildirimi (ÇTV) ve İlan-Reklam bildirimleri de yapılabiliyor. Çok daha fazlasının yapılabileceği edevlet, sosyal medya kanalları ve Çağrı Merkezimizle halkımız işlemleri kolayca yaparken, başvurularını tamamladığında SMS ve e-posta yolu ile bilgilendirilir, süreci ise web sitemizden ya da Çağrı Merkezimiz üzerinden takip edebilir.

27 Veri - Bilgi ve Belge Güvenliği ISO Standardı Belediyemizin verilerinin güvenliği ISO 27001:2013 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi ile standart altına alınmıştır ve sürekli olarak denetlenmektedir. Doğal afetlerde sistemi ayağa kaldıracak bir aktif-aktif.alışan iki adet sistem odası bulunmaktadır. EBYS ve MIS yetki ve güvenlik altyapısı buna katkı sağlar.

28 Kamu Yeterlilik Sertifikası TS KYS Alan İlk Kurum Belediyemiz, Elektronik Bilgi Belge ve Arşiv Yönetiminde, 2016 yılında TS13298 Kamu Yeterlilik Sertifikası alan ilk ve tek kamu kurumu Kamu Hizmet Envanteri süreçlerine birebir uyum sağlayan, Devlet Arşivleri Standardını eksiksiz karşılayan bir sistem oluşturuldu.

29 Bağcılar Belediyesi Akıllı Şehir Uygulamaları

30 Bağcılar Belediyesi Güvenli İnternet Hizmeti Bağcılar ilçesi sınırları içerisinde Ağustos 2013 yılından bu yana hizmet vermektedir. 68 adet noktada faaliyet göstermektedir. Sistem tamamen kablosuz olarak tasarlandı (Radyolink ve Accesspoint) Parklar, meydanlar, yürüyüş yolları, kamusal hizmet binaları (Hastane, Adliye, Eğitim Kurumları vb..) Üye sayısı ( ), ( ), ( ) 2015 yılında sisteme günlük olarak ortalama giriş yapılırken, 2016 yılında bu sayı ortalama e ulaşmıştır. İnternet kullanım kapasitesi 400 Mbps Sistem güvenliğinin ve kullanıcıların internete güvenle bağlanabilmelerinin sağlanabilmesi amacıyla sistem merkezinde güvenlik duvarı cihazı ile çeşitli önlemler alınmaktadır. Kullanıcı aktivasyonu yapılırken SMS doğrulama işlemleri ve karmaşık kelime kodları kullanılarak güvenlik önlemleri alınmıştır.

31 IOT Uygulaması : Vektör Mücadele Sistemi Vektör oluşumuna uygun sıcaklık ve nem oranı ölçülür Sıcaklık ve nem oranı düşük Vektör oluşumu yok Sensör ilaçlama gerektiğini sisteme iletir İletilen veri eybs ne kaydedilir eybs eybs otomatik iş emrini hazırlar Belediye Sıcaklık ve Nem Sensörleri Ekip ilaçlamayı yapar İş emri sahadaki ekibe mobil iletilir

32 IOT Uygulaması : Vektör Mücadele Sistemi Vektör oluşumuna uygun ortam Mobil cihaz girilen bilgileri lokasyon bazlı olarak gönderir Belediye Sıcaklık ve Nem Sensörleri Ekip ilaçlamayı yapar Ekip kullanılan ilacı, miktarı mobil cihaza girer eybs gelen bilgileri ilgili modüle otomatik kaydeder eybs İş zekası ile tematik harita üstünde rapor ve analizler alınır

33 eybs ve İlaçlama Entegrasyonu

34 eybs ve İlaçlama Entegrasyonu

35 İş Zekası İle Tematik Haritada Analizler İlaçlama Yerlerinin Dağılımı Yer Adedi : 133 Konut : 79 İşyeri : 54 Tarih : Harita üzerinde ilaçlama analizleri (Google, xcad, xgis) ısı, yoğunluk ve dağılım haritaları, lokasyon bazlı sorgulama

36 Sonuçlar ve Kazanımlar Daha önce vatandaş şikayeti veya başvurusuna bağlı olarak ilaçlama yapılıyordu. Bu sistemle şikayet oluşmadan uygulama yapılması mümkün hale geldi. Vatandaşın ilaçlama talepleri yarı yarıya azaldı. İlaçlamanın doğru yerde, doğru zamanda, doğru koşullar altında yapılabilmesi sağlandı. Kullanılan ilaç, miktar, maliyet ve fayda analizleri yapılabilir hale geldi. Fiziksel uygulamanın dışındaki ilaçlama sürecinin tüm aşamaları elektronik ortamdan, kağıtsız olarak yönetilebilir hale geldi. İş zekası ile anlık gelen mobil verinin analiz ve raporlama olanakları oluşturuldu. İş zekası ile ilaçlamanın yapıldığı noktalar, sensör verileri, anlık ortam tematik harita üzerinde gösterilebilir hale geldi.

37 Sonuçlar ve Kazanımlar Vatandaşın yıllarca resmi başvurularda ispatlamaya mahkûm edildiği bilgi ve belgeleri ondan istemeyen, onun beyanına güvenen, geri kalanını çeşitli edevlet entegrasyonları ve temel veri havuzundan sağlayan bir yönetim modeli Tüm birimlerin performansını ve süreçlerin tamamını anlık izleyebilme yeteneği Yasa, mevzuat ve süreç değişikliklerine çok hızlı uyum Efektif Uyum Anlık İzleme ebelediye Erişim Kolaylığı Vatandaşlara, sosyal medya, çağrı merkezi, web vb. pek çok sayıda başvuru kanalı İş gücü maliyetlerinde düşüşler ve personel eğitimlerinde üst düzey verimlilik Çoklu Erişim Düşük Hizmet Maliyeti Hizmet üretimi ve vatandaşın hizmet alma maliyetlerinde önemli düşüşler İş Gücü Maliyeti

38 Sonuçlar ve Kazanımlar Dijital arşivin devreye girmesiyle fiziksel dosya dolaşımı en aza indi. Sisteme bağlanılan her noktadan sürece ait dijital dosyanın tüm içeriği ve belgeler izlenerek eimza atılıyor ya da karar veriliyor. Bütün bir imar sürecinde başvurularda istenen belge sayısı 350 den 240 a düştü. (%31) Yapı ruhsatı iş süreci adımları 25 ten 18 e düştü. (%28) Süreçlerdeki imza ve onay sayısı önemli ölçüde azaltıldı. İmar durumu vermek 15 günden 4 güne düştü. (%73) Vatandaşlar ve kuruluşlar web den belediye hizmetlerine başvurabiliyor. Sürecin belirli adımlarında ve iş sonuçlandığında başvuru sahibinin belirttiği yollarla bilgilendirme yapılıyor (SMS, e-posta, arama, ) Başvuruların durum ve aşamaları web den takip edilebiliyor.

39 Zaman hayatımızdaki en değerli kavramlardan biri. Günlerimizi 24 saatlik zaman dilimlerine göre planlıyoruz. Elimizden giden bu zamanın en önemli ve büyük kısmını ailemize, kendimize ya da sevdiklerimize ayırmak varken bir kurumda saatlerce vakit harcamayı hiçbirimiz istemeyiz. ebelediye hizmetleri ile vatandaşlarımıza sağladığımız en önemli hizmet aslında bu zamanlarını onlara yeniden hediye etmek.

40 edönüşüm Teşekkürler Cüneyt YILMAZ Bilgi İşlem Müdürü