T. C. AKYAZI BELEDİYESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI

Transkript

1 1 - KONTROL ORTAMI KOS.01 - ETİK DEĞERLER VE DÜRÜSTLÜK KOS İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. KOS / Müdürlüğü tüm birim müdürlerini Md / bilgilendirmiş olup Süreç içerisinde iç kontrolle ilgili bilgi, doküman ve eğitim verilecektir. Tüm personele temmuz ayı içerisinde bilgilendirme toplantısı yapılacaktır. KOS İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Hazırlanan raporlar düzenli olarak çeşitli iletişim araçlarıyla kamuoyuna açıklanmaktadır. KOS / Müdürlüğünce yapılan bilgilendirme toplantısının ardından Üst yönetimce birim müdürlerine eğitim toplantısı düzenlenmiştir. Personele örnek olunması açısında yöneticilik formasyonunun geliştirilmesine yönelik yönetici ve birim müdürleri yapılacak eğitim programlarına dahil edileceklerdir. Üst Yönetim / Mali Hizmetler Md. Birim Müdürleri / KOS Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Belediyemizde "5176 sayılı Kamu görevlileri etik kurulu kurulması ve bazı kanunlarda değişiklik yapılması hakkında kanunu" doğrultusunda "Kamu görevlileri etik davranış ilkeleri ile Başvuru usul ve esasları hakkında yönetmelikte" gereği tarihinde kurulmuş etik komisyonumuz bulunmakta olup konu ile ilgili gerekli bilgilendirmeler yapılmış ve etik sözleşmesi imzalatılarak personel dosyalarına konmuştur. KOS / Tüm personele yönelik olarak "Etik davranış ve kuralları" Etik Komisyonu Yazı İşleri Md / eğitimi düzenlenecek. KOS Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Kurum stratejik planı ve performans programı çerçevesinde belirlenen hedeferle ilgili periyodik olarak raporlama yapılmaktadır. Hazırlanan raporlar düzenli olarak çeşitli iletişim araçlarıyla kamuoyuna açıklanmaktadır. KOS / Faaliyetlere ilişkin sonuçlar internet sayfasında, faaliyet raporları ile ilgili tarafara duyurulacak. Page 1 of 22

2 KOS / Bilgi edinme kanunu çerçevesinde halkın ve ilgili Md / paydaşların bilgi ve belgelere erişimi sağlanacaktır. KOS İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. İdarece personele ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılması sağlanmaktadır. Yapılan şikayetler ve tespit edilen eksikliklerle ilgili gerekenler yapılmaktadır. KOS / / Standardın bu maddesi ile ilgili yapılan düzenlemeler yeterli görülmüş ve ek bir düzenleme yapılmayacaktır. KOS İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Her müdürlük için tahsis edilmiş bir arşiv odası bulunmaktadır. İdaremiz yapmış olduğu faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi, belge ve dökümanlar doğru, tam ve güvenilir olması sağlanılmakta yapılan denetimlerde tespit edilen eksikliklerde giderilmektedir. KOS / Birimlerde gerçekleştirilen faaliyetlerin doğru ve tam bir / şekilde yapılması ve kayıtların eksiksiz ve doğru bir şekilde oluşturulması için; Mevzuat doğrultusunda gerekli olan Uygulama Prosedürleri, Talimat ve Rehberler oluşturulacak. KOS / Birimlerde gerçekleştirilen faaliyetlere ilişkin tutulan kayıtlara hızlı, güvenilir ve zamanında ulaşabilmeyi sağlamak amacıyla elektronik dosyalama ve arşiv sistemine geçilecek. KOS.02 - MİSYON, ORGANİZASYON YAPISI VE GÖREVLER KOS İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır ve 5393 sayılı kanunlar kapsamında belediyemiz misyonu yazılı olarak belirlenmiş, birimler bazında yazılı olarak duyurulmuş ve kitapçık halinde bastırılarak personeline benimsenmesi sağlanmıştır. KOS / Yerel Seçimler sonrası 6 ay içinde revize edilebilir hükmü / gereği süresi içinde gözden geçirme çalışması yapılacaktır. KOS Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Misyonunun gerçekleştirilmesi ve kurum hizmetlerinin etkin bir şekilde yürütülebilmesi amacı ile her müdürlük için ayrı ayrı çalışma usul ve esasları hakkında yönetmelik düzenlenmiştir. Page 2 of 22

3 KOS / Müdürlükler seviyesinde hazırlanan çalışma usul ve / esasları hakkında yönetmelikler hazırlanacak ve ilgili karar organlarından geçirilmek suretiyle yayımlanacaktır. KOS İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. KOS / Birimler Müdürlüğünce belirlenecek Md / standart forma göre personel bazında görevlerini, buna ilişkin yetki ve sorumluluklarını personele tebliğ edecektir. KOS İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. KOS / imizin teşkilat şemaları olmakla birlikte yeni Md / düzenlemelerle birlikte fonksiyonel görev dağılımları uygun hale getirilecektir. KOS İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. KOS / İdaremizin ve birimlerimizin orgranizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı yapılmış ve hesap verebilirliği uygun hale getirilip raporlama ile ilişkisi sağlanacaktır. KOS İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. KOS / Birimler tarafından hassas görevlerin tanımları yapılacak. Yazı İşleri Md / Hassas görevlere ilişkin prosedür tespit edilerek personele duyurulacaktır. Page 3 of 22

4 KOS Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. KOS / Her düzeydeki yönetici ve birim müdürü verilen Birim Müdürleri / görevlerin sonucunu izlenmesi ile ilgili belediyemizde hiyerarşik mekanizma bulunmaktadır. Düzenli olarak yapılması sağlanacaktır. KOS.03 - PERSONELİN YETERLİLİĞİ VE PERFORMANSI KOS İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeferinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. KOS / İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeferine Yazı İşleri Md / yönelik çalışmalar geliştirecek ve insan kaynağı ihtiyaç analizi yapılacaktır. KOS İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. KOS / Kurum yönetici kadrosu ve personeli, görevlerini etkin Yazı İşleri Md / ve etkili bir şekilde yürütebilmesi için yapılacak yıllık eğitim programına uygun olarak birim bazında ve eğitim kategorileri bazında hazırlanacak hizmet içi eğitim planı çerçevesinde hizmet içi ve destekleyici eğitime tabi tutulacaktır. KOS Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Mevcut Yasal düzenlemeler doğrultusunda personel alımı yapılmaktadır. KOS / Mesleki yeterliliğe her alanda önem verilmeye devam Yazı İşleri Md / edilecek ve eğitimler sonucu her görev için uygun personel görevlendirilmesine yönelik çalışmalar Yazı İşleri Md. ve ilgili birim tarafından yürütülecektir. Page 4 of 22

5 KOS Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. KOS / Belediyemiz personelinin işe alınması ile görevinde Yazı İşleri Md / ilerlemesi ve yükselmesi konularında liyakat kurallarına uyulacak. Bunun yanında bireysel performansların bilgi, çalışkanlık, güven ve şefafık ilkesi doğrultusunda değerlendirilmesi sağlanacaktır. KOS Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Tüm görevler ve yetkiler için gerekli eğitimler zaman içinde verilmektedir. KOS / Tüm görevler ve yetkiler için gerekli eğitimler zaman Yazı İşleri Md / içinde verilmiştir. Bu eğitimlerin devamını sağlamak üzere her birimden eğitim ihtiyaç analizi yada eğitim anketleri düzenlenecek ve gelecek yılın eğitim programlarında değerlendirilmek üzere dikkate alınacaktır. KOS Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Mevcut yasal düzenlemeler doğrultusunda sicil değerlendirmesi yapılmaktadır. KOS / Tüm personelin yeterliliği ve performansı bağlı Birim Yöneticileri Tüm Personel / bulunduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmektedir. Değerlendirme sonuçları personel ile görüşülecektir. KOS Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Page 5 of 22

6 KOS / Bu yapılan çalışmalar sonucu performans Birim Yöneticileri Yazı İşleri Md / değerlendirilmesinde yetersiz bulunan personele eğitimler verilmeye devam edilecek, gerekli önlemler alınacak ve yüksek performans gösteren personel için ise ödüllendirme mekanizmaları geliştirilecektir. KOS Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. KOS / Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, Yazı İşleri Md / eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenecek ve personele duyurulacaktır. KOS.04 - YETKİ DEVRİ KOS İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. KOS / Belediyemiz tüm birimlerinde iş akış süreçlerindeki imza Yazı İşleri Md.- Mali / ve onay mercileri belirlenmesi ve personele duyurulması çalışmaları Hizmetler Md. tamamlanacaktır. Her personelin iş akışı sırasındaki hiyerarşiyi bilmesi sağlanacaktır. KOS Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. KOS / Belediyemizde Yetki devirleri; ilgili yasa ve Yazı İşleri Md.- Mali / yönetmeliklerce devredebilecek yetkilerle ilgili olarak üst Hizmetler Md. yöneticininde onayı alınmak suretiyle yazılı olarak ve sınırları belirlenmek suretiyle yapılmakta olup Yazı İşleri Müdürlüğümüzce tespit edilen eksikliklerin giderilmesi çalışması yapılacaktır. Page 6 of 22

7 KOS Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. KOS / Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu, Yazı İşleri Md.- Mali / kademe zinciri içinde yetki unsurları belirlenerek ve süresi Hizmetler Md. belirtilerek yapılması sağlanacaktır. KOS Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. KOS / Devredilen yetki sorumluluğunu alan personel görevin Yazı İşleri Md.- Mali / gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olması sağlanacak alt Hizmetler Md. kademedeki personellerin gelişimini sağlamak için görevin gerektirdiği eğitimlerin alınması sağlanacaktır. KOS Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. KOS / Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımında ilişkin Yazı İşleri Md.- Mali / olarak, işin ve yetkinin önemine binaen günlük, haftalık ve aylık Hizmetler Md. olacak şekilde belli dönemlerde bilgi akışının sağlanmasına önem verilecektir. Yetki devri geri dönüş sağlanacak şekilde onaylatırılacaktır. 2 - RİSK DEĞERLENDİRME RDS.05 - PLANLAMA VE PROGRAMLAMA RDS İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefer saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Page 7 of 22

8 RDS / 5018 sayılı kanunun 9 uncu maddesi gereğince / Nüfustan dolayı 2011 yılı sonuna kadar stratejik plan öngörülmemiştir. kurumumuz misyon ve vizyonları oluşturmuş, nufusumuz olduğunda stratejik plan yapılacaktır. RDS İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır yılı performans programı çalışmaları ilişkili yönetmelik çerçevesinde idare ve harcama birimi düzeyinde hazırlanmıştır. RDS / 2012 yılı Performans Programı çalışmaları ilişkili / yönetmelik çerçevesinde İdare ve Harcama Biri düzeyinde hazırlanacak. RDS İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Birimler, Stratejik plana ve performans programına bağlı olarak 2009 yılı bütçelerine oluşturmuşlar Mali hizmetler müdürlüğüncede konsolide çalışması yapılmıştır. RDS / Birimler stratejik plana ve performans programına bağlı / olarak 2012 yılı bütçelerini oluşturacak Müdürlüğüncede konsolide çalışması yapılacaktır. RDS Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedefere uygunluğunu sağlamalıdır. Birimler 2008 yılı için ortaya koymuş oldukları hedefer doğrultusunda performans programı uygulama sonuçlarını gösteren 2008 yılı birim faaliyet raporlarını hazırlamışlardır. RDS / Birimler 2011 yılı için ortaya koymuş oldukları hedefer Kurum Yöneticileri / doğrultusunda performans programı uygulama sonuçlarını gösteren 2011 yılı birim faaliyet raporlarını hazırlayacaklar. RDS Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeferine uygun özel hedefer belirlemeli ve personeline duyurmalıdır yılı için performans programında birim hedeferi oluşturulmuş olup, izlenmektedir. RDS / 2012 yılı hedeferinin analizi yapılarak 2012 yılı için / birimler hedeferini belirleyecekler. Page 8 of 22

9 RDS İdarenin ve birimlerinin hedeferi, spesifk, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. RDS / Varolan hedeferimiz, spesefk, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve sürekli şekildedir / RDS.06 - RİSKLERİN BELİRLENMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ RDS İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeferine yönelik riskleri belirlemelidir. RDS / Kurumumuzun amaç ve hedeferine yönelik risklerin / belirlenmesi için tüm birimlerce yetkili ve yetkin en az 3 kişiden oluşacak risk belirleme ekibi oluşturulacaktır. RDS Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. RDS / Oluşturulan risk belirleme ekipleri tarafından hazırlanan / risk değerlendirme raporları ile hazırlanan inceleme ve denetleme raporları çerçevesinde birimlerin risk belirleme ekip üyelerinden birer kişinin katılımıyla, Başkanlık makamından alınan olur doğrultusunda, oluşan risk değerlendirme komisyonunca yılda en az bir kez olmak periyodik olarak risk analiz çalışmaları yürütülecektir. RDS Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. RDS / Yapılan risk analiz çalışmaları sonucunda, risk belirleme / komisyonunca, belirlenmiş olan risklere karşı alınacak önlemler ilgili birimlere gönderilecek, riskleri giderici ve önleyici işlemlerle ilgili eylem planının oluşturulması sağlanacaktır. Page 9 of 22

10 3 - KONTROL FAALİYETLERİ KFS.07 - KONTROL STRATEJİLERİ VE YÖNTEMLERİ KFS Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. KFS / Belediyemiz faaliyetlerinin yürütülmesine engelleyecek tespit edilmiş risklerin giderilmesi için, düzenli olarak gözden geçirilecek, karşılaştırmaları yapılacaktır. Raporlama, analiz etme, koordinasyon, doğrulama, gözetim ve inceleme yöntemleri ile en az indirgemeye çalışılacaktır. KFS Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. KFS / Her türlü kontroller gerekli hallerde işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrol olarak değerlendirilecektir. KFS Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. KFS / Varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsayacak muhasebe kayıtları ve demirbaş kayıtları ile varlıkların kontrol ve güvenliği sağlancaktır. KFS Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Page 10 of 22

11 KFS / Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti, fayda maliyet analizi yapılarak etkin, ekonomik ve verimli olacak şekilde uygulanması sağlanacaktır. KFS.08 - PROSEDÜRLERİN BELİRLENMESİ VE BELGELENDİRİLMESİ KFS İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. KFS / Birimlerin hizmet kapsamında yer alan faaliyetlerin yasal / düzenlemelere ve üst yönetim tarafından belirlenen şartlara uygun olarak yürütlmesini, faaliyetlere ilişkin iş ve işlemlerin; Doğru ve Tam yapılmasını sağlamak, faaliyeti gerçekleştirilen personelden kaynaklanabilecek hataları ortadan kaldırmak amacı ile, uygulama prosedür, talimat ve rehberleri hazırlanacak. KFS Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. KFS / Müdürlükler tarafından belirlenen prosedürler ve ilgili / dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlamasından, uygulanması ve sonuçlandırılmasına kadar olan bütün aşamaları kapsayacak şekilde düzenlenmesi sağlanacaktır. KFS Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. KFS / Prosedürler ve ilgili dokümanlar kapsamlı, mevzuata / uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir, güncel ve ulaşılabilir duruma getirilmesi sağlanacaktır. KFS.09 - GÖREVLER AYRILIĞI Page 11 of 22

12 KFS Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. KFS / Birimlerce, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için iş akış şemaları doğrultusunda otokontrolü sağlayacak şekilde mevzuat doğrultusunda işlerin farklı personel tarafından yapılması sağlanacaktır. KFS Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. KFS / Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi veya kontrol edilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda karşılacılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından gerekli tedbirler alınacaktır. KFS.10 - HİYERARŞİK KONTROLLER KFS Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. KFS / Yöneticiler, yetki devirleri ve görevlendirmeleri Tüm Yöneticiler / çerçevesinde iş ve işlemlerin birimleri tarafından iş akış şeması ve standartları doğrultusunda yerine getirilip getirilmediği konusunda kontroller yapacaktır. Bu Kontrolleri raporlar veya tablolar aracılığıyla yerine getirecektir. KFS Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Page 12 of 22

13 KFS / Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini periyodik Tüm Yöneticiler / aralıklarla işleyecek, bu kontroller sonucu tespit etiği olumsuzlukları söz konusu personele bildirecek ve gerekli görülürse eğitim faaliyetlerine katılımını sağlayacaklardır. KFS.11 - FAALİYETLERİN SÜREKLİLİĞİ KFS Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Birimlerde gerçekleştirilen faaliyetlere ilişkin, hizmete süreklilik esas alınarak, görevlere ilişkin vekalet sistemi ve sözleşmeli personel görevlendirmesi geliştirildi ve uygulamaya konuldu. KFS / Birimlerin personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma gibi problemleri ortadan kaldırmak için, mevcut personelin tüm iş ve işlemlerin öğrenmesi sağlanacak, gerek görülürse görev değişikliği ile ve eğitimlerle bu şart yerine getirilecektir. KFS / Eğitim biriminin yapısı ve tekniği güçlendirilerek yeni Yazı İşleri Md / bilgi sistemine geçişlerde tüm personele mevzuat değişiklikleri ve bilgilendirme eğitimleri verilecektir. KFS Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. KFS / Belediyemizde gerekli hallerde usulüne uygun olarak Yazı İşleri Md / vekil ve sözleşmeli personel görevlendirilmesi sağlanacaktır. KFS Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. KFS / Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin Tüm Yöneticiler / durumunu ve gerekli belgeleride içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanacaktır. Page 13 of 22

14 KFS.12 - BİLGİ SİSTEMLERİ KONTROLLERİ KFS "Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır." KFS / Yeni teknoloji gelişmelere programlar uyumlu hale Md / getirilecek. KFS / Her kullanıcının yetkisi dahilinde programlara müdahele Md / etmesi sağlanacaktır. KFS / Bazı program kullanıcıların yetkililerin üst yöneticiler Md / tarafından yazılı olarak belirlenmesi sağlanacaktır. KFS Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. KFS / Veri girişi hatalarına karşı programlarda uyarıcı Md / mekanizmalar bulunması sağlanacaktır. KFS / Bilgiye erişim konusunda her personelin kendine ait Md / kullanıcı şifresi ile girebileceği ve kayıtların kontrol edileceği bir sistem oluşturulacaktır. KFS / Birimlerde kullanılan masaüstü, notebook vb. Md / bilgisayarların sistem içerisinde olup bilgisayar üzerinde yaptıkları internet ve sabit kullanılan programlarla ilgili işlemleri takip edilebilmektedir. KFS İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. KFS / Belediyemizde iş akışına göre bilişim yönetişimini Md / sağlayacak mekanizmalar geliştirilmesi sağlanacaktır. 4 - BİLGİ VE İLETİŞİM Page 14 of 22

15 BİS.13 - BİLGİ VE İLETİŞİM BİS İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. BİS / Tüm personellerin elektronik ortamda sürekli bilgi ve Md / iletişim kurabilmesine yönelik kurum içi ve kurum dışı iletişim sistemleri hayata geçirilecek. BİS / Oluşturulacak sistem planı sayesinde hangi bilgileri, Md / kimin, hangi yöntemle, ne zaman, kurum içi ve kurum dışı kimler ile paylaşacağı belirlenecek. BİS / Oluşturulacak çare sistemi ile vatandaş talepleri alınarak Md / ilgili birimlere iletilerek kayıt altına alınması sağlanacaktır. BİS Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. BİS / Oluşturulacak kurumiçi programlar sayesinde tüm Md / personeller verilen yetkiler doğrultusunda toplantı, kurum içi haberleşme, duyuru ve uyarı yönetimi, arşiv uygulamaları, kişisel bilgi incelemeleri, geçiş kontrol sistemi, güvenlik kameraları gibi programlara erişebilmeleri sağlanacaktır. BİS Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. BİS / Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir Md / olması için güncelleme işlemi yapılacaktır. BİS Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Page 15 of 22

16 BİS / Üst Yönetim ve Harcama birimleri, performans programı Md / ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelerini sağlayacak şekilde yazılım programı geliştirilerek ilgili birimlerce gerekli yetkilendirmeler yapılacaktır. BİS Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. BİS / Birimler tarafından yapılan işlemlerin elektronik ortamda yapılması, kayıt ve yedeklenmesini sağlayan, verilere güvenli ve yetkili personeller tarafından erişilebilen programlar kullanılmaktadır. BİS / Belediye Otomasyon programı içerisinde yer alan bütçe ve ödenek takip modülü ile yetki verilen personellerin birimlerine ait bilgilere ulaşabilmesi sağlanacaktır. BİS Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. BİS / Yöneticiler, belediyemizin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirilecektir Üst Yöneticiler ve Birim Müdürleri Tüm Personel / BİS İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. BİS / Kurumda personelin öneri, istek ve şikayetlerinin Tüm Personel Md / değerlendirilmesi için anket, yüz yüze görüşme, periyodik toplantılar yapılarak bu tür konularla ilgili ayrıca elektronik ortamdan da istifade edilmesi sağlancaktır. BİS.14 - RAPORLAMA Page 16 of 22

17 BİS İdareler, her yıl, amaçları, hedeferi, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. BİS / Kurum stratejik planında amaç ve hedeferi ile stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna internet sayfasında açıklanacaktır. Üst Yönetici - Mali Hizmetler / BİS İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefer ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. BİS / Kurum bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ile ikinci altı aya ilişkin beklenti ve hedeferini kamuoyuna internet sayfasında açıklanacaktır. Üst Yönetici - Mali Hizmetler / BİS Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idari faaliyet raporunda gösterilmekte ve internet sayfasında yayınlanmaktadır. BİS / Üst Yönetici - Mali Hizmetler / BİS Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. BİS / Birim içinde faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenecek, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleri ile ilgili hazırlanması gereken raporların hakkında yapılacak toplantılar sayesinde bilgilendirilecektir. BİS.15 - KAYIT VE DOSYALAMA SİSTEMİ Page 17 of 22

18 BİS Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. BİS / Elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile Md / kurum içi haberleşmeyi kapsayacak kayıt ve dosyalama sistemi oluşturulacaktır. BİS Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. BİS / Başbakanlık tarafından tarihinde yayımlanan Md / 2005/7 nolu genelge ile kayıt ve dosyalama sistemine geçilecektir. Belgelere yönetici ve yetkili personel tarafından ulaşılabilirliği sağlanacaktır. BİS Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. BİS / Kayıt ve dosyalama sisteminde, kişilerin gizlilik içeren Yazı İşleri Md / bilgi ve belgelerinin güvenliğini sağlayacak şekilde gerekli önlemleri alacak mekanizmalar geliştirilecektir. BİS Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. BİS / Kayıt ve dosyalama sisteminin Başbakanlıkça belirlenen düzenlemeler ile ilgili diğer mevzuat hükümlerine uyumululuğu sağlanacaktır. Page 18 of 22

19 BİS Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıfandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. BİS / Evrak servisinde çalışan tüm birim personelleri kayıtları dijital ortama kayıt etmeleri sağlanacak ve arşiv sistemine geçiş çalışmaları yapılacaktır. BİS İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıfandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. BİS / Belediyemiz tüm birimlerinde olmasada iş ve işlemlerinin kaydı, sınıfandırılması, korunması ve erişiminide kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulması diğer birimlerde de sağlanacaktır. BİS.16 - HATA, USULSÜZLÜK VE YOLSUZLUKLARIN BİLDİRİLMESİ BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. BİS / Hata, usulsüzlük ve yolsuzluk bildirim işlemleri mevzuat çerçevesinde belirtilen usul ve esaslar içinde yapılacak olup bu düzenlemelere ilişkin mevzuat eğitim programlarına dahil edilerek personel bilgilendirilecektir. Md.- Yazı İşleri Md / BİS Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. BİS / Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları Tüm Yöneticiler / mevzuat çerçevesinde değerlendirerek gerekli işlem yapacaktır. Söz konusu işlemler mevzuatla belirlenen usuller çerçevesinde gerekli ve görevli birimlere bildirilecektir. Page 19 of 22

20 BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. BİS / Hata usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelin bu Tüm Yöneticiler / bildirimden dolayı herhangi bir olumsuz muameleyle karşılaşmaması için yöneticiler gerekli tedbirleri alacaklardır. 5 - İZLEME İZS.17 - İÇ KONTROLÜN DEĞERLENDİRİLMESİ İZS İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. İZ / İç kontrol sisteminin işleyişine ilişkin periyodik aralıklarla yatay ve dikey anket çalışması yapılacaktır. Kurum içi ve kurum dışı faaliyetlere ilişkin şikayetler değerlendirilecektir. Yıllık faaliyet raporları değerlendirilerek iç ve dış denetim raporları incelenecektir. Bu doğrultuda bütün veriler dikkate alınarak genel bir değerlendirme yapılacaktır / İZS İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. İZ / Anketler, şikayetler, öneriler ve izleme raporları ile birlikte değerlendirilip eksiklikler üzerinde düzeltici önlemler alınacaktır / Page 20 of 22

21 İZS İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. İZ / İç kontrolün değerlendirilmesi zaman içinde yapılacak bilgilendirme toplantıları ile birimlerinin katılmı sağlanacaktır. Üst Yönetim ve Mali Hizmetler / İZS İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. İZ / İç kontrol toplantılarında katılımcı yöneticiler ve yönetici konumda olan personellerin görüşlerinin alınması sağlanacaktır. İç ve dış denetim sonucunda hazırlanan raporlar ilgili birim yöneticisi ile değerlendirilecektir. Bu değerlendirme sonuçlarıda rapor altına alınacaktır. Üst Yönetim ve Mali Hizmetler / İZS İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. İZ / Tüm bu yapılan değerlendirmeler sonunda alınması gereken önlemler belirlenecek ve söz konusu önlemler için bir eylem planı hazırlanıp uygulanması sağlanacaktır. Üst Yönetim ve Mali Hizmetler / İZS.18 - İÇ DENETİM İZS İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. Belediyemizde İç Denetim bulunmamaktadır. İZ / İç denetim faaliyetleri standartlara uygun bir şekilde Md / hazırlanan yıllık plan ve programlar çerçevesinde düzenli olarak yürütülecektir. Page 21 of 22

22 İZS İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. İZ / Yürütülen iç denetim faaliyetleri sonucunda idarece Md / alınması gereken önlemleri içerir kapsamlı bir eylem planı denetlenen birim tarafından hazırlanacak, uygulanacak ve sonuçları Md. tarafından takip edilecektir. Ayhan BALCI Başkan Yardımcısı Kevser ATEŞ Yazı İşleri Md. Veysel CENGİZ Md. Serkan KARA Kültür ve Sosyal İşler Md. Celal AKCAN Muhasebe Md. Yrd. ONAY Yaşar YAZICI Belediye Başkanı Page 22 of 22