NETLE E-DEFTER NEDİR?

Transkript

1 Netle E-Defter

2 NETLE E-DEFTER NEDİR? E-Defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan kayıtlar bütünüdür. 1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliği düzenlemesi gereğince Yevmiye Defteri ve Kebir Defteri, XBRL GL e-defter format ve standartlarına göre hazırlanmalıdır. Bu standartlar e-defter kayıtlarının içeriği ve standartlarını belirlemektedir. Genel Tebliğ düzenlemelerine göre söz konusu standartlara uygun olarak oluşturulan dosyaların e-defter olarak kabul edilebilmesi için mali mühür ile mühürlenmesi ya da güvenli elektronik imza ile imzalanması ve e-defter uygulaması aracılığı ile beratının alınması gerekmektedir. E-Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin aşağıdaki şartları taşımaları gerekmektedir: Tüzel kişi mükelleflerin e-fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olmaları ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olmaları; Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya (NES) sahip olmaları; E-Defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması. Netle e-defter uygulaması, e-defter ve beratlarının oluşturulmasında kullanılan, Gelir İdaresi Başkanlığından (GİB) onay almış ilk platform bağımsız e-defter çözümüdür. Netle e-defter; Kurumların basım, fiziksel arşivleme ve noter maliyetlerini düşüren; etkin zaman yönetimi sunan; tek formatla birden fazla standardı kapsayan; bağımsız araç ile raporlama ve denetim kolaylığı sağlayan bir uygulama olup, Netle Yazılım e-dönüşüm çözümlerinden birisidir. E-Defterlerin oluşturulması ve Gelir İdaresi Başkanlığına gönderimi için, e-defter verilerinin alınması kapsamında kullanılabilecek yöntemlerden; web servis yöntemi, manuel fiş girişi yöntemi, excel dosyası yükleme yöntemi, veritabanı ya da ERP (Enterprise Resource Planning/Kurumsal Kaynak Planlaması) ile doğrudan entegrasyon yöntemleri ve iş süreçleri yönetimi aracı sayesinde diğer özel entegrasyon yöntemleri desteklenmektedir.

3 ERP ile doğrudan entegrasyon yönteminde, tüm ERP paketleri (SAP, Netsis, özel çözümler vb.) ile çalışabilir olma becerisi nedeniyle platform bağımsız e-defter uygulaması olma özelliği taşımaktadır. ERP ile doğrudan entegrasyon yönteminde, SAP için dahili kullanım imkanı sunan SAP Kokpit çözümü ile fark yaratmaktadır. Ayrıca, ERP ile doğrudan entegrasyon yöntemi, özelleştirme açısından esnek ve maksimum tutarlılıkta veri üretebilmektedir. Manuel fiş girişi özelliği sayesinde e-defter içinde hata alan fiş kayıtlarının kolayca tespit edilip, düzeltilmesi olanağını yaratır. Sınırsız test e-defter oluşturma altyapısı sayesinde hatalı e-defter gönderme kaygısı yaşamadan, süreçte yaşanabilecek tüm sorunların erken tespitini ve çözümünü sağlamaktadır. İş süreçleriyle entegre olarak, kurumun mevcut denetim ve onay mekanizmalarının sürdürülmesine yardımcı olmaktadır. Ürünün ileri seviye, gelişmiş, esnek süreç tasarım aracı sayesinde e-defterlerin, Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmeden önce tanımlanan kişi/kişilere onaya gitmesi sağlanarak, olası hataların en aza indirilmesi hedeflenir. Katma değerli servisleri ile dönem bazında atlayan (eksik) doküman numarası kontrolü (satış faturası numarası, tahsilat makbuzu vb.), aynı numaralı, aynı tutarlı satış faturalarının tespiti, birbirini izleyen, aynı tutarlı alış/satış faturalarının tespiti, aynı muavin hesabına aynı tutarda yapılan kayıtların listesini çıkarma, yuvarlanmış rakamlı fiş toplamlarının denetimi (sondan 3 dijiti 000 olan fiş kalemleri gibi) ve kasa hesabından yapılan işlemlerdeki yasal düzeyin denetimi (7.000 ) özellikleri ile hem e-defter gönderim sürecinde hem de Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından gerçekleştirilecek olan fiziksel denetimde sorun yaratabilecek hataların düzeltilmesi olanağını sunar. Doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı entegrasyonu sayesinde yevmiye ve kebir beratlarının otomatik olarak Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmesi ve Gelir İdaresi Başkanlığı imzalı nüshalarının otomatik olarak Kurum sunucularına yüklenmesini mümkün kılar. NETLE E-DEFTER NASIL ÇALIŞIR? Netle e-defter uygulaması üzerinden gerekli tanımlamalar yapılır. Bu tanımlamalar; mali müşavir, firma, şirket, şube ve kullanıcı tanımlamalarıdır. Hesap planı sadece ilk e-defter gönderimi öncesinde bir kere Netle e-defter portalına yüklenir. E-Defter oluşturulması için sadece istenen biçimde yüklenen ve yükleme esnasında kontrolden geçen ilgili ay yevmiye kayıtları yeterlidir. Yevmiye kayıtları içinde bulunan güncellenmiş veya yeni eklenmiş muavin hesap bilgileri ile hesap planı otomatik olarak güncellenir. Yevmiye kayıtlarının yüklenmesi sonrası çalıştırılacak olan e-defter oluşturma işlemi ile ilgili ay Yevmiye Defteri, Kebir Defteri, Yevmiye Berat ve Kebir Berat dosyaları oluşturulur. Oluşan/oluşacak bu dosyaların yazılım kontrollerinden geçmesi, imzalanması, listelenmesi, listeme sonrası (varsa) ilk kontrol kullanıcıları tarafından onaylanması ve Gelir İdaresi Başkanlığına gönderim öncesi son onaydan geçmesi gerekir.

4 Son onay sonrasında sadece berat dosyaları (Yevmiye Berat ve Kebir Berat), kullanıcılar tarafından veya otomatik olarak Gelir İdaresi Başkanlığı portalına yüklenir. Gelir İdaresi Başkanlığı, yüklenen berat dosyalarına karşılık GİB Berat dosyalarını üretir. GİB Berat dosyaları, yine kullanıcı tarafından veya otomatik olarak GİB portalından alınır ve Netle e-defter sistemine yüklenir. Web Servisi ERP XRP XML XLS Veri Tabanı... GİB NEDEN NETLE E-DEFTER? Netle e-defter; e-fatura konusunda 2007 yılından bu yana çalışmalar yürüten ve Türkiye de ilk e-fatura projesini uyarlayan uzman ekip tarafından geliştirilmekte ve projelendirilmektedir Ürünün ileri seviye, gelişmiş, esnek süreç tasarım aracı sayesinde kuruma özel onay mekanizmaları, bilgilendirme süreçleri tasarlanabilir. Bu mekanizmalar sayesinde, e-defterlerin, Gelir İdaresi Başkanlığına gönderimi öncesinde tanımlanan kişi/kişilere onaya gitmesi sağlanarak olası hataların en aza indirilmesi hedeflenir. (Katma Değerli Servisler) E-Defter konusunda uzman ve gelişmeleri düzenli takip eden bir ekip tarafından servis/destek sağlanır. Uzman ekip tarafından, Gelir İdaresi Başkanlığının yayınladığı yeni düzenlemelerin ve güncellemelerin düzenli takip edilmesi sayesinde gerekli değişiklikler, güncel sürümlerle birlikte kullanıma sunulur. Web tabanlı erişim arayüzü ile özgür erişim imkanı yaratır. Yerel ya da bulut kullanımlar için esnek konfigürasyona sahiptir.

5 Özel geliştirilmiş modüller sayesinde SAP ve diğer ERP paketleri ile doğal entegrasyon sağlar. Oluşturulan e-defter için e-posta yoluyla bilgilendirme yapar. Manuel fiş girişi seçeneği ile hatalı fişlerin direkt tespit edilmesi ve düzeltilmesi ile tüm yevmiye kayıtlarını tekrar yüklemeden e-defter sürecine devam edilmesini sağlar. Platform bağımsız ilk e-defter çözümü olma özelliğini taşır. E-Fatura zarf durum kodlarının denetimini (1230 zarf durum kodu olan bir faturanın e-defter kayıtlarında tespit edilmesi ve raporlanması gibi) gerçekleştirir. Tek bir ürün platformunda, diğer e-dönüşüm modüllerinin de (E-Fatura, E-Arşiv, E-Bilet vb.) kolaylıkla entegre edilmesini sağlar. ERP1 SAP ERP2 e-defter ERPn Fiş girişinde anlık denetim yapabilme seçeneği sunar. SAP ve diğer ERP paketleri ile doğal entegrasyon sağlar. Sınırsız test e-defter oluşturma altyapısına sahiptir. GİB Doğrudan GİB entegrasyonu uygulaması sayesinde e-defter sürecini hızlandırır.

6 SERVİS VE DESTEK Telefon ya da NTTS (Netle Tick Tock System) ile destek merkezine erişim OnPremise / Cloud tabanlı uygulamaların uzaktan izlenmesi (enterprise alerting) Farklı bölgelerde (Türkiye, Avrupa) yer alan uzman kadro ile gerekli durumlarda yerinde destek

7 İZMİR Kültür Mah. Cumhuriyet Blv. No:137 Cumhuriyet Apt. Kat: 5 D: 12 Alsancak / İzmir PK: T: +90 (232) F: +90 (232) ALMANYA Ottostraße Karlsruhe Deutschland T: +49 (0) FRANSA 418 rue du Mas de Verchant, BP Montpellier Cedex 9 Fax: İTALYA Piazza Duca d Aosta, 8 I Milano (MI) İSTANBUL Hera Club Residence Atatürk Mah. Özdemir Sok. No: 7/A K: 7 D: 102 Beylikdüzü Tüyap Fuar Alanı Yanı T: +90 (212) / satis@netle.com.tr / bilgi@netle.com.tr