ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ 2013 YILI FAALĠYET RAPORU

Transkript

1 ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ 2013 YILI FAALĠYET RAPORU

2 SUNUġ ĠÇĠNDEKĠLER I- GENEL BĠLGĠLER A- Misyon ve Vizyon B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar C- Ġdareye ĠliĢkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 2- Örgüt Yapısı 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 4- Ġnsan Kaynakları 5- Sunulan Hizmetler 6- Yönetim ve Ġç Kontrol Sistemi D- Diğer Hususlar II- AMAÇ ve HEDEFLER A- Ġdarenin Amaç ve Hedefleri B- Temel Politikalar ve Öncelikler C- Diğer Hususlar III- FAALĠYETLERE ĠLĠġKĠN BĠLGĠ VE DEĞERLENDĠRMELER A- Mali Bilgiler 1- Bütçe Uygulama Sonuçları 2- Temel Mali Tablolara ĠliĢkin Açıklamalar 3- Mali Denetim Sonuçları 4- Diğer Hususlar B- Performans Bilgileri 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri 2- Performans Sonuçları Tablosu 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi 4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi 5- Diğer Hususlar IV- KURUMSAL KABĠLĠYET ve KAPASĠTENĠN DEĞERLENDĠRĠLMESĠ A- Üstünlükler B- Zayıflıklar C- Değerlendirme V- ÖNERĠ VE TEDBĠRLER EKLER 2

3 SUNUġ Özel Kalem Müdürlüğü, belediyemiz stratejik planı çerçevesinde, Belediye BaĢkanı nın belirleyeceği esaslar dahilinde, BaĢkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda; resmi ve özel yazıģmaları, her türlü protokol ve tören iģlerinin düzenlenmesini, ziyaret, davet, karģılama, uğurlama, ağırlama, milli ve dini bayramlarla ilgili hizmetleri düzenlemeyi baģarıyla yürütmektedir. Özel Kalem Müdürlüğü olarak her zaman hızlı, etkili ve üstün kalite sorumluluğu bilinciyle yapmıģ olduğumuz faaliyetleri bu raporla bilgilerinize sunmaktayız. Özlem KAÇAMAK Özel Kalem Müdürü 3

4 I- GENEL BĠLGĠLER A- Misyon ve Vizyon Misyonumuz Pendik Belediye BaĢkanlığının amaçları, prensipleri, politikaları ve ilgili mevzuat ile Belediye BaĢkanının belirleyeceği esaslar çerçevesinde Stratejik Plan, Yıllık Performans Programı, Yatırım Programı ve bütçesine uygun olarak çalıģmalarını yürütmek, Vizyonumuz ĠletiĢim becerilerini mükemmel seviyeye çıkarmak, B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar Özel Kalem Müdürlüğü, Pendik Belediye BaĢkanlığının amaçları, prensipleri, politikaları ve ilgili mevzuat ile Belediye BaĢkanının belirleyeceği esaslar çerçevesinde Stratejik Plan, Yıllık Performans Programı, Yatırım Programı ve bütçesine uygun olarak çalıģmalarını yürütmekle görevli olup, görevleri aģağıda sayılmıģtır: a) Belediye BaĢkanı nın ziyaret, davet, karģılama, ağırlama, uğurlama, açılıģ, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluģ günleri vesaire önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol ve tören iģlerini düzenlemek, yürütmek, zaman ve yerlerini Belediye BaĢkanı na bildirmek, bu gibi törenlere Belediye BaĢkanı nın iģtirak etmesini temin etmek, Belediye BaĢkanı nın iģtirak edemediği program, tören v.s.lerde baģkan adına protokol gereklerini yerine getirmek. b) Belediye'yi ve Belediye BaĢkanı'nı yurt içi veya yurt dıģında ziyarete gelen temsilciler ve tüzel kiģileri DıĢ ĠliĢkiler Müdürlüğü ile koordineli olarak ağırlamak ve gerekli tüm düzenlemeleri yapmak, c) Belediye BaĢkanı'nın günlük, haftalık ve aylık çalıģma programının hazırlamak, randevu taleplerini değerlendirip programa almak ve telefon görüģmelerini sağlamak. BaĢkan'ın zamanını planlamasına yardımcı olmak için gerekli tüm iģlemleri yapmak, d) Randevu günleri ve/veya diğer günlerde vatandaģları veya kurum içinde görüģmek isteyen personel ile Belediye BaĢkanı'nı ile görüģmelerini sağlamak, e) BaĢkanlık ve Belediye birimleri arasında koordinasyonun temini için gerekli iģlemlerinin yapılmasını takip ederek sonuçlandırmak, f) BaĢkan tarafından yapılacak konuģma ve sunumlarda gerekli hazırlıklara iliģkin tüm iģlemlerin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, g) Kurum Ġçi ve Kurum dıģı yazıģmaların yapılması, h) BaĢkanlık tarafından organize edilen toplantı ve davetlerle ilgili resmi prosedürün sağlanması ve Belediye bütçesinden yapılacak Temsil, Ağırlama ve Tören Giderleri Yönergesine ve diğer yasal mevzuata uygun olarak giderlerin yapılması; 4

5 i) Belediye BaĢkanının ağırlama, kutlama, tören, haberleģme, temsil, yurtiçi ve yurt dıģı seyahatlerindeki yazıģma ve tahakkuk iģlemlerini yapmak, j) BaĢkanlığın yurt dıģı ve kardeģ Ģehirlerle olan iletiģim ve faaliyetlerinin organize edilmesi, BaĢkanlığa gelen yabancı misafirlere ev sahipliği yapılması ve dıģ ülkelere yapılan gezilerin organize edilmesi iģlemlerinin yapılmasını ve takip edilerek sonuçlandırılmasını DıĢ ĠliĢkiler Müdürlüğü ile koordineli olarak sağlamak, k) BaĢkanlığı ilgilendiren toplantı, brifing ve görüģmeleri düzenlemek, bunlara ait önemli not ve tutanakların tutulması ve yayımlanması iģlemlerinin yapılmasını sağlamak, l) Belediye BaĢkanının imzalaması gereken tüm evrakların kontrol edilerek makama sunulması ve sonucun ilgili birimlere dağıtılmasını sağlamak, m) Resmi ve özel tebrik, kutlama, teģekkür, taziye, mektup gibi konuların hazırlanması; n) Bütçe, Kesin Hesap ve TaĢınır Kayıt ve Kontrol hesabının çıkarılarak meclise sunulması, o) Ġmza Yetkileri Yönergesini hazırlamak ve BaĢkan Yardımcıları ve Müdürlüklere dağıtımının yapılması, p) Müdürlüğe faks, , posta yoluyla gelen Ģikayet ve talepler ve davetleri baģkana sunmak; verilen talimat doğrultusunda ilgili yerlere dağıtımını yapmak ve sonucunu takip etmek. q) Belediyenin ve belediye BaĢkanının tüm medya kuruluģları (gazeteler, dergiler, televizyonlar, radyolar) ile iletiģimini Basın Yayın ve Halkla ĠliĢkiler Müdürlüğü ile koordineli olarak sağlamak. r) Müdürlüğün Stratejik Planı, Yıllık Performans Programı, Faaliyet Raporlarını hazırlanması, s) Müdürlükte çalıģan memurlara yıllık sicil notu verilmesi, t) Belediyede çalıģan memur ve iģçi personelin disiplin iģlemleri ile ilgili yazıģmaları yapmak, u) Belediyede çalıģan memurların Belediye BaĢkanı tarafından doldurulacak sicil raporların iģlemlerinin süresinde ve eksiksiz yapılmasını sağlamak. v) Müdürlüğün harcamaları ile ilgili Ödeme Emirleri hazırlayarak Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek, w) Müdürlüğün ihtiyaç duyduğu taģınır mallarla ilgili iģlemlerini yapmak. C- Ġdareye ĠliĢkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı : Özel Kalem Müdürlüğü Belediye Ana Hizmet Binasının 5. katındadır. BaĢkan Makam, BaĢkanlık Toplantı Salonu, Müdür, 6 Adet BaĢkan DanıĢmanı, 2 Adet Bekleme Salonu, Sekreterya, Teknik ÇalıĢma, Meclis Salonu, 2 Adet Grup ve BaĢkanlık Çay ocağından odalarından oluģmaktadır. Ayrıca 8 BaĢkan Yardımcılarının kullandığı makam ve sekreterya odaları bulunmaktadır. BaĢkanlık Makam Odası 1 BaĢkanlık Toplantı Odası 1 5

6 Bekleme Salonu 2 Müdür Odası 1 Teknik ÇalıĢma Odası 1 Sekreterya Odası 1 Meclis Salonu 1 Grup Odaları 2 BaĢkan DanıĢmanları Odası 6 BaĢkan Yardımcıları ve Sekreterleri Odası 13 BaĢkanlık Çay Ocağı 1 ġoför Bekleme Odası 1 2- Örgüt Yapısı : Başkan Başkan Asistanı Münevver Yıldız Başkan Danışmanları İbrahim Ciminli Sadık Kotan Yusuf Şahin Kamil S. Ergun Oğuz Çerik Ekrem Okutan Cihat Aslanoğlu Hamdi Keleş Başkan Yardımcıları Rüstem Kabil Cevat Yaman Vahap Doğan Atilla İpek İrfan Mert Remzi Şeker Özel Kalem Müdürü Özlem KAÇAMAK Bölüm Sorumlusu Cem Koçdemir Birim Sorumlusu Şule Angın ŞİRKET PERSONELLERİ Burcu Aliş Başk. Sekr. Selma Türeli Başk. Sekr. Selma Karakurt Başk. Sekr. Erdem Yağcı Bşk.Yrd. Sekr. Remziye Özdemir - Bşk.Yrd. Sekr. Emine Yıldız - Bşk.Yrd. Sekr. Ömer Faruk Akan - Bşk.Yrd. Sekr. Merve Nur Danış - Bşk.Yrd. Sekr. Barış Metin Başk. Büro Hasan Aydınöz Başk. Büro Kadir Sinan Başk. Büro M. Sami Arslan Başk. Büro Ferdi Gençsoy Başk. Büro Kaya Kılıç Başk. Büro Hakan Ok Başk. Hizmetli Fatih Ak Başk. Hizmetli Akif Demir Başk. Hizmetli Burak Gül Büro Elemanı Muhammet Z. Kıroğlu - Avukat Akif Çarkçı Büro Elm. Hayretin Cömert Başk. Hizm. Ali Şahin Şoför Ali Başer - Şoför 6

7 3- Bilgi ve Teknoloji Kaynakları DEMĠRBAġ CĠNSĠ ADEDĠ ~ Ġ-PAD 5 MASÜSTÜ BĠLGĠSAYAR 34 DĠZÜSTÜ BĠLGĠSAYAR 13 TARAYICI 4 YAZICI 19 LCD 17 PROJEKSĠYON CĠHAZI 5 OFĠS PROGRAMLARI WORD, EXCEL, POWER POĠNT SMS CLIENT XMEDĠUS FAX MANAGER REMAK NETCAD BELNET 4- Ġnsan Kaynakları BAġKAN YARDIMCILARI 6 BAġKAN ASĠSTANI 1 MÜDÜR 1 BAġKAN DANIġMANI 8 BÖLÜM SORUMLUSU 1 BĠRĠM SORUMLUSU 1 AVUKAT UZMAN 1 BÜRO ELEMANI 11 SEKRETER 8 ġoför 8 HĠZMETLĠ 4 EĞĠTĠM DURUMU (MEMUR ĠġÇĠ) YÜKSEK LĠSANS 5 LĠSANS 13 ÖN LĠSANS 3 LĠSE 1 ORTAOKUL 1 ĠLKOKUL 1 7

8 5- Sunulan Hizmetler BaĢkanın resmi ve özel yazıģmalarını yürütür. Ġmza onay iģlemlerinin takip edilmesi, Tebrik, TeĢekkür, Nikah, Tören veya Davetlerin değerlendirilerek telgraf çekilmesi Protokol ve benzeri hizmetleri düzenler. VatandaĢ ile BaĢkanlık makamı arasındaki iliģkileri düzenler. Sayın BaĢkan ın günlük, haftalık, aylık programının hazırlanması, Telefon ve randevu trafiğini düzenler. Toplantıların hazırlık ve organizasyonunu yapar. Temsil ve ağırlama giderlerini yürütür. BaĢkanlık Makamı tarafından verilen diğer görevleri yapar. Ayrıca Müdürlüğün yetki, sorumluluk ve görevlerinde geçen hizmetleri sunar. 6- Yönetim ve Ġç Kontrol Sistemi Müdürlük içindeki iģbirliği müdürün denetimi ve gözetimi altında kendi inisiyatif ve sorumluğu altında gerçekleģtirilir. Birimler arasında yazıģma, dosyalama, arģivleme gibi konularda standartlaģmaya gidilmesi için zaman zaman iģ akıģ Ģemaları ve ölçümlemeler kontrol edilir. Müdürlükte gizli iģsizliğin önlenmesi, çalıģanların motivasyonunun sağlanması, rasyonel ve verimli çalıģma ortamının oluģturulması müdürün yetki ve sorumluluğundadır. Belediyenin diğer müdürlükleri ve üst yönetim ile olan iģbirliği Belediye BaĢkanı veya yetki verdiği makamın denetim ve gözetimi altında müdür tarafından gerçekleģtirilir. II. AMAÇ VE HEDEFLER A.Ġdarenin Amaç ve Hedefleri Pendik Belediyesi amaç ve hedefleri stratejik plana uygun olarak 3 ana baģlık altında toplanmaktadır. Kurumsal GeliĢimin Sağlanması Kurumsal yapının güçlendirilmesi, halka sunulan hizmet kalitesinin arttırılması ve çalıģan memnuniyetinin sağlanması amacıyla kurum içinde kalite, etkinlik ve verimlilik artıģı sağlayacak 8

9 çalıģmaların yapılması planlanmaktadır. Bu amacın gerçekleģtirilmesine yönelik aģağıdaki stratejik hedefler belirlenmiģtir. Ġnsan Kaynaklarının GeliĢtirilmesi Kalite Yönetim Sisteminin GeliĢtirilmesi Kurum Ġçi ĠletiĢimin GeliĢtirilmesi Halkla ĠliĢkilerin GeliĢtirilmesi ÇalıĢma Ortamlarının ĠyileĢtirilmesi Denetim Sağlanması Mali Yapının GeliĢtirilmesi BiliĢim ve Teknoloji Altyapısının ve Kullanımının GeliĢtirilmesi Kentsel GeliĢimin Sürdürülmesi Pendik halkını çağın gerektirdiği kent yapısı içerisinde yaģatmak amacıyla kentin geliģimi için gerekli olan altyapı ve üstyapı çalıģmaları ile çevre düzenlemelerinin arttırılarak yapılması planlanmaktadır. Bu amacın gerçekleģtirilmesine yönelik aģağıdaki stratejik hedefler belirlenmiģtir. Altyapı-UlaĢım Ağının Planlı-Ġmarlı YapılaĢmanın Arttırılması Rekreasyon Alanlarının GeliĢtirilmesi Toplumsal GeliĢimin Desteklenmesi Toplumun her kesimine ulaģarak kentin ve kentlilerin kültürel, sosyal ve ekonomik ihtiyaçlarını karģılamak ve toplumsal geliģimi destekleyen hizmetlerin sürekliliğini sağlamak amacıyla toplumsal faaliyetlerin hızla sürdürülmesi planlanmaktadır. Bu amacın gerçekleģtirilmesine yönelik aģağıdaki stratejik hedefler belirlenmiģtir. Toplumsal DayanıĢmanın Arttırılması Toplum Sağlığının Korunması Kültürel Hayatın ZenginleĢtirilmesi Ġlçe Ekonomi ve Ticaretinin geliģtirilmesi Çevrenin Korunması Kent Temizliğinin Sağlanması Ġlçe Eğitimine Katkı Doğal Afetlere KarĢı Hazırlık B.Temel Politikalar ve Öncelikler Belediyemizin Stratejik Planında belirlediği misyon, vizyon, ilkeler ve belirlenen stratejik alanlar, amaçlar ve hedefler doğrultusunda hizmet vermek, müdürlüğümüzün temel politika ve öncelikleridir. 9

10 III FAALĠYETLERE ĠLĠġKĠN BĠLGĠ VE DEĞERLENDĠRMELER A- MALĠ BĠLGĠLER Bütçe Hedef ve GerçekleĢmeleri AÇIKLAMA 2013 YILI BÜTÇESĠ ÖDENEN KALAN MÜDÜRLÜK BÜTÇESĠ , , , yılı bütçemiz % 103 oranında gerçekleģmiģtir BÜTÇESĠ 2014 BÜTÇESĠ % , ,00 31,37 B- PERFORMANS BĠLGĠLERĠ 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri SUNULAN HĠZMETLER ADET TOPLANTILAR 450 SUNUM, BĠLGĠLENDĠRME TOPLANTILARI 63 SEMPOZYUM, KONFERANS, SEMĠNER, BRĠFĠNG 24 KAMU KURUM STK VE SĠTE ZĠYARETLERĠ 330 RÖPORTAJ VE CANLI YAYINLAR 37 FAALĠYET ADET KĠġĠ RANDEVULAR RANDEVU TALEPLERĠNE YÖNLENDĠRMELER AÇILIġ 72 - DIġ PROGRAM DÜĞÜN VE NĠKAH TELGRAFLAR TELEFON GÖRÜġMELERĠ ~

11 11

12 2- Performans Sonuçları Tablosu belirtilmiģtir tarihleri arasında Özel Kalem Müdürlüğü performans hedefleri aģağıda FAALĠYETLER GÖSTERGE TOPLAM HEDEF GERÇEKLEġEN GERÇEKLEġME ORANI (%) Birim Ġçi Toplantılar Adet % 100 Halk Meclisi Toplantıları Düzenlenmesi Adet % 120 Kalite Çemberi Düzenlenmesi Adet 1 1 % 100 BaĢkan Ġle Randevu Organizasyonlarının Düzenlenmesi Adet %97,5 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi ARTIġ VEYA AZALIġ GÖSTEREN FAALĠYET ADI Birim Ġçi Toplantılar Halk Meclisi Düzenlenmesi BaĢkan Ġle Randevu Organizasyonlarının Düzenlenmesi PERFORMANS GÖSTERGESĠ Adet Adet Adet ARTIġ/AZALIġ NEDEN BaĢkanın programının takibi nedeniyle sık toplantı yapılmıģtır. Halkın yönetime katılması, istek ve Ģikâyetlerinin dinlenmesi ve halk memnuniyetinin sağlanması amacıyla Performans Dönemlerinde halk meclisleri ve bilgilendirme toplantılarına ağırlık verilmiģtir. Belediye BaĢkanı ile vatandaģ görüģmelerinin aylık ve haftalık olarak organize edilmesi hedeflenmiģ, 4. Performans döneminde yoğunluk nedeniyle organizasyonlar tam gerçekleģtirilememiģtir. 12

13 IV- KURUMSAL KABĠLĠYET VE KAPASĠTENĠN DEĞERLENDĠRĠLMESĠ A- Üstünlükler Üst yönetime yakın olmak. Müdürlük personelinin genel ofis becerilerine sahip, becerili ve kurumsal yapıya sahip olması. Görevi itibarıyla genel olarak deneyimli bir kadroya sahip olmak. Kurumsal bir yapıda olmak. Müdürlüğün disiplin anlayıģının güçlü olması. Gerek kurum içi gerekse kurum dıģı iliģkileri oldukça iyi seviyede götürülebilen bir yapının var olması. Müdürlüğümüze bağlı olmayan Etkinlikler Birimimin programlarda ve organizasyonlarda oynadığı rol. B- Zayıflıklar Sayın BaĢkan a yakın çalıģmasına rağmen, BaĢkanımızın programının yoğun olmasından dolayı müdürlük konuları ile ilgili görüģmelerin yeterli düzeyde yapılamaması, Fiziki açıdan dağınık bir yapıya sahip olunması nedeniyle herhangi bir iģlemde belediyemizin her katında ve her binasında bulunan personelimize ayrı ayrı ulaģma zorluğu. Ani geliģen çok sayıda olayla karģılaģmak ve dolayısıyla planlanan programların gerçekleģtirilememesi. Protokol gereği detaylı çalıģmalar yapma zorunluluğu. Sayın BaĢkan a yakın olunması nedeniyle ilgisi dıģındaki konularda dahi kurum içi ve kurum dıģı bir çok kiģi veya kurumla muhatap olma ve cevap vermesi nedeniyle her konuya hakim olma zorunluluğu V- ÖNERĠ VE TEDBĠRLER Her ay mutad olarak düzenlenen Anadolu Yakası AK Partili Belediye BaĢkanları Toplantısının sekreteryası müdürlüğümüz tarafından yönetilecek ise bir personelin toplantıya iģtirak etmesi, Her hafta mutad olarak düzenlenen Divan Toplantılarında alınan kararların uygulanması açısından bir personelimizin Divan Toplantılarına iģtirak etmesi, Motivasyona dayalı bir iģ yapılması nedeniyle müdürlük bünyesinden performans arttırıcı sosyal aktivitelerin arttırılması, Diğer müdürlüklerin taleplerini ve yaģanan aksaklıkları anlamak ve çözümleriyle ilgili teģhiste bulunabilmek için en az ayda bir defa müdürler toplantısı yapılması, Sayın BaĢkan adına yapılan organizasyonların önemine binaen ihtiyaç duyulan tüm lojistik desteğin zamanında ve aksama olmaksızın sağlanması, 13

14 ĠÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Üst yönetici olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için bütçe ile tahsis edilmiģ kaynakların, planlanmıģ amaçlar doğrultusunda ve iyi mali yönetim ilkelerine uygun olarak kullanıldığını ve iç kontrol sisteminin iģlemlerin yasallık ve düzenliliğine iliģkin yeterli güvenceyi sağladığını bildiririm. Bu güvence, üst yönetici olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile SayıĢtay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. Özlem KAÇAMAK Özel Kalem Müdürü 14