İSKİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ BELGE YÖNETİMİ UYGULAMA YÖNERGESİ

Transkript

1 T.C. İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI İSTANBUL SU VE KANALİZASYON İDARESİ (İSKİ) GENEL MÜDÜRLÜĞÜ İSKİ İNSAN KAYNAKLARI BELGE VE EĞİTİM DAİRESİ BAŞKANLIĞI GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNERGESİ YÖNETİMİ UYGULAMA YÖNERGESİ 2015 İ S K İ G E N E L M Ü D Ü R L Ü Ğ Ü - E Y Ü P İ S T A N B U L Sayfa 1 / 93

2 İÇİNDEKİLER İSTANBUL SU VE KANALİZASYON İDARESİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ... 5 BELGE YÖNETİMİ UYGULAMA YÖNERGESİ... 5 BİRİNCİ BÖLÜM... 5 AMAÇ, KAPSAM, DAYANAK VE TANIMLAR... 5 AMAÇ VE KAPSAM... 5 DAYANAK... 5 TANIMLAR VE KISALTMALAR... 5 İKİNCİ BÖLÜM... 8 GÖREV VE SORUMLULUK... 8 GÖREVİN YÜRÜTÜLMESİ... 9 SORUMLULUK VE GİZLİLİĞE RİAYET... 9 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM... 9 EVRAK HİZMETLERİ... 9 GELEN EVRAKIN KABULÜ SIRASINDA DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR... 9 GELEN EVRAKIN KABULÜ GELEN ZARFLARIN AÇILMASI GELEN EVRAKIN KAYDI İHALE EVRAKININ KAYDI EVRAKIN HAVALESİ HAVALE EDİLEN EVRAK ÜZERİNDE YAPILACAK İŞLEMLER GİDEN EVRAKIN KABULÜ GİDEN EVRAKIN KAYDI GİDEN EVRAKIN AYRIMI VE ZARFLANMASI GİDEN EVRAKIN TÜRLERİNE VE ÖZELLİKLERİNE GÖRE GÖNDERİLMESİ EVRAKIN ELDEN TAKİP VE TESLİM EDİLMESİ DÖRDÜNCÜ BÖLÜM ARŞİV MALZEMESİ İLE ARŞİVLİK MALZEMENİN KURUM VE BİRİM ARŞİVLERİNDE SAKLANMASI, KORUNMASI, GİZLİLİĞİNİN SAĞLANMASI VE BUNLARDAN YARARLANDIRMA KURUM VE BİRİM ARŞİVİNE YÖNELİK GENEL KURALLAR KURUM VE BİRİM ARŞİVİ SAKLAMA SÜRELERİ KORUMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ ARŞİV MALZEMESİNİN GİZLİLİĞİ KURUM VE BİRİM ARŞİVİNDEN YARARLANMA VE ARŞİVİN KURUM DIŞINA YA DA YURTDIŞINA ÇIKARILMASI BEŞİNCİ BÖLÜM BİRİM ARŞİV HİZMETLERİ BİRİMLERDE DOSYALAMA BİRİM ARŞİVİNE VERİLECEK MALZEMENİN AYIRIMI VE HAZIRLANMASI UYGUNLUK KONTROLÜ MALZEMENİN TASNİFİ VE BİRİM ARŞİVİNE ALINMASI BİRİM ARŞİVİNDEKİ MALZEMENİN KURUM ARŞİVİNE DEVRİ ALTINCI BÖLÜM Sayfa 2 / 93

3 KURUM ARŞİVİ HİZMETLERİ ARŞİV MALZEMELERİNİN TASNİFİ VE KURUM ARŞİVİNE ALINMASI DOSYA PLANINDA YENİDEN NUMARA AÇILMASI VEYA KALDIRILMASI DEVLET ARŞİVLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE DEVİR İŞLEMLERİ İMHA EDİLECEK MALZEMENİN TESPİT ÖLÇÜSÜ İMHA EDİLECEK MALZEME KURUM ARŞİVİNDE YAPILACAK OLAN AYIKLAMA VE İMHA İŞLEMLERİ AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONUNUN TEŞKİLİ İMHA İŞLEMLERİ İDARE BİRİM KODLARI VE BİRİM ADLARI KISALTMA VE RUMUZLARI YEDİNCİ BÖLÜM ÇEŞİTLİ VE SON HÜKÜMLER YÖNERGEDE YER ALMAYAN HUSUSLAR YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILAN HÜKÜMLER YÜRÜRLÜK YÜRÜTME EK-1 KAYIT KAŞESİ EK-2 KAYIT KABUL FİŞİ EK-3 İHALE KAYIT-KABUL FİŞİ EK-4 İHALE TESLİM TUTANAĞI EK-5 İHALE TEKLİF ZARFLARININ İHALE KOMİSYONUNCA TESLİM ALINDIĞINA DAİR TUTANAK EK-6 POSTA MASRAF DEFTERİ EK-7 POSTA ALINDI LİSTESİ EK-8 APS ALINDI LİSTESİ EK-9 İSKİ BİRİM ARŞİVİNDEN KURUM ARŞİVİNE DEVİR BORDROSU EK-10 DOSYA MUHTEVİYATI DİZİ PUSULASI EK-11 DOSYA / KLASÖR ETİKETİ ÖRNEĞİ EK-12 ARŞİV MALZEMESİ DEVİR-TESLİM VE ENVANTER FORMU EK-13 İSKİ İMHA TUTANAĞI EK-14 EVRAK MALZEME İMHA FORMU EK-15 İSKİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ İDARİ BİRİM KİMLİK KODLARI EK-16 İSKİ TEŞKİLAT ŞEMASINDAKİ BİRİMLERİN KISALTMALARI EK-17 İSKİ STANDART DOSYA PLANI Sayfa 3 / 93

4 YÖNERGENİN TARİFİ 1 YÖNERGENİN ADI İSKİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ BELGE YÖNETİMİ UYGULAMA YÖNERGESİ İÇ DENETİM BİRİMİ BAŞKANLIĞI, 2 HAZIRLAYAN BİRİM İNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM DAİRESİ BAŞKANLIĞI (Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü), 3 YÖNETİM KURULU KARAR TARİHİ VE SAYISI 16 /09 /2015 TARİHLİ ve 2015/649 SAYILI YÖNETİM KURULU KARARI. 4 YÜRÜRLÜK TARİHİ 16/09/ TADİL EDİLEN MADDELER 6 TADİLAT NO 7 8 YÖNETİM KURULU KARAR TARİHİ VE SAYISI TADİL EDİLEN MADDELERİN YÜRÜRLÜK TARİHİ Sayfa 4 / 93

5 İSTANBUL SU VE KANALİZASYON İDARESİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ BELGE YÖNETİMİ UYGULAMA YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve kapsam MADDE 1 - (1) Bu Yönerge; İstanbul Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü (İSKİ) birimlerinin faaliyetleriyle ilgili yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait gelen ve giden evrak ve belgelerin kayıt edilmesi, değerlendirilmesi, ilgili birimlere gönderilmesi, teslim edilmesi, bir arada bulundurulması, dosyalanması, mevcut arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesi, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramaması, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve saklanmasına lüzum kalmayan malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları belirlemek suretiyle, iş ve işlemlerin uyumlu, süratli ve verimli bir şekilde yapılmasını ve arşivlenmesini sağlamak amacıyla düzenlenmiştir. (2) Bu Yönerge; İstanbul Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü (İSKİ) birimlerinin evrak kayıt-sevk, dosyalama, arşivleme, ayıklama ve imha işlemlerinin usul ve esaslarını kapsar. Dayanak MADDE 2 - (1) Bu Yönerge; a) tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 6 ncı maddesine göre çıkarılan ve tarihli, sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 44 ve 45 inci maddelerine, b) tarihli ve 2012/8 sayılı Genel Kurul Kararı ile kabul edilen İstanbul Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü Esas Yönetmeliğinin 7 ve 14 üncü maddelerine İstinaden düzenlenmiştir. Tanımlar ve kısaltmalar MADDE 3 - (1) Bu Yönergenin uygulanmasında geçen; a) Acele evrak: Kapsamı bakımından en geç 1 (bir) iş günü içerisinde muhatabı olan birime veya görevliye teslimi gereken evrakı, Sayfa 5 / 93

6 b) Arşiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl veya on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, Genel Müdürlüğün işlemleri sonucunda teşekkül eden ve Genel Müdürlükçe muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyası, sosyal, kültürel, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi, c) Arşivlik malzeme: Arşiv malzemesi olarak kabul edilen her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden 101 (yüz bir) yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları gibi Saklama Süreli Dosya Planında süresiz veya uzun süre elde bulundurulması gerekli olan Genel Müdürlüğün ve tüzel kişilerle veya yabancı Devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar, tapu kayıtları ve benzeri belgeleri, ç) Ayıklama: Arşiv malzemesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini kaybetmiş bulunan, ilerde kullanılmasına, muhafazasına, lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birim ve kurum arşivinden belirlenerek ve ilerde arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemeden ayrılması işlemini, d) Birim arşivi: Birimlerin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini, e) Birim: tarihli ve 2560 sayılı İstanbul Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanun ile kurulmuş olan İSKİ Genel Müdürlüğünün, Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik uyarınca tarihli ve 1636 sayılı İSKİ Genel Kurulu Kararı ile oluşturulan Genel Müdürlük hizmet birimleri ile Yönetmelik, Yönerge veya onay ile devamlı veya geçici olarak kurulan, kurul veya komisyonları, f) Çok acele evrak: Kapsam bakımından derhal ve hiç bekletilmeden muhatabı olan birime veya görevliye teslimi gereken evrakı, g) Çok gizli evrak: İzinsiz olarak açıklandığı takdirde milletimize ve ülkemize hayati bakımdan son derece zarar verecek olan, güvenlik bakımından son derece önemli bilgileri kapsayan ancak, belirli yetkideki görevlilerce bilinmesi ve görülmesi gereken ve el değiştirilmesi ile saklanması özel bir usule tabi evrakı, ğ) Daire Başkanlığı/Daire Başkanı: Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğünün bağlı olduğu Daire Başkanlığını ve Daire Başkanını, h) Değerli evrak: Kendisi veya ekleri pul, çek, bono, hisse senedi gibi paraya çevrilebilir olan evrak ve teminat mektupları ile para ihbarname gibi ekonomik bir değeri ifade eden evrakı, ı) Devlet Arşivi: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünü ve/veya buraya bağlı arşivleri, i) Dış yazışma: İdare birimlerinin, diğer kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek veya tüzel kişilerle yapmış oldukları her türlü yazışmaları, Sayfa 6 / 93

7 j) Dilekçe: Yetkili makama sunulan ve kişilerin kendileriyle veya kamu ile ilgili istek ve şikâyetlerini kapsayan bir veya daha çok imzalı yazılı müracaatları, k) Dosya: Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubunu, l) Dosyalama: Teşekkül eden her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurulmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemini, m) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, n) Evrak (Belge): Görülen hizmetler, yapılan iş, işlem ve haberleşmeler sırasında veya sonucunda kamu kuruluşları, gerçek veya tüzel kişiler tarafından üretilen her türlü yazılmış, basılmış, postalanmış, fakslanmış, e-posta, CD, disket ya da benzeri elektronik ortamına aktarılmış belgeler ile kayıt bandına veya filme alınmış belgeleri, o) Evrak kaşesi: Kaydedilen evrakın üzerine vurulan ve işlem gördüğüne dair evrakın ilgisi, tarihi, kayıt numarası, eki, havale edildiği birim ile varsa koordine bilgilerinin yer aldığı kaşeyi, ö) Gelen evrak: Genel Müdürlük teşkilatı, kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerden gelen her türlü evrakı, p) Genel Müdür/Üst Yönetici: İSKİ Genel Müdürünü, r) Genel Müdürlük/İdare/Kurum: İstanbul Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğünü, kısaca İSKİ yi, s) Giden evrak: Genel Müdürlük teşkilatı, kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilere gönderilen her türlü evrakı, ş) Gizli evrak: İzinsiz olarak açıklandığı takdirde ulusal güvenlik, kurumsal ve kişisel saygınlık ve çıkarları ciddi biçimde bozacak olan ve kapsadığı konu itibariyle yetkisiz kimselerce bilinmesi sakıncalı evrakı, t) Günlü evrak: Belirli bir zamanda veya evrakta belirtilen süre içinde bitirilerek muhatabı olan makama cevap verilmesini gerektiren evrakı, u) Hizmete özel evrak: İhtiva ettiği bilgi itibariyle çok gizli ve özel gizlilik dereceleri ile korunması gerekmeyen fakat hizmeti yürütmesi gerekenlerden başkası tarafından bilinmesine lüzum ve ihtiyaç duyulmayan evrakı, ü) İç yazışma: İdare birimlerinin, kendi aralarında veya birim içerisinde yaptıkları yazışmaları, v) İmha: Arşivlik malzeme mahiyetinde olmadığı için birim arşivine intikal ettirilmesine gerek görülmeyen her türlü malzemenin yok edilmesi ile ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen veya arşivde saklanma süresi dolmuş olan evrak ve dosyalar ile arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş evrak ve malzemenin ayrıştırılarak Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre imha ve yok etme işlemini, Sayfa 7 / 93

8 y) Kişiye özel evrak: Gizlilik dereceli olmayıp ancak, gittiği yerde ve önceki işlemlerinde belirli şahısların, amir ve sadece onun yetki verdiği personelin açabileceği evrak ile üzerinde ayrı bir işaret taşımasa dahi makam sahibinin adına gelen evrakı, z) Kurum arşivi: İdarenin, Merkez Teşkilatı içerisinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, Genel Müdürlük birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı ve Genel Müdürlüğün tüm birimlerine ilişkin evrak, doküman ve belgelerini kapsayan merkez arşivini, aa) Makam: İSKİ Genel Müdürlüğü, İSKİ Genel Müdürü ile İSKİ Genel Müdür Yardımcılıkları ve İSKİ Genel Müdür Yardımcılarını, bb) Müdürlük/Müdür: Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğünü, Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürünü, evrakı, cc) Normal evrak: Gizlilik, önemlilik ve özellik itibariyle özel şartlara tabi olmayan çç) Önemli evrak: Cumhurbaşkanlığı, TBMM, Anayasa Mahkemesi, Yargıtay, Danıştay, Sayıştay, Hâkimler ve Savcılar Yüksek Kurulu, Genelkurmay Başkanlığı, Sıkıyönetim Komutanlığı ve Bakanlıklardan gelen evraklardan; İdare görüşünün bildirilmesini isteyen bir emri, bir yakınmayı, aldıkları karar ve önlemleri, bildiri, tebligat gibi, kaybolmaları durumunda İdareyi zor duruma düşürecek ya da zarara sokacak türdeki evrakı, dd) Özel evrak: İzinsiz olarak açıklandığı takdirde kişi veya kurumların zarar görmesine sebep olacak ve muhatabı olan makam sahiplerine güvenlik içinde ulaştırılması gereken evrakı, ee) Özellik taşıyan evrak: Üzerinde ayrı bir gizlilik ve ivedilik derecesi bulunan çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel, çok ivedi, ivedi ve günlü işareti taşıyan evrakı, ff) Saklama süreli dosya planı: İdaremizin iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları arşiv envanterinde yer alan belgelerin, son işlem tarihlerinden sonra, Birim ve Kurum Arşivlerinde ne kadar süre ile saklanacaklarına, bu süreler sonunda hangi işlemlere tabi tutulacaklarına dair değerlendirmeleri ifade eden listeleri, gg) Yönerge: İSKİ Genel Müdürlüğü Belge Yönetimi Uygulama Yönergesini, ğğ) Zarf: Evrak, doküman veya gönderinin muhafazası ve muhataplarına zarar görmeden ulaştırılmasının sağlanması için, mazrufların konulduğu çeşitli ebatlardaki dosya kılıflarını, ambalaj, kutu ve benzeri materyalleri İfade eder. İKİNCİ BÖLÜM Görev ve Sorumluluk Sayfa 8 / 93

9 Görevin yürütülmesi MADDE 4 (1) İdarenin genel evrak, dosya ve arşiv hizmetlerinin yürütülmesine ilişkin genel koordinasyon sorumluluğu gereğince yapılması gereken iş ve işlemler İdare adına; Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü tarafından yürütülür. (2) İdare Harcama Birimleri ve diğer ana ve yardımcı hizmet birimlerinin evrak, dosya ve arşiv hizmetleri İdari İşler Şeflikleri tarafından yürütülür. Sorumluluk ve gizliliğe riayet MADDE 5 - (1) Evrak, dosya ve arşiv hizmetlerinin mevzuata ve uygulama standartlarına uygun olarak düzenli ve güncel tutulmasından, iş ve işlemlerin mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesinden birim amirleri ve bu işleri yapmak için görevlendirilen personel birlikte sorumludurlar. (2) Evrak işlemlerinin görüldüğü yerlerde Gizlilik Kuralı esastır. Bu gizlilik kuralı çerçevesinde İdarenin ve/veya birimlerin yazı işleri ve arşiv hizmetlerinde görev yapan personel, hiçbir evrakın içeriği ve konusu hakkında yetkililer dışındaki kişilere bilgi aktaramaz, aslını ve kopyalarını veremez. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Evrak Hizmetleri Gelen evrakın kabulü sırasında dikkat edilecek hususlar MADDE 6 - (1) Her türlü evrak ve özellikle mahkeme ilamı, icra bildirimi, bildirim kâğıdı, protesto, ivedi ve gizlilik dereceli yazılarla, plan, proje ve benzeri belgelerle açık zarf ya da kapalı zarf usulü ile teslim alınırken özelliği ile teslim biçimine göre; a) Kuruma ait olup olmadığı, birimlerde ise birime ait olup olmadığı, b) Tarih ve sayısının bulunup bulunmadığı, c) Varsa, kopya ya da eklerinin tam olup, olmadığı, ç) Gizlilik derecesinin bulunup bulunmadığı ve varsa gizlilik derecesine uygun muhafaza şartlarını taşıyıp taşımadığı, d) Evrakın yırtık, karalanmış, yıpranmış veya eksik olup olmadığı, e) Evrakın tarihiyle teslim alındığı tarih arasında açık bir farkın olup olmadığı İncelenir. (2) Adı-soyadı ve adresi yazılmayan dilekçe sahibinin imzası olmayan ve belirli bir konuyu ihtiva etmeyen dilekçeler; Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun un 4 ve 6 ncı maddeleri gereğince kayda alınır ancak işleme konulmaz. Sayfa 9 / 93

10 (3) Mevzuatla tespit edilmiş usul ve esaslara uygun olmayan dilekçe; PTT, kargo veya faks yoluyla gelmiş ise kayda alınır, bir işlem yapılmaz ve ayrı bir dosyada muhafaza edilir. (4) Kurum içerisinde yapılan iç yazışmalar, Müdürlük tarafından kayıt altına alınmaz. Gelen evrakın kabulü MADDE 7 - (1) Posta, kargo vasıtasıyla veya kurum ve kuruluşların haberleşme görevlileri ile iş sahibi kişiler veya bunların kanuni temsilcilerince verilen her türlü evrak, dilekçe ve koliler (mektup, idari ve mali tebligat, kitap, gazete ve dergiler) Müdürlük, görevlilerince imza karşılığı teslim alınır. (2) Zimmetle gelen evrak, teslim alan görevlinin adı, soyadı, unvanı, kabul tarihi, zimmet defterine yazılıp imzalanarak, özellik taşıyan evrak, zarfları üzerine kabul tarihi ve saati belirtilmek suretiyle, diğer evrak ise zimmetsiz olarak alınır. İvedi, Gizli ve Özel işaretli zarfların alınışında tarih ve saat belirtilir. (3) Gelen evrakın kabulünde kullanılan zimmet defterinde kesinlikle silinti, kazıntı ve karalama yapılmaz. Yanlış yazılma durumunda ise, yanlış yazılan yerin üstü tek çizgi halinde çizilir, uygun bir yere doğrusu yazılır ve bu düzeltmeyi yapan görevli tarafından paraflanır. (4) Müracaatın niteliği bakımından herhangi bir sakınca görülmediği hallerde, iş sahipleri veya kanunî temsilcilerine, evrakın elden takibi imkânı sağlanabilir. (5) Zarfından ya da görünüyor ise başlığından veya anlaşılıyor ise kapsamından yanlış getirildiği belirlenen evrak, dağıtıcısına veya elden getiren kişiye iade edilir. Sehven İdare adresine gönderilmiş veya İdareye hitaben yazılmış ancak konusu ve aidiyeti itibariyle başka bir kurumu ilgilendirdiği anlaşılan kamu kurum ve kuruluşlarına ait evrak, ilgili idareye gönderilir. Ayrıca, evrakı gönderen kamu kurum veya kuruluşuna da yazı ile bilgi verilir. (6) İdare personelinin, kendi özlük hakları ile alakalı talep ve şikâyetlerini içeren dilekçeleri Müdürlük tarafından teslim alınmaz. (7) Cumhuriyet Savcılığı, Mahkeme ve İcra Daireleri yazı ve tebligatlarının Yazı İşleri Arşiv Şube Müdürlüğüne gelmesi, Müdürlük tarafından teslim ve kayıt altına alınması, Hukuk Müşavirliğine ve/veya konunun aidiyetine göre ilgili birime sevk edilmesi esastır. Ancak; bu yazı ve tebligatların bu esasın dışında İdarenin herhangi bir birimine doğrudan gönderilmesi ve/veya birimler tarafından teslim alınması halinde, herhangi bir gecikmeye veya aksaklığa sebebiyet verilmemesi için evrak kayıt işlemi yapılmaksızın evrakı teslim alan birim tarafından söz konusu evrak öncelikli ve ivedi olarak evrakla ilgili kurum adı, tarihi ve sayı bilgileri zimmet defterine işlenir, evrak taranır Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü ile gerekli iletişim sağlanarak evrakın gizlilik derecesi bulunmuyorsa elektronik ortamda Müdürlüğe gönderilir, evrakın kayda alınması sağlanır, evrak aslı aynı gün içerisinde Müdürlüğe ulaştırılır, bunun mümkün olmaması halinde ise en geç takip eden iş günü içerisinde Yazı İşleri Arşiv Şube Müdürlüğüne iletilir. Sayfa 10 / 93

11 yapılır; Gelen zarfların açılması MADDE 8 (1) Evrakın zarfı açıldıktan duruma göre aşağıdaki iş ve işlemler a) Kuruma veya birime ait olmadığı tespit edilen evrak bir üst yazıyla yetkili idari makama gönderilir. Evrakı yanlış gönderen kişi veya kuruma bu hususta bilgi verilir. b) Gizlilik dereceli evrak kapalı değilse, kapatılır ve zarf üzerine konu hakkında not yazılır. Evrak kurye veya dağıtıcı tarafından gelmiş ise, bu eksiklik getirene tamamlattırılır. c) İdaremizde çalışan personel ile alakalı gelen ve ihbar veya şikâyet içeren ancak, dilekçe sahibini teşhis edici bilgiler, imza ve adresi olmayan yazılar kayda alınarak birim amirine veya Genel Müdüre sunulur. ç) Adres yalnızca zarftaysa zarf eklenir. d) Evrakın sayısı ile zarfta yazılı evrak sayısı farklı ise evrakın sayısı esas alınır. e) Evrak yırtıksa ve bu durumuyla işlem görmesi zorlaşacaksa veya sayfa adedi, eki ya da kopyası eksikse geri gönderilir ya da gönderene bildirilmek üzere birim yöneticisine verilir. f) Elden teslim alınan evrakın tarihi ile teslim alındığı tarih arasında 1 (bir) ayı geçen bir süre farkı bulunuyorsa evrak üzerine bu durumu belirten bir not düşülür. g) Evrak tarihi ile posta damgası tarihi arasında 20 (yirmi) iş gününü geçen bir fark bulunuyorsa zarf üzerine bu konuda bir not düşülür. ğ) Gizlilik dereceli gelen evrakın zarfı açılmaz, gizli kaydı ile Genel Müdür veya yetkili birim amirine gönderilir. h) İdare personelinin kendi isimleri adına gelmiş olan hiçbir gönderi Müdürlük tarafından teslim alınmaz. ı) Şüphe edilen zarflar açılmadan yetkililere haber verilir. Gelen evrakın kaydı MADDE 9 - (1) Gerek açık, gerekse zarflı gelen ve zarfları açılan evrakın geldiği yer, sayısı, eki ve tarihinin yer aldığı evrak kayıt programındaki forma kaydedilir. Evrakın bilgisayara kaydedildiği kayıt tarihi ve sayı otomatik olarak verilir ve değiştirilemez. (2) Kaydedilen evraka, işlem gördüğüne dair Kayıt Kaşesi (EK-1) vurulur. Yılsonunda evrak kayıt programında en son kaydedilen evrakın numarası, Müdürlük tarafından bir tutanak ile imza altına alınır. (3) Evrakı elden getiren kişinin adı soyadı, teslim tarihi, saati ve imzası alınarak, talebi halinde kendisine kayıt tarihi ve sayısı ile havale edildiği ilgili birimi belirtir Kayıt Kabul Fişi (EK-2) verilir. Sayfa 11 / 93

12 (4) Kurum haricinden gelen ve kayıt altına alınan her türlü evrak, Müdürlük ve tüm birimler tarafından tarayıcı marifetiyle taranarak elektronik ortama aktarılacaktır. (5) Bir konu hakkında çeşitli tarihlerde yapılan ve halen sürdürülen yazışmalarla ilgili olarak gelen evrak, yeni tarih ile ayrı bir numara verilerek kayda alınır ve öncesi ile irtibat ve illiyet bağının kurulması sağlanır. (6) Bilgi Edinme Hakkı Kanununa istinaden Müdürlüğe yapılan müracaatlar, konusuna bakılmaksızın kayıt edilerek en geç 1 (bir) iş günü içerisinde İdarenin Bilgi Edinme Birimine zimmet karşılığı teslim edilir. (7) Makama gelen gizlilik dereceli evrak veya zarfın kaydı ve havale işlemi yapıldıktan sonra Makama veya Makamın yetkilendirdiği birime zimmet karşılığında teslim edilir. (8) Başbakanlık, Bakanlıklar, Valilik veya Büyükşehir Şehir Belediyesinden bilgi mahiyetinde Müdürlüğe gelen ve tüm birimlere duyurulması istenilen İdare dışından gelen Kanun, K.H.K, Yönetmelik, Tüzük, Genelge, Tebliğ, kayıp mühür, vekâlet, Kamu Kurum ve Kuruluşlarında gerçekleşen yetki devirleri ve benzeri belgeler, kurum içi elektronik iletişim ağları üzerinden Müdürlük tarafından tebliğ şeklinde tüm kullanıcılara mail yolu ile bildirilir. Bu bildirim, tebliğ yerine geçecek olup, ayrıca İdare dışından gelen evraklara ilişkin bildirimler fiziki evrak olarak birimlere gönderilmez. (9) Yazının içeriğine ve aciliyetine göre faks ile de evrak kabul edilebilir veya gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, gerekirse diğer iletişim araçları ile teyidi yapıldıktan sonra birimler tarafından faks yolu ile kabul edilen belge için Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğünden evrak kayıt numarası alınır ve alınan bu evrak kayıt numarası ile evrakın takibi ve işlemi yapılır, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir. Ancak 5 (beş) iş günü içerisinde faksın aslı olan ıslak veya e-imzalı resmi yazının muhataba gönderilmek üzere postaya verilmesi gerekir, faksı gönderen tarafça asıl evrakın üzerine faks teyidi ibaresinin yazdırılması sağlanır. Gelen asıl belge tekrar evrak kayda tabii tutulmaksızın faks yazının yerini alır. Fakstaki kayıt bilgileri bu belgeye yazılır. Kayıt kaşesinin yanına faks teyidi notu eklenir. Faksın üzerinde şerh, havale kaydı ve benzeri yazılar varsa, atılmaksızın asıl belge ile birlikte de tutulabilir. İhale evrakının kaydı MADDE 10 - (1) İdarenin açtığı ihalelere katılmak isteyenler tarafından, ihale tarih ve saatinden önce elden veya posta yolu, kurye veya kargo marifetiyle ulaştırılan teklif zarfları, Müdürlüğün yetkili personeli tarafından teslim alınır. İlgilisine zarfların teslim alındığı tarihi, saati ve kayıt numarasını gösteren İhale Kayıt-Kabul Fişi (EK-3) verilir. Düzenlenen ihale kayıt-kabul fişi teklif zarfının üzerine iliştirilir. İhale tarih ve saatine kadar muhafaza edilir. (2) Teklif zarflarının en son teslim edileceği gün ve saatten sonra posta, kurye veya kargo ile gecikmeli olarak gelen teklif zarflarının geç teslim edildiğine dair tutanak tutulur. Düzenlenen tutanak ve teklif zarfı ihaleyi yapan birime gönderilir. Sayfa 12 / 93

13 (3) Müdürlük tarafından teslim alınan teklif zarfları, İhale Teslim Tutanağı na (EK- 4) kaydedilir. Teklif zarfları ve ihale teslim tutanağı ihaleyi yapacak birime ihale tarih ve saatinde gönderilir. İhale teslim tutanağı ile İhale Komisyonu tarafından düzenlenen, İhale Teklif Zarflarının Teslim Alındığına Dair Tutanak (EK-5) Müdürlük tarafından muhafaza edilir. (4) Müdürlük tarafından teslim alınan ihale teklif zarfları, teklifi veren ilgililere hiçbir suretle iade edilemez. Evrakın havalesi MADDE 11 - (1) Geliş kaydı yapılan evrak, ilgili personelin ve Müdürün parafı ile ilgili birime havale edilir. (2) İlgili birimlere havale edilen evrak için zimmet defterleri kullanılır. Zimmet defterlerinin her bir sayfası numaralanır ve mühürlenir. Evrak almaya yetkili personelin ad, soyad, imza ve parafe örnekleri zimmet defterinin ilk sayfasında bulunur ve yıl içerisinde değişiklik olması durumunda güncellenir. Zimmet defterlerinin son sayfalarına defterin kaç sayfadan ibaret olduğu yazılarak mühürlenir ve imzalanır. Defter bittiğinde ise hangi numarada sona erdiğini gösteren bir şerh düşülerek Harcama Yetkilisi ve/veya Müdür ile Şef tarafından imzalanır. (3) Havale edilen evrak, zimmet defterine kaydedilerek ilgili birimin evrak almaya yetkili personeline zimmet karşılığında teslim edilir. (4) Genel Müdürlük Makamınca imzalanan genelgeler, Özel Kalem Müdürlüğünce kayda alındıktan sonra birimlerine dağıtımı yapılmak üzere Müdürlüğe teslim edilir. Dağıtım yapılacak genelgeye, Müdürlük tarafından o yıl içerisindeki kaçıncı genelge olduğuna dair sayı, evrak kayıt sayısından sonra yazılarak birimlere zimmet karşılığında teslim edilir. (5) Konusu itibariyle birden fazla birimi ilgilendiren evrak, kayıt kaşesinde ilgili daire ve koordine dairelerin hepsi belirtilir. Evrakın gönderildiği asıl birim tarafından koordinedeki birimlere evrakın fotokopisi gönderilir. Böyle durumlarda ilgili birimler kendi aralarında koordinasyon sağlayarak bu evrak hakkında işlem yaparlar. (6) Birden fazla birime havale edilen yazılara ilk havale edilen birim cevap verir, yazının havale edildiği diğer birimlerde ilk havale edilen birimi bu konu hakkında bilgilendirmekle mükelleftir. (7) Havale safhasında evraka başka bir birimin havalesi yazılmamış olsa dahi evrakın konusu itibariyle diğer bir birimi ilgilendiriyorsa yine ilgili birimler aralarında mutlaka koordinasyon sağlayarak işlem yapacaklardır. (8) Üzerinde ayrı bir gizlilik veya ivedilik derecesi bulunan gelen evraka, havale safhasında öncelik verilir. (9) Kuruma hitaben gönderilen ancak Müdürlük tarafından kayıt altına alınmayan kitap, davetiye, broşür, dergi gibi basılı eserler ilgili birim veya personele zimmet karşılığında teslim edilir. Sayfa 13 / 93

14 Havale edilen evrak üzerinde yapılacak işlemler MADDE 12 - (1) Havale edilen birimde evrakın bilgisayar ortamında geliş kaydı yapıldıktan ve tarandıktan sonra havale kaşesi vurularak birim amirine gönderilir. Evrakın ilgisi ve aidiyetine göre birim amiri tarafından evrak ilgili personele havale edilir, kendisine evrak havale edilen personel tarafından evrak incelenir, cevap verilmesi veya dosyasına kaldırılması gereken evrak tespit edilir, hazırlanması gereken bir yazı varsa taslak olarak hazırlanır, gerektiğinde, taslağı hazırlamadan önce amirlerin görüş, tavsiye veya talimatını alınır ve yazı taslağı buna göre düzenlenir. (2) Hazırlanan taslak yazı, ilke olarak resmi yazışmalarda uygulanacak esas ve usulleri düzenleyen mevzuat hükümleri dikkate alınarak yazılır. Yazan tarafından paraflanan ve yazıda imzası açılmış yönetici veya yöneticiler tarafından imzalanır. Bu evraka bilgisayar ortamında yer alan evrak kayıt programındaki giden evrak kayıt bölümünden evrakın gideceği yer, türü, gidiş şekli, gizlilik derecesi ve eki belirtilerek sistem tarafından otomatik olarak tarih ve sayı verilir. Kayıt işlemi tamamlanarak evrakın taraması yapılır. Kurum içi yazışmalar dağıtılmak üzere imza karşılığı dağıtıcı personele teslim edilir. (3) Belgenin gönderilme şekli, evrakın ikinci suretine isim, soy isim yazarak imzalanarak veya evrakın üretilişi aşamasında matbu olarak yazılması ve imzalanması suretiyle belirlenir. (4) Kurum dışına gönderilmek üzere ilgili birimler tarafından ıslak olarak imzalanan yazılar tarih kaşesi vurulmadan, 1 adet üst yazı aslı ile 2 adet işlemli sureti olmak üzere 3 nüsha olarak Müdürlüğe imza karşılığı teslim edilir. Evrakın dağıtımlı olması halinde, dağıtım yapılacak birim sayısı kadar asıl evrak teslim edilir. (5) Birimler tarafından İdare dışına gönderilecek olan belgelerin gün içerisinde gönderiminin sağlanabilmesi için en geç saat: ye kadar Müdürlüğe teslimi sağlanacaktır, bu saatten sonra teslim edilen evrakın gönderimi bir sonraki iş gününde gerçekleştirilecektir. İhtarname, tebligat ve benzeri süreye tabi olan belgelerde herhangi bir gecikme yaşanmadan gün içerisinde gönderiminin sağlanabilmesi için bu minvaldeki evrakın Müdürlüğe teslim edilmesinde birimler tarafından bu hususlar göz önünde bulundurulacaktır. (6) Müdürlük tarafından, her ayın ilk haftası geçmiş aya ait cevap verilmeyen evrak listesi çıkartılarak, ilgili birimlere üst yazı ile gönderilir. Giden evrakın kabulü MADDE 13 - (1) Kurum ve kuruluşlar ile gerçek ve tüzel kişilere postayla veya dağıtıcı eliyle gönderilecek evrak teslim alınırken; a) Yetkililerin imzalarının bulunup bulunmadığına, b) Evrak sistemine kaydının yapılıp, yapılmadığına, c) Gönderilecek muhatap ve adres bilgilerinin yazılıp yazılmadığına, ç) Nüshaların tamam olup olmadığına, d) Eki varsa, noksansız olarak yazıya eklenip eklenmediğine, Sayfa 14 / 93

15 e) Özel durumlarda, ilgili birim yetkilisince Müdürlüğe tek nüsha gönderilen evrakın, içeriğini belirten kapak yazısının olup olmadığına Bakılır, bu çerçevede lüzumlu kontroller yapılarak varsa eksikler tamamlattırılarak, evrak zimmet karşılığı teslim alınır. (2) Birimler tarafından Müdürlüğe teslim edilen giden yazıların kopyası veya sureti evrakı hazırlayan birimin yetkili personeli haricinde kimseye verilmez. Giden evrakın kaydı MADDE 14 - (1) Birimler tarafından kurum dışına gönderilecek tüm evraklar, kayıt altına alınarak, tarayıcı marifetiyle taranarak elektronik arşive aktarılacaktır. (2) Birimler tarafından kurum haricine gönderilmek üzere düzenlenen ve Müdürlüğe teslim edilen giden evrak üzerine tarih kaşesi Müdürlük tarafından, evrakın kayıt altına alınmasından sonra vurulacaktır. (3) Birimler tarafından Kurum haricine gönderilecek evrakın ekleri asıl evraka eklenerek evrak Müdürlüğe teslim edilecektir. (4) Kamu Kurum ve Kuruluşları ile gerçek veya tüzel kişilerden birimlere gelen evraka mukabil cevap mahiyetinde yazı yazılması durumunda; gönderilecek yazı ekine gelen yazının aslı konulmayacak, bu yazının aslı yazıyı hazırlayan birimin arşivinde muhafaza edilecektir. (5) Müdürlük tarafından kayıt yapılarak tarih kaşesi basılan giden evrakın asıl nüshası, gönderilecek muhatabına gönderilir. İşlemli nüshalardan bir tanesi yazıyı hazırlayan birime muhafaza edilmesi için zimmetle teslim edilir, diğer nüsha ise Müdürlükte muhafaza edilir. tasnifi, Giden evrakın ayrımı ve zarflanması MADDE 15 - (1) Kurum haricine gönderilecek belgelerin Müdürlük tarafından a) Posta ile gönderilecek olanlar, b) Kurye ya da dağıtıcı ile gönderilecekler, c) Gizlilik derecesi olanlar, ç) İvedi ya da süreli olanlar Şeklinde yapılır. (2) Ayrımı yapılan evraktan posta ile gönderilebilecek olanlar zarflanır. Evrakın zarflanmasında; a) Zarfın sol üst köşesine Kurum kaşesi basılır, evrak kayıt numarası yazılır, Sayfa 15 / 93

16 b) Yazının gideceği yerin iletişim bilgileri zarfın ortasına yazılır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir, c) Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerleri hazırlayanlarca paraflanır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılır. Yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. ç) Dış zarfın içine iç zarf konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak yapılır. Giden evrakın türlerine ve özelliklerine göre gönderilmesi MADDE 16 - (1) Hazırlanan gönderiler zarflanarak elektronik ortamda kaydedildikten sonra posta ücreti ödeme makinesinden geçirilerek ücretlendirilir. Ücret ödeme makinesinden geçirilen belge posta yoluyla gönderilir, ücret ödeme makinesinden geçirilen belgenin elden teslimi yapılacağı gerekçesiyle birimler tarafından yapılan evrakın iade talepleri karşılanmaz. (2) Ücretlendirilmiş ve elektronik ortamda kaydedilmiş gönderiler, sistemden 2 suret alınarak, Posta Masraf Defteri (EK-6) oluşturulur, posta masraf defteri çıktısının bir sureti PTT ye gönderiler ile birlikte imza karşılığında teslim edilir, diğer surete Başkanlık adına düzenlenmiş olan mühür vurulur, Şef ve Müdürün parafından sonra muhafaza edilir. (3) Taahhütlü gönderilmesine gerek görülmeyen evrak, normal posta gönderimi şekliyle gönderilir. (4) Gönderilen evrakın muhatabına ulaşıp, ulaşmadığının izlenmesine ihtiyaç ve gerek görülmesi halinde evrak taahhütlü gönderme ile gönderilir, evrakın seyir safahatı gönderiye ilişkin düzenlenen barkot marifetiyle izlenir. Taahhütlü göndermede 2 nüsha Posta Alındı Listesi (EK-7) düzenlenir. PTT görevlisi tarafından mühürlenen ve imzalanan Posta Alındı Listesinin bir sureti PTT ye verilir, diğer sureti ise Müdürlükte muhafaza edilir. (5) APS ve kargo gönderileri için APS Alındı Listesi (EK-8) düzenlenerek sistemden 2 suret posta alındı listesi alınır. PTT görevlisi tarafından mühürlenen ve imzalanan APS Alındı Listesinin 1 sureti PTT ye verilir, diğer sureti ise Müdürlükte muhafaza edilir. (6) İstanbul Valiliği, İBB, İETT, İlçe Belediyeleri ve Büyükşehir Belediyesine bağlı kuruluşlara gidecek olan ve posta harcamasına gerek görülmeyen ya da ivedilikle teslimi gereken evrakın gönderilmesi, dağıtıcı, kurye veya diğer personel marifetiyle sağlanır. Bu şekilde gönderilen evrak, dış dağıtım defterine kaydedilir ve alıcısına zimmet karşılığı teslim edilir, bu kurumlardan İdaremize gelen belgeler zimmet karşılığında teslim alınır. (7) İdare adına; İstanbul Valiliği, İBB, İETT, İlçe Belediyeleri ve Büyükşehir Belediyesine bağlı kuruluşlardan evrak almaya ve buralara evrak teslim etmeye yetkili olacak personel her yeni yılın başında Müdürlük tarafından belirlenerek görevlendirilir. Sayfa 16 / 93

17 Görevlendirilen personelin ad, soyad, imza ve parafe örnekleri bağlı bulunulan Genel Müdür Yardımcısının imzalı onay yazısı ile söz konusu kurumlara gönderilir. (8) Çeşitli nedenlerle alıcısına teslim edilemeyerek PTT tarafından İdaremize iade edilen evrak ve taahhütlü olarak gönderilen evraka ait haber alma kartları döndüğünde zimmet karşılığında ilgili birime teslim edilir. Evrakın elden takip ve teslim edilmesi MADDE 17 - (1) Müracaatın muhtevası bakımından elden takip edilmesinde herhangi bir sakınca görülmeyen belge veya dilekçelerin gelen evrak işlemleri tamamlandıktan sonra evrak, elden takip eden kişi tarafından havale edilen birime zimmet defteri ile teslim edilir. İdare birimleri tarafından kurum dışına gönderilmek üzere hazırlanan ve Müdürlüğe gelen evrakın, ilgililerine elden teslim edilmesinde aşağıda belirtilen esaslara uyulur; a) Çıkış işlemleri tamamlanmış gönderilmeye hazır evrakı, yazıyı düzenleyen İdare birimi, evrakın önemine ve özelliğine binaen birim görevlisi ile elden teslim alıp götürmek isterse, yazının Müdürlükte kalacak olan nüshasına elden teslim alacak birim görevlisinin isim, soy isim, sicil numarası, "evrakın aslı ve eklerini elden teslim aldım" ibaresi ile tarih yazılmak ve imzası alınmak suretiyle teslim edilebilir. b) Kamu Kurum ve Kuruluşlarına gönderilecek evrakın elden alınmak istenmesi durumunda; ilgili kurumun evrak almaya yetkili personeline ya da ilgili kurumun yazısında elden takip yapmaya yetkili olduğu belirtilen kişinin, yazının İdaremizde kalacak olan nüshasının arka tarafına kimlik bilgileri eksiksiz kayıt edilerek kendi el yazısı ile belgeyi teslim aldığı tarihi ve belgeyi ilgili yere teslim etmek üzere teslim aldım şeklinde yazarak imzalaması halinde belge elden teslim edilebilir. c) Kamu Kurum ve Kuruluşlarına gönderilecek evrakın, geliş aşamasında evrak üzerinde bir isim belirtilmen sadece evrak üzerinde, elden takiplidir ibaresi bulunan, evrakın gönderileceği Kamu Kurum ve Kuruluşunun personeli olmayan kişilere evrakın elden teslimi, sadece evrakla, kişi arasında vekâletname, yetki belgesi gibi resmi belgelerle illiyet bağının kurulduğu hallerde sağlanır. Kişi ile evrak arasında illiyet ve/veya aidiyet bağlantısı kurulamıyorsa veya bu hususta tereddüt hâsıl olursa evrak elden teslim edilmez. Evrakla ilgisi bulunan kişilere evrakın teslimi için, kişinin kimlik ve dayanak belgenin fotokopisi evrakın Müdürlükte kalan nüshasına eklenir. Ayrıca bu nüshanın arka tarafına, belgeyi elden teslim alacak kişinin kimlik bilgileri kaydedilir, şahıs kendi el yazısı ile belgeyi teslim aldığı tarihi ve evrakın aslını ve eklerini evrakı ilgili yere teslim etmek üzere elden teslim aldım şeklinde yazarak imzalaması halinde belge elden teslim edilebilir. ç) Şahıslara veya tüzel kişiliğe haiz kuruluşlara gönderilecek belgenin elden alınmak istenmesi, sadece evrakla, kişi arasında vekâletname, yetki belgesi ve benzeri resmi belgelerle illiyet bağının kurulduğu hallerde evrak elden teslim edilebilir. Kişi ile evrak arasında bağlantı kurulamıyorsa veya bu hususta tereddüt hâsıl olursa evrak elden teslim edilmez. Evrakla ilgisi bulunan kişilere evrakın teslimi için, kişinin kimlik ve dayanak belgenin fotokopisi evrakın Müdürlükte kalan nüshasına eklenir. Ayrıca bu nüshanın arka tarafına, belgeyi elden alacak kişinin kimlik bilgileri kaydedilir, şahıs kendi el yazısı ile belgeyi teslim aldığı tarihi ve Sayfa 17 / 93

18 evrakın aslını ve eklerini elden teslim aldım şeklinde yazarak imzalaması halinde belge elden teslim edilebilir. (2) Evrakla ilişkisi bulunmayan kişilere, yazı içeriği, tarih ve sayısı ve benzeri hususlarla alakalı hiç bir bilgi ve belge verilmez. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Arşiv Malzemesi İle Arşivlik Malzemenin Kurum Ve Birim Arşivlerinde Saklanması, Korunması, Gizliliğinin Sağlanması Ve Bunlardan Yararlandırma Kurum ve birim arşivine yönelik genel kurallar MADDE 18 (1) Müdürlük arşiv hizmetlerinde çalışan personel; arşiv malzemesini teslim almak, saklamak, değerlendirip muhafaza etmek, belgelerin ayıklama yöntemini, saklama politikalarını belirlemek ve elindeki malzemeyi devamlı istifade edilebilir durumda tutmak, arşiv iş ve işlemlerinin yanı sıra arşiv sistematiği içerisinde belgelerin akışından, güncel yenilik ve düzenlemelerden ve Birim Arşivleri ile gerekli koordinasyonun sağlanmasından sorumludur. (2) Kurum Arşivine devredilmesi gereken her tür malzeme İdarenin malı sayılır ve özel mülkiyete konu olamaz. (3) İdare bünyesinde kurulmuş ancak feshedilmiş birimlerin belgeleri, eğer bu konuda başka bir birim görevlendirilmemişse, Kurum Arşivine devredilirler. (4) Müdürlük bünyesinde İdarenin genel arşiv hizmetlerinin yürütülmesinde fiilen görev yapan personel Kurum Arşivcisi olarak görev yapar, İdare birimlerinin arşiv hizmetlerinin etkin ve verimli bir şekilde yürütülebilmesi için en az bir personel Birim Arşivcisi olarak görevlendirilir. Bilgi belge yönetimi, arşivcilik, kütüphanecilik gibi bölüm mezunlarının arşiv hizmetlerinde görevlendirilmesine öncelik verilir. (5) Birim Arşivleri, evrakın ait olduğu ilgili birime; Kurum Arşivi ise, Müdürlüğe bağlı olarak çalışmalarını yürütür. (6) Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesinin, güncelliğini kaybetmesine ve birimlerdeki saklama sürelerini doldurmasına kadar korunmak üzere İdare birimleri bünyesinde Birim Arşivleri kurulur. (7) Birimlerin Birim Arşivcisi olarak görevlendirilen personelin ve bunların değiştirilmesi halinde yeni görevlendirilen personelin isim, unvan bilgileri Müdürlüğe yazı ile bildirilir. (8) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim edilene kadar saklanan arşivlik malzemenin korunmasından ve arşiv mevzuatına uygun biçimde düzenlenmesinden Kurum Arşivinde bulunan arşiv malzemesinden Kurum Arşivcileri ve Müdürlük; Birim Arşivlerinde saklanan arşivlik malzemeden ise Birim Arşivcisi ve Birim Yetkilileri sorumludur. (9) Arşiv malzemesi niteliğindeki malzeme, İSKİ Standart Dosya Planında belirlenmiş olan süreler çerçevesinde, Birim Arşivlerinde ve Kurum Arşivinde saklanır. Sayfa 18 / 93

19 (10) Arşiv malzemesi niteliğine kavuşmuş olan malzemeden, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilmesi gerekenlerin devir işlemleri, İSKİ Standart Dosya Planına göre kurum arşivcileri tarafından gerçekleştirilir. (11) Arşiv malzemesini ayıklama işlemi neticesinde imha etmek, sürekli saklamak veya Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredene kadar korumak Müdürlüğün görevidir. Kurum ve birim arşivi saklama süreleri MADDE 19- (1) Belirli bir süre saklanması gereken arşivlik malzeme Birim Arşivleri nde, daha uzun bir süre saklanması gereken arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme ise Kurum Arşivi nde saklanır. (2) Evrak ve Malzemelerin Birim ve/veya Kurum Arşivlerinde ne kadar süre ile saklanacağı evrak ve malzemenin konusuna ve cinsine göre İSKİ Standart Dosya Planı nda (EK-17) belirtilen rakamlar ile ifade edilen yıllar süresince saklanır. Koruma yükümlülüğü MADDE 20- (1) İdare, arşiv malzemesini her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut aslî düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür. (2) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirler alınacaktır. (3) Yangına karşı, yangın söndürme cihaz ve düzeneklerinin yangın talimatı çerçevesinde daimî çalışır durumda bulundurulması sağlanacaktır. (4) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin %50-60 arasında tutulması gerekmektedir. (5) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevî maddeler kullanılacaktır. (6) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depoları dezenfekte edilecektir. (7) Işık ve havalandırma tertibatının korumaya elverişli bir şekilde düzenlenmesi sağlanacaktır. (8) Arşivde bulunan kâğıt malzeme için, ısının derece arasında tutulması sağlanacaktır. Arşiv malzemesinin gizliliği MADDE 21- (1) Gizli belgeler Birim Arşivlerine ve Kurum Arşivine teslim edildiklerinde, kendileri için hazırlanan özel bölümlerde korunur. Bu belgelere erişim, Arşiv Yöneticileri ve Genel Müdür tarafından yetkili kılınan kişilerle sınırlıdır. Sayfa 19 / 93

20 (2) Gizli belgeler, Birim Arşivcileri tarafından Kurum Arşivine devredilirken İSKİ Birim Arşivinden Kurum Arşivine Devir Bordrosu nda (EK-9) gizlilik dereceleri belirtilmek suretiyle Kurum Arşivcisine teslim edilir. (3) Gizlilik dereceli evrakın gizliliği süreklidir, İdare arşivlerinde bulunan ve ait olduğu dönemde gizliliği kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi, Birim Arşivlerine, Kurum Arşivine ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredildikten sonra da gizlilik özelliğini korur, arşiv yetkilileri bu çeşit arşiv malzemesi hakkında açıklamada bulunamazlar. (4) Genel Müdürlük Makamı, Birim Arşivlerinde ve Kurum Arşivinde bulunan ve gizlilik özelliği taşıyan veya taşımayan her türlü belgeye erişir ve bunlardan gerektiğinde yararlanır. Ancak, gizli belgeyi İdare arşivine devreden birim yöneticisi, yalnızca kendi birimine ait gizli belgelere Müdürlüğün bilgisi dâhilinde erişebilir ve ihtiyaç duyulduğunda Müdürlüğün bilgisi dâhilinde bunlardan yararlanır. Diğer birimlerin gizli belgelerine erişim ve bunlardan yararlanma ancak İSKİ Genel Müdürünün hususi iznine veya talimatına bağlıdır. Kurum ve birim arşivinden yararlanma ve arşivin Kurum dışına ya da yurtdışına çıkarılması MADDE 22- (1) Kurum Arşivi, yalnızca İdare bünyesinde hizmet vermek için kurulmuş olup, Kurum Arşivinden faydalanmak için kurum haricinden gelen taleplere cevap verebilmesi Genel Müdürün iznine bağlıdır. (2) İdaremiz bünyesinde yürütülen çalışmalarda kullanılmak üzere, gizlilik dereceli belgeler hariç birimler tüm belgelerden ilgili birim çalışanları yararlanabilir. (3) Birim ve Kurum Arşivinden alınan belgeler, yalnızca İdare hizmetlerinde kullanılır. Arşiv belgeleri, izin alınmaksızın İdare dışına çıkartılamaz. Genel Müdürün onayını müteakip; devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir. (4) Birim ve Kurum Arşivinden ödünç belge talebinde bulunan kişi Arşiv Yönetim Sistemi Bilgisayar Programı üzerinden Ödünç Belge Talebinde bulunur. Talebin uygun olması durumunda Kurum Arşivcisi; Arşiv Yönetim Sistemi Bilgisayar Programı üzerinden Belge Ödünç/İade Formunun Ödünç kısmının taraflarca imzalanmasını müteakip ödünç verme işlemi gerçekleştirir. Birimlerin kendilerine ait olmayan ödünç belge talepleri, yalnız belgenin ait olduğu birimin izniyle gerçekleştirilir. (5) Kurum ve Birim Arşivlerinden belge ödünç verme süresi bir haftadır. Bu süre, geçerli gerekçe gösterildiği takdirde uzatılabilir. Elindeki belgeyi bir hafta içinde veya verilen ek süre dolduktan sonra iade etmeyenlere uyarıda bulunulur. Belgenin iadesi durumunda Belge Ödünç/İade Formunun iade kısmının taraflarca imzalanmasını müteakip iade işlemi gerçekleştirilir. (6) Kurum ve Birim Arşivcileri tarafından Belge Ödünç/İade Formları ayrı bir dosyada muhafaza edilir. Sayfa 20 / 93

21 (7) Arşiv malzemesine zarar verenler, kurum malına zarar vermiş sayılıp, haklarında bu konudaki mevzuata göre işlem yapılır. (8) İdaremizde oluşturulan ve arşiv malzemesi niteliğine kavuşmuş olan materyal, arşivlerden veya bulundukları yerlerden sergi ve benzeri bilimsel ve kültürel faaliyetler kapsamında izinsiz olarak kurum dışına çıkartılamaz. Kurum dışına çıkış izni Genel Müdür tarafından verilir. (9) İdaremiz bünyesinde bulunan arşiv malzemesi hüviyetindeki belgeler her ne sebep ve surette olursa olsun toplu veya parçalar halinde yurtdışına izinsiz çıkarılamaz. Bu çeşit arşiv malzemesinin yurt dışına çıkarılması hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen usul, esas ve hükümlere göre uygulama yapılır. BEŞİNCİ BÖLÜM Birim Arşiv Hizmetleri Birimlerde dosyalama MADDE 23- (1) İdaremiz bünyesindeki belgelerin dosyalanması Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi doğrultusunda hazırlanan Standart Dosya Planı Uygulama Kitapçığı hükümleri esas alınarak yapılır. (2) Her dosyada mutlaka Dosya Muhteviyatı Dizi Pusulası (EK-10) bulunur. Evrak dosyalanırken evraka ait bilgiler dizi pusulasına işlenir. Dizi pusulası dosya kapağının iç kısmına yapıştırılır. (3) Her dosyada dosyayı tanımlayan Dosya/Klasör Etiketi (EK-11) bulunur. Söz konusu etiket dosya kapağının sırt kısmına yapıştırılır. (4) Dosya, ancak o dosya numarası bulunan bir yazı geldiğinde veya gönderildiğinde, ayrıca o konuya ilişkin bir yazı oluştuğu zaman açılır. Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya konulacağını gösterir. (5) Standart Dosya Planı Uygulama Kitapçığında Dosya/konu kodlarının yer aldığı Dosya Planı Muhteviyatı bölümünde ayrıca tanımlanmış dahi olsa bir işlemin devamı veya parçası konumundaki yazılar, işlem bütünlüğünün bozulmaması amacıyla ilgili bulunduğu işlem kodu ile tanımlanmaya devam eder. Aynı işleme ait farklı türden belgeler aynı dosya/konu kodunu alarak tümleşik dosya esasına göre dosyalanır. (6) Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar "işlemdeki yazılar" adı altında açılacak dosyada biriktirilir; işlemin tamamlanması halinde, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulur. (7) İşlemi tamamlanan evrak, dosyasına konulmak üzere arşive geldiğinde, yazıya daha önce verilen dosya numarası incelenir, doğruluğu tespit edildikten sonra numarasına göre açılmış olan dosyasına varsa ekleri ile birlikte konur. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler Sayfa 21 / 93

22 yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; art arda sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılır. (8) Evrakın konusuna göre alması gereken dosya numarasının tespiti, ilgili personelin görev ve sorumluluğundadır. (9) Aynı dosya numarasını taşıyan belgelerin yoğunluğundan dolayı erişimin daha etkin sağlanabilmesi amacıyla Standart Dosya Planı Uygulama kitapçığında herhangi bir istisna getirilmemiş ise coğrafik, alfabetik veya kronolojik dosyalama yapılır. (10) Bir yazıya verilmesi mümkün olan iki ayrı evrak ve dosya numarası mevcut olduğu takdirde bunlardan konu itibariyle en yakın ve ilgili bulunan İSKİ Standart Dosya Planı (SDP) kodu, yazının ve dosyanın kodu olarak yazılır. Standart Dosya Planı Uygulama Kitapçığında Dosya/konu kodlarının yer aldığı Dosya Planı Muhteviyatı bölümünde ayrıca tanımlanmış dahi olsa bir işlemin devamı veya parçası konumundaki yazılar, işlem bütünlüğünün bozulmaması amacıyla ilgili bulunduğu işlem kodu ile tanımlanmaya devam eder. Aynı işleme ait farklı türden belgeler aynı dosya/konu kodunu alarak tümleşik dosya esasına göre dosyalanır. Birim arşivine verilecek malzemenin ayırımı ve hazırlanması MADDE 24- (1) Birim çalışanları tarafından arşivlik malzeme, ilgili birimin Birim Arşivine verilmeden önce gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayrıma tabi tutulur. (2) Ayrım işlemlerine müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre; a) Birimi, b) İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl) c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, ç) Aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır. Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de, aynı usul kullanılır. Ancak, istisnai bir kaide olarak, sicil dosyaları, sicil numarası veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır, Genel Müdürlük sicil numarasına ilaveten, emekli sicil numarası da belirtilir. (3) İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve bu Yönergenin uygunluk kontrolüne ilişkin düzenlemelerin yer aldığı maddesinde belirtilen esaslara göre uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme Birim Arşivine devredilir. Malzemenin devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, Birim Arşivleri ile ilgili birimler arasında mutabakat sağlanır. (4) Teslim işlemleri, Birim Arşivcisi tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, Birim Arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır. Sayfa 22 / 93

23 (5) Birimler tarafından devredilecek malzemeler arasında fiziksel ve yapısal bakımdan farklılık varsa, bunların Birim Arşivi ne devir-teslim işlemi ayrı ayrı gerçekleştirilir. Uygunluk kontrolü MADDE 25- (1) Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile Birim Arşivcisi tarafından müştereken aşağıdaki esaslara göre yapılır. a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus Kayıt Defteri veya Föyleri gözden geçirilir, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik yapılmaz. b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine bakılır. c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde bu Yönergenin dosyalama esaslarına ilişkin hususların düzenlendiği maddesinde yer alan dosyalama esaslarına uygun dosyalanıp dosyalanmadığına bakılır. ç) Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, bu Yönergenin dosyalama esaslarına ilişkin hususların düzenlendiği maddesinde yer alan dosyalama esaslarına göre Dosya veya Klasör Etiketi formatına uygun etiketlenip etiketlenmediğine bakılır. d) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine bakılır. e) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına bakılır. f) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, bu Yönergenin dosyalama esaslarına ilişkin hususların düzenlendiği maddesinde yer alan dosyalama esaslarına göre Dosya veya Klasör Etiketi formatına uygun etiketlenip etiketlenmediğine bakılır. g) Dosya, klasör, cilt ve defterin dosya muhteviyatı dizi pusulasında belirtilen formata uygun olup olmadığına bakılır. ğ) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının dosya/klasör etiketinde bulunası gereken formata uygun etiketlenip etiketlenmediğine bakılır. h) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, bakılır, eksikler varsa tamamlanır. ı) Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili birimlerinde muhafaza edilir. Sayfa 23 / 93

24 Malzemenin tasnifi ve birim arşivine alınması MADDE 26- (1) İdaremiz bünyesindeki arşiv ve arşivlik malzeme ilgili biriminde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan Birim Arşivinde saklanır. (2) Birim Arşivleri, malzemelere sonradan erişim sağlanması göz önüne alınarak tüm indeks alanları eksiksiz doldurulmak suretiyle, ellerindeki arşiv/arşivlik malzemeyi Arşiv Yönetim Sistemi Bilgisayar Programı nda elektronik ortamda kayıt altına alır. (3) Kurum Arşivine devredilene kadar Birim Arşivlerinde muhafaza edilen arşiv veya arşivlik malzemenin, bu Yönergenin arşiv malzemelerinin korunmasına ilişkin hükümlerin düzenlendiği ilgili maddesinde yer alan Koruma Yükümlülüğü ve arşivden yararlanma ile ilgili tüm hususların sorumluluğu, ilgili Birim Arşivinin bağlı olduğu amirin sorumluluğunda Birim Arşivcisi tarafından yerine getirilir. (4) Birim Arşivlerinde muhafaza edilen arşiv veya arşivlik malzeme; İSKİ Standart Dosya Planında belirtilen bekleme süresini müteakip Kurum Arşivine aynı düzende teslim edilir. Birim arşivindeki malzemenin Kurum arşivine devri MADDE 27- (1) Birim Arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv veya arşivlik malzeme, Ocak ayından itibaren Kurum Arşivine devredilir. Malzemenin devrinde, Kurum Arşivcileri tarafından belirli bir sıra takip edilerek işlem yapılır. (2) Birim Arşivleri, Kurum Arşivine devredecekleri malzemeleri Arşiv Yönetim Sistemi Bilgisayar Programı üzerinden Birim Arşivinden Kurum Arşivine Devir Bordrosu temin ederek hem fiziksel olarak hem de elektronik ortamda devir işlemini gerçekleştirirler. (3) Birim Arşivinden Kurum Arşivine Devir Bordrosu evrakın ilgili olduğu Birim Arşivcisi tarafından doldurulup imzalandıktan sonra, devredilecek malzeme ile birlikte Kurum Arşivine teslim edilir. (4) Kurum Arşivcileri, teslim aldıkları evrak ve malzeme ile Devir Bordrosu arasında ve/veya bu Yönergenin uygunluk kontrolüne ilişkin esasların tespit edildiği ilgili maddesinde belirtilen uygunluk kontrolü şartlarından herhangi birine uyumsuzluk tespit ettiklerinde; söz konusu evrak ve malzemeyi tespit edilen uyumsuzluğun düzeltilmesi amacı ile ilgili birimine iade ederler. ALTINCI BÖLÜM Kurum Arşivi Hizmetleri Arşiv malzemelerinin tasnifi ve Kurum arşivine alınması MADDE 28- (1) Kurum Arşivinde Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi, işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme Sayfa 24 / 93

25 esasına dayanan organik metotla arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan aslî düzeni ile bırakmak suretiyle tasnif edilir. (2) Arşiv Malzemesinin Kurum Arşivinde bekletilme ve saklanmasında, İSKİ Standart Dosya Planı esas alınır. Dosya planında yeniden numara açılması veya kaldırılması MADDE 29 - (1) İdare birimleri tarafından yapılan yazışmalarda konunun ilgisi ve aidiyetine göre konu kodları İSKİ Standart Dosya Planı esas alınmak suretiyle verilecektir. (2) Dosyalama hizmetlerinde standart dosyalar kullanılır. Her dosya gömleğinin ön yüzüne Standart Dosya Planından alınan dosya adı ile numarası yazılır. (3) İSKİ Standart Dosya Planında yer almayan herhangi bir konu kodu Birimler tarafından kullanılmayacak, dosya planına kendiliğinden herhangi bir konu numarası ilave edilemeyecek ve değiştirilemeyecektir. (4) İSKİ Standart Dosya Planında yer alan konu kodlarına yeni kodların ilave edilmesi veya konu kodlarının güncel ihtiyaçlara göre revize edilmesi ihtiyacının hâsıl olduğu durumlarda, bu ihtiyaçların karşılanması sadedinde Müdürlüğe ulaşan teklif ve tavsiyeler ile güncel ihtiyaçlar analiz edilecek İçişleri Bakanlığı veya Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü veyahut ilgili diğer merkezi düzenleme kurumlarının uygulamaları referans alınmak suretiyle Müdürlük tarafından gerekli hazırlık işlemleri yapılarak, Müdürlüğün hiyerarşisine tabi olduğu Genel Müdür Yardımcısının onayı ile Yönerge ekinde yer alan İSKİ Standart Dosya Planında gerekli güncellemeler ve sonucuyla ilgili gerekli duyurular ve diğer işlemler yapılacaktır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devir işlemleri MADDE 30- (1) İSKİ Genel Müdürlüğü, Kurum Arşivinde saklama süresini tamamlayan ve aktif kullanım değerini yitirmiş arşiv malzemelerini Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devretmekle yükümlüdür. (2) Kurum Arşivi Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredilecek arşiv malzemesini, "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu"nu (EK-12), varsa kayıt defterleri ile birlikte Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devreder. (3) Kurum Arşivcileri, Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredeceği arşiv malzemelerinin niteliklerini tanımlayan alanları doldururlar ve her seferinde 1 den başlayan bir sıra numarası vererek Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu"na listelerler. (4) Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" Genel Müdür tarafından onaylanır. (5) Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredilecek malzeme İSKİ Genel Müdürlüğü mührü ile mühürlenir. Sayfa 25 / 93

26 (6) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredilecek malzemeler arasında fiziksel ve yapısal bakımdan farklılık varsa, bunların devir-teslim işlemi ayrı ayrı listeler halinde gerçekleştirilir. (7) Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir. İmha edilecek malzemenin tespit ölçüsü MADDE 31- (1) Ayıklama işlemine tabi tutulmayarak imha edilmeyecek malzemeler aşağıda gösterilmiştir. a) İdaremiz birimlerinin iş akışında aktif olarak kullanılanlarla, kanun ve diğer mevzuat hükümleri çerçevesinde saklanması gereken evrak, aktif kullanım değeri ortadan kalkmadıkça ve mevzuatta belirlenen süreler dolmadıkça ayıklanamaz. b) Belgeler zorunlu saklama sürelerini doldurmuş olsalar bile, birimler tarafından belirlenen ayıklama tarihinden önce birimlerle mutabakat sağlanmadan ayıklama işlemi uygulanamaz. c) Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre gerekli görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, İSKİ Standart Dosya Planında belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içersinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulmazlar. ç) İdare bünyesinde bulunan ve İdarenin iş akışında aktif olarak kullanılmayan Osmanlıca, Arapça ve diğer dillerdeki tarihi belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne devredilir. d) İSKİ Standart Dosya Planında belirtilen sürelerini doldurmamış belgeler üzerinde ayıklama işlemi uygulanamaz. İmha edilecek malzeme MADDE 32- (1) İmha edilecek malzeme aşağıda gösterilmiştir. a) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları, b) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler, c) Tarihî değeri olanlar hariç, resmî veya özel her çeşit zarflar, ç) Adlî ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmî kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kâğıtlar, PTT'ye zimmet karşılığında verilen koli, tel, adî ve taahhütlü zarf ve benzeri evrakın kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri, d) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalan anket soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları, Sayfa 26 / 93

27 e) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri, f) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar, g) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları, ğ) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı, h) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri, ı) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı, i) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları, j) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları, k) Çalışma raporlarının fazla kopyaları, l) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar, m) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar, n) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyetler, o) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar, ö) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları, p) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kâğıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri, yazılar, r) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfzedilmiş) başvurular ve s) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar, ş) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları, t) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri, Sayfa 27 / 93

28 u) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri, ü) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenlerdir. (2) Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzer malzemelerden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin, imhasına İdare bünyesinde yer alan kurum arşivi koordinasyonunda kurulacak "Ayıklama ve İmha Komisyonu"nca karar verilir. Kurum arşivinde yapılacak olan ayıklama ve imha işlemleri MADDE 33- (1) Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivcileri tarafından yapılır. (2) Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemleri yapılamaz. Ancak İdare birimleri tarafından oluşturulan malzemenin kurum arşivine devredilmesinde çeşitli sebeplerle güçlükler yaşanması durumunda ayıklama işlemi, birim arşivlerinde kurum arşivi görevlilerince yapılabilir. (3) Kurum arşivinde evrak imhası aşağıdaki aşamalar takip edilerek yapılır. a) Birimlere, imhalık evrakın Müdürlüğe bildirilmesi için Genel Müdür Yardımcısı tarafından imzalı süreli yazı gönderilir. b) Birimlerden imhalık evrak listelerinin gelmesini müteakip listelerin uygunluğu incelenir, komisyon üyeleri belirlenir ve yönetim kuruluna sunulur. c) İmha listeleri komisyon üyelerince imzalanır. ç) Yönetim kurulunca karar verilen ayıklama imha komisyon üyeleri ve imha edilecek evrak listeleri, Genel Müdür imzası ile onaylanması için Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne gönderilir. d) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün onaylamış olduğu listeler, imha işlemlerinin başlatılabilmesi için Genel Müdür Oluruna sunulur. e) Genel Müdürlük oluru sonrasında imha işlemi gerçekleştirilerek İSKİ İmha Tutanağı (EK-13) ile imza altına alınır. f) İmha işlemi gerçekleştirildikten sonra ilgili birimlere, imha listelerini de içeren bilgi içerikli yazı gönderilir. (4) Kurumsal yapılanmadaki değişiklikler nedeniyle fesih edilen birimlere ait eski evrak ve malzemenin ayıklama işlemleri; fesih edilen birimin sorumluluğunu üstlenmiş veya fesih edilen birimin hizmet alanları hakkında bilgi sahibi olan 2 personelin görevlendirilmesiyle yapılır. (5) Kurum arşivinde bulunan, kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, idare tarafından kurum arşivi koordinasyonunda Sayfa 28 / 93

29 kurulacak olan İSKİ Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu nun sorumluluğunda gerçekleştirilir. Ayıklama ve imha komisyonunun teşkili MADDE 34- (1) İSKİ Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu; kurum arşiv hizmetlerinin yürütüldüğü birim müdürlüğünün bağlı olduğu dairenin daire başkanının başkanlığında birim müdürü, arşiv şefi, imhaya çıkan birim arşivinin bağlı olduğu birim amiri, birim arşivcisi; birim arşivcisi olmaması durumunda ilgili birimin birim amiri tarafından görevlendirilecek bir temsilciden oluşan 5 (beş) kişilik heyetten oluşur. (2) Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, İSKİ Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonunun kararı ile yapılır. (3) İSKİ Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu; a) Her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. b) Üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır. c) İmha edilmesi reddedilen evrak ve malzeme sonraki dönemlerde komisyon tarafından yeniden değerlendirmeye tabi tutulabilir. ç) İSKİ Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu, çeşitli sebeplerle zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal ettirirler. (4) Kullanılmasına ve saklanılmasına gerek görülmeyen evrak ve malzemenin ayıklama ve imha işlemleri; idare tarafından kurum arşivi koordinasyonunda kurulacak olan İSKİ Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu nun sorunluluğunda kurum arşiv görevlileri tarafından kanun ve diğer mevzuatlar çerçevesinde İSKİ Standart Dosya Planı nda belirlenen esaslara göre yapılır. İmha işlemleri MADDE 35 (1) İSKİ Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, İSKİ Standart Dosya Planı esas alınmak üzere ayrılır ve tasnif edilir. (2) İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, İSKİ Standart Dosya Planı esas alınmak üzere 2 (iki) nüsha olarak Evrak ve Malzeme İmha Formu na (EK-14) listelenir. Bu formun her sayfası Ayıklama ve İmha Komisyon Üyelerinin tamamı tarafından imzalanır. (3) Kurum arşivcileri, aynı tür ve vasıflara haiz malzemeyi örneklerini saklamak suretiyle, tür ve yılları gösteren Evrak ve Malzeme İmha Formuna listeleyerek imhaya tabi tutabilirler. Sayfa 29 / 93

30 (4) Kurum arşivinde hazırlanan Evrak ve Malzeme İmha Formları, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün uygun görüşü alındıktan sonra, idarenin onayını müteakip kesinlik kazanır. (5) İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kâğıtlarından ayıklanır. Kullanma imkânı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır. (6) İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde kıyılarak imha edilir. (7) Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin (gizli belgeler ve benzeri) imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır. (8) Mahallinde özel makinelerle kıyılması mümkün olmayan yahut ekonomik görülmeyen malzeme, İSKİ Taşınır, Taşınmaz, Kaynak ve Hakların Değerlendirilmesine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine istinaden sorumluluk ihaleyi yapan ilgili birime ait olmak üzere, kıyılmak kaydı ile ihale edilebilir. (9) İmha işleminin tamamlanmasına müteakiben; kurum arşiv hizmetlerini yürüten birimin müdürü, Arşiv Şefi ve iki kurum arşivcisinin yer aldığı 4 (dört) kişilik bir heyet marifetiyle düzenlenen İSKİ imha tutanağı düzenlenir. (10) Evrak ve Malzeme İmha Formu, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim arşivinde, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Evrak ve Malzeme İmha Formu, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır. (11) İSKİ Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu, imha işlemlerinde tereddüt ettikleri noktalarda, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün görüşünü talep eder. İdare birim kodları ve birim adları kısaltma ve rumuzları MADDE 36 - (1) İdaremiz birimlerinin Devlet Teşkilatı içerisindeki kodlarına uygun olarak yazılarda yer alması gereken ve Müdürlük tarafından Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS) üzerinden alınan İSKİ Genel Müdürlüğü İdari Birim Kimlik Kodları (EK-15) kullanılacaktır. (2) Resmi yazışmalarda sayı kısmında kullanılmak üzere İdaremiz birimlerine verilmiş olan İdari Birim Kimlik Kodlarının güncellenmesi, mevcut birimlerin iptal edilmesi veya yeni birimlerin ihdas edilmesi Müdürlük tarafından yapılacaktır. (3) İdaremizin kuruluş şemasında yer alan birim isimlerinin kısaltılarak yazılmasının gerektiği hallerde, İSKİ Teşkilat Şemasındaki Birimlerin Kısaltmaları (EK-16) listesine uygun olarak yapılacaktır. Sayfa 30 / 93

31 YEDİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Yönergede yer almayan hususlar MADDE 37 - (1) İş bu Yönergede yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanır. Yürürlükten kaldırılan hükümler MADDE 38 - (1) Bu Yönergenin yürürlüğe girdiği tarihte, a) tarihli ve 2000/096 sayılı Yönetim Kurulu Kararı ile kabul edilerek tarihinde yürürlüğe giren İSKİ Genel Evrak Müdürlüğü Evrak Kayıt ve Havale Yönergesi, b) tarihli ve 2006/344 sayılı Yönetim Kurulu Kararı ile kabul edilerek tarihinde yürürlüğe giren İSKİ Arşiv Yönergesi, c) tarihli ve 2006/344 sayılı Yönetim Kurulu Kararı ile kabul edilerek tarihinde yürürlüğe giren İSKİ Ayıklama ve İmha Yönergesi, ç) Bila tarihli ve bila sayılı, İSKİ Genel Müdürlüğü Büro Yönergesi Yürürlükten kaldırılmıştır. girer. Yürürlük MADDE 39 - (1) Bu Yönerge hükümleri, Yönetim Kurulunun kabulü ile yürürlüğe Yürütme MADDE 40 - (1) Bu Yönerge hükümlerini, Genel Müdür yürütür. Sayfa 31 / 93

32 EKLER EK-1 KAYIT KAŞESİ İ.S.K.İ. YAZI İŞLERİ VE ARŞİV ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GELEN EVRAK GİDEN EVRAK Tarih No Eki Havale KOORDİNE Sayfa 32 / 93

33 EK-2 KAYIT KABUL FİŞİ T.C. İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ İstanbul Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü TARİH SAYI : : İLGİLİ BİRİMİ :.. Sayfa 33 / 93

34 EK-3 İHALE KAYIT-KABUL FİŞİ T.C. İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI İstanbul Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü ÖN YETERLİLİK BAŞVURUSU/YETERLİK BAŞVURUSU/İHALE TEKLİF ZARFI ALINDI BELGESİ İdarenin Adı: İSKİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ İşin Adı: Son Başvuru Tarih ve Saati: /... /20 günü Saat: : Ön Yeterlilik Başvurusunun/Yeterlik Başvurusunun/İhale Teklif Zarfının Verildiği Tarih ve Saat: Sıra No: /... /20 günü Saat: : adlı (adaya/istekliye) ait (ön yeterlik başvurusu/yeterlik başvurusu/ihale teklif zarfı), yukarıda belirtilen sıra numarası ile kayda alınarak, yine yukarıda belirtilen tarih ve saatte teslim alınmıştır. ADI SOYADI: GÖREVİ: İMZASI: Teslim Alan İdare Yetkilisinin Sayfa 34 / 93

35 EK-4 İHALE TESLİM TUTANAĞI İHALE TESLİM TUTANAĞI İdarenin adı : İSKİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ İşin adı : İhalenin Tarih ve Saati : / / günü, saat Tutanağın Düzenlendiği tarih ve saat : / / günü, saat Sayfa 35 / 93

36 EK-5 İHALE TEKLİF ZARFLARININ İHALE KOMİSYONUNCA TESLİM ALINDIĞINA DAİR TUTANAK İHALE TEKLİF ZARFLARININ İHALE KOMİSYONUNCA TESLİM ALINDIĞINA DAİR TUTANAK SIRA NO: İSTEKLİNİN ADI İhalenin başladığı saate kadar yukarıda dökümü bulunan ( ) adet teklif zarfı, idare marifetiyle komisyonumuza ulaşmıştır. İhale saatine kadar saklanmış olan ihale teklif zarfları ekte olup / / tarihinde, saat da teslim alınmıştır. Teslim Eden Teslim Alan İhale Komisyonu İdare Yetkilisi Başkan Üye Üye Üye Üye EKLER: EK: ( ) Adet İhale Teklif Zarfı Sayfa 36 / 93

37 EK-6 POSTA MASRAF DEFTERİ Tarih AR Birim Fiyat Adet Tutar Toplam: İADELİ TAAHHÜTLÜ Birim Fiyat Adet Tutar Toplam: NORMAL Birim Fiyat Adet Tutar Toplam: TAAHHÜTLÜ Birim Fiyat Adet Tutar Toplam: Sayfa 37 / 93

38 EK-7 POSTA ALINDI LİSTESİ Sıra No Posta No Evrak No Liste No: 1 Gideceği yer Ücret (TL) Yukarıda yazılı adet (taahhütlü madde) alınmıştır. Tarih: / /20 Posta merkezinin tarih mührü Sayfa 38 / 93

39 EK-8 APS ALINDI LİSTESİ SIRA NO POSTA NO EVRAK NO GİDECEĞİ YER GİDECEĞİ İL/İLÇE GİDİŞ TÜRÜ AĞIRLIK (GR) Ücret (KR) Yukarıda yazılı adet (taahhütlü madde) alınmıştır. Posta merkezinin tarih mührü Tarih: / /20 Sayfa 39 / 93

40 SIRA NO İSKİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ BELGE YÖNETİMİ UYGULAMA YÖNERGESİ EK-9 İSKİ BİRİM ARŞİVİNDEN KURUM ARŞİVİNE DEVİR BORDROSU BİRİM BİLGİLERİ: İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ İSKİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM ARŞİVİNDEN KURUM ARŞİVİNE DEVİR BORDROSU BİRİM ARŞİVCİSİ: BİRİM AMİRİ: HAZIRLAMA TARİHİ BARKOD NO GÖNDERME TARİHİ PAKET NO DOSYA ADI FORMAT DOSYA NO İLK TARİH SON TARİH GİZLİLİK DERECESİ BİRİM ARŞİVİ SAKLAMA SÜRESİ KURUM ARŞİVİ SAKLAMA SÜRESİ NİHAİ İŞLEM TESLİM EDEN: ADI SOYADI: DÂHİLİ TEL: İMZA: TESLİM EDEN: ADI SOYADI: DÂHİLİ TEL: İMZA: Sayfa 40 / 93

41 EK-10 DOSYA MUHTEVİYATI DİZİ PUSULASI İSKİ İSTANBUL SU VE KANALİZASYON İDARESİ SIRA NO DOSYA MUHTEVİYATI DÖKÜM FORMU (DİZİ PUSULASI) TARİH SAYI KONUSU ADEDİ AÇIKLAMA Sayfa 41 / 93

42 EK-11 DOSYA / KLASÖR ETİKETİ ÖRNEĞİ KURUM LOGOSU BİRİM KODU: BİRİM ADI: DOSYA NO: DOSYA ADI: İDARİ BİRİM KİMLİK KODU BİRİM ADI KONU (SDP) KODU KONU / DOSYA ADI İLK TARİH: SON TARİH: DOSYANIN KAPSADIĞI TARİH DOSYA YILI İŞLEM YILI Sayfa 42 / 93