NETLE E-ARŞİV NASIL ÇALIŞIR?

Transkript

1 Netle E-Arsiv

2 NETLE E-ARŞİV NEDİR? E-Arşiv, Vergi Usul Kanunu uyarınca muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturaların ikinci nüshalarının güvenli bir şekilde elektronik ortamda saklanmasına, istenildiğinde ibraz edilmesine ve raporlanmasına imkan tanıyan bir uygulamadır. Ayrıca, e-arşiv uygulaması, e-fatura mükellefi olmayan kişi ve kurumlara da elektronik ortamda fatura üretme ve bu faturaları, çıktısını alarak veya dijital olarak göndererek karşı tarafa iletme olanağı sağlayan bir uygulamadır. Bir başka deyişle, e-arşiv uygulaması sayesinde mükellefler, kendilerinde kalması gereken nüshaları da, müşterilerine iletmeleri gereken nüshaları da elektronik ortamda oluşturabilecek, iletebilecek ve arşivleyebileceklerdir. Netle e-arşiv; Kurum ile müşteri arasındaki stok ve hizmet türündeki satış fatura iletişimini Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen protokol ile uyumlu hale getirir. İş süreçleriyle entegre olarak, kurumun mevcut denetim ve onay mekanizmalarının sürdürülmesine yardımcı olur. Ürünün ileri seviye, gelişmiş, esnek süreç tasarım aracı sayesinde, e-arşiv fatura gönderimi öncesi ve sonrası özel onay mekanizmaları, bilgilendirme süreçleri tasarlanabilir. Kurum içi onay mekanizmaları sayesinde e-arşiv faturanın, gönderilmeden önce tanımlanan kişi/kişilere onaya gitmesi sağlanarak, olası hataların en aza indirilmesi hedeflenir. Bilgilendirme süreçleri ile de gönderilen e-arşiv faturalarının, alıcıya ulaşıp ulaşmadığı, alıcı tarafından okunup okunmadığı bilgileri/raporları sunulabilir. Gönderilen e-arşiv faturalarının 10 sene boyunca saklanması ve bu e-arşiv faturalarında yer alan alıcı bilgisi, tutar bilgisi, vergi bilgisi gibi içeriklerden oluşturulan raporların Gelir İdaresi Başkanlığına iletilmesi yasal bir zorunluluktur. Netle e-arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığının zorunlu kıldığı yasal saklama süresinden daha uzun bir süre saklama yapabilme ve istendiği zaman bu kayıtlara hızlıca erişim sunabilme yeteneğine sahiptir.

3 E-Arşiv faturalar, firmaların ihtiyaçlarına göre özel olarak tasarlanabilir. E-Arşiv fatura görselinin arka planı, satır boşlukları vb. dizayna ilişkin her türlü değişiklik, kurum istekleri doğrultusunda fatura görseline yansıtılabilir. Kurumun yerel sunucusuna kurulumu mümkündür ve Özel Entegratör üzerinden kullanımın yarattığı konforlu ortamı, yerel ortamda da kolaylıkla sağlayabilir. Bir başka ayırt edici özelliği ise, e-arşiv faturalarını e-posta seçeneği de dahil çeşitli yöntemlerle dijital olarak alıcıya iletebilir olmasıdır. E-posta aracılığıyla e-arşiv fatura gönderimini destekleyen az sayıdaki yazılımdan biri olması sebebiyle, Netle e-arşiv bu noktada farkını belli eder. E-posta ile e-arşiv fatura gönderimi, hem kurum hem müşteri açısından, süreci kolaylaştırıcı bir faktör olduğu için önemlidir. Artı olarak, Netle e-arşiv, e-posta gönderiminde herhangi bir aksaklık yaşandığı durumlarda (e-posta adresi geçersiz, e-posta okunmadı vb.), durum bilgilendirmesi yapabilecek kapasitedir. NETLE E-ARŞİV NASIL ÇALIŞIR? Gönderilecek e-arşiv fatura bilgisi ERP ile doğrudan entegrasyon yoluyla, web servis yoluyla, veri tabanından aktarım yoluyla, Excel gibi farklı veri kaynaklarından ya da uygulamanın sunduğu e-arşiv fatura oluşturma arayüzünden sisteme aktarılır; Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği standartlara (Ubl-Tr) uygun olarak e-arşiv fatura hazırlanır ve elektronik olarak saklanır. Oluşturulan e-arşiv fatura, dijital ortamda ya da kağıda basılarak alıcıya iletilir. Alıcı bilgisi, tutar bilgisi, vergi bilgisi gibi içeriklerden oluşturulan e- Arşiv fatura bilgileri, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen yasal süre içerisinde ve standartlarda Gelir İdaresi Başkanlığına raporlanır. E-Arşiv fatura raporlama, kullanıcıların ihtiyaçları doğrultusunda, ayın herhangi bir gününde tetiklenebilir ve Gelir İdaresi Başkanlığına hızlı bir şekilde iletimi sağlanır. Hem gönderilen e-arşiv faturaların hem de bu faturalara ilişkin raporların görüntüsüne, web portal üzerinden istenilen herhangi bir zamanda, fatura numarası, gönderim tarihi, rapor tarihi vb. kısıtlar aracılığıyla arama yapılarak erişilebilir. Müşteri Web Servisi ERP XRP XML XLS Veri Tabanı GİB Arşiv Raporu...

4 NEDEN NETLE E-ARŞİV? Netle e-arşiv, e-fatura konusunda 7 senelik tecrübeye sahip ve Türkiye de ilk e-fatura projesini uyarlayan uzman ekip tarafından projelendirilmektedir. Ürünün ileri seviye, gelişmiş, esnek süreç tasarım aracı sayesinde, gönderim öncesi ve sonrası özel onay mekanizmaları, bilgilendirme süreçleri tasarlanabilir. Bu mekanizmalar sayesinde e-arşiv faturanın, gönderilmeden önce tanımlanan kişi/kişilere onaya gitmesi sağlanarak, olası hataların en aza indirilmesi hedeflenir. (Katma Değerli Servisler) E-Arşiv fatura içeriği/tasarımı, kurum istekleri doğrultusunda kolayca özelleştirilebilir. (Katma Değerli Servisler) Özel raporlama altyapısı ile ihtiyaca özel rapor tasarımına olanak sağlar. (Katma Değerli Servisler) Netle e-arşiv büyük verileri kolaylıkla yönetebilir. Özel Sıkıştırma Algoritması sayesinde % 20 ye varan disk (saklama alanı) tasarrufu sağlar. E-Arşiv konusunda uzman ve gelişmeleri düzenli takip eden bir ekip tarafından servis/destek sağlanır. Uzman ekip tarafından, Gelir İdaresi Başkanlığının yayınladığı yeni düzenlemelerin ve güncellemelerin düzenli takip edilmesi sayesinde gerekli değişiklikler, güncel sürümlerle birlikte kullanıma sunulur. E-posta aracılığıyla e-arşiv fatura gönderim desteği sağlar. Gelişmiş altyapısı sayesinde e-postaların iletilip, iletilmediğini takip eder ve kullanıcıya durum bilgilendirmesi yaparak gerekli aksiyonların alınmasına yardımcı olur. (Katma Değerli Servisler) E-Arşiv e-postalarına, e-arşiv faturaların görüntülerini imzalı PDF dosyası olarak ekleme imkanı sunar. Netle e-arşiv, yerel ya da bulut kullanımlar için esnek konfigürasyona sahiptir. Özel geliştirilmiş modüller sayesinde SAP ve diğer ERP paketleri ile doğal entegrasyon sağlar. E-Arşiv fatura iptalini mümkün kılar. Gelir İdaresi Başkanlığı raporunun görüntülenmesini sağlar. E-Arşiv fatura için müşteri sabit kartlarında ek tanımlama (elektronik ortam) yapmaya olanak yaratır. Tek bir ürün platformunda, diğer e-dönüşüm modüllerinin de (e-fatura, e-defter, e-bilet vb.) kolaylıkla entegre edilmesini sağlar.

5 SERVİS VE DESTEK Telefon ya da NTTS (Netle Tick Tock System) ile destek merkezine erişim OnPremise / Cloud tabanlı uygulamaların uzaktan izlenmesi (enterprise alerting) Farklı bölgelerde (Türkiye, Avrupa) yer alan uzman kadro ile gerekli durumlarda yerinde destek

6 İZMİR Kültür Mah. Cumhuriyet Blv. No:137 Cumhuriyet Apt. Kat: 5 D: 12 Alsancak / İzmir PK: T: +90 (232) F: +90 (232) ALMANYA Ottostraße Karlsruhe Deutschland T: +49 (0) FRANSA 418 rue du Mas de Verchant, BP Montpellier Cedex 9 Fax: İTALYA Piazza Duca d Aosta, 8 I Milano (MI) İSTANBUL Hera Club Residence Atatürk Mah. Özdemir Sok. No: 7/A K: 7 D: 102 Beylikdüzü Tüyap Fuar Alanı Yanı T: +90 (212) / satis@netle.com.tr / bilgi@netle.com.tr