PROJE YÖNETİMİ İÇİNDE SÖZLEŞME YÖNETİMİ (DERS-10)

Transkript

1 İNŞAAT PROJELERİNDE SÖZLEŞME VE TALEP YÖNETİMİ INS5807 PROJE YÖNETİMİ İÇİNDE SÖZLEŞME YÖNETİMİ (DERS-10) Doç. Dr. Deniz Güney Y. Mimar Vedat Akan 18 Aralık ANAHTAR KELİMELER Proje Proje Yönetimi Sözleşme Sözleşme Yönetimi İnşaat (Yapım) Maliyet Süre Kalite Güvenlik 1

2 ANAHTAR KELİMELER Proje Proje Yönetimi Sözleşme Sözleşme Yönetimi İnşaat (Yapım) Maliyet Süre Kalite Güvenlik İÇİNDEKİLER 1. ÖNSÖZ 2. GİRİŞ 3. PROJE ALT- YÖNETİMLERİ 4. PROJE EVRELERİ 5. MATRİKS 2

3 ÖNSÖZ Sözleşme yönetimi proje süreci içinde proje yönetiminin çok önemli bir parçasıdır. Sözleşme yönetiminin proje yönetimi içindeki yerleri ve kesişme (çakışma) noktaları bu son dersimizde hep birlikte belirlenecektir. GİRİŞ Proje yönetiminin amacı projelerin başarıya ulaşmasını sağlayacak yönetim planlarını oluşturmak ve farklı disiplinlerdeki bileşenlerin koordinasyonunu sağlamaktır. Bu kapsamda projelerin maliyetlerinin yönetilmeleri, zaman kontrol sistemleri kurulması, belirlenen kalite hedeflerine ulaşılması, sözleşmeler doğrultusunda ilerlenmesi ve güvenli bir şekilde tamamlanması için yapılacak olan faaliyetlerin tümü proje yönetimi olarak tanımlanabilir. 3

4 PROJELERİN ALT-YÖNETİMLERİ A. İnşaat (yapım) yönetimi (Genel) B. Maliyet yönetimi C. Süre yönetimi D. Kalite yönetimi E. Sözleşme yönetimi F. Güvenlik yönetimi PROJELERİN EVRELERİ 1. Ön tasarım evresi 2. Tasarım evresi 3. Tedarik (ihale ve satınalma) evresi 4. Yapım (inşaat) evresi 5. Yapım sonrası evre 4

5 EVRELER VE ALT-YÖNETİMLER MATRİKSİ Evreler: İnşaat Yönetimi (A) Maliyet Yönetimi (B) Süre Yönetimi (C) Kalite Yönetimi (D) Sözleşme Yönetimi (E) Güvenlik Yönetimi (F) Ön tasarım (1) A-1 B-1 C-1 D-1 E-1 F-1 Tasarım (2) A-2 B-2 C-2 D-2 E-2 F-2 Tedarik (3) A-3 B-3 C-3 D-3 E-3 F-3 Yapım (4) A-4 B-4 C-4 D-4 E-4 F-4 Yapım sonrası (5) A-5 B-5 C-5 D-5 E-5 F-5 E-1 Ön tasarım evresine neler yapılmalıdır? İletişim Prosedürleri: Sözleşme yöneticisi, tasarımcı tarafından işverenin onayına sunulanların akışını kaydetme ve denetleme konusunda prosedürler geliştirmeli ve proje (tasarım+yapım) süresince işveren, tasarımcı ve yüklenici(ler) arasında bilgi alışverişini sağlayacak iletişim sistem ve prosedürlerini oluşturmalıdır. 5

6 E-2 Tasarım evresinde neler yapılmalıdır? Hedef: Bu proje evresinin hedefi, işverenin belirlediği bütçe, nitelik (kalite) ve zaman gereksinimi göz önüne alınarak, yerel piyasada rekabet koşullarına uygun teklifler sağlayacak ekonomik bir projenin tüm dokümantasyonunun hazırlanmasına destek olmaktır. E-2 Tasarım Evresinin Gelişimi: Sözleşme yöneticisi, tasarım evresi boyunca, tasarımın ilerlemesi ile ilgili proje ekibinin tüm üyelerine bilgi akışı sağlayan bir sistem kurmalı ve kullanmalıdır. Sözleşme yöneticisi, proje hedefleri karşısında beklenen veya mevcut kısıtlar konusunda, ekip üyelerini bilgilendirmeli ve alınacak önlemler konusunda yazılı önerilerde bulunmalıdır. 6

7 E-2 Tasarım İnceleme Toplantıları: Sözleşme yöneticisi, tasarımların incelenmesini hızlandırmak için açıklamaların ve işveren onaylarının akışını sağlamalıdır. Açıklamalar yazılı biçimde derlenmeli ve toplantı tutanaklarının gereği gibi dağıtımı sağlanmalıdır. E-2 İş Programı İzleme (Durum) Raporu: Sözleşme yöneticisi, master ve ara hedefler iş programlarının hazırlanmasından sonra iş programı izleme raporuna yönelmelidir. Bu raporun amacı, iş programı izlemek ve özellikle kritik tarihleri göz önüne alarak planlanan ve gerçekleşen gelişmeleri karşılaştırmaktır. Bu rapor aylık aralıklar ile hazırlanmalıdır. İş programı izleme raporu objektif olmalı, gecikmelerin giderilmesi, asıl veya daha sonra revize edilmiş plan, değişiklikleri gösterme konusundaki önerileri içermelidir. Bu rapor, projenin (tasarımın) mevcut çalışma koşulları ile projeksiyonlarını zamanında doğru ve eksiksiz biçimde göstermelidir. 7

8 E-2 Proje Maliyet Raporu: Sözleşme yöneticisi, gerçekleşen ve tüm proje maliyet tahminlerini proje bütçesi ile karşılaştırma olanağı veren bir proje maliyet raporu hazırlatmalıdır. Başlangıçtaki proje maliyetleri daha ziyade tahmini (yaklaşık) niteliktedir. Bunlar projenin tasarım, yapım (inşaat) ve fiili maliyetlerinin saptanmasından sonra gerçekçi olurlar. Tasarım geliştirmenin ve tasarım ekibi üyelerinin tasarım kapsamında yaptığı değişikliklerin yarattığı bütçe sapmaları karşılaştırma tablolarının üzerine sürekli biçimde kaydedilmelidir. E-2 Devam: İnşaat proje yönetim planında veya bunun orijinal (ilk) biçiminde ortaya çıkan küçük sapmalar proje toplantılarında dikkate alınmalıdır. Süreyi (zamanı) ve/veya maliyeti (bütçeyi) etkileyen büyük sapmalar için ek bütçe düzenlenmelidir. Maliyet raporunda öngörülen yaklaşık (tahmini) maliyet, tasarım (proje) ve yapım (inşaat) bütçeleri ile karşılaştırılmalıdır. 8

9 E-3 Tedarik* evresinde neler yapılmalıdır? Hedef: Bu evrenin hedefi, her iş (sözleşme) için kaliteli, uygun fiyatlı, istekli ve gereken (öngörülen) sürelerde işi yapabilecek teklif sahiplerinin belirlenmesine yardımcı olmaktır. (*) İhale ve satınalma E-3 Teklif Sahiplerinin Nitelikleri: Teklif sahiplerini gereken biçimde değerlendirmeden önce, sözleşme yöneticisi, proje ile ilgili her sözleşme için iş kalemlerinin dökümünü çıkartmalıdır. Bu dökümde tasarım bilgileri, iş programı ve yerel sözleşme uygulamaları dikkate alınmalıdır. Kapsam belirlemede teknik inceleme, onay, teklif verme, değerlendirme ve ihale gibi iş programları ile ilgili anahtar tarihler saptanmalıdır. Sözleşme yöneticisi, teklif sahipleri listesi oluşturulur iken ilan veya teklif vermeye çağrı (davet) ile sözleşmede kullanılacak ihale dosyasını hazırlayarak işverene onaylatmalıdır. 9

10 E-3 Teklif Sahipleri Listesinin Oluşturulması: Sözleşme yöneticisi, olası teklif sahipleri listesinin hazırlanması ve değerlendirme ölçütlerinin (kriterlerinin) belirlenmesinde, işverene yardım etmelidir. Teklif verme, işverenin isteğine göre, ilgilenen tüm teklif sahiplerine ya da sadece ölçütlere uygunluğu edilenlere açık olabilir. Her ilgilenenin teklifine açık projelerde, sözleşme yöneticisi teklifleri uygun fiyat, teklif sahibinin finansman gücü dahil işi yapabilme yeterliliği açısından değerlendirmelidir. E-3 Devam: Belirli istekliler arasındaki (sınırlı) ihalelerde, sözleşme yöneticisi işveren ve tasarımcıya danışarak teklif sahibi seçimi için ölçütler geliştirmelidir. Bazı tasarım elemanları ve iş paketleri açısından, bu çalışmaların yüklenici seçiminin önem taşıdığı tasarım evresinde (2. Evre) yapılması daha uygundur. 10

11 E-3 Tanıtım (Teklife Davet) Kampanyası: Sözleşme yöneticisi, azami sayıda kaliteli teklif sahibinin ilgisini çekmek için telefon ya da diğer iletişim yolları ile (e-posta, faks, posta, vb.) bir kampanya başlatmalıdır. Teklif sahiplerinden gelen bilgiler düzenli biçimde kaydedilmeli ve teklif vereceklerin listesinin hazırlanmasında yararlanılan diğer veriler ile birlikte işverene sunulmalıdır. E-3 Duyuru ve İlanlar: İşveren, sınırlı ihale yerine herkese açık ihale ister ise duyuru ve ilanlara gereksinim olacaktır. Sözleşme yöneticisi, bu duyuruların hazırlanması ve nerelere konulacağı konusunda işverene yardımcı olmalıdır. Bu duyurular genellikle, inşaat piyasasına hitap eden gazete ve dergilere verilirler. İlgilenen teklif sahiplerine başvuru için yeterli süre tanınmalıdır. 11

12 E-3 Devam: Duyurular işin kapsamını, programını ve teklif (ihale) dosyasının alınabilmesi konusunda gereken adımları açıkça ortaya koymalıdır. Duyurularda kullanılması gereken prosedür, büyük özen gösterilerek izlenmelidir. İhalelerde özgün duyuru koşullarına uymaya özen gösterilmelidir. E-3 Teklif (İhale) Dosyalarının Teslimi: Sözleşme yöneticisi, ihale (teklif) dosyasının dağıtımını, tasarımcı ile işbirliği yaparak yürütmelidir. Sözleşme yöneticisi, ilgili tüm yüklenicilerin bu dokümanları alıp almadığını denetlemeli ve dağıtılan evraklar ile ilgili hareketlerin kaydını tutmalıdır. 12

13 E-3 Teklif Sahiplerine Bilgi Verilmesi Sözleşme yöneticisi, ihale (teklif) sahiplerinin sorularına yanıt verebilmek ve öngörülen teklif verme döneminde zeyilnamelerin gecikmesiz yayınlanması konusunda prosedürler geliştirmeli ve ihale süreci ile ilgili koordinasyonu (eşgüdümü) sağlamalıdır. Başta sözleşme yöneticisi olmak üzere ihale ile ilgili tüm kişiler, yayınlanan zeyilnamelerin içerikleri hakkında tam bilgi olmalı ve zeyilnamelerin içeriklerini onaylamış bulunmalıdırlar. E-3 Zeyilnameler: Sözleşme yöneticisi, zeyilnameleri incelemeli ve yayınlanmasında ihale (teklif) dosyasındaki gibi eşgüdümü sağlamalıdır. Teklif verecek olanlar, bunlardan zamanında haberdar edilmeli ve zeyilnameler, kendilerine inceleme ve yanıtlama konusunda gerekli zaman kalacak biçimde ulaştırılmalıdır. 13

14 E-3 Teklif Öncesi Konferans: Sözleşme yöneticisi ihale öncesi konferansların düzenlenmesinden ve yönetiminden sorumlu tutulmalıdır. Bu konferansları amacı katılımcılara, proje ile ilgili iş programları, şantiyeye erişim, zaman kısıtları, işverenin yönetsel koşulları ve proje üzerinde teknik bilgiler vermektir. Sözleşme yöneticisi konferansta, tasarımcı ile birlikte teklif sahiplerinin sorularını almalı ve bunları, tekliflerin alınmasından önce yazılı olarak yanıtlamalıdır. E-3 Devam: Toplantının tutanakları hazırlanmalı ve tüm teklif sahiplerine resmen sunulmalıdır. Sözleşme yöneticisi teklif sahiplerinin saha koşul ve kısıtları konusunda doğrudan bilgi sahibi olmasını sağlamak amacı ile, konferansın bir parçası olarak, sahaya gezi düzenlemelidir. 14

15 E-3 Tekliflerin Açılması ve Değerlendirilmesi: Teklifler, teklif şartnamesinde belirtildiği gibi açılmalıdır. Mühürlü ve açılmamış teklifler, sıkı güvenlik altında saklanmalıdır. Sözleşme yöneticisi, tekliflerin alındığı zamanın resmi bir prosedür ile kaydedilmesinde, işverene yardımcı olmalıdır. Teklifler saptanan zamanda açılmalı ve teklif formu benzeri bir teklif karşılaştırma formuna kaydedilmelidir. Sözleşme yöneticisi teklifleri, eksiksiz, ihtiyaca cevap veren ve fiyat yönünden değerlendirmede işverene yardımcı olmalıdır. E-3 Devam: Sözleşme yöneticisi bu değerlendirmeyi tasarımcıdan istenebilecek teknik inceleme ile koordine etmelidir. Tekliflerin açıklanması veya dışlanması, işverenin yararı doğrultusunda, sözleşme yöneticisi tarafından yapılmalıdır. Erken gelen teklifler, belirlenmiş olan zamandan önce açılmamalı, geç gelenler ise açılmadan ve usulüne uygun biçimde geri verilmelidir. İhalenin verilmesinde sözleşme yöneticisinin yaptığı her öneri yazılı olmalı ve buna, işverenin kullanımı açısından karar gerekçeleri, teklif kopyası ve karşılaştırmaları eklenmelidir. 15

16 E-3 İhale Öncesi Görüşme: Sözleşme yöneticisi, ihalenin verileceği teklif sahibi ile ihale öncesi sözleşme üzerinde görüşmelidir. Bu görüşmenin amacı, proje kapsamının tam anlaşılmasından emin olmak ve teklif sahibinin vermiş olabileceği teklif seçeneklerini kendisi ile tartışmaktır. Sözleşme yöneticisi aldığı teklifte bir hata bulunmadığını doğrulamalı ve teklif sahibini ruhsat koşulları, gereken sigorta evrakı, işgücü beyanları, kalite sorunları ve sözleşme evrakındaki özel koşullar üzerinde bilgilendirmelidir. E-3 Yapım Sözleşmeleri: İhalelerinin ve dolayısı ile ilgili teklif sahiplerinin işveren tarafından onaylanması üzerine sözleşme yöneticisi işverenin istemiş olması durumunda- kendisine yapım sözleşmelerinin uygulanmasında yardım etmelidir. 16

17 E-3 İşe Başlama Emri: Sözleşme yöneticisi işveren adına işe başlama emri verdirmelidir. E-3 İş Programını İzleme Raporu: Sözleşme yöneticisinin iş programını izleme raporu, yönetim planındaki teklif tarihini gerçekleşen ile karşılaştırmalıdır. Gerçekleşen tarihler ciddi sonuçlar yaratıyor veya yaratacak nitelikte ise, bunların neden ve etkileri bu raporda açıklanmalıdır. Bazı projelerde, iş programını izleme raporu, yapım (inşat) iş programı raporu ile birleştirlmektedir. 17

18 E-3 Proje Maliyet Raporu: Sözleşme yöneticisi bu raporu, her sözleşmenin bütçe rakamlarını fiili teklif fiyatları ile karşılaştırmak amacı ile güncellenmelidir. Rapora fiili fiyatların etkisini gösteren bir analiz de eklenmelidir. Böylece takım üyeleri, yönetim planının bütçesi ile, fiili maliyet rakamlarını karşılaştırabilirler. E-3 Nakit Akışı Raporları: Bu rapor, bütçelenen değil, gerçekleşen verilere dayalı olduğu için, beklenen harcamaların, proje maliyet raporundan daha doğru olmasını sağlamaktadır. İşveren daha uzun dönemlerde sunulmasını istemedikçe, sözleşme yöneticisi bu raporları aylık olarak hazırlamaktadır. 18

19 E-4 Yapım evresinde neler yapılmalıdır? Hedef: Bu evrede hedef, işin kapsamı, maliyeti, kalitesi ve süresi konusunda işveren istekleri yapım sürecini, profesyonel planlama ve uygulama ile daha etkin ve hızlı kılmaktır. E-4 Yapım Öncesi Bilgilendirme Konferansı: Sözleşme yöneticisi uygulama ve diğer gerekli rapor prosedürlerinin incelenmesi için, ihaleyi alan yüklenici yararına takım üyeleri ile bir toplantı düzenlemelidir. Sözleşme yöneticisi, bir gündem hazırlayarak, şantiyede yükleniciler işe başlamadan önce, bu toplantıyı düzenleyip yönetmelidir. Toplantıda tutanak hazırlanarak tüm taraflara dağıtılmalıdır. 19

20 E-4 İşverenin Satın Aldığı Malzeme ve Donatıların Tahsisi: Sözleşme yöneticisi, işverenin satın aldığı malzeme ve donatının yüklenicilere aktarılması konusunda yardımcı olmalıdır. Bu donatı montajdan sorumlu yükleniciye tahsis edilmeli, veya adına ruhsat alınmalıdır. E-4 Ruhsatlar, Sigortalar, İşgücü Taahhüdü ve Güvenceler: Sözleşme yöneticisi, yüklenicilerin gereken yapı ruhsatlarını, sigorta poliçelerini, işgücü taahhütlerini ve parasal güvenceleri sağlamasında gelişmeleri izlemelidir. 20

21 E-4 Şantiye İletişim Prosedürleri: Proje yönetim takımı, yapım evresi boyunca, etkin ve gecikmesiz (hızlı) çalışmalıdır. Sözleşme yöneticisi, şantiyede kullanmak üzere İletişim Planı adı altında iletişim prosedürlerini hazırlamalıdır. İletişim planında bulunması gerekenler: Adres Rehberi İletişim akış şeması Yüklenici yazışma dosyası Sorumluluk ve yetki zinciri E-4 Devam: Onaya sunum akış şeması ve kayıt defteri Değişiklik emirleri Koordinasyon toplantıları Kalite güvence/kalite kontrol Uygulama çizimleri Talimat ve raporlar Maliyet ve iş programı performans verileri... 21

22 E-4 Şantiye Toplantıları: Sözleşme yöneticisi, yapım çalışmalarını etkin biçimde yönetebilmek için, kendisinin, yüklenici şantiye üst düzey personelinin, tasarımcının ve gerektiğinde işverenin katıldığı düzenli toplantılar organize etmeli ve yönetmelidir. Bu toplantıların amaçları şunlardır: Yüklenicilerin orta ve uzun dönem planlarını tartışmak, Yüklenicilerin ya da yükleniciler arasında meydana gelen iş programları / eşgüdüm sorunlarını tartışarak çözüme kavuşturmak, Devam: E-4 Yüklenicilerin tasarımcıya yönelik sorularının yanıtlanması ve açıklanmasını sağlamak ve/veya bu işlevin zamanında yerine getirilmesi için gereken talimatı vermek, Aylık hakedişleri inceleyerek onaylamak, Uzun süreli tedariklerde eşgüdümü sağlamak, Diğer sorunlara çözüm üretmek. Tartışma ve çözümlerin tam anlamı ile yararlı olması için bu toplantıların tutanakları zamanında dağıtılmalıdır. Bireysel yüklenici toplantıları ile ilgili tutanaklar, takım üyelerine dağıtılmalıdır. 22

23 E-4 Sözleşme Dosyası Prosedürleri: Sözleşme yöneticisi, tüm taraflara, projedeki sorumluluklarının önemine ilişkin dokümanları dağıtmalıdır. Sözleşme yöneticisi, aşağıdakilerin sağlanması, saklanması ve dağıtılması konusunda bir kayıt sistemi oluşturmalıdır. Kaydı tutulması gereken bilgiler aşağıdadır: Sözleşme dosyası (dokümnları) Yüklenici bilgi alma istekleri (soruları) İşveren talimatları E-4 Devam: Tasarımcı talimatları Onaya sunulanlar ve onaylananlar Değişen koşullar Talepler Toplantı tutanakları Proje ile ilgili periyodik raporlar Günlük şantiye raporları Hakediş talepleri Fotoğraflar 23

24 E-4 Şantiye Raporları: Sahadan sorumlu takım elemanları tarafından proje çalışmaları ile ilgili olarak, en az aşağıdaki bilgileri içeren günlük raporlar hazırlanmalıdır: Hava durumu Çalışan yükleniciler ve her yüklenicide çalışan işçi sayısı Ziyaretçiler Getirilen önemli malzemeler ve donatılar E-4 Devam: Her yüklenicinin yaptığı çalışmaların genel açıklaması ve ortay çıkan özgün sorunların irdelenmesi, bunların çözümü ya da çözülmesi konusunda verilen talimatlar Projedeki fiili ya da olası gecikmeler Yüklenicinin şantiyedeki donatıları ve bunların kullanım miktarı (dereceleri) 24

25 E-4 Kalitenin Denetlenmesi: Sözleşme yöneticisi, kalite kontrolü için gerekli prosedürleri hazırlatarak uygulanmasını sağlamalıdır. İnşaat proje yönetim sistemi içinde yürütülen kalite denetimi, takımın ortak çabası olmalı ve kaliteden herkes sorumlu olmalıdır. Her yüklenici yaptığı işin kalitesinden bizzat sorumludur. Her yükleniciden kalite koşullarını nasıl yerine getireceğini yazılı olarak açıklayan bir kalite kontrol programı istenmelidir. Devam: E-4 Sözleşme koşullarını yerine getirmek için her programın şartnamelerinde zorunlu teftişler, test veya prosedürler bulunmalıdır. Bazı sözleşmelerde kalite kontrol programları çok ayrıntılı ve karmaşıktır. Bazı sözleşmelerde ise programlar, yüklenicinin teknik şartnamelerde belirtilen prosedürlere uyması isteğini dile getiren ifadeler ile yetinilmektedir. Bu program uygulanır iken, sözleşme yöneticisi sözleşme (ihale) dosyasında belirtilen işveren gereksinimlerinin yerine getirilmesinde adil ve tarafsız olmalıdır. 25

26 E-4 Sözleşmeye Aykırı İşler: Yüklenicilerden birinin sözleşme maddelerine aykırı bir iş yaptığını gören sözleşme yöneticisi aşağıdaki konuları yerine getirmelidir: Uygun olmayan işi yükleniciye duyurarak, hatanın düzeltilmesi olanağını (yolunu) araştırmalıdır, İşvereni ve tasarımcıyı bilgilendirmelidir, Tasarımcının katkısı ile işin yıkıp yaparak mı, onararak mı, yoksa nefaset indirimi ile kabul edilerek mi düzeltilebileceğini belirlemelidir. E-4 Devam: Sözleşmeye uygun olmayan iş için yükleniciye hakediş ödenmesini (tahakkuk) işverene önermemelidir. Doyurucu çözüme ulaşılana kadar işi takip etmelidir. Hatanın anında belirlenmesinden ziyade, ne yapılacağına karar vermek daha önemlidir. Çözüm geciktikçe, projeye olan etkisinin maliyeti daha da artmaktadır. Boz ve yeniden yap, Onar, Olduğu gibi kabul et gibi çözüm yollarının derhal analiz ve fiyatlandırması yapılarak karar, ödeme koşulları ile birlikte yükleniciye tebliğ edilmelidir. 26

27 E-4 İş Güvenliği: Her sözleşmede, iş güvenliği programının geliştirilip uygulanması, işgücü ile birlikte, inşaat yöntem ve araçlarını doğrudan kontrol eden yükleniciye aittir. Sözleşme yöneticisi,her yüklenicinin bir programı olup olmadığını ve programların koordine edilip edilmediğini denetlemekten sorumlu olabilir. Ancak, sözleşme yöneticisi, yüklenicinin iş güvenliği programlarını uygulaması veya bunlara uymasından sorumlu olmamalıdır. E-4 Değişiklik Emirleri ile İlgili Raporlar: Tüm değişiklik emirleri, yapılan işlemleri ve mevcut durumu yansıtmak üzere hazırlanan genel iş değişiklik emirleri raporunda yer almaktadır. Aylık olarak hazırlanabilen bu raporda, değişikliklerin ilk ve mevcut inşaat bütçesi ve master (ana) iş programı üzerindeki etkilerine yer verilebilir. İşverenin onayladığı ve beklenen değişikliler, takım üyelerinin projenin son maliyet durumunu tam öğrenebilecekleri biçimde yazılmalıdır. 27

28 E-4 Devam: Değişiklik emirleri ile ilgili işlerin hızla gerçekleştirilmesi, ek ödeme (tazminat) taleplerinin ortaya çıkmasını engeller. İşteki değişiklikler ile ilgili kararlar, zamanında alınmalıdır. Bu çalışma yöntemi yükleniciler arasında eşgüdümü ve işverenin bilgilendirilmesini sağlamaktadır. E-4 Emanet İşler: Sözleşme yöneticisi, işverenin isteği üzerine sözleşmede fiyatı bulunmayan işlerin ek ödeme veya değişiklik isteği durumunda fiyatlandırılması amacı ile, kullanılan işgücü, malzeme ve donatı harcamalarının maliyetini kaydetmelidir. Maliyet hesabı veya fatura kontrolu için süre ve malzeme nin veya maliyet+kar işerin eksiksiz ve doğru kayıtları tutulmalıdır. 28

29 E-4 Devam: Yüklenicilerden yaptıkları işler için satın aldıkları veya yeniledikleri tüm malzeme ve donatıyı gösteren günlük raporlarını onay ve kayıt amacı ile sözleşme yöneticisine sunmaları istenmelidir. (Sözleşme yöneticisi tarafından da onaylanan bu evrak, yüklenicinin yapmış olduğu iş karşılığı veya geçici hakediş talebinin eki niteliğindedir) E-4 Nakit Akış Projeksiyon Raporu: Sözleşme yöneticisi bir nakit akış rapor düzeni kurdurmalıdır. Bu sistem harcamalardaki büyük değişimlere zamanında tepki vermeli ve bunu işverenin bilgisine sunmalıdır. Sistem, iş programı ve işin çapındaki değişikliklere duyarlı olmalıdır. Raporlar en az bir (1) aylık aralıklar ile hazırlanmalıdır. 29

30 E-4 Hakediş Ödemeleri: Sözleşme yöneticisi, sözleşmeye uygun (kabul edilebilen) işler karşılığında, yükleniciler gecikmesiz ödeme yapılmasını sağlayacak bir düzen kurmalıdır. Bu düzen (sistem), işverenin amaçları ve koşulları ile tutarlı olmalıdır. Sistem, yükleniciler hakediş taleplerini kısa sürede sonuçlandırmak açısından, gerekli form ve evrakı uygun bir hesap düzeni (maliyet kalemleri dökümü) ile birlikte tanıtmalıdır. E-4 Yapım Evresi Raporları: Sözleşme yöneticisi, ihale öncesi evrede hazırlayıp sunduğu raporları sürdürmelidir. Bu raporlar şunlar olabilir: İş programı izleme raporları Proje maliyeti izleme raporları Nakit akışı projeksiyon raporları Yapım (inşaat) iş programı raporları Hakediş raporları 30

31 E-4 Devam: Burada önemli olan konu, iletişimin sürekli (kesintisiz) olmasıdır. Sözleşme yöneticisi eldeki bilgileri, takımın diğer üyeleri ile birlikte incelemeli ve bir önceki slayttaki raporlar her ay güncellenmelidir. E-4 Sorun Raporları: İnşaat yönetim planında öngörülmemiş olup, bu plana olan (olumsuz) etkileri gösteren ve işverenin incelenmesi için hazırlanan bir metindir. Sözleşme yöneticisi, projeyi tüm açılardan izlemeli ve bu evrede ortaya çıkan sorunlara derhal tepki vermeyi kolaylaştırmak için, bunları takım arkadaşlarına iletmelidir. 31

32 E-4 Özel Kayıtlar: Proje yönetim bilgi sisteminde bir doküman ve rapor programı bulunmalıdır. Sorunların ortaya çıkması veya beklenmesi durumunda, sözleşme yöneticisi, sorun olan yerlerde ayrıntı miktarını artırmalı ve bunların dokümantasyonu için çabalarını yoğunlaştırmalıdır. Sözleşme yöneticisi yazılı günlük raporlar dışında, işin ilerleyişinin belgelenmesi, evrak sorunları veya olası ek isteklerin kayda geçirilmesi için bir fotoğraf dokümantasyon programı hazırlatmalıdır. E-4 Devam: Fotoğrafların sayısı, projenin karmaşıklığına bağlıdır. Fotoğraflar şantiyenin yağmur, çamur, kar, vb. koşullarını ve yapılmakta olan işin kilit unsurlarını göstermelidir. İş değişiklik emirleri veya olası taleplerde sorun ortaya çıkar çıkmaz veya sorun çıkmasından kuşku duyulunca fotoğraflar ile kayıtları hazırlamak gerekmektedir. Tüm fotoğraflara açıklama ve tarih yazılmalıdır. 32

33 E-4 Talep Süreci: Sözleşme yöneticisi, yüklenicilerin ödeme ya da süre ile ilgili olarak işverene yönelttikleri talepleri alıp bu talepleri değerlendirmeli, bilgi toplamalı ve var ise mevcut iş programına dayalı olarak iddia edilen etkileri incelemeli; bunun sonucunda da yüklenicilerin taleplerine karşı, işverenin ne yapması gerektiği konularında önerilerde bulunmalıdır. E-4 Devam: İşverenin isteği üzerine, sözleşme yöneticisi talep sahibi yükleniciler ile görüşmeler yaparak, işverenin talimatları çerçevesinde pazarlık edebilir. Sözleşme yöneticisi işverene, uzlaşma ya da başka bir hareket biçimi üzerinde önerilerde bulunmalıdır. Sözleşme yöneticisi, özen ile hazırlayacağı dokümantasyon sayesinde işverenin haksız ya da gayri ciddi taleplerden korunmasını sağlamalıdır. 33

34 E-4 As-Built (Yapıldı) Çizimler: İşverenlerin büyük çoğunluğu projenin tamamlanması ile birlikte kendilerine as-built çizimlerinin teslimini istemektedirler. Sözleşme yöneticisi, her proje için asbuilt çizimlerinin nasıl toplanacağı ve ne yapılacağı konusunda projeye has prosedürler hazırlatmalıdır. E-5 Yapım sonrası* evrede neler yapılmalıdır? Kullanım-Bakım El Kitapları ve İşletim Prosedürleri: Proje süresince, yüklenicilerden montajını yaptıkları donatı ve sistemlerin kullanım el kitapları ile işletim prosedürlerini sunmalarını istenmelidir. Projenin tamamlanmasından önce, sözleşme yöneticisi bunları derlemeli, düzenlemeli ve endekslenmesini koordine ederek, çeşitli parçaları bir araya getirmeli ve ciltlemelidir. 34

35 E-5 Yedek Parçalar ve Garantiler: Sözleşme yöneticisi, tüm yedek parça ve garanti belgelerinde istenen niteliklerin belirlenmesini koordine etmelidir. E-5 Kesin İzinler (Ruhsatlar): Bir yapının sürekli biçimde kullanım ve işletilmesi için, yasal mercilerin izni gerekmektedir. Bazı merciler diğerlerinden daha katı olup projenin tamamlandığını gösteren belge, test ve beyan istemektedirler. Bu mercilerin bir çoğu yapının yerinde incelenmesini (teftiş) şart koşmaktadırlar. Sözleşme yöneticisi, bu koşulların yerine getirilmesini sağlamalı ve tüm ruhsatların alınmasına yardımcı olmalıdır. 35

36 E-5 Yapıya Yerleşme / Faaliyete Geçme: İşverenin istemesi durumunda, sözleşme yöneticisi yapıya yerleşme ve işletmeye geçmenin programlanmasında; ayrıca işveren personeline gerekli eğitimin verilmesinde yardımcı olmalıdır. E-5 Son Ödeme: Yükleniciler, eksik işler listesinde belirtilenlerin tümünün tamamlandığını bildirdiği zaman, sözleşme yöneticisi, tasarımcı ve işveren ile birlikte yapıya son bir ziyaret düzenlemelidir. Sözleşme yöneticisi ve tasarımcı işin tatminkar (tatmin edici) ölçüde tamamlandığı konusunda ikna olurlar ise, sözleşme yöneticisi işverene, yazılı olarak, yüklenicilere son ödemelerin yapılmasını önermelidir. 36

37 E-5 Sözleşmenin Sona Ermesi: Sözleşme dosyası kapanmadan önce sözleşme yöneticisi, yüklenicilerden istenen aşağıdaki hususların gecikmesiz tamamlanması için eşgüdümü sağlamalıdır; Kesin kabul belgesinin alınması Eksik işler listesinin tamamlanması Garanti belgelerinin sağlanması Son ödeme başvurusunun sunulması Sözleşme yöneticisi, projenin sonunda gerekli proje maliyet kayıtları ve evrakını sağlayarak, kesin hesabın çıkarılması için işveren ile birlikte çalışmalıdır. E-5 Gereken Yükleniciyi (Geri) Çağırma Düzeni: Sözleşme yöneticisinin işin kesin kabulünden sonra da, işveren ile yapılmış olan sözleşme ya da bunun daha sonraki bir değişikliğinde belirtilen bir süre şantiyede kalması gerekebilir. Ancak, sözleşme yöneticisinin, tüm garantili işlerin garanti süresi boyunca şantiyede kalması, genellikle ekonomik değildir. Bu nedenle sözleşme yöneticisi işverene, her sözleşmede ilgili sorumluların listesini veya kuruluşların isim ve adresleri ile birlikte, bunlarda başvurulacak kişilerin isim ve telefon numaralarını vermelidir. 37

38 E-5 Son (Kapanış) Raporları: Tasarım (proje) ve yapım (inşaat) aşamasında üretilmiş olan tüm önemli raporlar, bir proje öyküsü raporunda özetlenmelidir. Tüm harcamaların kesinleşmesinin ardından, bir maliyet muhasebesi hazırlanmalıdır. Bu raporlarda resmi kesin kabul tarihleri ve garanti başlangıç tarihleri bulunmalıdır. KAYNAK 1. İMO (İnşaat Mühendisleri Odası) İstanbul Şubesi, İnşaat (Proje) Yönetiminin Hizmet ve Uygulama Standardı*, 3. Baskı, İstanbul, #.VJK81IccTDc (*) Çeviren: Prof. Dr. V. Doğan SORGUÇ 76 38

39 K A P A N I Ş Teşekkür ederiz. deguney@yildiz.edu.tr vakan@yildiz.edu.tr 77 YENİ YILINIZ KUTLU OLSUN 78 39