ERP Kullanılabilirliğinin Arttırılması

Transkript

1 Sage ERP I Tanıtım Yazısı ERP Kullanılabilirliğinin Arttırılması Kullanımı kolay ERP nin Üretkenliği Etkilemesi, Yatırım Geri Dönüşünü arttırması ve İşbirliğini zenginleştirmesi

2 İçindekiler 1. Özet 3 2. Geleneksel ERP ler 4 3. Kullanıcı Deneyimini Geliştirme 5 4. Kazandırdıkları 8 5. Sonuçlar 9 2 Improving ERP Usability

3 1. Özet Kurumsal kaynak planlama (ERP) çözümleri operasyonel verileri yönetmek ve iş verimliliğini arttırmak için daima güçlü imkanlar sunmuşlardır. Günümüzün kuruluşları ERP çözümlerinin müşterilerinin yaşamları boyunca onlara yardımcı olmak ve daha iyi, daha hızlı kararlar almaları için onlara ihtiyaçları olan doğru, güncel bilgileri sağlamak adına son derece önemli olduğunun farkındadırlar. Modern ERP çözümleri ise bu imkanları daha kolay bir kullanım ile sunar, bu da yatırımın dönüşünü daha da hızlandırır. Günümüzde en iyi ERP tedarikçileri, kullanılabilirliği arttıran geniş imkanlar ile çözümlerini geliştirerek müşteri taleplerini karşılamaktadırlar. Bu tanıtım yazısı; görsel süreçler, performans değerlendirme tabloları, kullanımı kolay kullanıcı arayüzü, genel bir görünüm ve kullanım, ayarlanabilirlik, servis odaklı mimari, mobil arayüzler, eticaret entegrasyonu ve iş istihbaratını kapsayan ve modern kullanım gelişmelerinin iş süreçlerine yaptığı etkiyi ayrıntılı bir şekilde anlatır. Bu imkanları bünyesinde bulunduran ERP çözümleri; yatırımın dönüşünü daha hızlı sunmak için eğitim ve uygulama zaman dilimlerini ile birlikte toplam sahip olma maliyetini azaltır, üretkenliği arttırır, istihdam esnekliğini geliştirir ve işbirliği güçlendirir. 3 Improving ERP Usability

4 2. Geleneksel ERP ler: Gelişmiş İşlevsellik; Zor Kullanım ERP çözümlerinin sunduğu gelişmiş işlevsellik, geçmişte önemli ölçüde karmaşıklığı beraberinde getirmiştir. ERP kullanılabilirliği ile ilgili çekilen başlıca sıkıntıları şöyle sıralayabiliriz: Öğrenmesi zordur - CFO Magazine 1 tarafından yürütülen son ankete katılan işletmelerin yazılım kullanıcılarının %20 si, farklı modülleri ve uyguları öğrenmek ve görevleriyle ilgili bilgileri bulmak en çok vakit harcadıkları konular olduğunu ifade etmişlerdir. Kullanıcıların önemli ölçüde eğitim almaları gerekmiş ve yeni sorumluluklar alırken veya başka bir çalışanın yerine bakarken alışık olmadıkları görevleri yerine getirememişlerdir. Kullanıcılar daha önce yapmadıkları bir şey yapmaya çalıştıklarında, sıklıkla işlerini tamamlayamamışlar ve hemen kuruluştaki uzman kullanıcılardan yardım istemişlerdir. Bu durum, kuruluştaki hem nihai kullanıcılar hem de uzman kullanıcılar için verimliliği düşürmüştür. Aşina olmadıkları terminoloji ise kullanım zorluklarını daha kötü hale getirmiştir. Ekrandaki konu dışı bilgiler. Ekranda sunulan bilgiler, özellikle yeni kullanıcılar için büyük ölçüde kafa karışıklığına yol açan konu dışı bilgiler olmuştur. Çoklu ekranlarda yürütülen görevler, kullanıcılar için belirli bir işlemin içinde gezinmeyi hatta nerede olduklarını anlamayı bile zorlaştırmıştır. Kullanılması ve anlaşılması zor yardım sistemleri. İşletme uygulamaların karmaşıklığı, kullanımı ve gezinme zorlukları ERP sistemlerin potansiyel yararlarını ortaya koyarken başlıca engeller olarak meydana geliyor, hatta birçok durumda bu sıkıntılar otomatikleştirilmiş süreçlerin benimsenmesine de engel teşkil etmiştir. Günümüzde, kuruluşlar iş hayatındaki değişiklikleri ve gelişmeleri yönlendirme faaliyetlerini daha etkili ve verimli biçimde yapabilmeleri için daha fazla kullanıcı tipine yardımcı olacak ERP çözümlerine başvuruyorlar. Stratejik işletmeler, ilk temastan, sözleşmeye, nakitten, yükümlülüğe kadar eksiksiz müşteri döngüsünü desteklemek için geleneksel iş süreçlerini genişletmede yardımcı olacak ERP çözümleri talep etmektedirler. Bu yeni yaklaşımı desteklemek için ERP çözümleri mutlaka işletmedeki tüm personele kolay erişim sağlayabilecekleri ve bilgi yayabilecekleri bir formatta doğru ve güncel bilgiler sağlamalıdır. ERP çözümleri aynı zamanda kuruluşlara daha iyi kararlar vermek ve yüksek risk kararlarını daha hızlı ve doğru verebilmeleri için bilgi analiz etme yeteneğini geliştirmede yardımcı olmalıdırlar. Kullanıcılar, daha fazla raporların içinde kaybolarak veya kullanımı zor çözümler ile uğraşarak zaman harcamak istemiyorlar. 1 ERP Kolaylık Sağlıyor mu? CFO Magazine, Şubat 2009, 4 Improving ERP Usability

5 3. Kullanıcı Deneyimini Geliştirme Modern ERP tedarikçileri, kullanıcıların iş süreçlerini daha hızlı ve daha kolay tamamlamak ve daha doğru ve etkili kararlar vermek ile bilgileri analiz ve elde etmek için çok çeşitli imkanlar uygulayarak kullanıcı taleplerine yanıt vermektedirler. Bu imkanlar şunları kapsamaktadır: Görsel Süreçler Daha önceki çözümler kullanıcıların iş süreçlerinde gezinmeyi zorlaştırıyordu, yeni görsel süreçler ise nihai kullanıcılara belli bir iş akışının görsel (grafiksel) haritasını sunarak tüm bir sürecin bir uçtan diğer uca nasıl işlediğini kolaylıkla görmelerini sağlıyor. Kullanıcılar sürecin neresinde olduklarını ve süreci tamamlamak için gerekli adımları anında belirlemek için tüm iş sürecini bir bakışta görebilirler. Karmaşık menülerde gezinmek yerine, kullanıcılar doğrudan kullanmaları gereken alana gidip üzerine tıklarlar ve istenilen görüntü belirir. Görüntü; ERP işlevleri, raporlar, sorgular, talep sahipleri, istatistikler veya diğer işlem sayfalarını içerebilir. Bu görsel süreçler sistemdeki yeni kullanıcıların kolaylıkla hız kazanmasına yardımcı oluyor. ERP tedarikçisi tarafından sağlanan önceden tanımlanmış süreçler, bu iş akışlarını kullanmaya başlamayı kolaylaştırır. Bazı sistemler, kullanıcılara kullanım kolaylığını daha ileri taşıyan önceden tanımlanmış süreçleri değiştirmeyi veya işletmeleri için özel yeni süreçler yaratmayı sağlayan grafik araçları dahi sunar. Grafik Tabloları Modernleştirilmiş ERP kullanıcı arayüzleri, yetkililer ve yöneticilere bir tablo ortamında yorumlaması kolay metinsel ve grafiksel ögeler sunan işletmenin anahtar performans göstergelerine erişim sağlar. ERP yazılımına aşina olmayan kişiler, işletme çapında bilgi paylaşımını (işbirliğini) kolaylaştıran anahtar bilgilere doğrudan erişim kazanmak için tabloları kullanabilirler. Yetkililer ve yöneticilerin artık hesap tablolarına veya çeşitli veri kaynaklarından derlenen ve kendilerine ERP sistemi dışından gönderilen raporlara bağlı kalmalarına gerek yok. Tek bir doğruluk kaynağı oluşturan ve daha hızlı, daha doğru karar vermeyi kolaylaştıran bilgilere doğrudan erişim sağlayabilirler. Örneğin, yetkililer ve yöneticiler geneliyle ilgili bilgi veren görünümler elde edip, daha fazla bilgi edinmek için kapsanan raporları inceleyebilirler. Kullanımı kolay metinsel ve grafiksel tablolar, yöneticilere ve yetkililere bu bilgilere erişimi kapsamlı bir eğitim gerektirmeden sağlar. İş İstihbaratı afiksel kullanıcı portalları ve tabloları, kullanıcılara operasyonlarını takip etmeyi ve sapmalara göre yönetmeyi sağlayan yüksek seviye bilgileri sunarken, entegre edilmiş iş istihbaratı sunan ERP çözümleri kullanıcılara daha detaylı analiz gerçekleştirmeyi sağlar. Entegre edilmiş iş istihbaratı ile kullanıcılar iş performanslarını çalışma esnasında analiz edebilir ve basit günden güne operasyonlar ile gerçek zamanlı olarak güncellenmiş veriyi sürükle-bırak yaparak zorlu raporlar oluşturabilirler. Dahili bir veri deposuna sahip sistemler, sistem yöneticilerin kurulumu ve bakımı yapmasını kolaylaştırır. 5 Improving ERP Usability

6 Kullanımı kolay Kullanıcı Arayüzü Kullanıcı arayüzlerinin kullanımını kolay hale getirmek isteyen Modern ERP tedarikçileri, kullanıcı merkezli tasarım ilkelerini göz önünde bulundurmaktadırlar. Kullanıcı merkezli tasarımlar geliştirirken ürün tasarımcıları tasarım süreci boyunca ihtiyaçlara, istek ve ürünün nihai kullanıcılarının sınırlandırmalarına özen göstermektedirler. Tasarımcılar sadece kullanıcıların ürünü nasıl kullanacaklarını belirlemeyi denemekle kalmaz, aynı zamanda varsayımlarını gerçek kullanıcılar ile de test ederler. Amaç, ürüne uyum sağlayabilmek için kullanıcıların iş yapma şekillerini değiştirmeye zorlamaktansa, ürünü kullanıcıların istediği ve kullanma ihtiyacı şeklinde en iyi hale getirmektir. Modern ERP tedarikçilerinin edindiği bir kullanıcı-odaklı tasarım ilkesi ise aşina olan bir kullanıcı arayüzü sunulursa, özellikle de bir internet tarayıcı arayüzü, ERP sisteminin kullanımı daha kolay olur fikrine dayanır. İnternet tabanlı sistemler, uygulamanın arayüzünde sunulan özelliğin nasıl kullanılacağını da sunar. İnternetteki kaynaklar standart ve tahmin edilebilir şekillerde erişilebilmek üzere tasarlanmıştır, mesela ile geri gezinme, kullanıcıların daha önce uygulamaların nerelerinde gezdiğini gösteren bir geçmiş günlüğü ve arama çubuğu gibi. Düğmeler, mesajlar, grafikler, şekiller ve semboller kullanım kolaylığını daha da geliştiren diğer grafiksel ögelerdir. Sistemin bilindik, grafikli bir arayüze sahip olması eğitim ihtiyaçlarını büyük ölçüde azaltır. Genel Bir Görünüm ve Kullanım Bazı ERP tedarikçileri çözümlerinin işlevselliğini, türünün en iyisi ürünleri satın alarak ve bunları entegre ederek geliştirirler. Bu çözümler çoğu zaman ERP sisteminin her modülü için farklı komutlar, kurumsal yapılar ve dosya yapıları içeren tutarsız arayüzlere sahiptirler. Bütün uygulamanın genel bir arayüze sahip çözümü ve eklentileri olması, kullanıcıların öğrenmesini ve kullanımını büyük ölçüde kolaylaştırır. Çözüm, tercihen, şirkete ait tüm ofislerin ortak işlevler, süreçler ve veriler paylaştığı ve farklı dilleri, yönetmelikleri ve para birimleri birleştiren ve çok sayıda lokasyonda kullanılabilen bir global uygulama platformu sunmalıdır. Global bir uygulama platformuna sahip bir ERP, bilgiyi toplamak için kullanıcıların şubeleri beklemesine gerek kalmadan, gerçek zamanlı olarak ciddi iş bilgilerini görmeyi kolaylaştırır. Örneğin, Paris te bulunan bir şirketin merkez ofisindeki tek bir ERP dağıtımı, dünya genelindeki şubelerle bağlanabilmeli ve çoklu para birimleri, iş kuralları ve yönetmelikleri idare edebilmelidir. Ayarlanabilirlik Kullanıcıların tercihleri belirlemesine, bir özelliği açıp kapatmasına veya kullanıcı görünümünü ve kullanımını değiştirmesine olanak sağlayan bir sistem, kullanıcıların sistem üzerinde istediği şekilde, çok fazla programlama gerektirmeden çalışmasına izin verir. Aynı zamanda, kafa karışıklığını azaltmak için kullanıcıların uygulama ekranlarındaki konu dışı uygulamaları da kapatmalarına izin verir. Mobil Arayüz Kullanıcılar ERP çözümlerine yoldayken erişme ihtiyaçları gittikçe büyüyor. Güvenli tarayıcıtabanlı ve mobil tablolar sunan bir ERP sistemi, kullanıcıların ofis dışındayken verilere ihtiyaç duyması halinde, verilere dizüstü bilgisayarları veya mobil cihazlardan erişimini kolaylaştırır. Kullanıcılar bilgileri sorgulayabilmeli ve envanter kontrolü veya satın alma talebi yerleştirme gibi görevleri yerine getirmek için uygulama işlevlerini kullanabilmelidirler. ERP sistemine uygulanan mobil bir bileşken, daha fazla esneklik ve gelişmiş işbirliği sunarak kullanıcı tabanını çekirdek ERP kullanıcıların dışına genişletmeye yardımcı olur. 6 Improving ERP Usability

7 eticaret Uygulamaları Birçok kuruluş, müşterileri ve ortakları gibi kendi çalışanları olmayan kişilere de ofisin yönetimsel verilerine erişim sağlaması gerekmektedir. Ofisin yönetimsel detaylarını ele alan bir ERP sistemi, İnternet Hizmetleri vasıtasıyla müşterileri ve ortakları gibi çalışanları olmayanlara da bağlanabilmektedir. Sonucu da bir örnekle verecek olursak, müşteriler eticaret sistemini kullanarak bir şey satın aldığında envanter ve ofisin yönetimsel işlemleri de aynı şekilde güncellenir. 7 Improving ERP Usability

8 4. Kazandırdıkları Kuruluşlar en ideal kullanılabilirlik için tasarlanan bir ERP çözümü kullanarak aşağıdaki sonuçları elde edebilirler: Yatırım Geri Dönüşünü Attırmak için Eğitimi ve Uygulama Sürelerini Azaltmak Kullanıcılar, karmaşık ve kafa karıştırıcı bir sisteme kıyasla, kullanımı kolay kavranan ve yönlendirilebilen bir sistemi çok daha hızlı öğrenebilmektedir. Bu, eğitim için gerekli olan süreyi ve harcamaları azaltarak sisteme uyum sağlama oranlarını ve çalışanların moralini yükseltmektedir. Buna ek olarak, kullanıcılar sistemi ne kadar hızlı kavrarsa, ERP sistemi de o kadar hızlı bir şekilde yatırım dönüşüyle ilgili vaatlerini yerine getirebiliyor. Personel Çalışma Esnekliğini Arttırın Görsel süreçlere sahip olması nedeniyle, bir personel izne ayrıldığında, sistemine aşina olmayan başka bir kullanıcı ERP modülü veya yeni görevlerle ilgili süreçler hakkında çok fazla eğitime gerek kalmadan kolayca onun işlerine bakabilir. Aynı şey kullanıcılar yeni görevler üstlendiğinde de geçerlidir. Kullanımı kolay olan bir sistem de böylelikle tüm kuruluşu daha esnek hale getirir. Paydaşlar ile İşbirliğini Arttırın Personelin ve yöneticilerin rapor göndermesini beklemek yerine, yetkililer ve yöneticiler doğrudan anahtar bilgilere erişebilmek için kavranması kolay olan arayüzü, gösterge panolarını ve veritabanını kullanabilirler. Bu hem işbirliği hem de kuruluş içindeki paylaşımı arttırır. Daha Düşük Toplam Sahip Olma Maliyeti Kullanımı kolay olan bir sistem ile kullanıcıların sürekli olarak yetkili kullanıcılara kendilerinin bilmediği bir şeyi öğretmesi için başvurması gerekliliği azaltılarak destekleme maliyeti düşürülür. Üretkenliği Arttırın ERP sisteminin kullanımı kolay kavranabilir olması ve kullanıcıların karmaşık iş süreçlerini kolay yönetebilmesi, kullanıcıların daha iyi kararlar alabilmesi ve işleri geliştirmesi için bilgi analiz etmesine daha fazla zaman ayırmalarını sağlar. 8 Improving ERP Usability

9 5. Sonuç Günümüzde, stratejik kuruluşlar müşteri kazanmadan hizmet vermeye kadar kapsanan bütün müşteri döngüsüyle ilgili karar verme süreçlerini otomatikleştirmek ve desteklemek için ERP çözümlerine güvenmektedirler. Artık işlevsellik ve kullanım kolaylığı arasındaki dengeyi kuramamaya tahammül edememektedirler. Modern ERP çözümleri, kullanılabilirliği arttıran çok çeşitli özellikleri bir araya getirerek müşterilerin bu taleplerini karşılamaktadır. Kullanımı daha kolay kavranabilen ERP çözümleri kullanan kuruluşlar, yatırımın dönüşünü hızlandıran kısa eğitim ve uygulama süreleri, daha düşük bir toplam sahip olma maliyeti, daha fazla verimlilik, arttırılmış personel esnekliği ve paydaşlarıyla artan bir işbirliğinden faydalanmaktadır. 9 Improving ERP Usability

10 Sage 6561 Irvine Center Drive Irvine, CA Telefon: Sage Kuzey Amerika Hakkında Sage Kuzey Amerika, iş yönetimi yazılımı ve hizmetlerinin önde gelen global tedarikçisi The Sage Group plc iştirakidir. Sage olarak işimiz gücümüz iş. Müşterilerimizin hayallerini gerçekleştirmek bizim tutkumuz. İş yazılımı ve hizmetleri kapsamımız müşterilerimizin ihtiyaçlarına cevap vermek için biz yenilendikçe devamlı olarak gelişiyor. Çözümlerimiz; muhasebe, operasyonlar, müşteri ilişkileri yönetimi, insan kaynakları, zaman takibi, ticari hizmetler ve uzman yapı ihtiyaçları, dağıtım, sağlık hizmeti, imalat, kar amacı gütmeyen ve gayrimenkul endüstrileri desteklemektedir. Sage Kuzey Amerika insana istihdam sağlamakta ve yaklaşık 3 milyon küçük ve orta büyüklükteki işletme müşterilerine destek olmaktadır. The Sage Group plc, 1981 yılında kurulmuş, 1989 yılında Londra Menkul Kıymetler Borsasında piyasaya çıkmıştır ve günümüzde 13,600 çalışana ve dünya çapında 6 milyondan fazla müşteriye sahiptir. Daha fazla bilgi için lütfen www. SageNorthAmerica.com adresini ziyaret ediniz veya numarasını arayınız Sage Software, Inc. Tüm hakları saklıdır. Sage, Sage logoları ve Sage ürünü ile burada adı geçen hizmet isimleri, Sage Software Inc. tescilli ticari markalarıdır veya markalarıdır veya bağlı kuruluşlarıdır. Diğer tüm ticari markalar kendi sahiplerinin mülkiyetindedir. S2459_EXP_ Crédit photo : K.Harrison