Bütçe Hazırlık Çalışması

Transkript

1 DOSYA NO : Bütçe Hazırlık Çalışması İşlev İşlev Sorumlular Rektörlükçe haziran ayı içerisinde bütçe hazırlık çalışmasına ilişkin yazının Rektörlük Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Alt birimlerden taleplerin alınması, hazırlık çalışmalarının başlaması Tahakkuk, Yüksekokul Sekreterliği Her bir bütçe kalemi için bütçe ihtiyacı tespitlerinin yapılması Tahakkuk, Yüksekokul Sekreterliği Bütçe ihtiyacına ilişkin tesbitlerin yapılması, gerekçelerin belirlenerek bütçe fişlerinin doldurulması Tahakkuk Bütçe Hazırlık Çalışması Dosyasının Hazırlanması Tahakkuk Dosyadaki eksiklikler tamamlatılır hayır Dosya uygun mu? Tahakkuk, Yüksekokul Sekreterliği evet Hazırlanan dosyanın Yönetim Kurulunun görüşü alınarak Müdür onayına sunulması Tahakkuk, Yüksekokul Sekreterliği Bütçe Hazırlık Dosyasının Rektörlük S.G.D.B. Tahakkuk

2 DOSYA NO : Doğrudan Temin İle Mal/Malzeme alımı İşlev İşlev Sorumlular Mal Alımının Satın Alma Birimine Bildirilmesi İlgili Birim Mal Alımı ile ilgili Bütçe kaleminde ödenek olup olmadığının kontrol edilmesi, Yüksekokul Sekreteri Ödenek bulunmadığının bildirilmesi hayır Ödenek Var mı?, Yüksekokul Sekreteri evet Fiyat araştırma komisyonu kurulması Piyasa fiyat araştırmasının yapılması Piyasadan alınacak en az üç teklif ile yaklaşık maliyetin belirlenmesi Fiyat araştırma komisyonunun yaklaşık maliyet cetvelini onaylaması, Fiyat Araştırma Komisyonu İhale onay belgesinin düzenlenerek çıktının alınması İhale onay belgesinin gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından onaylanması, Yüksekokul Sekreteri, Müdür En uygun teklif veren firmadan mal alımına karar verilmesi Muayene kabul komisyonu kurulması Malların uygunluk durumunun muayene komisyonu tarafından yapılması Muayene Kabul Komisyonu Malların, uygun olanının temin edilmesi hayır Malların Alımı şartnameye uygun mu? Muayene Kabul Komisyonu evet Fatura ile malların komisyon tarafından teslim alınması Muayene Kabul Komisyonu Tutanak tutularak malların ambara girişinin yapılması Muayene Kabul Komisyonu, Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Fatura karşılığı ödeme işleminin başlatılması

3 DOSYA NO : Ek Çalışma Bordrosunun Hazırlanması İşlemleri Nöbet çizelgesi kapsamında Fazla Çalışma Yapan Personelin isimlerinin ve çalışma günleri ile saatlerinin Yüksekokul Sekreterliğinden alınması Yüksekokul Sekreterliği, Personel ile ilgili dönem başında alınmış bulunan Y.Kurulu Kararı ve Rektör oluru, ile bordronun düzenlendiği ay içerisinde izinli, raporlu olan personelin isimlerinin personel biriminden alınması, Personel işleri Yüksekokul Sekreterliğinden alınan çalışma saatleri esas alınarak Fazla Çalışma bordrosu ve ödeme emri belgesinin hazırlanması Eksik belge düzenlenerek yeniden imzaya sunulur hayır Belgeler uygun mu?, Yüksekokul Sekreteri Ödeme emri belgesinin ve bordro ile banka listesinin imzadan sonra ayrıştırılarak, Tahakkuk Evrak Teslim Tutanağı ile SGDB na, Yüksekokul Sekreteri, Müdür Evrak Teslim Görevlisi ile evrakların SGDB na teslim edilmesi Evrak Teslim Görevlisi Eksik bilgi veya hatalı evrak nedeniyle yeniden düzenlenerek, sıralamadaki işlemlerin aynen uygulanması Eksik evrak ise iade SGDB tarafından evrakların incelenmesi, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Onay işleminden sonra SGDB tarafından ödeme işlemlerin ilgili bankadaki hesaplara yapılması Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

4 DOSYA NO : Elektrik Faturasının Ödenmesi İşlemleri Elektrik Faturasının Müdürlüğe Teslimi Elektrik Şirketi, Fatura eksik ise İlgili firmadan yeniden istenmesi Fatura üzerinde ayrıntılı inceleme yapılması Gider hesap cetveli oluşturulması ve HYS sistemi üzerinden Ödeme Emri Belgesi Hazırlanması Ödeme Emri Belgesinin çıktısının alınarak yetkililerce İmzalanması, Yüksekokul Sekreteri, Müdür Ödeme emri belgesinin ve ekindeki faturanın teslim tutanağı ile SGDB na, Evrak Teslim Görevlisi Ödeme Emri belgesinin, kalan nüshasının ve fatura fotokopisinin arşivlenmek üzere dosyalanması SGDB nca ödeme emri belgesi ile faturanın incelenmesi ve herhangi bir hata yok ise ödenmesi, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

5 Su Faturasının Ödenmesi İşlemleri DOSYA NO : Su Faturasının Müdürlüğe Teslimi B.Şehir Belediyesi, Fatura eksik ise Belediyeden yeniden istenmesi Faturanın B.Şehir belediyesinden ayrıntılı dökümünün alınması B.Şehir Belediyesi, Faturanın İncelenmesi Gider Hesap Cetveli oluşturulması, HYS üzerinden ödeme emri belgesi düzenlenmesi Ödeme emri belgesinin imzalanması, Yüksekokul Sekreteri, Müdür Ödeme emri belgesi ile ekindeki su faturasının ödeme işlemleri için teslim tutanağı ile SGDB na, Evrak Teslim Görevlisi Ödeme emri belgesi ve eklerinin incelenmesi, hata yok ise ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi Strateji Geliştirme Daire Bsşkanlığı Ödeme emri belgesi ve fatura suretinin arşivlenmek üzere dosyalanması

6 DOSYA NO : Telefon Faturasının Ödenmesi İşlemleri Telefon faturasının posta ile Müdürlüğe ulaşması Telekom, Telefon faturaları eksik/ tamam kontrol edilmesi, eksik olan faturanın telekomdan istenmesi Fatura üzerinde ayrıntılı inceleme yapılması Faturanın resmi ve varsa özel telefon görüşmelerinin tesbit edilmesi, özel telefon görüşmeleri tutarlarının hesaplanarak ilgili personelden tahsil edilmesi, toplanan miktarın telekoma havale edilmesi Resmi görüşme miktarının tesbit edildikten sonra ödeme işlemlerinin başlaması, Yüksekokul Sekreteri Ödenek yeterli ise Telefon faturalarının ödenmesi amacıyla HYS üzerinden ödeme emri belgesi düzenlenmesi, Yüksekokul Sekreteri Ödeme Emri belgesi ile düzenlenen evrakın imzalanması, telefon faturalarının imzalanması İmzadan çıkan ödeme emri ve ekli belgelerin ödeme işlemleri için SGDB na, Yüksekokul Sekreteri, Müdür, Evrak Ulaştırma Görevlisi SGDB nca ödeme evraklarının incelenmesi, eksiklik yok ise ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Ödeme emri belgesi ve ekli belgelerin arşivlenmek üzere dosyalanması

7 DOSYA NO : Emekli Kesenek İşlemlerinin Bildirilmesi Maaş Bilgilerinin Hazırlanması ile birlikte personel emekli keseneklerinin hazırlanması Emekli keseneklerinin, kesenek bilgi sistemine girilmesi Girilen bilgilerin sistemden 2 nüsha alınması Emekli Kesenek Bilgilerin formunun imzalanması, Yüksekokul Sekreteri, Müdür Evrakların imzadan sonra ayrıştırılarak 1. nüshalarının tahakkuk teslim tutanağı ile SGDB na 2. nüshasının dosyalama sistemine göre arşivlenmesi 1. nüshasının Evrak teslim görevlisi ile SGDB na teslim edilmesi Evrak Teslim Görevlisi Evraklarda eksikliklerin düzeltilmesi ve yeniden imzalanarak sıralamaya göre işlem yapılması SGDB Tarafından evrakların incelenerek ödemelerin gerçekleştirilmesi Gerekli ödemelerin yapılıp yapılmadığının kontrol edilmesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

8 F1 Formlarının Hazırlanması DOSYA NO : Ek Ders Bildirim(F1) Formlarının ilgili öğretim elemanlarınca doldurularak Bölüm Sekreterliğine teslim edilmesi Öğretim Elemanı, Bölüm Sekreterliğince F1 formlarının, Bölüm Başkanlığına imzalatılması ve toplu olarak ayın 26 sına kadar Tahakkuk Bürosuna Bölüm Sekreterliği, Bölüm Başkanlığı Tahakkuk biriminde F1 formlarının, görevlendirme ile ilgili yönetim kurulu kararı ve ders programı esas alınarak incelenmesi Tahakkuk Memuru Hataların düzeltilmek üzere ilgili Bölüme evet F1 formlarında hata var mı? Tahakkuk Memuru, Yüksekokul Sekreteri Hayır F1 Formlarının Müdür tarafından imzalanması Tahakkuk Memuru, Müdür Mevzuata uygunluğu kontrol edilen bilgilerin Ek Ders Ücreti hesaplama programına yüklenmesi Ücretlendirmeye başlamadan önce ilgili ayda izin, rapor alan ve görevli olan personelin isimlerinin personel işlerinden istenmesi, Personel İşleri, Tahakkuk Memuru, Ek Ders Ücreti Bordrosu ve Banka Listesi çıktıları ile Ödeme Emri Belgesi hazırlanarak ilgili yerlerinin imzalanması Ödeme emri belgesi ve ekleri evrak teslim listesi ile birlikte SGDB na Tahakkuk Memuru, Yüksekokul Sekreteri Banka ödeme bilgileri kendilerine ulaştıktan sonra süresi içinde ilgili personelin hesap numaralarına ücretlerin yatırılması SGDB tarafından kontrol işlemi tamamlandıktan sonra listelerin onaylanması ve Banka Ödeme Disketi ile tüm bilgilerin elektronik ortamda İlgili Bankaya Tahakkuk Memuru,,Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, İlgili Banka

9 DOSYA NO : Geçici görev yolluğu Hazırlama İşlemleri(Yurtiçi) Akademik personelin yolluklu ve yevmiyeli olarak görevlendirilmesine ilişkin yönetim kurulundan karar alınması, idari personel için ise Harcama yetkilisi onayı alınması Personel İşleri,, Yüksekokul Sekreteri, Müdür Akademik personel için alınan kararın rektör olurundan çıktıktan sonra Müdürlüğe gelmesi, görevlendirilme olurunun e devlet üzerinden ilgili personele Personel İşleri, Görev gerçekleştikten sonra e devlet üzerinden Yolluk Bildirim Formunun doldurulması, çıktı alınarak ilgili personel ve birim amiri tarafından imzalandıktan sonra Tahakkuk birimine teslim edilmesi, e devlet üzerinden tahakkuk memuruna İlgili Personel,, Yüksekokul Sekreteri, Müdür Formu doğru olarak yeniden düzenledikten sonra tahakkuk birimine teslim edilmesi hayır Yolluk Bildirim Formu tam olarak doldurulmuş mu? evet HYS Yolluk bildirimine göre ödeme emri belgesi hazırlanması Ödeme emri belgesine yolluk bildirim formu, varsa konaklama gideri faturası, varsa uçak bileti eklenerek ilgililere imzalatılması, İlgili Personel Ödeme emri belgesi imzadan çıktıktan sonra ödeme evraklarının ayrıştırılarak, ödeme emri belgesi ile birlikte yolluk bildirimi, konaklama gideri, varsa katılım belgesi ve varsa uçak bileti eklenerek teslim belgesi ile birlikte SGDB na, evrakların 2. suretlerinin arşivlenmek üzere dosyalanması, Evrak Teslim Görevlisi SGDB nca ödeme evraklarının incelenmesi, eksik yok ise ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı c

10 DOSYA NO : Sürekli Görev Yolluğu Hazırlama İşlemleri Naklen ataması yapılan personelin Sürekli Görev Yolluğu Bildirim Formunu doldurması İlgili Personel, Formun doldurulduktan sonra Tahakkuk Birimine teslim edilmesi İlgili Personel, Formun incelenmesi, ödemeye esas evrakların formun ekine eklenmesi, Formun doğru olarak doldurulması ve yeniden vermesi gerektiği bildirilir hayır Form doğru olarak doldurulmuş mu?, Yüksekokul Sekreteri evet Ödenek yetersiz ise ödenek tahsis edilinceye kadar ödemeye ilişkin evrakların bekletilmesi, ödenek sağlandıktan sonra işlemlerin başlatılması Ödenek yetersiz ise Bütçe kaleminde ödenek yeterli ise HYS Sisteminde ödeme emri belgesi hazırlanması, Yolluk bildirim formu ile birlikte maaş nakil ilmuhaberi, işe başlama yazısı,ve aile bildirim beyannamesi ekinde olmak üzere imzaya sunulması, Ödeme emri belgesi ve ekli evrakların imzalanması, Yüksekokul Sekreteri, Müdür Evraklar imzadan sonra ayrıştırılarak, teslim belgesi ile birlikte SGDB na, ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi, Evrak Teslim Görevlisi Ödeme emri evraklarının birer suretinin dosyalama sistemine göre dosyalanması

11 DOSYA NO : Maaş Bordrosu Yazısının Hazırlanması İşlemleri İlgili Personel tarafından başvurunu yapılması, dilekçenin kayda alınması İlgili Personel, Evrak Kayıt Memuru İlgili personelin dilekçesinin incelenmesi, Yüksekokul Sekreteri İlgili personelin maaş bilgilerinin çıkarılması Maaş yazısının hazırlanması Maaş yazısının imzalanması Yüksekokul Sekreteri Maaş yazısının 1. suretinin imza karşılığında başvuru yapan personele verilmesi, İlgili Personel Maaş yazısının 2. suretinin dosyalama sistemine göre dosyalanması

12 DOSYA NO : Ölüm Yardımı Başvuru İşlemleri Ölüm Yardımı alacak personel veya yakınının dilekçe ile Müdürlüğe başvuru yapması İlgili Personel veya yakını Vefat eden personel ise takip eden aybaşı maaş bordrosundan çıkarılması, bakmakla yükümlü olduğu eş veya çocuk ise takip eden ay başından itibaren ödeneğinin maaş bordrosundan çıkarılması Çeşitli ödemeler bordrosundan ölüm yardımı bordrosunun hazırlanması KBS Üzerinden ödeme emri belgesi hazırlanması Vefat eden personel veya yakınının SGK Sistemi üzerinden ayrılış tescilinin yapılması Ödeme emri belgelerinin imzadan sonra ayrıştırılarak, ödeme işlemleri için SGDB na, ödeme işlemlerinin başlatılması, Yüksekokul Sekreteri, Müdür, Evrak Teslim Görevlisi Evrakların diğer suretlerinin dosyalama sistemine göre dosyalanması

13 DOSYA NO : Raporlu Personelin, Raporlu süreleri için kesinti Hazırlama İşlemleri Personel İşleri Tarafından Raporlu personelin isim ve raporlu tarih listesinin alınması Personel İşleri Rapor Borcu, personel maaş bildirim formunda gösterilerek Personel Daire Başkanlığına bilgisinin verilmesi, Maaş Bilgileri Doğru mu? Maaş Bilgilerinin ekinde kesinti listesinin dökümanının çıkarılması Kesinti yapılan aydaki Personel Bildirim Formunda raporlu personelin rapor süresi yazılarak maaş bordroları ile birlikte imzalandıktan sonra SGDB na, Müdür, Yüksekokul Sekreteri Evrakların birer suretinin dosyalama sistemine göre dosyalanması

14 Muayene Kabul Komisyonu Oluşturulması DOSYA NO : İşlev İşlev Sorumlular Mal alımının onaylanması 3 kişiden oluşacak muayene Komisyon Üyesi Görevlendirme Yazısının yazılması Komisyon üyesi görevlendirme yazısının Müdür tarafından onaylanması, Müdür Görevlendirme yazısının ilgili personele bildirilmesi Mal alımının Komisyon tarafından teknik şartnameye uygunluğunun kontrol edilmesi Muayene Kabul Komisyonu Malların yerine yenisinin gelmesinin sağlanması hayır Mallar Uygun mu? Muayene Kabul Komisyonu evet Komisyon tarafından kabul tutanağının düzenlenerek, ilgili birime verilmesi Muayene Kabul Komisyonu