Doğru yapıyor muyuz? Uygulama Kılavuzu

Transkript

1 Doğru yapıyor muyuz? Uygulama Kılavuzu

2 Tanıtım: Bu çalışma yönetim organlarının ve organizasyonların üst düzey yönetimleri için onay programıdır. Her alanda beş alan ve üç bölümü vardır. Orada Kontrol, Düşünmek için dur' ve 'Kontrol Listesi' vardır Dur ve düşün: - Nasıl yapıyoruz? Herkes aynı şeyi mi düşünüyor? Nereye gidiyoruz? Bu yararlı tartışma okumak için değil uygulanmak için hazırlanmıştır.: dürüst olmak gerekir değişimci olmak gerekir sürecin çıktı kadar önemli olduğunu bilmeliyiz Bir referans kitabı değildir: bütün yanıtları karşılamayabilir; diğer yayınlar bu ihtiyaçları karşılayabilir. Tüm organizasyonlar için değiştirilebilir: küçük organizasyonlarda bire bir görüşmeler Büyük organizasyonlarda insan ekipleri tarafından müdahaleler yelpazesi sunmaktadır Unutmayın: Bir şeyin %100 nü iyileştirmekten 100 şeyde %1 iyileştirme yapmak daha iyidir.

3 Bölüm üç: Kontrol: Yöneticiler arasında tartışmaları geliştirmek için düzenlenmiş sorular hazırla. Kuruluşunuzun yöneticilerinin verdiği cevaplar doğruda olmayabilir yanlışta olmayabilir. Düşünmek için dur: Etkinlik ve değişiklik için üretilen diğer fikirler aynen önerilerde olduğu gibi yansır. Komite, işlemi yapmadan önce bu bölümü okumalıdır. Denetim listesi: İyi pratik öneriler listesini sağlar. Burada verilen cevapların niçin ilgisiz olduğunun açıklanması önemlidir. Bir veya iki üye yönetime kontrol listesini tamamlamak sunmak ve rapor vermek için görev alabilir. Özet: Yeni ve eski kuruluşlar için faydalı bir araçtır. Bölümler, örgütün kendi hızda tamamlanabilir. Basit dil kullanılmalıdır. iyi uygulama alanlarının iyileştirilmesi veya değiştirilmesi gerekebilir,

4 Paylaşılan Amaçlar ve Hedefler KONTROL Aşağıdaki soruları yanıtlayın: Sembol 1. Organizasyon bakış açısı olarak dört tipte listelenmiştir. Sizin görüşünüze hangisi yakındır? 2. Üç yıllık zaman içinde örgütünüzü hangisi olarak görmek istersiniz? 3 Gelecek üç yıl içinde görmek istediğiniz beş büyük değişiklik nelerdir? (Unutmayın, üç yıl içinde yapılması mümün ve gerçekçi olması gerekiyor) Organizasyonun diğerlerine göre sembolik bir değeri vardır. Organizasyonun yönetimi üyelerine ilgilendikler konulara göre onlara görev verir. Yetiştirici Yönetim diğerlerinin gelişmelerini sağlamak için onları motive eder. Üyelere kısıtlama yoktur, gidebilecekleri yere kadar giderler. Toplayıcı Organizasyon düzenledikleri kampanyalardaki projelerde ve faaliyetlerde onların desteklerlerini almak için onları toplarlar.. Destekleyici Organizasyon öğüt ve desteğe ihtiyacı olan herkese destek sağlar.

5 DÜŞÜNMEK İÇİN DUR Kendi amaçlarınızı belirtiniz Organizasyonun çalışanları ve üyeleri organizasyon hakkında gerekli bilgiye sahip olmalıdırlar. Yönetim araçlarınızın, herkesin anlayacağı, dış etkilerden etkilenmeyecek şekilde düzenlenmeli ve çalışanların görevleri sorumlulukları açık bir şekilde tanımlanmalıdır. Bu özellikle kayıtlı kuruluşlar için önemlidir. Organizasyonlarda genellikle amaçlar hukuk dilinde yazılır, bunun açık bir şekilde özetlenmesi gereklidir. Bir plan geliştirme Amaçlarımızı gerçekleştirmek için takip edilecek süreci gösterir. Üç yıl içinde başarabileceğimiz ölçülebilir gerçekçi amaçlarınızı belirlemelisiniz. Herkes planı geliştirilmesinde yer olmalıdır sürekli gözden geçirilmeli ve değişen koşullara göre düzenlemeler yapılmalıdır. Planlamanın amacı çalışanları aynı yöne yönlendirmektir. Örneğin:- Ne yapmak gerekiyor? Kim yapacak? Ne zaman yapacaksınız? Başarılı olduğunu nasıl anlayacağım? Ne zaman belirtilen amaca ulaşma yolunda yapılan ilerlemeyi gözden geçireceğiz? Kontrol listesi ilerleme planlarınız için yeni fikirler ortaya çıkmasına yardımcı olur.kontrol listesinde hayır olarak verdiğiniz nasıl evete dönüştürülebilir? Bir seferde hepsini yapamazsınız. Hangisi en önemlidir? Önceden hiç plan hazırlamamışsanız, yönetim yapısında olmayan bazı kişiler size yardımcı olabilir. Herhangi kuruluş sizin plan hazırlamanıza yardım edecek birilerini önerebilirler. Bu size maliyet yaratabilir fakat bazı kuruluşlar size yardım edebilir.

6 BİRİNCİ DENETİM LİSTESİ Hedeflerinizi açıkça bildiren yöneten bir enstrüman var mı? Kopyası var mı ya da bir kopyasını gördünüz mü? A maçlarınızı açıklayan ve özetleyen bir belgeniz var mı? Eğer öyleyse, bu tanıtım malzemesi, yıllık rapora ve yayınlanmış materyallere dâhil midir? Uzun vadeli gelişme planınız var mı? Varsa, bir kopyası var mı? Tüm hedefleriniz, sizin yönetim aracınızla tutarlımıdır? Düzenli olarak planı gözden geçiriyor musun? Başkalarının kullanabilmesi için planın özetini çıkardınız mı?

7 Etkili Yönetim Yapısı KONTROL Aşağıdaki soruları yanıtlayın: 1. Organizasyonun kullandığı bina kime aittir? Bina başkasına ait ise organizasyon binayı nasıl kullanıyor 2. Binanın iç ve dış bakımından sorumlu kimdir? 3. Organizasyonun kullandığı binanın iç ve dış bakımından kim sorumludur? 4. Organizasyonun yapacağı faaliyetlere kim karar verir? 5. Yönetimin kaynakları etkili verimli bir şekilde kullandığına nasıl karar veririz? 6. Yönetimi çalışanları iyi bir şekilde yönettiğine nasıl karar öğreniriz? 7. Yönetim çalışma binasından sorumlu kişinin etkil ve verimli bir şekilde yönettiğini nasıl öğrenir? 8. Yönetimin etkili ve verimli bir şekilde bilgi akışını sağladığını nasıl öğreniriz? Bilgi için kim sorumlu biliyor musunuz? Bu bilgileri veya diğer bilgileri yöneten üyeleri arasında dolaşım nasıldır? 9. Soru 5-8 için siz nasıl bir gelişme önerebilirsiniz?

8 DÜŞÜNMEK İÇİN DUR Organizasyonun yönetimi için tekbir doğru yoktur. Organizasyonunuz yönetimi, yönetim aracı tarafından yönetilmektedir. Bu yapı etkili ve verimli olmalıdır. Organizasyonun bir kamu kuruluşu olduğunu unutmayın, o özel bir kulüp değildir. Gerkli uzmanları temin etme Yönetim genellikle para, insan, hizmet ve bilgi olarak dört kısımdan oluşur. Bazı üyelerin her konuda bilgili olmaları gerekebilir. Bazılarının ise yanlıca bazı konularda bilgili olması gerekebilir. Birçok yönetici eğitim alarak kendilerini alanlarında geliştirebilirler. Eğer kendinizi bazı alanlarda geliştirmek istiyorsanız, bu konuda size yardı edecek birçok organizasyon vardır. Bilgi akışını devam ettirme Bilgi akışının sürekliliğini devam ettirmek yönetim için çok önemlidir. Özellikle başkaları adına karar verenler için çok önemlidir. Alınan yönetim kararlarının özetleri, raporları ve bültenlerin kopyaları diğer üyeler gönderilmelidir.

9 İKİNCİ DENETİM LİSTESİ Yönetim sizin ihtiyacınız olan yönetim araçlarını ne sıklıkta karşılıyor? Her zaman Yeterli düzeyde karşılıyor mu? Ne zaman yeterli düzeyde olmadığını biliyor musunuz? Toplantı gündemi size önceden gönderiliyor mu? Bu önceki toplantılar, gelecekteki olaylar ve yazışmalar gibi öğeler içeriyor mu? Üyeler gündemin nasıl oluşturulduğunu biliyorlar mı? Toplantı tutanakları düzgün bir şekilde tutuluyor ve gelecek toplantıdan önce üyelere gönderiliyor mu? Eylemden sorumlu kişilerin adlarını gösterir mi? Yönetim konu özelliğine göre alt çalışma grupları oluşturuyor mu? Onların referansları net mi? Sorumluluk ve iş yükünü yönetimi arasında paylaşıyor musunuz? Herhangi bir üyeye aşırı iş verilmediğinden emin misiniz? Alt çalışma grupları aldıkları kararların raporlarını yönetimin dikkatini çekmek nasıl verirler? Toplantı tutanağı tutulur ve onlara verilir mi? Yönetim kururlu karara alıyor mu? Onlar uygulanır ve gözden geçirilir mi? Diğerleri alınan karaların uygulamasından haberdar edilir mi?

10 Hizmet Sunumu KONTROL Aşağıdaki soruları yanıtlayın: 1. Örgüt, refah, eğitim ve eğlence ihtiyaçlarına hitap eden hizmetleri geniş bir yelpazede sunuyor mu? Bunlar nelerdir? 2. Organizasyon bu hizmetleri kaliteli bir şekilde yürütüyor mu? Bunlar nasıl yapılıyor? 3. Kurum hizmetlerinin uygun bir şekilde hedef gruba ulaşıyor mu? 4. Temel hizmetler ücretsiz ya da hedef grup bunun ücretlerini karşılayabilir mi? 5. Organizasyon kişilerin ihtiyacı olan hizmetleri yayınlar mı? Bunlar nasıl yapılır?

11 DÜŞÜNMEK İÇİN DUR Organizasyon hizmetlerinin kaliteli bir şekilde sunulmasını temin etmek için, hizmetlerin uygun sistemlerle uygun yerlerde yürütülmesi gereklidir. İyi hizmet sunumu dört yolla yürütülür: Uzmanlık bilgi ve becerisi gereklidir. Bu yaralanıcının deneyimine bağlıdır. Örneğin eski uyuşturucu bağımlıları uyuşturucu alışkanlığı olan gençlerle ve eski suçlular, hapishaneden yeni çıkmış geçlere rehberlik yapabilirler. Bu konularda çalışacakların bu konularda deneyimli olması ve iyi eğitilmeleri gerekir. Hizmet sunumunu hak sahibi kişilere belirli şekillerde tanımlamak zorunludur. Organizasyonlar yararlanıcılara bire bir hizmet sunabildikleri gibi planlanmış planlamalarını başkalarında sunabilir. Çoğu kez örgütün bağımsızlığı bu yeni ve yenilikçi yollarla hizmet sunmak için fırsatlar sunar. Genç insanlara okullarda çeşitli kampanyalar düzenlemesi örnek verilebilir. Gençler için Anti Bullying konusunda okullarda çalışma yapabilir. Bağımsız kuruluşlar, bazı yaralanıcıların devlet otoritelerine güvenleri olmadığı için bunlara çeşitli sorunlarının çözümünde yardımcı olabileler. Örneğin küçük yerleşim birimlerinde ki öğrenmeye istekli olmayan azınlık gruplarına eğitimleri konusunda yardımcı olabilirler.

12 ÜÇÜNCÜ DENETİM LİSTESİ 1. Örgüt, refah, eğitim ve Eğlence ihtiyaçlarına hitap Hizmetleri geniş bir yelpazede sunuyor mu? 2. Örgüt çevresel, ekonomik veya diğer alanlarda ek hizmetler sunuyor mu? 3. Örgüt, çalışanlar için bir dizi eğlence, spor, sanat ve kültürel eğlence programı sunuyor mu? 4. Organizasyon hizmet alanların organizasyona bağlılık değerleri yaratan bir hizmet sunuyor mu? 5. Organizasyon çalışanlarına diğer kurumlarla ve kişilere ilişki kuracak ortam sağlayabiliyor mu?

13 Yerel Sahiplilik KONTROL Aşağıdaki soruları yanıtlayın: 1. Yönetimde kaş kişi vardır? 2. Yönetim yapısı nasıl oluşturulmuştur? Eğer yardımcı olacaksa, şemasını çizin. 3. Yönetimi kim temsil ediyor? 4. Açık pozisyonlar var mı? Eğer varsa, neden var? 5. Yönetim Kurulu hangi yollarla diğerlerine sorumludur? Bunu yapmak için başka yöntemler biliyor musun?

14 DÜŞÜNMEK İÇİN DUR Organizasyon diğer kuruluşlara yardımcı olacağını duyurmalıdır. Organizasyon halka açık bir kamu kuruluşudur, özel bir kuruluş değildir. İlgili kişiler İlgili kişilerin çeşitli sahip olma düzeyleri vardır. İnsanları neler olduğu konusunda bilgilendirebilirsiniz. Bireyler sizin karar verme sürecinize katılabilirler. Onların vereceği öneriler sizi bağlamaz fakat size bazı değişik fikirle verebilirler. Çalışanlara karar alma sürecine katabilir ve onlara oy hakkı tanıyabilirsiniz. Böylelikle çalışanlara sahip duygusu vermede başarılı olursanız, çalışanlar alınan karaların uygulanmasına istekli bir şekilde katılılar. Sahiplik duygusu oluşturma Yıllık rapor, değerli bir araç olabilir. Bu size gelişmeleriniz hakkında çok değerli bilgiler verir. Siz bunları çalışanlara bildirebilirsiniz. Böylece çalışanlar diğer alacağınız karalara içtenlikle katılır. Çalışanlara bu sürece nasıl katıldıklarını, nasıl katkı sağladıkları konusunda bilgi verebilirsiniz. Sahiplenme duygusu elde etmenin çeşitli yolları vardır. Bu konuda çalışmak zorunda olabilirsiniz. Yönetim kurulu üyeleri kurumun sadece kendilerine ait olmadığını hatırlamalı ve kurumu diğer çalışanlarla beraber yönetmelidirler. Böylelikle, sahiplik duygusunun paylaşılması sorumluluğu size aittir. Diğerleri ile iletişim Genel bir kural olarak, organizasyon yönetim kurulu üyeleri diğer çalışanlarla beraber hareket etmelidir. Çalışanlar, yönetim kurulu tarafından yönetimin gündemi konusunda bilgilendirilmelidir. Yönetim temsilcileri çalışanların temsilcileri ile iki yönlü iyi bir iletişim kurmalıdırlar.

15 DÖRDÜNCÜ KONTROL LİSTESİ Organizasyon yıllık rapor hazırlıyor mu? Geçen yılın başarı durumu açıklanmış mı ve gelecek yılkı planınız nedir? Başarınız ve planınız sizin yönetim araçları ile ilişkilimidir? Yönetim kurulunda temsilci olmayanlar bulunmalımıdır? Eğer öyleyse, bu konuda ne düşünüyorsunuz? Kendiniz başkalarına karşı sorumlu hissetliğiniz için aşağıdaki etkinliklerin hangisi kullanıyorsunuz? Haber Bülteni Anketler halka açık toplantılar Faaliyet Raporu Açık günler Hesap vermek için başka önerileriniz var mı?

16 Olumlu İmaj Kazanma KONTROL Aşağıdaki soruları yanıtlayın: 1. Yönetim Kurulu üyelerinin ve organizasyonunda çalışanların çoğunluğunun üzerinde hangi sözcük veya tümcecik etkili olabilir? Bu konuda ne düşünüyorsunuz? 2. Yönetim Kurulu üyelerinin ve organizasyonunda çalışanların çoğunluğunu en çok ne etkileyebilir? Hangi sözcük veya kelime grubu bu izlenimi özetleyebilir? 3. Birinci ve ikinci sorular için uygun kelime veya tümcecik yazabilir misin? 4. Birinci soruya verdiğiniz cevap insanları gerçekçi olarak etkilediği izlenimi verir mi? Gerçekçi bir imajsağlamak için nelere ihtiyacınız var?

17 DÜŞÜNMEK İÇİN DUR İmaj hakkında düşünmek zor bir şeydir. Bazı insanlar imaj hakkındaki konuşmalara şüpheli yakalaşırılar. Çünkü bu konuşmalar onlara hatalı gibi gelir. İyi bir izlenim yapımak Ancak, imaj önemlidir. İnsanların izlenimi kötü ise, bu imaj izlenimi değiştirilmezse insanlar organizasyona destek vermezler. Organizasyonda yönetimden sorumlu kişiler imajı düzelmekten sorumludurlar.bu konuda en iyi başlangıç birinci bölümde önerilen amaçları düşünmektir.hangi kelimeler sizin organizasyonunuzun amaçları ile bütünleşebilr. Bazı imaj sözcükleri: Bakım/tür? Profesyonel? Duyarlı? Aç/erişilebilir? Maceracı? Farklı? Yerel? Kullandığınız kelimeler, resimler ve özellikle faaliyetleriniz imajınızı iyi yönde veya kötü yönde etkiler. Bir tasarımcıdan yardım alma Yerel bir tasarımcıdan veya kalkınma komitesinin önerdiği birisinden imaj için yardım alabilirsiniz.bu tür yardım faydalı olabilir, çünkü onun yardımları şimdiki kullanıcılar, potansiyel kullanıcılar, yatırımcılar, gönüllüler için uygun imaj yaratma becerirlin sahiptirler. İnsanların görüşlerini sorma İnsanların organizasyon hakkındaki görüşlerini almak çok değerlidir. İnsanlar hangi kelime ile organizasyonu bütünleştirmektedir? Başka kişlere görüşlerini sormadan önce çalışanların görüşlerini alın. Sürprizlere hazır olun.

18 BEşinci DENETİM LİSTESİ İmaj sağlayacak bir fikriniz var mı? Sizin yayınlarınız imajınız ile tutarlı mı? Bu imajla organizasyon yönetilebilir ve yürütülebilir mi? Organizasyon yönetiminin insanlar üzerindeki etkilerini kontrol edebilecek bir yönteminiz var mı?