ODTÜ KKK Staj Yönetim Sistemi

Transkript

1 ODTÜ KKK Staj Yönetim Sistemi Özet Bu belge, ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Mühendislik Programları öğrencilerinin zorunlu staj süreçlerinin elektronik ortamda yürütülmesi, izlenmesi ve onaylanması için hazırlanacak yazılımın kapsam ve teknik özelliklerini belirtmektedir. Staj Yönetim Sistemi Kullanıcıları Staj yönetim sisteminin aşağıdaki kişiler tarafından kullanılması öngörülmektedir: Öğrenciler Staj Koordinatörleri Öğretim Elemanları Öğrenci İşleri Müdürlüğü Elemanları Staj Yapılan Kuruluşlar Staj Yönetim Sistemi Süreci Staj yönetim sistemi giriş sayfasında öğrencinin staj süreci hakkındaki tüm detaylara erişebilmesi gerekmektedir. Bu bilgilerin genel olarak şunları içermesi öngörülmektedir: Stajın amaç ve içeriği, staj yapılabilecek kuruluşlarda sağlanması gereken şartlar, stajda yapılan çalışmaların özetlenip anlatılacağı staj raporunun yazım kuralları ve formatı ile ilgili bilgiler, staj sürecinde işlem görecek staj başvuru dilekçesi, staj kabul yazısı. Stajyer değerlendirme formunu içeren Staj Yönergesi ne öğrenci bu aşamada erişebilmeli (Staj Yönergesi program bazında farklılıklar gösterebilir); Geçmişte staj yapmaya uygun bulunan kuruluşların listesi ve bu kuruluşların iletişim bilgileri; Programların ilan edecekleri staj kontenjan bilgileri; Staj yönetim sistemi hakkında genel bilgiler. Aşağıdaki bölümler detaylı olarak staj sürecini anlatmaktadır. Ögrenci Bilgilerinin Girilmesi Öğrencinin staj sürecini başlatabilmesi için öncelikle sisteme giriş yapması (ODTÜ kullanıcı adı ve şifresi ile login ekranları, ögrenci, staj koordinatörü ve öğretim elemanları için, ODTÜ KKK Bilişim Teknolojileri Müdürlüğü tarafından hazırlanacak) gerekmektedir. Ogrencinin başvuruda bulunacağı kuruluş eğer öğrenciden resmi bir başvuru belgesi istiyorsa o zaman ogrenci sistem yardımı ile otomatik olarak Form A'nın çıktısını alabilmelidir. Bu form daha sonra ogrenci tarafindan staj kordinatörüne onaylatılıp kuruluşa gönderilecekir. Ogrencinin staj yapmak istediği kuruluş üniversiteden onaylı yazılı başvuru belgesi istemiyor, başvuruları kendi web sayfası üzerinden kabul ediyorsa Form A işlem görmeyecek ve öğrenci doğrudan Form B nin oluşması

2 için gereken bilgileri sisteme girecektir. Form B'deki bazı bilgiler öğrenci işlerinde kayıtlı olduğu için, bu bilgileri staj yönetimi sisteminin ögrenci işlerinin sisteminden otomatik olarak alması beklenmektedir. Bazı bilgileri ögrencinin güvenlik açısından değiştirememesi gerekmektedir, örneğin, ögrenci numarası, adı, programı, kaçıncı sınıf statüsünde olduğu v.b. gibi bilgiler. Fakat bazı bilgilerin de öğrenci tarafından özellikle sisteme girilmesi gerekmektedir, örneğin, staj yeri, başlama tarihi v.b. bilgiler. Bu aşamada önemli olan staj süreci için gerekli görülen tüm bilgilerin alınmasıdır. Kuruluş Onayının Alınması Öğrencinin staj yapmak için başvuruda bulunduğu kuruluştan onay alması gerekmektedir. Kuruluşunun onayı, yapabiliyorsa sistem üzerinden, yapamıyorsa da kağıda basılı olarak aşağıdaki gibi vermesi gerekmektedir. Kuruluşa staj yönetim sistemine giriş yaparak onay vermede kullanacağı kullanıcı adı ve şifresinin sistem üzerinden elektronik posta yolu ile gönderilmesi gerekmektedir. Kuruluş ile temas için öğrencinin bir önceki safhada verdiği bilgiler kullanılacaktır. Kuruluşun sistem üzerinden onay verirken Form C'deki bilgileri girmesi gerekmektedir. Kuruluşun Staj Yönetim Sistemini kullanmak istememesi durumunda öğrencinin kuruluşa Form C'yi ulaştırması gerekecektir. Kuruluş daha sonra Form C'yi onaylayıp, posta yolu ile ögrenciye gönderecek, ögrenci de bu formu elden staj kordinatörüne teslim edecektir. Staj kordinatörü bu formu tarayıp sisteme yükleyecektir. Form C'deki bilgiler staj kordinatörüne ulaştığında, kordinatör bilgiler ışıgında sistem üzerinden kuruluşun staj yapmaya uygunluğunu onaylayacak ya da reddecektir. Önerilen staj yeri reddedilmişse, öğrencinin tekrardan başka bir kuruluş araması ve yukarıda yazılan aşamalardan tekrar geçmesi gerekecektir. Staj kordinatörü kuruluşu onaylamıyorsa öğrencinin bir sonraki aşamaya erişebilmesi gerekmektedir. Sigorta İşlemlerinin Yapılması Kuruluşları onaylanan ögrencilerin, daha sonra Öğrenci İşleri Müdürlüğü aracılığı ile staj sigortası işlemlerinin yaptırılması gerekmektedir. TC uyruklu öğrencilerin Form E yi doldurup öğrenci işlerine elden teslim etmeleri gerekmektedir. Bu aşama için öğrenci işlerinin sistem üzerinden hangi öğrencilerin staj yerlerinin onaylandığını görebilmesi gerekmektedir. Daha sonra sisteme ögrencilerin sigorta poliçelerini yükleyebilmesi gerekmektedir. Stajerden Sorumlu Kişinin Bilgilerinin Girilmesi Öğrenci staja başladıktan sonra sisteme girip kuruluşta kendisinden sorumlu kişinin bilgilerini ve staj karnesinin kuruluşda stajyerden sorumlu olan mühendis tarafından nasil teslim edileceğini belirlemesi (staj yönetim sisteminde elektronik olarak mı yoksa posta ile mi) gerekmektedir. Bunun için sistem tarafından öğrenciye hatırlatıcı bilgi gönderilmesi gerekmektedir. Bu bilgiler bir sonraki safhada staj karnesini kimin tamamlayacağını belirlemek için gerekmektedir.

3 Staj Karnesinin Girilmesi Öğrenci stajını tamamladıktan sonra kuruluşta stajyerin çalışmalarını değerlendiren sorumlu mühendis tarafından staj karnesinin girilmesi gerekmektedir. Staj karnesinin yine iki şekilde sisteme girilebilmesi gerekmektedir. Öğrencinin bunu bir önceki safhada belirtmiş olması gerekmektedir. Kuruluş sistem uzerinden girebiliyorsa, öğrenciden sorumlu kişiye elektronik posta yolu ile sisteme giriş (güvenlik) bilgilerinin gönderilmesi gerekmektedir. Daha sonra kuruluş temsilcisinin sisteme girip, Form D'yi doldurması gerekmektedir. Karne kağıda basılı olarak verilecekse öğrenci sistem uzerinde Form D'ye erişip fotoğrafını form uzerine elektronik olarak yapistiracak, formu dolduracak ve staja gitmeden önce staj koordinatörüne mühürletip onaylatacaktır. Öğrenci, daha sonra bu formu staj yapacağı kuruluşta kendisinden sorumlu olan mühendise ulaştıracaktır. Kuruluşun bu formu doldurup, öğrenci aracılığıyla ya da posta ile staj kordinatörüne kapalı zarf'ta ulaştırması gerekmektedir. Staj kordinatörü daha sonra formu taratıp sisteme yükleyecektir. Staj Günlük Çalışma konularını gösteren İş Özeti Formunun/ Staj Günlüğü Defterinin Sisteme Girilmesi Öğrencinin stajını tamamladıktan sonra Akademik Kurul tarafından belirlenen son teslim tarihine kadar günlük çalışma özet formunu / günlük defterini sisteme elektronik olarak yükleyebilmesi gerekmektedir. Paralel olarak öğrenci kuruluş sorumlusunun imzasını, kuruluşun resmi mührünü ve kendi imzasıni taşıyan dökümanın basılı halini staj kordinatörüne teslim edecektir. Staj Raporunun Değerlendirilmesi Staj kordinatörünün, Akademik Kurul tarafından belirlenen son teslim tarihinden sonra tüm raporlara system üzerinden erişebilmesi gerekmektedir. Staj kordinatörü ilk değerlendirme sonucunda ögrencinin raporunu kabul edilebilir buluyorsa, o program içerisindeki öğretim elemanlarına değerlendirme için sistem üzerinden staj raporlarının dağıtımını yapabilmelidir. Staj kordinatörü raporu kabul etmiyorsa öğrenciden raporu sisteme tekrar girmesini talep edebilmelidir. Öğretim elemanları da staj raporunu değerlendirdikten sonra ögrencinin notunu staj kordinatörüne önerebilmeli veya öğrenciden raporunu tekrar girmesini talep edebilmelidir. Öğretim elemanı veya staj kordinatörü tarafından rapor tekrar talep edildiği zaman ögrenciye detaylı geri bildirim verilmesi gerekmektedir. Bu durumda sistem üzerinden öğrenciye elektronik posta gönderilmesi gerekmektedir. Staj raporunun değerlendirme süreci tamamlandıktan sonra staj kordinatörü öğrencinin nihai notunu sisteme girebilecektir. Bu notların daha sonra öğrenci işlerindeki sisteme yüklenmesi gerekecektir. Genel Sistem Özellikleri Genel olarak staj yönetim sisteminin aşağıdaki özellikleri taşıması beklenmektedir: Sistemin öğrenciye hangi aşamada olduğunu göstermesi gerekmektedir;

4 Sistemin koordinatöre öğrencilerin hangi aşamalarda olduğunu gösterebilmesi gerekmektedir; Geçmişte staj yapılması uygun görülmüş olan kuruluşların detaylı bilgilerini tutabilmesi gerekmektedir; Staj kordinatörlerinin staj kontenjanlarını sistem üzerinden öğrencilere duyurabilmesi gerekmektedir; Öğretim elemanlarının ve koordinatörlerin staj raporları arşivine ulaşabilmesi gerekmektedir; Staj yönetim sisteminin yapılan stajlar hakkında istatistikler sunabilmesi gerekmektedir (örneğin geçen ve kalan öğrenci oranlari, v.b.) Staj yönetim sisteminin iş akışını gösteren şemaya aşağıdaki web sayfasından erişilebilir: Teknik Özellikler Programın Web üzerinde, mevcut diğer sistemlerimiz ile uyumlu olması öngörülmektedir. Bu yüzden aşağıdaki teknolojilerin kullanılması gerekmektedir: PHP MYSQL veritabanı Öğrenci İşleri Bilgi Sistemi ve Kampusta kullanılmakta olan diğer bilgi sistemleri ile veri alışverişi yapabilecek özellikleri barındırmalıdır (Ögrenci İşleri Müdürlüğü ile koordineli çalışılarak yapılacaktır). Deneme Sürümü Bu program öncelikle Bilgisayar ve Makina Mühendisliği Programlarında kullanıma açılacaktır. İşlerliği görüldükten sonra diğer mühendislik programlarının kullanımına da açılacaktır. Tamamlanma Tarihi Bu yönetim programının öğretim yılında kullanılması öngörülmektedir. Bunun için programın Şubat 2013 sonunda kullanıma hazır olması gerekmektedır.

5 FORM A ORTA DOĞU TEKNİK ÜNİVERSİTESİ KUZEY KIBRIS KAMPUSU MIDDLE EAST TECHNICAL UNIVERSITY NORTHERN CYPRUS CAMPUS Mechanical Engineering Program Makina Mühendisliği Programı İlgili Makama, Orta Doğu Teknik Üniversitesi Kuzey Kıbrıs Kampusu Makina Mühendisliği Programı, iyi bir temel mühendislik eğitimi almış; edindiği bilgileri tasarım, üretim ve işletme aşamalarında yetkin bir şekilde kullanabilen mühendisler yetiştirmeyi amaç edinmiştir. Öğrencilerimizin, Üniversitede aldıkları teorik ve pratik bilgi ve becerilerini, Programımızın Staj Yönergesi ne uygun olarak pekiştirmek ve geliştirmek için en az 20 iş günlük, içerikleri aşağıda kısaca özetlenen 2 ayrı stajı sırasıyla yapmaları gerekmektedir. Öğrencilerimizin iş güvenliği sigortaları Üniversitemizce yapılmaktadır. Aşağıda belirtilen öğrencimizin, kuruluşunuzda 2012 yaz aylarında staj yapabilmesi için desteğinizi bekler, göstereceğiniz ilgiye şimdiden teşekkür ederim. Saygılarımla. Staj Yapacak Öğrencinin Adı Soyadı : Numarası : Yapması Gereken Staj : ODTÜ KKK Öğretim Üyesi İsmi Öğretim Üyesi Ünvanı Örnektir: MECH 300 STAJ I Öğrencilerin, birinci stajlarında, gelecekte görev alabilecekleri kuruluşları tanımaları, makine mühendislerin görev ve sorumluluklarının neler olduğunu incelemeleri ve ikinci sınıfta aldıkları imal usulleri ve malzeme bilgisi derslerinde edindikleri bilgilerin uygulamalarını görüp yapmaları amaçlanmaktadır. Öğrenci staj çalışmasında teorik ve pratik bilgilerini pekiştirecektir. İşletmede üretilen ürünler ve ürünlerin imalatında kullanılan imalat yöntemlerini (döküm, talaşlı imalat, kaynak, sıcak ve soğuk şekillendirme, ısıl işlem, boyama, alışılmamış imalat yöntemleri vb.), üretim birimlerinde bulunan makinelerin teknik özelliklerini ve kullanma amaçlarını inceleyecek, en az iki ayrı ürünün yapım resimlerini çizerek, hammaddeden ürün haline gelene kadar geçirdikleri aşamaları izleyip raporlandıracaktır. MECH 400 STAJ II MECH 400 stajı makina imalat sanayi kuruluşlarında, enerji dönüşüm sistemlerinin olduğu yerlerde ya da mühendislik tasarım ve danışmanlık bürolarında yapılabilir. Bu stajda öğrencilerin, iş hayatına atıldıktan sonra çalışacakları muhtemel iş sahalarındaki organizasyon düzenini, öğrenimleri sırasında kazandıkları mühendislik bilgilerinin pratikteki uygulamalarını incelemeleri, işyerinde kullanılan donanım, araç ve sistemlere eleştirisel bir gözle bakıp, sorumlu mühendisler ve yöneticiler ile görüşerek işyeri düzeni ve işleyişi hakkında detaylı bilgi sahibi olmaları, staj yapılan yerdeki yanlış ve doğru uygulamaları ayırt edebilmeleri, eğer varsa hata ve eksiklikleri azaltacak çözüm önerileri geliştirebilmeleri, firmanın kalite yönetim ve kontrol sistemi, maliyet hesaplama yöntemleri, bakım onarım sistemleri, Ar-Ge çalışmaları, yerleşim planlaması ve iş akışı gibi konuları ve yapılan projeleri incelemeleri beklenmektedir.

6 Öğrenci No. Adı Soyadı ODTÜ KUZEY KIBRIS KAMPUSU - MÜHENDİSLİK PROGRAMLARI STAJYER ÖĞRENCİ BİLGİ FORMU-2011 TC/KKTC Kimlik No. Ana Adı Baba Adı Doğum Yeri Doğum Tarihi Nüfusa Kayıtlı Olduğu İl Nüfusa Kayıtlı Olduğu İlçe Cilt No Aile Sıra No. (Hane Kütük) Birey Sıra No. Cüzdan Seri No. Cüzdan Sıra No. Medeni Hal Programı Eğitim Öğretim Yılı Dönemi Staj Başlama Tarihi Staj Bitim Tarihi Staj Yeri Genel Sağlık Sigortası (Var-Yok)* FORM B Tarih:. İmza.. *Genel Sağlık Sigortası, Türkiyede ailenizin üzerinden faydalandığınız SSK, Emekli Sandığı vb. anlamına gelmektedir. Genel Sağlık Sigortası ile ilgili ekteki Beyan ve Taahhütnamenin durmunuza uygun olan formunu imzalamanız gerekmektedir. *TC ve KKTC uyruğu olan çift uyruklu öğrencilerin eğer Türkiyede staj yapacaklar ve aileleri vasıtasıyla Türkiyede mevcut bir Sigorta yararlanma durumları varsa yukarıdaki soruyu Var olarak yanıtlamaları ve Form 1 i doldurmaları, böyle bir yararlanma yoksa yukarıda Yok olarak belirtmeleri ve Form 2 yi doldurmaları gerekir.

7 FORM C Orta Doğu Teknik Üniversitesi Middle East Technical University Kuzey Kıbrıs Kampusu Northern Cyprus Campus YAZ STAJI ONAY FORMU / SUMMER PRACTICE ACCEPTANCE FORM Stajyerin / Trainee Soyadı / Surname: Adı / Name: ID.No / ID. No.: Bölüm / Department: Sınıfı / Academic Year: Staj300 / Staj400 Prac300 / Prac400: Firmanın / Company Adı / Name: Adresi / Address : Tel : Faks / Fax: Stajyerden Sorumlu Kişinin / Trainee Consultant Adı, Soyadı / Name, Surname: Tel No : Faks No / Fax : Stajyere Verilecek Görev Türü / Tasks the Trainee will be issued: Stajyere Verilecek İmkanlar (Yemek, Ücret, Kalacak Yer, Ulaşım, Sigorta V.S.) Benefits and facilities provided by the company (Food, Salary, Accomodation, Transportation, insurance etc) : Staj Yapacağı Tarihler/Dates of Practice: Başlama/Start: / / Bitiş/ Finish: / / FİRMA / COMPANY İMZA / SIGNATURE - MÜHÜR / SEAL

8 Appendix 3 (To be filled by supervising engineer in company) FORM D MIDDLE EAST TECHNICAL UNIVERSITY NORTHERN CYPRUS CAMPUS Mechanical Engineering Program Photograph of student CONFIDENTIAL Summer Practice Evaluation Form Student Name :. Company Name :. Company Address :. Company Phone # :. Starting Date : / / Completion Date : / / # of workdays : days EVALUATION Attendance Diligence and enthusiasm Contribution to work environment Overall performance Comments: Excellent (Please comment) Good Satisfactory Unsatisfactory (Please comment) Supervisor s Name: Title: Date: Signature and Company Seal Please send this form to the Summer Practice Coordinator. A copy of this form is expected to be kept in company archives. Mailing Address: ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu, Makina Mühendisliği Programı, Güzelyurt, KKTC Mersin 10 Turkey ( If the form is to be delivered by the student, then please place it in a signed and sealed envelope)

9 Genel Sağlık Sigortası OLANLAR İçin FORM E Form 1 BEYAN VE TAAHHÜTNAME Üniversitemizin Kuzey Kıbrıs Kampusu.... Programı öğrencisiyim biriminde/işyerinde Stajyer Öğrenci olarak 5510 sayılı Kanunun 5/b maddesi uyarınca çalışmak istiyorum. Ailemden, annem / babam üzerinden genel sağlık sigortası kapsamında sağlık hizmeti alıyorum. Bu nedenle kısmi zamanlı çalışmam veya stajım boyunca genel sağlık sigortası kapsamında olmayı kabul etmiyorum. Beyanımın doğruluğunu, durumumda değişiklik olması durumunda değişikliği hemen bildireceğimi kabul eder, beyanımın hatalı veya eksik olmasından kaynaklanacak prim, idari para cezası, gecikme zammı ve gecikme faizinin tarafımca ödeneceğini taahhüt ederim. Adı Soyadı : T.C.Kimlik No: Program : Öğrenci No : İmzası : Tarih : Genel Sağlık Sigortasi OLMAYANLAR İçin Form 2 BEYAN VE TAAHHÜTNAME Üniversitemiz Kuzey Kıbrıs Kampusu... Programı öğrencisiyim... biriminde/işyerinde Stajyer Öğrenci olarak 5510 sayılı Kanunun 5/b maddesi uyarınca çalışmak istiyorum. Ailemden, annem / babam üzerinden genel sağlık sigortası kapsamında sağlık hizmeti almıyorum. Bu nedenle kısmi zamanlı çalışmam veya stajım boyunca genel sağlık sigortası kapsamında olmayı kabul ediyorum. Beyanımın doğruluğunu, durumumda değişiklik olması durumunda değişikliği hemen bildireceğimi kabul eder, beyanımın hatalı veya eksik olmasından kaynaklanacak prim, idari para cezası, gecikme zammı ve gecikme faizinin tarafımca ödeneceğini taahhüt ederim. Adı Soyadı : T.C.Kimlik No: Program : Öğrenci No : İmzası : Tarih :