KARADENİZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ TONYA MESLEK YÜKSEKOKULU

Transkript

1 KARADENİZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ TONYA MESLEK YÜKSEKOKULU

2 İÇİNDEKİLER ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU.... GENEL BİLGİLER... A- Misyon ve Vizyon... B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar... C- İdareye İlişkin Bilgiler Fiziksel Yapı Örgüt Yapısı Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar İnsan Kaynakları Sunulan Hizmetler Yönetim ve İç Kontrol Sistemi... II- AMAÇ ve HEDEFLER... A- İdarenin Amaç ve Hedefleri..... III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER.. A- Mali Bilgiler 1- Bütçe Uygulama Sonuçları Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar. 3- Mali Denetim Sonuçları... B- Performans Bilgileri. 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri 2- Performans Sonuçları Tablosu 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi. 4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ... A- Üstünlükler... B- Zayıflıklar... ÖNERİ VE TEDBİRLER..

3 BİRİM YÖNETİCİ SUNUŞU Tonya Meslek Yüksekokulu Karadeniz Teknik Üniversitesi Senatosu nun gün ve 249/6 sayılı kararıyla uygun görülmesi sonucu Yükseköğretim Genel Kurulunun tarihli toplantısında incelenmiş ve 2547 Sayılı Kanunun 2880 sayılı kanunla değişik 7/d-2 maddesi uyarınca uygun görülmesiyle kurulmuştur. Tonya Meslek Yüksekokulu Müdürlüğünün Sağlık Bakım Hizmetleri bölümü bünyesinde Yaşlı Bakım Programı açılması Karadeniz Teknik Üniversitesi Senatosunun 05/09/2014 gün ve 260/14 kararıyla uygun görülüp, Eğitim-Öğretim yılında ilgili programa 51 öğrenci alınarak, Eğitim ve Öğretime başlanmıştır. Prof. Dr. Nuri İhsan KALYONCU Meslek Yüksekokulu Müdürü

4 A. Misyon ve Vizyon I- GENEL BİLGİLER MİSYONUMUZ Dünyada ve ülkemizde nüfus hareketliliğinde oluşan değişimler, genç nüfusun azalıp, yaşlı nüfusun artmasına neden olmuş, aynı zamanda ülkemizdeki geleneksel aile yapısının çekirdek aile yapısına dönüşmesi; sosyal hizmetin alanlarından biri olan yaşlı bakım hizmeti açığının oluşmasına neden olmuştur. Ülkemizde artık genç olmakla övündüğümüz noktadan uzaklaşmakta, yaşam stilleri değişmekte pek çok alanda olduğu gibi yaşlı bakım hizmetlerinde profesyonelleşmeye talep artmaktadır. Bu noktada kurumsal hizmet veren merkezlerin inşası kadar hatta daha önemlisi yetişmiş nitelikli insan gücü talebi giderek artmaktadır. Bu nedenle yaşlıyla uygulama boyutunda hizmeti bire bir yürütecek ve yaşlıyı sağlık ve sosyal hizmet boyutuyla ele alabilecek ara elemanı yetiştirilmesine gereksinim duyulmuştur. Bu nedenle Tonya Meslek Yüksekokulu Yaşlı bakım Programının amacı; bakım hizmeti konusunda gerekli bilgi, beceri ve değerleri bütünleştirip, özümseterek; kamu alanı, özel alan ve sivil toplum örgütlerinde yaşlı bakım hizmetini uygulayıcı ve geliştirici niteliğe sahip, Yaşlı bireylerin ihtiyaç duyduğu bakımı yerine getirebilen, gerekli ortamları hazırlayan ve sunan, yaşlı bireylerin sağlık standartlarının gelişimine ve yaşam kalitesinin artmasına katkı sağlayan, çözüm üretebilen, takım çalışmasına ve sorumluluk duygusuna sahip, aldığı eğitim sonucu yaşlı bakım bilgi ve tekniklerini kullanarak, yaşlı ve bakıma muhtaç kişileri hayata tutundurma, gelecek kaygısından arındırma, boş zamanlarını üretken bir şekilde değerlendirme, kendi bedenine ve yaşam alanlarına karşı duyarlı ve koruyucu olmalarını alışkanlık haline getiren ve uygulatan ara insan gücünü yetiştirmektir. Sağlık hizmetleri alanında nitelikli yardımcı sağlık personeli yetiştirmek olup Atatürk İlke ve İnkılaplarına bağlı, insani değerlere saygı duyan ve insanlığa hizmeti ilke edinmiş bölgesel ve ulusal kalkınmayı sağlamak amacıyla mesleki eğitime ilişkin etkinlikler yapan, kendine güvenen, sorgulamasını bilen, yaratıcı, üretken, kendini ifade edebilen, alanında iyi yetişiş, hoşgörülü, katılımcı, sorumluluk sahibi, motivasyonu yüksek, çalışma alanlarında öncelikle tercih edilen bir eğitim kurumu olmaktır. VİZYONUMUZ Sağlık alanında ulusal ve uluslararası bilim ve teknoloji dünyası ile bütünleşmiş, çağın gerektirdiği bilgi beceri ve teknolojik gelişmelere sahip, sağlık sektöründeki gelişmeler ve ihtiyaçlar doğrultusunda kaliteli ve etkin bir eğitim-öğretim faaliyeti vererek yeni mesleki programlar açarak büyüyen ve sağlık eğitimi ön lisans programları arasında saygın konuma ulaşan, mesleki eğitimin gerektirdiği bilgi beceri ve standartlara sahip nitelikli sağlık ara elemanı yetiştiren bir kurum yaratmaktır. Ulusal ve uluslararası düzeyde yükseköğretim kalitesi ile lider eğitim merkezi olmak. Yardımcı sağlık hizmetleri elemanlarının yetiştirilmesinde birincilikle tercih edilen eğitim kurumu olmak, katılımcı yönetim modeli ile öğrenci ve çalışan memnuniyetini mükemmele ulaştırmaktır.

5 B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Tonya MYO, iş dünyasının gereksinim duyduğu nitelikli ara elemanlarını yetiştirmekle yükümlüdür. Bu bağlamda; gereksinim duyulan ara elemanlarını yetiştirebilmek için gerekli olan programların açılması ve mevcut programlarda devam eden eğitim-öğretim sürecinin ortaya çıkan yeni gereksinmeler doğrultusunda revizyonu kurumun temel görevleri arasındadır. Ayrıca, Yüksekokulun Kurulu olduğu yörenin vizyonunun şekillendirilmesi de kurumun öncelikli amaçlarından bir diğeridir. Tonya MYO, söz konusu görevleri ifa ederken kullanımına verilen bütçenin de etkin ve şeffaf bir biçimde kullanılmasından sorumludur. C. İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 1.1.Tonya Meslek Yüksekokulu Taşınmazlarının Dağılımı (*) Mülkiyet Durumuna Göre Taşınmaz Alanı (m 2 ) Yerleşke Adı Üniversite Maliye Haz. Diğer TONYA MESLEK YÜKSEKOKULU Toplam (m 2 ) 1758, , Tonya Meslek Yüksekokulu Kapalı Alanların Dağılımı (*) BİRİM TONYA MESLEK YÜKSEKOKULU İDARİ ALANLAR (Akademik ve İdari Personel alanları) EĞİTİM ALANLARI TOPLAM m 2 DERSLİK LABORA. m2 m 2 (Akademik ) ( İdari).m 2.m 2.m 2.m 2.m

6 1.3. Taşıtlar ve Taşınır Malzeme Listesi Taşınır Malzeme Listesi DAYANIKLI TAŞINIRLAR Tıbbi ve Biyolojik Amaçlı Kullanılan Cihazlar ve Aletler Hastanede Kullanılan Demirbaş Niteliğindeki Taşınırlar Ölçü Birimi Miktar adet 1adet tansiyon ölçüm aleti, 1 adet nebülizatör adet 1 adet serum askılığı, 1adet yetişkin karyola 1 adet üçlü paravan Bilgisayarlar ve Sunucular ADET 15 adet :6 adet masa üstü bilgisayar, 6 adet monitör, 1 adet diz üstü bilgisayar,2 adet projeksiyon cihazı Bilgisayar Çevre Birimleri adet 1 adet yazıcı Ses, Görüntü ve Sunum Cihazları adet 8 adet: 3 adet projektör,5 adet projeksiyon perde Büro Mobilyaları adet 214 adet: 1adet toplantı masası,2 adet masa takımı,14 adet çizim masası,197 adet koltuk Seminer ve Sunum Amaçlı Ürünler adet 5 adet yazı tahtası Doğa sporlarında kullanılan demirbaşlar adet 1 adet şişme yatak 1.4. Eğitim Alanları Sınıf Eğitim Alanı Eğitim Lab. Araştırma Lab. Bilgisayar Lab. Kapasite Kapasite Kapasite Kapasite 0 50 Kişilik Toplam m² Kişi Toplam m² Adet 1 3 Toplam m² Adet 1 Toplam 88 m² Adet Toplam m² Adet 1 Toplam 44 m² Kişi Toplam m² Kişi Toplam m² Kapasite Kapasite 251- Üzeri Kişi Toplam m² Kişi Toplam m²

7 Dersliklerin Teknolojik Donanımı Derslik Sayısı (Anfi+Sınıf) 4 4 Projeksiyon Cihazı Olan Derslik sayısı Dersliklerdeki Projeksiyon Cihazı Oranı (Projeksiyon Cihazı Olan Derslik Sayısı /Derslik Sayısı)*100 Akıllı Tahta Olan Derslik Sayısı Dersliklerdeki Akıllı Tahta Oranı (Akıllı Tahtası Olan Derslik Sayısı /Derslik Sayısı )*100 % % Hizmet Alanları Akademik/İdari Personel Hizmet Alanları Sayısı(Adet) Alanı(m 2 ) Kullanan Sayısı (Kişi) Akademik Çalışma Odası İdari Çalışma Odası Toplam Kütüphane Hizmet Alanları (*) Sayısı (Adet) Alanı (m 2 ) Kapasite (Kişi) Bağımsız Çalışma Salonu Toplam Örgüt Yapısı Yüksekokulumuz misyonunun yerine getirilmesinden sorumlu idari birimlere ilişkin görev tanımları ile aralarındaki hiyerarşik ilişkileri gösterir teşkilat şeması; 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ile tarihli sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönetmeliği esas alınmıştır

8 A-Müdür: Yüksekokulun öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde; gerektiğinde güvenlik önlemlerinin alınmasında; öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında; eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde; bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ayrıca sonuçlarının alınmasında Rektöre karşı birinci derece sorumludur. Görevleri (1) Yüksekokul Kurullarına başkanlık etmek, Yüksekokul Kurullarının kararlarını uygulamak ve Yüksekokul birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak (2) Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde genel durum ve işleyiş hakkında Rektöre rapor vermek (3) Yüksekokulun ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte Rektörlüğe bildirmek, Yüksekokul bütçesi ile ilgili öneriyi Yüksekokul Yönetim Kurulunun da görüşünü aldıktan sonra Rektörlüğe sunmak (4) Yüksekokulun birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak (5) 2547 sayılı kanun ile kendisine verilen diğer görevleri yapmak B-Yüksekokul Kurulu: Akademik bir organ olan Yüksekokul Kurulu; Müdürün başkanlığında, Müdür Yardımcıları ile Bölüm Başkanlarından oluşur. Yüksekokul Kurulu, normal olarak her yarıyıl başında ve sonunda toplanır. Müdür gerekli gördüğü hallerde Yüksekokul Kurulunu toplantıya çağırır. Görevleri (1) Yüksekokulun, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetleri ile bu faaliyetlerle ilgili esasları, plan, program ve eğitim - öğretim takvimini kararlaştırmak (2) Yüksekokul Yönetim Kuruluna üye seçmek (3) 2547 sayılı kanunla verilen diğer görevleri yapmak C-Yüksekokul Yönetim Kurulu İdari bir organ olan Yüksekokul Yönetim Kurulu: Müdürün başkanlığında, Müdür Yardımcıları ile Müdürün göstereceği altı aday arasından Yüksekokul Kurulu tarafından üç yıl için seçilecek üç öğretim elemanından oluşur. Yönetim Kurulu, gerekli gördüğü hallerde geçici çalışma grupları, eğitim-öğretim koordinatörlükleri kurabilir ve görevlerini düzenler.

9 Görevleri (1) Yüksekokul Kurulunun kararları ile tespit ettiği esasların uygulanmasında Müdüre yardım etmek (2) Yüksekokulun eğitim-öğretim, plan ve programları ile takvimin uygulanmasını sağlamak (3) Yüksekokulun yatırım, program ve bütçe tasarısını hazırlamak (4) Müdürün Yüksekokul yönetimi ile ilgili getireceği bütün işlerde karar almak (5) Öğrencilerin kabulü, ders intibakları ve çıkarılmaları ile eğitim-öğretim ve sınavlara ait işlemleri hakkında karar vermek (6) 2547 sayılı kanunla verilen diğer görevleri yapmak D-Müdür Yardımcısı (Akademik): Akademik Müdür Yardımcısı, eğitim-öğretim süreci ile doğrudan ilişkili konularda Müdüre yardım eder. Görevleri (1) Tüm Bölüm Başkanlıkları tarafından ortak olarak yapılması gereken; ders ve sınav programlarının hazırlanması, ders görevlendirmelerinin yapılması, ek ders ödemelerinin kontrolü, Rektörlük makamınca hazırlanması istenen raporların akademik kısımlarının hazırlanması gibi işlerin koordinasyonundan sorumludur. (2) Rektörlük makamınca hazırlanması istenen raporları İdari Müdür Yardımcısı ile birlikte hazırlar. (3) Bölüm Başkanlıkları tarafından hazırlanan ve Müdürün veya Yüksekokul Kurullarının onayını gerektiren faaliyetler, ilk önce Akademik Müdür Yardımcısı tarafından incelenir daha sonra Müdürün veya ilgili Kurulun onayına sunulur (4) Eğitim-öğretim sürecinin sağlıklı bir şekilde yürütülüp yürütülmediğini Müdür adına takip eder, aksaklıkları düzeltmeye çalışır ve düzenli olarak Müdüre bilgi verir. (5) Yüksekokulumuz web sitesinin eğitim-öğretime ilişkin kısımlarının güncellenmesinden sorumludur. (6) Öğrencilerin Bölüm Başkanlıkları tarafından çözüme kavuşturulamayan sorunlarını inceler, çözüm bulmaya çalışır ve Müdüre bilgi verir. (7) Akademik personelin özlük işleri yanında tutum ve davranışlarını da takip ederek Müdüre bilgi verir. (8) Müdürün, Yüksekokul Kurullarının ve bu planın verdiği diğer görevleri yürütür.

10 E-Müdür Yardımcısı (İdari): İdari Müdür Yardımcısı, eğitim-öğretim süreci ile doğrudan ilişkili olmayan idari konularda Müdüre yardım eder. Görevleri (1) Rektörlük makamınca hazırlanması istenen raporların idari birimlere ilişkin olan kısımlarının Yüksekokul Sekreterliğinden temin edilmesinden sorumludur. Akademik Müdür Yardımcısı ile birlikte Rektörlük makamınca hazırlanması istenen raporları hazırlar. Söz konusu raporların hazırlanması aşamasında gerekirse diğer akademik ve idari personelin katkısını isteyebilir. (2) İdari personelin Yüksekokul Sekreteri tarafından çözüme kavuşturulamayan sorunlarını inceler, çözüm bulmaya çalışır ve Müdüre bilgi verir. (3) Yüksekokulumuz web sitesinin Akademik Müdür Yardımcısının sorumluluğu dışında kalan kısımlarının güncellenmesinden sorumludur. (4) Müdürün, Yüksekokul Kurullarının ve bu planın verdiği diğer görevleri yürütür. F-Bölüm Başkanı: Bölüm Başkanı; Bölümün aylıklı öğretim elemanları arasından Müdürün önerisi üzerine Rektörce üç yıl için atanır. Süresi biten Başkan tekrar atanabilir. Bölüm Başkanları, Akademik Müdür Yardımcısı ile organize bir şekilde çalışırlar. Bölüm Başkanı, Bölümün her düzeyde eğitim-öğretim ve araştırmalarından; Bölüme ait her türlü faaliyetin düzenli ve verimli bir şekilde yürütülmesinden sorumludur. Görevleri (1) Ders ve sınav programlarını hazırlamak (2) Ders görevlendirmelerini yapmak (3) Öğrencilere ilişkin problemleri çözüme kavuşturmak (4) Bölümde yürütülen derslerin, hazırlanan içeriklere uygun olarak belirlenen zaman dilimi içerisinde yapılıp yapılmadığını kontrol ederek Müdüre bilgi vermek (5) 2547 sayılı kanunla verilen diğer görevleri yapmak

11 G-Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Sekreteri, Müdüre bağlı yönetim örgütünün başında bulunur. Sekretere bağlı büro ve iç hizmet görevlerini yapmak üzere; gerekli görüldüğü takdirde yeteri kadar diğer görevliler çalıştırılır. Bunlar arasındaki iş Bölümü Müdürün onayından sonra uygulanmak üzere Sekreterce yapılır. Sekreter, Sekreterlik personelinin disiplin amiridir. Görevleri (1) Oy hakkı olmaksızın Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulunda raportörlük yapmak (2) Yüksekokul idari personelinin yerine getirmekle yükümlü olduğu görevlerin takibini ve onayını yapmak (3) Yüksekokul akademik ve idari personelinin dosyalarını tutmak (4) Öğrencilerin sağlık merkezlerine sevk işlemleri için onay vermek (5) Öğretim elemanları tarafından kendisine tutanakla teslim edilmiş olan sınav ve staj evraklarını arşivlemek (6) Sekreterlik personelinin sevk ve izin işlemlerini organize etmek; özlük işlemlerini yürütmek (7) Bu planda belirtilmeyen veya sonradan ortaya çıkan tüm idari işlemlerin organizasyonunu gerçekleştirmek (8) Müdürün, Yüksekokul Kurullarının ve bu planın verdiği diğer görevleri yapmak (9) 2547 sayılı kanunla verilen diğer görevleri yapmak H- Yazı İşleri Yüksekokula ilişkin tüm yazışmaların organizasyonundan sorumludur. Görevleri (1) Yüksekokula ulaşan evrakları teslim alarak kaydetmek (2) Gelen evrakları sınıflandırma sistemine uygun olarak ayırt etmek ve ilgili üst yöneticiye iletmek (3) Müdür, Müdür Yardımcısı ve Yüksekokul Sekreteri tarafından istenilen yazışmaları hazırlamak, postaya verilmesini sağlamak ve söz konusu yazışmaların takibini yapmak (4) Yürüttüğü tüm işlemlere ilişkin belgeleri arşivlemek, diğer birimlerden gelen arşivleme taleplerine cevap vermek

12 (5) Yüksekokul Müdürü ve Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri yapmak I- Öğrenci İşleri Öğrenci İşleri birimi, Yüksekokul öğrencileri ile Yüksekokul ve Üniversite arasındaki resmi ilişkileri sağlamakla sorumludur. Görevleri (1) Öğrenciler tarafından talep edilen evrakları, yasal prosedürlerin olanak verdiği ölçüde hazırlamak (2) Erkek öğrencilerin askerlik işlemlerini takip etmek ve gerekli yazışmaları hazırlamak (3) Mezuniyete hak kazanan öğrenciler için gerekli olan yazışmaları yapmak (4) Öğretim elemanları tarafından hazırlanması istenilen duyuruları hazırlamak ve ilan etmek (5) Öğrenci bursları ile ilgili listeleri ilan etmek (6) Yürüttüğü tüm işlemlere ilişkin belgeleri arşivlemek (7) Yüksekokul Müdürü veya Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri yapmak J- Mutemet Yüksekokul ve Yüksekokul personeline ilişkin tüm parasal işlemlerin yürütülmesinden sorumludur. Görevleri (1) Personel kıdem ve terfilerini takip ederek düzenlemek (2) Personel sağlık giderlerine ilişkin faturaları düzenlemek (3) Personel maaşlarını hazırlamak (4) Personel maaş değişikliklerini düzenlemek (5) Yüksekokulun her türlü harcama kalemlerindeki faturaları zamanında hazırlamak ve ödemeleri takip etmek (6) Personel emekli keseneklerini zamanında hazırlamak ve Sosyal Güvenlik Kurumuna göndermek (7) Personelin işe giriş-çıkış ve askerlik işlemlerini yürütmek

13 (8) Satın alma işlemlerine ilişkin evrakları hazırlamak ve takibini yapmak (9) Yürüttüğü tüm işlemlere ilişkin belgeleri arşivlemek (10) Yüksekokul Müdürü veya Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri yapmak K- Ayniyat Memuru Yüksekokulu maddi varlıklarının stoklanması ve sirkülasyonunun sağlanmasından sorumludur. Görevleri (1) Satın alınan tüm maddi varlıkları stoklamak, takibini ve dağıtımını yapmak (2) Maddi varlıkların terkin ve devir işlemlerini yürütmek (3) Maddi varlıların envanter takibini yapmak (4) Yürüttüğü tüm işlemlere ilişkin belgeleri arşivlemek (5) Yüksekokul Müdürü veya Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri yapmak M- Güvenlik Eğitim-öğretimin huzur ve emniyet içerisinde yürütülmesi için gerekli ortamı ve Yüksekokul maddi varlıklarının korunmasını sağlamakla sorumludur. Görevleri (1) Yüksekokula gelen ziyaretçileri kimlik kontrolü yaparak kayıt altına almak, kimlik kartı karşılığında ziyaretçi kartı vermek ve ziyaretçiyi ulaşmak istediği birime bilgi verip onay aldıktan sonra yönlendirmek (2) Yüksekokula gelebilecek her türlü maddi zararı ortaya çıkmadan engellemek amacıyla önlemler almak; söz konusu zararın ortaya çıkması sonrasında ise faillerin tespit edilerek idareye bildirimlerini sağlamak (3) Öğrencilerin Yüksekokula girişlerinde kimlik kontrolü yapmak (4) Öğrenciler arasında veya öğrencilere yönelik olarak Yüksekokul içerisinde ortaya çıkan tartışma ve fiili müdahaleleri ortaya çıkmadan engellemek amacıyla önlemler almak; böyle bir durumun ortaya çıkması sonrasında ise faillerin tespit edilerek idareye bildirimlerini sağlamak (5) Yürüttüğü tüm işlemlere ilişkin belgeleri arşivlemek (6) Yüksekokul Müdürü veya Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri yapmak

14 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1- Yazılımlar ve Bilgisayarlar Cinsi Masa Üstü Bilgisayar Taşınabilir Bilgisayar İdari Amaçlı (Adet) Eğitim Amaçlı (Adet) Araştırma Amaçlı (Adet) Toplam Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi İdari Amaçlı Eğitim Amaçlı (Adet) (Adet) Projeksiyon 5 Fotokopi makinesi 1 Faks 1 Araştırma Amaçlı (Adet)

15 4- İnsan Kaynakları(*) 4.1- Akademik Personel Kadroların Doluluk Oranına Göre Dolu Boş Toplam Öğretim Görevlisi 4 4 Genel TOPLAM Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Kişi 3 1 Sayısı Yüzde % 75 % İdari Personel İdari Personel (Kadroların Doluluk Oranın a Göre) Dolu Boş Toplam Genel İdari Hizmetleri 2 2 Yardımcı Hizmetler Sınıfı 1 1 Toplam İdari Personelin Eğitim Durumu İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön lisans Lisans Kişi Sayısı 1 2 Yüzde %33 % İdari Personelin Hizmet Süreleri Yüksek L.ve Doktara İdari Personelin Hizmet Süresi 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl Yıl Kişi 1 2 Sayısı Yüzde %33 % Yıl 21 - Üzeri

16 4.9- İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Kişi 1 2 Sayısı Yüzde %33 % Personelin Cinsiyet Dağılımı Kadın Erkek Personel Dağılımı Sayıları * Kadın Erkek Toplam K % E % Akademik Personel %50 %50 İdari Personel 3 3 %0 %100 TOPLAM %28 % Yıllar İtibarı ile Personel Sayılarının Dağılımı Personel Sınıfı 2013 Yılı 2014 Yılı 2015 Yılı Akademik Personel 4 İdari Personel 3 TOPLAM 7 5- Sunulan Hizmetler 5.1- Eğitim Hizmetleri Öğrenci Sayıları (*) Meslek Toplam Yüksekokulları Erkek 9 9 I. Kız Öğretim Toplam Toplam Erkek Toplam Kız Genel Toplam 38 38

17 Öğrenci Kontenjanları Öğrenci Kontenjanları ve Doluluk Oranı Birimin Adı LYS LYS sonucu Doluluk Boş Kalan Kontenjanı Yerleşen Oranı Meslek Yüksekokulları %100 Toplam 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı öncülüğünde hazırlanan Karadeniz Teknik Üniversitesi İç Kontrol Standartları Eylem Planı, Eğitim-Öğretim yılında faaliyetlerine başlayan Yüksekokulumuzun kurumsallaşma çabaları açısından da oldukça önemli bir fırsat olarak algılanarak sahiplenilmiştir. Söz konusu plan, Yüksekokulumuzun kurumsallaşma çabaları için dışsal bir motivasyon sağlamakla birlikte kurumsallaşma süreci için de bir rehber olarak kabul edilmiştir. Yüksekokulumuzdaki mevcut örgütlenmenin, Karadeniz Teknik Üniversitesi İç Kontrol Standartları Eylem Planı ile uyumluluğunun sağlanması yolundaki çalışmalara halen devam edilmekle birlikte oldukça önemli bir mesafe kaydedilmiştir. İç kontrol sistemi sayesinde Yüksekokulun kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesi, her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesi, varlıkların kötüye kullanılması, israfın önlenmesi ve kayıplara karşı korunması sağlanmaktadır Güz yarıyılında eğitime başlayan okulumuzda İç kontrol eylem planı çalışmaları başlatılmış olup, aşağıda her bileşen ve bir örnek çalışma sunulmuştur. KONTROL ORTAMI TONYA MESLEK YÜKSEKOKULU ETİK DAVRANIŞ İLKELERİ FAALİYETLER YÖNÜNDEN Kanun, yönetmelik ve ilgili tüzüklere uyulması, Eğitim ve hizmet kalitesinin yükseltilmesi, memnuniyetin arttırılması, Fakültenin vizyon ve misyonuna uygun hareket edilmesi, Kurumun güven ve itibarını sarsan davranışlardan kaçınılması esastır.

18 ETİK DAVRANIŞ KURALLARI Çalışanlarımızdan Beklenen Etik Davranışlar Etik değerlere uygun örnek davranışlar gösteriniz. Özel işlerinizi mesai içerisinde yapmaktan kaçınınız. Yüksekokul ile iş, hizmet veya çıkar ilişkisi içinde bulunanlardan hediye almayınız, sunulan, burs, seyahat, ücretsiz konaklama, yemek gibi imkânlardan uzak durunuz. Görev yatığınız kurumla bağlantısı olan kişi veya firmalarla özel iş ilişkisi içine girmeyiniz. Göreviniz dışında mevzuatça yasaklanan ikinci bir işte çalışmayınız. Her zaman kamu yararı doğrultusunda halkın devlete ve kamu görevlilerine olan güvenini artırmak için çalışınız. Etik ilkelere uymayan çalışanları uyarınız, gerekirse durumu yetkili mercilere bildiriniz. Mal bildirimi formlarını zamanında, eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurunuz. Mal varlığınızda artış olması durumunda, bunu zamanında bildiriniz. Çıkar ilişkisine girmeyiniz. Kendinizin ve yakınlarınızın çıkar sağlayabileceği durumlardan kaçınınız. Görevinizi ve kamu kaynaklarını kişisel çıkar için kullanmayınız, akraba, eş-dost ve yakınlarınızı kamu hizmetlerinden ayrıcalıklı olarak yararlandırmayınız. Mesai arkadaşlarınıza ve hizmetten yararlananlara içten saygı gösteriniz. Tarafsız ve adil olunuz. Görevinizi yerine getirirken, kamu kaynaklarını elde ederken ve kullanırken, mal ve hizmet satın alırken yazılı kurallara, etik ilke ve değerlere uygun davranınız. Bağlayıcı açıklamalar ve gerçek dışı beyanlardan kaçınınız. Gizli bilgileri açıklamayınız. Kurumun itibarını sarsacak davranışlardan uzak durunuz. Her türlü mali işlemi zamanında ve mevzuata uygun olarak yapınız. Ödemeleri aksatmayınız. Görevlerinizi, Yüksekokulun misyon, vizyon ve temel değerlerine uygun olarak yürütünüz.

19 Çalışanları gereksiz yere meşgul etmeyiniz. Kurumun yazılı sözlü talimatlarına uyunuz. Sizlerden istenen bilgi ve belgeleri zamanında ve tam olarak veriniz. Yöneticilerden Beklenen Etik Davranışlar Çalışanların yaptığı iyi işleri takdir ediniz ve duyurunuz. Çalışanların ve hizmetten yararlananların görüşlerini dikkate alınız ve karar alma sürecine onları da katınız. Kurumun misyonunu, vizyonunu, genel amaçlarını, ana hedeflerini ve değerlerini tüm çalışanlara bildiriniz. Her personel için uygun çalışma ortamı hazırlayınız. Üst görevler için personel seçerken, liyakatlerini ve mevcut davranış ve gelişim potansiyellerini göz önüne alınız. Çalışanlara tarafsız ve eşit davranınız. Karar ve davranışlarınızda tutarlı olunuz. Anlaşmazlıkları adil ve hızlı bir şekilde çözünüz. RİSK DEĞERLENDİRME RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI Standart 5: Planlama ve Programlama İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar 5.1. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır.

20 5.3. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır İdarenin ve birimlerinin hedefleri, özellikli, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Meslek Yüksekokulunun faaliyetleri yıllarını kapsayan 5 yıllık stratejik plana uygun olarak yürütülmektedir. Bütçe stratejik plana uygun hazırlanmaktadır. Amaç ve hedefler Meslek Yüksekokulunun misyonu, vizyonu, temel ilke ve değerlerine uygun olarak belirlenmiştir. TONYA MESLEK YÜKSEKOKULU RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI Standart 6: Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Bu standart için gerekli genel şartlar: 6.1. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. RİSK DEĞERLENDİRME

21 Risk, beklenen ama ne zaman olacağı, nasıl meydana geleceği ve ne kadar zarar vereceği bilinmeyen olaylardır. Riskin, olma olasılığı ve olduktan sonra yaratacağı etki gibi iki temel özelliği vardır. Risk değerlendirmede temel amaç, kurumun hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyen önemli riskleri tespit ve analiz etmek, değerlendirmek, alınacak önlemleri belirlemek ve uygulamaktır. Ana faaliyetleri etkileyen riskler yılda en az bir kere detaylı olarak analiz edilmelidir. Risklerin ortaya çıkarılması ve yönetilmesi çalışmaları birimlerde oluşturulan RİSK BELİRLEME VE DEĞERLENDİRME GRUBU tarafından yürütülür. Riskler sabit değildir. Riskler birimlere ve yürütülen faaliyetlere göre farklılıklar gösterir. Riskleri belirlerken çalışanların görüşleri alınmalı ve sürece katılmaları sağlanmalıdır. Riskleri ortaya çıkarmanın en kolay ve hızlı yolu işi yapanlardan bilgi almaktır. Bunun için her bir personele süre verilerek yaptıkları işlerle ilgili yaşadıkları sorunları, karşılaştıkları tehlikeleri, bunlara nasıl tepki gösterdiklerini, çözüm önerilerinin neler olabileceğini bir kâğıda not etmelerini isteyin. Daha sonra bu bilgileri risk değerlendirme grubu ile analiz edin. Gerekirse çalışanlarla yüz yüze görüşerek, tehlikeleri enine boyuna tartışın. Alınan bu bilgilere göre o birimde yürütülen faaliyetlerle ilgili riskleri ayıklayın, büyüklükleri, önem ve öncelik düzeyini belirleyin, meydana gelme olasılıklarını ve yaratacağı etkileri ölçün. Olası risklere kabul etme, transfer etme, meydana gelme ve etkisini azaltma ve son çare faaliyeti durdurma gibi yöntemlerden biri ile cevap verin, kontrol altında tutacak önlemleri belirleyin. Risk Değerlendirme Grubu olarak karar verin, uygulayın ve sonuçları raporlayın. RİSK MATRİSİ Riskleri belirlemede bizlere yardımcı olabilecek sorular Amaca ulaşma yolunda neler yanlış gidebilir? Nerelerde sorun yaşanır? Başarısız olmamıza neden olabilecek işler nelerdir? Hangi alanlarda ya da yerlerde zayıfız? Hangi varlıkları daha çok korumalıyız? Hırsızlık veya yolsuzluk alanları neler olabilir? Faaliyetlerimiz hangi durum ya da olaylar karşısında aksayabilir, durabilir? En kritik bilgi kaynaklarımız nelerdir? En fazla harcama yaptığımız alanlar hangileridir? Takdire dayanan, bir kişi tarafından alınan kritik kararlar nelerdir? Hangi faaliyet veya süreçler daha karmaşıktır? İdari, mali ve cezai yaptırımlara maruz kaldığımız alanlar hangileridir?

22 Risk değerlendirmede 5x5, 3x3, 10x10 gibi matrislerden yararlanılır. Risk matrisi, riskin olma olasılığı ve olduktan sonra yaratacağı etki gibi iki değişkeni analiz etmek için kullanılan bir değerlendirme aracıdır. Belirlenen risklerin her birine 1 den 5 e kadar bir etki değeri (soldan sağa) ve bir olasılık değeri (yukarıdan aşağıya) verilir. Etki ve olasılık düzeyi en düşük için 1, en yüksek için 5 değeri kullanılır. Sırası ile olasılık değerleri etki değeri ile çarpılarak her bir olayın risk puanı veya risk skoru bulunur. Örneğin, tahakkuk hazırlama aşamasında hata olma olasılığı 3, hata sonrası meydana gelecek zarar 4 ise, risk skoru 3 x 4 = 12 olacaktır. Bu sonuç risk matrisinde aşağıdaki şekilde gösterilir: OLASILIK DERECELENDİRME BASAMAKLARI (1) Çok Küçük. Risk beklenmiyor, olma olasılığı çok zayıf. (2) Küçük. Risk çok az. Alınan önlemler yeterli. Mevcut kontrol sistemini sürdürün.

23 (3) Orta Derece. Risk az da olsa mevcut. Hazırlıklı olmalı. İzlenmeli. (4) Yüksek. Önemli derecede kontrol ve risk yönetimine ihtiyaç var. (5) Çok Yüksek. Risk her an olabilir. Kontrol edilememesi durumunda faaliyeti derhal durdurun. ETKİ DERECELENDİRME BASAMAKLARI (1) Çok Hafif. Zararsız. Herhangi bir kayıp yok. (2) Hafif. Kayda değer bir zarar ve kayıp yok, kıymetsiz. (3) Orta Derece. Zarar var ancak telafisi mümkün. (4) Ciddi. Önemli zarar var. Kayıp yüksek. (5) Çok Ciddi. Telafisi mümkün olamayacak kadar büyük zarar. Risk Belirleme Ve Yönetimi Süreci

24 UYGULAMA: Teknik Servisin talebi üzerine baskı odası için 1 adet fotokopi makinesi satın alınacaktır. Bu satın alma işlemi ile ilgili olası riskler ve bu risklere karşı alınacak önlemler neler olabilir? Şu sorularla işe başlayın: 1. Nerelerde hata yaparız? (Örneğin, fotokopi makinesine gerçekten ihtiyaç var mı? Yeni teknoloji, ürünü müdür? Diğerlerinden daha ekonomik ve verimli çalışan bir makine mi seçildi? Marka ve firma seçimi yeterli mi? Şartname iyi hazırlanmış mı? Garanti şartları ve yakın teknik servis var mı? Başka birimlerde aynı makineyi kullanan kişilerle görüşüldü mü, makine numunesi incelendi mi? 2. Nerelerde sorun yaşarız? Yeterli eğitim verilecek mi? Makineyi kullanacak uygun eleman var mı? Talepleri karşılayacak, iş yününü azaltacak düzeyde verim sağlayacak mı? 3. Bu satın alma işleminde usulsüzlük, yolsuzluk ihtimali var mı? Makinenin özellikleri ile ilgili yeterince araştırma yapıldı mı? Piyasa fiyat araştırması yeterine yapıldı mı? Fiyat araştırması için farklı kişiler kullanıldı mı? Araştırmaya yapan kişiler güvenilir mi? Fotokopi makinesi ile ilgili internet ve diğer haberleşme araçlarından yararlanıldı mı? Şartname genel mi? Makine hazırlanan teknik şartnameye uygun olarak Muayene ve Kabul Komisyonu tarafından teslim alındı mı? 4. Makinenin satın alınması faaliyetleri etkiler mi? Makinenin satın alınması, fotokopi çekimi için beklenen süreyi azaltacak mı? Çekim kalitesi yükselecek mi? Bu makinen alınmaması fotokopi hizmetlerini aksatır mı? 5. Makinenin satın alınması bütçede ön görülmüş mü? Fotokopi alımı bütçe teklifinde yer almış mı? 6. Makinenin satın alınması kritik bir karar mıdır? Daha öncelikli satın alınması gereken başka bir cihaz var mı? Fotokopi makinesinin satın alınması olmazsa olmaz mıdır? 7....

25 KONTROL FAALİYETLERİ KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Standart 7: Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 7.1. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Kontrol Faaliyetleri, risklerin ortadan kaldırılması, etkisinin azaltılması yönünde yapılan çalışmalardır. Meslek Yüksekokulumuzda uygulanan kontrol yöntemleri: KOTROL STRATEJİLERİ VE YÖNTEMLERİ ÖNLEYİCİ KONTROLLER Risklerin olma olasılığını azaltıp makul seviyede tutulmasına yönelik tedbirleri içerir. Ön mali kontrol: Mali karar ve işlemlerin bütçe imkânları ve mevzuata uygunluğunun evrakla ilgili işlem yapan herkes tarafından kontrol edilmesi, kaynakların ekonomik ve verimli kullanılmasının sağlanması. Görevler ayrılığı: Karar verme, kontrol, uygulama ve onaylama yetkisinin aynı kişide bırakılmaması. Hata, usulsüzlük ve yolsuzluk riskini en aza indirir. Örneğin; bir satın alma işleminde talep eden, araştırma yapan, kontrol eden, teslim alan aynı kişi ya da kişiler olamaz. Personeli az birimler bu riski kabul ederek, işlemleri yürütür. Bilgi teknolojileri: Uygun yazılımlarının elde edilmesi, yetkisiz erişimin engellenmesi, şifrelerin saklanması, gerekli ve yeter sayıda çalışana sistemleri kullanma hakkı verilmesi, sistemin, virüs ve korsan saldırılarına karşı güvenliğinin sağlanması, bilgilerin yedeklenmesi, arşivlenmesi vb. Ödeneklerin takibi: Bütçenin yönetimi, gelir ve gider durumu, para aktarmalar, ödenek talepleri vb. Varlıkları kayıt altına almak: Taşınır listeleri, defterler, depo kayıtları vb. Varlıkları korumak: Taşınırlar, idari ve mali işlemlerle ilgili bilgi ve belgelerin depo, arşiv gibi yerlerde saklanması, makine teçhizatla ilgili bakım sözleşmelerinin yapılması, sürekli çalışır durumda tutulması vb. Varlıkları fiziksel olarak korumak: Kamera sistemi, bekçi, kilitlemek, demir parmaklık, su, nem, ısı vb.

26 Karar alma ve onaylama: Yetkili karar ve onay makamlarının yazılı olarak personele duyurulması. Çift imza: Üst yöneticiye sunulan bilgilerin yetkili kişiler tarafından incelendiği güvencesi. Önemli yazı, bilgi notu, istatistik, onay, ödeme emri rapor gibi belgelerde yer alan verilerin doğruluğunun üst yöneticilere sunulmadan birden fazla kişi tarafından kontrol edilmesi, hata olasılığının ortadan kaldırılması, karşı tarafa bilgilerin yetkili kişiler tarafından hazırlandığı güvencesinin verilmesidir. Veri mutabakatı: Bilgilerin karşılıklı olarak kontrol edilmesi, doğrulanması(defter kayıtları ile depodaki mevcut durumun karşılaştırılması, talep ve fatura bilgilerinin teyit edilmesi vb.) Çalışanların öneri ve talepleri: Çalışanların görevleri ile ilgili yazılı önerileri, işlerle ilgili taleplerinin incelenerek değerlendirilmesi. Örneğin jeneratörün daha ekonomik ve verimli çalışması için teknisyen tarafından yapılan önerinin değerlendirilmesi ve uygulanması, tasarruf sağlayan elektrik araçlarının alınması, daha güvenli kilitler alınması, güvenlik için kamera sayısının arttırılması, daha az toner tüketen yazıcı alınması vb. öneriler yöneticiler tarafından mutlaka incelenmelidir. Talep ve öneriler yazılı olarak alınır ve arşivlenir. Yerinde kontrol ve gözetim: Yöneticilerin, çalışanları yerinde kontrol etmesi, gözetlemesi faaliyetidir. Verilen görevlerin yapılıp yapılmadığı bu kontrol faaliyeti ile yerinde tespit edilir. Kaynak: Maliye Bakanlığı İç Kontrol Rehberi KOTROL STRATEJİLERİ VE YÖNTEMLERİ YÖNLENDİRİCİ KONTROLLER Riskleri; bilgilendirme, koruma, eğitim verme gibi önlemlerle kontrol altına alma yöntemleridir. Personele tehlikelere karşı eğitim verilmesi (yangın, ilk yardım, kurtarma, korunma, koruma vb.) Riskleri azaltacak önemli prosedürlerin belirlenmesi ve personele duyurulması Birim örgüt şemasının güncellenerek personel tarafından bilinmesi Her bir çalışanın görev tanımlarının bildirilmesi Önemli karar, talimat, yönerge, emir, genelge vb. yazılı hale getirilerek personele duyurulması Riskleri azaltabilecek her türlü afiş, el broşürü, uyarıcı ve bilgilendirici dokümanın hazırlanarak uygun yerlere asılması Yetki devirlerinin yazılı olarak çalışanlara duyurulması Kurum içerisinde yardımlaşma ve iletişimin nasıl yapacağını gösteren talimatların hazırlanması ve asılması Kanuni ve hukuki düzenlemelerin takibi Birimin hazırladığı planlara uygunluk KOTROL STRATEJİLERİ VE YÖNTEMLERİ TESPİT EDİCİ KONTROLLER

27 Risk gerçekleştikten sonra oluşan zararın ne olduğunun tespiti amacıyla yapılan kontrollerdir. Dönemsel ya da gerekli görülmesi durumunda yapılan sayımlar Yapılan bir ödeme ya da ihale ile ilgili uygunluk kontrolleri Gelir gider durumunun karşılaştırılması İç ve dış denetim raporları Anket uygulamaları Analizler Yöneticilerin yerinde yaptıkları izleme ve denetimler Kayıtların incelenmesi KOTROL STRATEJİLERİ VE YÖNTEMLERİ DÜZELTİCİ KONTROLLER Risk gerçekleştikten sonra, zararı düzeltmeye yönelik kontrollerdir. Tespit edilen kayıp ve zararı geri almak Sözleşme, teknik şartname, idari şartname gibi dokümanlarda görülen hataları düzeltmek Personelin yerini değiştirmek İş tanımlarını ve örgüt yapısını yenilemek Prosedürler, süreçler ve diğer yazılı dokümanlarda belirlenen eksiklikleri gidermek BİLGİ VE İLETİŞİM BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Standart 13: Bilgi ve İletişim İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.

28 Bu standart için gerekli genel şartlar İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde tasarlanmalıdır Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Yüksekokulumuzun ihtiyaç duyulan bilgileri üretebilecek düzeyde kapsamlı bir yazılım sistemi bulunmamaktadır. Kapsamlı analiz ve değerlendirme yapılacak bilgiler personelin kişisel çabaları ile temin edilerek kullanılmaktadır. Personel ve öğrencilere hızlı erişim için, WEB Sayfası, ve Elektronik Pano kullanılmaktadır. Yüksekokulumuzda mali işlemler için Maliye Bakanlığı ve diğer kamu kuruluşları tarafından hazırlanan yazılım programları kullanılmaktadır. Üniversitemiz tarafından satın alınarak kullanıma açılan Elektronik Belge Yönetim Sistemi, Mezun Bilgi Sistemi ve Mekân Yönetim Sistemi gibi programlar sayesinde evrak akışı ve elektronik ortamda belge saklama işleri kolaylaşmış, bugüne kadar gerçekleşmeyen mezunlarla iletişim kurma özlemi sona ermiştir. Performans Programı, İstatistik Plan Programı gibi yazılımların da hizmete girmesi ile Üniversitemiz yazılım yönünden daha güçlü bir konuma gelecektir. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Standart 14: Raporlama İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar:

29 14.1. İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklanmalıdır Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Yüksekokulumuzun; amaç ve hedefleri, misyonu ve vizyonu, faaliyetleri, performans göstergeleri, analiz ve değerlendirmeleri, yıllık faaliyet raporu, iç ve dış denetim raporları ve iç kontrol sistemi ile ilgili bilgiler web sayfası yardımıyla kamuoyu ile paylaşılmaktadır. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Standart 15: Kayıt ve Dosyalama Sistemi İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dâhil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dâhil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır.

30 15.5. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. Gelen ve giden evraklar Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile kayıt altına alınmakta ayrıca, standartlara uygun olarak sınıflandırılarak arşivlenmektedir. Belge yönetim sistemi ile iç ve dış haberleşmenin hızlanması yanında bütün birimler için tek düzenlilik sağlanmış, bilgilerin kaydı, korunması ve erişimi daha güvenli hale getirilmiştir. II- AMAÇ ve HEDEFLER A-Birimin Amaç ve Hedefleri Stratejik Amaçlar Stratejik Amaç-1 Eğitim-Öğretimin Kalitesini Geliştirmek Stratejik Hedefler Hedef-1 Bölgesel özellikler ve ihtiyaçlar öncelikli dikkate alınarak, hem yerel hem ulusal olarak ihtiyaç hissedilen programların belirlenmesi ve şartların sağlanarak açılması. Hedef-2 Mevcut akademik personel sayısını, iş bölümü ve uzmanlaşmayı artıracak şekilde yükseltmek. Stratejik Amaç-2 Araştırma Kapasitesini Geliştirmek ve Teşvik Etmek. Stratejik Amaç-3 Kalite Süreçlerini Benimsemiş Bir Yönetim anlayışı Doğrultusunda İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi. Hedef-1 Sanayi ve hizmet sektörlerinin öncelikli tercih ettiği mezunlar yetiştirmek. Hedef-1 Öğretim elemanlarının akademik gelişmelerini teşvik ederek, niteliksel gelişmelerine katkı sağlamak, bu yolla eğitim-öğretim seviyesini yükseltmek. Hedef-2 Şeffaf, adil, hesap verebilir yönetim anlayışıyla, insan odaklı yapılanma ile iç kontrol sisteminin kurulması.

31 Stratejik Amaç-4 Finansal Kaynakların Geliştirilmesi. Stratejik Amaç-5 Toplumsal Hizmetleri Geliştirmek. Hedef-1 Yüksekokulun gelişimiyle ilgili gerek ilçenin kamu ve özel kurumlarıyla, gerekse yüksekokulları kurma ve geliştirme derneğiyle periyodik olarak toplanarak finansal kaynakların geliştirilmesi bilgi ve görüş alışverişinde bulunmak. Hedef-1 Çağın gerektirdiği gelişime uyum sağlanabilmesi için, konferans, seminer, panel vb. toplantılarla öğrenci. Hedef-2 Bu doğrultuda ilçeye yönelik, konferanslar, eğitim seminerleri ve söyleşiler düzenlemek. Stratejik Amaç-6 Uluslararası Tanınırlığımızı Artırmak Hedef-1 Yüksekokul Web sitesinin uluslararası standartlarda düzenlemek ve geliştirmek Hedef-2 Mevcut akademik personel sayısını, işbölümü ve uzmanlaşmayı artıracak şekilde yükseltmek. III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A-Mali Bilgiler 1- Bütçe Uygulama Sonuçları EKONOMİK DÜZEYDE 2015 ÖDENEK KULLANIM DURUMU BAŞLANGIÇ TOPLAM TOPLAM ÖDENEĞİ ÖDENEK HARCAMA BÜTÇE GİDERLERİ TOPLAMI PERSONEL GİDERLERİ SGK DEVLET PRİMİ GİDERLERİ MAL VE HİZMET ALIMI GİDERLERİ CARİ TRANSFERLER SERMAYE GİDERLERİ GERÇEK. ORANI % , ,74 % , ,08 % , ,01 %99

32 IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler Tonya MYO nun genç ve dinamik bir akademik kadrosu bulunmakta olup gelecek için güçlü bir avantaj sağlamaktadır. MYO nun sınıf ve dersliklerinin yeni olması öğrencilere, daha güzel ve temiz ortamlarda ders yapma, eğlenme gibi olanakları sağlamaktadır. Tonya MYO bulunduğu yer ve olanakları bakımından daha ziyade düşük ve orta gelirli ailelerin çocuklarına hitap etmesi bakımından önemlidir. Tonya MYO, Trabzon a 68 km uzaklıktadır. Bu yönüyle merkeze yakındır. Kır ve kent yaşamını aynı anda yaşamak olanaklıdır. B- Zayıflıklar Öğrencilerin %20 u voleybol, %35 I futbolve %25 i masa tenisine ilgi göstermesine rağmen, MYO nun yeterli fiziki alt yapısı bulunmamaktır. Öğrencilerin %75 nin açıkta kalmamak için MYO nu seçtiklerini söylemeleri, bu öğrencilerle kaliteli bir öğretimin sürdürülmesinde zorluklarla karşılaşılabileceğini göstermektedir. MYO da sosyal aktiviteler bulunmamaktır. Bu durum öğrencilerin okul dışında boş zamanlarını değerlendirmede güçlüklerle karşılaşabileceklerini göstermektedir. C- Değerlendirme Tonya MYO nun ilçe merkezinde olması, düşük ve orta gelirli ailelerin çocukları için ekonomik açıdan kolaylık sağlamaktadır. Yüksekokulun bulunduğu konum itibariyle, çevre illere ve Trabzon merkeze ulaşım olanaklarının kolay olması, eğitim açısından okulu bir cazibe merkezi haline getirebilecek potansiyeli içinde barındırmaktadır. Yüksekokulumuz, sürekli geliştirmeye ve iyileştirmeye yönelik hizmet bilinciyle hareket etmektedir. Dolayısıyla yüksekokulumuz yöneticileri, öğretim elemanları, idari personeli öğrencilerin beklentilerini karşılamaya yönelik etkili, verimli ve etkin nitelikteki eğitim-öğretim hizmeti sunarak, toplam memnuniyeti artırmaya yönelik hizmet sunmaktadırlar. Bu amaçla akademik ve idari personel ile öğrencilerin de sürece dahil edilmeleri sağlanarak kararlar alınmakta ve uygulamaya konulmaktadır.

33 V- ÖNERİ VE TEDBİRLER Üniversitemiz bünyesindeki diğer meslek yüksekokullarında bulunmayan, ancak; nispi büyüme potansiyeli bakımından en yüksek istihdamı yaratabilecek sektörlere hitap eden ve bölge ekonomisinin özellikleri ile ihtiyaçlarına uyumlu mesleki programlar öncelikli olmak kaydıyla, mevcut 1 programa ek yeni programların açılmasının uygun olacağı düşünülmektedir. Yeni programlarla birlikte öğrenci sayısı da artacaktır. Bu artış okulumuzda mevcut altyapı imkanlarıyla rahatlıkla karşılanabilecek durumdadır. Ayrıca açılması düşünülen yeni programlarla birlikte öğrenci sayısının hızlı bir şekilde artması, hem sosyal açıdan hem de ekonomik açıdan bölge gelişimine katkı sağlayacaktır.

34 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dâhilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dâhilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. (Yer-Tarih) İmza Ad-Soyad Unvan