T.C. ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı DAĞITIM YERLERİNE

Transkript

1 Tarih ve Sayı: 29/03/2016-E T.C. ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Daire *BELM38J30* Sayı : / Konu : İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı DAĞITIM YERLERİNE Üniversitemiz mali ve mali olmayan tüm iş ve işlemlerin, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile uyumunu sağlamak ve İç Kontrol Sistemini oluşturmak için gerekli çalışmaları gerçekleştirmek üzere tarihli Rektörlük Makamı onayıyla Üniversitemiz İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı yürürlüğe girmiştir tarih ve 8967 sayılı yazımız ile Üniversitemiz İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı kapsamında 2015 yılı içerisinde birimlerimiz tarafından gerçekleştirilmesi öngörülmüş eylemlerin gerçekleşip gerçekleşmediğine dair birimlerimizden bilgi istenmiş ve birimlerden gelen veri doğrultusunda, tarihinde İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından toplantı yapılmıştır. Yapılan toplantı sonucunda tamamlanmamış ya da kısmen tamamlanan eylemler Kurul tarafından belirlenmiş ve bu eylemlerin tamamlanma tarihlerinde güncelleme yapılmıştır. Üniversitemizde iç kontrol sisteminin sağlıklı ve etkin bir şekilde başarıya ulaşabilmesi için, güncellenmiş şekli ekte yer alan eylemlerin belirtilen sürelerde gerçekleştirilmesi hususunda gereğini önemle rica ederim. e-imzalıdır Prof.Dr. İbrahim Halil ELEKCİOĞLU Rektör Yardımcısı Ek:İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Dağıtım: na (Sadece Ek-4, Genel Sekreterliğe (Ek-1, Ek-3, Ek-4 konulmadı) na (Sadece Ek-1, Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğüne Dış İlişkiler Birimine (Sadece Ek-7 ile Hukuk Müşavirliğine (Sadece Ek-7 ile İdari Mevcut ve Mali Elektronik İşler Daire İmzalar na (Sadece İBRAHİM HALİL ELEKCİOĞLU (REKTÖR YARDIMCILIĞI1 - Rektör Yardımcısı) 29/03/ :02 Bu belge 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5. Maddesi gereğince güvenli 1/3 elektronik imza ile imzalanmıştır.

2 Kütüphane ve Dokümantasyon Daire na Öğrenci İşleri Daire na (Sadece Ek- 7 ile na (Sadece Ek-3, Sağlık Kültür ve Spor Daire na Yapı İşleri ve Teknik Daire na Sağlık Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne Sosyal Bilimler Enstitüsü Müdürlüğüne Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne (Sadece Ceyhan Mühendislik Fakültesi Dekanlığına Ceyhan Veteriner Fakültesi Dekanlığına Diş Hekimliği Fakültesi Dekanlığına (Sadece Eczacılık Fakültesi Dekanlığına (Sadece Ek-7 ile Eğitim Fakültesi Dekanlığına (Sadece Ek-7 ile Fen Edebiyat Fakültesi Dekanlığına (Sadece Güzel Sanatlar Fakültesi Dekanlığına (Sadece Hukuk Fakültesi Dekanlığına (Sadece Ek-7 ile İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dekanlığına İlahiyat Fakültesi Dekanlığına (Sadece Ek-7 ile İletişim Fakültesi Dekanlığına (Sadece Ek-7 ile Kozan İşletme Fakültesi Dekanlığına (Sadece Mühendislik-Mimarlık Fakültesi Dekanlığına Sağlık Bilimleri Fakültesi Dekanlığına Su Ürünleri Fakültesi Dekanlığına (Sadece Tıp Fakültesi Dekanlığına (Sadece Ek-7 ile Ziraat Fakültesi Dekanlığına (Sadece Ek-7 ile Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Müdürlüğüne 2/3

3 3/3 Karataş Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Yüksekokulu Müdürlüğüne (Sadece Ek-7 ile Sivil Havacılık Yüksekokulu Müdürlüğüne Yabancı Diller Yüksekokulu Müdürlüğüne Adana Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne Aladağ Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne Ceyhan Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne Feke Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne İmamoğlu Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne Karaisalı Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne Kozan Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne Pozantı Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne Teknik Bilimler Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne Tufanbeyli Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne Yumurtalık Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne Devlet Konservatuvarı Müdürlüğüne (Sadece Hastane Başmüdürlüğüne (Sadece Ek-7 ile 29/03/2016 Mali Hizmetler Uzmanı Yardımcısı Şeyda BUTURAK 29/03/2016 Şube Müdürü Akın SEVGİLİ 29/03/2016 Daire Başkanı Ayhan YILDIZ 29/03/2016 Genel Sekreter Yardımcısı Süleyman Hilmi ÇAĞLAR 29/03/2016 Genel Sekreter Nazan KARATAŞ Adres:Çukurova Üniversitesi Daire Balcalı, Sarıçam / Adana Telefon:0 (322) Faks0 (322) e-posta:sgdb@cu.edu.tr Elektronik Ağ: Bilgi için: Şeyda BUTURAK Unvanı: Mali Hizmetler Uzmanı Yardımcısı Tel : 0(322)

4 Standart Kod KOS1.4 KOS1.6 KF12.1 KF12.2 Standart/Genel Şart Mevcut Durum Eylem Eylem Planı Sorumlu Birim 1.4. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Üniversitemiz Stratejik Planı, İdare Faaliyet Raporu,Performans Programı, Mali Durum ve Beklentiler Raporu, Yatırım İzleme ve Değerlendirme Raporu her yıl Daire web sayfasında yayınlanmaktadır. Birim ve İdare Faaliyet Raporu eki İç Kontrol Güvence Beyanı Üst Yönetici/Harcama Yetkilisi/Mali Hizmetler Birim Yöneticisi tarafından imzalanmaktadır. Üniversitemizde bulunan bilgi sistemlerinin sürekliliğinin ve güvenirliliğinin sağlayacak kontroller yazılı hale getirilmemiştir sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Bilgi sistemine veri ve bilgi Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar girişi ile bunlara erişim Yoluyla İşlenen Suçlarla konusunda yetkilendirmeler Mücadele Edilmesi Hakkında yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin Kanun" gereğince bilgi önlenmesi, tespit edilmesi ve güvenliği standardı düzeltilmesini sağlayacak kapsamında bilgi güvenliğini mekanizmalar oluşturulmalıdır. sağlayacak tüm sistemler kurulmuş ve uygulamaya konulmuştur. KOS1.4.2 KOS1.6.3 KF KF Faaliyetlerin elektronik ortamda gerçekleştirilebilmesi amacı ile gerekli alt yapı oluşturulacaktır. Yönetim Bilgi Sistemi kurularak bilgi ve belgelere elektronik ortamdan ulaşılması sağlanacaktır. KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Bilgi Teknolojileri Kurumu'nun onay vermiş olduğu kurumlardan birine Bilgi Güvenliği Sertifikası için başvuruda bulunulacaktır. Bilgi Güvenliği Standardı ISO:27001 belgesinin alınması için gerekli çalışmalar yapılacaktır. İşbirliği Yapılacak Tamamlama Tarihi Bilgisayar Yazılımı Strateji Geliştirme Daire Yönetim Bilgi Sistemi Bilgi Güvenliği Sertifikası ISO:27001 Bilgi Güvenliği Standardı Belgesi Test Aşamasında olduğu için tamamlanma tarihi Haziran 2016 olarak güncellenmiştir tarihine Aralık 2016 tarihine Aralık 2016 tarihine KF İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. Bilgi sistemlerinin donanım, yazılım ve iletişim alt yapıları tamamlanmış olup geliştirilmesine yönelik çalışmalar devam etmektedir. KF tarafından süreklilik arz eden işlemler taranacak ve söz konusu işlemlerin bilişim kapsamında yapılmasına yönelik gerekli teknik ve idari çalışma yapılacaktır. Rapor 2016 tarihine BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Bİ İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Web sayfası ve mail server aracılığı ile yatay ve dikey iç ve dış iletişim sağlanmaktadır. destek.cu.edu.tr web sayfası kurulmuş olup kurum geneline yaygınlaştırılamamıştır. Bİ Üniversitemiz web sayfasının dış iletişimde daha etkin kullanımı için ana sayfa üzerinde iletişim görünürlüğü artırılacaktır. İletişim Butonunun Eklenmesi 2016 tarihine Bİ Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Üniversitemizin gizliliği bulunmayan mevzuat ve belgelerine web ortamında ulaşılabilmektedir. Bİ Yönetim Bilgi Sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapılabilecek şekilde tasarlanacaktır. Rapor Tasarımı Bazı modüller tamamlanmış olup Entegrasyon çalışmaları da bitirilecektir. Bİ Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Bİ Raporlama Akış Çizelgelerine dayanarak tüm birimlerin faaliyetleri ile ilgili Online Raporlama Sistemi oluşturulacaktır. Birim 1-Raporlama Akış Çizelgesi 2- Web Ortamında Raporlama 2016'ya Bİ Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Bİ Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirimi için destek.cu.edu.tr web sayfası geliştirilecektir. Genel Sekreterlik Web Sayfası 2016'ya

5 Standart KOS2.2 Standart/Genel Şart 2.2. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Mevcut Durum Eylem KOS2.2.2 Eylem Planı Sorumlu Birim Akademik ve İdari birimler ve alt birimlerince yürütülecek görevler konusunda mevcut yönergeler taranıp, Üniversitemiz web sayfasında yayınlanacaktır.özellik gösteren iş ve işlemler ile ilgili yönergeler belirlenip çıkartılması sağlanacaktır. İşbirliği Yapılacak Hukuk Müşavirliği 1-Yönerge 2-Web Ortamında Duyuru Tamaml ama Nisan 2016 "Akademik ve İdari birimler ve alt birimlerince yürütülecek görevler konusunda mevcut yönergeler taranıp, Üniversitemiz web sayfasında yayınlanacaktır.özellik gösteren iş ve işlemler ile ilgili yönergeler belirlenip çıkartılması sağlanacaktır." şeklinde eylem güncelleştirilmiştir..tamamlanma tarihi Nisan 2016 tarihine KF Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. KF Rektörlük Makamınca çıkarılacak bir genelge ile görevinden ayrılan personelin ilişiği kesilmeden önce; iş veya işlemlerinin güncel durumunu içeren bir rapor hazırlaması sağlanacaktır.raporda kritik ve riskli işler ayrı bir başlık altında belirtilecektir. 1- Genelge 2- Rapor Nisan 2016 Nisan 2016'ya BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Bİ Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim işlemleri, mevzuat çerçevesinde yapılacaktır. Etik Kurul, Bildirim Nisan 2016 Nisan 2016'ya Bİ Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Bİ Hile,usulsüzlük ve yolsuzluk risklerinin belirlenmesi ve uygun gözetim faaliyetlerinin yerine getirilebilmesi için hiyerarşik kontrol noktaları tespit edilecek ve bildirim yöntemleri belirlenecektir.yapılan bu belirlemeler personele duyurulacaktır. Etik Kurul, Duyuru Mayıs 2016 Mayıs 2016'ya Bİ Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Bİ Hata, usulsüzlük ve yolsuzluk bildirimleri tarafından değerlendirilerek raporlanması sağlanacaktır., Birim Rapor Mayıs 2016 Mayıs 2016'ya Bİ Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. Bİ Hata, usulsüzlük ve yolsuzluk bildiriminde bulunan personelin personel bilgileri ilgili birim tarafından gizli tutulacaktır. Bilgilendirme Yazısı Mayıs 2016 Mayıs 2016'ya

6 Standart Standart/Genel Şart Mevcut Durum Eylem Kod Eylem Planı Sorumlu Birim İşbirliği Yapılacak Tamamlama Tarihi KOS İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. KOS1.2.2 Yöneticiler iç kontrol sisteminin uygulanmasında, sorumlulukları çerçevesinde, mesleki değerlere, dürüst yönetim anlayışı ile mevzuata aykırı faaliyetleri engelleyerek, uygun bir çalışma ortamı ve saydamlık sağlayacak ve bu davranışıyla personele örnek olacaktır. 1-Broşür 2- Anket 3- Web Ortamında Duyuru tarihine KOS İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. Her yıl personel ihtiyacı gözden geçirilmektedir. KOS3.1.1 Rektör Yardımcısı nda; Başhekim, Genel Sekreter, Başkanı, Daire Başkanı ve İdari ve Mali İşler Daire Başkanı tarafından kurulacak komisyon ilgili şartın gerçekleşmesi yönünde çalışmalar yapılacaktır. Genel Sekretelik Toplantı tarihine BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Bİ Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir Dönemi Stratejik Planı, Harcama Yetkililerine gönderilmesi suretiyle bilgilendirme yapılmıştır. Bİ Rektörlük Makamı tarafından çıkarılacak bir genelge ile Üniversitemiz tarafından her yılın başında idarelerinin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde birim personelinden beklentileri ile görev ve sorumluluklarını da içeren bir genel yazı çıkarılması sağlanacaktır. 1- Genelge 2- Genel Yazı imizin %75'lik kısmı eylemi gerçekleştirmiştir. Eylemi gerçekleştirmeyen birimler için tamamlanma tarihi 'ya ertelenmişti

7 Standart Standart/Genel Şart Mevcut Durum Eylem İşbirliği Eylem Planı Sorumlu Birim Yapılacak Tamamlama Tarihi KOS İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. KOS1.5.2 KOS1.5.3 Üniversite personeli ve hizmet verilenlere yönelik memnuniyet ve öz değerlendirme anket formları düzenlenecektir. Üniversite personeli ve hizmet verilenlere yönelik memnuniyet ve öz değerlendirme anket formları ilgili birimlerce değerlendirilecek ve gerekli önlemler alınacaktır. Memnuniyet Anket Formu Memnuniyet Anket Formu tarihine tarihine KOS İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. KOS3.2.1 altında Eğitim Şube Müdürlüğü kurulacaktır. Eğitim Birimi Mayıs 2016 Mayıs 2016 tarihine KOS Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. KOS3.5.1 Planlanan eğitim programı, takip eden yılda uygulanacak ve değerlendirilecektir. Eğitim Programı Nisan 2016 Yeterli güvence sağlanmamaktadır.bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. KOS Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans 657, 2547, 2914 değerlendirmesi, ve 4857 sayılı özlük hakları gibi Kanunlar insan kaynakları uygulanmaktadır yönetimine ilişkin. önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. KOS3.8.1 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususları belirleyen yönerge çıkarılacaktır. Komisyon, Yönerge tarihine

8 Standart Kod Standart/Genel Şart Mevcut Durum Eylem BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Eylem Planı Sorumlu Birim İşbirliği Yapılacak Tamamlama Tarihi Bİ Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Bİ Kamu İç Kontrol Otomasyon Sistemi (KİOS) üzerindeki bilgiler tarafından denetlenecek ve doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılır olmadığına kanaat getirilen hususlarda rapor düzenlenecektir. Daire Rapor Yeterli güvence sağlanmamaktadır.bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür.

9 Standart Kod Standart/Genel Şart Mevcut Durum Eylem Kod Eylem Planı Sorumlu Birim İşbirliği Yapılacak Tamamlama Tarihi KOS Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Çukurova Üniversitesi Etik Kurulu oluşturulmuş ve yönergesi yürürlüğe girmiştir KOS1.3.1 KOS1.3.2 KOS1.3.3 KOS1.3.4 KOS1.3.5 KOS1.3.7 Etik kurulun uygun göreceği birimlerde Birim Etik Kurulları nın oluşturulması sağlanacaktır. Üniversitemiz personeline etik davranış ilkeleri duyurulacaktır. Üniversitemiz "Etik Sözleşmesi" bütün personele duyurulacak ve imzalatılarak dosyalarına konulacaktır. Yöneticilere, akademik ve idari personele iş etiği ve meslek etiği konularında bilgilendirme seminerleri verilecektir. Üniversitemiz etik kuralları personelin çalışma ofislerinde görülebilecek şekilde asılı bulunacaktır. Birim Etik Kurulları tarafından etik konusunda aylık özlü söz belirlenecek ve Üniversitemiz personelinin e-posta adreslerine gönderilmesi sağlanacaktır. Etik Kurulu Birim Etik Kurulları Etik Kurulu Birim Etik Kurulları Etik Kurulu Etik Kurulu, Birim Etik Kurulu 1-El Kitabı 2-Broşür 3-Genelge Sözleşme Seminer Birim Etik Kurulu Etik Kurulu Etik Kuralları Birim Etik Kurulu E-Posta 2016 tarihine 2016 tarihine 2016 tarihine 2016 tarihine 2016 tarihine 2016 tarihine

10 Standart Standart/Genel Şart Mevcut Durum Eylem Kod Eylem Planı Sorumlu Birim İşbirliği Yapılacak Tamamlama Tarihi KOS Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Personel alımlarında KOS3.1.1 eyleminde kurulan komisyon tarafından ilgili şart gercekleştirilmekt edir. KOS3.3.1 KOS3.3.2 KOS3.3.3 KOS3.1.1'de kurulan komisyon tarafından, görev tanımlarına bağlı olarak mesleki yeterlilik kriterleri belirlenerek ilan edilecektir. KOS3.1.1'de kurulan komisyon tarafından, göreve uygun personel atanması ve/veya kurum içi görev değişiklikleri yapılması sağlanacaktır. KOS3.1.1'de kurulan komisyon tarafından, personel seçiminde somut kriterler belirlenecektir. Komisyon Komisyon Komisyon 1-Toplantı 2-Komisyon Kararı 1-Toplantı 2-Komisyon Kararı 1-Toplantı 2-Komisyon Kararı tarihine tarihine tarihine KOS Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. KOS3.6.1 Üniversitemiz personelinin yeterliliğini ve performansını geliştirmek üzere komisyon tarafından, Performans Değerlendirme Tablosu hazırlanacaktır. Komisyon Performans Değerlendirme Tablosu tarihine KOS Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. 657, 2547, 2914 ve 4857 sayılı Kanunlar uygulanmaktadır. KOS3.7.1 Komisyon tarafından gönderilen Performans Değerlendirme Formunu değerlendiricek ve performansı yetersiz görülen personelin performansını artırmaya, performansı yüksek görülen personelin ödüllendirilmesine yönelik kararlar alacaktır. Komisyon, Yönetim Üst Komisyon Raporu Mayıs 2016 Yeterli güvence sağlanmamaktadır.bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür.

11 Standart KOS1.5 KOS2.1 KOS2.2 KOS2.4 KOS2.6 KOS2.7 Standart/Genel Şart 1.5. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Mevcut Durum Üniversitemiz teşkilat şeması bulunmaktadır. Hassas görevlere ilişkin prosedür mevcut değildir. Eylem Kod KOS1.5.4 KOS2.1.3 KOS2.2.1 KOS2.4.3 KOS2.6.1 KOS2.6.2 KOS2.6.3 KOS2.7.1 Eylem Planı Üniversite personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılması için öncelikle hizmet standartları belirlenecek ve personel görev tanımları yapılacaktır. Personelin benimsemesi için kurum ve birim misyonu her birimin panosuna asılacaktır. Üniversitemiz misyonunu gerçekleştirmek üzere idare birimleri ve alt birimlerince gerçekleştirilecek görevler tanımlanacak, yönetimin onayından sonra personele duyurulacaktır. Üniversitemiz birimleri görev ve yetkileri gözden geçirilip, görev çakışmasına yol açan görev tanımları düzenlenecektir. Hassas görevlere ilişkin tanımlar yapılacaktır. bazında hassas görevler belirlenerek listeleri çıkarılacaktır.belirlenen hassas görevlere ilişkin 'Birim Hassas Görevler Envanteri' oluşturulacaktır. Hassas görevlere ilişkin prosedür tespit edilerek personele duyurulacaktır. Birim faaliyetlerindeki iş ve işlemlerin sonucunu izlemeye yönelik olarak her yönetici bir alt kademedeki süreci kontrol edecektir. Sorumlu Birim İşbirliği Yapılacak, Daire İdari ve Mali İşler Daire, Daire,, Daire,, Daire,, Daire,, Daire, Alt Birim Görev Tanım Formları Tamamlama Tarihi Duyuru 1-Onay 2-Duyuru Değerlendirme Raporu Hassas Görev Tanım Formu Birim Hassas Görevler Envanteri Hassas Görevler Prosedürü Tutanak imizin %78'lik kısmı eylemi tamamlanma tarihi 'ya imizin %90'lık kısmı eylemi tamamlanma tarihi 'ya imizin %70'lik kısmı eylemi tamamlanma tarihi 'ya Yeterli güvence sağlanmamaktadır.bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. imizin %25'lik kısmı eylemi n daha iyi anlaşılabilmesi için birimlerimize bilgilendirme yazısı yazılıcaktır. Eylemi tamamlanma tarihi 'ya ertelenmişti imizin %28'lik kısmı eylemi n daha iyi anlaşılabilmesi için birimlerimize bilgilendirme yazısı yazılıcaktır.eylemi tamamlanma tarihi 'ya ertelenmişti imizin %23'lük kısmı eylemi gerçekleştirmiştir. Eylemin daha iyi anlaşılabilmesi için birimlerimize bilgilendirme yazısı yazılıcaktır. Eylemi tamamlanma tarihi 'ya ertelenmişti Eylemde kısmındaki "Değerlendirme Raporu" ibaresi "Tutanak" Şeklinde değiştirilmiştir.imizin %58'lik kısmı eylemi tamamlanma tarihi 'ya KOS İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. KOS3.2.2 Görevini etkin ve verimli şekilde yürütebilecek, bilgi, deneyim ve yeteneği geliştirilecek personel için birim yöneticileri tarafından Eğitim Şube Müdürlüğün'den eğitim talep edilecektir. Eğitim tarihine KOS3.6 KF7.1 KF7.2 KF Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir Her bir faaliyet ve Her bir riskleri için uygun kontrol faaliyetin strateji ve yöntemleri risklerinin (düzenli gözden geçirme, belirlenmesi ve örnekleme yoluyla kontrol, dogru analiz karşılaştırma, onaylama, yapılabılmesı raporlama, koordinasyon, için yazılım doğrulama, analiz etme, satın alınmıs yetkilendirme, gözetim, olup inceleme, izleme v.b.),çalısmalara belirlenmeli ve başlanılmıstır. uygulanmalıdır Kontroller, gerekli 5018 sayılı hallerde, işlem öncesi Kanun gereği kontrol, süreç kontrolü ve Üniversitemizd işlem sonrası kontrolleri e süreç kontrolü de kapsamalıdır. yapılmaktadır Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. KOS3.6.2 KF7.1.1 KF7.1.2 KF7.1.3 KF7.2.1 KF7.4.1 Her personel için 1- tarafından, Performans Değerlendirme Değerlendirme Komisyon Mayıs 2016 Formunu doldurularak komisyona Raporu gönderilecektir. 2-Bildiri KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Süreç içerisinde rol alan her bir görevliye rol aldığı faaliyetin riskleri ve buna uygun Daire, Bildiri kontrol, strateji ve yöntemleri yazılı olarak bildirilecektir. Her birim her bir risk için belirlemiş Otomasyon Veri olduğu kontrol faaliyetini Kamu İç Kontrol Daire, Girişi Otomasyon Sistemine (KİOS) girecektir. Kontrol faaliyetlerinin uygulanmasına Komisyon, yönelik ilgili harcama birimi tarafından altı ayda bir rapor düzenlenerek Risk Rapor Daire, Belirleme ve Değerlendirme Komisyonuna gönderilecektir. Belirlenmiş olan riskin etkisi ve muhtemel gerçekleşme olasılığı da göz önünde bulundurularak ilgili birimler Kontrol tarafından kontrol faaliyetinin işlem Daire, Faaliyeti öncesi kontrol, süreç kontrolü ya da işlem Listeleri sonrası kontrol olmasına karar verilecek ve buna göre kontrol faaliyeti geliştirilecektir. Risklerin etkisi ve gerçekleşme olasılığı Kontrol göz önünde bulundurularak kontrol Daire, Faaliyeti faaliyeti gerçekleştirilecektir. Yeterli güvence sağlanmamaktadır.bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. 'ya 'ya 'ya 'ya 'ya KF Her faaliyet veya mali 5018 sayılı karar ve işlemin Kanundaki yetki onaylanması, ve sorumluluk uygulanması, hükümleri ilgili kaydedilmesi ve kontrolü kişilerce yerine görevleri farklı kişilere getirilmektedir. verilmelidir. KF9.1.1 İş akış şemalarının her aşamasında hangi personelin rol alacağı belirlenecek ve personel görevlendirmesi iş akış şemaları göz önünde bulundurularak yapılacaktır. Görevlendirmelerde özellikle riskli alanların farklı kişiler tarafından yürütülmesine önem verilecektir. Daire Birim Onayı 'ya KF9.2 KF10.1 Bazı birimlerde 9.2. Personel sayısının personel yetersizliği nedeniyle yetersizliği görevler ayrılığı ilkesinin nedeniyle tam olarak görevler ayrılığı uygulanamadığı idarelerin ilkesi tam yöneticileri risklerin olarak farkında olmalı ve gerekli uygulanamama önlemleri almalıdır. ktadır Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. KF9.2.1 KF KF Görevler ayrılığı ilkesinin uygulanamaması durumunda oluşacak riskler personel rotasyonuyla giderilecektir. Bu eylemin yerine getirilebilmesi için süreç içerisindeki riskli alanlara rotasyon yapılabilir ibaresi koyulacaktır. Birim yöneticileri iş ve işlemlerin, iş akış şeması ve prosedürlere uygun olarak yerine getirilip getirilmediği konusunda belirli aralıklarla süreç içerisinde yer alan ilgili personelden rapor isteyecek ve sürekli olarak izleme yapacaktır. Birim yöneticileri Haziran ve Aralık aylarında Kamu İç Kontrol Otomasyon Sistemi (KİOS) üzerinden risk haritalarına ulaşacak ve sözkonusu harita üzerinden riskli alanları göz önünde bulundurarak iş ve işlemlerin prosedürler dahilinde yapılıp yapılmadığını sorgulayacaktır. Sorgulama sonucunda hazırlanan rapor Risk Belirleme Ve Değerlendirme Komisyonuna gönderilecektir. Birim Daire, Onayı Alt Birim Rapor Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu, Rapor Daire 'ya imizin %58'lık kısmı eylemi tamamlanma tarihi 'ya 'ya KF10.2 KF11.1 Bİ13.3 Bİ Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. KF KF KF Bİ Bİ Kontrol faaliyeti de yer alan eylem Risk Belirleme ve sonucu hazırlanan raporda tespit edilen Değerlendirme olumsuzluklar söz konusu personele 1- Bildiri Komisyonu, bildirilecektir. Bu olumsuzlukların 2-Bilgilendirme giderilmesi ve tekrar etmesinin Toplantısı Daire, önlenmesi için bilgilendirme toplantıları 3- Eğitim yapılcak, hizmetiçi eğitimin verilmesi sağlanacaktır. Çeşitli nedenlerle geçici veya sürekli olarak ortaya çıkabilecek görev Alt Birim Görev Dağılım aksaklıklarının önlenebilmesi için her Formu personelin yokluğunda yerine bakacak yedek personel belirlenecektir. Yedek personel görev tanım formlarında, belirtilip, eğitim programlarıyla Eğitim desteklenecektir. Daire, Alt BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için birimler Değerlendirme faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli Raporu olarak gözden geçirerek güncelleyecektir. Yöneticiler, Üniversitemizin misyon, 1-Web vizyon ve amaçlarına yönelik Ortamında beklentilerini belli periyotlarla çeşitli Duyuru iletişim araçlarıyla personele 2- Yazı duyuracaktır. 'ya imizin %80'lik kısmı eylemi tamamlanma tarihi 'ya imizin %55'lik kısmı eylemi tamamlanma tarihi 'ya imizin %58'lik kısmı eylemi gerçekleştirmiştir. Eylemi tamamlanma tarihi 'ya ertelenmişti Yeterli güvence sağlanmamaktadır.bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür.