YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ. Z. Ferhan AYDOĞAN

Transkript

1 YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ Z. Ferhan AYDOĞAN

2 Çağımızda ekonominin en önemli unsuru "bilgi"dir. İşletmelerin rakipleriyle başa çıkabilmesinin yolu bilginin iyi yönetilmesinden geçmektedir. İşletme yönetiminin en önemli işlevi karar vermektir. Bu da doğru bilginin, zamanlı ve güncel olarak yöneticiye ulaşması ile mümkün olacaktır. Bilgi yönetimi, bilginin elde edilmesi, üretilmesi, depolanması ve karar verme işlevinde kullanılması demektir. 2

3 Yöneticinin ihtiyaç duyduğu belirli özelliklere sahip bu bilgiyi üreten sistemlere "Yönetim Bilgi Sistemleri" denilmektedir. Bilgi sistemleri için bilgisayara dayalı olan Bilgi Teknolojilerine gereksinim duyulmaktadır. Bu nedenle ekonomideki tüm işletmelerin doğru bilgi teknolojilerine yatırım yapmaları şarttır. 3

4 Toplumların tarihsel gelişimi İlkel toplumlar Tarım toplumları Quipus (İnkalar) Çift dizgeli muhasebe kayıt sistemi (İtalya) Ticari raporlama ağları (Almanya) Sanayi toplumu (Buhar Makinesi) Bilgi toplumu (Bilgisayar) 4

5 İlkel toplumlarda ve tarım toplumlarında yaşam doğaya karşı verilen bir mücadeledir. Bu toplumlarda teknoloji ya yoktur, ya da gelişmemiştir. Bu toplumlardaki en önemli ekonomik faaliyetler avcılık, balıkçılık, ormancılık, tarım ve madenciliktir. Sanayi toplumundaki en önemli ekonomik faaliyet ise mal üretimidir. Üretim makineler ve enerji sayesinde mümkün olmaktadır. 5

6 Tarım ve Sanayi Tarım Toplumu Toplumlarını Sanayi Belirleyen Toplumu Özellikler Enerji İnsan/hayvan gücü, su, rüzgar Kömür, gaz, petrol Teknoloji Vinç, kaldıraç, pres Fabrikalar, montaj hattı Aile yapısı Toprağa bağlı geniş aile Fabrikalarda çalışan çekirdek aile Eğitim Az, önemli değil Çok önemli Kurumsallaşma Yok Tüzel kişilik, sınırlı sorumluluk İletişim Basit bilgi alış verişi Kitle iletişim araçları 6

7 Bilgi Toplumu ve Teknolojileri Bilgisayarların icadı ve kullanılmaya başlaması ile birlikte Bilgi Toplumuna bir geçiş olmuştur. Fiziksel üretim yerine bilgi üretimi önem kazanmıştır. Bilgi toplumunda gelişen teknolojiyle birlikte bilgi üretimi ön plana çıkmış dolayısıyla nitelikli insan faktörü ve sürekli eğitim önem kazanmıştır. Günümüzde işletme sermayesindeki ana unsur bilgidir. 7

8 Bilgi toplumlarında bilgi teknolojisi en belirleyici özelliktir. Bilginin toplanmasında, işlenmesinde, depolanmasında, bir yerden bir yere iletilmesinde ve kullanıcıların hizmetine sunulmasında yararlanılan ve iletişim ve bilgisayar teknolojilerinin tümüne "Bilgi Teknolojisi" denilmektedir. Sanayi toplumundaki makinenin yerini, bilgi toplumunda bilgisayar almıştır. 8

9 Sanayi ve Bilgi Toplumlarını Belirleyen Özellikler Sanayi Toplumu Bilgi Toplumu Sermaye Maddi kaynaklar İnsan ve bilgi Sürece geçişte itici güç Üretim Güdü Buhar makinesi Sanayi malları ve hizmetleri Özel mülkiyet, rekabet, kar Bilgisayar, internet Bilgi ve bilgi teknolojisi Çevrecilik, kaynakların verimli kullanımı, işbirliği, toplum çıkarı Üretim altyapısı Fabrikalar Bilgi ağları, veri bankaları Ticaret Yüz yüze (pazar) E-ticaret 9

10 Endüstri ve Sanayi Bilgi Toplumu toplumunu Bilgi belirleyen Toplumu özellikler Üretim girdileri ve çıktıları Üretim sistemi Mal ve hizmetin kullanıcıya ulaştırılması Kıt (mal ve hizmetler) Standart Uzaklık ve maliyet önemli Sürekli artan ve çoğalan (bilgi) Esnek ve sürekli yenilenen (çok amaçlı robotlar) Uzaklık önemli değil, maliyet en az Talebin karşılanması Mal/hizmet hareketliliği düşük Bilgi hareketliliği kolay ve yüksek 10 Hammaddenin depolanması Fiziksel depo ve ambarlar Veri tabanları

11 Türkiye de Yapılan Çalışmalar Kalkınma Bakanlığı nın web sayfasında ülkemizde bilgi toplumuna dönüşüm konusunda yapılan çalışmalar özetlenmiştir. Yapılan bu çalışmaları aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür: 1993 de Dünya Bankası işbirliği ile Bilişim ve Ekonomik Modernizasyon Raporu hazırlanarak yayınlanmış, raporda Türkiye de bilgi toplumuna yönelik bilgisayar kullanımı, yazılım pazarı, insan kaynağı, iletişim ağları ve yasal altyapı alanlarındaki tespitler ışığında bir eylem planı önerisi sunulmuştur. 11

12 yılları arasında: Ulaştırma Bakanlığı ve TÜBİTAK tarafından Türkiye Ulusal Enformasyon* Altyapısı Anaplanı hazırlanmış, bu planda Türkiye nin enformasyon politikalarının belirlenmesi amacıyla enformasyon teknolojileri altyapı ve kullanımı, bu alandaki düzenlemeler ve yönelimler gibi alanlarda dünyadaki genel eğilimler, Türkiye deki mevcut durum, geleceğe dönük vizyon ve hedefler ile kurumsal yapılanma önerileri ortaya konmuştur. Bilim ve Teknoloji Yüksek Kurulu kararıyla, Dış Ticaret Müsteşarlığının başkanlığında ülkemizde elektronik ticaretin yaygınlaştırılması amacıyla Elektronik Ticaret Koordinasyon Kurulu oluşturulmuştur. *Bir bilgi sistemi tarafından biçimlendirilmiş ve anlamlandırılmış veriler. Belli bir alanda ve belli bir toplumda bilgi ve haberlerin yayılmasına olanak sağlayan araçların tümü. 12

13 13 Kamu bilgisayar ağları konusunda yapılan faaliyetlerin değerlendirilmesi, koordinasyonu, izlenmesi ve finansmanı konusunda karşılaşılan darboğazların aşılması amacıyla Başbakanlık Müsteşarının başkanlığında kamu kurum ve kuruluşlarının katılımı ile Kamu-Net Üst Kurulu ve Kamu-Net Teknik Kurulu oluşturulmuştur. Daha sonra bu alandaki tüm faaliyetler Devlet Bakanlığı ve Başbakan Yardımcılığı bünyesinde toplanmıştır de rekabetçi, dinamik ve bilgiye dayalı ekonomiye sahip olunması ve bilgi toplumuna dönüşümün sağlanması ve e-avrupa + Eylem Planının ülkemize uyarlanması hedeflerinin gerçekleştirilmesine yönelik olarak Başbakanlık Genelgesi ile e-türkiye Girişimi başlatılmıştır. Değişik nedenlerle uygulama imkanı bulunamayan e-türkiye Girişimi, e- Dönüşüm Türkiye Projesi nin ilanı ile son bulmuştur. DPT Teşkilatının görevlendirildiği bu projenin hedefi, vatandaşa daha kaliteli ve hızlı kamu hizmeti sunabilmek amacıyla; katılımcı, şeffaf, etkin ve basit iş süreçlerine sahip olmayı ilke edinmiş bir devlet yapısı oluşturacak koşulların hazırlanmasıdır.

14 e-dönüşüm Türkiye Projesi kapsamında 2003 yılında Bilgi Toplumu Dairesi (BDT) kurulmuştur. Daha sonra Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eylem Planı hazırlanarak yürürlüğe konmuştur. 2011: Kanun Hükmünde Kararname ile bu alanda çalışmak üzere Kalkınma Bakanlığı görevlendirilmiştir : 2012 yılından itibaren hazırlık çalışmaları yürütülen bir sürecin sonucunda oluşturulan Strateji ve Eylem Planı yayımlanma aşamasına gelmiştir. Bu çalışma katılımcı bir yaklaşımla hazırlanmıştır. Sosyal medya aracılığıyla çalışmalar duyurulmuş ve ilgili tarafların katkıları alınmıştır. Plan büyüme ve istihdamı odak noktası olarak almakta ve 8 ana eksende 73 eyleme yer vermektedir. 14

15 Eylem Alanları: 1. Bilgi Teknolojileri Sektörü 2. Genişbant* Altyapısı ve Sektörel Rekabet 3. Nitelikli İnsan Kaynağı ve İstihdam 4. Toplumsal Dönüşüm 5. Bilgi Güvenliği, Kişisel Bilgilerin Korunması ve Güvenli İnternet 6. Bilgi ve İletişim Teknolojileri Destekli Yenilikçi Çözümler 7. İnternet Girişimciliği ve e-ticaret 8. Kamu Hizmetlerinde Kullanıcı Odaklılık ve Etkinlik *Yüksek hızda veri transferi 15

16 BİT de Türkiye nerede? Bazı İstatistikler 16

17 İnternet erişimi, internete erişimlerinin olduğunu bildiren hanelerin yüzdesi olarak tanımlanmaktadır. Hemen hemen tüm durumlarda bu erişim, çevirmeli, ADSL veya kablo genişbant erişimi kullanarak kişisel bir bilgisayar aracılığıyla gerçekleştirilir. Bu gösterge tüm hanelerin yüzdesi olarak ölçülür. 17

18 BĠT Katma Değer Bilgi ve İletişim Teknolojileri sektörü brüt çıkışı ve ara tüketim arasındaki fark BİT katma değeridir. Buradaki bilgi endüstrileri 1. Bilgisayar, elektronik ve optik ürünlerin imalatı ve Bilgi ve iletişim, 2. Yayıncılık ve yayıncılık endüstrileri, 3. Telekomünikasyon ve Bilgisayar programlama ve 4. Bilgi hizmet faaliyetlerini kapsamaktadır. Ticaret ve onarım faaliyetleri ile Medya ve içerik endüstrileri dışarıda bırakılmaktadır. Bu gösterge katma değerin yüzdesi olarak ölçülür. 18 OECD: Ekonomik İşbirliği ve Kalkınma Örgütü (Organisation for Economic Cooperation and Development ). Türkiye nin de kurucuları arasında yer aldığı 35 ülkeden oluşan örgüt.

19 Bilgi ve İletişim Teknolojileri (BİT) sektörü Bilgi ve İletişim Teknolojileri (BİT) sektöründe çalışan insanlar olarak tanımlanmaktadır. Bu gösterge, iş sektörü istihdamının yüzdesi olarak ölçülmektedir. 19

20 Ar-Ge'ye ilişkin gayri safi yurt içi harcamalar, bir ülkede tüm yerleşik şirketler, araştırma enstitüleri, üniversite ve devlet laboratuvarları, vb. Tarafından yürütülen AR-GE'ye ilişkin toplam harcama (cari ve sermaye) olarak tanımlanmaktadır. Yurtdışından finanse edilen Ar- Ge'yi kapsamakta, ancak yurt içi ekonominin dışında gerçekleştirilen Ar-Ge için yurt içi fonları kapsamamaktadır. Bu gösterge, 2010 temel yıl ve Satın Alma Gücü Pariteleri (PPP) ve GSYİH* yüzdesi kullanılarak USD sabit fiyatlarla ölçülür. 20 * Gayri safi yurtiçi hasıla, bir ülkenin ekonomik performansını izlemeye yardımcı olan en önemli makro ekonomik göstergedir. Ulusal bir ekonomide 1 yıl içerisinde üretilen toplam nihai mal ve hizmetlerin parasal değerini o dönemin fiyatlarıyla ölçer.

21 Mobil geniş bant abonelikleri, 256 kbit / sn'lik veya daha büyük veri hızlarının reklamını yapan mobil aboneliklerdir. Abonelik, Internet üzerinden HTTP üzerinden erişime izin vermeli ve önceki üç ayda İnternet Protokolü (IP) yoluyla bir veri bağlantısı yapmak için kullanılmalıdır. Standart SMS ve MMS mesajları, IP üzerinden gönderilse bile etkin bir İnternet veri bağlantısı olarak sayılmaz. Bu gösterge, 100 kişi başına aboneliklerin sayısıyla ölçülür. 21

22 Bilgi Kavramı 22

23 Genel anlamda veri ve bilgi Veri: İşaret, rakam, sözcük, sembol, ses, resim ve görüntü gibi bilgi üretim sürecinde kullanılan, tek başına bir anlam ifade etmeyen her türlü imge Bilgi: Verinin işlenip üzerinde ortak ve kesin bir yargıya varmayı olası kılan hali 23

24 İşletme açısından veri ve bilgi Veri: Yapılan işle ilgili olayları temsil eden ham gerçekler, görüntüler, sesler Bilgi: Verinin işlenerek karar verici (yönetici) için anlamlı ve kullanışlı hale gelmesi. Yöneticinin karar almaya yönelik olarak kullandığı organizasyon içi ve dışı kaynaklardan sağlanan veriler topluluğudur. 24

25 Bilgiye dönüşüm süreci Veri toplama Sınıflandırma Yeniden düzenleme Özetleme Saklama Güncelleme Yeniden elde etme İletme 25

26 Bilginin Özellikleri Doğruluk ve doğrulanabilirlik: Belli bir güven seviyesinde doğru olma ve objektif belgelere dayanma Tamlık ve sadelik: Eksiksiz ve özet bilgi Zamanlılık: Doğru zamanda, doğru yerde ve kişide İlgililik: Karar konusuyla ilgili olma Erişilebilirlik ve güncellik: Karar vericinin güncel bilgiye erişebilmesi Biçimlilik: Başka işlemden geçmesine gerek olmadan doğrudan kullanılabilme Ekonomiklik: Bilgiyi elde etme maliyeti 26

27 Bilginin Değeri Bilginin değeri =Verilen kararın sağladığı fayda * bilginin elde edilme maliyeti Örnek: Yeni bir ürün için piyasada talep olduğuna dair bilgi, yeni ürün geliştirilmesinde kullanıldı ve şirket bu işten TL kar elde ettiyse, bilginin elde edilmesi için TL lık bir anket harcaması yapıldıysa, bilginin değeri TL dir. Karar verme esnasında, kararı doğrudan etkileyen bilgilerin dışındakilerin faydaları giderek azalır, buna karşılık maliyetleri artar (bkz. Bilginin ekonomik olma özelliği) Bu nedenle karar vericilerin gerçekten ihtiyaç duydukları bilgiye ulaşmaları çok önemlidir. * Verilen kararın sağladığı fayda = Bilgi yardımıyla verilen kararın sonucu Bilginin olmaması durumunda verilecek kararın sonucu 27

28 Sistem ve Sistem Yaklaşımı 28

29 Sistem Kavramı Sistem girdiyi çıktı haline dönüştüren organize bir dönüşüm sürecinde ortak bir amaca yönelik olarak birlikte çalışan elemanların oluşturduğu gruptur. 29

30 Sistemin Öğeleri Sistem sınırı Sistemin çevresi Sistemin girdileri Sistemin çıktıları Dönüşüm süreci Ç E V R E S Ġ S T E M Girdi Dönüşüm Süreci Çıktı 30

31 Çevre Faktörleri (parametreler-değişmezler) Siyasal Ekonomik Kültürel 31

32 Sistem değişmezleri (parametre): Dış çevreden kaynaklanan etmenler Sistem değişkenleri: İç çevreden kaynaklanan etmenler Dinamik denge: Sistemlerin değişen çevre koşullarına uyum gösterme yeteneği 32

33 Siyasal Sistem Kültür Ġnançlar ÖĞRETĠM ELEMANLARI KÜTÜPHANE (KĠTAPLAR) YÖNETĠM Belli nitelikteki öğrenciler ÖĞRENCĠLER Ġstenilen nitelikteki öğrenciler BĠNALAR EKĠPMAN DĠĞER Başka eğitim kurumları Ekonomi Dış ülkeler 33 ÜNĠVERSĠTE SĠSTEMĠ

34 Sibernetik sistemler Kendi kendini gözleyen ve düzenleyen sistemlerdir. Bu sistemlere geri besleme ve denetim faktörleri de eklenmiştir.

35 Sistem Hiyerarşisi Üst sistem Sistem Alt sistem B B B B A A A A: Alt sistemler B: Sistemler C: Üst sistemler C B 35

36 Entropi: Alt sistemlerin üst sistemlerin koyduğu kurallar içinde çalışmaz duruma gelmesi (bozulma) dir. Sinerji: Sistemin parçalarının toplamından daha fazla bir değer taşımasıdır. 36

37 Sistemdeki problemlerin çözümü, problemin hiyerarşinin hangi kademesinde olduğunun bilinmesi ile mümkündür. Aksi taktirde zaman ve enerji kaybı, dolayısıyla maliyet söz konusu olmaktadır. 37

38 Sistem yaklaşımı ile problem çözümü Problemin hangi kademede olduğuna karar verilir. Problem küçük problemler kümelerine ayrıştırılır. Problem çözümlenir. Doğruluğu kontrol edilir. Bu yaklaşım "Parçala ve Yönet" yaklaşımı olarak da bilinmektedir. 38

39 Sistemlerin sınıflandırılması Açık sistem / Kapalı sistem: Çevre ile girdi-çıktı alışverişi Deterministik sistem / Probabilistik sistem: Sistem davranışının önceden kestirebilme Statik sistem / Dinamik sistem: Çevredeki değişimlerden etkilenme Basit sistem / Karmaşık sistem: Sitemdeki öğe ve ilişkilerin sayısı ve durumu Yapay sistem / Doğal sistem 39

40 Yönetim ve Yönetici 40

41 Yönetim Belirli birtakım amaçlara ulaşmak için insan ve parasal kaynakları, araç-gereçleri, hammaddeleri, bilgiyi ve zaman faktörünü birbiriyle uyumlu ve etkin kullanmaya olanak verecek kararları alma ve bunları uygulatma süreçlerinin toplamına yönetim denir. Yönetici fiziksel kaynakları yönetmek için kavramsal kaynakları (bilgi) kullanan kişidir. Yönetim: Birden fazla kişinin söz konusu olduğu bir grup faaliyetidir. Başkaları ile iş görmektir. Yönetimin gerçekleşmesini sağlayan temel unsurlar: Yöneticiler Amaçlar ve Hedefler 41 Yönetilenler

42 Yönetimin Fonksiyonları Henri Fayol, 1841 yılında, babası Galata köprüsünün mühendisliğini yaparken, İstanbul da dünyaya gelmiştir yılında vatanı olan Fransa ya dönmüş ve Saint Etienne Maden Yüksekokulunu bitirmiştir yılında Commentary Fourchambault kömür işletmesinde maden mühendisi olarak çalışmaya başlamıştır. Yöneticiliğini yaptığı firma 1900 lerin başında Fransa daki en iyi demir-çelik üreticisi olmuştur. Fayol tüm meslek hayatını bu firmada geçirmiş ve edindiği tecrübelerle "yönetim" konusundaki ilk teorik çalışmaları yapan kişilerden biri olmuştur. Yöneticiler için 14 temel prensip içeren bir liste hazırlamıştır. 42

43 43 Yönetimin temel prensipleri 1. İş Bölümü: Uzmanlaşma, deneyim, verim 2. Yönetim (Hedef) Birliği: Ortak amaç, tek elden yönetim 3. Merkezileşme: Yetkiler tek elde 4. Yetki ve Sorumluluk: Yetki ve sorumluluk aynı kişide 5. Hiyerarşi: Emir-komuta zinciri, iletişim (dikey-yatay) 6. Kumanda Birliği: Tek bir yöneticiye bağlı olma 7. Disiplin: Davranış biçimi, itaat, saygı, çalışkanlık 8. Hakkaniyet: Çalışanlara eşit davranma 9. Genel çıkarların üstünlüğü: Örgüt çıkarlarının birey çıkarlarından önde tutulması 10. Çalışanların ödüllendirilmesi: Motivasyon, sorumluluk ve yetenekle uyumlu, teşvik edici ücretlendirme 11. Düzen: Uygun pozisyon, doğru kişi-doğru yerde, malzeme düzeni 12. Personelin devamlılığı ve denge: Tutarlı personel politikası, işten ayrılmaların en aza indirilmesi 13. Girişim: Girişime ve gelişmeye açık olma, astlara fırsat tanıma, yetki verme 14. Takım ruhu: Birlik ve dayanışma, aidiyet

44 Fayol 1920 lerde bu ilkeleri 4 ana grupta toplamıştır, günümüzde bu ilkelere Yönetimin İşlevleri denmektedir. Planlama (Yapılacak iş, kim, nerede, ne zaman, nasıl?) Örgütleme (İş bölümü, İş birliği) Yöneltme (Motivasyon, Liderlik, İletişim) Denetim (Kontrol, düzeltici-iyileştirici faaliyetler) 44

45 Yöneticinin Görevleri (Yönetici ne iş yapar?) 1939 Kanada doğumlu olan Henry Mintzberg, Montreal'deki McGill Üniversitesi'nde makine mühendisliği eğitimi almış, 1968'de MIT'den almış olduğu yönetim doktoru unvanından sonra kendini akademik çalışmalara adamıştır ve halen McGill Üniversitesi'nde yönetim çalışmaları profesörü olarak görev yapmaktadır. Henry Mintzberg yöneticinin fiilen yaptığı işleri 3 ana grupta toplamıştır: 1. Kişiler arası ilişkileri düzenleme Liderlik (ikna, motivasyon) Birleştirici olma Temsil etme 2. İşletme içi ve dışı bilgileri toplama ve dağıtma 3. Karar verme Girişimcilik, problem çözme, müzakere, kaynakların elde edilmesi ve dağıtımı 45

46 Yönetim kademeleri ve gerekli yönetsel beceriler Üst (Stratejik) Kavramsal ve insani beceriler ağırlıklı Orta (Taktik) Alt (Operasyonel) Teknoloji ağırlıklı 46

47 Yönetsel beceriler: Teknik beceriler: Fonksiyonel uzmanlık alanı ile ilgili İnsani beceriler: İnsan gücünün faaliyetlerini planlamak, organize, koordine ve kontrol etmek. Başkaları ile iş görme. Kavramsal beceriler: İşletmeyi bir bütün halinde görebilme becerisi 47

48 Yönetimde kademeler yükseldikçe yöneticinin fiili iş ile bağlantısı azalmaktadır. Fiilen yapılan iş ile yönetici arasına başkaları girmektedir. Yani yönetici başkalarını yönlendirerek işi yönetmektedir. Bu durumda başarısı büyük ölçüde başkalarını işletme amaçları doğrultusunda yönlendirebilmesine bağlıdır. 48

49 Organizasyonda gereksinim duyulan bilginin türü, yapısı ve içeriği bu bilgiyi kullanan yöneticinin pozisyonuna göre farklılık gösterir. Alt kademelerdeki yürütmeden sorumlu yöneticiler için bilgi yürütme ile ilgili günlük (rutin) kararlar için gereklidir. Orta kademe ve özellikle üst kademe yöneticiler için bilgi uzun dönemli kararları almak ve politikalar oluşturmak için gereklidir. 49

50 Yönetimde Bilginin Kullanımı Bilgi kaynağı açısından Stratejik Taktik Operasyonel Dış Bilgi İç Bilgi 50

51 Bilginin şekli açısından Stratejik Taktik Operasyonel Özet Bilgi Detaylı Bilgi Yönetim faaliyetleri açısından Stratejik Taktik Operasyonel Planlama Denetim 51

52 Karar Verme 52

53 İşletme amaçlarının gerçekleştirilmesi sırasında, organizasyon içinde ve dışında bir çok değişiklik, aksaklık vb. durumlar meydana gelir. Organizasyon bu durumlardan, minimum zararla veya optimum kazançla çıkmak çabasındadır. Bu çabanın gerçekleşmesi için yönetim kademelerince çeşitli kararların alınması gerekmektedir. 53

54 Yönetici İşletmenin amacı İşletme kaynakları Yapılacak İşler Ne yapılacak Fiilen yapma Ne yapıldı KARAR UYGULAMA KONTROL 54

55 Yöneticilik karar verme işidir. Yönetici kendisine gelen veri ve bilgiyi inceler, analiz eder, değerlendirir ve bunun sonunda bazı sorunları görür, tanımlar ve amaç belirler, yani karar verir. Karar verme belirli bir başlangıç noktası olan ve buradan itibaren değişik faaliyet ve düşüncelerin birbirini izlediği ve sonunda bir tercihin yapılması ile sonuçlanan bir işler topluluğu yani süreçtir. Karar verme sürecinde yöneticinin yaptığı iş bilgi işlemek olarak adlandırılabilir. 55

56 Karar verme süreci Araştırma İnceleme Seçme VERİ BİLGİ Amaç belirleme veya sorun tanımlama Amaç ve sorunları irdeleme, öncelik belirleme Alternatif belirleme Alternatifleri irdeleme ve değerleme Seçim kriterlerini belirleme ve seçim yapma KARAR 56 Nitelik incelenmesi, analiz (Problemin özellikleri, ivedilik, çözümsüzlük halinde karşılaşılacak durumlar ) Alternatiflerin teknik olarak uygulanabilirliği, maliyeti, başarı olasılığı, dengelere etkisi, beklentilere uygunluğu, olası sonuçları Kriterler: Maliyet, gereken ek kaynaklar, zaman faktörü, risk faktörü

57 İşletmede verilen kararların tamamı gelecekle ilgili olduğu halde, bu kararların verilmesinde kullanılan bilgilerin büyük bir bölümü geçmişle ilgilidir. Bu nedenle işletme içi raporlama sisteminin karar sürecinde etkisi büyüktür. İşletmede ne olduğunu bilmeyen, kararı verebilmek için gerekli olan değil de ilgisiz bilgiyi önünde bulan yönetici karar vermekte zorlanacaktır. 57

58 Yöneticinin Karar Verme Prosesi

59 Karar tipleri: Yapısal kararlar: Problemlerin çok iyi tanımlandığı, programlanmış ve yapılandırılmış, bir günlük ya da bir haftalık zaman periyotlarını kapsayan kısa işlemlerden oluşur. Politikalar ve prosedürlerle tanımlanmıştır. Alt seviyedeki operasyonel yönetim kademelerinde alınan kararlardır. Yapısal olmayan kararlar: Çoğunlukla organizasyonun ilk kez karşılaştığı ya da çok nadir karşılaştığı, açık olmayan durumlarla ilgilidir. Yöneticinin yargı ve sezgisini kullanmasını gerektirir. Üst ve orta seviyedeki taktik ve stratejik yönetim kademelerinde alınan kararlardır. 59

60 Karar işlevinin örgüt içindeki kademeleri: Operasyonel Planlama ve Kontrol: Alt kademe yöneticilerin aldığı tamamen uygulama ile ilgili kısa ve çok kısa vadeli, yapısal kararlar Yönetim Kontrolu ve Taktiksel Planlama: Orta kademe yöneticilerin aldığı uygulamaya dönük, orta ve kısa vadeli amaçlara dayalı yapısal/yapısal olmayan tipteki kararlar Stratejik Planlama : Üst kademe yöneticilerin aldığı uzun vadeli amaçlara dayalı, tüm işletmeyi ilgilendiren stratejik nitelikteki yapısal olmayan kararlar Hiyerarşik olarak sıralanan bu yönetim kademeleri arasında her zaman yatay ve dikey bilgi akış hareketleri vardır. Bu hareketler alt sistemlerin kendi aralarındaki iletişimi sağlamaktadır. 60

61 Yönetsel Kararların Niteliği Zam an Aralığı Bilgi Ay rıntı Düz ey i Bilgi Kay nağı Doğruluk Derecesi Sıklık Yapısal Olmayan Kararlar Stratejik Planlama Uz un Dönem Öz et Temel Olarak Dışsal Kesin Değil Seyrek Yönetim Kontrolü ve Taktiksel Planlama Yapısal Kararlar Operasyonel Planlama ve Kontrol Hemen (Acil) Yüksek Ġşletme Ġçi Kesin Sürekli 61

62 Bilgi Sistemleri 62

63 Bilgi Toplumu Bilgi Sistemi kavramı bilgisayarların icadı ve kullanılmaya başlaması ile birlikte 1958 de ortaya çıkmış, ancak esas olarak 1960 lı yılların sonunda kullanılmaya başlanmıştır li yıllara kadar bilgi sistemlerinin rolü kayıt işleme, saklama ve muhasebe uygulamalarıyla sınırlıydı lerde bilgisayarların küçülmesi ve hızlarının artması ile birlikte bilgi sistemlerinin de gelişimi hızlandı. 63

64 Çağdaş bilgisayarların tarihi 4 döneme ayrılarak incelenir. 1. Kuşak ( ): Lambalı teknolojiye dayanan Eniac* benzeri çok büyük aygıtlar. Çok hacımlı, etraflarına çok fazla ısı yayan, orta düzey yazılım dili kullanan bilgisayarlar. Kullanım alanları muhasebe ve envanter işleri. 2. Kuşak ( ): Transistör kullanan bilgisayarlar. Hacım küçüldü, ısı yayımı azaldı, işlem kapasitesi arttı. Fortran ve Cobol dillerini kullanıyor. 3. Kuşak ( ): Transistör yerine entegre devreler kullanan bilgisayarlar. Bu dönemde bilgisayarları kendi aralarında iletişim de kurabiliyorlar (ağlar), manyetik disketlerle depolama yapılabiliyor. 4. Kuşak (1972-günümüz): Mikro işlemciler kullanılıyor. Kişisel bilgisayar kullanımı başladı. Yapay zeka ve uzman sistem kavramları ortaya çıktı. *ENIAC, 1945 yılında yapıldı. Geniş bir ev kadar (167 m2) yer kaplıyor ve saatte yaklaşık 180 kw elektrik harcıyordu. ENIAC'ın ardından kısa ömürlü olan ve DEVAC adı verilen bilgisayar ve ticari anlamda satışa sunulan ilk bilgisayar olan UNIVAC'ın yapılması 1952 yılına dek uzanmıştır. 64

65 Bilgisayar teknolojilerindeki gelişmelerle birlikte bilginin anlamı da değişmiştir. Zaman Periyodu Bilginin Anlamı Bürokratik gereksinim Genel amaçlı destek (KDS: Destekleyici, etkileşimli bilgilerin sunulması) Yönetim kontrolü (ÜYBS: Yönetime istenilen zaman ve biçimde sunulan kritik bilgiler) Stratejik kaynak Rekabet avantajı Stratejik silah 65

66 Modern bilgi sistemlerinin gelişimi bilgisayar ve iletişim araçlarının muhasebe sisteminin yönetim teorilerinin geliştirilmesi ile sağlanmıştır. Böylece Bilgi Sistemleri yönetimde vazgeçilmez bir araç olmuştur. 66

67 Yönetim Bilgi Sistemi Kavramı Bilgi sistemlerinin görevi farklı yönetim kademelerindeki yöneticilere gereksinim duydukları bilgiyi sağlamaktır. Bilgi Sistemleri, bir organizasyonda kararların daha etkili ve verimli alınmasını ve organizasyonun tüm kademelerindeki yönetim işlevlerinin en üst seviyede gerçekleştirilmesini sağlamak amacıyla gereksinim duyulan veriyi toplayan, işleyerek bilgiye dönüştüren, depolayan ve gerekli yerlere ileten insan-makine uyumlu bütünleşik bir sistemdir. 67

68 ÇEVRE Girdi (Veri) Ayarlama BİLGİ SİSTEMİ Dönüşüm Süreci: Sınıflandırma Düzenleme Özetleme Saklama Yeniden elde etme Sistem (Süreç) Denetim Çıktı (Bilgi) Geri Besleme 68

69 Bilgi sistemi elemanları İnsan Donanım Yazılım Veri tabanı Bilgisayar ağları (telekomünikasyon) Prosedürler 69

70 Bilgi sistemi elemanları ve ilişkileri

71 ĠNTERNET Ġntranet 71

72 İşletmede kullanılan Bilgi Sistemleri 2 türlü olabilir: 1. Fonksiyona Dayalı 2. Bütünleşik 72

73 Fonksiyona Dayalı Bilgi Sistemleri Sadece belirli bir uygulama alanının desteklenmesi için tasarlanır. (Örn: stok yönetimi, personel, muhasebe vb.) Veri tabanları tekrarlanır (personel verilerinin, muhasebede kullanılan verileri de içermesi; müşteri verilerinin birkaç veri tabanında tekrarlanması vb) Herhangi bir verinin değişmesi işletmedeki tüm veri tabanlarında ayrı ayrı güncelleme yapılmasına neden olmakta, bu nedenle gereksiz yük oluşmakta ve maliyet yükselmektedir. 73

74 Bütünleşik Bilgi Sistemleri Ortak bir veritabanını paylaşmaktadır. Bu sayede veri tekrarı en aza indirgenir, işletmedeki departmanlara kendi faaliyetlerini daha iyi koordine etme imkanı sağlar. Muhasebe A verisi Muhasebe Üretim A verisi Üretim A verisi Personel A verisi Personel Fonksiyona Dayalı BS Bütünleşik BS 74

75 Çağdaş Bilgi Sistemi Yaklaşımları Teknik yaklaşım: BS üzerinde fiziksel teknolojinin yanısıra matematik temelli modeller önemli Davranışsal yaklaşım: BS tutum ve davranışları, yönetimi ve işletme politikasını nasıl etkilemektedir. Sosyoteknik yaklaşım: BS teknolojik faktörlerin yanı sıra işletme ve bireyin gereksinimlerine uygun olmalı Yöneylem araştırması belirli kısıtların olduğu durumlarda, belirli bir amaca yönelik en uygun çözümün bulunması için geliştirilen yöntemlere denir. 75

76 Bilgi sistemlerinin işletme içindeki yeri ve rolü Organizasyon bilgi işleyen bir açık sistemdir, bilgi akışı ve alt sistemler arası ilişkiler çok önemlidir. Sistem iç değişkenler ve dış parametrelerden ne kadar haberli ise belirsizlik o kadar azalmış demektir. Bu nedenle bilgi akışını sağlayan ve düzenleyen bilgi sistemleri, muhasebe, finansman, pazarlama ya da insan kaynakları kadar önemli ana işlev alanlarından biri olmuştur. 76

77 Yönetim İnsan Kaynakları Finansman Satışlar Pazarlama işletme Reklâm Üretim Tedarik Teknoloji Geliştirme Bilgi Sistemleri Bakım 71

78 Organizasyonun başarısı yöneticilerin daha güvenilir iletişim kanallarını ve bilgiyi kullanmalarıyla ilintilidir. Bu amaçla bilgi sistemlerinin düzenlenmesinde aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir: düzenli raporlama standart hale getirilmelidir. bilgi akışı ve iletişim kanalları, sorunları kısa zamanda çözümlemek amacıyla organizasyondaki taktik ve stratejik faaliyet noktalarına gerekecek bilgiyi iletecek biçimde düzenlenmelidir. 78

79 Bilgi Sistemlerinin Katkı Alanları İşletme etkinliği* Çalışanların verimliliği ve moral Müşteri hizmetleri ve memnuniyeti Maliyetlerin azalması Stratejik avantaj Rekabet avantajı *Girdilerin işletme içinde saptanan amaçlar doğrultusunda ne denli etkin ya da yeterli kullanıldığını gösteren bir değerlendirme kriteridir. Performansın gerçekleşme derecesi (önceden belirlenen standardlara yaklaşma derecesi). Etkinlik = Standard Performans Gerçekleşen Performans 79

80 Bilgi Sistemlerinin Yönetim İşlevlerine Katkısı 80

81 Planlama ve Bilgi Sistemleri Planlama, yönetim sürecinin ilk evresinde işlemlerin niçin, nasıl, hangi araç ve yöntemlerle, kimlerin işbirliğiyle, ne zaman ve nerede yapılacağının belirlendiği aşamadır. Her plan bir karar verme durumunu gerektirmektedir. Organizasyonlar da iki türlü yönetim tarzı benimsenebilmektedir. Reaktif yönetim tarzı: Günlük sorunlara çözüm aramak Proaktif yönetim tarzı: Sorun ortaya çıkmadan harekete geçme (operasyonel, taktik, stratejik seviyede). Proaktif yönetim etkin bir planlama sürecini gerektirmektedir. 81

82 82 Vizyon-Misyon Vizyon: İşletmenin kendini nerede görmek istediği, gelecekle ilgili peşine düşülen hayal. Misyon: Örgütün varoluş nedenidir ve onun stratejik amaçlarını nasıl gerçekleştireceğini belirleyen çerçeveyi oluşturmaktadır. İçinde bulunulan andaki durum. "İşimiz nedir ve ne olmalıdır?" ÖRNEK: Pegasus havayolu şirketinin resmi web sitesinde açıkladığı Misyon ve Vizyon ( ) bildirgesine göre: Misyonumuz: Havayoluyla yolculuğun herkesin hakkı olduğuna inanıyoruz. Pegasus Ailesi, tedarikçilerimiz ve iş ortaklarımız hep birlikte bunun için çalışıyoruz. Vizyonumuz: Yenilikçi, akılcı, ilkeli ve sorumlu yaklaşımımızla bölgemizde lider ekonomik havayolu olmak istiyoruz.

83 Başkent Üniversitesi Misyonumuz: Misyonumuz; bilimin nesnelliğini benimseyen, ulusal bilince sahip, araştırıcı, sorgulayıcı, üretken, akla ve bilime saygılı, çözümleyici ve bütünleştirici düşünce yapısına sahip, insan ve çevre haklarına duyarlı, evrensel hukuka saygılı, yaratıcı ve yenilikçi ayrıca Atatürk İlkelerine bağlı bireyler yetiştirmek; eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme ve bilimi yayma etkinlikleri aracılığıyla Türk toplumunun teknolojik, sosyo-ekonomik ve kültürel düzeyinin yükseltilmesine, insan sağlığının iyileştirilmesine, insan ve çevresel haklarının geliştirilmesi ve korunmasına, topluma hizmetin yaygınlaşmasına katkıda bulunmaktır. Vizyonumuz: Başkent Üniversitesinin uluslararası bir marka olarak ileri sağlık uygulamalarının her alanında bilimsel üretime dayalı üst düzeyde öğretim yapan ve bunu çağdaş medeniyet çizgisinin üzerinde yer alma yolunda toplumsal katma değere dönüştürerek sunan bir yuva olmaktır. 83

84 Amaç-Hedef Amaç: Organizasyonun gerçekleştirmek istediği nihai sonuç. Organizasyon neden var? Sektördeki en başarılı firma olmak Piyasadaki en kaliteli ve ucuz malı üretmek Hedef: Ulaşılabilir ve ölçülebilir somut amaçlar. Satış gelirini arttırmak Üretim kapasitesini arttırmak Montaj hattını etkin ve verimli çalışır hale getirmek 84

85 Planlama Süreci Misyon ve vizyon belirleme Amaç ve hedeflerin belirlenmesi Alternatiflerin belirlenmesi Seçim 85

86 Stratejik Planlama Süreci SWOT Analizi İç durum Analizi: Güçlü ve zayıf yönler Dış durum analizi: Fırsatlar ve tehditler (rakip işletmeler, dış çevre unsurları) Misyon, Vizyon, Değerler, Etik Strateji belirleme Amaç ve hedeflere ulaşma yolları Stratejik Değerlendirme Stratejik planın gözden geçirilmesi Performans değerlendirme Sonuçların izlenmesi-süreklilik 86

87 Planlama ve karar verme arasındaki ilişki göz önüne alındığında Bilgi Sistemlerinin her iki süreç üzerinde de etkisi olduğu açıktır. Planlama sürecinde gereksinim duyulan tüm iç ve dış bilgileri (doğru, güvenilir, yeterli, güncel) bilgi sistemleri sağlamaktadır. Dış bilgiler (parametreler): Ekonomik, yasal, kültürel ve teknolojik değişiklikler, rekabet İç bilgiler (değişkenler): Finansal bilgiler; yapılan işler ve çalışanlara ilişkin sayısal olmayan bilgiler; organizasyonun verimliliğini gösteren üretim ve hizmetler ile ilgili sayısal veriler, tablolar ve raporlar olabilir. 8 7

88 Planlama işlevi için Bilgi Sistemleri tarafından üretilen bilgiler aşağıdaki biçimlerde olabilir: Veri tabanları İş akış şemaları Organizasyon şemaları Program geliştirme, iyileştirme tabloları Karar modelleri (optimizasyon, değerleme) Raporlar 88

89 BS nin planlamaya katkısı Farklı yönetim kademelerinde karar süreci için gerekli bilgiyi sağlayarak, yöneticilerin planlama becerilerini geliştirir. Geleceğe yönelik öngörülerin doğruluk derecesini artırır. Kapsamlı planlama yapılmasını sağlar. Planlama yapma süresini kısaltır ve maliyetini düşürür. Yönetim hiyerarşisinde kararların merkezileşmesini sağlar. 89

90 Örgütlenme ve Bilgi Sistemleri Örgütlenme, organizasyonun belirlenen vizyon ve misyonu doğrultusunda planlanan amaçlara ve hedeflere ulaşmak için gereken yapı ve düzeni oluşturmaktır. Örgütlenme organizasyondaki işleyişi kolaylaştırmak ve hızlandırmak amacıyla 1 mevcut bölümlerin sınıflandırılmasını, 2 yeni bölüm ve alt bölümlere gereksinim olup olmadığının saptanmasını ve 3 bu bölümlerde çalışacak elemanların belirlenmesini sağlar. 90

91 BS nin örgütlenmeye katkısı Bilgi akış temeline dayalı bir düzenin oluşmasını sağlar. Kimi işlemlerin ve görevlerin ortadan kalkmasını, değişmesini ve yenilerinin oluşmasını sağlar. Personel eğitiminin önemini artırır. Emek, zaman ve maddi yönden tasarruf sağlar (insan emeği yerine makinelerin kullanılması). Personelin değerlendirilmesini kolaylaştırır. 91

92 BS nin örgütlenmesi Organizasyonda BS birimine gereksinim var mı? Bu birim hangi bölümün altında şekillenecek ya da bilgi sistemi ile ilgilenecek ayrı bir birim mi oluşturulacak? 92

93 BS Biriminde Personel İlişkileri Sistem Analizi Sistem Analisti Sistem Uzmanı Program Geliştirme Programcı Sistem Programcısı Uygulama Programcısı Veri Tabanı Veri Tabanı Yöneticisi Kontrol Veri Tabanı Yöneticisi Kontrol Bilgi Ġşlem Bölüm Yöneticisi Veri Giriş ve Ġşleme Operatör Kütüphaneci 93

94 Yöneltme ve Bilgi Sistemleri 94 Yöneltme işlevi yöneticinin genel tutumu ile ilgilidir, personeli çalışmaya sevk etme süreci (yürütme) ile birlikte yapılacak işlerin koordine edilmesini kapsar. BS, yürütme sürecinde kural ve talimatların hazırlanmasını ve etkin olarak kullanımını kolaylaştırır, bilgi akışı ve veri girişinde standartlaşmayı getirir. BS yönetim kademelerine bilgi aktarımı yaparken, aynı zamanda organizasyonu oluşturan alt sistemler arasındaki bilgi akışını ve iletişimi de sağlamaktadır. Böylelikle birbiriyle ilişkili bölümlerin bütünleşmesi gerçekleşir.(tedarik-üretim-finans) BS nin etkin olarak kullanıldığı organizasyonlarda yüz yüze iletişim azalır, ancak bilgi iletişimi artar ve sistemli hale gelir. Yürütme sürecinde yetki devri şarttır. BS de yetki devri şifreler yardımıyla sağlanmaktadır.

95 YBS nin yöneltme sürecine katkısı Kural (prosedürler) ve disipline olan gereksinimi artırır. Düzenli bir emir/komuta ve raporlama sisteminin oluşmasını ve kullanımını gerçekleştirir. Yönetsel işlemlerin bir sistem anlayışı içinde değerlendirilmesini sağlar. Operasyonel ve taktik seviyedeki yöneticilerin kendi kendilerini yönetmelerine olanak tanır (talimat, yönerge ve prosedürler). 95

96 Denetim ve Bilgi Sistemleri Yönetim sürecinde denetim, yapılan işlemlerin standartlaşmasını sağlayan, yapılmış ve yapılmakta olan işlemlerin nasıl gerçekleştiğini ve hedeflerin ne kadarına ulaşıldığını belirleyen işlemlerin tümünü oluşturmaktadır. Ortaya çıkan aksaklıkların düzeltilmesi ve ileride ortaya çıkacak olası sorunlar için çözüm yolları geliştirilmesi denetleme süreci içerisinde gerçekleşmektedir. Denetleme işlevi için gerekli olan bilgi ayrıntılı, geçmişe yönelik, çok miktarda, kısa vadeli bilgidir. Bu bilgi BS tarafından üretilir. 96

97 Denetleme işlevi için yönetim tarafından kullanılan araçlar: Stratejik seviye Raporlar Taktik seviye Çalışma ve denetleme grupları Operasyonel seviye Kurallar 97

98 BS nin denetim sürecine katkısı Denetim için gerekli olan bilgilerin zamanında elde edilmesi İyi bir raporlama sisteminin kurulması Faaliyet sonuçlarının üst düzey yöneticiler tarafından anında gözlenip, denetlenmesi Sonuçlara ilişkin yazılı verilerin dosyalanması ve saklanması 98

99 Bilgi Sistemlerinin Sınıflandırılması 99

100 BİLGİ SİSTEMLERİNİN SINIFLANDIRILMASI 1. Veri İşleme Sistemi A. İşlem Destek Sistemleri 2. Süreç Kontrol Sistemi Bilgi Sistemleri 3. Ofis Otomasyon Sistemi 1. Yönetim Bilgi Sistemi B. Yönetim Destek Sistemleri 2. Karar Destek Sistemi 3. Üst Yönetim Bilgi Sistemi 1 0 0

101 A. İşlem Destek Sistemleri Daha çok işletmenin operasyonel seviyesindeki yöneticilere hizmet verir. Operasyonel seviyedeki görevler, kaynaklar ve amaçlar önceden tanımlanmıştır, bu nedenle alınan kararlar yapısal kararlardır. İDS nin görevleri: İşletme içindeki ham veriyi işlemek İşletme veri tabanını güncellemek Ofis iletişimini gerçekleştirmek Endüstriyel süreçlerin etkin bir biçimde kontrol edilmesini sağlamak İşletme verimliliğini desteklemek 101

102 Türleri: 1. Veri İşleme Sistemleri 2. Süreç Denetim Sistemleri 3. Ofis Otomasyon Sistemleri 1. Veri İşleme Sistemi A. İşlem Destek Sistemleri 2. Süreç Denetim Sistemi 3. Ofis Otomasyon Sistemi 102

103 1. Veri İşleme Sistemleri İşletmenin yürütmesi gereken günlük ve rutin işlemleri kaydeden, işleyen, güncelleştiren bilgisayarlı sistemlerdir. Bu sistemdeki işlemler, işlem yükü ve hacmi çok yüksek olan, tekrar eden işlemlerdir. Olay Veri girişi Geri bildirim Veri girişi Geri bildirim Veri İşleme Sistemi Programı Raporlar Veri İşleme Sistemlerinin Yapısı 103

104 Veri İşleme Sisteminde veriler 2 türlü işlenir: Doğrudan işleme (immediate/on line processing): İşlemler yapıldıkları anda sisteme girilir ve kaydedilir, veri tabanı hemen güncellenir. Maliyetli, ancak hızlı bir veri işleme yöntemidir. Parti işleme (batch processing): İşlemler belli bir zaman süresince gruplanır, süre bitiminde sisteme ardarda girişleri yapılır. İşin niteliğine göre yöneticinin performansını etkileyebilir. Hangi işleme sisteminin kullanılacağına işin niteliğine göre karar verilmelidir. 104

105 Örnek: Mal sipariş işlemleri Müşteri Ana Dosyası Posta Siparişleri (parti işleme) Telefon Siparişleri (doğrudan işleme) 1 0 5

106 2. Süreç Denetim Sistemleri Geri bildirimleri dikkate almak suretiyle işletmedeki endüstriyel süreçlerde ortaya çıkan veya çıkabilecek olan aksaklıkları saptar ve bunlar üzerinde düzeltme, yeniden tasarım ve güncelleme işlemlerini yapar. 106

107 3. Ofis Otomasyon Sistemleri Ofis çalışanlarının verimliliğini arttırmak amacıyla tasarlanmış olan sistemlerdir. İşletmede etkin iletişimi, veri ve bilgiye hızlı ulaşımı ve paylaşımı gerçekleştirerek işlerin etkin, verimli ve hızlı olarak yapılmasını sağlar. Kelime işlemci Elektronik/sesli posta Belge kopyalama, iletme Görüntü işleme Elektronik takvimleme Telekonferans Masaüstü yayıncılık 107

108 VİS nin İş Üzerindeki Etkileri İşin büyümesinde kolaylık sağlar. Esaslı değişikliklere gereksinim olmadan faaliyetleri genişletme olanağı tanır. Pazarın genişlemesi durumunda sadece bellekte yapılacak kapasite arttırımı ile problem çözülür, rekabet gücü artar. Sistem analisti ve programcı gibi teknik elemanlar dışındaki diğer ofis personeline gereksinimi azaltır. Bilgi işleme maliyetlerini azaltır. Operasyonel seviyedeki bazı kararların otomasyonunu sağlar. (Sipariş zamanı, yakıt gereksinimi vb.) Daha fazla ve daha nitelikli bilgi sağlar. 108

109 B. Yönetim Destek Sistemleri Yönetimin etkili karar vermesine yardımcı olmak amacıyla bilgi sağlayan ve destek olan bilgi sistemleridir. Yönetim destek sistemleri stratejik ve taktik seviyedeki yöneticilerin karar verme gereksinimlerini destekler. YDS nin türleri: 1. Yönetim Bilgi Sistemleri 2. Karar Destek Sistemleri 3. Üst Yönetim Bilgi Sistemleri 1. Yönetim Bilgi Sistemi B. Yönetim Destek Sistemleri 2. Karar Destek Sistemi 3. Üst Yönetim Bilgi Sistemi 109

110 1. Yönetim Bilgi Sistemleri Planlama, denetleme ve düzeltici faaliyetler için geliştirilmiş, işletmenin üretim, pazarlama, insan kaynakları, finans ve muhasebe gibi işlevlerine ilişkin bilgileri çeşitli araçlar aracılığıyla yöneticilere sunan bir sistemdir. YBS nin tasarım amacı bilgi üretmek, sorgulamalara cevap vermek hatta bilgiler arasındaki ilişkileri kurmak olmuştur. Yönetici ve bilgisayar arasında çift yönlü bir akış bulunmaktadır. Veri işleme sistemindeki kullanıcı nın yerini YBS de yönetici almıştır. YBS genellikle taktik seviyede yapısal kararların desteklenmesine yönelik bir sistemdir. Büyük ölçüde organizasyonun içindeki değişkenlere odaklanır, dış parametrelerle çok ilgilenmez. YBS Üretim Pazarlama İK Finans Muhasebe 110

111 111 Üretim Bilgi Sistemi İşletmede üretilen malların ve hizmetlerin ve bunlara ilişkin girdilerin işletme içindeki fiziksel akışlarına ilişkin bilgileri sağlamaya yönelik bilgileri üretir ve dağıtır. (üretim teknolojisi planlama, ürün geliştirme, talep öngörüleri, siparişler ve ambar bilgileri, stok ve kalite kontrol, süreç kontrol, üretim maliyetleri, satınalma vb. bilgiler) Pazarlama Bilgi Sistemi Ürün ve hizmetlerin üreticiden tüketiciye doğru akışını yöneten faaliyetlere ilişkin bilgileri üretir ve dağıtır. (satış planlaması, reklâm ve tanıtım, pazar payı ve satış gücü performansının değerlendirilmesi, fiyatlama, satış ve karlılık analizleri, satış öncesi ve sonrası hizmetler, müşteri memnuniyeti vb. bilgiler) İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi Yöneticilere gerek İK yönetimi ile ilgili güncel bilgiler sunmak, gerekse bu konuda alınan kararları etkilileştirmek suretiyle yardımcı olur. (İstihdam, performans değerlendirme, iş analizi ve tasarımı, personel eğitimi ve geliştirme, resmi kurumlar için rapor üretme, ersonel aylıkları ve ödemelerin yönetimi vb.)

112 Finansman Bilgi Sistemleri Finansmandan sorumlu yöneticilere işletmeye en uygun maliyetle kaynak bulunması ve kaynakların tahsisi ve kontrolüyle ilgili destek sağlayan sistemlerdir. (mali analiz. parasal kaynakların tedariki, parasal kaynakların uygun işletme varlıklarına yönlendirilmesi, parasal kontrol ve denetim vb.) Muhasebe Bilgi Sistemleri Muhasebe, isletmenin varlıkları ve kaynakları üzerinde değişme yaratan mali nitelikteki işlemleri kaydetme, sınıflandırma, özetleyerek rapor etme, analiz etme ve yorumlama bilim ve sanatıdır. Muhasebe bilgi sistemi bu sürece ilişkin tüm verileri yönetimin hizmetine sunmaktadır. 112

113 VİS-YBS arasındaki farklar: VİS tek bir fonksiyonel alanı desteklerken, YBS tüm fonksiyonel alanlar arasındaki bilgi akışını bütünleştirir. Bütünleşik karakteri nedeniyle YBS yöneticinin bilgi gereksiniminin karşılanmasında VİS den daha büyük bir esneklik sağlar. YBS yönetimin tüm seviyelerine bilgi sağlarken, VİS sadece operasyonel seviyeye destek vermektedir. VİS nin çıktısı YBS nin girdisidir, yani YBS için veri tabanı oluşturur. 113

114 YBS-VİS İlişkisi VİS YBS Dosyaları Sipariş dosyası Ana Üretim dosyası Sipariş işleme sistemi Kaynak işleme sistemi Satış Verisi Ürün Maliyet Verisi Ürün Gelişim Verisi YBS Raporlar Genel muhasebe sistemi Harcama Verisi Yöneticiler Muhasebe dosyası

115 YBS Tarafından Sağlanan Raporlar: 1. Planlı ya da Periyodik Raporlar (Periodic Reports) (günlük, haftalık, aylık, yıllık) Örn: Bordro, günlük üretim ve satış raporu. 2. Kilit-Gösterge Raporları (Key-Indicator Reports): Yöneticinin kritik olarak nitelendirdiği faaliyetlerin, önceki dönemlerle karşılaştırmalı olarak sunulduğu raporlardır. Örn: Karşılaştırmalı mali tablolar, 3 aylık satış raporları 115

116 3. Talep Raporları (Demand Reports): İstek üzerine üretilen raporlardır. Örn: Belli bir birim için stok seviyesi, çalışma saatleri, belli bir müşteriye gönderilen mal miktarı 4. Olağanüstü Raporlar (Exception Reports): Normalden ya da bir plandan sapmaları göstermek için üretilen raporlardır. Yöneticinin dikkatini çeken, uyaran raporlardır. Örn: Minimum stok seviyesi altında kalan malzeme ve ürün raporları, haftada 40 saatten fazla çalışan personel listesi, belli bir zaman aralığında hiç kullanılmayan malzeme ya da makineleri gösteren raporlar 116

117 2. Karar Destek Sistemleri Organizasyonun taktik ve stratejik seviyedeki yöneticilerine hizmet sunar. Çabuk değişen yapısal ve yapısal olmayan nitelikteki sorunların çözümünde veri ve modeller kullanmak suretiyle karar alıcıya yardımcı olan etkileşimli bilgisayar sistemleridir. Bu sistemlerde karar alma işlevinde verimliliği arttırmaktan çok, etkililiği geliştirmek amaçlanmaktadır. Verimlilik: Bir işi önceden belirlenen performans kriterleri içinde yapmak. Zaman, maliyet ve çabanın en aza indirgenmesi amaçlanır. Etkililik: Bir işin yapılması ile ilgili olarak ne yapılması gerektiğini belirlemek ve seçilen kriterlerden en uygun olanını gerçekleştirmektir. 117

118 KDS nin Özellikleri Geleceği planlamaya yönelik olarak yarı yapısal ve yapısal olmayan kararların alınmasında kullanılır. Kullanıcının kontrolü altında ve kullanıcı etkileşimlidir. İç ve dış verileri kullanır. Veri ve model tabanlarına erişimlidir. Değişen şartlara ve karar durumlarına uyum sağlayabilir. Düzensiz ve planlanmamış zaman aralıklarında da kullanılabilir. Hedef arama işlevi vardır. (İstenilen sonuca ulaşmak için girdilerin ne şekilde değişmesi gerektiğinin saptanması) What-If analizleri yapabilir. (Olası bir değişikliğin yaratağı risk, maliyet ve karmaşıklığın ölçümlenmesi ) 118

119 3. Üst Yönetim Bilgi Sistemleri Bu sistemler örgütün stratejik düzeyine hizmet sunar. Başta genel müdür ve yönetim kurulu üyeleri olmak üzere, işletmenin vizyonunu, misyonunu, değerlerini ve stratejilerini belirleyen kişiler için oluşturulmaktadır. Tamamen stratejik, karmaşık ve öngörülemeyen ve önceden planlanamayan kararların alınmasında kullanılan bilgi sistemleridir. Yeni vergi yasaları veya rakip firmalar gibi dış parametreler hakkındaki verileri birleştirmeyi amaçlar. YBS ve KDS nin ürettiği bilgileri de kullanır. Kritik bilgileri özetler ve izini sürer. 119

120 ÜBS nin Özellikleri Grafikseldir. Kullanımı kolaylaştıran arayüzlere sahiptir. ÜBS Terminali Geniş bir bakış açısı sağlar. Tercihe bağlı olarak detaylara doğru genişler. Çok sayıda veri kaynağını bütünleştirir. İç Veriler VİS/YBS verileri Finansal veriler Ofis sistemleri Modelleme Analiz Menüler Grafikler İletişim Yerel İşleme Dış Veriler İnternet Çeşitli raporlar 120

121 Kurumsal Bilgi Sistemi Üst Yönetim Bilgi Sistemleri Karar Destek Sistemleri Yönetim Bilgi Sistemleri İşlem Destek Sistemleri

122 Elektronik İş Yapma Biçimleri 122

123 Elektronik İş Yapma Biçimleri Sanal Organizasyonlar E-İşletme E-Ticaret E-Devlet 123

124 Sanal Organizasyonlar Belli bir alanda uzmanlığa sahip olan işletmelerin geçici ortaklığıdır, özel bir proje çalışması için bir araya gelirler. Coğrafi yerleşim söz konusu olmadan bilgisayar ağları yardımıyla işletilmektedirler. E-İşletme (Dijital İşletme) Bir işletmede gerçekleşebilecek tüm işletme süreçlerinin bilgisayar ortamına aktarılması ve işletme içi ve dışı fonksiyonlar arasında gerçekleşmesi gereken işlemlerin tamamının internet teknolojileri kullanarak gerçekleştirilmesidir. E-Ticaret Ürün veya hizmetin tanıtımı, satışı, ödemesi ve dağıtımının bilgisayar ağları (internet) aracılığıyla yapılması olarak tanımlanabilir. E-Devlet Bilgi sistemlerinin kamu hizmetlerinin daha hızlı sunulması, yaygınlaştırılması, doğru ve yeterli bilgi sağlanması ve işletme giderlerinin azaltılması amacıyla kullanılmasıdır. 124

125 İşletmelerde Bilgi Sistemleri ile ilgili Çalışmalar 125

126 Sistem İyileştirme Çalışmaları 1. İşletme Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması a. Süreç Yenileme: Maliyet, kalite, hizmet, hız gibi performans değerlendirme ölçütlerinde iyileştirme ve gelişmeler yaratmak amacıyla iş süreçlerinin temelden yeniden düşünülmesi ve yeniden tasarlanmasıdır. Yerleşmiş fikir ve uygulamalardan tamamen vazgeçip, herşeye yeniden başlamayı hedefler. Stratejik vizyon gerektirir. Amaç maliyet üreten faktörleri en aza indirip, değer katan faktörleri maksimuma çıkarmaktır. Faydaları: o daha iyi ürün ve hizmet sunma o süreçlerin iyileştirilmesi, etkin yönetim o örgüt hiyerarşisinde daha az kademe (yalın) 126

127 b. İş Akış Yönetimi Düzenleme: Dökümanların, bilgilerin ve işlerin bir yerden başka bir yere kolaylıkla ve etkili bir şekilde hareketini sağlayan prosedürleri düzenli hale getirme sürecidir. Faaliyet ve süreçlerin kontrol ve koordinasyonunu sağlar. o Malzeme akışı (hammadde ürün) o Bilgi akışı (organizasyon içi) o Müşteri ve tedarikçilerle etkileşim 2. Toplam Kalite Yönetimi Yaklaşımıyla Yeniden Örgütlenme: o TKY müşteri isteklerini herşeyin üstünde tutan, organizasyonda müşteri ve kalite odaklı kültür yaratan bir sistemdir. 127

128 TKY nin 3 temel prensibi: 1. Müşteri odaklılık 2. Sürekli gelişim 3. Bütünleşik yaklaşım TKY de bilgi sistemleri verimliliği arttırmak, kaliteyi geliştirmek, rekabet avantajı elde etmek, sunulan hizmeti geliştirirken maliyetleri azaltmak amacıyla kullanılmaktadır

129 Bilgi Sistemi Geliştirme Sistem geliştirme bilgi gereksinimlerinin belirlenmesini ve bunun giderilmesi için ne tür bilgisayar sistemine ve teknolojiye ihtiyaç olduğunun saptanmasını, sistemin nasıl işleyeceğine ilişkin ayrıntılı tasarım yaratılmasını, tasarımın kullanıcı birimlerce benimsenmesini, uygun yazılımların geliştirilip sınanmasını ve uygulanmasını içeren bir süreçtir. Bilgi Sistemi geliştirme nedenleri: Rekabet (işletme maliyetlerini düşürme isteği) Büyüme (varolan BS nin yetersiz kalması) Yasa ve yönetmeliklerdeki değişmeler 129

130 Ġş Ortamının Gereksinim Duyması Sistem Geliştirme Süreci Bilgi Sistemi Ġş Ortamının Değişmesi Bilgi Sistemi Geliştirilmesinde 4 model söz konusudur: 1. Geleneksel Sistem Yaşam Çevrimi Modeli 2. Prototipleme Modeli 3. Uygulama Yazılım Paketleri Modeli 4. Son Kullanıcı Geliştirmesi Modeli 130

131 Geleneksel Sistem Yaşam Çevrimi Modeli Geliştirme Aşamaları Yapılan İşler 1 Başlangıç Ön araştırma 2 Fizibilite çalışması Mevcut prosedürler Alternatif sistemler Maliyet tahminleri 3 Sistem analizi Mevcut prosedürlerin ayrıntıları 4 İhtiyaç analizi Kullanıcı gereksinimleri Veri toplama (hacim, girdi-çıktı, dosyalar, vb.) Sınır belirleme 5 Tasarım İdeal sistemi geliştirme İdeal sistemi kabul edilebilir kılmak için gereken düzeltmeler 6 Özellikler İşlem mantığı Dosya tasarımı Girdi-çıktı Programlama gerekleri Elle yapılacak işlemler 7 Programlama Yazılım geliştirme 8 Kontrol Birim testleri Birleştirilmiş modül testleri Kabul edilebilirlik testleri 9 Eğitim Kullanıcı eğitimi 10 Dönüştürme ve kurma Bakım 11 İşletim Nitelik yükseltme

132 Yaşam çevriminin en yaratıcı ve zor bölümü yeni sistemin tasarımıdır (5.aşama). Bu nedenle organizasyonun yapısını, iç ve dış çevresini, amaç ve hedeflerini, gereksinimlerini belirlemek, ayrı ayrı yöneticilerin gereksinimlerini anlamak için bir araştırma yapılır. Bu araştırma sistem analizini temel almaktadır. Bu yaklaşımda sistem geliştirme süreci sıkı bir denetimi öngörmektedir. Denetim, her aşamada istenen belgeler ve raporlarla sağlanmakta ve ancak bu raporlar onaylandıktan sonra bir sonraki aşamaya devam izni verilmektedir. Avantajı: Kullanıcılar sistematik bir disipline sokulmakta ve kalite ve standardizasyon önem kazanmaktadır. Dezavantajı: Aşırı rapor üretimi nedeniyle hedeflere ulaşmada gecikmeler olabilmektedir. 132

133 Prototipleme Modeli İşletmelerde çoğu zaman geleneksel yaşam çevrimindeki gecikmenin önüne geçmek için Prototipleme denilen ve gerçek gereksinmelerin öğrenilebilmesini sağlayan bir model kullanılmaktadır. Bu yaklaşımın aşamaları şunlardır: 1. Kullanıcının bilgi gereksinmeleri saptanır. 2. Bu gereksinmeleri karşılayacak hızlı bir prototip geliştirilir. 3. Kullanıcılar prototip sistemde deneyim kazanır. 4. Deneyimlerin ışığında sistemin gereksinimleri karşılayıp karşılamadığı test edilir. 5. Prototip hızlı olarak uygun biçimde değiştirilir ve 5. maddeler arası gerektiği kadar tekrar edilir. 7. Sistem verimlilik ve tamlık için yeniden geliştirilir. Avantajı: Kullanıcıların geliştirme sürecine erken katılımı dolayısıyla sistemin kabul edilebilirlik şansının yükselmesi Dezavantajı: Kullanıcıdan geliştirme sürecine daha fazla zaman ayırması istenir. 133

134 Uygulama Yazılım Paketleri Modeli Bu modelde piyasada hazır olarak satılan paket programlardan biri alınarak, işletme gereksinimlerine uyarlanmaktadır. Avantajı: İşletmenin kaynak ve zamanlama problemine yardımcı olur. Teknik riskler azalır. Dezavantajı: Doğru yazılım programının seçilmesi büyük önem taşır. 134

135 Son Kullanıcı Geliştirmesi Modeli Sistemin profesyonellerce değil, son kullanıcılarca geliştirilmesi söz konusudur. Bu yaklaşımda tablolama (excel), veritabanı (access) veya rapor yazma (word) gibi paket programlarla kullanıcıların kendi uygulama programlarını geliştirmeleri beklenmektedir. Avantajı: Kullanıcıya özel Dezavantajı: Diğer projelerle ilinti ve bakım gibi faktörlerde esnek olan ortamlarda kullanılmalıdır. 135

136 Organizasyonlarda Bilgi İşlem Bölümleri 136

137 Bilgi İşlem Bölümünün Görevleri Mevcut sistemin işletimi ve bakımı Mevcut sistemin kalite yönünden iyileştirilmesi Yeni bilgi sistemlerinin geliştirilmesi 137

138 Bilgi İşlem Bölümünün Örgütlenmesi Bilgi Ġşlem Birimi Ġdari Destek Sistem Geliştirme Uç-Kullanıcı Hizmetleri Ġşletim Teknik Destek Veritabanı Yönetimi Sistem Analizi Bilgisayar Ġşletmeni Sistem Programlama Sistem Tasarımı Ağ Ġşletmeni Ağ Tasarlama Uygulama- Programlama Veri Hazırlama Standartlar Yöntemler 138 Sistem Değerlendirme