GİDEN ÖĞRENCİ (ÖĞRENİM) İŞ AKIŞ SÜRECİ

Transkript

1 GİDEN ÖĞRENCİ (ÖĞRENİM) Doküman No ERİA-751 Sayfa 1/3 Değişim Programı kapsamında öğrenci değişimi amacıyla yurtdışı üniversitelerle gerekli yazışmaların yapılması Kurum su anlaşma imzalanacak üniversitenin taslak metninin hazırlanması ve imza için sunulması su anlaşmanın imzalanması Erasmus Komisyonu nun belirlediği Seçim Takvimi ne göre yabancı dil sınavı başvuruları ilan metninin hazırlanması, kurum koordinatöründen onay alınması ve Erasmus web sayfasında duyurulması Yabancı Dil Sınavı için kurum içi yazışmaların yapılması Rektör Erasmus Komisyonu, su su Yabancı Dil Sınavı nın başvurularının alınması Yabancı dil sınavının yapılması ve sonuçların Koordinatörlüğe bildirilmesi Başvuru listelerinin değerlendirilmesi su Yabancı Diller Bölümü, Mütercim- Tercümanlık (İngilizce) Bölümü Koordinatörlüğü yabancı dil sınavında başarı kriterini sağlıyor mu? Hayır Kriterleri sağlamayanlar kabul edilmez Evet Başarılı olanların değişim programı için başvurusu alınır su (Form No: ERİA 751; : Revizyon:)

2 GİDEN ÖĞRENCİ (ÖĞRENİM) Doküman No ERİA-751 Sayfa 1/3 Değişim programı sonuçlarının (asil ve yedeklerin) açıklanması Sonuçların Koordinatörlük web sayfasında duyurulması su su anlaşma imzalanan yurtdışı yükseköğretim kurumlarına kesin sonuçların iletilmesi Başvuru için gerekli olan evrakların Koordinatörlüğe teslim edilmesi Teslim alınan evrakların ilgili yurtdışı yükseköğretim kurumuna e-posta ve/veya posta ile gönderilmesi ve Davet Mektubunun talep edilmesi su ve/veya su Başvuru Formu, Öğrenim sı, İlk İntibak Formu, Pasaport, Fotoğraf, Transkript, Dil Sertifikası, Konaklama Formu, Yurtdışı sağlık sigortası, Euro hesap cüzdanı vs. Davet Mektubu gelen öğrencilerden Taahhütnamesinin teslim alınması ve ilgili konsolosluğa hitaben vize yazısının hazırlanması su Taahhütnamesi, Vize yazısı Vize yazısının imzalanması sonrasında öğrenciye elden / posta ile teslim edilmesi su Vize yazısı Vize alan öğrencilere OLS sınavının tanımlanması (KA103 için geçerli, KA107 için henüz aktif değil) ve hibe sözleşmesinin imzalanması su, OLS sınavı (online), Hibe Sözleşmesi ye hibe sözleşmesinde belirtilen oranda hibe ödeme işlemlerinin hazırlanmasının sağlanması ve ödeme işlemleri için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile koordinasyon içinde çalışılması su Avans yazısı ve ilgili ekleri Ödemesi tamamlanan öğrencilerin izinli sayılmasına dair bağlı bulunduğu fakülte/enstitü//yüksekokul/meslek yüksekokulu kurulu kararı alınması için yazışmaların yapılması su Kurul Kararının Koordinatörlüğe gönderilmesi Fakülte/Enstitü/ YO/MYO (Form No: ERİA 751; : Revizyon:)

3 GİDEN ÖĞRENCİ (ÖĞRENİM) Doküman No ERİA-751 Sayfa 1/3 lerin yurtdışındaki üniversiteye vardığına dair varış formlarının dosyalanması su Confirmation Sheet (Teyit Belgesi) (varış) Giden öğrencilerin bilgilerinin Mobility Tool+ sistemine girişinin yapılması su Mobility Tool+ (online) lerin ekle-sil belgeleri varsa bölüm koordinatörleri ile gerekli yazışmaların yapılması su Ekle-sil belgesi (Changes to LA) nin, değişim programı kapsamında eğitimi tamamladığına dair belgeleri Koordinatörlüğe teslim etmesi Eğitimi tamamlanmış olan öğrencinin evraklarının kontrolü, Mobility Tool+ sistemine girişi ve hibe ödeme/iade işlemlerinin başlatılması su Confirmation Sheet (Teyit Belgesi) (varış-dönüş), Transkript, Pasaport giriş-çıkış, OLS sınavının 2.si, AB Anketi Not başarı koşulunu sağlıyor mu? Hayır Hibede kesinti Evet ye ilgili hibe sözleşmesinde belirtilen oranda, kalan hibesinin ödeme/iade işlemlerinin hazırlanmasının sağlanması ve ödeme işlemleri için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile koordinasyon içinde çalışılması Ödemesi tamamlanan öğrencilerin nihai intibakları yapılmasına dair bağlı bulunduğu fakülte/enstitü//yüksekokul/meslek yüksekokulu kurulu kararı alınması için yazışmaların yapılması İşlemi tamamlanan belgelerin dosyalanmasının ve arşivlenmesinin sağlanması İade dekontu (iade varsa) su su, Erasmus Bölüm su İade dekontu (iade varsa) Mahsup yazısı ve ilgili ekleri (Form No: ERİA 751; : Revizyon:)

4 GELEN ÖĞRENCİ (ÖĞRENİM) Doküman No ERİA-752 Değişim Programı kapsamında öğrenci değişimi amacıyla yurtdışı üniversitelerle gerekli yazışmaların yapılması su anlaşma imzalanacak üniversitenin taslak metninin hazırlanması ve imza için sunulması su anlaşmanın imzalanması Rektör Yurtdışındaki yükseköğretim kurumlarının aday olarak belirledikleri öğrencilerinin bilgilerini e-posta aracılığıyla Koordinatörlüğümüze bildirmesi Yurtdışı Yükseköğretim Kurumu Aday öğrencilerin bağlı bulunacağı ilgili akademik birimlerdeki Erasmus Bölüm Koordinatörleri ile iletişime geçilerek bilgi verilmesi su Aday öğrencilere bilgi paketlerinin ile gönderilmesi ve başvuru evraklarının tamamlanmasının beklenmesi Başvuru evraklarının Koordinatörlüğe ulaşmasının ardından imza süreçlerinin başlatılması su su Bilgi Paketi (Öğrenim sı, Başvuru Formu, Konaklama Formu), Transkript, Fotoğraf, Pasaport, Sağlık Sigortası İmzalanan evrakların ve Davet Mektubu nun ilgili yurtdışı yükseköğretim kurumuna ve öğrenciye e-posta ve posta aracılığıyla gönderilmesi su Öğrenim sı, Başvuru Formu, Davet Mektubu geldikten sonra bilgilerinin Mobility Tool+ sistemine giriş yapılması, üniversitemizde eğitime başlayabilmesi için (kimlik kartı, sigorta, oturum izni vb.) kurum içi ( İşleri) ve kurum dışı (İl Göç İdaresi) yazışmalarının yapılması nin Teyit Belgesi nin (Confirmation Sheet) (varış) imzalanması ve yurtdışındaki yükseköğretim kurumuna ile gönderilmesi su su Belgesi, Oturum İzni e- randevu, Fotoğraf, Sağlık Sigortası, Konaklama Belgesi, Davet Mektubu (Türkçe çevirisi), Pasaport, Vergi Dairesi Müdürlüğü ne ödeme dekontu (Form No: ERİA-752; : Revizyon: )

5 GELEN ÖĞRENCİ (ÖĞRENİM) Doküman No ERİA-752 Ders değişimi gerekli olduğu durumlarda ekle-sil yapılması için ilgili akademik birimdeki bölüm koordinatörü ile görüşülmesi ve gerekli belgelerin imza süreçlerinin takip edilmesi, Erasmus Bölüm su Ekle-Sil Belgesi (Changes to LA) nin dahil olduğu proje KA103 ise; nin dahil olduğu proje KA107 ise; nin bağlı olduğu yurtdışındaki yükseköğretim kurumu hibe ödemesini yapar (öğrenci hibeli ise) nin misafir olduğu yükseköğretim kurumu hibe ödemesini yapar (öğrenci hibeli ise). ye Ziraat Bankası ndan Euro hesap açtırılması, öğrenci ile hibe sözleşmesi imzalanması ve öğrenciye hibe sözleşmesinde belirtilen oranda, avans ödeme işlemlerinin hazırlanmasının sağlanması ve ödeme işlemleri için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile koordinasyon içinde çalışılması su Hibe Sözleşmesi Hareketlilik süreci tamamlanan öğrencilerin dönüş evraklarının hazırlanması; Teyit Belgesi (Confirmation Sheet) (varış-dönüş) ve Transkriptin öğrenciye teslim edilmesi, öğrenciye (sadece KA107 kapsamındakilere) AB Anketi nin Mobility Tool+ sistemi üzerinden tanımlanması İşleri, su AB Anketi (online) nin dahil olduğu proje KA103 ise; ye dönüş evrakları teslim edilmesiyle süreç tamamlanır. nin dahil olduğu proje KA107 ise; nin hak ettiği toplam hibe miktarı hesaplanarak ilk avans kapatılarak mahsup edilir. su İşlemi tamamlanan belgelerin dosyalanmasının ve arşivlenmesinin sağlanması su (Form No: ERİA-752; : Revizyon: )

6 GİDEN PERSONEL İŞLEMLERİ Doküman No ERİA-753 Değişim Programı kapsamında personel değişimi amacıyla yurtdışı üniversitelerle gerekli yazışmaların yapılması imzalanacak üniversitenin taslak metninin hazırlanması ve imza için sunulması su su anlaşmanın imzalanması Erasmus Komisyonu nun belirlediği Seçim Takvimi ne göre başvuruların ilan metninin hazırlanması, kurum koordinatöründen onay alınması ve Erasmus web sayfasında duyurulması Başvuruların alınması ve listelenmesi Rektör Erasmus Komisyonu, su su Asil ve yedek listelerin ilan edilmesi su Giden Akademik/İdari Personel dosyalarının hazırlanmaya başlanması su Personel dosyalarındaki evrakların kontrolü Personele hibe sözleşmesinde belirtilen oranda hibe ödeme işlemlerinin hazırlanmasının sağlanması ve ödeme işlemleri için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile koordinasyon içinde çalışılması su su Davet Mektubu, Ders Verme / Eğitim Alma sı, PDB ndan Görevlendirme Yazısı, Ziraat Bankası Euro Hesap Cüzdanı, Hibe Sözleşmesi (Form No: ERİA - 753; : Revizyon:)

7 GİDEN PERSONEL İŞLEMLERİ Doküman No ERİA-753 Personele dönüş evrakları hakkında bilgi verilmesi Dönüşte program kapsamında ders verme/eğitim alma hareketliliğini tamamladığına dair belgeleri Koordinatörlüğümüze teslim etmesi su su Teyit Belgesi (Confirmation Sheet), Pasaport giriş-çıkış sayfalarının fotokopisi, Uçuş kartları (boarding pass) Dönüş evraklarının kontrolünün yapılması ve personelin bilgilerinin Mobility Tool+ sistemine girişi yapılarak personele AB Anketi nin gönderilmesi su AB Anketi (Online) Hareketliliği tamamlayan personelin evrakları teslim alındıktan sonra ödeme işlemlerinin hazırlanması, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile koordinasyon içinde çalışılması su İşlemi tamamlanan belgelerin dosyalanmasının ve arşivlenmesinin sağlanması su (Form No: ERİA - 753; : Revizyon:)

8 GELEN PERSONEL İŞLEMLERİ Doküman No ERİA-754 Değişim Programı kapsamında öğrenci ve personel değişimi amacıyla yurtdışı üniversitelerle gerekli yazışmaların yapılması su anlaşma imzalanacak üniversitenin taslak metninin hazırlanması ve imza için sunulması su anlaşmanın imzalanması Rektör Yurtdışındaki yükseköğretim kurumlarında görevli personelin kurumumuzu ziyaret etmek istediğini belirten ve kendi bilgilerini içeren e-postayı Koordinatörlüğümüze göndermesi Yurtdışı Yükseköğretim Kurumu ndaki personel Gelecek olan personelin ziyaret edeceği ilgili akademik/idari birimlerle iletişime geçilerek bilgi verilmesi su Personelin başvuru evraklarının tamamlanmasının beklenmesi su Ders Verme / Eğitim Alma sı, Pasaport Başvuru evraklarının Koordinatörlüğe ulaşmasının ardından imza süreçlerinin başlatılması su İmzalanan evrakların ve Davet Mektubu nun ilgili yurtdışı yükseköğretim kurumuna ve personele e-posta aracılığıyla gönderilmesi su Ders Verme / Eğitim Alma sı, Davet Mektubu Personelin dahil olduğu proje KA103 ise; Personelin dahil olduğu proje KA107 ise; Personelin bağlı olduğu yurtdışındaki yükseköğretim kurumu hibe ödemesini yapar (personel hibeli ise). Personelin misafir olduğu yükseköğretim kurumu hibe ödemesini yapar (personel hibeli ise). (Form No: ERİA 754; : Revizyon:)

9 GELEN PERSONEL İŞLEMLERİ Doküman No ERİA-754 Personele hibe sözleşmesinde belirtilen oranda, avans ödeme işlemlerinin hazırlanmasının sağlanması ve ödeme işlemleri için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile koordinasyon içinde çalışılması su Ödeme yapılacak olan personel için Vergi Dairesi Müdürlüğü nden vergi no alınması, Ziraat Bankası ndan Euro hesap açtırılması su Ders verme / eğitim alma süreci tamamlanan personelin dönüş evraklarının hazırlanması; Teyit Belgesi (Confirmation Sheet) (varışdönüş) personele teslim edilmesi, personele (sadece KA107 kapsamındakilere) AB Anketi nin Mobility Tool+ sistemi üzerinden tanımlanması su AB Anketi (online) İşlemi tamamlanan belgelerin dosyalanmasının ve arşivlenmesinin sağlanması su (Form No: ERİA 754; : Revizyon:)

10 GİDEN ÖĞRENCİ (STAJ) Doküman No ERİA-755 Sayfa 1/3 Seçim Takvimi ne göre yabancı dil sınavı başvuruları ilan metninin hazırlanması, kurum koordinatöründen onay alınması ve Erasmus web sayfasında duyurulması Yabancı Dil Sınavı için kurum içi yazışmaların yapılması Erasmus Komisyonu, su su Yabancı Dil Sınavı nın başvurularının alınması su Yabancı dil sınavının yapılması ve sonuçların Koordinatörlüğe bildirilmesi Başvuru listelerinin değerlendirilmesi Yabancı Diller Bölümü, Mütercim- Tercümanlık (İngilizce) Bölümü Koordinatörlüğü yabancı dil sınavında başarı kriterini sağlıyor mu? Hayır Kriterleri sağlamayanlar kabul edilmez Evet Listenin (asil ve yedeklerin) Erasmus web sayfasında duyurulması ve başarılı olanların değişim programı için başvurusunun alınması su Staj yapılacak işletmeden/kurumdan Davet Mektubu talep edilmesi Davet Mektubu nu Koordinatörlüğe bildiren öğrencilerin (asil ve yedeklerin) listelenmesi su (Form No: ERİA - 755; : Revizyon:)

11 GİDEN ÖĞRENCİ (STAJ) Doküman No ERİA-755 Sayfa 1/3 Sonuçların Koordinatörlük web sayfasında duyurulması su Başvuru için gerekli olan evrakların Koordinatörlüğe teslim edilmesi Stajı zorunlu olan öğrencilerin Staj Başvuru Formu nu tamamlayıp İşleri ne teslim etmesi Staj sı, Pasaport, Fotoğraf, Transkript, Yurtdışı Sağlık&Kaza&Mesu liyet Sigortası, Euro Hesap Cüzdanı vs. Staj Başvuru Formu Teslim alınan evrakların ilgili işletmeye/kuruma e-posta ve/veya posta ile gönderilmesi Staj sı lerden Taahhütnamesinin teslim alınması ve ilgili konsolosluğa hitaben vize yazısının hazırlanması su Taahhütnamesi, Vize yazısı Vize yazısının imzalanması sonrasında öğrenciye elden / posta ile teslim edilmesi su Vize yazısı Vize alan öğrencilere OLS sınavının tanımlanması (KA103 için geçerli, KA107 için henüz aktif değil) ve hibe sözleşmesinin imzalanması su, OLS sınavı (online), Hibe Sözleşmesi ye hibe sözleşmesinde belirtilen oranda hibe ödeme işlemlerinin hazırlanmasının sağlanması ve ödeme işlemleri için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile koordinasyon içinde çalışılması su Avans yazısı ve ilgili ekleri lerin yurtdışındaki işletmeye/kuruma vardığına dair varış formlarının dosyalanması su Teyit Belgesi (Confirmation Sheet) (varış) Giden öğrencilerin bilgilerinin Mobility Tool+ sistemine girişinin yapılması su Mobility Tool+ (online) (Form No: ERİA - 755; : Revizyon:)

12 GİDEN ÖĞRENCİ (STAJ) Doküman No ERİA-755 Sayfa 1/3 lerin ekle-sil belgeleri varsa bölüm koordinatörleri ile gerekli yazışmaların yapılması su Ekle-sil Belgesi (Changes to LA) nin, değişim programı kapsamında stajını tamamladığına dair belgeleri (zorunlu staj ise Staj Değerlendirme Formu nu da) Koordinatörlüğe teslim etmesi Stajını tamamlanmış olan öğrencinin evraklarının kontrolü, Mobility Tool+ sistemine girişi ve hibe ödeme/iade işlemlerinin başlatılması Zorunlu stajda başarı koşulunu sağlıyor mu? Hayır Hibede kesinti su Teyit Belgesi (Confirmation Sheet) (varış-dönüş), Staj Sertifikası (Traineeship Certificate), Pasaport giriş-çıkış, OLS sınavının 2.si, AB Anketi, Staj Değerlendirme Formu Evet İade dekontu (iade varsa) ye ilgili hibe sözleşmesinde belirtilen oranda, kalan hibesinin ödeme/iade işlemlerinin hazırlanmasının sağlanması ve ödeme işlemleri için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile koordinasyon içinde çalışılması İşlemi tamamlanan belgelerin dosyalanmasının ve arşivlenmesinin sağlanması su su İade dekontu (iade varsa) Mahsup yazısı ve ilgili ekleri (Form No: ERİA - 755; : Revizyon:)

13 GELEN ÖĞRENCİ (STAJ) Doküman No ERİA-756 Yurtdışındaki yükseköğretim kurumlarının aday olarak belirledikleri öğrencilerinin bilgilerini e-posta aracılığıyla Koordinatörlüğümüze bildirmesi Yurtdışı Yükseköğretim Kurumu Aday öğrencilerin staj yapacağı ilgili akademik birimlerdeki Erasmus Bölüm Koordinatörleri ile iletişime geçilerek bilgi verilmesi su Aday öğrencilere bilgi paketlerinin ile gönderilmesi ve başvuru evraklarının tamamlanmasının beklenmesi su Başvuru evraklarının Koordinatörlüğe ulaşmasının ardından imza süreçlerinin başlatılması İmzalanan evrakların ve Davet Mektubu nun ilgili yurtdışı yükseköğretim kurumuna ve öğrenciye e-posta ve posta aracılığıyla gönderilmesi su su Bilgi Paketi (Staj sı, Başvuru Formu, Konaklama Formu), Fotoğraf, Pasaport, Sağlık Sigortası geldikten sonra üniversitemizde staja başlayabilmesi için (kimlik kartı, sigorta, oturum izni vb.) kurum içi ( İşleri) ve kurum dışı (İl Göç İdaresi) yazışmalarının yapılması nin Teyit Belgesi nin (varış) imzalanması ve yurtdışındaki yükseköğretim kurumuna ile gönderilmesi Staj süresince değişiklik yapılması gereken durumlarda ekle-sil yapılması için ilgili akademik birimdeki bölüm koordinatörü ile görüşülmesi ve gerekli belgelerin imza süreçlerinin takip edilmesi su su, Erasmus Bölüm su Staj sı, Başvuru Formu, Davet Mektubu Belgesi, Oturum İzni e- randevu, Fotoğraf, Sağlık Sigortası, Konaklama Belgesi, Davet Mektubu (Türkçe çevirisi), Pasaport, Vergi Dairesi Müdürlüğü ne ödeme dekontu Ekle-Sil Belgesi (Changes to LA) (Form No: ERİA - 756; : Revizyon:)

14 GELEN ÖĞRENCİ (STAJ) Doküman No ERİA-756 Staj süreci tamamlanan öğrencilerin dönüş evraklarının hazırlanması; Teyit Belgesi (varış-dönüş) ve Staj Sertifikası nın (Traineeship Certificate) öğrenciye teslim edilmesi su İşlemi tamamlanan belgelerin dosyalanmasının ve arşivlenmesinin sağlanması su (Form No: ERİA - 756; : Revizyon:)