Sage ERP I Tanıtım Yazısı. Verimliliği Yönetmek için ERP Kılavuzu

Transkript

1 Sage ERP I Tanıtım Yazısı Verimliliği Yönetmek için ERP Kılavuzu

2 İçindekiler 1. Özet 3 2. Klasmanında en iyi kuruluşlar verimlilik artışına önem veriyor 4 3. ERP nin Verimliliği Güçlendirme Yöntemi 5 4. Sonuç 9 2 Verimliliği Yönetmek için ERP Kılavuzu

3 1. Özet İş verimini geliştirmek, klasmanında en iyi operasyonları başarmak isteyen her şirket için süreklilik arz eden bir konudur. Verimliliği başarılı bir şekilde attıran işletmeler, operasyonlarında etkinliği ve karlılığı geliştirirlerken faaliyet masraflarına da göğüs geriyorlar. Aynı zamanda stratejik planlamaya vakit ayırmak için zaman da kazanıyorlar. Pek çok işletme silo uygulamaları ve el ile yürütülen iş süreçleri kullanırken, klasmanında en iyi şirketlerin ERP teknolojisinden tamamen faydalanma olasılıkları daha yüksektir. Bu tanıtım yazısı, ERP teknolojisinin verimliliği nasıl geliştirebileceğini anlatır: İş faaliyetlerini hızlandırmak için, çoklu konumlar ve ülkeler için olduğu kadar yerel olarak da iş süreçlerini standart hale getirme ve otomatikleştirme. Ortak bir veri kümesi paylaşan, tam entegre edilmiş iş yönetimi uygulamaları eşleri sunmak ve bu uygulamaları internet üzerinde genişletmek; müşteriler, ortaklar, tedarikçiler ve uzaktan erişimli kullanıcılar ile birlikte birimler arasında da görünürlük ve işbirliği sağlar. İş raporlaması, analiz ve içgörüyü geliştirmek için esnek ve kişiye özel uyarlanabilir raporlama temini. 3 Verimliliği Yönetmek için ERP Kılavuzu

4 2. Klasmanında en iyi kuruluşlar verimlilik artışına önem veriyor Klasmanında en iyi tarzda faaliyet göstermeyi isteyen işletmeler devamlı olarak faaliyetlerinin verimliliğini geliştirmek için nöbetteler. İşletmeler daha verimli çalışarak karlılığı geliştirirken, işletim maliyetlerini düşürme fırsatına sahip olurlar. Aynı zamanda mevcut kaynakları el ile idare edilen görevlerden çıkartıp, stratejik karar verme ve planlamaya yeniden dönüştürmeyi sağlar. Verimlilik kazancı hedefine ulaşmak için, klasmanında en iyi işletmeler kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılım çözümlerine dönüyorlar. Aberdeen e göre, klasmanında en iyi işletmelerin %70 i standart hale getirilmiş ERP uygulamasına sahip. 1 Tersine, ortalama veya gerilerde kalan işletmeler ise muhasebe ve finans, müşteri ilişkileri, bordro, envanter, imalat ve dağıtım için bağımsız uygulamalar kullanmaya ve operasyonel ile mali planlamalar için tablolar oluşturmaya daha yatkındır. Bu farklı uygulamaların kullanımı kuruluş genelinde çalışanların ihtiyaçları olan bilgiyi kullanabilecekleri bir biçimde elde etmelerini zorlaştırır ve vakit kaybettirir. Çalışanlar kendilerini bilgiyi çeşitli sistemlerin içine yeniden yerleştirirken veya kilit kararlar almak için rapor hazırlarken ve veri incelerken bulurlar Orta ölçekli pazarda ERP: Dağıtılmış bir Çevrede Karmaşıklık Yönetimi, (ERP in the Midmarket 2009: Managing the Complexities of a Distributed Environment, Yazar: Cindy Jutras, Aberdeen Group, Ağustos Verimliliği Yönetmek için ERP Kılavuzu

5 3. ERP nin Verimliliği Güçlendirme Yöntemi ERP çözümleri verimliliği; iş süreçlerini otomatikleştirerek, çalışanlara ihtiyacı olan bilgiye anında erişim vermek üzere verileri paylaşan entegre uygulamalar sunarak ve kararlar ile planlamayı geliştirmek için iş istihbaratı ve analizler sağlayarak güçlendirir. Standart Hale Getirilmiş Süreçler Operasyonları Hızlandırıyor El ile idare edilen süreçler can sıkıcı ve zaman alıcı olabiliyor ve çalışanlar çok önemli adımları kolaylıkla atlayabiliyor veya müşterilere kararsız bir deneyim sunabiliyor. İşte bu yüzden Aberdeen e göre klasmanında en iyi işletmelerin büyük çoğunluğu (%54) iş süreçlerini standart hale getirmek ve hızlandırmak için ERP çözümlerini kullanmaya önem veriyor. 2 ERP modülleri şu süreçleri otomatikleştirir: Muhasebe ve finans Bordro İnsan Kaynakları Satış Müşteri Kaynak Yönetimi Satın alma Envanter İmalat Dağıtım ERP çözümleri, süreçlerin verimli ve doğru şekilde gerçekleştiğinden emin olan otomasyon aracılığıyla, süreçleri standart hale getirir ve hızlandırır. Alarmlar yöneticileri olağandışı durumlara karşı uyarır, böylece sorunları temkinli olarak ele alabilirler Orta ölçekli pazarda ERP: Dağıtılmış bir Çevrede Karmaşıklık Yönetimi, (ERP in the Midmarket 2009: Managing the Complexities of a Distributed Environment, Yazar: Cindy Jutras, Aberdeen Group, Ağustos Verimliliği Yönetmek için ERP Kılavuzu

6 Kişiselleştirilebilirlik İşletmelerin Kendilerine Has Yöntemleri Destekler ERP çözümleri standart hale getirilmiş süreçleri sunsalar da, işletmeler ve çalışanlarının kendilerine has çalışma yöntemlerini desteklemek için esneklik sunar. IT bölümleri sıradan olmayan süreçleri alıp bunları özel iş akışı gereksinimlerine göre yapılandırabilir. Nihai kullanıcılar alanları tanımlayarak, düğmeler ekleyerek veya kişisel verimliliklerini geliştirmek için veri giriş sütunlarını ortadan kaldırarak, mesela, kendi masaüstlerini kişiselleştirebilirler. Bazı ERP çözümleri işletmelere sadece ihtiyaçları olan modülleri satın almalarına izin verir ve sonra kapsamlı bir entegrasyon olmadan gerekli modüller ekler. Eğer daha geniş çaplı kişiselleştirmeler gerekliyse, yazılım geliştirme kitleri (SDK) genellikle sistem entegratör şebekesi ile kullanılabilir. Kuruluşun daha yeni bir sürüme güncellemesi gerekiyorsa her türlü geliştirme otomatik olarak ayrıca taşınır ve bu da zaman alıcı yeniden yapılandırma aksaklıklarını ortadan kaldırır. Otomatikleştirilmiş Süreçler Çok Konumlu, Global veya Genişletilmiş Operasyonları Kapsıyor Birden fazla konumda faaliyet gösteren pek çok işletme, birden çok birimi veya bağlı ortaklıkları olmakla birlikte, global ofislere veya müşterileri, ortakları ve tedarikçileri kapsayan geniş tedarik zincirine sahiptirler. ERP çözümleri sadece süreçleri düzene koyup, tek bir konumdaki tek bir işletmeyle işbirliğini geliştirmekle kalmaz, aynısını birden çok ülkede faaliyet gösteren veya geniş tedarik zincirinde işbirliği yapan birden fazla konumdaki kuruluşlar için de yapar. Modern ERP çözümleri, çok bölgeli veya global operasyonlar esnasında bilgileri birleştirmesini ve paylaşmasını kolaylaştırırken; işletmelerin çoklu işletmeler, konumlar veya ülkelerdeki bireysel operasyonların ihtiyaçlarını karşılamak için onlara süreçleri özelleştirme imkanı tanır. ERP çözümleri, ortak süreçler ve bilgileri paylaşırken bireysel birimler veya ülkelere kendi iş kurallarını takip etmek için çeşitli dilleri, para birimleri, işletmeleri, konumları ve tüzükleri desteklemeye uygundur. İşletmeler, süreçleri otomatik olarak iki veya daha fazla işletmeye yayan bu ERP çözümlerini kullanarak, çok sayıda şirketi ilgilendiren işlemleri kolaylıkla yapabilir, bu da maliyetleri azaltır ve hata yapılması olası ile çok zaman alan süreçleri ortadan kaldırır. ERP çözümleri aynı zamanda çok sayıda şirketi uygun maliyetle yönetmek ve çok sayıda ticari işletme ile ilgili kapsamlı raporlama yapmak için farklı işletmelerden veya dünyadaki çeşitli konumlardan gelen bilgileri birleştirir. Entegre edilmiş Uygulamalar Görünürlüğü Arttırır Kuruluşlar silo uygulamalar kullandığında, kullanıcıların işlerini yürütmesi için genellikle bilgileri başka uygulamalara da girmesi ya da sistemler arasında sürekli bilgiyi ileriye geriye taşıması gerekmektedir. Örneğin, bir satış elemanı bir sipariş aldıktan sonra, farklı birimlerdeki çalışanların bu siparişi satış sistemine, envanter sistemine ve ödeme hesaplarına girmeleri gerekebilir. Müdürler veya yöneticiler analiz ve karar üretmek için farklı sistemlerden gelen bilgilerden çizelge oluşturmaları gerekiyor. ERP çözümleri aynı bellekteki tüm modüllerden veri depolar. Bilgiler bir kere girilir ve işin gerekli olan tüm kısımlarına 6 Verimliliği Yönetmek için ERP Kılavuzu

7 gerçek zamanda otomatik olarak yayılır. Bu, veriyi tekrar girerken harcanan önceki zamanı ortadan kaldırır, daha doğru olmasını sağlar ve çalışanların müşteri gereksinimlerini daha hızlı karşılamalarına yardımcı olur. Örneğin, birkaç insan veya birimden gelecek bilgileri takip etmelerine gerek kalmadan çalışanlar sipariş durumunu veya envanter seviyelerini kontrol edebilirlerken sistem, stok seviyelerinde otomatik olarak yeni bir sipariş gösterir. Birçok yerden veya global operasyonlardan veri girişi yapıldığı zaman (farklı dillerde veya para birimlerinde) sistem, veriyi standartlaştırır, böylece bilgi görüntülenirken elma ile armut karışıklığı olmaz. ERP sistemleri aynı zamanda satış emirleri ve faturalar, alacak hesapları faturaları, iş maliyet faturaları, satın alma emirleri, doğrudan bordro mevduat koçanları ve elektronik formlar gibi elektronik belgeleri de yönetebilir. Kullanıcılar belgeleri el ile aramak yerine masaüstü bilgisayarlarından elektronik belgeleri etkin bir şekilde kullanarak zaman ve para tasarrufu yaparlar. Belgeleri elektronik ortamda depolamak aynı zamanda bültenler ve kayıtlar, dönem sonu raporları ve tüm standart raporlar da dahil yazdırılmış değerli kayıtların kayıp veya hasar görme olasılığını azaltır. Görev tabanlı politikalar verileri korur, böylece kullanıcılar ihtiyaç duydukları veriye güvenli ama etkili bir biçimde erişebilirler. Denetim geçmişleri, kullanıcıların yetkisi olmadıkları yerlerde değişiklik yapmamalarından emin olmak için kuruluşlara sistemde değişliklerin ne zaman ve kim tarafından yapıldığını kolayca takip etme imkanı sağlar. Raporlama ve Analizler İçgörüyü Arttırır Veri analiz etmek isteyen müdürler veya yöneticilerin çeşitli sistemlerde depolanmış verileri araması ve çizelgelere aktarması yerine, ERP çözümleri raporlar veya standart sorgular kullanarak kullanıcılara her zaman bellekten veri analizi yapma imkanı sağlar. Belirli aralıklarda oluşturulmuş toplu işlemler kullanılarak önceden hazırlanmış raporlar sunan eski ERP sistemlerinin aksine, modern ERP çözümleri verileri gerçek zamanlı çeken, karar verme sürecinin etkinliğini ve doğruluğunu geliştiren esnek raporlar sunar. Kullanıcılar raporları kişiselleştirmek için sürükle ve bırak arayüzleri kullanırlar, böylece en etkili şekilde çalışabilir ve bu raporları kendi kişisel kullanımları için kaydedebilir veya diğer kullanıcılar ile paylaşabilirler. Kullanıcılar, şöyle olsa nasıl olur diye sorabilirler. Amaca özel sorgu özelliği, iş performansını geliştirmek için daha geniş bir görüş mesafesi ve içgörü sağlamak adına kullanıcılara bilgiye anında erişim imkanı verir. İş istihbaratı ve analitik çözümler, ilgi gerektiren olağandışı olayları hızlı ve kolay şekilde tanımlayan anahtar performans göstergeleri sunmak için geçişler veya grafiksel arayüzler sunar. Veritabanının diplerinde yer alan veriye ulaşma özelliği müdürlere veya yöneticilere trendleri tanımlamak veya daha proaktif iş kararları almak için istisnaların temel sebebini hızlıca görebilmelerine olanak sağlar. 7 Verimliliği Yönetmek için ERP Kılavuzu

8 Esnek Teknoloji IT Verimliliğini Arttırır Günümüzün ERP sistemleri IT kuruluşlarına sistemlerini kendi gereksinimleri uyarınca uyarlamak için esneklik sağlar. Standart tabanlı yapıda çalışan ERP çözümleri, çok sayıda veritabanı, işletim sistemi ve donanım platformu destekler. Böylesi bir yapı, ERP çözümünü kendi mevcut ortamlarında uygulamak veya geniş çaplı değişiklikler ve uyarlamalar olmadan kendi ortamlarını değiştirmek, isteyen IT kuruluşları için hızlı, etkili ve uygun maliyetli olarak verimliliği arttırır. Sorun giderme, optimizasyon, destek ve onarım için standart IT araçlarını destekleyen çözümler, sistemi korumak ve işletimini optimize etmek için IT yöneticilerine alışkın oldukları araçları kullanma izni verir. Modern ağ tabanlı mimari ve ağ hizmetleri kullanan, kablosuz ile mobil kablosuz cihazları destekleyen ERP çözümleri uzak/mobil kullanıcılar, ortaklar ve tedarikçiler için dahili sistemlerini genişleterek kuruluşlara verimliliklerini daha da arttırma seçeneği sunar. Kullanıcılar akıllı, self servis uygulamalar kullanarak sisteme kolayca giriş yaparlar. 8 Verimliliği Yönetmek için ERP Kılavuzu

9 4. Sonuçlar Elle işlenen süreçleri ve silo haline getirilmiş sistemleri çoklu işlevsel bölgeler, konumlar, ülkeler veya genişletilmiş tedarik zinciri boyunca uygulayan tek bir ERP çözümü ile değiştirerek, kuruluşlar aşağıdaki faydaları elde edebilirler: Operasyonları Düzene Sokarak Masrafları Düşürün İş dünyası gözüyle, entegre edilmiş ERP çözümü, görevleri düzene sokar ve bilgi paylaşım engellerini ortadan kaldırıp çalışanların işlerini daha az zamanda yapabilmeleri için iş akışlarını otomatik hale getirerek kuruluşlara masraflarını azaltmaları için olanak sağlar. Aberdeen, ERP nin otomatik hale getirilmiş ve düzene sokulmuş süreçlerinden faydalanarak, klasmanında en iyi kuruluşların işletim masraflarında yıllık ortalama yüzde 26 indirim elde ettiklerini ortaya çıkarmıştır. IT gözüyle, esnek ve kişiselleştirilebilir bir ERP çözümü, şirketlere sistemi modifiye etmeye gerek kalmadan değişiklik yapmaya izin vererek, toplam sahip olma masraflarını düşürür. Modern bir yapı, ERP yi revizyondan geçirmeye gerek kalmadan veritabanını, donanımı veya işletim sistemini temizlemeyi kolaylaştırır. Kuraldışı entegre edilmiş modüllere sahip bir sistem, zamanı ve can sıkıcı nokta nokta entegrasyonların maliyetinden kaçınılmasına olanak sağlar. Dahası, entegre edilmiş tek bir sistem ile IT, çok sayıda satıcıyı veya aracıyı yönetme ihtiyacını ortadan kaldırır. Sonuçları Yönlendirmek için Stratejiye Odaklanın ERP çözümleri ile çalışanlar işlerini de daha verimli şekilde yapabilirler. Aberdeen in ortaya çıkarttığı sonuca göre, ERP sistemlerini en iyi şekilde kullanan şirketlerin %95 i eksiksiz ve zamanında dağıtım yapmayı başarıyor ve %95 envanter doğruluğu elde ediyor. 3 ERP, işlerin aşamalarını ve süreçleri belgelemeyi kolaylaştırır, böylece insanlar tutarlı bir temelde nasıl iş yapılacağını öğrenirler. Çalışanlar belgelenmiş süreçlere kolay erişim sahibi oldukları zaman üretim hataları düşer ve kalite artar. Entegre edilmiş, işbirlikçi planlama süreçleri ile daha doğru planlar ve daha kısa bütçe döngüsü süreleri elde edilebilir. Üretim süreçlerinin derinliklerine inerek, yönetim işteki sorunları daha hızlı tanımlayabilir ve anında düzeltici eylemler alabilir. Daha doğru veri ve daha iyi karar verme araçları ile işletmeler, kendi kararlarının kalitesini arttırabilir, operasyonel sonuçları geliştirebilirler. Son olarak ise el ile yapılan yönetimsel görevleri, otomatikleştirilmiş süreçler aracılığıyla azaltarak ve kişiselleştirilmiş bilgilere daha hızlı, akıllı erişim ile sağlayarak, işletmeler daha stratejik konulara odaklanmaları için çalışanlara yetki verebilir Orta ölçekli pazarda ERP : Dağıtılmış bir Çevrede Karmaşıklık Yönetimi, (ERP in the Midmarket 2009: Managing the Complexities of a Distributed Environment, Yazar: Cindy Jutras, Aberdeen Group, Ağustos Verimliliği Yönetmek için ERP Kılavuzu

10 5. Sonuç Klasmanında en iyi işletmeler, masrafları azaltmak, karlılığı arttırmak üzere operasyonel verimliliği geliştirmek ve stratejik planlama için daha fazla kaynak yaratmak adına ERP çözümlerinden faydalanmaya dikkat ediyorlar. Bu kuruluşlar, bu hedefleri karşılamak için ERP uygulamalarına başvuruyorlar. Kuruluşlar ERP çözümleri kullanımlarını optimize ederek daha uyumlu, geliştirilmiş operasyonlar elde etmek için anahtar iş süreçlerini otomatikleştirme fırsatına sahip oluyorlar. Çift veri girişini önlemek ve görüş kapsamını geliştirmek için departmanlar, ofisler ve hatta ülkeler arasında daha etkili bilgi paylaşımı yapabiliyorlar. Ayrıca, iş hayatındaki istisnaları tedbirli bir şekilde yönetmek ve stratejik planlamayı geliştirmek için operasyonel verileri analiz etmek adına esnek araçlar elde ediyorlar. 10 Verimliliği Yönetmek için ERP Kılavuzu

11 Sage Kuzey Amerika Hakkında Sage Wireless Way Suite 120 Richmond BC V6V 0A3 tel I fax Sage Kuzey Amerika, iş yönetimi yazılımı ve hizmetlerinin önde gelen global tedarikçisi The Sage Group plc iştirakidir. Sage olarak işimiz gücümüz iş. Müşterilerimizin hayallerini gerçekleştirmek bizim tutkumuz. İş yazılımı ve hizmetleri kapsamımız müşterilerimizin ihtiyaçlarına cevap vermek için biz yenilendikçe devamlı olarak gelişiyor. Çözümlerimiz; muhasebe, operasyonlar, müşteri ilişkileri yönetimi, insan kaynakları, zaman takibi, ticari hizmetler ve uzman yapı ihtiyaçları, dağıtım, sağlık hizmeti, imalat, kar amacı gütmeyen ve gayrimenkul endüstrileri desteklemektedir. Sage Kuzey Amerika 4,000 insana istihdam sağlamakta ve yaklaşık 3,1 milyon küçük ve orta büyüklükteki işletme müşterilerine destek olmaktadır. The Sage Group plc, 1981 yılında kurulmuş, 1989 yılında Londra Menkul Kıymetler Borsasında piyasaya çıkmıştır ve günümüzde 13,100 çalışana ve dünya çapında 6,2 milyondan fazla müşteriye sahiptir. Daha fazla bilgi için lütfen www. SageNorthAmerica.com internet sitesini ziyaret ediniz. veya numarasını arayınız. Bu maddede yer alan bilgiler, yayınlanma tarihi itibariyle burada söz konusu olan mevcut konular üzerinde Sage şirketinin görüşlerini yansıtmaktadır. Piyasa koşulları her daim değişime açık olduğundan, burada yer alan bilgiler Sage in taahhüdü olarak yorumlanmamalıdır. Bu madde sadece bilgi amaçlıdır ve Sage açıkça ifade edilen veya ima edilen hiçbir garanti vermez Sage Software, Inc. Tüm hakları saklıdır. Sage, Sage logoları ve Sage ürünü ile burada adı geçen hizmet isimleri, Sage Software Inc. tescilli ticari markalarıdır veya markalarıdır veya bağlı kuruluşlarıdır. Diğer tüm ticari markalar kendi sahiplerinin mülkiyetindedir. S2459_EXP_ Crédit photo : K.Harrison