BİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM YÖNERGESİ. BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Misyon ve Tanımlar

Transkript

1 BİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Misyon ve Tanımlar Amaç Madde 1- Bu Yönergenin amacı; Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı birimlerinin fonksiyonel ve operasyonel görev dağılımını belirlemek; verilen görevlerin sonucunu izlemeye ve geleceğe ilişkin planlamanın yapılmasına yönelik mekanizmalar oluşturmak; geçici veya sürekli görevden ayrılmalarda hizmetin aksamadan sürdürülmesini sağlamaya yönelik devir ve teslim yöntemini belirlemek; hesap verebilirliği ve uygun raporlama ilişkisini göstermek; yönetici ve personelin görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmasını sağlamaya yönelik tedbirler almaktır. Kapsam Madde 2- Bu Yönerge Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı birimlerinin hizmet alanları, görev, yetki ve sorumlulukları ile işlem süreçlerini kapsar. Dayanak Madde 3- Bu Yönerge; 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik ve Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır. Başkanlık Misyonu Madde 4- Üniversitemizin kaynaklarını malî mevzuata uygun bir şekilde kullanarak hesap verilebilirliği ve saydamlığı sağlamak, performans ve kalite ölçütlerini geliştirmektir

2 Tanımlar MADDE 5- (1) Bu Yönergede geçen; a) Üst Yönetici: Rektörü b) İdare: Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesini c) Başkanlık: Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığını, d) Başkan: Strateji Geliştirme Daire Başkanını, e) Müdürlükler: Bu yönerge kapsamında yer alan müdürlük ve şube müdürlüklerini f) Birim Sorumlusu: Başkanlığa bağlı müdürlüklerde, yapılacak işlemlerde kontrol ve koordinasyonu sağlamak amacıyla görev, yetki ve sorumluluğu bu yönergedeki görev tanımlarıyla belirtilmiş olan ve Başkan tarafından görevlendirilmiş bulunan, Şube Müdürü, İşletme Müdürü, Şef, Mali Hizmetler Uzmanı, Mali Hizmetler Uzman Yardımcısı ve en az üç yıl hizmeti bulunan memurlar. g) Kanun: 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununu, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununu, İKİNCİ BÖLÜM Başkanlığın Görevleri, Birimler, Fonksiyonel Teşkilat Şeması, Görev Tanımları, Görev Dağılımları ve İşlem Süreçleri Başkanlığın Görevleri MADDE 6- a) Ulusal kalkınma strateji ve politikaları, yıllık program ve hükümet programı çerçevesinde Başkanlığın orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak, b) İdarenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek ve bu kapsamda verilecek diğer görevleri yerine getirmek, c) İdarenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak, - 2 -

3 d) İdarenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve tatmin düzeyini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak, e) Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri yerine getirmek, f) İdarenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek, g) İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren idare bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve idare faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek, h) Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak, ı) Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile malî istatistikleri hazırlamak, i) İlgili mevzuatı çerçevesinde idarenin gelirlerini tahakkuk ettirmek, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil işlemlerini yürütmek, j) Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet raporunu hazırlamak, k) İdarenin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini düzenlemek, l) İdarenin yatırım programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak, m) İdarenin, diğer idareler nezdinde takibi gereken malî iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak, n) Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak, o) Ön malî kontrol faaliyetini yürütmek, - 3 -

4 ö)iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak; üst yönetimin iç denetime yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli hazırlıkları yapmak, p) Strateji Geliştirme Kurulunun sekretarya hizmetlerini yürütmek, r) Mali konularda üst yönetici tarafından verilen diğer görevleri yapmak, s) Üst yönetici tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. Müdürlükler MADDE 7- Başkanlık, a) Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü b) Bütçe ve Performans Programı Şube Müdürlüğü c) İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü d) Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü e) Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü f) Projeler Şube Müdürlüğü g) Rektörlük Tahakkuk İşlemleri Şube Müdürlüğü olmak üzere 7 (yedi ) müdürlükten oluşur

5 Fonksiyonel Teşkilat Şeması, Görev Tanımları, Görev Dağılımları Çizelgesi ve İşlem Süreçleri MADDE 8- Başkanlığın fonksiyonel teşkilat şeması, Ek-1 deki gibi belirlenmiştir. Yapılan işlere göre ayrıntılı olarak tasnifi yapılmış Görev Tanımı Formları Ek-2 de gösterilmiştir. Birimler, görev adı, asıl ve yedek birim sorumlusu ile asıl ve yedek görevlilerin yer aldığı Görev Dağılım Çizelgesi Ek-3 te gösterilmiştir. Yapılan tüm işlemlerin yer aldığı İşlem Süreçleri Ek-4'te gösterilmiştir. Görev Dağılım Çizelgesinin Başkan onayı ile yenilenmesi suretiyle personelin görevlerinde ve birimlerinde değişiklik yapılabilir. Bu durum birimlere ve ilgili personele yazıyla duyurulur. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Birimler ve Görevleri Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü MADDE 9- Söz konusu Şube Müdürlüğü 1 ve 2 No.lu Servis olarak ikiye ayrılmış olup görevleri aşağıda belirtilmiştir. 1 No.lu Servisin Görevleri: a) Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği kapsamında muhasebe kayıtlarının kontrol edilmesi gerekirse düzeltme kayıtları yapmak, b) Ay ve yılsonu işlemlerinin gerçekleştirilmesi ile yılsonu devir kayıtları yapmak, c) Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin yapmış olduğu tahsilatlar ile defter ve belgelerinin kontrolünü yapmak, d) Teminatlara ait işlemleri (kayıt iade vb.) yapmak, - 5 -

6 e) Onaylanmış ödeme emirlerinin yevmiye sırasına göre sıralanmasını ve arşivlenmesini yapmak, f) Hazine Müsteşarlığı nakit taleplerinin sisteme girilmesi işlemlerini yapmak, g) Üniversiteye ait yıllık genel Yönetim Dönemi Hesabı ile Kesin Hesabı hazırlamak, h) Üniversitenin Muhtasar ve KDV Beyannamelerini düzenleyerek tahakkuk ettirmek, ı) Muhasebe otomasyon sistemlerine ait (KBS, TKYS, HYS vb.) olan ve Başkanlığın yetkisinde bulanan şifre verme işlemlerini yapmak, i) Taşınır Kesin Hesabı ve Taşınır Kesin Hesap İcmal Cetvellerini hazırlanmak, j) Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin muhasebe kayıtlarını gerçekleştirmek, k) Mali yıl başından önce, harcama birimlerini ve bunlara bağlı ambarların açık adreslerini ve taşınır kayıt kontrol yetkililerinin bilgileri ile Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştay a Verilemesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhesebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esasların 5. maddesi uyarınca istenilen bilgileri Sayıştay'a göndermek, l) Ödeme emirlerindeki TİF'ler ile bunlara ait muhasebe kayıtlarının kontrol işlemlerini yapmak, m) Personel Dairesi Başkanlığından gelen personele ilişkin atama, intibak, terfi v.b bilgilerin Say 2000i sistemine işlemek, n) Maaşların hesaplanmasıyla ilgili işlemler ile keseneklerin SGK ya gönderilmesi işlemlerini yapmak, o) Birime intikal etmiş olan kişi borçlarının Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak yazışma, tebliğ, kayıt ve tahsilat işlemlerini yapmak, ö) Üniversitemiz personellerinin kayıtlı olduğu sendika adına maaşlarından yapılan kesintiyi ilgili sendika hesaplarına, kefalete tabi personellerden kesilen kefalet kesintilerinin Kefalet Sandığı Başkanlığına, icra kesintisi yapılan personellerden kesinti yapılan tutarların ilgili icra dairelerine ödenmesi işlemlerini yapmak, p) Açılmış bulunan avans ve kredilerin takip işlemlerini yapmak, - 6 -

7 r) Tahakkuka bağlanmış bulunan alacakların kayıt ve diğer işlemlerini gerçekleştirmek, s) Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Birimi 2 No.lu Servis tarafından incelenmiş evraklarının onay işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve onaylanmış evraklara ilişkin gönderme emri teslim tutanağının tanzim edilmesi ve bankaya gönderilmesi işlemlerini yapmak, ş) Günlük banka hareketliklerinin takibi ve muhasebeleştirilmesi işlemlerini yapmak, t) Bütçe ve Performans Programı Biriminden gelen ödenek gönderme tutarlarının sistemden onaylanması işlemlerini yapmak, u) Harcama birimlerinden gelen işyeri tescil değişikliği formlarının SGK'ya gönderilmesi işlemlerini yapmak. 2 No.lu Servisin Görevleri: a) Doğrudan temin kapsamındaki, mal, hizmet ve yapım işlerine ait ödeme emri ve eki belgelerin incelenmesi işlemlerini gerçekleştirmek, işlem numarası almak, b) İdari görev ödeneği, geliştirme ödeneği, sosyal hak ve yardımlar, jüri ödemeleri, usta öğreticiler, kısmi zamanlı öğrenciler, arazi tazminatları, fazla mesailer, yabancı uyruklu öğretim üyelerinin maaşları vb. personel ödemelerine ait ödeme emri ve eki belgelerinin incelenmesi işlemlerini gerçekleştirmek, işlem numarası almak, c) SGK giderlerine ait ödeme emri belgelerinin incelenmesi işlemlerini gerçekleştirmek, işlem numarası almak, d) Fakülte/Enstitü ve Yüksekokullardan gelen ekders ve fazla mesai ödemelerine ait ödeme emri ve eki belgelerinin incelenmesi işlemlerini gerçekleştirmek, işlem numarası almak, e) Tüm harcama birimlerinden gelen avans ve kredilere ait muhasebe işlem fişleri ve eklerinin incelenmesi işlemlerini gerçekleştirmek, işlem numarası almak, f) Mal, hizmet ve yapım işlerine ait hakedişe bağlanmış bulunan ödeme emri ve eki belgelerinin incelenmesi işlemlerini gerçekleştirmek, işlem numarası almak, g) Hakedişe bağlanmış bulunan işlere ait taahhüt kartı oluşturmak ve bunlara ait muhasebe kayıtlarını yapmak, h) Tüm harcama birimlerinden gelen yolluk harcamalarına ait ödeme emri ve eki belgelerinin incelenmesi işlemlerini gerçekleştirmek, işlem numarası almak, - 7 -

8 ı) Elektrik, su, doğalgaz, telefon, gazete ilanları vb. işlere ait ödeme emri ve eki belgelerinin incelenmesi işlemlerini gerçekleştirmek, işlem numarası almak, i) TÜBİTAK, SANTEZ, Bilimsel Araştırma Projeleri, Erasmus, Farabi vb. projelerin ödemelerine ilişkin belgelerinin tetkiki, muhasebe kayıtlarının tutulması, say 2000i sistemine girilmesi ve ödeme sonrası işlemlerini gerçekleştirmek, işlem numarası almak, Bütçe ve Performans Programı Şube Müdürlüğü MADDE 10- Bütçe ve Performans Programı Şube Müdürlüğünün Görevleri; a) Performans programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlamak, b) Bütçeyi hazırlamak, c) Ayrıntılı finansman programını hazırlamak, d) Bütçe işlemlerini gerçekleştirmek ve kayıtlarını tutmak, e) Ödenek gönderme belgesi düzenlemek, f) Gelirlerin tahakkuku ile gelir ve alacakların takip işlemlerini yürütmek, g) Yatırım programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlamak, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak, h) Kurumsal mali durum ve beklentiler raporunu hazırlamak, ı) Bütçe uygulama sonuçlarını raporlamak, sorunları önleyici ve etkililiği artırıcı tedbirler üretmek, i) İdare faaliyetlerinin stratejik plan, performans programı ve bütçeye uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek. j) İdarenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek, k) İdarenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak, l) İdarenin ve/veya birimlerin belirlenen performans ve kalite ölçütlerine uyumunu değerlendirerek üst yöneticiye sunmak, - 8 -

9 İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü MADDE 11- İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğünün Görevleri; a) İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konusunda çalışmalar yapmak, b) İdarenin görev alanına ilişkin konularda standartlar hazırlamak, c) Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Ön Malî Kontrol Yönergesinde belirtilen iş ve işlemleri yapmak. Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü MADDE 12- Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğünün Görevleri; a) Stratejik planlama çalışmalarını koordine etmek ve destek hizmetlerini vermek, b) Kurum faaliyet raporlarını hazırlamak, c) İdarenin misyonunun belirlenmesi çalışmalarını yürütmek, d) İdarenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, e) Yeni hizmet fırsatlarını belirlemek, etkililik ve verimliliği önleyen tehditlere tedbirler almak, f) Kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve yararlanıcı memnuniyetini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak, g) İdarenin üstünlük ve zayıflıklarını tespit etmek, h) İdarenin görev alanıyla ilgili araştırma-geliştirme faaliyetlerini yürütmek, ı) İdare faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek. i) Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri varsa ilgili birimlerle işbirliği içinde yerine getirmek, j) Yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesi çalışmalarını yürütmek, k) İstatistikî kayıt ve kalite kontrol işlemlerini yapmak, l) Başkanlığın internet sitesinin düzenlenmesi ve güncellenmesi işlemlerini yapmak. m) Başkanlığın gelen ve giden evrak kayıt işlemlerini yürütmek, - 9 -

10 n)başkanlık bünyesindeki evrakları standart dosya planına göre dosyalamak ve arşivlemek, o) Başkanlığın mal ve malzeme ihtiyaçlarının karşılanmasına ilişkin işlemleri yürütmek, ö) Başkanlık bünyesindeki demirbaş eşyanın kaydını tutmak, p) Başkanlık bünyesindeki personel özlük işlerine ait yazışmaları yapmak. Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü MADDE 13- Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünün görevleri; Üniversitemize bağlı birimlerin 2547 sayılı Kanunun 58. Maddesine göre döner sermaye kapsamındaki işlemlerinin yapılması, Projeler Şube Müdürlüğü MADDE 14- Projeler Şube Müdürlüğünün Görevleri; a) Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Hazırlama Değerlendirme ve Uygulama Yönergesi uyarınca desteklenen projelere ait işlemlerin yapılması, b) TÜBİTAK destekli projelere ait işlemlerin yapılması, c) Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı destekli projelere ait işlemlerin yapılması, d) Bursa, Eskişehir, Bilecik Kalkınma Ajansı Destekli Projelere ait işlemlerin yapılması, Rektörlük Tahakkuk İşlemleri Şube Müdürlüğü MADDE 15- Rektörlük Tahakkuk İşlemleri Şube Müdürlüğünün Görevleri; a) Rektörlük (Özel kalem), Genel Sekreterlik ve Daire Başkanlıklarının maaş, yolluk, SGK Prim harcamalarına ait ödeme belgelerinin hazırlanması işlemlerini yapmak, b) 2547 sayılı Kanun uyarınca yurtdışına YÖK bursuyla gönderilen öğretim elemanlarının harcamalarına ait ödeme belgelerinin hazırlanması işlemlerini yapmak, c) Maaş, ek ders, yolluk, promosyon v.b ödemelere ilişkin bankaya mail atılması ve bu konularla ilgili bankayla yazışma işlemlerini gerçekleştirmek, d) SGK kurum alacaklarına ait işlemleri (ek karşılıklar, makam tazminatı vb. ödemeler) yürütmek

11 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Sorumluluklar MADDE 16- Başkanlık görev alanına giren iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi ve bu kapsamda kendi yöneticilerinin bilmesi gereken konuları yöneticisine bildirme sorumluluğu tüm personele aittir. Başkan ve birim sorumluları; idari ve mali işlemlere ilişkin faaliyetlerin mevzuata ve Başkanlıkça belirlenen ilke ve prensiplere uygun bir şekilde yerine getirilmesinden, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından, sorumludur. İzleme MADDE 17- Başkanlık birimlerinin operasyonel planda yer alan çalışmalarının değerlendirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması amacıyla, Başkan ve birim sorumluları katılımı ile ayda en az bir defa olmak üzere düzenli toplantılar yapılır. Bu toplantılarda birimlerin faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilir. Değerlendirme sonuçları toplantı tutanağı ile kayda alınır ve ilgili personele e-posta yoluyla duyurulur. Sekreterya hizmetleri Daire Başkanı Sekreteri tarafından yürütülür. Eğitim MADDE 18- Başkanlık personeline bilgi, beceri ve donanımlarını artırmak amacıyla Başkanlık görev alanı ile ilgili olmak üzere yılda en az on (10) saat eğitim programı düzenlenir. Başkanlığın görev alanıyla ilgili resmi kurum ve kuruluşlarca düzenlenen eğitimlere konuyla ilgili en az bir personelin katılımı sağlanır. Yürürlük MADDE 19- Bu Yönerge Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Senatosu'nca da kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 20- Bu Yönerge hükümleri Üst Yönetici tarafından yürütülür. Üniversitemiz Senatosu'nun, tarihli ve 101 sayılı kararı ile kabul edilmiştir

12 Ekler : Ek 1: Fonksiyonel Teşkilat Şeması Ek 2: Görev Tanımı Formları Ek 3: Görev Dağılım Çizelgeleri Ek 4: İşlem Süreçleri