Satınalma Yönetimi Logo Eylül 2016

Transkript

1 Satınalma Yönetimi Logo Eylül 2016

2 İçindekiler İçindekiler... 1 Satınalma... 5 Satınalma İşlemlerini Etkileyen Öndeğer ve Parametreler... 6 İhtar Seviyeleri... 6 Hizmetler... 7 Hizmet Bilgileri... 9 Satınalma İndirimleri Satınalma İndirimi Bilgileri Satınalma Masrafları Satınalma Masraf Bilgileri Fonksiyonlar İşlemler Satınalma Promosyonları Satınalma Promosyon Bilgileri Promosyon uygulanan malzeme/malzeme sınıfı bilgileri Fiş ve Faturalarda Promosyon Satırları Satırdaki İşleme Promosyon Uygulama Satırda alış promosyon tanımlarının uygulanması Promosyon bilgilerinin doğrudan kaydedilmesi Fiş-Fatura Geneline Promosyon Uygulama Satınalma Kampanyaları Kampanya Bilgileri Kampanya Türleri Promosyon türü kampanyalar İndirim uygulamaları Puan Uygulamaları Masraf uygulamaları Puan Kampanyaları Kampanyaların Uygulanması Otomatik Kampanya Uygulama Sipariş, İrsaliye ve Faturada Kampanya Uygulama Kampanya Satır Örnekleri Kampanya Uygula İşleminde Alternatif Promosyon Uygulama Malzeme/Malzeme Sınıfı/ Hizmet/Malzeme Takımı Satınalma Fiyatları Satınalma Fiyat Bilgileri Fiyat Kartı İşlemleri Satınalma Fiyat Listeleri Satınalma Fiyat Listesi Bilgileri Satınalma Sevkiyat Planları Sevkiyat Planı Bilgileri Satınalma Elemanları Satınalma Elemanı Bilgileri Sözleşme Kesinti Türleri Satınalma Talepleri Satınalma Talep Bilgileri Satınalma Talebi Toplam Bilgileri Satınalma Taleplerinin Onaylanması İşlem Kapsamının Belirlenmesi Talep Karşılama İşlemleri Karşılama Parametreleri Stoktan Karşılama/Ambar Transferi Önerilerinin Oluşturulması Karşılama İşlemlerinde Diğer Karşılama Yöntemleri Seçimi Karşılama Önerilerinin Gerçekleştirilmesi Satınalma Dosyaları Satınalma Dosya Bilgileri Satınalma Teklifleri Satınalma Yönetimi 1

3 Alınan Teklif Bilgileri Teklif Durum Değişiklikleri Fiyat Teklif Bilgileri Satınalma Teklifleri Listesinden Satınalma Siparişi Oluşturma Satınalma Sözleşmeleri Sözleşme Bilgileri Sözleşme Genel Bilgileri Malzeme Hizmet Listesi Analiz Detaylarını Tüm Satırlara Uygulama Sözleşme Toplam Bilgileri Sözleşme İdari Şartname Bilgileri Malzeme/Hizmet Sevk Bilgileri Ek İndirimler Sözleşmelerde Avans Takibi ve Geri Ödemeler Avans ve Geri Ödemeler Sözleşme Keşif Bedelleri Satınalma Siparişleri Sipariş Fiş Bilgileri Satınalma Yönetimi Fiş ve Faturalarında Satır Bilgileri Satınalma Siparişi Satır Bilgileri Toplamlar Sipariş Fişi Barkod Bilgileri Müşteri/Tedarikçi Kodu Girişi Üretici Kodu Sevkiyat Bilgileri Diğer Notlar Sipariş Durum Değişiklikleri Durum Taslak/Teyit Edilmiş iken; Durum Onaylandı iken; Sipariş Sevk Bilgileri Ödemeli Siparişler Satınalma İrsaliyeleri Satınalma İrsaliye Türleri İrsaliye Bilgileri İrsaliye Satır Bilgileri Toplamlar Barkod Bilgileri Müşteri/Tedarikçi Kodu Girişi Üretici Kodu Sevkiyat Bilgileri Diğer Notlar İrsaliye e-fatura & e-arşiv Detayları İrsaliye Toplu Durum Değişikliği Siparişlerin İrsaliyeye Aktarılması Siparişin tümü teslim edilmiyorsa? Bekleyen Miktarlar İçin Öndeğer Belirlenmesi Siparişin parçalı aktarımında Genel İndirim ve masraflar Satınalma İrsaliyesi Sağ Fare Tuşu Menüsü Satınalma İrsaliyesi İşlemler Menü Seçenekleri Satınalma İrsaliyesi Bilgiler Menü Seçenekleri İrsaliye Parçala Satınalma Faturaları Satınalma Fatura Türleri Fatura Bilgileri Fatura Satır Bilgileri Toplamlar Barkod Bilgileri Müşteri/Tedarikçi Kodu Girişi Satınalma Yönetimi 2

4 Üretici Kodu İrsaliyeler Sevkiyat Bilgileri Diğer Faturalarda Ödeme Tahsilat Hareketleri Notlar Personel Hakediş Detayları e-fatura & e-arşiv Detayları Fatura Toplu Durum Değişikliği İrsaliyelerin Faturalanması İrsaliye Aktar Satınalma İrsaliyeleri Listesinden Faturalama Satınalma Fiş/Fatura Satır Türleri Depozitolu İşlemler Depozitolu malların iadesi İrsaliyelerin faturaya aktarımında depozito satırları Malzeme Takımı Satırları Malzeme Takımına ait indirim, masraf ve promosyonlar Malzeme Takımlarına ait işlemlerin muhasebeleştirilmesi İndirim, Masraf Satırları İndirim ve masrafların malzeme maliyetlerine etkisi ve izlenmesi İndirim ve masrafların Uygulanması Tutar ya da oran olarak indirim ve masraflar Promosyon Satırları Satırdaki İşlem için Promosyon Uygulaması Satırda alım promosyon tanımlarının uygulanması Promosyon bilgilerinin doğrudan işlenmesi Fiş/Fatura Geneline ait Promosyonlar Hizmet Satırları Sipariş fişlerinde hizmet satırları Mal faturalarında hizmet satırları Satınalma Faturası İşlemler Menü Seçenekleri Satınalma Faturası Sağ Fare Tuş Menüsü Ödemeleri(Tahsilatları) Oluşturma Elektronik İmzalar Satınalma Fiyat Farkı Faturaları Fatura satırlarının alım hareketiyle ilişkilendirilmesi Fiyat Farkının Malzemelere Etkisi Satınalma Faturalarının Fiyat Farkı Faturalarına aktarılması Varlıklar İçin Fiyat Farkı Faturaları Fatura ve İrsaliyelerde İade İşlemi Satınalma Yönetimi Fiş ve Faturalarında Analiz Detayları Satınalma Noktası Faturaları Sevkiyat İhtar Hareketleri İşlemler Fiyat Güncelleme Toplu İrsaliye Faturalama İş yerlerine göre toplu faturalama Toplu Sipariş Faturalama İş yerlerine göre toplu faturalama Toplu İrsaliye Oluşturma Satınalma Talepleri Karşılama Satınalma Talebi Önerileri Gerçekleştirme Satınalma Talepleri Hızlı Talep Karşılama Otomatik Satınalma Siparişi Oluşturma Satınalma Siparişlerine Kampanya Uygulama Satınalma Siparişlerini Yeni Malzemelerle Güncelle Toplu Satınalma Faturası Onaylama Sevkiyat İhtar Seviye Belirleme İşlemleri Satınalma Yönetimi 3

5 Tedarikçi Değerlendirmeleri Tedarikçi Değerlendirme Kriterleri Tedarikçi Değerlendirme Kriteri Bilgileri Tedarikçi Değerlendirme Kriter Setleri Tedarikçi Değerlendirme Kriter Seti Bilgileri Tedarikçi Değerlendirme İşlemleri Tedarikçi Değerlendirme Hareketleri e-fatura İrsaliye Eşleştirme Sonuçları Raporlar Malzeme ve Hizmet Raporları Toplam Satınalma Rakamları Ayrıntılı Satınalma Raporu Satınalma Fişleri Listesi Satınalma Hareketleri Dökümü Alımlar Ekstresi Özet Günlük Satınalma Ekstresi Aylara Göre Satınalma Dağılımı Cari Hesaplara Göre Satınalma Dağılımı Organizasyonel Birimlere Göre Satınalma Dağılımları Satınalma Fiyat Listesi Tedarikçi Değerlendirme Hareketleri Talep Raporları Satınalma Talepleri Listesi Sipariş Raporları Satınalma Siparişleri Dökümü Satınalma Sipariş Hareketleri Dökümü Ayrıntılı Satınalma Siparişleri Dökümü Satınalma Siparişi Dağılımı Özet Satınalma Siparişi Karşılama Satınalma Siparişi Karşılama Analizi Ayrıntılı Satınalma Siparişi Karşılama Raporu Fatura Raporları Faturalanmamış Alımlar Listesi Satınalma Faturaları Dökümü Satınalma İndirimleri Dökümü Satınalma Masrafları Dökümü Satınalma Fiyat Analizi Satınalma Toplamları Alımlar Tablosu Satınalma Faturaları KDV Raporu Kampanya Raporları Satınalmada Cari Hesap Kampanya Puan Durumu Satınalma Kampanyaları Dökümü Satınalma Kampanyaları Listesi Sözleşme Raporları Satınalma Sözleşmeleri Dökümü Teklif Raporları Satınalma Teklifleri Listesi Satınalma Yönetimi 4

6 Satınalma Satınalma Bölümü'nde; Tedarikçi bilgileri Malzeme ve hizmetlerin temini için verilen siparişler, Malzeme ve hizmet alım işlemleri, Alımlarda geçerli olacak indirim, masraf ve promosyon tanımları, Mal ve hizmet alımlarında geçerli olacak fiyatlar ile kampanya uygulamaları kaydedilir ve izlenir. Rapor seçenekleri ile mal ve hizmet alımlarına ait toplamlar, alım hareketleri, verilen siparişler, alım faturaları, alım indirim ve masrafları rapor ünitesi seçilerek ve rapor tasarımı yapılarak alınır. Satınalma bölümü Tanımlar Hareketler İşlemler Raporlar Menü seçeneklerinden oluşur. Tanımlar: Tanımlar menü seçenekleri ile verilen hizmet kartları, kampanya tanımları, gerek satırdaki işleme gerekse fiş geneline uygulanacak indirim, masraf ve promosyonların özelliklerini belirten indirim, masraf ve promosyon kartları açılır, malzeme ve hizmet satınalma fiyatları ile kampanya koşullarını içeren tanımlar kaydedilir. Hareketler: Verilen siparişler, satınalma irsaliyeleri, satınalma faturaları, satınalma sözleşmeleri, satınalma dosyaları ve satınalma taleplerinin kaydedildiği menü seçeneğidir. İşlemler : Bu menü altında yer alan seçenekler ile malzeme fiyat ayarlamaları, hizmet fiyat ayarlamaları, hizmet KDV ayarlamaları, tedarikçi değerlendirme ve toplu faturalama işlemleri gerçekleştirilir. Tanım ve işlemler belirli başlıklar altında toplanmış rapor seçenekleri ile değişik rapor ünitelerinden alınır. Satınalma Yönetimi 5

7 Satınalma İşlemlerini Etkileyen Öndeğer ve Parametreler Satınalma yönetimi ile ilgili öndeğerlerin ve parametrelerin belirlendiği seçenektir. Öndeğer seçenekleri kullanılarak işlemlere otomatik olarak yansıyacak özellikler kaydedilir. Sistem Ayarları program bölümünde Öndeğer ve Parametreler-Genel-Öndeğerler ve Parametreler menüsünde Satınalma Yönetimi altında yer alır. Bkz. Sistem Ayarları Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri İhtar Seviyeleri j-guar da ihtar sistemi ile cari hesabın, sevkiyatını beklenen tarihten tolere edilebilecek zaman diliminin de dışında kalarak yapması veya yapmaması durumunda cari hesabın ilgili kişisine e-posta, mektup veya faks aracılığı ile uyarı gönderilebilir. Sevkiyat ihtar seviyesi belirleme işlemlerinde kullanılacak ihtar seviyeleri Sistem Ayarları program bölümünde Tanımlar menüsü altında yer alan İhtar Seviyeleri seçeneği ile kaydedilir. Bkz. Sistem Ayarları İhtar Seviyeleri Satınalma Yönetimi 6

8 Hizmetler Hizmetler ile kurumun aldığı hizmetler ve özellikleri tanımlanır. Tedarikçi firmalardan alınan hizmet ve özelliklerine ait bilgiler Hizmetler seçeneği kaydedilir. Hizmetler Satınalma Yönetimi program bölümünde Tanımlar menüsü altında yer alır. Yeni hizmet tanımı yapmak ve var olan tanımlar üzerinde yapılacak işlemler için Hizmetler listesinde yer alan düğmeler ile Bağlı Kayıtlar, İlişkili Kayıtlar, Bilgiler ve sağ fare tuşu menüsünde yer alan seçenekler kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Durumunu Değiştir Doküman Oluştur Satış Fiyatı Oluştur Satınalma Fiyatı Oluştur Yenile Tercihler Satır Renklendirme Öndeğerlere dön Ayarları Kaydet Genel Ayarları Kaydet Kayıt Sayısı Raporlama Liste Raporu Gruplanmış Liste Raporu Seçim Tümünü Seç Tüm Seçimleri Kaldır Seçimleri Tersine Çevir Tablo Özellikleri Bağlı Kayıtlar Satınalma Fiyatları Satış Fiyatları Müşteriler / Tedarikçiler Muhasebe Hesapları (Ana Hesap Planı) Yeni hizmet tanımlamak için kullanılır. Hizmet tanım bilgilerini değiştirmek için kullanılır. Hizmet tanımlarını tek tek ya da toplu olarak silmek için kullanılır. Hizmet tanım bilgilerini incelemek için kullanılır. Bu seçenekle ekrana getirilen kart bilgilerinde değişiklik yapılamaz. Tanım bilgilerini boş bir karta kopyalar. Hizmetin işlemlerde kullanım durumunu belirlemek için kullanılır. Kullanımda ve Kullanım Dışı olmak üzere iki seçeneklidir. Kullanım dışı durumundaki hizmet tanımları fiş ve faturalarda kullanılamaz. Seçilen hizmete ait dokümanları oluşturmak için kullanılır. Seçilen hizmete ait satış fiyatı tanımlamak için kullanılır. Seçilen hizmete ait satınalma fiyatı tanımlamak için kullanılır. Hizmet listesini güncellemek için kullanılır. Satır renklendirme işlemini yapmak için kullanılır. Pencere boyutlarını programda standart tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Hizmetler Listesi için yapılan ayarları kaydetmek için kullanılır. Genel ayarları kaydetmek için kullanılır. Kayıtlı hizmet sayısını görüntüler. Hizmetler listesinde yer alan kayıtları toplu olarak raporlamak için kullanılır. Listede yer alan kayıtları kolon başlıklarına göre gruplayarak listelemek için kullanılır. Listede yer alan kayıtların tümünü seçmek için kullanılır. Listede seçilen kayıtların tümünden seçimi kaldırmak için kullanılır. Listede yapılan seçimi tersine çevirmek için kullanılır. Hizmetler listesinde görüntülenecek kolonları ve bunların sıralamasını belirlemek için kullanılır. Hizmet satınalma fiyatlarını kaydetmek için kullanılır. Hizmet satış fiyatlarını kaydetmek için kullanılır. Hizmetin verildiği ya da alındığı müşteri/tedarikçileri kaydetmek için kullanılır. Hizmete ait işlemlerin muhasebede izleneceği hesapların ana hesap planına göre kaydedilmesinde kullanılır. Satınalma Yönetimi 7

9 Muhasebe Hesapları (İkinci Hesap Planı) Muhasebe Hesapları (Üçüncü Hesap Planı) Hizmete ait işlemlerin muhasebede izleneceği hesapların İkinci hesap planına göre kaydedilmesinde kullanılır. Hizmete ait işlemlerin muhasebede izleneceği hesapların Üçüncü hesap planına göre kaydedilmesinde kullanılır. İlişkili Kayıtlar Hareketler Sipariş Hareketleri Talep Hareketleri Sözleşme Hareketleri Teklif Hareketleri Sevkiyat Hareketleri Doküman Kataloğu Bilgiler Satınalma-Satış Toplamları Ekstre Dağıtılan Maliyetler Hizmet Durumu Kayıt Bilgisi İzleme Hizmet hareketlerini listelemek için kullanılır. Hizmete ait sipariş hareketlerini listelemek için kullanılır. Hizmete ait talep hareketlerini belirlenen filtre koşullarına uygun olarak listeler. Hizmete ait sözleşme hareketlerini belirlenen filtre koşullarına uygun olarak listeler. Hizmetin kullanıldığı alınan/verilen teklif hareketlerini belirlenen filtre koşullarına uygun olarak listeler. Hizmetin kullanıldığı sevkiyat hareketlerini belirlenen filtre koşullarına uygun olarak listeler. Hizmet ile ilgili dokümanların izleneceği katalog bilgisidir. Hizmete ait satınalma / satış miktar bilgilerini ve işlem tutarlarını yerel para birimi ve raporlama para birimi üzerinden aylık toplamları ile listeler. Hizmet hareketlerini toplam tutar ve miktar bilgileri yanında fiş bilgileri ile listeler. Hizmete ait dağıtılan maliyet bilgilerini görüntüler. Hizmete ait sipariş / talep tutar ve toplam bilgileri ile görüntülemek için kullanılır. Hizmet tanımının ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Sistem izleme kayıtlara ulaşmak ve incelemek için kullanılır. Satınalma Yönetimi 8

10 Hizmet Bilgileri Hizmet bilgileri, Hizmetler listesinde Ekle seçeneği ile açılan tanım penceresindeki alanlar ile Genel Bilgiler Detaylar Birimler Notlar Resim Özellikler bölümlerinden kaydedilir. Kod Açıklama Arama Metni Özel kod Hizmetin sistemdeki takip kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Hizmetler kodlarına göre sıralıdır. Arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. İşlemlerde hızlı ve doğru biçimde kullanılmasını sağlayan en temel bilgi kod bilgisidir. Bu nedenle hizmet tanımı kaydedilirken boş bırakılmasına izin verilmeyen tek alandır. Hizmetin adı ya da açıklayıcı bilgisidir. 50 karakter uzunluğundadır. Açıklama alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alan değildir. Farklı hizmet kartları için aynı açıklama bilgisi kullanılabilir. Ancak hizmetler açıklamalarına göre de sıralıdır. Arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. İşlemler açıklama bilgisinin ilk on karakterine göre de yapılır. Kuruma özel tanımlama yaparak listelerde filtreleme sağlayan metindir. Hizmetleri gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Özel kod, hizmetleri kuruma özel bazı kriterlere göre gruplama olanağı sağlar. Özel kod bilgisi raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır. Etkin raporlama için özel kodlar belirlenirken kurumdaki rapor ihtiyaçları göz önüne alınmalıdır. Özel kod tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Ancak kart üzerinde yer alan özel kod alanından da eklenebilir. Özel kod alanına girilen bilgi mutlaka tanımlı bir özel kod olmak zorunda değildir. Satınalma Yönetimi 9

11 Yetki kodu Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır. Kod verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Yetki kodu tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Ancak kart üzerinde yer alan yetki kodu alanından da eklenebilir. Yetki kodu alanında girilen bilgiye göre kart bazında şifreleme yapılır, kayıtlara yalnızca burada verilen yetki koduna sahip kişilerin ulaşması sağlanır. Hizmet Genel Bilgileri Ek Vergi Kodu Ödeme şekli Muhasebe Bağlantı Grubu Garanti Süresi Dağıtım Tipi Hizmet için geçerli olacak ek vergi kodudur. Kayıtlı ek vergi tanımları listelenerek ilgili tanım seçilir. Hizmet için alış işlemlerinde sürekli olarak kullanılacak ya da en çok kullanılacağı düşünülen ödeme planının kodudur. Ödeme planlarında hizmet bedelinin kaç parça halinde hangi tarihlerde ödeneceği ve uygulanacak gecikme faizi vb. bilgiler kaydedilir. Hizmetlere bir ödeme planı bağlanır ve hizmet alış/satış işlemleri girilirken ilgili satıra öndeğer olarak aktarılması sağlanır. Hizmetin ait olduğu muhasebe bağlantı grubunu belirtir. Kayıtlı bağlantı grupları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Muhasebe bağlantı grupları Genel Muhasebe Yönetimi bağlantı grupları üzerinden hizmetler için toplu olarak da atanabilirler. Bkz. Hizmetlere Bağlantı Grubu Atama Hizmet garanti süresini belirtir. Süre gün, hafta, ay, yıl olarak verilir. İthalat masrafı olarak kullanılan hizmetler için hizmet dağıtım tipinin belirlenmesi için kullanılır. Dağıtılmayacak Malzeme Bedeli Malzeme Miktarı Ağırlık Hacim Oran Tutar İthalat Bedeli seçeneklerini içerir. Satınalma, Satış ve İade KDV Oranları Tevkifat Oranları Satış Tevkifat Oranı Satınalma Tevkifat Oranı Tevkifat Kodu Hizmet için yasal olarak uygulanması gereken standart alış, satış ve iade KDV oranlarıdır. Yüzde olarak verilir. Belirlenen KDV oranları, işlemlerde KDV kolonuna öndeğer olarak gelir, gerekirse değiştirilebilir. Tevkifat uygulanan hizmetler için satış işlemlerinde geçerli olacak tevkifat oranıdır. Tevkifat oranı öndeğeri Sistem Ayarları program bölümü Öndeğer ve Parametreler- Genel-Satış Yönetimi Öndeğer ve Parametrelerinde yer alan Tevkifat Payı ve Tevkifat Paydası satırlarından gelir, değiştirilebilir. Tevkifat uygulanan hizmetler için satınalma işlemlerinde geçerli olacak tevkifat oranıdır. Tevkifat oranı öndeğeri Sistem Ayarları program bölümü Öndeğer ve Parametreler- Genel-Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametrelerinde yer alan Tevkifat Payı ve Tevkifat Paydası satırlarından gelir, değiştirilebilir. Tevkifat kodu alanından ulaşılan Tevkifat Kodları Listesi nde, GİB in (Gelir İdaresi Satınalma Yönetimi 10

12 Başkanlığı) yayınladığı kod seçenekleri listelenir. Hizmet tanım kartı içerisinde tanımlanan tevkifat kodu oran ve kod bilgileri, hizmet faturada kullanıldığında hizmet satırına otomatik gelir ancak değiştirilebilir. Detaylar İndirim Uygulanmaz Kalite Kontrolüne Tabi İthalat Masrafı Maliyeti Etkiler Tevkifat Uygulansın İşlemlerde hizmete indirim uygulanmayacaksa bu seçenek işaretlenir. Hizmetin kalite kontrol işlemlerine tabi olması durumunda bu seçeneğin işaretlenmesi gerekir. Alınan hizmetler için geçerlidir. Hizmetin ithalat işlemlerinde kullanılacak olması durumunda bu seçenek işaretlenir. Alınan hizmetlerin malzeme maliyetlerine dağıtılması söz konusu olacaksa bu seçenek işaretlenir. Maliyet dağıtım işleminde maliyeti etkiler bilgisi ile kaydedilen hizmet kartlarına ait işlemler dikkate alınır. Hizmete tevkifat işlemleri uygulanacaksa işaretlenir. Tevkifat uygulanacak olan malzeme ve hizmetler faturalarda kullanıldığında, faturaların diğer sekmesinde bulunan tevkifat oranları uygulanır. Kullanım Yeri Diğer Özel Kodlar Birimler Birim Seti Notlar Özellikler Kod(*) Açıklama Değer Değer Açıklaması Hizmetin kullanım yerini belirtir. Satış Yönetimi Satınalma Yönetimi Maliyet Muhasebesi seçeneklerini içerir. Hizmetin kullanılacağı işlem işaretlenerek seçilir. Programda öndeğer olarak ilk iki seçenek de işaretlidir. Hizmetler için 5 ayrı özel kod tanımı yapılabilir. Hizmet kartı Detaylar penceresinde bulunan Diğer Özel Kodlar başlığı altından, birden fazla özel kod kullanılan hizmet tanımları için geçerli olacak özel kodlar; Özel kod 2, Özel Kod 3, Özel Kod 4 ve Özel Kod 5 alanlarından seçilerek belirlenir. Birden fazla özel kod seçimi, hizmetleri özel kodlara göre gruplama olanağı ve kullanım kolaylığı sağlamaktadır. Hizmete ait birim seti kodudur. Birim setleri listelenir ve hizmet için geçerli olacak birim seti seçilir. Birimler penceresinin tablo satırlarında seçilen birim setinde tanımlanan birimler listelenir. Bu birimlerin yalnızca öncelik sırası değiştirilebilir. Hizmete ait detay açıklamalarının kaydedilmesinde kullanılır. Hizmet özellikleri, tanım penceresinde özellikler seçeneği ile kaydedilir. Hizmet özellik kodudur. Özellikler listesine ulaşılarak seçim yapılır. Seçim sadece Liste tipindeki özellikler için geçerlidir. Hizmet özelliği tanım ya da açıklamasıdır. Özellikleri listesine ulaşılarak seçim yapılır. Özellik değeridir. Özellik kodu seçildiğinde değer alanından istenilen özellik değeri seçimi yapılır. Özellik değeri açıklamasıdır. Özellik kodu seçildiğinde değer alanından istenilen özellik değeri seçimi yapılır ve açıklaması alana gelir. Satınalma Yönetimi 11

13 Satınalma İndirimleri Satınalma indirimleri, tedarikçilerin mal ya da hizmet alımlarında uyguladıkları indirim bilgilerini kaydetmek için kullanılır. Satınalma Yönetimi program bölümünde Tanımlar menüsü altında yer alır. Satınalma işlemlerinde kullanılan sipariş fişleri, irsaliyeler, satınalma faturalarında satırdaki işlem için ya da fiş geneli için geçerli olacak indirimlerin hangi koşullarda ne şekilde yapılacağı indirim tanımında kaydedilir. Tanımlı indirimler, uygulanan indirim hesaplamasında kullanılan formülü ve indirim uygulama kurallarını programa girmek için kullanılır. Böylece bir tedarikçi ile yapılan anlaşma sonucu her satınalma işleminde aynı indirimler uygulanıyorsa, bu standart indirimler otomatik olarak uygulanabilecektir. Satırdaki işleme ait indirim ve masraflar ilgili satırın hemen altında, fiş geneline ait indirim, masraf ve promosyonlar ise çift çizgi ile ayrılan bölümde kaydedilir. İndirim tanımlamak ve var olan tanımlar üzerinde yapılacak işlemler için Satınalma İndirimleri listesinde yer alan düğmeler ile Bağlı Kayıtlar, Bilgiler ve sağ fare tuşu menülerinde yer alan seçenekler kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Durumunu Değiştir Yenile Tercihler Satır Renklendirme Öndeğerlere dön Ayarları Kaydet Genel Ayarları Kaydet Kayıt Sayısı Raporlama Liste Raporu Gruplanmış Liste Raporu Seçim Tümünü Seç Tüm Seçimleri Kaldır Seçimleri Tersine Çevir Tablo Özellikleri Yeni indirim tanımı kaydetmek için kullanılır. Satınalma indirim bilgilerini değiştirmek için kullanılır. Satınalma indirim kayıtlarını tek tek ya da toplu olarak silmek için kullanılır. İndirim bilgilerini incelemek için kullanılır. Tanım bilgilerini yeni bir karta kopyalamak için kullanılır. İndirim tanımının kullanım durumunu belirlemek için kullanılır. Kullanımda ve Kullanım dışı olmak üzere iki seçeneklidir. Kullanım dışı kartlar fiş ve faturalarda kullanılamaz. Sağ fare tuşu menüsünde yer alır. Satınalma indirimleri listesini güncellemek için kullanılır. Satır renklendirme işlemini yapmak için kullanılır. Pencere boyutlarını programda standart tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Satınalma İndirimleri Listesi için yapılan ayarları kaydetmek için kullanılır. Genel ayarları kaydetmek için kullanılır. Kayıtlı satınalma indirim sayısını görüntüler. Satınalma İndirimleri Listesi nde yer alan kayıtları toplu olarak raporlamak için kullanılır. Listede yer alan kayıtları kolon başlıklarına göre gruplayarak listelemek için kullanılır. Listede yer alan kayıtların tümünü seçmek için kullanılır. Listede seçilen kayıtların tümünden seçimi kaldırmak için kullanılır. Listede yapılan seçimi tersine çevirmek için kullanılır. Satınalma İndirimleri listesinde yer alacak kolon bilgilerini ve bunların sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Satınalma Yönetimi 12

14 Bağlı Kayıtlar Muhasebe Hesapları (Ana Hesap Planı) Muhasebe Hesapları (İkinci Hesap Planı) Muhasebe Hesapları (Üçüncü Hesap Planı) Bilgiler Kayıt Bilgisi İzleme Satınalma indirimlerine ait işlemlerin muhasebede izleneceği hesapların ana hesap planına göre kaydedilmesinde kullanılır. Satınalma indirimlerine ait işlemlerin muhasebede izleneceği hesapların ikinci hesap planına göre kaydedilmesinde kullanılır. Satınalma indirimlerine ait işlemlerin muhasebede izleneceği hesapların üçüncü hesap planına göre kaydedilmesinde kullanılır. İndirim tanımının ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Sistem izleme kayıtlarını listelemek ve incelemek için kullanılır. Satınalma Yönetimi 13

15 Satınalma İndirimi Bilgileri Satınalma işlemleri sırasında fiş/fatura geneline ve/veya satırdaki malzeme/hizmet hareketine uygulanacak indirimler Satınalma İndirimleri Listesinde yer alan Ekle seçeneği ile kaydedilir. Bu bilgiler şunlardır: Kod Açıklama Özel kod Yetki kodu Yuvarlama Tabanı İndirim tanımının sistemdeki takip kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. İndirimler kodlarına göre sıralıdır. Arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. İşlemlerde hızlı ve doğru biçimde kullanılmasını sağlayan en temel bilgi kod bilgisidir. Bu nedenle indirim tanımı kaydedilirken boş bırakılmasına izin verilmeyen tek alandır. İndirimin adı ya da açıklayıcı bilgisidir. 50 karakter uzunluğundadır. Açıklama alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alan değildir. Farklı indirim tanımları için aynı açıklama bilgisi kullanılabilir. Ancak indirimler açıklamalarına göre de sıralıdır. Arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. İşlemler açıklama bilgisinin ilk on karakterine göre de yapılır. İndirimleri gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Özel kod, indirimleri kuruma özel bazı kriterlere göre gruplama olanağı sağlar. Özel kod bilgisi raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır. Etkin raporlama için özel kodlar belirlenirken kurumdaki rapor ihtiyaçları göz önüne alınmalıdır. Özel kod tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Ancak kart üzerinde yer alan özel kod alanından da eklenebilir. Özel kod alanına girilen bilgi mutlaka tanımlı bir özel kod olmak zorunda değildir. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır. Kod verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Yetki kodu tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Ancak kart üzerinde yer alan yetki kodu alanından da eklenebilir. Yetki kodu alanında girilen bilgiye göre kayıt bazında şifreleme yapılır, kayıtlara yalnızca burada verilen yetki koduna sahip kişilerin ulaşması sağlanır. Hesaplanan indirim toplamının küsuratlı çıkması durumunda yuvarlanacağı Satınalma Yönetimi 14

16 Muhasebe Bağlantı Grubu Formül Net İndirim Uygulama Şekli tabandır. Satınalma indirim tanımına ait muhasebe bağlantı grubunun belirtildiği alandır. Kayıtlı bağlantı grupları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Satınalma indirimi hesaplama şeklinin girildiği alandır. Parametrik olan bu alanda, seçilen parametreler aritmetik işlemler ve fonksiyonlarla kullanılır, mantıksal işlemler yapılır. Formül kullanımı ile işlemlerde otomasyon sağlanır ve hata payı minimuma indirilir. Hesaplama şekli, aşağıdaki tablolarda yer alan parametreler, aritmetik işlem operatörleri ve mantıksal işlem operatörleri kullanılarak kaydedilir. Kademeli iskonto uygulanması için hesaplamalarda kullanılması gereken parametreler de listede yer alır. İndirim tanımında formül alanında mantıksal işlem yapılarak seçilecek kriterlere göre tanımlı indirimin uygulanıp uygulanmayacağı belirlenir. Fonksiyonların parametrelerle birlikte kullanımı detay indirim hesaplama sistemleri oluşturmak ve uygulamak açısından önemlidir. Formül alanında düğmesi tıklanır. Açılan pencerede yer alan parametreler kullanılarak hesaplama şekli belirlenir. Bkz. Masraf ve İndirim Formül Parametreleri Net İndirim, fatura geneline net toplam üzerinden uygulan oran veya tutardır. Bu alanın işaretli olması durumunda, kartta tanımlanan indirimin kullanıldığı faturalarda, indirim satırının Net İndirim alanı da işaretli olarak gelir. Aynı şekilde, Net İndirim tutarına, hesaplanan formül sonucu yansıyacaktır. Net indirimin bu şekilde uygulanması sonucunda, program brüt indirimi hesaplar ve fatura toplamları bu hesaplamaya göre yeniden belirlenir. Bu alan işareti değilse, kartta tanımlanan indirimin kullanıldığı faturalarda, indirim satırının Net İndirim alanı işaretsiz, % veya Tutar alanları boş olarak gelir. İndirimin uygulama şeklinin belirlendiği seçenektir. Genele uygulanır Satıra Uygulanır seçeneklerini içerir. Genel seçeneğinin işaretlenmesi durumunda indirim fiş/fatura geneline uygulanır. Satıra Uygula seçildiğinde tanımlı indirim yalnızca fiş/fatura satırına uygulanacaktır. Satınalma Yönetimi 15

17 Satınalma Masrafları Satınalma masrafları, satınalma işlemleri sırasında sıkça yapılan masrafları kaydetmek için kullanılır. Satınalma Yönetimi program bölümünde Tanımlar menüsü altında yer alır. Satınalma işlemlerinde kullanılan sipariş fişleri, irsaliyeler, satınalma faturalarında satırdaki işlem için ya da fiş geneli için geçerli masrafların hangi koşullarda ne şekilde yapılacağı masraf tanımında kaydedilir. Tanımlı masraflar, uygulanan masraf hesaplamasında kullanılan formülü ve masraf uygulama kurallarını programa girmek için kullanılır. Böylece bir tedarikçi ile yapılan anlaşma sonucu her satınalma işleminde aynı masraflar yapılıyorsa, bu standart masraflar otomatik olarak uygulanabilecektir. Fiş ve faturalarda satırdaki işleme ait masraflar ilgili satırın hemen altında, fiş geneline ait masraflar ise çift çizgi ile ayrılan bölümde kaydedilir. Masraf tanımlamak ve var olan tanımlar üzerinde yapılacak işlemler için Satınalma Masrafları listesinde yer alan düğmeler ile Bağlı Kayıtlar, Bilgiler ve sağ fare tuşu menülerinde yer alan seçenekler kullanılır. Satınalma masrafları menü seçenekleri şunlardır: Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Durumunu Değiştir Yenile Tercihler Satır Renklendirme Öndeğerlere dön Ayarları Kaydet Genel Ayarları Kaydet Kayıt Sayısı Raporlama Liste Raporu Gruplanmış Liste Raporu Seçim Tümünü Seç Tüm Seçimleri Kaldır Seçimleri Tersine Çevir Tablo Özellikleri Bağlı Kayıtlar Muhasebe Hesapları (Ana Hesap Planı) Yeni masraf tanımı kaydetmek için kullanılır. Satınalma masraf bilgilerini değiştirmek için kullanılır. Masrafları kayıtlarını tek tek ya da toplu olarak silmek için kullanılır. Satınalma masraf bilgilerini incelemek için kullanılır. Tanım bilgilerini yeni bir karta kopyalamak için kullanılır. Masraf tanımının kullanım durumunu belirlemek için kullanılır. Kullanımda ve Kullanım dışı olmak üzere iki seçeneklidir. Kullanım dışı kartlar fiş ve faturalarda kullanılamaz. Sağ fare tuşu menüsünde yer alır. Satınalma Masrafları Listesi ni güncellemek için kullanılır. Satır renklendirme işlemini yapmak için kullanılır. Pencere boyutlarını programda standart tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Satınalma Masrafları Listesi için yapılan ayarları kaydetmek için kullanılır. Genel ayarları kaydetmek için kullanılır. Kayıtlı satınalma masraf sayısını görüntüler. Satınalma Masrafları Listesi nde yer alan kayıtları toplu olarak raporlamak için kullanılır. Listede yer alan kayıtları kolon başlıklarına göre gruplayarak listelemek için kullanılır. Listede yer alan kayıtların tümünü seçmek için kullanılır. Listede seçilen kayıtların tümünden seçimi kaldırmak için kullanılır. Listede yapılan seçimi tersine çevirmek için kullanılır. Satınalma Masrafları Listesi nde yer alacak kolon bilgilerini ve bunların sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Satınalma masraflarına ait işlemlerin muhasebede izleneceği hesapların ana hesap planına göre kaydedilmesinde kullanılır. Satınalma Yönetimi 16

18 Muhasebe Hesapları (İkinci Hesap Planı) Muhasebe Hesapları (Üçüncü Hesap Planı) Bilgiler Kayıt Bilgisi İzleme Kayıtları Satınalma masraflarına ait işlemlerin muhasebede izleneceği hesapların ikinci hesap planına göre kaydedilmesinde kullanılır. Satınalma masraflarına ait işlemlerin muhasebede izleneceği hesapların üçüncü hesap planına göre kaydedilmesinde kullanılır. Kaydın ilk açılış ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Sistem izleme kayıtlarını listelemek ve incelemek için kullanılır. Satınalma Yönetimi 17

19 Satınalma Masraf Bilgileri Satınalma Masrafları listesinde Ekle seçeneği ile kaydedilen bilgiler şunlardır: Kod Açıklama Özel kod Yetki kodu Masraf tanımının sistemdeki takip kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Masraflar kodlarına göre sıralıdır. Arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. İşlemlerde hızlı ve doğru biçimde kullanılmasını sağlayan en temel bilgi kod bilgisidir. Bu nedenle kod bilgisi girilemeden masraf tanımı kaydedilemez. Masrafın adı ya da açıklayıcı bilgisidir. 50 karakter uzunluğundadır. Açıklama alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alan değildir. Farklı masraf tanımları için aynı açıklama bilgisi kullanılabilir. Ancak masraflar açıklamalarına göre de sıralıdır. Arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. İşlemler açıklama bilgisinin ilk on karakterine göre de yapılır. Masrafları gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Özel kod, masrafları kuruma özel bazı kriterlere göre gruplama olanağı sağlar. Özel kod bilgisi raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır. Etkin raporlama için özel kodlar belirlenirken kurumdaki rapor ihtiyaçları göz önüne alınmalıdır. Özel kod tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Ancak kart üzerinde yer alan özel kod alanından da eklenebilir. Özel kod alanına girilen bilgi mutlaka tanımlı bir özel kod olmak zorunda değildir. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır. Kod verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Yetki kodu tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Ancak kart üzerinde yer alan yetki kodu alanından da eklenebilir. Yetki kodu alanında girilen bilgiye göre kayıt bazında şifreleme yapılır, kayıtlara yalnızca burada verilen yetki koduna sahip kişilerin ulaşması sağlanır. Satınalma Yönetimi 18

20 Yuvarlama Tabanı KDV Oranı Birim Muhasebe Bağlantı Grubu Formül Uygulama Şekli Hesaplanan indirim toplamının küsuratlı çıkması durumunda yuvarlanacağı tabandır. Masraf KDV oranıdır. % üzerinden verilir. Alış masraf kartının işlem göreceği birimdir. Masraf tanımına ait muhasebe bağlantı grubunun belirlendiği alandır. Kayıtlı bağlantı grupları listelenir ve tanım için geçerli olacak bağlantı grubu belirlenir. Masraf tanımlarında formül alanında masraf hesaplama şekli kaydedilir. Parametrik olan bu alanda, seçilen parametreler aritmetik işlemlerle ve fonksiyonlarla kullanılır, mantıksal ve matematiksel işlemler yapılır. Bu durum işlemlerde otomasyonu sağlayacak ve hata payını azaltacaktır. Hesaplama şekli, aşağıdaki tablolarda yer alan parametreler, aritmetik işlem operatörleri ve mantıksal işlem operatörleri kullanılarak kaydedilir. Formül alanında mantıksal işlem yapılarak seçilecek kriterlere göre tanımlı masrafın uygulanıp uygulanmayacağı belirlenir. Fonksiyonların parametrelerle birlikte kullanımı detay hesaplama sistemleri oluşturmak ve uygulamak açısından önemlidir. Formül alanında Liste düğmesi tıklanır. Formül parametreleri listelenir ve seçim yapılır. Bkz. Masraf ve İndirim Formül Parametreleri Masrafın uygulama şeklinin belirlendiği seçenektir. Genele uygulanır Satıra Uygulanır seçeneklerini içerir. Genel seçeneğinin işaretlenmesi durumunda masraf fiş/fatura geneline uygulanır. Satıra Uygula seçildiğinde tanımlı masraf yalnızca fiş/fatura satırına uygulanacaktır. Masraf ve İndirim Formül Parametreleri P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P11 P14 P15 P29 P30 P42 P43 P44 P45 P46 P47 P48 P49 P50 P51 P52 P53 P54 P55 P56 Satır Tutarı (KDV Hariç) İndirimden Sonra Kalan Tutar Son Satır Tutarı Satır Miktarı (Satırdaki Birim) Satır Miktarı (Ana Birim) Satır Ek Vergi Tutarı Kalan Tutar (Dağıtılan İndirim ve Promosyonlar) Cari Hesaptan Alınan Toplam Mal Miktarı (Ana Birim) Taşıyıcı Firma Cari Hesaba Satılan Toplam Mal Miktarı (Ana Birim) Cari Hesaptan Alınan Malın Toplam Net Tutarı Cari Hesaba Satılan Malın Toplam Net Tutarı Satır Ek Vergi Tutar Toplamı (Promosyon Hariç) Satır Ek Vergi Tutar Toplamı (Promosyon Dahil) Cari Hesap Borcu Cari Hesap Alacağı Cari Hesap Borç Bakiyesi Cari Hesap Alacak Bakiyesi Cari Hesap Bakiyesi Cari Hesap Alım Faturaları Toplam Tutarı Cari Hesap Satış Faturaları Toplam Tutarı Satır Eni (Satırdaki Birim) Satır Eni (Ana Birim) Satır Boyu (Satırdaki Birim) Satır Boyu (Ana Birim) Satır Yüksekliği (Satırdaki Birim) Satır Yüksekliği (Ana Birim) Satır Alanı (Satırdaki Birim) Satır Alanı (Ana Birim) Satınalma Yönetimi 19

21 P57 Satır Hacmi (Satırdaki Birim) P58 Satır Hacmi (Ana Birim) P59 Satır Ağırlığı (Satırdaki Birim) P60 Satır Ağırlığı (Ana Birim) P75 Birim Fiyat (Satırdaki Birim) P76 Birim Fiyat (Ana Birim) P77 Malzeme Alış KDV Oranı (%) P78 Malzeme Satış KDV Oranı (%) P79 Malzeme İade KDV Oranı (%) P80 Fatura Türü P82 Satır Tutarı (KDV Dahil) P83 Brüt Toplam (KDV Dahil) P101 Malzeme Kodu P102 Hareket Özel Kodu P103 Teslimat Kodu P104 Satır Ödeme Planı Kodu P105 C/H Kodu P106 Ticari İşlem Grubu P107 Ödeme Planı P108 Ödeme Planı Grup Kodu P109 İl P110 İlçe P111 Semt P112 Fiş Özel Kodu P113 Fiş Yetki Kodu P114 Malzeme Özel Kodu P115 Malzeme Yetki Kodu Satınalma Yönetimi 20

22 Fonksiyonlar Adı MIN MAX (, ) MOD(, ) DIV (, ) ABS ( ) ROUND (number) TRUNC (number) CEIL (number) FRAC(number) EXP(number) LN(number) POWER(base,exponent ) SQR(number) SQRT(number) Açıklaması Fonksiyonun içerindeki sayılardan küçük olanı verir. MIN(5,6) = 5 Fonksiyonun içerindeki sayılardan büyük olanı verir. MAX(5,6) = 6 Parantez içinde verilen parametre/sabitlerden büyüğünü küçüğüne bölerek kalanı alır. MOD(35,6) = 5 MOD(42,7) = 0 Bölme sonucunun tam kısmını verir. DIV(35,6) = 5 DIV(42,7) = 6 Sayının mutlak değerini verir. ABS(7) = 7 ABS(-7)= 7 Sayıyı en yakın tam sayıya çevirir. ROUND(5.25) = 5 ROUND(5.61) = 6 Sayının ondalıklı kısmını kaldırarak tamsayıya çevirir. TRUNC(5.25) = 5 TRUNC(26.85) =26 Sayının ondalık kısmını 1 e tamamlayarak tamsayıya çevirir. CEIL(15.25) = 16 CEIL(15.75) = 16 Verilen sayıdan sayının tamsayı kısmını çıkardıktan sonra kalan sayıyı 0 ve +/-1 den yakın olanına çevirir. FRAC(3,15) = 0 FRAC(-3,15) = 0 FRAC(3,75) = 1 FRAC(-3,75) = -1 Doğal logaritma(ln) fonksiyonunun tersidir. Doğal logaritma fonksiyonunun tabanının (e) verilen sayı kadar kendisi ile çarpımının en yakın olduğu tamsayıyı verir. EXP(1) = 3 (e nin yaklaşık değeri) EXP(2) = 7 Doğal logaritma fonksiyonudur. e tabanına göre logaritma fonksiyonunu sonucunu en yakın tamsayıya çevirir. LN(2) = 1 EXP (LN (5)) = 5 Bir sayının belirtilen kuvvetini verir. POWER(9,2)=81 (9 2 ) POWER(2,3)=8 (2 3 ) Bir sayının karesini (kendisi ile çarpımını) verir. SQR(2) = 4 SQR(7) = 49 Bir sayının karekökünü verir. Örneğin; SQRT(81)=9 Satınalma Yönetimi 21

23 COS(number) SIN(number) TAN(number) VAL(text) STR(text) SUBSTR(text,start,length ) UPCASE(text) LOWCASE(text) TRIMSPC(text ) JUSTIFY(text,direction,fill,lenght) ISNULL(var) NULL () NUMSTR(number, format type, precision) CONSOLE(value) PROPERTY(var, proname) STRPOS(text,substr) STRLEN(text) DATESTR(date) TIMESTR(date) DATE(day,month,year) AFTER(days,date) SQRT(225)=15 Bir sayının (radyan cinsinden verilen açının) kosinüsünü verir. COS(0)=1 Bir sayının (radyan cinsinden verilen açının) sinüsünü verir. Bir sayının (radyan cinsinden verilen açının) tanjantını verir. (Parantez içindeki bilgiyi nümeriğe dönüştürür) Sayı olarak tanımlanmış alanı metin formatında yazar. STR(1234)=1234 Seçilen metin alanı istenilen karakterden başlayarak istenilen uzunlukta yazmak için kullanılır. SUBSTR( abcdef,2,3) = bcd SUBSTR( abcdef,1,4) = abcd Verilen metni büyük harflerle yazar. UPCASE( Text )=TEXT Verilen metni küçük harflerle yazar. LOWCASE( Text )=text Seçilen metnin başındaki ve/veya sonundaki boşlukları atar. TRIMSPC( ABC,1) = ABC TRIMSPC( ABC,2) = ABC TRIMSPC( ABC,3) = ABC Seçilen metni istenilen uzunlukta yazar. Metinde oluşan boşlukları istenen karakterle doldurur. JUSTIFY(STR(4),1, 0,3)=004 JUSTIFY( ABC,2, F,7)=FFABCFF Verilen sayıyı metne çevirerek istenen formatta yazar. Metin içersinde aranacak olan karakterin metnin kaçıncı karakteri olduğu bilgisini verir. STRPOS( E, KALEM ) =4 Seçilen metnin kaç karakterden oluştuğu bilgisini verir. Türü sayıdır. STRLEN( abcdefg )=7 STRLEN( 999 ) =3 Verilen tarihi metne çevirerek istenen formatta yazar. DATESTR(DATE(23,12,2011),1)= DATESTR(DATE(23,12,2011),2)= Verilen saat bilgisini metne çevirerek istenen formatta yazar. Gün, ay ve yıl bilgisine göre tarih formatına çevirir. DATE(31, 12, 2010)= Bir tarihten verilen gün sayısı kadar sonraki tarihi verir. AFTER(10, DATE(10,02,2011)) = AFTER(10, [Günün tarihi]) = (Günün tarihi ise) Satınalma Yönetimi 22

24 DAYS(firstdate, lastdate) DAYOF(date) MONTHOF(date) YEAROF(date) WDAYOF(date) IF(expression,value 1,value 2) MONTHSTR(date) WDAYSTR(date) SPELLNUM(number) RESSTR(string,resource) SPELLALLNUM(number,number) STRCAT(string,string) GETCURRENCYRATE(date,number) ROUNDF(number,number) WRNUM(language, number, part) WEEKNUM(year start,first week,date) İki tarih arasındaki gün sayısını verir. DAYS(DATE(13,10,2010), DATE(21,10,2010)=8 Verilen tarihin gününü verir. DAYOF(DATE(10,12,2010)) = 10 Verilen tarihin ayını verir. MONTHOF(DATE(10,12,2010)) = 12 Verilen tarihin yılını verir. YEAROF (DATE(10,12,2010)) = 2010 Verilen tarihin haftanın kaçıncı günü olduğunu verir. WDAYOF (DATE(30,03,2011)) = 5 Belirtilen koşul (expression) sağlanıyorsa birinci değeri(value1); sağlanmıyorsa ikinci değeri (value2) getirir. Türü sayıdır. IF(2*2=4, İki kere iki dört eder, 1500) = İki kere iki dört eder IF(2*2=100, İki kere iki dört eder, 1500) = 1500 Verilen sayıya karşılık gelen ayı metin olarak yazar. MONTHSTR(2) = Şubat MONTHSTR(12) = Aralık Verilen sayıya karşılık gelen günü metin olarak yazar. WDAYSTR(3) = Çarşamba WDAYSTR(5) = Cuma Resource klasörü altında bulunan LRF uzantılı dosyalardaki metinleri getirir. RESSTR(29057) = Uygun kayıt bulunamamıştır. Bir sayının tamsayı ya da ondalık kısmını belirtilen dilde yazı haline getirir. Dillere (language) karşılık gelen sayılar Goldset.sys, ERPset.sys dosyalarında tanımlanmıştır. (1=Türkçe, 2=İngilizce, 4=Almanca...) Tamsayı kısmın istenen dilde yazılması için part a 1, kuruş hanesinin yazılması içinse part a 2 değeri verilir. WRNUM(1,100,1) = Yüz WRNUM(2,1000,1) = OneThousand WRNUM(1,100.05,2) = Beş WRNUM(4,100.05,1) = Ein(s)Hundert İlgili tarihin yılın kaçıncı haftası olduğuna dair bilgi getirir. 1: Yılın ilk haftası Ocak 1 ile başlar 2: İlk 4 günlük hafta yılın ilk haftasıdır (Ocak 1 Cuma ise yılın ilk haftası ayın 4 ü ile başlıyor) 3: İlk tam hafta yılın ilk haftasıdır. WEEKNUM(DATE(01,01,2011),1,Teslim tarihi) FLOOR(number) FDATE(date,number,string) Satınalma Yönetimi 23

25 DAFTER(date,date) DBEFORE(date,date) DEQUALS(date,date) STRREPALL(string, string, string) STRREPFIRST(string, string, string) FLTVALUE(number, number, number) NUMSTR(number,decimals, format) SQLINFO(fieldname,tablename,where) Verilen sayıyı metne çevirerek istenen formatta yazar. NUMSTR(1234,3,1) = 1234 NUMSTR(1234,3,6) = 1234,000 % NUMSTR(1234,2,7) = 1.234,00 NUMSTR(-1234,1,1) = 1.234,0 (A) Program içerisinde queryler ile farklı table lara ulaşmak için kullanılır. Fieldname ; kısmında bir ya da daha fazla field kullanılabilir.bu fieldlardan hangisinin değeri, rapordaki bir alanda kullanılmak isteniyorsa, tanımlanan alanın özellikler kısmındaki "Variableindex" alanına sıra numarası verilir. Tablename ;alanında hangi tablodan bilgi getirilecekse o tablo ismi yazılır. Where ; kısmında da hangi koşula uygun kayıtlar getirilmek isteniyorsa, o koşul belirtilir. İşlemler + Toplama - Çıkarma / Bölme * Çarpma = Eşit ise > Büyük ise < Küçük ise ( Parantez aç ) Parantez kapa () Parantez & I Ve Büyük veya eşit ise Satınalma Yönetimi 24

26 Satınalma Promosyonları Promosyon dolaylı bir indirim türüdür. Ancak yapılan indirim fiyat düşürerek değil aynı malı ya da başka bir malı ücretsiz vererek sağlanır. Verilen malların miktarı basit bir hesapla bulunabileceği gibi işlem tutarı, alınan malın miktarı, o ana kadar o firmadan yapılan alımların miktar ve tutarına göre karmaşık bir hesaba da bağlı olabilir. Satınalma işlemlerinde tedarikçi firmaların uyguladığı standart promosyon uygulamaları Satınalma Promosyonları seçeneği ile kaydedilir. Yeni tanım yapmak ve var olan tanımlar üzerinde yapılacak işlemler için Satınalma Promosyonları listesinde yer alan düğmeler ile Bağlı Kayıtlar, Bilgi ve sağ fare tuşu menülerindeki seçenekler kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Durumunu Değiştir Şablon İşlemleri Veri Şablonu Başlat Veri Şablonu Bitir Şablondan Veri Doldur Yenile Tercihler Satır Renklendirme Öndeğerlere dön Ayarları Kaydet Genel Ayarları Kaydet Kayıt Sayısı Raporlama Liste Raporu Gruplanmış Liste Raporu Seçim Tümünü Seç Tüm Seçimleri Kaldır Seçimleri Tersine Çevir Tablo Özellikleri Yenile Yeni satınalma promosyon kartı kaydetmek için kullanılır. Kartta tanımlı promosyon bilgilerini değiştirmek için kullanılır. Satınalma promosyon kartlarını tek tek ya da toplu olarak silmek için kullanılır. Kartta tanımlı promosyon bilgilerini incelemek için kullanılır. Promosyon tanım bilgilerini yeni bir karta kopyalar. Satınalma promosyon tanımının kullanım durumunu belirlemek için kullanılır. Kullanım dışı statüsündeki kartlar fiş ve faturalarda kullanılamaz. Satınalma Promosyonları Listesi nde yapılacak işlem için makro kaydetmek için kullanılır. Makro tanımlama adımlarını sonlandırmak için kullanılır. Şablondan veri almak için kullanılır. Satınalma Promosyonları Listesi ni güncellemek için kullanılır. Satır renklendirme işlemini yapmak için kullanılır. Pencere boyutlarını programda standart tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Satınalma Promosyonları Listesi için yapılan ayarları kaydetmek için kullanılır. Genel ayarları kaydetmek için kullanılır. Kayıtlı satınalma promosyon sayısını görüntüler. Satınalma Promosyonları Listesi nde yer alan kayıtları toplu olarak raporlamak için kullanılır. Listede yer alan kayıtları kolon başlıklarına göre gruplayarak listelemek için kullanılır. Listede yer alan kayıtların tümünü seçmek için kullanılır. Listede seçilen kayıtların tümünden seçimi kaldırmak için kullanılır. Listede yapılan seçimi tersine çevirmek için kullanılır. Satınalma promosyonları listesinde yer alacak kolon bilgilerini ve bunların sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Satınalma promosyonları listesini güncellemek için Satınalma Yönetimi 25

27 Öndeğerlere dön Tablo Özellikleri Bilgiler Kayıt Bilgisi İzleme kullanılır. Pencere boyutlarını programda tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Satınalma promosyonları listesinde görüntülenecek kolonları ve sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Tanımın ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Sistem izleme kayıtlarını görüntülemek ve incelemek için kullanılır. Satınalma Yönetimi 26

28 Satınalma Promosyon Bilgileri Satınalma Promosyonları listesinde Ekle seçeneğini tıkladığınızda açılan tanım penceresinden promosyon genel bilgileri ile promosyon uygulanan ve promosyon olarak verilen malzeme bilgileri kaydedilir. Bu bilgiler şunlardır: Kod Açıklama Özel kod Yetki kodu Tarihler Promosyon tanımının sistemdeki takip kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Promosyonlar kodlarına göre sıralıdır. Arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. İşlemlerde hızlı ve doğru biçimde kullanılmasını sağlayan en temel bilgi kod bilgisidir. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Promosyon adı ya da açıklayıcı bilgisidir. 50 karakter uzunluğundadır. Açıklama alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alan değildir. Farklı promosyon tanımları için aynı açıklama bilgisi kullanılabilir. Ancak promosyonlar açıklamalarına göre de sıralıdır. Arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. İşlemler açıklama bilgisinin ilk on karakterine göre de yapılır. Promosyonları gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Özel kod, promosyonları kuruma özel bazı kriterlere göre gruplama olanağı sağlar. Raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır. Etkin raporlama için özel kodlar belirlenirken kurumdaki rapor ihtiyaçları göz önüne alınmalıdır. Özel kod tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Ancak tanım üzerinde yer alan özel kod alanından da eklenebilir. Özel kod alanına girilen bilgi mutlaka tanımlı bir özel kod olmak zorunda değildir. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır. Kod verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Yetki kodu tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Ancak kart üzerinde yer alan yetki kodu alanından da eklenebilir. Yetki kodu alanında girilen bilgiye göre kart bazında şifreleme yapılır, kayıtlara yalnızca burada verilen yetki koduna sahip kişilerin ulaşması sağlanır. Promosyon başlangıç ve bitiş tarihleridir. Özellikleri belirlenen promosyonun hangi tarihler arasındaki işlemler için uygulanacağını gösterir. Promosyon kampanyalarının en önemli özelliği, sadece belirli bir süre, hatta çoğunlukla sadece kısa bir süre için geçerli olmalarıdır. Promosyon tanımındaki Satınalma Yönetimi 27

29 bu alanlarda kaydedilecek tarihler promosyonun geçerli olacağı tarihleri belirtir. İşlemlerde promosyon satırı girilirken, mal alım işlemine ait fiş tarihi ile promosyon tanımı üzerindeki tarihler karşılaştırılır. Fiş/Fatura satırlarından ulaşılan promosyon tanımları listesinde işlem tarihi ile promosyon başlangıç ve bitiş tarihi uyumlu kartlar listelenir. Promosyon uygulanan malzeme/malzeme sınıfı bilgileri Tür Kodu Açıklaması Birim Fiyatı Kullanım Yeri (Satınalma İrsaliyeleri/Satınalma Siparişleri) Promosyon belirli bir malzeme için ya da bir malzeme sınıfı altında toplanan tüm malzemeler için geçerli olabilir. Bu alan; Malzeme Malzeme sınıfı olmak üzere iki seçeneklidir. Promosyonun geçerli olacağı tür seçilir. Promosyon uygulanan malzeme ya da malzeme sınıfının kodudur. Örneğin bir fırın alana su ısıtıcısı bedelsiz verilecekse bu alanda fırının malzeme kodu belirtilir. Dikkat edilmesi gerekli önemli bir nokta, her promosyon tanımının yalnızca tek bir malzeme ya da malzeme sınıfı için uygulanabileceğidir. Birden fazla malzeme/malzeme sınıfı için benzer bir uygulama yapılacaksa her birisi için farklı koda sahip ayrı promosyon tanımlanır. Tür alanında yapılan seçime göre malzeme ya da malzeme sınıfı tanımları listelenir ve seçim yapılır. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Promosyon uygulanan malzeme ya da malzeme sınıfının açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde açıklaması bu alana aktarılır. Ancak bu alandan da malzeme ya da malzeme sınıfı tanımları listelenir ve seçim yapılır. Promosyon uygulanan malzeme/malzeme sınıfı birim fiyatıdır. Burada verilen fiyat işlem sırasında fişteki birim fiyat alanına aktarılır. Böylece kullanıcı promosyon uygulanacak malın fiyatını hatırlamak ya da yazmak zorunda kalmayacaktır. Promosyon tanımının kullanım yerini belirtir. Satınalma irsaliyeleri ve siparişleri öndeğer olarak seçilidir. Promosyonun uygulanmayacağı seçeneğin yanındaki işaret ara tuşu ya da fare ile kaldırılır. Promosyon olarak verilecek malzeme/malzeme sınıfı bilgileri Kartın alt bölümünde yer alan satırlardan, promosyon olarak verilen malzeme ya da malzemelere ait bilgiler kaydedilir. Promosyon olarak verilecek malzemelerin her biri ayrı satırda kaydedilir Malzeme Kodu Promosyon olarak verilen malzemenin kodudur. Kayıtlı malzemeler listelenir ve ilgili malzeme seçilir. Malzeme Açıklaması Promosyon olarak verilen malzemenin açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde açıklaması alana gelir. Ancak bu alandan da kayıtlı malzemeler listelenerek seçim yapılabilir. Satınalma promosyonlarında kullanılan konfigüre edilebilir malzemeye ait Varyant Kodu varyant kodudur. İlgili malzeme için belirlenmiş Malzeme Varyantları listesine ulaşılarak seçim yapılır. Satınalma promosyonlarında kullanılan konfigüre edilebilir malzemeye ait Varyant Açıklaması varyant açıklamasıdır. Formül Promosyonunun hesaplanış şeklidir. Parametrik olan bu alanda seçilen parametreler aritmetik işlemlerle ve fonksiyonlarla kullanılarak hesaplanın ne şekilde yapılacağı belirlenir. Böylece işlemler otomatikleştirilir ve hata payı en aza indirilir. Yuvarlama Birim Fiyat Fonksiyonların parametrelerle birlikte kullanımı, detay promosyon hesaplama sistemleri oluşturmak ve uygulamak açısından önemlidir. Hesaplanan promosyon toplamının küsuratlı çıkması durumunda yuvarlanacağı tabandır. Promosyon olarak verilen malzemenin birim fiyatıdır. Satınalma Yönetimi 28

30 Birim Promosyon olarak verilen malzemenin hangi birim üzerinden verildiğini belirtir. Fiş ve Faturalarda Promosyon Satırları Satıcı firmalardan alınan mallar ya da alım işlemine uygulanan promosyonlar kaydedilir ve gerekirse ayrı muhasebe hesapları altında izlenir. Alım işlemlerinde satıcı firmanın gerek alınan mala gerekse işlem geneline uyguladığı promosyonlar fiş satırlarında kaydedilir. Satınalma irsaliye ve faturalarında, satırda işlem gören malzeme ya da malzeme sınıfına işlem geneline promosyon uygulanır. Alınan mala uygulanan promosyonlar fiş satırlarında ilgili satırın altında, işlem geneline ait promosyonlar ise çizgi ile ayrılan bölümde, satır türü belirtilerek kaydedilir. Promosyon satırlarının girişinde tanımlı promosyon kartları kullanılır. Ya da promosyon olarak verilen mala ait bilgileri malzeme seçilerek kaydedilir. Satırdaki İşleme Promosyon Uygulama Satınalma irsaliye ve faturalarında, promosyon olarak alınan mallarla ilgili bilgiler doğrudan satırda ilgili malzeme girilerek ya da tanımlı promosyon kartları kullanılarak kaydedilir. Bu durumda tanımda belirlenen koşullar fiş satırındaki işleme uygulanır. Satırda alış promosyon tanımlarının uygulanması Satırdaki malzemeye ait satınalma işleminde, tanımlı promosyon kartları kullanılarak tanımda yapılan formüle göre hesaplanan miktarlar otomatik olarak fişe aktarılır. Satın alınan malzeme ile birlikte satıcı firmanın promosyon olarak gönderdiği mal ya da malları ve ne miktarda verileceklerini belirten promosyon tanımlarının olması durumunda sağ fare düğmesi menüsünde Promosyon Uygula seçeneği yer alır. Satınalma fiş ve faturalarında, satırdaki işlem için promosyon uygulandığında satırda işlem gören malzemeye ait tanımlı promosyon kartları listelenir ve seçim yapılır. İşlem tarihi ile promosyon başlangıç ve bitiş tarihi kontrolü program tarafından yapılır. Promosyon kartları listesinde yalnızca tarihi geçerli promosyon kartları listelenir. Promosyon uygulanan malzeme satırına ait bilgiler ilgili satırın altında satır türü Promosyon olarak yer alır. Promosyon olarak alınan mal miktarı promosyon tanımında belirlenen formüle göre program tarafından hesaplanır. Bu malların tutarları ise satınalma promosyon tanımında verilen birim fiyatlar üzerinden hesaplanır. Mallar için yüzde yüz indirim uygulanır ve hesaplanan indirim toplam indirim alanına aktarılır. Promosyon olarak alınan malların KDV tutarı, satınalma promosyon kartında belirtilen birim fiyat ve KDV yüzdesi üzerinden hesaplanır. Promosyon bilgilerinin doğrudan kaydedilmesi Satınalma fiş ve faturalarında, satırdaki malzeme için promosyon olarak alınan malzemelere ait bilgileri doğrudan işlemek de mümkündür. Bunun için satır türü olarak Promosyon seçilir ve promosyon olarak alınan malzemelere ait bilgiler seçilerek ilgili alanlardan doğrudan kaydedilir. Fiş-Fatura Geneline Promosyon Uygulama Satınalma işlemlerinde, fiş ya da faturanın geneline de promosyon uygulanır. İşlem geneline ait promosyon uygulamalarına ait bilgiler irsaliye ve fatura satırlarında çizgi ile ayrılan bölümde kaydedilir. Fiş ya da fatura geneline ait promosyon bilgilerini işlemek için satır tipi Promosyon seçilir ve promosyon olarak alınan malzeme bilgileri ilgili alanlarda kaydedilir. Fiş ya da fatura geneline ait promosyonlar ayrı bir muhasebe hesabı altında izlenir ya da satırda yer alan malzemelere ağırlıkları oranında dağıtılır. Satınalma irsaliye ve faturası geneline ait promosyon satırlarının, malzeme maliyetlerini ne şekilde etkileyeceği Sistem Ayarları program bölümü Öndeğer ve Parametreler-Genel menüsü altında yer alan Satınalma Yönetimi 29

31 Satınalma Parametreleri ile belirlenir. Promosyonlar Dağıtılacak Evet ve Hayır olmak üzere iki seçeneklidir. Evet seçiminde malzeme maliyetleri hesaplanırken işlem geneline ait promosyonlar satırlarda yer alan malzemelere ağrılıkları oranında dağıtılır. Hayır seçiminde ise, satınalma işlemleri için uygulanan promosyon indirimleri ayrı bir muhasebe hesabında izlenir. Bkz. Sistem Ayarları Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri Satınalma Yönetimi 30

32 Satınalma Kampanyaları Promosyon, indirim, masraf, puan kampanyası türünde malzemelere uygulanan kampanyalar, bunların özellikleri, tarih ve uygulama şekilleri Satınalma Kampanyaları ile kaydedilir. Kampanya tanımlarında tedarikçilerin uyguladıkları indirim ve promosyonların yanında, masraflarda kaydedilir ve malzeme işlemlerine uygulanır. Bu satınalma koşul ve uygulamaları bir mal veya hizmet kalemine uygulanabildiği gibi fatura geneline de uygulanabilir. Satınalma Kampanyaları, Satınalma Yönetimi program bölümünde Tanımlar menüsü altında yer alır. Yeni kampanya tanımlamak ve var olan tanımlar üzerinde yapılacak işlemler için Satınalma Kampanyaları listesindeki düğmeler ile Bilgi ve sağ fare tuşu menülerinde yer alan seçenekler kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Durumunu Değiştir Şablon İşlemleri Veri Şablonu Başlat Veri Şablonu Bitir Şablondan Veri Doldur Yenile Tercihler Satır Renklendirme Öndeğerlere dön Ayarları Kaydet Genel Ayarları Kaydet Kayıt Sayısı Raporlama Liste Raporu Gruplanmış Liste Raporu Seçim Tümünü Seç Tüm Seçimleri Kaldır Seçimleri Tersine Çevir Tablo Özellikleri Yenile Öndeğerlere dön Yeni kampanya tanımlamak için kullanılır. Kampanya tanım bilgilerini değiştirmek için kullanılır. Kampanya kayıtlarını tek tek ya da toplu olarak silmek için kullanılır. Kampanya tanım bilgilerini incelemek için kullanılır. Kampanya tanım bilgilerini yeni bir karta kopyalamak için kullanılır. Satınalma kampanya tanımının kullanım durumunu belirlemek için kullanılır. Kullanımda ve Kullanım Dışı olmak üzere iki seçeneklidir. Kullanım dışı statüsündeki kartlar fiş ve faturalarda kullanılamaz. Satınalma Kampanyaları Listesi nde yapılacak işlem için makro kaydetmek için kullanılır. Makro tanımlama adımlarını sonlandırmak için kullanılır. Şablondan veri almak için kullanılır. Satınalma Kampanyaları Listesi ni güncellemek için kullanılır. Satır renklendirme işlemini yapmak için kullanılır. Pencere boyutlarını programda standart tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Satınalma Kampanyaları Listesi için yapılan ayarları kaydetmek için kullanılır. Genel ayarları kaydetmek için kullanılır. Kayıtlı satınalma kampanya sayısını görüntüler. Satınalma Kampanyaları Listesi nde yer alan kayıtları toplu olarak raporlamak için kullanılır. Listede yer alan kayıtları kolon başlıklarına göre gruplayarak listelemek için kullanılır. Listede yer alan kayıtların tümünü seçmek için kullanılır. Listede seçilen kayıtların tümünden seçimi kaldırmak için kullanılır. Listede yapılan seçimi tersine çevirmek için kullanılır. Satınalma Kampanyaları Listesi nde yer alacak kolon bilgilerini ve bunların sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Satınalma kampanyaları listesini güncellemek için kullanılır. Pencere boyutlarını programda tanımlı şekline dönüştürmek için Satınalma Yönetimi 31

33 Tablo Özellikleri Bilgiler Kayıt Bilgisi İzleme kullanılır. Satınalma kampanyaları listesinde görüntülenecek kolonları ve sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Tanımın ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Sistem izleme kayıtlarını listelemek ve incelemek için kullanılır. Satınalma Yönetimi 32

34 Kampanya Bilgileri Kampanya başlangıç, bitiş tarihlerini, koşullarını ve diğer bilgileri Ekle seçeneği ile açılan tanım penceresinde Genel Bilgiler Koşullar seçenekleri ile kaydedilir. Bu bilgiler şunlardır: Kod Açıklama Özel kod Satınalma kampanya tanımının sistemdeki takip kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Kampanyalar kodlarına göre sıralıdır. Arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. İşlemlerde hızlı ve doğru biçimde kullanılmasını sağlayan en temel bilgi kod bilgisidir. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Kampanya adı ya da açıklayıcı bilgisidir. 50 karakter uzunluğundadır. Açıklama alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alan değildir. Farklı kampanya tanımları için aynı açıklama bilgisi kullanılabilir. Ancak kampanyalar açıklamalarına göre de sıralıdır. Arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. İşlemler açıklama bilgisinin ilk on karakterine göre de yapılır. Kampanyaları gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Özel kod, kampanyaları kuruma özel bazı kriterlere göre gruplama olanağı sağlar. Özel kod bilgisi raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır. Etkin raporlama için özel kodlar belirlenirken kurumdaki rapor ihtiyaçları göz önüne alınmalıdır. Özel kod tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Satınalma Yönetimi 33

35 Yetki kodu Cari Hesap Uygulama Sayısı Parçalı Sevkedilebilir Genel Kriterler Başlangıç ve Bitiş Tarihleri Öncelik Grubu Öncelik Sırası Cari Hesap Kodu Cari Hesap Özel Kodu (1-5) Cari Hesap Yetki Kodu Ödeme Planı Kodu Ödeme Planı Grup Ancak kart üzerinde yer alan özel kod alanından da eklenebilir. Özel kod alanına girilen bilgi mutlaka tanımlı bir özel kod olmak zorunda değildir. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır. Kod verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Yetki kodu tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Ancak kart üzerinde yer alan yetki kodu alanından da eklenebilir. Yetki kodu alanında girilen bilgiye göre kayıt bazında şifreleme yapılır, kayıtlara yalnızca burada verilen yetki koduna sahip kişilerin ulaşması sağlanır. Kampanya tanım kartında belirtilen tarih aralığında, kartta yer alan cari hesap(lar) için ilgili kampanyanın kaç kere uygulanabileceği bu alanda belirtilir. Kampanyalar için, kampanya kartı ve cari hesap bazında uygulama sayısı sınırını belirlemek için kullanılır. Örneğin bu alana 1 yazıldığında kartta yer alan her müşteri bu kampanyayı sadece bir defa hak edebilir; üç defa uygulanır koşulu verildiğinde, müşteri ancak üç farklı satınalma işleminde bu kampanyadan faydalanabilir, dördüncüsünde kampanyayı uygulamaz. Uygulama sayısı hesaplanırken, sipariş + irsaliye + faturadaki toplam uygulama sayısı dikkate alınır. Bu alan boş bırakıldığında, ilgili cari hesaba sonsuz sayıda kampanya uygulanabilmektedir. Bu alanda tanımlanan kampanyanın uygulandığı siparişlerin teslim şekli öndeğeri belirtilir. Parçalı sevkedilebilir seçeneğinin işaretlenmesi durumunda, kampanyanın uygulandığı malzemelere ait siparişler parçalı olarak sevkedilebilir. Kampanya uygulanmış malzeme siparişi faturaya parçalı olarak aktarılır. Parçalı sevkiyat yapılırsa ürüne bağlı olsa bile parçalı sevkiyatına izin verilir. Parçalı sevkiyat alanı işaretlenmezse sevkiyat işlemi tüm sipariş için gerçekleştirilir. Bu bölümde kampanyanın geçerli olacağı tarihler, hangi malzemelere ne koşullarda uygulanacağı kaydedilir. Kampanya başlangıç ve bitiş tarihleridir. Özellikleri belirlenen kampanyanın hangi tarihler arasındaki işlemler için uygulanacağını gösterir. Bu alanlar bilgi girilmesi zorunlu alanlardır. Kampanyaların en önemli özelliği, sadece belirli bir süre için geçerli olmalarıdır. Kampanya tanımındaki bu alanlarda kaydedilecek tarihler kampanyanın uygulanacağı tarihleri belirtir. İşlemlerde kampanya uygulanırken, mal alış/satış işlemine ait fiş tarihi ile kampanya tanımındaki tarihler karşılaştırılır. İşlem tarihi ile kampanya başlangıç ve bitiş tarihi uyumlu kartlar listelenir. Kampanya uygulama işleminde aynı tipten kampanyaların öncelik bilgisine göre sadece bir kez uygulanmasını sağlayacak öncelik grubu tanımıdır. Aynı öncelik grubunda yer alan kampanyaların uygulama sırasını belirtir. Kampanya koşullarının geçerli olacağı cari hesap ya da hesapların belirlendiği alandır. Tanımlı cari hesaplar listelenerek tek bir cari hesap seçilebileceği gibi *,? ve cari hesap kodu karakterleri kullanılarak, kampanya koşullarının istenen cari hesaplar için uygulanması sağlanır. Kampanya tanımının uygulanacağı cari hesapların cari hesap özel koduna göre belirlendiği alandır. Cari hesaplar için kayıtlı özel kodlar listelenerek tek bir özel kod seçilebileceği gibi *,? ve cari hesap özel kodunda yer alan karakterler kullanılarak, kampanya koşullarının istenen özel koda sahip cari hesaplar için uygulanması sağlanır. Cari hesap bazında detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Cari hesaplar için kayıtlı yetki kodları listelenerek tek bir yetki kod seçilebileceği gibi *,? ve cari hesap yetki kodunda yer alan karakterler kullanılarak, kampanya koşullarının istenen yetki koduna sahip cari hesaplar için uygulanması sağlanır. Kampanyanın hangi ödeme koşullarında geçerli olacağının belirlendiği alandır. Tanımlı ödeme/tahsilat planı tanımları listelenerek tek bir tanım seçilebileceği gibi *,? ve ödeme/tahsilat planı kodu karakterleri kullanılarak, kampanya koşullarının belirtilen ödeme planları için uygulanması sağlanır. Kampanya koşullarının geçerli olacağı ödeme planı gruplarının belirlendiği alandır. Tanımlı ödeme/tahsilat grup tanımları listelenerek tek bir tanım Satınalma Yönetimi 34

36 Kodu Ticari İşlem Grubu Organizasyonel Birim İl, İlçe, Semt j-guar seçilebileceği gibi *,? ve ödeme/tahsilat grup kodu karakterleri kullanılarak, kampanya koşullarının belirtilen gruba uygulanması sağlanır. Kampanya koşullarının geçerli olacağı ticari işlem gruplarının belirlendiği alandır. Tanımlı ticari işlem grupları listelenerek tek bir tanım seçilebileceği gibi *,? ve grup kodu karakterleri kullanılarak, kampanya koşullarının belirtilen gruba uygulanması sağlanır. Kampanya koşullarının geçerli olacağı organizasyonel birimlerin belirlendiği alandır. Tanımlı organizasyonel birimler listelenerek tek bir tanım seçilebileceği gibi *,? ve grup kodu karakterleri kullanılarak, kampanya koşullarının belirtilen birime uygulanması sağlanır. Kampanya koşullarının geçerli olacağı yerleşim birimlerinin belirlendiği alanlardır. Cari hesap, ödeme/tahsilat, ticari işlem grubu, il, ilçe, semt alanlarında kriter belirleme işlemi şu şekilde yapılır. * karakteri filtre ile bir grup bilgi seçilmek istendiğinde kullanılır. * karakteri tüm karakterler anlamına gelir ve başta, ortada veya sonda kullanılabilir.? karakteri ise tek bir karakter anlamına gelir. Aşağıda bu karakterlerin kullanımı ile ilgili örnekler yer almaktadır. * karakteri başta: Filtre değeri *M.001 verilirse, ilk karakterler ne olursa olsun son 4 karakteri M.001 olanlar için geçerli olur. * karakteri ortada: Filtre değeri TM*01 verilirse, ilk 2 karakteri TM ve son iki karakteri 01 olanlar için geçerli olur. İlk iki karakter ve son iki karakter arasında ne kadar karakter olduğu önemli değildir. * karakteri sonda: Filtre değeri TM* verilirse, kodu TM ile başlayan tüm kartlar için geçerli olur.? karakteri başta: Filtre değeri?m.001 verilirse, ilk karakteri ne olursa olsun 2. karakterden sonrası M.001 olan 5 karakterlik kodlar için geçerli olur.? karakteri ortada: Filtre değeri TM?01 verilirse, ilk 2 karakteri TM, ortada herhangi bir karakter ve son iki karakteri 01 olanlar için geçerli olur.? karakteri sonda: Filtre değeri TM? verilirse, kodu TM ile başlayan üç karakterli tüm kartlar için geçerli olur. Uygulama kriterlerinden herhangi birine değer girilmemiş olması, söz konusu kriterin belirleyici olmadığını belirtir. Örneğin cari hesap kodu girilmemiş olması, bu kampanyaların tüm cari hesaplar için geçerli olduğu anlamına gelir. Kampanya Koşulları Değişkenler Tanım penceresinde yer alan Koşullar seçeneği ile sık kullanılan değişkenler ve uygulanacak kampanyalar ile uygulama koşulları kaydedilir. Bu bölümde kampanya koşullarında formül ve katsayı alanlarında sık olarak kullanılan değerler kullanıcı tanımlı değişkenler olarak kaydedilir. 10 adet tanımlı değişken kaydedilebilir. Kampanya tür, tip ve koşul bilgileri Kampanya tanım penceresinde satırlarda kampanya kapsamındaki malzemeler ile kampanya türü ve uygulama şekline ait bilgiler kaydedilir. Tip Kampanya tipini belirtir. Satırda belirtilen koşullar fiş/fatura geneline ya da yalnızca satırdaki işleme uygulanabilir. Bu alan Genele Satıra olmak üzere iki seçeneklidir. Koşul Malzeme(Sınıf) Kodu Genele seçiminde kampanya koşulları fiş geneline uygulanır. Satıra seçiminde ise belirlenen koşullar fiş/fatura satırında yer alan malzemeye uygulanır. Kampanya uygulanacak malzeme veya malzeme sınıfının kodudur. Tanımlı malzemeler listelenir ve ilgili tanım seçilir. Satır tipi kampanyada koşul malzeme kullanılmayacaksa * işareti ile belirtilir. Puan(+) türündeki kampanya satırlarında puan kazandıracak malzeme kodu bu Satınalma Yönetimi 35

37 Koşul Formül Tür Malzeme (Sınıfı) Kodu Varyant Kodu Varyant Açıklaması Birim Açıklama İndirim Masraf Kodu Net İndirim alan kaydedilir. Satırdaki kampanyanın hangi koşullarda uygulanacağını belirtir. İstenen koşul belirli bir değer olarak girilebileceği gibi, formüle bağlı olarak da girilir. Kampanya uygulamasına ait hesaplama şeklinin belirlendiği alandır. Standart alanlar, fonksiyonlar ve değişkenler mantıksal operatörler ve aritmetik işlemler ile birlikte kullanılarak formüllendirilir. Fonksiyonların parametrelerle birlikte kullanımı, detay hesaplama sistemleri oluşturmak ve uygulamak açısından önemlidir. Puan türü satırlarda malzemeye ait puan bilgisi Formül alanında kaydedilir. Malzemeye uygulanacak kampanya türünün belirlendiği alandır. Tür alanı; İndirim Masraf Promosyon Puan(+) Puan(-) seçeneklerini içerir. Promosyon türü kampanyalarda, promosyon olarak verilecek malzeme ya da malzeme sınıfının kodudur. Puan(-) türü kampanyalarda ise toplanan puanlar karşılığında hediye olarak verilen malzeme kodudur. Promosyon kampanyalarında kullanılan konfigüre edilebilir malzemeye ait varyant kodudur. Malzeme seçimi yapıldığında varyant bilgisi otomatik olarak alana gelir. Promosyon türü kampanyalarda kullanılan konfigüre edilebilir malzemeye ait varyant açıklamasıdır. Malzeme seçimi yapıldığında varyant bilgisi otomatik olarak alana gelir. Kampanyada kullanılacak malzemenin hangi birim üzerinden işlem göreceğini belirtir. Malzemeye bağlı birim setinde yer alan birimler listelenir ve ilgili birim seçilir. Alış/satış işlemlerinde uygulanacak kampanya bilgilerini içeren tanım kartı Kaydet düğmesi tıklanarak kaydedilir. Kampanya satır açıklamasıdır. Tanımlanan kampanya için hangi satınalma indiriminin geçerli olduğu bu alanda yapılan seçimle belirlenir. Seçilen indirim kartının Net İndirim alanı işaretliyse, kampanya kartının Net İndirim alanı da otomatik olarak işaretlenir ve değiştirilemez. Seçilen indirim kartının Net İndirim alanı işaretli değilse, kampanya kartının Net İndirim alanı da otomatik olarak işaretsiz şekilde görüntülenir ve işaretlenemez. Böylece, Kampanya kartlarının indirim satırlarından veya indirim kartlarıyla net indirim uygulatmak mümkün olacaktır. Net İndirim, fatura geneline net toplam üzerinden uygulan oran veya tutardır. Bu alanın işaretli olması ya da olmaması seçilen indirim kartının Net İndirim alanının işaretli olup olmamasına bağlıdır. Kampanya kartında seçilen indirim kartının üzerinde Net İndirim alanı işaretli ise formül sonucunda bulunan tutar Fişlerin Net İndirim Tutarı alanına, oran da Net İndirim % alanına doğrudan gelir. Ayrıca faturanın da Net İndirim alanı otomatik olarak işaretlenir. Bu aşamadan sonra faturalar da brüt indirim üzerinden hesaplanır. Satınalma Yönetimi 36

38 Kampanya Türleri Alım işlemlerinde fiş geneli ve/veya fiş satırında yer alan işleme uygulanacak kampanya türü, tanım kartında tür alanında belirlenir. Kampanya türleri; İndirim Masraf Promosyon Puan(+) Puan(-) Başlıkları altında toplanmıştır. Promosyon türü kampanyalar Promosyon dolaylı bir indirim türüdür. Ancak yapılan indirim fiyat düşürerek değil aynı malı ya da başka bir malı ücretsiz vererek sağlanır. Promosyon olarak alınan malların miktarı basit bir hesapla bulunabileceği gibi alış tutarı, alınan malın miktarı, o ana kadar o firmadan yapılan alım miktar ve tutarına göre karmaşık bir hesaba da bağlı olabilir. İndirim uygulamaları Belirli tarihler arasında malzemelerin alış fiyatlarına belirli bir yüzde üzerinden indirim uygulanır. Uygulanacak indirim % ya da tutar olarak verilir. Puan Uygulamaları Mal alımlarında puan uygulanan kampanya türleridir. Toplanan puanlar karşılığı başka bir ürün hediye olarak verilir. Bu tür kampanya uygulamaları Puan(+) ve puan(-) kampanya türleri ile kaydedilir. Puan(+), alımıyla müşteriye puan kazandıran malzemeler için puan tanımlanmasının yapıldığı satır türüdür. Puan(-) ise, kazanılmış puanlarla alınabilecek hediyelerin puanının tanımlandığı satır türüdür. Puanın + olması, söz konusu malzemenin puan toplamını artırmasını, - olması ise hediye alımıyla toplam puanı azaltmasını belirtir. Masraf uygulamaları Alış işlemlerinde fiş/fatura geneline ya da satırdaki işleme uygulanacak masraflar satır türü masraf seçilerek kaydedilir. Masraf sabit bir tutar olarak verilebildiği gibi parametre ve fonksiyon kullanımı ile de belirlenir. Satınalma Yönetimi 37

39 Puan Kampanyaları Mal alım ve satışlarında puan uygulanan kampanya türleridir. Toplanan puanlar karşılığı başka bir ürün hediye olarak verilir. Bu tür kampanya uygulamaları Puan(+) ve puan(-) kampanya türleri ile kaydedilir. Puan(+), alımıyla müşteriye puan kazandıran malzemeler için puan tanımlanmasının yapıldığı satır türüdür. Puan(-) ise, kazanılmış puanlarla alınabilecek hediyelerin puanının tanımlandığı satır türüdür. Puanın + olması, söz konusu malzemenin puan toplamını artırmasını, - olması ise hediye alımıyla toplam puanı azaltmasını belirtir. Kampanya puanlarına göre hediye uygulamaları irsaliye ve fatura satırlarında Bilgiler menüsünde yer alan Puan Kampanyası Hediyeleri seçeneği ile izlenir. Puan kampanyası penceresinde fiş ya da faturanın ait olduğu cari hesaba ait kampanya ve hediye bilgileri Kampanya Kodu Kampanya Açıklaması Başlangıç Tarihi Bitiş Tarihi Malzeme Kodu Malzeme Açıklaması Hediye Puanı Miktar Toplam Puan Bilgileri ile listelenir. Puan kampanyası hediyeleri listesinde fiş ya da faturanın ait olduğu cari hesap için geçerli olan, kampanya başlangıç ve bitiş tarihi, fiş/fatura tarihi ile uygun olan kayıtlar yer alır. Kampanya Kodu Kampanya Açıklaması Başlangıç ve biti tarihleri Malzeme Kodu Malzeme Açıklaması Hediye Puanı Miktar Toplam Fiş ya da faturanın ait olduğu cari hesaba uygulanan kampanya kodudur. Fiş ya da faturanın ait olduğu cari hesaba uygulanan kampanya açıklamasıdır. Kampanya başlangıç ve bitiş tarihleridir. Satırdaki kampanya tanımında Puan(-) türünde yer alan malzeme kodudur. Satırdaki kampanya tanımında Puan(-) türünde yer alan malzeme açıklamasıdır. Malzemenin kampanya dahilindeki toplam puanıdır. Alınacak hediye miktarını belirtir. Kampanya satırı için önceden kazanılmış olan puan toplamıdır. Toplam puan önceki hediye alımları dikkate alınarak hesaplanır. Hediye satırı için ise miktar girişinden sonra puan formülünün uygulanması sonucu bulunan puan toplamını ifade eder. Promosyon olarak verilecek hediyeler işaretlenerek seçilir ve Tamam düğmesi tıklanır. Uygun koşulları taşıyan kampanyalara ait hediyeler fiş/fatura alt bölümüne satır tipi promosyon olarak aktarılır. Satınalma Yönetimi 38

40 Kampanyaların Uygulanması Satınalma kampanya tanım kartlarında belirtilen satınalma koşulları ve uygulamalar sipariş fişleri, irsaliye ve faturalarda uygulanır. Kampanya uygulamaları iki şekilde yapılır. Otomatik Uygulama Sipariş fişleri irsaliye ve faturalarda İşlemler menüsünde yer alan Kampanya Uygula seçeneği ile Otomatik Kampanya Uygulama Sipariş, irsaliye ve faturalarında satırdaki işlem ya da fiş geneli için tanımlı kampanya ya da kampanyaların fiş kaydedilirken uygulanması mümkündür. Bunun için Sistem Ayarları program bölümünde Satınalma Yönetimi parametrelerinde yer alan otomatik kampanya uygulanacak işlemler parametresi kullanılır. Otomatik kampanya uygulanacak işlemler seçilir. Bkz. Sistem Ayarları Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri Otomatik kampanya uygulanmasında bazı noktalar önemlidir. Şöyle ki; Hem sipariş ve faturada otomatik kampanya uygulanıyorsa, siparişin faturaya aktarılması durumunda faturanın kaydedilmesi işlemi sırasında da otomatik kampanya uygulanır. Eğer kampanyaların siparişten gelmesi ve değişmemesi isteniyorsa sadece siparişte otomatik uygulama yapılmalıdır. Sipariş, İrsaliye ve Faturada Kampanya Uygulama Sipariş fişleri, irsaliyeler ve faturalarda gerek satırdaki işlem gerekse fiş geneline kampanya uygulamak için İşlemler menüsündeki Kampanya Uygula seçeneği kullanılır. Kampanya uygula seçildiğinde, fişin ait olduğu cari hesap ya da satırlardaki malzeme kampanya tanımında yer alıyorsa fiş geneline ya da satırdaki işleme kampanya uygulanır. Uygulanan kampanyada yer alan indirim, masraf ve promosyon satırları, fiş satırlarında ilgili satırın hemen altında yer alır. Sipariş, irsaliyeler ve faturalarda işlemler menüsünde bulunan Kampanya Uygula işlemi ile birlikte fişe/faturaya uygun kampanyalar listelenebilir ve bunların arasından seçilen/seçilenler fişe uygulanabilir. Bunun için, Sistem Ayarları program bölümü Öndeğer ve Parametreler-Genel-Öndeğer ve Parametreler- Satınalma Yönetimi-Parametreler-Genel menüsü altında yer alan Kampanya Seçim Kontrolü Uygulanacak Fişler parametresinde fiş seçimi yapılır. Bu parametrede belirtilen fişlerde, Kampanya Uygula işlemi ile satırlara ya da fiş geneline uyan kampanyaların listelendiği Satınalma Kampanyaları listesi açılır ve seçimi yapılan kampanyaların fişe uygulanması sağlanır. Her fiş satırı için en fazla 5 adet kampanya, varsa ayrıca 1 adet puan kampanyası uygulanabilir. Kampanya seçim listesinde 5 adetten fazla seçim yapılması durumunda (her fiş satırı için) ilk 5 kampanya uygulanır. Kampanya Uygulamalarında şu noktalara dikkat edilmelidir. Herhangi bir kampanyanın fiş geneli ve/veya satırına uygulanabilmesi için söz konusu fiş ve/veya hareketin kampanya genel kriterlerine uygun olması gerekir. Kampanya uygulanacak fişin tarihi, kampanya tanım kartında belirtilen başlangıç ve bitiş tarihi aralığında olmalıdır. Fiş ya da faturanın ait olduğu cari hesap kampanya tanımında genel kriterler bölümünde belirtilmiş olmalıdır. Kampanya tanımında belirtilen, il, ilçe, semt bilgileri ile fiş ya da faturanın sevkiyat adresi uyuşmalıdır. Kampanya tanımında genel kriter olarak ödeme planı ve ödeme planı grubu belirlenmişse fiş/faturanın geneline bağlı ödeme plan kodu ve bağlı olduğu grup aynı olmalıdır. Fiş satırlarında işlem gören malzemeler kampanya tanımında belirtilen koşul malzeme (sınıfı) ile aynı olmalıdır. Uygulanan kampanya bir promosyon ise ve verilecek bu promosyon kampanya kartında bir malzeme sınıfı olarak belirtilmişse, kampanya uygulama işlemi esnasında söz konusu malzeme sınıfına ait malzemelerden herhangi biri promosyon satırına öndeğer olarak getirilir. Ancak promosyon olarak bu Satınalma Yönetimi 39

41 malzeme sınıfı altındaki başka bir malzeme verilecekse sağ fare düğmesi menüsündeki Alternatif promosyon seç kullanılır. Diğer alt malzemeler listelenir ve ilgili malzeme seçilir. Fiş satırlarına en fazla 5 adet kampanya uygulanabilir. Kampanya Seçim Kontrolü Uygulanacak Fişler parametresinde belirtilen fişlerde Kampanya Uygula işlemi ile açılacak olan Satış Kampanyaları seçim ekranında, aynı öncelik grubunda ve aynı sırada yer alan kampanyalar aynı anda uygulanamaz, uyarı alınır. Satınalma Yönetimi 40

42 Kampanya Satır Örnekleri a. Deterjan satırlarına %10 indirim kampanyası Koşul Malzeme (Sınıfı) kodu Koşul Formül Tip Malzeme Kodu (Sınıfı) Birim Tür Deterjan 1 P1*0,10 - Satıra b. 12 paket yağ alana bir tava kampanyası Koşul Malzeme (Sınıfı) kodu Koşul Formül Tip Malzeme (Sınıfı) Kodu Birim Tür YAĞ P4>=12 1 P TAVA ADET Satıra c: 12 adet çorap alana 1 çorap kampanyası Koşul Malzeme (Sınıfı) kodu Koşul Formül Tip Malzeme (Sınıfı) Kodu FICLC 1)>=7 (ÇORAP, Birim Tür 1 P ÇORAP ADET Genele Fiş genelinde olmak üzere toplamda12'den fazla ÇORAP alındığında koşul sağlanmış olur ve fiş geneline promosyon uygulanır, kampanya sadece ÇORAP satırları ile ilişkilendirilir. d. 2 tava alana fiş brüt toplamının %10'u kadar indirim Koşul Malzeme (Sınıfı) kodu Koşul Formül Tip Malzeme (Sınıfı) Kodu Birim Tür FICLC ( TAVA, 1)>=2 P20*0,10 - Genele Fiş genelinde toplamda 2'den fazla TAVA alındığında fiş geneline % 10 indirim uygulanır ve kampanya sadece TAVA satırları ile ilişkilendirilir) Satınalma Yönetimi 41

43 Kampanya Uygula İşleminde Alternatif Promosyon Uygulama Satınalma fişlerine ve faturalarına uygulanmış kampanyaların promosyonlu malzeme sınıfı olması halinde, sınıfa ait ilk malzeme, promosyon satırı olarak gelir. Ancak sınıfa ait diğer malzemeler arasından seçim yapılmak istenirse, kampanyayla uygulanmış malzeme sınıfı promosyon satırlarının F9-İşlemler menüsünde yer alan Alternatif Promosyon Seç seçeneği kullanılır. Bu seçeneğin aktif olabilmesi için kampanyada yer alan promosyonun malzeme türü malzeme sınıfı olmalıdır. Alternatif promosyon seç ekranında promosyon kampanyasında tanımlı olan malzeme sınıfına ait tüm alt malzemeler fiili ve gerçek stok miktarlarıyla listelenir. Alt malzemeler arasında, toplam satır miktarına eşit olacak şekilde dağıtım yapılabilir. Örnek; 10 adet A malzemesi satınalındığında B malzeme sınıfından 3 adet verildiği bir kampanyanın faturaya uygulandığını ve B1 alt malzemesinin promosyon olarak geldiğini varsayarsak; Malzeme A 10 ADET Promosyon B1 3 ADET Promosyon satırı üzerinde alternatif promosyon seç ile gelecek olan ekranda malzeme sınıfına ait alt malzemeler listelenir. Malzeme Kodu Malzeme Açıklaması Miktar Fiili Stok Gerçek Stok B B B B Toplam Hareket Miktarı TAMAM 3 VAZGEÇ Promosyon miktarı diğer alt malzemeler arasında dağıtılabilir. Malzeme Kodu Malzeme Açıklaması Miktar Fiili Stok Gerçek Stok B B B B Toplam Hareket Miktarı TAMAM 3 VAZGEÇ Yapılan miktar değişikliği sonrası Tamam ile devam edildiğinde faturanın alacağı son durum: Malzeme A 10 ADET Promosyon B2 2 ADET Promosyon B3 1 ADET Satınalma Yönetimi 42

44 Malzeme/Malzeme Sınıfı/ Hizmet/Malzeme Takımı Satınalma Fiyatları Mal ve hizmet alımlarında satıcı firmalardan alınan fiyat teklifleri, belirli miktarlar üzerindeki alımlarda yapılacak indirimler, alınan bu fiyatların hangi ödeme koşullarında geçerli olacağı, teslim süreleri her malzeme için ayrı açılan fiyat kartları ile kaydedilir. Bu bilgilerin kartlarda tutulması mal alımlarında tanımlı fiyatların seçilmesine, otomatik olarak işleme uygulanmasına imkan sağlayacak, bilgi girişlerinde hata payını azaltacak ve bilgi güvenliğini sağlamanıza yardımcı olacaktır. Malzeme/Hizmet satınalma fiyatları Satınalma Yönetimi program bölümlerinden ve malzeme/malzeme sınıfları listesinde bulunan bağlı kayıtlar menüsünden kaydedilir. Satınalma bölümünden malzeme/hizmet fiyatları Tanımlar menüsü altında yer alan Satınalma Fiyatları seçeneği ile kaydedilir. Yeni fiyat tanımlamak ve var olan kayıtlar üzerinde yapılacak işlemler için Satınalma Fiyatları listesinde yer alan düğmeler ile Bilgi ve sağ fare tuşu menülerindeki seçenekler kullanılır. Seçim Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Şablon İşlemleri Veri Şablonu Başlat Veri Şablonu Bitir Şablondan Veri Doldur Yenile Tercihler Satır Renklendirme Öndeğerlere dön Ayarları Kaydet Genel Ayarları Kaydet Kayıt Sayısı Raporlama Liste Raporu Gruplanmış Liste Raporu Tümünü Seç Tüm Seçimleri Kaldır Seçimleri Tersine Çevir Tablo Özellikleri Malzeme / Hizmet satınalma fiyat bilgilerini kaydetmek için kullanılır. Fiyat bilgilerini değiştirmek için kullanılır. Fiyat kayıtlarını tek tek ya da toplu olarak silmek için kullanılır. Fiyat tanım bilgilerini incelemek için kullanılır. Satınalma fiyatları tanım bilgilerini yeni bir karta kopyalamak için kullanılır. Satınalma Fiyatları Listesi nde yapılacak işlem için makro kaydetmek için kullanılır. Makro tanımlama adımlarını sonlandırmak için kullanılır. Şablondan veri almak için kullanılır. Satınalma Fiyatları Listesi ni güncellemek için kullanılır. Satır renklendirme işlemini yapmak için kullanılır. Pencere boyutlarını programda standart tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Satınalma Fiyatları Listesi için yapılan ayarları kaydetmek için kullanılır. Genel ayarları kaydetmek için kullanılır. Kayıtlı satınalma fiyatı sayısını türlerine göre ve toplam olarak görüntüler. Satınalma Fiyatları Listesi nde yer alan kayıtları toplu olarak raporlamak için kullanılır. Listede yer alan kayıtları kolon başlıklarına göre gruplayarak listelemek için kullanılır. Listede yer alan kayıtların tümünü seçmek için kullanılır. Listede seçilen kayıtların tümünden seçimi kaldırmak için kullanılır. Listede yapılan seçimi tersine çevirmek için kullanılır. Satınalma Fiyatları Listesi nde yer alacak kolon bilgilerini ve Satınalma Yönetimi 43

45 Yenile Öndeğerlere dön Tablo Özellikleri Bilgiler Kayıt Bilgisi İzleme bunların sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Satınalma fiyatları listesini güncellemek için kullanılır. Pencere boyutlarını programda tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Satınalma fiyatları listesinde görüntülenecek kolonları ve sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Fiyat tanımının ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler Sistem izleme kayıtlarını listelemek ve incelemek için kullanılır. Satınalma Yönetimi 44

46 Satınalma Fiyat Bilgileri Satınalma fiyatları listesinde Ekle seçeneği ile kaydedilen bilgiler şunlardır: Kod(*) Fiyat Açıklaması Özel Kod Yetki Kodu Türü Malzeme/Malzeme(Sınıfı)/Hizme t/malzeme Takımı Kodu Fiyat tanım kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Fiyat açıklamasıdır. Fiyat özel kodudur. Fiyat yetki kodudur. Tanımlanan satınalma fiyatının türünü belirtir. Satınalma fiyatı malzeme malzeme sınıfı hizmet malzeme takımı için tanımlanır. Fiyatın geçerli olacağı Malzeme/malzeme sınıfı, hizmet ya da malzeme takımı kodudur. düğmesi tıklanarak ilgili tanım Satınalma Yönetimi 45

47 Malzeme/Malzeme(Sınıfı)/Hizme t/malzeme Takımı Açıklaması Varyant Kodu Birim Diğer Birimlere Çevrilebilir Takımın Fiyatı Tür listelerine ulaşılır ve fiyatın ait olduğu malzeme seçilir. Fiyatın geçerli olacağı malzeme/malzeme sınıfı, hizmet ya da malzeme takımı açıklamasıdır. Kod alanında belirtilen tanımın açıklaması alana aktarılır. Açıklama alanından ilgili tanım listelerine ulaşılarak seçim ya da yeni tanım yapılabilir. Konfigüre edilebilir Malzeme/Malzeme takımı türündeki malzemeler için, fiyatın geçerli olacağı varyant bilgisidir. Kayıtlı varyantlar listelenir ve fiyatın geçerli olacağı varyant seçilir. Fiyatın hangi birim için geçerli olduğunu gösterir. Malzeme/Malzeme sınıfı altındaki mallar ve hizmetler özelliklerinden, değişik paketleme ve sunuş şekillerinden dolayı birden fazla sayıda birim üzerinden işlem görebilir. Örneğin malzeme işlemleri adet olarak gerçekleşebileceği gibi kutu, koli vb. farklı birimler üzerinden de gerçekleşebilir ve bu birimlere ait farklı alış fiyatları olabilir. Birim fiyat alanında girilen tutarın hangi birim için geçerli olacağı birim alanında kaydedilir. Tanımlanan fiyatın malzeme için geçerli ancak fiyat tanımlanmamış diğer birimler için de kullanılmasını sağlar. Çevrilebilir ve çevrilemez olmak üzere iki seçeneklidir. Malzeme hareketlerinde birim fiyatı tanımlanmayan birimin seçilmesi durumunda fiyat tanımında belirtilen tutar, öncelik sırası ve birim tanımında belirtilen çevrim katsayısı dikkate alınarak fiş satırında kullanılan birime çevrilerek hesaplanır. Malzeme takımının fiyatıdır. Konfigüre edilebilen ya da edilemeyen takım malzemeler için geçerlidir. Bileşenlerden bağımsız ve bileşenlere bağımlı olmak üzere iki seçeneklidir. Bileşenlerden bağımsız seçilmesi durumunda takım fiyatları, takımı oluşturan bileşen (malzeme) fiyatlarından bağımsız olacaktır. Bileşenlere bağımlı seçilmesi durumunda ise takım fiyatı, takımı oluşturan bileşenlerin fiyatları dikkate alınarak program tarafından hesaplanır ve birim fiyat alanına aktarılır. Malzeme ya da hizmetin satış ve satınalma fiyatı türünü belirtir. Mal miktarına ya da ödeme şekillerine göre değişen farklı fiyat uygulamaları olabilir. Bu koşulları farklı fiyat kartlarında tanımlayarak cari hesaba yapılan işlemlere uygulamak hem zaman kaybını önler hem de hata payını azaltır. Bu alan genel, cari hesap, üst cari hesap seçeneklerini içerir. Fiyat yalnızca bir cari hesap ya da üst hesap için geçerli olacaksa, tür olarak Cari Hesap ya da Üst Hesap seçilir. Fiyatın geçerli olacağı cari hesap ya da üst hesap kod ve unvan alanlarında belirtilir. Kod Genel türdeki fiyatlar tüm cari hesaplara ait işlemlerde kullanılabilir. Tür alanında Cari Hesap, Üst Cari Hesap seçeneklerinden birinin seçilmesi durumunda fiyatın geçerli olacağı cari hesap, üst cari Satınalma Yönetimi 46

48 Unvan Birim Fiyat Para Birimi KDV En Düşük ve En Yüksek Fiyatlar (Ana Birim) Fiyat Değiştirme Limiti Alt Düzey Yetkili/ Orta Düzey Yetkili/ Üst Düzey Yetkili hesap kodudur. ve seçim yapılır. simgesi tıklanarak kayıtlı tanımlar listelenir Cari hesap ya da üst cari hesap unvanıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde açıklaması alana gelir. Bu alandan da kayıtlı tanımlar listelenerek seçim yapılabilir. Malzeme/malzeme sınıfı ya da hizmet birim fiyatıdır. Birim fiyat alanında belirtilen fiyatın hangi para birimi üzerinden verildiği bu alanda belirlenir. Para birimleri listelenerek ilgili birim seçilir. Belirlenen birim fiyata KDV'nin dahil olup olmadığını bu alanda belirlenir. Ana birim için asgari ve azami fiyat bilgilerini içerir. Ana birim için burada belirtilen aralıkta fiyat verilebilir. Fiyat değiştirme limiti kullanıcı bazında tanımlanan, malzeme/hizmet alımlarında malzeme/hizmet satınalma fiyat kartlarında tanımlı birim fiyat için daha sonra herhangi bir nedenle yapılabilecek değişikliğin yüzde veya tutar üzerinden limitidir. Sistem işletmeninde kullanıcılara verilen fiyat değiştirme yetkisi bazında, fiyat kartında belirtilen yüzde veya tutar kadar kullanıcıların fiyatta değişiklik yapmasına izin verilir. Programı kullanan kullanıcı hangi fiyat limiti grubundaysa (Alt Düzey/Orta Düzey/Üst Düzey Yetkili) fiyat kartındaki ilgili alandaki limit dahilinde değişiklik yapabilir. Kullanıcının, birim fiyatı, satınalma fişlerinde limiti kadar arttırabilmesi, satış fişlerinde limiti kadar düşürebilmesi sağlanır. Satınalma Parametrelerinde, Fiyat Limit Kontrolü parametresinde yapılan seçime göre satınalma işlemleri sırasında fiyat kartında verilen limit aşıldığında kullanıcı uyarılır, faturanın kaydedilmesine izin verilmez. Kullanıcının yetki grubu net fiyatı kapsıyorsa, fiş satırındaki net birim fiyatın değişim limit sınırları içinde olup olmadığı kontrol edilir. Net fiyatı bulmak için birim fiyattan indirimler düşülür ve masraflar eklenir. Genel Kriterler Fiyat Grubu Kodu Ödeme Planı Kullanıcının yetki grubu brüt fiyatı kapsıyorsa; fiş satırındaki brüt birim fiyatın değişim limit sınırları içinde olup olmadığı kontrol edilir. Fiyat grup kodudur. Satınalma ve satış fiyatlarını gruplar altında toplamak kullanım kolaylığı sağlar. Ayrıca raporlarda filtre olarak grup kodu kullanılabilir. Fiyat grup kodları, Sistem Ayarları program bölümünde tanımlanır. Bkz. Sistem Ayarları Fiyat Grup Kodları Verilen fiyatının hangi ödeme koşullarında geçerli olacağı bu alanda belirlenir. Malın satınalma ya da satış fiyatı, miktara ve ödeme şekline göre değişebilmektedir. Belirli bir miktarın altındaki alımlarda peşin ödeme yapılırken, belirli bir miktar ve sonrası için farklı fiyat ve ödeme koşulları ile uygulanabilir. Bu fiyatı için ödemenin ne şekilde yapılacağı ödeme planı satırında ödeme planı seçilerek Satınalma Yönetimi 47

49 Ticari İşlem Grubu Teslimat Kodu Öncelik Sırası Teslimat (Gün) Başlangıç/Bitiş Tarihi ve Zamanı Organizasyonel Birim Kademeli Fiyatlar Miktar Hesaplama Değer Fiyat Para Birimi Bileşen Fiyatları Kod Açıklama kaydedilir. Finans Yönetimi tanımları altında yer alan Ödeme/Tahsilat Planları listesine ulaşılarak seçim yapılır. Satınalma fiyatının geçerli olduğu ticari işlem grubunu belirtir. Kayıtlı ticari işlem grupları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Malın ne şekilde teslim edileceğini (kara, hava taşımacılığı, posta vb.) belirtir. Teslimat kodu teslim masraflarının ne şekilde karşılanacağını da belirtir. Örneğin alınan fiyata nakliye masraflarının dahil olup olmadığı teslimat kodu tanımında belirtilebilir. Tanımlanan fiyat kartının kullanım önceliğidir. Aynı malzeme/malzeme sınıfı ya da hizmet için çok sayıda satınalma fiyatı tanımının olması durumunda fiş ve faturalara hangi fiyatın öncelikli olarak aktarılacağı bu satırda belirlenir. Öncelik sırası sayı olarak verilir. Malın temin süresidir. Satınalma fiyatları temin sürelerine göre değişebilmektedir. Örneğin bazı malzemelerin fiyatları dönemsel olarak farklılık gösterir. Satınalma fiyat kartında temin süresinin belirtilmesi ile malzemelerin dönemsel olarak fiyatları izlenebildiği gibi, hemen temin edilmesi istenen malzemelere farklı fiyatlar uygulanabilir. Kartta verilen malzeme alış fiyatının hangi tarihler arasında geçerli olacağı belirtilir. Alış ve satış fiyatının hangi organizasyonel birim için geçerli olacağı belirtilir. Malzeme için miktara bağlı olarak değişebilecek fiyatlar tanım penceresinde Kademeli Fiyatlar başlığı altındaki alanlardan kaydedilir. Kademeli fiyatlar ana birim üzerinden kaydedilir. Fiyatın hangi miktar için verildiğini belirtir. Belirtilen miktar üzerinden fiyatın ne şekilde hesaplanacağını belirtir. Fiyatın tanımlanmasına ilişkin bir parametredir. İlgili hesaplama yöntemi seçilir ve girilmiş olan miktar üzerinden fiyat belirlenir. Kademeli olarak fiyatı hesaplanacak olan malzemenin, hesaplama yöntemine göre artış, azalış ve yüzde vb. olarak fiyata dahil olacak değeridir. Malzemenin kademeli hesaplanacak olan fiyatıdır. Herhangi bir hesaplama parametresi seçilmiş ise fiyat girişi yapılamaz. Fiyatın hangi para birimi üzerinden verildiğini belirtir. Tanımlanan fiyatın malzeme takımı türünde olması durumunda takım bileşenlerine ait fiyatlar, tanım penceresinde Bileşen Fiyatları seçeneği ile kaydedilir. Takımın fiyatı bileşenlere bağımlı ya da bileşenlerden bağımsız verilebilir. Bunun seçimi tanım penceresinde yer alan Takımın Fiyatı alanında yapılır. Malzeme takım fiyatının Bileşenlere Bağımlı seçilmesi durumunda alt malzemelere ait fiyatlar ve bunun takım fiyatına etkisi Bileşen Fiyatları satırlarında kaydedilir. Malzeme takım bileşen kodudur. Takım fiyatı bileşenlere bağımlı seçildiğinde otomatik olarak bileşen kodları alana gelir. Malzeme takım bileşen tanım ya da açıklamasıdır. Takım fiyatı bileşenlere bağımlı seçildiğinde otomatik olarak bileşen kodları ile açıklamaları alana gelir. Satınalma Yönetimi 48

50 Miktar Fiyat Kodu Fiyat Açıklaması Fiyat Para Birimi Fiyata Etkisi (%) Malzeme takım bileşenlerinin miktarıdır. Takım içerisinde ilgili malzemeden kaç birim olduğu bu alana otomatik olarak gelir ancak istenirse değiştirilebilir. Malzemenin fiyat kodudur. Malzeme takımının fiyatının bileşenlere bağımlı olması durumunda ilgili malzemenin fiyat seçimi satış ve satınalma fiyatları listesinden yapılır. Malzemenin fiyat açıklamasıdır. Malzeme takımının fiyatının bileşenlere bağımlı olması durumunda açıklama alanından da ilgili malzemenin fiyat seçimi satınalma fiyatları listesinden yapılır. Malzemenin fiyatıdır. Fiyat kodu seçildiğinde ilgili malzemenin fiyatı alana gelir. Fiyat kartı tanımı olmayan malzemeler için ise manüel olarak fiyat girişi yapılabilir. Malzeme takımına ait bileşen/bileşenler bedelsiz olarak tanımlanmak istenirse, fiyat alanı boş bırakılır. Malzeme takımına ait takım bileşenlerinde dağılım fiyatı belirlenmiş ve takımın fiyatı bileşenlere bağımlı seçilmiş ise, fiyat alanına Dağılım Fiyatı bilgiler otomatik olarak gelir ancak değiştirilebilir. Fiyata etkisi(%) ise %100 olarak gelir. Fiyat kodu seçimi yapılır ise koddan gelen fiyat bilgisi geçerli olacaktır. Malzeme fiyatının hangi para birimi üzerinden verildiğini gösterir. İlgili malzemenin, malzeme takımı fiyatına etki oranıdır. Fiyat Kartı İşlemleri Takım Fiyatının Hesaplanması Bileşenlerden Birim Fiyat Hesapla Malzeme/hizmet türü malzeme takımı ise ve takımın fiyatının bileşenlere bağımlı olması durumunda, bileşen fiyatları sekmesinde malzeme fiyat bilgileri ve takım fiyatına etkileri belirlendikten sonra simgesi ile ulaşılan Bileşenlerden Fiyat Hesapla Seçeneği ile ilgili takım malzemenin birim fiyatı program tarafından otomatik olarak hesaplanır. Malzeme takımı bileşenleri tanımlanırken dağılım fiyatı belirlendiğinde ise Bileşenlerden Birim Fiyat Hesapla seçeneğine gerek kalmadan fiyat alanı güncellenir. Satınalma Yönetimi 49

51 Satınalma Fiyat Listeleri Satınalma fiyatları ile her malzeme, hizmet ya da malzeme takımı için ayrı ayrı belirlenen teklifler, miktarlarda yapılacak olan indirimler, verilen bu fiyatların hangi ödeme koşullarında geçerli olacağı, teslim süreleri belirlenir ve tanımlanır. Satınalma fiyat listeleri ile de cari hesap, üst cari hesap ya da birliklerden alınacak malzeme, hizmet ya da malzeme takımı fiyat bilgileri toplu olarak kaydedilir. Bir malzeme, hizmet ya da malzeme takımına ait birden fazla fiyat bilgisi olabilmektedir. Fiyat listeleri kullanıcıya aynı cari hesap, üst cari hesap ya da birlik için malzeme, hizmet ya da malzeme takımı fiyatlarını tek bir liste altında birden fazla sayıda kaydetme ve toplu olarak güncelleme olanağını sunmaktadır. Satınalma fiyatları listelerini tanımlamak için Satınalma Yönetimi Tanımlar Satınalma Fiyat Listeleri Ekle adımları izlenir. Fiyat listesi tanımlamak ve var olan kayıtlar üzerinde yapılacak işlemler için, Satınalma Fiyatları Listesi nde yer alan simgeler ile Bağlı Kayıtlar, Bilgiler ve sağ fare tuşu menüsünde yer alan seçenekler kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Yeni fiyat listesi kaydetmek için kullanılır. Fiyat listesini değiştirmek için kullanılır. Fiyat listesi kayıtlarını tek tek ya da toplu olarak silmek için kullanılır. Fiyat listesi bilgilerini incelemek için kullanılır. Kayıt bilgilerini başka bir kayda kopyalamak için kullanılır. Şablon İşlemleri Tercihler Raporlama Seçim Veri Şablonu Başlat Veri Şablonu Bitir Satınalma Yönetimi 50 Satınalma Fiyat Listesi nde yapılacak işlem için makro kaydetmek için kullanılır. Makro tanımlama adımlarını sonlandırmak için kullanılır. Şablondan Veri Doldur Şablondan veri almak için kullanılır. Yenile Satınalma Fiyat Listesi ni güncellemek için kullanılır. Veri Şablonu Başlat Satınalma fiyat listelerinde yapılacak işleme ait makro kaydetmek için kullanılır. Satır Renklendirme Satır renklendirme işlemini yapmak için kullanılır. Öndeğerlere dön Pencere boyutlarını programda standart tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Ayarları Kaydet Genel Ayarları Kaydet Kayıt Sayısı Liste Raporu Gruplanmış Liste Raporu Satınalma Fiyat Listesi için yapılan ayarları kaydetmek için kullanılır. Genel ayarları kaydetmek için kullanılır. Kayıtlı Satınalma fiyat sayısını görüntüler. Satınalma Fiyat Listesi nde yer alan kayıtları toplu olarak raporlamak için kullanılır. Listede yer alan kayıtları kolon başlıklarına göre gruplayarak listelemek için kullanılır.

52 Tümünü Seç Tüm Seçimleri Kaldır Seçimleri Tersine Çevir Tablo Özellikleri Bilgiler Kayıt Bilgisi İzleme Listede yer alan kayıtların tümünü seçmek için kullanılır. Listede seçilen kayıtların tümünden seçimi kaldırmak için kullanılır. Listede yapılan seçimi tersine çevirmek için kullanılır. Satınalma Fiyat Listesi nde yer alacak kolon bilgilerini ve bunların sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Satınalma fiyat listesinin ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler Sistem izleme kayıtlarına ulaşmak ve incelemek için kullanılır. Satınalma Yönetimi 51

53 Satınalma Fiyat Listesi Bilgileri Fiyat listesi kaydetmek için, Satınalma Fiyat Listeleri Ekle seçeneği kullanılır. Açılan pencereden kaydedilen bilgiler şunlardır: Satınalma Yönetimi 52

54 Kod(*) Fiyat Açıklaması Özel Kod Yetki Kodu Türü Kod Unvan Fiyat Grubu Kodu Ödeme Planı Ticari İşlem Grubu Teslimat Kodu Teslimat (Gün) Başlangıç/Bitiş Tarihi ve Zamanı Detaylar Türü Fiyat listesi kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Fiyat listesi açıklamasıdır. Fiyat listesi özel kodudur. Fiyat listesi yetki kodudur. Fiyat listesinin türünü belirtir. Bu alan Genel Cari Hesap Üst Cari Hesap Birlik seçeneklerini içerir. Cari hesap, üst cari hesap ya da birlik kodudur. Tür alanında yapılan seçime göre kod seçimi listeden yapılır. Tip seçimi genel ise herhangi bir seçim yapılamaz. Bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Cari hesap, üst cari hesap ya da birlik unvanıdır. Tür alanında yapılan seçime göre açıklama seçimi listeden yapılır. Tip seçimi genel ise herhangi bir seçim yapılamaz. Fiyat grup kodudur. Fiyat listelerini gruplar altında toplamak kullanım kolaylığı sağlar. Ayrıca raporlarda filtre olarak grup kodu kullanılabilir. Fiyat grup kodları, Sistem Ayarları program bölümünde tanımlanır. Bkz. Sistem Ayarları Fiyat Grupları Alınan fiyat listesine hangi ödeme koşullarında geçerli olacağı bu alanda belirlenir. Satınalma fiyat listesi, miktara ve ödeme şekline göre değişebilmektedir. Belirli bir miktarın altındaki alımlarda peşin ödeme yapılırken, belirli bir miktar ve sonrası için farklı fiyat ve ödeme koşulları ile uygulanabilir. Bu fiyat için ödemenin ne şekilde yapılacağı ödeme planı satırında ödeme planı seçilerek kaydedilir. Satınalma fiyat listesinin geçerli olduğu ticari işlem grubunu belirtir. Kayıtlı ticari işlem grupları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Malın ne şekilde teslim alınacağı (kara, hava taşımacılığı, posta vb.) belirtir. Teslimat kodu teslim masraflarının ne şekilde karşılanacağını da belirtir. Örneğin alınan fiyata nakliye masraflarının dahil olup olmadığı teslimat kodu tanımında belirtilebilir. Malın teslimat süresidir. Satınalma fiyatları teslimat sürelerine göre değişebilmektedir. Örneğin bazı malzemelerin fiyatları dönemsel olarak farklılık gösterir. Satınalma fiyat kartında teslim süresinin belirtilmesi ile malzemelerin dönemsel olarak fiyatları izlenebildiği gibi, hemen temin edilmesi istenen malzemelere farklı fiyatlar uygulanabilir. Kartta verilen malzeme alış fiyatının hangi tarihler arasında geçerli olacağı belirtilir. Bu bölümde yer alan satırlarda, malzeme, hizmet, malzeme sınıfı, malzeme takımı için fiyatlar satır türü seçilerek kaydedilir. Tanımlanan fiyatın türünü belirtir. Satış fiyatı malzeme Satınalma Yönetimi 53

55 Malzeme/Malzeme(Sınıfı)/Hizme t/malzeme Takımı Kodu Malzeme/Malzeme(Sınıfı)/Hizme t/malzeme Takımı Açıklaması Fiyat Kodu Fiyat Açıklaması Fiyat En Düşük Fiyat En Yüksek Fiyat Müşteri Satış Fiyatı KDV Birim Para Birimi Diğer Birimlere Çevrilebilir Öncelik Varyant Kodu Varyant Açıklaması malzeme sınıfı hizmet Malzeme takımı için tanımlanır. Fiyatın geçerli olacağı Malzeme/malzeme sınıfı, hizmet ya da malzeme takımı kodudur. düğmesi tıklanarak ilgili tanım listelerine ulaşılır ve fiyatın ait olduğu tanım seçilir. Fiyatın geçerli olacağı malzeme/malzeme sınıfı, hizmet ya da malzeme takımı açıklamasıdır. malzeme/malzeme sınıfı, hizmet ya da malzeme takımı için geçerli olacak fiyat tanım kodudur. Satınalma fiyatları listelenir ve ilgili fiyat seçilir. Malzeme/malzeme sınıfı, hizmet ya da malzeme takımı için geçerli olacak fiyat açıklamasıdır. Kod alanında belirtilen satınalma fiyatının açıklaması bu alana aktarılır. Açıklama alanından da seçim ya da yeni tanım yapılabilir. Malzeme/malzeme sınıfı, hizmet ya da malzeme takımı fiyatıdır. Fiyat kodu alanında seçilen fiyat tanımında belirtilen fiyat bu alana aktarılır. Malzeme/malzeme sınıfı, hizmet ya da malzeme takımına ait en düşük fiyat bilgisidir. Fiyat kodu seçimi ile birlikte fiyat kartında belirlenmiş olan değer alana gelir. Malzeme/malzeme sınıfı, hizmet ya da malzeme takımına ait en düşük fiyat bilgisidir. Fiyat kodu seçimi ile birlikte fiyat kartında belirlenmiş olan değer alana gelir. Müşterinin satış fiyatlarının takip edildiği alandır. Belirlenen birim fiyata KDV'nin dahil olup olmadığını bu alanda belirlenir. Fiyatın hangi birim için geçerli olduğunu gösterir. Birim fiyat alanında girilen tutarın hangi birim için geçerli olacağı birim alanında kaydedilir. Malzemenin birim fiyatı için belirlenen para birimidir. Listeden istenen döviz seçim yapılabilir. Tanımlanan fiyatın malzeme için geçerli ancak fiyat tanımlanmamış diğer birimler için de kullanılmasını sağlar. Çevrilebilir ve çevrilemez olmak üzere iki seçeneklidir. Malzeme hareketlerinde birim fiyatı tanımlanmayan birimin seçilmesi durumunda fiyat tanımında belirtilen tutar, öncelik sırası ve birim tanımında belirtilen çevrim katsayısı dikkate alınarak fiş satırında kullanılan birime çevrilerek hesaplanır. Fiyat kodu seçimi ile fiyat kartında bulunan çevrim bilgisi alana gelir. İlgili malzeme için tanımlanan fiyat kartları arasından hangisinin kullanım önceliği olduğu bilgisidir. Aynı malzeme/malzeme sınıfı ya da hizmet için çok sayıda satış fiyatı tanımının olması durumunda fiş ve faturalara hangi fiyatın öncelikli olarak aktarılacağı bu satırda belirlenir. Öncelik sırası sayı olarak verilir. Fiyat kodu bilgisi ile fiyat kartından alana gelir. Konfigüre edilebilir malzeme/malzeme takımlarına ait varyant kodudur. Konfigüre edilebilir malzeme/malzeme takımlarına ait varyant açıklamasıdır. Satınalma Yönetimi 54

56 Gecikme Cezası Kodu Malın zamanında teslim edilmemesi durumunda geçerli olacak gecikme cezasını belirtir. Kayıtlı gecikme cezaları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Satınalma Yönetimi 55

57 Satınalma Sevkiyat Planları Sevkiyat planları, satın alınan malzemelerin sevk işlemlerinin ne zaman ve ne şekilde yapılacağını belirten tanımlardır. Satınalma program bölümünde Tanımlar menüsü altında yer alır. Yeni plan tanımlamak ve var olan tanımlar üzerinde yapılacak işlemler için Sevkiyat Planları listesindeki simgeler ile Bağlı Kayıtlar, Bilgiler, sağ fare tuşu menülerinde yer alan seçenekler kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Şablon İşlemleri Veri Şablonu Başlat Veri Şablonu Bitir Şablondan Veri Doldur Yenile Tercihler Satır Renklendirme Öndeğerlere dön Ayarları Kaydet Genel Ayarları Kaydet Kayıt Sayısı Raporlama Liste Raporu Gruplanmış Liste Raporu Seçim Tümünü Seç Tüm Seçimleri Kaldır Seçimleri Tersine Çevir Tablo Özellikleri Yenile Öndeğerlere dön Tablo Özellikleri Bilgiler Kayıt Bilgisi İzleme Satınalma sevkiyat planı kaydetmek için kullanılır. Sevkiyat planı bilgilerini değiştirmek için kullanılır. Sevkiyat planlarını tek tek ya da toplu olarak silmek için kullanılır. Sevkiyat planı bilgilerini incelemek için kullanılır. Tanım bilgilerini kopyalamak için kullanılır. Sevkiyat Planları Listesi nde yapılacak işlem için makro kaydetmek için kullanılır. Makro tanımlama adımlarını sonlandırmak için kullanılır. Şablondan veri almak için kullanılır. Sevkiyat Planları Listesi ni güncellemek için kullanılır. Satır renklendirme işlemini yapmak için kullanılır. Pencere boyutlarını programda standart tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Sevkiyat Planları Listesi için yapılan ayarları kaydetmek için kullanılır. Genel ayarları kaydetmek için kullanılır. Kayıtlı sevkiyat planı sayısını görüntüler. Sevkiyat Planları Listesi nde yer alan kayıtları toplu olarak raporlamak için kullanılır. Listede yer alan kayıtları kolon başlıklarına göre gruplayarak listelemek için kullanılır. Listede yer alan kayıtların tümünü seçmek için kullanılır. Listede seçilen kayıtların tümünden seçimi kaldırmak için kullanılır. Listede yapılan seçimi tersine çevirmek için kullanılır. Sevkiyat Planları Listesi nde yer alacak kolon bilgilerini ve bunların sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Sevkiyat Planları Listesi ni güncellemek için kullanılır. Pencere boyutlarını programda tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Sevkiyat Planları Listesi nde görüntülenecek kolonları ve sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Sevkiyat planının ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler Sistem izleme kayıtlarını listelemek ve incelemek için kullanılır. Satınalma Yönetimi 56

58 Sevkiyat Planı Bilgileri j-guar Sevkiyat planları sırasıyla Ana Menü -> Satınalma Yönetimi -> Tanımlar -> Sevkiyat Planları-> Ekle adımları izlenerek kaydedilir. Ekle seçeneği ile açılan tanım penceresinden kaydedilen bilgiler şunlardır: Sevkiyat Planı Kodu Sevkiyat planı kodudur. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Sevkiyat planı tanımlarının arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. İşlemlerde hızlı ve doğru biçimde kullanılmasını sağlayan en temel bilgi kod bilgisidir. Bu kullanım özelliklerinden dolayı kod verirken sevkiyat planı tanımları ile ilgili ne tür analizler yapılacağı dikkate alınmalıdır. Sevkiyat planı kodunun her karakteri ya da karakter grubu bir sınıflama bilgisi taşırsa çok boyutlu analizlere yönelik bir bilgi yapısı kurulabilir. Sevkiyat Planı Açıklaması Özel Kod Yetki Kodu Sevkiyat Günleri Formül ve tarihler Sevkiyat planının adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Açıklama bilgisi de sevkiyat planı tanımları için önemli bir alandır. Ancak tanımlar açıklama bilgisi girilmeden de kaydedilebilir. Ancak arama, sıralama, seçme gibi tüm işlemler açıklama bilgisine göre de yapılmaktadır. Sevkiyat planları açıklamalarına göre de sıralı olarak tutulmaktadır. Sevkiyat planlarını gruplamakta kullanılan 10 karakter uzunluğundaki kodlama alanıdır. Özel kod, plan tanımlarını kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre kayıt bazında şifreleme yapılarak tanıma yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. Bu bölümde sevkiyatın yapılacağı günler belirlenir. Sevkiyat için geçerli olacak tarih hesaplanırken burada belirlenen günler dikkate alınır. Sevkiyat yapılacak günler fare ya da ara tuşu ile işaretlenerek seçilir. Yapılan tanım ile malzemenin ne kadarının hangi süre ya da tarihlerde teslim edileceği plan satırlarında formül ve tarih alanlarında kaydedilir. Satınalma Yönetimi 57

59 Satınalma Elemanları j-guar Satınalma işlemlerini gerçekleştiren satınalma elemanları tanımlanır ve satınalma noktaları ile bağlantısı kurulur. Satınalma elemanları, Satınalma program bölümünde Tanımlar menüsü altında yer alan Satınalma Elemanları seçeneği ile tanımlanır. Yeni kayıt eklemek ve var olan kayıtlar üzerinde yapılacak işlemler için Satınalma Elemanları Listesi nde yer alan simgeler ile sağ fare tuşu menüsünde yer alan seçenekler kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Şablon İşlemleri Veri Şablonu Başlat Veri Şablonu Bitir Şablondan Veri Doldur Yenile Tercihler Satır Renklendirme Öndeğerlere dön Ayarları Kaydet Genel Ayarları Kaydet Kayıt Sayısı Raporlama Liste Raporu Gruplanmış Liste Raporu Seçim Tümünü Seç Tüm Seçimleri Kaldır Seçimleri Tersine Çevir Tablo Özellikleri Yenile Öndeğerlere dön Tablo Özellikleri Yenile Öndeğerlere Dön Tablo Özellikleri Bağlı Kayıtlar Satınalma elemanı bilgilerini kaydetmek için kullanılır. Tanım bilgilerini değiştirmek için kullanılır. Tanımları tek tek ya da toplu olarak silmek için kullanılır. Satınalma elemanı bilgilerini incelemek için kullanılır. Tanım bilgilerini kopyalamak için kullanılır. Satınalma Elemanları Listesi nde yapılacak işlem için makro kaydetmek için kullanılır. Makro tanımlama adımlarını sonlandırmak için kullanılır. Şablondan veri almak için kullanılır. Satınalma Elemanları Listesi ni güncellemek için kullanılır. Satır renklendirme işlemini yapmak için kullanılır. Pencere boyutlarını programda standart tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Satınalma Elemanları Listesi için yapılan ayarları kaydetmek için kullanılır. Genel ayarları kaydetmek için kullanılır. Kayıtlı satınalma elemanı sayısını görüntüler. Satınalma Elemanları Listesi nde yer alan kayıtları toplu olarak raporlamak için kullanılır. Listede yer alan kayıtları kolon başlıklarına göre gruplayarak listelemek için kullanılır. Listede yer alan kayıtların tümünü seçmek için kullanılır. Listede seçilen kayıtların tümünden seçimi kaldırmak için kullanılır. Listede yapılan seçimi tersine çevirmek için kullanılır. Satınalma Elemanları Listesi nde yer alacak kolon bilgilerini ve bunların sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Satınalma Elemanları Listesi ni güncellemek için kullanılır. Pencere boyutlarını programda tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Satınalma Elemanları Listesi nde görüntülenecek kolonları ve sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Satınalma Elemanları Listesi ni güncellemek için kullanılır. Pencere boyutlarını programda tanımlı ölçülerle görüntülemek için kullanılır. Satınalma elemanları listesinde görüntülenecek kolonları ve bunların sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Satınalma Yönetimi 58

60 Satış Noktaları Bilgiler Kayıt Bilgisi İzleme Satınalma elemanının çalıştığı satış noktalarını kaydetmek için kullanılır. Tanımın ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler Sistem izleme kayıtlarını listelemek ve incelemek için kullanılır. Satınalma Yönetimi 59

61 Satınalma Elemanı Bilgileri Satınalma elemanı bilgileri, Satınalma Elemanları Listesi nde Ekle seçeneği ile kaydedilir. Satınalma Elemanı Kodu Satınalma elemanı tanım kodudur. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Satınalma elemanı tanımlarının arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. İşlemlerde hızlı ve doğru biçimde kullanılmasını sağlayan en temel bilgi kod bilgisidir. Bu kullanım özelliklerinden dolayı kod verirken ne tür analizler yapılacağı dikkate alınmalıdır. Tanım kodunun her karakteri ya da karakter grubu bir sınıflama bilgisi taşırsa çok boyutlu analizlere yönelik bir bilgi yapısı kurulabilir. Açıklama Özel Kod Yetki Kodu Satınalma elemanının adı açıklayıcı bilgisidir. Açıklama bilgisi de önemli bir alandır. Ancak tanımlar açıklama bilgisi girilmeden de kaydedilebilir. Ancak arama, sıralama, seçme gibi tüm işlemler açıklama bilgisine göre de yapılmaktadır. Satınalma elemanı tanımları açıklamalarına göre de sıralı olarak tutulmaktadır. Satınalma elemanı tanımlarını gruplamakta kullanılan 10 karakter uzunluğundaki kodlama alanıdır. Özel kod, tanımları kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır. Her Satınalma Yönetimi 60

62 Grup Kodu Personel Kodu Adres Bilgileri kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre kayıt bazında şifreleme yapılarak tanıma yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. Satınalma elemanının ait olduğu grubu belirtir. Kayıtlı satınalma elemanı grup tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Satınalma elemanının personel yönetimi bölümündeki sicil kodudur. Kayıtlı personel kartları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Satınalma elemanına ait adres ve erişim bilgileri Genel bilgiler başlığı altındaki alanlardan kaydedilir. Satınalma Yönetimi 61

63 Sözleşme Kesinti Türleri Proje bağlantısı olan Satınalma Sözleşmelerinde Hakediş hesaplamalarına dahil olacak kesinti türlerini tanımlamak için kullanılır. Tanımı yapılan kesinti türleri satınalma sözleşmeleri Sözleşmelerin İdari Şartname Bilgileri alanında kullanılır. Bkz. Sözleşme İdari Şartname Bilgileri Ekle seçeneği ile kaydedilen bilgiler şunlardır: Kod Açıklama Türü Öndeğer Kesinti tanımına verilecek olan kod bilgisidir. 10 karakter uzunluğunda alfanumerik bir alandır. Kesinti tanımına ait açıklama bilgisidir. Kesinti öndeğerine ait tür bilgisidir. Tutar ya da oran seçeneklerini içerir. Kesinti sözleşmeye eklendiğinde otomatik olarak öndeğer gelecek değerdir. Satınalma Yönetimi 62

64 Satınalma Talepleri j-guar Kurumun değişik bölümlerinden talep edilen malzeme ve hizmet ihtiyaçları Satınalma Talep Fişleri ile kaydedilir. Satınalma Yönetimi program bölümünde Hareketler menüsü altında yer alır. Talep fişi eklemek ve var olan kayıtlar üzerinde yapılacak işlemler için Satınalma Talepleri listesindeki simgeler ile sağ fare tuşu, Bağlı Kayıtlar ve Bilgiler menülerindeki seçenekler kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Durumunu Değiştir Talep Karşıla Hızlı Talep Karşılama Karşılama Önerileri Gerçekleştir İptal Et / Geri Al Şablon İşlemleri Veri Şablonu Başlat Veri Şablonu Bitir Şablondan Veri Doldur Yenile Tercihler Satır Renklendirme Öndeğerlere dön Ayarları Kaydet Genel Ayarları Kaydet Kayıt Sayısı Raporlama Liste Raporu Gruplanmış Liste Raporu Seçim Tümünü Seç Tüm Seçimleri Kaldır Seçimleri Tersine Çevir Tablo Özellikleri Satınalma taleplerini kaydetmek için kullanılır. Talep bilgilerini değiştirmek için kullanılır. Satınalma taleplerini tek tek ya da toplu olarak silmek için kullanılır. Tanım bilgilerini incelemek için kullanılır. Satınalma talepleri tanım bilgilerini yeni bir karta kopyalamak için kullanılır. Seçili satınalma talebi için onay işlemini gerçekleştirmek ve/ya var olan onayı kaldırmak için kullanılır. Karşılanacak talep hareketleri ve karşılama önerilerinin gerçekleştirildiği seçenektir. Karşılama önerileri oluşturup sonrasında öneri gerçekleştirme işlemini yapmadan; tek adımda ve hızlı bir şekilde karşılama ve fiş oluşturma işlemleri için kullanılır. Bkz. Talep Yönetimi Hızlı Talep Karşılama Değerlendirilen satınalma taleplerinin karşılama önerilerini gerçekleştirmek için kullanılır. Satınalma talepleri listesinde kayıt iptali ve/ya iptal işlemini geri almak için kullanılır. Talep onaylanmış olsa dahi iptal edilebilir ve iptal geri alınabilir. Satınalma Talepleri Listesi nde yapılacak işlem için makro kaydetmek için kullanılır. Makro tanımlama adımlarını sonlandırmak için kullanılır. Şablondan veri almak için kullanılır. Satınalma Talepleri Listesi ni güncellemek için kullanılır. Satır renklendirme işlemini yapmak için kullanılır. Pencere boyutlarını programda standart tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Satınalma Talepleri Listesi için yapılan ayarları kaydetmek için kullanılır. Genel ayarları kaydetmek için kullanılır. Kayıtlı satınalma talebi sayısını görüntüler. Satınalma Talepleri Listesi nde yer alan kayıtları toplu olarak raporlamak için kullanılır. Listede yer alan kayıtları kolon başlıklarına göre gruplayarak listelemek için kullanılır. Listede yer alan kayıtların tümünü seçmek için kullanılır. Listede seçilen kayıtların tümünden seçimi kaldırmak için kullanılır. Listede yapılan seçimi tersine çevirmek için kullanılır. Satınalma Talepleri Listesi nde yer alacak kolon bilgilerini ve bunların sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Satınalma Yönetimi 63

65 Yenile Öndeğerlere dön Tablo Özellikleri Bağlı Kayıtlar Karşılama Önerileri Doküman Kataloğu Bilgiler Kayıt Bilgisi İzleme Satınalma Talepleri Listesi ni güncellemek için kullanılır. Pencere boyutlarını programda tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Satınalma Talepleri Listesi nde görüntülenecek kolonları ve sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Talep karşılama önerilerini listelemek için kullanılır. Satınalma talebi ile ilgili dokümanların izleneceği katalog bilgisidir. Kaydın ilk açılış ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Sistem izleme kayıtlarını listelemek ve incelemek için kullanılır. Satınalma Yönetimi 64

66 Satınalma Talep Bilgileri Satınalma talep fişi ile kaydedilen bilgiler şunlardır: No(*) Tarih Saat Özel Kod Yetki Kodu Belge No Talep fişinin kayıt ve izlenme numarasıdır. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Fiş numarası girilmeden fiş kaydedilemez. Talep fişinin kayıt tarihidir. Sistem tarihi alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Fişler tarihlerine göre sıralıdır. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Talep fişinin kayıt zamanıdır. Sistem saati alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Fişleri gruplamakta kullanılan 10 karakter uzunluğunda ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş üzerinde yar almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. 10 karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. Talep fişi belge numarasıdır. Fişler belge numarasına göre sıralı değildir. Bu Satınalma Yönetimi 65

67 nedenle aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir. Talep Eden: Bu bölümde talepte bulunan bölüm, personel bilgileri kaydedilir. Bölüm Talep eden bölümü belirtir. Bu alan, talebin geldiği bölümlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. Sicil No Talebin ait olduğu kişidir. Personel tanımları listelenir ve talebin ait olduğu kişi seçilir. Organizasyonel Birim Talepte bulunan personelin çalıştığı organizasyonel birimi belirtir. Sicil No alanında yapılan seçimle, personelin bağlı olduğu birim/işyeri bilgisi bu alana doğrudan gelir. Ambar Bu alan, fişi tümünü etkileyen ve bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Talep fişinin ait olduğu ambarı belirtmek için kullanılır. Bu alanda yapılan seçim, fiş satırlarında yer alan Ambar alanına doğrudan gelir. Talebi Değerlendiren Bölüm Talebi değerlendiren bölümü belirtir. Bu alan, talebi değerlendiren bölüm bilgilerini girmek için kullanılır. Sicil No Talebi değerlendiren kişidir. Personel tanımları listelenir ve onaylayan kişiye ait tanım seçilir. Bakım Emri No Bakım yönetimi program bölümü bakım emri bağlantılı malzeme talep fişleri, satınalma talebi ile karşılandığında, bakım emri numarası otomatik olarak alana gelir. Bütçe Durumu Bütçe özelliğinin kullanılması durumunda talep fişi için bütçe durumunun belirlenmesinde kullanılır. Bu alan Kontrol Yok Yeterli Yetersiz Kısmen yeterli seçeneklerini içerir. j-guar Talep Fişi Satır Bilgileri Tür Kodu Açıklaması Varyant Kodu Varyant Açıklaması Miktar Karşılanan Miktar İptal Edilen Miktar Gerçekleşen Miktar Talep türünü belirtir. Talep türü bir malzeme olabileceği gibi hizmet de olabilir. Bu alan; Malzeme Hizmet Varlık Malzeme Sınıfı Malzeme Takımı seçeneklerini içerir. Tür alanında yapılan seçime göre malzeme, hizmet, malzeme takımı, varlık veya malzeme sınıfı kodudur. Tür alanında malzeme, malzeme sınıfı, malzeme takımı türlerinden birinin seçilmiş olması durumunda kayıtlı malzeme ya da malzeme sınıfı kartları listelenir ve talep edilecek malzeme seçilir. Talep edilen bir hizmet ise kod alanından kayıtlı hizmetler listelenir ve talep edilen hizmet seçilir. Kod alanında seçilen malzeme ya da hizmetin açıklamasıdır. Bu alandan da kayıtlı malzeme ve hizmet tanımlarına ulaşılarak seçim yapılabilir. Konfigüre edilebilir malzeme/malzeme takımlarına ait varyant kodudur. Satırda işlem gören tür Malzeme Takımı ise malzeme kodu ya da açıklaması seçildiğinde takımı oluşturan bileşenlerin varyant kodları alana gelecektir. Konfigüre edilebilir malzemelerde ise listeden seçim yapılabilir. Konfigüre edilebilir malzeme/malzeme takımlarına ait varyant açıklamasıdır. Satırda işlem gören tür Malzeme Takımı ise malzeme kodu ya da açıklaması seçildiğinde takımı oluşturan bileşenlerin varyant açıklamaları alana gelecektir. Talep miktarını belirtir. Talebin karşılanması durumunda bekleyen miktar değiştirilmek istenirse karşılanan miktardan küçük bir değer girilemez. Bu alana doğrudan bilgi girilemez. Talebin karşılanması durumunda karşılanan miktar otomatik olarak aktarılır. Talebin bir kısmının iptal edilmesi durumunda, iptal edilen miktar girilir. Talep önerisi gerçekleştirildiğinde, gerçekleşen miktar bilgisinin girildiği Satınalma Yönetimi 66

68 Birim Birim Fiyat Para Birimi Kuru Birim Fiyat (FPB) KDV Oranı KDV Tutarı Tutar Tutar (FPB) Durumu Karşılama Türü alandır. Talebin hangi birim üzerinden yapılacağını belirtir. Malzemelere ve hizmetlere ait işlemler, malzeme ya da hizmet kartında tanımlanan birimlerden herhangi biri üzerinden kaydedilir. Kartta verilen ana birim fişe öndeğer olarak aktarılır. Talep edilen malzeme/hizmetin birim fiyatıdır. Satırdaki işlem için geçerli olacak fiyatlandırma para biriminin belirlendiği alandır. Fiyatlandırma para birimine ait kur bilgisidir. Talep edilen malzeme/hizmetin fiyatlandırma para birimi üzerinden birim fiyatıdır. Satırdaki işlem için geçerli olacak KDV oranıdır. Satırdaki işlem için geçerli olacak KDV tutarıdır. Satır işlem tutarıdır. Fiyatlandırma para birimi üzerinden satır işlem tutarıdır. Talep satırının durumunu belirtir. Fişler ilk oluşturulduğunda talep fişinin bütün satırları öneri durumundadır. Öneri durumundaki fişlerin durumları kullanıcı tarafından değiştirilemez. Satırda yapılan talebin karşılanma şeklini belirtir. Bu alan; Satınalma Siparişi Satınalma Talebi Ambar Transferi İhale İthalat Satınalma Dosyası seçeneklerini içerir. Alternatif Malzeme Kullanımı Fişlere gelecek olan satınalma talebi karşılama türü öndeğeri, Sistem Ayarları program bölümünde Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametrelerinde belirlenir. Bkz. Sistem Ayarları Satınalma Yönetimi Öndeğer Diğer Hareketler Gerekirse talep sırasında değiştirilebilir. Fiş satırında talep edilen malzeme ya da hizmetin alternatifinin olması durumunda talep karşılama işleminde alternatif malzemenin ne şekilde kullanılacağı bu alanda belirtilir. Bu alan; Kullanılmayacak Tek Tip Malzeme Kullanılacak Tek Tip Alternatif Kullanılacak Karışık Kullanılacak olmak üzere 4 seçeneklidir. Kullanılmayacak seçiminde alternatifi kullanılmaz. Tek Tip Malzeme Kullanılacak seçiminde, stokta hem ihtiyaç olan malzemeden hem de bu malzemenin alternatifinden bulunması ancak ihtiyacın tamamının yine de karşılamıyor olması durumunda, bu malzemelerden hangisi ihtiyacı daha fazla karşılıyorsa sadece o malzeme talep karşılamada kullanılır. Tek Tip Alternatif Kullanılacak malzemenin alternatiflerinden ihtiyacın tamamını veya büyük çoğunluğu karşılayabilen alternatif kullanılır. Stokta tamamını karşılayabilen bir alternatif bulunmuyorsa bu alternatif eğer ihtiyacın büyük kısmını karşılıyorsa geri kalan ihtiyacı karşılamak için bu malzeme üzerinden karşılama hareketleri yapılır. Rezervasyon Karışık Kullanılacak seçiminde ihtiyaç duyulan malzemenin hem kendisi hem de bütün alternatifleri talebin karşılanmasında kullanılabilir. Satırdaki malzeme/hizmet/malzeme takımı /varlık/malzeme sınıfı için talep edilen miktarın, fiş geneli için seçilen ambarda rezerve edilip edilmeyeceğini Satınalma Yönetimi 67

69 Hareket Özel Kodu Teslim Tarihi Talep Eden Sicil No Bölüm Ödeme Şekli Açıklama Ambar Satınalma Elemanı Sicil Kodu, Adı, Soyadı Bütçe Durumu Organizasyonel Birim Kodu belirtir. Rezervasyon söz konusu ise işaretlenir. Talep fişi hareket özel kodudur. Fiş satırlarını gruplamak, rapor alırken bir grup bilgiyi filtrelemek ve bu gruplanan bilginin toplamını görmek için kullanılır. Bu alanı kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de kullanabilir. Satırdaki hareket özel kodu ile fişin üst bölümünde yer alan özel kod farklıdır. Fişin üst bölümündeki özel kod fiş geneline ait özel koddur. Satırdaki hareket özel kodu alanı ise hareketleri gruplamak için kullanılır. Fişlerle ilgili tüm raporlarda hareket özel kodu bilgisine göre filtreleme yapılabilir. Ancak fişlerin hareket özel koduna göre sıralaması program tarafından yapılmaz. Talep edilen malzeme ya da hizmetin teslim tarihidir. Fişte yer alan talebin kim tarafından yapıldığı bu alanda girilir. Bu alan, talep eden bölüm bilgilerini içerir. Karşılama şekli Satınalma Siparişi olan talep satırlarında sipariş edilen mal ya da hizmet tutarının ne şekilde ödeneceğini belirtir. Kayıtlı ödeme planları listelenir ve ilgili tanım seçilir ya da yeni tanım yapılarak kaydedilir. Talep satırı açıklamasıdır. Eğer talep satırları planlanma sonucu oluşmuş ise hangi planlama kaydı sonucu oluştu bilgisi bu alana gelecektir. Satırda yer alan malzemenin, fiş başlık kısmında belirtilen ambardan farklı bir ambara girmesi ya da çıkması durumunda ilgili ambarın belirtildiği alandır. Fiş başlık bölümünde seçilen ambar satırdaki ambar alanına öndeğer olarak gelir. Tanımlı ambarlar listelenerek işlemin ilgili olduğu ambar seçilir. Talep fişi satırlarında girilen ambarlar sipariş fişine aynen aktarılır. Satınalma işlemini yapacak personeli belirtir. Kayıtlı personel tanımları listelenir ilgili tanım seçilir. Bütçe özelliğinin kullanılması durumunda satırdaki talep hareketi için bütçe durumunun belirlenmesinde kullanılır. Bu alan Kontrol Yok Yeterli Yetersiz Kısmen yeterli seçeneklerini içerir. Satırdaki işlemin ilgili olduğu organizasyonel birimi belirtir. Satınalma Yönetimi 68

70 Satınalma Talebi Toplam Bilgileri Satınalma talebi kapsamında temin edilecek mal ve hizmet toplam tutarları Satınalma Talebi penceresinde Toplamlar alanında izlenir. İşlem geneline ait raporlama ve işlem para birimi üzerinden toplam tutarlarda Toplamlar penceresinde Raporlama Para Birimi ve İşlem Para Birimi seçenekleri kullanılarak kaydedilir. Kod girişi penceresinden ise malzemelere barkod atama işlemi gerçekleştirilir. Bkz. Malzeme Yönetimi Malzemelere Barkod Atama Satınalma Yönetimi 69

71 Satınalma Taleplerinin Onaylanması Satınalma taleplerinin karşılanması için öncelikle onaylanması gerekir. Talep onaylama işlemleri, Satınalma Talepleri listesinde sağ fare tuşu menüsünde yer alan Durumunu Değiştir seçeneği ile yapılır. Onaylama işlemi penceresinde işlem türü ve işlem kapsamı belirtilerek onaylama ya da onayı iptal etme işlemi yapılır. İşlem Kapsamının Belirlenmesi Onaylama ya da onayı geri alma işlemi tüm fiş için ya da fiş içinde yer alan belirli satırlar için yapılır. Bütün satırlar seçilirse, satınalma talep fişinde yer alan tüm talep satırları onaylanır. Kullanıcı seçimli satırlar seçilirse, onaylama filtreleri kullanılarak belirlenen satırlar onaylanır. Kullanıcı seçimli satırlar seçeneği işaretlenip Sonraki düğmesi tıklandığında aktarılacak talep hareketlerinin belirleneceği Onaylama Filtreleri ekrana gelir. Talep onaylama filtre seçenekleri şunlardır: Karşılama Türü Karşılama Tipi Malzeme/Hizmet Kodu Malzeme/Hizmet Açıklaması Teslim Tarihi Ambar Satınalma Siparişi/ Satınalma Talebi/ Talep/ Proje/ İhale/ Üretim/ İthalat/ Satınalma Dosyası Malzeme/Hizmet /Varlık/Malzeme Sınıfı/Malzeme Takımı Grup/Aralık Grup/Aralık Başlangıç/Bitiş Grup/Aralık Filtre satırlarda istenen koşullar belirlendikten sonra Sonraki düğmesi tıklanır. İstenen koşullara uygun hareketler listelenir. Bu hareketlerden onaylanacak olanlar seçilir ve Uygula düğmesi tıklanarak onaylama işlemi sonlandırılır. Satınalma Yönetimi 70

72 Talep Karşılama İşlemleri j-guar Talep fişi ile kaydedilen taleplerin ne şekilde karşılanacağı, karşılanacak miktarlar ve diğer bilgiler talep karşılama işlemi ile kaydedilir. Talep Karşılama işlemlerini kaydetmek için önce ilgili talep fişi daha sonra sağ fare tuşu menüsündeki Talep Karşıla seçilir. Karşılanacak talep hareketleri penceresinde talep fişinde kaydedilen malzeme ve/veya hizmetlere ait bilgiler Tarih Fiş Numarası Tür Malzeme/Hizmet Kodu Malzeme/Hizmet Açıklaması Varyant Kodu ve Açıklaması Karşılama Türü Temin Tarihi Miktar İptal Edilen Miktar Karşılanan Miktar Birim Ambar Kolon bilgileri ile ayrı birer satır olarak yer alır. Satınalma Yönetimi 71

73 Karşılama Parametreleri Karşılama Parametreleri ekranında, Talep karşılama işlemlerinde geçerli olacak parametreler belirlenir. İlgili talepleri bir temin işlemi ile karşılamadan önce, ambardaki stok durumunun kontrol edilip edilmeyeceği ya da diğer ambarlardan transfer yapılıp yapılmayacağı vb. parametre bilgileri yer alır. Parametreler penceresindeki seçenekler karşılama işlemlerinde stok kontrolü yapılacaksa kullanılan seçeneklerdir. Bu pencerede yer alan; Talep Edilen Miktar(lar) için Stok Durumu Hesaplamada Talep fiş ve hareketindeki özel kod bilgileri önerilere aktarılsın başlıkları altında yer alan seçeneklerle stok kontrolünün yapılış şekli ve miktarların hesaplanmasında dikkate alınacak hareketler belirlenir. Talep Edilen Miktar (lar) için Talep edilen miktarlar için dikkate alınacak ambar ya da ambarlar; Talep Ambarı Stok Durumu Kontrol Edilsin Diğer Ambarların Stok Durumu Kontrol Edilsin Talep fiş ve hareketindeki özel kod bilgileri önerilere aktarılsın seçenekleri ile belirlenir. Talep Ambarı Stok Durumu Kontrol Edilsin seçiminde, talep satırında yer alan her malzemenin, satır için seçilen talep ambarında olup olmadığı ve miktarı kontrol edilir. Satınalma Yönetimi 72

74 Diğer Ambarların Stok Durumu Kontrol Edilsin seçiminde, talep satırında yer alan malzeme, satır için seçilen talep ambarında olmadığı durumda, ilgili talep fişinin ait olduğu işyerine bağlı olan diğer ambarlarda olup olmadığı ve miktarı kontrol edilir. Sadece bu seçenek işaretli ise, talep satırında yer alan ambar için malzeme ve miktar kontrolü yapılmaz, doğrudan seçilen işyerine ait diğer ambarlar kontrol edilir. Bunun için karşılama ambarlarının sistemde tanımlı olması gerekmektedir. Ambar bazında hangi ambarlardan kendine transfer yapılabileceği bilgisinin belirlenmesi Sistem Ayarları program bölümünde Tanımlar Ticari Sistem menüsü altında yer alan Talep Karşılama Ambarları seçeneği ile belirlenir. Bkz. Sistem Ayarları Talep Karşılama Ambarları Bu parametrelerin her ikisi de işaretli değilse, hiçbir şekilde ambar kontrolü yapılmaz. Her ikisinin de işaretli olması durumunda, önce talep ambarı kontrolü yapılır. Satırda yer alan malzemenin talep ambarında olmaması durumunda da talep fişinin ait olduğu işyerine bağlı olan diğer ambarların kontrolü gerçekleştirilir. Stok durumu hesaplamada Stok durumu hesaplama parametresi ile talep ambarında ve/veya diğer ambarlarda yer alan malzemeye ait miktarların ne şekilde hesaplanacağı belirlenir. Parametre satırı; Konsinye Girişler Eklensin Satınalma Siparişleri Eklensin Satış Siparişleri Çıkarılsın Planlanan Girişler Eklensin Planlanan Çıkışlar Çıkarılsın seçeneklerinden oluşur. Tüm satırlar öndeğer olarak işaretli gelir. Hesaplamada dikkate alınmayacak parametrenin yanındaki işaret kaldırılır. Talep ambarı ve diğer ambarlar için stok durumu kontrolü seçenekleri işaretlenerek Sonraki düğmesi tıklandığında Stoktan Karşılama/Ambar Transferi Önerileri penceresi açılır. Satınalma Yönetimi 73

75 Özel Kod Bilgilerinin Önerilere Aktarılması Talep Karşılama işlemlerinin Karşılama Parametreleri adımında Talep fiş ve hareketindeki özel kod bilgileri önerilere aktarılsın seçeneği yer almaktadır. Seçenek işaretli olarak gelir. İsteğe bağlı olarak kaldırılır. Seçenek işaretli olarak işleme devam edildiğinde; bir sonraki adımda Karşılanacak Talep Hareketleri ve karşılandığında da öneriler listelenirken; bu talep hareketlerinin fiş ve hareket özel kod bilgileri, karşılama önerilerinin fiş ve hareket özel kod bilgilerine taşınır. Satınalma dosyası, proje ve üretim emri gibi türlerde yalnızca fiş özel kodu kullanıldığından, hareket özel kod bilgileri satırlara taşınmayacaktır. Stoktan Karşılama/Ambar Transferi Önerilerinin Oluşturulması Stoktan Karşılama/Ambar Transferleri penceresi Karşılanacak talep hareketleri ve stoktan karşılama önerileri yer alır. Karşılanacak talep hareketleri listesinde talep hareketleri listelenir. Stoktan Karşılama Önerileri başlığı altında ise talep edilen malzeme/hizmet/varlığa ait bilgiler talep fiş bilgileri yanı sıra karşılama bilgileri ile de listelenir. Ambar Transfer Fişi İle Karşılamada Seri/ Lot İzlemeli Malzemeler Talep karşılama önerisi olarak oluşturulacak Ambar Transfer Fişlerinde seri/lot izlemeli malzemeler için seri/lot giriş/çıkış hareketleri otomatik oluşturulur. Karşılama ambarına girişi yapılmış olan seri/lot numaraları giriş fiş tarihlerine göre öncelik alır ve talep miktarına eşit oluncaya kadar ambar transfer fişine aktarılır. Bu numaralar için karşılama ambarına çıkış; talep ambarına ise giriş hareketi oluşturulur. Satınalma Yönetimi 74

76 Karşılama İşlemlerinde Diğer Karşılama Yöntemleri Seçimi Talep edilen malzeme ya da hizmetin ne şekilde karşılanacağı talep fiş satırında Karşılama türü alanında belirtilir. Talep karşılamada fişte belirtilen yöntemin dikkate alınması istenirse Talep Karşılamada başlığı altında yer alan Karşılama yöntemi dikkate alınsın seçeneği işaretlenir. Eğer talep, fişte belirtilen karşılama türünden farklı bir tür ile karşılanacaksa Diğer Karşılama Yöntemleri seçimi penceresinde Bekleyen Miktarlar başlığı altında yer alan seçenekler kullanılır. Bekleyen miktarlar başlığı altında Satınalma siparişi ile karşılansın Satınalma talebi ile karşılansın İhale ile karşılansın İthalat ile karşılansın Satınalma dosyası ile karşılansın seçenekleri yer alır. Karşılama yöntemi seçildikten sonra Sonraki düğmesi tıklandığında seçilen karşılama yöntemine göre oluşan fiş ve talep bilgilerini içeren karşılama penceresi açılır. Talep karşılama penceresi iki ana bölümden oluşmaktadır. Sol bölümde talep fişinde kaydedilen malzeme ya da hizmet talep bilgileri yer alır. Sağ tarafta yer alan alanlardan ise karşılama türüne göre oluşan fiş üzerinden talep karşılama bilgileri kaydedilir. Satınalma Yönetimi 75

77 Karşılama miktarı, birim fiyat, cari hesap kodu vb. bilgiler satırda ilgili alanlarda kaydedilir. Uygula düğmesi tıklanır ve talep karşıla işlemi sonlanır. Satınalma Yönetimi 76

78 Karşılama Önerilerinin Gerçekleştirilmesi Talep karşıla işlemi ile karşılama türüne göre oluşturulan öneri fişlerin üzerinden karşılama bilgilerini kaydetmek ve ilgili fişleri oluşturmak için Satınalma Talepleri listesinde sağ fare düğmesi menüsünde yer alan Karşılama Önerilerini Gerçekleştir seçeneği kullanılır. Karşılama Önerileri penceresinde her karşılama türüne ait hareketler ilgili seçenekler altında yer alır. Talep karşılama ile oluşan öneri fiş bilgilerinde değişiklik yapılabilir. Fiş Oluştur seçeneği ile fişler oluşturulur. Satınalma Yönetimi 77

79 Satınalma talebi ile ilgili karşılama önerilerini incelemek için Satınalma Talepleri listesinde Bağlı Kayıtlar menüsü altında yer alan Karşılama Önerileri seçeneği kullanılır. j-guar Satınalma Yönetimi 78

80 Satınalma Dosyaları Satınalma dosyalarına ait bilgiler, Satınalma Yönetimi program bölümünde Hareketler menüsü altında yer alan Satınalma Dosyaları seçeneği ile kaydedilir. İhale dışındaki satınalma işlemlerine ait teklif ve sözleşmelerin kayıtları bu bölümde yapılır. Satınalma dosyaları üzerinden teklifler alınarak kabul görenler fiyat teklifleri siparişlere aktarılır. Dosya eklemek ve var olan kayıtlar üzerinde yapılacak işlemler için Açılan İhaleler/Dosyalar listesindeki simgeler ile sağ fare tuşu, Bağlı Kayıtlar, İlişkili Kayıtlar ve Bilgiler menülerindeki seçenekler kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Durumunu Değiştir Gönder Şablon İşlemleri Veri Şablonu Başlat Veri Şablonu Bitir Şablondan Veri Doldur Yenile Tercihler Satır Renklendirme Öndeğerlere dön Ayarları Kaydet Genel Ayarları Kaydet Kayıt Sayısı Raporlama Liste Raporu Gruplanmış Liste Raporu Seçim Tümünü Seç Tüm Seçimleri Kaldır Seçimleri Tersine Çevir Tablo Özellikleri Yenile Öndeğerlere dön Tablo Özellikleri Satınalma dosyası kaydetmek için kullanılır. Dosya bilgilerini değiştirmek için kullanılır. Satınalma dosyalarını tek tek ya da toplu olarak silmek için kullanılır. Tanım bilgilerini incelemek için kullanılır. Satınalma dosyaları tanım bilgilerini yeni bir karta kopyalamak için kullanılır. Satınalma dosyalarının durum değişikliklerini belirlemek için kullanılır. Satınalma dosyasını ilgili cari hesaba göndermek için kullanılır. Açılan İhaleler/dosyalar Listesi nde yapılacak işlem için makro kaydetmek için kullanılır. Makro tanımlama adımlarını sonlandırmak için kullanılır. Şablondan veri almak için kullanılır. Açılan İhaleler/dosyalar Listesi ni güncellemek için kullanılır. Satır renklendirme işlemini yapmak için kullanılır. Pencere boyutlarını programda standart tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Açılan İhaleler/Dosyalar Listesi için yapılan ayarları kaydetmek için kullanılır. Genel ayarları kaydetmek için kullanılır. Kayıtlı satınalma talebi sayısını görüntüler. Açılan İhaleler/Dosyalar Listesi nde yer alan kayıtları toplu olarak raporlamak için kullanılır. Listede yer alan kayıtları kolon başlıklarına göre gruplayarak listelemek için kullanılır. Listede yer alan kayıtların tümünü seçmek için kullanılır. Listede seçilen kayıtların tümünden seçimi kaldırmak için kullanılır. Listede yapılan seçimi tersine çevirmek için kullanılır. Açılan İhaleler/Dosyalar Listesi nde yer alacak kolon bilgilerini ve bunların sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Açılan İhaleler/Dosyalar Listesi ni güncellemek için kullanılır. Pencere boyutlarını programda tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Açılan İhaleler/Dosyalar Listesi nde görüntülenecek kolonları ve sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Satınalma Yönetimi 79

81 Bağlı Kayıtlar İlgililer Doküman Kataloğu İlişkili Kayıtlar Teklifler Sözleşmeler Bilgiler Kayıt Bilgisi İzleme Satınalma dosyasına bağlı ilgililerin seçiminin yapıldığı seçenektir. Bireysel ve Ortak Girişim seçeneklerini içerir. Kod ve unvan alanlarından kayıtlı tedarikçi ve ortak girimler listelenir ve seçim yapılır. Açılan İhaleler/Dosyalar ile ilgili dokümanların izleneceği katalog bilgisidir. Satınalma dosyasına ait teklifleri listelemek için kullanılır. Satınalma dosyasının tüm durumlarında teklifler listesine ulaşılır. Ancak teklif ve fiyat teklifi eklemek için gerekli olan Ekle düğmesi sadece satınalma dosya durumu Devam Ediyor ve Onaylandı olduğunda aktif gelir. Satınalma dosyasına ait sözleşme bağlantılarını listelemek için kullanılır. Kaydın ilk açılış ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Sistem izleme kayıtlarını listelemek ve incelemek için kullanılır. Satınalma Dosya Bilgileri Satınalma dosyalarına ait bilgiler Satınalma dosyaları listesinde Ekle seçeneği ile girilir. Satınalma Sözleşmesi penceresinde İhtiyaç Listesi Notlar seçenekleri ile kaydedilen bilgiler şunlardır : Fiş No Dosyanın kayıt ve izlenme numarasıdır. Fişler numaralarına göre Satınalma Yönetimi 80

82 Fiş Tarihi Saat Özel Kod Yetki Kodu İlgili Personel İhtiyaç Listesi Türü Kod Açıklama Varyant Kodu ve Açıklaması Miktar Birim Birim Fiyat sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Fiş numarası girilmeden fiş kaydedilemez. Dosyanın kayıt tarihidir. Sistem tarihi alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Fişler tarihlerine göre sıralıdır. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Dosyanın kayıt zamanıdır. Sistem saati alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Fişleri gruplamakta kullanılan 10 karakter uzunluğunda ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş üzerinde yar almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. 10 karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. Dosya ile ilgili personel bilgisidir. Personel Kartları Listesi ne ulaşılarak seçim yapılır. Dosyada alımı yapılacak olan malzeme ve hizmetlere ait bilgiler fiş üzerinde yer alan İhtiyaç listesi bölümünden kaydedilir. İhtiyaç duyulan malzeme türünün belirlendiği alandır. Tür alanı Malzeme Hizmet Varlık Malzeme Sınıfı Malzeme Takımı seçeneklerini içerir. İlgili tür seçilir. Alım işlemine konu olan malzeme/hizmet kodudur. Tür alanında yapılan seçime uygun olarak tanımlı kayıtlar listelenir ve ilgili tanım seçilir. Alım işlemine konu olan malzeme/hizmet açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde açıklaması bu alana gelir. Ancak açıklama alanın da tanımlı kayıtlara ulaşılarak seçim yapılabilir. Malzeme kodu alanında seçilen malzemenin konfigüre edilebilir malzeme olması durumunda varyant kodu ve açıklaması bu alanlarda belirtilir. Her iki alandan da malzeme varyantlarına ulaşılarak seçim yapılabilir. Alım işlemine konu olan malzeme/hizmet miktarıdır. Eğer talep/öneri bağlantıları varsa miktar değişikliğinde bu bağlantılar güncellenir. Güncelleme en erken tarihli olan talep/öneri bağlantısı ile arasında fark kadar azaltma yöntemiyle, sırayla yapılır. Fişin kaydı ile de ilgili talep/önerilerin durum bilgileri dikkate alınır ve durum bilgisi karşılandı olanların tüm bağlantısı kopmuşsa durum bilgisi onaylandı, kısmi bir azalma söz konusu ise karşılanıyor olarak güncellenir. İlgili malzeme ya da hizmetin hangi birim üzerinden işlem göreceği bu alandan kaydedilir. Ana birim öndeğer olarak gelir. İşlem farklı bir birim üzerinden yapılacaksa ilgili birim seçilir. Talep/öneri bağlantıları sonucu program tarafından oluşturulan ihtiyaç satırlarında birim değiştirildiğinde bu bağlantılar güncellenir. Güncelleme en erken tarihli olan talep/öneri bağlantısından fark kadar azaltma yöntemiyle, sırayla yapılır. Fişin kaydı ile de ilgili talep/önerilerin durum bilgileri dikkate alınır ve durum bilgisi karşılandı olanların tüm bağlantısı kopmuşsa durum bilgisi onaylandı, kısmi bir azalma söz konusu ise karşılanıyor olarak güncellenir. Satırdaki malzeme yada hizmet birim fiyatıdır. Satınalma Yönetimi 81

83 Para Birimi Kuru KDV Oranı KDV Tutarı KDV Dahil Birim Fiyat(FPB) Tutar Tutar(FPB) İptal Garanti Süresi(Yıl) Gecikme Cezası(%) Satırdaki işlem için geçerli olacak fiyatlandırma para biriminin belirlendiği alandır. Fiyatlandırma para birimine ait kur bilgisidir. Satırdaki işlem için geçerli olacak KDV oranıdır. Satırdaki işlem için geçerli olacak KDV tutarıdır. Belirlenen birim fiyata KDV'nin dahil olup olmadığını bu alanda belirlenir. Malzeme ya da hizmetin fiyatlandırma dövizi üzerinden birim fiyatıdır. Satırdaki işlem tutarıdır. Birim fiyat ve miktar dikkate alınarak hesaplanan tutar alana aktarılır. Satırdaki işlemin fiyatlandırma para birimi üzerinden hesaplanan toplam tutarıdır. Fiyatlandırma para birimi değeri ve miktar dikkate alınarak hesaplanan tutar alana aktarılır. Satırdaki işlemin iptal edilmesi durumunda bu alan işaretlenir. Malzemenin garanti süresini belirtir. Bu malzemenin temin edilememesi yani gecikme durumunda uygulanacak ceza oranıdır. Satınalma Yönetimi 82

84 Satınalma Teklifleri Kurumun tedarikçilerinden aldığı tekliflerin kaydedildiği seçenektir. Satınalma Yönetimi program bölümünde Hareketler menüsü altında yer alır. Teklif eklemek ve var olan kayıtlar üzerinde yapılacak işlemler için Satınalma Teklifleri listesindeki simgeler ile sağ fare tuşu, Bağlı Kayıtlar, İlişkili Kayıtlar ve Bilgiler menülerindeki seçenekler kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Durumunu Değiştir Fiyat Teklifi Oluştur Sözleşme Oluştur Aşamayı Değiştir Sipariş Oluştur Şablon İşlemleri Veri Şablonu Başlat Veri Şablonu Bitir Şablondan Veri Doldur Yenile Tercihler Satır Renklendirme Öndeğerlere dön Ayarları Kaydet Genel Ayarları Kaydet Kayıt Sayısı Raporlama Liste Raporu Gruplanmış Liste Raporu Satınalma alınan ve verilen tekliflerini kaydetmek için kullanılır. İhale/satınalma dosyası bağlantılı teklifler ancak ihale/dosya durumu Devam Ediyor ve Onaylandı olduğunda eklenir. Teklif bilgilerini değiştirmek için kullanılır. İhale/satınalma dosyası bağlantılı teklifler ancak ihale/satınalma dosyası durumu Devam Ediyor, Onaylandı ve Başvuru olduğunda kullanıcı onayıyla değiştirilir. Satınalma tekliflerini tek tek ya da toplu olarak silmek için kullanılır. İhale/satınalma dosyası bağlantılı teklifler ancak ihale/satınalma dosyası durumu Tamamlandı, teklif durumu da Başvuru olduğunda, kullanıcı onayıyla silinir. Tanım bilgilerini incelemek için kullanılır. Satınalma teklifi tanım bilgilerini yeni bir karta kopyalamak için kullanılır. İhale/satınalma dosyası bağlantılı teklifler ancak ihale/dosya durumu Devam Ediyor ve Onaylandı olduğunda kopyalanır. Satınalma teklifi durum değişikliklerini belirlemek için kullanılır. İptal durumuna getirilen teklifler için İptal Nedeni alanından Teklif İptal Nedenleri penceresine ulaşılarak seçim yapılır. Yeni alınacak fiyat tekliflerini satınalma teklifleri üzerinden oluşturmak için kullanılır. Taslak ve Onaylı durumda bulunan teklifler üzerinde aktif olarak gelir. Satınalma teklifleri üzerinden sözleşme oluşturmak için kullanılır. Sadece Sözleşme durumundaki teklifler üzerinde aktiftir. Satınalma tekliflerinin aşama bilgisini değiştirmek için kullanılır. Sipariş statüsünde olan satınalma teklifleri üzerinden otomatik olarak satınalma siparişi oluşturmak için kullanılır. Satınalma Teklifleri Listesi nde yapılacak işlem için makro kaydetmek için kullanılır. Makro tanımlama adımlarını sonlandırmak için kullanılır. Şablondan veri almak için kullanılır. Satınalma Teklifleri Listesi ni güncellemek için kullanılır. Satır renklendirme işlemini yapmak için kullanılır. Pencere boyutlarını programda standart tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Satınalma Teklifleri Listesi için yapılan ayarları kaydetmek için kullanılır. Genel ayarları kaydetmek için kullanılır. Kayıtlı satınalma talebi sayısını görüntüler. Satınalma Teklifleri Listesi nde yer alan kayıtları toplu olarak raporlamak için kullanılır. Listede yer alan kayıtları kolon başlıklarına göre gruplayarak Satınalma Yönetimi 83

85 Seçim Tümünü Seç Tüm Seçimleri Kaldır Seçimleri Tersine Çevir Tablo Özellikleri Yenile Öndeğerlere dön Tablo Özellikleri Bağlı Kayıtlar Fiyat Teklifleri Doküman Kataloğu İlişkili Kayıtlar Sözleşmeler Bilgiler Kayıt Bilgisi İzleme listelemek için kullanılır. Listede yer alan kayıtların tümünü seçmek için kullanılır. Listede seçilen kayıtların tümünden seçimi kaldırmak için kullanılır. Listede yapılan seçimi tersine çevirmek için kullanılır. Satınalma Teklifleri Listesi nde yer alacak kolon bilgilerini ve bunların sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Satınalma Teklifleri Listesi ni güncellemek için kullanılır. Pencere boyutlarını programda tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Satınalma Teklifleri Listesi nde görüntülenecek kolonları ve sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Alınan teklifle bağlantılı fiyat tekliflerini kaydetmek için kullanılır. Bkz. Alınan Fiyat Teklifleri Satınalma teklifleri ile ilgili dokümanların eklenebileceği ve izleneceği katalog bilgisidir. Teklife ait sözleşmelerin listelendiği seçenektir. Kaydın ilk açılış ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Sistem izleme kayıtlarını listelemek ve incelemek için kullanılır. Satınalma Yönetimi 84

86 Alınan Teklif Bilgileri Alınan teklife ait bilgiler, Alınan Teklifler Listesi nde Ekle seçeneği kaydedilir. Bu bilgiler şunlardır: Fiş No Fiş Tarihi Saat Özel Kod Yetki Kodu Aşama Cari Bilgileri Türü Cari Hesap Kodu Teklifin kayıt ve izlenme numarasıdır. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Fiş numarası girilmeden fiş kaydedilemez. Teklifin kayıt tarihidir. Sistem tarihi alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Fişler tarihlerine göre sıralıdır. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Teklifin kayıt zamanıdır. Sistem saati alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Fişleri gruplamakta kullanılan 10 karakter uzunluğunda ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş üzerinde yar almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. 10 karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. Teklifin hangi aşamada olduğunu belirtir. Kayıtlı teklif aşamaları listelenir ve ilgili aşama seçilir. Bkz. Sistem Ayarları Sözleşme ve Teklif Aşamaları Teklifin alındığı cari hesaba ait bilgiler bu başlık altındaki alanlardan kaydedilir. Cari hesap kayıt türünü belirtir. Birlik ve cari seçeneklerini içerir. Teklifin alındığı cari hesabın kodudur. Tür alanında yapılan seçime cari Satınalma Yönetimi 85

87 Cari Hesap Açıklama Satınalma Elemanı Kodu Başlangıç Tarihi Bitiş Tarihi Teklif Türü Açıklama hesaplar listelenir ve ilgili cari hesap seçilir. Teklifin alındığı cari hesabın açıklamasıdır. Kod alanında belirtilen cari hesabın açıklaması alana aktarılır. Ancak bu alandan da cari hesaplar listelenerek seçim ya da yeni tanım yapılabilir. Teklifi alan satınalma elemanının belirtildiği alandır. Alınan teklifin geçerlilik başlangıç tarihidir. Alınan teklifin geçerlilik bitiş tarihidir. Alınan teklife ait teklif türü bilgisidir. Alınan teklife ait genel bir açıklama alanıdır. Teklif Durum Değişiklikleri Teklife ait durum değişiklikleri verilen teklifler listesinde ilgili teklif sağ fare tuşu menüsünde bulunan Durumunu Değiştir seçeneği ile yapılır. Taslak, Onaylandı, Red, Sözleşme, Sipariş ve İptal seçeneklerini içerir: Taslak durumu verilen teklifin taslak aşamasında olduğunu belirtir. Teklif ilk oluştuğunda taslak olarak oluşur ve durumunu değiştir seçeneği ile sadece Onaylandı durumuna getirilebilir. Taslak durumunda bulunan tekliflere yeni fiyat teklifi eklenebilir, mevcut olanlarında değişiklik yapılabilir. Onaylandı durumu teklifin onaylandığını belirtir. Onaylandı durumundan Taslak, Red, Sözleşme, Sipariş ve İptal durumlarına geçilebilir. Red durumu teklifin kabul edilmediğini belirtir. Red durumundan sadece onaylandı durumuna geçilebilir. Sözleşme durumu verilen teklif için sözleşme hazırlandığını belirtir. Onaylandı ve İptal durumlarına değiştirilebilir ancak iptal durumuna geçiş olabilmesi için sözleşmenin aktarılmaması gerekir. Aktarımı yapılan sözleşmeler iptal edilemez. Sipariş durumu Onaylandı ve İptal durumlarına değiştirilebilir ancak iptal durumuna geçiş olabilmesi için siparişin aktarılmaması gerekir. Aktarımı yapılan siparişler iptal edilemez. İptal durumu ise teklifin iptal olduğunu belirtir. Sadece onaylandı durumuna geçiş yapılabilir. Satınalma Yönetimi 86

88 Fiyat Teklif Bilgileri Alınan teklif için geçerli olacak fiyatlar, Alınan Teklif kayıt ekranı Devam düğmesi ile ulaşılan Fiyat Teklifleri ekranından kaydedilir. Fiyat Teklifleri ekranına Alınan Fiyatlar listesi Bağlı Kayıtlar menüsünde bulunan Fiyat Teklifleri seçeneği ile de ulaşılır. Fiyat teklifleri seçildiğinde alınan teklif için geçerli olacak fiyat tanımlarının ekleneceği ve tanımlı fiyatların listelendiği pencere açılır. Fiyat teklifleri Fiş tarihi Fiş numarası Geçerli Özel kod Yetki kodu Tutar Dövizli tutar Bilgileri ile listelenir. Yeni alınacak fiyat teklifleri Satınalma Teklifleri listesi F9-sağ fare tuşu menüsünde yer alan Fiyat Teklifi Oluştur seçeneği ile ya da Satınalma Fiyat Teklifleri ekranında yer alan Ekle seçeneği ile kaydedilir. Fiyat teklifleri, ihale/satınalma dosyası bağlantılı olarak oluşturulacaksa; ihale/ satınalma dosyası durumu Devam Ediyor ve Onaylandı olmalıdır. Aksi durumda Ekle düğmesi aktif gelmez. Alınan teklif fiyat kaydedilen bilgiler şunlardır: Genel Bilgiler No Satınalma fiyat teklifinin kayıt ve izlenme numarasıdır. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir Satınalma Yönetimi 87

89 Tarih Saat Geçerlilik Tarihi Özel Kod Yetki Kodu Ödeme Planı Satış Elemanı Kodu Teklif Bilgileri Cari Hesap Aşama Teklif Türü Başlangıç Tarihi/Bitiş Tarihi Açıklama Fiyat Teklif Satırları Tür Kod Açıklama Varyant Kodu Varyant Açıklaması Miktar Birim Birim Fiyat alandır. Fiş numarası girilmeden fiş kaydedilemez. Satınalma fiyat teklifinin kayıt tarihidir. Sistem tarihi alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Fişler tarihlerine göre sıralıdır. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Satınalma fiyat teklifinin kayıt zamanıdır. Sistem saati alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Satınalma teklifinin geçerli olacağı tarih bilgisidir. Sistem tarihi öndeğer olarak gelir, Bitiş Tarihinden büyük olamaz. Fişleri gruplamakta kullanılan 10 karakter uzunluğunda ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş üzerinde yar almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. 10 karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. Alınan fiyatlar ödeme koşuluna bağlı olarak değişebilir. Fiyat teklifine ait ödeme planı bilgisidir. düğmesi tıklanarak kayıtlı ödeme planları listelenir ve ilgili plan seçilir. Teklifi alan satış personelinin belirtildiği alandır. Teklif kartına ait genel bilgilerin görülebileceği alanlar yer alır. Teklif kartında belirtilen cari hesap ya da birliğin kod ve açıklama bilgisidir. Teklifin aşamasını belirtir. Teklif kartında belirtilen teklifin türüdür. Teklifin başlangıç ve bitiş tarihleridir. Fiş geneline ait genel bir açıklama alanıdır. Fiyat teklif kapsamında yer alan malzeme, hizmet, varlık, malzeme sınıfı ve malzeme takımı seçiminin yapıldığı tür alanıdır. Fiyat teklifi alınan malzeme/hizmet kodudur. Tür alanında yapılan seçime göre ilgili tanım listelerine ulaşılarak fiyatın geçerli olacağı malzeme ya da hizmet seçilir. Fiyat teklifi alınan malzeme/hizmet açıklamasıdır. Kod alanında belirtilen malzeme/hizmet açıklaması alana otomatik gelir. Ancak açıklama alanından da ilgili listelere ulaşılarak seçim ya da yeni tanım yapılabilir. Konfigüre edilebilir malzeme/malzeme takımlarına ait varyant kodudur. Satırda işlem gören tür Malzeme Takımı ise malzeme kodu ya da açıklaması seçildiğinde takımı oluşturan bileşenlerin varyant kodları alana gelecektir. Konfigüre edilebilir malzemelerde ise listeden seçim yapılabilir. Konfigüre edilebilir malzeme/malzeme takımlarına ait varyant açıklamasıdır. Satırda işlem gören tür Malzeme Takımı ise malzeme kodu ya da açıklaması seçildiğinde takımı oluşturan bileşenlerin varyant açıklamaları alana gelecektir. Fiyat teklifi alınan malzeme, hizmet, varlık, malzeme sınıfı ya da malzeme takımı miktarıdır. Fiyatın hangi birim üzerinden alındığını belirtir. Ana birim öndeğer olarak gelir. Malzeme, hizmet, varlık, malzeme sınıfı ya da malzeme takımının birim fiyatıdır. Listele düğmesi tıklanır ve birim fiyat seçenekleri listelenir. Satınalma Yönetimi 88

90 Stoklar için tanımlı fiyat, ortalama fiyatı, son alış ya da satış fiyatı, eldekilerin ortalaması, girişlerin ortalaması, dönemsel ortalama ile LIFO ve FIFO maliyet değeri seçilebilir. Alınan hizmetler için ise tanımlı fiyat ve son alış fiyatı seçilebilir. Birim Fiyat(FPB) Malzeme, hizmet, varlık, malzeme sınıfı ya da malzeme takımının fiyatlandırma para birimi üzerinden birim fiyatıdır. Para birimi alanında seçilen tür üzerinden birim fiyat bilgisi girilir. Dövizli Birim Fiyat (RPB) Malzemenin raporlama para birimi üzerinden birim fiyatıdır. Para Birimi Birim fiyat alanında belirtilen fiyatın hangi para birimi üzerinden alındığı bu alanda belirlenir. Para birimleri listelenerek ilgili birim seçilir. Kuru Fiyatlandırma para birimi kur değeridir. Günlük kur tablosundan okunan fiş tarihine ait kur değeri alana gelir. Gerekirse kur değeri değiştirilebilir. (%) Yalnızca satırdaki malzeme/hizmet için geçerli olacak indirim yüzdesidir. KDV Oranı Malzeme/Hizmet KDV oranıdır. % üzerinden verilir. KDV Dahil Birim fiyat alanında belirtilen fiyata KDV nin dahil olup olmadığını belirtir. Dahilse alanda yer alan kutu işaretlenir. Tutar Satırdaki işlem tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır. KDV Tutarı Satırdaki malzeme/hizmet için KDV oranı ve birim fiyat alanlarında girilen bilgiler dikkate alınarak program tarafından hesaplanan KDV tutarıdır. Tutar(FPB) Satırdaki işlemin fiyatlandırma para birimi üzerinden hesaplanan tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır. Dövizli Tutar (RPB) Güncellenmiş Birim Fiyat Güncellenmiş Birim Fiyat(FBP) Güncellenmiş Birim Fiyat (RPB) Güncellenmiş Tutar Güncellenmiş Dövizli Tutar (FPB) Güncellenmiş Dövizli Tutar (RPB) Gecikme Ceza Kodu Sıra No Ödeme Planı Hareket Özel Kodu j-guar Satırdaki işlemin raporlama para birimi üzerinden tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır. Alınan fiyatın daha sonra değiştirilmesi durumunda yeni fiyat bilgisi bu alanda kaydedilir. Alınan fiyatın daha sonra değiştirilmesi durumunda fiyatlandırma para birimi üzerinden yeni fiyat bilgisi bu alanda kaydedilir. Alınan fiyatın daha sonra değiştirilmesi durumunda raporlama para birimi üzerinden yeni fiyat bilgisi bu alanda kaydedilir. Güncellenmiş birim fiyat üzerinden hesaplanan malzeme/hizmet tutarıdır. Güncellenmiş birim fiyat dikkate alınarak hesaplanan fiyatlandırma para birimi üzerinden malzeme/hizmet tutarıdır. Güncellenmiş birim fiyat dikkate alınarak hesaplanan raporlama para birimi üzerinden malzeme/hizmet tutarıdır. Teslimatta gecikme olması durumunda uygulanacak olan gecikme cezasının ne şekilde hesaplanacağını belirten gecikme cezası tanım kodudur. Kayıtlı Teslimat gecikme cezaları listelenir ve ilgili kayıt seçilir. Fiyat teklifinin öncelik sıralamasıdır. Satırda belirtilen malzeme/hizmet fiyatının hangi ödeme koşullarında geçerli olacağını belirtir. Kayıtlı ödeme/tahsilat planları listelenir ve ilgili ödeme planı seçilir. Malzeme/hizmet fiyatı hareket özel kodudur. Teklif satırlarını gruplamak, rapor alırken bir grup bilgiyi filtrelemek ve bu gruplanan bilginin toplamını görmek için kullanılır. Bu alanı kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de kullanabilir. Satırdaki hareket özel kodu ile fişin üst bölümünde yer alan özel kod farklıdır. Fişin üst bölümündeki özel kod fiş geneline ait özel koddur. Satırdaki hareket özel kodu alanı ise hareketleri gruplamak için kullanılır. Fişlerle ilgili tüm raporlarda hareket özel kodu bilgisine göre filtreleme yapılabilir. Ancak fişlerin hareket özel koduna göre sıralaması program tarafından yapılmaz. Satınalma Yönetimi 89

91 Açıklama İptal Teslim Tarihi Toplamlar Satırdaki işleme ait açıklamadır. 30 karakter uzunluğunda alfa nümerik alandır. Fiyat teklifine ait ilgili satırı iptal etmek için kullanılır. Fiyat teklifi alınan malzemenin teslim tarihidir. Fiyat teklifi toplamının raporlama para birimi üzerinden tutar ve kur bilgileri Toplamlar bölümden kaydedilir. Toplamlar bölümü; Raporlama Para Birimi İşlem Para Birimi bölümlerinden oluşur. Raporlama para birimi: Bu seçenek ile fiş toplamının raporlama para birimi üzerinden tutar ve kur bilgileri kaydedilir. Günlük kur tablosundan okunan kur değeri ile fiş toplam tutarı dikkate alınarak hesaplanan tutar, toplam alanına otomatik olarak gelir. Ancak işlem farklı bir kur değeri üzerinden kaydedilecekse raporlama para birimi kur değeri değiştirilir. Analiz Detayları İşlem Para Birimi: Bu bölümde teklif işlem para birimi bilgileri kaydedilir. Tür alanında işlem para birimi türü girilir ya da para birimleri listesinden seçilir. Günlük kur tablosundan yerel para birimi karşılığı kur değeri ile fatura toplam tutarı dikkate alınarak hesaplanan işlem para birimi toplam tutar bilgileri otomatik olarak gelir. İşlem farklı bir kur değeri üzerinden kaydedilecekse yeni kur değeri girilir ya da kur tablosundan seçilir. Satınalma teklifi ile kaydedilen işlemlerin etkileyeceği analiz boyutları ve projeleri fiş üzerinde alt bölümde yer alan Analiz Detayları seçeneği ile kaydedilir. Analiz detayları satınalma fiş ve faturalarında yer alan her satır için ayrı ayrı kaydedilir. Bkz. Satınalma Yönetimi Fiş ve Faturalarında Analiz Detayları Satınalma Teklifleri Listesinden Satınalma Siparişi Oluşturma Sipariş durumundaki satınalma teklifleri üzerinden otomatik olarak satınalma siparişi oluşturmak için kullanılan menü seçeneğidir. Satınalma Teklifleri Listesi F9 Menüsünde yer alan Sipariş Oluştur seçeneği kullanılarak işlem gerçekleştirilir. Sipariş Oluştur seçeneği, yalnızca sipariş durumunda olan satınalma teklifleri için aktiftir. Bir teklif üzerinden birden fazla sipariş oluşturmak mümkündür. Sipariş Oluştur işlemi ile teklif detayları aktarılmış bir satınalma sipariş formu ekrana gelir. Kullanıcının sipariş formunu kaydetmesi sonucunda teklif bağlantılı satırları içeren satınalma sipariş fişi oluşturulmuş olur. Satınalma Yönetimi 90

92 Satınalma Sözleşmeleri Satınalma sözleşmelerine ait bilgiler, Satınalma Yönetimi program bölümünde Hareketler menüsü altında yer alan Satınalma Sözleşmeleri seçeneği ile kaydedilir. Yeni sözleşme kaydetmek ve var olan sözleşmeler üzerinde yapılacak işlemler için ilgili düğmeler ile sağ fare tuşu, Bilgiler ve Bağlı Kayıtlar menüleri altında yer alan seçenekler kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Yazdır Durumunu Değiştir Aşamayı Değiştir Sipariş Oluştur Avans Fişi Oluştur Şablon İşlemleri Veri Şablonu Başlat Veri Şablonu Bitir Şablondan Veri Doldur Yenile Tercihler Satır Renklendirme Öndeğerlere dön Ayarları Kaydet Genel Ayarları Kaydet Kayıt Sayısı Raporlama Liste Raporu Gruplanmış Liste Raporu Yeni satınalma sözleşmesi tanımlamak için kullanılır. Sözleşme bilgilerini değiştirmek için kullanılır. Satınalma sözleşmelerini tek tek ya da toplu olarak silmek için kullanılır. Sözleşme bilgilerini incelemek için kullanılır. Fiş bilgilerini yeni bir kayda kopyalamak için kullanılır. Satınalma sözleşmelerinin yazdırılmasında kullanılır. Satınalma sözleşmelerinin durumunu değiştirmek için kullanılır. Onaylanmış ya da iptal edilmiş sözleşmelerin aşama bilgisini değiştirmek için kullanılır. Onaylı durumda bulunan Satınalma Sözleşmeleri üzerinden sipariş oluşturmak için kullanılır. Bir sözleşme için birden fazla sipariş oluşturulabilir. Sözleşmeler üzerinde oluşturulan siparişlere otomatik olarak Cari hesap kodu, Organizasyonel birim, Ödeme planı, Satınalma elemanı kodu, Sözleşme numarası, Malzeme/hizmet listesinin tüm satırları ve Analiz detayları aktarılır. Müşteri bilgisi Ortak Girişim olan sözleşmeler üzerinden sipariş oluşturulmak istenirse öncelikle ortak girişim içerisinde yer alan cari hesaplardan biri seçilmelidir. Sözleşmeye ait avans takibinin yapılması adına, Ödeme tipinde cari hesap fişi ya da Tahsilat tipinde Banka Fişi oluşturmak için kullanılır. Bu seçenek Onaylı sözleşmelerde bulunur. Satınalma Sözleşmeleri Listesi nde yapılacak işlem için makro kaydetmek için kullanılır. Makro tanımlama adımlarını sonlandırmak için kullanılır. Şablondan veri almak için kullanılır. Satınalma Sözleşmeleri Listesi ni güncellemek için kullanılır. Satır renklendirme işlemini yapmak için kullanılır. Pencere boyutlarını programda standart tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Satınalma Sözleşmeleri Listesi için yapılan ayarları kaydetmek için kullanılır. Genel ayarları kaydetmek için kullanılır. Kayıtlı satınalma sözleşmesi sayısını görüntüler. Satınalma Sözleşmeleri Listesi nde yer alan kayıtları toplu olarak raporlamak için kullanılır. Listede yer alan kayıtları kolon başlıklarına göre Satınalma Yönetimi 91

93 Seçim Tümünü Seç Tüm Seçimleri Kaldır Seçimleri Tersine Çevir Tablo Özellikleri Yenile Öndeğerlere dön Tablo Özellikleri Bağlı Kayıtlar Doküman Kataloğu Keşif Bedelleri İlişkili Kayıtlar Teminatlar Hakedişler Siparişler Faturalar gruplayarak listelemek için kullanılır. Listede yer alan kayıtların tümünü seçmek için kullanılır. Listede seçilen kayıtların tümünden seçimi kaldırmak için kullanılır. Listede yapılan seçimi tersine çevirmek için kullanılır. Satınalma Sözleşmeleri Listesi nde yer alacak kolon bilgilerini ve bunların sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Satınalma Sözleşmeleri Listesi ni güncellemek için kullanılır. Pencere boyutlarını programda tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Satınalma Sözleşmeleri Listesi nde görüntülenecek kolonları ve sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Satınalma sözleşmeleri ile ilgili dokümanların izleneceği katalog bilgisidir. Sözleşmelere ait keşif bedellerini takip etmek için kullanılır. Satınalma sözleşmesi ile ilgili teminat bilgilerini listelemek için kullanılır. Proje bağlantısı olan sözleşmelere ait hakediş hesaplamalarının yapılması için kullanılır. Bkz. Proje Yönetimi Hakedişler Satınalma Sözleşmeleri üzerinden oluşturulan siparişlere ulaşmak için kullanılır. Satınalma Sözleşmeleri üzerinden oluşturulan faturalara ulaşmak için kullanılır. Satınalma Yönetimi 92

94 Sözleşme Bilgileri Satınalma sözleşmelerine ait bilgiler Satınalma Sözleşmeleri listesinde Ekle seçeneği ile girilir. Satınalma Sözleşmesi penceresinde Genel Bilgiler Malzeme/Hizmet Listesi İdari Şartname Bilgileri Avans ve Geri Ödemeler Notlar seçenekleri ile kaydedilen bilgiler şunlardır : Fiş No(*) Fiş Tarihi (*) Saat Özel Kod Yetki Kodu Aşama Satınalma sözleşmesinin bilgisayardaki takip numarasıdır. 16 karakter uzunluğunda bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Numara verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Sözleşmenin kayıt tarihidir. Fiş tarihi alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Fişler numaralarına göre de sıralıdır. Fişin kaydedildiği zamanı gösterir. Fişleri gruplamakta kullanılan 10 karakter uzunluğunda ikinci bir kodlama alanıdır. Kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre fişleri gruplamasına ve rapor almasına olanak sağlar. Bu alanı kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. 10 karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Burada verilen yetki koduna sahip kullanıcı kayıt üzerinde işlem yapmaya yetkili olacaktır. Sözleşmenin hangi aşamada olduğunu belirtir. Kayıtlı sözleşme aşamaları listelenir Satınalma Yönetimi 93

95 Başlangıç Tarihi Bitiş Tarihi Satış Elemanı Kodu Sicil No Organizasyonel Birim Bölüm ve ilgili aşama seçilir. Bkz. Sistem Ayarları Sözleşme Aşamaları Sözleşmenin başladığı tarihi belirtir. Sözleşmenin biteceği tarihi belirtir. Sözleşmenin ilgili olduğu Satış elemanını belirtir. Kayıtlı personel tanımları listelenir ve ilgili personel seçilir. Sözleşme teklif üzerinden oluşturuluyorsa satış elemanı otomatik olarak alana gelir. Sözleşmeyi yapan personelin sicil numarasıdır. Kayıtlı personel kayıtları listelenir ve ilgili personel seçilir. Seçilen personelin adı, soyadı ve işyeri bilgisi ilgili alanlara aktarılır. Sözleşmenin ilişkili olduğu organizasyonel birimdir. Kayıtlı organizasyonel birimler listelenir ve ilgili birim seçilir. Sözleşmenin ilişkili olduğu bölümdür. Kayıtlı bölüm tanımları listelenir ve ilgili bölüm seçilir. Satınalma Yönetimi 94

96 Sözleşme Genel Bilgileri Tedarikçi Bilgileri Türü Kod Açıklama İhale Tipi İhale No Teklif No Sevkiyat Bilgileri Kontrol Tipi Bu başlık altındaki alanlardan sözleşmenin yapıldığı tedarikçi bilgileri kaydedilir. Tedarikçi türünün belirlendiği alandır. Bireysel, Ortak Girişim seçeneklerini içerir. İlgili tür seçilir. Satınalma sözleşmesi, satınalma teklifi listesi üzerinden Sözleşme Oluştur seçeneği ile oluşturulmuşsa, tür bilgisi teklif üzerinden otomatik olarak alana gelir. Tür alanında yapılan seçime göre tedarikçi, ortak girişim kayıt kodudur. Tedarikçiler, ortak girişim tanımları listelenerek ilgili tanım seçilir. Satınalma sözleşmesi, satınalma teklifi listesi üzerinden Sözleşme Oluştur seçeneği ile oluşturulmuşsa, kod bilgisi teklif üzerinden otomatik olarak alana gelir. Tedarikçi, ortak girişim ya da birlik kayıt açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde açıklaması alana aktarılır. Bu alandan da ilgili tanım listelerine ulaşılarak seçim ya da yeni tanım yapılabilir. Satınalma sözleşmesi, satınalma teklifi listesi üzerinden Sözleşme Oluştur seçeneği ile oluşturulmuşsa, açıklama bilgisi teklif üzerinden otomatik olarak alana gelir. Sözleşme kapsamında geçerli olacak ihale tipini belirtir. Açılan ihale ve Girilen ihale seçeneklerini içerir. İlgili tip seçilir. Satınalma sözleşmesi, satınalma teklifi listesi üzerinden Sözleşme Oluştur seçeneği ile oluşturulmuşsa ve teklifin ihale bağlantısı bulunuyorsa, ihale tipi bilgisi otomatik olarak alana gelir. İhale tipi alanında yapılan seçime göre ilgili ihalenin numarasıdır. Kayıtlı açılan ya da girilen ihaleler listelenir ve seçim yapılır. Satınalma sözleşmesi, satınalma teklifi listesi üzerinden Sözleşme Oluştur seçeneği ile oluşturulmuşsa ve teklifin ihale bağlantısı bulunuyorsa, ihale numarası bilgisi otomatik olarak alana gelir. Sözleşme kapsamında temin edilecek malzemeler için verilen teklifi belirtir. Yükleniciye ait sözleşme durumundaki teklifler listelenir ve ilgili teklif seçilir. Yüklenici bireysel ise teklifler listesinde hem cari hesabın bireysel olarak verdiği teklifler hem de bu carinin bir konsorsiyum olarak katıldığı teklifler yer alır. Cari hesabın dahil olduğu 'konsorsiyum' tipindeki ortak girişimlerin verdikleri teklifler de listelenir. Satınalma sözleşmesi, satınalma teklifi listesi üzerinden Sözleşme Oluştur seçeneği ile oluşturulmuşsa, teklif numarası teklif üzerinden otomatik olarak alana gelir. Bu bölümde yer alan alanlardan sevkiyat ile ilgili bilgiler kaydedilir. Sözleşme fişlerinde ve sözleşmelerin sipariş, irsaliye ve faturaya aktarımında kontrolün ne şekilde yapılacağını belirtir. Tutar Kontrolü Miktar Kontrolü Tutar Miktar Kontrolü Genel Tutar Kontrolü Kontrol Yapılmayacak seçeneklerini içerir. Tutar kontrolü seçilirse, fiş satırlarında ve aktarımlarda tutar kontrolü yapılır. Tutar girilmeyen sözleşmeler kaydedilmez ve sözleşmelerin sipariş ve irsaliye aktarımlarında dikkate alınmaz. Miktar girilmeden fiş kaydedilebilir. Miktar Kontrolü seçilirse fiş satırlarında ve aktarımlarda miktar kontrolü yapılır. Miktar girilmeyen sözleşmeler kaydedilmez ve sözleşmelerin sipariş ve irsaliye aktarımlarında dikkate alınmaz. Tutar+Miktar Kontrolü seçilirse fiş satırlarında ve aktarımlarda hem tutar hem de miktar kontrolü yapılır. Miktar ve tutar girilmeyen sözleşmeler kaydedilmez ve sözleşmelerin sipariş ve irsaliye aktarımlarında dikkate alınmaz. Satınalma Yönetimi 95

97 Hesap Kodu/Hesap Açıklaması Adres Kodu Plan Kodu Açıklama Eski Sözleşme İş Başlangıç Bitiş Tarihleri Teslim Şekli Teslim Yer Ödeme Bilgileri Teminat Bağlı Hizmet Hizmet Kodu Genel Tutar Kontrolü seçimi yapıldığında, fiş satırlarında ve aktarımlarda genel tutar kontrolü yapılır. Sözleşme malzeme/hizmet listesi içerisine bir satır eklendiğinde tümünün kontrol tipi genel tutar kontrolü olur ve değiştirilemez. Sevkiyatın yapılacağı sevkiyat adresinin ait olduğu cari hesap, ortak girişi ya da birlik bilgisidir. Satınalma sözleşmesi, satış teklifi listesi üzerinden Sözleşme Oluştur seçeneği ile oluşturulmuşsa, hesap kodu/açıklaması bilgisi teklifte seçili olan cari hesap koduna göre otomatik olarak alana gelir. Sevkiyatın hangi adres yapılacağını belirtir. Sevkiyat adresleri listelenir ve ilgili tanım seçilir. Sevkiyatın hangi plana göre yapılacağını belirtir. Kayıtlı satınalma sevkiyat planları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Alınan teklife ait genel bir açıklama alanıdır. Eski satınalma sözleşmesini belirtir. Kayıtlı satınalma sözleşmeleri listelenir ve ilişkili kayıt seçilir. Sözleşme kapsamında yapılacak işe ait bilgiler bu bölümde kaydedilir. İşin başlangıç ve bitiş tarihlerini belirtir. İşin ne şekilde teslim edileceğini belirtir. Kayıtlı teslim şekiller listelenir ve ilgili tanım seçilir. İşin nereye teslim edileceğini belirtir. Bu bölümdeki alanlardan ödemelerin hangi plana göre ve hangi organizasyonel birime yapılacağı kaydedilir. Sözleşmeye ait teminat ve teminat durum bilgileri bu bölümde kaydedilir. Diğer program bölümleri ile bağlantısı olan Satınalma Sözleşmelerinde, ilgili bölümden oluşturulacak faturaların hangi hizmet ile bağlanacağı bu alandan belirlenir. Hizmetler listesine ulaşılarak seçim yapılır. Örneğin Proje Yönetimi ile bağlantısı olan sözleşmelerde, proje için oluşturulacak olan hakediş faturalarının hangi hizmet ile bağlanacağı; Finans Yönetimi leasing kayıtlarına bağlı satınalma sözleşmelerinin ödeme plan tablosu satırları üzerinden oluşturulacak Alınan Hizmet Faturası nın hangi hizmet ile bağlanacağı gibi.. Hizmet kodu belirtilen sözleşmeler, Alınan Hizmet Faturalarında seçildiğinde otomatik olarak hizmet satırı oluşur. Hizmet Açıklaması Bkz. Proje Yönetimi Hakediş Faturalar Bkz. Finans Yönetimi Leasing Kayıtları Diğer program bölümleri ile bağlantısı olan Satınalma Sözleşmelerinde, ilgili bölümden oluşturulacak faturaların hangi hizmet ile bağlanacağını belirten hizmet açıklamasıdır. Satınalma Yönetimi 96

98 Malzeme Hizmet Listesi Sözleşme ile temin edilecek malzeme/bilgileri Satınalma Sözleşmesi üzerinde yer alan Malzeme/Hizmet Listesi seçeneği ile kaydedilir. Satınalma sözleşmesi, satınalma teklifi listesi üzerinden Sözleşme Oluştur seçeneği ile oluşturulmuşsa ya da sözleşme Genel Bilgiler penceresinde yer alan Teklif No alanından teklif seçimi yapılmışsa, (İşlemler-Teklif Aktar işleminde olduğu gibi) geçerli fiyat teklifinde yer alan malzeme/hizmet listesi bilgileri otomatik olarak satıra gelir. Tür Satır türünü belirtir. Satınalma sözleşmelerinde Malzeme Hizmet Varlık Malzeme sınıfı İndirim Masraf Malzeme Takımı Genel Kod Açıklama satır türleri kullanılır. Temin edilecek malzeme, varlık ya da hizmetin kodudur. Kayıtlı malzeme/hizmet tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Genel türdeki sözleşmeler, herhangi bir malzeme/ hizmet belirtmeksizin tutar kontrollü sözleşmeler olduğu için kod alanına bilgi girilmez. Malzeme/hizmet/varlık açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde, açıklaması alana Satınalma Yönetimi 97

99 Varyant Kodu Varyant Açıklaması Miktar Birim Birim Fiyat Birim Fiyat(FPB) otomatik olarak gelir. Bu alandan da malzeme/hizmet/varlık tanımları listelenir ve seçim yapılabilir. Genel türdeki sözleşmeler, herhangi bir malzeme/ hizmet belirtmeksizin tutar kontrollü sözleşmeler olduğu için açıklama alanına bilgi girilmez. Konfigüre edilebilir malzeme/malzeme takımlarına ait varyant kodudur. Satırda işlem gören tür Malzeme Takımı ise malzeme kodu ya da açıklaması seçildiğinde takımı oluşturan bileşenlerin varyant kodları alana gelecektir. Konfigüre edilebilir malzemelerde ise listeden seçim yapılabilir. Konfigüre edilebilir malzeme/malzeme takımlarına ait varyant açıklamasıdır. Satırda işlem gören tür Malzeme Takımı ise malzeme kodu ya da açıklaması seçildiğinde takımı oluşturan bileşenlerin varyant açıklamaları alana gelecektir. Temin edilecek malzeme/hizmet miktarıdır. Genel türdeki sözleşmeler, herhangi bir malzeme/ hizmet belirtmeksizin tutar kontrollü sözleşmeler olduğu için miktar alanına bilgi girilmez. Malzeme/hizmetin hangi birim üzerinden işlem göreceğini belirtir. Tanımda belirtilen ana birim alana öndeğer olarak gelir. Değiştirilebilir. Genel türdeki sözleşmeler, herhangi bir malzeme/ hizmet belirtmeksizin tutar kontrollü sözleşmeler olduğu için kod alanına bilgi girilmez. Malzeme/hizmet/varlık birim fiyatıdır. Bu alana birim fiyat bilgisi doğrudan girilir. Ya da fiyat seçenekleri listelenir. Malzeme için tanımlı satınalma ya da satış fiyatı, ortalama fiyatı, son alış ya da satış fiyatı, eldekilerin ortalaması, girişlerin ortalaması, dönemsel ortalama, LIFO ve FIFO maliyet değeri, fiziksel maliyet ya da tarihsel birim fiyatlardan birisi seçilebilir. Genel türdeki sözleşmeler, herhangi bir malzeme/ hizmet belirtmeksizin tutar kontrollü sözleşmeler olduğu için birim alanına bilgi girilmez. Satırdaki malzemenin/hizmetin fiyatlandırma para birimi üzerinden birim fiyatıdır. Genel türdeki sözleşmeler, herhangi bir malzeme/ hizmet belirtmeksizin tutar kontrollü sözleşmeler olduğu için birim fiyat(fpb) alanına bilgi girilmez. Malzemenin raporlama para birimi üzerinden birim fiyatıdır. Dövizli Birim Fiyat (RPB) Para Birimi Satırdaki işlemin hangi para birimi üzerinden yapıldığını belirtir. Kayıtlı para birimleri listelenir ve işlem para birimi seçilir. Kuru Fiyatlandırma para birimi kur değerini belirtir. Günlük kur değeri alana öndeğer olarak gelir. Farklı bir kur değeri üzerinden işlem yapılacaksa günlük döviz kurları listelenerek ilgili kur değeri seçilebilir. % Satır türü indirim olan fiş satırlarında, satırdaki işlem için geçerli olacak indirim yüzdesidir. KDV Oranı Satırdaki işlem için geçerli olacak KDV oranıdır. Genel türdeki sözleşmeler için KDV oran bilgisi girilemez. KDV Dahil Birim fiyat alanında belirtilen fiyata KDV nin dahil olup olmadığını belirtir. Dahilse, alanda yer alan kutu işaretlenir. Genel türdeki sözleşmeler için KDV dahil bilgisi girilemez. Tutar Satırdaki işlem tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır. Tutar (FPB) Fiyatlandırma para birimi üzerinden satır işlem tutarıdır. Miktar ve fiyatlandırma para birimi üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır. Dövizli Tutar (RPB) Kontrol Tipi Satırdaki işlemin raporlama para birimi üzerinden tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır. Satır için kontrol tipinin belirlendiği alandır. Bu alan Tutar kontrolü Miktar kontrolü Tutar+Miktar kontrolü Kontrol yapılmayacak Seçeneklerini içerir. Sözleşme Genel Bilgiler seçeneği ile yapılan seçim alana öndeğer olarak aktarılır. Gerekirse değiştirilebilir. Genel türdeki sözleşmeler tutar kontrollü sözleşmeler olduklarından bu alana tutar kontrolü ve kontrol yapılmayacak ilgileri girilebilir. j-guar Teslim Tarihi Ödeme Planı Malzeme/hizmetin teslim tarihidir. Satırdaki işlem için geçerli olacak ödeme planını belirtir. Kayıtlı plan tanımları listelenerek ilgili plan seçilir. Satınalma Yönetimi 98

100 Hareket Özel Kodu Açıklama Garanti Başlangıç Tarihi Garanti Süresi (Yıl) Gecikme Cezası(%) Gecikme Cezası Tutarı Dövizli Gecikme Cezası Bakım Bedeli (%) Eskalasyon Katsayısı Maksimum Tamir Süresi Fiş satırlarını gruplamak, rapor alırken bir grup bilgiyi filtrelemek ve bu gruplanan bilginin toplamını görmek için kullanılır. Bu alanı kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de kullanabilir. Satırdaki özel kod ile fişin üst bölümünde yer alan özel kod farklıdır. Fişin üst bölümündeki özel kod fiş geneline ait özel koddur. Satırdaki özel kod alanı ise hareketleri gruplamak için kullanılır. Fişlerle ilgili tüm raporlarda hareket özel kodu bilgisine göre filtreleme yapılabilir. Ancak fişlerin hareket özel koduna göre sıralaması program tarafından yapılmaz. Satırdaki işleme ait açıklamayı kaydetmek için kullanılır. Satırdaki malzeme/hizmet için garanti başlangıç tarihini belirtir. Genel türdeki sözleşmeler, herhangi bir malzeme/ hizmet belirtmeksizin tutar kontrollü sözleşmeler olduğu için garanti başlangıç tarihi alanına bilgi girilmez. Garantinin kaç yıl süreceğini belirtir. Genel türdeki sözleşmeler, herhangi bir malzeme/ hizmet belirtmeksizin tutar kontrollü sözleşmeler olduğu için garanti başlangıç süresi alanına bilgi girilmez. Zamanında yapılmayan teslimatlarda geçerli olacak gecikme cezası oranını belirtir. Genel türdeki sözleşmeler, herhangi bir malzeme/ hizmet belirtmeksizin tutar kontrollü sözleşmeler olduğu için bu alana bilgi girilmez. Gecikme cezası tutarını belirtir. Genel türdeki sözleşmeler, herhangi bir malzeme/ hizmet belirtmeksizin tutar kontrollü sözleşmeler olduğu için bu alan bilgi girilmez. Satırdaki işleme ait gecikme cezasının fiyatlandırma para birimi üzerinden tutarıdır. Bakım bedeli oranıdır. Genel türdeki sözleşmeler için bakım bedel bilgisi girilemez. Satırdaki işlem için eskalasyon katsayısının girildiği alandır. Genel türdeki sözleşmeler için bu alana bilgi girilemez. Malzemenin bozulması söz konusu olduğunda bakım işleminin en fazla kaç günde bitirileceğini belirtir. Genel türdeki sözleşmeler için bu alana bilgi girilemez. Dikkat Edilmesi Noktalar; Genel türdeki sözleşmeler, malzeme ya da hizmet belirtmeden yapılan tutar kontrollü sözleşmelerdir. Tür genel iken ilgili satıra indirim, masraf ve promosyon uygulanamaz. Genel türdeki sözleşmeler için analiz detayları ve sağ fare tuşu menüsünde bulunan sevkiyat bilgiler ya da sevkiyat hareketleri tanımlanamaz. Sipariş ya da fatura içerisinden sözleşme hareketi aktarımı yapılmak istendiğinde genel türdeki sözleşmeler listelenmez. Analiz Detaylarını Tüm Satırlara Uygulama Satınalma Sözleşmeleri-Malzeme/Hizmet Listesi-Analiz Detayları penceresinde yer alan bilgilerin tüm satırlara dağıtılabilmesi için İşlemler menüsünde yer alan Analiz Detaylarını Tüm Satırlara Uygula ya da Analiz Detayları sekmesinde yer alan Tüm Satırlara Uygula düğmesi kullanılır. Sözleşmenin seçili satırına girilen bilgiler (Analiz boyutu kodu/açıklaması, Proje kodu/açıklaması, Proje aktivite kodu, Dağıtım oranı), diğer tüm satırların analiz detayı satırlarına otomatik olarak kopyalanır. Seçili sözleşme satırının Tutar alanında ve analiz detaylarının Dağıtım oranı alanında belirtilen değerler baz alınarak kopyalanan analiz detay satırlarının Tutar, Tutar (RPB) ve Tutar (İPB) değerleri otomatik olarak hesaplanır. Örneğin; Tutarı = 4.000, RPB Kuru = 3, İPB Kuru = 3,25 olan fiş satırına, 70% lik bir dağıtım oranına sahip analiz detay satırı kopyalandığında, Analiz detay satırı; Tutar = Fiş Satır Tutarı * Dağıtım Oranı = 4000 * %70 = Tutar(RPB) = Tutar / Kur = / 3 = 933,33 Tutar(RPB) = Tutar / Kur = / 3 = 861,54 olacaktır. Satınalma Yönetimi 99

101 Not: Malzeme takımının bileşenlerine analiz detayı girilemez. Bu nedenle, Takım bileşeni satırlarının Analiz detaylarına kopyalama yapılmaz. Satınalma Yönetimi 100

102 Sözleşme Toplam Bilgileri Sözleşme kapsamında temin edilecek mal ve hizmet toplam tutarları Malzeme/Hizmet Bilgileri penceresinde Toplamlar alanında izlenir. İşlem geneline ait raporlama ve işlem para birimi üzerinden toplam tutarlarda Toplamlar penceresinde Raporlama Para Birimi ve İşlem Para Birimi seçenekleri kullanılarak kaydedilir. Kod girişi penceresinden ise malzemelere barkod atama işlemi gerçekleştirilir. Bkz. Malzeme Yönetimi Malzemelere Barkod Atama Satınalma Yönetimi 101

103 Sözleşme İdari Şartname Bilgileri Sözleşmeye ait idari şartname bilgilerini Satınalma Sözleşmesi üzerinde yer alan İdari Şartname bilgileri seçeneğini tıklayarak kaydedebilirsiniz. İdari şartname Detaylar sayfasından kaydedeceğiniz bilgiler şunlardır: Fiyat Farkı Fiyat Farkı(%) Avans Verilecek Avans(%) Kesin Teminat(%) Gecikme Cezası(%) Garanti Süresi(Yıl) İlave Sipariş(%) Eksik Sipariş(%) Sözleşmenin Dili Teminat İadesi Sipariş Verilme Süresi(Gün) Ödeme Para Birimi Ceza Kapsamı Avans İade(%) Nakit Teminat Kesintisi(%) Verilen fiyatlarda farklılık olması durumunda bu farkların verileceği ya da verilmeyeceği bu satırda belirtilir. Fiyat farkının ödenmesi durumunda geçerli olacak oranı belirtir. Sözleşmede yer alan malzeme/hizmetlerin temini için tedarikçiye avans verileceğini belirtir. Avans verilmesi durumunda avans oranını belirtir. Kesin teminat yüzdesidir. Teslimatta oluşacak gecikmelerde uygulanacak gecikme cezası yüzdesidir. Verilen garanti süresini belirtir. Verilebilecek ilave sipariş yüzdesini belirtir. Eksik verilebilecek sipariş yüzdesidir. Sözleşmenin hangi dil ile yapıldığını belirtir. Sözleşmeye ait teminatın iade edilip edilmeyeceği belirtilir. Sipariş verilme süresinin kaç gün olduğu belirtilir. Ödemenin hangi para birimi üzerinden yapılacağı belirtilir. Ödemenin yapılmaması durumunda ceza kapsamını belirtir. Hakediş hesaplamasında kullanılacak olan avans iade bilgisidir. Oran olarak belirtilir. Hakediş hesaplamasında kullanılan nakit teminat kesinti bilgisidir. Oran olarak belirtilir. Satınalma Yönetimi 102

104 Stopaj Kesintisi Avans Tutarı Hakediş hesaplamasında kullanılacak olan stopaj kesinti bilgisidir. Oran olarak belirtilir. Avans verilecek parametresi Evet olduğunda, verilecek olan avans tutarını belirtir. Avans(%) parametresinde bir oran belirtilmişse tutar alanı sıfırlanır. İdari şartname Kesinti Bilgileri sayfasından kaydedilen bilgiler şunlardır: Kod Açıklama Tür Değer Hakedişe Dahil Kesintiye ait kod bilgisidir. Sözleşme Kesinti Türleri listesine ulaşılarak seçim yapılır. Bkz. Sözleşme Kesinti Türleri Kesintiye ait açıklama bilgisidir. Sözleşme Kesinti Türleri listesine ulaşılarak seçim yapılır. Kesintiye ait tür bilgisidir. Sözleşme kesinti türleri listesinden yapılan seçime ait tür bilgisi alana gelir. Kesintiye ait değer bilgisidir. Sözleşme kesinti türleri listesinden yapılan seçime ait değer bilgisi öndeğer olarak alana gelir, değiştirilebilir. Hakediş hesaplamaları esnasında, hesaplamaya dahil edilmesi istenen kesintiler için hakedişe dahil kutusunun işaretlenmesi gerekir. Bkz. Proje Yönetimi Hakedişler Satınalma Yönetimi 103

105 Malzeme/Hizmet Sevk Bilgileri Satınalma sözleşmesinde yer alan malzeme ve hizmetlerin sevk bilgileri, ilgili satırda sağ fare tuşu menüsündeki Sevkiyat Bilgileri seçeneği ile kaydedilir. Sevkiyat bilgilerini kaydetmek için öncelikle Sevkiyat hareketlerinin oluşturulması gerekir. Bunun için ilgili malzeme/hizmet satırında İşlemler menüsündeki Sevkiyat Hareketlerini Oluştur seçeneği kullanılır. Daha sonra Sevkiyat bilgileri seçeneği ile malzeme ya da hizmetin teslim edileceği adres ve sevkiyat ile ilgili diğer bilgiler kaydedilir. Sevkiyat Adresi Kodu Sevkiyat Adresi Açıklaması Miktar Sevkiyat Planı Kodu Sevkiyat Planı Açıklaması Teslim Şekli Taşıyıcı Firma Taşıma Tipi Sevk işleminin yapılacağı sevkiyat adresini belirtir. Kayıtlı cari hesap sevkiyat adresleri listelenir ve ilgili kayıt seçilir. Sevk işleminin yapılacağı sevkiyat adresi tanımının adı ya da açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde açıklaması alana aktarılır. Bu alandan da kayıtlı cari hesap sevkiyat adresleri listelenerek ilgili kayıt seçilebilir. Kod alanında belirtilen sevkiyat adresine sevkedilecek malzeme/hizmet miktarıdır. Sevk işleminin hangi plana göre yapılacağını belirtir. Kayıtlı sevkiyat planları listelenir ve ilgili plan seçilir. Sevk işleminin hangi plana göre yapılacağını belirtir. Sevkiyat planı kodu alanında seçilen planının açıklaması alana aktarılır. Açıklama alanından da kayıtlı sevkiyat planları listelenir ve ilgili plan seçilebilir. Malzeme hizmetin ne şekilde teslim edileceğini belirtir. Kayıtlı teslim şekilleri listelenir ve ilgili teslim şekli seçilir. Teslim şekli tanımları Sistem İşletmeni program bölümünde kaydedilir. Sevk işleminde kullanılacak taşıyıcı firmayı belirtir. Kayıtlı taşıyıcı firmalar listelenir ve ilgili firma seçilir. Sevk işlemi için geçerli olacak taşıma tipini belirtir. Kayıtlı taşıma tipleri listelenir ve ilgili tip seçilir. Taşıma tipleri, Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Sevkiyat Hareketleri başlığı altındaki alanlardan ise sevkiyat adresi bazında hareketler listelenir. Sevkiyat planlarına uygun hareketler oluşturulurken her bir malzeme için ilgili sevkiyat adresi ile ilişkilendirilmiş olan sevkiyat planı dikkate alınır. Sevkiyat planı satırlarına uygun hareketler oluşturulurken öncelikle plan genelinde tanımlı koşulun gerçekleşip gerçekleşmediği kontrol edilir. Eğer koşul gerçekleşmiyorsa ilgili hareket için tek sevkiyat hareketi oluşturulur ve bu hareketin tarihi sistem tarihi olarak öndeğer gelir. Eğer koşul gerçekleşiyorsa formül tanımında belirtilen koşullar ile gün, ay, yıl bilgileri ve sevkiyat günleri dikkate alınarak sevkiyat tarihi bulunur. Formül tanımlarında kullanılabilecek parametreler şunlardır: P1: Miktar (Ana Birim) Satınalma Yönetimi 104

106 P2: Miktar (Satırdaki Birim) P1, parametresi kullanıldığında sevkiyat adresi hareket miktarı ana birime çevrilir. P2 parametresi kullanıldığında direkt ilgili sevkiyat adresi satırındaki hareket miktarı kullanılır. Sevkiyat miktarları toplamı her zaman hareket miktarına eşit olmalıdır, bu yüzden sevkiyat hareketleri kaydedilirken eşitsizlik varsa işlem kaydedilmez. Sevkiyat Hareketleri bölümünde yer alan alanlar ve içerdikleri bilgiler şunlardır: Tarih Miktar Sipariş Miktarı Sevkedilen Miktar Fark Sözleşme tarihi bu alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Sevkedilecek miktarı belirtir. İlgili malzeme+sevkiyat adresi için tanımlı miktardan fazla olamaz. Örneğin sevkiyat adresleri tabında x malzemesinden y sevkiyat adresine 30 adet sevkedileceği belirtilmiş ise Sevkiyat hareketleri listesinde girilmiş satırların miktar toplamı 30dan fazla olamaz. Malzeme/hizmet sipariş miktarını gösterir. Sevkedilen miktarı gösterir. Henüz sevkedilmemiş miktarı gösterir. Ek İndirimler Satırda işlem gören malzemeye ek indirim uygulamak için kullanılır. Toplam 5 adet ek indirim satırı vardır. Tüm satırlara uygulansın seçeneği işaretlendiğinde, sipariş fişindeki tüm satırlara (genel satırlar hariç) ek indirimler uygulanır, şöyle ki bu seçenek işaretlendiği zaman tüm satırlar için, her satırdan sonra tanımlı ek indirimler listelenir. Sözleşmelerde Avans Takibi ve Geri Ödemeler Satınalma Sözleşmeleri üzerinden avans kayıtları yaratılarak, yine sözleşmeler üzerinden takip edilebilmektedir. Bunun için Satınalma Sözleşmeleri listesi sağ fare tuşu menüsünde bulunan Avans Fişi Oluştur seçeneği kullanılır. Avans Fişi Oluştur seçeneği Onaylı durumdaki sözleşmeler üzerinde bulunur. Cari Hesap Fişi seçilirse, Ödeme tipinde cari hesap fişi ekranı açılır. Fişin hangi türde açılacağının belirlenmesi Satınalma Öndeğer ve Parametreleri nde bulunan Sözleşme Öndeğer Cari Hesap Fiş Türü(Avans) öndeğeri ile belirlenir. Banka Fişi seçilirse, Tahsilat tipinde banka fişi ekranı açılır. Fişin hangi türde açılacağının belirlenmesi Satınalma Öndeğer ve Parametreleri nde bulunan Sözleşme Öndeğer Banka Fiş Türü(Avans) öndeğeri ile belirlenir. Bkz. Sistem Ayarları Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri Ödeme tipindeki cari hesap fişinde organizasyonel birim, bölüm, cari hesap kodu, borç, işlem türü, stopaj tutarı, sözleşme numarası alanları otomatik olarak sözleşme bilgilerine göre dolar. Borç Alanı; sözleşme avans tutarından toplam avans tutarının çıkartılmasıyla elde edilen kalan avans tutarı bilgisidir. Stopaj Tutarı; sözleşmede avans üzerinden hesaplanan stopaj tutarıdır. Tahsilat tipindeki banka fişlerinde organizasyonel birim, bölüm, karşı hesap türü(cari hesap), cari hesap kodu(sözleşmede yer alan tedarikçi kodu), alacak tutarı, stopaj tutarı, sözleşme no ve işlem türü alanları otomatik olarak sözleşme bilgilerine göre dolar. Alacak Tutarı; Kalan avans tutarıdır. (Sözleşme Avans Tutarı-Toplam Avans Tutarı) Stopaj Tutarı; (Avans Tutarı * Stopaj Tutarı) / (Stopaj Oranı) şeklinde hesaplanır. İşlem Türü; Avans olur. Not: Avans fişi olan sözleşmelerin durumu Taslak ya da İptal olarak değiştirilemez. Satınalma Yönetimi 105

107 Cari Hesap Avans Fişlerinin Muhasebeleştirilmesi Avans fişlerinin muhasebeleştirilmesi normal cari hesap ve banka fişlerinden farklıdır. Ödeme ve tahsilat türündeki fişler muhasebeleşirken; avans fişlerinde cari hesap yerine avans hesabı çalışır. Stopaj hesaplanan avans fişleri için ise Stopaj hesabına da bakiye atılır. Stopaj tutarı = (Avans Tutarı * Stopaj Oranı ) / (1-Stopaj Oranı) Stopaj ve Avans Hesapları için Cari Hesap muhasebe bağlantı kodlarına bağlanan hesaplar kullanılır. Ödeme için Verilen Avans, Tahsilat için Alınan Avans bağlantı kodu referans alınır. Banka Avans Fişlerinin Muhasebeleştirilmesi İşlem türü Avans olan banka fişleri diğer banka fişlerinden farklı bir şekilde muhasebeleştirilir. Banka fişinin işlem türü avans karşı hesabı da cari hesap olduğunda, alacak bacağında banka diğerinde ise cari hesaplara bağlanan Verilen Avans muhasebe hesap kodları ile varsa stopaj hesabı çalışır. Tahsilat tipindeki banka fişleri için Verilen Avans hesabı muhasebe kodları kullanılır. Banka tahsilat fişi (Avans) aşağıdaki şekilde işlenir: Hesap Borç Alacak Banka Hesabı X Verilen Avans Hesabı X Stopaj Hesabı X Banka hesabı avans tutarı-stopaj tutarı kadar bakiyedir. Avans ve Geri Ödemeler Satınalma Sözleşmeleri listesi sağ fare tuşu menüsünde bulunan Avans Fişi Oluştur seçeneği ile oluşturulan avans işlem türündeki cari hesap fişleri, banka fişleri ve hakediş faturalarında geri ödemesi yapılan avans iadeleri Avans ve Geri Ödemeler penceresinde yer alır. Listede sadece inceleme yapılabilir. Satınalma Yönetimi 106

108 Listede yer alan bilgiler şunlardır: Fiş Türü Türü Fiş No Fiş Tarihi Tutar Hakediş No Durum Sözleşme Avans Toplam Avans Toplam İade Kalan İade Avans ya da geri ödemeye ait oluşan fişin türüdür. Alınan Hizmet Faturası, Cari Hesap Ödeme(Avans) Fişleri ve Banka Tahsilat(Avans) Fişi seçenekleri yer alır. Cari hesap fişleri ve banka fişleri için Avans Tutarı, hakediş faturaları avans iadeleri için Avans İade bilgisi gelir. Avans ya da geri ödemeye ait oluşan fişin numarasıdır. Avans ya da geri ödemeye ait oluşan fişin tarihidir. Cari hesap ve banka fişleri için avans tutarı, hakediş faturaları için ise avans iade toplamı listelenir. Listelenen avans iadesinin bağlı olduğu hakediş fiş numarasıdır. Avans ya da geri ödemeye ait oluşan fişin durum bilgisidir. Sözleşme içerisinde bulunan İdari Şartname Bilgilerinde belirtilen Avans% bilgisine göre hesaplanan tutardır. Cari hesap fişleri ve banka fişleri aracılığıyla ödenen/tahsil edilen toplam avans tutarıdır. Bir sözleşmenin avans tutarı hesaplanırken hem cari hesap hem banka fişlerine bakılır. Örneğin, bir satınalma sözleşmesinde cari hesap ödeme(avans) ile TL ve banka tahsilat(avans) ile TL avans ödemesi yapılmış ise Toplam Avans tutarı olur. Hakediş faturaları aracılığıyla verilen toplam avans iade tutarıdır. Toplam avans tutarından toplam iade tutarının çıkartılması ile elde edilen tutar bilgisidir. Satınalma Yönetimi 107

109 Sözleşme Keşif Bedelleri Sözleşme taahhüt işlemleri süresince; keşif artış ve azalışları ile sözleşme bedelleri değişebilir. Bu keşif artış ve azalışları taahhüt sürecinin herhangi bir aşamasında olabilir. Bu nedenle keşif artış/azalışların tarihsel olarak takibini sağlamak için Keşif Bedelleri seçeneği kullanılır. Keşif Bedelleri seçeneği; Hareketler -> Satınalma Sözleşmeleri -> Bağlı Kayıtlar menüsünde yer alır. Keşif artış ve azalış değerleri, toplam sözleşme bedelini etkileyecektir. Bu nedenle; avans ve hakediş hesapları, keşif sonrası toplam sözleşme bedeli ile yapılır. Sözleşme Keşif Bedelleri ekranında yer alan alanlar ve girilen bilgiler şöyledir: Sözleşme No Açıklama Keşif Bedelleri İş Bitim Tarihi Keşif Bedeli KDV Toplamı Toplam Artış/Azalış İlk Sözleşme Bedeli Keşifler Toplamı Toplam Sözleşme Bedeli Keşif bedelinin ait olduğu sözleşme numarasıdır. Otomatik olarak gelir, değiştirilemez. Keşif bedelinin ait olduğu sözleşmenin açıklama bilgisidir. Otomatik olarak gelir, değiştirilemez. Keşif Bedelleri bölümü yalnızca Onaylı durumdaki sözleşmeler için bilgi girişine açık olur. Onaylı durumdaki sözleşmelerde keşif bedelleri silinebilir; bilgileri değiştirilebilir veya yenisi eklenebilir. Keşif sonunda belirlenen iş bitim tarihi girilir. Keşif sonunda belirlenen ve sözleşmeyi etkilemesi gereken tutar bu alanda girilir. Keşif bedelinin KDV bilgisi girilir Keşif Bedeli + KDV Toplamı hesaplanır ve bu alana gelir. Değiştirilemez. Keşif sonunda belirlenen bedelin, sözleşme bedelini artı veya eksi yönde belirleyeceği seçilir. Artış (varsayılan) ve Azalış değerlerinden birini alır Sözleşmenin net toplam bilgisidir. Değiştirilemez. Keşif bedelleri bölümünde Artış/Azalış alanında girilen artış ve azalış tutarlarının toplamıdır. İlk Sözleşme Bedeli ve Keşifler Toplamı tutarlarının toplamıyla hesaplanır. Değiştirilemez. Satınalma Yönetimi 108

110 Satınalma Siparişleri Satınalma siparişleri, malzemelerin temini için tedarikçi firmalara verilen sipariş bilgilerinin kaydedildiği bölümdür. Sipariş verilirken siparişi verilen malzemelerin ambarlardaki durumu izlenir. Sipariş sırasında malzeme seviye ve cari hesap risk kontrolü yapılır. Siparişler toplu veya parçalı olarak irsaliye ve faturaya aktarılabilir. Bu durumda bekleyen ve teslim alınan malzeme bilgileri otomatik olarak güncellenir. Tamamı teslim alınan siparişler otomatik olarak kapanır. Verilen sipariş fişleri, Satınalma Yönetimi program bölümünde Hareketler menüsü altında yer alır. Yeni sipariş bilgilerini kaydetmek ve var olan kayıtlar üzerinde yapılacak işlemler için Satınalma Siparişleri listesinde yer alan simgeler ile sağ fare tuşu, Bağlı Kayıtlar ve Bilgiler menülerindeki seçenekler kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Durumunu Değiştir Toplu Durum Değişikliği Gönder Sevket Faturala Toplu Sevket Toplu Faturala Toplu Gönder Şablon İşlemleri Veri Şablonu Başlat Veri Şablonu Bitir Şablondan Veri Doldur Yenile Tercihler Satır Renklendirme Öndeğerlere dön Ayarları Kaydet Genel Ayarları Kaydet Kayıt Sayısı Raporlama Liste Raporu Satınalma siparişi fişi kaydetmek için kullanılır. Fiş bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır. Sipariş fişlerini tek tek ya da toplu olarak silmek için kullanılır. Fiş bilgilerini incelemek için kullanılır. Fiş bilgilerini yeni bir fişe kopyalar. Hızlı bilgi girişi için kullanılır. Sipariş fişlerinin durumunu değiştirmek için kullanılır. Sipariş fişleri için durum değişikliklerinin toplu olarak yapılması için kullanılır. Sipariş fişini ilgili cari hesaba ya da yazıcıya göndermek için kullanılır. Sipariş fişleri listesinden sevk bilgilerini kaydetmek için kullanılır. Sipariş fişinin faturalanmasında kullanılır. Siparişler Satınalma Faturası olarak faturalanır. Sadece hizmet satırı olan satınalma siparişleri, Alınan Hizmet Faturası olarak faturalanabilir. Seçilen sipariş fişlerinin sevk bilgilerinin kaydedilmesinde kullanılır. Sipariş fişlerini toplu olarak faturalamak için kullanılır. Seçilen sipariş fişlerini ilgili tedarikçilere ya da yazıcıya göndermek için kullanılır. Satınalma Siparişleri Listesi nde yapılacak işlem için makro kaydetmek için kullanılır. Makro tanımlama adımlarını sonlandırmak için kullanılır. Şablondan veri almak için kullanılır. Satınalma Siparişleri Listesi ni güncellemek için kullanılır. Satır renklendirme işlemini yapmak için kullanılır. Pencere boyutlarını programda standart tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Satınalma Siparişleri Listesi için yapılan ayarları kaydetmek için kullanılır. Genel ayarları kaydetmek için kullanılır. Kayıtlı satınalma siparişi sayısını görüntüler. Satınalma Siparişleri Listesi nde yer alan kayıtları toplu Satınalma Yönetimi 109

111 Gruplanmış Liste Raporu Seçim Tümünü Seç Tüm Seçimleri Kaldır Seçimleri Tersine Çevir Tablo Özellikleri Yenile Öndeğerlere dön Tablo Özellikleri Bağlı Kayıtlar Doküman Kataloğu Bilgiler Kaynak Çapraz Hareket Kayıt Bilgisi olarak raporlamak için kullanılır. Listede yer alan kayıtları kolon başlıklarına göre gruplayarak listelemek için kullanılır. Listede yer alan kayıtların tümünü seçmek için kullanılır. Listede seçilen kayıtların tümünden seçimi kaldırmak için kullanılır. Listede yapılan seçimi tersine çevirmek için kullanılır. Satınalma Siparişleri Listesi nde yer alacak kolon bilgilerini ve bunların sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Satınalma Siparişleri Listesi ni güncellemek için kullanılır. Pencere boyutlarını programda tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Satınalma Siparişleri Listesi nde görüntülenecek kolonları ve sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Satınalma siparişi ile ilgili dokümanların izleneceği katalog bilgisidir. Çapraz hareket ile oluşturulan fiş kaydına ait kaynak fişe ulaşmak için kullanılır. Kaydın ilk açılış ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Satınalma Yönetimi 110

112 Sipariş Fiş Bilgileri Yeni satınalma sipariş bilgileri, Satınalma Siparişleri listesinde Ekle seçeneği ile kaydedilir. Sipariş fişinin üst bölümünde yer alan alanlardan fiş geneline ait bilgiler kaydedilir. Görüntüsel olarak fiş girişi penceresinin üst kısmında yer alır. Genel bilgi sözüyle fişte yer alan malzeme ya da hizmetlerin hepsi için aynı olması gereken bilgiler kastedilmektedir. Örneğin fiş numarası, fiş tarihi, belge numarası, cari hesap kodu, İşyeri ve ambar vb. bilgiler, satırlarda yer alan malzeme ya da hizmet hareketlerine göre değişiklik göstermeyen bilgilerdir. No(*) Tarih Saat Özel Kod Yetki Kodu Belge No Sözleşme Numarası Ödemeli Organizasyonel Birim Ambar Bölüm Cari Hesap Kodu Cari Hesap Unvanı Ticari İşlem Grubu Ödeme Planı Kodu Satınalma Elemanı Fişin bilgisayardaki takip numarasıdır. Numara verilirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. İşlemin yapıldığı günün tarihidir. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. İşlemin kaydedildiği zamanı gösterir. Fişleri gruplamakta kullanılan 10 karakter uzunluğunda ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş üzerinde yar almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. 10 karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. İşleme ait belgenin numarasıdır. 8 karakter uzunluğunda alfanumerik bir alandır. Farklı firmalardan gelen belgeler aynı numaraya sahip olabilmektedir. Fişler belge numarasına göre sıralı değildir. Bu nedenle aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir. İşleme ait sözleşme numarasıdır. İlgili siparişin sözleşme bağlantısının bulunması durumunda satınalma sözleşmeleri listesine ulaşılarak seçim yapılır. Sipariş fişlerine ödeme planı bağlanması ve ödeme planı oluşturulması için işaretlenmelidir. Öndeğerini Sistem Ayarları program bölümünde yer alan Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametrelerinden alır. Bkz. Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametreler Bkz. Ödemeli Siparişler İşleme ait organizasyonel birimi belirtir. Bu alan, verilen siparişin firmanın kayıtlı iş yerlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. Firmaya ait malların konulduğu, ya da belirli amaçlara (hurda, üretim vb.) hizmet eden malların bulunduğu yerlerin her birine ambar denir. Ambarlar firma ya da İşyeri tanımlarına bağlı olarak belirlenir. Bu alan fiş ya da faturanın ait olduğu ambarı belirtmek için kullanılır. Ambar fiş geneli ya da satırdaki işlem için ayrı ayrı girilebilir. Böylece aynı cari hesaba ait farklı ambarlara ait işlemler tek bir fiş üzerinden kaydedilebilir. Bir işletmenin örgütlenme ve muhasebe açılarından birbirinden ayrılmış faaliyetlerinden veya faaliyet gruplarından her biridir. Bu alan, yapılan işlemin firmanın kayıtlı bölümlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. İşlemin ait olduğu cari hesabın kodudur. İşlemin ait olduğu cari hesabın unvanıdır. Fiş için geçerli olacak ticari işlem grubu kodudur. Ticari işlem grupları listelenir ve seçim yapılır. Fişin ait olduğu cari hesap kartında ticari işlem grubu belirtilmişse alan öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Fiş geneline uygulanacak ödeme planının kodudur. Cari hesap kartında, cari hesaba ait işlemlerde geçerli olacak ödeme planı belirlenmişse bu alana öndeğer olarak aktarılır. Fiş ya da fatura farklı bir ödeme planına göre kapatılacaksa değiştirilebilir. İşlemi gerçekleştiren satınalma elemanının kodudur. Personel kartları Satınalma Yönetimi 111

113 Kodu listesinden ilgili personel seçimi yapılır. Satınalma Yönetimi Fiş ve Faturalarında Satır Bilgileri Bu bölümde girilebilecek satır sayısı sabit olmayıp, bilgi girildikçe ekran görüntüsü yukarıya kayar. Fiş ve faturalarda satırlar iki ana bölümden oluşur. Üst bölümde malzeme/hizmet satırları ile satırdaki hareket için geçerli olacak indirim, masraf ve promosyon satırları yer alır. Çizgi ile ayrılan bölümde ise fiş geneline uygulanacak promosyon, indirim ve masraflar kaydedilir. Aynı fiş/fatura içerisinde farklı malzeme/hizmet kalemlerine ait işlemler bir arada girilebilir. Bunu yapmak için, her bir farklı malzeme/hizmet kaleminin kaydedilmesi gereken işlem bilgileri (malzeme/hizmet kodu, miktarı, birimi, fiyatı vb.) o malzeme/hizmet hareketi için ayrılan satıra girilir. Başka bir deyişle, fişe/faturaya kaydedilecek her malzeme/hizmet işlemi için ayrı bir satır eklenir. İşte malzeme/hizmet işlemlerine ait bilgileri taşıyan bu satırlara malzeme/hizmet satırı veya malzeme/hizmet hareketi denir. Bir malzeme/hizmet fişine istenen sayıda malzeme/hizmet satırı girilebilir. Kayıt türü sabit kıymet, depozitolu ve malzeme takımı olan malzemelere ait hareketler kaydedilirken tür alanında yapılan işlemin depozitolu işlem ya da malzeme takımı işlemi olduğu belirlenir. Daha sonra hareket bilgileri girilir. Satırdaki malzeme/hizmet için geçerli olacak indirim, masraf ve promosyon işlemleri, ait olduğu işlem satırının altından, tür kolonunda uygulanacak işlem türü (indirim, masraf, promosyon) belirlenerek kaydedilir. Malzeme/hizmet satır bilgileri ekranda gözüken alanlar yanında sağ fare tuşu menüsünde yer alan seçenekler ile açılan pencerelerden girilir. Satınalma Siparişi Satır Bilgileri Bkz. Satınalma Fiş ve Faturalarında Satır Bilgileri Satınalma siparişi fiş satırlarında kaydedilen bilgiler ise şunlardır: Tür Satır türünü belirtir. Takım malzemelere, ticari mallara, hizmetlere ve sabit kıymetlere ait hareketler aynı fiş üzerinden satır türü belirtilerek kaydedilir. Ayrıca sipariş fişleri ile, yalnızca malzeme siparişleri değil aynı zamanda hizmet siparişleri de kaydedilir. Satırdaki işlem için ve fiş geneli geçerli olacak indirim, masraflar ve promosyonlar da yine tür seçimi yapılarak ait olduğu hareket satırının altında kaydedilir. Satır türleri şunlardır. Malzeme Malzeme Sınıfı Malzeme Takımı Hizmet Varlık İndirim Masraf Promosyon Kod Açıklama Satırda hareket gören malzeme, varlık ya da hizmetin kodudur. Program malzeme giriş ve çıkış işlemlerinde barkod kullanımını destekler. Barkod kullanılıyorsa, malzeme kodunun girilmesine gerek kalmaz. Malzeme kartı seçimi barkod okuyucu ile gerçekleştirilir. Malzeme ya da hizmetin açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde, Satınalma Yönetimi 112

114 Varyant Kodu Varyant Açıklaması Miktar Bekleyen Miktar Birim Birim Fiyat Para Birimi(RPB) Dövizli Birim Fiyat(RPB) Para Birimi(FPB) Kuru Birim Fiyat(FPB) j-guar malzeme ya da hizmet açıklaması alana otomatik olarak gelir. Konfigüre edilebilir malzeme/malzeme takımlarına ait varyant kodudur. Satırda işlem gören tür Malzeme Takımı ise malzeme kodu ya da açıklaması seçildiğinde takımı oluşturan bileşenlerin varyant kodları alana gelecektir. Konfigüre edilebilir malzemelerde ise listeden seçim yapılabilir. Konfigüre edilebilir malzeme/malzeme takımlarına ait varyant açıklamasıdır. Satırda işlem gören tür Malzeme Takımı ise malzeme kodu ya da açıklaması seçildiğinde takımı oluşturan bileşenlerin varyant açıklamaları alana gelecektir. İlgili malzeme kaleminden ya da hizmetten kaç birim giriş ya da çıkış yapılacağı bu kolonda belirtilir. Barkod okuyucu kullanılıyorsa, her malzeme kalemine ait barkod okutulduğunda miktar kolonu otomatik olarak güncellenir. Satırda belirtilen miktarın henüz sevkedilmemiş bekleyen kısmını gösterir. Giriş ya da çıkış işleminin hangi birim üzerinden yapılacağını belirtir. Malzemelere ve hizmetlere ait işlemler, malzeme ya da hizmet kartında tanımlanan birimlerden herhangi biri üzerinden kaydedilir. Malzeme/hizmet tanımında belirtilen ana birim fişe öndeğer olarak aktarılır. Malzemenin birim setinde yer alan her birim için ayrı barkod tanımlanabilir. Bu durumda, birim seçimi barkod okuyucudan gelen numaraya göre program tarafından belirlenir. Malzeme ya da hizmetin birim fiyatıdır. Listele düğmesi tıklanır ve birim fiyat seçenekleri listelenir. Stoklar için tanımlı fiyat, ortalama fiyatı, son alış ya da satış fiyatı, eldekilerin ortalaması, girişlerin ortalaması, dönemsel ortalama ile LIFO ve FIFO maliyet değeri seçilebilir. Alınan hizmetler için ise tanımlı fiyat ve son alış fiyatı seçilebilir. Satırda seçimi yapılan malzemeye ait tanımlı fiyat bilgisinin olması durumunda birim fiyat alanı güncellenir. Malzeme değişikliği yapıldığında yeni malzemeye ait tanımlı fiyat bilgisi varsa güncellenir, fiyat bilgisi yoksa birim fiyat alanı boşaltılır. Fiş/fatura satırlarında birim fiyat bilgisinin cari hesap bilgisi değiştirildiğinde otomatik olarak güncellenip güncellenmeyeceği Satınalma Yönetimi Parametrelerinde bulunan Otomatik Birim Fiyat Güncelleme seçeneği ile gerçekleştirilir. Bkz.Sistem Ayarları Satınalma Yönetimi ve Parametreleri Fiş için geçerli olan raporlama para biriminin gösterildiği alandır. Malzemenin raporlama para birimi üzerinden birim fiyatıdır. Fiş satırındaki işlemin yerel para birimi dışında farklı bir para birimi üzerinden kaydedilmesi durumunda para biriminin belirtildiği alandır. Para birimleri listelenir ve seçim yapılır. Fiyatlandırma para birimi kur değeridir. Malzeme ya da hizmetin fiyatlandırma para birimi üzerinden birim fiyatıdır. Para birimi alanında seçilen tür üzerinden birim fiyat bilgisi girilir. % Yalnızca satırdaki malzeme için geçerli olacak indirim yüzdesidir. KDV Oranı Malzeme/hizmet satınalma KDV oranıdır. Malzeme/hizmet tanımında belirtilen oran bu alana gelir. KDV Dahil Satırda işlem gören malzeme ya da hizmete ait birim fiyata KDV tutarının dahil olup olmadığı belirlenir. Fişte yer alan her satır için ayrı işlem yapılır. KDV kolonu Hariç ve Dahil olmak üzere iki seçeneklidir. Satınalma Yönetimi 113

115 KDV Tutarı Tutar Tutar(FPB) Dövizli Tutar (RPB) Net Tutar Ek Vergi Dahil Ek Vergi Matrahı Ek Vergi Oranı(%) EK Vergi Tutarı Temin Tarihi Rezerve Tarihi Statü Teslimat Kodu Ödeme Planı Hareket Özel Kodu Programda öndeğer olarak Hariç seçilidir. Satırdaki birim fiyata KDV dahilse bu kolonda Dahil seçimi yapılır. Fiş dökümleri ve ekstreler, hizmet ve fatura raporlarında, KDV dahil olarak belirlenmiş satır tutarları KDV'leri ayrıştırılmış olarak listelenir. Satırdaki malzeme / hizmet için KDV oranı ve birim fiyat alanlarında girilen bilgiler dikkate alınarak program tarafından hesaplanan KDV tutarıdır. Satırdaki işlem tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır. Satırdaki işlemin fiyatlandırma para birimi üzerinden hesaplanan tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır. Satırdaki işlemin raporlama para birimi üzerinden tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır. Malzemenin indirim ve promosyonlar düşüldükten sonra elde edilen tutar bilgisidir. Masraf var ise net tutar içerisinde gösterilir. Malzeme fiyatına ek vergi dahil olması durumunda işaretlenir. Satırdaki malzeme/hizmetin ek vergi uygulamasına tabi olması durumunda ek vergi matrahı belirtilir. Satırdaki malzemenin ek vergisi olması ve bu ek verginin hesaplama yönteminin Oran veya Oran+Tutar tipinde olması durumunda ek vergi oranı bu alandan belirtilir. Malzeme kartına bağlı ek vergi tanım kartında Oran bilgisi girilmiş ise bu alana otomatik olarak gelir. Oran bilgisine göre ek vergi tutarı hesaplanır. Satıra ek vergi uygulanmayacaksa oran alanına sıfır girilebilir böylelikle tutar da sıfır olacaktır. Ancak hesaplama yöntemi Oran+Tutar olarak belirtilmişse tanım kartındaki tutar*miktar kadar tutar hesaplanır. Satırdaki malzemenin ÖTV kapsamında olması durumunda ÖTV tutarını belirtir. Malzemenin ek vergi oranı belirlenmişse tutar bilgisi oran üzerinden alana yansır. Ancak manuel giriş de yapılabilir. Satınalma siparişinin hangi tarihte teslim alınacağını belirtir. Tarih doğrudan girilir ya da takvim üzerinde seçilerek alana aktarılır. Rezerve edilen malın tarihidir. Satınalma siparişinin durumunu belirtir. Durum değişikliği işlemler sonucunda ve satınalma siparişleri listesinde sağ fare tuşu menüsündeki Durumunu Değiştir seçeneği ile yapılır. Malzeme teslimat kodudur. Satırdaki hareket için geçerli olacak ödeme şeklidir. Alınan hizmet tanımında ya da malzeme tanımında ödeme planı kodu verilmişse, malzeme veya hizmet seçildiğinde ödeme planı kodu alana öndeğer olarak aktarılır. Farklı bir plan uygulanacaksa değiştirilir. Fiş ya da faturada birden fazla mal veya hizmet satırı yer alıyorsa, her malzeme ya da hizmet için geçerli olacak ödeme planı, satırda kaydedilir. Sipariş fişleri irsaliye ya da faturaya aktarıldığında, sipariş fişinde verilen ödeme planı kodu fatura satırındaki ödeme şekli alanına aktarılır. Ödeme planı kodu verilen her satır, ödeme planına göre parçalanarak borç takip sisteminde yer alır. Satırda Ödeme Planı kullanılıyorsa, genel ödeme planı satırdaki bu işlemi etkilemez. Genel ödeme planı fiş ya da faturadaki boş satırlar için geçerli olur. Fiş satırlarını gruplamak, rapor alırken bir grup bilgiyi filtrelemek ve bu gruplanan bilginin toplamını görmek için kullanılır. Bu alanı kullanıcı, fiş Satınalma Yönetimi 114

116 Hareket Özel Kodu Açıklaması Hareket Özel Kodu2 Açıklama Fiyat Kodu Ambar İlgili Organizasyonel Birim Sözleşme Numarası Kalite Kontrolüne Tabi Tevkifat Payı/Tevkifat Paydası üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de kullanabilir. Satırdaki özel kod ile fişin üst bölümünde yer alan özel kod farklıdır. Fişin üst bölümündeki özel kod fiş geneline ait özel koddur. Satırdaki özel kod alanı ise hareketleri gruplamak için kullanılır. Fişlerle ilgili tüm raporlarda hareket özel kodu bilgisine göre filtreleme yapılabilir. Ancak fişlerin hareket özel koduna göre sıralaması program tarafından yapılmaz. Hareket özel koduna ait 40 karakter uzunluğunda açıklama alanıdır. Satırdaki hareketleri gruplamak için kullanılan ikinci özel kod alanıdır. Satırdaki işleme ait açıklamadır. 100 karakter uzunluğunda alfa nümerik alandır. Satırda işlem gören malzeme, hizmet ya da malzeme takımının fiyat kodudur. Malzeme/hizmet fiyatları listesine ulaşılarak seçim yapılır. Satırdaki işlemin ait olduğu ambarı belirtir. Satırdaki işlemin fiş geneline ait ambardan farklı bir ambara ait olması durumunda ilgili ambarı belirtir. Kayıtlı organizasyonel birimler listelenir ve ilgili tanım seçilir. Siparişin bağlı olduğu sözleşme numarasını belirtir. Satırdaki hareket için kalite kontrol işleminin yapılıp yapılmayacağını belirtir. Eğer hareket gören malzeme/varlık için kalite kontrolü yapılacaksa bu alanda yer alan fare ya da ara tuşu ile işaretlenir. Sipariş fiş satırına tevkifat uygulanan bir malzeme ya da hizmet seçildiğinde işlem için geçerli olacak tevkifat oranlarını belirtir. Tevkifat oranı öndeğerleri satırda seçilen malzeme kartından gelir, istenirse değiştirilir. Fiş satırında tevkifat pay ve paydası bilgisi bulunmadığında, fiş geneli için Diğer penceresinde bulunan oranlar geçerli olacaktır. Satınalma hareketlerine tevkifat uygulanabilmesi için işlem bedelinin hesaplanan KDV ile birlikte devletin belirlemiş olduğu fiyatı limitini geçmesi gerekir. Bu limit Sistem Ayarları program bölümü Tanımlar menüsü altında yer alan Tevkifat Limitleri penceresinde tarihsel olarak kaydedilir. Satınalma Yönetimi 115

117 Toplamlar Sipariş fiş toplamının raporlama ve işlem para birimi üzerinden tutar ve kur bilgileri Toplamlar bölümden kaydedilir. Toplamlar bölümü; Raporlama Para Birimi İşlem Para Birimi Kod Girişi bölümlerinde oluşur. Raporlama para birimi: Bu seçenek ile fiş toplamının raporlama para birimi üzerinden tutar ve kur bilgileri kaydedilir. Günlük kur tablosundan okunan kur değeri ile fiş toplam tutarı dikkate alınarak hesaplanan tutar, toplam alanına otomatik olarak gelir. Ancak işlem farklı bir kur değeri üzerinden kaydedilecekse raporlama para birimi kur değeri değiştirilir. İşlem Para Birimi: Bu bölümde irsaliye işlem para birimi bilgileri kaydedilir. Tür alanında işlem para birimi türü girilir ya da para birimleri listesinden seçilir. Günlük kur tablosundan yerel para birimi karşılığı kur değeri ile fatura toplam tutarı dikkate alınarak hesaplanan işlem para birimi toplam tutar bilgileri otomatik olarak gelir. İşlem farklı bir kur değeri üzerinden kaydedilecekse yeni kur değeri girilir ya da kur tablosundan seçilir. Sipariş Fişi Barkod Bilgileri Program malzeme giriş ve çıkış işlemlerinde barkod kullanımını destekler. Barkod kullanılıyorsa, malzeme kodunun girilmesine gerek kalmaz. Malzeme seçimi barkod okuyucu ile gerçekleştirilir. Fiş satırlarında hareket gören malzemelere ait bilgiler barkod okuyucu ile kaydedilecekse fiş üzerinde Kod Girişi başlığı altında yer alan Barkod Girişi seçeneği kullanılır. Miktar girilip barkod okutulduğunda, barkodu okutulan malzeme kartının kodu ve açıklaması kod ve açıklama alanına aktarılır. Aynı malzeme için her barkod girişinde, miktar otomatik olarak değişecektir. Müşteri/Tedarikçi Kodu Girişi Satırda hareket gören malzemeler müşteri ya da tedarikçi tarafından verilen kod ile de seçilebilir. Kullanıcı fiş/fatura satırlarında bu kodu kullanarak kendi malzeme tanımına kolayca ulaşabilir. Malzemenin müşteri/tedarikçideki kodu, malzeme kartı Bağlı Kayıtlar menüsü altında yer alan Müşteriler/Tedarikçiler seçeneği ile kaydedilir. Satınalma Yönetimi 116

118 Satınalma fiş ve faturalarında müşteri/tedarikçi kodu ile işlem kaydetmek için Kod Girişi başlığı altında yer alan Müşteri/Tedarikçi Kodu seçeneği kullanılır. Miktar alanında işlem miktarı kod alanında ise malzemenin müşteri/tedarikçideki kodu girilir. Bu koda sahip malzemenin kodu, açıklaması fiş satırlarına aktarılır. Üretici Kodu Satırda hareket gören malzemeler üretici için verilen kod ile de seçilebilir. Kullanıcı fiş/fatura satırlarında bu üretici kodunu kullanarak kendi malzeme tanımına kolayca ulaşabilir. Malzemenin üretici kodu, malzeme tanım kartında Genel Bilgiler penceresinde yer alan Üretici Kodu seçeneği ile kaydedilir. Satınalma fiş ve faturalarında, Üretici Kodu ile işlem kaydetmek için Kod Girişi başlığı altında yer alan Üretici Kodu seçeneği kullanılır. Bu koda sahip malzemenin kodu, açıklaması fiş/fatura satırlarına aktarılır. Sevkiyat Bilgileri Verilen siparişlerin sevk işlemlerine ait bilgiler satınalma seçeneği ile kaydedilir. Bu bilgiler şunlardır: sipariş fişi üzerinde yer alan Sevkiyat Bilgileri Sevkiyat Adresi: Sevkiyatın hangi adrese yapılacağı bu alanda belirtilir. Kod ve Açıklama alanlarında, verilen sipariş fişinin ait olduğu cari hesaba ait kayıtlı sevkiyat adresleri listelenir ve ilgili kayıt seçilir. Sevkiyat Adresleri, Finans program bölümünde Cari hesap kartları listesinde Bağlı Kayıtlar Bölümünden ya da Sistem Ayarları program bölümünde, Tanımlar Ticari Sistem menüsü altında yer alan Sevkiyat Adresleri ile kaydedilir. Bkz. Sistem Ayarları Sevkiyat Adresleri Fatura Adresi Olarak Da Kullanılsın: Sevkiyat adresi alanında belirtilen adres tanımı fatura adresi olarak da kullanılmak istenirse bu alan işaretlenir. İşaretlenmesi durumunda Diğer penceresinde bulunan fatura adresi alanı otomatik olarak dolar. Sevkiyat Bilgileri Bu başlık altındaki alanlardan sevk işlemine ait detay bilgiler kaydedilir. Sevkiyat hareketleri miktarı toplamı, Sevkiyat Adresleri alanında belirtilen miktar bilgisine eşit olmalıdır. Aksi durumda sevkiyat adresi miktar toplamının sevkiyat adresi miktarını aştığına dair uyarı alınır. Plan kodu alanında sevk işleminde kullanılacak sevkiyat planı seçilir. Teslim şekli ve Taşıyıcı kodu alanlarında, malın teslim şekli kodu ve taşıyıcı kodu belirtilir. Satınalma siparişinde yer alan malzeme ve hizmetlerin sevk bilgilerine ait hareket miktarı bilgilerine, ilgili satırda sağ fare düğmesi menüsünde yer alan Sevkiyat Bilgileri seçeneği ile ulaşılır. Ancak öncelikle Sevkiyat hareketlerinin oluşturulması gerekir. Bunun için ilgili sipariş fişinde bulunan İşlemler menüsündeki Sevkiyat Hareketlerini Oluştur seçeneği kullanılır. Sevkiyat Adresi Kodu Sevkiyat Adresi Açıklaması Miktar Sevkiyat Planı Kodu Sevkiyat Planı Açıklaması Sevk işleminin yapılacağı sevkiyat adresini belirtir. Sevkiyat bilgileri penceresinde belirtilen sevkiyat adresi öndeğer olarak gelir ancak değiştirilebilir. Sevk işleminin yapılacağı sevkiyat adresi tanımının adı ya da açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde açıklaması alana aktarılır. Bu alandan da kayıtlı cari hesap sevkiyat adresleri listelenerek ilgili kayıt seçilebilir. Sipariş fişinde belirtilen sipariş miktarı bilgisidir. Sipariş hareketi miktarı toplamı sipariş miktarından fazla olamaz, aksi takdirde sevkedilen miktarın sipariş miktarını aştığına dair uyarı alınır. Sevk işleminin hangi plana göre yapılacağını belirtir. Kayıtlı sevkiyat planları listelenir ve ilgili plan seçilir. Sevk işleminin hangi plana göre yapılacağını belirtir. Sevkiyat planı kodu alanında seçilen planının açıklaması alana aktarılır. Açıklama alanından da kayıtlı sevkiyat planları listelenir ve ilgili plan seçilebilir. Satınalma Yönetimi 117

119 Teslim Şekli Taşıyıcı Firma Taşıma Tipi Malzeme hizmetin ne şekilde teslim edileceğini belirtir. Kayıtlı teslim şekilleri listelenir ve ilgili teslim şekli seçilir. Teslim şekli tanımları Sistem İşletmeni program bölümünde kaydedilir. Sevk işleminde kullanılacak taşıyıcı firmayı belirtir. Kayıtlı taşıyıcı firmalar listelenir ve ilgili firma seçilir. Sevk işlemi için geçerli olacak taşıma tipini belirtir. Kayıtlı taşıma tipleri listelenir ve ilgili tip seçilir. Taşıma tipleri, Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Sevkiyat Hareketleri başlığı altındaki alanlardan ise sevkiyat adresi bazında hareketler listelenir. Sevkiyat planlarına uygun hareketler oluşturulurken her bir malzeme için ilgili sevkiyat adresi ile ilişkilendirilmiş olan sevkiyat planı dikkate alınır. Sevkiyat planı satırlarına uygun hareketler oluşturulurken öncelikle plan genelinde tanımlı koşulun gerçekleşip gerçekleşmediği kontrol edilir. Eğer koşul gerçekleşmiyorsa ilgili hareket için tek sevkiyat hareketi oluşturulur ve bu hareketin tarihi sistem tarihi olarak öndeğer gelir. Eğer koşul gerçekleşiyorsa formül tanımında belirtilen koşullar ile gün, ay, yıl bilgileri ve sevkiyat günleri dikkate alınarak sevkiyat tarihi bulunur. Formül tanımlarında kullanılabilecek parametreler şunlardır: P1: Miktar (Ana Birim) P2: Miktar (Satırdaki Birim) P3: Kalan Miktar (Ana Birim) P4: Kalan Miktar (Satırdaki Birim) P1, parametresi kullanıldığında sevkiyat adresi hareket miktarı ana birime çevrilir. P2 parametresi kullanıldığında direkt ilgili sevkiyat adresi satırındaki hareket miktarı kullanılır. P3 ve P4 parametreleri ise kendisinden önce oluşturulmuş sevkiyat hareketleri miktarları dikkate alınır. Sevkiyat miktarları toplamı her zaman hareket miktarına eşit olmalıdır, bu yüzden sevkiyat hareketleri kaydedilirken eşitsizlik varsa işlem kaydedilmez. Sevkiyat Hareketleri bölümünde yer alan alanlar ve içerdikleri bilgiler şunlardır: Tarih Miktar Sipariş Miktarı Sevkedilen Miktar Fark Sipariş tarihi bu alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Sevkedilecek miktarı belirtir. İlgili malzeme+sevkiyat adresi için tanımlı miktardan fazla olamaz. Örneğin sevkiyat adresleri penceresinde x malzemesinden y sevkiyat adresine 30 adet sevkedileceği belirtilmiş ise Sevkiyat hareketleri listesinde girilmiş satırların miktar toplamı 30dan fazla olamaz. Malzeme/hizmet sipariş miktarını gösterir. Sevkedilen miktarı gösterir. Henüz sevkedilmemiş miktarı gösterir. Satınalma Yönetimi 118

120 Diğer Açıklama alanında, fiş geneline ait açıklama bilgisi girilir. Diğer kodlar bölümünde, doküman izleme numarası ve verilen siparişin müşterideki numarası girilir. Müşteri sipariş numarası raporlarda filtre olarak kullanılır. Fiyatlandırma Para Birimi alanında, sipariş fişlerinin faturaya aktarılması durumunda satırlara ait fiyatlandırma para birimi kur bilgilerinin ne şekilde aktarılacağı da belirlenir. Bu alan; Aynen kalacak Kuru güncellenecek olmak üzere iki seçeneklidir. Aynen kalacak seçiminde, irsaliye ve faturaya aktarımlarda, satırlara ait fiyatlandırma para birimi kur bilgileri aynen aktarılır. Kuru güncellenecek seçiminde ise, fiyatlandırma para birimi kur bilgileri, fatura tarihindeki kur bilgileri dikkate alınarak güncellenir. Fatura Adresi başlığı altındaki alanlardan siparişe ait faturanın gönderileceği adres bilgileri kaydedilir. Kod ve açıklama alanlarından kayıtlı Fatura Adresleri listelenir ve ilgili kayıt seçilir. Tevkifat Oranı başlığı altında siparişe ait tevkifat oran bilgisi girilir. Pay ve payda bilgisi öndeğeri Sistem Ayarları program bölümünde bulunan Satınalma Yönetimi Öndeğer ve parametrelerinden gelir. Bkz. Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri Satınalma hareketlerine tevkifat uygulanabilmesi için işlem bedelinin hesaplanan KDV ile birlikte devletin belirlemiş olduğu fiyatı limitini geçmesi gerekir. Bu limit Sistem Ayarları program bölümü Tanımlar menüsü altında yer alan Tevkifat Limitleri penceresinde tarihsel olarak kaydedilir. Notlar Sipariş fişinin Notlar bölümünde, fiş geneline ait izlenecek bilgiler kaydedilir. Satınalma Yönetimi 119

121 Sipariş Durum Değişiklikleri Bir siparişin taslak olarak sisteme kaydından sevkedilmesine ve iptal edilmesine kadar geçirdiği durum değişiklikleri, satınalma ve satış siparişleri listesinde sağ fare tuşu menüsünde yer alan Durumunu Değiştir seçeneği ile kaydedilir ve izlenir. Fiş kaydında durum bilgisi öndeğeri, Sistem Ayarları program bölümünde yer alan Satınalma Öndeğer ve Parametrelerinde belirlenir. Bkz. Satınalma Öndeğer ve Parametreleri Durum değişikliği penceresi, İşlem Türü İşlem Kapsamı İşlem türü başlığı altındaki seçenekler ile sipariş durumu belirlenir. İşlem kapsamı başlığı altındaki seçenekler ise durum değişikliğinin fiş satırı ya da fiş geneli için yapılmasını sağlar. İşlem Türleri Siparişler ilk kayıt aşamasında itibaren Taslak Teyit Edilmiş Onaylandı İptal Edilmiş Kapandı Karşılandı Karşılanıyor durumuna geçebilir. Sipariş durum değişiklikleri satırlar bazında yapılır. Satırların durum bilgileri ise fiş durumu bilgisini değiştirir. Bir sipariş ilk eklendiğinde tüm satırların durumu öndeğer taslak olacaktır. Bu nedenle fişin durumu da taslak olacaktır. Satırların durum bilgisine göre fişin alacağı durum bilgileri ise şunlardır: Satınalma Yönetimi 120

122 Durum Taslak/Teyit Edilmiş iken; j-guar Bir sipariş hareketinin durum bilgisi taslak/teyit edilmiş ise sipariş hareketi herhangi bir toplam bilgisini güncellemez. Taslak/teyit edilmiş durumundaki bir sipariş satırının takip eden durum bilgileri onaylandı durumu olabilir. Onaylandı durumunun mevcut sistemdeki karşılığı sevkedilebilir durumudur. Onaylandı bir sipariş hareketi 1. Ambar toplamları 2. Cari Hesap risk bilgisi (carinin sipariş risk takibi evet ise) bilgilerini günceller. Durum Onaylandı iken; Onaylandı durumundaki bir sipariş satırı: 1. Taslak 2. Teyit edilmiş 3. Karşılanıyor 4. Kapandı 5. İptal Edilmiş durumuna geçebilir. Onaylandı bir sipariş taslak durumuna kullanıcı tarafından geçirildiğinde ambar toplamları ve cari hesapla ilgili güncellemeler geri alınır. Onaylandı bir sipariş teyit edilmiş durumuna kullanıcı tarafından geçirildiğinde ambar toplamları ve cari hesapla ilgili güncellemeler geri alınır. Bir sipariş hareketi, bir irsaliye ya da faturaya aktarıldığında, aktarılan miktarlar toplamı sipariş hareketi miktarından az ise bu sipariş hareketi sevkediliyor durumuna geçer. Onaylanmış bir sipariş kapandı durumuna geçmesi için siparişin tamamının sevkedilmesi ya da kullanıcı tarafından durum değişikliğinin kapandı olarak seçilmesi gerekir. Bir sipariş hareketi, bir irsaliye ya da faturaya aktarıldığında, aktarılan miktarlar toplamı sipariş hareketi miktarına eşit ya da fazla ise bu sipariş hareketi kapandı konumuna gelir. Kullanıcı tarafından sipariş fişi kapandı statüsüne getirildiğinde stok toplamları ve risk bilgileri güncellenir. Sevkediliyor durumundaki bir sipariş Onaylandı ve kapandı durumuna geçebilir. Kapandı durumundaki bir sipariş Onaylandı ve karşılanıyor durumuna geçebilir. Durum Değişiklikleri için İşlem Kapsamı Durum değişikliği sipariş fişinin tümü için yapılabileceği gibi fişte yer alan satırlar için de yapılabilir. Bunun seçimi durum değişikliği penceresinde İşlem Kapsamı bölümünde belirlenir. Bütün satırlar seçilirse, sipariş fişinin tümü için durum değişikliği yapılır. Kullanıcı seçimli satırlar ise fişte yer alan bazı satırların durumunu değiştirmek için kullanılır. Durum değişikliği yapılacak sipariş satırları filtreler kullanılarak belirlenir. Durum değişikliği filtre seçenekleri şunlardır: Tipi Malzeme/Hizmet Kodu Malzeme/Hizmet Açıklaması Teslim Tarihi Malzeme/Hizmet /Malzeme Sınıfı/Varlık/Malzeme Takımı Grup/Aralık Grup/Aralık Başlangıç/Bitiş Satınalma Yönetimi 121

123 Ambar Grup Filtre satırlarında istenen koşullar belirlendikten sonra Sonraki düğmesi tıklandığında, koşullara uyan sipariş hareketleri listelenir. Durum değişikliği yapılacak hareketler işaretlenerek seçilir ve Uygula düğmesi tıklanarak durum değişikliği işlemi sonlandırılır. Satınalma Yönetimi 122

124 Sipariş Sevk Bilgileri Satınalma sipariş fişlerinde satırda hareket gören mal/hizmetin ne kadarının karşılandığı, sevkedilen, bekleyen, rezerve edilen ve yolda olan miktar toplamları ile izlenir. Sipariş fiş satırında, hareket gören malzeme/hizmet kartına ait sevk bilgilerini görmek için fiş içerisinde sağ fare tuşu menüsündeki Sevkiyat Bilgileri seçeneği kullanılır Sevkiyat bilgileri penceresi tablo şeklindedir. Mal siparişlerinin sevk bilgileri, Sevkiyat miktarı Sevkiyat hareketi miktarı Fark Sevkiyat adresi kodu Sevkiyat adresi açıklaması Miktar Sevkiyat planı kodu Sevkiyat planı açıklaması Teslim şekli Taşıyıcı firma Taşıma tipi bilgileri ile listelenir. Pencerenin alt bölümünde sevkiyat hareketleri Tarih Miktar Sevkedilen miktar Kalan miktar Başlıkları ile detaylı olarak izlenebilir. Satınalma Yönetimi 123

125 Ödemeli Siparişler j-guar uygulamasında satınalma işlemleri sipariş aşamasından itibaren izlenir. Kurum tarafından tedarikçilere verilen siparişler ödeme bilgileri ile birlikte kaydedilir. Böylece kurumlar, kendilerine uygulanan ön ödemeli kampanyalarda tedarikçilerinden yaptıkları alımları, teslim süreleri yanında ödeme ve tahsilat bilgileri ile de izleyebilirler. Ödeme hareketlerinin siparişlerin alındığı andan itibaren oluşturulması, satınalmaya ait ödemelerin ne şekilde ve hangi ödeme araçları ile yapılacağının izlenmesine ve raporlanmasına olanak sağlar. Siparişlere ödeme planının bağlanması ve bu plan doğrultusunda ödeme hareketlerinin oluşturulması ön ödemeli kampanya uygulamalarında ve taksitli alımlarda otomasyonu sağlamada önemli bir özelliktir. Satınalma sipariş fişleri için ödeme hareketleri öndeğeri Satınalma sipariş fişlerine ödeme planı bağlanması ve ödeme hareketleri oluşturulması için sipariş fişinin Ödemeli özelliği ile kaydedilmesi gerekir. Sipariş fişleri için ödemeli öndeğeri, Sistem Ayarları program bölümünde Öndeğer ve Parametreler-Genel seçeneği altında yer alan Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri ile belirlenir. Burada yapılan seçim alınan sipariş fişlerine öndeğer olarak aktarılır. Bkz. Sistem Ayarları Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri Ödemeli seçildiğinde, alınan sipariş fişinde yer alan Ödemeli seçeneği işaretli gelir ve sipariş fişi kaydedilirken ödeme hareketleri de oluşturulur. Sipariş Fişlerinde bulunan Ödeme Tahsilat Hareketleri penceresi ile siparişin geneline veya sipariş satırlarına uygulanan ödeme planında tanımlanmış kurallara göre oluşturulan ödeme hareketleri izlenir. Gerekirse ödeme bilgilerinde değişiklik yapılabilir. Ödeme/tahsilat hareketleri penceresinde, sipariş fişi geneli ya da fiş satırında yer alan işleme ait ödeme hareketleri; tarih, tutar ve ödeme türü bilgileri ile listelenir. Ödeme hareketleri oluşturulurken Sistem Ayarları Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri Genel başlığı altında yer alan Fişlerde Ödeme Hareketleri Birleştirme Yöntemi dikkate alınır. Bkz. Sistem Ayarları Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri Ödeme/Tahsilat Hareketleri Ödeme hareketlerine ait fişler ödemenin yapıldığı araca yani ödeme türüne bağlı olarak oluşturulur. Ödemenin ne şekilde yapıldığı Cari hesap kartında Ticari Bilgiler penceresinde Ödeme planı satırlarında Sipariş Fişi Ödeme/Tahsilat Hareketleri penceresinde yer alan ödeme tipi/türü seçeneği ile kaydedilir. Cari hesap seçildiğinde cari hesap kartında belirtilen ödeme tipi öndeğer olarak sipariş fişine aktarılır. Fiş için farklı bir ödeme tipi sözkonusu olacaksa ödeme/tahsilat hareketleri ödeme türü alanında yeni ödeme türü seçilir. Sipariş fişine ödeme planı seçildiğinde, ödeme planında kaydedilen ödeme tipi öndeğer olarak fişe aktarılır. Ödemeli tipinde kaydedilen sipariş fişleri için oluşan hareketler Satınalma Siparişi Bağlı Kayıtlar menüsünde bulunan Borç/Alacak Takibi penceresinde yer alır ve kapatma işlemleri yapılır. Bkz. Finans Yönetimi Borç/Alacak Takibi Satınalma Yönetimi 124

126 Sipariş durumu Taslak, Teyit Edilmiş ve İptal Edilmiş olan Sipariş Fişleri ne ait toplamlar, Cari Hesap toplamlarını etkilemez; sipariş hareketleri için borç takip penceresinde eşleştirme işlemleri yapılamaz. Durumu Onaylandı olan ödemeli siparişler Cari Hesap toplamlarını etkiler; sipariş hareketleri için borç takip penceresinde eşleştirme işlemleri yapılabilir. Onaylandı durumundaki siparişler için, Satınalma Siparişleri listesi sağ fare düğmesi menüsünde Ödemeleri Beklet ve Ödemeleri(Tahsilatları) Oluştur seçenekleri aktif duruma gelir. Borç/alacak takibi penceresinde, Ödeme(Tahsilatları) Oluştur işlemi ile oluşturulan ödeme hareketleri ile siparişler kapatılır. Ödemeli Siparişlerin İrsaliye ve Faturaya Aktarılması Ödemeli siparişleri irsaliye, sevkiyat fişi ve faturalara aktarmak için irsaliye, sevkiyat fişi ya da fatura İşlemler menüsünde yer alan Sipariş Aktar ya da Sipariş Hareketi Aktar seçenekleri kullanılır. Ödemeli ve ödemesiz siparişler aynı irsaliye ya da faturaya aktarılmaz. Sipariş hareketi aktar seçeneği ile aktarım işlemi sipariş hareketleri üzerinden yapılır. Hangi hareketlerin listeleneceği filtre satırlarında belirlenir. Ödemeli siparişleri aktarmak için aktarım filtre seçenekleri arasında yer alan Ödeme tipi filtresi kullanılır. Ödeme tipi satırında Ödemeli seçilerek ödemeli sipariş hareketleri listelenir ve aktarılacaklar seçilir. Ödemeli siparişler irsaliye ve faturaya aktarıldığında sipariş için oluşturulan ödeme hareketleri de aktarılır; irsaliye ve fatura üzerinden değiştirilemez. İrsaliye ya da faturaya aktarılan siparişlerin miktar ve birim fiyat bilgileri değiştirilemez. Ödemeli sipariş faturaya aktarıldığında birim fiyat güncelleme işlemi birim fiyat güncellenemez. Toplu İşlemlerde Ödemeli Siparişler Toplu İrsaliye Faturalama, Toplu Sipariş Faturalama ve Toplu İrsaliye Oluşturma işlemlerinde Ödeme Tipi filtre seçeneği Ödemeli ise işlem gerçekleştirilir. İşlemler menüsü altında yer alan Satınalma Siparişlerine Kampanya Uygulama toplu işlemi, Ödemeli ve Borç Alacak Takibi penceresinde kapatılmış siparişlere uygulanamaz. İşlemler menüsü altında yer alan Satınalma Siparişlerini Yeni Malzemelerle Güncelle toplu işlemi, Ödemeli ve Borç Alacak Takibi penceresinde kapatılmış siparişlere uygulanamaz. İşlemler menüsü altında yer alan Satınalma Talebi Önerileri Gerçekleştirme işleminde karşılama türü Satınalma Siparişi olan talepler için oluşacak sipariş fişlerinin ödeme tipi için, Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametrelerinde, ödeme tipi parametre değerine bakılır. Satınalma Yönetimi 125

127 Satınalma İrsaliyeleri j-guar Satınalma irsaliyeleri, sevk bilgilerinin kaydedildiği fişlerdir. Sevk bilgileri fiş türü seçilerek kaydedilir. Satınalma irsaliyeleri kaydedilirken, tedarikçi bilgileri ve yapılan ödemelerin durumu, satın alınan malların ambarlardaki durumu izlenir, malzeme seviye ve risk kontrolü yapılır. Girilen irsaliyeler malzeme miktarını anında günceller. Birden fazla sipariş fişi irsaliyeye aktarılabildiği gibi fişteki bazı satırları irsaliyeye aktarmak ve siparişin yalnızca belli bir kısmını teslim almak mümkündür. Parçalı sipariş karşılama durumunda teslim alınan malzeme bilgileri raporlarla takip edilebilir. Satınalma irsaliyeleri, Satınalma Yönetimi Bölümünde Hareketler menüsü altında yer alır. Yeni irsaliye kaydetmek ve var olan kayıtlar üzerinde yapılacak işlemler için Satınalma İrsaliyeleri listesindeki düğmeler ile sağ fare tuşu, Bağlı Kayıtlar ve Bilgiler menüleri altında yer alan seçenekler kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Durumunu Değiştir Toplu Durum Değişikliği Gönder Toplu Gönder Faturala Makbuz Kes Parçala İade Et Şablon İşlemleri Veri Şablonu Başlat Veri Şablonu Bitir Şablondan Veri Doldur Yenile Tercihler Satır Renklendirme Öndeğerlere dön Ayarları Kaydet Genel Ayarları Kaydet Kayıt Sayısı Yeni satınalma irsaliyesi kaydetmek için kullanılır. Fiş bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır. Satınalma irsaliyelerini tek tek ya da toplu olarak silmek için kullanılır. İrsaliye tanım bilgilerini incelemek için kullanılır. İrsaliye bilgilerini kopyalamak için kullanılır. İrsaliyelerin durumunu değiştirmek için kullanılır. İrsaliyelerde toplu durum değişikliği yapmak için kullanılır. Bkz. İrsaliye Toplu Durum Değişikliği Satınalma irsaliyelerini ilgili cari hesaba göndermek için kullanılır. Seçilen irsaliyeleri ilgili müşterilere göndermek için kullanılır. Satınalma irsaliyesinin faturalanmasında kullanılır. Müstahsil makbuzunu oluşturmak için kullanılır. Faturalanmamış bir irsaliyenin farklı tarihlerde sevkedilebilmesi için parçalanması işlemidir. Bkz. İrsaliye Parçala Satınalma iade işlemlerinin doğrudan irsaliye üzerinden yapılması için kullanılır. Bkz. Fatura ve İrsaliyelerde İade İşlemleri Satınalma İrsaliyeleri Listesi nde yapılacak işlem için makro kaydetmek için kullanılır. Makro tanımlama adımlarını sonlandırmak için kullanılır. Şablondan veri almak için kullanılır. Satınalma İrsaliyeleri Listesi ni güncellemek için kullanılır. Satır renklendirme işlemini yapmak için kullanılır. Pencere boyutlarını programda standart tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Satınalma İrsaliyeleri Listesi için yapılan ayarları kaydetmek için kullanılır. Genel ayarları kaydetmek için kullanılır. Kayıtlı satınalma irsaliye sayısını türlerine göre ve toplam olarak görüntüler. Satınalma Yönetimi 126

128 Raporlama Liste Raporu Gruplanmış Liste Raporu Seçim Tümünü Seç Tüm Seçimleri Kaldır Seçimleri Tersine Çevir Tablo Özellikleri Yenile Öndeğerlere dön Tablo Özellikleri Bağlı Kayıtlar Doküman Kataloğu Bilgiler Kaynak Çapraz Hareket Kayıt Bilgisi Uygulanmış Kampanyalar Satınalma İrsaliyeleri Listesi nde yer alan kayıtları toplu olarak raporlamak için kullanılır. Listede yer alan kayıtları kolon başlıklarına göre gruplayarak listelemek için kullanılır. Listede yer alan kayıtların tümünü seçmek için kullanılır. Listede seçilen kayıtların tümünden seçimi kaldırmak için kullanılır. Listede yapılan seçimi tersine çevirmek için kullanılır. Satınalma İrsaliyeleri Listesi nde yer alacak kolon bilgilerini ve bunların sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Satınalma İrsaliyeleri Listesi ni güncellemek için kullanılır. Pencere boyutlarını programda tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Satınalma İrsaliyeleri Listesi nde görüntülenecek kolonları ve sıralamasını kaydetmek için kullanılır. İrsaliye ile ilgili belgelerin izleneceği katalog bilgisidir. Çapraz hareket ile oluşturulan fiş kaydına ait kaynak fişe ulaşmak için kullanılır. Fişin ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Uygulanan kampanyaları izlemek için kullanılır. Satınalma Yönetimi 127

129 Satınalma İrsaliye Türleri İrsaliye malın teslim alındığını ya da gönderildiğini belgeleyen fiştir. Satınalma işlemlerinde kullanılan irsaliye türleri şunlardır: Satınalma İrsaliyesi Konsinye Giriş İrsaliyesi Satınalma İade İrsaliyesi Konsinye Giriş İade İrsaliyesi Müstahsil İrsaliyesi Kullanıcı Tanımlı Satınalma İrsaliyesi Satınalma bilgilerini kaydetmek için kullanılır. Konsinye mal alım işlemlerinde kullanılır. Mal alım iade işlemlerinde kullanılır. Konsinye olarak alınan malların iadesi işlemlerinde kullanılır. Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile defter tutmak zorunda olan çiftçilerin götürü usule tabi veya vergiden muaf çiftçiden satınalınan mallara ait bilgilerin işlendiği fiş türüdür. Standart alım hareketlerinin dışında, firma tarafından yapılan özel amaçlı malzeme hareketlerinin işlendiği fiş türüdür. Bu irsaliyeler Sistem Ayarları program bölümünde Türler Satınalma Yönetimi menüsü altında bulunan Tanımlı Satınalma İrsaliyesi Türleri seçeneği ile kaydedilir. Bkz. Sistem Ayarları Tanımlı Satınalma İrsaliyesi Türleri Fiş türü seçimi Satınalma İrsaliyeleri listesinde Ekle düğmesi yanında yer alan Ok simgesi tıklanarak açılan listeden yapılır. Satınalma Yönetimi 128

130 İrsaliye Bilgileri Satınalma irsaliyesinin üst bölümündeki alanlardan tüm fiş için geçerli olacak bilgiler kaydedilir. No Tarih Saat Özel Kod Yetki Kodu Belge No Belge Tarihi Organizasyonel Birim Fişin bilgisayardaki takip numarasıdır. Numara verilirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. İşlemin yapıldığı günün tarihidir. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. İşlemin kaydedildiği zamanı gösterir. Fişleri gruplamakta kullanılan 10 karakter uzunluğunda ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş üzerinde yar almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. 10 karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. İşleme ait belgenin numarasıdır. 8 karakter uzunluğunda alfanumerik bir alandır. Farklı firmalardan gelen belgeler aynı numaraya sahip olabilmektedir. Fişler belge numarasına göre sıralı değildir. Bu nedenle aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir. İşleme ait belgenin tarihidir. İşlemin ait olduğu organizasyonel birimi belirtir. Bu alan, yapılan satın alma işleminin kurumun kayıtlı iş yerlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. Satınalma Yönetimi 129

131 Ambar Bölüm Cari Hesap Kodu Cari Hesap Unvanı Ticari İşlem Grubu Ödeme Planı Kodu Satınalma Elemanı Firmaya ait malların konulduğu, ya da belirli amaçlara (hurda, üretim vb.) hizmet eden malların bulunduğu yerlerin her birine ambar denir. Ambarlar firma ya da İşyeri tanımlarına bağlı olarak belirlenir. Bu alan fiş ya da faturanın ait olduğu ambarı belirtmek için kullanılır. Ambar fiş geneli ya da satırdaki işlem için ayrı ayrı girilebilir. Böylece aynı cari hesaba ait farklı ambarlara ait işlemler tek bir fiş üzerinden kaydedilebilir. Bir işletmenin örgütlenme ve muhasebe açılarından birbirinden ayrılmış faaliyetlerinden veya faaliyet gruplarından her biridir. Bu alan, yapılan işlemin firmanın kayıtlı bölümlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. İşlemin ait olduğu cari hesabın kodudur. İşlemin ait olduğu cari hesabın unvanıdır. Fiş için geçerli olacak ticari işlem grubu kodudur. Ticari işlem grupları listelenir ve seçim yapılır. Fişin ait olduğu cari hesap kartında ticari işlem grubu belirtilmişse alan öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Fiş geneline uygulanacak ödeme planının kodudur. Cari hesap kartında, cari hesaba ait işlemlerde geçerli olacak ödeme planı belirlenmişse bu alana öndeğer olarak aktarılır. Fiş ya da fatura farklı bir ödeme planına göre kapatılacaksa değiştirilebilir. İşlemin ilgili olduğu satınalma elemanını belirtir. Kayıtlı personel tanımları listelenir ve ilgili personel seçilir. İrsaliye Satır Bilgileri Bkz. Satınalma Fiş ve Faturalarında Satır Bilgileri İrsaliye satırlarında kaydedilen bilgiler ise şunlardır. Tür Kod Açıklama Varyant Kodu Varyant Açıklaması Satır türünü belirtir. Depozitolu malzemelere, takım malzemelere, ticari mallara, hizmetlere ve varlıklara ait hareketler aynı irsaliye üzerinden satır türü belirtilerek kaydedilebilir. Satırdaki işlem için ve fiş geneli geçerli olacak indirim, masraflar ve promosyonlar da yine tür seçimi yapılarak ait olduğu hareket satırının altında kaydedilir. Satır türleri alanı Malzeme Hizmet Malzeme Sınıfı Varlık İndirim Masraf Promosyon Depozito Malzeme Takımı Seçeneklerini içerir. Satırda hareket gören malzemenin kodudur. Program malzeme giriş ve çıkış işlemlerinde barkod kullanımını destekler. Barkod kullanılıyorsa, malzeme kodunun girilmesine gerek kalmaz. Malzeme kartı seçimi barkod okuyucu ile gerçekleştirilir. Malzeme açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde, malzeme açıklaması alana otomatik olarak gelir. Konfigüre edilebilir malzeme/malzeme takımlarına ait varyant kodudur. Satırda işlem gören tür Malzeme Takımı ise malzeme kodu ya da açıklaması seçildiğinde takımı oluşturan bileşenlerin varyant kodları alana gelecektir. Konfigüre edilebilir malzemelerde ise listeden seçim yapılabilir. Konfigüre edilebilir malzeme/malzeme takımlarına ait varyant açıklamasıdır. Satırda işlem gören tür Malzeme Takımı ise malzeme kodu ya da açıklaması Satınalma Yönetimi 130

132 Miktar Fatura İptal Faturalanma Durumu Birim Birim Fiyat Birim Maliyet Birim Maliyet(TFRS) Fiyatlandırma Para Birimi Kuru seçildiğinde takımı oluşturan bileşenlerin varyant açıklamaları alana gelecektir. İlgili malzeme kaleminden kaç birim giriş ya da çıkış yapılacağı bu kolonda belirtilir. Barkod okuyucu kullanılıyorsa, her malzeme kalemine ait barkod okutulduğunda miktar kolonu otomatik olarak güncellenir. İrsaliyeye ait faturanın iptal edilip edilmediğini belirtir. İrsaliyelerin faturalanma işleminin gerçekleşip gerçekleşmediğinin izlendiği alandır. Giriş ya da çıkış işleminin hangi birim üzerinden yapılacağı belirlenir. Malzemelere ve alınan hizmetlere ait işlemler, malzeme tanımında belirtilen birim setinde yer alan birimlerden herhangi biri üzerinden kaydedilir. Kartta verilen ana birim fişe öndeğer olarak aktarılır. Malzeme kartlarında her birim için ayrı barkod tanımlanabilir. Bu durumda, birim seçimi barkod okuyucudan gelen numaraya göre program tarafından belirlenir. j-guar Malzeme birim fiyatıdır. Listele düğmesi tıklanır ve birim fiyat seçenekleri listelenir. Stoklar için tanımlı fiyat, ortalama fiyatı, son alış ya da satış fiyatı, eldekilerin ortalaması, girişlerin ortalaması, dönemsel ortalama ile LIFO ve FIFO maliyet değeri seçilebilir. Alınan hizmetler için ise tanımlı fiyat ve son alış fiyatı seçilebilir. Satırda seçimi yapılan malzemeye ait tanımlı fiyat bilgisinin olması durumunda birim fiyat alanı güncellenir. Malzeme değişikliği yapıldığında yeni malzemeye ait tanımlı fiyat bilgisi varsa güncellenir, fiyat bilgisi yoksa birim fiyat alanı boşaltılır. Fiş/fatura satırlarında birim fiyat bilgisinin cari hesap bilgisi değiştirildiğinde otomatik olarak güncellenip güncellenmeyeceği Satınalma Yönetimi Parametrelerinde bulunan Otomatik Birim Fiyat Güncelleme seçeneği ile gerçekleştirilir. Bkz.Sistem Ayarları Satınalma Yönetimi ve Parametreleri Satırda işlem gören malzeme, hizmet ya da malzeme takımının miktarı ve tutarı üzerinden otomatik olarak hesaplanır. Maliyetlendirme işlemi sonucunda program tarafından hesaplanır, kullanıcı tarafından değiştirilemez. TFRS ye göre satırda işlem gören malzeme, hizmet ya da malzeme takımının miktarı ve tutarı üzerinden otomatik olarak hesaplanır. Maliyetlendirme işlemi sonucunda program tarafından hesaplanır, kullanıcı tarafından değiştirilemez. Fiş ya da fatura satırındaki işlemlerin yerel para birimi dışında farklı bir para birimi üzerinden kaydedilmesi kesilmesi durumunda para biriminin belirtildiği alandır. Para birimleri listelenir ve seçim yapılır. Fiyatlandırma para birimi kur değeridir. Birim Fiyat(FPB) Malzemenin fiyatlandırma para birimi üzerinden birim fiyatıdır. Para birimi alanında seçilen tür üzerinden birim fiyat bilgisi girilir. % Yalnızca satırdaki malzeme için geçerli olacak indirim yüzdesidir. KDV Oranı KDV Dahil Tutar Tutar(FPB) Malzeme kartında tanımlı Satınalma KDV oranıdır. Satırda işlem gören malzemeye ait birim fiyata KDV tutarının dahil olup olmadığı belirlenir. Fişte yer alan her satır için ayrı işlem yapılır. KDV kolonu Hariç ve Dahil olmak üzere iki seçeneklidir. Programda öndeğer olarak Hariç seçilidir. Satırdaki birim fiyata KDV dahilse bu kolonda Dahil seçimi yapılır. Fiş dökümleri ve ekstreler, hizmet ve fatura raporlarında, KDV dahil olarak belirlenmiş satır tutarları KDV'leri ayrıştırılmış olarak listelenir. Satırdaki işlem tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır. Satırdaki işlemin fiyatlandırma para birimi üzerinden hesaplanan tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır Satınalma Yönetimi 131

133 Tutarı (RPB) Net Tutar Hareket Özel Kodu Hareket Özel Kodu Açıklaması Teslimat Kodu Komisyon(%) Sipariş Fiş No Sipariş Tarihi Ödeme Planı Ek Vergi Tutarı Ek Vergi Oranı(%) Ek Vergi Tutarı İthalat Dosya Numarası Açıklama ve alana aktarılır. Satırdaki işlemin raporlama para birimi üzerinden tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır. Malzemenin indirim ve promosyonlar düşüldükten sonra elde edilen tutar bilgisidir. Masraf var ise net tutar içerisinde gösterilir. Fiş satırlarını gruplamak, rapor alırken bir grup bilgiyi filtrelemek ve bu gruplanan bilginin toplamını görmek için kullanılır. Bu alanı kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de kullanabilir. Satırdaki özel kod ile fişin üst bölümünde yer alan özel kod farklıdır. Fişin üst bölümündeki özel kod fiş geneline ait özel koddur. Satırdaki özel kod alanı ise hareketleri gruplamak için kullanılır. Fişlerle ilgili tüm raporlarda hareket özel kodu bilgisine göre filtreleme yapılabilir. Ancak fişlerin hareket özel koduna göre sıralaması program tarafından yapılmaz. Hareket özel koduna ait 40 karakter uzunluğunda açıklama alanıdır. Malzeme teslim şekli kodudur. Malzeme satınalma satırlarında komisyon oranlı verilebilir. Bu oran, lot takibi yapılan işlemler için tedarikçinin satıcıya vereceği payı belirtir. Sipariş fiş numarasıdır. Siparişin irsaliye aktarılması sonucunda aktarılan fişin numarası bu alana gelir. Sipariş fiş tarihidir. Siparişin irsaliye aktarılması sonucunda aktarılan fişin tarihi bu alana gelir. Satırdaki hareket için geçerli olacak ödeme şeklidir. Alınan hizmet kartında ya da malzeme kartında ödeme planı kodu verilmişse, malzeme veya hizmet kartı seçildiğinde ödeme planı kodu alana öndeğer olarak aktarılır. Farklı bir plan uygulanacaksa değiştirilir. Fiş ya da faturada birden fazla mal veya hizmet satırı yer alıyorsa, her malzeme ya da hizmet için geçerli olacak ödeme planı, satırda kaydedilir. Sipariş fişleri ve irsaliyeler faturaya aktarıldığında, sipariş fişi ya da irsaliyede verilen ödeme planı kodu faturada satırındaki ödeme şekli alanına aktarılır. Ödeme planı kodu verilen her satır, ödeme planına göre parçalanarak borç takip sisteminde yer alır. Satırda Ödeme Planı kullanılıyorsa, genel ödeme planı satırı etkilemez. Genel ödeme planı fiş ya da faturadaki boş satırlar için geçerli olur. Satırdaki malzeme/hizmet Özel Tüketim vergisi ya da iletişim vergisi uygulamasına tabi ise ek vergi tanımında belirtilen oran ya da tutar üzerinden hesaplanan ek vergi tutarıdır. Satırdaki malzemenin ek vergisi olması ve bu ek verginin hesaplama yönteminin Oran veya Oran+Tutar tipinde olması durumunda ek vergi oranı bu alandan belirtilir. Malzeme kartına bağlı ek vergi tanım kartında Oran bilgisi girilmiş ise bu alana otomatik olarak gelir. Oran bilgisine göre ek vergi tutarı hesaplanır. Satıra ek vergi uygulanmayacaksa oran alanına sıfır girilebilir böylelikle tutar da sıfır olacaktır. Ancak hesaplama yöntemi Oran+Tutar olarak belirtilmişse tanım kartındaki tutar*miktar kadar tutar hesaplanır. Satırdaki malzemenin ÖTV kapsamında olması durumunda ÖTV tutarını belirtir. Malzemenin ek vergi oranı belirlenmişse tutar bilgisi oran üzerinden alana yansır. Ancak manuel giriş de yapılabilir. Dış ticaret özelliğinin kullanılması durumunda ithalat dosya numarasının izlendiği alandır. Satırdaki işleme ait açıklamadır. 30 karakter uzunluğunda alfa nümerik alandır. Satınalma Yönetimi 132

134 Fiyat Kodu Ambar İlgili Organizasyonel Birim Satınalma Elemanı Sözleşme Numarası Fatura Numarası Tevkifat Payı/Tevkifat Paydası Satırda işlem gören malzeme, hizmet ya da malzeme takımının fiyat kodudur. Malzeme/hizmet fiyatları listesine ulaşılarak seçim yapılır. Satırdaki işlemin ait olduğu ambarı belirtir. Satırdaki işlemin ait olduğu organizasyonel birimi belirtir. Satırdaki işlemin ilgili olduğu satınalma elemanı bilgisidir. İşlemin bağlantılı olduğu satınalma sözleşme numarasıdır. İlgili irsaliyenin fatura numarasıdır. Faturalanmış olan irsaliyelerin fatura numaraları bu alandan izlenebilir. İrsaliye satırına tevkifat uygulanan bir malzeme ya da hizmet seçildiğinde işlem için geçerli olacak tevkifat oranlarını belirtir. Tevkifat oranı öndeğerleri satırda seçilen malzeme kartından gelir, istenirse değiştirilir. Fiş satırında tevkifat pay ve paydası bilgisi bulunmadığında, fiş geneli için Diğer penceresinde bulunan oranlar geçerli olacaktır. Satınalma Yönetimi 133

135 Toplamlar İrsaliye toplamının raporlama ve işlem para birimi üzerinden tutar ve kur bilgileri Toplamlar bölümden kaydedilir. Toplamlar bölümü; Raporlama Para Birimi İşlem Para Birimi Kod Girişi bölümlerinde oluşur. Raporlama para birimi: Bu seçenek ile fiş toplamının raporlama para birimi üzerinden tutar ve kur bilgileri kaydedilir. Günlük kur tablosundan okunan kur değeri ile fiş toplam tutarı dikkate alınarak hesaplanan tutar, toplam alanına otomatik olarak gelir. Ancak işlem farklı bir kur değeri üzerinden kaydedilecekse raporlama para birimi kur değeri değiştirilir. İşlem Para Birimi: Bu bölümde irsaliye işlem para birimi bilgileri kaydedilir. Tür alanında işlem para birimi türü girilir ya da para birimleri listesinden seçilir. Günlük kur tablosundan yerel para birimi karşılığı kur değeri ile fatura toplam tutarı dikkate alınarak hesaplanan işlem para birimi toplam tutar bilgileri otomatik olarak gelir. İşlem farklı bir kur değeri üzerinden kaydedilecekse yeni kur değeri girilir ya da kur tablosundan seçilir. Kod Girişi: iş satırlarında hareket gören malzemelere ait bilgiler barkod okuyucu ile kaydedilecekse, Kod Girişi bölümü kullanılır. Barkod Bilgileri Program malzeme giriş ve çıkış işlemlerinde barkod kullanımını destekler. Barkod kullanılıyorsa, malzeme kodunun girilmesine gerek kalmaz. Malzeme seçimi barkod okuyucu ile gerçekleştirilir. Fiş satırlarında hareket gören malzemelere ait bilgiler barkod okuyucu ile kaydedilecekse fiş üzerinde Kod Girişi başlığı altında yer alan Barkod Girişi seçeneği kullanılır. Miktar girilip barkod okutulduğunda, barkodu okutulan malzeme kartının kodu ve açıklaması kod ve açıklama alanına aktarılır. Aynı malzeme için her barkod girişinde, miktar otomatik olarak değişecektir. Müşteri/Tedarikçi Kodu Girişi Satırda hareket gören malzemeler müşteri ya da tedarikçi tarafından verilen kod ile de seçilebilir. Kullanıcı fiş/fatura satırlarında bu kodu kullanarak kendi malzeme tanımına kolayca ulaşabilir. Malzemenin müşteri/tedarikçideki kodu, malzeme kartı Bağlı Kayıtlar menüsü altında yer alan Müşteriler/Tedarikçiler seçeneği ile kaydedilir. Satınalma fiş ve faturalarında müşteri/tedarikçi kodu ile işlem kaydetmek için Kod Girişi başlığı altında yer alan Müşteri/Tedarikçi Kodu seçeneği kullanılır. Miktar alanında işlem miktarı kod alanında ise malzemenin müşteri/tedarikçideki kodu girilir. Bu koda sahip malzemenin kodu, açıklaması fiş satırlarına aktarılır. Üretici Kodu Satırda hareket gören malzemeler üretici için verilen kod ile de seçilebilir. Kullanıcı fiş/fatura satırlarında bu üretici kodunu kullanarak kendi malzeme tanımına kolayca ulaşabilir. Malzemenin üretici kodu, malzeme tanım kartında Genel Bilgiler penceresinde yer alan Üretici Kodu seçeneği ile kaydedilir. Satınalma Yönetimi 134

136 Satınalma fiş ve faturalarında, Üretici Kodu ile işlem kaydetmek için Kod Girişi başlığı altında yer alan Üretici Kodu seçeneği kullanılır. Bu koda sahip malzemenin kodu, açıklaması fiş/fatura satırlarına aktarılır. Sevkiyat Bilgileri Fatura Adresi Olarak Da Kullanılsın: Sevkiyat adresi alanında belirtilen adres tanımı fatura adresi olarak da kullanılmak istenirse bu alan işaretlenir. İşaretlenmesi durumunda Diğer penceresinde bulunan fatura adresi alanı otomatik olarak dolar. Sevkiyat Adresi: Sevkiyatın hangi adrese yapılacağı bu alanda belirtilir. Kod ve Açıklama alanlarında, verilen sipariş fişinin ait olduğu cari hesaba ait kayıtlı sevkiyat adresleri listelenir ve ilgili kayıt seçilir. Sevkiyat Adresleri, Finans program bölümünde Cari hesap kartları listesinde Bağlı Kayıtlar Bölümünden ya da Sistem Ayarları program bölümünde, Tanımlar Ticari Sistem menüsü altında yer alan Sevkiyat Adresleri ile kaydedilir. Bkz. Sistem Ayarları Sevkiyat Adresleri Teslim şekli ve Taşıyıcı firma alanlarında, malın teslim şekli kodu ve taşıyıcı firma girilir. Taşıma Tipi alanında taşıma tipleri listelenir ve ilgili tip seçilir. Paket Koli numarası ve taşıma tipi alanlarında alınan malzemenin paket, koli numarası ve taşıma tipi bilgileri belirtilir. Satınalma Yönetimi 135

137 Diğer İrsaliye geneline ait detay bilgiler, fiş üzerinde yer alan Diğer seçeneği ile kaydedilir. Bu bilgiler şunlardır: Açıklama alanında, fiş geneline ait açıklama bilgisi girilir. Diğer kodlar bölümünde, doküman izleme numarası girilir. Fiyatlandırma Para Birimi alanında, irsaliyenin faturaya aktarılması durumunda satırlara ait fiyatlandırma para birimi kur bilgilerinin ne şekilde aktarılacağı da belirlenir. Bu alan; Aynen kalacak Kuru güncellenecek olmak üzere iki seçeneklidir. Aynen kalacak seçiminde, faturaya aktarımlarda, satırlara ait fiyatlandırma dövizi kur bilgileri aynen aktarılır. Kuru güncellenecek seçiminde ise, fiyatlandırma dövizi kur bilgileri, fatura tarihindeki kur bilgileri dikkate alınarak güncellenir. Fatura adresi bölümünde, irsaliyenin faturasının hangi adrese gönderileceği bu alanda kaydedilir. Kod ya da açıklama alanlarından kayıtlı fatura adresleri listelenir ve ilgili kayıt seçilir. Tevkifat Oranı başlığı altında irsaliyeye ait tevkifat oran bilgisi girilir. Pay ve payda bilgisi öndeğeri Sistem Ayarları program bölümünde bulunan Satınalma Yönetimi Öndeğer ve parametrelerinden gelir. Bkz. Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri Satınalma hareketlerine tevkifat uygulanabilmesi için işlem bedelinin hesaplanan KDV ile birlikte devletin belirlemiş olduğu fiyatı limitini geçmesi gerekir. Bu limit Sistem Ayarları program bölümü Tanımlar menüsü altında yer alan Tevkifat Limitleri penceresinde tarihsel olarak kaydedilir. Notlar Notlar bölümünde, fiş geneline ait izlemek istediğiniz bilgileri kaydedebilirsiniz. İrsaliye e-fatura & e-arşiv Detayları e-arşiv Belge Detayı Satınalma Yönetimi 136

138 e-arşiv bilgileri, faturalama türü e-arşiv olarak belirlenen satınalma iade irsaliyelerin e-fatura & e-arşiv Detayları sekmesinde e-arşiv Belge Detayı seçeneği ile girilir. Kurum ve fişte belirtilen cari hesap e-arşiv kullanıcısı olmalıdır. e-arşiv kullanıcısı olan cari hesap tanım kartları içerisinde belirtilen gönderim şekli öndeğer olarak alana gelir ancak değiştirilebilir. Bu penceredeki bazı alanlar zorunludur. Örneğin; Gönderim Şekli alanının değeri Belirtilmemiş olduğunda, e-arşiv bilgileri kaydedilmemiş sayılır. Bu durumda irsaliye kaydedilmez. e-arşiv Belge Detayı bilgisine sahip bir irsaliye Faturala işlemi ile faturalanırsa e-arşiv belge detayı bilgileri de faturaya aktarılır. Fatura üzerinden belge detayında bir değişiklik yapılırsa da irsaliyeye de yansır. Toplu İrsaliye Faturalama işlemi sonucu oluşan faturanın e-arşiv Belge Detayı na, irsaliyelerin sırasına göre e-arşiv Belge Detayı bulunan ilk irsaliyenin bilgisi aktarılır. Satınalma Yönetimi 137

139 İrsaliye Toplu Durum Değişikliği Satınalma İrsaliyeleri listesi üzerinden, seçimi yapılan kayıtlar için toplu halde durum değişikliği yapılabilir. Bunun için F9-sağ fare düğmesi menüsünde bulunan Toplu Durum Değişikliği seçeneği kullanılır. Seçilen irsaliye kayıtları, durum geçişi kuralları çerçevesinde seçimi yapılan yeni durum ile değiştirilir. Durum geçiş kontrolleri için dikkat edilmesi gerekenler şunlardır: Taslak durumunda bulunan irsaliyelerden sadece Onaylanmış durumuna geçiş yapılabilir. Onaylanmış durumundan sadece İptal ya da Taslak durumuna geçiş yapılabilir. Faturalanmış Onaylı durumdaki bir irsaliye İptal edilemez. Fatura durumunun da İptal olması gerekir. İptal Edilmiş durumundan sadece Onaylanmış durumuna geçiş yapılabilir. Bütçe/ödenek kontrolüne takılan bir irsaliyenin durumu, yeterli ödenek ayrılmadığından değiştirilemez. Sipariş bağlantısı olan irsaliyelerin durumu değiştirilmek istenildiğinde, sipariş hareketinin bekleyen ve sevk edilen miktarları ile birlikte sipariş durumu da güncellenir. Örneğin; Sipariş bağlantısı olan bir irsaliyenin durumu Taslak tan Onaylanmış a çekilirken; siparişin bekleyen miktarı, irsaliye hareketinin miktarı kadar azaltılır ve sevkedilen miktarı artırılır. Miktarların değişimine göre de siparişin yeni durumu belirlenir; siparişin tamamı sevkedilmiş ise durumu Kapandı ya çekilir. Sipariş bağlantısı olan irsaliyelerin durumu, siparişin durumu Kapandı ise Onaylı olarak güncellenemez. Satınalma Yönetimi 138

140 Siparişlerin İrsaliyeye Aktarılması Satınalma siparişlerinin bir kısmının ya da tamamının karşılanması durumunda sevk bilgileri doğrudan girilebileceği gibi, sipariş fişi aktarımı ile de kaydedilir. Satınalma siparişlerinin irsaliyeye aktarılması için, satınalma irsaliyesi üzerinde İşlemler menüsünde yer alan Sipariş Aktar seçeneği kullanılır. Satınalma Yönetimi 139

141 İrsaliyeye aktarılacak siparişler Sipariş Aktarım Seçenekleri penceresinde yer alan filtre satırlarında belirlenir. Filtre Sipariş Tarihi Genel İndirim ve Masraflar Bekleyen Miktarlar Öndeğer Sipariş No Fiş Özel Kodu Belge No Organizasyonel Birim Kodu Bölüm Kodu Ambar Kodu Malzeme (Sınıfı) Kodu Malzeme (Sınıfı) Açıklaması Hareket Türü Barkod Hareket Özel Kodu Teslimat Kodu Ödeme Planı Kodu Satınalma Elemanı Kodu Ticari İşlem grubu Temin Tarihi Değeri Başlangıç/Bitiş Aktarılacak/Aktarılmayacak Getirilecek/Getirilmeyecek Grup/Aralık Grup/Aralık Grup/Aralık Malzeme/Hizmet/Malzeme Takımı/Malzeme Sınıfı/Promosyon/İndirim/Masraf/Varlık Başlangıç/Bitiş Satınalma Yönetimi 140

142 Sevkiyat Adresi Kodu Sevkiyat Adresi Açıklaması Siparişin tümü teslim edilmiyorsa? Siparişler parçalı olarak teslim alınabilir. Satınalma siparişinin bir bölümü teslim ediliyor ya da faturalanıyorsa, ilgili sipariş fişi aktarıldığında miktar kolonunda teslim alınan ya da faturalanan miktar değiştirilir. Bu durumda, siparişin bekleyen bölümü için yeniden sipariş aktarımı yapılır. Bekleyen kısım için yeniden sipariş aktarımı yapıldığında, bekleyen ve teslim alınan miktarlar listelenir. Siparişin bekleyen kısmı kapatılacaksa ya da iptal durumu söz konusu ise bu işlem sipariş listesi üzerinde sağ fare tuşu menüsünde bulunan Durumunu Değiştir seçeneği ile yapılmalıdır. Satınalma sipariş fişinde statü kolonunda fiş durumları izlenebilir. Eğer kalan miktar bekleyen sipariş olarak izlenmeyecekse, durum değişikliği ekranında Kapandı statüsü seçilir. Aksi durumda bekleyen miktar teslim alınıncaya kadar statüsü Sevkediliyor olarak kalır. Tümü teslim alınan siparişler otomatik olarak kapandı konumuna geçecektir. Raporlarda sevk durumu filtresi kullanılarak bekleyen siparişler ve kapanan siparişler ayrı ayrı listelenir. Bekleyen Miktarlar İçin Öndeğer Belirlenmesi Aktarılacak siparişin bekleyen bölümünün fiş satırına ne şekilde yansıyacağı sipariş aktarım seçenekleri penceresinde Bekleyen Miktarlar İçin Öndeğer filtre satırında belirlenir. Bu filtre satırı Getirilecek Getirilmeyecek seçeneklerini içerir. Parametrenin öndeğeri Getirilecek seçeneğidir. Getirilecek seçiminde, irsaliye ya da faturaya aktarılacak siparişlerin bekleyen miktarları fiş satırlarına aktarılır. Getirilmeyecek seçiminde ise aktarılan sipariş satırının bekleyen miktarı irsaliye/fatura satırına getirilmeyecektir. Bu parametre, kampanya bağlantılı sipariş satırları için geçerli değildir. Siparişin parçalı aktarımında Genel İndirim ve masraflar Siparişin parçalı aktarılması durumunda, sipariş fişinde yapılan genel indirim ve masrafların irsaliye ya da faturaya aktarılıp aktarılmayacağı sipariş aktarım seçenekleri penceresinde Genel İndirim Masraflar filtre satırında belirlenir. Aktarılacak seçiminde, genel indirim ve masraflar irsaliye ve/veya faturaya aktarılır. Genel indirim ve masrafların ne şekilde aktarılacağı ise Sistem Ayarları program bölümünde Satınalma Yönetimi parametreleri ile belirlenir. Genel indirim ve masraflar tutara çevrilerek aktarılabildiği gibi fişte girildiği şekli ile de aktarılabilir. Bkz. Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri Satınalma Yönetimi 141

143 Satınalma İrsaliyesi Sağ Fare Tuşu Menüsü Dağıtım Şablonu Uygula Malzeme Sınıfı Detay Satırları Seri/Lot/Stok Yeri Bilgileri Varlık Atamaları Birim Çevrimi Taleple İlişkilendir Alternatif Malzemeyi Uygula Promosyon Uygula Ek Vergi Uygula İşlem Detayları Kredi Kartı Geri Ödeme Hareketleri Geri Ödeme Planı İptal Et Varlık Değerleme İntrastat Bilgileri Ambar Toplamları Bütçe Bağlantıları Malzeme sınıfı türündeki fiş satırlarında, malzeme sınıfı altında yer alan alt malzemelere detayları kaydetmek için kullanılır. Malzeme sınıfı altında yer alan alt malzemeler ve bunların şablonda belirtilen miktarları satıra otomatik olarak aktarılır. Bkz. Malzeme Yönetimi Dağıtım Şablonu Bilgileri Malzeme sınıfı türündeki satırlarda, satır dağıtım detayı bilgilerini kaydetmek için kullanılır. Bkz. Malzeme Yönetimi Malzeme Sınıfı Detay Satırları Nasıl Kaydedilir? Lot ve seri numarası takip sistemi ile ISO 9000 standartlarına uygunluk ve geriye doğru izlenebilirlik sağlanır. Malzeme fişlerinde, satırda yer alan malzeme için izleme yapılıyorsa, Seri ya da Lot numarası ve stok yeri bilgileri sağ fare tuşu menüsündeki Seri/Lot/Stok Yeri seçeneği ile kaydedilir. Varlıklara ait atamalar bu seçenek ile kaydedilir. Bkz.Varlık Yönetimi Malzeme Bağlantılı Varlıkların Sisteme Girişi Bkz. Varlık Yönetimi Varlık Atama Malzemenin birim setinde belirtilen ana birim dışındaki birimler üzerinden işlem görmesi durumunda sağ fare menüsünde yer alır. Bkz. Malzeme Yönetimi Fiş ve faturalarda işleme özel birim çevrimi- Dinamik Birimleme Satırdaki işlemi talep kayıtları ile ilişkilendirmek için kullanılır. Satırdaki malzemenin alternatifini otomatik ya da kullanıcı seçimli uygulamak için kullanılır. Bkz.Malzeme Yönetimi Alternatif malzemeler fiş ve faturalarda nasıl kullanılır? Satırdaki işleme promosyon uygulamak için kullanılır. Bkz. Promosyon Satırları Fiş satırında işlem gören malzemenin ÖTV kapsamında olması durumunda kullanılır. Satırdaki malzeme ya da verilen hizmete ait miktar ve birim fiyat bilgilerini ve satıra ve/veya fiş geneline uygulanan masraf ve indirimlerin o malzeme satırına yansıyan tutarlarını toplu olarak listeleyen pencereyi ekrana getirir. Kredi kartı ile yapılan satınalmalarda, fiş ve faturalar kaydedilirken oluşacak kredi kartı fişlerine geri ödeme planı uygulanır. Kredi kartı geri ödeme hareketleri ile ulaşılan Geri Ödeme Planı Uygulama ekranı ile ilgili geri ödeme planı seçimi yapılır. Bkz. Finans Yönetimi Geri Ödeme Planı Uygulama Geri ödeme planı uygulanmış ödeme/tahsilat hareketlerinden bu işlemi geri almak için kullanılır. Fişteki ödeme planına göre ödeme tahsilat hareketleri yeniden oluşur. İşlem ile beraber varlığın değerini artırıcı bir malzeme ya da hizmet alımı gerçekleşiyorsa, değerlemesi yapılacak olan varlık seçimi bu işlemle yapılır. Bkz.Varlık Yönetimi Satınalma Faturası İle Oluşan İşlemler Malzemeye ait ticaret türü, mal gönderim şekli ve nedenini belirtmek için kullanılır. Mal ya da hizmetin hareket gördüğü ambarlardaki durumunu gösterir. Malzemelerin her ambardaki detay bilgileri ayrı, ayrı alınabilir. Bkz. Malzeme Yönetimi Malzeme Ambar Toplamları Satırdaki işlemin bütçe bağlantılarını listelemek için kullanılır. Satınalma Yönetimi 142

144 Satınalma İrsaliyesi İşlemler Menü Seçenekleri Sipariş Aktar Satır Ödeme Planı Değiştir Kampanya Uygula Kampanya Temizle Birim Fiyat Güncelleme Ek İndirimler İndirim Uygula Net İndirim Uygula Analiz Detaylarını Tüm Satırlara Uygula Kontrol Seçenekleri Satınalma siparişlerini irsaliyeye aktarmak için kullanılır. Bkz. Siparişlerin İrsaliyeye Aktarılması Satınalma sipariş fişleri, irsaliyeleri ve faturalarında satırdaki işlemlere topluca ödeme planı bağlamak ya da mevcut ödeme planını değiştirmek için kullanılır. Fiş/fatura satırları ve geneli için satınalmada geçerli olacak indirim, masraf ve promosyonlar ile kampanyaları uygulamak için kullanılır. Bkz. Sipariş, İrsaliye ve Faturada Kampanya Uygulama Fiş/fatura satırları ve geneli için satınalmada geçerli olan indirim, masraf ve promosyonlar ile uygulanan kampanyaları geri almak için kullanılır. Birim fiyat alanı boş olan satırlara ya da tüm satırlara tanımlı fiyatlardan uygun olanlarını getirmek için kullanılır. Bu seçenek hizmet ve fiyat farkı faturalarında yer almaz. Satırda işlem gören malzemeye ek indirim uygulamak için kullanılır. Toplam 5 adet ek indirim satırı vardır. Tüm satırlara uygulansın seçeneği işaretlendiğinde, sipariş fişindeki tüm satırlara (genel satırlar hariç) ek indirimler uygulanır, şöyle ki bu seçenek işaretlendiği zaman tüm satırlar için, her satırdan sonra tanımlı ek indirimler listelenir. İşlem geneline tanımlı indirimi uygulamak için kullanılır. Net indirim, satır ya da fiş geneline net toplam üzerinden uygulanan oran ya da tutardır. Net indirim uygula işlem seçeneği, İndirim satırlarında görünür haldedir. Yapılan net indirim üzerinden KDV hesaplanabilmesi için, açılan ekranda Üstlenilen KDV Oranı belirtilir. Net indirim uygulaması sonrasında brüt indirim hesaplanır, satır ve fiş genel toplamları tekrar hesaplanır. Satınalma irsaliyelerinde hareket satırlarına girilen analiz detayı bilgilerinin tüm satırlara kolaylıkla uygulanabilmesi için kullanılır. Bu işlem ile, ilgili satır için girilmiş olan analiz detayı bilgilerinin diğer tüm satırlara kopyalanması sağlanır. Kopyalama işlemi ile analiz boyutu, proje ve proje aktivite kodu ile birlikte dağıtım oranı bilgisi ve dağıtılacak tutar seçeneği (satır tutarı/kdv hariç tutar/ KDV dahil tutar) de kopyalanır. Analiz detay satırlarının tutar bilgileri, dağıtım oranı ve dağıtılacak tutar seçeneğinde belirlenmiş olan tutar bilgisi ile otomatik olarak hesaplanır. Fiş geneli için yapılacak kontrolleri belirlemek için kullanılır. Kontrol öndeğerleri, Sistem Ayarları program bölümünde Öndeğer ve Parametreler-Genel başlığı altında yer alan Öndeğerler ve Parametreler seçeneği ile belirlenir ve işlemlere öndeğer olarak aktarılır. Kontrol seçenekleri bu öndeğerlerde yalnızca bu işlem için değişiklik yapmak için kullanılır. Satınalma Yönetimi 143

145 Satınalma İrsaliyesi Bilgiler Menü Seçenekleri Cari Hesap Özeti Cari Hesap Toplamları Fiş Ebat Bilgileri Uygulanmış Kampanyalar Puan Kampanyası Hediyeleri Cari hesaba ait borç, alacak ve bakiye toplamlarını aylık bilgilerle görüntüler. Fiş ve fatura üzerinden cari hesabın faturalanmamış irsaliyeler ve sipariş bilgileri ile birlikte detaylı durum bilgilerini görüntüler. Malzeme fişlerinde, satırda işlem gören birim üzerinden malzemelere ait ebat bilgileri Fiş Ebat bilgileri seçeneği ile izlenir. Fiş satırı ya da işlem geneline uygulanmış kampanyaların izlendiği seçenektir. Uygulanan kampanyalar kod ve açıklama bilgileri ile listelenir. Uygulanmış kampanyalar penceresinde ayrıca Puan kampanyalarına ait bilgiler de kod, ad ve puan alanlarında listelenir. Puan kampanyalarında kazanılan hediyelere son durum bilgilerinin izlendiği seçenektir. İrsaliye Parçala Faturalanmamış bir irsaliyenin farklı tarihlerde parçalı sevkiyatı için irsaliyenin parçalanabilmesi gerekmektedir. Bu işlem için, Satınalma İrsaliyeleri listesinde sağ fare düğmesi menüsünde yer alan Parçala seçeneği kullanılır. Açılan irsaliye bilgilerinde değişiklik yapılarak yeni irsaliyeler oluşturulur. Parçalama işlemi ile açılan irsaliyede; İrsaliyenin cari hesap kodu, malzeme kodu,kur bilgileri ve fiyat bilgileri değiştirilemez. Miktar ile birlikte ambar, bölüm, tarih, sevkiyat adresi, taşıyıcı firma, teslim şekli, taşıma tipi alanları değiştirilebilir. Parçalanan irsaliyeye F9 menüsünde bulunan dağıtım şablonu uygulama, alternatif malzemeyi uygulama, ek vergi uygulama, sipariş aktarma, kampanya uygulama gibi işlemler uygulanamaz. Miktar değişiklikleri irsaliyenin miktar bilgisiyle sınırlıdır. Aksi durumda uyarı alınır. İrsaliye parçala ile açılan irsaliye miktarı uyarınca var olan irsaliye miktarı güncellenir. Seri, lot ve stok yeri takibi yapılan malzemelerin bulunduğu parçalama işleminde yeni seri, lot ve stok yeri bilgileri girilemez, sadece miktar değişimi yapılır. İrsaliyeye yeni satır eklenmez, satır çıkarılmaz. Oran bilgileri yine oran olarak, tutar olarak girilen indirim ve masraf satırları ise eşit olarak dağıtılır. Malzeme Sınıfı miktar kontrolü detay miktarları bazında yapılır. İrsaliyenin bağlı irsaliyeleri silindiğinde miktar ana irsaliyenin satırına eklenir. Ancak ana irsaliyeler faturalandıktan sonra bağlı irsaliyeler silinirse miktarlar ana irsaliyeye eklenmez. Parçalanmış olan ana irsaliye silinmek istenildiğinde Parçalanan irsaliyeler silinemez şeklinde uyarı alınır. Önce bağlı olan irsaliyelerin silindikten sonra ana irsaliye silinir. Satınalma Yönetimi 144

146 Satınalma Faturaları Satınalma Faturaları ile mal ve hizmet alım bilgileri kaydedilir. Satınalma program bölümünde Hareketler menüsü altında yer alır. Fatura kaydederken, müşteri bilgileri, ödemelerin durumu, satın alınan malzemelerin ambarlardaki durumu izlenir, malzeme seviye ve risk kontrolü yapılır. Kaydedilen faturalar cari hesap riskini etkiler ve cari hesap bakiyesini anında güncelleştirir. Bir veya birden fazla sipariş fişi faturaya aktarılabilir, parçalı sevkiyat özelliği ile sipariş birden fazla fatura ile kapatılabilir. Satınalma faturası kaydetmek ve var olan kayıtlar üzerinde yapılacak işlemler için Satınalma Faturaları listesindeki simgeler ile sağ fare tuşu, Bağlı Kayıtlar ve Bilgiler menülerinde yer alan seçenekler kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Durumunu Değiştir Toplu Durum Değişikliği e-fatura Durum Değişikliği Gönder Toplu Gönder Gönder(Etiket) Gönder(Muhasebe Fişi) Gönder(Analitik Mahsup) e-fatura Fiyat Farkı Uygula Ödemeleri (Tahsilatları) Oluştur İade Et Revizyon Geçmişi Yeni satınalma faturası kaydetmek için kullanılır. Fatura bilgilerini değiştirmek için kullanılır. Satınalma faturalarını tek tek ya da toplu olarak silmek için kullanılır. Fatura bilgilerini incelemek için kullanılır. Bu seçenekle ekrana getirilen fatura bilgilerinde değişiklik yapılamaz. Fatura bilgilerini başka bir faturaya kopyalar. Hızlı bilgi girişi için kullanılır. Faturayı iptal etmek ya da iptal işlemini geri almak için kullanılır. Listeden seçimi yapılan kayıtların durumunu toplu olarak değiştirmek için kullanılır. e-fatura durumu GİB e Gönderilemedi, GİB de İşlenemedi, Alıcıya Gönderilemedi, Alıcıda İşlenemedi seçeneklerinden biri olması halinde; Satınalma Faturaları listelerinde F9-sağ fare tuşu menüsünde bulunan e-fatura Durum Değişikliği seçeneği aktif olur ve durumun GİB e Gönderilecek olarak düzenlenmesi sağlanır. Satınalma faturasını ilgili cari hesaba göndermek için kullanılır. Seçilen faturaları ilgili tedarikçilere göndermek için kullanılır. Faturada kullanılan malzeme bilgilerinin etiket formuna yazdırılması için kullanılır. Faturaya bağlı ve ana hesap planına göre oluşan muhasebe fişinin, Genel Muhasebe Yönetimi Onaysız Fişler Yazdırılsın parametre değerini dikkate alarak yazdırılması için kullanılır. Faturaya ait muhasebe fişinde analitik muhasebe hesabı bulunuyorsa, ilgili muhasebe fişini analitik kodlarıyla birlikte yazdırmak için kullanılır. e-faturaların resmi formatta (GİB Formatı) görüntülenebilmesi için kullanılır. Fiyat farkı uygulama işleminde kullanılır. Fiyat farkı uygulanan faturalara ait fiyat farkı faturalarına Bilgiler menüsünde yer alan Bağlı Faturalar ile ulaşılır. Seçili faturaya ait ödeme (tahsilat) hareketlerini oluşturmak için kullanılır. Satınalma iade işlemlerinin doğrudan fatura üzerinden yapılması için kullanılır. Bkz. Fatura ve İrsaliyelerde İade İşlemleri e-faturalar üzerinde yapılan herhangi bir değişik kaydının izlenmesi için kullanılır. Sadece e-fatura olan faturalarda aktif olan bir alandır. Satınalma Yönetimi 145

147 İşletmeye Al Şablon İşlemleri Veri Şablonu Başlat Veri Şablonu Bitir Şablondan Veri Doldur Yenile Tercihler Satır Renklendirme Öndeğerlere dön Ayarları Kaydet Genel Ayarları Kaydet Kayıt Sayısı Raporlama Liste Raporu Gruplanmış Liste Raporu Seçim Tümünü Seç Tüm Seçimleri Kaldır Seçimleri Tersine Çevir Tablo Özellikleri Ödemeleri Beklet Bağlı Kayıtlar Muhasebe Fişi (Ana Hesap Planı) Muhasebe Fişi (İkinci Hesap Planı) Muhasebe Fişi (Üçüncü Hesap Planı) Borç / Alacak Takibi İşletmeye Alma Fişi Varlık Satınalma Faturalarında yer alan varlık satırlarının işletmeye alınması için kullanılır. Bu seçenek ile işletmeye alma fişi açılır ve fatura satırında yer alan varlık bilgileri bu fişe aktarılır. Kaydı yapılan fiş, Varlık Yönetimi/Hareketler/Varlık Hareketleri listesinde yer alır. Ayrıca Satınalma faturası listesi Bağlı Kayıtlar- İşletmeye Alma Fişi ile görüntülenir. Fatura içerisindeki satırlarda daha önceden işletmeye alınmış bir varlık varsa kullanıcıya bilgi verilir. Satınalma Faturaları Listesi nde yapılacak işlem için makro kaydetmek için kullanılır. Makro tanımlama adımlarını sonlandırmak için kullanılır. Şablondan veri almak için kullanılır. Satınalma Faturaları Listesi ni güncellemek için kullanılır. Satır renklendirme işlemini yapmak için kullanılır. Pencere boyutlarını programda standart tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Satınalma Faturaları Listesi için yapılan ayarları kaydetmek için kullanılır. Genel ayarları kaydetmek için kullanılır. Kayıtlı satınalma fatura sayısını türlerine göre ve toplam olarak görüntüler. Satınalma Faturaları Listesi nde yer alan kayıtları toplu olarak raporlamak için kullanılır. Listede yer alan kayıtları kolon başlıklarına göre gruplayarak listelemek için kullanılır. Listede yer alan kayıtların tümünü seçmek için kullanılır. Listede seçilen kayıtların tümünden seçimi kaldırmak için kullanılır. Listede yapılan seçimi tersine çevirmek için kullanılır. Satınalma Faturaları Listesi nde yer alacak kolon bilgilerini ve bunların sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Ödemeleri bekletmek için kullanılır. Satınalma faturaları listesinden faturaya ait, ana hesap planına göre oluşan muhasebe fişine ulaşmak için kullanılır. Satınalma faturaları listesinden faturaya ait, ikinci hesap planına göre oluşan muhasebe fişine ulaşmak için kullanılır. Satınalma faturaları listesinden faturaya ait, üçüncü hesap planına göre oluşan muhasebe fişine ulaşmak için kullanılır. Faturanın ait olduğu cari hesaba ait borç takip ve kapama işlemleri için kullanılır. Varlık Satınalma Faturaları-F9 menüsünde yer alan İşletmeye Al işlemi ile işletmeye alınan varlıkların Satınalma Yönetimi 146

148 Elektronik İmzalar Doküman Kataloğu Bilgiler Kaynak Çapraz Hareket Kaynak Kasa İşlemi LogoConnect Hareketleri Bağlı Faturalar Kayıt Bilgisi görüntülendiği seçenektir. Fişler üzerinde inceleme yapılır ancak değişiklik yapılamaz. Değişiklik yapılmak istenirse Varlık Yönetimi-Hareketler-Varlık Hareketleri listesinde yer alan fiş kaydı kullanılır. İlişkili Ürünü / Veri Nesnesi tanımlanmış olan Satınalma Faturalarına ait durum değişikliklerinin, elektronik imza ile gerçekleştirilmesinde kullanılır. Bkz. Elektronik İmzalar Fatura ile ilgili dokümanların izleneceği katalog bilgisidir. Çapraz hareket ile oluşturulan fiş kaydına ait kaynak fişe ulaşmak için kullanılır. Kasadan kesilen Satınalma Faturaları üzerinden kaynak kasa işlemine ulaşmak için kullanılır. e-fatura kaydına ilişkin olarak gerçekleşmiş tüm LogoConnect Hareketlerinin görüntülenmesinin sağlandığı seçenektir. Fiyat Farkı Uygula işlemi ile fiyat farkı uygulanan faturalar üzerinden fiyat farkı faturası/faturalarına ulaşarak görüntülemek için kullanılır. Kaydın ilk açılış ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Satınalma Yönetimi 147

149 Satınalma Fatura Türleri Satınalma işlemleri yapılan işleme uygun fatura türü seçilerek kaydedilir. Fatura türleri işlemlerin sınıflandırılmasında kullanılır. Satınalma fatura türleri şunlardır: Satınalma Faturası Alınan Hizmet Faturası Alınan Proforma Fatura Satınalma İade Faturası Satınalma Vade Farkı Faturası Satınalma Fiyat Farkı Faturası Varlık Satınalma Faturası Müstahsil Makbuzu Mal / hizmet alım bilgilerini işlemek için kullanılır. Hizmet alımı işlemlerinde kullanılır. Malın fiyatını, alım koşullarını, ödeme biçimlerini vb. belirten alım faturalarından farklı olarak malın/hizmetin alımından önce satıcı tarafından alıcıya verilen faturadır. Mal / Hizmet alım iade işlemlerinde kullanılan fatura türüdür. Alınan vade farkı faturalarını kaydetmek için kullanılır. Fiyat farklarını kaydetmek ve alım faturaları ile ilişkilendirmek için kullanılır. Varlık satınalma işlemlerinde kullanılan fatura türüdür. Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile defter tutmak zorunda olan çiftçilerin götürü usule tabi veya vergiden muaf çiftçiden satın alınan mallara ait bilgilerin işlendiği makbuzdur. Satınalma Yönetimi 148

150 Fatura Bilgileri Fatura kaydetmek için Faturalar listesinde Ekle seçeneği kullanılır. Yapılacak işlem türüne uygun fatura türü Ekle seçeneği yanında yer alan ok işareti tıklanarak seçilir. Satınalma faturasının üst bölümündeki alanlardan tüm fatura için geçerli olacak bilgiler kaydedilir. No(*) Tarih Saat Özel Kod Yetki Kodu Faturanın bilgisayardaki takip numarasıdır. Numara verilirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fatura numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. İşlemin yapıldığı günün tarihidir. Fatura tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. İşlemin kaydedildiği saati gösterir. Faturaları gruplamakta kullanılan 10 karakter uzunluğunda ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, faturaları kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş üzerinde yar almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. 10 karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe Satınalma Yönetimi 149

151 Seri / Sıra No Belge No Belge Tarihi Sözleşme Numarası e-fatura Senaryo e-fatura/e-arşiv Tipi Hakediş Fiş No Organizasyonel Birim Ambar yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. Faturaya ait seri/sıra no bilgisidir. Satınalma Parametrelerinden Belge No Girişi parametresinde yapılan seçime göre bu alanın gösterimi değişecektir. Parametrede Seri/Sıra No Olarak Ayrı Alanlarda seçimi yapıldıysa Seri/Sıra No biçimde gösterilir. Belge No Olarak Tek Alanda seçimi yapıldığında ise bu alanın başlığı Belge No olarak gösterilir. Faturaya ait belge numarasıdır. Satınalma Parametrelerinden Belge No Girişi parametresinde yapılan seçime göre bu alanın gösterimi değişecektir. Parametrede Belge No Olarak Tek Alanda seçimi yapıldıysa bu alanın başlığı Belge No olarak gösterilir. Fatura ait belgenin üzerindeki tarihtir. Satınalma faturasının ilgili olduğu sözleşme numarasıdır. Sözleşmenin, Proje Yönetimi Hakediş bağlantısı bulunması durumunda ilgili alandan, fişte seçimi yapılan Cari Hesaba ait sözleşmeler arasından seçim yapılır. Önce Hakediş Fiş No alanından seçim yapılarak oluşturulan hizmet faturalarında, sözleşme bilgisi otomatik olarak alana gelir. Satınalma faturasının e-fatura olup olmadığı bu alandan belirlenir. Faturaya Cari Hesap seçimi yapıldığında, e-fatura kullanıcısı olan cari hesaplar için bu alan aktif hale gelir ve otomatik olarak işaretlenir. e-fatura kullanılmayacaksa işaret kaldırılır. e-fatura kullanıcısı olan kurumlarda, Kontrol Tipi alanında yapılan seçim Kurum Bazında olduğunda cari hesabın da e-fatura kullanıcısı olması yeterlidir. Kontrol tipi alanında yapılan seçim Organizasyonel Birim bazında olduğunda ise cari hesabın yanında, organizasyonel birimin e-fatura kullanıcısı olup olmadığı kontrol edilir. e-fatura ile gönderilecek faturanın tipi, senaryo alanından belirlenir. Temel ve Ticari Fatura seçeneklerini içerir. Cari hesap tanımında belirlenen seçim bu alana aktarılır. e-fatura/e-arşiv tipinin belirlendiği alandır. Seçiniz; normal e-fatura ve e-arşiv faturaları için kullanılır. Herhangi bir değişiklik olmayan normal e-fatura ve e-arşiv faturalarıdır. Özel Matrah; Tütün, gümüş, altın, gazete ve dergi, belediye şehir içi yolcu taşımacılığı için ve telefon kartları satışları için kesilen faturalardır. İstisna; İhracat teslimleri ve bu teslimlere ilişkin hizmetler, mal ihracatı, hizmet ihracatı, serbest bölgelerdeki müşteriler için yapılan fason hizmetler vb. Araç Tescil; Araç tescil faturalarıdır. Tevkifat; Tevkifat uygulanmış faturalardır. e-fatura/ e-arşiv Faturalarının kaydedilmesi esnasında Ticari İşlem Grubu İstisna Ek Vergi Uygulanacak seçili ve satırda bulunan malzemenin ek vergi kartında Evrensel Kodu değeri 4171:Petrol ve Doğalgaz Ürünlerine İlişkin ÖTV Tevkifatı vergisi seçili olduğunda bu alanda tevkifat seçimi zorunludur. Alınan Hizmet Faturalarında bulunan bir alandır. Alınan hizmet faturasının Proje Yönetimi Hakediş bağlantısı bulunması durumunda Hakedişler listesine ulaşılarak Onaylı ve Ödendi durumundaki hakedişler arasından seçim yapılır. Hakedişlerin, mutlaka sözleşme bağlantısı olmalıdır, sözleşmesiz hakedişler seçim için listelenmez. İşlemin ait olduğu organizasyonel birimi belirtir. Bu alan, yapılan satınalma işleminin firmanın kayıtlı organizasyonel birimlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. Seçilen organizasyonel birimin e-fatura kullanıcısı olması durumunda (cari hesap e-fatura kullanıcısı ise) faturada yer alan e-fatura seçeneği otomatik olarak seçili duruma geçer. e-fatura kullanılmayacaksa işaret kaldırılır. Firmaya ait malların konulduğu, ya da belirli amaçlara (hurda, üretim vb.) hizmet eden malların bulunduğu yerlerin her birine ambar denir. Ambarlar firma ya da İşyeri tanımlarına bağlı olarak belirlenir. Bu alan fiş ya da faturanın ait olduğu ambarı belirtmek için kullanılır. Satınalma Yönetimi 150

152 Bölüm Cari Hesap Kodu Cari Hesap Unvanı Ticari İşlem Grubu Ödeme Planı Kodu Satınalma Elemanı Ambar fiş geneli ya da satırdaki işlem için ayrı ayrı girilebilir. Böylece aynı cari hesaba ait farklı ambarlara ait işlemler tek bir fiş üzerinden kaydedilebilir. Bir işletmenin örgütlenme ve muhasebe açılarından birbirinden ayrılmış faaliyetlerinden veya faaliyet gruplarından her biridir. Bu alan, yapılan işlemin firmanın kayıtlı bölümlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. Faturanın ait olduğu cari hesabın kodudur. Faturanın ait olduğu cari hesabın unvanıdır. Fatura için ticari işlem grubu kodudur. Ticari işlem grupları listelenir ve seçim yapılır. Fişin ait olduğu cari hesap kartında ticari işlem grubu belirtilmişse alan öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Fatura geneline uygulanacak ödeme planının kodudur. Cari hesap kartında, cari hesaba ait işlemlerde geçerli olacak ödeme planı belirlenmişse bu alana öndeğer olarak aktarılır. Fiş ya da fatura farklı bir ödeme planına göre kapatılacaksa değiştirilebilir. İşlemin ilgili olduğu satınalma elemanını belirtir. Kayıtlı personel tanımları listelenir ve ilgili personel seçilir. Fatura Satır Bilgileri Bkz. Satınalma Fiş ve Faturalarında Satır Bilgileri Fatura satırlarında kaydedilen bilgiler ise şunlardır. Tür Malzeme/Hizmet Kodu Açıklama Varyant Kodu Varyant Açıklaması Fatura satır türünü belirtir. Satınalma işlemleri satır türü belirtilerek kaydedilir. Tür alanı Malzeme Malzeme sınıfı Hizmet Malzeme Takımı Depozito Varlık İndirim Masraf Promosyon Gayrimenkul Nakil Vasıtası Ekipman Diğer Varlık Seçeneklerini içerir. Satırda hareket gören mal ya da hizmetin kodudur. Program malzeme giriş ve çıkış işlemlerinde barkod kullanımını destekler. Barkod kullanılıyorsa, malzeme kodunun girilmesine gerek kalmaz. Malzeme kartı seçimi barkod okuyucu ile gerçekleştirilir. Malzeme ya da hizmetin açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde, malzeme ya da hizmet açıklaması alana otomatik olarak gelir. Konfigüre edilebilir malzeme/malzeme takımlarına ait varyant kodudur. Satırda işlem gören tür Malzeme Takımı ise malzeme kodu ya da açıklaması seçildiğinde takımı oluşturan bileşenlerin varyant kodları alana gelecektir. Konfigüre edilebilir malzemelerde ise listeden seçim yapılabilir. Konfigüre edilebilir malzeme/malzeme takımlarına ait varyant açıklamasıdır. Satırda işlem gören tür Malzeme Takımı ise malzeme kodu ya da açıklaması seçildiğinde takımı oluşturan bileşenlerin varyant açıklamaları alana gelecektir. Satınalma Yönetimi 151

153 Miktar Birim Birim Fiyat Birim Maliyet Birim Maliyet(TFRS) Para Birimi Kuru Birim Fiyat(FPB) İlgili malzeme kaleminden ya da hizmetten kaç birim giriş ya da çıkış yapılacağı bu kolonda belirtilir. Barkod okuyucu kullanılıyorsa, her malzeme kalemine ait barkod okutulduğunda miktar kolonu otomatik olarak güncellenir. Giriş ya da çıkış işleminin hangi birim üzerinden yapılacağı belirlenir. Malzemelere ve alınan hizmetlere ait işlemler, malzeme ya da hizmet kartında tanımlanan birimlerden herhangi biri üzerinden kaydedilir. Kartta verilen ana birim fişe öndeğer olarak aktarılır. Malzeme kartlarında her birim için ayrı barkod tanımlanabilir. Bu durumda, birim seçimi barkod okuyucudan gelen numaraya göre program tarafından belirlenir. j-guar Malzeme ya da hizmetin birim fiyatıdır. Ya da Listele simgesi tıklanır ve birim fiyat seçenekleri listelenir. Malzemeler için tanımlı fiyat, ortalama fiyatı, son alış ya da satış fiyatı, eldekilerin ortalaması, girişlerin ortalaması, dönemsel ortalama ile LIFO ve FIFO maliyet değeri seçilebilir. Alınan hizmetler için ise tanımlı fiyat ve son alış fiyatı seçilebilir. Satırda seçimi yapılan malzemeye ait tanımlı fiyat bilgisinin olması durumunda birim fiyat alanı güncellenir. Malzeme değişikliği yapıldığında yeni malzemeye ait tanımlı fiyat bilgisi varsa güncellenir, fiyat bilgisi yoksa birim fiyat alanı boşaltılır. Fiş/fatura satırlarında birim fiyat bilgisinin cari hesap bilgisi değiştirildiğinde otomatik olarak güncellenip güncellenmeyeceği Satınalma Yönetimi Parametrelerinde bulunan Otomatik Birim Fiyat Güncelleme seçeneği ile gerçekleştirilir. Bkz.Sistem Ayarları Satınalma Yönetimi ve Parametreleri Faturalanan malzeme, hizmet ya da malzeme takımının miktarı ve tutarı üzerinden otomatik olarak hesaplanır. Maliyetlendirme işlemi sonucunda program tarafından hesaplanır, kullanıcı tarafından değiştirilemez. TFRS ye göre satırda işlem gören malzeme, hizmet ya da malzeme takımının miktarı ve tutarı üzerinden otomatik olarak hesaplanır. Maliyetlendirme işlemi sonucunda program tarafından hesaplanır, kullanıcı tarafından değiştirilemez. Fiş ya da fatura satırındaki işlemin yerel para birimi dışında izleneceği fiyatlandırma para biriminin belirtildiği alandır. Para birimleri listelenir ve seçim yapılır. Fiyatlandırma para birimi kur değeridir. Malzeme ya da hizmetin fiyatlandırma para birimi üzerinden birim fiyatıdır. Fiyatlandırma para birimi için günlük kur tablosundan okunan fiş tarihine ait günlük kur değeri ve bu değer üzerinden hesaplanan birim fiyat karşılığı tutar otomatik olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. % Yalnızca satırdaki malzeme için geçerli olacak indirim yüzdesidir. KDV Oranı Malzeme/hizmet tanımında belirtilen Satınalma KDV oranıdır. KDV Dahil KDV Tutarı KDV Muafiyet Sebebi Kodu KDV Muafiyet Sebebi Satırda işlem gören malzeme ya da hizmete ait birim fiyata KDV tutarının dahil olup olmadığı belirlenir. Fişte yer alan her satır için ayrı işlem yapılır. KDV kolonu Hariç ve Dahil olmak üzere iki seçeneklidir. Programda öndeğer olarak Hariç seçilidir. Satırdaki birim fiyata KDV dahilse bu kolonda Dahil seçimi yapılır. Faturalanan malzeme/hizmetin KDV oranı üzerinden tutarıdır. KDV tutarı "0" (Sıfır) olan Özel Matrah ya da İstisna türündeki e-fatura ve e- Arşiv faturaları için muafiyet kodunun girildiği zorunlu alandır. Girilmediği takdirde program kullanıcıyı uyarır. İstisna ve Özel Matrah tipi dışındaki e-faturalar için KDV muafiyet sebebi alanına manuel giriş yapılabilir. e-faturalarda, KDV tutarı "0" (Sıfır) olan satırlar için muafiyet sebebinin girildiği Satınalma Yönetimi 152

154 Tutarı Tutar(FPB) Tutarı (RPB) Net Tutar Hareket Özel Kodu Hareket Özel Kodu Açıklaması Teslimat Kodu Sipariş Fiş No Sipariş Tarihi Ödeme Planı Satınalma Elemanı Kodu Ek Vergi Oranı(%) Ek Vergi Tutarı Ek Vergi Muafiyet Kodu zorunlu alandır. Satırdaki işlem tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır. Satırdaki işlemin fiyatlandırma para birimi üzerinden hesaplanan tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır. Satırdaki işlemin raporlama para birimi üzerinden tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır. Malzemenin indirim ve promosyonlar düşüldükten sonra elde edilen tutar bilgisidir. Masraf var ise net tutar içerisinde gösterilir. Fatura satırlarını gruplamak, rapor alırken bir grup bilgiyi filtrelemek ve bu gruplanan bilginin toplamını görmek için kullanılır. Bu alanı kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de kullanabilir. Satırdaki özel kod ile fişin üst bölümünde yer alan özel kod farklıdır. Fişin üst bölümündeki özel kod fiş geneline ait özel koddur. Satırdaki özel kod alanı ise hareketleri gruplamak için kullanılır. Fişlerle ilgili tüm raporlarda hareket özel kodu bilgisine göre filtreleme yapılabilir. Ancak fişlerin hareket özel koduna göre sıralaması program tarafından yapılmaz. Hareket özel koduna ait 40 karakter uzunluğunda açıklama alanıdır. Malzeme teslim şekli kodudur. Kayıtlı teslimat kodları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Teslimat Kodları, Sistem İşletmeni program bölümünde kaydedilir. Sipariş fiş numarasıdır. Siparişin faturaya aktarılması sonucunda aktarılan fişin numarası bu alana gelir. Sipariş fiş tarihidir. Siparişin faturaya aktarılması sonucunda aktarılan fişin tarihi bu alana gelir. Satırdaki hareket için geçerli olacak ödeme şeklidir. Alınan hizmet tanımında ya da malzeme tanımında ödeme planı kodu belirtilmişse, malzeme veya hizmet kartı seçildiğinde ödeme planı kodu alana öndeğer olarak aktarılır. Farklı bir plan uygulanacaksa değiştirilir. Fiş ya da faturada birden fazla mal veya hizmet satırı yer alıyorsa, her malzeme ya da hizmet için geçerli olacak ödeme planı, satırda kaydedilir. Sipariş fişleri ve irsaliyeler faturaya aktarıldığında, sipariş fişi ya da irsaliyede verilen ödeme planı kodu faturada satırındaki ödeme şekli alanına aktarılır. Ödeme planı kodu verilen her satır, ödeme planına göre parçalanarak borç takip sisteminde yer alır. Satırda Ödeme Planı kullanılıyorsa, genel ödeme planı satırı etkilemez. Genel ödeme planı fiş ya da faturadaki boş satırlar için geçerli olur. Fatura satırı için geçerli olan satınalma elemanı bilgisidir. Satırdaki malzemenin ek vergisi olması ve bu ek verginin hesaplama yönteminin Oran veya Oran+Tutar tipinde olması durumunda ek vergi oranı bu alandan belirtilir. Malzeme kartına bağlı ek vergi tanım kartında Oran bilgisi girilmiş ise bu alana otomatik olarak gelir. Oran bilgisine göre ek vergi tutarı hesaplanır. Satıra ek vergi uygulanmayacaksa oran alanına sıfır girilebilir böylelikle tutar da sıfır olacaktır. Ancak hesaplama yöntemi Oran+Tutar olarak belirtilmişse tanım kartındaki tutar*miktar kadar tutar hesaplanır. Satırdaki malzeme ya da hizmet ek vergi uygulamasına tabi ise ek vergi tanımında belirtilen oran ya da tutar üzerinden hesaplanan ek vergi tutarıdır. ÖTV istisnası içeren e-fatura ve e-arşiv faturalarında istisna sebebinin takip edilmesi için kullanılan kod alanıdır. Satınalma Yönetimi 153

155 e-fatura ve e-arşiv Tipi İstisna olan faturaların hareket satırında yer alan malzemenin tanım kartında ek vergi kodu seçili olduğunda ve fatura satırında ek vergi tutarı 0 sıfır olduğunda, Ek Vergi Muafiyet Kodu alanına seçim yapmak zorunludur. Malzeme sınıfı satırları için; malzeme sınıfı detayında ek vergi muafiyet kodu girme koşulu olan bir satır varsa malzeme sınıfı satırında ek vergi kodu girilmelidir. Ek Vergi Muafiyet Sebebi Açıklama Fiyat Kodu Ambar İlgili Organizasyonel Birim Sözleşme Numarası İrsaliye Numarası Tevkifat Payı/Tevkifat Paydası Dağıtım Süresi (Ay) Malzeme takımı satırları için; malzeme takımını oluşturan takım bileşenlerinden herhangi birinde ek vergi muafiyet girme koşulu varsa malzeme takımı satırı için ek vergi muafiyet kodu girilmelidir. ÖTV istisnası içeren e-fatura ve e-arşiv faturalarında istisna sebebinin takip edilmesi için kullanılan muafiyet sebebi alanıdır. e-fatura ve e-arşiv Tipi İstisna olan faturaların hareket satırında yer alan malzemenin tanım kartında ek vergi kodu seçili olduğunda ve fatura satırında ek vergi tutarı 0 sıfır olduğunda,ek vergi Muafiyet Sebebi alanlarına seçim yapmak zorunludur. Satırdaki işleme ait açıklamadır. 30 karakter uzunluğunda alfa nümerik alandır. Satırda işlem gören malzeme, hizmet ya da malzeme takımının fiyat kodudur. Malzeme/hizmet fiyatları listesine ulaşılarak seçim yapılır. Satırdaki işlemin ait olduğu ambarı belirtir. Satırdaki işlemin fiş geneline ait organizasyonel birimden farklı bir birime ait olması durumunda ilgili birimi belirtir. Kayıtlı organizasyonel birim tanımları listelenir ve seçim yapılır. Satırdaki işlemin ilgili olduğu sözleşme numarasıdır. İlgili fatura ile ilişkili olan irsaliyenin numarasıdır. Fatura satırına tevkifat uygulanan bir malzeme ya da hizmet seçildiğinde işlem için geçerli olacak tevkifat oranlarını belirtir. Tevkifat oranı öndeğerleri satırda seçilen malzeme kartından gelir, istenirse değiştirilir. Fatura satırında tevkifat pay ve paydası bilgisi bulunmadığında, fiş geneli için Diğer penceresinde bulunan oranlar geçerli olacaktır. Hizmet ödemesinin, fatura tarihinden itibaren kaç aylık bir süre boyunca aylık giderlere ve gelirlere yansıtılacağının belirlendiği alandır. Sadece hizmet satırlarında aktif olan bir alandır. Faturaya bağlı muhasebe fişi içerisindeki hizmet satırı, gelir/gider dağıtım ay sayısına göre hesaplanır; Gelecek Aylara Ait Giderler/Gelirler ve Gelecek Yıllara Ait Giderler/Gelirler satırlarına dağıtılır. Satınalma Yönetimi 154

156 Toplamlar Fatura toplamının raporlama para birimi üzerinden tutar ve kur bilgileri Toplamlar bölümden kaydedilir. Toplamlar bölümü; Raporlama Para Birimi İşlem Para Birimi Kod Girişi bölümlerinden oluşur. Raporlama para birimi: Bu seçenek ile fiş toplamının raporlama para birimi üzerinden tutar ve kur bilgileri kaydedilir. Günlük kur tablosundan okunan kur değeri ile fiş toplam tutarı dikkate alınarak hesaplanan tutar, toplam alanına otomatik olarak gelir. Ancak işlem farklı bir kur değeri üzerinden kaydedilecekse raporlama para birimi kur değeri değiştirilir. Kur Farkı: Kur farkı kutucuğu sadece Alınan Hizmet Faturalarında yer alır. Manüel olarak kur farkı hizmet faturası eklemek için kullanılır. Alan işaretlendiğinde Hizmet Faturası, Kur Farkı Faturası olarak değiştirilecektir. bilgisi alınır. İşaret kaldırıldığında ise, Kur Farkı Faturası, Hizmet Faturası olarak değiştirilecektir. bilgisi alınır. Otomatik oluşturulan kur farkı faturalarında da bu alan otomatik olarak işaretli gelir. Hangi döviz türü için kur farkı hesaplanıyorsa İşlem Para Birimi alanında tür seçimi yapılır. Alanın işaretlenmesiyle Ödeme Planı alanı ödeme/tahsilat hareketlerinin oluşmaması için kullanıma kapanır. Ödeme/Tahsilat Hareketleri sekmesi de tahsilat fişi oluşturulmaması için kullanıma kapanır. Hizmet satırları KDV dahil olarak hesaplanır. İşlem Para Birimi: Bu bölümde fatura işlem para birimi bilgileri kaydedilir. Tür alanında işlem para birimi türü girilir ya da para birimleri listesinden seçilir. Günlük kur tablosundan yerel para birimi karşılığı kur değeri ile fatura toplam tutarı dikkate alınarak hesaplanan işlem para birimi toplam tutar bilgileri otomatik olarak gelir. İşlem farklı bir kur değeri üzerinden kaydedilecekse yeni kur değeri girilir ya da kur tablosundan seçilir. Kod Girişi: Bu bölümde barkod ve müşteri tedarikçi kodu bilgileri kaydedilir. Barkod Bilgileri Program malzeme giriş ve çıkış işlemlerinde barkod kullanımını destekler. Barkod kullanılıyorsa, malzeme kodunun girilmesine gerek kalmaz. Malzeme seçimi barkod okuyucu ile gerçekleştirilir. Satınalma Yönetimi 155

157 Fiş satırlarında hareket gören malzemelere ait bilgiler barkod okuyucu ile kaydedilecekse fiş üzerinde Kod Girişi başlığı altında yer alan Barkod Girişi seçeneği kullanılır. Miktar girilip barkod okutulduğunda, barkodu okutulan malzeme kartının kodu ve açıklaması kod ve açıklama alanına aktarılır. Aynı malzeme için her barkod girişinde, miktar otomatik olarak değişecektir. Müşteri/Tedarikçi Kodu Girişi Satırda hareket gören malzemeler müşteri ya da tedarikçi tarafından verilen kod ile de seçilebilir. Kullanıcı fiş/fatura satırlarında bu kodu kullanarak kendi malzeme tanımına kolayca ulaşabilir. Malzemenin müşteri/tedarikçideki kodu, malzeme kartı Bağlı Kayıtlar menüsü altında yer alan Müşteriler/Tedarikçiler seçeneği ile kaydedilir. Satınalma fiş ve faturalarında müşteri/tedarikçi kodu ile işlem kaydetmek için Kod Girişi başlığı altında yer alan Müşteri/Tedarikçi Kodu seçeneği kullanılır. Miktar alanında işlem miktarı kod alanında ise malzemenin müşteri/tedarikçideki kodu girilir. Bu koda sahip malzemenin kodu, açıklaması fiş satırlarına aktarılır. Üretici Kodu Satırda hareket gören malzemeler üretici için verilen kod ile de seçilebilir. Kullanıcı fiş/fatura satırlarında bu üretici kodunu kullanarak kendi malzeme tanımına kolayca ulaşabilir. Malzemenin üretici kodu, malzeme tanım kartında Genel Bilgiler penceresinde yer alan Üretici Kodu seçeneği ile kaydedilir. Satınalma fiş ve faturalarında, Üretici Kodu ile işlem kaydetmek için Kod Girişi başlığı altında yer alan Üretici Kodu seçeneği kullanılır. Bu koda sahip malzemenin kodu, açıklaması fiş/fatura satırlarına aktarılır. İrsaliyeler Fatura satırlarında yer alan işlemlere ait irsaliyeler bu seçenek ile izlenir. Sevkiyat Bilgileri Fatura geneline ait sevk bilgileri satınalma faturası üzerinde yer alan Sevkiyat Bilgileri seçeneği ile kaydedilir. Bu bilgiler şunlardır: Sevkiyat Adresi: Sevkiyatın hangi adrese yapılacağı bu alanda belirtilir. Kod ve Açıklama alanlarında, siparişin ait olduğu cari hesaba ait kayıtlı sevkiyat adresleri listelenir ve ilgili kayıt seçilir. Sevkiyat Adresleri, Finans program bölümünde Cari hesap tanımları listesinde Bağlı Kayıtlar Bölümünden kaydedilir. Fatura Adresi Olarak Da Kullanılsın: Sevkiyat adresi alanında belirtilen adres tanımı fatura adresi olarak da kullanılmak istenirse bu alan işaretlenir. İşaretlenmesi durumunda Diğer penceresinde bulunan fatura adresi alanı otomatik olarak dolar. Teslim şekli ve Taşıyıcı kodu alanlarında, malın teslim şekli kodu ve taşıyıcı kodu girilir. Diğer Fatura üzerinde yer alan Diğer seçeneği ile kaydedilen bilgiler şunlardır: Açıklama alanında, fiş geneline ait açıklama bilgisi girilir. Diğer kodlar bölümünde, doküman izleme numarası girilir. Maliyetlendirme Satınalma Yönetimi 156

158 Bu başlık altında toplanan İndirimler Dağıtılacak Promosyonlar Dağıtılacak Masraflar Dağıtılacak Tevkifatlar Dağıtılacak Seçenekleri ile fatura geneline ya da satırlara uygulanan indirim, masraf ve promosyonları ne şekilde izleneceği belirlenir. Bu seçeneklerin işaretlenmesi durumunda indirim, masraf ve promosyonlar faturadaki malzemelere ağırlıkları oranında dağıtılır. Eğer indirim, masraf ve promosyonlar ayrı muhasebe hesapları altında izlenecekse bu seçenekler işaretlenmez. İndirim, masraf ve promosyonların izleme şekli öndeğeri Sistem Ayarları program bölümünde Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri seçeneği ile belirlenir. Bkz. Sistem Ayarları Satınalma Yönetimi Fatura-İndirimler/Masraflar/Promosyonlar Dağıtılacak Muhasebe Fiş Türleri Fatura ile kaydedilecek işlemler için muhasebede oluşacak fiş türleri ana hesap planı, ikinci ve üçüncü hesap planı için Muhasebe fiş türleri başlığı altında yer alan alanlardan kaydedilir. Her üç alandan da kayıtlı muhasebe fiş türlerini listelenir ve ilgili fiş türü seçilir. Fatura Adresi: Malın sevkedildiği adres ile faturanın kesileceği adres farklı olabilir. Bu durumda, faturanın kesileceği adres bilgileri Fatura Adresi başlığı altındaki alanlardan kaydedilir. Bu alanlardan kayıtlı fatura adresleri listelenir ve ilgili kayıt seçilir. Fatura Adresleri, Cari hesaplar listesinde Bağlı Kayıtlar menüsünde yer alan Fatura Adresleri seçeneği ile kaydedilir. Tevkifat Oranı başlığı altında faturaya ait tevkifat oran bilgisi girilir. Pay ve payda bilgisi öndeğeri Sistem Ayarları program bölümünde bulunan Satınalma Yönetimi Öndeğer ve parametrelerinden gelir. Bkz. Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri Satınalma hareketlerine tevkifat uygulanabilmesi için işlem bedelinin hesaplanan KDV ile birlikte devletin belirlemiş olduğu fiyatı limitini geçmesi gerekir. Bu limit Sistem Ayarları program bölümü Tanımlar menüsü altında yer alan Tevkifat Limitleri penceresinde tarihsel olarak kaydedilir. Stopaj(%) alanı sadece Alınan Hizmet Faturası ve Varlık Satınalma Faturaları Diğer penceresinde yer alır. Müstahsil makbuzunda olduğu gibi Toplamlar bölümündeki Toplam alanındaki KDV siz tutar üzerinden hesaplama yapılır. Satınalma Yönetimi 157

159 Faturalarda Ödeme Tahsilat Hareketleri Faturalarda ödeme işlemleri fatura üzerinde doğrudan kaydedilir ya da uygulanan ödeme planına göre oluşturularak izlenir. Fatura geneline ya da satırlarda yer alan malzeme ve hizmetlere ait toplamların ne zaman ve hangi tutarlarda tahsil edileceği, Ödeme Tahsilat Hareketleri ile kaydedilir. Ödeme/Tahsilat Hareketleri seçeneği ile açılan Ödeme işlemleri penceresi tablo şeklindedir. Tablo satırlarında gerek satırdaki işlem gerekse fatura genelinde verilen ödeme planı esas alınarak hesaplanan ödemeler tarih, gün, erken ya da geç ödeme ve indirimli ödemeler için verilecek indirim yüzdesi, tutar bilgileri ile görüntülenir. Cari hesap kartlarına ve çek/senet işlemleri dışında, vadeli yapılan işlemlerin tümüne bir ödeme planı bağlanabilir. Cari hesap kartında ya da malzeme kartında verilen bu ödeme planları işlemlere öndeğer olarak aktarılır. Eğer satırdaki işlem ya da fiş geneli için farklı bir ödeme planı kullanılacaksa işlem sırasında değiştirilebilir. Fiş geneline ya da satırdaki işleme ait ödeme planına göre ödeme hareketlerini oluşturmak için Ödeme/Tahsilat Hareketleri bölümünde Hareketleri Oluştur seçeneği kullanılır. Ödeme planında belirtilen koşullara uygun olarak ödeme hareketleri oluşur. Ödeme hareketlerini oluşturmak için tıklayın. Ödeme hareketleri kullanıcı tarafından doğrudan da kaydedilebilir. Ödeme/Tahsilat hareketleri tablosunda şu bilgiler yer alır. Tarih Opsiyon Tarihi Gün Erken Ödeme Faizi(%) Geç Ödeme Faizi(%) Tutar Ödeme tarihidir. Ödemenin en geç hangi tarihte yapılacağını gösterir. Satırdaki ödemenin işlem tarihinden kaç gün sonra yapılacağını belirtir. Fatura satırına ya da geneline ödeme planı bağlanmışsa, planda belirtilen gün sayısı alana gelir. Ödeme tarihinden önce yapılan ödemelerde uygulanacak faiz oranıdır. Yüz üzerinden verilir. Burada verilen yüzde üzerinden, ödenmesi gereken tutar baz alınarak hesaplanacak tutar, ödeme tutarı olarak dikkate alınır. Fiş geneline ya da satırına ödeme planı uygulanmışsa tanımda belirtilen yüzde alana aktarılır. Ödeme tarihinden sonra yapılan ödemelerde uygulanacak faiz oranıdır. Yüz üzerinden verilir. Burada verilen yüzde üzerinden, ödenmesi gereken tutar baz alınarak hesaplanacak tutar, ödeme tutarı olarak dikkate alınır. Fiş geneline ya da satırına ödeme planı uygulanmışsa tanımda belirtilen yüzde alana aktarılır. Ödenmesi gereken tutardır. Fiş satırına ya da fiş geneline ödeme planı bağlı ise, plan tanımında belirtilen formüle göre hesaplanan tutar alana aktarılır. Satınalma Yönetimi 158

160 Ödeme Türü Durum İşlem Durumu Ödeme Türü İndirim(%) İndirim Geçerlilik Tarihi Gecikme Tutarı Geri Ödeme Tarihi Tutar Hesabı İşlem Para Birimi İPB Kuru Tutar(İPB) Hizmet Komisyonu Puan Komisyonu Vade Farkı Komisyonu Kasa/Banka Hesabı Satırda belirtilen ödemenin ne şekilde yapılacağını belirtir. Bu alan Belirlenmemiş Nakit Kredi kartı seçeneklerini içerir. Fiş satırına ya da fiş geneline ödeme planı bağlanmışsa plan tanımında belirtilen ödeme türü öndeğer olarak gelir. Ödeme/tahsilat hareketlerinin durum bilgisidir. Taslak, Ödenmemiş ve Ödendi durumlarını içerir. Satınalma faturasının durumu taslak iken ödeme hareketlerinin durumu da taslak, onaylanmış iken ödenmemiş ve daha sonra bu hareket bir ödeme hareketiyle ilişkilendirilmiş ise ödendi durumuna gelecektir. Kredi kartı ile yapılan ödemelerde işlemin bankaya iletilmesi durumunda, banka işlem durumunu belirtir. Durum seçenekleri listelenir ve ilgili durum seçilir. Ödeme/tahsilat hareketlerine ait ödeme türüdür. Belirlenmemiş, nakit ve kredi kartı seçeneklerini içerir. Satırdaki ödeme için geçerli olacak indirimi belirtir. Yapılacak indirimin en geç hangi tarihe kadar geçerli olacağını belirtir. Geciken ödemelerde, gecikme tutarını belirtir. Kredi kartı ile yapılan ödemelerde geri ödeme tarihini belirtir. Kredi kartı ile yapılan ödemelerde tutarın ne şekilde hesaplanacağını belirtir. Bu alan Brüt Vade farkı komisyonu dahil Banka komisyon oranları dahil Yalnız puan komisyonu dahil Yalnız hizmet komisyonu dahil seçeneklerini içerir. Tutar hesaplama alanında yapılan seçime göre hizmet/puan/vade farkı komisyonu alanlarına bilgi girilir. Satırdaki ödeme için işlem para birimini belirtir. Para birimleri listelenir ve ilgili para birimi seçilir. İşlem para birimi kur değeridir. İşlem para birimi üzerinden hesaplanan tutar bilgisidir. Çalışılan bankanın uyguladığı hizmet komisyon oranıdır. Bu alan Tutar hesaplama alanında, "banka komisyon oranları dahil" ya da "Yalnız hizmet komisyonları dahil" seçimi yapıldığında aktif hale gelir. Çalışılan bankanın uyguladığı puan komisyon oranıdır. Bu alan, Tutar hesaplama alanında, "banka komisyon oranları dahil" ya da "Yalnız puan komisyonları dahil" seçimi yapıldığında aktif hale gelir. Çalışılan bankanın geri ödemelerde uyguladığı vade farkı komisyonudur. Bu alan, Tutar hesaplama alanında, "vade farkı komisyonu dahil" seçimi yapıldığında aktif hale gelir. Kredi kartı ile yapılan ödemelerde ilgili banka hesabını belirtir. Ödeme Türü Kredi Kartı olduğunda bu alandan kayıtlı banka hesapları listesine ulaşılır ve ilgili hesap seçilir. Ödeme türü Nakit olduğunda ise Ödeme/Tahsilat Noktaları listesine ulaşılarak kasa hesabı seçimi yapılır. Ödeme Hareketlerinin Birleştirilmesi ve Vade Tarihi Satınalma faturalarının ödeme satırları oluşturulurken, ödeme planına göre aynı vade tarihindeki ödemelerin birleştirilip birleştirilmeyeceği, birleştirilecekse hangi vadeye göre birleştirileceği Sistem Ayarları Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri Genel başlığı altında yer alan Fişlerde Ödeme Hareketleri Birleştirme Yöntemi parametresi ile belirlenir. Birleştirilmeyecekse ödeme hareketleri ayrı satırlar halinde oluşur. Satınalma Yönetimi 159

161 Faturanın birden fazla satırdan oluşması durumunda her satır için yapılan ödeme planı tanımına uygun olarak ödemeler parçalanır, vade tarihi aynı olan ödeme hareketleri birleştirilmez. Vade tarihine göre birleştirilecekse, aynı vade tarihine sahip ödeme hareketleri birleştirilerek ödeme satırları oluşur. Faturanın tüm satırları için yapılan ödeme planı tanımına uygun olarak parçalanan ödeme hareketlerinden birbirine uygun olan ve aynı vade tarihine sahip olan hareketler birleştirilir. Ortalama vade tarihine göre birleştirilecekse, ödeme toplamının tamamı için ortalama vade tarihinde bir satır oluşur. Faturanın tüm satırları için parçalanmış ödeme hareketleri, tek satırda ve ortalama vade tarihinde birleştirilir. Ortalama vade tarihi, parçalanan ödeme hareketlerinin ağırlıklı ortalaması ile hesaplanır. Sipariş veya irsaliye faturaya aktarıldığında, fiş genelindeki ödeme planı eğer faturada ödeme planı verilmişse aktarılmaz. Fatura genelinde ödeme planı yoksa ilk aktarılan irsaliye ve/veya sipariş fişinin ödeme planı fatura geneline bağlanır. Tüm satırlarına ödeme planı bağlanan faturalarda, fatura geneline ait olan ve cari hesap kartından otomatik olarak aktarılan ödeme planı herhangi bir anlam taşımaz. Fatura daha sonra değiştir komutu ile çağırılıp bazı satırlardaki ödeme planı bağlantısı kaldırılırsa, o satırlar için fatura geneline ait ödeme planı geçerli olur. Eğer satırda ödeme planı bağlantısı yoksa ve fatura geneline de herhangi bir ödeme planı bağlanmamışsa, satırdaki stok işlem tarihinde ödenecekmiş gibi yani sıfır gün vadeli işlem görecektir. Ödeme/Tahsilat hareketleri penceresinin alt bölümündeki alanlardan ödenecek tutar, ortalama vade, ödenen tutar ile fatura tutarı arasında fark olması durumunda tutar farkı ilgili alanlarda görüntülenir. Notlar Notlar bölümünde, fatura geneline ait izlenecek bilgiler kaydedilir. Personel Bu seçenek ile satınalma faturasının ilgili olduğu personel bilgileri kaydedilir. Satınalma işleminin personel tarafından yapılması ve faturanın satınalma bölümüne iletilmesi ve benzeri durumlarda ilgili personel bilgileri Personel İşlem Detayları seçeneği tıklanarak kaydedilir. İşlem Türü: Personel bağlantısı işlem türünü belirtir. Bu alana Belirlenmemiş Personel alacaklandırma işlemi Personel borç kapatma işlemi Personel mevcut alacak işlemi Satınalma Yönetimi 160

162 Seçeneklerini içerir. Belirlenmemiş türünün seçilmesi durumunda, personel ilişkisi tür belirtilmeden kaydedilir. Personel alacaklandırma işlemi, fatura tutarının personel tarafından ödenmesi durumunda seçilir. Personel fatura tutarı kadar alacaklandırılır. Sicil No: Satınalma faturasının ilişkili olduğu personelin sicil numarasıdır. Kayıtlı personel tanımları listelenir ve ilgili kayıt seçilir. Seçilen personelin adı ve soyadı ilgili alanlara aktarılır. Hakediş Detayları Hakediş Detayları penceresi sadece Alınan Hizmet Faturası türündeki faturalarda yer alır. Proje Yönetimi program bölümünde bulunan Hakedişler üzerinden faturalama yapıldığında ya da alınan hizmet faturası içerisinde hakediş no seçilerek hakediş bağlantısı kurulduğunda, yapılan kesinti bilgileri bu pencerede yer alır. Satınalma Yönetimi 161

163 e-fatura & e-arşiv Detayları e-fatura ve e-arşiv faturaları için doldurulması gereken bilgilerin topluca yer aldığı penceredir. e-arşiv Belge Detayı, Muafiyet Bilgileri ve ÖKC (Ödeme Kaydedici Cihaz) Bilgileri bu alanda belirtilir. e-arşiv Belge Detayı e-arşiv belge detayı bilgileri, faturalama türü e-arşiv olarak belirlenen faturalarda e-fatura & e-arşiv Detayları sekmesinde e-arşiv Belge Detayı başlığı altındaki seçeneklerle girilir. Bu alan fişte yer alan organizasyonel birimin e-arşiv kullanıcısı olması durumunda aktiftir. Bu penceredeki bazı alanlar zorunludur. Zorunlu alanlara bilgi girişi yapılmadığı takdirde fatura kaydedilirken uyarı alınır. Örneğin; Gönderim Şekli alanının değeri Belirtilmemiş olduğunda, e-arşiv bilgileri kaydedilmemiş sayılır. Bu durumda fatura kaydedilmez. Gönderim Şekli: Belirtilmemiş/ Kağıt / Elektronik olmaz üzere üç seçeneklidir. e-arşiv / e-arşiv (Online Satış) seçili olan faturalar için zorunludur. e-arşiv faturalarının vergi mükelleflerine kağıt olarak iletilmesi zorunludur. Vergi mükellefi olmayanlara elektronik gönderim isteğe bağlıdır. e-arşiv faturası kullanan cari hesap tanım kartları içerisinde belirtilen gönderim şekli öndeğer olarak alana gelir ancak değiştirilebilir. Tesisat Numarası: Telefon, Gsm, elektrik, su, gaz, internet, televizyon aboneliği gibi abonelik esasına göre fatura düzenleyen mükelleflerin müşterileri adına tahsis ettikleri tesisat, hizmet veya hat numaraları bu alana yazılır. İnternet Satış Adresi: e-arşiv (Online Satış) faturaları için zorunlu alandır. Sistem işletmeni program bölümünde organizasyonel birim tanımı esnasında belirtilen internet satış adresi öndeğer olarak alana gelir. Ödeme Şekli: Ödeme şekilleri Sistem İşletmeni program bölümünde tanımlanır. Kredi Kartı/ EFT-Havale/ Kapıda Ödeme/ Ödeme Aracısı/ Diğer seçeneklerini içerir. e-arşiv (Online Satış) seçili olan faturalar için zorunludur. Ödeme Aracısı: Ödeme şekli Ödeme Aracısı seçildiğinde ilgili aracının belirtildiği alandır. Ödeme Tarihi: e-arşiv (Online Satış) seçili olan faturalar için zorunludur. Öndeğer olarak günün tarihi gelir. ÖKC (Ödeme Kaydedici Cihaz) Bilgileri ÖKC (Ödeme Kaydedici Cihaz) ile oluşturulan faturaların ÖKC bilgilerin kaydedilmesi için kullanılır. Satınalma Yönetimi 162

164 Ödeme Kaydedici Cihaz Fişi: Fatura ödeme kaydedici cihaz ile oluşturulmuşsa bu alan işaretlenir. İrsaliye Yerine Geçer: Ödeme kaydedici cihaz belgesi irsaliye yerine kullanıldığında bu alan işaretlenir. Okc Seri No / Z Numarası / Bilgi Fişi Numarası / Bilgi Fişi Tarihi/Bilgi Fişi Tipi alanları ödeme kaydedici cihaz ile satış yapan firmalar için gerekli bilgilerdir. Bilgi Fişi Tipi alanı Avans, Yemek Fişi, e-fatura, e-fatura İrsaliye, e- Arşiv, e-arşiv İrsaliye, Fatura, Otopark, Fatura Tahsilat, Fatura Tahsilat Komisyonlu seçeneklerini içerir. Muafiyet Bilgileri KDV Muafiyet Sebebi: e-faturalarda, KDV tutarı "0" (Sıfır) olan fatura geneli için muafiyet sebebinin girildiği zorunlu alandır. KDV Muafiyet Kodu: KDV tutarı "0" (Sıfır) olan Özel Matrah ya da İstisna türündeki e-fatura ve e-arşiv faturaları için muafiyet kodunun girildiği zorunlu alandır. Girilmediği takdirde program kullanıcıyı uyarır. İstisna ve Özel Matrah tipi dışındaki e-faturalar için KDV muafiyet sebebi alanına manuel giriş yapılabilir. Ek Vergi Muafiyet Kodu: ÖTV istisnası içeren e-fatura ve e-arşiv faturalarında istisna sebebinin takip edilmesi için kullanılan kod alanıdır. e-fatura ve e-arşiv Tipi İstisna olan faturaların hareket satırında yer alan malzemenin tanım kartında ek vergi kodu seçili olduğunda ve fatura satırında ek vergi tutarı 0 sıfır olduğunda, Ek Vergi Muafiyet Kodu alanına seçim yapmak zorunludur. Ek Vergi Muafiyet Sebebi: ÖTV istisnası içeren e-fatura ve e-arşiv faturalarında istisna sebebinin takip edilmesi için kullanılan muafiyet sebebi alanıdır. e-fatura ve e-arşiv Tipi İstisna olan faturaların hareket satırında yer alan malzemenin tanım kartında ek vergi kodu seçili olduğunda ve fatura satırında ek vergi tutarı 0 sıfır olduğunda, Ek vergi Muafiyet Sebebi alanlarına seçim yapmak zorunludur. Satınalma Yönetimi 163

165 Fatura Toplu Durum Değişikliği Satınalma Faturaları listesi üzerinden seçimi yapılan kayıtlar için toplu halde durum değişikliği yapılabilir. Bunun için F9-sağ fare düğmesi menüsünde bulunan Toplu Durum Değişikliği seçeneği kullanılır. Seçilen fatura kayıtları, durum geçişi kuralları çerçevesinde seçimi yapılan yeni durum ile değiştirilir. Örneğin; Muhasebe Onaylı bir fatura İptal edilmek istendiğinde kapatılmış tahsilat hareketleri var ise ya da bütçe / ödenek kontrolüne takılan bir fatura onaylanmak istediğinde durum değişikliği yapılamayacağından uyarı mesajı alınır. Durum geçiş kontrolleri için dikkat edilmesi gerekenler şunlardır: Faturaya bağlı irsaliyelerde de durum değişikliği yapılacaksa verilecek olan uyarı mesajına kullanıcı onay vermelidir. Muhasebe onaylı bir faturanın iptal edilmesi durumunda, bağlı muhasebe fişinin onaylı olması sebebiyle yeni bir muhasebe fişi oluşturulur. Yeni fiş, diğerlerinin ters kaydı şeklinde oluşur. Satınalma Yönetimi 164

166 İrsaliyelerin Faturalanması Malın önceden gönderilmesi ve faturasının sonradan kesilmesi durumunda fatura irsaliye bağlantısı kurulur ve irsaliye bilgilerinin yeniden girilmesi gerekmez. İrsaliyeleri faturaya aktarmak için fatura üzerinde yer alan İşlemler menüsündeki İrsaliye Aktar seçeneği ve irsaliye satırı F9-sağ fare tuşu menüsünde yer alan Faturala seçeneği kullanılır. İrsaliye Aktar İrsaliyelerin faturaya toplu olarak aktarılması için irsaliye aktar seçeneği kullanılır. İrsaliye içerisinde İşlemler menüsünde bulunur. İrsaliye Aktarım İşlemleri penceresinde filtre satırlarında faturaya aktarılacak irsaliyeler belirlenir. Bu filtre seçenekleri şunlardır: Fiş Tarihleri Ticari İşlem Grubu İrsaliye Belge No Belge Tarihleri Genel İndirim/Masraflar Başlangıç/Bitiş Grup/Aralık Grup/Aralık Başlangıç/Bitiş Aktarılacak/ Aktarılmayacak Fiş Tarihleri: Bu filtre satırında başlangıç ve bitiş tarihleri verilerek faturanın ait olduğu cari hesaba ait irsaliyelerin listelenmesi sağlanır. Ticari İşlem Grubu: Faturalanacak irsaliyelerin ticari işlem grubuna göre filtrelenmesi için kullanılır. İrsaliye Belge Numarası ve Tarihi: Faturalanacak irsaliyeler belge numarasına ve tarihine göre de seçilebilir. Bu filtre irsaliyeleri belge numaralarına göre listelemek için kullanılır. Genel İndirim/Masraflar: İrsaliyede yapılan genel indirim ve masrafların faturaya aktarılıp aktarılmayacağı irsaliye aktarım seçenekleri penceresinde Genel İndirim Masraflar filtre satırında belirlenir. İrsaliye faturalanırken, faturada yapılan satır değişiklikleri; Malzeme satırına uygulanan indirim/ masraf/ promosyon satırları irsaliyeye de yansır. Fatura satırından silinen malzeme/ indirim/ masraf/ promosyon satırları bağlı irsaliyeden de silinir. Ancak fatura geneline eklenen promosyonlar için yeni bir irsaliye kaydı oluşur. Yine fatura geneline uygulanan indirim ve masraflar bağlı irsaliyeleri etkilemez. Faturaya aktarılan irsaliyelerin listelenmesi Fatura girişi sırasında ya da eski faturalar üzerinde inceleme yapılırken faturada yer alan irsaliyelere, fatura üzerinde yer alan İrsaliyeler sayfası ile ulaşılır. Faturada yer alan irsaliyeler numara, irsaliye türü, tarih, belge numarası, belge tarihi, açıklama bilgileri ile listelenir. Fatura ve irsaliyenin aynı tarih ile bastırılacağı durumlarda, irsaliye tarihi değiştirilebilir. Burada yapılan değişiklik, irsaliyelere otomatik olarak aktarılır. Faturaya aktarılan irsaliyeler, satınalma irsaliyeleri listesinde faturalandığını belirten işaret ile yer alır. Faturalanan irsaliyeler, satınalma irsaliyeleri listesinde ancak inceleme amacıyla ekrana getirilebilir. İrsaliye bilgilerinde olabilecek değişiklikler ve irsaliyenin kayıtlardan çıkarılması işlemleri ancak satınalma faturaları bölümünden yapılabilir. Satınalma İrsaliyeleri Listesinden Faturalama Satınalma irsaliyeleri, irsaliye listesinden de faturalanabilir. Bu işlem için Satınalma İrsaliyeleri Listesi nde sağ fare düğmesi menüsünde bulunan Faturala seçeneği kullanılır. Faturala seçeneği Onaylanmış durumda olan irsaliyelerde aktiftir. Ekrana gelen Faturala penceresinde, fatura bilgileri incelenir ve kaydedilir. Satınalma Yönetimi 165

167 Satınalma Fiş/Fatura Satır Türleri Depozitolu İşlemler Depozitolu olarak alınan ya da satılan malların takibi yapılır, miktar ve tutar bilgileri ile izlenir. Depozitolu malların alış ve satışında KDV alınmamakta, bu mallar miktar ve tutar olarak izlenmektedir. Örnek vermek gerekirse meşrubat üretici ve dağıtıcıları boş şişelerin de takibini yapmakta belirli cari hesaplara bunları depozitolu olarak vermekte ve daha sonra iade almaktadırlar. Bir malın depozitolu olup olmadığı malzeme kartı açılırken kayıt türü seçilerek kaydedilir. Satınalma Bölümünden yapılan depozito işlemleri, depozitolu mal alımı ve depozito iadesi olmak üzere ikiye ayrılır. Kayıt türü depozitolu olan stoklar alım irsaliyeleri ve faturalarında iki şekilde işlem görebilir. 1. Depozitolu mallar diğer stoklar gibi alınabilir. Eğer depozitolu malzeme için kayıt türü ticari olan bir malzeme kartı açılmışsa, fiş ve faturada tüm bilgiler ilgili depozitolu malzeme için de satırda kolonlarda girilir. KDV dahil tüm alanlara alım bilgileri kaydedilir. 2. Normal alım işlemi dışında depozitolu mal işlemi olarak girilebilir. Bu durumda fiş satırında satır türü D (depozitolu) olarak belirlenir. Bu durumda bu satırda yalnızca kayıt türü depozitolu olarak belirlenen stoklar için işlem yapılır. Depozito işlemine ait fiş satırında, indirim yüzde, KDV kolonlarına bilgi girilemez. Depozitolu malların alışında KDV sözkonusu değildir. Miktar kolonuna satılan ya da iade edilen miktar belirtilir. Depozito işlem satırlarına indirim, masraf ve promosyon uygulanmaz. Ayrıca fiş geneline uygulanan indirim, masraf ve promosyonlar, tipi depozito olan fiş satırlarını etkilemeyecektir. Gerek fiş satırı gerekse fiş geneli için alım koşulları uygulandığında, satır türü D (depozitolu) olan fiş satırları bu uygulamadan etkilenmeyecektir. Sipariş işlemlerinde depozitolu işlem satırları yer almaz. Verilen sipariş için depozitolu işlem sözkonusu ise, depozito işlemleri sipariş irsaliye ve/veya faturaya aktarıldığında alım irsaliye ya da fatura satırlarında kaydedilir. Depozitolu malların iadesi Depozito iadesine ilişkin işlemler için iade irsaliyesi ve iade faturası fiş satırlarında miktar alanında, iade edilen miktardan önce - işareti konulur. Alım irsaliyesi ve alım faturasında miktar kolonunda - işareti olan fiş satırları program tarafından çıkış işlemi olarak dikkate alınır. İrsaliyelerin faturaya aktarımında depozito satırları Depozitolu malzeme alım bilgileri doğrudan mal alım faturası ile kaydedildiğinde alınan malzeme ve bu depozitolu mal fatura satırlarından işlenir. Faturanın irsaliyesi program tarafından otomatik olarak oluşturulur. Depozitolu işlem bilgilerini içeren alım irsaliyesi faturaya aktarıldığında, irsaliyedeki D (depozito) türündeki tüm satırlar faturaya aktarılır. Satınalma Yönetimi 166

168 Malzeme Takımı Satırları Malzemeler alış/satış yöntemlerine ve şekillerine göre de farklılıklar gösterir. Malzeme takımları, diğer bir deyişle karma koli alım/satışlarda kullanılır. Her malzeme takımı bir kaç malzeme kaleminden oluşur ve bu malzemeler farklı KDV oranları üzerinden işlem görür. Malzeme takımı muhasebeleştirme işlemleri takımı oluşturan malzemelerin KDV oranlarına ve tutarlarına göre ayrı hesaplara yapılabilir. Fatura basımında takımı oluşturan malzeme satırları ayrı ayrı yer alır. Hem takım içinde yer alan hem de alımı yapılan malzemelerin takım içindeki alımları ve tek başına alımları ayrı ayrı izlenir ve maliyetleri hesaplanır. Malzeme takımı içinde hangi malların ne miktarda olduğu bellidir. Takım malzemelerine ait malzeme kartları, Malzeme Yönetimi Bölümünde kayıt türü Malzeme Takımı ve Asorti seçilerek açılır. Bu malzemelere ait alım işlemleri ise fiş ve faturalarda satır tipi Malzeme Takımı seçilerek kaydedilir. Malzeme Takımı içinde hangi malzemelerin yer alacağı ve takım içindeki miktarları ve zorunlu bileşen olup olmadıkları kart üzerinde Bağlı Kayıtlar menüsü altında bulunan Takım Bileşenleri seçeneği ile belirtilir. Takım stokları ana birim üzerinden işlem görür. Takımı oluşturan stoklar da takım içinde yalnızca ana birim üzerinden işlem görecektir. Malzeme takımını oluşturan malzemelerin birim fiyatları, ilgili malzeme satırında Bağlı Kayıtlar menüsü altında bulunan Satış/Satınalma Fiyatları seçenekleri ile kaydedilir. Fiyat kartı üzerinde bulunan Takım Fiyatının Bileşenlere Bağımlı seçilmesi durumunda takımı oluşturan bileşen fiyatları ilgili alanda belirtilir. Bileşenlerden Bağımsız olarak fiyat belirlenmek istenirse malzeme takımına da birim fiyat bilgisi oluşturulabilir. Burada verilen fiyatlar alım fiş ve faturalarında birim fiyat alanına tanımlı satınalma fiyatı seçenekleri ile öndeğer olarak aktarılır. Fiş ve faturalarda malzeme takımı satırları: Malzeme Takımı olarak alınan mallara ilişkin alım işlemleri Satınalma Bölümünde verilen sipariş fişleri, irsaliyeleri ve faturaları ile kaydedilir. Fiş ve faturalarda satırda hareket görecek malzemenin malzeme takımı tipinde olması durumunda, tür kolonunda, satır türü Malzeme Takımı olarak belirlenir. Malzeme kodu kolonunda malzeme takımının kodu girildiğinde, takımı oluşturan malzemelere ait takım bileşenleri satırda otomatik olarak oluşur. Bu satırlar malzeme takımı satırına bağlı ek satırlar olarak görüntülenir. Takım içinde yer alan malzemelere ait bu satır bilgileri değiştirilemez ve silinemez. Takımı oluşturan malzemelere ait satırlarda, KDV alanına, malzemelerin kartlarında verilen KDV öndeğer olarak aktarılır. Ancak değiştirilebilir. Takımı oluşturan stoklar farklı KDV oranları üzerinden işlem görebileceği için, takım malzeme satırında KDV oranı alanına bilgi girilemez. Takım içinde yer alan malzemelere ait satırlarda miktar alanına, malzeme takımı tanımında verilen bileşen miktarları otomatik olarak gelir ve değiştirilemez. Ancak malzeme takımının birim fiyatı değiştirilebilir. Takım malzeme satırında birim fiyat alanında, tanımlı alış/satış fiyatı seçilebileceği gibi, alım işlemi diğer fiyatlar üzerinden de yapılabilir. Fiyat değiştirildiğinde, takım satırlarında yer alan malzemelerin fiyatları da dağılım oranlarına bağlı olarak değişir. Satınalma Yönetimi 167

169 Malzeme Takımına ait indirim, masraf ve promosyonlar Malzeme Takımına ait olan indirim, masraf ve promosyonlar takımı oluşturan malzeme satırlarının altında satır türü belirlenerek kaydedilir. Satır için geçerli olacak masraf, indirim ve promosyonlar için doğrudan tutar indirim oranı ya da miktarı belirtilir. Ya da tanımlı indirim, masraf ve promosyon kartları kullanılır. Satır türü olarak indirimler için İndirim, masraflar için Masraf, promosyonlar için Promosyon seçilir. Malzeme takım satırı için geçerli olacak indirim, masraf ve promosyonların hangi öncelikle yapılacağı kampanya tanımı yapılarak belirlenmişse, Kampanya Uygula seçeneği ile tanımda belirlenen koşullar uygulanır. Kampanya Uygula seçeneği F9-sağ fare düğmesi menüsünde yer alır. Alım kampanya tanımında belirlenen indirim, masraf ve promosyonlar uygulanır ve takımı oluşturan malzeme satırlarının altında listelenir. Alış kampanyaları uygulanırken takımı oluşturan malzeme satırları değil malzeme takımı malzeme satırı dikkate alınır. Malzeme Takımlarına ait işlemlerin muhasebeleştirilmesi Takım malzemelere ilişkin fişlerin muhasebeleştirilmesinde, takım satırındaki tutar diğer malzeme satırlarına benzer şekilde malzeme takımının muhasebe hesabına aktarılacaktır. Takımın muhasebeleştirme açısından tek farkı KDV tutarındadır. Takımı oluşturan malzemelerin KDV oranları ve bu malzemelerin payına düşen KDV tutarları göz önüne alınarak, KDV tutarı parçalanır ve farklı KDV hesapları altında muhasebeleştirilir. Satınalma Yönetimi 168

170 İndirim, Masraf Satırları Fiş/faturada satırdaki işleme ve/veya tüm fiş geneline indirim, masraf uygulanır. Satırdaki işlem için geçerli olacak masraf ve indirimler ilgili satırının hemen altında satır türü masraf ve indirim seçilerek kaydedilir. Fiş ya da fatura geneli için geçerli olacak indirim ve masraf satırları ise çizgi ile ayrılan bölümün altına kaydedilir. İndirim ve masraflar tutar oran formül olarak kaydedilir. Formüller ise indirim ve masraf kartlarında verilir. Satır ya da fiş/fatura geneli için geçerli olacak indirim, masraf, promosyonlar ve öncelikleri alış kampanya tanımlarında belirlenir ve satırdaki işleme ve/veya fiş/fatura geneline uygulanır. Satır ya da fiş/fatura geneli ile ilgili indirimler, masraf ve promosyonların tutar veya oran verilerek ya da bir hesaplama sonucunda bulunduğu fiş üzerinde birim alanındaki işaretle izlenir. Tutar "TL", oran "%" ve tanımlı kart "f(x)" olarak gösterilir. Fiş/fatura satırında yer alan işleme ve fiş/fatura geneline istenen sayıda masraf ve indirim uygulanır. İndirim ve masrafların malzeme maliyetlerine etkisi ve izlenmesi Alış fişlerinde veya faturalarında satırdaki işlem ve fiş geneline ilişkin indirim ve masraflar ayrı muhasebe hesabı altında izlenebileceği gibi malzeme maliyetine yansıtılarak da izlenebilir. İndirim ve masrafların ne şekilde izleneceği Sistem Ayarları-Öndeğer ve Parametreler-Genel-Öndeğer ve Parametreler altında yer alan Satınalma Parametreleri seçeneği ile belirlenir. Bkz.Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri Satınalma Parametrelerinde indirimler ve masraflar dağıtılacak mı Evet ve Hayır olmak üzere iki seçeneklidir. Evet seçiminde fiş satırı ve fiş geneli için yapılan indirim ve masraflar malzeme maliyetlerine yansıtılır. İndirim ve masrafların malzeme maliyetine yansıtılması durumunda, fiş geneli için geçerli olacak indirim ve masraflar, satırlarda yer alan malzemelere ağırlıkları oranında dağıtılır. Hayır seçiminde ise indirim ve masrafların ayrı muhasebe hesabı altında izleneceği belirlenir, gerek fiş satırlarında gerekse işlem geneline ait indirim ve masraflar malzeme maliyetlerini etkilemez ve muhasebe hesapları altında izlenir. Alım fiş satırları ve fiş geneli için yapılan indirim ve masraflar malzeme maliyetlerine dağıtılmayıp ayrı muhasebe hesabında izlenebilir. Alım indirimleri ve alım masrafları muhasebe kodları Genel Muhasebe bölümünde Ana Kayıtlar menüsü altında yer alan Muhasebe bağlantı kodları seçeneği ile ya da kartlar üzerinden kaydedilir. Verilen muhasebe kodları fiş ve faturalara öndeğer olarak aktarılır. Yapılan indirim ve masrafların yalnızca o işlem için farklı muhasebe hesapları altında toplanması istenirse değiştirilir. Bu durumda muhasebeleştirme işleminde, işlemde belirtilen muhasebe kodları dikkate alınır. Satınalma Yönetimi 169

171 İndirim ve masrafların Uygulanması Alım işlemlerinde kullanılan sipariş fişleri, irsaliyeleri alım faturalarında satırdaki işlem için ya da fiş geneli için geçerli olacak indirim ve masrafların hangi koşullarda ne şekilde yapılacağı indirim ve masraf kartlarında formül alanında kaydedilir. Tanımlı kartlar, uygulanan indirim hesaplamasında kullanılan formülü ve indirim uygulama kurallarını programa girmek için kullanılır. Böylece bir satıcıyla yapılan anlaşma sonucu her alışta aynı indirimler uygulanıyorsa, bu standart indirimler otomatik olarak uygulanabilecektir. Satırdaki işleme ait indirim ve masraflar ilgili satırın hemen altında, fiş geneline ait indirim, masraf ve promosyonlar ise çift çizgi ile ayrılan bölümde kaydedilir. Satırdaki işlem ya da fiş geneli için geçerli olacak indirim ve/veya masrafları uygulamak için önce satır türü belirlenir. İndirimler için satır türü İndirim Masraflar için Masraf seçilir. Satınalma irsaliye ve faturalarında depozitolu satırlar için indirim ve masraf uygulanmaz. Yapılacak indirim ve masraf tanım kodu verilerek ya da kayıtlı indirim, masraf kartları listesinden seçilerek satırdaki işleme ya da fiş geneline uygulanır. Kartta yapılan tanıma göre hesaplanan indirim ve masraf tutarları tutar alanına ve fişin alt bölümünde yer alan toplam indirim alanına otomatik olarak yazılır. Sözkonusu indirim ve masrafların girişinde tanımlı kartların kullanıldığını ve bu kartlarda yapılan formüllendirmeye göre tutarın hesaplandığını birim alanında yer alan f(x) işareti gösterir. Tutar ya da oran olarak indirim ve masraflar Fiş satırında yer alan mal/hizmete ya da fiş geneline ait indirim ve masraflar doğrudan tutar ya da oran verilerek de kaydedilir. Öncelikle satır türü belirtilir. İndirim için "-", masraf için "+" karakteri kullanılır. İndirim ve masraf tutar olarak verilecekse masraf ve/veya indirim tutarı doğrudan yazılır. Eğer indirim ve/veya masraf yüzde olarak verilecekse "%" alanında indirim oranı kaydedilir. Satır ya da işlem geneline ait bu indirim ve/veya masrafın tutar ya da oran üzerinden yapıldığı birim alanında izlenir. Tutar girilerek işlenen indirim ve masraf satırlarında birim alanında TL görüntülenir. İndirim ve/veya masrafların belli bir oran üzerinden hesaplanması durumunda birim alanında "%" işareti yer alır. Satınalma Yönetimi 170

172 Promosyon Satırları Satıcı firmalardan alınan mallar ya da alım işlemine uygulanan promosyonlar kaydedilir ve gerekirse ayrı muhasebe hesapları altında izlenir. Alım işlemlerinde satıcı firmanın gerek alınan mala gerekse işlem geneline uyguladığı promosyonlar fiş satırlarında kaydedilir. Satınalma irsaliye ve faturalarında, satırda işlem gören malzeme ya da malzeme sınıfına işlem geneline promosyon uygulanır. Alınan mala uygulanan promosyonlar fiş satırlarında ilgili satırın altında, işlem geneline ait promosyonlar ise çizgi ile ayrılan bölümde, satır türü belirtilerek kaydedilir. Promosyon satırlarının girişinde tanımlı promosyon kartları kullanılır. Ya da promosyon olarak verilen mala ait bilgileri malzeme seçilerek kaydedilir. İrsaliye ve faturalarda depozitolu satırlar için promosyon uygulanamaz. Satırdaki İşlem için Promosyon Uygulaması Alım irsaliye ve faturalarında, promosyon olarak alınan mallarla ilgili bilgiler doğrudan satırda ilgili malzeme girilerek ya da tanımlı promosyon kartları kullanılarak kaydedilir. Bu durumda tanımda belirlenen koşullar fiş satırındaki işleme uygulanır. Satırda alım promosyon tanımlarının uygulanması Satırdaki mala ait alım/satım işleminde, tanımlı promosyon kartları kullanılarak promosyon olarak verilen mallarla ilgili bilgiler ve tanımda yapılan formüle göre hesaplanan miktarlar otomatik olarak fişe aktarılır. Satılan veya alınan malla birlikte satıcı firmanın promosyon olarak gönderdiği mal ya da malları ve ne miktarda verileceklerini belirten promosyon tanımlarının olması durumunda F9-sağ fare düğmesi menüsünde Promosyon Uygula seçeneği yer alır. Satınalma irsaliye ve faturalarında, satırdaki işlem için promosyon uygulandığında satırda işlem gören malzemeye ait tanımlı promosyon kartları listelenir ve seçim yapılır. İşlem tarihi ile promosyon başlangıç ve bitiş tarihi kontrolü program tarafından yapılır. Promosyon kartları listesinde yalnızca tarihi geçerli promosyon kartları listelenir. Promosyon uygulanan malzeme satırına ait bilgiler ilgili satırın altında satır türü Promosyon olarak yer alır. Promosyon olarak alınan mal miktarı promosyon tanımında belirlenen formüle göre program tarafından hesaplanır. Bu malların tutarları ise alış promosyon tanımında verilen birim fiyatlar üzerinden hesaplanır. Mallar için yüzde yüz indirim uygulanır ve hesaplanan indirim toplam indirim alanına aktarılır. Promosyon olarak alınan malların KDV tutarı, alış promosyon kartında belirtilen birim fiyat ve KDV yüzdesi üzerinden hesaplanır. Promosyon bilgilerinin doğrudan işlenmesi Satınalma irsaliye ve faturalarında, satırdaki malzeme için promosyon olarak alınan mal ya da mallara ait bilgileri doğrudan işlemek de mümkündür. Satır türü olarak Promosyon seçilir ve promosyon olarak alınan mal ya da mallara ait bilgiler seçilerek ilgili alanlardan doğrudan kaydedilir. Satınalma Yönetimi 171

173 Fiş/Fatura Geneline ait Promosyonlar Satınalma işlemlerinde, fiş ya da faturanın geneline de promosyon uygulanır. İşlem geneline ait promosyon uygulamalarına ait bilgiler irsaliye ve fatura satırlarında çizgi ile ayrılan bölümde kaydedilir. Fiş ya da fatura geneline ait promosyon bilgilerini işlemek için satır tipi Promosyon seçilir ve promosyon olarak alınan malzeme bilgileri ilgili alanlarda kaydedilir. Fiş ya da fatura geneline ait promosyonlar ayrı bir muhasebe hesabı altında izlenir ya da satırda yer alan malzemelere ağırlıkları oranında dağıtılır. Satınalma irsaliye ve faturası geneline ait promosyon satırlarının, malzeme maliyetlerini ne şekilde etkileyeceği Sistem Ayarları program bölümümde Öndeğerler ve Parametreler menüsü altında yer alan Satınalma Parametreleri ile belirlenir. Bkz.Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri Promosyon indirimleri dağıtılacak parametresi Evet ve Hayır olmak üzere iki seçeneklidir. Evet seçiminin yapılması durumunda malzeme maliyetleri hesaplanırken işlem geneline ait promosyonlar satırlarda yer alan malzemelere ağrılıkları oranında dağıtılır. Hayır seçiminde ise, satınalma işlemleri için uygulanan promosyon indirimleri ayrı bir muhasebe hesabında izlenir. Hizmet Satırları Sipariş fişlerinde hizmet satırları Malzeme için sipariş bilgileri kaydedildiği gibi, hizmetler için de sipariş bilgileri kaydedilir, faturaya aktarılır ve raporlanır. Sipariş fişlerinde satırdaki işlemin hizmetle ilgili olduğu satır türü Hizmet seçilerek belirlenir. Kod alanında alınan hizmet tanımları listelenir ve ilgili hizmet seçilerek fişe aktarılır. Hizmet siparişleri için geçerli temin süreleri, hizmet kartlarında girilen temin süreleridir. Fiş üzerinde yer alan temin tarihi bilgisi kart üzerinde belirtilen temin gün sayıları dikkate alınarak hesaplanır. Hizmet siparişi için indirim ve/veya masraf sözkonusu ise, hizmet satırının altında yer alan satıra bu bilgiler kaydedilir. İndirimler için satır türü İndirim, masraflar için Masraf seçilir. Fiş geneline ait olan indirim ve masraf tutarları hizmet satırlarına ağırlıkları oranında dağıtılır. Mal faturalarında hizmet satırları Alınan ya da verilen hizmetler fatura türü Alınan/Verilen hizmet faturası seçilerek ya da, malzeme fatura satırlarında satır türü Hizmet seçilerek kaydedilir. Malzeme faturalarında alınan/verilen hizmetlere ait bilgiler satır tipi hizmet seçilerek kaydedilir ya da hizmet siparişleri faturaya aktarılır. Sipariş İşlemler menüsünde yer alan Sipariş aktar seçeneği ile sipariş fişleri ya da sipariş hareketleri üzerinden yapılır. Satınalma Yönetimi 172

174 Satınalma Faturası İşlemler Menü Seçenekleri Satınalma faturasına irsaliye, sipariş aktarımı ve fiş geneline toplu olarak yansıması istenen işlemler, fiş üzerinde İşlemler menü seçenekleri ile kaydedilir. Sipariş Aktar İrsaliye Aktar Sözleşme Hareketi Aktar Satır Ödeme Planı Değiştir Kampanya Uygula Kampanya Temizle Birim Fiyat Güncelleme İndirim Uygula Net İndirim Uygula Ek İndirimler Kontrol Seçenekleri Analiz Detaylarını Tüm Satırlara Uygula Satınalma siparişlerini irsaliyeye aktarmak için kullanılır. Bkz. Siparişlerin İrsaliyeye Aktarılması Satınalma irsaliyelerini faturaya aktarmak için kullanılır. Bu işlem ile irsaliyelerin fiş bazında listelenmesi ve faturaya aktarılması sağlanır. Satınalma sözleşme hareketlerini faturaya aktarmak için kullanılır. Satınalma sipariş fişleri, irsaliyeleri ve faturalarında satırdaki işlemlere topluca ödeme planı bağlamak ya da mevcut ödeme planını değiştirmek için kullanılır. Fiş/fatura satırları ve geneli için alımlarda geçerli olacak indirim, masraf ve promosyonlar ile kampanyaları uygulamak için kullanılır. Bkz. Sipariş, İrsaliye ve Faturada Kampanya Uygulama Fiş/fatura satırları ve geneli için satınalmada geçerli olan indirim, masraf ve promosyonlar ile uygulanan kampanyaları geri almak için kullanılır. Birim fiyat alanı boş olan satırlara ya da tüm satırlara tanımlı fiyatlardan uygun olanlarını getirmek için kullanılır. Bu seçenek hizmet ve fiyat farkı faturalarında yer almaz. İşlem geneline tanımlı indirimi uygulamak için kullanılır. Net indirim, satır ya da fatura geneline net toplam üzerinden uygulanan oran ya da tutardır. Net indirim uygula işlem seçeneği, İndirim satırlarında görünür haldedir. Yapılan net indirim üzerinden KDV hesaplanabilmesi için, açılan ekranda Üstlenilen KDV Oranı belirtilir. Net indirim uygulaması sonrasında brüt indirim hesaplanır, satır ve fatura genel toplamları tekrar hesaplanır. Satırda işlem gören malzemeye ek indirim uygulamak için kullanılır. Toplam 5 adet ek indirim satırı vardır. Tüm satırlara uygulansın seçeneği işaretlendiğinde, sipariş fişindeki tüm satırlara (genel satırlar hariç) ek indirimler uygulanır, şöyle ki bu seçenek işaretlendiği zaman tüm satırlar için, her satırdan sonra tanımlı ek indirimler listelenir. Fiş geneli için yapılacak kontrolleri belirlemek için kullanılır. Kontrol öndeğerleri, Sistem Ayarları program bölümünde Öndeğer ve Parametreler- Genel başlığı altında yer alan Öndeğerler ve Parametreler seçeneği ile belirlenir ve işlemlere öndeğer olarak aktarılır. Kontrol seçenekleri bu öndeğerlerde yalnızca bu işlem için değişiklik yapmak için kullanılır. Satınalma faturalarında hareket satırlarına girilen analiz detayı bilgilerinin tüm satırlara kolaylıkla uygulanabilmesi için kullanılır. Bu işlem ile, ilgili satır için girilmiş olan analiz detayı bilgilerinin diğer tüm satırlara kopyalanması sağlanır. Kopyalama işlemi ile analiz boyutu, proje ve proje aktivite kodu ile birlikte dağıtım oranı bilgisi ve dağıtılacak tutar seçeneği (satır tutarı/kdv hariç tutar/ KDV dahil tutar) de kopyalanır. Analiz detay satırlarının tutar bilgileri, dağıtım oranı ve dağıtılacak tutar seçeneğinde belirlenmiş olan tutar bilgisi ile otomatik olarak hesaplanır. Satınalma Yönetimi 173

175 Satınalma Faturası Sağ Fare Tuş Menüsü Dağıtım Şablonu Uygula Malzeme Sınıfı Detay Satırları Seri/Lot/Stok Yeri Bilgileri Varlı Atamaları Varlık Değerleme Varlıklara Masraf Dağıtımı Birim Çevrimi KDV Düzenleme Taleple İlişkilendir Alternatif Malzemeyi Uygula Promosyon Uygula Ek Vergi Uygula İşlem Detayları Kredi Kartı Geri Ödeme Bilgileri Malzeme sınıfı türündeki fiş satırlarında, malzeme sınıfı altında yer alan alt malzemelere detayları kaydetmek için kullanılır. Malzeme sınıfı altında yer alan alt malzemeler ve bunların şablonda belirtilen miktarları satıra otomatik olarak aktarılır. Bkz. Malzeme Yönetimi Dağıtım Şablonu Bilgileri Genel malzeme sınıfı türündeki satırlarda, satır dağıtım detayı bilgilerini kaydetmek için kullanılır. Bkz. Malzeme Yönetimi Malzeme Sınıfı Detay Satırları Nasıl Kaydedilir? Lot ve seri numarası takip sistemi ile ISO 9000 standartlarına uygunluk ve geriye doğru izlenebilirlik sağlanır. Malzeme fişlerinde, satırda yer alan malzeme için izleme yapılıyorsa, Seri ya da Lot numarası ve stok yeri bilgileri sağ fare tuşu menüsündeki Seri/Lot/Stok Yeri seçeneği ile kaydedilir. Varlıklara ait atamalar bu seçenek ile kaydedilir. Bkz.Varlık Yönetimi Malzeme Bağlantılı Varlıkların Sisteme Girişi Bkz. Varlık Yönetimi Varlık Atama İşlem ile beraber varlığın değerini artırıcı bir malzeme ya da hizmet alımı gerçekleşiyorsa, değerlemesi yapılacak olan varlık seçimi bu işlemle yapılır. Bkz.Varlık Yönetimi Satınalma Faturası İle Oluşan İşlemler Satınalınan varlık için giriş maliyetini etkileyecek harcamalar yapılıyorsa bu masrafların varlıklara dağıtım bilgilerini kaydetmek için kullanılır. Bkz.Varlık Yönetimi Satınalma Faturası İle Oluşan İşlemler Dinamik birimleme ile birimler arasında sabit bağlantı olmayan mallarda doğru miktar çevriminin yapılması sağlanır. Böylece alım ve envanter raporları istenen birim üzerinden doğru rakamlarla alınır. Malzeme kartında belirtilen birim çevrim oranı bazı malzeme satırları için geçerli olmayabilir. Bu durumda, fiş ve faturalarda malzeme hareketine ait satırda birim belirtildikten sonra sadece o işlem için geçerli olacak çevrim katsayısı Birim çevrimi seçeneği ile verilir. Malzeme için birden fazla birim tanımlanması ve satırdaki işlemin ana birim dışındaki birimler üzerinden yapılması durumunda çevrim katsayıları bölümünde satırdaki işlem için geçerli olacak katsayılar belirtilir. Birim çevrimi penceresinin Boyutlar bölümünde satırdaki malzeme için boyut bilgileri görüntülenir. Bkz. Malzeme Yönetimi Fiş ve faturalarda işleme özel birim çevrimi- Dinamik Birimleme Faturada hesaplanan KDV tutarının küsuratlı çıkması durumunda, toplamı yeniden belirlemek için kullanılır. Satırdaki işlemi talep kayıtları ile ilişkilendirmek için kullanılır. Satırdaki malzemenin alternatifini otomatik ya da kullanıcı seçimli uygulamak için kullanılır. Bkz.Malzeme Yönetimi Alternatif malzemeler fiş ve faturalarda nasıl kullanılır? Satırdaki işleme promosyon uygulamak için kullanılır. Bkz. Promosyon Satırları Fiş satırında işlem gören malzemenin ÖTV kapsamında olması durumunda kullanılır. Satırdaki malzeme ya da verilen hizmete ait miktar ve birim fiyat bilgilerini ve satıra ve/veya fiş geneline uygulanan masraf ve indirimlerin o malzeme satırına yansıyan tutarlarını toplu olarak listeleyen pencereyi ekrana getirir. Kredi kartı ile yapılan alımlarda, fiş ve faturalar kaydedilirken oluşacak kredi kartı fişlerine geri ödeme planı uygulanır. Kredi kartı geri ödeme hareketleri ile ulaşılan Geri Ödeme Planı Uygulama ekranı ile ilgili geri ödeme planı seçimi yapılır. Bkz. Finans Yönetimi Kurum Kredi Kartı Fişlerine Geri Ödeme Planı Satınalma Yönetimi 174

176 İntrastat Bilgileri Ambar Toplamları Bütçe Bağlantıları e-defter Belge Detayı Uygulama Malzemeye ait mal gönderim şekli ve nedenini belirtmek için kullanılır. Mal ya da hizmetin hareket gördüğü ambarlardaki durumunu gösterir. Malzemelerin her ambardaki detay bilgileri ayrı, ayrı alınabilir. Bkz. Malzeme Yönetimi Malzeme Ambar Toplamları Satırdaki işlemin bütçe bağlantılarını listelemek için kullanılır. Faturada seçili olan organizasyonel birimin e-defter kullanıcısı olması durumunda bu seçenek aktif olur. İlgili belgenin e-defter dosyasına yazılacak olan tür bilgisidir. e-fatura ve Matbu faturalar dışındaki fatura yerine geçen belgeler için (ör: Yazar Kasa Fişi, Perakende Satış Fişi) Diğer ve Makbuz seçenekleri mevcuttur. Bu seçenekler kullanılarak bu tür belgelerin Belge Türü bilgisi e-defter e Diğer ya da Makbuz olarak gitmesi sağlanır. Muhasebeleştirme işlemi sırasında bu bilgi kullanılır ve e-defter belge detayı oluşturulur. Satınalma Yönetimi 175

177 Ödemeleri(Tahsilatları) Oluşturma Ödeme/tahsilat hareketlerini satış ve satınalma faturaları listelerinde seçilen kayıt için oluşturmak mümkündür. Bunun için satış ve satınalma faturaları listelerinde sağ fare tuşu menüsünde yer alan Ödeme/Tahsilat Hareketleri Oluştur seçeneği kullanılır. Açılan Ödeme ya da Tahsilatları Oluştur penceresinde üst bölümde seçilen işleme ait Fatura numarası ve türü Tarih ve saat Birim/Bölüm bilgileri yer alır. Fatura satırlarında yer alan işleme ya da fiş geneline uygulanan ödeme planına göre oluşan ödeme hareketleri satırlarda listelenir. Bu hareketlerden ödeme ya da tahsilat işlemi ile kapatılacaklar ilgili satırda yer alan kutu işaretlenerek seçilir. Tutarın hangi ödeme işlemi ile kapatılacağı pencerenin alt bölümünde yer alan ödeme/tahsilat işlem seçimi alanında seçilir. Bu alan Doğrudan Cari Hesap Ödeme/Tahsilat Banka İşlemi Çekle Ödeme-Tahsilat Senetle Ödeme-Tahsilat Kasa Nakit Ödeme Tahsilat seçeneklerini içerir. Ödeme işlem türü seçiminden sonra Ekle simgesi tıklanır ve ödeme işlemine ait bilgiler seçilen işleme uygun fiş ya da kasa hareketi üzerinden kaydedilir. Ödeme/Tahsilat hareketinin tümü kapatılmayacaksa ödenecek tutar Böl simgesi tıklanarak açılan yeni tutar penceresinden kaydedilir. Satınalma Yönetimi 176

178 Not: Değiştir düğmesi ile ulaşılan "Ödeme/Tahsilat Hareketi" ekranından ödeme türü "Nakit" olarak seçilirse "Kasa Hesabı" alanı aktif hale gelir ve kasa seçimi yapılabilir. Böylelikle faturaya tekrar giriş yapmadan kasadan yapılan ödemeler(tahsilatlar) oluşturulur. Satınalma Yönetimi 177

179 Elektronik İmzalar Elektronik imza, başka elektronik bir veriye eklenen ya da o elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulamak amacıyla kullanılan elektronik veridir. Elektronik ortamlarda imza yerine kullanılabilen ve belgelere eklenerek imzalayanın kim olduğunu belirlemeye yarayan yasal kimlik doğrulama sistemi olarak da tanımlanır. J-Guar Uygulamasında, kayıt onaylama işlemlerinin elektronik imza ile gerçekleştirilmesi mümkündür. Durum Değiştirme ekranlarında, elektronik imza sayesinde kayıtların durum bilgileri değiştirilir ve onaylanır. Bu işlem için Satınalma Faturası Listelerinde Bağlı Kayıtlar menüsü altında yer alan Elektronik İmzalar seçeneği kullanılır. Elektronik İmzalar seçeneği, iş ürünü / veri nesnesi olarak tanımlanmış kayıtlar üzerinde aktif olur. Bu tanımların yapılması için Sistem Ayarları Program Bölümünde Tanımlar / Genel bağlantısı altında yer alan E-İmza Veri Tanımları seçeneği kullanılır. İş ürünü/ veri nesnesi olarak Faturalar seçilir. Ekrana gelen Elektronik İmzalar Listesinde seçeneği ile manuel olarak elektronik imza kaydı oluşturulur. Satınalma Yönetimi 178

180 Düğmesi tıklandığında Elektronik İmza Sihirbazı ekranı görüntülenir. E-İmza oluşturma işlemi sonucu bu veri için elektronik imza üretileceğinden sihirbaz ekranındaki işleme dahil olacak veri dikkatle incelenmelidir. Satınalma Yönetimi 179

181 Sonraki düğmesi tıklanır ve Pin Giriş ekranına ulaşılır. İşleme devam etmek için Pin girişi yapılır ve Sonraki düğmesi tıklanır. İmzalanacak kaydın referansı imza metoduna gönderilerek elektronik imzalama işlemi başlatılır. İmza kayıtlarının geçerliliğini ve güncelliğini kontrol etmek için, Elektronik İmza Listesinin F9 Menüsünde yer alan Geçerliliğini Kontrol Et seçeneği kullanılır. Bu seçenek ile Geçerlilik kontrolü için, ilişkili metoda nesnenin referans bilgisi ve imzanın referans bilgisi gönderilir. İlişkili metoddan geri dönen değere bağlı olarak ekranda şu mesajlardan biri görüntülenir: İmza kaydı geçerli değildir. İmza kaydı güncel değildir. İmza kaydı günceldir. Satınalma Yönetimi 180

182 Satınalma Fiyat Farkı Faturaları Faturalanmış mallardan bazılarının fiyatları, kur farkları, yapılan anlaşmalar, masraflar, komisyon giderleri vb. sebeplerden dolayı artabilir ya da azalabilir. Fatura kesildikten sonra oluşan bu farklar fiyat farkı olarak adlandırılır ve cari hesaplara ayrıca faturalanır. Satınalma işlemlerinden kaynaklanan fiyat farklarının alım gelirlerini artıran ya da azaltan etkileri vardır. Satınalma işlemlerinden kaynaklanan fiyat farkı faturaları Satınalma Yönetimi bölümünden kaydedilir. Alınan fiyat farkı faturaları iki şekilde kaydedilir. 1. Satınalma faturaları listesinde fatura türü olarak alınan fiyat farkı faturası seçilir. Fiyat farkları ile ilgili bilgiler, malzemelerin yer aldığı satırda fiyat farkı uygulanacak malzeme seçildikten sonra Fatura Bağlantısı kolonunda kaydedilir. Alınan fiyat farkı faturalarının satırlarına, sipariş ve irsaliye aktarılamaz. 2. Alınan fiyat farkı faturaları, satınalma faturaları listesinde sağ fare tuşu menüsünde bulunan Fiyat Farkı Uygula seçeneği ile kaydedilir. Bu durumda alınan fiyat farkı faturasının tüm alanlarına ilgili bilgiler aktarılır. Satırda bulunan Fatura Bağlantısı alanında fiyat farkı uygulanacak ilgili fatura seçilerek bağlantı yapılır. Fatura satırlarının alım hareketiyle ilişkilendirilmesi Fiyat farkı faturalarında depozito işlemleri, promosyon işlemleri, indirim işlemleri ve masraf işlemlerine ait satır tipleri kullanılamaz. Fiyat farklarına ilişkin işlemler için alınan fiyat farkı fatura satırlarında malzeme seçimi yapıldıktan sonra, bağlı fatura numarası alanında düğmesi tıklanarak ilgili malzemeye ait fatura hareketleri listelenir. Hareketler listesinde alış fiyat farkı faturaları için sadece alım hareketleri yer alır. Listede, dönem kapama işlemi yapılan malzemelerin dönem kapama tarihi hareketleri ile onay tarihinden önceki faturalar seçilemez. Alınan fiyat farkı faturasında her bir fiyat farkı satırı sadece bir adet alım hareketi ile ilişkilendirilebilir. Aynı malzeme kartının birden fazla alım hareketine fiyat farkı uygulanacaksa, fiyat farkı faturasında her hareket için aynı malzeme koduna sahip farklı satırlar girilir ve ilişkilendirilir. Malzeme hareketleri listesinde faturalar, tarih, fatura numarası, fatura türü, satır net tutarı, fiyat farkı tutarı, İşyeri, bölüm ve ambar bilgileri ile listelenir. Liste üzerinde yer alan Bul seçeneği ile istenen faturaya ulaşılırken, İncele seçeneği ile de fatura ekrana getirilip incelenir. Fiyat Farkının Malzemelere Etkisi Fiyat farkından malzemelerin nasıl etkileneceği fatura üzerinde Diğer sekmesi altında yer alan Malzeme Tutarları seçeneği ile belirlenir. Malzeme tutarları Artırılacak Azaltılacak seçeneklerini içerir. Tüm tutar bilgileri burada yapılan seçime göre dikkate alınır. Bu alanda azaltılacak seçiminin yapılması durumunda girilen tüm tutar bilgileri program tarafından - (eksi) olarak yorumlanır. Satınalma Yönetimi 181

183 Satınalma Faturalarının Fiyat Farkı Faturalarına aktarılması Alınan fiyat farkı faturalarının satınalma hareketleri ile ilişkilendirilmesi için ilgili malzeme kodunun fatura satırında girilmesi gerekir. İlişkilendirme işlemi ancak bu kod girişinden sonra ve her satır için ayrı, ayrı yapılır. Fiyat farkının belirli bir satınalma faturasının tamamına ilişkin olması durumunda her bir satırın tek tek aktarılması yerine, İşlemler menüsünde yer alan Fatura aktarımı seçeneği ile fatura satırlarının tümü aktarılır. Faturaların alım hareketleri ile ilişkilendirilmesi işlemi fatura tarihine göre yapılır. Başlangıç ve bitiş tarih aralığı verilir. Alınan fiyat farkı faturasında yer alan malzemenin ait olduğu satınalma faturaları numara, tarih, fatura türü, belge ve toplam bilgileri ile listelenir. Aktarılacak faturalar işaretlenerek seçilir. Seçilen faturaların satırlarına ait bilgiler verilen fiyat farkı faturası satırlarına doğrudan aktarılır. Eğer aktarılacak satınalma faturasında dönem kapama işlemi uygulanmış malzeme satırları varsa ve fatura onaylanmışsa fiyat farkı faturasına aktarılamaz. Fiyat farkı tutarının dağıtımı Alınan fiyat farkı faturalarında toplam tutar girilerek bunların malzeme satırlarına dağıtılması mümkündür. Bu işlem fiyat farkı faturası üzerinde İşlemler menüsünde yer alan Tutar Dağıtım seçeneği ile gerçekleştirilir. Tutar dağıtım penceresinde satırlarda yer alan malzeme kodları, dağıtım yapılırken kullanılacak katsayı bilgisi, ve fiyat farkı tutarı yer alır. Pencerede yer alan alanlar ve girilen bilgiler şunlardır: Malzeme kodu: Alınan fiyat farkı faturası satırlarında yer alan malzeme kodudur. Malzeme kodları bu alana her bir satır için doğrudan aktarılır. Dağıtım katsayısı: Satırlarda yer alan malzemelere, fiyat farklarının dağıtımında kullanılacak katsayıdır. Fiyat farkı tutarı: Satırlara dağıtılacak fiyat farkı tutarıdır. Varlıklar İçin Fiyat Farkı Faturaları Varlık Satınalma Faturası ile alınan malzeme bağlantısı olmayan varlıklar için de fiyat farkı faturaları oluşturulabilir. Bunun için Varlık Satınalma Faturaları listesi üzerinde F9-sağ fare düğmesinde bulunan Fiyat Farkı Oluştur seçeneği kullanılır. Bu durumda, alınan fiyat farkı faturasının tüm alanlarına organizasyonel birim, bölüm, cari hesap ve ticari işlem gurubu gibi bilgiler ve fatura satırları aktarılır; faturalar arası bağlantı kurulmuş olur. Fiyat farkı faturası üzerinden varlık satınalma faturası ile bağlantı kurulmak istenildiğinde; satırda gayrimenkul, ekipman, nakil vasıtası ya da diğer varlık türlerinden biri seçilir ve yapılan seçime uygun olan varlık satınalma faturaları Fatura Bağlantısı alanında listelenir. Satır türü seçimi varlık kategorilerinden biri olduğunda, İşlemler menüsü altında bulunan Fatura Aktar ile işleme devam edilmek istenirse, kayıtlı varlık satınalma faturaları arasından seçim yapılır. Fiyat farkları, varlık giriş maliyeti ve amortisman hesaplamalarını da etkilemektedir. Varlık satınalma faturalarına kesilen fiyat farkları, varlık tanım kartı sabit kıymet kaydı penceresi Toplam Fiyat Farkı alanına yansıtılır. Varlığa ait amortisman hesaplanırken, oluşan fiyat farkı dikkate alınarak başlangıç maliyeti yenilenir. Önceden hesaplanan ve muhasebeleşen satırlar var ise, amortisman farkı bir sonraki döneme eklenir. Fatura ve İrsaliyelerde İade İşlemi İade işlemleri satınalma iade irsaliye ya da fatura türü seçilerek kaydedildiği gibi doğrudan irsaliye ya da fatura üzerinden de kaydedilebilir. Bunun için satınalma fatura ve irsaliye listelerinde sağ fare düğmesi menüsünde yer alan İade Et seçeneği kullanılır. Satınalma Yönetimi 182

184 İşlem gerçekleştirildiğinde, irsaliye ya da faturanın giriş/çıkış maliyeti iade fişine aktarılır; fişin iade miktarları ve fiş bağlantıları oluşturulur. İade et seçeneği Onaylanmış durumdaki Satınalma İrsaliyeleri ve Konsinye Giriş İrsaliyeleri ile Onaylanmış ve Muhasebe Onaylı Satınalma Faturaları üzerinde yer alır. İrsaliye ve fatura listelerinden yapılan iade işlemlerinde oluşan irsaliye/fatura tipleri şunlardır: İrsaliye Oluşacak İade İrsaliyesi Satınalma İrsaliyesi Konsinye Giriş İrsaliyesi Satınalma İade İrsaliyesi Konsinye Giriş İade İrsaliyesi Fatura Oluşacak İade Faturası Satınalma Faturası Satınalma İade Faturası Seçilen işleme göre uygun olarak açılan iade irsaliye ve faturası ekrana gelir. Alınan malzemenin tümü değil belirli bir kısmı iade ediliyorsa, iade edilen miktar belirtilir. İade satırına ait analiz detayları, iade miktarı ve dağıtım oranlarına göre aktarılır. İade işlemlerinde Promosyon Malzemeler ve Net Tutarın aktarılıp aktarılmayacağı, Sistem Ayarları program bölümünde bulunan Öndeğer ve Parametreler-Genel-Öndeğer ve Parametreler-Satınalma Yönetimi Parametrelerinde belirlenir. Satınalma Yönetimi 183

185 Satınalma Yönetimi Fiş ve Faturalarında Analiz Detayları Satınalma talep fişi, sözleşme, sipariş fişi, irsaliye ve faturaları ile kaydedilen işlemlerin etkileyeceği analiz boyutları ve projeleri fiş üzerinde alt bölümde yer alan Analiz Detayları seçeneği ile kaydedilir. Analiz detayları satınalma fiş ve faturalarında yer alan her satır için ayrı ayrı kaydedilir. Özellikle maliyet muhasebesi işlemlerinde muhasebe hesaplarının yanı sıra, yapılan masrafların hangi birim ya da projelere dağıtılacağı gibi detaylar önemlidir. İşlemlerle ilgili ayrıntılı detay bilgi almak için analiz boyutlarının tanımlanması, proje bağlantısının kurulması ve dağıtım oranlarının belirlenmesi gerekir. Böylece bilgiye hızlı ve hatasız ulaşım sağlanır. j-guar uygulamasında işlemlerde analiz boyutu ve proje girişi kontrolü yapılmaktadır. Bu kontrolün hangi işlemler için ve ne şekilde yapılacağı Sistem Ayarları program bölümünde Öndeğer ve Parametreler menüsünde yer alan Genel Muhasebe seçeneği ile belirlenir. Talep fişi, sözleşme, sipariş fişi, irsaliye ve faturalarda Analiz Detayları penceresinden kaydedilecek bilgiler şunlardır: Analiz Boyutu Kodu Açıklama Proje Kodu Proje Aktivite Kodu Dağıtım Oranı Tutar İlgili fiş ya da fatura için geçerli olacak analiz boyutunu belirtir. Analiz boyutu tanımları listelenerek ilgili tanım seçilir ya da yeni tanım yapılır. Analiz boyutları kırılımlı bir yapıya sahip olarak tanımlanabilmektedirler. Analiz boyutu kodu seçimi yapılan tüm kayıtlarda üst analiz boyutu kodu seçimi yapılamaz. Seçilmek istenen üst analiz boyutu koduna ait bir alt analiz boyutu kodu var ise seçim engellenir. Analiz boyutu tanımları Sistem Ayarları program bölümünde Tanımlar Genel menüsü altında yer alan Analiz Boyutları seçeneği ile kaydedilir. Bkz. Sistem Ayarları Analiz Boyutları Analiz boyutunun açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde açıklaması alana gelir. Bu alandan da analiz boyutları listelenerek seçim yapılabilir. İlgili fiş ya da fatura ile kaydedilen işlemlerin ilgili olduğu proje kodudur. Kayıtlı proje kartları listelenir ve ilgili tanım seçilir. İlgili fiş ya da fatura ile kaydedilecek işlemlerin projenin hangi aktivitesi ile ilişkili olduğu bu alandan belirlenir. Kayıtlı proje aktiviteleri listelenir ve ilgili tanım seçilir. İlgili fiş ya da fatura ile kaydedilecek işlemlerin analiz boyutu ve/veya projelere dağıtım oranıdır. Satınalma Yönetimi fiş ve faturalarında analiz boyutu seçimi yapıldığı anda dağıtım oranı otomatik olarak %100 gelir. Dağıtım oranı ile malzeme hareketinin tutarı dikkate alınarak hesaplanan dağıtım toplamıdır. Satınalma Yönetimi 184

186 Tutar (RPB) Tüm Satırlara Uygula Dağıtım oranı ile malzeme hareketinin tutarı dikkate alınarak hesaplanan raporlama para birimi üzerinden hesaplanan dağıtım toplamıdır. Satınalma fişlerinde hareket satırlarına girilen analiz detayı bilgilerinin tüm satırlara kolaylıkla uygulanabilmesi için kullanılır. Bu işlem ile, ilgili satır için girilmiş olan analiz detayı bilgilerinin diğer tüm satırlara kopyalanması sağlanır. Kopyalama işlemi ile analiz boyutu, proje ve proje aktivite kodu ile birlikte dağıtım oranı bilgisi ve dağıtılacak tutar seçeneği (satır tutarı/kdv hariç tutar/ KDV dahil tutar) de kopyalanır. Analiz detay satırlarının tutar bilgileri, dağıtım oranı ve dağıtılacak tutar seçeneğinde belirlenmiş olan tutar bilgisi ile otomatik olarak hesaplanır. Fatura satırı için tanımlanan analiz detay bilgilerinin, muhasebe fişinde oluşacak diğer satırlara (KDV, Ek Vergi, Tevkifat ve Cari Hesap) da parametrik olarak uygulanabilmesi sağlanabilir. Bunun için, Sistem Ayarları program bölümünde Öndeğer ve Parametreler Satınalma Yönetimi-Fatura başlığı altında yer alan Analiz Detaylarının Uygulanacağı Satırlar parametresi kullanılır. Parametre değerleri arasında yer alan KDV, Ek Vergi, Tevkifat seçeneklerinden seçili olanlar için; fatura satırı analiz detayları penceresinde yer alan analiz boyutu kodu, açıklama, proje kodu, proje aktivite kodu ve dağıtım oranı bilgileri, muhasebe fişlerinde fatura satırı ile ilişkili oluşan satıra (KDV, ek vergi, tevkifat) kopyalanır. Analiz detayları satırlarında yer alan tutarlar da belirtilmiş olan oranlar doğrultusunda dağıtılır. Cari Hesap seçili olduğunda ise, muhasebe fişinin cari hesap satırına ilişkin oluşacak olan analiz detayları satırları; muhasebe fişinde yer alan malzeme/hizmet ve malzeme/hizmet satırına ilişkin satırlar (KDV, ek vergi, tevkifat) için tanımlı olan analiz detay satırlarının kombinasyonları şeklinde oluşur. Satınalma Yönetimi 185

187 Satınalma Noktası Faturaları Kasaya bağlı satış noktalarından kesilen faturaların kaydedildiği bölümdür. Satınalma Yönetimi program bölümünde Hareketler menüsü altında yer alır. Satınalma noktaları kasalara bağlı olarak tanımlanır. Tanımlar Finans program bölümünde Kasalar seçeneği ile kaydedilir. Satınalma noktalarından satınalma faturası, alınan hizmet faturası ve satınalma iade faturası kesilebilir. Kasalara bağlı olarak tanımlanan satınalma noktası faturaları Satınalma Faturaları listesinde başında K harfi ile yer alır. Fatura türü Ekle seçeneği yanında yer alan ok simgesi tıklanarak seçilir. Fatura üzerinden kaydedilen bilgiler, satınalma faturası bilgileri ile aynı özelliktedir. Yeni satınalma faturası kaydetmek ve var olan kayıtlar üzerinde yapılacak işlemler için ilgili simgeler ve sağ fare tuşu menüsünde yer alan seçenekler kullanılır. Satınalma Yönetimi 186

188 Sevkiyat İhtar Hareketleri Sevk işlemlerinde yaşanan gecikmelerden dolayı tedarikçi firmalara gönderilecek uyarıların listelendiği ve gönderim işlemlerinin yapıldığı seçenektir. Satınalma program bölümünde Hareketler menüsü altında yer alır. Sevk işlemlerinin zamanında yapılmaması nedeniyle oluşan hareketler Sevkiyat İhtar Hareketleri Listesi nde Cari Hesap Kodu Cari Hesap Unvanı İhtar Seviyesi Durumu Sevkiyat Tarihi Sevkiyat Adresi Sipariş Tarihi Sipariş No Malzeme Kodu Varyant Kodu Miktar Birim Gönderilme Tarihi bilgileri ile listelenir. Geciken teslimatlar için ihtar gönderim süreleri İhtar seviyeleri seçeneği ile belirlenir. Bunun için Sistem Ayarları program bölümünde Tanımlar menüsü altında yer alan İhtar Seviyeleri seçeneği kullanılır. 5 ayrı seviyede gecikme gün sayısı verilebilir. Bkz. Sistem Ayarları İhtar Seviyeleri Cari hesap için geçerli olacak seviye belirleme işlemleri, Finans program bölümünde İşlemler menüsü altında yer alan Cari Hesap İhtar Seviye Belirleme İşlemleri seçeneği ile kaydedilir. Burada İhtar seviyeleri ile kaydedilmiş gecikme gün sayıları ve satınalma fiş/faturalarında kaydedilen teslim tarihleri dikkate alınır. İhtar seviye belirleme işlemi ile otomatik olarak program tarafından oluşturulan hareketlere Finans ve Satınalma program bölümlerinden ulaşılarak ihtar gönderim işlemleri gerçekleştirilir. Satınalma Yönetimi 187

189 Sevkiyat İhtar Hareketleri Listesi nde Gönder simgesi tıklanarak açılan mesaj gönderim penceresinden sunucu ve mesaja ait konu başlığı girilir. İhtar gönderimlerinin ne şekilde yapılacağı cari hesap tanımında Parametreler seçeneği ile belirlenir. Satınalma Yönetimi 188

190 İşlemler Fiyat Güncelleme Satın alınan malzeme ve hizmetlerin fiyatlarında zamanla olabilecek değişiklikleri her malzeme için tek tek yapmak yerine topluca yapılır ve gerekirse ayarlanan bu fiyatlar için yeni satınalma ya da satış fiyat kartı açılır. Malzeme ve hizmet fiyatları, Fiyat Güncelleme seçeneği ile ayarlanır. Fiyat güncelleştirme işleminin nasıl yapılacağı alış fiyatı güncelleme yöntemi filtre satırlarında belirlenir. Malzeme/Hizmet fiyat güncelleştirme işleminde kullanılan filtreler şunlardır: Filtre Değeri Türü Ticari Mal / Depozitolu Mal / Varlık / Hammadde / Yarı Mamul / Mamul / Tüketim Malı /Hizmet/Asorti/Malzeme Takımı Malzeme/Hizmet Kodu Malzeme/Hizmet Açıklaması Malzeme/Hizmet Özel Kodu Malzeme/Hizmet Yetki Kodu Malzeme/Hizmet Grup Kodu Üst Malzeme Sınıfı Kodu Sınıf kodu girişi ya da seçimi Üst Malzeme Sınıfı Açıklaması Birim Birim seti ve birim kodu için Marka Cari Hesap Kodu Cari Hesap Özel Kodu Fiyat Grup Kodu Grup/Aralık Ödeme Planı Kullanım Yeri Malzeme Yönetimi/Satınalma Yönetimi/Satış Yönetimi Teslimat Kodu Temin Süresi... e eşit Öncelik Sırası... e eşit KDV Hariç / Dahil Para Birimi Para birimleri Mevcut Fiyat... e eşit Mevcut Fiyat Geçerlilik Tarihi Başlangıç/Bitiş İşlem türü Kart güncellenecek / Yeni kart eklenecek İşlem Görecek Fiyatlar Satış/ Satınalma/ Tümü Yeni Fiyat Geçerlilik Tarihi Başlangıç/Bitiş Yeni Fiyat Geçerlilik Saati Başlangıç/Bitiş Güncelleme Yöntemi Yeni Fiyat / Katsayı Güncelleme Katsayısı(%) Katsayı Girişi Yeni Fiyat... e eşit Yuvarlama Tabanı... e eşit Eski Fiyat Öncelik Bilgisi Bir Artırılacak/Aynı Kalacak Malzeme/hizmet türü filtre satırında güncelleme işleminin yapılacağı tür seçilir. Öndeğer olarak hepsi seçilidir ve güncelleme işleminde dikkate alınır. Malzeme/hizmet kodu satırında, fiyat ayarlamasının hangi malzeme/hizmet kartları için yapılacağı belirlenir. Grup ya da aralık tanım filtrelerinden birisi kullanılır. Malzeme açıklaması satırında, fiyat ayarlamasının hangi malzeme kartları için yapılacağı belirlenir. Koşul belirleme işleminde grup ya da aralık tanım filtrelerinden birisi kullanılır. Malzeme özel kodu satırında, malzeme özel koduna göre filtreleme yapılır. Satınalma Yönetimi 189

191 Malzeme yetki kodu satırında, malzeme yetki koduna göre filtreleme yapılır. Malzeme grup kodu satırında, malzeme grup koduna göre filtreleme yapılır. Üst Malzeme sınıfı kodu alanında güncelleştirme işleminin hangi malzeme sınıfı altında yer alan malzemeleri kapsayacağı belirlenir. Üst Malzeme sınıfı açıklaması alanında güncelleştirme işleminin hangi malzeme sınıfı altında yer alan malzemeleri kapsayacağı belirlenir. Birimi filtre satırında ayarlamanın hangi birim seti ve birim için yapılacağı belirlenir. Cari hesap kodu filtre satırında hangi cari hesaplardan alınan mal veya hizmetlerin fiyatlarının yeniden ayarlanacağı belirlenir. Filtreleme işleminde grup ya da aralık tanımlarından birisi kullanılır. Cari hesap özel kodu filtresi, cari hesap kartında verilen özel koda göre filtreleme yapılan satırdır. Ödeme plan kodu filtre satırında, malzeme alış fiyatı kartında verilen ödeme plan koduna göre koşul belirlenerek, ödemeleri bu plan koduna göre yapılacak malzeme ya da hizmetlerin fiyatları ayarlanır. Teslimat kodu filtresi, fiyatları ayarlanacak mallar teslim şekillerine göre belirlenmesinde kullanılır. Grup ya da aralık tanım filtrelerinden birisi ile istenen koşul belirlenir. Temin süresi filtre satırında, fiyatları ayarlanacak stoklar temin sürelerine göre belirlenebilir. Temin süresi gün olarak verilir. Öncelik sırası filtre satırında, malzeme fiyat kartında verilen öncelik sırasına göre filtreleme yapılır. Öncelik sırası sayı olarak belirtilir ve burada belirtilen öncelik sırasına sahip mal fiyatları ayarlanır. KDV filtre satırında fiyata KDV'nin dahil olup olmadığı ise malzeme/hizmet kartında belirlenir. Para birimi filtre satırında, para birimi seçilerek bu türler üzerinden fiyatlandırılan malların ayarlama işleminde dikkate alınması sağlanır. Mevcut fiyat filtre satırında fiyatı ayarlanacak mallar mevcut birim fiyatlarına göre seçilebilir. Birim fiyat tutar olarak girilir. Mevcut fiyat bitiş tarihi satırında güncelleştirilecek fiyatlar bitiş tarihlerine göre filtrelenir. İşlem türü filtre satırında yeni kart açılacak seçiminin yapılmış olması durumunda yapılacak ayarlamadan sonra yeni fiyat kartı açılacak, eski fiyat kartına bitiş tarihi aktarılacaktır. İşlem türü filtre satırında yeni ayarlanan fiyatların ne şekilde kullanılacağı belirlenir. Bu filtre kart güncellenecek ve yeni kart eklenecek olmak üzere iki seçeneklidir. Kart güncellenecek seçiminde ayarlama sonucu oluşan yeni fiyatlar, mal ve hizmet kartları üzerindeki fiyatlar üzerine yazılır ve kart bilgileri güncellenir. Yeni kart açılacak seçiminde ise fiyatları yeniden ayarlanan mal ve hizmetler için yeni bir malzeme ya da alım fiyat kartı açılır. İşlem Görecek Fiyatlar filtresinde belirlenen değer sonucunda satınalma fiyat kartı üzerinden satış fiyat kartı yaratılabilir. Filtrede satınalma seçimi yapılırsa yeni bir satınalma kartı yaratılır ya da güncellenir. Ancak satış seçimi yapılırsa ve yeni kart oluşturulacaksa satınalma fiyatı üzerinden yeni bir satış fiyat kartı oluşturulur. Hepsi seçimi yapıldığında işlem tipine uygun olan fiyat kartları güncellenir. Satınalma Yönetimi 190

192 Yeni fiyat geçerlilik tarihi filtre satırında verilecek yeni fiyatların hangi tarihler arasında geçerli olacağı belirlenir. Başlangıç ve bitiş tarih aralığı verilir. Güncelleme yöntemi filtre satırında, fiyatların ne şekilde ayarlanacağı belirlenir. Bu filtre Yeni fiyat ve katsayı olmak üzere iki seçeneklidir. Yeni fiyat seçiminde sabit birim fiyat değeri yeni fiyat filtre satırında fiyat doğrudan girilir. Katsayı seçiminde ise, Birim fiyat katsayısı verilir. Güncelleme katsayısı filtre satırında güncelleme yönteminin katsayı seçilmesi durumunda ayarlamada dikkate alınacak katsayı belirtilir. Yeni fiyat filtre satırında güncelleme yönteminin yeni fiyat seçilmesi durumunda geçerli olacak yeni fiyat belirtilir. Yuvarlama tabanı filtre satırında yapılan ayarlama sonucu fiyatların küsuratlı çıkması durumunda yuvarlanacağı taban belirtilir. Eski fiyat öncelik bilgisi filtre satırında yeni fiyat öncelik bilgisinin ne şekilde aktarılacağı belirlenir. Bir arttırılacak seçiminde eski fiyat kartlarının öncelik bilgisi bir arttırılarak yeni fiyat karına aktarılır. Aynı kalacak seçiminde ise eski fiyat kartlarının önceliği değiştirilmez. Satınalma Yönetimi 191

193 Toplu İrsaliye Faturalama Satınalma bölümünden kaydedilen satınalma irsaliyelerini faturalama işlemi Satınalma fatura satırlarında İrsaliye aktarımı seçeneği ile, Satınalma irsaliyeleri listesinde Faturala seçeneği ile Toplu irsaliye faturalama ile yapılır. Birinci yöntemde, faturalanacak irsaliyeler İşlemler menüsünde yer alan İrsaliye aktar seçeneği ile belirlenir. Başlangıç ve bitiş tarih aralığı verilerek faturanın ait olduğu cari hesaba ait irsaliyeler listelenir ve seçilerek fatura satırlarına aktarılır. İkinci yöntemde, satınalma irsaliyeleri listesinde sağ fare düğmesi menüsünde yer alan Faturala seçeneği ile irsaliyeler tek tek faturalanabilir. Bu durumda listede önce faturalanacak irsaliye seçilir. Daha sonra Faturala seçeneği ile irsaliye bilgileri faturaya aktarılır. Üçüncü yöntem ise Toplu Faturalama seçeneğinin kullanılmasıdır. Satınalma irsaliyeleri koşul belirlenerek topluca faturaya aktarılır. Toplu irsaliye faturalama, Satış Yönetimi bölümünde İşlemler menüsünde yer alan Toplu İrsaliye Faturalama seçeneği ile yapılır. Faturada öndeğer olarak yer alması istenen bilgiler Öndeğer penceresinde yer alan Fatura Tarihi, Cari Hesap Kodu, Cari Hesap Unvanı ve KDV Muafiyet Sebebi alanlarında belirtilir. Faturalama işleminin hangi irsaliyeler için yapılacağı filtre satırlarında belirlenir. Filtre Değeri İrsaliye Türü Satınalma İrsaliyesi / Konsinye Giriş İrsaliyesi / Satınalma İade İrsaliyesi / Müstahsil İrsaliyesi İrsaliye Tarihi Başlangıç / Bitiş İrsaliye No Başlangıç / Bitiş İrsaliye Özel Kodu İrsaliye Belge Numarası Başlangıç / Bitiş İrsaliye Yetki Kodu Cari Hesap Kodu Cari Hesap Unvanı Cari Hesap Semt Kodu Cari Hesap Semt Açıklaması Organizasyonel Birim Grup/Aralık Bölüm Tanımlı Bölümler Ambar Grup/Aralık Faturalama Şekli Kullanıcı Tanımlı / Birebir Faturalama / Organizasyonel Birime Göre / Ödeme Planına Göre / Sevkiyat Adresine Göre /Nihai Müşteri Numarasına Göre İrsaliye Faturalama Süre Yapılmasın/ Yapılsın Kontrolü Teslim Şekli Grup Taşıyıcı Firma Kodu Grup Sipariş Ödeme Tipi Ödemeli/ Ödemesiz Toplu faturalama işlemi, organizasyonel birim ve ambarlara göre de yapılabilir. Bunun için organizasyonel birim ve ambar numarası filtre satırlarında seçim yapılır. Fatura tarihi filtre satırında toplu olarak faturalanacak irsaliyelerin hangi tarih itibarıyla faturalanacağı belirtilir. Burada verilen tarih oluşturulan faturalara otomatik olarak aktarılır. Satınalma Yönetimi 192

194 Cari hesap kodu : Kaydedilen irsaliyelerde cari hesap kodu kaydedilmemişse, bu alana girilecek C/H kodu ile irsaliyelerin faturalanacağı C/H belirlenir. Toplu faturalama şeklinin belirlenmesi : Toplu faturalama işlemi kullanıcının kontrolünde yapılabileceği gibi iş yerlerine göre ya da filtre satırlarında belirtilen koşullara uyan irsaliyelerin birebir faturalanması şeklinde de yapılabilir. Faturalamanın ne şekilde yapılacağı faturalama şekli filtre satırında belirlenir. İrsaliyeleri iş yerlerine göre ya da birebir faturalamak mümkündür. Bunun için Faturalama şekli filtre satırında istenen yöntem belirlenir. İş yerlerine göre toplu faturalama Toplu faturalama iş yerlerine göre yapılacaksa her cari hesabın belirlenen filtre koşullarına uygun irsaliyeleri iş yerlerine göre tek bir faturaya aktarılır. Faturalanacak irsaliyeler, fiş tarihi, özel kodu, belge numarası ve yetki koduna göre seçilebildiği gibi, irsaliye türlerine göre seçim yaparak belirli türdeki irsaliyeler topluca seçilir. Birebir Faturalama Toplu Faturalama, birebir faturalama ile yapılacaksa her irsaliye ayrı ayrı faturalanır. Toplu faturalama işlemi ile irsaliye bilgileri olduğu gibi aktarılır. Fatura bilgilerinde olabilecek değişiklikler fatura üzerinde kaydedilir. Satınalma Yönetimi 193

195 Toplu Sipariş Faturalama Satınalma bölümünden kaydedilen satınalma siparişlerinin toplu olarak faturalandığı seçenektir. Satınalma program bölümünde İşlemler menüsü altında yer alır. Faturada öndeğer olarak yer alması istenen bilgiler Öndeğer penceresinde yer alan KDV Muafiyet Sebebi ve Açıklama alanlarında belirtilir. Faturalama işleminin hangi siparişler için yapılacağı filtre satırlarında belirlenir. Filtre Sipariş Tarihi Sipariş No Sipariş Özel Kodu Sipariş Belge Numarası Cari Hesap Kodu Cari Hesap Unvanı Organizasyonel Birim Bölüm Ambar Faturalama Şekli Fatura Tarihi Cari Hesap Kodu Öndeğeri Cari Hesap Açıklaması Öndeğeri Cari Hesap Semt Kodu Cari Hesap Semt Açıklaması Cari Hesap Özel Kodu Teslim Şekli Taşıyıcı Firma Kodu Ambarda Olan Miktarlar Aktarılsın Ödeme Tipi İşlem Tamamlandığında Bilgilendirme Ekranı Göster Temin Tarihi Değeri Başlangıç / Bitiş Başlangıç / Bitiş Başlangıç / Bitiş Grup/Aralık Tanımlı Bölümler Grup/Aralık Cari Tanımlı Kural / Birebir Faturalama / İşyerlerine Göre / Fiyat Grubu Koduna Göre/ Ödeme Planına Göre / Sevkiyat Adresine Göre /Nihai Müşteri Numarasına Göre Başlangıç / Bitiş Grup Grup Grup/Aralık Grup/Aralık Grup/Aralık Grup Grup Evet/ Hayır Ödemeli/ Ödemesiz Evet/ Hayır Başlangıç/ Bitiş Toplu faturalama işlemi, organizasyonel birim ve ambarlara göre de yapılabilir. Bunun için organizasyonel birim ve ambar numarası filtre satırlarında seçim yapılır. Fatura tarihi filtre satırında toplu olarak faturalanacak irsaliyelerin hangi tarih itibarıyla faturalanacağı belirtilir. Burada verilen tarih oluşturulan faturalara otomatik olarak aktarılır. Cari hesap kodu : Kaydedilen siparişlerde cari hesap kodu kaydedilmemişse, bu alana girilecek C/H kodu ile irsaliyelerin faturalanacağı C/H belirlenir. Toplu faturalama şeklinin belirlenmesi : Toplu faturalama işlemi kullanıcının kontrolünde yapılabileceği gibi iş yerlerine göre ya da filtre satırlarında belirtilen koşullara uyan siparişlerin birebir faturalanması şeklinde de yapılabilir. Faturalamanın ne şekilde yapılacağı faturalama şekli filtre satırında belirlenir. Siparişleri iş yerlerine göre ya da birebir faturalamak mümkündür. Bunun için Faturalama şekli filtre satırında istenen yöntem belirlenir. Satınalma Yönetimi 194

196 İş yerlerine göre toplu faturalama Toplu faturalama iş yerlerine göre yapılacaksa her cari hesabın belirlenen filtre koşullarına uygun siparişleri iş yerlerine göre tek bir faturaya aktarılır. Faturalanacak siparişler, fiş tarihi, özel kodu, belge numarası ve yetki koduna göre seçilebildiği gibi, irsaliye türlerine göre seçim yaparak belirli türdeki irsaliyeler topluca seçilir. Birebir Faturalama Toplu Faturalama, birebir faturalama ile yapılacaksa her sipariş ayrı ayrı faturalanır. Toplu faturalama işlemi ile sipariş bilgileri olduğu gibi aktarılır. Fatura bilgilerinde olabilecek değişiklikler fatura üzerinde kaydedilir. Toplu İrsaliye Oluşturma Siparişlerin sevkedilen bölümleri için toplu irsaliye oluşturma işleminin yapılmasında kullanılır. Satınalma program bölümünde İşlemler menüsü altında yer alır. Toplu irsaliye oluşturma için geçerli olacak kurallar filtre satırlarında belirlenir. Filtre Sipariş Tarihi Sipariş No Sipariş Özel Kodu Sipariş Belge Numarası Cari Hesap Kodu Cari Hesap Unvanı Organizasyonel Birim Bölüm Ambar İrsaliye Oluşturma Şekli İrsaliye Tarihi Cari Hesap Kodu Öndeğeri Cari Hesap Açıklaması Öndeğeri Cari Hesap Semt Kodu Cari Hesap Semt Açıklaması Teslim Şekli Taşıyıcı Firma Kodu Ambarda Olan Miktarlar Aktarılsın Ödeme Tipi Değeri Başlangıç / Bitiş Başlangıç / Bitiş Başlangıç / Bitiş Grup/ Aralık Tanımlı Bölümler Grup/ Aralık Cari Tanımlı Kural / Birebir Faturalama / İşyerlerine Göre /Fiyat Grubu Koduna Göre / Ödeme Planına Göre / Sevkiyat Adresine Göre /Nihai Müşteri Numarasına Göre Başlangıç / Bitiş Grup Grup Grup/ Aralık Grup/ Aralık Grup Grup Evet/ Hayır Ödemeli/ Ödemesiz Satınalma Yönetimi 195

197 Satınalma Talepleri Karşılama Satınalma talepleri tek tek karşılanabileceği gibi, toplu olarak da karşılanır. Toplu satınalma talebi karşılama işlemi için Satınalma program bölümünde İşlemler menüsü altında yer alan Satınalma Talepleri Karşılama seçeneği kullanılır. Karşılama işleminin yapılacağı talepler ve karşılama şekli Toplu Satınalma Talebi Karşılama filtre satırlarında belirlenir. Filtre Talep Fişi Tarihi Talep Fişi Numarası Talep Fişi Özel Kodu Talep Fişi Yetki Kodu Talep Fişi Belge Numarası Talep Fişi Durumu Malzeme Kodu Malzeme Açıklaması Malzeme Özel Kodu Üst Malzeme Sınıf Kodu Malzeme Yetki Kodu Varyant Kodu Varyant Açıklaması Hareket Ambarı Değerlendiren Sicil Numarası Değerlendiren Bölüm Numarası Değeri Başlangıç-Bitiş Tarih Aralığı Onaylandı /Onaylanıyor/ Karşılanıyor/ Değerlendiriliyor Filtre satırlarında istenen koşullar belirlendikten sonra Uygula düğmesi tıklanır ve işlem başlatılır. Karşılanacak talep hareketleri Tarih Fiş Numarası Tür Malzeme/Hizmet Kodu Malzeme/Hizmet Açıklaması Karşılama Türü Temin Tarihi Miktar İptal Edilen Miktar Karşılanan Miktar Birim Ambar Kolon bilgileri ile ayrı birer satır olarak yer alır. Bkz. Talep Karşılama İşlemleri Satınalma Yönetimi 196

198 Satınalma Talebi Önerileri Gerçekleştirme Satınalma talebi önerilerinin toplu olarak gerçekleştirilmesi işlemidir. Satınalma program bölümünde İşlemler menüsü altında yer alan. Öneri gerçekleştirme için istenen özellikler filtre satırlarında belirlenir. Filtre Talep Fişi Tarihi Talep Fişi Numarası Talep Durumu Talep Fişi Özel Kodu Talep Fişi Yetki Kodu Hareket Türü Talep Fişi Belge Numarası Malzeme Kodu Malzeme Açıklaması Malzeme Özel Kodu Hareket Durumu Talep Ambarı Talep Organizasyonel Birimi Talep Eden Sicil Numarası Teslim Tarihi Öneri Türü Hareket Ambarı Değerlendiren Sicil Numarası Değerlendiren Bölüm Numarası Değeri Başlangıç-Bitiş Tarih Aralığı Değerlendiriliyor/ Değerlendirildi/ Öneri Gerçekleştiriliyor/ Karşılanıyor Malzeme/Hizmet/Varlık/Malzeme Sınıfı/Malzeme Takımı Değerlendiriliyor/ Değerlendirildi/ Öneri Gerçekleştiriliyor Başlangıç-Bitiş Tarih Aralığı Satınalma Siparişi/Satınalma Talebi/Ambar Transferi/Talep/Proje/İhale/Üretim/İthalat/Satınalma Dosyası Filtre satırlarında istenen koşullar belirlendikten sonra Uygula düğmesi tıklanır. Karşılama Önerileri penceresinde her karşılama türüne ait hareketler ilgili seçenekler altında yer alır. Bkz. Karşılama Önerilerinin Gerçekleştirilmesi Satınalma Yönetimi 197

199 Satınalma Talepleri Hızlı Talep Karşılama Satınalma Taleplerinin karşılama kayıtlarının hızlı olarak kaydedildiği seçenektir. Satınalma Yönetimi program bölümünde İşlemler menüsü altında yer alır. Hangi talep fişlerinin karşılanacağı filtre satırlarında belirlenir. Filtreler ile seçilen talep hareketleri, Talep Fişleri Listesi nde yer alan F9 menüsünden de çalıştırılan Hızlı Talep Karşılama Sihirbazı ile aynı işlem adımlarına sahiptir. Bkz. Talep Yönetimi Dokümanı / Talep Fişleri / F9 Menü / Hızlı Talep Karşılama Filtre Talep Fişi Tarihi Talep Fişi Numarası Talep Fişi Belge Numarası Talep Fişi Özel Kodu Talep Fişi Yetki Kodu Talep Fişi Durumu Malzeme Kodu Malzeme Açıklaması Malzeme Özel Kodu Üst Malzeme Sınıf Kodu Malzeme Yetki Kodu Varyant Kodu Varyant Açıklaması Hareket Ambarı Değerlendiren Sicil Numarası Değerlendiren Bölüm Numarası Organizasyonel Birim Değeri Başlangıç - Bitiş Tarih Aralığı Onaylandı / Onaylanıyor / Karşılanıyor / Değerlendiriliyor Satınalma Yönetimi 198

200 Otomatik Satınalma Siparişi Oluşturma Otomatik Satınalma Siparişi Oluşturma seçeneği ile ambarlarda azami stok seviyesinin altına düşen malzemeler için sipariş verme işlemi kaydedilir. Satınalma program bölümünde İşlemler menüsü altında yer alır. Hangi malzemeler için sipariş oluşturulacağı Otomatik Sipariş Fişi Oluşturma İşlemi filtre ile belirlenir. Filtre seçenekleri şunlardır: Filtre Tarih Türü ABC Kodu Malzeme/Hizmet Kodu Malzeme/Hizmet Açıklaması Malzeme/Hizmet Özel Kodu Malzeme/Hizmet Yetki Kodu Malzeme/Hizmet Grup Kodu Üst Malzeme Sınıfı Kodu Konfigüre Edilebilir Varyant Kodu Varyant Açıklaması Varyant Özel Kodu Birim Seti Kodu Malzeme İzleme Yöntemi Malzeme Stok Yeri Takibi Sipariş Miktarı Bekleyen Siparişler Ambarlar Değeri Tarih seçimi Ticari Mal /Depozitolu Mal/Varlık/Hammadde/Yarı Mamul/Mamul/Tüketim Malı/Hizmet/Asorti/Malzeme Takımı -/A/B/C Grup/Aralık Grup/Aralık Grup/Aralık Grup/Aralık Grup/Aralık Sınıf kodu girişi ya da seçimi Evet/Hayır Grup/Aralık İzleme Yapılmayanlar / Lot / Seri Yapılanlar / Yapılmayanlar Azami stok seviyesine göre / Güvenlik stok seviyesine göre / Asgari stok seviyesine göre Evet / Hayır Tanımlı Ambarlar İlgili filtreler verildikten sonra Sonraki seçeneği tıklandığında, Ambarlara göre siparişlerin oluşturulacağı malzeme bilgilerini içeren pencere açılır. Otomatik sipariş oluşturma penceresi iki ana bölümden oluşmaktadır. Sol tarafta malzeme ambar bilgileri yer alır. Otomatik sipariş fişi her ambardaki malzemeler için ayrı ayrı oluşturulur. Önce ilgili ambar seçilir. Malzeme ve tarih filtrelerine uygun olarak saptanmış ve verilen sipariş açılacak malzemeler Malzeme kodu, açıklaması, birim, asgari ve azami stok seviyeleri, fiili stok, sipariş miktarı, cari hesap kod ve açıklama bilgileri ile listelenir. Birim alanına kartta belirlen birim setindeki ana birim öndeğer olarak gelir. Ancak sipariş diğer birimler üzerinden de verilebilir. Siparişi verilecek malzemeler listelenirken filtre satırlarında belirtilen tarihte ambardaki fiili stok miktarı dikkate alınır. Asgari ve azami stok miktarları ilgili malzeme kartında ambar parametreleri seçeneği ile girilen miktardır. Fiili stok seçili ambardaki fiili stok miktarıdır. Sipariş miktarı azami stok ve fiili stok miktarları dikkate alınarak program tarafından hesaplanır. Cari hesap kod ve unvanı alanlarında, alınan siparişin ait olduğu cari hesap kod ve açıklaması kaydedilir. Fiş oluştur seçeneği ile satınalma sipariş fişleri, onay durumu sevkedilebilir olarak program tarafından oluşturulur. Cari hesap malzeme uygunluğu kontrolü yapılıyorsa Fiş oluşturma sırasında belirlenen kontrol yöntemine kontrol program tarafından yapılır. Oluşturulan fişler Satınalma program bölümünde Hareketler menüsü altında yer alan Satınalma Siparişleri listesinde yer alır. Satınalma Yönetimi 199

201 Satınalma Siparişlerine Kampanya Uygulama Satınalma siparişlerine kampanya uygulama işlemi toplu olarak yapılabilir. Bunun için Satınalma program bölümünde İşlemler menüsü altında yer alan Satınalma Siparişlerine Kampanya Uygula seçeneği kullanılır. Kampanya uygulamasının hangi siparişler için geçerli olacağı ve diğer koşullar filtre satırlarında belirlenir. Filtre Sipariş Durumu Sipariş Hareket Durumu Sipariş Tarihi Sipariş No Sipariş Özel Kodu Sipariş Yetki Kodu Belge No Cari Hesap Kodu Cari Hesap Unvanı Organizasyonel Birim Bölüm Ambar Müşteri Sipariş No Semt İlçe İl Ülke Değeri Taslak/ Teyit Edilmiş/ Onaylanmış/ İptal Edilmiş Taslak/Teyit Edilmiş/ Onaylanmış/ İptal Edilmiş Başlangıç/Bitiş Tarih Aralığı Grup/Aralık Grup/Aralık Grup/Aralık Grup/Aralık Grup/Aralık Grup/Aralık Grup/Aralık Grup/Aralık Grup/Aralık Grup/Aralık Grup/Aralık Grup/Aralık Grup/Aralık Grup/Aralık Satınalma Yönetimi 200

202 Satınalma Siparişlerini Yeni Malzemelerle Güncelle Satınalma siparişlerini yeni malzemelerle güncelleme işlemi, sipariş verilen malzemelerin bir süreliğine alım işleminin yapılmayacağı durumlarda, sipariş verilen malzemeleri farklı malzemelerle değiştirme işlemidir. Bu değiştirme işlemi Satınalma Yönetimi İşlemler menüsü altında bulunan Satınalma Siparişlerini Yeni Malzemelerle Güncelle seçeneği ile gerçekleştirilir. Eski malzemelerin yerini alacak olan yeni malzemelerin belirlendiği işlem filtre seçenekleri şunlardır: Filtre Eski Malzeme Kodu Eski Varyant Kodu Yeni Malzeme Kodu Yeni Varyant Kodu Yeni Birim Birim Katsayısı Referans Malzeme Olarak İşlensin Sipariş Hareketi Durumu Tarih Fiş No Özel Kod Yetki Kodu Belge No Cari Hesap Kodu Cari Hesap Unvanı Organizasyonel Birim Bölüm Ambar Müşteri Sipariş Numarası Semt İlçe İl Ülke Değeri Grup Grup Grup Grup Grup Değer Girişi Evet/ Hayır Taslak/ Teyit Edilmiş/ Onaylanmış Başlangıç/ Bitiş Grup/ Aralık Grup/ Aralık Grup/ Aralık Grup/ Aralık Grup/ Aralık Grup/ Aralık Grup/ Aralık Grup/ Aralık Grup/ Aralık Grup/ Aralık Grup/ Aralık Grup/ Aralık Grup/ Aralık Grup/ Aralık Eski malzeme kodu belli bir süreliğine alımı yapılmayacak ve yeni bir malzeme ile değiştirilecek olan malzeme kodudur. Eski varyant kodu belli bir süreliğine alımı yapılmayacak ve yeni bir malzeme varyantı ile değiştirilecek olan takım malzeme varyant kodudur. Malzeme kodu alanında asorti, konfigüre edilebilir malzeme ve konfigüre edilebilir takım seçimi yapılması durumunda varyant seçimi yapılabilir. Yeni malzeme kodu belli bir süre için alımı yapılmayacak olan malzemenin yerine güncellenecek olan yeni malzemenin kodudur. Yeni malzeme varyantı belli bir süre için alımı yapılmayacak olan malzeme varyantının yerine güncellenecek olan takım malzeme varyantının kodudur. Malzeme kodu alanında asorti, konfigüre edilebilir malzeme ve konfigüre edilebilir takım seçimi yapılması durumunda varyant seçimi yapılabilir. Yeni birim yeni malzemeye ait birim bilgisidir. Birim katsayısı sayısal değer girişinin yapıldığı katsayı bilgisidir. Sipariş üzerinde tanımlı miktar ana birim cinsine çevrilir ve yeni malzeme güncelle filtresinde tanımlı olan birim katsayısı ile çarpılır ve yeni malzemenin ana birimine çevrilir daha sonra filtrelerde tanımlı olan birim cinsine çevrimi yapılarak sipariş satırına birim kolonuna yeni birimi gelir ve miktar kolonunda hesaplanan değer aktarılır. Referans malzeme olarak işlensin Evet seçimi yapılırsa eski malzeme ve eski varyant bilgileri yeni malzemenin referanslarına eklenir. Sipariş Hareketi Durumu hangi durumdaki siparişlerin güncelleme işleminin belirlendiği seçenektir. Tarih satınalma siparişlerini yeni malzemelerle güncelleme işlemini hangi tarihler arasında yapılacağını belirtir. Fiş Numarası satınalma siparişinin sistemde kayıtlı fiş numarasıdır. Özel Kod satınalma siparişinin sistemde kayıtlı özel kodudur. Yetki Kodu satınalma siparişinin sistemde kayıtlı yetki kodudur. Satınalma Yönetimi 201

203 Belge numarası satınalma siparişinin sistemde kayıtlı belge numarasıdır. Cari hesap kodu ve unvanı sipariş verilen cari hesabın kodu ve unvanıdır. Satınalma Yönetimi 202

204 Toplu Satınalma Faturası Onaylama Satınalma bölümünden kaydedilen Satınalma faturalarını onaylama işlemi Satınalma fatura listesi sağ fare tuşu menüsünde bulunan Durumunu Değiştir seçeneği ile, Toplu satınalma faturası onaylama seçeneği ile yapılır. Birinci yöntemde, onaylanacak faturalar, satınalma faturaları listesi ilgili kayıt üzerinde sağ fare tuşu menüsünde bulunan durumunu değiştir seçeneği ile belirlenir. İkinci yöntem ise Toplu Satınalma Faturası Onaylama seçeneğinin kullanılmasıdır. Satınalma faturaları toplu onaylama koşulları belirlenerek onaylanır. Toplu satınalma faturası onaylama işlemi, Satınalma bölümünde İşlemler menüsünde yer alan Toplu Satınalma Faturası Onaylama seçeneği ile yapılır. Toplu onaylama işleminin hangi faturalar için, hangi tarihte ve hangi cari hesap ya da hesaplar için yapılacağı filtre satırlarında belirlenir. Filtre Tarih Aralığı İşyeri Fatura Numarası Belge Numarası Fiş Özel Kodu Cari Hesap Değeri Başlangıç/ Bitiş Grup Grup/ Aralık Grup/ Aralık Grup/ Aralık Grup/ Aralık Satınalma Yönetimi 203

205 Sevkiyat İhtar Seviye Belirleme İşlemleri İhtar sistemi, cari hesabın sevkiyatını beklenen tarihten tolere edilebilecek zaman diliminin de dışında kalarak sevkiyatı yapmaması durumunda e-posta, mektup veya faks aracılığı ile uyarı gönderilmesi sistemidir. İhtar gönderimi, gecikme süresi dikkate alınarak farklı seviyelerde yapılır. Cari hesaplara sevkiyatı geciktirmeleri durumunda gönderilecek uyarılar için seviye belirleme işleminin yapılması gerekir. Bunun için Satınalma program bölümünde İşlemler menüsü altında yer alan Sevkiyat İhtar Seviye Belirleme İşlemleri seçeneği kullanılır. Seviye belirleme işleminin yapılabilmesi için öncelikle ihtar seviyelerinin tanımlanması gerekir. Geciken sevkiyatlar için ihtar seviyeleri ve her seviye için gecikme gün sayısı, Sistem Ayarları program bölümünde Tanımlar menüsü altında yer alan İhtar Seviyeleri seçeneği ile verilir. 5 ayrı ihtar seviyesi tanımlanabilir. Bkz. Sistem Ayarları İhtar Seviyeleri İhtar seviye belirleme işlemi seçilecek cari hesaplar için toplu olarak yapılır. Geçerli olacak koşullar Sevkiyat İhtar İşlemleri penceresinde filtre satırlarında belirlenir. Filtre İşlem Tarihi Cari Hesap Kodu Cari Hesap Özel Kodu Seviye Yöntem Değeri Grup Grup/ Aralık Grup/ Aralık 1.Seviyeye Kadar/2.Seviyeye Kadar/3.Seviyeye Kadar/4.Seviyeye Kadar/5.Seviyeye Kadar Atanmış Son Seviyeden Bir Sonrası/Gecikme Gününe Göre İşlem Tarihi: Seviye belirlemenin hangi tarihte yapıldığını belirtir. Cari Hesap Kodu ve Özel Kodu: İhtar gönderim işlemi yapılacak cari hesapların kod ve özel koda göre belirlendiği filtre seçenekleridir. Grup ve aralık tanımı yapılarak gönderim yapılacak cari hesaplar seçilir. Seviye: İhtar gönderim işleminin hangi seviyedeki gecikme süreleri için yapılacağını belirtir. Seviye belirleme işleminde dikkate alınacak seviyeler işaretlenerek seçilir. Yöntem: İhtar seviye belirleme işleminin ne şekilde yapılacağı bu filtre satırında belirlenir. Yöntem filtre satırı Atanmış son seviyeden bir sonrası Gecikme gününe göre seçeneklerini içerir. Yöntem olarak atanmış son seviyeden bir sonrası seçilirse, cari hesaba atanmış son ihtar seviyesinden bir sonraki ihtar seviyesi için seviye belirleme işlemi yapılır. Gecikme gününe göre seçiminde ihtar belirleme işlemi gecikme gününe göre yapılır. Ödeme hareketleri taranır ve son ödeme tarihinde yapılamayan ödemeler için ihtar seviyelerinde belirtilen gün sayısı dikkate alınarak ihtar işlemleri gerçekleştirilir. Satınalma Yönetimi 204

206 Tedarikçi Değerlendirmeleri Malzeme için müşteri/tedarikçi ilişkisinin kurulması ve işlemlerde bunun kontrolünün sağlanmasının yanı sıra tedarikçilerin belirlenecek kriterlere göre değerlendirilmesi de mümkündür. Bunun için uygulanacak kriterler tanımlanır ve değerleri girilerek tedarikçilerin değerlendirilmesi ve raporlanması sağlanır. Tedarikçi Değerlendirme Kriterleri Tedarikçilerin hangi kriterlere göre değerlendirilecekleri, Tedarikçi Değerlendirme Kriter Tanımları ile belirlenir. Tedarikçi Değerlendirme Kriterleri Satınalma program bölümünde Tanımlar menüsü altında yer alır. Yeni kriter tanımlamak ve var olan kriterler üzerinde yapılacak işlemler için ilgili simgeler ve sağ fare tuşu menüsünde yer alan seçenekler kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Şablon İşlemleri Veri Şablonu Başlat Veri Şablonu Bitir Şablondan Veri Doldur Yenile Tercihler Satır Renklendirme Öndeğerlere dön Ayarları Kaydet Genel Ayarları Kaydet Kayıt Sayısı Raporlama Liste Raporu Gruplanmış Liste Raporu Seçim Tümünü Seç Tüm Seçimleri Kaldır Seçimleri Tersine Çevir Tablo Özellikleri Yeni tedarikçi değerlendirme kriteri kaydetmek için kullanılır. Tedarikçi değerlendirme kriteri bilgilerini değiştirmek için kullanılır. Tedarikçi değerlendirme kriteri kayıtlarını tek tek ya da toplu olarak silmek için kullanılır. Tedarikçi değerlendirme kriteri bilgilerini incelemek için kullanılır. Tanım bilgilerini yeni bir karta kopyalamak için kullanılır. Tedarikçi Değerlendirme Kriterleri Listesi nde yapılacak işlem için makro kaydetmek için kullanılır. Makro tanımlama adımlarını sonlandırmak için kullanılır. Şablondan veri almak için kullanılır. Tedarikçi Değerlendirme Kriterleri Listesi ni güncellemek için kullanılır. Satır renklendirme işlemini yapmak için kullanılır. Pencere boyutlarını programda standart tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Tedarikçi Değerlendirme Kriterleri Listesi için yapılan ayarları kaydetmek için kullanılır. Genel ayarları kaydetmek için kullanılır. Kayıtlı değerlendirme kriteri sayısını görüntüler. Tedarikçi Değerlendirme Kriterleri Listesi nde yer alan kayıtları toplu olarak raporlamak için kullanılır. Listede yer alan kayıtları kolon başlıklarına göre gruplayarak listelemek için kullanılır. Listede yer alan kayıtların tümünü seçmek için kullanılır. Listede seçilen kayıtların tümünden seçimi kaldırmak için kullanılır. Listede yapılan seçimi tersine çevirmek için kullanılır. Tedarikçi Değerlendirme Kriterleri Listesi nde yer alacak kolon bilgilerini ve bunların sıralamasını kaydetmek için kullanılır. Satınalma Yönetimi 205

207 Bilgiler Kayıt Bilgisi İzleme Kriter tanımının ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Sistem izleme kayıtlarını listelemek ve incelemek için kullanılır. Satınalma Yönetimi 206

208 Tedarikçi Değerlendirme Kriteri Bilgileri Tedarikçilerin değerlendirilmesinde kullanılacak kriterler, Tedarikçi Değerlendirme Kriterleri Listesi nde yer alan Ekle seçeneği ile kaydedilir. Değerlendirme kriteri için birden fazla alt kriter tanımlanabilir. Bunların değerleri de tanım yapılırken belirlenir. Programda öndeğer olarak Fiyat Performansı Kalite Performansı Teslimat Performansı kriterleri ile bunlara ait alt kriterler tanımlıdır. Öndeğer olarak tanımlı bu kriterler silinemez ve değişiklik yapılamaz. Ancak kriterlere bağlı alt kriter bilgilerinde ve puan atama işlemlerinde değişiklik yapılabilir. Tanım penceresinden şu bilgiler kaydedilir. Kod: Değerlendirme kriteri kayıt kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Satınalma Yönetimi 207

209 Açıklama: Kriter tanımının adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Özel Kodu: Kriter tanımı için kullanılacak ikinci kodlama alanıdır. Kriter tanımlarını firmaya özel kriterlere göre gruplamakta kullanılır. Özel kod raporlarda filtre olarak da kullanılır. Yetki Kodu: Değerlendirme kriteri yetki kodudur. Veri güvenliğini sağlamak ve kullanım hatalarının önüne geçmek için kullanılır. Tanım üzerinde yalnızca burada belirtilen yetki koduna sahip kullanıcı işlem yapabilir. Tedarikçi değerlendirme kriteri tanım penceresinin alt bölümünde yer alan satırlarda, kriter tanımı altında toplanan alt kriter ve bunların değerleri kaydedilir. Alt Kriter Kodu: Tedarikçinin değerlendirilmesinde kullanılacak alt kriter kodudur. Alt Kriter Açıklaması: Tanımlanan alt kriterin adı ya da açıklamasıdır. Değerlendirmede kullanılacak bu kriterlere ait değerler, tanım penceresinde İşlemler menüsünde yer alan Alt Kriterlere Puan/Değer Ata seçeneği ile kaydedilir. Değer: Kriter değeridir. Değer Tipi: Kriter değer tipini belirtir. Bu alan Gün Hafta Ay Sayısal Değer tiplerini içerir. Satınalma Yönetimi 208