Mekanı oluşturan tüm boyutlara yaratıcı çözümler. ASPEN, ERP Projesi Başarı Öyküsü

Transkript

1 ASPEN, ERP Projesi Başarı Öyküsü 1989'dan beri Türk Yapı Sektörüne modern mimarinin gereklilikleri olan malzeme ve uygulama yöntemlerini başarıyla sunan Aspen Yapı ve Zemin A.Ş., büyümesini sürdürerek sektördeki lider marka konumunu güçlendiriyor. Mekânı oluşturan tüm alanlar için en kaliteli ve yenilikçi çözümleri sunma felsefesine sahip olan ve bu sayede sektördeki öncülüğünü koruyan ASPEN; tavan ve zemin ürünleriyle mekânları biçimlendirirken, estetiğin ve fonksiyonelliğin göze çarptığı bölme duvar sistemleriyle de yapılarda yaşam kalitesini maksimum düzeye çıkarıyor. Asma tavan, Bölme duvar ve Zemin sistemleri olarak 3 ana başlık altında yer alan ASPEN ürünleri, adeta sınırları zorlayan ürün seçenekleriyle de her türden ihtiyaç ve beklentiye cevap veriyor. Dünya yapı sektörünün dev markalarıyla yapılmış distribütörlük anlaşmalarından beslenen bu ürün yelpazesi, sektör profesyonellerine yüzlerce farklı kombinasyon oluşturma olanağını sunuyor. ASPEN Yapı ve Zemin Sistemlerinin alanında lider ve takip edilen bir marka konumuna gelmesinde; kalite, istikrar, teknoloji ve yenilikçilik gibi şirket ruhunu net biçimde temsil eden kavramların rolü çok büyüktür. ASPEN'in yaşam ve çalışma alanlarına keyif katan çözümlerinin üretimi de kuşkusuz en son teknolojinin uzman üretim gücü ile birleştiği sektöre örnek teşkil eden üç farklı ASPEN entegre üretim tesisinde gerçekleştiriliyor. Bu özel üretim tesisleri ise; Eskişehir Metal Asma Tavan Üretim tesisi ve Sakarya Bölme Duvar ve Yükseltilmiş Döşeme Üretim tesisi... Yapı sektörü için değer üreten bu üç fabrikada yüksek teknoloji kullanılarak yapılan sertifikalı yurt içi üretim süreci, hammadde girişinden bitmiş ürünün çıkışına kadar bilgisayarların etkin olduğu bir sistemle takip ediliyor. 1989'dan beri Türk Yapı Sektörüne modern mimarinin gereklilikleri olan malzeme ve uygulama yöntemlerini sunan Aspen Yapı ve Zemin A.Ş., günden güne gücünü artırarak sektördeki lider marka konumunu güçlendiriyor. Mekanı oluşturan tüm boyutlara yaratıcı çözümler

2 Aspen Genel Müdürü Sn. Ertuğrul Gündoğdu, Aspen in Mikro Yazılımevi'nin my e-rp sistemine geçiş sürecinin detaylarını anlatıyor: Asma tavan, Bölme duvar ve Zemin sistemleri olarak 3 ana başlık altında topladığımız ASPEN ürünleri, dünya yapı sektörünün dev markalarıyla yapılmış distribütörlük anlaşmalarından beslenen ürün yelpazesi sayesinde yüzlerce farklı kombinasyon oluşturma imkanı sunuyor. ASPEN, yapılan distribütörlük anlaşmalarının yanı sıra, kendi ürünlerini de kalite standartlarından vazgeçmeden üç farklı lokasyonda üretebilen, üstün teknolojik ekipmanlar ile donatılmış entegre üretim tesislerine sahiptir. Bu kadar geniş bir ürün yelpazesinin ve birbirinden farklı lokasyonlarda gerçekleşen operasyonel süreçlerin etkin yönetilmesi firmamızın başarı ile yoluna devam edebilmesi için ciddi anlamda önem taşıyordu. Kullandığımız DOS tabanlı muhasebesel özelliklere sahip paket program artık ihtiyaçlarımızı karşılayamaz bir durum almıştı. İlgili program yüzünden, süreçlerimizi entegre bir şekilde yönetemez, üretim planlama ve maliyet muhasebesi ile ilgili kavramlar için farklı çözümlere ihtiyaç duyar durumdaydık. Bu noktada her geçen gün artan iş hacmimize bağlı olarak büyüyen firmamızın, etkin bir ERP sistemine ve iş süreçlerimizi kalite standartlarından uzaklaşmadan yönetebileceğimiz bir yazılıma ihtiyacı olduğuna yönetim olarak karar verdik. Neden MİKRO? MİKRO nun sağladığı avantajlar nelerdir? Neden Mikro? Çünkü Mikro da her şey online ve entegre çalışmaktadır. Bu, özellikle büyük çaplı firmalar için oldukça kritik bir noktadır. Böylece, bilgilerin hemen görüntülenip, değerlendirme yapılabilmesi ve maliyet muhasebesinin düzgün, kusursuz, doğru şekilde ilerleyerek %100 hatasız işlemesi öngörülmektedir. Mikro nun kullanıcılara sağladığı en önemli avantajlarından biri, son derece kapsamlı olan raporlama özelliğidir. Alınan raporlar istenilen şekillerde görüntülenebilmektedir. Raporlar, firmamız açısından son derece önem taşımaktadır ve Mikro dan bu konuda hızlıca ve etkili cevap alabilmekten çok memnunuz. Özellikle ülkemizde sektöründe başarılı olmuş ve pazarında kullanım oranı yüksek olan yazılım firmaları ile görüşmelerimiz oldu. Türkiye de daha önceki yıllarda başarı ile gerçekleştirilmiş, ERP projelerinin pek çoğu yabancı yazılım firmalarına aitti. Bizler ise bu süreçte kesinlikle yerli bir yazılım çözümü arayışındaydık. O dönemler yerli yazılım firmalarının geleneksel muhasebe programlarından, ERP yazılımlarına geçiş gerçekleştirdikleri bir dönemdi. Uzun bir süre gerçekleştirilen görüşmeler ve araştırmalar sonucunda MİKRO nun diğer yerli yazılım firmalarına göre, bu geçiş sürecinde daha önde ve başarılı olduğunu ve bizim firmamızın iş süreçlerine en uygun ERP yazılımı olduğuna karar verdik ve tercihimizi MİKRO, my e-rp den yana kullandık yılında MİKRO ERP projemizin eğitimlerine start verdik. İlk öncelikli hedefimiz merkez ofisimizde gerçekleştirilen; satış, satın alma, finans, ithalat, ihracat ve muhasebe süreçlerini devreye almak oldu. Tabii bu çalışmalar gerçekleştirilirken, yapılan değişikliklerin üretim ve maliyet muhasebesine hizmet edecek şekilde kurgulanması MİKRO proje ekibinin danışmanlık hizmetleri sayesinde sağlandı. Özellikle her geçen gün büyüyen firmamızın, paralel olarak giderleri de artmaktaydı. Departmanlar ve gider çeşitleri bazında önümüzü görebileceğimiz, ihtiyaçlar doğrultusunda mukayeseler yapabileceğimiz raporlara ve analizlere de önemli derecede ihtiyacımız vardı. Eğitimlerimiz esnasında../..

3 Mikro ERP Projesi çözüm odaklıdır. Gerçekleşen eğitimler, bir ERP yazılımının özelliklerinin anlatılmasının ve kullanıcı personele öğretilmesinin yanı sıra, firmamızın ihtiyaçları doğrultusunda değişmesi gereken iş süreçlerine ve alt yapısal düzenlemelere gidilmesine de olanaklar sağladı. Bu geçiş projesi sayesinde arapsaçına dönmüş noktalar, sorunları yaptıkları işlerden büyük olan operasyonlar, yeni bir ERP disiplini çerçevesinde kendilerine yeniden yeni bir hayat buldular. Yıllardan beri gelmiş takibi ve değiştirilmesi zor olan süreçler bu sayede baştan aşağıya yenilenerek, problem olmak yerine fayda sağlar hale getirildi. bu tarz ihtiyaçlarımıza bağlı gelişen sorunlar ile ilgili Mikro Proje ekibinin önerdiği yenilikleri de değerlendirerek etkin bir Masraf yönetimi sistemi de oluşturduk. Bu sayede giderlerimizi istediğimiz şekilde analiz edip, büyüme adına önemli kararlar verebilme yeteneğine de sahip olduk. Gerçekleşen eğitimler, bir ERP yazılımının özelliklerinin anlatılmasının ve kullanıcı personele öğretilmesinin yanı sıra, firmamızın ihtiyaçları doğrultusunda değişmesi gereken iş süreçlerine ve alt yapısal düzenlemelere gidilmesine de olanaklar sağladı. Bu geçiş projesi sayesinde çok karmaşıklaşmış noktalar, sorunları yaptıkları işlerden büyük olan operasyonlar, yeni bir ERP disiplini çerçevesinde kendilerine yeniden bir hayat buldular. Yıllardan beri gelmiş, takibi ve değiştirilmesi zor olan süreçler bu sayede baştan aşağıya yenilenerek, problem olmak yerine fayda sağlar hale getirildi yılının 11. ayında merkez ofiste başlayan ön eğitimler ve alt yapısal çalışmalar tarihinde yaklaşık 2 aylık bir zaman diliminde başarılı ve programlı bir şekilde ilk faz odağında sonlandırıldı. Firmamız tarihinde MİKRO my e-rp yi kullanmaya başladı. Merkez ofiste verilen start sonrasında sırası ile yaklaşık altı aylık dönemde Bölme Duvar Üretim Tesisi ve Eskişehir Metal Asma Tavan Üretim tesislerinde de MİKRO my e-rp kullanımı hayata geçirildi yılında Targa Yükseltilmiş Döşeme Üretim tesisini Sakarya da devreye alan ASPEN bu organizasyon içinde uygun ERP yazılımının MİKRO olduğuna karar vererek, tercihini bir kez daha MİKRO dan yana kullandı.

4 Mikro ile birlikte emin adımlarla başarıya yürürken hangi süreçlerden geçildi? ERP projelerinin başarılı olabilmesi için tüm birimlerin üzerlerine düştüğü kadar projeye destek vermesi ve katma değerde bulunması olmaz ise olmaz konuların en başında geliyor. Giriş noktalarının firmanın organizasyon yapısına göre dağıtılması ve her birim tarafından kullanılıyor olması çok önemlidir. Bu bilincin farkında olan şirketimiz ve MİKRO, öncelikle ortak bir şekilde etkin bir proje planı hazırlayarak ve bu planı tüm şirket çalışanlarına başarılı bir şekilde duyurarak çalışmalara başladı. Programa karar vermemiz 2004 yılının 10. ayının sonunda gerçekleşti. Bu doğrultuda öncelikli hedefimiz yeni yılda te Mikro ile başlamaktı. Önümüzde 2 ay gibi kısa bir zaman dilimi vardı. Bu dar zamanın bilincinde olan firmamız ve Mikro proje ekibi ile beraber gerçekleştirdiğimiz eğitim planları çerçevesinde, merkez ofisimizde eğitimlere başladık. Etkin ve planlı proje çalışmaları sayesinde, kısıtlı olan zaman dilimi verimli bir şekilde kullanıldı. Bir yandan eğitimler devam ederken, diğer yandan firmamız tarafından MİKRO my e-rp projesinde omuz omuza çalışabilmesi için oluşturulan ASPEN proje ekibi ile Mikro proje ekibi alt yapısal çalışmaları da gerçekleştirdiler. Eğitimler ile beraber yeni hesap planı, masraf kartları, stok kartları, cari hesap kartları vs. gibi pek çok bilgi de yeni baştan derlenerek, oluşturuldu. Bu noktada MİKRO programlarının, dış ortamlardan excel vb. gibi programlardan sağladığı güvenilir, hızlı ve kolay veri alışverişi işlemlerimizde zaman kazanarak, hızlanmamızı sağladı. Parametrik yapıların oluşturulması, iş süreçlerinin gözden geçirilmesi, program üzerinde yapılması gereken değişikliklerin MİKRO yazılım ekibi tarafından da hızlı ve güvenilir bir şekilde gerçekleşmesi bizlere büyük avantajlar sağladı. Bu sayede iki ay gibi kısa bir zaman diliminde, hedeflenen tarihte MİKRO my e-rp sistemine sorunsuz bir şekilde geçmemiz tamamlandı. Bu aşamada öncelikle hedeflerimizi tekrar gözden geçirdik. İşimizin zor ve ciddi zaman alabilecek süreçlerini merkez ofis çalışmalarında gerçekleştirmiştik. Artık stok ve cari bilgileri gibi kart bilgilerinin yanı sıra ambar, sorumluluk merkezleri vs. gibi alt yapısal özellikler de tanımlı haldeydi. Programın pek çok noktasının kullanım özellikleri anlatılmış ve kullanıcılar tarafından kullanılır bir durumdaydı. Üretim proseslerinin devreye alınması için iş istasyonları, operasyonlar ve reçetelerin tanımlanması gerekiyordu. Projemizin birinci fazı olan ticari modülün, MRPII alt yapısına da olanak sağlayacak şekilde tasarlanması ve devreye alınması sağlanmıştı. Artık ikinci faz olan üretim yani MRPII nin de aktif edilmesine geçilebilirdi.

5 Mikro ile üretim süreçlerinde otomasyona geçiş aşamasında hiç zorlanmadık. Üretim yapılan iki farklı lokasyona sahiptik, bunlardan Bölme Duvar Üretim tesisi ile projemizin ikinci fazına başlamaya karar verdik. Fakat bu çalışmalar Eskişehir de bulunan Metal Asma Tavan Üretim tesislerimiz ile beraber paralel yol alacaktı. 1 ay gibi kısa bir sürede reçete ve benzeri kayıtların girişlerini gerçekleştirdik, bir yandan da program ile ilgili detaylı eğitimler aldık tarihinde Bölme Duvar Üretim tesisimizde de MİKRO my e-rp kullanılır, merkez ofisten girilen siparişler iş emirlerine dönüşerek üretilir ve maliyet muhasebesi ve stok yönetimi ile ilgili kayıtlar da oluşur hale gelmişti. Bu aşamadan sonra zaten çalışmalarına başlamış olduğumuz Eskişehir Metal Asma Tavan Üretim tesislerimizdeki çalışmalarımıza da hız verdik ve yaklaşık bir buçuk aylık bir zaman diliminde Eskişehir üretim tesisimizi de Mikro kullanır vaziyette ERP projemize dahil etmeyi başarabildik. Bu sayede artık farklı şehirlerde ve mesafelerde bulunan tesislerimiz ile merkez ofisimizi birbirlerine bağlamayı başarabildik. Satış, satın alma, finans ve maliye gibi operasyonların yapıldığı merkez ofisimiz ile üretim proseslerinin gerçekleştirildiği ve müşteri sevkiyatlarının yapıldığı üretim tesislerimiz artık aynı platform üzerinde ortak bir ERP yazılımı kullanır durumdaydı. Mikro ERP sayesinde, Merkez ofisimiz ile üretim proseslerinin gerçekleştirildiği ve müşteri sevkiyatlarının yapıldığı üretim tesislerimiz artık aynı platform üzerinde ortak bir ERP yazılımı kullanabilmektedir. Bizlere de bu sistemin getirdiği üstünlüklerden ve yeniliklerden, etkin bir şekilde faydalanmak ve başarı ile gidilen bu yolda, rakiplerimize üstünlük sağlayabilecek analizlerin sonuçlarını almak kalmıştı. Yönetici Yorumu Mikro, küçükten büyüğe, gelişmekte olan her firmaya cevap verebilir. Ancak, biz yıllardır Mikro kullanıcısı olarak, özellikle, üretim yapan ve maliyet muhasebesi kullanan tüm firmalara Mikro yu öneririz. Başarı talep ediyorsanız, başaran firmaların yolundan gidilmeli, var olan örnekleri kullanmak gerekmektedir. Sn. Ertuğrul GÜNDOĞDU Aspen Genel Md. Aspen Yapı ve Zemin uygulamalarından örnekler