NAMIK KEMAL ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI

Transkript

1 NAMIK KEMAL ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI TEKİRDAĞ Mart-2017

2 2

3 Hayatta en hakiki mürşit ilimdir M.Kemal ATATÜRK 3

4 4

5 Namık Kemal Üniversitesi Rektörü Prof. Dr. Osman ŞİMŞEK 5

6 6

7 GİRİŞ 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile kamuda mali yönetim ve kontrol sistemi bütünüyle değiştirilerek, mali saydamlık, hesap verme sorumluluğu, stratejik planlama, performans esaslı bütçeleme, çok yıllı bütçeleme, iç kontrol ve iç denetimin, yeni mali yönetim ve kontrol sisteminin temel unsurları olarak düzenlenmesi sağlanmıştır. Kamu mali yönetim ve kontrol sistemini yeniden düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, kamu idarelerinde iç kontrol sistemlerinin kurulmasını ve bunun bir unsuru olarak da idarelerin yönetim sorumluluğu çerçevesinde iç kontrol faaliyet ve süreçlerinin tasarlanıp uygulanmasını öngörmektedir sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanununun 55 inci maddesinde İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünü olarak tanımlanmıştır sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 56. maddesinde de iç kontrolün amacı; Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, idarelerin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesi, her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesi, karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesi, varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek, kayıplara karşı korunmasının amaçlanması şeklinde belirtilmiştir. 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun Beşinci Kısmı 55, 56, 57, 58, 59 ve 60 ıncı maddelerinde "iç kontrol sistemi" düzenlenmiştir. Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanan ve tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğinde; kamu idarelerinin, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere, yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması öngörülmektedir. Bilindiği üzere Maliye Bakanlığı tarafından yayınlanan İç Kontrol Standartları Tebliği ve Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin etkin bir şekilde kurulması ve uygulanmasının sağlanması amaçlanmaktadır. Bu bağlamda söz konusu tebliğ ve rehberde ön görülen hususlar doğrultusunda her kamu idaresinin kendine özgü çalışmalar yaparak iç kontrol uyum eylem planlarını hazırlamaları gerekmektedir. Üniversitemizde, iç kontrol sisteminin etkin bir şekilde kurulması ve uygulanması için yol haritası niteliğinde olan uyum eylem planımızın revizesi yapılarak yeniden hazırlanmıştır sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile iç kontrol sistemlerinin kurulması ve idarelerin yönetim sorumluluğu çerçevesinde iç kontrol faaliyet ve süreçlerinin tasarlanıp uygulanması istenmektedir. Üniversitemizde eylemlerin yerine getirilmesi için çalışmalarımıza azim ve kararlılıkla devam edilecektir. Yapılan çalışmalar sonucunda oluşturulan Üniversitemiz İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planının hazırlanmasında emeği geçen tüm personelimize teşekkür ederim. Prof. Dr. Osman ŞİMŞEK Rektör 7

8 İÇİNDEKİLER GİRİŞ... 7 İçindekiler... 8 İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlık Raporu.. 9 İç Kontrol Sisteminin Genel Esasları 9 Amaç. 9 Kapsam... 9 Dayanak. 9 İç Kontrolün Tanımı... 9 İç Kontrolün Amacı.. 9 İç Kontrolün Yapısı ve İşleyişi. 10 İç Kontrolün Temel İlkeleri.. 10 Kısaca İç Kontrol Sistemi İç Kontrol Standartlarına Yönelik Üniversitemiz Mevcut Yapısı ve 12 Değerlendirme Kontrol Ortamı Standartları.. 12 Risk Değerlendirme Standartları.. 16 Kontrol Faaliyetleri Standartları Bilgi ve İletişim Standartları. 20 İzleme Standartları 23 İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı. 25 Kontrol Ortamı Standartları.. 25 Risk Değerlendirme Standartları Kontrol Faaliyetleri Standartları Bilgi ve İletişim Standartları. İzleme Standartları İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu

9 NAMIK KEMAL ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI HAZIRLIK RAPORU İÇ KONTROL SİSTEMİNİN GENEL ESASLARI Amaç: Bu dokümanın hazırlanmasındaki amaç, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda ve ilgili mevzuatta öngörülen iç kontrol sistemine yönelik, Üniversitemizin amaç ve hedeflerine ulaşmak için gerçekleştirmekte olduğu mevcut uygulamalarının yeterliğinin tespit edilmesi, yetersiz olan uygulamaları yeterli hale getirecek ve makul güvence sağlayacak eylemlerin belirlenmesidir. Kapsam: Bu plan, Namık Kemal Üniversitesinin tüm akademik ve idari birimleri ile çalışanlarını kapsamaktadır. Dayanak: İç Kontrol Sistemine ilişkin bu Eylem Planı, tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55, 56, 57 ve 58 inci maddeleri, tarih ve (3. mükerrer) sayılı Resmî Gazetede yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar ile tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğine ve 07 Şubat 2014 tarihinde Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi ne dayanılarak hazırlanmıştır. İç Kontrolün Tanımı : 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55. maddesinde; İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür. Görev ve yetkileri çerçevesinde, malî yönetim ve iç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemler Maliye Bakanlığınca, iç denetime ilişkin standartlar ve yöntemler ise İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenir, geliştirilir ve uyumlaştırılır. Bunlar ayrıca, sistemlerin koordinasyonunu sağlar ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verir şeklinde tanımlanmıştır. GELME DAİRE BAŞKANLIĞI İç Kontrolün Amacı: 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 56. maddesine göre iç kontrolün amacı; a) Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, b) Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, c) Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, 9

10 d) Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, e) Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır. İç Kontrolün Yapısı ve İşleyişi: İç kontrolün yapısı ve işleyişi, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 57 nci maddesinde Kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemleri; harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluşur. Yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için; mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi ve kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması bakımından ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticileri tarafından görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli önlemler alınır. şeklinde tanımlanmıştır. İç Kontrolün Temel İlkeleri: İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 6 nci maddesinde ve Maliye Bakanlığınca Yayınlanan Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi nde iç kontrolün temel ilkeleri aşağıdaki şekilde belirlenmiştir. - İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. - İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır. - İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. - İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar. - İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. - İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır. Kısaca İç Kontrol Sistemi: Kamu İç Kontrol Standartları, uluslararası standartlar ve iyi uygulama örnekleri çerçevesinde, iç kontrolün; Kontrol Ortamı Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme bileşenleri esas alınarak, tüm kamu idarelerinde uygulanabilir düzeyde olmasını sağlamak üzere genel nitelikte düzenlenmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğinde kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla genel nitelikte 18 standart ve bu standartlar için gerekli 79 genel şart bulunmaktadır. Bu standart ve şartlar aşağıda sayılan 5 ana unsur altında toplanmıştır. - Kontrol Ortamı kapsamında 4 standart; Etik Değerler ve Dürüstlük, Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler, Personelin Yeterliliği ve Performansı ile Yetki Devri Standartları yer almaktadır. - Risk Değerlendirmesi kapsamında 2 standart; Planlama ve Programlama ile Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Standartları altında toplanmıştır. 10

11 - Kontrol Faaliyetleri çerçevesinde 6 standart; Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri, Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi, Görevler Ayrılığı, Hiyerarşik Kontroller, Faaliyetlerin liği ve Bilgi Sistemleri Kontrolleri Standartları altında yer almaktadır. - Bilgi ve İletişim kapsamında, 4 standart; Bilgi ve İletişim, Raporlama, Kayıt ve Dosyalama Sistemi, Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Standartları altında toplanmıştır. - İzleme başlığı altında ise 2 standart; İç Kontrolün Değerlendirilmesi ve İç Denetim Standartları altında yer almıştır. Belirlenen bileşenler ve standartlar şunlardır; 1- Kontrol Ortamı Standartları Standart: 1- Etik değerler ve dürüstlük Standart: 2- Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Standart: 3- Personelin yeterliliği ve performansı Standart: 4- Yetki devri 2- Risk Değerlendirme Standartları Standart: 5- Planlama ve programlama Standart: 6- Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi 3- Kontrol Faaliyetleri Standartları Standart: 7- Kontrol stratejileri ve yöntemleri Standart: 8- Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Standart: 9- Görevler ayrılığı Standart: 10- Hiyerarşik kontroller Standart: 11- Faaliyetlerin sürekliliği Standart: 12- Bilgi sistemleri kontrolleri 4- Bilgi ve İletişim Standartları Standart: 13- Bilgi ve iletişim Standart: 14- Raporlama Standart: 15- Kayıt ve dosyalama sistemi Standart: 16- Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi 5- İzleme Standartları Standart: 17- İç kontrolün değerlendirilmesi Standart: 18- İç denetim İç Kontrol; Kurumun hedeflerine ulaşmasına makul güvence sağlamak üzere yöneticiler ve tüm personel tarafından gerçekleştirilen bir süreçtir. İç kontrol bir süreçtir. İç kontrol kurumun personelinin sorumluluğundadır. İç kontrol makul güvence sağlar. İç kontrol hedeflere ulaşmaya yöneliktir. Faaliyetlerin etkinliğini ve verimliliğini sağlar Standartlaşmış süreçler yardımıyla faaliyetlerin ekonomikliğini, verimliliğini ve etkinliğini arttırır. Mali raporlama sisteminin güvenirliliğini sağlar Kararlarda kullanılan verinin doğruluğunu arttırır. Yolsuzluğun ve usulsüzlüğün önlenmesine ve tespitine yardımcı olur ve denetime katkı sağlar. Mevzuata uyumu sağlar Periyodik ve süreç kontrolleri sayesinde kanunlara ve diğer düzenlemelere uygunluğun sağlanmasına yardımcı olur. 11

12 İÇ KONTROL STANDARTLARINA YÖNELİK NAMIK KEMAL ÜNİVERSİTESİNİN MEVCUT DURUMU VE DEĞERLENDİRME 1- KONTROL ORTAMI STANDARTLARI KOS 1 : Etik Değerler ve Dürüstlük Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1.1. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Mevcut Durum : İç kontrol, iç kontrol standartları ve iç kontrol sisteminin işleyişi hakkında Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından Rektörlük üst yönetimine ve personele yönelik eğitim, seminer, el kitabı, web vs. yapılmakta ve yapılmaya devam edilecektir. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. KOS 1.2. Yöneticiler iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdırlar. Mevcut Durum : Üniversitemiz yöneticileri iç kontrol sistemini benimsemekle beraber sistemin uygulanmasında bir takım eksiklikler mevcuttur. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. KOS 1.3. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemizde etik kuralları belirlenmemiş ancak ilgili mevzuat ve teamüllere göre hareket edilmektedir. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. ONGATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI KOS 1.4. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Mevcut Durum : Stratejik plan çerçevesinde belirlenen amaç ve hedeflerle ilgili periyodik olarak faaliyet raporu hazırlanmakta ve çeşitli iletişim araçlarıyla kamuoyuna duyurulmaktadır. KOS 1.5. İdarenin, personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemiz idaresi, mevcut yasal düzenlemelere göre hizmetlerini sürdürmekte, görevlerini yerine getirirken de gerek personele gerekse hizmet alanlara genel davranış kurallarına göre davranmaktadır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. KOS 1.6. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Mevcut Durum : Her yıl yayınlanan İdare Faaliyet Raporunun ekinde yer alan İç Kontrol Güvence Beyanı üst yönetici tarafından imzalanmaktadır. Üniversitemizde kullanılan bilgi ve belgelerin doğruluğu ve güvenliği birim içindeki hiyerarşik kontrollerle sağlanmaktadır. DAİRE BAŞKANLI 12

13 KOS 2 : Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS 2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Mevcut Durum : Kurum misyonu stratejik plan ve faaliyet raporunda yer almış, stratejik plan ve faaliyet raporu ilgili kamu kurum /kuruluşlarına ve kurum içi birimlere dağıtılmış ve web sayfasında duyurulmuştur. KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemizin tüm birimlerinde yürütülecek görevlere ilişkin görev tanımlamaları birim yönergelerinde yazılı olarak belirlenmiş ve internet ortamında duyurulmuştur. KOS 2.3. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Mevcut Durum : Üniversitemiz birim ve alt birimlerde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmuş olup 2017 yılı bitmeden personele ve kamuoyuna duyurulacaktır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. KOS 2.4. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Mevcut Durum : Birim teşkilat şemaları ile fonksiyonel görev dağılımına birim faaliyet raporlarında, idare teşkilat şeması ile fonksiyonel görev dağılımına da idare faaliyet raporunda her yıl gözden geçirilerek yer verilmektedir. KOS 2.5. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemiz ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekildedir. ÜNİVEİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI KOS 2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Mevcut Durum : Hassas görevler ile ilgili Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı çalışmalarına devam etmekte olup en kısa sürede tüm birimler için bu çalışma yapılacaktır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. KOS 2.7. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Mevcut Durum : Yöneticiler, hem ara kademe yöneticileri ile hem de kendileri birebir olarak izleme yapmaktadır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. 13

14 KOS 3: Personelin Yeterliliği ve Performansı İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS 3.1. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemizin gerekli nitelik ve sayıda personel ihtiyacının tespit çalışması her yıl yapılmaktadır. personel ihtiyaçlarını Personel Daire Başkanlığı ile koordineli çalışma sonucu belirlemekteler. Üniversitemizin mevcut personeli nitelik yönünden yeterli düzeyde iken nicelik açısından kurumun ihtiyacı bulunmaktadır. Ayrıca insan kaynakları yönetimi ile ilgili yıl içinde çeşitli hizmet içi eğitimler düzenlenmektedir. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. KOS 3.2. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Mevcut Durum : 2016 yılında yeterli sayıda hizmet içi eğitim düzenlenerek ilgili konularda yönetici ve personele bilgiler verilmektedir. KOS 3.3. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Mevcut Durum : İdari personelin görevlendirmeleri, eğitim durumları ve deneyimleri doğrultusunda yapılmaktadır. STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI KOS 3.4. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemizde personelin işe alınmasında personel mevzuatı hükümlerine göre hareket edilmekte, Devlet Personel Başkanlığı tarafından koordine edilen merkezi sınavlarla ve mevzuat hükümleri çerçevesinde personel istihdam edilmektedir. Personelin ilerleme ve görevde yükselmesi mevcut Görevde Yükselme Yönetmeliği hükümlerine göre yürütülmektedir. KOS 3.5. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Mevcut Durum : Her yıl Personel Daire Başkanlığı tarafından birimlerden istedikleri eğitim konularını talep edilerek, uygun görülen eğitimler gerçekleştirilmektedir. KOS 3.6. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Mevcut Durum : Üniversitemizde personelin yeterlilik ve performans değerlendirme çalışması yapılmamaktadır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. 14

15 KOS 3.7. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Mevcut Durum : Üniversitemizde personelin performansı sonucunda herhangi bir geliştirme eğitimi ve ödüllendirme mekanizması bulunmamaktadır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. KOS 3.8. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemiz idari ve akademik personelin atanma ve görevde yükselme ilkeleri mevcut olup, yazılı olarak birimlerimize bildirilmiştir. Ancak tüm personele iletişim araçlarıyla duyurulmamıştır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI KOS 4 : Yetki Devri İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KOS 4.1. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemizde iş akış şemalarımız hazırlanmış olup sorumlu kişiler belirlenerek tüm personele duyurulmuştur. KOS 4.2. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Mevcut Durum : Üniversitemizde yetki devirleri yasal mevzuat çerçevesinde yürütülmekte olup yetki devrine sınırlar yazılı şekilde belirlenerek web de yayınlanmıştır. KOS 4.3. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemizde yetki devirleri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olacak şekilde tasarlanmakta ve uygulanmaktadır. KOS 4.4. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemizde yetki devredilen personelin, görevin gerektirdiği bilgi deneyime ve yeteneğe sahip kişilerden seçilmesi benimsenmiştir. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. KOS 4.5. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemizde yetki devredilen ile yetkiyi devreden personel arasındaki bilgi akışı şifahi olarak sürdürülmekte ancak herhangi bir raporlamaya dayanmamaktadır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. DAİRE BANLIĞI 15

16 2- RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI RDS 5 : Planlama ve Programlama İdareler amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları faaliyet ve kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS 5.1. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Mevcut Durum : yıllarını kapsayan Üniversitemiz Stratejik Planı, katılımcı yöntemler kullanılarak hazırlanmıştır. RDS 5.2. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. Mevcut Durum : Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik ve Performans Programı Hazırlama Yönetmeliği hükümleri gereğince her yıl performans programı hazırlanmaktadır. RDS 5.3. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemiz bütçesi her yıl Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik ve Performans Programı Hazırlama Yönetmeliği hükümleri, Maliye Bakanlığınca yayımlanacak Bütçe Çağrısı ve eki Bütçe Hazırlama Rehberi, Devlet Planlama Müsteşarlığınca yayımlanacak olan Yatırım Genelgesi ve eki Yatırım Programı Hazırlama Rehberi hükümleri doğrultusunda hazırlanmaktadır. RDS 5.4. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Mevcut Durum : Yapılan faaliyetlerin mevzuata uygunluğu yöneticiler tarafından takip edilmektedir. Ancak faaliyetlerin stratejik plan ile uyumu kısmen yeterli olduğundan birimlerimize konu ile ilgili eğitim verilecektir. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. RDS 5.5. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Mevcut Durum : Birim yöneticileri tarafından, stratejik plan ve performans programlarıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygun uygun özel hedefler belirlenmemiştir. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. RDS 5.6. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Mevcut Durum : İdarenin performans hedefleri spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olarak stratejik planda tespit edilmiştir. 16

17 RDS 6 : Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI RDS 6.1. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Mevcut Durum : Üniversitemiz Stratejik Planının hazırlanması aşamasında GZFT (SWOT) analizi yapılmış ve Güçlü-Zayıf yönler ile Fırsatlar-Tehditler belirlenmiştir. Üniversitemizin amaç ve hedeflere yönelik risklerin tespit edilmesi yönünde bir çalışma yapılamamıştır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. RDS 6.2. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Mevcut Durum : Risklerin gerçekleşme olasılığı ve etkilerinin değerlendirilmesi konusunda üniversitemizde herhangi bir analiz çalışması yapılmamaktadır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. RDS 6.3. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Mevcut Durum : Risklere karşı alınacak önlemler konusunda öneriler ve bu önerilere ilişkin eylem planları oluşturulmamıştır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. BAŞKANLIĞI 3- KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI KFS 7: Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KFS 7.1. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Mevcut Durum : Gerçekleştirilen faaliyetlerin içerdiği riskler dikkate alınarak her birim tarafından iş akış şemaları oluşturulmuştur. KFS 7.2. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Mevcut Durum : İş akış şemalarında, her bir işlem daha önceki işlemlerin kontrolünü içerecek şekilde hazırlanmış olup her bir birimin web sayfasında yayınlanmıştır. KFS 7.3. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemizde taşınırlar, taşınır mal yönetmeliği gereğince yıl sonlarında sayımları ve kontrolleri yapılarak raporlanmakta ve anılan yönetmelik gereğince kişilerin kullanımına verilenler zimmetlenerek kişisel sorumluluk altına alınmıştır. Kasa, banka, 17

18 teminat mektubu gibi değerlerin kontrolleri muhasebe yönetmeliği hükümlerine göre yürütülmektedir. Taşınmazların kontrolleri de sorumlu birim olan Yapı İşleri Teknik Daire Başkanlığı uhdesinde yürütülmektedir. KFS 7.4. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemizde yapılan kontroller mevcut mevzuat dâhilinde yapılmakta olup herhangi bir maliyet analizi yapılmamaktadır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. KFS 8 : Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. AİRE BAŞKANLIĞI KFS 8.1. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Mevcut Durum : Üniversitemiz birimleri tarafından gerçekleştirilen her türlü faaliyet ve işlem için 2016 yılında iş akış şemaları oluşturulmuştur. KFS 8.2. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Mevcut Durum : İş akış şemalarımızda işin başlamasından, uygulanmasından ve sonuçlanmasına kadar tüm aşamalara yer verilmiştir. KFS 8.3. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemiz bazı birimlerinde prosedür ve dokümanlar mevzuata uygun ve kapsamlı şekilde düzenlenerek web sayfalarında yayınlanmıştır. imizce gerektiğinde dokümanların güncellemeleri yapılacaktır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. KFS 9: Görevler Ayrılığı Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. KFS 9.1. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Mevcut Durum : Üniversitemizde mevcut personel tarafından yürütülen işlerin her bir aşamasının farklı kişilerden oluşturulması sağlanmaya çalışılmaktadır. Buna göre satın alma süreçlerinde oluşturulan komisyonlarda farklı personel bulundurulması genel ilke olarak kabul edilmekte, yeterli personel bulunmaması durumunda farklı birimlerden personel temini yoluna da gidilmektedir. KFS 9.2. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemiz yöneticileri veya görevlendireceği kişiler personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla kontrol edecek, tespit ettiği hata ve usulsüzlüklerin 18

19 giderilmesi için söz konusu personele talimat verecek ve gerekli tedbirleri alacaktır. Sözlü olarak yapılmakta olup, sistemli ve yazılı bir şekilde yapılmamaktadır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. KFS 10. Hiyerarşik Kontroller Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. KFS Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemizde iş akış şemalarına göre süreç kontrolü yapılması benimsenmiştir. Her bir aşamadaki kontroller önceki süreçleri de kapsayacak şekilde yürütülmektedir. KFS Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Mevcut Durum : Üniversitemizde personelin iş ve işlemleri süreç kontrolü ve paraf yöntemiyle izlenmekte, iş ve işlemi onaylayan yöneticiler, yapılan bu kontroller sırasında tespit edilen hata ve usulsüzlükler geri bildirilerek düzeltme yoluna gitmektedirler. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. KFS 11: Faaliyetlerin liği İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KFS Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Mevcut Durum : Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılmaların olması durumunda rotasyon, alternatif personel gibi geçici çözüm yollarına gidilmekte olup sistemsel bir yöntem benimsenmemektedir. Yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri gibi durumlarda personelin intibakını sağlamak amacıyla ilgililere eğitim verme yoluna gidilmektedir. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. KFS Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Mevcut Durum : Üniversitemizde personel yetersizliği nedeniyle boş olan kadrolara vekalet müessesesi doğrultusunda usulüne uygun vekil atamaları yapılmaktadır. KFS Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemizde geçici veya sürekli olarak görevden ayrılan personelin yürüttüğü iş ve işlemlerin devrine ilişkin herhangi bir raporlama düzenlenmesi yoluna gidilmemekte bu devirler şifahi olarak yapılmaktadır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. KFS 12. Bilgi Sistemleri Kontrolleri İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. 19

20 AİRE BAŞKANLIĞI KFS Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Mevcut Durum : Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenliğini sağlamak üzere yeni nesil güvenlik duvarları ve antivirüs programları kullanılmaktadır. Yedekleme yazılımları ile önemli sistemlerin istenen periyodlarda yedekleri alınmaktadır. BİDB nca uyarlanan açık kaynak kodlu loglama yazılımıyla kullanıcı hareketleri kayıt altına alınmaktadır. Ayrıca Türkiye İletişim Başkanlığı(TİB) tarafından kullanıma sunulan Ip Log imzalayıcı yazılımı ile kullanıcı bazında kayıtlar alınmaktadır. Üniversitemiz Bilgi Güvenliği Yönergesi ile bilgi sistemlerinin güvenilirliği yazılı hale getirilmiştir. KFS Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemiz Bilgi Güvenliği Yönergesi ile yetkilendirmelerin yapılma usulü ve kontrolü belirlenmiştir. Ayrıca üniversitemiz harici bilgi sistemlerinde de ilgili olduğu mevzuat çerçevesinde yetkilendirmeler yapılmaktadır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. KFS İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. Mevcut Durum : Bilgiler etkin bir biçimde paylaşılması için gerekli yazılımlar geliştirilmiş, ilgili sonuçlar dijital raporlar halinde üst yöneticilere idari mekanizmaları geliştirmek üzere sunulmaktadır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. DAİRE BAŞKA NLIĞI 4- BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI BİS 13: Bilgi ve İletişim İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. BİS İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Mevcut Durum : İletişim ve geri bildirim için yöneticiler ve personel arasında birim içi e-posta grupları oluşturulmuştur. Bilgi İşlem Daire Başkanlığımızca geliştirilen yazılımlarla idareler arası bilgi etkileşimi sağlanmaktadır. Ayrıca bütünleşik web sistemi üzerinden de ilgili veri paylaşımları yapılmaktadır. BİS Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Mevcut Durum : Üniversitemizde bilgiye zamanında ulaşılabilmek için kütüphane ve internet kaynakları kullanılmaktadır. Ayrıca Üniversitemizde elektronik imza sistemi de kullanılmaya başlanmıştır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. 20

21 BİS Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemizde hazırlanan ve yayımlanan bilgilerin anlaşılabilirliği ve hazırlandığı zaman itibari ile de doğru ve güvenilirliği sağlanmaktadır. Ancak, güncellemeler sistemli şekilde her zaman yapılamamaktadır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. BİS Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Mevcut Durum : Yöneticiler ve ilgili personel bütçenin uygulanması ve kaynak kullanımına ilişkin bilgilere mevcut otomasyon sistemlerinden kolaylıkla ulaşabilmektedir. Yıl içindeki performans programı sonuçlarına 2017 yılı itibariyle NKU ESAS üzerinden ulaşabileceklerdir. BİS Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Mevcut Durum : Raporlama verilerine ulaşabilmek için Bilgi İşlem Daire Başkanlığı AVES (Akademik Veri Erişim Sistemi) ve ESAS (Elektronik Stratejik Analiz Sistemi) oluşturulmuştur. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. BİS Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Mevcut Durum : Üniversitemiz birimlerinin görev dağılımı çizelgeleri hazırlanmış olup en kısa sürede personele bildirilecektir. BİS İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemiz personel iletişim sisteminde öneri-şikayet kutuları, personel memnuniyet anket çalışmaları gibi yöntemler kullanılmamaktadır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. BİS 14. Raporlama İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BİS İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemizin amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ile performans programları stratejik plan ve faaliyet raporları ile web ortamında ve ilgili yerlere basılı olarak göndererek kamuoyuna açıklanmaktadır. BİS İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemiz bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklenti ve hedefler ile faaliyetleri gösteren Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu hazırlanarak her yıl Temmuz ayında Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının internet sitesinde yayımlanmaktadır. 21

22 BİS Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemizin her yıl Şubat ayı sonuna kadar düzenlenerek kamuoyuna duyurulan İdare Faaliyet Raporu idarenin faaliyet sonuçlarını ve değerlendirmelerini kapsamaktadır. BİS Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Mevcut Durum : Üniversitemizin yazılı bir şekilde yatay ve dikey raporlama ağı belirlenmemiştir. Birim ve birimlerde görevli personel, mevzuatın öngördüğü raporları yine mevzuatın belirlediği sürelerde düzenlemektedir. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. DAİRE BAŞKANLIĞI BİS 15: Kayıt ve Dosyalama Sistemi İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. BİS Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemizde mevcut kayıt ve dosyalama sistemi gözden geçirilerek, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsaması hususunda EBYS'ye (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) geçilmiştir. BİS Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemizde mevcut kayıt ve dosyalama sisteminde; Üniversitemiz iş, işlem ve faaliyetlerinin gözden geçirilmesi, denetlenmesi, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olması bakımından gerekli çalışmalar yapılarak EBYS'ye geçilmiştir. BİS Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemizde EBYS sistemi ve e-postaların Gmaile geçişi ile mevcut kayıt ve dosyalama sisteminde, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlayacak iyileştirmeler yapılmış bulunmaktadır. BİS Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemizde kayıt ve dosyalama, Başbakanlıkça belirlenen standart dosya planına ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak yapılmaktadır. BİS Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. Mevcut Durum : Üniversitemizde gelen ve giden evrakın zamanında kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması ve bir sistem dahilinde arşivlenerek saklanması amacıyla EBYS'ye geçilmiştir. 22

23 BİS İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. Mevcut Durum : Üniversitemizde etkin bir arşiv sistemi için her birimin bünyesinde fiziki birim arşivleri oluşturulmuştur. Ayrıca EBYS ile elektronik kurum arşivimizi de güçlendirmiş bulunmaktayız. BİS 16. Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Mevcut Durum : Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi mevzuattaki müracaat ve şikâyet kurallarına göre yapılmaktadır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. BİS Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Mevcut Durum : Yöneticiler, tespit edilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar için ilgili mevzuat hükümlerine göre işlem yapmaktadır. BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. Mevcut Durum : Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelin bu bildiriminden dolayı kendisine yönelik herhangi bir olumsuz muamele yapılmamaktadır. Ancak kuralları yazılı olarak belirlenerek bildirim yapılmamıştır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. ELİŞTİRME E BA KANLIĞI 5- İZLEME STANDARTLARI İS 17: İç Kontrolün Değerlendirilmesi İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İS İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. Mevcut Durum : Üniversitemizde iç kontrol sistemi kurulma çalışmaları devam etmektedir yılı revize çalışmaları kapsamında Eylem Planı Hazırlama Grubu ile İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu yeniden oluşturulmuştur. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. İS İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. Mevcut Durum : Mevcut bir süreç ve yöntem bulunmamaktadır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. 23

24 İS İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. Mevcut Durum : İç kontrolün değerlendirilmesinde sürekli izleme ve anket gibi çalışmalar yapılamadığından tüm birimlerimizin katılımı sağlanamamıştır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. İS İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. Mevcut Durum : İç kontrol değerlendirilmesinde bize ulaşan talep ve şikayetlerin dikkate alınmaya çalışılmaktadır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. İS İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. Mevcut Durum : İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenerek uygulanmaya çalışılmaktadır. Değerlendirme : Mevcut durum genel şartı sağlamaya kısmen yeterlidir. İS 18 : İç Denetim İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. Mevcut Durum : İç denetim birimi oluşturulmadığı ve iç denetçi ataması yapılmadığından dolayı bu standardın sağlanması şimdilik mümkün değildir. Gelecek döneme bırakılmıştır. 24

25 NAMIK KEMAL ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI Standart Kod No KOS1 KOS 1.1 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Mevcut Durum Kısmen Yeterlidir. 1- KONTROL ORTAMI Eylem Kod No KOS Öngörülen Eylem veya Eylemler İç kontrol sistemi ve işleyişi hakkında bilgilendirme faaliyetleri (eğitim, seminer, el kitabı, web vs.) yapılmakta ve yapılmaya devam edilecektir. Sorumlu Birim veya Çalışma Grubu Üyeleri Strateji Gel.Dai.Başk. İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Eğitim, Seminer, El Kitabı Tamamla nma Tarihi Açıklama Üniversitemizde iç kontrol ile ilgili 2016 yılında da bilgilendirme faaliyetleri yapılmış olup personel ve yöneticiler eylem standartları için kendilerinden istenen verileri hazırlayarak sürece dâhil edilmiştir. KOS 1.2 KOS 1.3 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Kısmen Yeterlidir. Kısmen Yeterlidir. KOS KOS Yöneticilerin, iç kontrol sisteminin ilkelerini benimsemeleri ve iç kontrol sisteminin uygulanmasında, sorumlulukları çerçevesinde, mesleki değerlere, dürüst yönetim anlayışına sahip hareket etmeleri için bilgilendirme toplantıları düzenlenecek. Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikte yer alan Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesinin personele duyurulması ve imzalatılması sağlanacaktır. Üst Yönetici, Yöneticiler Personel Daire Başk. Eğitim, Toplantı, Seminer Etik Sözleşmesi Üniversitemizde 2016 yılında yöneticilerin iç kontrolü benimsemesi için belirli periyodlarda toplantılar gerçekleştirilmiştir. Etik kurallar genel hatlarıyla bilinmekte fakat etik yönetmeliği üniversiteleri istisna tuttuğu için kurumumuz etik sözleşmesi imzalamamıştır. 25

26 KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Stratejik plan çerçevesinde belirlenen amaç ve hedeflerle ilgili periyodik olarak faaliyet raporu hazırlanmakta ve çeşitli iletişim araçlarıyla kamuoyuna duyurulmaktadır. Faaliyet raporunun hazırlanarak kamuoyuna duyurulması yeterlidir, yeni bir eyleme gerek yoktur. KOS 1.5 İdare personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. Kısmen Yeterlidir. KOS KOS Yöneticilerin personele, personelin hizmet alanlara adil ve eşit davranmalarını geliştirmek için eğitim verilecek ve bilgilendirme faaliyetleri yürütülecektir. Özdeğerlendirme ve anket çalışmaları yapılarak personelin ve paydaşlarımızın görüş ve düşünceleri alınacaktır. Personel Dai.Başk. Personel Dai.Başk. Eğitim 2016 yılında gerçekleştirilen eğitimler ile yöneticilere bu konuda bilgiler verilmiştir. Ayrıca iç paydaşlarımıza yönelik Anket Yılda Bir Kez anket çalışması devam etmektedir. KOS 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Her yıl yayınlanan İdare Faaliyet Raporunun ekinde yer alan İç Kontrol Güvence Beyanı üst yönetici tarafından imzalanmaktadır. İdare Faaliyet Raporunun ekinde yer alan İç Kontrol Güvence Beyanının üst yönetici tarafından imzalanması yeterli olup, yeni bir eyleme gerek yoktur. KOS2 Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. 26

27 KOS 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Kurum misyonu stratejik plan ve faaliyet raporunda yer almış, stratejik plan ve faaliyet raporu ilgili kamu kurum /kuruluşlarına ve kurum içi birimlere dağıtılmış ve web sayfasında duyurulmuştur. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmiş, stratejik plan ve faaliyet raporunda yer verilmiş ve web sayfasında yayınlamış olması yeterlidir. KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. in görevleri web sayfalarında yer alan yönergelerinde yer almaktadır. in görevlerinin web sayfasında yayınlanması yeterli olup başka bir eyleme gerek yoktur. KOS 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Kısmen Yeterlidir. KOS Birim ve alt birimlerde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulacak, personele yazılı olarak bildirilecektir. Gen.Sek./ Strateji Gel.Dai. Başk./ Pers. Dai.Başk. Personel Görev Çizelgesi Üniversitemizde görev dağılımları hazırlanmış olup yıl bitmeden web sayfasında yayınlanmış olacaktır. KOS 2.4 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Birim teşkilat şemaları ile fonksiyonel görev dağılımına birim faaliyet raporlarında, idare teşkilat şeması ile fonksiyonel görev dağılımına da idare faaliyet raporunda her yıl gözden geçirilerek yer verilmektedir. Mevcut durum yeterli olup başka eyleme gerek duyulmamaktadır. 27