e-okul ORTAÖĞRETİM KURUMLARI KULLANIM KILAVUZU

Transkript

1 e-okul ORTAÖĞRETİM KURUMLARI KULLANIM KILAVUZU e-okul ortaöğretim modülü resmi ve özel tüm ortaöğretim okulları için kullanılabilir. 1. e-okul Sistemi e-okul Bakanlığımıza bağlı resmi ve özel statüdeki tüm okullar ile yurtdışında Bakanlığımıza bağlı resmi okullarda bulunan öğrenci bilgilerinin elektronik ortamda toplanarak, öğrenci merkezli yapılan tüm işlemlerin standartlaştırılmasını ve bilişim desteği ile yürütülmesini sağlamak amacıyla geliştirilmeye başlanmış olan bir Okul Yönetim Sistemidir. Sistem öğrenci kayıtlarından, mezuniyete kadar yapılan işlerin internet üzerinden yapılarak bilgilerin merkezi bir veritabanında tutulmasını sağlar. Okullara kurulum, işletim, yedekleme, bakım ve güncelleme maliyeti oluşturmaz. Her okul kendi yetkileri dâhilinde olan işlemleri sahip oldukları kullanıcı kodları ve şifrelerle gerçekleştirir. İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri ilçe sınırları içinde bulunan okullarla ilgili bilgileri sistemden izleyebilir. İl Milli Eğitim Müdürlükleri il içindeki okullarla ilgili işlemleri, Bakanlık ise tüm okullarla ilgili işlemleri takip edebilir. Öğretmenler dersine girdikleri sınıf ve şubelerdeki öğrenci bilgilerini günceller, veliler öğrencileriyle ilgili okul tarafından yapılan duyuru, ders programı, devamsızlık, not,..vb bilgileri görebilir. Okul yöneticileri okulla ilgili kullanıcıların tanımlanması, okulda bulunan alan/dal bilgilerin girilmesi, şube öğretmenlerinin belirlenmesi, ders programlarının oluşturulması gibi işlemleri yaparlar. ÖNEMLİ UYARI: Program içinde bulunan bölümler dinamik bir yapıya sahiptir. Bakanlık tarafından yıllık çalışma takvimine göre ekranlar açılıp kapatılabilir. Raporlar kullanım ihtiyacı olan dönemlere göre değişebilir. Bu nedenle sistemde yapılacak işlerin zamanında tamamlanması gerekir. Kapatılan bir ekranla ya da yetkisi kısıtlanan bir işlemle ilgili geriye yönelik değişiklik yapılamaz. E-Okul sistemi dönemlik olarak çalışır. Yeni bir döneme geçildiğinde önceki dönemle ilgili hiçbir işlem yapılamaz. Yapılması gerekirken yapılmayan ya da sehven hatalı yapılan işlemler için dönem geçişlerinde sistem 2 hafta daha açık tutulur. Yapılan hatalar varsa bu süre içinde mutlaka düzeltilmelidir. Sistem, Bakanlığımızda bulunan Kurumlar, Personel gibi modüllerle etkileşimli çalışmaktadır. Yani okulda bulunan personel bilgileri özlük modülünden, okullarla ilgili bilgiler devlet kurumları ve özel okullar modüllerinden alınmaktadır. Okulda görev yapan yönetici bilgileri özlük ve atama modüllerine işlenmediği takdirde bilgiler sistemde görünmeyecektir. Ya da başka bir kuruma atanan öğretmenin görev ayrılma ve yeni kurumunda başlama bilgileri işlenmediğinde öğretmen sistemde kayıtlı olduğu okulda görünmeye devam edecektir.

2 e-okul mevcut sistemlerden bilgi alırken bazı sistemlere de bilgi sağlamaktadır. Bundan böyle sistemde bulunan bilgiler için istatistik toplanmayacak, diploma bilgileri sistem üzerinden alınacak, il başarı grafikleri ve il karneleri sistemden oluşturulacaktır. Sisteme dahil olmayan okul türleri de zaman içinde eklenecektir. 2. E-Okul Sistemi Kullanıcıları Sistemde, Bakanlık Sistem Yöneticisi, Bakanlık Kullanıcısı, Genel Müdürlük/İl/İlçe/Okul Sistem Yöneticisi, Milli Eğitim Müdürlüğü Kullanıcısı, Öğretmen Kullanıcısı ve Veli Kullanıcısı olmak üzere 6 tip kullanıcı bulunmaktadır Bakanlık Sistem Yöneticisi : Sistemde zamana bağlı yürütülen (sınav başvurusu, aday kayıt, karne,, vb.) işleri planlar gerekli ekranları yetkilendirir. İhtiyaca göre raporları kullanıma açar kapatır, şifre sorunu yaşayan Bakanlık, Genel Müdürlük ve İl sistem yöneticilerinin şiflerini değiştirir. İhtiyaca göre Genel Müdürlük kullanıcısı ya da yurtdışı kurumlarla ilgili Okul Sistem Yöneticisi kullanıcısını oluşturur Bakanlık Kullanıcısı : Tüm okulların yapmış olduğu işlemleri görebilir. Toplu rapor oluşturabilir. Okul tarafından yapılması gereken işlemlerde değişiklik yetkisine sahip değildir Genel Müdürlük/İl/İlçe/Okul Sistem Yöneticisi: Her genel müdürlükte 1 adet sistem yönetici bulunmaktadır. Genel Müdürlük sistem yöneticisi Genel Müdürlük içinde sistemi kullanacak olan kullanıcıları belirler, bu kullanıcılara ait yetki grupları oluşturur ve kullanıcıları bu gruplara aktarır. İl/İlçe ve Okul kullanıcıları da aynı şekilde yetkilidir. Her kullanıcı grubu oluşturduğu yetki grupları ve kullanıcıların yönetimini yapar. Yetki alanı dışında işlem yapamaz. Genel Müdürlük /İl /İlçe ve Okul Sistem yöneticileri kendilerine Bakanlık Sistem Yöneticisi tarafından verilen yetkiler dahilinde işlem yapar. Bakanlık Sistem Yöneticisi herhangi bir ekranda bulunan değişiklik yetkisini aldığında bu yetkiye sahip olan tüm kullanıcılardan da yetki otomatik alınır. Ancak tekrar yetkilendirme yaparken her yönetici kendi kullanıcılarına bu yetkiyi vermesi gerekir Milli Eğitim Müdürlüğü Kullanıcısı : İl ve İlçe Sistem Yöneticisi Kullanıcısı tarafından oluşturulur ve yetkilendirilir Öğretmen ve Müdür Yardımcıları Kullanıcıları: Okul Sistem Yöneticisi tarafından oluşturulur. Her öğretmen ve müdür yardımcısı kadrolu/görevlendirme bulunduğu okulda tanımlanabilir. Ataması başka bir okula yapıldığında eski okulundaki kullanıcısı iptal edilir. Birden fazla okulda derse giren öğretmenler için farklı kullanıcı kodları verilmelidir. Öğretmen ve müdür yardımcısı kullanıcısı, tanımlama sırasında verilen T.C. Kimlik Numarası kısıtlamasıyla ayırt edilir. Eğer Okul Sistem Yöneticisi oluşturduğu kullanıcıyı T.C. Kimlik Numarası ile kısıtlamazsa Yöneticiyle aynı yetki seviyesinde bulunur. Müdür yardımcısı kullanıcısı yetkili olduğu türlerdeki sınıf/şubelerde

3 bulunan öğrenciler için işlem yapabilir. Öğretmen kullanıcıları ders programında tanımlı sınıf ve şubelerde bulunan öğrenciler için işlem yapabilir Veli Kullanıcıları: Öğrenci velileri, öğrencinin T.C. Kimlik Numarası ve öğrencinin kayıtlı olduğu okuldaki okul numarası ile Veli Bilgilendirme Sistemi ne girerek okul tarafından yapılan duyuruları, devamsızlık bilgilerini, not bilgilerini, sınav başvuru/yer/sonuç bilgilerini sınıflar bazında görebilirler. Ayrıca okul tarafından kullanıcı oluşturulmasına ve yetki verilmesine gerek yoktur. 3. E-Okul Sistemi Kullanıcı Kodu ve Şifresi e-okul sistemini kullanabilmek için (veli kullanıcıları hariç) kullanıcı kodu ve şifre bilgisine ihtiyaç vardır. İl/İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü personeli ve Okul Yöneticileri şifrelerini MEBBİS Yöneticilerinden, öğretmenler ve okul personeli kullanıcı kodu ve şiflerini bulundukları okul müdürlüğünden alabilirler. Birden fazla okulda derse giren öğretmenler her okul için ayrı kullanıcı kodu ve şifre almalıdır. Bir kullanıcı kodu başka bir kullanıcı için verilemez. Oluşturulan kullanıcılar geriye dönük işlemlerin izlenebilmesi için silinemezler. Kullanıcı kodu ve şifresiyle ilgili sorun varsa kullanıcının oluşturulduğu birime başvurulmalıdır. Sisteme giriş için alınan şifre ilk kullanımda Şifre Değişikliği bölümünden değiştirilmelidir. Her kullanıcı Kullanıcı Güvenlik Açıklamaları dokümanındaki kurallara uymalıdır. ÖNEMLİ UYARI: Sistemde yapılan tüm işlemler sisteme giren kullanıcının kodu ile tutulmaktadır. Bilgilerin girilmesi ve değiştirilmesinden kullanıcı sorumludur. Kullanıcı kodu kimseyle paylaşılmaz ve aynı kodu kullanarak birden fazla kullanıcı tarafından işlem yapılamaz. 4. Sisteme Giriş Sisteme giriş için gerekli olan bilgiler temin edildikten sonra Milli Eğitim Bakanlığı internet sitesinde yer alan logoya tıklanarak ya da adresinden sistem giriş sayfasına gidilir.

4 e-okul giriş sayfasında Güvenlik Kodu, Kullanıcı Adı ve Şifre bilgilerinin girileceği bölüm açılır. Giriş Kodu: Sistem güvenliği için konulmuştur. Üste bulunan resimdeki sayılar aşağıdaki alana sırasıyla yazılmalıdır. Resimdeki rakamları okumakta zorlanan kullanıcılar resmin solundaki logoya tıklayarak rakamları sesli olarak dinleyebilir. Kullanıcı Adı: Sisteme giriş için okul yönetimince ya da MEBBİS yöneticilerince sağlanan kullanıcı adı bilgisi girilir. Şifre: Kullanıcı kodu ile birlikte verilen şifre girilir. Şifre giriş sırasında * ile gösterilir. Giriş : Giriş Kodu, Kullanıcı Adı ve Şifre bilgisi girildikten sonra e-okul sistemine bağlantıyı sağlar. Girilen bilgilerde hata varsa uyarı mesajlarıyla hata bildirilir. ÖNEMLİ UYARI: e-okul sisteminin kullanıldığı resmi tek adres dir. Bunun dışında internetten bulunan, elektronik postayla yönlendirilen hiçbir siteden sisteme girilmeye çalışılmamalıdır. Bakanlık birimleri dahil hiç kimseye sisteme giriş şifresi verilmemelidir. Şifre belirli aralıklarla mutlaka değiştirilmelidir. 5. e-okul Sistemi Pencereleri Tanıtımı 5.1 Sayfaların Genel Yapısı e-okul modüllerindeki sayfaların yapıları 3 ana başlık altında toplanabilir. Bunlar; Sayfa Başlığı (Header): Sayfanın en üstünde bulunan paneldir.

5 Menü: Kullanmaya yetkili olduğunuz modüller ve sayfaların listesinden oluşur. Sayfa başlığının altında, sayfanın en solunda bulunur. Araç Çubuğu(Toolbar): Sayfa başlığının hemen altında, üzerinde aktif ya da pasif simgeler bulunan çubuktur. Kaydetme, silme, çıktı alma (raporlama), ilgili yardım sayfasını görüntüleme gibi temel işlemler için kullanılır. Butonlar aktif veya pasif olmak üzere her sayfada bulunur Sayfa Başlığı (Header) Özellikleri Sayfa başlığı; sisteme ve kullanıcıya dair en temel bilgilerin gösterildiği bölümdür. Başlığın sol tarafında okulun bulunduğu il, ilçe okulun ismi ve okul kodu gösterilmektedir.başlığın sağ tarafında bulunan alanlar ise yukarıdan başlandığında ilk olarak sisteme giriş yapan kullanıcı adını göstermektedir.bu alanın hemen altında Bağlantı Sonu alanı bulunur. Bu alan 10 dakikalık bir zaman dilimi olup kullanıcı sisteme giriş yaptığı anda başlar ve eğer kullanıcı 10 dakika boyunca sistem üzerinde hiçbir işlem yapmazsa, kullanıcının bağlantısını otomatik olarak keser. Bu alanın altında Sunucu alanı bulunur ve bu alan kullanıcının sisteme bağlanmış olduğu sunucu adını gösterir.

6 5.2.2 Menü Özellikleri Menü, mevcut kullanıcı yetkilerinizle yapabileceğiniz işlemlerin görüntülendiği yerdir. Herhangi bir modüle girdiğinizde, modülün sayfalarının içinden sizin kullanabilecekleriniz sistem tarafından tespit edilip modül menüsünde görüntülenmektedir. Modülü kullanarak yapabileceğiniz işlemler, kullanım kolaylığı açısından gruplanmıştır. Bu gruplama birbiriyle ilişkili işlemler aynı grup altında toplanarak yapılmıştır. Modül ilk açıldığında modül menüsünde sadece grup isimlerini göreceksiniz. Grupların solunda bir ok simgesi görülmektedir. Herhangi bir grubu seçip tıkladığınızda, o gruba dâhil sayfalar hemen grup isminin altında görüntülenecektir. Grup kutucuğuna tekrar tıkladığınızda ise grupla ilgili sayfalar artık görüntülenmeyecektir Araç Çubuğu (Toolbar) Özellikleri Araç çubuğunda kaydetme, silme, işlemi iptal etme, yardım sayfasını görüntüleme, çıktı alma gibi temel kullanıcı işlemlerine ait butonlar bulunur. Ancak araç çubuğunda bulunan butonların bazıları aktif bazıları ise pasiftir. Çünkü her sayfada, araç çubuğunda sıralanan temel kullanıcı işlemlerinden sadece gerekli olanlar ve yetki verilenler kullanılabilmektedir. Araç çubuğundaki aktif, yani kullanılmasına izin verilen butonlar renkli, pasif butonlar ise renksiz gözükür Araç çubuğundaki butonlar ve işlevleri aşağıda sıralanmıştır:

7 Yeni Kayıt Butonu: Sayfanın, üzerindeki bilgi içeren kısımlarının boşaltılmış ve baştan yeni bir kayıt girilmesi için uygun hale getirilmiş halini görüntülemek için kullanılır. Silme Butonu: Sayfada görüntülenen kaydın sistemden silinmesini sağlar. Yanlışlıkla yapılan ya da iptal edilen bir işlemin geri alınması için kullanılabilir. Kaydet Butonu: Yapılan işlemin sayfada o an gözüken haliyle sisteme kaydedilmesini sağlar. Arama Butonu: Hem kaydetme hem listeleme gibi iki işlevi olan ekranlarda listeleme moduna dönülmesi için kullanılır. Yazdır Butonu: Sayfayla ilgili çıktı almak için kullanılır. Bu butona tıklandığında, çıktısı alınabilecek raporların listelendiği küçük bir ekran gösterilir. Kullanıcı bu ekranda listelenen raporlardan istediğini seçip parametrelerini girerek raporun önce önizlemesini görüp sonra çıktısını alabilir. Yenileme Butonu: Mevcut sayfanın yeniden yüklenmesini sağlar. Hata Bildirimi Butonu: Kullanıcıların, sistemin işletimi sırasında tespit ettikleri hataların merkeze bildirilmesi için kullanılır. Yardım Butonu: Mevcut sayfaya ilişkin yardım sayfasının görüntülenmesini sağlar. Sayfayıkullanırken sorun yaşayan kullanıcılar, ilk iş olarak ilgili yardım sayfasını okumayı seçebilirler. Çıkış Butonu: Modülden çıkmak için kullanılır. 6. E-Okul Sistemi Ana Modülleri Sistemde bulunan ana modüller; Ortaöğretim Kurum İşlemleri, Ortaöğretim MEM İşlemleri, Ortaöğretim Öğrenci İşlemleri, Sınav İşlemleri ve Yönetici dir. Sistemde Kurum ve Öğrenci bazlı yapılacak işlemler bulunmaktadır. Öğretim şekli belirleme, sınıf listesi alma gibi işlemler kurum bazlı işlemlerdir. Öğrenci haricinde geneli ilgilendiren işlemler bu bölümden yapılmalıdır. Seçilen tek bir öğrenci ile ilgili işlem yapılması gerekiyorsa da öğrenci işlemleri bölümüne geçilmelidir.

8 Sınav işlemleri bölümünde DPY-B, Orta Öğretime Geçiş Sistemi gibi sınavlarla ilgili işlemler yer almaktadır. 7. Ortaöğretim Kurum İşlemleri Modülü Kurum İşlemleri Modülü, Okul Bilgileri, Alan Bilgileri, Şube Bilgileri, Bilgi Giriş İşlemleri, Kayıt İşlemleri, Resim İşlemleri ve Devamsızlık işlemleri bölümlerinden oluşmaktadır. Bu bölümlerde okul, kurum personeli ve öğrenci tanımlamaları yapılmasını sağlar. 7.1 Kurum İşlemleri Kurum İşlemleri Modülü, okul ve öğrenciye ait işlemleri yürütür ve denetler. Okula ait bilgilerin girilmesi, okulun öğretim şeklinin belirlenmesi, Türk ve yabancı uyruklu öğrencilerin kaydının yapılması, şube eklenmesi, ücretli derse giren öğretmenlerin bilgilerinin girilmesi ve öğrenci fotoğraflarının eklenmesi bu modül kullanılarak yapılabilecek işlerdir. ÖNEMLİ UYARI: Kurum İşlemleri Modülünde bulunan alt ekranlar ilişkisel olarak birbirlerini tamamladıklarından ve bazı yetkilendirmeler bu tanımlamalara göre yapıldığından doğru ve eksiksiz girilmeli kesinlikle deneme veya hatalı kayıtlara yer verilmemelidir. Aksi durum söz konusu olduğunda kullanımdan kaynaklanan hatalar oluşacaktır Eğitim Öğretim Dönemi: Kurum Kullanıcısı sisteme dahil olduğunda Eğitim Öğretim Dönemi aktif dönem olarak gelmektedir. e-okul sistemi dönemlik çalıştığından bazı ekranlarda eski dönem bilgilerine geri dönüş olup eski dönem bilgilerine ulaşabilirsiniz. İlgili ekranda eski dönemlerden herhangi birini seçtiğinizde araç çubuğundaki tüm butonlar pasif hale gelecek ve herhangi bir işlem yapmanıza müsaade etmeyecektir.

9 İlgili Eğitim Öğretim Dönemleri seçilerek eski dönem bilgilerine ulaşılabilir. Bu özellik her ekranda olmayıp gerekli olan ekranlarda çalışmaktadır Okul Türü : e-okul ortaöğretim modülü, Ortaöğretim Genel Müdürlüğü, Erkek Teknik Öğretimi Genel Müdürlüğü, Kız Teknik Öğretimi Genel Müdürlüğü, Ticaret ve Turizm Öğretimi Genel Müdürlüğü, Öğretmen Yetiştirme Eğitimi Genel Müdürlüğü, Din Öğretimi Genel Müdürlüğü ve Sağlık İşleri Dairesi Başkanlığına bağlı okullar tarafından kullanılacağından birden fazla türü olan okullar için türler arası geçiş işlemleri bu açılır pencereden yapılacaktır. Yandaki örnekte bir okula ait dört okul türü listelenmiştir. Okul Türü Seçimi ile ilgili dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda maddeler halinde sıralanmıştır A. Okulunuzda bulunan türler MEBBİS Devlet Kurumları Modülünde bulunan Kurum Bünyesine Okul Ekleme Çıkarma Ekranından ilgili genel müdürlüğünüzce yapılmaktadır. Girilen bu türler Okul türü açılır penceresine otomatik olarak gelmektedir. e-okul işlemlerine başlamadan önce ilk yapmanız gereken Okul türü açılır penceresine gelecek olan türleri dikkatlice kontrol etmeniz eksiklik veya yanlışlık durumunda bu türleri ilgili genel müdürlüğünüzle görüşerek düzelttirmeniz gerekmektedir. Not: Yukarıdaki ekran MEBBİS sisteminden alınmış olup örnektir. İlgili genel müdürlüğünüzün alt türleri kapatma işlemi Hizmetten Çıkış tarihi yazılarak yapılmaktadır. Genel müdürlüğünüzün ilgili alt türü kapatabilmesi için e-okulda daha önceden tanımladığınız ilgili alt türe ait

10 herhangi bir alanın tanımlı olmaması ya da tanımlı alanlar var ise Alan Hizmet Bitiş yıllarının dolu olması gerekmektedir B. Açılır pencere Okul türleri seçim işlemleri Kurum İşlemleri altında bulunan ekranları direkt olarak etkilemektedir. Ekranlar ilgili Okul türü seçim işlemine bağlı olarak ilgili alt türe odaklanır. Böylece ilgili ekranlarda seçilmiş alt türlere göre çalışma imkânı sağlamış olur C. Açılır pencere Okul türleri seçim yapıldığında Kurum İşlemleri altındaki ekranların araç çubuğunda seçilmiş olan kurum alt türleri seçtiğiniz türe göre değişecektir. Bazı ekranlarda ise GENEL KURUM İŞLEMLERİ yazmaktadır. Bu ekranlar okulun alt türüne bağlı olmayan okulun genel ekranlarıdır. Örneğin Okul bilgilerinin olduğu ekran genel bilgiler olduğundan ve tüm alt türleri kapsadığından GENEL KURUM İŞLEMLERİ yazmaktadır.

11 7.1.2.D. Okul türü aynı zamanda kullanıcının yetkileri ve girdiği derslere göre de ilgili alt türler gelmektedir. İlerleyen konularda ayrıntılı olarak açıklanacaktır Okul Bilgileri Ekranı: Bu ekranda okula ait genel bilgilerin olduğu ekran olmaktadır. Sarı ile boyanmış ve müdahale edilemeyen alanlar MEBBIS Devlet Kurumları modülünden otomatik olarak gelmektedir. Açık olan alanları güncel tutmanız gerekmektedir. Adres: Okulunuza ait adres bilgilerini gireceğiniz alandır. Telefon No: Okulunuza ait telefon numarası bilgilerini gireceğiniz alandır. Faks No: Okulunuza ait faks numarası bilgilerini gireceğiniz alandır. Web Sayfası: Eğer okulunuza ait bir web siteniz varsa web adresini girebileceğiniz alandır. E-Posta: Eğer okulunuza ait bir e-posta adresi varsa bu hesaba ait bilgileri girebileceğiniz alandır Öğretim Şekli Güncelle Ekranı: Bu ekranda okulunuzun öğretim şeklini güncellemelisiniz.

12 Normal Öğretim: Eğitim-öğretimi tam gün yapan okullar için kullanılabilecek bir seçenektir. İkili Öğretim: Eğitim-öğretimi sabah ve öğle olarak yapan okullar için kullanılabilecek bir seçenektir Müdür Yardımcıları Ekranı: Okul türlerine müdür yardımcısı atama işlemleri bu ekranlar kullanılarak yapılmalıdır. Bu ekran çok dikkatli kullanılmalıdır. Yetkilendirmeler bu ekrandan yapılacaktır. Okul türleri müdür yardımcısı atama işlemleri ile ilgili dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda maddeler halinde sıralanmıştır A. İlgili Okul türleri MEBBİS Devlet Kurumları Modülünde bulunan Kurum Bünyesine Okul Ekleme Çıkarma Ekranından (Bknz A.) gelmektedir B. Müdür Yardımcısı listesi MEBBİS personel ve özlük işlemlerinden dolmaktadır. Okulun Kadrolu, Görevlendirme, Okul Dışı personel (Özel Okullar) müdür yardımcıları bu listeye gelmektedir. İlgili listenin dolmaması, eksik dolması veya yanlış dolması durumunda Milli Eğitim Müdürlüklerindeki özlük birimi ile sorunun giderilmesi gerekmektedir C. Müdür yardımcılarına atanacak okul türlerine göre ilgili ekranlar sistem tarafından yetkilendirilecektir. Ayrıca Müdür yardımcısı hangi türe yetkilendirilmiş ise Okul Türü listesine o tür gelecektir.

13 Yukarıdaki örnekte ilgili Müdür yardımcısı Anadolu Meslek Lisesi(Erkek Teknik) alt türüne yetkilendirilmiştir. İlgili Müdür Yardımcısı sisteme girdiğinde Okul Türü olarak sadece Anadolu Meslek Lisesi(Erkek Teknik) gelecektir. Bundan sonra bu okul türü ile ilgili iş ve işlemlerini gerçekleştirecektir D. Bir türe birden fazla müdür yardımcısı atanabileceği gibi, bir müdür yardımcısına birden fazla tür atanabilmektedir E. e-okul ekranlarında Sınıf/Şube Ekleme, Öğrenci Ekleme, Devam Devamsızlık girme ve Öğrenci Listeleme gibi ekranlar müdür yardımcılarının atanmış oldukları okul türlerine göre iş ve işlemlerini gerçekleştireceklerdir Alan Tanımlama Ekranı: Bir veya birden fazla türler için okulunuzda bulunan alanları girmek için kullanacağınız ekrandır. Alan Bilgileri mutlaka doğru şekilde girilmelidir. Öğrencisi olmayan alanlar sisteme dahil edilmemelidir. Okul Türü: Alan Girilecek Okulun türü Alanı: MEGEP kapsamında tanımlanan alanlar. Onay Tarih ve Sayısı: Eklenecek olan alanın ilgili Genel Müdürlükçe verilmiş onay tarih sayısı Alan Hizmete Giriş Yılı: Alanın hizmete giriş yılını Alan Hizmet Bitiş Yılı: Alanın kapatılma yılı

14 Alan Tanımlama işlemleri ile ilgili dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda maddeler halinde sıralanmıştır A. Alan Tanımlama işlemi bir kere yapılabilmektedir. Bu sebeple giriş işlemleri yapılırken dikkatli olunmalıdır B. Alanlar Okul Türlerine göre listelenmektedir. Örneğin Okul türü Genel Lise ise genel lise ile ilgili alanlar dolmaktadır C. Alanları kapatma işlemleri Alan Hizmet Bitiş yılını kullanarak yapılmalıdır. Kapatma işlemini yapacağınız alanda öğrenci var ise ilgili alan kapatılamaz. ÖNEMLİ UYARI: Deneme amaçlı alan tanımlama işlemi yapmayınız. Alan silme işlemi olmadığından ilerdeki aşamalarda sorunlar ile karşı karşıya kalabilirsiniz Şube Ekle Ekranı Okulda bulunan şubelerin tanımlanacağı ekrandır. Bu sayfada yeni bir şube oluşturabilirsiniz oluşturmuş olduğunuz şube üzerinde çeşitli işlemler yapabilirsiniz. Sınıf ve Şube tanımlama ekranı eksiksiz ve doğru şekilde yapılmalıdır. Okul Türü: Okul Türü alanına müdahale etmek için sol üst köşedeki okul türünü değiştirerek yapabilirsiniz. Alanı: Alan tanımlama ekranında okul türlerine tanımlamış olduğunuz alanlar bu listeye dolacaktır. Hizmet bitiş yılı doldurulmuş alanlar buraya gelmeyecektir.

15 Sınıf: Oluşturacağınız şube için sınıf bilgisi seçebileceğiniz alandır. Şube: Oluşturacağınız şube için A,B,C şeklinde şube adı seçebileceğiniz alandır. Müdür Yardımcısı: Oluşturacağınız şube için görevlendireceğiniz müdür yardımcısını seçebileceğiniz alandır. Sınıf Öğretmeni: Oluşturacağınız şube için görevlendireceğiniz sınıf öğretmenini seçebileceğiniz alandır. Sınıf Başkanı: Oluşturacağınız şube için görevlendireceğiniz sınıf başkanını seçebileceğiniz alandır. Sınıf Başkan Yardımcısı: Oluşturacağınız şube için görevlendireceğiniz sınıf başkan yardımcısını seçebileceğiniz alandır. Şube Sabah/Öğlen Grubu: Oluşturacağınız şube için öğretim şeklini seçebileceğiniz alandır. Şube Durumu: Oluşturacağınız şubenin açık veya kapalı olmasını seçebileceğiniz alandır. Bu alanların hemen altında sistemde kayıtlı şube bilgileri görülmektedir. Bu kısımda görüntüleyebilirsiniz. butonuna tıklayarak şubelere ait bilgileri Şube Tanımlama işlemleri ile ilgili dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda maddeler halinde sıralanmıştır A. Sınavla öğrenci alan okul türlerinde 9. Sınıf eklerken alan girilmesi zorunludur B. Sınavsız öğrenci alan okul türlerinde 9. Sınıf eklerken alan girilmesi zorunlu değildir C. Teknik Lise türündeki okullar 9. Sınıf oluşturamazlar D. Farklı türlerdeki okullar aynı Sınıf/Şube oluşturabileceklerdir E. Bünyesinde birden fazla alt türü olan okullar için Müdür Yardımcıları Kurum İşlemleri altında bulunan Müdür Yardımcıları ekranından gelmektedir.

16 7.1.7.F. Kurum Türü tek olan okullarımızın Müdür Yardımcıları MEBBİS personel ve özlük işlerinden gelmektedir G. Sınıf Öğretmeni her sınıf için doğru şekilde tanımlanmalıdır. Bazı ekranlar bu alandaki sınıf öğretmenlerine göre yetkilendirileceklerdir H. Sınıf Başkanı ve Sınıf Başkan Yardımcıları alanları öğrenci eklendikçe dolacaktır I. Şubenin Sabah/Öğlen veya Tam Gün eğitim yaptığı bilgisi girilmesi zorunludur. Bu bilgi Ders başlangıç Bitiş saatleri ve İstatistikî bilgi almada kullanılacaktır. Bu yüzden doğru giriş yapılması gerekmektedir İ. Şubenin durumu Açık veya Kapalı hale getirilebilir. Bir şubenin kapalı hale gelebilmesi için ilgili şubede öğrenci olmaması gerekmektedir Ücretli Öğretmen Ekleme Ekranı MEBBİS te bulunan kadrolu, sözleşmeli ve kadrosuz usta öğretici dışında bulunan öğretmenler ile Özel okullarda çalışan ve MEBBİS sisteminde olmayan öğretmenlerin e-okul sistemine eklendiği ekrandır. Bu öğretmenlerin e-okul sistemine kayıt olabilmesi için MERNİS te kayıtlı ve Kimlik Numarasının olması gerekmektedir. T.C. Kimlik Numarası olmayan öğretmenlerimiz Nüfus müdürlüğüne giderek MERNİS sisteminde ilgili düzeltme ve değişiklikleri yaptırması gerekir. Yapılan bu düzeltme ve değişikliklerin MERNİS e yansıması bir gün sonra olacaktır. Aynı işlem yabancı uyruklu öğretmenler içinde geçerlidir.

17 Ücretli Öğretmen Ekleme işlemleri ile ilgili dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda maddeler halinde sıralanmıştır Yurtiçinde çalışan yabancı uyruklu öğretmenler Kimlik numaralarını Nüfus idarelerinden almalıdırlar Öğretmenin Başlama Tarihi Mutlaka doğru bir şekilde girilmelidir Öğretmenin ayrılama durumu söz konusu olduğunda Ayrılma tarihi mutlaka girilmelidir MEBBİS sisteminde kaydı olmayan bu tipteki öğretmenler e- Okul sistemine dahil olmazlarsa e-okul üzerinde hiçbir işlem yapamazlar. ÖNEMLİ UYARI: Yurtiçinde yaşayan ve okulunuzda görevli olan öğretmenlerinizin mutlaka MERNİS sisteminden Kimlik numaraları almaları gerekmektedir Ücretli Öğretmen Ekleme Ekranı (Yabancı Uyruklu) Yukarıdaki ekrandan farkı yurtdışında yaşayan T.C. vatandaşı olmayan öğretmenler için Geçici Kimlik Numarası Üretme işlemidir. Sistem otomatik olarak geçici Kimlik numarasını üretecektir ÖNEMLİ UYARI: Bu ekran sadece Yurtdışında yaşayan ve Türk vatandaşı olmayan öğretmenler için geçerlidir.

18 Öğrenci Ekle (10,11,12. Sınıflar) e-okul sistemine öğrenci ekleme işlemleri bu ekran üzerinden gerçekleştirilecektir. E-Okul sistemi TC Kimlik Numarasına göre çalıştığından eklenecek olan öğrencinin TC Kimlik No (*) alanına öğrencinin TC Kimlik Numarası yazılır. İlgili butona basıldıktan sonra sistem MERNİS ten öğrencinin Nüfus Cüzdanı, Anne Nüfus Cüzdanı, Baba Nüfus Cüzdanı ve Kardeş bilgileri gelir ve e-okul sistemine kaydedilir. Öğrenci, Anne, Baba ve Kardeş bilgileri ekranı Öğrenci İşlemleri bölümünden görebilirsiniz. Bilgiler geldikten sonra sarı alanlar dolacaktır. İkinci aşama olarak öğrencinin Sınıf / Şubesi belirlenmelidir. Sınıf /Şubesi alanı daha önce Şube ekle ekranından tanımlanmış sınıf şubeler listelenecektir. Dikkat edilmesi gereken sisteme kayıt olacak öğrencinin Sınıf / Şubesinin doğru olarak girilmesidir. Yanlış girişler olmamalıdır. Çünkü öğrenci Sınıf ve Şubesi belirlendikten sonra farklı sınıflara kayıt etme işlemi yapılmayacaktır. Öğrencinin Yabancı Dili ve okul numarası seçildikten sonra kaydet butonuna basarak öğrenciyi kaydedebilirsiniz. Öğrenci Ekleme işlemleri ile ilgili dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda maddeler halinde sıralanmıştır A. Yabancı uyruklu öğrencilerde sisteme buradan giriş yapacaklardır. MERNiS TE kayıtları yok ise ilgili Nüfus Müdürlüğüne başvurarak Kimlik Numarası alacaklardır B. Öğrenci Numarası her okul türü için tektir. Farklı alt türlerde aynı öğrenci numarası verilebilir C. işareti öğrencinin alanını göstermektedir.

19 TC Kimlik No Değiştirme: TC kimlik Numarası değişen öğrenciler için kullanılacak olan ekrandır. Eski Öğrenci Bilgileri alanına TC Kimlik Numarası, Yeni Öğrenci bilgileri alanına Yeni TC Kimlik Numarası girilerek Kimlik numarası değişikliği yapılır Kontenjan Giriş Ekranı (Kayıt İşlemleri) : Sınavsız öğrenci alan meslek liseleri; endüstri meslek liseleri, kız meslek liseleri, ticaret meslek liseleri, çok programlı liseler, mesleki ve teknik eğitim merkezlerinin (METEM) meslek lisesi programları ve diğer meslek liseleri (kimya/tekstil/motor/yapı meslek vb.) dir. Okul müdürlüklerince, bu okulların 9 uncu sınıfına alınacak öğrenci kontenjanları belirlenerek sisteme girilmesi gerekmektedir. Kontenjan giriş ekranı aday kayıt işlemlerinde gerekli olacaktır.

20 Aday Kayıt Ekranı (e-kayıt): Sınavlı ve Sınavsız öğrenci alan okulların Ortaöğretim e-kayıt işlemlerinde kayıt etmiş oldukları öğrenciler bu ekrana Kesin Kayıt Bekliyor mesajı vererek listelenecektir. Eğer e-kayıt yoluyla ekleyemediğiniz 9. Sınıf öğrencileri var ise aday kayıt ekranından ekleme işlemi yapabilirsiniz. Aday Kayıt öğrenci ekleme işlemi TC Kimlik Numarası ilgili alana doğru şekilde yazıldıktan sora butona basılarak Öğrencinin Bilgileri MERNİS Sisteminden getirilir. Öğrencinin Veli bilgileri girildikten sonra Kaydet tuşuna basılır ve öğrenci Aday kayıt haline getirilir Aday Kayıt İptal Ekranı : Yanlışlıkla yapılan Aday kayıt öğrencilerin Aday kayıtlarını iptal etmek için kullanılan ekrandır. Bu ekranda Aday Kayıt yapılmış öğrencinin TC Kimlik Numarası ilgili alana yazılarak öğrenci ekrana getirilir. Daha sonra iptal Nedeni ve ilgili açıklama yazıldıktan sonra kaydet tuşuna basılır.

21 Kesin Kayıt Ekranı : Aday Kayıt Ekranında kayıt edilmiş öğrenciler Kesin Kayıt ekranına gelecektir. Bu ekran Aday kayıttaki öğrencileri kesin kayda çevirme işlemlerinde kullanılacaktır. Sınavsız öğrenci alan okullarda listeleme Diploma Puanına göre listelenmektedir. Ayrıca Kontenjan Ekle ekranından girilmiş olan kontenjana göre listeleme şekillenecektir. Kontenjanı aşan öğrencilere kırmızı olarak listelenecektir. Fakat Kesin kayıt için herhangi bir engel teşkil etmeyecektir. Okul Türü İlgili kullanıcının yetkilendirmesine göre otomatik gelecektir. Aktarılacak Sınıf/Şube Okul Türüne göre daha önceden Sube Ekle ekranından tanımlanmış olan Sınıf Şubeler Listelenecektir. Bu listeden ilgili Sınıf Şube seçildikten sonra Öğrencinin yabancı dili seçilir. Kayıt tarihi sistemin tarihi olup herhangi bir değişiklik yapamazsınız. Bütün bu işlemleri tamamladıktan sonra yukarıda seçili olan sınıf/ şube için öğrenciler seçilip okul numaraları girildikten sonra kayıt işlemi gerçekleştirilir. Kesin Kayıt Ekranı işlemleri ile ilgili dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda maddeler halinde sıralanmıştır A. Kesin Kayıt işlemleri esnasında Sınıf ve Şubeleri çok dikkatli seçilmelidir B. Kesin Kayıt işlemleri tamamlandıktan sonra e-okuldan geri alma işlemi yapılamaz.

22 Resim Ekle Ekranı : Bu ekranda öğrenciye ait resim durumlarını listeleyebilir daha sonra resmi olmayan öğrenciler için resim ekleyebilirsiniz. Burada; Sınıfı/Şubesi: Bu alan listelemek istediğiniz sınıf ve şubeyi seçebileceğiniz alandır. Resim Durumları: Bu açılır listede Tümü, Resmi Olanlar, Resmi Olmayanlar seçenekleri mevcuttur. Bu seçeneklerden istediğiniz bir tanesini seçip kırmızı ok ile gösterilen Listele butonuna tıkladığınızda duruma uygun öğrenciler listelenecektir.

23 Listele butonuna tıkladığınızda aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir. Bu ekranda butonuna tıklayarak öğrenciye ait varsa resim bilgilerini görebilirsiniz yoksa resim ekleyebilirsiniz. Gelen ekranda öğrenciye ait resim alanı boşsa kırmızı okla işaretlenmiş Browse (Gözat) butonuna tıklayarak bilgisayarınızda öğrenciye ait resmin bulunduğu klasörün yolunu buraya ekleyerek öğrenci bilgilerine resim de ekleyebilirsiniz. Fakat bu kısımda dikkat etmeniz gereken iki önemli nokta var. Bunlardan ilki sayfada da belirtilmiş olan ekleyeceğiniz resmin; son 6 ay içinde çekilmiş, 105x102 piksel boyutlarında ve Jpeg formatında olmasıdır. Diğeri ise ekleyeceğiniz resmin boyutlarının 10 KB ı geçmemesi gerektiğidir Hızlı Resim Ekle Ekranı Bu ekran resimlerin hızlı ve toplu şekilde girilebilmesi için geliştirilmiş ekrandır.

24 Günlük Devamsızlık Girişi: Günlük özürsüz devamsızlıklarının girildiği ekrandır. Öğrencinin Tam Gün, Sabahtan Yarım Gün, Öğleden Sonra Yarım Gün, Nöbetçi ve Geç seçeneklerinden biri seçilerek öğrencinin özürsüz devamsızlığının girildiği ekrandır. Devamsızlık geriye dönük olarak girilir ileriye dönük devamsızlık girişi yapılamaz. İlgili butondan girmek istediğiniz günü seçiniz daha sonra devamsızlık girişi yapılacak olan Sınıf/Şube seçilerek öğrenciler listelenir. Devamsızlık yapan öğrenciler devamsızlık türüne göre işaretlendikten sonra kaydet tuşuna basılarak günlük özürsüz devamsızlık girişi yapılmış olur. Günlük Devamsızlık Giriş işlemleri ile ilgili dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda maddeler halinde sıralanmıştır A. Devamsızlık giriş işlemi Dönem Başlangıç ve Dönem Bitiş tarihleri arasında yapılır B. Sistemde Resmi tatil günleri tanımlı olduğundan tatil günlerine devamsızlık girişi yapılamaz C. İkili öğretim yapan kurumlar için Sabahtan yarım Gün ve Öğleden Sonra Yarım gün seçeneği eklenmiştir. Şube ekle ekranındaki Öğretim şekline göre kutucuklar açılıp kapanacaktır D. Günün tarihinden ileri bir tarihe devamsızlık girişi yapılamaz E. Öğrenci işlemleri bölümünde Özürlü devamsızlık giriş ekranı vardır. Bir öğrencinin hem özürsüz hem de özürlü devamsızlığı aynı güne işlenemez. Aynı güne Özürlü devamsızlık girilmişse, Özürsüz devamsızlık giriş ekranında ilgili öğrenci kırmızı bir bant ile işaretlenerek kutucuklar kapalı hale getirilir.

25 Devamsızlık Mektubu Ekranı: Devamsızlık mektubu 7,12,17,20 gün uyarı dilimlerine giren öğrencilere verilmektedir. Bu ekran Uyarı dilimlerine giren öğrencileri listeler ve devamsızlık mektubu gönderilip gönderilmediğini işaretlemeniz için gerekli alanlar vardır. Bu alanlar işaretlendiğinde devamsızlık mektubu raporuna gönderildi olanlar gelmeyecek, gönderilmedi olanlar ise gelecektir. Gönderildi ve Gönderilmedi alanları toplu olarak seçilerek kaydetme işlemi yapılabilir. 8. Öğrenci İşlemleri Modülü 8.1 Öğrenci Arama Öğrenci İşlemleri Modülüne girildiğinde Öğrenci Arama ekranı açılır. Öğrencinin T.C. Kimlik numarası, okul numarası, ad, soyad, sınıf, şube ve durumu alanlarına göre arama yapılabilir. Bu alanlardan sadece birisi seçilerek arama yapılabildiği gibi birden fazla seçilerek te arama yapılabilir. ÖNEMLİ UYARI: Arama sonuçları yetkiler doğrultusunda görüntülenir. Sisteme giren kullanıcı hangi okul türlerinde yetki

26 sahibiyse o türler okul türü alanında listelenir. Yapılan arama o anda seçili olan kurum türü içinde yapılır. Seçilmiş olan tür araç çubuğu üzerinde gösterilir. Öğretmen kullanıcıları arama sonucunda dersine girdikleri öğrencileri görebilirler. Diğer öğrenci bilgilerini göremezler. Müdür yardımcıları yetkilendirme yapılırken hangi türler için yetkilendirildilerse o türde arama sonuçlarını görebilirler. Sol menüde bulunan T.C. Kimlik Numarası ve Okul Numarası alanları kullanılarak da öğrenci arama işlemi yapılabilir. 8.2 Hızlı Öğrenci Bilgisi Okul genelinde yetkilere bakılmadan öğrenci arama sonucuna göre görüntülenir. Arama sonucunda bulunan öğrenci seçildiğinde o öğrencinin ilköğretimde kayıtlı olan bilgileri ekrana gelir Öğrenci Dosya Bilgileri

27 Öğrencinin dosyasında yer alan bilgilerin bulunduğu bölümdür. Dosya bilgileri, Öğrenci Bilgileri, Genel Bilgiler, Nüfus Bilgileri, Veli Bilgileri, Baba Bilgileri, Anne Bilgileri, Kardeş Bilgileri, Ayrılma İşlemleri, Özürsüz Devamsızlık ve Özürlü Devamsızlık Bölümlerinden oluşur. 8.4 Özürlü Devamsızlık Girişi : Öğrencinin Aldığı raporlar, İzinler, faaliyetler vs. gibi devamsızlıklar bu ekrandan girilecektir. Özürlü devamsızlık giriş ekranında Özür nedeni ilgili yönetmeliğe göre hazırlanmıştır. Özürlü devamsızlığın Başlangıç tarihi, dönem başlangıç bitiş tarihleri arasında olmalı ve ileriye dönük bir tarih olmamalıdır. Özürsüz devamsızlık süresi gün olarak girildikten sonra açıklamanız varsa yazıp kaydet butonuna basınız. Sistem girilen başlangıç tarihi ve gün sayısına göre bu aralıkta herhangi bir özürsüz devamsızlık girişi yapılmış ise uyarı mesajı getirir. Daha sonra gelen mesaja göre işlem yapılır. Öğrencinin Genel Bilgileri ilköğretimi okuduğu okul müdürlüğü tarafından girildiği şekliyle ekrana gelir. Zemini sarı renkli gösterilen alanlarda bulunan bilgiler İçişleri Bakanlığından alınmakta olup değişiklik yapılamaz. ÖNEMLİ UYARI: Öğrencinin nüfus bilgilerinde değişiklik yapılması gerekiyorsa öncelikle nüfus müdürlüklerine başvurulmalıdır. Nüfus Müdürlüğünce gerekli değişiklik yapıldıktan sonra yapılan değişikliğin e-okul sistemine yansıtılabilmesi için Nüfus Bilgileri ekranında araç çubuğu üzerinde bulunan Yenile simgesine tıklanmalıdır. İşlem Yapıldı uyarısı görülüyorsa bilgiler alınmıştır. Değişiklik olmuyorsa nüfus müdürlüğü tarafından değişiklik henüz yapılmamıştır.