ETİK VE İTİBAR DERNEĞİ İLKELERİ 8. Misyonumuz 9. Vizyonumuz 9. Değerlerimiz 9. TEİD Etik Beyanı 10 TANIMLAR 11 DERNEĞİN AMACI 12

Transkript

1

2 İÇİNDEKİLER İÇİNDEKİLER İÇİNDEKİLER 1 ETİK VE İTİBAR DERNEĞİ İLKELERİ 8 Misyonumuz 9 Vizyonumuz 9 Değerlerimiz 9 TEİD Etik Beyanı 10 TANIMLAR 11 DERNEĞİN AMACI 12 DERNEĞİN ÇALIŞMA KONULARI 13 TEİD ORGANİZASYON YAPISI 14 Organizasyon Şeması 14 Kurullar 15 Sayfa 1 Yönetim Kurulu 15 Dernek Başkanlığı 16 Denetleme Kurulu 16 Danışma Kurulu 17 Etik Kurulu 18 Yönlendirme Komiteleri 19 Çalışma Grupları 19 Temsil ve İlzam Yetkisi 19 İnsan Kaynakları, İş Tanımları 20

3 İÇİNDEKİLER Genel Sekreter İş Tanımı 20 İdari İşler Sorumlusu İş Tanımı 21 Stajyer İş Tanımı 22 İKTİSADİ İŞLETME 24 Tanım 24 Faaliyet Alanları 24 Yönetim 24 Temsil ve İlzam 24 ÜYELİK 25 Tanım 25 Üyelik Türleri 25 Kurumsal Üyelik 25 Bireysel Üyelik 25 TEİD Gönüllüleri 26 Onursal Üye 26 PROJE DEĞERLENDİRME POLİTİKASI 27 Proje Değerlendirme Kriterleri 27 Proje desteği veren kurumlar 29 Uluslararası Kurumlar 29 Ulusal Kurumlar 29 Kurum, Konsolosluk ve Vakıflar 30 İLETİŞİM POLİTİKASI 31 Sayfa 2

4 İÇİNDEKİLER SOSYAL MEDYA POLİTİKASI 32 Sosyal Medya Kullanımı 32 Kullanıcıların Hak ve Sorumlulukları 32 Yönetimin hak ve sorumlulukları 34 Sosyal medya paylaşımlarının işe alım sürecine etkisi 35 GİZLİLİK POLİTİKASI 36 Gizlilik Politikası Metni 36 YAYINCILIK FAALİYETLERİ 39 PROSEDÜRLER 40 Yönetim Kurulu 40 Yönetim Kurulu Yapılanması 40 Çalışma ve Toplantı Esasları 40 Denetleme Kurulu 41 Denetleme Kurulu Yapılanması 41 Çalışma ve Toplantı Esasları 41 Etik Kurulu 41 Etik Kurulu Yapılanması 41 Çalışma ve Toplantı Esasları 42 Temsilci 44 Tanım 44 İlkeler 45 Sayfa 3

5 İÇİNDEKİLER Sayfa 4 Görevlendirme 46 Temsilci nin Görev ve Sorumluluğu 46 Yönlendirme Komitesi 48 Yönlendirme Komitesi Yapılanması 48 Çalışma ve Toplantı Esasları 48 Çalışma Grubu 48 Çalışma Grubu Yapılanması 48 Dernek Üyeliği 48 Genel şartlar 48 Üyeliğe Kabul Şartları 48 Kurumsal Üyelik Şartları 49 Kurumsal Üyeliğe Teklif Prosedürü 49 Kurumsal Üyelik Talebi Değerlendirme Prosedürü 50 Bireysel üyelik şartları 50 Gönüllü üyelik şartları 51 Onursal üyelik şartları 52 Üye Kayıt Prosedürü 52 Üyelikten Ayrılma Prosedürü 53 Üyelikten Çıkarma Prosedürü 53 Bireysel ve Kurumsal Üyelik Aidat Ödemesi Takip Prosedürü 53 Üye hakları 54 Kurumsal Üye hakları 54 Temsil ve ilzam 54 Dernek çalışma ve faaliyetlerine katılım 54 Bireysel üye hakları 55

6 İÇİNDEKİLER Sayfa 5 Temsil ve ilzam 55 Dernek çalışma ve faaliyetlerine katılım 55 Üye Aidatları 55 Bireysel Üyelik 55 Kurumsal Üyelik 56 Üyelerle ticari ilişkiler 56 Eğitim ve Danışmanlık Hizmetleri 56 Yabancı Kurum ve Kuruluşlarla Gerçekleştirilecek Projeler 56 Kasa Uygulaması 57 Ücret Artışları 57 Prim Yönetmeliği 57 İsim Tescili 60 Evrak Kayıt Prosedürü 61 Yayın Prosedürü 61 GÜNCELLEMELER 63 ÜYE KABUL SÜREÇ DİYAGRAMI 64 ETİK KURUL İNCELEME SÜREÇ DİYAGRAMI 65 EK:1 TEİD YÖNETİM KURULU ÜYE LİSTESİ 66 EK 2: TEİD DENETLEME KURULU ÜYELERİ 67 EK:3 TEİD DANIŞMA KURULU ÜYELERİ 68 EK 4 TEİD ETİK KURULU ÜYELERİ 69 EK 5 BİREYSEL ÜYE KABUL MEKTUBU (E- POSTA) 70 EK 6: KURUMSAL ÜYE KABUL MEKTUBU (E- POSTA) 71

7 İÇİNDEKİLER EK7: KURUMSAL ÜYELİK KABUL YAZISI (BASILI) 72 EK 8: BİREYSEL ÜYE İHTAR MEKTUBU 73 ÖZ DEĞERLENDİRME FORMU 75 Üyelik Haklarının Kullanımının Kolaylaştırılması 75 Bilgi alma ve inceleme hakkı 75 Genel Kurula katılım hakkı 75 Dış Paydaşlar 77 Kamuyu Aydınlatma ve Şeffaflık 77 Kamuyu Aydınlatma Esasları ve Araçları 77 STK (Diğer STK ve varsa STK İktisadi İşletmesi, Dayanışma Fonu vs gibi gelir ve kar yaratıcı kurumlar) ileyönetim Kurulu Üyeleri ve Yöneticiler Arasındaki İlişkilerin Kamuya Açıklanması 78 Kamunun Aydınlatılmasında Periyodik Mali Tablo ve Raporlar 78 Kamuya Açıklanması Gereken Önemli Olay ve Gelişmeler 79 Menfaat Sahipleri (Üyeler, Gönüllüler, Bağışçılar, Kamu Kurum ve Kuruluşları, Yararlanıcılar, Toplum) 79 Menfaat Sahiplerine İlişkin STK Politikası 79 STK nın İnsan Kaynakları Politikası 80 Etik İlke ve Kurallar 81 Yönetim Kurulu ve Yöneticiler 82 Yönetim Kurulu Temel Fonksiyonları 82 Yönetim Kurulunun Faaliyet Esasları ile görev ve sorumlulukları 82 Yönetim Kurulunun Oluşumu ve Seçimi 84 Yönetim Kuruluna Sağlanan Mali Haklar 84 Sayfa 6

8 İÇİNDEKİLER Yönetim Kurulunda Oluşturulan Komitelerin Sayı, Yapı ve Bağımsızlığı 85 Üyeler 86 Üyelerin Sorumlulukları ve Yükümlülükleri 86 Yöneticiler 86 Sayfa 7

9 ETİK VE İTİBAR DERNEĞİ İLKELERİ ETİK VE İTİBAR DERNEĞİ İLKELERİ Sayfa 8

10 ETİK VE İTİBAR DERNEĞİ İLKELERİ Misyonumuz Misyonumuz etik başlığında çalışmaları, iş dünyası perspektifinde yürüterek, kamu yararı elde edilmesini sağlamaktır. Evrensel iş etiği ilkelerinin, toplumun her kesiminde benimsenmesi ve uygulanması amacıyla, derneğimizin bir referans merkezi niteliği kazanmasıdır. Vizyonumuz Vizyonumuz ülkemize yönelik İtibar algısının, en iyi seviyede oluşmasını sağlamaktır. Bu algı, Uluslararası Şeffaflık Örgütü Yolsuzluk Algı Endeksi ve benzer değerde araştırmalarda, ülkemizin ilk 20 içerisinde yer almasıyla somut karşılığını bulacaktır. Misyonumuz, varlık sebebimizi en yalın biçimiyle anlatırken; vizyonumuz, toplumsal düzeyde hedefimizi belirler. Değerlerimiz Değerlerimiz, TEİD Üyelik Beyanı nın özünü oluşturur ve hedefimize olan yolculukta, yol gösteren, sınırlarımızı çizen bir rehberdir. İş etiğinin, kanun veya ahlak dışı yollara sapmamanın ötesinde, sadece güncel paydaş haklarına değil, gelecekteki paydaşların da haklarına saygıyı kapsayan geniş bir içeriği olduğu düşüncesindeyiz. Bu çerçevede sürdürülebilirlik ilkesi önem kazanmaktadır ve ancak, Duyarlı ve etkin bir doğal kaynak kullanımı ile geçerli kılınabilecektir. görüşünü destekleriz. Şeffaflık, adillik, sorumluluk ve hesap verebilirlik ilkeleri, derneğin tüm idari fonksiyonları ve karar mekanizmalarının temelini oluşturur. Sayfa 9

11 ETİK VE İTİBAR DERNEĞİ İLKELERİ TEİD Etik Beyanı TEİD üyeleri olarak Tüm faaliyetlerimizde Türkiye Cumhuriyeti Anayasası başta olmak üzere tabi olduğumuz tüm ulusal mevzuata ve Türkiye Cumhuriyeti nin taraf olduğu tüm uluslararası anlaşmalar ve düzenlemelere uyarız. Açıkladığımız beyan ve sunduğumuz raporların gerçeğe uygun olması için gerekli titizliği gösterir, konu olan bilgileri doğru, anlaşılabilir biçimde ve zamanında sunarız. Doğruluk ve şeffaflığı, tüm iş süreçlerimizde ve ilişkilerimizde öncelikli değerlerimiz olarak kabul ederiz. İş etiğinin yazılı kurum kültürümüzün yapı taşı haline gelmesi için azami gayret ve özeni gösteririz. Çalışanlarımızı çıkar çatışmalarından uzak tutacak bilinç, kural ve uygulamalarla donatır, mevcut görevlerinden yararlanarak kişisel çıkar sağlamalarını yasaklar ve denetleriz. Çalışanlarımızın tarafsız karar ve davranışlarını etkileyecek hediyeler almasını ve aynı amaçla hediye vermelerini yasaklarız. Faaliyet ve işlemlerimizi yürütürken, her türlü kamu kurum ve kuruluşu, idari oluşum, sivil toplum örgütü ve siyasi partiler ile herhangi bir menfaat beklentisi olmaksızın eşit mesafede yer alırız. İşlemlerimizde yolsuzluklara yol açmayız, göz yummayız ve yolsuzluğa karşı mücadele ederiz. Haksız rekabette bulunmaz, adil rekabetin ve tüketici haklarının korunmasını gözetir, tüm uygulamalarımızı bu yönde geliştiririz. Kayıt dışı istihdamda bulunmayız; işçi sağlığı ve güvenliğini gözetir, gençlerin, kadınların ve engellilerin adil istihdamını destekleriz. Ekonomik ve sosyal kalkınmaya katkıda bulunacak çalışmaları destekleriz. Bütün bu iş etiği ilke, anlayış ve uygulamalarımızın iş ortaklarımız ve tedarikçilerimiz dâhil tüm etki alanlarımıza yayılmasını sağlayacak uygulamalar geliştiririz. Birleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesi nin de özünü oluşturan 10 temel ilkeye olan desteğimizi beyan eder, bu ilkelere uymaktaki gönüllülüğümüzü idari yapımız ve şirket politikalarımıza yansıtırız. Sayfa 10

12 TANIMLAR TANIMLAR 1. Dernek / Kurum: Etik ve İtibar Derneği (TEİD) 2. Tüzük: Etik ve İtibar Derneği tüzüğü 3. Merkez: İstanbul Büyükşehir Belediye sınırları içinde bulunan Dernek Merkezi 4. Üyeler: Derneğin asıl gerçek kişi ve asıl tüzel kişi üyeleri ile fahri üyeleri 5. Genel Kurul: Derneğin tüm asıl üyelerinin oluşturduğu, derneğin en üst karar alma organı 6. Yönetim Kurulu (YK): Derneğin, genel kurul tarafından yetkilendirilen yönetim organı 7. Denetleme Kurulu: Derneğin genel kurul tarafından yetkilendirilen denetim organı 8. Etik Kurulu: Derneğin etik kurulu 9. Etik Kodu: Dernek Etik kodu 10. Dernek Başkanı / Başkan: Derneğin yönetim kurulu başkanı 11. Sayman: Yönetim Kurulu Saymanı 12. Yönetici: Dernek Genel Sekreteri 13. Dernek yönetimi / Sekretarya: Derneğin idari kadrosunu oluşturan ve yetkileri işbu iç tüzüğün ilgili maddelerince belirlenen idari yapı. 14. Personel: Proje Genel Sekreteri, İletişim Sorumlusu, İdari İşler Sorumlusu ve istihdam edilecek personel 15. Başarı pirimi: Personelle yapılmış olan Süresiz Hizmet Anlaşması nın ilgili maddesine konu meblağ. Sayfa 11

13 DERNEĞİN AMACI DERNEĞİN AMACI Derneğin amacı, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ve ilgili kanuni esaslara uygun olarak, toplumun tüm kesimlerine, etik ilkelerle ilgili çalışmalarını aktararak kamu yararının elde edilmesine katkıda bulunmak ve referans merkezi olmak, evrensel iş etiği ilkelerinin Türkiye de toplumun her kesiminde benimsenmesi ve uygulanması için önderlik yapmaktır. Sayfa 12

14 DERNEĞİN ÇALIŞMA KONULARI DERNEĞİN ÇALIŞMA KONULARI Dernek, tüzüğünün 3. maddesine konu amacın gerçekleştirilip kamu yararı elde edilmesi amacıyla aşağıda belirtilen ve benzeri konularda çalışır: İş etiği kurallarının evrensel ilkelerini araştırıp inceleyerek ülkemize pratikte uygulanmalarını sağlayacak eğitim ve tanıtım çalışmaları yapmak ve yapılmalarına destek olmak, Profesyonellerin etik uygulamalar konusundaki bireysel etkinliklerini geliştirmek amacıyla eğitim, tartışma ve bilgi ya da deneyim paylaşımı için ortam sağlamak, Dernek hedef ve amacına uygun faaliyet gösteren dernek ve kuruluşlarla yakın işbirliği yaparak en iyi uygulamaların gerçek ve tüzel kişilerce anlaşılıp benimsenmesini sağlamak, özellikle etik kurallar ile ilgili düzenleyici rolde olan kurumlar ile yakın işbirliğinde olmak ve gerekli düzenlemeler ile ilgili olarak bilgi alışverişinde bulunmak, Dünya Bankası, OECD, Avrupa Birliği gibi dünyada etik kuralların demokratik serbest piyasa ortamlarında yayılıp benimsenmesini ve o ülkelerde kurumların performanslarının gelişmesini hedefleyen kuruluşlarla bilgi, birikim, program ve destek işbirliği yaparak en iyi uygulamaların ülkemize kazandırılmasını sağlamak, Konuya katkıda bulunup destek verecek her türlü danışmanlık, eğitim, denetim ve muhasebe kurumları ve sponsorlarla programlar düzenleyip bu tip kuruluşların Türkiye de yaygınlaşmasını sağlamak ve etik kuralların Türkiye deki gelişim derecesini öğrenmek için bu kurumlara genel araştırmalar yaptırıp kendileri ile birebir görüşmeler yapmak, Etik ilkelerin kurum kültürüne entegre edilmesi alanında uygulamalarını geliştirmek arzusunda olan kurumlara bilgi aktarımında bulunmak, eğitim vermek ve bu kurumları yönlendirmek. Sayfa 13

15 TEİD ORGANİZASYON YAPISI TEİD ORGANİZASYON YAPISI Organizasyon Şeması Sayfa 14

16 TEİD ORGANİZASYON YAPISI Kurullar Yönetim Kurulu Yönetim Kurulu, iki yıllık süre için seçilmiş 13 (onüç) asıl ve 5 (beş) yedek üyeden oluşur. İki yıllık görev süresi, seçimin yapıldığı genel kurul toplantısını takiben başlar. (Yönetim Kurulu Karar No: 5, 12/10/2010) Yönetim Kurulu Yetki ve Sorumlulukları (Yönetim Kurulu Karar No: 5, 12/10/2010) 1. Türkiye Cumhuriyeti yasaları ve Tüzük hükümleri doğrultusunda gereken kararları almak; Genel Kurul kararlarını uygulamak; 2. Derneği Yönetim Kurulu Başkanı aracılığı ile temsil etmek ya da gerektiğinde diğer üyelere de yetki vermek; 3. Çalışma dönemi çalışma programı ile yılık bütçe yönetmeliği ve gelir gider çizelgelerini hazırlamak ve uygulamak; 4. Bir önceki çalışma dönemi çalışma raporu ile bilanço ve gelir gider çizelgelerini hazırlamak; 5. Genel Kurul toplantılarının tarihini, saatini, yerini ve gündemini saptamak, üyelere ve ilçe kaymakamlığına duyurmak; 6. Danışma Kurulu üyelerini seçmek ve öneri ile dilekleri hakkında karar vermek; 7. Yönetim ve hizmet konuları doğrultusunda görev yapacak komiteler kurmak ve raporları hakkında gereken kararları almak; 8. Derneğin işlerini yürütecek personel ve danışmanları atamak ve gereğinde işlerine son vermek; 9. Sağlanacak gelirleri Yönetim Kurulu ve/veya Dernek üyelerine hiçbir menfaat sağlamamak ve bu gelirlerin sadece Dernek amacına tahsis edilmesi kayıt ve şartıyla, ortaklık, iktisadi işletme, vakıf ve yardımlaşma sandığı kurulmasına ya da kurulmuş ve kurulacaklara katılacağı zaman kullanmaya karar vermek ve bu kararı Genel Kurul un onayına sunmak; 10. Tüzüğün değiştirilmesi ile yönetmeliklerin azalması ve değiştirilmesine ilişkin çalışmalar yapıp, gereken tasarıları Genel Kurul un onayına sunmak; 11. Genel Kurul toplantılarında alınan kararları üyelere ve ilgili mercilere bildirmek; Sayfa 15

17 TEİD ORGANİZASYON YAPISI 12. Bir önceki çalışma dönemi sorumlusu Yönetim Kurulu ndan görevi ve bilanço gereği Dernek malvarlığını teslim almak ve aynı biçimde gelecek çalışma dönemi Yönetim Kurulu na teslim etmek; 13. Derneğin tüm faaliyetlerini ve ilişkilerini Etik Kodu na uygun olarak yürütmesini sağlamak ve Etik Kodu ihlali durumunu değerlendirerek ilgili kararları almak. 14. Yönetim Kurulu Üyeleri (Ek:1) Dernek Başkanlığı Başkanlık Görev Süresi ve Kriterleri (Yönetim Kurulu Karar No: 5, 12/10/2010) 1. TEİD Başkanı, bir defaya mahsus olarak 2 yıllık süre için seçilir. 2. Bir dönem başkanlık yapmış kişi müteakip seçimde başkan adayı olamaz, gösterilemez; yönetim kurulu üyesi olabilir. 3. Sadece etik ve/veya itibar yönetimi konusunda danışmanlık hizmeti vererek geçimini sağlayan kişiler dernek yönetim kurulunda görev alabilirler ancak başkan olamazlar. Denetleme Kurulu 1. Denetleme Kurulu, Genel Kurul da iki yıl için seçilmiş 3 (üç) asıl ve 3 (üç) yedek üyeden oluşur. Denetleme Kurulu, seçimi izleyen altı (6) gün içinde yapacağı ilk toplantıda bir Başkan ve bir Sözcü seçer. 2. Denetleme Kurulu Üyeleri (Ek:2) Denetleme Kurulu Yetki ve Sorumlulukları 3. Derneğin bütçe, hesap ve işlemleri ile ilgili defter ve belgeleri üzerinde yapacağı inceleme sonuçlarını, dilek ve önerilerini Yönetim Kurulu na bildirmek; 4. Yönetim Kurulu nca hazırlanan çalışma dönemi programı ile yıllık bütçe yönetmeliği ve gelir gider çizelgelerinin görüşüleceği Yönetim Kurulu toplantısında hazır bulunarak dilek ve önerilerini belirtmek; 5. Yönetim Kurulu nca hazırlanan geçen çalışma dönemi raporu ile bilanço ve gelir gider çizelgeleri hakkındaki incelemelerini bir raporla Genel Kurul a sunmak. Denetim ile ilgili genel hükümler Sayfa 16

18 TEİD ORGANİZASYON YAPISI 1. Dernek te iç denetim esastır. 2. Dernek her türlü denetime açık olduğu gibi, iç denetim açısından Denetleme Kurulu aracılığı ile Dernek içi denetim görevini yerine getirmekle sorumlu bulunmaktadır. 3. Genel Kurul, Yönetim Kurulu veya Denetleme Kurulu tarafından iç denetim yapılabileceği gibi bağımsız Denetleme Kuruluşlarına da denetim yaptırılabilir. 4. Genel Kurul, Yönetim Kurulu veya bağımsız Denetleme Kuruluşlarınca denetim yapılmış olması, Denetleme Kurulunun yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. 5. Denetleme Kurulu derneğin tüzüğünde gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediğini, defter, hesap ve kayıtların mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutulup tutulmadığını, Dernek tüzüğünde tespit edilen esas ve usullere göre ve bir yılı geçmeyen aralıklarla denetler ve denetim sonuçlarını bir rapor halinde yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunar. Danışma Kurulu 1. Danışma Kurulu, Yönetim Kurulu nun önereceği etik ve itibar yönetimi konularının geliştirilmesine çok belirgin katkıları olmuş ya da olabilecek, Dernek üyesi bulunan ya da bulunmayan gerçek kişiler arasından Genel Kurul ca iki yıllık süre için seçilmiş en az 3 üyeden oluşur. Geçmiş dönem başkanları danışma kurulunun doğal üyesidir. (Yönetim Kurulu Karar No: 5, 12/10/2010) 2. Danışma Kurulu gerek gördüğü sıklıkta toplanabilir. Danışma Kurulu, kendi içinden seçtiği Başkanı ya da Dernek Başkanı tarafından düzenlenmiş gündem gereğince toplantıya çağrılır ve toplantının karar tutanaklarının bir örneği Yönetim Kurulu na gönderilir. 3. Danışma Kurulu Üyeleri(Ek:3) Danışma Kurulu Yetki ve Sorumlulukları 1. Dernek amaç ve hizmet konuları yönünden yapılması gereken çalışmalara ilişkin taslak ve program hazırlamak, Yönetim Kurulu na öneri ve dileklerde bulunmak; 2. Dernek ve Türkiye deki etik ve itibar yönetimi girişimlerinin kamuoyunda saygınlığını arttıracak çalışmalar yaparak, öneri ve dileklerde bulunmak; 3. Dernek çalışmaları ve tesisleri ile ilgili projeler, değişiklikler ve tasarımlar hakkında görüşlerini belirtmek; Sayfa 17

19 TEİD ORGANİZASYON YAPISI 4. Yönetim Kurulu ve Genel Kurul un diğer konulardaki istek ve dilekleri hakkında görüşlerini bildirmek. Etik Kurulu 1. Etik Kurulu, Genel Kurul tarafından, dernek bireysel üyeleri ve kurumsal üye temsilcileri arasından seçilen en az üç, en fazla beş ve aynı sayıda sıralı yedek üyeden oluşur. Asıl üyelerin, Kurulun görev süresi içinde istifa ederek ayrılmaları halinde yedek üyeler sıralarını takiben asıl üye olarak göreve gelir. 2. Etik Kurulu nun görev süresi, Genel Kurul tarafından, birlikte göreve seçildikleri Yönetim Kurulu nun görev süresi ile sınırlıdır. 3. Yönetim Kurulu asıl üyeleri, görevleri süresince, Etik Kurulu üyeliğine aday olamazlar, gösterilemezler. 4. Etik Kurulu üyeliği tek dönemle sınırlı değildir. Herhangi bir dernek üyesi Etik Kurul üyeliği için kerelerce aday gösterilebilir, aday olabilir. 5. İstisnai durum: Sadece birinci dönem Etik Kurulu (26/10/ /10/2012) Yönetim Kurulu tarafından (varsa) mevcut adayların başvuruları da dikkate alınarak, Yönetim Kurulu asıl üyeleri arasından olmamak kaydı ile dernek üyeleri arasından seçilecektir. 6. Etik Kurulu üye sayısının toplantı veya karar yeter sayısının altına düşmesi halinde, yönetim kurulu ayrılan üyeler yerine, içinde bulunulan dönemin sonuna dek atama yapar. 7. Etik Kurulu, kendisine yapılan bildirimler üzerine toplanır. 8. Etik Kurulu Üyeleri(Ek:4) Etik Kurulu Görev ve Sorumlulukları 1. Dernek Etik Kurulu nun görev ve sorumluluğu, dernek bünyesinde ve faaliyetlerinde etik kodumuzun sahiplenilmesini, uygulanmasını ve gözetilmesini sağlamaktır. 2. Kurul, olası ihlallere yönelik inceleme yapmak ve gerekli düzeltici, önleyici faaliyetleri geliştirmek konusunda Yönetim Kurulu na destek olur. 3. Etik Kurulu bir karar mercii değildir, ancak Yönetim Kurulu na gerekli kararların alınması doğrultusunda görüş bildirir. 4. Dernek üyelerinin kendi işlerinde ve faaliyetlerinde etik kurallarına aykırı davranışları Etik Kurulu nun görev ve sorumluluğu alanında değildir. Etik Kurulu Sayfa 18

20 TEİD ORGANİZASYON YAPISI kendini böyle bir görevlendirmeyle üyenin kendi etik kurulu veya inceleme yürütebilecek olan resmi bir merci veya mahkeme yerine koyamaz. 5. Ancak Etik Kurulu, üyelerin kendi işlerinde ve faaliyetlerinde dernek tüzüğümüze, etik kodumuza ve derneğe vermiş oldukları Etik Beyanı na bağlı kalmaları ve yine kendi işlerinde ve faaliyetlerinde etik ihlali durumlarında gerekli düzeltici ve önleyici faaliyetleri gerçekleştirmeleri hususlarını gözetir. 6. Etik Kurulu, herhangi bir üyenin dernek itibarını zedeleyici bir fiili ile karşılaşılan hallerde konuyu inceler ve yönetim kuruluna aksiyon önerisini sunar. Yönlendirme Komiteleri 1. Yönlendirme Komiteleri, dernek vizyonunun hayata geçirilmesi doğrultusundaki etkinlikleri sürdürmek ve desteklemek amacıyla faaliyet gösterir. 2. Yönlendirme Komiteleri derneğin ihtiyaçları doğrultusunda üyeleri ve üye olmayan ancak çalışma grubuna katkıda bulunacağına inanılan bilgi ve tecrübeyi haiz kişilerden oluşturulur. 3. Yönlendirme Komitelerinin koordinasyonu dernek yönetimi tarafından yapılır 4. Yönlendirme Komiteleri yönetim kuruluna sorumludur ve yönetim kurulunca onaylanmış çalışmaları sürdürürler. 5. Yönlendirme Komiteleri kuruluşu ve feshi yönetim kurulu onayına tabidir. 6. Yönetim kurulu, Yönlendirme Komisyonunun kurulmasını karara bağladığı toplantıda bir üyesini ilgili çalışma grubuna temsilci tayin eder. 7. Yönlendirme Komiteleri çalışmalarını sürdürmek üzere Çalışma Grupları kurabilirler. Çalışma Grupları Çalışma grupları, Yönlendirme Komitelerinin yürütülmesini uygun bulduğu projelerin hayata geçmesi ile ilgili çalışmaların yapıldığı alt komisyonlardır. Tüm üyelere ve TEİD gönüllülerine açık olan çalışma grupları bağlı oldukları yönlendirme Komitelerinin gözetiminde çalışırlar. Temsil ve İlzam Yetkisi Mali sınırlama olmaksızın Dernek ile ilgili tüm işlemler, Yönetim Kurulu Başkanı ile Dernek Yönetim Kurulu Saymanı veya Dernek Yönetim Kurulu Sekreteri nin müşterek imzaları ile; 3.000,- TL ye (ÜÇBİN TL) kadar olan tüm işlemler Dernek Saymanı ile Dernek Genel Sayfa 19

21 TEİD ORGANİZASYON YAPISI Sekreteri nün müşterek imzaları ile; TL ye kadar olan tüm işlemler ayda üç defayı geçmemek kaydıyla Dernek Genel Sekreteri nün münferit imzası ile geçerli ve bağlayıcı olacaktır. (Yönetim Kurulu Karar No: 1 ) İnsan Kaynakları, İş Tanımları Genel Sekreter İş Tanımı (Yönetim Kurulu karar no: 5, 12/10/2010) 1. Üye kazanımı, dış tanıtımı ve faaliyetleri ile ilgili her türlü işlemleri ve görüşmeleri yapar. 2. Derneğe üye olabilecek özellikleri haiz kuruluş ve kişileri tespit eder ve bu kişilerle temasa geçer. 3. Ulusal ve uluslararası işbirlikleri projeleri geliştirir, görüşmeleri yapar. 4. Uluslararası ve ulusal kuruluşlar ile içerik ve fon sağlanması konusunda iletişim kurar, gerekli yazışma ve görüşmeleri sürdürür. 5. Dernek yazışmalarını yapar ve koordine eder. 6. Yönetim Kurulu ve Denetleme Kurulu üyeleri arasında bilgi alışverişi ve koordinasyonu sağlar. 7. Yönetim Kurulu ve Denetleme Kurulu toplantılarının Dernek tüzüğüne uygun olarak yapılmasının organizasyonunu yapar. 8. Derneğin idari ve personel işlerini yönetir. 9. Yapılması ön görülen faaliyetlerin mali yönleri hakkında ön araştırma çalışmaları yapar. 10. Eğitim seminerleri, diploma programları geliştirir ve uygular. 11. Düzenleyici kuruluşlar, ortak kuruluşlar ile ilişkileri yürütür. 12. Araştırma ve yayın çalışmalarını koordine eder. 13. İktisadi İşletme çalışmalarını izler ve denetler. 14. Dernek ihtiyaçlarını tespit eder. 15. Derneğin mali ve idari yasalardan ve tüzüğünden kaynaklanan her türlü kayıtlarının nizami bir biçimde tutulmasını sağlar. 16. Yönetim Kurulu Başkanı nın onayını almak kaydıyla, Derneğin ihtiyacı olan demirbaşların alınması işlemlerini takip eder. Sayfa 20

22 TEİD ORGANİZASYON YAPISI 17. Yönetim Kurulu Başkanı nın onayını almak kaydıyla, antetli kağıt, zarf, üye başvuru formu, kartvizit, üyelik sertifikası, kimlik kartı, etiket, kaşe gibi kırtasiye tanıtım ve idari işler için gerekli olan malzemenin tespiti, numune üretimi, seçimi ve seçilenlerin dernek ihtiyaçlarına yeter miktarının üretimi ve satın alınması konusunda gerekli araştırma iş ve işlemleri yapar. 18. Yönetim Kurulu nun karar verdiği faaliyetler kapsamındaki işleri yerine getirir. 19. Yabancı kuruluşlarla işbirlikleri fırsatlarını değerlendirerek olası fon olanaklarını yönetim kuruluna sunar. 20. Kurumsal üyelikle ilgili üyelik görüşmeleri yapar ve Yönetim Kurulu onayına sunar. 21. Çeşitli proje koordinasyonlarını gerçekleştirir. 22. Farklı çalışma gruplarının oluşturulmasını Yönetim Kurulu na önerir ve mevcut çalışma gruplarının koordinasyonunu sağlar. İdari İşler Sorumlusu İş Tanımı 1. İdari İşler Sorumlusu, Koordinatöre bağlıdır ve çalışmalarını kendisine raporlamakla yükümlüdür. Aşağıda belirtilen yetkiler ve organizasyon yapısı gereğince eksiksiz yürütmekle sorumlu olduğu noktalar şunlardır: 2. Genel Sekreter tarafından verilen vekâlet çerçevesinde Dernek adına resmi kuruluşlara başvuruları yapar ve takip eder. 3. Ofis malzeme alımlarını yapmak için onay doğrultusunda kasadan nakit harcama yapar. 4. İl Dernekler Müdürlüğü nezdinde derneği temsil eder. 5. Ofisin saat 09:00 da hizmete girmesi ve saat 18:00 a kadar kesintisiz hizmette kalmasını sağlar. 6. Üye kazanımı faaliyetleri yürütür, yeni üye davetlerini yapar. 7. Üye ödemelerini ve evraklarını takip eder, bilgileri ilgili klasörlere ve veri bankasına işler. 8. Üyelere e- mail duyuruları ve takibini yapar. 9. Muhasebe işlemlerini (fatura ve vergi ödemeleri, beyanname hazırlanması) takip eder. 10. Ofisin genel temizliğini sağlar ve temizlik firması koordinasyonunu yürütür. 11. Günlük gazete tedarikini yürütür. 12. Misafir ağırlama ve ikram faaliyetlerini yürütür. 13. CD, fotokopi ve diğer çoğaltım ihtiyaçlarını sağlar. Sayfa 21

23 TEİD ORGANİZASYON YAPISI 14. Tüm yazılı malzemenin arşivlenmesini sağlar. 15. Haftalık aralıklarla düzenli olarak bilgileri veri bankasına işler. 16. Teknik ekipmanların kontrol ve bakımını koordine eder. 17. Tüm tedarikçilerin (kurye, kargo, bakım vs.) koordinasyonu, bilgi bankası ve sözleşmelerini koordine eder. 18. Günlük olarak kasa tutar ve her gün yazılı olarak Genel Sekreter onayını alır. 19. Şahsi bilgiler dışında tüm ortak bilgilerin yazılı olarak belirlenen yerlerde tutulması ve arşivlenmesini sağlar. 20. Talep edilen tüm çalışmaları zamanında ve yazılı olarak raporlar. Stajyer İş Tanımı Stajyerler doğrudan Genel Sekreter e bağlıdır ve çalışmalarını raporlamakla yükümlüdür. Staj imkânı tanınan kişilerle Derneğin karşılıklı sorumlulukları aşağıda tanımlanmıştır. Derneğin Sorumlulukları: 1. Muhasebe kayıtları hariç tutulmak üzere dernek bilgi bankasını stajyer kullanımına sunar. 2. Kesintisiz olarak en az 30 iş günü sürecek staj dönemi sonunda TEİD görüşünü içeren staj mektubunu sunar. 3. Sadece TEİD amaçlarında kullanılmak üzere ofis gereçleri, bilgisayar ve internet kullanımı sağlar. 4. Etik ve itibar yönetimi ile bağlantılı konularda tez çalışmalarına destek verir. 5. TEİD staj karşılığında herhangi bir ücret ödemesi yapmaz ve talep edemez. Yemek bileti ve aylık yolculuk abonmanı ödemesi yapar. Stajyer Sorumlulukları: 1. Haftada 2 günden az olmamak kaydıyla saat 10:00 ile 17:00 arasında Dernek Merkezi nde bulunmak 2. İdari işler tarafından takibi yapılan üye işleri, muhasebe, organizasyonlar ve benzeri konularda yardımcı olmak. 3. Ofisin genel temizliğine ve ekipmanların kullanımına özen göstermek. 4. Profesyonel iş ortamına uygun kıyafet ile mesaide bulunmak. 5. Arşivleme çalışmaları. Sayfa 22

24 TEİD ORGANİZASYON YAPISI 6. Etik ve itibar yönetimi ve bağlantılı konularda araştırmalarda bulunmak, dernek bilgi bankasına kayıt etmek. 7. Şahsi bilgiler dışında tüm yazılı çalışmaların belirtilen yerlerde tutulması, arşivlenmesi. 8. Talep edilen tüm çalışmaların, zamanında ve yazılı olarak raporlanması. 9. Staj sona erdirme bildiriminin en az 2 hafta önce yazılı olarak bildirilmesi. Yukarıda belirtilen koşullara uyulmaması durumunda TEİD tek taraflı olarak staj süresini sona erdirmeye yetkilidir. Sayfa 23

25 İKTİSADİ İŞLETME İKTİSADİ İŞLETME Tanım Etik ve İtibar Derneği İktisadi İşletmesi, derneğin amaçlarına uygun gelir getirici ve/veya tanıtıcı faaliyetleri düzenlemek ve icra etmek üzere 31/01/2011 tarihinde kurulmuştur. (Yönetim Kurulu Kararı: 3, 08/06/2010) Faaliyet Alanları Etik ve İtibar Derneği İktisadi İşletmesi, tüzüğün 4. maddesine konu çalışma konuları ve tüzüğün 5. Maddesine konu çalışma biçimleri dâhilinde ve yönetim kurulunun karar ve talimatı ile her türlü gelir getirici ve/veya tanıtıcı faaliyetleri düzenler ve icra eder. Yönetim Etik ve İtibar Derneği İktisadi İşletmesi idari personel barındırabilir. Temsil ve İlzam Etik ve İtibar Derneği genel sekreteri Tayfun Zaman, Etik ve İtibar Derneği İktisadi İşletmesi unvanı veya kaşesi altına atacağı münferit imza ile iktisadi işletmeyi temsil ve ilzama yetkili kılınmıştır. Sayfa 24

26 ÜYELİK ÜYELİK Tanım Derneğe üyelik Dernek Tüzüğü nün ilgili maddesince düzenlenir. Ancak kurumsal ve bireysel üyeliğin alt kategorileri, üyelerden beklentiler, üyeliğe kabul kriterleri gibi hususlar aşağıdaki sınıflandırma ve ilgili prosedürlere göre değerlendirilir. Üyelik Türleri Kurumsal Üyelik Tanım: Kurumsal üye T.C. sınırları içerisinde ve ilgili kanunlara uygun olarak kurulmuş, Türk Ticaret Kanunu nca tanım altına alınan her türlü tüzel kuruluş TEİD Kurumsal üyesi olabilir. Bireysel Üyelik Tanım: T.C. vatandaşı veya Türkiye de oturma ve çalışma iznine sahip yabancı uyruklu, dernek faaliyetlerine kişisel katkıda bulunabilecek akademisyenler, öğretim görevlileri TEİD bireysel üyesi olabilir. Etik ve İtibar Derneği Tüzüğü nün ilgili maddesine uygun olarak, ancak aşağıdaki şartları haiz adayları, yönetim kurulu onayına vabeste olmak kaydı ile, bireysel üye olarak kabul edebilir: 1. Bireysel üye adayları... a. Bordrolu çalışan (aktif çalışan, aktif çalışmayan ve emekliler) b. Akademisyenler c. Üniversite öğrencileri...arasından olabilir. 2. Bireysel üye sayısı kurumsal üye sayısının yarısını aşamaz. 3. Bireysel üye kontenjanı dolduğunda, başvuruda bulunan üye adayı TEİD Gönüllüsü sıfatıyla çalışmalara davet edilir, kontenjan açıldığında, başvuru tarih ve saati esas alınarak bireysel üyeliğe kaydı yapılır. 4. Kurumsal üyemiz olan veya olmayan beher şirketten, katılabilecek bireysel üye sayısı, toplam bireysel üye kontenjanının %10 unu aşamaz. Sayfa 25

27 ÜYELİK 5. Bireysel üye, zaman içerisinde danışmanlık alanında serbest meslek icra eder veya her tür danışmanlık faaliyeti yürüten bir şirkete hissedar olursa bireysel üyelikten çıkar ve kurumsal üye olur. 6. Bireysel üye adayı, çalıştığı iş yerinden veya okulundan fiilen çalışmakta veya öğrenimini sürdürmekte olduğuna dair belge ibraz eder. 7. Üyelik şartlarına uyum Bireysel üyelik başvuru formu nda verilen bilgiler ışığında değerlendirilir, aday üyenin beyanı esas alınır, beyana aykırı durumun tespiti üyeliğin tek taraflı sonlandırılması için yeterlidir. 8. Bireysel üyelik üyeliğe giriş 100 TL / yıllık aidat 50 TL dir. TEİD Gönüllüleri Tanım: Dernek üyesi olmaksızın çalışma gruplarına katılmak üzere başvuruda bulunmuş tüm gerçek kişiler TEİD Gönüllüsü olabilir. Onursal Üye Tanım: Dernek faaliyetlerine katkı sağlamış, toplumca ve derneğin ilişki içinde olduğu çevrelerce Etik Yönetimi ve İtibar Yönetimi konularındaki bilgi ve tecrübesi kabul ve saygı gören kişiler başvuru veya talep usulü ile değil, dernek yönetim kurulunun kararı ile Onursal Üye olabilirler. Sayfa 26

28 PROJE DEĞERLENDİRME POLİTİKASI PROJE DEĞERLENDİRME POLİTİKASI (Yönetim Kurulu kararı, 03/12/2012) Etik ve İtibar Derneği, misyonunu etkin bir şekilde yerine getirmek ve katma değer yaratmak amacıyla proje geliştirir ve bu projeleri hayata geçirir. T.C. kanunları, Dernek tüzüğü ve dernek amaçlarına uygun olmak kaydı ile, yerel veya uluslararası dernek, vakıf, kurum ve kuruluşlara proje başvuruları yapılabilir, bu kaynaklardan bağış, hibe, proje ortaklığı katkı payı vb. finansal katkıların, yönetim kurulu onayı olmak kaydıyla, kabul edebilir, ortak projelere girebilir. Proje Değerlendirme Kriterleri Proje TEİD in misyonu ve vizyonu ile uyumlu mu? STK nın varlık nedeni olan misyon ve vizyon ile uyumlu projelerde yer alması stratejik önem taşır. Bu noktada yaşanabilecek olumsuzluklar paydaşların beklentilerini karşılıksız bırakabileceği gibi kurumsal algıya zarar verebilir. Bu çerçevede, proje değerlendirme aşamasında öncelikle vizyon ve misyon açısından uygunluğu denetlemek sorumlu bir yönetim yapısı kurmak adına önemlidir. Proje toplum için anlamlı mı? TEİD, iş dünyası odaklı olmak üzere, toplumsal bir fayda sağlamak amacıyla kurulmuş, kar amacı gütmeyen bir sivil toplum örgütüdür; dolayısıyla, proje planlamasında öncelikli olarak Türkiye iş dünyası ve toplum açısından değer yaratan projeleri yürütme sorumluluğu taşımaktadır. Dar çerçevede, üye ve paydaşların genelinin anlamlı bulmadığı bir projenin hayata geçirilmesi derneğin üye ve paydaş haritasının zaman içinde daralmasına neden olacaktır. Değerlendirilmeye alınan proje kaynakları iyi kullanmak adına en iyi seçenek midir? Sayfa 27

29 PROJE DEĞERLENDİRME POLİTİKASI Derneğin yönetim kurulu ve sekretaryasının öncelikli görevlerinin başında dernek kaynaklarının sorumlu ve etkin kullanımı olduğu unutulmamalıdır. Misyon ve vizyonla uyumlu, toplum için anlamlı projelerin değerlendirme aşamasında kısıtlı kaynaklar göz önüne alınarak tüm alternatiflerin tartışılması ve önceliklendirme yapılması doğru projelere yönelmek adına katkı sağlayacaktır. Proje yeterince mali destek bulma potansiyeline sahip mi? Projeden amaçlanan etkinin elde edilmesi bütçesel imkanların yeterli olması ile ilişkilidir. Uluslararası kuruluşların sağladığı bütçe olanaklarından yararlanmak amacıyla hazırlanacak başvurularda proje etkinliğini olumsuz yönde etkileyecek ölçüde bütçe kısıtları ile başvuru yapılmaması, bütçeye ihtiyaç duyulacak tüm detayların ön görülerek yer verilmesi önemlidir. Proje sonunda, mutlaka, yönetim kurulu adına makul güvence sağlayacak bağımsız dış denetim yaptırılmalıdır. Potansiyel sponsor adayları ile hazırlık aşamasında görüşmeler yaparak tahmini destek oranının belirlenmesi, yine mali yönde doğru tahminler yapabilmeyi ve doğru planlamayı mümkün kılacaktır. Proje, proje ortakları ve sponsorlar TEİD itibarını zedelemek riski taşımakta mıdır? Alınacak sponsorluk ve destekler derneğimizin itibarına zarar verme riski taşımamalı, işbirliği yapılacak kurumlar dikkatle seçilmelidir. Proje, diğer kuruluşlar tarafından yürütülmekte olan faaliyetleri tekrar eder nitelikte midir? Sınırlı kapasite ile hareket eden ve toplumsal fayda sağlamayı amaçlayan STK lar açısından önemli tehditlerden biri de, mevcut çalışmaları tekrar ederek kaynakları olumsuz yönde kullanmaktadır. Yukarıdaki değerlendirme kriterlerinden olumlu olarak geçen bir proje fikrinin benzer amaçlı diğer kuruluşlar tarafından yürütülmekte olan çalışmalar ile benzerlik teşkil edip Sayfa 28

30 PROJE DEĞERLENDİRME POLİTİKASI etmediği kontrol edilmelidir. Üye aidatları ve proje bütçelerini en etkin şekilde kullanmak zorunluluğu bulunan STK ların yürütülmekte olan bir projeye destek verebilmesi bu araştırmada elde edilecek bilgiler ile mümkün olabilecektir. Diğer kuruluşlarla işbirliği aşamasında yine yukarıda bahsedilen itibar riski göz önüne alınmalıdır. Proje desteği veren kurumlar Uluslararası Kurumlar Avrupa Birliği Komisyonu İhale Birimi EC Competitiveness and Innovation Framework Programme FP7 Programı Araştırma ve Teknolojik Gelişme Alanında Yedinci Çerçeve Programı TÜBİTAK AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı SIDA Swedish International Development Cooperation Agency USIAD GIZ Alman Kalkınma Ajansı Fransız Kalkınma Ajansı AFD Dünya Bankası Global Corporate Governance Forum International Finance Corporation FIRST Financial Sector Reform and Strengthening Initiative Birleşmiş Milletler UN CIPE Ulusal Kurumlar T.C. Başbakanlık Hazine Müsteşarlığı Merkezi Finans ve İhale Birimi T.C. Avrupa Birliği Bakanlığı İlgili Bakanlıklar ve Hibe Programları Kalkınma Ajansları Devlet Planlama Teşkilatı (DPT) koordinasyonunda kurulan ve faaliyet gösteren Kalkınma Ajanslarının sağlayabileceği mali destekler; doğrudan finansman desteği, faiz desteği ve Sayfa 29

31 PROJE DEĞERLENDİRME POLİTİKASI faizsiz kredi desteği olmak üzere üçe ayrılır. Proje olanakları kalkınma ajansları ve ilgili Bakanlıklar ile takip edilmektedir. Kurum, Konsolosluk ve Vakıflar AB Delegasyonu ABD Büyükelçiliği İngiliz Büyükelçiliği Alman Büyükelçiliği Hollanda Büyülelçiliği Fransız Büyükelçiliği Chrest Foundation Friedrich Ebert Stiftung (FES) Heinrich Böll Stiftung Konrad Adenauer Stiftung Friedrich Naumann Stiftunga Sayfa 30

32 İLETİŞİM POLİTİKASI İLETİŞİM POLİTİKASI (Yönetim Kurulu kararı, 03/12/2012) 1. İletişimi, katılımcı yönetim anlayışımızın en önemli destek unsuru olarak görürüz. 2. Kurum içinde ve dışında temasta olduğumuz paydaşlarımızla; dürüst, şeffaf, etik, anlaşılabilir, sürdürülebilir ve hesap verilebilirlik ilkelerimizle, düzenli ve çift yönlü bilgi alış verişinde bulunuruz. 3. Derneğimizin vizyonunu, misyonunu, değerlerini, politikalarını ve stratejilerini öncelikle çalışanlarımızın ve üyelerimizin, sonra ilgili diğer sosyal paydaşların bilgisine sunarız. 4. Vizyonumuzun içselleştirilmesine yönelik faaliyetleri destekleriz. Ayrıca, kurumumuzun misyonunun, kurum kültürünün ve değerlerinin; tüm paydaşlarımızın günlük yaşamları içinde iş yapma, karar alma, uygulama ve değerlendirme süreçlerinde etkin olmasını hedefleriz. 5. Tüm paydaşlarımıza yönelik olarak; bilginin açıklık ve güven prensibine dayalı, doğru olarak paylaşılmasını hedefleriz. 6. Çalışanlarımız, üyelerimiz ve tüm dış paydaşlarımızın iletişim gereksinim ve beklentilerini temel alarak; iç iletişim stratejimizi ve politikalarımızı planlar, bu doğrultuda iletişim kanallarını geliştiririz. 7. Derneğimizin misyonunu, vizyonunu, değerlerini ve amaçlarını anlamasını sağlamak üzere çalışanlarımızı bilgilendirerek, süreçlere katılımını sağlarız. 8. Çalışanlarımızın kişisel gelişimine katkı sağlayacak bilgi akışını ve üretilen bilginin koordinasyonunu sağlarız. 9. Çalışanlarımızın bilgiye kolay ulaşabilmesi için güncel teknolojiyi sürekli izler ve iletişim etkinliğimizi geliştirecek her türlü önlemi alırız. 10. İşbirliği yaptığımız kuruluşlarla karşılıklı güven, saygı ve açıklığa dayalı sürdürülebilir bir ilişki kurarız. 11. Olası işbirliklerinin belirlenmesini kolaylaştıracak yaygın ilişki ağları oluştururuz. 12. Medya ve kamu önünde doğruluk ve açıklık prensibine göre iletişim kurarız. Medya mensuplarının doğru bilgiyi, kaynağından ve zamanında temin etmelerine özen gösteririz Sayfa 31

33 SOSYAL MEDYA POLİTİKASI SOSYAL MEDYA POLİTİKASI (Yönetim Kurulu kararı, 03/12/2012) Bu politikanın amacı, derneğimiz çalışanları, gönüllüleri ve üyeleri tarafından, TEİD hakkındaki haberlerin veya TEİD in görüşlerinin sosyal medyada paylaşımı ile ilgili ilkeleri belirlemek ve iç tüzüğümüze uygun bir sosyal medya iletişiminin sağlanmasına yardımcı olmaktır. Politika, aynı zamanda şu alanlardaki iletişim ve itibar risklerinin yönetilmesinde şu temel ilkelerimizi belirler: Çalışanlarımız, gönüllülerimiz veya üyelerimizin iş saatleri içinde veya dışında TEİD ile ilgili sosyal medya iletişimlerinde oluşabilecek mesleki, sosyal, kişisel ve hukuki risklerin kontrolü. Çalışanlarımız, gönüllülerimiz ve üyelerimizin mahremiyetinin korunması. Derneğimizin bilgi güvenliği ve gizlilik politikasına uyumun sağlanması. Sosyal medya paylaşımları sebebiyle ortaya çıkabilecek, derneğimizi veya üyelerimizi etkileyebilecek hukuki sorumlulukların kontrolü ve TEİD Etik Kodu na aykırı davranışın önlenmesi. Sosyal Medya Kullanımı Sosyal medya ortamlarında paylaşılacak içerik kadar paylaşım ilkelerinin de önemli olduğunu, sosyal iletişimin iş yeri önceliklerine aykırı ve sizden beklenen çalışma performansını düşürücü nitelik ve yoğunlukta olmaması gerektiğini başta dernek çalışanları olmak üzere tüm paydaşlarımıza hatırlatırız. İçeriği TEİD tarafından yönetilen ve/veya içeriği TEİD tarafından yönetilmeyen internet siteleri ve her türlü elektronik haberleşme ortamı. Kullanıcıların Hak ve Sorumlulukları 1. Tüm çalışanlarımız, gönüllülerimiz ve üyelerimiz, içeriği TEİD tarafından yönetilen sayfaları ve bunlara Sayfa 32

34 SOSYAL MEDYA POLİTİKASI ileride eklenecek tüm sayfalarda, Sosyal Medya Kullanım Kılavuzu na uygun bir içerik ve üslupla, fikirlerini paylaşmakta özgürdürler. 2. Tüm çalışan, gönüllü ve üyelerimiz etik/uyum yönetimi, mevcut veya gelecek mevzuat ile ilgili fikirlerini özgürce paylaşabilirler; ancak bunların şahsi fikirleri olduğunu ve derneğimizin kurumsal iradesini yansıtmadığını belirtmeleri beklenir. 3. TEİD kurumsal iradesi ancak, yönetim kurulu kararı varsa oluşmuş demektir ve paylaşımda ilgili karar metnine referans verilmelidir. Bunun dışındaki tüm görüşler paylaşan kişileri bağlar. 4. Sosyal iletişim araçlarımızı kullanacak her birey, şirketinin ilgili kurallarına uymalı, kendi mahremiyetini korumaya özen göstermeli ancak yazı ve yorumlarını mutlaka imza ile paylaşmalıdır. 5. Sosyal paylaşım derneğin etik kodu, tüzüğü, iç tüzüğü ve ilkeleri ile çelişecek ifadeler barındırmamalı, paylaşım diline özen gösterilmelidir. Irkçılık, ayırımcılık, tehdit taciz ve benzeri içeriğe, mesajlara veya imalara asla yer verilmemelidir. 6. Mesaja etkinlik katmak için kullanılacak görsellerin seçiminde fikri mülkiyet hakları, ilgili kanunlar ve ilkeler dikkate alınmalı, yapılan alıntılar eser sahibinin adı ve alıntı kaynağı bildirilerek kullanılmalıdır. 7. TEİD gerekli gördüğü mesajları, uyarmaksızın, ve iletişimi durdurmak, silmek, iptal etmek, bloke etmek hakkına sahiptir. 8. TEİD bu ortamlarda paylaşılan herhangi bir içeriği, kaynak göstermek şartı ile diğer sosyal paylaşım ortamlarında veya bültenlerinde kullanma hakkına sahiptir. 9. TEİD başkanlığından yazılı izin veya yetki alınmadıkça hiç kimse sosyal iletişim ortamlarında TEİD adına bildirimde veya paylaşımda bulunamaz; TEİD in yetkili sözcüsü gibi davranamaz. 10. TEİD iletişim ortamları, bir siyasi parti, oluşum, takım, dernek, vakıf ve benzeri fikri, ilkesel, ticari kurum, kuruluş veya oluşumların tanıtımı ve/veya desteklenmesi için kullanılamaz. 11. TEİD, her üyesinin siyasi ve dini görüşlerine ve bu görüşleri açıklama özgürlüğüne saygı duyar; ancak TEİD bir dini veya siyasi görüşün destekçisi değildir. Amacı her kesimden kişi ve kuruluşlara iş etiği ilkelerinin benimsenmesi yolunda referans olmak ve destek vermektir. Bu sebeple TEİD sitelerinde ve elektronik paylaşım ortamlarında dini veya siyasi fikir paylaşımı yapılmaz. 12. Bahse konu iletişimde sahte kimlik kullanımı, hiç bir şart altında kabul edilemez. Sayfa 33

35 SOSYAL MEDYA POLİTİKASI 13. Hiç bir kullanıcımız dernek hakkında, doğru olmayan, övgü veya yergide bulunmamalı, dernek hakkında iyi veya kötü bir imaj oluşturmak için doğru olmayan ifadeler kullanmamalıdır. 14. Sosyal medya iletişiminde TEİD logosunun kullanımı yazılı izne tabidir. 15. Hiçbir çalışanımız, gönüllümüz veya üyemiz TEİD in üye kayıtlarına ait detayları, üyelere ait özel ve ticari bilgiyi paylaşamaz; o şirkette çalışmıyorsa üyelerimizin logolarını, markalarını, amblemlerini kullanamaz. 16. TEİD, üyelerinin kendi şirketlerinin logo, marka ve amblemini kullanırken bu yetkiye sahip olduğunu kabul eder ve üyelerinin kendi şirketlerinin politikalarına aykırı davranışından sorumlu tutulamaz. 17. Çalışanlarımız sosyal medya paylaşımlarında TEİD ile iş ilişkisi içinde olan tedarikçi ve ortaklarımızın ticari bilgilerini paylaşamaz. 18. Çalışanlarımız, gönüllülerimiz ve üyelerimiz bir internet sitesi, sosyal medya paylaşım platformu veya blogda paylaştıkları görsellerin arama motorlarında kolayca ulaşılabilir olduğunu ve tüm dünyaya açık olduğunu unutmamalı bu görsellerin herhangi bir kişi, kurum, kuruluş, grup, din, millet veya ülke için hassas veya küçük düşürücü olma ihtimalini göz önünde buldurarak kullanmalıdırlar. 19. Çalışanlarımız, gerek birbirleriyle, gerekse üyelerimiz, ortaklarımız, paydaşlarımız ve tedarikçilerimiz ile kurdukları iletişim bağının sadece fikri paylaşım ve mesleki gelişim için olması gerektiğini hatırlamalı, bu ilişkilerinde, facebook gibi özel hayatı da içeren sosyal medya ortamlarını kullanmaktan kaçınmalıdırlar. Yönetimin hak ve sorumlulukları 1. TEİD Sekretaryası yukarıdaki şartların ihlalini tespit ettiğinde veya haber aldığında konuyu etik kurulu na yazılı olarak bildirir. 2. TEİD Sekretaryası bir ihlal şüphesi taşıyan durumu raporlarken ilgili yazışmanın bir kopyasını almak ve bu kopyayı etik kurulu ile paylaşmak hakkına sahiptir. Böyle bir durumda, konuşma, paylaşım veya tartışma başlangıcından sonuna kadar tüm süreci kapsayacak şekilde çalışandan, gönüllüden veya üyeden talep edilir. 3. Kullanıcı kendisinden istenen bu kaydı sekretaryaya teslim etmek zorundadır; ancak ihlale konu olmayan özel veya mahrem bilginin gizlenmesini talep edebilir. 4. Sekretarya böyle bir raporlama sürecinde veya sonrasında çalışanından ilgili sitenin şifre bilgilerini istemek, gönüllü verilse de almak ve/ veya kullanmak hakkına sahip değildir. Sayfa 34

36 SOSYAL MEDYA POLİTİKASI 5. Çalışan performansı TEİD iç tüzüğüne göre değerlendirilir. Bir çalışan hakkında sosyal medya paylaşım ortamlarında iş performansı ile ilgili çıkan yorumlar, aksi iç tüzükte belirtilmedikçe performans değerlendirmesini etkilememelidir. Sosyal medya paylaşımlarının işe alım sürecine etkisi TEİD iş etiği ve mevzuata uyum konularında hizmet veren ve referans merkezi olmayı hedefleyen bir sivil toplum kuruluşudur. İşe alım süreçlerinde başvuru sahibinin bu alandaki akademik çalışmaları gibi sosyal medya ve blog paylaşımları da kişinin bu alanlardaki birikimine işaret eden önemli göstergelerdir; bununla birlikte, facebook gibi özel hayatın öne çıktığı sosyal medya ortamlarından alınacak izlenimler kişinin mahremiyet hakları ile çatışabileceği gibi yanlış ve haksız izlenimler de yaratabilecektir. İşe alım sürecini yöneten kişi veya kurulun gerekli hassasiyeti göstermesi ve işe alım prosedürlerine uygun davranması beklenir. Sayfa 35

37 GİZLİLİK POLİTİKASI GİZLİLİK POLİTİKASI Gizlilik Politikası, Etik ve İtibar Derneği web sayfası ve derneğin faaliyetlerine uygun olarak açılmış tüm sayfalarda yer almalıdır. Gizlilik Politikası Metni TEİD Gizlilik Politikası TEİD, bizimle paylaştığınız kişisel olarak tanımlanabilecek bilgilerin gizliliğinin korunması gereğine yürekten inanmaktadır. Kişisel bilgilerinizi ne şekilde kullanacağımız hakkında size bilgi vermenin ve bu bilgilerin kullanım şekli konusunda seçenekler sunmanın da önemli olduğuna inanıyoruz. Bu nedenle, bu Gizlilik Politikası nı dikkatlice okumanızı öneriyoruz. Bu Gizlilik Politikası nın Kapsamı Genel olarak bu Gizlilik Politikası, TEİD tarafından toplanan ve kullanılan tüm üye bilgileri için geçerlidir. Bu bilgiler, TEİD üyelik başvuru formu, Etik Blog ( ve TEİD web sayfası ( üyeliklerinde tarafınızca sağlanan bilgilerdir. Kişisel bilgilerinizi TEİD le paylaşma nedenleri Kişisel olarak tanımlanabilecek bilgilerinizi bizimle paylaşmanız, size bir dizi fırsat sunabilmemize olanak tanır. Böylelikle daha kolay ve rahat bir şekilde İletişim sağlayabilir ve etkinliklerimiz ile ilgili bilgi verebiliriz. E- Bülten gibi yayınlarımızı sizlere ulaştırabiliriz. Çalışma gruplarımız ile komitelerimizin toplantı bilgilerini paylaşabiliriz. Blog sayfamızda fikirlerinizi paylaşabilirsiniz. Üyelerimize özel Etik Kütüphanesi nden faydalanabilirsiniz. Bazen TEİD kişisel bilgilerinizi TEİD dışındaki üçüncü şahıslardan da edinebilir. Bu, katıldığınız bir konferansın kaydı, üyesi olduğunuz bir derneğin iletişim listesi olabilir. Eğer bizzat vermediğiniz kişisel bilgilerinizin tarafımızca kullanılmasını istemiyorsanız, aşağıdaki adresten bizimle temasa geçip bunu bildirebilirsiniz. Bilgilerin paylaşılması Size daha iyi hizmet verebilmek için sizi daha yakından tanımak isteriz. Sayfa 36

38 GİZLİLİK POLİTİKASI Eğer kişiye özel tarafınıza gönderilmesini istemiyorsanız, kayıt formunda ya da yanıt kartında ilgili kutuyu işaretleyerek bu konuda bizi bilgilendirebilirsiniz. Yada adresimize iletişim listemizden çıkmak istediğinizi bildiren bir mesaj atabilirsiniz. TEİD yalnızca aşağıdaki durumlarda bilgilerinizi TEİD dışındaki üçüncü şahıslarla paylaşacaktır: TEİD, başka şirketlerin desteği ile araştırma çalışması yaptığında. Böyle durumlarda, TEİD tarafından böyle bir çalışmanın yürütüldüğü ve ortağımızın kim olduğu hususunda size önceden bilgi verilecektir. Bu ortak şirketlerin çoğunlukla kişisel bilgilerinizi kullanış biçimlerini düzenleyen kendi gizlilik politikaları olduğunu unutmayınız. TEİD kişisel olarak tanımlanabilecek bilgilerinizi ancak yasa ile zorunlu kılındığı hallerde yayınlayacaktır. TEİD, kişisel bilgilerinizi başka üçüncü şahıslara, kendi amaçları için kullanmalarına olanak verecek şekilde satmayacak ve sağlamayacaktır. TEİD, sipariş işlemleri, fatura işlemleri ya da sahtekarlığı önleme veya sahtekarlıkla mücadele etme amaçlarıyla gerekli olduğu haller dışında, verdiğiniz mali bilgileri (kredi kartı bilgileri gibi) başkalarıyla paylaşmayacaktır. Zaman zaman bu Web Sitesinden başka web sitelerine linkler verilebilir. Bu sitelerin gizlilik politikalarını dikkatli bir şekilde incelemeniz gerekir; TEİD Gizlilik Politikası ndan farklı olabilirler. Bizimle paylaştığınız bilgilerin korunması Bize emanet ettiğiniz bilgileri koruma konusundaki sorumluluğumuzun farkındayız. TEİD, güvenli sunucular, firewall lar (güvenlik yazılımları) ve mali bilgilerin şifrelenmesi dahil, bilgilerinizi korumak için çeşitli güvenli teknikler kullanır. TEİD web sitelerinde ayrıca sohbet odalarını, forumları, mesaj panolarını ve/veya haber gruplarını da kullanabilirsiniz. Lütfen bu alanlarda verdiğiniz, kişisel olarak tanımlanabilecek bilgilerin diğer kullanıcılara da açık olduğunu ve bu bilgileri açıklamaya karar vermeden önce dikkatli düşünmeniz gerektiğini unutmayınız. Haklarınız Kişisel olarak tanımlanabilecek bilgilerinizi bize verdikten sonra bu bilgileri değiştirebilmek Sayfa 37

39 GİZLİLİK POLİTİKASI ya da silebilmek için makul erişime sahip olacaksınız. Bunu adresimizden talep edebilirsiniz. Tabii ki, herhangi bir TEİD aboneliğini iptal etme ya da kişisel profilinizin bilgilerini değiştirme seçeneğiniz her zaman olacaktır. Ebeveynlere özel bilgi TEİD Web Siteleri genel itibariyle onüç yaşın altındaki çocukları hedeflememekle birlikte, 13 yaşın altındaki çocuklardan bilerek kişisel bilgi toplama, bunları kullanma ve açıklamadan önce bir ebeveynin ya da velinin iznini almanın gerekli görüldüğü durumlarda yasaya uymak TEİD in politikasıdır. Ebeveynlere çocuklarının online aktivitelerinin denetlenmesinde aktif bir rol üstlenmelerini kuvvetle tavsiye ederiz. Sayfa 38

40 YAYINCILIK FAALİYETLERİ YAYINCILIK FAALİYETLERİ Yayın çalışmaları bağımsız yayın, ortak yayın ve dernek yayını olarak üç farklı grupta hazırlanır ve bu grupların her biri, ilgili prosedüre uygun olarak farklı tasarım ve yasal uyarılarla sürdürülür. Sayfa 39

41 PROSEDÜRLER PROSEDÜRLER Yönetim Organları, Etik Komitesi, Yönlendirme Komiteleri ve Çalışma Gruplarının Çalışma Esasları Yönetim Kurulu Yönetim Kurulu Yapılanması Yönetim kurulu 13 asıl ve 5 yedek üyeden oluşur Başkan Başkan yardımcısı (ları) Sekreter Sayman Asıl üyeler Yedek üyeler Çalışma ve Toplantı Esasları 1. Yönetim Kurulu her ayın ilk Salı günü 07:30 09:00 saatleri arasında toplanır. 2. Karar yeter oranı 3/5, karar yeter sayısı 8 (sekiz) dir. 3. Yönetim kurulu öneri listelerinin oluşumu: 4. Genel kurul döneminde bir önceki yönetim kurulu tarafından müteakip dönemin yönetim kurulu aday listesi, öneri mahiyetinde hazırlanır ve genel kurula sunulur. 5. Bu hazırlıkta tüm üyelere, yönetim kurulunda yer alma arzularını bildirme imkanı adil bir şekilde tanınır. Bu ilkeye uygun olarak, genel kuruldan en az 45 gün önce tüm üyelere yönetim kuruluna katılma daveti yapılır. 6. Yönetim kuruluna ilk kez girecek şirket temsilcileri ve bireysel üyeler genel kurula sunulacak yönetim kurulu öneri listesine yedek üye olarak girerler. 7. Yedek üyeler, müteakip dönemde asıl üyelik için önerilir, yerlerine yeni yedek yönetim kurulu üyeleri listesi önerilir. 8. Kurum kültürünün devamlılığı esastır. Bu esasa uygun olarak mevcut yönetim kurulunun en az %50 si asıl üye olarak muhafaza edilir. Sayfa 40