ŞIRNAK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI KAMU HİZMET STANDARTLARI TABLOSU (EK-2)

Transkript

1 SIRA NO ŞIRNAK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI KAMU HİZMET STANDARTLARI TABLOSU (EK-2) HİZMETİN ADI 1. 2 Evrak Kaydı 8 BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER Yazıişleri Müdürlüğünden Başkanlığımız Gelen Evrak yetkilisine evraklar gelmesi ve kayda alınması. HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ 1saat Evrakların Paraflanması Kayda giren evrakların birimin yetkilisi tarafından ilgili kişilere havale edilmesi.. 0 Evrakların dağıtılması Yetkili tarafından paraflanan ve havale edilen evrakların birimde çalışanlara dağıtılması. 1Saat 10 Dakika 4. Doğrudan temin ile Mal ve Hizmet Alımları için teklif alınması 1-İmzalı ve kaşeli fiyat teklifi ya da proforma fatura Doğrudan temin şeklindeki alımlarda; 1-fatura 2- vergi borcu olup olmadığına dair belge. İhale usulü ile yapılan alımlarda 1-fatura 2- malın teslimine ya da hizmetin tamamlandığına dair dilekçe Firmalara yapılan ödemeler için ödeme Emri 5. Belgesi 2 düzenlenmesi ve Strateji Geliştirme Daire - vergi borcu yoktur yazısı, Başkanlığına gönderilmesi 6. Hizmet alım İhalesi Talep Yazısı ve Teknik Şartname, Yaklaşık Maliyet cetveli (( Sanayi Odası, Ticaret Odası ve ilgili firmalardan teklif alarak), İhale Onay belgesi, EKAP üzerinden İhale dökümanı hazırlanarak ( İhtiyaç raporu, Teknik şartname, idari şartname, sözleşme tasarısı ve ihalede kullanılacak diğer standart formlar) ihale kayıt numarası alınır. İhale komisyonunun oluşturulması ve tebliğ edilmesi. İhale ilanının yayınlanmasından itibaren ihale dökümanının satılması. İhale komisyon kararının hazırlanması ve onaylanması(ekap'dan yasaklı teyit belgesi alınması), Kesinleşen ihale kararının hazırlanması ve isteklilere bildirilmesi, İhale işlem dosyasının ön kontrole gönderilmesi,sözleşmeye davet (ekap'dan yasaklı 2.teyit belgesialınması), mal teslimi yapılarak teslim tutanağının düzenlenmesi.mua.kab. kom.tutanağının düzenlenmesi, tif belgesinin hazırlaması ve ödeme ile ilgili tüm evrakların hazırlanarak ödeme emri belgesinin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi. 10 gün Dökümanda aksi öngörülmemişse 5 işgünü ay

2 7. Piyasa 4 fiyat araştırma İhale usulü ile Mal ve 8. Hizmet 5 Alımları için doküman satışı İhale dökümanı kapsamında sunulan 9. 6 belgelerin "Aslı Gibidir" yapılması İhale teklif zarflarının teslim alınması 11. Tekliflerin 8 değerlendirilmesi 12. Onay 9 Belgesi Geçici Teminatlarının 1. İadesi 1 (En avantajlı 1. ve 2. 0 istekli dışındaki isteklilerin) En avantajlı 1. ve 2. isteklinin Geçici Teminatlarının İadesi talebi için Strateji 1 geliştirme Daire Başkanlığına iade yazısı yazılması Kesin teminatın iadesi talebi için Strateji 15. Geliştirme 1 Daire Başkanlığına 2 kesin teminat iade yazısı yazılması Piyasa fiyat araştırma için görevlendirilen kişi/kişiler gerekli ve mümkün olan sayıda teklif olmak üzere ekonomik açıdan en avantajlı olan kişiden alım yapılır. Malın alımı için kişiye sipariş verilir. 1-Doküman bedelinin Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı hesabına yatırıldığına dair dekont yada alındı makbuzu 1-Belgelerin aslının idarece görülmesi gerekmektedir. Doküman satın alınmış olması gerekmektedir, ayrıca belge aranmaz İstek sahibi gelen teklifleri açar ve değerlendirir. Ekonomik açıdan en uygun olan teklifden alım yapılır. Onay belgesi alındıktan sonra piyasa fiyat araştırması yapılır. 1-Dilekçe 2-imza beyannamesi -Vekaleten hareket ediliyorsa vekeletname İhale teklif dosyasında bu belgeler mevcut ise ayrıca belge istenmez.ihaleye teklif vermiş en avantajlı 1. ve 2. istekli dışındaki diğer isteklilerin geçici teminat mektupları kesinleşen ihale kararına itiraz süresinin bittiği andan itibaren iade edilir. 1-Dilekçe 474 sayılı Kamu İhale Kanunu gereğince İhaleye teklif veren 1. ve 2. en avantajlı teklif sahipleri geçici teminatları muhasebe birimine teslim edildiğinden, sözleşmenin imzalanmasından sonra Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca iade edilir. Geçici teminatın iadesini isteyen istekli Başkanlığımıza dilekçe ile başvuruda bulunur, Dilekçeye istinaden Başkanlığımızca Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teminatın iadesine ilşikin yazı yazılır, bu aşamadan sonraki süreç Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yürütülür. 1-Dilekçe 10 gün 10 dakika 2 saat 1 gün Sosyal Güvenlik Kurumunca ilişiksizlik belgesinin gelmesinden itibaren

3 İhale uhdesinde kalan firma ile sözleşme imzalanması 17. Muayene 1 kabul komisyonu 4 1-Kesin teminat 2- sözleşme damga vergisi dekontu -Karar pulu dekontu 4-Kamu İhale Kurum payı (gerekiyorsa) 5- İhale tarihi itibariyle Kamu İhale Kanunu 10 uncu maddesi 4 üncü fıkrasının a,b,c,d,e ve g bentlerinde belirtilen durumlarda olunmadığına dair belgeler Muayene kabul kom. tutanağının düzenlenmesi. 1 saat 1 hafta 18. İş 1 Bitirme Belgesi Düzenlenmesi 5 Dilekçe 1 saat Kurum Ödemeleri(Elektrik, En geç son ödeme Fatura su, telefon,ttnet tarihlerinden 1 gün 6 ödemeleri) önce Bilgi Edinme Talebi 1-Dilekçe 7 gün 7 Rektörlük Bağlı 21. Birimlerinin 1 depoda mevcut 8 malzeme taleplerinin karşılanması Rektörlüke bağlı birimlerinin satınalma işlemlerini gerektiren özel 9 malzeme taleplerinin karşılanması 1-Otomasyon sistemi üzerinden düzenlenen malzeme istek belgesi 1- Rektörlük Makamından onaylanmış talep yazısı 2- Malzemeye ilişkin teknik şartname - Satınalma işleminin gerçekleştirilmesinin bildirilmesini takiben Otomasyon sistemi üzerinden düzenlenen malzeme istek belgesi 2 gün 1. ve 2. maddelere göre yapılacak alımlarda öngörülen sürelerde 2. 2 Bağış Talepleri 0 1-Şartlı veya şartsız talep Dilekçesi 1 saat İzin Takibinin Yapılması 1 İzin Dilekçesi 10 Dakika Mal Giriş-Çıkış-Devir 2 İşlemleri Fatura-Hibe teslim alma formu-devir çıkış Taşınır İşlem Fişi-Değer artış Belgesi Taşınır İstek Belgesi- Taşınır İşlem Çıkış Fişi-Zimmet Raporu-Dayanıklı Taşınırlar listesi Devir İstek Formu-Taşınır İşlem Fişi devir çıkışı-kurum dışı çıkış protokolü formu.kurum İstek yazısı. (Taşınır Mal Yönetmeliği ) Süresiz Yolluk Ödemesi Maaş Ödemeleri Ödeme Emri Belgesi, Personel Yolluk Bildirimi,Hesap Numrasını Bildiren Dilekçe, Rektörlük Onayı, Yönetim Kurulu Kararı.seyahat uçak ile yapılmışsa bileti, konaklama belgesi, sempozyum yada kongre katılım belgesi Ödeme Emri Belgesi, Bordro, Özel Sigorta Priminin Yatırıldığını Belgeleyen Dekont, Personel Bildirimi, Kıdem Yılı Listesi, Net Maaş Listesi, İcra Kesinti Listesi, Lojman Kesinti Listesi,Aile Durum Bildirimi,Personel Değişimini Belgeleyen Evraklar ( atama onayı, naklen tayin, kademe veya derece ilerlemesi vs.) gün 5 gün

4 28. 2 Giyecek Yardımı Çeşitli Ödemeler Lojman Tahsisi 6 Araç Mali Sorumluk 1. Sigortası, 2 Bakımonarımları, 7 Servis Hizmetleri,Sevk ve İdare İlgili yönetmelik gereği giyecek yardımını nakdi olarak almayı hak eden İdari Mali İşler Daire Başkanlığı personeline yapılan ödeme. Onay belgesi, personel listesi, ödeme emri belgesi Doğum ve Ölüm Yardımları (Çeşitli ödemeler bordrosu, doğum yrd.dilekçesi ve raporu, ölüm yard.dilekçesi, defin ruhsatı, ölüm tutanağı) Ödeme Emri Belgesi Kamu Konutları Yönetmeliğinin 5 sayılı cetveli kamu konutları tahsis talep beyannemesi, 6 sayılı cetvel kamu konutları giriş tutanağı, 7 sayılı cetvel konutta bulunan demirbaş malzeme için düzenlenen tutanak, 8 sayılı cetvel kamu konutları geri alma tutanağı, 9 sayılı cetvel yıllık yakıt miktarı hesaplanması belgelerinin düzenlenmesi. Rektörlük ve bağlı birimlerin araç ihtiyaçlarının rektörlük onaylı yazıyla karşılanması, araçların yıllık sigortalarının fatura esaslı ödemelerinin yapılması, araçların kullanma kılavuzuna göre günlük haftalık ve aylık periyodik bakımlarının rektörlük onaylı yazı sonrası ödemelerinin fatura ve ödeme emriyle yapılması, personel servis hizmetlerinin başkanlığımızca hazırlanan güzergah ve saatler doğrultusunda yapılması, planlı işler hariç oluşabilecek durumlar için taşıt görev emri düzenlenmesi. 1 gün 1 Saat 7 gün 1gün ile gün arası Başvuru esnasında yukarıda belirtilen belgelerin dışında belge istenilmesi veya başvuru eksiksiz belge ile yapıldığı halde, hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması durumunda ilk müracaat yerine ya da ikinci müracaat yerine başvurunuz. İlk Müracaat Yeri : İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı İkinci Müracaat yeri:genel Sekreterlik İsim : Nureddin ERSOY İsim : Yrd. Doç. Dr. İbrahim BAZ Unvan : Daire Başkanı Unvanı : Genel Sekreter V. Adres : Bahçelievler Mah. Atatürk Cad. Adres: Bahçelievler Mah. Atatürk Cad. Şırnak İş Merkezi Kat :4 Şırnak İş Merkezi Kat :4 Tel : Tel : Faks : Faks : E-Posta : idarimaliisler@sirnak.edu.tr E-Posta:gsekreterlik@sirnak.edu.tr

5