05 EYLÜL 2013 ÖZEL @ ARŞİV SUN DENETİM İSTANBUL

Transkript

1 05 EYLÜL 2013 ÖZEL @ ARŞİV SUN DENETİM İSTANBUL

2 İÇİNDEKİLER ]... 2 E-FATURA VE E-DEFTER ZORUNLULUĞU... 2 E-FATURA VE E-DEFTER NE DEMEK... 2 KİMLER E-FATURA VE E-DEFTER DÜZENLEMEK ZORUNDA... 2 E-FATURA SİSTEMİNE GEÇMEK ZORUNDA OLAN İŞLETMELER... 3 GENEL HATLARIYLA SİSTEMİN İŞLEYİŞİ... 3 SON BAŞVURU ( ) TARİHİNDEN SONRA YAPILMIŞ BAŞVULAR... 4 SATICININ VE ALICININ E-FATURA UYGULAMASINA KAYITLI OLMA ZORUNLULUĞU ADRESİNDEN BAŞVURU YÖNTEMLERİ... 5 GELEN FATURAYA ELEKTRONİK İTİRAZ YAPABİLİRMİYİZ... 5 GEÇMİŞ TARİHLİ E-FATURA DÜZENLENEBİLİRMİ?... 5 KARŞI TRAFIN E- FATURA KAPSAMINA OLDUĞU NASIL ANLAŞILACAK... 6 E-FATURA PORTALINA FATURLAR NASIL GİRİLECEK... 6 PORTALDA FATURA NASIL DÜZENLENECEK?... 6 E-FATURA DÜZENLEMSİ ZORUNLU OLAN FİRMAYA E-FATURA DÜZENLENMEMESİNİN SONUÇLARI... 7 E-FATURA UYGULAMASINA BAŞLAMA SÜRECİ... 7 [@-DEFTER ]... 8 [@-ARŞİV] UYGULAMADAN YARARLANMA YÖNTEMLERİ VE BAŞVURU DEĞERLENDİRME VE İZİN BELGELERİN ELEKTRONİK ORTAMDA OLUŞTURULMASI BELGELERE KONULACAK AMBLEM BELGE NUMARASI BELGELERİN ALICILARA TESLİMİ

3 ] E-FATURA VE E-DEFTER ZORUNLULUĞU Maliye Bakanlığı elektronik ortamda yasal defter tutulması ve fatura düzenlenmesinin önünü, geçtiğimiz dönemlerde çıkardığı tebliğler ile açmıştı. Başlangıçta bu düzenlemeler isteğe bağlı olarak uygulanıyordu. Yakın dönemde Bakanlık, çıkardığı 421 sıra No'lu VUK Genel Tebliği ile bazı mükellefler için e-fatura ve e-defter uygulamasını zorunlu hale getirdi. E-FATURA VE E-DEFTER NE DEMEK Bilindiği üzere fatura, satılan mal veya yapılan iş karşılığında, malı satan veya işi yapan tüccar tarafından düzenlenip müşteriye verilen ticari bir vesika. E-fatura ise Maliye Bakanlığı'nın belirlediği şartlara uygun olan ve elektronik belge biçiminde oluşturulmuş faturayı ifade ediyor. Yani e-fatura, yeni bir belge türü olmayıp kâğıt fatura ile aynı niteliklere sahip belge demektir. E-defter ise; şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanunu'na ve Türk Ticaret Kanunu'na göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri içeriyor. KİMLER E-FATURA VE E-DEFTER DÜZENLEMEK ZORUNDA 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile elektronik defter tutma ve elektronik fatura uygulamasına ilişkin düzenleme ve açıklamalar yapılmıştır. İlgili tebliğ uyarınca, aşağıdaki koşulları sağlayan firmaların 2013 takvim yılı içinde elektronik fatura (e- Fatura)uygulamasına (Son başvuru tarihi 1 Eylül 2013) 2014 yılında ise elektronik defter (e- Defter) uygulamasına geçmeleri gerektiği belirtilmiştir. (Bu konudaki yasal düzenleme 213 sayılı Vergi Usul Kanununun mükerrer 257 nci maddesinin birinci fıkrasının 3 üncü bendinde ve yine aynı kanun 242 nci maddesinin ikinci fıkrası düzenlenmiştir) 2

4 E-FATURA SİSTEMİNE GEÇMEK ZORUNDA OLAN İŞLETMELER 5015 Sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan (1 litre veya 1 kg dahi olsa) mükelleflerden tarihi itibarıyla asgari 25 Milyon TL. brüt satış hâsılatına sahip olanlar sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu na ekli (III) sayılı listedeki malları (Tütün mamulleri, alkollü içecekler ve kolalı gazozlar) imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden tarihi itibari ile asgari 10 milyon TL. Brüt satış hâsılatına sahip olanlar, GENEL HATLARIYLA SİSTEMİN İŞLEYİŞİ Bu tebliğ ile e-fatura uygulaması zorunluluk kapsamına giren mükelleflerin; Elektronik fatura uygulamasına 2013 takvim yılı (1/9/2013 tarihi itibariyle Gelir İdaresi Başkanlığı na başvurulması gerekmektedir.) içerisinde geçmeleri zorunludur. E-fatura uygulaması kapsamında oluşturulan faturaların elektronik ortamda düzenlenmesi, muhafazası ve ibrazı esas olup e-faturanın muhatabına iletimi de elektronik ortamda yapılacaktır. e-faturaların kâğıt çıktılarının alınmasına artık gerek kalmayacağı gibi yine bu uygulama kapsamında Türkiye de düzenlenen bir elektronik faturanın (e-fatura) bütün ülkelerde geçerli olacağı ifade edilmektedir Tebliğ kapsamında elektronik fatura uygulamasına geçmek zorunda olan firmaların birbirlerine yapmış oldukları mal veya hizmet teslimleri/ifası için elektronik fatura düzenlemeleri zorunlu olup bu firmalar arasında kâğıt fatura düzenlenmeyeceği belirtilerek elektronik ortamda düzenlenmeyen faturalara hiç düzenlenmemiş sayılacağı belirtilmektedir. (Tebliğ kapsamında bulunmayan ve uygulamaya kayıtlı olmayan mükellefler hariç) e-fatura kapsamında bulunan satıcılar/mükellefler yapmış oldukları mal ve hizmet satışları ile ilgili fatura düzenlemeden önce alıcıların E-fatura kayıtlı kullanıcı listesine kayıtlı olup olmadığını internet adresinde kontrol edecekler. Kayıtlı kullanıcı ise elektronik fatura, kayıtlı kullanıcı değilse kâğıt fatura düzenleyeceklerdir. 3

5 e-fatura yeni bir belge türü olmayıp kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. e- Fatura uygulaması kapsamında gelen bir faturaya kâğıt faturada olduğu gibi itiraz ede bilineceği gibi sistem üzerinde malın cinsine, miktarına ve tutarına kabul ya da ret şeklinde itiraz edile bilinecek. e-fatura uygulamasına kayıtlı olan bir mükellef diğer mükellefler tarafından gönderilen elektronik faturaları almak zorunda olup bu zorunluluğa uymayan mükellefler hakkında VUK nun ilgili hükümlerinde belirtilen fatura almayan mükelleflere tatbik olunan cezai hükümlerin uygulanacaktır. SON BAŞVURU ( ) TARİHİNDEN SONRA YAPILMIŞ BAŞVULAR Başvuru vurma zorunluluğu olan mükellef grubuna girmekte iseniz ve başvuruyu zamanında ancak süresi geçtikten sonra yapmış iseniz e-fatura konusu ile yayımlanan tebliğlerde Vergi Usul Kanunu cezai hükümleri uygulanır denmesine karşın net bir tutar belirtilmemiştir. Bu bakımdan zamanında başvuru yapılmamasının Mükerrer/353-1 e göre Bilgi vermekten çekinenler ile 256, 257 ve mükerrer 257 nci madde hükmüne uymayanlar için ceza 2013 yılı için 1.200,00-TL olması gerektiği düşünülmektedir. SATICININ VE ALICININ E-FATURA UYGULAMASINA KAYITLI OLMA ZORUNLULUĞU E-Fatura uygulaması, yalnızca uygulama üzerinde tanımlı kullanıcıların e-fatura göndermesine ve almasına imkan tanımaktadır. Dolayısıyla sadece uygulamaya kayıtlı müşterilerinize e-fatura göndermeniz mümkündür. Taraflardan birisinin e-fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcı olmaması durumunda ise matbu/basılı fatura gönderilmeye devam edilecektir. e-fatura düzenlenmesi gerekirken, matbu fatura düzenlenmesi halinde düzenlenen fatura geçerli bir belge olarak kabul edilmeyecek ve hukuki açıdan hiç bir hüküm ifade etmeyecek ve mükellefler cezalı tarhiyatlar ile karşı karşıya kalabileceklerdir. Yine, e- fatura uygulamasına kayıtlı olan bir müşteriye aynı anda hem matbu hem de e-fatura düzenlenmesi mümkün değildir. 4

6 ADRESİNDEN BAŞVURU YÖNTEMLERİ E-fatura düzenleme yükümlülüğünde olan firmalar tarihin kadar adresinden firmanın özlük bilgilerini girerek (vergi nuamrası,yetkili imza kimlik bilgileri, vs.) baş vuru yapabilir. Ancak burada dikkat edilecek husus e-faturaların hangi yönteme göre düzenleneceğidir. İlk aşamada adresinde ki portal hesaplarını kullanmalarını özellikle öneriyoruz. Çünkü ilk etapta e-fatura düzenleme zorunluğu karşılıklı olacağından ciddi bir program ve entegratör maliyetine katlanmanın bir anlamı olmadığı düşüncesindeyiz. Fatura yoğunluğuna göre süreç içerisinde başka bir tek yönteme geçile bilinir. Bu Bakımdan başvuru yöntemlerini 3 e ayırabiliriz. -E-fatura Portalı -Entegrasyon Usulü -Özel Entegratör yöntemidir GELEN FATURAYA ELEKTRONİK İTİRAZ E-fatura uygulamasında ticari senaryoyu seçen mükellefler "kabul" veya "ret" uygulamalarını kullanarak gönderilen faturaya itiraz edebilecek. Bir diğer deyişle, ticari fatura uygulamasını seçen mükellefler önce faturayı inceleyecek, gerekirse faturayı kabul etmeyebilecek. Ancak hemen eklemek gerekir ki, ticari fatura senaryosunun uygulanabilmesi için kullanacak tarafların açık rızası yani bu konuda anlaşmış olmaları gerekmekte. Temel fatura senaryosu kapsamında tarafınıza iletilen faturalara itirazı ise harici yollarla (örneğin noter kanalı ile) yapmanız gerekiyor. GEÇMİŞ TARİHLİ E-FATURA DÜZENLENMESİ En çok soru aldığımız hususlardan biri de e-fatura sisteminin geçmiş tarihli (örneğin bir ay öncesine) fatura düzenlemeye izin verip vermeyeceği. E-fatura sisteminde en çok 7 gün öncesine fatura düzenlenebilecek. Bilindiği üzere Vergi Usul Kanunu'na göre faturanın mal teslimi veya hizmet ifasından sonraki 7 gün içinde düzenlenmesi zorunlu. 5

7 KARŞI TRAFIN E- FATURA KAPSAMINA OLDUĞU NASIL ANLAŞILACAK adresinde e-fatura sistemine kayıtlı kullanıcılar listesi sürekli olarak yayımlanmakta. Liste belirli periyotlarda güncelleniyor. Bu nedenle sık sık gerekli kontrollerin yapılması gerekmektedir. E-FATURA PORTALINA FATURLAR NASIL GİRİLECEK E-fatura portalı üzerinden oluşturulacak elektronik faturaların tek tek elle mi girileceği haklı olarak merak konusu. Dışarıdan herhangi bir program aracılığıyla da sisteme fatura yüklemenin mümkün olup olmadığı zihinlerde büyük bir soru işareti oluşturuyor. Belirlenen standartlara uygun olarak oluşturulacak faturalar XML formatında sisteme toplu olarak yüklenebilecek. Ancak bu yöntemle bir ayda yüklenebilecek fatura sayısının adedi geçmemesi gerekmekte. PORTALDA FATURA NASIL DÜZENLENECEK? E-fatura portalında öncelikle "fatura oluştur" ekranında yer alan alanlar doldurularak taslak fatura oluşturulacak. İlgili bölümler gereği gibi doldurulduktan sonra "Kaydet" butonuna basılarak fatura oluşturma işlemi tamamlanacak. Doldurulması zorunlu alanlardan herhangi biri doldurulmadıysa sistem uyarıda bulunacak. Oluşturulan fatura otomatik olarak "Taslaklar" bölümüne kaydedilecek. Taslaklara gelen faturalar burada yeniden düzenlenebileceği gibi onaylanarak gönderilebilecek. Gelen E-fatura uygulamasında ticari senaryoyu seçen mükellefler "kabul" veya "ret" uygulamalarını kullanarak gönderilen faturaya itiraz edebilecek. Bir diğer deyişle, ticari fatura uygulamasını seçen mükellefler önce faturayı inceleyecek, gerekirse faturayı kabul etmeyebilecek. Ancak hemen eklemek gerekir ki, ticari fatura senaryosunun uygulanabilmesi için kullanacak tarafların açık rızası yani bu konuda uzlaşılmış olması gerekmekte Temel fatura senaryosu kapsamında tarafınıza iletilen faturalara itirazı ise harici yollarla (örneğin noter kanalı ile) yapmanız gerekiyor. 6

8 E-FATURA DÜZENLEMSİ ZORUNLU OLAN FİRMAYA E-FATURA DÜZENLENMEMESİNİN SONUÇLARI E-fatura düzenlenme kapsamında olup alıcısına e-fatura düzenlemeyip kağıt ortamında fatura düzenlemesi halinde a.kağıt ortamında düzenlenen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır. b.perakende satış fişi, ödeme kaydedici cihaz fişi, giriş ve yolcu taşıma bileti, sevk irsaliyesi, taşıma irsaliyesi, yolcu listesi, günlük müşteri listesi ile Maliye Bakanlığınca düzenleme zorunluluğu getirilen belgelerin düzenlenmemesi, kullanılmaması veya bulundurulmaması (Mükerer 353/2-190,00-TL) c.her bir belge nev ine ilişkin olarak her bir tespit için toplam ceza (Mükerer 353/ TL) d.her bir belge nev ine ilişkin bir takvim yılı içinde kesilecek toplam ceza (Mükerer 353/ ,00-TL) E-FATURA UYGULAMASINA BAŞLAMA SÜRECİ Başkanlığın internet adresinde sunduğu web uygulaması aracılığıyla e-fatura uygulamasını kullanmak isteyen mükellefler dolduracakları başvuru formundaki Başvuru Yöntemi alanında Portal Yöntemi ni seçeceklerdir.tübitak -KamuSM tarafından mali mühür sertifikası üretilen ve şifreleri teslim edilen mükelleflerin kullanıcı hesapları Başkanlık tarafından aktive edilecek ve mükellefe başvuru formunda belirtilen e-posta hesabı üzerinden bilgi verilecektir.nitelikli elektronik 7

9 sertifika ile uygulamayı kullanmak isteyen mükelleflerin başvurularının kabulünün ardından kullanıcı hesapları Başkanlık tarafından aktive edilecek ve mükellefe başvuru formunda belirtilen e-posta hesabı üzerinden bilgi verilecektir. Hesabı aktive edilen mükellefler adresinde sunulan web portalı üzerinden e-fatura göndermeye ve almaya başlayabileceklerdir. Uygulamaya yeni kaydolan mükelleflerin, kayıtlı kullanıcılar listesinde ilan edilmelerini izleyen 7 gün içerisinde e-fatura düzenlemeleri ve almaları, diğer kayıtlı kullanıcıların yeni kayıt olan kullanıcılara bu süre içerisinde e-fatura göndermeleri zorunlu değildir. e-fatura uygulamasından yararlanan mükellefler hesapların aktive edilmesini takip eden 7 günden sonra kayıtlı kullanıcılara e-fatura göndermek ve almak zorundadırlar. [@-DEFTER ] 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği düzenlemesi gereğince yevmiye defteri ve büyük defter, XBRL GL e-defter format ve standartlarına göre hazırlanacaktır. Bu standartlar defterler kayıtlarının içeriği ve standartlarını belirlemektedir. Genel Tebliğ düzenlemelerine göre söz konusu standartlara uygun olarak oluşturulan dosyaların e-defter olarak kabul edilebilmesi için mali mühür ile mühürlenmesi ya da güvenli elektronik imza ile imzalanması ve e-defter Uygulaması aracılığı ile beratının alınması gerekmektedir. Konu ile iligili detaylı açıklamalar e-defter Paket dosyası içerisinde bulunan e- Defter Teknik Kılavuz dokümanında açıklanmıştır. a.e-defter dosyaları ilgili kılavuzlarda belirtilen standartlar ve formata uygun biçimde hazırlanır. b.hazırlanan dosya defter şema yapısında öngörülen alana yerleştirilir. c.oluşturulan defter dosyası mühürlenir ya da imzalanır. (Bu şekilde oluşturulan dosya, mükellefin beratının aldıktan sonra defter olarak saklamak zorunda olduğu dosyadır. Ancak bu dosyanın defter olarak geçerli sayılabilmesi için e-defter beratının alınması zorunludur.) d.mühürlenen ya da imzalanan defter dosyasının belli bilgileri alınarak berat dosyası oluşturulur. 8

10 e.berat dosyası mühürlenir ya da imzalanır. f.mühürlü ya da imzalı berat dosyası paketlenir. g.hazırlanan paket adresinde bulunan e-defter Uygulamasına giriş yapılarak yüklenir. h.berat dosyası Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılır. (Erişime açılan e-defter beratı ile imzalı veya mühürlü defter dosyası birlikte elektronik ortamda muhafaza edilecektir.) UYGULAMAYA GEÇİŞ TARİHİ Elektronik defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin 01/09/2014 tarihi itibariyle elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekmektedir. 9

11 Elektronik arşiv uygulamasını anlayabilmek için tebliğ taslağında literatürümüze yeni girecek kavramları öncelikle tanımakla başlamakta fayda görüyoruz. Tebliğ taslağını daha iyi anlayabilmek için getirilen yeni tanımlamalar aşağıdaki gibidir Elektronik Arşiv (e-arşiv) : Bu Tebliğde yer alan şartlara uygun şekilde elektronik ortamda oluşturulan faturanın elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesini, Elektronik Kayıt : Elektronik ortamda tutulan ve elektronik defter ve belgeleri oluşturan, elektronik yöntemlerle erişimi ve işlenmesi mümkün olan en küçük bilgi ögesini, Elektronik Belge : Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa göre düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde yer alan bilgileri içeren elektronik kayıtlar bütününü, Bilgi İşlem Sistemi : Mükelleflerin belgelerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza etmek ve ilgili diğer işlemlerini gerçekleştirmek amacı ile doğrudan ya da dolaylı olarak kullandıkları her türlü yazılım ve donanım ile saklama ortamlarını, BİS Dokümanı : Bilgi İşlem Sistemi Dokümanını, TÜBİTAK-BİLGEM Kamu SM Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) : Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu - Bilişim ve Bilgi Güvenliği İleri Teknolojiler Araştırma Merkezi Kamu Sertifikasyon Merkezini, : 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun dokuzuncu maddesinde tanımlanan ve yalnızca gerçek kişi mükelleflerce kullanabilen elektronik sertifikayı, Mali Mühür : 397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Başkanlık için TÜBİTAK-BİLGEM Kamu SM bünyesinde oluşturulan elektronik sertifika alt yapısını, Özel Entegratör : 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış mükellefi, İnternet Satışı : Ürün tanıtımının, sipariş ve satın alma süreçlerinin internet veya mobil iletişim araçları ile internet üzerinden gerçekleştiği satış biçimini Zaman Damgası : Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet 10

12 sağlayıcısı tarafından doğrulanan kaydı, Vergi Mükellefi : Bu tebliğ uygulaması bakımından, Vergi Usul Kanununun 232 nci maddesinin birinci fıkrasında sayılan birinci ve ikinci sınıf tüccarları, serbest meslek erbabını, kazançları basit usulde tespit olunan tüccarları, defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçileri, vergiden muaf esnafı, Vergi Olmayanlar Mükellefi : Bu Tebliğ uygulaması bakımından yukarıda sayılanların dışında kalanları, E-Arşiv Raporu : Elektronik Arşiv uygulaması kapsamında Başkanlığın belirlediği veri formatı ve standardına uygun olarak hazırlanan raporu, Elektronik saklama hizmeti veren kurum : 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında Başkanlıktan saklama hizmeti verme izni almış mükellefi, EFKS : Elektronik Fatura Kayıt Sistemi ni, UYGULAMADAN YARARLANMA YÖNTEMLERİ VE BAŞVURU Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-fatura Uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. Mükellefler e-arşiv Uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemlerinden veya Başkanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirler. Uygulamayı kendi bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler internet adresinde yayımlanan e-arşiv Başvuru Kılavuzu nda açıklanan şartlara uygun olarak başvuru yapacaklardır. e-arşiv Uygulamasını Başkanlıktan izin almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler, doğrudan özel entegratöre başvuracak olup ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunmayacaktır. Özel entegratörler kendilerine e-arşiv kapsamında başvuran mükellefler ile ilgili istenen bilgileri internet adresinde yayımlanan Özel Entegrasyon Kılavuzunda yer alan açıklamalara uygun olarak Başkanlığa elektronik ortamda bildirmek mecburiyetindedirler. DEĞERLENDİRME VE İZİN E-Arşiv uygulamasını kendi bilgi işlem sistemi üzerinden kullanmak için yapılan başvurular, mükellefe ait sistemin yapısı, işleyişi ve bu sistemde düzenlenen belge ve raporların bu Tebliğde ve internet adresinde yayımlanan e-arşiv kılavuzunda belirlenen 11

13 usul ve esaslara uygun olup olmadığı açısından Başkanlıkça değerlendirilir. Başkanlık gerek görmesi halinde, ilave bilgiler isteyebileceği gibi, mükellefe ait bilgi işlem sisteminde yerinde incelemeler yapabilir. Yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunan mükelleflere yazı ile e- arşiv izni verilir. Değerlendirme aşamasında eksiklikleri tespit edilen mükelleflere, söz konusu eksiklikleri gidermeleri için yazı ile 1 yıl süre verilir. Bu süre içerisinde eksikliklerini gidermeyen mükelleflerin başvuruları reddedilebilir. Bu durumdaki mükelleflerin, reddi izleyen 1 yıl içerisinde yapacakları başvurular kabul edilmez. Başkanlıktan izin alan özel entegratörler, anlaşma yaptıkları mükelleflere ilişkin bilgileri Başkanlık sistemine yüklediklerinde internet adresinde yayınlanan özel entegrasyon kılavuzunda açıklanan mesaj yapısına uygun onayı almaları halinde anlaşma yaptıkları mükelleflere e-arşiv hizmeti vermeye başlayabilirler. BELGELERİN ELEKTRONİK ORTAMDA OLUŞTURULMASI e-arşiv kapsamında düzenlenen belgeler Başkanlığa bildirilen bilgi işlem sisteminde veya özel entegratör sisteminde oluşturulmalıdır. Kullanılan elektronik belge formatı, üzerinde mali mühür/nes taşımaya, belge üzerinde doğrulamaya, görüntülemeye ve kâğıt baskı almaya imkân veren genel tanınırlığa sahip bir format olmalıdır. Mükellefler, istemeleri halinde fatura formatı olarak internet adresinde yayınlanan e-fatura format ve standardını da kullanabilirler. Başkanlık gerekli görmesi halinde, mükelleflerin kullandıkları elektronik belge formatını değiştirmesini isteyebilir.uygulamayı kendi sistemi üzerinde kullanan mükelleflerden tüzel kişiler elektronik ortamda oluşturdukları faturalarını kendi mali mühürleri ile gerçek kişiler ise istemeleri halinde mali mühür ya da NES ile onaylayacaklardır.uygulamanın özel entegratör vasıtasıyla kullanılması durumunda belgeler mükelleflerin kendi mali mühür ya da NES i ile ya da izin vermeleri halinde özel entegratörün mali mührü ile onaylanır.e-arşiv kapsamında düzenlenen belgeler, bu Tebliğ ile getirilen düzenlemeler dışında başta Vergi Usul Kanunu olmak üzere, diğer vergi kanunları ve ilgili düzenlemelerde yer alan sürelere ve belirlenen usul ve esaslara uygun biçimde oluşturulmak zorundadır. BELGELERE KONULACAK AMBLEM Bu Tebliğ kapsamında oluşturulan elektronik belgelerin müşteri nüshalarında, 2/2/1985 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Vergi Usul Kanunu Uyarınca Vergi Mükellefleri Tarafından Kullanılan Belgelerin Basım ve Dağıtımı Hakkında Yönetmelik - hükümlerine göre belgelerin önyüzünün üst orta 12

14 kısmına gelecek şekilde basılması zorunlu olan Belgelere Konulacak Özel İşaret(Amblem) ile İl Kod Numarası yerine aynı konumda bulunmak üzere, Gelir İdaresi Başkanlığı amblemi bulunacaktır. Amblemin altında; e-arşiv Fatura ibaresi bulunacaktır. Tebliğin 3c bendi kapsamında elektronik ortamda iletilen faturanın alt kısmında ayrıca e-arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir. ifadesi yazılacaktır. BELGE NUMARASI e-arşiv izni kapsamında düzenlenecek belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kod ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılacaktır. Birim kod serbestçe belirlenebilecektir. Başkanlık bazı birim kodlarının kullanımını yasaklayabileceği gibi bazı işlemler için belirlediği birim kodlarının kullanılmasını zorunlu kılabilir. Belge numarası içerisinde yer alan sıra numarası, 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan oluşmaktadır. Her bir birim koduna ait sıra numarası kendi içinde oluşturulacak ve takip edilecektir. Sıra numarası içerisinde yer alan 9 karakterlik müteselsil numara, her yılın ilk günü itibariyle 1 rakamından başlatılarak kullanılacaktır. Mükellef bünyesinde aynı belge numarası birden fazla kullanılamayacaktır. BELGELERİN ALICILARA TESLİMİ Mükellefler elektronik belge biçiminde oluşturdukları faturayı bu Tebliğin 7.3 bölümünde belirtilen istisna haricinde alıcısına kâğıt ortamında teslim edeceklerdir. Elektronik ortamda oluşturulan faturanın kâğıt ortamında teslimi halinde baskı işlemi mükellefin kendisi tarafından yapılabilir. İsteyen mükellefler baskı işini anlaşmalı matbaa işletmelerine veya özel entegratörlere de yaptırabilir. Bu durumda anlaşmalı matbaa işletmeleri veya özel entegratörler tarafından Başkanlığa herhangi bir bildirim yapılmaz.vergi Usul Kanununun faturanın nizamına ilişkin hükümlerine göre faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzasının bulunması mecburidir. Bu hükme göre, vergi uygulamaları bakımından faturada imzanın bulunması zorunlu olmakla beraber, faturanın şekil ve nizamına ilişkin esaslara riayet edilmek şartıyla, düzenleme tarihinde imzaya yetkili olanın imzasının notere tasdik ettirilip basım sırasında fatura üzerine yazdırılmak suretiyle faturanın (hazır imzalı olarak) kullanılabilmesi mümkündür. e-arşiv kapsamında düzenlenen faturada, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi zorunludur. Yaralı olması dileğiyle 13