ULUSLARARASI ARAÇ TAKĠBĠ VE FĠLO YÖNETĠMĠ MODÜLÜ. ARAÇ TAKĠP ĠġLEMLERĠ

Transkript

1 ULUSLARARASI ARAÇ TAKĠBĠ VE FĠLO YÖNETĠMĠ MODÜLÜ SoftTrans Lojistik ve TaĢımacılık Yönetim Uygulaması nın operasyon modülünden biri de Uluslar arası Araç Takibi ve Filo Yönetimidir. Firmaya ait filo bilgilerinin detayları, araç hareketleri, araç süreli ve km takip bilgileri, tır karne takipleri, UBAK belge takipleri, Ulaştırma Bakanlığı dönem faaliyet raporunun hazırlanması gibi özelliklere sahiptir. ARAÇ TAKĠP ĠġLEMLERĠ Bu ekranda mevcut filonun durum bilgilerinin izlenebilmesi ve araçlar ile ilgili diğer takip bilgilerinin yapılabilmesi mümkündür. Ekran görüntüsü aşağıdaki gibidir. Ekranda iki adet liste bulunmaktadır. Üstteki liste, araçların listesidir. Liste üzerinde bulunan Tipi, ihracat-ithalat, durumu koşulları verilerek istenen araçların filtrelenebilmesi mümkündür. Bu liste üzerinde bir araç işaretlendiğinde, o aracın o anda içinde bulunan yüklerin listesi de alt bölümdeki listede görüntülenir. Soft Bilgi İşlem 1

2 ARAÇ HAREKET ĠġLEMLERĠ Araç Takibi ve Filo Yönetimi modülü, mevcut filo ile ilgili evraksal takiplerin ve gider bilgilerinin takibinin yapılması ile filo durumunun anlık izlenebilmesini amaçlamaktadır. Bu nedenle araçların bulunabilecekleri birçok durum mevcuttur. Bu durumlara aracın gelebilmesi için de tanımlı araç hareketleri mevcuttur. Araç durumları ve anlamları aşağıda verilmiştir. ARAÇ DURUMLARI Soft Bilgi İşlem 2

3 Durum Adı İhracat Hazır Amacı Aracın ihracat seferine hazır olduğunu gösterir. Bu durumdaki araçlar, araç durum kontrolü çentiği işaretlenmiş ise ihracat seferine atanabilir. Aksi halde pozisyon açılışında ilgili araçlar listelenmeyecek ve atanamayacaktır. İhracat Pozisyona Atanmış İhracat Hazır durumundaki araç, yeni bir pozisyon açılır ve üzerine bu araç yazılır ise aracın alacağı durumdur. Bu araç ile ilgili bir pozisyonun açıldığını ifade eder. İhracat Yükleme İçin Yolda İhracat Yüklemede İhracat Yükleme Gümrüğü İçin Yolda İhracat Yükleme Gümrüğünde İhracat Yolda İhracat Roroda İhracat Trende İhracat Boşaltma Gümrüğü İçin Yolda İhracat Gümrüklemede İhracat Boşaltma İçin Yolda İhracat Boşaltmada İthalat Hazır İthalat Pozisyona Atanmış İthalat Yükleme İçin Yolda İthalat Yüklemede Pozisyona atanmış bir aracın sefere başladığını belirtir. Bu hareket ile aracın yükleme işlemi için yola çıktığı belirtilir. Bu hareket girildiğinde, ilgili pozisyonun yüklemeye gidiş tarihi bilgisi otomatik atanacaktır. Aracın yüklemeye girdiğini belirtir. Bu durumdaki araca ait pozisyon üzerine yükleme tarihi otomatik atanacaktır. Yüklenen aracın gümrükleme yapmak üzere yolda olduğunu gösterir. Aracın ihracat gümrükleme işlemlerini yapmakta olduğunu belirtir. Bu duruma girildiğinde, pozisyon ihracat gümrük bilgileri üzerine tescil tarihi ve numarası bilgilerinin otomatik atanması mümkündür. Aracın tüm yüklerini alıp yola çıktığını ifade eder. Bu durumda aksi belirtilmedikçe araç için ithalat pozisyonu açılır. Bu aşamadan itibaren ithalat servisi bu aracın tahmini hangi tarihte varacağı bilgisini kendi ekranından alacaktır. Aracın RO-RO da olduğunu belirtir. Aracın trende yola devam ettiği belirtilir. İhracat varış gümrüğüne gitmek üzere aracın yolda olduğu belirtilir. Aracın varış gümrük işlemlerinin yaptığını ifade eden durumdur. Aracın gümrük işlemlerini bitirdiği ve ilgili yüklerin boşaltılması amacıyla yola çıktığını belirtir. Aracın yük boşaltmakta olduğunu belirtir. Aracın ithalat seferine hazır olduğunu gösterir. Bu durumdaki araçlar, araç durum kontrolü çentiği işaretlenmiş ise ithalat seferine atanabilir. Aksi halde pozisyon açılışında ilgili araçlar listelenmeyecek ve atanamayacaktır. Eğer dönüş pozisyonu zaten otomatik oluşmuş ise bu duruma taşınan araçlar otomatik olarak İthalat Pozisyona Atanmış durumuna getirilecektir. İthalat Hazır durumundaki araç, yeni bir pozisyon açılır ve üzerine bu araç yazılır ise aracın alacağı durumdur. Bu araç ile ilgili bir pozisyonun açıldığını ifade eder.otomatik dönüş pozisyonu açılan araçlar için ihracat seferi bittiğinde otomatik olarak bu duruma getirilir. Pozisyona atanmış bir aracın sefere başladığını belirtir. Bu hareket ile aracın yükleme işlemi için yola çıktığı belirtilir. Bu hareket girildiğinde, ilgili pozisyonun yüklemeye gidiş tarihi bilgisi otomatik atanacaktır. Aracın yüklemeye girdiğini belirtir. Bu durumdaki araca ait pozisyon üzerine yükleme tarihi Soft Bilgi İşlem 3

4 otomatik atanacaktır. İthalat Yükleme Gümrüğü İçin Yolda Yüklenen aracın gümrükleme yapmak üzere yolda olduğunu gösterir. İthalat Yükleme Gümrüğünde Aracın ihracat gümrükleme işlemlerini yapmakta olduğunu belirtir. Bu duruma girildiğinde, pozisyon ihracat gümrük bilgileri üzerine tescil tarihi ve numarası bilgilerinin otomatik atanması mümkündür. İthalat Yolda Aracın tüm yüklerini alıp yola çıktığını ifade eder. Bu durumda aksi belirtilmedikçe araç için ithalat pozisyonu açılır. Bu aşamadan itibaren ithalat servisi bu aracın tahmini hangi tarihte varacağı bilgisini kendi ekranından alacaktır. İthalat Roroda Aracın RO-RO da olduğunu belirtir. İthalat Trende Aracın trende yola devam ettiği belirtilir. İthalat Boşaltma Gümrüğü İçin Yolda İhracat varış gümrüğüne gitmek üzere aracın yolda olduğu belirtilir. İthalat Gümrüklemede Aracın varış gümrük işlemlerini yaptığını ifade eden durumdur. İthalat Boşaltma İçin Yolda Aracın gümrük işlemlerini bitirdiği ve ilgili yüklerin boşaltılması amacıyla yola çıktığını belirtir. İthalat Boşaltmada Aracın yük boşaltmakta olduğunu belirtir. Beklemede Aracın beklemede olduğunu belirtir. Bakımda Aracın bakımda olduğunu belirtir. İhracat Römorksuz Yolda Çekicinin tek başına hareketleri için kullanılan durumdur. Transit Taşımada Aracın transit taşımada olduğunu gösterir. Özel Durumlu Yukarıdaki durumlar haricinde aracın özel durumlarının girilmesini sağlayan durumdur. Araç durumları, araçlara işlenen hareket bilgileri ile çoğunlukla otomatik olarak atanmaktadır. Bu nedenle hangi durumlarda hangi hareketlerin yapılabileceği ve bu hareketin yapılması durumunda aracın alacağı yeni durum bilgileri de önemlidir. Hareket bilgileri genelde giriş ve çıkış şeklinde tanımlanmaktadır. Aşağıda bu tablo yer almaktadır. Bazı hareketlerin sonrasında oluşacak araç durumu kullanıcı tarafından seçilebilmektedir. Bazı hareketlerin sonrasında ise oluşacak durum sabittir ve değiştirilemez. ARAÇ HAREKETLERĠ Hareket Adı Amacı Beklemeye Giriş Aracı Beklemede durumuna geçirmek için kullanılır. Beklemeden Çıkış Bekleme durumunun bittiğini ifade eder. Bu hareket sonrası araç durumu kullanıcı tarafından seçilir. Çekici Bağla Sefer sürecinde kuyrukla birlikte devam eden çekici plakaları bu hareket yardımıyla sisteme girilir. Bu adım daha sonra sürücü hesaplaşması yapılabilmesi için gerekli bir bilgidir ve yapılmalıdır. Eğer pozisyon açılışı sırasında kuyruk plakasına bağlı çekici de varsa bu araç pozisyon bilgilerine yazılarak bu hareket kaydı da otomatik yaratılır. Ancak ilk pozisyon açılışında sadece kuyruk plakası yazılmış ise sefer esnasında çekici bağla hareketinin kesinlikle yapılması gereklidir. Çekici Çöz Bağlı olan çekicinin bu seferden çıkarılması amacıyla kullanılır. Soft Bilgi İşlem 4

5 Bakıma Giriş Aracın bakıma girme hareketidir. Bu hareket sonrası aracın durumu bakımdan çıkış olur. Bakımdan çıkış Aracın bakımdan çıkış hareketidir. Bu hareketten sonra aracın durumu ihracat hazır olacaktır. Özel Durumlu Giriş Aracın sefer esnasında yaşayacağı özel durumları kapsar.bu hareket sonrası aracın durumu özel durumlu olur. Özel Durumlu çıkış Aracın özel durumludan çıkışında kullanılır. Araç bu hareket sonrası özel durumluya giriş yaptığı araç durumuna gelir. 2.Sürücü Bağla Araca ikinci şoförü atamak için kullanılır. 2.Sürücü Çöz Araca atanan ikinci şoförü çıkartmak için kullanılır. Sürücü Çöz Aracın sürücüsünü değiştirmek için kullanılır Sürücü Bağla Yer Araca sürücü atanmasını sağlar Aracın bulunduğu yer tanımı için kullanılır. Aşağıda araç hareketlerini uyguladığımız ekran bulunmaktadır. Kaydet butonuna basıldığında araç hareket sonrası araç durumuna gelir.geri al butonuna basıldığında en son yapılan araç hareketini geri alır. ARAÇ BELGELERĠ TAKĠP ĠġLEMLERĠ Araçlara ilişkin takip edilmesi gereken süreli veya km ye bağlı belgelerin işlemleri için kullanılır. Bu ekrana bir araç plakası üzerinden gelinir. Tüm listelerde olduğu gibi bu ekranda da evrakların listesi üzerinde koşullarda listenin görünümünü değiştirip belli koşullara uyan evrak kayıtlarının listelenmesi sağlanabilir. Bu liste üzerinde bulunan kayıtlar belirli koşullarda renklendirilebilmektedir. Bu renklendirmede amaç, geçerliliği olmayan veya geçerliliği bitmeye yaklaşmış evrakların uyarı olarak renklendirilmesidir. Soft Bilgi İşlem 5

6 Süreli belgeler ekranı istenirse araçların km ye bağlı takiplerinin de yapılabileceği bir ekrandır. Bunun için ekranın üst bölümünde bulunan Tarih-Km seçeneği Km olarak değiştirilmelidir. Bu durumda Son Gün/Km bilgisi km değeri olarak işlem görecek ve ekrandaki listeye araca ait km takipleri gelecektir. Bilgi giriş mantığı süreli takipler ile aynıdır. Belge Adı tanımları genel kod bilgilerinde Araç Km Takip başlığı altında tanımlanmaktadır. Bilgi girişi sırasında süreli takipten farkı, başlangıç bitiş tarihleri yerine başlangıç bitiş km bilgilerinin girilecek olmasıdır. ARAÇ GELEN MESAJ ĠġLEMLERĠ Araçlarında uydu sistemi bulunan firmaların, araçlardan gelen mesajları izledikleri ekrandır. Tarih filtreleri ile istenen tarih aralığında gelen mesajlar sorgulanabilir. ARAÇ GĠDEN MESAJ ĠġLEMLERĠ Araçlarında uydu sistemi bulunan firmaların, araçlara göndermek istedikleri mesajları girebildikleri ve bu mesajların durumlarını izleyebildikleri ekrandır. Ekranda bulunan tarih koşulu ile istenen tarih aralığında gelen mesajlar sorgulanabilir. Soft Bilgi İşlem 6

7 Makro Mesaj İşlemleri: Kullanıcının tanımladığı hazır mesajlar da uygulama içinden gönderilebilmektedir. Bunun için Giden mesajlar ekranında bulunan Makro mesajlar butonuna basılmalıdır. Bu durumda aşağıdaki ekran görüntülenecektir. Bu ekranda hazır mesajlar ile ilgili bazı detay bilgiler ile mesajın içeriği görüntülenecektir.istenen hazır mesaj seçilerek Seç tuşuna basılırsa yukarıdaki mesaj gönderme ekranı içinde Mesaj alanı, seçilen makro içeriği doldurularak kullanıcının varsa hazır mesaj içinde bulunan doldurma alanlarının doldurulması beklenmektedir. Doldurulan bilgiler sonrasında gönderme işlemi yukarıda açıklandığı gibi yapılacaktır. TIR KARNE ĠġLEMLERĠ TIR karnesi işlemlerini sistem bünyesinde yürütebilmek için kullanılan ekrandır. Tır karnesi işlemini hangi firma yapacaksa o firmanın sisteme bildirilmesi gerekir. Bu, aynı nakliye grubu bünyesinde toplanmış, farklı tüzel kişiliğe sahip firmalardan biri olabilir. Eğer kullanıcı firma tek bir tüzel kişilikten oluşuyor ise, her defasında aynı isim girilecek demektir. Soft Bilgi İşlem 7

8 Tır Karne Durumları TIR KARNE DURUMLARI Durumu Açıklama Boş Tır karnesinin henüz bir sefere verilmediğini belirtir. Kullanıldı Tır karnesinin bir sefer için kullanıldığını ifade eder. Bu durumdaki bir tır karnesi başka bir sefere atanamaz. Rezervasyon Tır karnesinin ön işlem olarak bir sefere atandığını ifade eder. Örneğin dönüşte boş dönmesi muhtemel bir araca gidiş tır karnesinin yanında verilen dönüş tır karnesi Kullanıldı durumuna getirilirse dönüş boş gerçekleştiğinde bu tır karnesinin durumunun geri alınıp diğer bir sefere atanması gerekecektir. Ancak rezervasyon durumunda bulunan bir tır karnesi istenirse aynı veya başka bir sefere daha sonra atanabilmektedir. Rezervasyon durumundaki tır karnesi kullanılmış sayılmamaktadır. Sürücü Geri Getirdi Sefere atanmış olan bir tır karnesinin sefer sonunda geri geldiğini ifade eder. Kullanılıp İade Kullanılan bir tır karnesinin Ticaret Odası na iade edildiğini ifade eder. Kullanılmadan İade Alınan tır karnesinin sefere verilmeden geri iade edildiğini gösterir. Teminatlı İade süresinin uzatılması amacıyla teminat yatırılan tır karneleri bu duruma getirilmektedir. Teminattan İade Teminatlı durumuna getirilmiş bir tır karnesinin iade edilmesi durumudur. Süresi Uzatıldı Kullanılmayan bir tır karnesinin kullanım süresi dolup süresinin uzatılmasını ifade eder. Geri Al: Sefere atanan bir tır karnesinin atamasının iptali için kullanılır. Bu adım ancak kullanılmış bir tır karnesi için kullanılabilir. Ekrana işlemin onaylanması için bir uyarı mesajı gelecektir. Bu mesaj onaylanır ise tır karnesi kullanılmadı durumuna getirilecektir. İade Et: Bir tır karnesinin iade edilmesi için gerekli iade tarihi ve iade numarası bilgisinin alındığı ekranı açar. Ancak genelde iade işlemleri periyodik olarak birçok tır karnesi için yapılmaktadır. Bunun seri yapılabilmesi için kullanılabilecek ekranlar mevcuttur. Bu adım sadece bir adet tır karnesinin iadesi için imkan vermektedir. Notlar: Bir tır karnesi için açıklama ve not girişinin yapılabilmesini sağlar. Firma Seç: Tır karne işlemleri ekranına girişte seçilmiş olan firmanın değiştirilmesi için kullanılır. Bu adım ile tır karne işlemlerinin yapılacağı firma seçilir. Bu adım sonrası ilgili firmaya ait tır karneleri ile işlem yapılacaktır. Liste: Tır karne listesinde bulunan karnelerin listesinin alınmasını sağlar. Soft Bilgi İşlem 8

9 Seri Giriş: Belirli bir seri tır karnesinin toplu olarak girişinin sağlandığı ekrandır. Bu ekranda tır karne başlangıç ve bitiş numaraları ile başlangıç-bitiş tarihleri ve tüm tır karnelerinin toplam ücreti girilerek kaydet tuşuna basılır. Bu durumda verilen tır karne numara aralığında bulunan karneler sisteme kaydedilecektir. Tır karne numaraları önünde bulunan iki karakterlik alfabetik bilgiler de daha sonrasında ekrana gelecek liste yardımıyla seri olarak girilir. Bu adımdan geri dönüldüğünde istenirse tır karne listesinde eklenen tır karneleri görülecektir. İade: Bu menü adımı altında üç adet ayrı adım yer almaktadır. İade İade: Bir tır karnesinin iade edilmesi için gerekli bilgilerin girildiği ekrandır. İade Seri İade: Bir tır karne serisinin iade edilmesi için kullanılan ekrandır. Bu ekranda başlangıç ve bitiş tır karne numaraları ile iade numarası ve tarihi bilgileri girilerek seçilen aralıktaki tır karnelerinin iade edilmesi sağlanır. İade İade Listesi: Tır karne iade işlemi çoğunlukla bir tır karne listesinin Ticaret Odası na verilmesi ve bu liste için alınan bir adet iade numarasının bu liste üzerindeki tüm tır karneleri için geçerli olması mantığıyla yapılmaktadır. Bu nedenle karnenin alındığı yere bildirilmek üzere iade edilmesi istenen karne listesinin öncelikle alınması gereklidir. Bu listenin hazırlanması için ekrandaki tır karne listesinden faydalanılır. Bu liste, üzerindeki koşul bilgilerinden faydalanılarak istenen tır karneleri çoklu seçim mantığıyla seçilir. Bu liste üzerinde farenin sağ tuşuna basıldığında çıkan menü adımlarından Ġade Listesi seçilir. Bu menü adımı ile çoklu olarak seçilen tır karnelerinin numaralarının listelendiği ve bir başvuru dilekçesi formatında bir evrak hazırlanacaktır. Bu evrak yazdırılması ile iade yerine hazırlanan listede oluşmuş olacaktır. Bu işlemden geri dönüşte iade tarihi ve referans numarası bilgisinin alınacağı bir ekran gelecektir. Burada referans numarası bilgisi, daha sonra oluşturulan iade evrakında bulunan tır Soft Bilgi İşlem 9

10 karnelerin ortak bilgisini ifade edecektir. Aynı gün içinde birden fazla iade listesi hazırlanmıyor ise iade tarihi bilgisi bu alana girilebilir veya IADE yazısı girilebilir. Bu bilgi daha sonrasında iade numarası belli olduğunda tüm tır karnelerine bu numaranın kolaylıkla yazılması için gereklidir. Referans numarasının daha sonra kolay hatırlanacak bir bilgi olarak doldurulması zorunludur. İade listesi ilgili yere gönderilip iade numarası alındıktan sonra ise yine bu ekrana girilerek, koşul alanlarında bulunan Referans No alanına daha önce girilmiş numarayı girip Yenile tuşuna basılarak ilgili tır karneleri listelenir. Bu liste üzerinde farenin sağ tuşu ile Ġade ĠĢlemi adımı seçilip iade numarası girilip kaydedilir. Bu durumda hazırlanan evrak üzerinde bulunan tüm tır karneleri aynı numara ile iade edilmiş olur. Teminat durumunda bulunan karnelerin iade işlemini gerçekleştirmek için gerekli dilekçenin hazırlanması için de karne listesi üzerinde bulunan Teminat Listesi OluĢtur adımı kullanılacaktır. Bu adımda Teminatlı durumda bulunan karnelerin istenenlerinin listelendiği bir iade dilekçesi hazırlanabilir. Bu liste hazırlandıktan sonra geri dönüldüğünde iade listesinde olduğu gibi referans numarası istenmektedir. Yine daha sonra ilgili kayıtlara hızlı ulaşmak için bir referans numarası girilmelidir. Bu liste sonrası alınan dilekçe karşılığında iade numarası alındığında yine iade listesi ekranına girilerek referans numarası koşuluna koşul yazılarak tır karne listesi alınacaktır. Bu liste üzerinde iade işlemi menü adımı seçilerek iade numarası seçilerek karneler iade durumuna getirilecektir. İade Edilecekler: Bitiş veya son iade tarihine göre kontrol edilip iade edilmesi gereken tır karnelerinin listesinin hazırlanmasını sağlar. Süre Uzatma İşlemleri: Bu menü adımı altında Teminat İşlemi ile Süre Uzatma İşlemi adımları yer almaktadır. Süre Uzatma İşlemleri Teminat İşlemi: Teminat ödenen tır karnelerinin kayıtlarının yapılması için kullanılır. Bu ekranda Yeni BitiĢ Tarihi ve Teminat Tutarı bilgileri girilecektir. Bu bilgiler ile tır karnesinin süresi ve bu iş için ödenen teminat bedeli belirtilmektedir. Süre Uzatma İşlemleri Süre Uzatma İşlemleri: Tır karnesine ilişkin yeni bitiş tarihi girişi için kullanılır. Bu adım ile tır karnesinin bitiş tarihi yeniden belirlenmekte ve durumu Süresi Uzatıldı şekline dönmektedir. Süresi uzatılan karnelerin sefere öncelikli verilmesi amacıyla bu adım kullanılabilir. Diğer İşlemler İadeleri İptal Et: Numaraları belli bir aralıkta olan tır karnelerinin iade işleminin iptal edilmesi için kullanılır. Bu menü adımı ile hatalı iade edilen tır karne numaraları alt ve üst sınır olarak girilmekte ve iade işlemi geri alınabilmektedir. Diğer İşlemler Seri Tır Karnesi Sil: Hatalı giriş yapılmış seri tır karnelerini alt ve üst tır karne numaraları koşulu verilerek silinmesi işlemini gerçekleştirir. YAKIT ĠġLEMLERĠ Yakıt giriş işlemlerinin yapıldığı ekranın görünümü aşağıda verilmiştir. Bu ekrana, Uluslararası Karayolu Taşımacılığı modülü ana ekranındaki Pozisyon İşlemleri menüsü altında yer alan Sefer Sürücü Hesabı adlı ekrandaki Sefer-Yakıt Km Bilgileri menüsü altında yer alan Yakıt Alım Emirleri adlı menü adımından veya Uluslararası Araç Takibi ve Filo Yönetimi modülü ana ekranındaki Modül Soft Bilgi İşlem 10

11 Günlük İşlemler Yakıt Takibi adlı menü adımından geçilebilmektedir.bu ekranda bilgiler, Fiş Girişi ve Gerçek Yakıt Girişi şeklinde olmak üzere 2 ayrı şekilde girilebilmektedir. FiĢ GiriĢi: Araçların henüz herhangi bir sefere bağlı olmayan yakıt kayıtlarının girişinin yapıldığı ekrandır.araçların hangi tarihte hangi firmadan hangi birim tutardan ne kadarlık yakıt aldıklarını belirten fiş kayıtları girilir.fiş kayıtlarının faturaları geldikten sonra Gerçek Yakıt olarak işlenir, yakıt alım tarihine göre hangi sefer içinde yer aldığı belirlendikten sonra sefere dağıtım işlemi yapılır. Gerçek Yakıt GiriĢi: Araçların seferi belli olan yakıt giderlerinin girişinin yapıldığı ekrandır.yakıt giderini kaydetme işlemi esnasında girilmiş olan plakanın yakıt alım tarihine en yakın seferine bu gider ilişkilendirilir. Aşağıda ekran görünümü verilmiş olan yakıt girişinin yapıldığı ekrana Fiş Girişi Gerçek Yakıt Girişi seçeneğinden hangisi işaretlenirse ekranın başlığı ona göre değişir.yakıt girişinde kullanıcıdan Plaka, Şoför Adı, Yakıt Alım Tarihi, Yakıt Fiş No, Yurtiçi Yurtdışı, Yakıt Alınan Firma, Miktar, Birim Tutarı, Orijinal Tutar, Döviz Cinsi, Yeri, Alım Emri Veren Yetkili, Alım Saati, Alım Araç Km, Dağıtım Durumu, Yakıt Kart No, Yakıt Kart Firması ve Açıklama alanlarına ilişkin bilgilerin girilmesi istenir. Plaka, Şoför Adı, Yakıt Alınan Firma, Yer, Alım Emri Veren Yetkili ve Yakıt Kart Firması alanlarından Enter tuşu ile seçim yapılabilir. Yukarıda görünümü verilmiş olan ve Sefer Sürücü Hesabı ekranındaki menüler aracılığıyla girilebilen Yakıt Alım Emirleri ekranında Yeni butonuna basılarak yeni yakıt gideri giriş ekranına geçildiğinde 1254 nolu şirket parametresinin değeri H ise sefer sürücü hesabı alınan ilgili seferin çekici plakası ve sürücü bilgisi ilgili alanlarına otomatik olarak atanır.alım Emri Veren Yetkili alanında Enter tuşu ile Yakıt Alım Emri Veren Birim Tanımı adlı kodlu bilgi grubundan seçme işlemi yapılabilmektedir. Soft Bilgi İşlem 11

12 Yakıt girişi sonrasında girilmiş olan yakıta ilişkin beklenen değer kaydının yaratılması için 660 nolu Yakıt Kalem Kodu adlı şirket parametresinin değerinde yakıt kalemi olacak kalemin kalem kodunun yazılması ve bu kalemin tanımlanmış olması gerekmektedir. Bu kalem aslında, 02 ile başlayan bir sefer gider kalemidir.ve İş Tipi Tanımları altındaki Gelir/Gider Kalem Tanımları altında tanımlanmış olmalıdır. Seferle ilişkilendirme ve yakıt kalem kodunun belirlendiği parametre tanımları yukarıda anlatıldığı gibi düzgün olarak yapıldığında ve seferle ilişkilendirme sorusuna Evet denildiğinde 125 nolu "Beklenen Değerler Gider Faturası" adlı şirket parametresinin değeri E ise aşağıda görünümü verilmiş olan ve yakıt kalemine ilişkin gider faturasının oluşturulmasını sağlayan ekrana geçilir. Yakıt Alım Emirleri ekranının alt kısmında ekrandaki listede bulunan yakıt kayıtlarının hangi durumda olduğunun ilk bakışta anlaşılmasını sağlayan renklendirme işlemine ait anlamlar yer almaktadır.dağıtımı yapılmış yani herhangi bir seferle ilişkilendirilmiş yakıtlar Sarı renkle gösterilir.yakıt listesinde ilişkilendirme yapılan sefere ilişkin pozisyon ve hareket sıra numarası gibi alanlar bulunmaktadır.ödendi olarak işaretlenen yakıtlar Kırmızı renkle, Dağıtılmış ve Ödenmiş olan yakıtlar ise Gri renkle gösterilir. Soft Bilgi İşlem 12

13 SEFER SÜRÜCÜ HESABI SEFER BĠLGĠLERĠ EKRANINDAKĠ YAKIT BĠLGĠ GĠRĠġĠ Sefer sürücü hesabındaki Sefer Bilgileri adlı butondan geçilen ekranın alt kısmında Çıkıştaki Mazot, Seferde Alınan Mazot, Depoda Kalan Mazot ve Yakıt Yüzdesi alanlarının giriş işlemleri yapılarak Harcanan Yakıt bulunabilmekte ve ilgili alana atanabilmektedir.yakıt Yüzdesi ile Toplam Km bilgisi çarpıldığında Harcanan Yakıt alanına hesaplanan bu değer atanmaktadır. Seferde alınan mazot bilgisinin girişi manuel olarak yapılacaksa 697 nolu "Seferde alınan mazot manuel girilsin" adlı şirket parametresinin değeri E ise yapılabilmektedir.eğer bu parametrenin değeri H ise, seferde alınan mazot alanında, ilgili sefere ilişkin girilmiş olan gerçek yakıt bilgilerinin toplamı gösterilmekte ve bu alan bilgi girişine kapalı olarak gelmektedir. ARAÇ GENEL GĠDERLERĠ Araç genel giderleri araçlara ait giderlerin girildiği ekrandır.bu ekrana, Uluslararası Araç Yönetimi ana ekranında listelenen araç kayıtlarına Düzelt butonu ile girilen Araç Bilgileri ekranındaki Araç Giderleri adlı butondan veya Araç İşlemleri menüsü altındaki ilgili menü adımından geçilmektedir.bu ekranda bilgiler, standart ve fiili şeklinde olmak üzere 2 ayrı şekilde girilebilmektedir. Araca ilişkin standart giderler, SOFT uygulamasında ilk kez giriliyorsa bir yıl içinde o aracın tahmini olarak yapabileceği giderler akla gelir.eğer SOFT uygulamasında daha önceki yıllarda girildiyse bir önceki yıl gerçekten yapmış olduğu fiili giderler göz önünde bulundurularak giriş işlemleri yapılır.bunların arasında örnek olarak Amortisman, Trafik Sigortası, Motorlu Taşıtlar Vergisi, Kasko Sigorta Gideri, Yedek Parça Gideri, Lastik Gideri vb. giderleri verebiliriz.standart giderler, raporları etkilemekle birlikte, fiili giderler gerçek anlamda muhasebeyi etkiler.her yıl bir önceki yılda reel olarak yapılmış olan fiili giderler göz önünde tutularak girişi yapılan standart giderler Brüt Kar/Zarar Raporu, Sefere İlişkin Kar/Zarar Bilgileri Sorgulama, Sefer Kar/Zarar Raporu gibi seferlere ilişkin kar/zarar Soft Bilgi İşlem 13

14 analiz raporlarında Araç Genel Giderinden Pay adı altında raporlama ve takip amacıyla kullanılır.fiili giderler ise faturası geldiyse işlenen aracın gerçek genel giderleridir. Standart gider raporlama ve araç genel gider takibi amacıyla girilmekle birlikte fiili gider ise o yıl gerçekten aracın yapmış olduğu ve faturası gelmiş genel giderleri olarak değerlendirilmektedir. Standart Gider GiriĢi: Araca ait genel giderlerin standart olarak girilmesi durumunda giderler uygulamada tüm yıla yayılacak şekilde değerlendirilir. Fiili gider girişinden farkı Km veya güne bağlı olarak belirlenmektedir.güne bağlı ve KM ye bağlı seçenekleri mevcuttur. Girilen değerin gün olarak veya km ye göre dağılımını yapar. Aracın bir yıl boyunca bulunduğu seferlerde kaç gün bulunduğu ve kaç km yaptığına göre araçtan düşen genel gider payı seferlerin kar/zarar bilgisine yansıtılmaktadır.bu kar/zarar bilgisi, karayolu Pozisyon/Yük İşlemleri ekranındaki Pozisyon İşlemleri menüsü altındaki Sefere Ait Gelir/Gider Bilgileri Sorgulama adlı ekran üzerinde Araç Genel Giderleri başlığı altında gözükecektir.ayrıca Modül-Raporlar-Çalışma Raporları-Kar/Zarar Listeleri menüsü altında yer alan Brüt Kar/Zarar Listesi raporundaki Araç Genel Giderinden Pay seçeneği işaretlendiğinde bu listeye gelecektir.bu listelere gelebilmesi için aşağıdaki ekranda bulunan Brüt Kar/Zarar Hesabına Girecek ve Sefer Kar/Zarar Hesabına Girecek çentiğinin işaretlenmiş olması gerekmektedir. Araç genel giderinden sefere düşen pay hesabı şu şekilde örneklenebilir: Önce aracın ilgili olduğu sefer(pozisyon) de kaç gün süreyle bulunduğu belirlenir.bu süre, aracın ilgili seferde yapmış olduğu Sefer Başlangıcı ve Sefer Sonu adlı araç hareketleri arasındaki gün sayısıdır veya ilgili pozisyonunun kalkış ve varış tarihleri arasındaki gün sayısıdır.bu değer belirlendikten sonra aracın standart olarak tüm yıl düşünülerek girilmiş gideri ile çarpılır.bu sefere, araç genel giderinden düşen pay, 365 e bölünerek bulunur. Örnek: Seferde Kaldığı Süre: 3 gün Araç Genel Gideri: 500 EUR Araç Genel Giderinden Sefere Düşen Pay: 500 * 3 / 365 = 4.10 EUR SEFER BEKLENEN DEĞERLER İlgili menü adımı veya butondan geçilen ve ekran görünümü yukarıda verilen Sefer Beklenen Değerler ekranında bilinen operasyon beklenen değerler ekranı çalışmaktadır.yani beklenen değer ekranında yapılabilen yeni kayıt, düzeltme, detaylı görüntüleme, silme, kalem dağıtımı, kar/zarar bilgileri görüntüleme vb. gibi özelliklerin aynısı kullanılabilmektedir. Soft Bilgi İşlem 14

15 Plaka alanına, ilgili seferde araç hareketi görmüş çekicilerin plaka bilgileriyle, o seferin kuyruk plaka bilgisi doldurulur.ilgili seferde girilecek olan gider hangi plakayı ilgilendiriyorsa o plaka seçilir.plaka seçildikten sonra seçilen plakanın Araç Şekli, Sürücü, Sefer No ve Tipi bilgileri ilgili alanlara yazılır ve bu alanlar bilgi girişine kapalı olarak sadece bilgi amaçlı olarak gösterilir.seçilen plakanın araç tanımlarında Tipi alanı ne ise Araç Şekline o bilgi yazılır.bu bilginin içeriği Çekici, Kuyruk, Kamyon veya Diğer olabilir. Seç butonuna basıldığında ilgili beklenen değerin detaylı giriş işlemlerinin yapılacağı ekrana geçilir. Sefere ilişkin beklenen değer ekranında bulunan beklenen değer listesinin üst tarafında, sefer beklenen değer işlemlerinin yapıldığı pozisyona ait kısa ve uzun pozisyon numarası, plakası, ağırlık, toplam koli, ücret ağırlığı ve hacim gibi bilgileri bilgi olarak gösterilmektedir.kalem adı ve koduna göre filtreleme özelliği de bulunmaktadır.operasyon Bilgileri Sefer Giderleri Sürücü Giderleri seçeneği, sefer beklenen değer ekranında yani sefere ait gider bilgilerini göstermesi için daima Sefer Giderleri olarak işaretlidir.operasyon bilgileri seçeneği işaretlenerek aynı pozisyona ilişkin operasyon gelir ve gider kalemleri, Sürücü Giderleri seçeneği işaretlenerek aynı pozisyonda girilmiş sefer sürücü hesabına ilişkin avans, harcama ve iade kalemleri listelenebilecektir.yük Beklenen Değerleri seçeneği, operasyon kalemleri listelenirken anlamlıdır. Pozisyonun altında bulunan yüklere ilişkin beklenen değer bilgilerinin listelenmesini sağlar. SEFER GELĠR GĠDER BĠLGĠLERĠ ĠNCELEME Bir seferle ilgili tüm gelir ve gider kalemlerini tek bir ekrandan görmek ve bu kalemlerin karşılaştırılmasını incelemek mümkündür. Bunun için yapılması gereken, ilgili pozisyonun listeden seçilmesi ve Pozisyon ĠĢlemleri menüsünden Sefere ĠliĢkin Gelir-Gider Bilgileri adımının tercih edilmesidir. Böylelikle aşağıdaki ekrana geçilir: Soft Bilgi İşlem 15

16 En üstte sefere ilişkin pozisyon bilgileri yer alır. Bir sefer iki ayrı pozisyondan oluştuğu için burada hem ihracat hem de ithalat pozisyonlarının bilgileri görünür. Aşağıda da gelir ve giderlerin gösterildiği bir tablo bulunur. Operasyon gelirleri ve giderleri Beklenen Değerler ekranından girilen gelir/gider kalemlerini esas alır. Sefer Genel Harcamaları Sefer Beklenen Değerler ekranından; Sefer Sürücü Harcamaları Sürücü HesaplaĢması ekranından girilen bilgiler esas alınarak hesaplanır. Araç Genel Giderleri ve Sürücü Genel Giderleri alanlarına gelen sayıların hesaplanması ise biraz daha farklıdır. Araç ve Sürücü kartlarında bulunan Araç Giderleri ve Sürücü Giderleri alanlarına girilen standart kalem bilgileri, 365 e bölünerek günlük gider hesaplanır. Standart kalemlerin üzerinde bu harcamanın süreye mi yoksa km ye mi bağlı olduğu bilgisi girilmektedir. Yıla bağlı ise girilen standart değer 365 e bölünerek günlük değer bulunmakta, sefer süreleri ile bu değer çarpılarak sefer maliyetine etkisi bulunur. Süreye bağlı olmayan giderler ise km birim fiyatı hesaplanmaktadır. Bu durumda standart gider kalemlerinin üzerinde bu giderin kaç km için verildiği bilgisi girilmektedir. Bu değer ile birim km bilgisi hesaplanır. Yapılan km bilgisi ile çarpılarak sefer maliyetine etkisi hesaplanmaktadır. Ekranın üst bölümünde yer alan rapor butonu ile aşağıdaki ekran karşımıza gelecektir. Düğmeye basınca önce yandaki filtre penceresi açılır. Detaylı Bas seçeneği kullanıcının tercihine göre işaretlenebilir. Tamam düğmesine basılınca rapor ekrana gelir: ARAÇ HAREKET BĠLGĠLERĠ Bir aracın ihracat ve ithalat taşımaları ile ilgili tarih bilgilerinin tek ekranda görüntülenebildiği ve istenirse güncellendiği ekrandır. Bu ekran üzerinde aracın var ise ihracat ve ithalat pozisyonlarına ait hareket bilgileri görüntülenir. Soft Bilgi İşlem 16

17 ARAÇ HAREKETLERĠ ĠZLEME Bir aracın ihracat ve ithalat taşımaları ile ilgili yapılan hareket detayları kronolojik sıra ile bu ekrandan izlenebilir. Bu ekranın amacı, hangi tarihte kim tarafından hareket bilgisinin girildiğinin izlenmesidir. Araç hareketlerinin geri alma işlemi, yukarıdaki listede yer alan ilk kaydın geri alınması anlamına gelmektedir. Bu hareket geri alınırken ilişkili tüm hareket kayıtları da geri alınmaktadır. UBAK BELGESĠ ĠġLEMLERĠ UBAK belgeleri, serbest geçiş için kullanılan ve yıllık olarak kullanılan belgelerdir. Bu belgenin hangi tarihte hangi güzergahta, hangi araca verildiği konusundaki bilgilerin listelenmesi ve periyodik olarak ilgili yerlere rapor olarak verilmesi gereklidir. Bu evrakların tanımının ve takibinin yapıldığı ekran aşağıdaki gibidir. Soft Bilgi İşlem 17

18 Pozisyona atanan UBAK belgesinin hangi tarihte bu araca verildiği ve hangi tarihte araçtan iade alındığı bilgisi de hareket kaydı işaretlenerek Düzelt tuşuna basarak gelen ekrandan işlenmektedir. Böylelikle araçta UBAK belgesinin hangi tarihler arasında kaldığı bu bilgilerin girişi ile sağlanabilmektedir. UBAK Belgeleri Hareket Listesi: Bu liste ile ilgili UBAK belgeleri için hareket listesinin aşağıdaki şekliyle alınabilmesi mümkündür. ARAÇ GELĠR GĠDER KALEMLERĠ Soft Uluslararası Taşımacılık Uygulaması (SoftTrans ) içinde sefere ilişkin harcama kalemleri, araç genel gider kalemleri ve sürücü genel gider kalemleri sisteme operasyon gelir gider kalemleri tanımı mantığında tanımlanmalıdır. Bu tanımlar yapılırken göz önüne alınması gereken bazı önemli noktalar vardır. Aşağıda bu noktalar açıklanacak ve tanımların nasıl yapılacağı ele alınacaktır. SoftTrans içinde gider kalemleri üç ana başlık altında toplanmıştır: sefer genel gider kalemleri,araç genel giderleri,sürücü genel giderleri. Sürücü Genel Giderleri Sürücüye ilişkin gider kalemleri, sefere çıksın çıkmasın sürücüye yapılan harcamalara ilişkin kalemleri temsil etmektedir. Sürücünün maaş gideri, evrak ve vize giderleri vb. gider kalemleri bu başlık altında toplanabilir. SoftTrans içinde bu kalemlere verilen kod bilgisi 00 ile başlamalıdır. Araç Genel Giderleri Araca ilişkin gider kalemleri, sefere çıksın çıkmasın araca yapılan harcamalara ilişkin kalemleri temsil etmektedir. Aracın amortismanı, rutin bakım giderleri, evrak giderleri vb. gider kalemleri bu başlık altında toplanabilir. SoftTrans içinde bu kalemlere verilen kod bilgisi 01 ile başlamalıdır. Soft Bilgi İşlem 18

19 Sefer Genel Giderleri Sefer süresinde yapılan harcamaların detaylarına ilişkin girilecek kalemlerdir. Sefer süresinde harcanan yakıt ücreti, verilen ceza ücretleri, köprü,yol ve otoban ücretleri vb. kalemler bu grubun üyesidir. SoftTrans içinde bu kalemlere verilen kod bilgisi 02 ile başlamalıdır. Gider kalemleri tanımının yapılması için Araç Takibi Ve Filo Yönetimi modülü parametreler adımından Gelir-Gider Kalemleri adımı seçilmelidir Bu ekran üzerine görülen kod bilgisi yukarıda belirtilen özellikte kullanıcı tarafından verilebilir. Kalemin kısa ve uzun adı aynı şekilde amaca uygun girilmelidir. Kaleme ilişkin diğer bilgiler de bu ekrandan girilmelidir. Burada dikkat edilmesi gereken önemli bir nokta, sürücü cezaları gibi kalemlerin sicile işlenmesi ile ilgili sicile iģlensin seçeneğinin düzgün girilmesidir. Bu tanımın düzgün yapılması ile sürücünün aldığı trafik cezaları, tam anlamıyla takip edilebilir. Diğer önemli bir nokta sefere ilişkin yapılan harcamaların çekici, kuyruk veya sürücüyle ilgili olduğunun ilgili seçenekle sisteme bildirilmesidir. Böylece belli bir çekici, kuyruk veya sürücünün belli dönemdeki maliyeti de daha kolaylıkla görülebilmektedir. Yakıt gibi birim girilmesi gereken kalemlere birim bilgisi de girilmelidir. Yeni bir gider kalemi eklemek için Yeni Kayıt düğmesine basılmalıdır. Bu amaçla aşağıdaki ekran karşımıza gelecektir. Bu ekranda istenen kalem kodu, hangi gider kalemi grubuna kalem eklenecek ise o kalem grubunu temsil eden kod başlığı ile bir numaradan oluşacaktır. Bu kod bilgisi, sürücü genel gider kalemleri için 00, araç genel giderleri için 01 ve sefer giderleri için 02 ile başlamalıdır. Gider kalemleri için tahakkuk kodu 2, gelir kalemleri için 1 olmalıdır. Detay kalemi girişi için detay seçeneği seçilmelidir. Özet seçeneği ancak 00,01,02 kodu ile tanımlı kalemler sistemde mevcut değilse seçilmelidir. Sefer giderleri ile ilgili 02 ile başlayan kalemlerin entegrasyon işlemleri başlamadan önce gerekli tüm bilgileri, hesap numaraları vb. tamamlanarak operasyon iş tipleri altında bulunan gelir gider kalem tanımlarına kopyalanması gereklidir. Bu kopyalama adımı Sistem Yönetimi Genel Bakım İşlemleri altındadır. GENEL ARAÇ LĠSTESĠ Genel araç listesi girmiş olduğumuz tüm araçları Özmal, sözleşmeli kiralık, Kiralık veya satılan araçlar olarak araç şekline ve araç durumuna göre filtreleme yapabildiğimiz bir listedir. Bu listeye çıkacak bilgileri basılacak alanları seç butonuna basarak seçebiliriz. Yukarıda belirtmiş olduğumuz kriterlere göre aşağıda örnek bir listeyi görebiliriz. Soft Bilgi İşlem 19

20 ARAÇ DURUM LĠSTESĠ Araç Durum Listesi Özmal, Özmal+Ortak, Söz.Kiralık ve Kiralık araçların en son girilmiş araç hareketlerinin alındığı bir listedir.bu listede İhracat, ithalat iş tipi bazında araçların durumlarını almak mümkündür.araç durumlarının yanında alacağımız diğer bilgileri de aşağıdaki listede görüldüğü gibi seçmek suretiyle listemizde çıkmasını sağlayabiliriz. Yukarıda belirtmiş olduğumuz kriterlere göre aşağıda örnek bir listeyi görebiliriz. Soft Bilgi İşlem 20

21 SEFER KAR/ZARAR ANALĠZĠ Sefer kar/zarar analizi Özmal, Özmal+Ortak, Söz.Kiralık ve Kiralık araçların yapmış olduğu seferlere ait kar/zararını alabildiğimiz analizdir. Bu raporda İhracat, ithalat iştipi, pozisyon ve ihracat rapor tarihi, İthalat rapor tarihi bazında araçların kar/zararını almak mümkündür.ayrıca basılacak alanlar sütununda raporumuza çıkmasını istediğimiz alanları seçerek listemize ekleyebiliriz. Yukarıda belirtmiş olduğumuz kriterlere göre aşağıda örnek bir listeyi görebiliriz. Soft Bilgi İşlem 21

22 ARAÇ SÜRELĠ BELGELER LĠSTESĠ Özmal ve sözleşmeli kiralık araçlarımızın Süreli belgelerinin listesinin alındığı bir rapordur. Bu belgeler (Araç Trafik muayenesi, Kasko sigortası, C2 belgesi, Yeşil kart vb). Bu ekranda listemizde görmek istediğimiz bilgileri işaretleyerek belgeler ile ilgili detaylı bilgiye ulaşmak mümkündür. Aşağıda araçlarımıza ait düzenlenmiş süreli belgeler ile ilgili örnek bir listeyi görebiliriz. Soft Bilgi İşlem 22

23 ARAÇ SÜRELĠ BELGELERĠ KONTROL LĠSTESĠ Özmal ve sözleşmeli kiralık araçlarımızın Süreli belgelerinin kontrol edildiği bir rapordur. Bu belgeler bilindiği gibi ikiye ayrılır.tarihe bağlı belgeler (Araç Trafik muayenesi vb), Km ye bağlı bilgiler (Filtre vb) aşağıdaki raporda da görüldüğü gibi takip etmek isteğimiz belgeleri sağ tarafa ok işaretleri ile seçerek istemiş olduğumuz raporu alabiliriz. Yukarıda belirtmiş olduğumuz kriterlere göre aşağıda örnek bir listeyi görebiliriz. Soft Bilgi İşlem 23

24 Uluslararası Faaliyet raporu; Ulaştırma Bakanlığının Yetki belge türlerine göre istediği bir icmal tablosudur. Bakanlık Uluslar arası taşıma yapan firmalardan 2 altı aylık dönem olarak yapmış oldukları taşımalara istinaden aşağıda ki icmal tablolarını ister. Bu tablolar Devlet İstatistik ve Ulaştırma Bakanlığı na verilmek üzere istenir. İcmalin verilmemesi firmanın faaliyetinin durdurulmasına kadar gidebiliyor. Soft Bilgi İşlem 24