T.C. Milli Eğitim Bakanlığı BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK ALANI YÖNETİCİ SEKRETERİ

Transkript

1 T.C. Milli Eğitim Bakanlığı BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK ALANI YÖNETİCİ SEKRETERİ MEB Projeler Koordinasyon Merkezi Başkanlığınca yürütülen ve Avrupa Komisyonu tarafından finanse edilen MEGEP projesi kapsamında hazırlanmış ve basılmıştır. ANKARA 2007

2

3 İÇİNDEKİLER MESLEK STANDARDI ÖNSÖZ... 5 I. YÖNETİCİ SEKRETERİ... 9 MESLEK STANDARDI NEDİR?... 9 MESLEK STANDARDINA NEDEN İHTİYAÇ DUYULUR?... 9 MESLEK SEVİYE KRİTERLERİ II. MESLEK ADI: İŞLEMLER () III. KULLANILAN ARAÇ, GEREÇ VE DONANIMLAR KULLANILAN ARAÇ VE DONANIMLAR GEREÇLER (MALZEMELER)...14 IV. BİLGİ VE BECERİLER V. TUTUM VE DAVRANIŞLAR VI. SIK, ZOR VE ÖNEMLİ İŞLEMLER SIK YAPILAN İŞLEMLER ZOR İŞLEMLER ÖNEMLİ İŞLEMLER...18 MESLEKİ ve BAŞARIM ÖLÇÜTLERİ (PERFORMANS KRİTERLERİ) VII. YETERLİK (İŞLEM) ANALİZİ VII. YETERLİK (İŞLEM) ANALİZİ VIII. BAŞARIM ÖLÇÜTLERİ IX. DEĞERLENDİRME ÖLÇÜTLERİ X. DEĞERLENDİRME KOŞULLARI XI. MESLEK TANITIM BİLGİLERİ MESLEĞİN MEVCUT DURUMU ve GELECEĞİ MESLEKLE İLGİLİ YASAL DÜZENLEMELER İŞBİRLİĞİ İÇİNDE ÇALIŞTIĞI MESLEKLER MESLEĞİN DİĞER İSİMLERİ MESLEKİ HASTALIK RİSKLERİ MESLEĞİN GEREKTİRDİĞİ ÖZELLİKLER EĞİTİM VE KARİYER İMKÂNLARI ÇALIŞMA ORTAMI VE KOŞULLARI ÇALIŞMA ALANLARI VE İŞ BULMA İMKÂNLARI MESLEĞİN ULUSLAR ARASI SINIFLAMALARI XII. MESLEK STANDARDI ÇALIŞMASINA KATKIDA BULUNANLAR... 81

4 Mesleki Eğitim ve Öğretim Sisteminin Güçlendirilmesi Projesi 4

5 Yönetici Sekreteri ÖNSÖZ Bu meslek standardı; Türkiye ile Avrupa Birliği arasında 2002 yılında imzalanarak yürürlüğe giren finansman anlaşması çerçevesinde Türkiye'de Mesleki Eğitim ve Öğretim Sisteminin Güçlendirilmesi Projesi (MEGEP) İş Piyasası Bileşeni kapsamında Nisan 2006'da hazırlanmıştır. Türkiye'de son yıllarda yapılan bütün çalışmalarda Türk ekonomisinin uluslararası rekabet gücünün artırılması ve başta Gümrük Birliği üzere Avrupa Birliği ile bütünleşme süreci hedeflenmiştir. 1990'lı yıllarda yaşanan hızlı küreselleşme süreci giderek artan teknolojik yenilikler ve uluslararası pazarlardan pay alma yarışları, ülkelerin insan kaynaklarını geliştirmeye yönelmesine neden olmuştur. Çalışanların iş değiştirme ve iş bulma ile doğrudan ilgili olarak iş gücü hareketliliğinin artırılması, iş gücü piyasasının şeffaflaştırılması ve verimliliğinin artırılması istihdam ile ilgili her türlü girişimde öne çıkmaktadır. Çalışma hayatının istediği ve ihtiyaç duyduğu bireylerin niteliklerinin tanımlanmasında iş yaşamında geliştirilen ve benimsenen meslek standartları büyük önem taşımaktadır. Bu standartlara uygun insan yetiştirilmesi ve istihdamı ancak meslek standartları hazırlandıktan sonra gerçekleştirilebilecektir. Bilindiği gibi bir ülkenin kalkınma potansiyeli insan kaynaklarının niteliği ile yakından ilgilidir. İleri teknolojiye dayalı günümüz bilgi toplumunda, eğitimli işgücü; ekonomiye rekabet gücü ve verimlilik artışı, üretime kalite kazandırmaktadır. Bu nedenle, istihdamın korunması ve devamı için; eğitim, yeniden eğitim ve yaşam boyu eğitim süreçleri büyük önem taşımaktadır. Günümüzde yetişkin kalifiye insan kaynağı hem bireyler açısından hem de firmalar açısından en temel rekabet unsuru olarak görülmektedir. Rekabet gücüne sahip işletmelerin mal ve hizmeti, coğrafi sınır tanımayan bir zamanda ve istenilen kalite standardına uygun olarak üretmesi gerekmektedir. Bu durum kaliteli işgücüne olan ihtiyacı ortaya çıkartmaktadır. Hızlı değişimlere uyum sağlayabilen işletmelerin en belirgin özelliklerinden birisi de yüksek kaliteli işgücüne sahip olmalarıdır. Bu nedenle; eğitim sistemlerinin işletmelerin işgücü taleplerine uygun hale getirilebilmesi, mezunlara işletmelerin talep ettiği niteliklerin kazandırılabilmesi ve bu bilgilere dayalı olarak işletmelerin ihtiyaçları doğrultusunda ülkemizdeki mesleki eğitim sistemlerinin etkinliğinin ve verimliliğini artırılması, meslek liseleri müfredatının ve eğitim programlarının işletmelerin sürekli değişen işgücü ihtiyaçlarına duyarlı hale getirilebilmesi için bir dizi çalışma yapılmaktadır. Bu çalışmalarda, işletmelerde mevcut ve gelecekteki açık işlerde çalışacaklara ait beceri ihtiyacının nitelik ve nicelik boyutuyla tespiti, meslekler ve beceriler seviyesinde talebin belirlenebilmesi ve gerekli bilgi ihtiyacının karşılanması için kapsamlı ve güncel araştırmalara ihtiyaç vardır. Bu konudaki en önemli bilgi kaynağı işletmelerdir. İşyeri anketleri, işyeri ziyaretleri veya her ikisi kanalıyla bilgi toplamaya yönelik bir sistemin geliştirilmesi gerekmektedir. Bu sistemde sosyal tarafların işçi ve işveren işbirliği büyük önem taşımaktadır. 5

6 Mesleki Eğitim ve Öğretim Sisteminin Güçlendirilmesi Projesi Küreselleşme, uluslararası bütünleşme ve artan rekabet işletmeleri başarılı olabilmek için hızla teknolojik değişime uyum sağlamaya yöneltmektedir. Ayrıca başarının daha çok bilgiye bağımlı hale gelmesi ile de firmaların nitelikli işgücüne olan ihtiyacı ön plana çıkmaktadır. Türkiye'de işgücü vasfının çok düşük olduğu ve işsizliğin en çok mesleki becerisi olmayanlar arasında yaygın olduğu bilinmektedir. Ekonomik ve sosyal kalkınmanın hızlandırılması, refahın artırılması ve ona bağlı olarak işsizliğin azaltılması için iş piyasasının talep ettiği nitelik ve nicelikte işgücünü sağlayacak bir sistem hayati önem taşımaktadır. Elinizdeki meslek standardı, ülkemizde istihdam ve eğitim arasında sağlam köprüler kurmak, istihdamın gelişimine katkıda bulunmak amacıyla hazırlanmıştır. Bu meslek standardı; YÖNETİCİ SEKRETERİ meslek dalında 4. seviyede çalışan bir kişinin yapması gereken görev ve işlemler, kullanılan araç, gereç ve donanımlar, sahip olması gereken genel bilgi ve beceriler, tutum ve davranışlar, mesleğe ait sık, zor ve önemli işlemler ile meslek tanıtım bilgilerini içermektedir. İŞKUR (MSK) ve TSE tarafından daha önce hazırlanmış olan meslek standartlarından da bu kapsamda yararlanılmıştır. Bu çalışmada uluslararası meslek standartları da incelenmiştir. Meslek Standartları hazırlama çalışmamıza teknik elemanlarını göndermek suretiyle destek veren işletmelere, proje sosyal ortakları olan TÜSİAD'a, DİSK'e, TÜRK-İŞ'e, TOBB'a, TESK'e, HAK-İŞ'e, MEKSA VAKFI'na, ve TİSK'e teşekkür ederiz. Bu meslek standardı Ocak 2007 tarihinde ANKARA'da alanlarında uzman beş meslek elemanı, bir üniversite öğretim elemanı üzere MEB-MEGEP' ten iş analiz uzmanı başkanlığında Sistem, İş, Süreç, Meslek Analiz (SİSMA) yöntemlerinin kullanıldığı, üç gün süren tenik bir çalışma sonucunda oluşturulmuştur. Son şekli verilen meslek standardı daha önce yapılmış olan meslek standartları ile karşılaştırılarak güncellenmiştir. Çalışmaların yürütülmesinde görev ve sorumluluklarından dolayı MEB Müsteşar Yardımcısı Salih ÇELİK e, MEB Projeler koordinasyon Merkezi Başkanı Erdoğan SERDENGEÇTİ ye, MEGEP Türkiye Eş Yöneticisi Dr. Recep ALTIN ve Osman YALÇIN'a, MEGEP Meslek Standardı Danışmanı Dr. İrfan MISIRLI ya, MEGEP İş Piyasası Uzmanı Jan de VOOGD a, İş Piyasası Eş Uzmanı Mustafa AKSOY a ve İş Analiz Uzmanı Taşkın Fırat İNCE ye teşekkür ederiz. MEGEP İŞ PİYASASI GRUBU 6

7 Yönetici Sekreteri T.C. M.E.B. MEGEP İŞ ANALİZ GRUBU MESLEK STANDARDI MESLEK ADI: YÖNETİCİ SEKRETERİ (4. Seviye) ÇALIŞMA TARİHİ: NİSAN 2006 GÜNCELLEME TARİHİ: OCAK 2007 MEB-MEGEP MESLEK SINIFLAMASI KODU:

8 Mesleki Eğitim ve Öğretim Sisteminin Güçlendirilmesi Projesi 8

9 Yönetici Sekreteri I. YÖNETİCİ SEKRETERİ MESLEK STANDARDI MESLEK STANDARDI NEDİR? Meslek standardı bir mesleğin gereklerinin kabul edilebilir standartlarda yerine getirilebilmesi için ihtiyaç duyulan asgari bilgi, beceri, tutum ve davranışları gösteren normlardır. Meslek standartları ayrıca; başta çalışanlar, eğitimciler ve işverenler üzere ilgili bütün kesimlere, bir mesleğin başarı ile yürütülebilmesi için gerekli olan nitelikler ve o meslekte yeterlilik belgesi alabilmek için yapılacak sınavlarda aranacak ölçme ve değerlendirme kriterleri hakkında fikir vermektedir. Bir meslek standardı genel olarak aşağıdaki hususları içermektedir: Standardın hazırlandığı seviye için yaygın olarak kullanılan mesleki unvan ve tanım Bir mesleğin gereklerini uygun olarak yerine getirmek için kişinin yapması gereken görev ve işlemler, Genel olarak kullanılan araç, gereç ve ekipmanlar, Bir mesleğin gereklerini uygun şekilde yerine getirebilmek için kişinin sahip olması gereken genel bilgi ve beceriler ile tutum ve davranışlar, Mesleğin uzmanlık dalları ile birlikte mevcut durumu ve gelecekte göstereceği eğilimler MESLEK STANDARDINA NEDEN İHTİYAÇ DUYULUR? Meslek standardı hazırlanmasının başlıca amaçları: İş gücü piyasasında, belirli meslekte istihdam edilebilmek için iş gücünde aranan mesleki yeterlililkleri ortaya koymak, İş gücü piyasasının ihtiyaç duyduğu, mesleki yeterlilikleri ortaya koyarak eğitim programcılarına müfredat hazırlamada yardımcı, Kişilerin söz konusu mesleki yeterliliklerle donatılmasına yönelik olarak sunulan mesleki eğitim, meslek değiştirme, mesleki ilerleme vb. eğitim hizmetlerine destek vermek, Eğitim ile iş yaşamı arasında sağlam köprüler kurularak, iş yaşamının eğitime ilgi, katılım ve katkısını artırmak, İş değiştirme ve işe yerleştirme faaliyetlerine yardımcı, Türk ekonomisinin uluslararası rekabet gücünün, nitelikli iş gücü ile desteklenmesine yardımcı, 9

10 Mesleki Eğitim ve Öğretim Sisteminin Güçlendirilmesi Projesi Uluslararası normlara uygun, saygın ve güvenilir bir sınav ve belgelendirme sisteminin kurulmasına yardımcı, Bütün kesimlerce kabul gören mesleki yeterlilik belgesine sahip iş gücünün sayı ve oranını arttırmak, Mesleki yeterlilik belgelerine sahip iş gücü istahdamının yaygınlaştırılması ile tüketiciye daha kaliteli mal ve hizmet sunulmasına destek vermek, Mesleki yeterlilik belgesi sahibi nitelikli iş gücü hareketliliğini arttırmak, Uzun vadeli işsizliğin azaltılmasına ve istihdamın geliştirilmesine katkıda bulunmaktır. MESLEK SEVİYE KRİTERLERİ SEVİYE 1: Küçük bir değişiklikle aynı şablonda devam eden (rutin) görevleri içeren meslekleri kapsar. Bu düzeyde çalışan kişiler dar fakat yararlı becerilere sahiptirler. Bu düzeyde uygulanması gereken çok katı standartlar ve/veya iş süreçleri bulunmaz. Değerlendirmeler genellikle, denetçi veya gerektiğinde öneriler veya açıklamalar yapmakla sorumlu olan daha üst düzey çalışanlarca yapılır. SEVİYE 2: Birden fazla sayıda değişiklik ve karmaşıklığı içeren, iş sürecindeki diğer çalışanlarla işbirliği yapma aktivitelerini içerebilecek meslekleri kapsar. Bu düzeyde çalışan kişiler, belirli bir standart ve önceden tanımlanmış bir beceriyi yüksek verimlilikte iş sürecinde pratik olarak yapabilen kişilerdir. Bu düzeydeki görevler, öncelikle materyallerin, makinelerin ve araçların kullanımında el becerisine dayalıdır. SEVİYE 3: Karmaşık (kompleks) ve rutin olmayan aktivitelerin olduğu meslekleri kapsar. Bu düzeyde çalışan kişiler, iş sürecindeki diğer çalışanlara (Seviye 1 ve 2) rehberlik yapmak ve kontrol etmek gibi işleri yapabilirler. Bu düzeydeki beceri ağırlıklı görevleri yapabilir. Problem çözme, karar verme, iş süreçlerini kavrama gibi zihinsel becerileri gösterebilirler. Bu düzeydeki aktiviteler, öncelikle el becerileri üzerinde yoğunlaşılarak oluşturulmakta ve özellikle meslekle ilgili prensipler, makineler, araçlar ve materyallere ilişkin karar verme ve/veya tanımlamaya dayalı uygulamalara ağırlık verilmektedir. SEVİYE 4: Geniş ölçüde karmaşık (kompleks), teknik veya profesyonel meslekleri kapsar. Bu düzeyde çalışan kişiler, geniş çaplı teknik operasyonları gerçekleştirmek, önemli bir düzeyde bireysel sorumluluğa sahip olarak, kaynakların kullanılması (tahsis edilmesi) ve iş sürecindeki diğer çalışanların işlerinden sorumlu gibi işleri yapabilirler. Bu düzeydeki aktiviteler, öncelikle denetlemeyi ve mesleğe ait farklı işleri yapan çalışanların/ çalışan gruplarının aktivitelerini koordine etmeyi kapsar. Bu düzeydeki beceriler, denetçilerin/nezaretçilerin sıklıkla kendisinden daha alt seviyelerde çalışanlara işi göstermeleri gerektiğinden, özellikle iş sürecindeki ilgili alanlarda materyallerin, araçların ve makinelerin pratik kullanımını kapsar. 10

11 Yönetici Sekreteri SEVİYE 5: İleri seviyede karmaşık aktiviteleri (kompleks), stratejik yönetimi (talimatları), sıklıkla önceden belirlenemeyen içeriklere sahip meslekleri kapsar. Bu düzeyde çalışan kişiler, ileri seviyede bireysel sorumluluğa sahip olarak, sorumlu ve organizasyonun ilgili bir işlevine ait kişisel olarak sorumluluk almak gibi işleri yapabilirler. Bir işyerinde finansal ve uygulamaya yönelik aktiviteler içerisinde profesyonel düzeyde (eğitime dayalı) faaliyetler için gereken zihinsel becerilere sahiptirler. İş tasarımı boyutunun detaylarında ve üretim sürecinde üst düzey profesyonellere yardımcı olabilmek, sorumluluklarına dayalı olarak tavsiyede bulunabilmek ve iş sürecinin tamamlanmasında ürünün oluşturulması için gereken becerilere sahiptirler. SEVİYE 6: Tasarım Mühendisi, Bilgisayar Mühendisi, Tekstil Teknoloğu, İş Etüdü Uzmanı, Üretim Plancısı vs. SEVİYE 7: Bölüm Yöneticisi, Avukat (Hukukçu), Yönetici Yardımcısı, Muhasebe Şefi, Ekonomist vs. SEVİYE 8: Yönetim Direktörü, Genel Müdür, Muhasebe Müdürü, Yüksek Mühendis. 11

12 Mesleki Eğitim ve Öğretim Sisteminin Güçlendirilmesi Projesi II. MESLEK ADI: YÖNETİCİ SEKRETERİ TANIM: Büro yönetimi, yazışma, evrak, ikram ve protokol işlemlerini yürüten, iletişimi sağlayan, toplantı ve seyahat organizasyonu ile dosyalama ve arşiv düzenlemesini kendi başına ve belirli bir süre içerisinde yapma bilgi ve becerisine sahip nitelikli kişidir. A B C D BÜRO YÖNETİMİ İŞLEMLERİNİ YÜRÜTMEK YAZIŞMA İŞLEMLERİNİ YÜRÜTMEK EVRAK İŞLEMLERİNİ YÜRÜTMEK DOSYALAMA VE ARŞİV DÜZENLEMESİ YAPMAK İŞLEMLER () A01 İş programı yapmak A02 İşlerin planlamasını yapmak A03 Yöneticinin günlük çalışma programını düzenlemek A04 Fihrist hazırlamak ve güncellemek A05 Yöneticiyi günlük faaliyetler hakkında bilgilendirmek A06 Araç-gereç seçimi yapmak A07 İş bölümü ve dağıtımı yapmak A08 Yönetici kararlarının uygulanabilirliğini A09 Kendisinin ve yöneticisinin çalışma ortamını düzenlemek A10 Gelen bilgilerin analizini yaparak yöneticiye ulaştırmak A11 Yöneticiyi temsil etmek A12 Ofis içi meydana gelebilecek aksaklıkları gidermek A13 Danışmanlık yapmak A14 Yardımcı elemanların yaptığı işi kontrol etmek A15 Organizasyonları düzenlemek A16 Yöneticinin konuşma metnini hazırlamak A17 Basit muhasebe kayıtlarını tutmak A18 Ofis makinalarının bakımını ve onarımını A19 Bürolarda iş akışını planlamak A20 Yöneticinin zamanını etkin kullanmasını B01 Yazışmalarla ilgili bilgi toplamak B02 Yazışmaları düzenlemek B03 Yazışmaları(mektup,rapor, ) yapmak B04 Yazışmaları kontrol etmek B05 Yazışmaları onaya sunmak B06 Yazışmaları çoğaltmak B07 Yazışmaların ilgili birimlere dağıtılmasını B08 Rapor hazırlamak C01 Evrak teslim almak C02 Evrak açmak C03 Evrak sınıflandırmak C04 Kayıt öncesi hazırlık yapmak C05 Evrak kayıt etmek C06 Evrak öncelik sırasını belirlemek C07 Cevap verilmesi gereken evrağı belirlemek C08 İmza takibini yapmak C09 Evrak dağıtımını yapmak C10 Giden evrakı dağıtıma hazırlamak C11 Giden evrağın kopyasını almak C12 Giden evrağın yerine ulaşıp ulaşmadığını kontrol etmek D01 Dosyalama sistemini kurmak D02 Dosyalanacak dökümanları hazırlamak D03 Dosyalama planı yapmak D04 Dokümanları dosyalamak D05 Dökümanların süre takibini yapmak ve dosyaları güncellemek 12

13 Yönetici Sekreteri E F G İLETİŞİMİ SAĞLAMAK TOPLANTI ORGANİZASYONU YAPMAK SEYAHAT ORGANİZASYONU YAPMAK İŞLEMLER () D06 Dosyaların dolaplara düzenli yerleştirimelerini D07 Dökümanları dijital ortama aktarmak D08 Veri güvenliğini D09 Arşivlik malzemeyi belirlemek D10 Dökümanları arşivlemek D11 Dosya ve arşivden yararlanmak D12 Arşivden belge imha etmek E01 Telefon trafiğini yönlendirmek E02 Yazı ve mesajları yöneticiye iletmek E03 İç iletişimi E04 Dış iletişimi E05 İletişim kopukluklarını çözmek E06 Randevuları düzenlemek E07 Ziyaretçi karşılamak E08 İletişim bilgilerini kaydetmek E09 Yönetici ile görüşmek isteyenler arasında süzgeç görevi görmek E10 Kurum içi ve dışı gelen talepleri yönlendirmek E11 Kurum faaliyet alanı ile ilgili basın ve yayın organlarını takip etmek E12 Basın ve medya ilişkilerinin düzenlenmesini E13 Çalışanlara gereksinim duyduğu konularda çeşitli organizasyonlar yapılmasını E14 Sosyal etkinlikleri düzenlemek E15 Ofisin imaj düzenlemesini yapmak F01 Toplantı ile ilgili bilgi edinmek F02 Toplantı organizasyonu yapmak F03 Toplantı gündemini hazırlamak F04 Toplantı yerinin hazırlanmasını F05 Toplantıda görev alacak personeli koordine etmek F06 Toplantı materyallerinin hazırlanmasını F07 Toplantı gündemini ilgili kişilere dağıtmak F08 Toplantıda alınan kararların kayıt edilmesini F09 Toplantı tutanaklarının ilgili kişilere ulaştırılmasını F10 Toplantıya katılacak olanların konaklama düzenlemelerini yapmak F11 Toplantıya katılan kişi ya da kurumlara teşekkür ya da tebrik yazıları göndermek F12 Toplantının iptali durumunda katılımcılara bu kararı iletmek G01 Seyahat ile ilgili bilgileri toplamak G02 Seyahat ile ilgili belgelerin hazırlanmasını G03 Pasaport, vize işlemlerini yürütmek G04 Ulaşım programını düzenlemek G05 Konaklama organizasyonunu düzenlemek G06 Yöneticinin seyahatten dönüşü sonrasında düzenlemeleri yapmak G07 Planlanan seyahatin iptal edilmesi durumunda düzenlemeler yapmak H I İKRAM VE PROTOKOL İŞLEMLERİNİ YÜRÜTMEK MESLEKİ GELİŞİM FAALİYETLERİNİ YÜRÜTMEK H01 H02 H03 I01 I02 I03 I04 İkram malzemelerinin temin edilmesini Büro hostesliği yapmak Gerektiğinde ofis servisi yapmak Hizmetiçi eğitim faaliyetlerine katılmak Yurt içi-dışı seminerleri ve toplantıları takip etmek Teknolojik gelişmeleri takip etmek Yayınları takip etmek 13

14 Mesleki Eğitim ve Öğretim Sisteminin Güçlendirilmesi Projesi III. KULLANILAN ARAÇ, GEREÇ VE DONANIMLAR KULLANILAN ARAÇ VE DONANIMLAR GEREÇLER (MALZEMELER) 1 Bilgisayar 1 Ajanda 2 Bluetooth 2 CD 3 Cep Telefonu 3 Daksil 4 Delgeç 4 Daktilo Silgisi 5 Dijital fotoğraf makinası 5 Daktilo Şeridi 6 Dikte Makinesi (Diktafon) 6 Disket 7 Elektrikli ve/veya Mekanik Daktilo 7 Dosya 8 Evrak Çantası 8 Dosya Kağıdı 9 Evrak İmha Makinesi 9 Döner levha 10 Faks 10 Düzeltme Mürekkebi 11 Firma Kaşesi 11 Etiket 12 Flash Bellek 12 Evrak Kayıt Defteri 13 Fotokopi Makinesi 13 Evrak sepetleri 14 Harita 14 Faks Kağıdı 15 Hesap Makinesi 15 Fihrist 16 İmla Kılavuzu 16 Firma Antetli Kağıt 17 İnternet 17 Fosforlu Kalem 18 İntranet 18 Fotokopi Kağıdı 19 Kamera 19 İlk Yardım Seti 20 Kanun ve yönetmelikler 20 İmza Klasörü 21 Katologlar 21 Karbon Kağıdı 22 Kırtasiye Malzemeleri* 22 Kartuş 23 Müzik Seti 23 Kartvizit albümü 24 Ofis Programları 24 Kaşe çeşitleri 25 Pano 25 Klasör 26 Projeksiyon cihazı 26 Masa (Cep) günlüğü 27 Protokol listesi 27 Masa Saati 28 Ses kayıt cihazı 28 Matbu evrak 29 Slayt Makinesi 29 Not Defteri 30 Sözlük(Türkçe) 30 Rehber 31 Sözlük(Yabancı dil) 31 Stampa 32 Stampa 32 Sticker 33 Tarayıcı(scanner) 33 Sümen 34 Tel zımba 34 Takvim 35 Telefon 35 Toner 36 Telefon Rehberi 36 Zarf açacağı 37 Telefon santrali 37 Zımba Teli 38 Teleks 39 Telsiz 40 Tepegöz 41 Ulaşım araçları tarifeleri 42 Video 43 Webcam 44 Yazıcılar 45 Zımba 46 Basılı Yayınlar 47 Zımba Teli Açacağı * Kalem, kalem açacağı, silgi, kalemlik, ataç, mürekkep, toplu iğne, post-it, makas, bant, yapıştırıcı, zarflar 14

15 Yönetici Sekreteri IV. BİLGİ VE BECERİLER 1. Araç, gereç ve ekipman 2. Arşiv düzenleme 3. Beden dilini kullanabilme 4. Bilgi analizi 5. Bilgi toplama 6. Bilgi transfer 7. Bilgileri işlevselleştirme 8. Bilgisayar 9. Denetim ve izleme 10. Dinleme 11. Dosyalama ve arşiv 12. Ekip içinde çalışma 13. Ergonomi 14. Hareket ekonomisi 15. İkna 16. İletişim 17. İnsan psikolojisi 18. İş akışı düzenleme 19. İş basitleştirme 20. İş bölümü ve dağıtma 21. İşyeri çalışma prosedürleri 22. Kalite kontrol prensipleri 23. Karar verme 24. Kavrama 25. Kayıt tutma 26. Kıyaslama becerisi 27. Koordinasyon 28. Kriz yönetim 29. Liderlik 30. Malzeme 31. Mesleki teknolojik gelişmelere ilişkin bilgi 32. Mesleki terim 33. Mesleki yayınları takip 34. Ofis otomasyonu 35. On parmak klavye 36. Organizasyon 37. Öğrenme 38. Öğretme 39. Örgüt kültürü 40. Performans değerleme 41. Planlama 15

16 Mesleki Eğitim ve Öğretim Sisteminin Güçlendirilmesi Projesi 42. Problem çözme 43. Protokol 44. Randevu düzenleme 45. Servis yapma becerisi 46. Tasnif ve sınıflandırma 47. Telefonla iletişim 48. Temel muhasebe 49. Temsil 50. Türkçe yi iyi konuşup yazabilme 51. Veri güvenliğini sağlama 52. Yabancı dil 53. Yazışma teknikleri 54. Yönlendirme 55. Zaman yönetimi 16

17 Yönetici Sekreteri V. TUTUM VE DAVRANIŞLAR 1. Açık fikirli 2. Başkalarının fikirlerine saygılı 3. Bilgili 4. Çalışkan 5. Çevre korumaya karşı duyarlı 6. Çok yönlü düşünmek 7. Dedikodu yapmamak 8. Dış görünüşe özen göstermek 9. Dikkatli 10. Disiplinli 11. Dürüst 12. Düzenli 13. Empati sahibi 14. Etkili ve güzel konuşmak 15. Güleryüzlü 16. Görgülü 17. Görüşme yapmak isteyenler arasında eleme yapmak 18. Hoşgörülü ve iyimser 19. İdealist 20. İleri görüşlü 21. İlkeli 22. İnsan ilişkilerine özen göstermek 23. İnisiyatif sahibi 24. İş disiplinine sahip 25. İş güvenliğine dikkat etmek 26. İşyeri çalışma prensiplerine uymak 27. İşyerine ait araç, gereç ve ekipmanların kullanımına özen göstermek 28. Kaliteye dikkat etmek 29. Kararlı 30. Kendine güven duymak 31. Mantıklı düşünmek 32. Meslek ahlakına sahip 33. Misafirperver 34. Nazik 35. Objektif 36. Örgüte bağlı 37. Pratik 38. Planlı ve organize 39. Rasyonel 40. Sabırlı 41. Sır saklamak 42. Soğukkanlı 43. Sorumluluk sahibi 44. Temiz ve bakımlı 45. Titiz 46. Tutarlı 47. Uyumlu 48. Verimli 49. Yeniliklere açık 50. Zamanı iyi kullanmak 17

18 Mesleki Eğitim ve Öğretim Sisteminin Güçlendirilmesi Projesi VI. SIK, ZOR VE ÖNEMLİ İŞLEMLER Çalışma grubu mesleğe ait işlemleri belirleyerek işlemler arasından sık yapılan, zor ve önemli işlemleri anket yöntemiyle tespit etmiştir. Tespit edilen bu işlemler; eğitim programlarının daha detaylı hazırlanması amacına yöneliktir. İŞLEM NO SIK YAPILAN İŞLEMLER 1. E01 Telefon trafiğini yönlendirmek 2. C01 Evrakları teslim almak 3. C05 Evrakları kayıt etmek 4. D04 Dökumanları dosyalamak 5. A01 İş programı yapmak 6. C02 Evrakları açmak 7. A03 Yöneticinin günlük çalışma programını düzenlemek 8. A08 Yönetici kararlarının uygulanabilirliğini 9. A05 Yöneticiyi günlük faaliyetler hakkında bilgilendirmek 10. E06 Randevuları düzenlemek ZOR İŞLEMLER 1. A01 İş programı yapmak 2. D08 Veri güvenliği 3. E03 İç ve dış iletişimi 4. A12 Ofis içi meydana gelebilecek aksaklıkları gidermek 5. A02 İşlerin planlamasını yapmak 6. G02 Seyahat ile ilgili belgelerin hazırlanmasını 7. D04 Dökumanları dosyalamak 8. C03 Evrakları sınıflandırmak 9. A10 Gelen bilgilerin analizini yaparak yöneticiye ulaştırmak 10. A02 İşlerin planlamasını yapmak ÖNEMLİ İŞLEMLER 1. A13 Danışmanlık yapmak 2. D04 Dökumanları dosyalamak 3. C05 Evrak kayıt etmek 4. A02 İşlerin planlamasını yapmak 5. A01 İş programı yapmak 6. D08 Veri güvenliği 7. A03 Yöneticinin günlük çalışma programını düzenlemek 8. A07 İş bölümü ve dağıtımı yapmak 9. B04 Yazışmaları kontrol etmek 10. E06 Randevuları düzenlemek 18

19 Yönetici Sekreteri T.C. M.E.B. MEGEP İŞ ANALİZ GRUBU MESLEKİ ve BAŞARIM ÖLÇÜTLERİ (PERFORMANS KRİTERLERİ) MESLEK ADI : YÖNETİCİ SEKRETERİ MEB.MEGEP MESLEK SINIFLAMASI KODU :

20 Mesleki Eğitim ve Öğretim Sisteminin Güçlendirilmesi Projesi 20

21 Yönetici Sekreteri VII. YETERLİK (İŞLEM) ANALİZİ MESLEK ADI: YÖNETİCİ SEKRETERİ TANIM: Büro yönetimi, yazışma, evrak, ikram ve protokol işlemlerini yürüten, iletişimi sağlayan, toplantı ve seyahat organizasyonu ile dosyalama ve arşiv düzenlemesini kendi başına ve belirli bir süre içerisinde yapma bilgi ve becerisine sahip nitelikli kişidir. A BÜRO YÖNETİMİ İŞLEMLERİNİ YÜRÜTMEK A01 A02 A03 İş programı yapmak İşlerin planlamasını yapmak Yöneticinin günlük çalışma programını düzenlemek İŞLEM BASAMAKLARI A0101 A0102 A0103 A0104 A0105 A0106 A0107 A0108 A0109 A0110 A0201 A0202 A0203 A0204 A0205 A0206 A0207 A0208 A0209 A0210 A0211 A0212 A0301 A0302 A0303 A0304 A0305 A0306 A0307 Yapılacak işlerin listesini yapmak İşlerin zaman dilimleri içinde gerçekleşecek kısımlarını belirlemek İş kollarını ve yapılacak işlerin türünü ve iş birimi olarak miktarını belirlemek Saptanan işlerin hangi birimlerde nasıl ve kimler tarafından yapılacağını belirlemek İşbirliği veya koordinasyon yapacak birimleri belirlemek Direktif,standart, koşul ve ilgili diğer çizelgeleri eklemek İş programının hazırlanmasında ve uygulanmasında ihtiyaç duyulan araç ve gereçleri temin etmek Programlanan işleri iş akış planında göstermek İş programını yöneticinin onayına sunmak İş programını ilgililere dağıtımını İşlerin niteliklerini belirlemek Benzer işleri gruplandırmak İşlerin sürelerini belirlemek İşlerin maliyetini hesaplamak İşleri kimin yapacağını belirlemek Araç gereç ve kaynakları belirlemek İşlerin yapılması için iletişime geçilecek kişi ve birimleri belirlemek İşlerin yapılmasıyla ulaşılacak sonuçları belirlemek İş planı tablosunu hazırlayamak ve doldurmak Onaya sunmak Bir önceki iş planını inceleyerek uygulama analizi yapmak Bir sonraki zaman dilimi için hazırlık yapmak Yapılacak işlerin tümünü listelemek Zaman tablosunu hazırlamak Tamamlanmamış işlerin notlarını almak Kişisel işler için zaman ayarlamak Kritik işleri belirlemek Toplantı ve randevuları önem sırasına göre listelemek Ertesi günün çalışma programını hazırlamak ve onaya sunmak ARAÇ- GEREÇ DONANIM 1. Bilgisayar 2. Ajanda 3. Masa takvimi 4.Fotokopi makinası 5.Kırtasiye malzemeleri 2.Ajanda 3.Masa takvimi 4.Fotokopi makinası 5.Kırtasiye malzemeleri 2.Ajanda 3.Masa takvimi 4.Fotokopi makinası 4.Kırtasiye malzemeleri BİLGİ VE BECERİLER 1.İş akışı düzenleme 2.İş basitleştirme 3.İş bölümü ve dağıtma 4.İşyeri çalışma prosedürleri 5.Karar verme 6.Koordinasyon 7.Organizasyon 1.İş akışı düzenleme 2.İş basitleştirme 3.İş bölümü ve dağıtma 4.İşyeri çalışma prosedürleri 5.Karar verme 6.Koordinasyon 7.Organizasyon 1.Denetim ve izleme 2.İş akışı düzenleme 3.İş basitleştirme 4.Kalite kontrol prensipleri 5.Kayıt tutma 6.Kıyaslama becerisi 7.Koordinasyon 8.Organizasyon TUTUM VE DAVRANIŞLAR 1.Sorumluluk sahibi 2.Zamanı iyi kullanmak 3.İş disiplinine sahip 4.Planlı ve organize 1.Sorumluluk sahibi 2.Zamanı iyi kullanmak 3.İş disiplinine sahip 4.Planlı ve organize 1.Sorumluluk sahibi 2.Zamanı iyi kullanmak 3.İş disiplinine sahip 4.Planlı ve organize 21

22 Mesleki Eğitim ve Öğretim Sisteminin Güçlendirilmesi Projesi A04 Fihrist hazırlamak ve güncellemek İŞLEM BASAMAKLARI A0308 A0401 A0402 A0403 A0404 A0405 A0406 A0407 Randevu ve konuk föyünü hazırlamak ve sunmak Araç gereci hazırlamak Birim ve departmanların adres,telefon,e-posta vb. numaralarını kaydetmek Etkin kişilerin isim, görev, adres,vb. bilgilerini kaydetmek Genel, özel,kurum içi ve dışı tel. rehberi hazırlamak Özel gün, resmi ve dini bayramları kaydetmek Değişen ve yenilenen bilgileri kaydetmek Kurumla ilgisi kalmayanlara ait bilgileri arşive kaldırmak ya da imha etmek ARAÇ- GEREÇ DONANIM 2.Matbu evrak 3.Ajanda 4.Masa takvimi 5.Telefon 6.Masa (cep) günlüğü 7.Telefon Rehberi BİLGİ VE BECERİLER 9.Planlama 10.Zaman yönetimi 11.Randevu düzenleme 1.Bilgi analizi 2.Bilgi toplama 3.Bilgi transfer Bilgileri 4.işlevselleştir me 5.Kayıt tutma TUTUM VE DAVRANIŞLAR 1.Dikkatli 2.Disiplinli 3.Düzenli 4.Zamanı iyi kullanmak 5.Planlı ve organize A05 A06 A07 Yöneticiyi günlük faaliyetler hakkında bilgilendirmek Araç-gereç seçimi yapmak İş bölümü ve dağıtımı yapmak A0501 A0502 A0503 A0504 A0505 A0506 A0601 A0602 A0603 A0604 A0605 A0701 A0702 A0703 A0704 A0705 A0706 A0707 Yönetim günlüğünü tutmak Yöneticiye randevularını bildirmek Yöneticiye toplantılarıyla ilgili bilgi vermek İş akışı ve planıyla ilgili yöneticiye bilgi vermek Acil çözümlenmesi gereken işler hakkında bilgi vermek Rutin işler hakkında yöneticiye bilgi vermek Eksik malzemeleri belirlemek Sipariş formu düzenlemek İstekte bulunmak Malzemelerin satın alınmasını Malzemelerin kontrolünü yapmak İş etüd süresi seçmek İş gruplama tablosu hazırlamak Personel görev listesi yapmak İş dağıtımı çizelgesini oluşturmak İş dağıtımı çizelgesini analiz etmek Yöneticinin onayına sunmak İş dağıtımı çizelgesini birimlere dağıtmak 2.Hazır formlar 3.Ajanda 4.Masa takvimi 5.Telefon 6.Masa (cep) günlüğü 7.Ajanda 2.Matbu evrak 3.Kırtasiye Malzemeleri 4.Fotokopi kağıdı 5.Faks kağıdı 6.Toner 7.Kartuş 2.Matbu evrak 3.Kırtasiye malzemeleri 4.Fotokopi makinası 1.Dinleme 2.Ekip içinde çalışma 3.İkna 4.İletişim 5.İnsan psikolojisi 6.Beden dilini kullanabilme 7.Yönlendirme 1.Malzeme Bilgisi 2.Araç, gereç ve ekipman 3.İşyeri çalışma prosedürleri 1.Malzeme Bilgisi 2.Araç, gereç ve ekipman 3.İşyeri çalışma prosedürleri 4.Koordinasyon 1.Zamanı iyi kullanmak 2.Verimli 3.Uyumlu 4.Tutarlı 5.Planlı ve organize 6.İnsan ilişkilerine özen göstermek 7.Güleryüzlü 8.Empati sahibi 9.Etkili ve güzel konuşmak 10.Dikkatli 11.Düzenli 1.Dikkatli 2.Titiz 3.Sistemli 4.Bilgili 1.Dikkatli 2.Titiz 3.Sistemli 4.Bilgili A08 Yönetici kararlarının uygulanabilirliği ni A0801 A0802 A0803 A0804 A0805 A0806 A0807 A0808 Yönetici kararlarını niteliklerine göre ayırmak Kararların uygulama planını hazırlamak Kararların uygulama maliyetlerini çıkarmak Yönetici kararlarının yasalara ve işletme düzenlemelerine uygunluğunu incelemek Kararların uygulanabilmesi için araç gereç seçimi yapmak Kararları ilgili birim ve kişilere ulaştırmak Kararların uygulama aşamalarını takip etmek Kararların uygulama sonuçlarını kontrol etmek 2.Telefon 3.Fotokopi makinası 4.Faks 5.Ajanda 1.Denetim ve izleme 2.Yönlendirme 3.Kalite kontrol prensipleri 4.İkna 5.İletişim 1.Tutarlı 2.Rasyonel 3.Disiplinli 4.İş yeri çalışma prensiplerine uymak 5.Kararlı 6.Dikkatli 7.Pratik 22

23 Yönetici Sekreteri A09 A10 A11 A12 A13 Kendisinin ve yöneticisinin çalışma ortamını düzenlemek Gelen bilgilerin analizini yaparak yöneticiye ulaştırmak Yöneticiyi temsil etmek Ofis içi meydana gelebilecek aksaklıkları gidermek Danışmanlık yapmak İŞLEM BASAMAKLARI ARAÇ- GEREÇ DONANIM BİLGİ VE BECERİLER A0809 Kararların uygulama sonuçlarını analiz etmek 6.Karar verme 7.Finansman 8.Muhasebe Bilgisi A0901 A0902 A0903 A0904 A0905 A0906 A1001 A1002 A1003 A1004 A1005 A1101 A1102 A1103 A1104 A1105 A1106 A1107 A1201 A1202 A1203 A1204 A1205 A1206 A1207 A1208 A1301 A1302 A1303 A1304 A1305 Yerleşim planı hazırlamak Ofis malzemelerinin düzenlemesini yapmak Çalışma ortamının fiziksel koşullarını düzenlemek Masa düzenlemesi yapmak İletişim araçlarının hazır olmasını Kullanılacak araç gerecin hazır olmasını Gelen bilgileri kaydetmek Gelen bilgileri sınıflandırmak Bilgiyi ana hatlarıyla özetlemek Gelen bilgileri doğru,kolay anlaşılır formatta olmasını Yöneticiye sunmak Yöneticinin yokluğunda işlerin verimli yürümesini Yapılan görüşmeler ile ilgili notlar almak ve dosyalamak Gelen belgeleri yöneticiye sunmak üzere dosyalamak İnisiyatif kullanmak İvedi işler için yöneticinin direktifiyle hareket etmek Yöneticinin yokluğunda imza yetkisini kullanmak Yetkisini aşan durumlar için yöneticiye danışmak üzere beklemek Aksaklığın nedenlerini belirlemek Aksaklığın giderilmesi konusunda yardım almak İşgücünü belirlemek Zamanı hesaplamak ve ayarlamak Maliyet hesabını yapmak Aksaklıktan etkilenen kişi ve birimlere bilgi vermek Ortaya çıkan zaman kaybını telafi etmek İş kaybını telafi etmek Konuyla ilgili veri toplamak Verileri analiz ederek bilgiye dönüştürmek Kişisel görüş ve önerilerini not etmek Bilgileri yazılı hale getirmek Bilgiyi, faydalanacak kişi ve birimlere yazılı veya sözlü olarak iletmek 2.Kırtasiye Malzemeleri 2.Kırtasiye Malzemeleri 3.Not defteri 2.Ajanda 3.Dosya 4.İmza Sirküleri 2.Yazıcı 3.Telefon 4.Faks 2.Yazıcı 3.Telefon 4.Faks 5.İnternet 6.İntranet 7.Not defteri 8.Ajanda 1.Araç, gereç ve ekipman 2.Malzeme 1.Bilgi analizi 2.Bilgi toplama 3.Bilgi transfer 4.Bilgileri işlevselleştirme 5.Türkçe yi iyi konuşup yazabilme 1.Temsil 2.Liderlik 3.Karar verme 1.Planlama 2.Kurum örgüt yapısı 4. Koordinasyon 5.Kavrama 6.Kriz yönetim 7.Bilgi toplama 8. Zaman yönetimi 9. Problem çözme 1.Kavrama 2.Bilgi toplama 3.Bilgi analizi 4.Bilgi transfer 5.Bilgileri işlevselleştirme 6.Problem çözme TUTUM VE DAVRANIŞLAR 1.Dikkatli 2.Titiz 3.Sistemli 1.Dikkatli 2.Titiz 3.Sistemli 1.Dikkatli 2.Sorumluluk sahibi 3.İnisiyatif sahibi 4.Bilgili 5.Kararlı 6.Disiplinli 1.İleri görüşlü 2.Pratik 3.Sistemli 4.Planlı ve organize 5. Dikkatli 1.Bilgili 2.Dikkatli 3.İnsan ilişkilerine 4.özen göstermek 5.İnsiyatif sahibi 6.İşyeri çalışma prensiplerine uymak 23

24 Mesleki Eğitim ve Öğretim Sisteminin Güçlendirilmesi Projesi A14 A15 A16 A17 Yardımcı elemanların yaptığı işi kontrol etmek Organizasyonları düzenlemek Yöneticinin konuşma metnini hazırlamak Basit muhasebe kayıtlarını tutmak İŞLEM BASAMAKLARI A1401 Verilen görevlerin anlaşılmasını A1402 İşin gerekli biçimde yapılmasını A1403 İşin verilen kişi tarafından yapılmasını A1404 İşin zamanında yapılmasını A1405 Yapılan işin doğruluğunu kontrol etmek A1501 Organizasyonun türünü belirlemek A1502 Amacını belirlemek A1503 Yerini belirlemek A1504 Organizasyonun zamanını planlamak A1505 Organizasyonun katılımcılarını bilgilendirmek A1506 Organizasyonun görev dağılımını planlamak A1507 Kullanılacak araç gereç ve dokümanları düzenlemek A1508 Rezervasyonları yapmak A1509 Kontrol ve denetim yapmak A1510 Olası aksaklıkları gidermek A1601 Verileri toplamak düzenlemek A1602 Konuşma metninin ana hatlarını belirlemek A1603 Konuşma metninin taslağını hazırlamak A1604 Metni yönetici ile kontrol etmek A1605 Düzeltme ve eklentiler yapmak A1606 Konuşma metninin son şeklini vererek yazmak A1607 Konuşma metnini yöneticiye sunmak A1701 Muhasebede değer taşıyan evrakları sınıflandırmak ve düzenlemek A1702 Gelir ve giderleri kasa defterine kaydetmek A1703 Gelir ve gider faturalarını düzenlemek ve kaydetmek A1704 Bildirim zamanlarını planlamak A1705 Bildirim formlarını dolduracak ve onaylatmak A1706 Bildirimleri gerekli kurumlara iletmek A1707 Kurumlarda yapılan işlemleri takip etmek A1708 Evrak ve diğer belgeleri dosyalamak A1709 Evrak ve diğer belgeleri arşivlemek ARAÇ- GEREÇ DONANIM 2.Kırtasiye malzemeleri 2.Kırtasiye malzemeleri 3.Ajanda 4.Telefon rehberi 5.Faks 6.Telefon 7.Takvim 2.Kırtasiye malzemeleri 3.Ajanda 4.Telefon rehberi 5.Faks 6.Telefon 7.Takvim 2.Matbu evrak 3.Hesap makinesi BİLGİ VE BECERİLER 1.Yönlendirme 2.Denetim ve izleme 1.Bilgi toplama 2.İletişim 3.Organizasyon 1.Bilgi analizi 2.Bilgi toplama 3.Bilgi transfer 4.Bilgileri işlevselleştirme 5.Kayıt tutma 6.On parmak klavye 1.Temel muhasebe 2.Zaman yönetimi TUTUM VE DAVRANIŞLAR 1.Disiplinli 2.İş güvenliğine dikkat etmek 3.Sorumluluk sahibi 4.Hoşgörülü ve iyimser 5.Empati sahibi 6.Objektif 7.Meslek ahlakına sahip 1.Dikkatli 2.Planlı ve organize 3.Sorun çözebilmek 1.Bilgili 2.Dikkatli 3.İnisiyatif sahibi 4.Mantıklı düşünmek 5.Sorumluluk sahibi 1.Mantıklı düşünmek 2.Bilgili 3.Dikkatli A18 A19 A20 Ofis makinalarının bakımını ve onarımını Bürolarda iş akışını planlamak A1801 A1802 A1803 A1804 A1805 A1901 A1902 A1903 A1904 A1905 Arıza ve eksiklikleri tespit etmek Arıza ve eksiklikleri gidermeye çalışmak Giderilemeyen arıza ve eksiklikleri ilgililere bildirmek Garanti kapsamında olan arızaları firma yetkililerine bildirmek Garanti belgelerini hazırlamak İş akış şemasını hazırlamak İş akış şemasını doldurmak ve analiz etmek İş akış şemasını onaya sunmak İş akış şemasını ilgili kişi ve birimlere iletmek İş akış şemasının uygulanmasını kontrol etmek Yöneticinin A2001 Yöneticinin günlük planını gözden geçirmek zamanını etkin A2002 Ertesi günün planını gözden geçirmek kullanmasını A2003 Zaman tablosunu çıkarmak A2004 İşleri bölen aksaklıkları saptamak 1.Telefon 2.Bilgisayar 3.Rehber 2.Yazıcı 3.Telefon 4.Fotokopi Makinası 5.Faks 6.Kırtasiye Malzemeleri 2.Ajanda 3.Not defteri 1.Araç, gereç ve ekipman 2.Bilgisayar 3.İletişim 4.Malzeme 1.Bilgi analizi 2.İş akışı düzenleme 1.Zaman yönetimi 2.Problem çözme 1.Dikkatli 2.Düzenli 3.İşyerine ait araç, gereç ve ekipmanların kullanımına özen göstermek 1.Dikkatli 2.Titiz 3.Sistemli 4.Zamanı etkin kullanmak 5.Planlı ve organize 1.Zamanı iyi kullanmak 2.İnisiyatif sahibi 24

25 Yönetici Sekreteri İŞLEM BASAMAKLARI A2005 A2006 A2007 A2008 Yöneticinin dikkat isteyen işlerini en verimli saatlere yerleştirmek Kendisinin yapabileceği işler konusunda yöneticiyi oyalamamak Okuması gerekenleri özetleyerek yöneticiye zaman kazandırmak Büro düzenlemelerinin zaman kaybettirici olmasını engellemek ARAÇ- GEREÇ DONANIM BİLGİ VE BECERİLER 3.İş akışını düzenleme 4.Randevu düzenleme TUTUM VE DAVRANIŞLAR 3. İş disiplinine sahip B YAZIŞMA İŞLEMLERİNİ YÜRÜTMEK B01 B02 B03 B04 B05 Yazışmalarla ilgili bilgi toplamak Yazışmaları düzenlemek Yazışmaları Yapmak Yazışmaları kontrol etmek B0101 B0102 B0103 B0104 B0105 B0106 B0107 B0108 B0109 B0201 B0202 B0203 B0204 B0205 B0206 B0207 B0208 B0209 B0210 B0211 B0301 B0302 B0303 B0304 B0305 B0306 B0307 B0308 B0309 B0310 B0311 B0401 B0402 B0403 B0404 B0405 B0406 Yazışmanın türünü belirlemek Yazışmanın konusunu belirlemek Yazışmayı kimin yapacağını belirlemek Yazışmanın kiminle yapılacağını belirlemek Yazışmanın zamanlamasına karar vermek Yazışma konusuyla ilgili veri toplamak Yazının iletim şeklini belirlemek Yazının onaylanması aşamalarını belirlemek Yazının dağıtım şemasını oluşturmak Yazışmaları iş akış planında düzenlemek Yazışmaları ilgili kişi veya birimlerce yapılmasını Yazışmaların önem sıralamasını yapmak Yazışmaların aciliyet sıralamasını yapmak Yazışmaların gizlilik derecelendirmelerini yapmak Rutin yazışmalar için form hazırlamak Yazışmaların kontrol ve onay aşamalarını düzenlemek Yazışmaların dağıtım planını yapmak Yazışmaların iletim şeklini belirlemek Yazışmaların kopyasını almak Yazışmaları dosyalamak Başlığı yazmak Konuyu yazmak Sayı ve tarihi yazmak Adresi yazmak Metni yazmak İmza ve paraf bölümünü yazmak Gizlilik ve paraf bölümünü yazmak İlgi ve varsa ekleri yazmak Dağıtım bölümlerini yazmak Yazının son şeklini vermek Yazının iletim şekline göre araç ve gereci hazırlamak Yazışmaların zamanlamasını kontrol etmek Yazışma metnini okumak varsa eklentiler yapmak Yazışma metninde düzeltmeler yapmak Ekleri kontrol etmek İmza ve onayları kontrol etmek Yazışmaların ilgililere ulaşımını takip etmek Yazışmaları B0501 Yazışmaları kontrol etmek onaya sunmak B0502 Dökümanları imza dosyasına yerleştirmek 2.Evrak defterleri 3.Dosya 4.Dosya kağıdı 5.Internet 6.Faks 2.Evrak defterleri 3.Firma Antetli Kağıt 4.Yazıcı 5.İmla Klavuzu 6.Elektrikli ve/veya Mekanik Daktilo 7.Daktilo Silgisi 8.Daktilo Şeridi 2.Evrak kayıt defterleri 3.Firma Antetli Kağıt 4.Kırtasiye malzemeleri 5.Yazıcı 6.Posta pulu 7.Firma Kaşesi 8.İmla Klavuzu 9.Daktilo Şeridi 10.Daktilo Silgisi 11.Elektrikli ve/veya Mekanik Daktilo 1.Kırtasiye malzemeleri 2.Evrak kayıt defteri 3.İmla Klavuzu 4.Daktilo Şeridi 5.Daktilo Silgisi 6.Elektrikli ve/veya 7.Mekanik Daktilo 1.İmza klasörü 1.Yazışma teknikleri 2.Bilgi toplama 3.Analiz etme 4.Kavrama 1.Yazışma teknikleri 2.Kıyaslama becerisi 3.Türkçe yi iyi konuşup yazabilme 1.Yazışma teknikleri 2.Türkçe yi iyi konuşup yazabilme 1.Denetim ve izleme 2.Yazışma teknikleri 3.Kıyaslama becerisi 1.Denetim ve izleme 1.Zamanı iyi kullanmak 2. Planlı ve organize 3.İş disiplinine sahip 4.Dikkatli 1.Bilgili 2.Çok yönlü düşünmek 3.Planlı ve organize 4.Dikkatli 5.Düzenli 1.Bilgili 2.Planlı ve organize 3.Dikkatli 4.Düzenli 1.Sabırlı 2.Düzenli 3.Dikkatli 1.Sorumluluk sahibi 25

26 Mesleki Eğitim ve Öğretim Sisteminin Güçlendirilmesi Projesi C EVRAK İŞLEMLERİNİ YÜRÜTMEK B06 B07 B08 C01 Yazışmaları çoğaltmak Yazışmaların ilgili birimlere dağıtılmasını Rapor hazırlamak Evrak teslim almak İŞLEM BASAMAKLARI B0503 B0504 B0601 B0602 B0603 B0604 B0605 B0606 B0701 B0702 B0703 B0704 B0705 B0706 B0707 B0708 B0801 B0802 B0803 B0804 B0805 B0806 B0807 B0808 B0809 B0810 B0811 C0101 C0102 C0103 C0104 Yetkili kişiye sunmak Onaylanan dökümanı almak Yazışmanın ilgilendirdiği birimleri belirlemek Yazışmanın nüsha sayısını belirlemek Yazışmanın iletim yolunu belirlemek Yazışmanın iletim şekline göre çoğaltma yöntemini belirlemek Yazışmanın çoğaltılmasında kullanılacak araç gereci hazırlamak Yazışmayı yeterli sayıda çoğaltmak Yazışmaların iletileceği birimleri belirlemek Yazışmaların iletim şeklini belirlemek Evrak kayıt defterine kaydetmek Teslim tutanağı vb. formları hazırlamak Yazışmaları zarflara yerleştirmek Yazışmaları dağıtım sorumlusuna vermek Yazışmaların ilgililere iletilmesini aşamalarını kontrol etmek Teslim tutanağı vb. formları geri almak, dosyalarına yerleştirmek Raporun amacını belirlemek Kimin okuyacağını belirlemek Biçime ve uzunluğa karar vermek Raporun türüne karar vermek Veri toplamak Verileri analiz etmek, çözümlemek ve yorumlamak Bilgileri müsvette olarak yazılı duruma getirmek Müsvette üzerinde düzenlemeleri yapmak Raporu uygun yöntemle yazılı hale getirmek Gerekli sayıda çoğaltmak Raporu ilgililere ulaştırmak Posta ve dağıtım görevlileri tarafından getirilen evrağı incelemek Yanlış gelen evrakları işlem yapmadan iade etmek Gelen evrak zimmetli olduğu takdirde alınan evrakın tarih ve saatini kaydetmek Elden alınan evrakın tarihi, sayısı, eki ve imzasını kontrol etmek ARAÇ- GEREÇ DONANIM 2.Kırtasiye malzemeleri 3.Firma Kaşesi 1.Fotokopi makinası 2.Dosya kağıdı 3.Zımba 4.Firma Kaşesi 5.Elektrikli ve/veya 6.Mekanik Daktilo 1.Fotokopi makinası 2.Dosya kağıdı 3.Zımba 4.Zarf 5.Matbu evrak 6.Evrak kayıt defteri 7.Firma Kaşesi 2.Fotokopi makinası 3.Dosya kağıdı 4.Zımba 5.Kırtasiye malzemeleri 6.Matbu evrak 7.Evrak kayıt defteri 8.Firma Kaşesi 1.Evrak kayıt defteri 2.Kırtasiye malzemeleri 3.Matbu evrak 4.Takvim 5.Saat 6.Kaşe çeşitleri BİLGİ VE BECERİLER 2.İşyeri çalışma prosedürleri 1.Ofis otomasyonu 2.Malzeme 1.Bilgi transfer 2.Dosyalama 3.Kayıt tutma 2.Bilgi toplama 3.Mesleki terim 4.Yazışma teknikleri 5.Türkçe yi iyi konuşup yazabilme 1.Kayıt tutma 2.İşyeri çalışma prosedürleri TUTUM VE DAVRANIŞLAR 2.Kaliteye dikkat etmek 1.Dikkatli 2.Düzenli 3.Pratik 1.Zamanı iyi kullanmak 2. İşyeri çalışma prensiplerine uymak 1.Dikkatli 2.Verimli 3.Bilgili 4.Çok yönlü düşünmek 5.Düzenli 1.Dikkatli 2.Sorumluluk sahibi 3.Planlı ve organize C02 C03 Evrak açmak Evrak sınıflandırmak C0201 C0202 C0203 C0204 C0205 C0206 C0207 C0208 C0301 C0302 C0303 C0304 C0305 C0306 Gizli, çok gizli. Kişiye veya hizmete özel, özel işaretli zarfları açmadan kayıt etmek Evrak zarfını açmaya yetkisi olup olmadığını kontrol etmek Normal nitelikteki zarfları zarf açacağı ile açmak Zarfın içini kontrol etmek Evrak sayfalarını, eklerini kontrol etmek Belirtilen ekler çıkmadığı takdirde yazıya not koyarak işleme almak Eksik ekleri ilgili birimlere tamamlatmak Evrakları tasnif etmek üzere hazırlamak Kişilere ait özel mektuplar, tebrikler, davetiyeler vb. olarak sınıflandırmak İvedi ve çok ivedi yazılar olarak sınıflandırmak Çok gizli, gizli, özel hizmete özel ve kişiye özel yazılar olarak sınıflandırmak Telgraflar, teleksler olarak sınıflandırmak Önemli ve değerli evrak olarak sınıflandırmak Gazeteler, kitaplar, gergiler, broşür ve bültenler olarak sınıflandırmak 1.Zarf açacağı 2.Evrak kayıt defteri 3.Kırtasiye malzemeleri 1.Zarf açacağı 2.Evrak kayıt defteri 1.Araç, gereç ve ekipman 2.İşyeri çalışma prosedürleri 3.Kayıt tutma 1.Kalite kontrol prensipleri 2.Kayıt tutma 1.Dikkatli 2.Titiz 3.Sorumluluk sahibi 1.Dikkatli 2.Zamanı etkin kullanmak 3.Sistemli 4.Titiz 26

27 Yönetici Sekreteri C04 C05 C06 C07 Kayıt öncesi hazırlık yapmak Evrak kayıt etmek Evrak öncelik sırasını belirlemek Cevap verilmesi gereken evrağı belirlemek İŞLEM BASAMAKLARI C0307 C0401 C0402 C0403 C0404 C0405 C0501 C0502 C0503 C0504 C0505 C0506 C0507 C0508 C0509 C0510 C0511 C0601 C0602 C0603 C0604 C0605 C0606 C0607 C0701 C0702 C0703 C0704 C0705 C0706 C0707 C0708 C0709 Bunlar dışında kalan evrakları diğer evrak olarak sınıflandırmak Kayıt yapılacak defter ile dahili ve harici zimmet defterlerinin tüm sayfaları numaralandırmak ve mühürlemek Kayıt fişleri ile kayıt ve zimmet defterlerin en son sayfalarını yetkili kişilere imzalatmak, tasnif etmek ve sayfa adedini yazmak Kayıt ve zimmet defterlerine cilt numarası vermek, ön kapağı üzerine takvim yılı ve ünite ismini yazmak Kayıt defterleri ve kayıt fişleri hangi amaçla kullanılıyorsa dış kapağına (gelen-giden) Evrak kayıt ibaresi yazmak Kayıt defterleri ve kayıt fişlerindeki giriş numarası her türlü evrak için takvim yılı başında tarih sırasını takiben 1 (bir) den başlamak üzere ve yıl sonuna kadar birbirini izlemek suretiyle vermek Araç gereci hazırlamak Tasnif edilmiş evrağını kayıt işlemini ogün itibariyle evrağın arka yüzüne veya uygun bir yerine yazmak Evrağın teslim alınma tarihini, geliş sıra numarasını, geldiği yeri kaydetmek Evrağın tarihi, numarası, cinsi, varsa eki, sayısı, konusu ve geldiği kişi yada birimi kaydetmek Kayıtlarda tarih ve sıra numarasını takip etmek Kayıt defterinde yada bilgisayarda hane ve sütunları tam ve doğru doldurmak Her sayfadaki kayıtların altını boş bırakmadan kapatmak Fakslara gelen evrak gibi kayıt yapmak, faks teyitlerine faksa verilen numarayı vermek Gelen evrakların kayıtlarını günlük olarak yapmak Bilgisayar ortamında yapılan kayıtların çıktısı ve yedeğini almak Özel ve gizlilik dereceli evrekların kayıt ve sayı verme işlemlerini zarfların üzerine yapmak Çok ivedi ve ivedi evrak,faks ve teleksleri hiç beklemeden işleme koymak Süreli evrakları, süresi içerisinde işleme koymak Gizli ve özel evrakları öncelik olarak işleme koymadan yöneticiye iletmek Gelen tekit yazılarına ivedi evrak işlemini yapmak Resmi olan ve belli makamlardan gelen yazıları işleme koymak Belirtilecek genel konularla ilgili yazıları işleme koymak Öncelik sırasının sonunda olağan evrakları işleme koymak İvedi ve çok ivedi cevaplanması istenen evrağa hemen cevap vermek Süreli olan evraklara süresi içinde cevap vermek Hizmet devamlılığını sağlayacak yazıları belirlemek İşin yapıldığını, sonlandırıldığını bildiren yazıları belirlemek Yöneticinin kendisi tarafından cevaplanması gereken evrakları belirlemek Cevap verilecek evrağın dosyasını incelemek Evrağın cevap taslağını hazırlamak Son biçimi vermek Yazıyı onaya sunmak ARAÇ- GEREÇ DONANIM 1.Kırtasiye malzemeleri 2.Evrak kayıt defterleri 1.Kırtasiye malzemeleri 2.Bilgisayar 3.Matbu evrak 4.Fotokopi makinesi 5.Evrak kayıt defterleri 1.Kırtasiye malzemeleri 2.Bilgisayar 3.Matbu evrak 4.Fotokopi makinesi 5.Evrak kayıt defterleri 2.Evrak Kayıt Defteri 3.Firma Antetli Kağıt 4.Yazıcı 5.Dosya Kağıdı 6.Kırtasiye Malzemeleri BİLGİ VE BECERİLER 1.Kayıt tutma 2.Malzeme 3.Denetim ve izleme 1.Kayıt tutma becerisi 2.Malzeme 3.Denetim ve izleme 1.Denetim ve izleme 2.Kıyaslama becerisi 3.Kavrama 1.Karar verme 2.Türkçe'yi iyi kullanıp yazma 3.Zaman yönetimi TUTUM VE DAVRANIŞLAR 1.Dikkatli 2.İş disiplinine sahip 3.Titiz 4.İnisiyatif sahibi 5.Pratik 6.Bilgili 1.İş disiplinine sahip 2.Titiz 3.Dikkatli 1.İnsiyatif sahibi 2.İş disiplinine sahip 3.Titiz 4.Dikkatli 1.Zamanı iyi kullanmak 2.İnisiyatif sahibi 27

28 Mesleki Eğitim ve Öğretim Sisteminin Güçlendirilmesi Projesi C08 C09 C10 İmza takibini yapmak Evrak dağıtımını yapmak Giden evrakı dağıtıma hazırlamak İŞLEM BASAMAKLARI C0801 C0802 C0803 C0804 C0805 C0806 C0807 C0901 C0902 C0903 C0904 C0905 C1001 C1002 C1003 C1004 C1005 C1006 C1007 C1008 C1009 C1010 C1011 Evrağı imzalayacak yetkilileri belirlemek Evrak takip föyüne kayıt etmek Evrağı imza dosyasına yerleştirmek Dosyayı yetkili kişiye iletmek İmzalanmış evrağı almak Evrağı dosyasına yerleştirmek Dağıtımı yapılacak evrağı çoğaltmak, dağıtımını Kişilere ait özel mektupları, tebrik ve davetiyeleri sahiplerine göndermek Çok gizli, gizli hizmete özel ve kişiye özel yazıları zartları açmadan teslim etmek Genel Evrağa giriş damgası basıp kaydederek gidecekleri birimlere havale etmek İvedi, çok ivedi evrakları hiç bekletmeden ilgili birime veya kişiye teslim etmek Birden fazla birimi ilgilendiren evrağı çoğaltarak ilgili birimlere dağıtmak Giden evrağın gönderi şekline karar vermek Giden evrağın yazılarını ve eklerini kontrol etmek Gideceği adreslere göre ayırmak Giden evrak föyünü doldurmak Giden evrağın kopyasını almak dosyasına koymak veya arşive kaldırmak Elektronik ortamda gönderilecek evrağı ortama aktarmak Evrağı uygun zarf veya pakete yerleştirmek Zarf üstüne evrak çıkış numaraları ile gideceği yeri açık ve okunaklı şekilde yazmak Dağıtım görevlisi tarafından dağıtılacak evrakları zimmet karşılığı teslim etmek Gizli ibareli evrakları çift zarf içine yerleştirmek Elektronik ortamda dağıtılacak evraklar için gerekli güvenlik önlemlerini almak ARAÇ- GEREÇ DONANIM 1.İmza Klasörü 2.Fotokopi Kağıdı 3.Fotokopi Makinesi 4.Dosya Kağıdı 5.Dosya 6.Delgeç 2.Evrak kayıt defteri 3.Kırtasiye malzemeleri4. Fotokopi makinası 2.Faks 3.Kırtasiye malzemeleri 4.Fihrist 5.Elektrikli ve/veya Mekanik Daktilo 6.Evrak zimmet defteri 7.Faks Kağıdı 8.Fotokopi Kağıdı 9.Fotokopi Makinesi 10.İnternet BİLGİ VE BECERİLER 1.İş akışı düzenleme 2.İşyeri çalışma prosedürleri 3.Koordinasyon 4.Protokol 1.İş akışı düzenleme 2.Kayıt tutma 1.İş akışı düzenleme 2.Bilgisayar 3.Denetim ve izleme 4.İletişim TUTUM VE DAVRANIŞLAR 1.Planlı ve organize 2.İş yeri çalışma prensiplerine uymak 3.Dikkatli 1.Dikkatli 2.Zamanı etkin kullanmak 3.İş yeri çalışma prensiplerine uymak 1.Dikkatli 2.Zamanı etkin kullanmak D DOSYALAMA VE ARŞİV DÜZENLEMESİ YAPMAK C11 C12 D01 Giden evrağın kopyasını almak Giden evrağın yerine ulaşıp ulaşmadığını kontrol etmek Dosyalama sistemini kurmak C1101 C1102 C1103 C1104 C1201 C1202 D0101 D0102 D0103 D0104 D0105 D0106 D0107 D0108 Giden evrağın en az bir kopyasını hazırlamak Kopyayı giden evrak föyüne kaydetmek Kopyaya evrak numarası vermek Kopyayı giden evrak dosyasına koymak Zimmet defterinden teslimle ilgili bilgileri kontrol etmek Teslim alındı mühürlerini kontrol etmek Dosyalama sistemlerini araştırmak Kurumun esas faaliyet alanına en uygun dosyalama sistemine karar vermek Dosyalanacak dökümanları belirlemek Dosya planını oluşturmak Araç gereci tespit etmek Dosyalardaki gizlilik dereceli olan bilgilerin korunması yöntemini belirlemek Dosya kontrol sistemini oluşturmak Dosyalama indeksi oluşturmak 2.Fotokopi makinası 3.Evrak kayıt defteri 4.Dosya 5.Dosya kağıdı 6.Delgeç 7.Zımba 8.Kırtasiye malzemeleri 1.Evrak kayıt defteri 2.Matbu evrak 2.Matbu Evrak 3.Yazıcı 4.Fotokopi makinası 5.Telefon 6.İntranet 7.Dosya 8.Kırtasiye malzemesi 1.Araç, gereç ve ekipman 2.Dosyalama ve arşiv 1.İş akışı düzenleme 2.Kayıt tutma 1.Bilgi toplama 2.İletişim 3.Koordinasyon 4.Mesleki teknolojik gelişmelere ilişkin bilgi 5.Planlama 1.Dikkatli 2.Zamanı etkin kullanmak 3.Düzenli 1.Dikkatli 2.Sorumluluk sahibi 3.Düzenli 1.Yeniliklere açık 2. Rasyonel 3.İleri görüşlü 4.Çok yönlü düşünmek 5.Düzenli 6.İnisiyatif sahibi 28