UŞAK ÜNİVERSİTESİ FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ KAMU HİZMET STANDARTLARI TABLOSU

Transkript

1 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğü *BEAMJ9VF* Sayı : Konu : İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Soru Formu STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINA İlgi : 28/12/2016 tarihli, sayılı yazınız. İlgi yazınız gereği birimimiz İç Kontrol Standartları 2016 Aralık II Dönem Sonu Uşak Üniversitesi İç Kontrol Uyum Eylem Planına göre güncellenerek yazımız ekinde verilmiştir. Gereğini bilgilerinize arz ederim. EK : Fen Bilimleri enstitüsü İçKontrol Standartları (93 sayfa) e-imzalıdır Prof.Dr. Lütfullah TÜRKMEN Müdür Mevcut Elektronik İmzalar LÜTFULLAH TÜRKMEN (Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğü - Müdür) 30/01/ :08 1 Eylül Kampusü İzmir Yolu 8.Km 64100/Uşak Ayrıntılı bilgi için irtibat: Erhan GÖKTAŞ Tel: Faks: E-Posta: fbe@usak.edu.tr Elektronik ağ: Sayfa 1 / 1

2 UŞAK ÜNİVERSİTESİ FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ KAMU HİZMET STANDARTLARI TABLOSU SIRA NO HİZMETİN ADI İŞLEM İÇİN GEREKLİ BELGELER İŞLEMİN GERÇEKLEŞTİRİLEBİLMESİ İÇİN YAPILMASI GEREKENLER HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ (EN GEÇ) 1 Lisansüstü Programlara başvuru için ön koşulların belirlenmesi, Kontenjanlar ve Duyurular 1) internet adresindeki, öğrenci kabul koşulları 3 Hafta 1) internet adresinden başvurular online beyan ile gerçekleştirilir. 2) Aday Kimlik Bilgileri 3) Mezuniyet Bilgileri 2 Lisansüstü Programlara Öğrenci Kabulü 4) Mezuniyet Notu 5) ALES Puanı 6) Yabancı Dil Puanı (Doktora Programları İçin) 7) Başvuracağı Program Bilgileri Enstitümüz Lisansüstü Programlarına Başvuracak olan aday öğrenciler ilgili linki tıklayarak başvuru sisteminde istenen bilgileri doldurarak başvurularını online olarak yapmalıdırlar. 20 Dakika 8) Askerlik Bilgileri (Erkek Adaylar İçin) 9) İletişim Bilgileri 10) İş Bilgileri 3 Öğrenci Alımında Adayların Yazılı ve/veya Mülakat Sınavlarının Gerçekleştirilmesi 7 Gün

3 4 Lisansüstü Programlara Kesin Kayıt İşlemleri 1) Lisansüstü Ön Kayıt Formu (İmzalı) 2) Lisans Diploması veya Geçici Mezuniyet Belgesi (Aslı veya Noter Onaylı Sureti) 3) Yüksek Lisans Diploması veya Geçici Mezuniyet Belgesi (Aslı veya Noter Onaylı Sureti) 4) Transkript (Aslı veya Noter Onaylı Sureti) 5) Akademik Personel ve Lisansüstü Eğitimi Giriş Sınavı (ALES) Sonuç Belgesi Çıktısı 6) Yabancı Dil Durumunu Belirtir Belge (Doktora Programları İçin) 7) Nüfus Cüzdan Fotokopisi 8) Askerlik Durum Belgesi (Erkek Öğrenciler İçin) Uşak Üniversitesi Lisansüstü Akademik Takviminde belirtilen tarihler arasında aday şahsen veya noter vekâleti ile istenen belgelerle kesin kayıt işlemlerini yapmalıdır. İlgili belgelerin aslı olmak kaydıyla 1 adet fotokopileri Enstitümüz tarafından onaylanır. Aynı Gün 9) 6 Adet Vesikalık Fotoğraf 1) Yatay Geçiş Başvuru Formu 5 Yatay Geçiş Başvuruları 6 Özel Öğrenci Kabulü 7 Yabancı Uyruklu Öğrenci Kabulü 2) Bir alt öğrenimine ait diploma veya geçici mezuniyet belgesi (Aslı) 3) Akademik Personel ve Lisansüstü Eğitimi Giriş Sınavı (ALES) Sonuç Belgesi 4) Yabancı Dil Durumunu Belirtir Belge (Doktora Öğrencileri İçin) 5) Öğrenci Belgesi ve Not Döküm Belgesi (Transkript) ve Ders İçerikleri 6) Disiplin Cezası Almadığına Dair Belge 1) Özel Öğrenci Başvuru Formu 2) Diploma veya Mezuniyet Belgesi 3) Not Döküm Belgesi veya Diploma Eki 4) ALES Belgesi (varsa) 5) Yabancı Dil Belgesi (varsa) 1) Yabancı Uyruklu Başvuru Formu 2) Diploma veya Mezuniyet Belgesi 3) Not Döküm Belgesi veya Diploma Eki 4) Pasaport 5) Türkçe Yeterlik Belgesi 6) ALES Belgesi (Bir alt öğrenimini Türkiye de tamamlayan adaylardan) 7) Yabancı Dil Belgesi (Doktora Programı İçin) Uşak Üniversitesi Lisansüstü Akademik Takviminde belirtilen tarihler arasında ilgili belgelerin enstitüye teslim edilmesi gerekmektedir. Özel Öğrenci Başvuruları Uşak Üniversitesi Lisansüstü Akademik Takviminde belirtilen tarihler arasında yapılır. ilgili belgelerin süresi içerisinde enstitüye teslim edilmesi gerekmektedir. Yabancı Uyruklu Öğrenci Başvuruları Uşak Üniversitesi Lisansüstü Akademik Takviminde belirtilen tarihler arasında yapılır. ilgili belgelerin süresi içerisinde enstitüye teslim edilmesi gerekmektedir. 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra)

4 8 Özel Şartlı Öğrenci Kabulü 1) Özel Şartlı Öğrenci Başvuru Formu 2) Diploma veya Mezuniyet Belgesi 3) Not Döküm Belgesi veya Diploma Eki 4) ALES Belgesi 5) Sağlık Kurulu Raporu (Engelli Öğrenciler İçin) 6) I. Derece şehit yakını olduğunu belirtir belge 1) Kayıt Dondurma Talep Dilekçesi 9 Kayıt Dondurma İşlemleri 2) Kayıt Dondurma Gerekçesi İle İlgili Belge (Sağlık Kurulu Raporu, Doğal Afet, Tutukluluk Belgesi, Askerlik Tecilinin Kaldırılması ile ilgili belge) 10 Kayıt Sildirme İşlemleri Kredi Aktarma ve Ders Muafiyet İşlemleri Farklı Üniversiteden / Enstitüden Ders Alma İşlemleri 1) Kayıt Sildirme İstem Dilekçesi 2) İlişik Kesme Formu 3) Öğrenci Kimliği 1) Öğrenci Dilekçesi 2) Not Durum Belgesi (Transkript) 3) Dersin Alındığı Okula ait Onaylı Ders İçerikleri 1) Farklı Enstitüden Ders Alma Formu Özel Şartlı Öğrenci Başvuruları Uşak Üniversitesi Lisansüstü Akademik Takviminde belirtilen tarihler arasında yapılır. ilgili belgelerin süresi içerisinde enstitüye teslim edilmesi gerekmektedir. Uşak Üniversitesi Lisansüstü Akademik Takviminde belirtilen tarihler arasında ilgili belgelerini enstitüye teslim etmesi gerekmektedir. İlişik Kesme Formunun ilgili birimlerin tamamına imzalatılıp İlişiği Yoktur onayı alınması gerekmektedir. Uşak Üniversitesi Lisansüstü Akademik Takviminde belirtilen tarihler arasında ilgili belgelerini enstitüye teslim etmesi gerekmektedir. Uşak Üniversitesi Lisansüstü Akademik Takviminde belirtilen tarihler arasında ilgili belgelerini enstitüye teslim etmesi gerekmektedir. 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) 13 Askerlik Sevk Tehir İşlemleri 1) Askerlik İşlemleri Başvuru Formu 2) Askerlik Durum Belgesi 3 Gün 14 Ders Kayıt ve Kayıt Yenileme İşlemleri 1) Ders Kayıt Formu (Öğrenci Bilgi Sisteminde doldurularak ders ve/veya tez Danışmanınca onaylanması gerekmektedir.) 2) Öğrenci Katkı Payı Dekontu (Azami Öğrenim Süresini Aşanlar) Uşak Üniversitesi Lisansüstü Akademik Takviminde Kayıt Yenileme işlemleri için belirtilen tarihler arasında ilgili belgeleri enstitüye teslim etmelidir. Aynı Gün

5 Öğrenci Belgesi ve Transkript İşlemleri Ortak (Eş) Danışman Atama İşlemleri Tez Danışmanı ve Tez Konusu Öneri İşlemleri Proje Konusu Belirleme ve Değiştirme İşlemleri 19 Proje Teslim İşlemleri Doktora Yeterlik Sınavı Başvuru İşlemleri Doktora Yeterlik Sınav Jürisi Belirleme İşlemleri 1) Öğrenci Müracaatı ve Öğrenci Kimlik Kartı 15 Dakika 1) Anabilim Dalı Başkanlığının Üst Yazısı 2) Ortak (Eş) Danışman Atama Formu 1) Öğrencinin Anabilim Dalı Başkanlığına Müracaatı 2) Enstitü Anabilim Dalı Başkanlığının Üst Yazısı 1) Proje Konusu Belirleme ve Değiştirme Formu 1) Proje Teslim Formu 2) Ciltlenmiş Proje 1 Adet 3) Proje Cd si 1 adet 1) Yeterlik Sınavı Başvuru Formu 2) Not Durum Belgesi (Transkript) 3) Yabancı Dil Belgesi 3) Anabilim Dalı Başkanlığının Üst Yazısı 4) Doktora Yeterlik Komitesi Kararı Öğrenci Ortak Eş Danışman atama formu ile birlikte Danışmanın gerekçeli önerisi, önerilen ortak danışmanın ve EABD başkanlığının onayı doğrultusunda ilgili belgeleri enstitüye teslim etmelidir. Uşak Üniversitesi Lisansüstü Akademik Takviminde Ders Dönemini Tamamlayan yüksek Lisans Programı öğrencilerinin Tez Konusu ve Tez Danışmanı Önerilerinin Anabilim Dalı Başkanlığına Teslimi ile ilgili işlemleri için belirtilen tarihler arasında ilgili belgeleri enstitüye teslim etmelidir. Dönem Projesinin Konusu Danışman tarafından belirlenerek ikinci yarıyılın sonuna kadar ilgili form ile enstitüye gönderilir. Konu değişikliklerinde de bu yöntem uygulanır. Öğrenci sunun tarihini takip eden iki ay içerisinde, proje yazım kılavuzuna uygun olarak yazılmış ve ciltlenmiş projesini ve ilgili belgeleri Enstitüye teslim etmelidir. Yeterlik Sınavları Mart-Nisan, Ekim- Kasım olmak üzere yılda iki kez yapılır. Öğrenci, Uşak Üniversitesi Lisansüstü Akademik Takviminde belirtilen Doktora Yeterlik Sınavı Başvuruları ilgili tarihler arasında belgeleri enstitüye teslim etmelidir. Enstitü Yönetim Kurulu tarafından belirlenen İlgili Anabilim Dalı Doktora Yeterlik Komitesi, yapılan başvuruyu inceleyerek uygun bulunduğu takdirde Doktora Yeterlik Sınav Jürisi Teşkil Tutanağı ile Öğrencinin Yeterlik Sınav Jürisini teşkil eder. 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) 3 Gün 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra)

6 Doktora Yeterlik Sınav Sonucu İşlemleri 1) Doktora Yeterlik Komitesi Başkanlığı Üst Yazısı 2) Yeterlik Sınav Sonucu Tutanağı 3) Sınav Evrakları Doktora Tez İzleme 1) Anabilim Dalı Başkanlığı Üst Yazısı Komitesi Oluşturma İşlemleri 2) Doktora Tez İzleme Komitesi Öneri Formu Doktora Tez Önerisi Savunma Sınavı İşlemleri Doktora Tez İzleme Sınavı İşlemleri Tez Savunma Sınavı Jüri Belirleme İşlemleri Tez Savunma Sınav Sonucu İşlemleri 28 Tez Teslimi İşlemleri 1) Anabilim Dalı Başkanlığı Üst Yazısı 2) Doktora Tez Önerisi Değerlendirme Formu 1) Anabilim Dalı Başkanlığı Üst Yazısı 2) Doktora Tez İzleme Komitesi Tez İzleme Formu 1) Anabilim Dalı Başkanlığı Üst Yazısı 2) Tez Teslimi ve Savunma Jürisi Belirleme Formu 1) Anabilim Dalı Başkanlığı Üst Yazısı 2) Tez Savunma Sınav Tutanağı 3) Jüri Tez Değerlendirme Raporu (Doktora Öğrencileri İçin) 1) Onaylı İmzalı ciltlenmiş tez (Yüksek Lisans Öğrencileri:3 Adet, Doktora Öğrencileri:4 Adet) 2) YÖK 2 Adet Tez Veri Giriş Formu 3) Tez CD si (Yüksek Lisans Öğrencileri:3 Adet, Doktora Öğrencileri:4 Adet) Yeterlik Sınavında başarılı bulunan öğrenci için Enstitünün talebi, Anabilim Dalı Başkanlığının önerisi ile yeterlik sınavının yapıldığı 1 ay içerisinde Enstitü Yönetim Kurulu Kararı ile tez izleme komitesi oluşturulur. Yeterlik Sınavını başarı ile tamamlayan öğrenci Tez Önerisini, yeterlik sınav tarihinden itibaren en geç 6 ay içinde tez izleme komitesi önünde sözlü olarak savunur. Anabilim Dalı Başkanlığı Sınav Sonucunu sınavı izleyen üç gün içerisinde enstitüye bildirir. Tez Önerisi Kabul Edilen Öğrenci için tez izleme komitesi yılda iki kez toplanır. Toplantılardan birincisi Ocak-Haziran, İkincisi Temmuz- Aralık ayları arasında yapılır. Öğrenci tezini Enstitü Tez Yazım Kılavuzuna uygun olarak yazılmış olan bir örneğini Lisansüstü Akademik Takvimde Tez Teslimi için belirlenmiş süreler içerisinde şekil, şart açısından uygunluğunun kontrolü için enstitüye teslim etmelidir. İlgili EABD Başkanlığı tarafından ilgili yazıların sınavın yapılış tarihinden 3gün içerisinde enstitüye gönderilmesi gerekmektedir. Tez Savunma Sınav tarihinden itibaren bir ay içinde yönetmelik, senato esasları ve yazım kılavuzuna uygun olarak ilgili belgelerin Enstitüye teslimi gerekmektedir. 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) Aynı Gün

7 29 Mezuniyet İşlemleri 1) Mezuniyet Belgesi İstem Dilekçesi 2) İlişik Kesme Formu 3) Öğrenci Kimliği İlişik Kesme Formunun ilgili birimlerin tamamına imzalatılıp İlişiği Yoktur onayı alınması gerekmektedir. 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) 30 Diplomaların Basılması İşlemleri Mezun Olan Öğrenci Sayısına göre bir yıl içerisinde diploma basımı yapılmaktadır. 1) Mazeret Sınav Hakkı Talep Dilekçesi 31 Mazeret Sınav İşlemleri 2) Mazeretini Gösterir Belge (Sağlık Kurulu Raporu, Doğal Afet, Tutukluluk Belgesi, Askerlik Tecilinin Kaldırılması) Öğrencinin Mazereti, EYK tarafından değerlendirilerek uygun görülmesi halinde Akademik Takvimde belirtilen tarihlerde mazeret sınav yapılır. 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) 32 Sınav Sonuçlarına İtiraz İşlemleri 1) Sınav Sonucuna İtiraz Dilekçesi Öğrenci her hangi bir dersin sınav sonucuna sınavın ilan edildiği tarihten itibaren yedi gün içerisinde Enstitü Müdürlüğüne başvuru yapmalıdır. 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) 33 Askerlik Sevk Tehiri İptal İşlemleri 1) Askerlik İşlemleri Başvuru Formu 2) Askerlik Durum Belgesi Öğrenci Kayıt Sildirme ya da Kayıt Dondurma İşlemlerini tamamlamış olmalıdır. 7 Gün (İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) 34 Anket Uygulama İşlemleri 1) Anket Onay Formu 2) Danışman Onayı 3) Anabilim Dalı Başkanı Onayı Öğrenci herhangi bir kamu kuruluşu veya özel kuruluşlar da anket çalışması yapacaksa ilgili kurumlardan izin işlemleri için belgeleri Enstitüye teslim etmelidir. 4 Gün Yeniden Öğrenci Kimliği Çıkartılması İşlemleri Resmi Yazışmalar (Kurum İçi veya gerçek ve tüzel kişilerle yapılan yazışmalar) 1) KLU Öğrenci Yeni Kimlik Talep Formu 2) Kimlik Kartı Bedeli (Banka Dekontu 1 adet) Uşak Üniversitesi Kimlik Kartı ve KLU Kart Akıllı Geçiş Sistemi Yönergesinin Madde 14/2 uyarınca Yönerge de Belirtilen Ek-2 Formunun Doldurularak Enstitümüz Birimine Teslim Edilmesi Gerekmektedir. 15 Gün 1) Resmi Yazı / Dilekçe 4 Gün 37 Bilgi Edinme Talebi 1) Dilekçe 7 Gün

8 38 İzin İşlemleri 1) Yıllık İzinlerde Yıllık İzin Formu 2) Hastalık İzinlerinde Sağlık Raporu 3) Ücretsiz İzinlerde Dilekçe Aynı Gün 39 Yurtiçi/Yurtdışı Görevlendirme İşlemleri 1) Katılımcı veya davet belgesi 2) Dilekçe 3) Anabilim/Anasanat Dalı Kurul Kararı Görevlendirme için Rektörlükten olur alındığından görevlendirme talepleri ilgili görevlendirme tarihinden en az on bes gün önce yapılmalıdır. 3 Gün (İlk Yönetim Kurulu Toplantısında görüşüldükten sonra) Ek derslerin ücretlerinin ödenmesi için gerekli evrakların hazırlanması Ek Ders Ödemeleri İşlemleri Sınav ücretlerinin ödenmesi için gerekli evrakların hazırlanması Sınav ücretlerinin ödenmesi için gerekli evrakların Strateji Daire Başkanlığına bildirilmesi 1- Ek Ders Çizelgeleri 2- Kontrol ve imzalar 1) Anabilim/Anasanat Dalı Üst Yazısı (Dönem Başlarında) 2) Ders Yükü Bildirim Formu (Anabilim/Anasanat Dalı Başkanı Onaylı) 3) Telafi Programı ABD Onaylı(Telafi dersi yapılacaksa) 4)Telafi Dersinin Yapıldığını Gösterir ABD Onaylı Formlar ve Ekleri. (Telafi Yapıldıysa) 5) Yönetim Kurulu Kararı. 6) Yıllık İzin veya Rapor Listesi(Varsa) 1) Sınav Ücret Çizelgesi 2)Kontrol ve İmza 1)Sınav Ücret Çizelgesi. 2)Sınavın Fiilen Yapıldığını Gösteren Belge.(Yoklama Tutanağı vb) 3)Yönetim Kurulu Kararı. Ders yükü bildirim formlarında değişiklik yapılmışsa, takip eden ayın ilk günü Enstitüye ulaştırılması gerekmektedir. Her ayın bitiminden itibaren 5 iş günü içinde Her ayın bitiminden itibaren 6 iş günü içinde Final sınav dönemi bitiminden itibaren 15 iş günü içinde Final sınav dönemi bitiminden itibaren 20 iş günü içinde 43 Maaş Belgesi İşlemleri 1) Personel Müracaatı ve Personel Kimlik Kartı Aynı Gün 1) Yolluk Bildirim Formu 44 Yolluk Ödeme İşlemleri 2) Yolluk Ödemesi Talebi Dilekçesi 3) Katılım Belgesi (varsa) Yolluk ödemeleri için daha önceden Rektörlük oluru alınmak üzere müracaat edilmiş olması gerekmektedir. 3 Gün (Bütçe ödeme kalemi müsait ise) 4) Yolculuk Biletleri

9 1) Atama Onayı Belgesi 2) Dilekçe 45 Göreve Başlama İşlemleri 3) Aile Yardımı Bildirim Formu 4) Nüfus Cüzdan Fotokopisi Aynı Gün 5) 2 adet vesikalık fotoğraf 6) Daha önce çalışmış ise SGK Dökümleri 46 Görevden Ayrılma/İstifa 1) Dilekçe 2) İlişik Kesme Formu 3) Kişi Borcu Ödeme Makbuzu (varsa) İlişik Kesme Formu ilgili birimlere imzalatılıp onaylatılmalıdır. Aynı Gün 47 Maaş İşlemleri 1) Ödeme Emri Belgesi 2) Maaş Bordrosu 3) Asgari Geçim İndirim Bordrosu 4) Banka Listesi 5) Personel Bildirim 6) Sendika Kesinti Listesi 7) Sigorta Bildirimi-Emekli Keseneği 8) Kıdem, Terfii Belgesi 9) Bireysel Emeklilik Ödeme Belgesi 10) Kesinti Listesi 3 Gün (Her ayın ilk haftası içinde) 48 Satın Alma İşlemleri 1) İhale Onay Belgesi 2) Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı 3) Teklif Mektupları (En az üç firmadan) 4) Muayene Kesin Kabul Formu 5) Fatura 6) Taşınır İşlem Fişi/Hizmet İsleri Kabul Tutanağı 7) Ödeme Emri Belgesi 10 Gün 49 Taşınır Giriş İşlemi 1) Fatura Fotokopisi.(Satın Almalarda) 2) Muayene Kabul Tutanağı.(Satın Almalarda) 3) Taşınır Çıkış İşlem Fişi (Bağış ve Yardımlarda, Devir Almalarda) 1 Gün

10 50 Taşınır Çıkış İşlemi 1)Taşınır İstek Belgesi(KBS-Tüketim Çıkışlarında, Ambarlar Arası Devir Çıkış ve Bağış İşlemlerinde) 2)Taşınır Alma Talebi Dilekçesi.(Ambarlar Arası Devir Çıkış ve Bağış İşlemlerinde) 3)Kayıttan Düşme Teklif Onay Belgesi.(Kayıttan Düşme İşlemlerinde) 1 Gün 51 Tüketim Malzemeleri Dönem Çıkış İşlemi 1)Taşınır İstek Belgesi. 2)Taşınır Çıkış İşlem Fişi Sayılı Kanun ve Taşınır Mal Yönetmeliğine istinaden, her yıl 4 defa 3 aylık dönemler olarak yapılmaktadır. 1 Gün 52 Kayıttan Düşme İşlemi 1)Kayıttan Düşme Teklif Onay Belgesi. 2)Taşınır Çıkış İşlem Fişi Sayılı Kanun ve Taşınır Mal Yönetmeliğine istinaden, hurda, kaybolma, çalınma, kırılma, bozulma, yıpranma, kullanım süresinin dolması ve ölüm işlemlerinde kayıttan düşme işlemleri yapılır. 1 Gün 53 Kişiye Zimmet İşlemi 1)Taşınır İstek Belgesi Sayılı Kanun ve Taşınır Mal Yönetmeliğine istinaden zimmet işlemleri gerçekleştirilir. Aynı Gün 54 Taşınır Yönetim Hesabı İşlemi 1)Yılsonu sayımına ilişkin sayım tutanağı, 2)Taşınır sayım ve döküm cetveli, 3)En son düzenlenen taşınır işlem fişi Sayılı Kanun ve Taşınır Mal Yönetmeliğine istinaden yıl sonlarında gerçekleştirilir. 1 Gün *Başvuru esnasında yukarıda belirtilen belgelerin dışında belge istenmesi veya başvuru eksiksiz belge ile yapıldığı halde, hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması durumunda ilk müracaat yerine ya da ikinci müracaat yerine başvurunuz. KAMU HİZMETLER STANDARTLARI TABLOSU İlk müracaat yeri İsim : Hasan CANDAN Unvan : Adres : Fen Bilimleri Enstitüsü Tel : Faks : E posta : fenbilimleri@usak.edu.tr İkinci müracaat yeri İsim : Lütfullah TÜRKMEN Unvan : Prof.Dr. Adres : Fen Bilimleri Enstitüsü Tel : Faks : E posta : fenbilimleri@usak.edu.tr

11 TÜRKİYE CUMHURİYETİ UŞAK ÜNİVERSİTESİ FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ İÇ KONTROL STANDARTLARI

12 1 KONTROL ORTAMI STANDARTLARI STANDART 1 ETİK DEĞERLER VE DÜRÜSTLÜK EK 1 YÖNETMELİK Resmi Gazete Tarihi: Resmi Gazete Sayısı: KAMU GÖREVLİLERİ ETİK DAVRANIŞ İLKELERİ İLE BAŞVURU USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç Madde 1 Bu Yönetmeliğin amacı; kamuda etik kültürünü yerleştirmek, kamu görevlilerinin görevlerini yürütürken uymaları gereken etik davranış ilkelerini belirlemek, bu ilkelere uygun davranış göstermeleri açısından onlara yardımcı olmak ve görevlerin yerine getirilmesinde adalet, dürüstlük, saydamlık ve tarafsızlık ilkelerine zarar veren ve toplumda güvensizlik yaratan durumları ortadan kaldırmak suretiyle kamu yönetimine halkın güvenini artırmak, toplumu kamu görevlilerinden beklemeye hakkı olduğu davranışlar konusunda bilgilendirmek ve Kurula başvuru usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam Madde 2 Bu Yönetmelik; genel bütçeye dahil daireler, katma bütçeli idareler, kamu iktisadi teşebbüsleri, döner sermayeli kuruluşlar, mahalli idareler ve bunların birlikleri, kamu tüzel kişiliğini haiz olarak kurul, üst kurul, kurum, enstitü, teşebbüs, teşekkül, fon ve sair adlarla kurulmuş olan bütün kamu kurum ve kuruluşlarında çalışan; yönetim ve denetim kurulu ile kurul, üst kurul başkan ve üyeleri dahil tüm personeli kapsar. Cumhurbaşkanı, Türkiye Büyük Millet Meclisi üyeleri, Bakanlar Kurulu üyeleri, Türk Silahlı Kuvvetleri, yargı mensupları ve üniversiteler hakkında bu Yönetmelik hükümleri uygulanmaz. Hukuki dayanak Madde 3 Bu Yönetmelik, 25/5/2004 tarihli ve 5176 sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanunun 3 ve 7 nci maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4 Bu Yönetmelikte geçen; a) Kanun: 25/5/2004 tarihli ve 5176 sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanunu, b) Kurum ve kuruluş: 2 nci maddede geçen ve kapsama dahil kamu kurum ve kuruluşlarını, c) Kamu görevlileri: 2 nci maddede geçen ve kapsama dahil kamu kurum ve kuruluşlarında görevli tüm personeli, d) Kurul: Kamu Görevlileri Etik Kurulunu, e) Etik davranış ilkeleri: Kamu görevlilerinin uyması gereken etik davranış ilkelerini, f) Başvuru sahibi: Kanun kapsamında başvuru hakkını kullanarak Kurula veya yetkili disiplin kurullarına başvuran gerçek kişileri, g) Bilgi: Kurum ve kuruluşların kayıtlarında yer alan 5176 sayılı Kanun kapsamında yapılacak inceleme ve araştırmalara ilişkin her türlü veriyi, h) Belge: Kurum ve kuruluşların sahip oldukları 5176 sayılı Kanun kapsamında yapılacak inceleme ve araştırmalarla ilgili yazılı, basılı veya çoğaltılmış dosya, evrak, kitap, dergi, broşür, etüt, mektup, program, talimat, kroki, plan, film, fotoğraf, teyp ve video kaseti, harita, elektronik ortamda kaydedilen her türlü bilgi, haber ve veri taşıyıcılarını, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Etik Davranış İlkeleri Görevin Yerine Getirilmesinde Kamu Hizmeti Bilinci

13 Madde 5 Kamu görevlileri, kamu hizmetlerinin yerine getirilmesinde; sürekli gelişimi, katılımcılığı, saydamlığı, tarafsızlığı, dürüstlüğü, kamu yararını gözetmeyi, hesap verebilirliği, öngörülebilirliği, hizmette yerindenliği ve beyana güveni esas alırlar. Halka Hizmet Bilinci Madde 6 Kamu görevlileri, kamu hizmetlerinin yerine getirilmesinde; halkın günlük yaşamını kolaylaştırmayı, ihtiyaçlarını en etkin, hızlı ve verimli biçimde karşılamayı, hizmet kalitesini yükseltmeyi, halkın memnuniyetini artırmayı, hizmetten yararlananların ihtiyacına ve hizmetlerin sonucuna odaklı olmayı hedeflerler. Hizmet Standartlarına Uyma Madde 7 Kamu kurum ve kuruluşlarının yöneticileri ve diğer personeli, kamu hizmetlerini belirlenen standartlara ve süreçlere uygun şekilde yürütürler, hizmetten yararlananlara iş ve işlemlerle ilgili gerekli açıklayıcı bilgileri vererek onları hizmet süreci boyunca aydınlatırlar. Amaç Ve Misyona Bağlılık Madde 8 Kamu görevlileri, çalıştıkları kurum veya kuruluşun amaçlarına ve misyonuna uygun davranırlar. Ülkenin çıkarları, toplumun refahı ve kurumlarının hizmet idealleri doğrultusunda hareket ederler. Dürüstlük Ve Tarafsızlık Madde 9 Kamu görevlileri; tüm eylem ve işlemlerinde yasallık, adalet, eşitlik ve dürüstlük ilkeleri doğrultusunda hareket ederler, görevlerini yerine getirirken ve hizmetlerden yararlandırmada dil, din, felsefi inanç, siyasi düşünce, ırk, cinsiyet ve benzeri sebeplerle ayrım yapamazlar, insan hak ve özgürlüklerine aykırı veya kısıtlayıcı muamelede ve fırsat eşitliğini engelleyici davranış ve uygulamalarda bulunamazlar. Kamu görevlileri, takdir yetkilerini, kamu yararı ve hizmet gerekleri doğrultusunda, her türlü keyfilikten uzak, tarafsızlık ve eşitlik ilkelerine uygun olarak kullanırlar. Kamu görevlileri, gerçek veya tüzel kişilere öncelikli, ayrıcalıklı, taraflı ve eşitlik ilkesine aykırı muamele ve uygulama yapamazlar, herhangi bir siyasi parti, kişi veya zümrenin yararını veya zararını hedef alan bir davranışta bulunamazlar, kamu makamlarının mevzuata uygun politikalarını, kararlarını ve eylemlerini engelleyemezler. Saygınlık Ve Güven Madde 10 Kamu görevlileri, kamu yönetimine güveni sağlayacak Şekilde davranırlar ve görevin gerektirdiği itibar ve güvene layık olduklarını davranışlarıyla gösterirler. Halkın kamu hizmetine güven duygusunu zedeleyen, şüphe yaratan ve adalet ilkesine zarar veren davranışlarda bulunmaktan kaçınırlar. Kamu görevlileri, halka hizmetin kişisel veya özel her türlü menfaatin üzerinde bir görev olduğu bilinciyle hizmet gereklerine uygun hareket eder, hizmetten yararlananlara kötü davranamaz, işi savsaklayamaz, çifte standart uygulayamaz ve taraf tutamazlar. Yönetici veya denetleyici konumunda bulunan kamu görevlileri, keyfi davranışlarda, baskı, hakaret ve tehdit edici uygulamalarda bulunamaz, açık ve kesin kanıtlara dayanmayan rapor düzenleyemez, mevzuata aykırı olarak kendileri için hizmet, imkan veya benzeri çıkarlar talep edemez ve talep olmasa dahi sunulanı kabul edemezler. Nezaket Ve Saygı Madde 11 Kamu görevlileri, üstleri, meslektaşları, astları, diğer personel ile hizmetten yararlananlara karşı nazik ve saygılı davranırlar ve gerekli ilgiyi gösterirler, konu yetkilerinin dışındaysa ilgili birime veya yetkiliye yönlendirirler. Yetkili Makamlara Bildirim Madde 12 Kamu görevlileri, bu Yönetmelikte belirlenen etik davranış ilkeleriyle bağdaşmayan veya yasadışı iş ve eylemlerde bulunmalarının talep edilmesi halinde veya hizmetlerini yürütürken bu tür bir eylem veya işlemden haberdar olduklarında ya da gördüklerinde durumu yetkili makamlara bildirirler. Kurum ve kuruluş amirleri, ihbarda bulunan kamu görevlilerinin kimliğini gizli tutar ve kendilerine herhangi bir zarar gelmemesi için gerekli tedbirleri alırlar. Çıkar Çatışmasından Kaçınma Madde 13 Çıkar çatışması; kamu görevlilerinin görevlerini tarafsız ve objektif şekilde icra etmelerini etkileyen ya da etkiliyormuş gibi gözüken ve kendilerine, yakınlarına, arkadaşlarına ya da ilişkide bulunduğu kişi ya da kuruluşlara sağlanan her türlü menfaati ve onlarla ilgili mali ya da diğer yükümlülükleri ve benzeri şahsi çıkarlara sahip olmaları halini ifade eder. Kamu görevlileri, çıkar çatışmasında şahsi sorumluluğa sahiptir ve çıkar çatışmasının doğabileceği durumu genellikle şahsen bilen kişiler oldukları için, herhangi bir potansiyel ya da gerçek çıkar çatışması konusunda dikkatli davranır, çıkar çatışmasından kaçınmak için gerekli adımları atar, çıkar çatışmasının farkına varır varmaz durumu üstlerine bildirir ve çıkar çatışması kapsamına giren menfaatlerden kendilerini uzak tutarlar.

14 Görev Ve Yetkilerin Menfaat Sağlamak Amacıyla Kullanılmaması Madde 14 Kamu görevlileri; görev, unvan ve yetkilerini kullanarak kendileri, yakınları veya üçüncü kişiler lehine menfaat sağlayamaz ve aracılıkta bulunamazlar, akraba, eş, dost ve hemşehri kayırmacılığı, siyasal kayırmacılık veya herhangi bir nedenle ayrımcılık veya kayırmacılık yapamazlar. Kamu görevlileri, görev, unvan ve yetkilerini kullanarak kendilerinin veya başkalarının kitap, dergi, kaset, cd ve benzeri ürünlerinin satışını ve dağıtımını yaptıramaz; herhangi bir kurum, vakıf, dernek veya spor kulübüne yardım, bağış ve benzeri nitelikte menfaat sağlayamazlar. Kamu görevlileri, görevlerinin ifası sırasında ya da bu görevlerin sonucu olarak elde ettikleri resmi veya gizli nitelikteki bilgileri, kendilerine, yakınlarına veya üçüncü kişilere doğrudan veya dolaylı olarak ekonomik, siyasal veya sosyal nitelikte bir menfaat elde etmek için kullanamazlar, görevdeyken ve görevden ayrıldıktan sonra yetkili makamlar dışında hiçbir kurum, kuruluş veya kişiye açıklayamazlar. Kamu görevlileri, seçim kampanyalarında görev yaptığı kurumun kaynaklarını doğrudan veya dolaylı olarak kullanamaz ve kullandıramazlar. Hediye Alma Ve Menfaat Sağlama Yasağı Madde 15 Kamu görevlisinin tarafsızlığını, performansını, kararını veya görevini yapmasını etkileyen veya etkileme ihtimali bulunan, ekonomik değeri olan ya da olmayan, doğrudan ya da dolaylı olarak kabul edilen her türlü eşya ve menfaat hediye kapsamındadır. Kamu görevlilerinin hediye almaması, kamu görevlisine hediye verilmemesi ve görev sebebiyle çıkar sağlanmaması temel ilkedir. Kamu görevlileri, yürüttükleri görevle ilgili bir iş, hizmet veya menfaat ilişkisi olan gerçek veya tüzel kişilerden kendileri, yakınları veya üçüncü kişi veya kuruluşlar için doğrudan doğruya veya aracı eliyle herhangi bir hediye alamazlar ve menfaat sağlayamazlar. Kamu görevlileri, kamu kaynaklarını kullanarak hediye veremez, resmi gün, tören ve bayramlar dışında, hiçbir gerçek veya tüzel kişiye çelenk veya çiçek gönderemezler; görev ve hizmetle ilgisi olmayan kutlama, duyuru ve anma ilanları veremezler. Uluslararası ilişkilerde nezaket ve protokol kuralları gereğince, yabancı kişi ve kuruluşlar tarafından verilen hediyelerden, 3628 sayılı Kanunun 3. maddesi hükümleri saklı kalmakla birlikte, sözkonusu maddede belirtilen sınırın altında kalanlar da beyan edilir. Aşağıda Belirtilenler Hediye Alma Yasağı Kapsamı Dışındadır: a) Görev yapılan kuruma katkı anlamına gelen, kurum hizmetlerinin hukuka uygun yürütülmesini etkilemeyecek olan ve kamu hizmetine tahsis edilmek, kurumun demirbaş listesine kaydedilmek ve kamuoyuna açıklanmak koşuluyla alınanlar (makam aracı ve belli bir kamu görevlisinin hizmetine tahsis edilmek üzere alınan diğer hediyeler hariç) ile kurum ve kuruluşlara yapılan bağışlar, b) Kitap, dergi, makale, kaset, takvim, cd veya buna benzer nitelikte olanlar, c) Halka açık yarışmalarda, kampanyalarda veya etkinliklerde kazanılan ödül veya hediyeler, d) Herkese açık konferans, sempozyum, forum, panel, yemek, resepsiyon veya buna benzer etkinliklerde verilen hatıra niteliğindeki hediyeler, e) Tanıtım amacına yönelik, herkese dağıtılan ve sembolik değeri bulunan reklam ve el sanatları ürünleri, f) Finans kurumlarından piyasa koşullarına göre alınan krediler. g) Aşağıda belirtilenler ise hediye alma yasağı kapsamındadır: h) Görev yapılan kurumla iş, hizmet veya çıkar ilişkisi içinde bulunanlardan alınan karşılama, veda ve kutlama hediyeleri, burs, seyahat, ücretsiz konaklama ve hediye çekleri, i) Taşınır veya taşınmaz mal veya hizmet satın alırken, satarken veya kiralarken piyasa fiyatına göre makul olmayan bedeller üzerinden yapılan işlemler, j) Hizmetten yararlananların vereceği her türlü eşya, giysi, takı veya gıda türü hediyeler, k) Görev yapılan kurumla iş veya hizmet ilişkisi içinde olanlardan alınan borç ve krediler. l) Bu Yönetmelik kapsamına giren en az genel müdür, eşiti ve üstü görevliler, bu maddenin 5 inci fıkrası ve 6 ncı fıkranın (a) bendinde sayılan hediyelere ilişkin bir önceki yılda aldıklarının listesini, herhangi bir uyarı beklemeksizin her yıl Ocak ayı sonuna kadar Kurula bildirirler. a) Kamu malları ve kaynaklarının kullanımı Madde 16 Kamu görevlileri, kamu bina ve taşıtları ile diğer kamu malları ve kaynaklarını kamusal amaçlar ve hizmet gerekleri dışında kullanamaz ve kullandıramazlar, bunları korur ve her an hizmete hazır halde bulundurmak için gerekli tedbirleri alırlar. Savurganlıktan Kaçınma Madde 17 Kamu görevlileri, kamu bina ve taşıtları ile diğer kamu malları ve kaynaklarının kullanımında israf ve savurganlıktan kaçınır; mesai süresini, kamu mallarını, kaynaklarını, işgücünü ve imkanlarını kullanırken etkin, verimli ve tutumlu davranırlar.

15 Bağlayıcı Açıklamalar Ve Gerçek Dışı Beyan Madde 18 Kamu görevlileri, görevlerini yerine getirirken yetkilerini aşarak çalıştıkları kurumlarını bağlayıcı açıklama, taahhüt, vaat veya girişimlerde bulunamazlar, aldatıcı ve gerçek dışı beyanat veremezler. Bilgi verme, saydamlık ve katılımcılık Madde 19 Kamu görevlileri, halkın bilgi edinme hakkını kullanmasına yardımcı olurlar. Gerçek ve tüzel kişilerin talep etmesi halinde istenen bilgi veya belgeleri, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununda belirlenen istisnalar dışında, usulüne uygun olarak verirler. Üst yöneticiler, ilgili kanunların izin verdiği çerçevede, kurumlarının ihale süreçlerini, faaliyet ve denetim raporlarını uygun araçlarla kamuoyunun bilgisine sunarlar. Kamu görevlileri, kamu hizmetleri ile ilgili temel kararların hazırlanması, olgunlaştırılması, alınması ve bu kararların uygulanması aşamalarından birine, bir kaçına veya tamamına, aksine yasal bir hüküm olmadıkça, o karardan doğrudan ya da dolaylı olarak etkilenecek olanların katkıda bulunmasını sağlamaya dikkat ederler. Yöneticilerin Hesap Verme Sorumluluğu Madde 20 Kamu görevlileri, kamu hizmetlerinin yerine getirilmesi sırasında sorumlulukları ve yükümlülükleri konusunda hesap verebilir ve kamusal değerlendirme ve denetime her zaman açık ve hazır olurlar. Yönetici kamu görevlileri, kurumlarının amaç ve politikalarına uygun olmayan işlem veya eylemleri engellemek için görev ve yetkilerinin gerektirdiği önlemleri zamanında alırlar. Yönetici kamu görevlileri, yetkisi içindeki personelin yolsuzluk yapmasını önlemek için gerekli tedbirleri alırlar. Bu tedbirler; yasal ve idari düzenlemeleri uygulamayı, eğitim ve bilgilendirme konusunda uygun çalışmalar yapmayı, personelinin karşı karşıya kaldığı mali ve diğer zorluklar konusunda dikkatli davranmayı ve kişisel davranışlarıyla personeline örnek olmayı kapsar. Yönetici kamu görevlileri, personeline etik davranış ilkeleri konusunda uygun eğitimi sağlamak, bu ilkelere uyulup uyulmadığını gözetlemek, geliriyle bağdaşmayan yaşantısını izlemek ve etik davranış konusunda rehberlik etmekle yükümlüdür. Eski Kamu Görevlileriyle İlişkiler Madde 21 Kamu görevlileri, eski kamu görevlilerini kamu hizmetlerinden ayrıcalıklı bir şekilde faydalandıramaz, onlara imtiyazlı muamelede bulunamaz. Kamu görevlerinden ayrılan kişilere, ilgili kanunlardaki hükümler ve süreler saklı kalmak kaydıyla, daha önce görev yaptıkları kurum veya kuruluştan, doğrudan veya dolaylı olarak herhangi bir yüklenicilik, komisyonculuk, temsilcilik, bilirkişilik, aracılık veya benzeri görev ve iş verilemez. Mal Bildiriminde Bulunma Madde 22 Kamu görevlileri, kendileriyle eşlerine ve velayeti altındaki çocuklarına ait taşınır ve taşınmazları, alacak ve borçları hakkında, 3628 sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu hükümleri uyarınca, yetkili makama mal bildiriminde bulunurlar. Kurul, gerek gördüğü takdirde mal bildirimlerini inceleme yetkisine sahiptir. Mal bildirimlerindeki bilgilerin doğruluğunun kontrolü amacıyla ilgili kişi ve kuruluşlar (bankalar ve özel finans kurumları dahil) talep edilen bilgileri, en geç otuz gün içinde Kurula vermekle yükümlüdürler. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Etik Davranış İlkelerinin Uygulaması ve Etik Kültürün Yerleştirilmesi Etik Davranış İlkelerine Uyma Madde 23 Kamu görevlileri, görevlerini yürütürken bu Yönetmelikte belirtilen etik davranış ilkelerine uymakla yükümlüdürler. Bu ilkeler, kamu görevlilerinin istihdamını düzenleyen mevzuat hükümlerinin bir parçasını oluşturur. Bu Kanun kapsamındaki kamu görevlileri, bir ay içinde, Ek-1 de yer alan "Etik Sözleşme" belgesini imzalamakla yükümlüdürler. Bu belge, personelin özlük dosyasına konur. Kurum ve kuruluşların yetkili sicil amirleri, personelin sicil ve performansını, bu Yönetmelikte düzenlenen etik davranış ilkelerine uygunluk açısından da değerlendirirler. Personeli bilgilendirme Madde 24 Kamu kurum ve kuruluşlarında istihdam edilen her düzeydeki personel, istihdama ilişkin koşulların bir parçası olarak etik davranış ilkeleri ve bu ilkelere ilişkin sorumlulukları hakkında bilgilendirilir. Etik Kültürün Yerleştirilmesi Ve Eğitimi Madde 25 Kurul, etik kültürün yerleştirilmesi ve geliştirilmesi konusunda her türlü çalışmayı yapar, yaptırır, araştırma, yayın, anket, kamuoyu yoklaması, bilimsel toplantılar ve benzeri etkinlikler düzenler, kamu görevlileri için eğitim programları hazırlar, koordine eder, yürütür veya bu konularda bakanlıklar, diğer kamu kurum ve kuruluşları, üniversiteler, mahalli idareler ve konusunda uzman sivil toplum kuruluşlarıyla işbirliği yapabilir.

16 Etik davranış ilkelerinin, kamu görevlilerine uygulanan temel, hazırlayıcı ve hizmet içi eğitim programlarında yer alması, kurum ve kuruluş yöneticilerince sağlanır. Kurumsal etik ilkeleri Madde 26 Bu Yönetmelikle belirlenen etik davranış ilkeleri, kapsama dahil kurum ve kuruluşlarda uygulanır. Ayrıca, yürüttükleri hizmetin veya görevin niteliğine göre kurum ve kuruluşlar kendi kurumsal etik davranış ilkelerini düzenlemek üzere Kurulun inceleme ve onayına sunabilir. Bilgi Ve Belge İsteme Yetkisi Madde 27 Bakanlıklar ve diğer kamu kurum ve kuruluşları, Kurulun başvuru konusu ile ilgili olarak istediği bilgi ve belgeleri süresi içinde vermek zorundadırlar. Kurul, bu Yönetmelik kapsamındaki kuruluşlardan ve özel kuruluşlardan ilgili temsilcileri çağırıp bilgi alma yetkisine sahiptir. İnceleme Ve Araştırma Yetkisi Madde 28 Kurul, etik davranış ilkelerine aykırı davranış ve uygulamalar hakkında, resen veya yapılacak başvurular üzerine, gerekli inceleme ve araştırmayı yapmaya yetkilidir. Kurul, etik ilkelere aykırı davranış ve uygulamalar hakkında yapacağı inceleme ve araştırmalara esas olmak üzere gerektiğinde yetkili makamlar kanalıyla kurum ve kuruluşlardan bilgi ve belge toplayabilir. Kurul inceleme ve araştırmasını etik davranış ilkelerinin ihlal edilip edilmediği çerçevesinde yürütür. Kurul yapacağı inceleme ve araştırmayı, en geç üç ay içinde sonuçlandırır. Kurul, ayrıca kurum ve kuruluşlarda etik davranış ilkelerinin yerleştirilmesi ve geliştirilmesi konusunda faaliyet, inceleme ve araştırma yapabilir. Etik Komisyonu Madde 29 Kurum ve kuruluşlarda, etik kültürünü yerleştirmek ve geliştirmek, personelin etik davranış ilkeleri konusunda karşılaştıkları sorunlarla ilgili olarak tavsiyelerde ve yönlendirmede bulunmak ve etik uygulamaları değerlendirmek üzere kurum veya kuruluşun üst yöneticisi tarafından kurum içinden en az üç kişilik bir etik komisyonu oluşturulur. Etik komisyonu üyelerinin ne kadar süreyle görev yapacağı ve diğer hususlar, kurum ve kuruluşun üst yöneticisince belirlenir. Etik komisyonu üyelerinin özgeçmiş ve iletişim bilgileri, üç ay içinde Kurul a bildirilir. Etik komisyonu, Kurul ile işbirliği içinde çalışır. Görüş Bildirme Madde 30 Kurul, kurum ve kuruluşların, etik davranış ilkeleri konusunda uygulamada karşılaştıkları sorunlara yönelik olarak görüş bildirmeye yetkilidir. Dördüncü Bölüm Başvuru Ve Resen İnceleme Usul Ve Esasları Başvuru Hakkı Madde sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına İlişkin Kanunda belirlenen esaslara göre, medeni hakları kullanma ehliyetine sahip Türkiye Cumhuriyeti Vatandaşları ile Türkiye'de oturan yabancı gerçek kişiler başvuruda bulunabilirler. Herhangi bir nedenle Türkiye de bulunup da başvuru nedeni sayılan etik ilkelerden birisine aykırı davranıldığına tanık olan yabancı, başvuru hakkı açısından Türkiye de oturuyor kabul edilir. Başvuruda bulunabilmek için başvuranın menfaatinin etkilenmesi koşulu aranmaz. Ancak, kamu görevlilerini karalama amacı güttüğü açıkça anlaşılan ve başvuranın kimliği tespit edilemeyen başvurular değerlendirmeye alınmaz. Yargı organlarınca incelenmekte olan veya karara bağlanmış bulunan uyuşmazlıklar hakkında Kurula veya yetkili disiplin kurullarına başvuru yapılamaz. İnceleme sırasında yargı yoluna gidildiği anlaşılan başvuruların işlemi durdurulur. Daha önce Kurulca incelenmiş şikayet konusu, yeni kanıtlar gösterilmedikçe bir daha Şikayet konusu yapılamaz ve incelenemez. Başvuru Biçimleri Madde 32 Başvurular; a) Yazılı dilekçe, b) Elektronik posta, c) Tutanağa geçirilen sözlü başvuru yolları ile yapılır. Başvuru Usulü Madde 33 Başvuru, gerçek kişiler tarafından adı, soyadı, oturma yeri veya iş adresi ile imzayı kapsayan dilekçelerle, en az genel müdür ve Kurulca genel müdür düzeyinde oldukları kabul edilen EK-2 listede bulunan unvanlarda bulunanlar için Kurul Başkanlığına, diğer görevliler için ise kurum yetkili disiplin kurullarına yöneltilmek üzere ilgili kurum amirliğine yapılır. Dilekçede, etik ilkeye aykırı davranış iddiasına ilişkin bilgi ve belgeler açık ve ayrıntılı olarak belirtilir. Elde bulunan belgeler dilekçeye eklenir. Başvuru konusu aykırı davranış iddiası, kişi, zaman ve yer belirtilerek somut biçimde gösterilir.

17 Başvuru dilekçelerinin daktilo ile yazılması veya bilgisayar çıktısı olması koşulu aranmaz. Dilekçelerin okunaklı ve anlaşılır olması yeterlidir. Başvurunun Kurul kayıtlarına geçtiği tarih, başvuru tarihidir. Başvuru dilekçeleri posta yoluyla da Kurula gönderilebilir. Bu durumda dilekçenin Kurul kayıtlarına geçtiği tarih süre başlangıcına esas alınır. Başvurunun tutanağa geçirilmek koşuluyla sözlü yapılması durumunda başvuranın imzası ve adresi de tutanağa alınır. Elektronik ortamda yapılacak başvurular Madde 34 Başvurunun; gerçek kişiler tarafından elektronik posta yoluyla yapılması halinde, başvuru sahibinin adı ve soyadı, oturma yeri veya iş adresi belirtilir. Türkiye de oturan yabancıların bu yolla yaptıkları başvurularda, pasaport numarası ve uyruğu gösterilir. Elektronik posta yolu ile yapılacak başvurularda, başvurunun Kurulun elektronik posta adresine ulaştığı tarih başvuru tarihidir. Başvuruların Kabulü Ve İşleme Konulması Madde 35 Başvuru dilekçeleri kaydedilir ve başvuran hazır ise tarih ve sayı içeren alındı verilir. Kurum ve kuruluşların herhangi bir birimine yanlışlıkla ulaşan başvuru dilekçeleri işleme konulmadan ilgisine göre yetkili disiplin kuruluna veya Kamu Görevlileri Etik Kurulu Başkanlığına gönderilir. a) Kaydedilen başvuru en kısa zamanda Kurul Başkanı veya görevlendireceği üye tarafından bir raportöre verilir. b) Raportör başvuruyu görev, konu ve kabul edilebilirlik yönlerinden inceleyerek bir ön rapor hazırlayıp Kurul Başkanına sunar. c) Raportörün raporunda, başvuranın adı, soyadı, şikayet edilen kamu görevlisinin adı, soyadı, görevi, başvuru konusu, raportörün önerisi, adı, soyadı ile tarih ve imzası yer alır. d) Rapor, Kurul Başkanı veya ilgili üye tarafından, gerekirse ilgili yerlerden gerekli ek bilgi ve belgeler de istenip eklenerek görüşülmek üzere Kurul gündemine alınır. e) Kurul raporu görüşerek gerekirse incelemeyi derinleştirmek suretiyle ilgili yerlerden gerekli bilgi ve belgelerin istenmesine karar verir. Başvurunun kabul edilebilir bulunması durumunda, şikayet edilen kamu görevlisinin savunması alınır. Savunma süresi, istem yazısının kendisine bildirildiği tarihi izleyen günden itibaren 10 gündür. Sürenin son gününün resmi tatil gününe rastlaması durumunda, tatili izleyen çalışma günü sürenin son günü olarak kabul edilir. f) Kendisinden bilgi istenen resmi ve özel kurum ve kuruluşlar istenen bilgi ve belgeleri belirlenen süre içinde Kurula vermekle yükümlüdürler. g) Kurul incelemesini en geç üç aylık süre içinde bitirerek üye tam sayısının salt çoğunluğu ile karar verir. Bu süre, başvurunun kayda alındığı tarihte başlar. h) Kurul Üyelerine, incelemelerin gerektirdiği durumlarda iş bölümü çerçevesinde görev verilebilir. i) ı) İsim ve imza bulunmayan başvuru dilekçeleri ile 33 ve 34 üncü maddelerde belirtilen unsurları içermeyen elektronik posta yolu ile gönderilmiş başvurular işleme konulmaz ve mümkünse durum başvuru sahibine bildirilir. Gerçeğe aykırı beyanları içerdiği sonradan anlaşılan başvurular, bu durumun anlaşıldığı tarihte işlemden kaldırılır. Elektronik posta yoluyla yapılan başvurularda, başvuru sahibi gerçek kişilerin verdiği T.C. kimlik numarası, İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğünün internet sayfasından başvuru sahibi tarafından verilen kimliğin doğru olup olmadığının tespiti amacıyla gerektiğinde sorgulanır. Gerçeğe aykırı ad ve soyadı ile yapılan başvurular işleme konulmaz. Elektronik ortamda veya yazılı olarak alınan başvuruların bilgi veya belge güvenliği kurum ve kuruluşlarda genel hükümlere göre sağlanır. Kurula gönderilen bilgi ve belgeler ile Kurul tarafından edinilen bilgilerin değerlendirme ve incelenmesinde gizlilik derecesi bulunanların korunmasında ve saklanmasında gizlilik ilkesine uyulur. Kurul Başkanı ve Üyeleri ile sekretarya personeli, gizlilik ilkesinin gereklerine uymakla yükümlüdür. Bu yükümlülük Kurul Başkan ve Üyeleri ile diğer personelin görevlerinden ayrılmalarından sonra da devam eder. İncelenmesi biten belgeler yerine geri gönderilir. Resen İnceleme Madde 36 Kurulun inceleme yetkisi içinde bulunan bir kamu görevlisinin etik ilkelere aykırı davrandığının çeşitli yollarla öğrenilmesi üzerine Kurul resen inceleme yetkisini kullanabilir. a) Bu konuda Kurul Başkanınca görevlendirilecek bir üyenin veya raportörün gözetiminde gerekli bilgiler toplanarak hazırlanan rapor Başkana sunulur. b) Başkan tarafından belirlenecek gündemde konu Kurulda görüşülerek gerekirse inceleme derinleştirilmek suretiyle gerekli bilgi ve belgeler getirtilir. İnceleme 35 inci maddede belirlenen usule göre tamamlanır, gerekli karar verilir. Toplanma Ve Karar Yeter Sayısı İle Kararlarda Bulunacak Hususlar Madde 37 Kurul, Başkan veya Başkanın özrü nedeniyle toplantıya katılamaması durumunda vekil olarak belirlediği Üyenin Başkanlığında üye tam sayısının salt çoğunluğu ile toplanır ve aynı çoğunlukla karar verir.

18 Kararlarda, başvuranın adı, soyadı ile şikayet edilen kamu görevlisinin adı, soyadı, görevi, karar tarih ve sayısı ile kararın dayandığı belge ve bilgiler, savunma ve inceleme sonucu ile karara katılan Başkan ve Üyelerin ad ve imzaları, varsa azlık oyu, raportörün adı, soyadı yer alır. İncelenmekte olan başvuru konusunun yargıya götürüldüğü anlaşılırsa inceleme bulunduğu aşamada durdurulur ve yargı kararı sonucuna göre değerlendirilir. Disiplin Kurullarında İnceleme Ve Karar Verme Usulü Madde sayılı Kanun ile bu Yönetmelik kapsamında bulunan ve Kurulun görev alanı dışındaki kamu görevlilerinin etik ilkelere aykırı davrandığı yolunda disiplin kurullarına yapılan başvurular, yetkili disiplin kurullarınca bu Yönetmelikte düzenlenen etik davranış ilkeleri ile başvuru usul ve esasları çerçevesinde incelenir. Bu kurulların verdiği etik ilkeye aykırı davranışın varlığı veya yokluğu konusundaki kararlar ilgili kurum veya kuruluş yetkilisine, hakkında başvuru yapılan kamu görevlisine ve başvuru sahibine bildirilir. Disiplin kurullarının kararları kamu oyuna duyurulmaz. Kararlar Üzerine Yapılacak İşlem Madde 39 Kararlar Başkan ve Üyeler tarafından imzalanmakla kesinleşir. Kesinleşen karar Başbakanlık Makamına sunulur. Kararlara karşı idari yargı yolu açıktır. Kurul, başvuruya konu işlem veya eylemi gerçekleştiren kamu görevlisinin etik davranış ilkelerine aykırı işlem ve eylemi olduğunu tespit etmesi halinde bu durumu Başbakanlık, Kurul kararı olarak Resmî Gazete aracılığıyla kamu oyuna duyurur, ancak, Kurul kararlarının yargı tarafından iptali halinde Kurul, yargı kararını yerine getirir ve Resmî Gazete de yayımlatır. Etik ilkeye aykırı davranışın saptanamadığına ilişkin kararlar da Başbakanlık Makamına ve ilgililere yazılı olarak bildirilir. Bu kararlar kamu oyuna duyurulmaz. Kabul edilebilirliliği bulunmayan başvurular hakkında verilen kararlar yalnızca başvuru sahibine iletilir. Madde 40 Oluştuğu tarihi izleyen günden başlayarak iki yıl içinde yapılmayan etik ilkelere aykırı davranışlar hakkındaki başvurular incelenmez. Geçici Madde 1 Bu Yönetmeliğin Resmî Gazete de yayımı tarihinden önce gerçekleşen etik ilkelere aykırı davranışlar şikayet ve ihbar konusu yapılamaz. Geçici Madde 2 Bu Yönetmeliğin yayımı tarihinden itibaren üç ay içinde kapsam içindeki kamu görevlileri, 23 üncü maddede düzenlenen "etik sözleşme" belgesini imzalarlar ve bu belgeler personelin özlük dosyasına konulur. Yürürlük Madde 41 Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme Madde 42 Bu Yönetmelik hükümlerini Başbakan yürütür. KAMU GÖREVLİLERİ ETİK KURULUNUN YETKİ ALANINA GİREN EN AZ GENEL MÜDÜR, EŞİTİ VE ÜSTÜ KAMU GÖREVLİLERİ A) TBMM ve Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliğinde - Genel Sekreter - Genel Sekreter Yardımcısı - Devlet Denetleme Kurulu Üyeleri B) 1 Başbakanlık ve Bakanlıklarda - Müsteşar - Müsteşar Yardımcısı - Genel Müdür - Teftiş Kurulu Başkanı - Kurul Başkanı (Ek göstergesi 6400 ve üzerinde olanlar) - Valiler - Kaymakamlar - Büyükelçiler, Daimi Temsilciler - Başbakan Başmüşaviri 2 Bağlı-İlgili ve İliŞkili Kurum ve Kuruluşlarda - Müsteşar - YÖK Başkanı, Yürütme Kurulu Üyeleri, Genel Sekreteri ve ÖSYM Başkanı - Müsteşar Yardımcısı - Genel Müdür - Teftiş Kurulu Başkanı ve Diğer Denetim Kurullarının Başkanları

19 - Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcıları (ek göstergesi 6400 ve üzeri) - Başkan (ek göstergesi 6400 ve üzeri olanlar) - Düzenleyici ve denetleyici Kurum ve Kurul Başkan ve Yardımcıları - Kurul Üyeleri - Kurum ve Kuruluş BaŞkan Yardımcıları (ek göstergesi 6400 ve üzeri olanlar) - Kamu İktisadi Teşekkülleri ve bağlı ortaklıklarının Genel Müdürü - Kamu İktisadi Teşekkülleri Yönetim ve Denetim Kurulu Üyeleri C) Mahalli İdarelerde - Büyükşehir Belediye Başkanı - İl ve İlçe Belediye Başkanları - BüyükŞehir Belediyesi Genel Sekreteri ve Genel Sekreter Yardımcıları - BüyükŞehir Belediyesi ve Bağlı Kuruluşları Genel Müdürü - BüyükŞehir Belediyesi Teftiş Kurulu Başkanı - İl Belediye ve İl Özel İdare Birlikleri ile bunların Üst Birlik Başkanları - BüyükŞehir Belediye İirketleri Genel Müdürleri, Yönetim ve Denetim Kurulu Üyeleri - BüyükŞehir sınırları içindeki Belediye Başkanları D) Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarında - Yönetim Kurulu Başkanı - Üst Birliklerde Başkan, Yönetim Kurulu Üyeleri ve Genel Sekreter E) 5176 sayılı Kanun çerçevesinde; ilgili mevzuatında özlük hakları veya emeklilik yönünden müsteşar, müsteşar yardımcısı, genel müdür statüsünde olduğu belirtilenler, Kanun kapsamında bulunan kurum ve kuruluşlardaki diğer yönetim ve denetim kurulu üyeleri ile teşkilat yapısı ve yürüttükleri hizmetlerin niteliği dikkate alınarak Kurul tarafından en az genel müdür veya eşiti sayılan diğer Kamu Görevlileri. EK 2 ETİK DEĞERLER VE DÜRÜSTLÜK 5176 sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması ve Bazı Kanunlarda DeğiŞiklik Yapılması Hakkında Kanunun 3 ve 7 nci maddelerine dayanılarak hazırlanıp tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikle; kamuda etik kültürünü yerleştirmek, kamu görevlilerinin görevlerini yürütürken uymaları gereken etik davranış ilkelerini belirlemek, bu ilkelere uygun davranış göstermeleri açısından onlara yardımcı olmak ve görevlerin yerine getirilmesinde adalet, dürüstlük, saydamlık ve tarafsızlık ilkelerine zarar veren ve toplumda güvensizlik yaratan durumları ortadan kaldırmak suretiyle kamu yönetimine halkın güvenini artırmak, toplumu kamu görevlilerinden beklemeye hakkı olduğu davranışlar konusunda bilgilendirmek ve Kurula başvuru usul ve esaslarını düzenlemiştir. Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 23 üncü maddesi gereğince Müdürlüğümüz personeline Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi imzalattırılarak özlük dosyalarına konulmuştur. Kamu görevlileri, görevlerini yürütürken ekte yer alan yönetmelikte belirtilen etik davranış ilke ve değerlere bağlı olarak görev yapmak ve hizmet sunmakla ve imzalamış oldukları etik sözleşmesine uymakla yükümlüdürler. EKLER LİSTESİ Ek 1- Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri İle Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Ek 2- Etik Sözleşmesi Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdırlar. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.

20 KAMU GÖREVLİLERİ ETİK SÖZLEŞMESİ Kamu hizmetinin her türlü özel çıkarın üzerinde olduğu ve kamu görevlisinin halkın hizmetinde bulunduğu bilinç ve anlayışıyla; Halkın günlük yaşamını kolaylaştırmak, ihtiyaçlarını en etkin, hızlı ve verimli biçimde karşılamak, hizmet kalitesini yükseltmek ve toplumun memnuniyetini artırmak için çalışmayı, Görevimi insan haklarına saygı, saydamlık, katılımcılık, dürüstlük, hesap verebilirlik, kamu yararını gözetme ve hukukun üstünlüğü ilkeleri doğrultusunda yerine getirmeyi, Dil, din, felsefi inanç, siyasi düşünce, ırk, yaş, bedensel engelli ve cinsiyet ayrımı yapmadan, fırsat eşitliğini engelleyici davranış ve uygulamalara meydan vermeden tarafsızlık içerisinde hizmet gereklerine uygun davranmayı, Görevimi, görevle ilişkisi bulunan hiçbir gerçek veya tüzel kişiden hediye almadan, maddi ve manevi fayda veya bu nitelikte herhangi bir çıkar sağlamadan, herhangi bir özel menfaat beklentisi içinde olmadan yerine getirmeyi, Kamu malları ve kaynaklarını kamusal amaçlar ve hizmet gerekleri dışında kullanmamayı ve kullandırmamayı, bu mal ve kaynakları israf etmemeyi, Kişilerin dilekçe, bilgi edinme, şikâyet ve dava açma haklarına saygılı davranmayı, hizmetten yararlananlara, çalışma arkadaşlarıma ve diğer muhataplarıma karşı ilgili, nazik, ölçülü ve saygılı hareket etmeyi, Kamu Görevlileri Etik Kurulunca hazırlanan yönetmeliklerle belirlenen etik davranış ilke ve değerlerine bağlı olarak görev yapmayı ve hizmet sunmayı taahhüt ederim. Adı Soyadı : Unvanı : Sicil No : İmza :

21 HASSAS GÖREVLER MÜDÜRE AİT HASSAS GÖREVLER HASSAS GÖREVLER Anayasa, Yasalar ve Yükseköğretim Kanununa uygun olarak Eğitim Öğretimde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek Enstitü Akademik Kurulu, Enstitü Kurulu ve EnstitüYönetim Kurulu gibi kurullara başkanlık etmek GÖREVLİ PERSONEL Müdür SORUMLU AMİR Rektör GÖREVİN YERİNE GETİRİLMEMESİNİN SONUÇLARI Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşmada aksaklıklar yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaşanması, Kurulların ve idari işlerin aksaması ile hak kaybı ALINACAK ÖNLEM İlgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilme yönünde gerekli çalışmaların tamamlanması, Zamanında kurullara başkanlık etmek Eğitim ve Öğretim İşleyişinin ve Öğrencilerin sorunlarını çözüme kavuşturmak Müdür Rektör Eğitim öğretim çalışmalarının yürütülmesi, Enstitü ihtiyaçlarının karşılanması, görevli personelin seçimi ve denetlenmesini sağlamak Müdür Rektör Enstitüdaki tüm personelin hiyerarşik amiri olarak gerekli denetim işlerini yapmak Müdür Rektör Satın alma ve ihale çalışmalarını denetlemek İç kontrol, stratejik plan ve faaliyet raporlarına katılmak Müdür Müdür Rektör Rektör Dikkate alınmayan sorunların büyümesi ve Enstitü genelinde huzurun bozulmasına zemin hazırlaması. Eğitim-öğretim ve idari işlerde aksamaların yaşanması ve hak kaybının oluşması Dikkate alınmayan sorunların büyümesi ve Enstitü genelinde huzurun bozulmasına zemin hazırlaması Harcama biriminin yasal sorumlulukları, personelin çalışma veriminin düşmesi, iş akışında aksaklıkların yaşanması Eğitim-öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşılamaması, verim düşüklüğü Öğretim elemanlarının mümkün olduğunca genel sorunlarla ilgilenip idareyle çözüm arayışına girmeleri. Gerekli hallerde uzmanlardan yardım alınmalı. Anabilim Dalları ve idari birimlerle irtibat içerisinde gerekli düzenlemelerin yapılması Hiyerarşik olarak gerekli tedbirlerin alınması, dikey iletişime önem verilmesi Anabilim Dalları ve idari birimlerle irtibat içerisinde ihtiyaç duyulan teçhizatın teminini usulüne uygun bir şekilde sağlamak ve bunun için gerekli yazışmaların takibini üstlenmek Anabilim Dalları ve diğer idari birimlerle irtibat içerisinde veri akışını sağlayıp eğitim yılı ile ilgili gerekli işbölümü çerçevesinde güncelleme paylaşımının yapılmasını sağlamak

22 HASSAS GÖREVLER MÜDÜR YARDIMCISINA AİT HASSAS GÖREVLER HASSAS GÖREVLER Yükseköğretim Kanununa uygun olarak Eğitim Öğretimde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek Müdürün bulunmadığı zamanlarda Enstitü Akademik Kurulu, Enstitü Kurulu ve EnstitüYönetim Kurulu gibi kurullara başkanlık etmek GÖREVLİ PERSONEL Müdür Yardımcısı SORUMLU AMİR Müdür GÖREVİN YERİNE GETİRİLMEMESİNİN SONUÇLARI Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşmada aksaklıklar yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaşanması, Kurulların ve idari işlerin aksaması ile hak kaybı ALINACAK ÖNLEM İlgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilme yönünde gerekli çalışmaların tamamlanması, Zamanında kurullara başkanlık etmek Fakülte binalarının kullanım ve onarım planlarının yürütümü ile odaların dağıtımını koordine etmek Tahakkuk, ayniyat ve teknik hizmetleri denetlemek Eğitim öğretim çalışmalarının yürütülmesi, Enstitü ihtiyaçlarının karşılanması, görevli personelin seçimi ve denetlenmesini sağlamak Temizlik hizmetler ile çevre düzenlemelerinin kontrolünü sağlamak Satın alma ve ihale çalışmalarını denetlemek İç kontrol, stratejik plan ve faaliyet raporlarına katılmak Müdür Yardımcısı Müdür Fiziki sorunlar ile hak kaybının ortaya çıkması Müdür Yardımcısı Müdür Günlük iş akışı ve idari işlerin aksaması, hak kaybının oluşması Müdür Yardımcısı Müdür Eğitim-öğretim ve idari işlerde aksamaların yaşanması ve hak kaybının oluşması Müdür Yardımcısı Müdür Çalışma veriminin ve kalitesinin düşmesi Müdür Yardımcısı Müdür Personelin çalışma veriminin düşmesi, iş akışında aksaklıkların yaşanması Müdür Yardımcısı Müdür Eğitim-öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşılamaması, verim düşüklüğü Anabilim Dalları ve idari birimlerle irtibat içerisinde gerekli düzenlemeleri yapmak İş akış süreçlerinin zamanında birimlerde yerine getirilmesi, belgelerin düzenlenmesi ve ilgili yerlere ulaştırılması, teknik kullanım cihazlarının zamanında bakımlarının gerçekleştirilmesi ve eksiklerin giderilmesi Anabilim Dalları ve idari birimlerle irtibat içerisinde gerekli düzenlemelerin yapılması Günlük rutin kontrollerin yapılmasını denetlemek, gerekli uyarı ve düzenlemeleri sağlamak. Anabilim Dalları ve idari birimlerle irtibat içerisinde ihtiyaç duyulan teçhizatın teminini usulüne uygun bir şekilde sağlamak ve bunun için gerekli yazışmaların takibini üstlenmek Anabilim Dalları ve diğer idari birimlerle irtibat içerisinde veri akışını sağlayıp eğitim yılı ile ilgili gerekli işbölümü çerçevesinde güncelleme paylaşımının yapılmasını sağlamak

23 ENSTİTÜ SEKRETERİNE AİT HASSAS GÖREVLER HASSAS GÖREVLER Görevden ayrılan personelin yerine görevlendirme yapılması Enstitü Kurulu, Enstitü Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurullarında Raportörlük yapıp kararlarının yazılması Kanun, yönetmelik ve diğer mevzuatın takibi ve uygulanması Kadro talep ve çalışmaları Bütçenin hazırlanması ve yönetimi Gizli yazıların hazırlanması Temizlik hizmetler ile çevre düzenlemelerinin kontrolünü sağlamak GÖREVLİ PERSONEL SORUMLU AMİR Müdür, Müdür Yardımcıları Müdür, Müdür Yardımcıları Müdür, Müdür Yardımcıları Müdür, Müdür Yardımcıları Müdür, Müdür Yardımcıları Müdür, Müdür Yardımcıları Müdür, Müdür Yardımcıları GÖREVİN YERİNE GETİRİLMEMESİNİN SONUÇLARI Görevin aksaması Zaman kaybı, hukuku sorumlulukların doğabilmesi Hak kaybı, yanlış işlem, kaynak israfı Hak kaybı Bütçe açığı ve hak kaybı İtibar ve güven kaybı Çalışma veriminin ve kalitesinin düşmesi ALINACAK ÖNLEM Birimler arası koordinasyon sağlanması ve görevlendirmelerin zamanında yapılması Zamanında görevi yerine getirmek Yapılan değişiklikleri takip etmek Planlı ve programlı bir Şekilde yürütmek Hazırlayan kişinin bilinçli olması gelecek yıllarda oluşacak harcamanın öngörülmesi Gizliliğe riayet etmek Günlük rutin kontrollerin yapılmasını denetlemek, gerekli uyarı ve düzenlemeleri sağlamak.

24 ARAŞTIRMA GÖREVLİLERİNE AİT HASSAS GÖREVLER Yükseköğretim Kanunu'nun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek Mezuniyet töreni ve uyum programı ile ilgili verilen görevleri yapmak Spor Şenliklerinde Enstitü temsil eden öğrenci gruplarına önderlik etme Ders ve sınav programlarının hazırlanması çalışmalarına katılmak ve sınavlarda gözetmenlik yapmak Bölümün eğitimöğretim faaliyetleri stratejik plan, performans kriterleri gibi her yıl yapılması zorunlu çalışmalarına katılmak Araştırma Görevlileri Araştırma Görevlileri Araştırma Görevlileri Araştırma Görevlileri Araştırma Görevlileri Müdür, Müdür Yardımcıları, Anabilim Dalı Başkanı Müdür, Müdür Yardımcıları, Anabilim Dalı Başkanı Müdür, Müdür Yardımcıları, Anabilim Dalı Başkanı Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşmada aksaklıklar yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaşanması Mezuniyet töreni ve uyum programlarında aksama Spor Faaliyetlerinde aksama, sporcu öğrenciler arası sorunlar çıkma riski Ders ve Sınav programlarında ve akademik işleyişte aksama Anabilim Dalı akademik ve idari faaliyetlerde aksama Anabilim Dalları öğretim üyelerinin ilgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilmesi, durumun hassasiyeti bağlamında iletişim kurulması Anabilim Dalı başkanlığı tarafından görevlendirilen araştırma görevlileri mezuniyet töreni provalarında ve törende öğrencilerin başında bulunarak etkinliğin sağlıklı işlemesine katkı sağlar. Müdürlük tarafından görevlendirilen araştırma görevlileri fakülteyi temsil eden spor takımlarının hazırlanmasında antrenörlük danışmanlık vs. görevleri üstlenir Anabilim Dalı sınav ve ders programlarını hazırlayacak komisyona yardımcı olmak Anabilim Dalının Eğitimöğretim faaliyetleri stratejik plan performans kriterleri gibi her yıl yapılması zorunlu çalışmaları hazırlamakla sorulu komisyonlara yardımcı olmak

25 TAHAKKUK BİRİMİNE AİT HASSAS GÖREVLER HASSAS GÖREVLER GÖREVLİ BİRİM SORUMLU AMİR Maaş hazırlamasında özlük haklarının zamanında temin edilmesi Maaş hazırlanması sırasında kişilerden kesilen kesintilerin doğru ve eksiksiz yapılması Ödeme emir belgesi düzenlemesi SGK na elektronik ortamda gönderilen keseneklerin doğru, eksiksiz ve zamanında gönderilmesi Müdürlüğün bütçesini hazırlamak Satın alma evrakının hazırlanması Doğum ve ölüm yardımlarını tahakkuk evraklarını hazırlamak Tahakkuk Bürosu Tahakkuk Bürosu Tahakkuk Bürosu Tahakkuk Bürosu Tahakkuk Bürosu Tahakkuk Bürosu Tahakkuk Bürosu Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, GÖREVİN YERİNE GETİRİLMEMESİNİN SONUÇLARI Hak kaybı oluşması Kamu ve kişi zararı Kamu zararına sebebiyet verme riski Kamu zararına ve kişi sebebiyet verme riski kişi başı bir asgari ücret cezası Bütçe eksik hazırlanırsa kamudan gelen para eksik olur Kamu zararı satın alma uzar alım gerçekleşmez Kişi zararına sebebiyet verme Kaç ay ya da yıl verilmediyse o kadar kişiye ödeme yapmak ALINACAK ÖNLEM Birimler arası koordinasyon sağlanması Birimler arası koordinasyon sağlanması ve bilinçli hareket edilmesi Kontrollerin doğru yapılması Hata kabul edilemez. Hazırlayan kişinin bilinçli olması gelecek yıllarda oluşacak harcamanın öngörülmesi Kontrollerin doğru yapılması Birimler arası koordinasyon sağlanması ve bilinçli hareket edilmesi HASSAS GÖREVLER Taşınır malların ölçerek sayarak teslim alınması depoya yerleştirilmesi Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini oluşturmak Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİNE AİT HASSAS GÖREVLER GÖREVLİ PERSONEL Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi SORUMLU AMİR Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, GÖREVİN YERİNE GETİRİLMEMESİNİN SONUÇLARI Mali kayıp menfaat sağlama, yolsuzluk Kamu zararına sebebiyet verme riski Birimdeki taşınırların kontrolünü sağlayamama zamanında gerekli evrakların düzenlenememesi kamu zararı Kamu zararına sebebiyet verme riski ALINACAK ÖNLEM Kontrollerin ehil kişilerce doğru yapılması Kontrollerin ehil kişilerce yapılması, işlem basamaklarına uygun hareket edilmesi Taşınırların giriş ve çıkış işlemlerini bekletilmeden anında yapılması, gerekli belge ve cetvellerin düzenli tutulması Kontrollerin doğru yapılması, gerekli tedbirlerin alınarak taşınırların emniyete

26 korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Kamu zararı, işin yapılmasına engel olma, iş yapamama durumu Kamu zararına sebebiyet verme riski, mali kayıp Kamu zararına sebebiyet verme, itibar kaybı alınması Stok kontrolünü belirli aralıklarla düzenli tutmak Hazırlayan kişinin bilinçli olması, birimdeki tüm taşınırların kayıtlı olduğundan emin olunması Kontrollerin doğru yapılması ihtiyaçların bilinçli bir şekilde belirlenmesi YAZI İŞLERİ BİRİMİNE AİT HASSAS GÖREVLER HASSAS GÖREVLER GÖREVLİ BİRİM SORUMLU AMİR Gelen giden evrakları titizlikle takip edip dağıtımını zimmetle yapmak Yapılacak toplantıların gündemlerini zamanında öğretim üyelerine bildirmek Enstitü İle ilgili her türlü bilgi ve belgeyi korumak ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek Süreli yazıları takip etmek Enstitü etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini destelemek Dönem sonu ve yılsonunda büro içerisinde gerekli düzenlemeyi sağlamak Öğretim elemanlarının görev süresi uzatımı işlemleri 1416 Sayılı Kanun uyarınca yapılan işlemler Akademik personel ayırma/ilişik kesme Yazı İşleri Bürosu Yazı İşleri Bürosu Yazı İşleri Bürosu Yazı İşleri Bürosu Yazı İşleri Bürosu Yazı İşleri Bürosu Yazı İşleri Bürosu Yazı İşleri Bürosu Yazı İşleri Bürosu Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Askerlik yazışmaları Yazı İşleri Bürosu Müdür, MüdürYardımcıları, Büroya gelen evrakların genel takibini yapmak Yazı İşleri Bürosu Müdür, MüdürYardımcıları, GÖREVİN YERİNE GETİRİLMEMESİNİN SONUÇLARI İşlerin aksaması ve evrakların kaybolması Toplantıların aksaması veya yapılamaması Hak kaybı, aranan bilgi ve belgeye ulaşılamaması İşlerin aksaması ve evrakların kaybolması Programların eksik hazırlanmasına yönelik verim düşüklüğü Çalışma veriminin düşmesi Hak kaybı Hak kaybı Hak kaybı Hak kaybı Hak kaybı ALINACAK ÖNLEM Evrakların takibi İş akışının titizlikle takibi Yapılan işin önemine dair idrakin tekrar gözden geçirilmesi Süreli yazılara zamanında cevap verilmesi Hazırlayan kişinin bilinçli olması, gelecek yıllarda oluşacak kaybın önlenmesi İşlerin zamanında yapılması Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması

27 ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİNE AİT HASSAS GÖREVLER HASSAS GÖREVLER Enstitümüzü yeni kazanan öğrencilerin kayıt hazırlıklarını yapılması Yatay geçiş kontenjanlarının ilanıve yatay geçişle kabul edilen öğrencilerin işlemlerinin yapılması ve obis programına girilmesi Anabilim Dalı kurulu çağrılarının yapılması, kurul kararlarının yazılması ve ilgililere tebliğ edilmesi Öğrenci işleri ile ilgili belgelerin muhafazası ve bölümle ilgili evrakların arşivlenmesi Eğitim -Öğretim ile ilgili ders görevlendirme, haftalık ders programı ve sınav programının zamanında yapılmasına yardımcı olmak Giden-gelen evrak gibi Öğrenci işleri yazışmalarının sistematik yedeklemesinin yapılması Anabilim Dalları öğrenci başarı durumları ve mezun sayılarının yapılması Disiplin işlemlerinin yapılması obis e girilmesi Üniversitemize bildirilmesi Maddi hata itiraz not değişikliklerinin Obis e girilmesi İstatistik bilgilerinin takibi düzenlenmesi ve ilgili yerlere ulaştırılması. GÖREVLİ PERSONEL Bürosu Bürosu Bürosu Bürosu Bürosu Bürosu Bürosu Bürosu Bürosu Bürosu SORUMLU AMİR Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, GÖREVİN YERİNE GETİRİLMEMESİNİN SONUÇLARI Karışıklığa sebebiyet vermek İşlerde aksama meydana gelmesi Kurul toplantılarının aksaması, zaman kaybı Kamu zararına ve kişi hak kaybına sebebiyet vermek Programların eksik hazırlanması ve verim alamama Bölümün idari işlerinde aksaklıkların doğması İstatiksel bilgi ve veri eksikliği Bilgilerde eksiklik karışıklık Bilgilerde eksiklik karışıklık Doğru verilerin takip edilememesi ALINACAK ÖNLEM Zamanında düzenli çalışmaların yapılması Zamanında düzenli çalışmaların yapılması Anabilim Dalları içi koordinasyonun sağlanması ve hatanın olmaması Hata kabul edilemez Hazırlayan kişinin bilinçli olması, gelecek yıllarda oluşacak kaybın önlenmesi Hata kabul edilemez Anabilim Dalları içi verilerin kontrollü ve doğru girilmesi Hata kabul edilemez Zamanında İşlemlerin yapılması, hak kaybının önlenmesi Zamanında İşlemlerin yapılması Erkek öğrencilerin askerlik belgelerinin şubelerine gönderilmesi Öğrencilerle ilgili her türlü işin obis Programına girilmesi işleminin yapılması Başbakanlık ve öğrenim kredisi ile ilgili işleri yapmak Öğrencilerle ilgili alınan yönetim kurulu kararlarına göre işlem yapmak Bürosu Bürosu Bürosu Bürosu Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Müdür, MüdürYardımcıları, Askerlikle İlgili yasal sıkıntıların çıkması Bilgilerde eksiklik karışıklık Bilgilerde eksiklik karışıklık, öğrencilerin hak kaybına uğramaları Bilgilerde eksiklik karışıklık Zamanında İşlemlerin yapılması, çıkabilecek yasal sıkıntıların önlenmesi Hak kaybının önlenmesi,zamanında İşlemlerin yapılması, Zamanında İşlemlerin yapılması, hak kaybının önlenmesi Yasal gerekliliklerin sağlanması, zamanında İşlemlerin yapılması, Öğrenci disiplin kayıtlarını tutmak,ilgili kişilere tebligatının yapılması, Bürosu Müdür, MüdürYardımcıları, Bilgilerde eksiklik karışıklık, yasal sorunların ortaya çıkması Zamanında İŞlemlerin yapılması, karşılıklı mağduriyetlerin engellenmesi Akademik değerlendirmelerini sonuçlandırarak, başarı durumlarını işlemek ve buna dayalı çeşitli istatistikler hazırlamak, Mezuniyet işlemleri için gerekli belgeleri düzenlemek Bürosu Müdür, MüdürYardımcıları, Bilgilerde eksiklik karışıklık, yasal sorunların ortaya çıkması, Kamu zararına ve kişi hak kaybına sebebiyet vermek Zamanında İşlemlerin yapılması, karşılıklı mağduriyetlerin engellenmesi

28 STANDART 2 MİSYON, ORGANİZASYON YAPISI VE GÖREVLER Misyonumuz Fen Bilimleri Enstitüsü olarak Atatürk ilke ve devrimlerine bağlı, laik ve Cumhuriyet ilkelerinden ödün vermeyen, çalışkan, bilgi ve birikimlerini tüm insanlık yararına kullanan, topluma yararlı, evrensel değerler ışığında, modern, yaratıcı ve pozitif düşünen, katılımcı, üretken ve yarattığı değerlerle ülkesini tüm dünyada temsil eden üstün nitelikli bireyler yetiştirmek, yüksek düzeyde bilimsel çalışma ve araştırma yapmak, bilgi ve teknoloji üretmek, üretimini toplum yararına sunarak bölgesel ve ulusal alanda gelişme ve sürdürülebilir kalkınmaya katkı sağlamayı misyon edinmiştir. Vizyonumuz Eğitim-Öğretim, araştırma-geliştirme ile bilimsel yayın ve uygulamada dünya standartlarına ulaşmak, öğrenciye bilgi yüklemek yerine, çağdaş teknolojiden yararlanarak onlara bilgiye ulaşmanın yollarını öğretmek; toplumu tüm kesimleriyle bütünleşerek Ülkemizin ve yöremizin bilim, teknoloji ve kültür hayatına katkıda bulunmak ve üniversite-sanayi-toplum işbirliğini güçlendirmek; evrensel değerlere sahip, küreselleşen, dünya koşullarına uygun, mevcut fiziksel mekân, makine, teçhizat, beyin gücü ve bilgi birikimini girişimci düşünceler ile değerlendirerek, ek finansal kaynak yaratan, gelişmiş ve modern işletme teknik ve yöntemlerini uygulayan çağdaş bir enstitü oluşturmaktır.

29 EK 1 ENSTİTÜUMUZ TEİKİLAT YAPISI Enstitü Müdürü Prof.Dr. Lütfullah TÜRKMEN Enstitü Kurulu Enstitü Yönetim Kurulu Müdür Yardımcısı Yrd.Doç.Dr. Gamze DOĞAN Hasan CANDAN Müdür Yardımcısı Yrd.Doç.Dr. Sibel ALAPALA DEMİRHAN Mustafa ÇİĞDEM Memur Yazı İşleri Diyap TAŞĞIN Sekreter Tahakkuk Ayniyat Erhan GÖKTAŞ Şef

30 EK 2 ENSTİTÜ MÜDÜRÜ (GÖREV TANIMI) MÜDÜR (Harcama Yetkilisi) Enstitü Müdürü, üç yıl için Rektör tarafından atanır. Süresi biten müdür tekrar atanabilir. Müdürün kendisine çalışmalarında yardımcı olmak üzere okulun aylıklı Öğretim Elemanları arasından en çok iki kişiyi müdür yardımcısı olarak seçer. Müdüre, görevi başında olmadığı zaman yardımcılarından biri vekâlet eder. Görev, Yetki ve Sorumlulukları Enstitü kurullarına başkanlık etmek, Enstitü kurullarının kararlarını uygulamak ve Enstitü birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak, Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde Enstitünün genel durumu ve işleyişi hakkında Rektöre rapor vermek, Enstitünün ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte Rektörlüğe bildirmek, Enstitü bütçesi ile ilgili öneriyi Enstitüunün yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra Rektörlüğe sunmak, Enstitüunun birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak, Enstitüun ve bağlı birimlerinin Öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılması ve geliştirilmesi, gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınması, öğrencilerin gerekli sosyal hizmetlerinin sağlanması, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılması takip ve kontrol altına alınması, ENSTİTÜ MÜDÜR YARDIMCILARI (GÖREV TANIMI) Müdürün çalışmalarında yardımcı olmak. Enstitüun yürüttüğü akademik ve idari işleri takip etmek. Gerektiğinde müdüre bilgi vermek. Enstitü birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak. Müdüre, görevi başında olmadığı zaman vekâlet etmek. Enstitüu yönetim kurulunda görev almak. Enstitü bütçe hazırlama süreçlerine katılmak. Faaliyet ve stratejik planın uygulanışını denetlemek, gerektiğinde güncellemek. EK 3 ENSTİTÜ KURULU (GÖREV TANIMI) a) Kuruluş ve İşleyiş : Enstitü kurulu, müdürün başkanlığında müdür yardımcıları ve okulu oluşturan bölüm veya anabilim dalı başkanlarından oluşur. Enstitü Kurulu normal olarak her yarıyıl başında ve sonunda toplanır.müdür gerekli gördüğü hallerde Enstitü kurulunu toplantıya çağırır. b) Görevleri: Enstitü kurulu akademik bir organ olup aşağıdaki görevleri yapar: 1. Enstitüun, eğitim - öğretim, bilimsel araştırma ve yayım faaliyetleri ve bu faaliyetlerle ilgili esasları, plan, program ve eğitim - öğretim takvimini kararlaştırmak, 2. Enstitü Yönetim Kuruluna üye seçmek, 3. Bu kanunla verilen diğer görevleri yapmaktır.

31 EK 4 ENSTİTÜ YÖNETİM KURULU (GÖREV TANIMI) a) Kuruluş ve İşleyiş: Enstitü yönetim kurulu, müdürün başkanlığında müdür yardımcıları ile müdürce gösterilecek altı aday arasından Enstitü kurulu tarafından üç yıl için seçilecek üç öğretim üyesinden oluşur. Enstitü yönetim kurulu müdürün çağırısı üzerine toplanır.yönetim kurulu gerekli gördüğü hallerde geçici çalışma grupları, eğitim - öğretim koordinatörlükleri kurabilir ve bunların görevlerini düzenler. b) Görevleri: Enstitüun yönetim kurulu, idari faaliyetlerde müdüre yardımcı bir organ olup aşağıdaki görevleri yapar: 1. Enstitü kurulunun kararları ile tespit ettiği esasların uygulanmasında müdüre yardım etmek, 2. Enstitü eğitim - öğretim, plan ve programları ile takvimin uygulanmasını sağlamak, 3. Enstitü yatırım, program ve bütçe tasarısını hazırlamak, 4. Müdürün Enstitünün yönetimi ile ilgili getireceği bütün işlerde karar almak, 5. Öğrencilerin kabulü, ders intibakları ve çıkarılmaları ile eğitim - öğretim ve sınavlara ait işlemler hakkında karar vermek, EK 5 ENSTİTÜ DİSİPLİN KURULU (GÖREV TANIMI) 1. Yükseköğretim kurumları içinde veya dışında yükseköğretim öğrenciliği sıfatına, onur ve şerefine aykırı harekette bulunan, öğrenme ve öğretme hürriyetini, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak kısıtlayan, kurumların sükün, huzur ve çalışma düzenini bozan, boykot, işgal ve engelleme gibi eylemlere katılan, bunları teşvik ve tahrik eden, yükseköğretim mensuplarının şeref ve haysiyetine veya şahıslarına tecavüz eden veya saygı dışı davranışlarda bulunan ve anarşik veya ideolojik olaylara katılan veya bu olayları tahrik ve teşvik eden öğrencilere; eylem başka bir suçu oluştursa bile ayrıca uyarma, kınama, bir haftadan bir aya kadar veya bir veya iki yarıyıl için kurumdan uzaklaştırma veya yükseköğretim kurumundan çıkarma cezaları verir 2. Enstitüun içinde veya dışında öğrencilerin işlemiş oldukları disiplin suçlarından dolayı soruşturma yapmaya ve doğrudan gerekli cezayı vermeye veya disiplin kuruluna sevketmeye Enstitü müdürü yetkilidir. 3. Disiplin soruşturmasına, olay öğrenilince derhal başlanılır ve soruşturma engeç onbeş gün içinde sonuçlandırılır. EK 6 ENSTİTÜ SEKRETERİ (GÖREV TANIMI) Görev, Yetki ve Sorumlulukları Yetki: 1. Enstitü İdari Teşkilatında bulunan birimler arasında uyumlu çalışmayı ve hizmetin yerine getirilmesini sağlamak ve denetlemek 2. Enstitü bütçesini hazırlamak ve kesinleşen bütçeyi uygulamak 3. Gerçekleştirme görevlisi olarak, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütmek

32 Sorumluluk: 5018 Sayılı Kanun uyarınca yapmaları gereken iş ve işlemlerden sorumludur Görev 1. Enstitü Akademik diğer bölüm ve birimleri ile koordineyi sağlayarak, hizmetin yerine getirilmesini sağlamak 2. Enstitü Kurulu ile Yönetim Kurulunda oya katılmaksızın raportörlük görev yapmak; bu kurullarda alınan kararların yazılması, imzalanması ve saklanmasını sağlamak 3. Enstitü Kurulu ve Yönetim Kurulu kararlarının ilgili birimlere ve Üniversiteye iletilmesini sağlamak 4. Enstitü İdari Teşkilatında görevlendirilecek personel hakkında İdari İşlerden Sorumlu Müdür Yardımcısına ve Müdüre öneride bulunmak 5. Basın ve halkla ilişkiler hizmetinin yürütülmesini sağlamak 6. Enstitü protokol, ziyaret ve tören işlerini düzenlemek 7. Enstitü Müdürlüğünün yazışmalarını yürütmek 8. Müdür tarafından verilecek idari görevleri yerine getirmek 9. Gerçekleştirme görevlileri, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütür. EK 7 PERSONEL SERVİSİ (GÖREV TANIMI) 1. Enstitümüzde çalışan Akademik ve İdari Personelin her türlü özlük işlemlerini kanun, tüzük, yönetmelik ve Üniversitemiz yönergelerine göre yürütmek ve iç ve dış yazışmaları yapmak. 2. Enstitümüzün insan gücü planlaması ve personel politikasıyla ilgili çalışmalar yapmak, personel sisteminin geliştirilmesiyle ilgili önerilerde bulunmak 3. Enstitünün insan gücü planlaması ve personel politikasıyla ilgili çalışmalar yapmak, personel sisteminin geliştirilmesiyle ilgili önerilerde bulunmak, 4. Enstitü personelinin göreve atanma ve ayrılma işlemleri ile her türlü özlük ve emeklilik işlemlerini yürütmek, 5. Müdürlük ve Enstitü Sekreterliği tarafından verilen benzeri görevleri yapmak, a- Yürütülen İşlemler 1. Özlük haklarıyla ilgili işlemler, 2. Emeklilik ve istifa işlemlerine ilişkin belgelerin (ibraname, ilişik kesme formu) hazırlanması, 3. Birim içi ve birim dışı yazışmalarını Müdürlük veya Enstitü Sekreterliği adına hazırlanması, 4. Kısmi zamanlı personele ilişkin işlemlerin yürütülmesi, 5. Oryantasyon Programı 6. İzin uygulama esasları çerçevesinde, izin takibi, 7. Disiplin uygulama esaslarının takibi, 8. Personel ile ilgili duyuruları hazırlamak, EK 8 ÖĞRENCİ İŞLERİ SERVİSİ (GÖREV TANIMI) Enstitümüzde kayıtlı her düzeydeki öğrencilerin özlük ve akademik işlemlerinin yürütüldüğü bir birim olan öğrenci işleri bürosu, Üniversite Dairesi ne bağlı olarak çalışır. Enstitü nin kuruluş ve görev teşkilatında, Enstitü Müdürlüğü nün bağlı bulunduğu Kayıt ve Not İşleri mevcuttur. A- AKADEMİK İŞLER -ÖZLÜK İŞLERİ 1. - Enstitüumuzu yeni kazanan öğrencilerin kayıt hazırlıklarını yapılması. 2. -Belirlenen harç miktarlarının obis programına girilmesi ve öğrencilere duyurulması. 3. -Yatay geçiş kontenjanlarının ilanı ve yatay geçişle kabul edilen öğrencilerin işlemlerinin yapılması ve obis programına girilmesi 4. -Af yasasından yararlanacak öğrencilerin işlemlerinin yapılması ve sisteme girilmesi 5. -Kayıt yenileme hazırlıklarını yapılması ve Internet üzerinden enline olarak kayıt yenileme,işlemleri yapılması. 6. -Öğrenci şifre hizmetleri 7. -Not girişi (Yönetim Kurulu Kararı ile alınan notların öğrenci otomasyon sistemine girişi) ve kayıt

33 Evrak Tarih ve yenileme Sayısı: 30/01/2017-E.4073 işlemlerinden kaynaklanan sorunların giderilmesi 8. -Enstitüumuz öğrencilerine yönelik sınavların organize edilmesi ve sonuçların kayda girilerek ilanı 9. -Disiplin işlemlerinin yapılması obis e girilmesi Üniversitemize bildirilmesi 10. -Maddi hata itiraz not değişikliklerinin Obis e girilmesi 11. -İstatistik bilgilerinin takibi düzenlenmesi ve ilgili yerlere ulaştırılması Burslarla ilgili tüm yazışmaları yapmak ve öğrencilere yardımcı olmak 13. -Başbakanlık ve öğrenim kredisi ile ilgili işleri yapmak 14. -Erkek öğrencilerin askerlik belgelerinin şubelerine gönderilmesi 15. -Okul öğrenci temsilciliği seçimiyle ilgili takvimi uygulamak 16. -Öğrenci bilgi formlarını (Öğrenci Sayıları) Üniversitemiz öğrenci işlerine bildirilmesi 17. -Öğrencilerle ilgili her türlü işin obis Programına girilmesi işleminin yapılması Öğrenci belgeleri, not belgesi ve öğrencilerin resmi kurumların istediği belgeleri hazırlamak, öğrencilerle ilgili tüm yazışmaları yapmak Üniversitemiz yıllık rehberinde okulumuzla ilgili bölümleri hazırlamak. 20. Öğrencilerin burs başvurularını alarak ilgili komisyona evrakları teslim etmesi. 21. Öğrenci disiplin kayıtlarını tutmak,ilgili kişilere tebligatının yapılması, 22. İzin işlemlerini düzenlemek, 23. Öğrencilerle ilgili alınan yönetim kurulu kararlarına göre işlem yapmak, 24. Kimlik, öğrenci belgesi v.b. taleplerini karşılamak, 25. Öğrencilerin kayıtlarını yapmak ve dosyalarını tutmak, 26. Öğrencilerin Üniversiteye girişinden itibaren her eğitim-öğretim yılı sonunda transkriptlerin alınarak öğrencilerin özlüğüne konulması. 27. Öğrenci harçlarının düzenli alınmasını sağlamak, 28. Akademik değerlendirmelerini sonuçlandırarak, başarı durumlarını işlemek ve buna dayalı çeşitli istatistikler hazırlamak, 29. Mezuniyet işlemleri için gerekli belgeleri düzenlemek. EK 9 İDARİ VE MALİ İŞLER SERVİSİ (GÖREV TANIMI) 1. Akademik ve İdari Personelin maaş, fazla mesai ve ek ders ücretleri ile tahakkuk işlerinin yapılması, 2. Bina ve eğitim öğretimde kullanılan makine teçhizatın bakım onarım giderlerinin ödenmesiyle ilgili evrakları düzenlemek ve arşivlemek. 3. SGK prim ödeme işlemleri, 4. SAY 2000İ sisteminin güncel tutulması, 5. Bütçe hazırlama süreçleri, 6. Satın alma süreçleri ve ödeme işlemlerinin takibi, 7. Personel emeklilik işlemleri, 8. Göreve başama ve özlük işlemleri, 9. Görev yollukları, konferans, kongre, seminer katılım vb ödemeleri yapmak. 10. Ayniyat işemleri,demirbaş sayım ve demirbaş düşüm işlemleri, 11. Faaliyet raporu ve Stratejik plan hazırlama süreçleri, 12. Okulumuz demirbaşlarının talep eden birim personelimize teslim edilmesi ve takibi işlemleri

34 UŞAK ÜNİVERSİTESİ Fen Bilimleri Enstitüsü Hizmet Birimleri Teşkilat Şeması 1 SUNULAN HİZMETLER PERSONEL İŞLERİ İDARİ VE MALİ İŞLER 1.Personel özlük işlemleri. 1. Maaş işlemleri. 2.Akademik ve idari personelin terfi 2.Ekders ödemeleri. Işlemleri. 3. Yurt içi geçici görev yolluğu ödemeleri. 3. Personel sağlık işlemleri. 4. Yurt içi sürekli görev yolluğu ödemeleri. 4.Personel görevlendirmeleri. 5. Bütçe işlemleri. 5.Emeklilik işlemleri. 6.Satın alma İşleri 6.İzin işlemleri. 7.SGK işlemleri 7.Akademik personel görev süresi Işlemleri. DESTEK HİZMETLER 8.Personel mal bildirimi,aile durum bildirimi ve aile yardım bildirim GÜVENLİK HİZMETLERİ Işlemlerinin takibi FOTOKOPİ HİZMETLERİ ÖĞRENCİ İŞLERİ TEMİZLİK İŞLERİ 1. Kazanan öğrencilerin kaydı, 2. Öğrenci belgesi verme. 3. Öğrenci not döküm (transkript) belgesi verme. 4. Öğrenci askerlik durum belgesi hazırlama, verme ve askerlik şubesine gönderme. 5. Öğrenci ders intibakı için uyum komisyonunu bilgilendirme. 6. Öğrencilere sunulan burs, harç ve yardımlar için burs komisyonunu bilgilendirme, 7. Yönetim ve disiplin kurulu kararlarına istinaden işlemleri yürütme, gerekli yazışmaları yapma. 8. Öğrencilerin ders devam takip işlemleri ile harç ödemeleri kontrolü yapma. 9. Öğrencilerin ders sınav sonuçlarının takibi ve sınav evraklarının saklama. 10. Öğrencilerle ilgili resmi yazışmaların yapılması ve duyuruların asılması. 11. Öğrenci ders seçmelerinde danışman öğretim elemanını bilgilendirme. 12. Öğrencilerle ilgili istatistiklerin oluşturulması ilgili birimlerle yazışmalarının yapılması. 13. Mezunların belirlenmesi ve mezuniyet belgesi düzenleme. 14. Mezun olan öğrencilerin diploma föylerini hazırlama ve gerekli evrakları düzenleme. 15. Öğrencilerin kayıt silme işlemlerini gerçekleştirme. 16. Öğrenci temsilcilerinin seçiminde öğrencilere kolaylık sağlama, yazışmalarını yapma. 17. Öğrenci faaliyetleri ile ilgili öğrencilere ve öğretim elemanlarına duyuru yapma. 18. Öğrencilerin her türlü akademik ve özlük işlemlerinin yönetmelikler çerçevesinde yapılması

35 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ GENEL ÖĞRENCİ İŞLERİ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Yazı İşleri Gelen Evrak Yazışma yoluyla veya elektronik ortamda gelen yazı. Yazı İşleri Gelen Evrak ve Ekleri tamam mı? Hayır Evrak ve ekleri kontrol edilir. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esasve Usuller Hakkında Yönetmelik Yazı İşleri Evet Evrak İade İşlemi Evraklar tamamlanmaküzere uygunsuzluk formuyla iade edilir. Evrak ile ilgili işlem yapılacak Evet mı? Hayır Evrakla ilgili işlem yapılıp yapılmayacağına karar verilir. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Evet İşlem sonuçlandırılır. Evrakla ilgili işlem yapılmayacaksa evrak kaydedilir ve ilgili dosyasına kaldırılır. YÖK Standart Dosya Planı Evrak birim içinde yönlendirilir Evrak ilgili birim veya birimlere gönderilir. YÖK Standart Dosya Planı Başvuru,Kayıt, Kayıt Yenileme, ve Yatay Geçiş İşlemleri Belirlenen Akademik Takvime göre başvuru takviminin hazırlanması, EABD Başkanlığından gelen başvuru koşul ve kontenjanlarının sisteme işlenmesi ve ilanı, kesin kayıt hakkı kazan adayların Enstitü Yönetim Kuruluna sunulması, Özel öğrenci, Yabancı Uyruklu ve Özel Şartlı öğrenci başvurularının alınması, EABD Başkanlıklarına gönderilmesi ve sonuçların EYK sunulması, kesin kayıt ve ara sınıf kayıt yenileme/mazeretli kayıt yenilemeve Senato Esasları uyarınca yatay geçiş işlemlerinin gerçekleştirilmesi, otomasyona işlenmesi, özlük dosyalarının açılması. UÜ LEÖY Senato Esasları, Akademik Takvim, UÜ Lisansüstü Başvuru Sistemi, Öğrenci Bilgi Sistemi, kesin kayıt belgeleri, Enstitü Yön. Kur. Kararı Derse Yazılma İşlemleri Ders plan ve programlarının ilanı ve sisteme işlenmesi. Derse yazılma süreci sonunda açılan/açılmayan derslerin belirlenmesi ve ilan edilmesi. Açılmayan Ders Yerine Bir Başka Derse Yazılma, ders saydırma, muafiyet, bir başka enstitüden ders alma işlemlerinin gerçekleştirilmesi, sisteme aktarılması. Enstitü Yön. Kur. Kararı, Enstitü Kur. Kararı, Öğrenci Bilgi Sistemi, Tez, Proje, Uzmanlık Alan Dersi ve danışmanlık işlemleri Tez öneri, konu ve konu değişikliği, uzmanlık alan dersinin yarıyıl sonu raporlarının toplanması, danışman-ortak danışman atama ve değişiklik takibi, EABD Başkanlığından t ez/proje savunma, doktora yeterlik, öneri, izleme jüri ve komite oluşturulması talebi, takibi ve özlük dosyalarına arşivlenmesi., Öğrenci Bilgi Sistemi, Enstitü Yön. Kur. Kararı, Enstitü Kur. Kararı, Öğrenci Belgesi, Askerlik, işlemleri Kesin kayıtları alınan öğrencileri Öğrenci kimliklerinin hazırlanması, öğrenci belgesi, Not Durumu Belgesi, askerlik sevk, sevk tehiri, sevk tehiri uzatma, sevk tehiri iptali belgelerinin düzenlenme işlemleri; k ayıt dondurma Yabancı uyruklu öğrencilerinin Emniyet Müdürlüğüneikamet tezkeresi yazısı nın hazırlanması. Öğr. Kimlik ve Belgesi, Not Dök.Belgesi,Dilekçe, 6111 Sayılı Kanun, Enstitü Yön.Kur. Kararı,Öğrenci Bilgi Sistemi, Askerlik sevk, sevk tehirbelgeleri, Sınav, mazeret sınavı, Başarı Notu Girişi, Not İtiraz İşlemleri Akademik takvime göre final sınav programlarının ilanı, Yarıyıl sonunda, yılsonu notlarının toplanması, liste ve sistemin karşılaştırılarakaktarılması; not itiraz ve mazeret sınav sonuçlarının sisteme işlenm esi. Enstitü Yön. Kur. Kararı,Not Listesi, Öğrenci Bilgi Sistemi,

36 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜSÜ SEKRETERLİĞİ ÖĞRENCİ İŞLERİ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Öğrenci Harç ve Burs İşlemleri Otomasyon üzerinden yapılan derse yazılmal arın sisteme aktarılmasından sonra UÜ Katkı Payı Esasları harç ücretleri kontrol edilmesi. Öğrenci Bilgi Sistemi Burslarla ilgili duyurula rın öğrencilere iletilmesi Tez Teslimi, Tez Kontrolü, Mezuniyet ileilişik Kesme İşlemleri ve Askerlik İşlemleri Tezlerinin teslim alınması, kontrolü, sınavlarının gerçekleştirilmesi, Başarılı olan Senato Esasları, Tez Yazım öğrencilerin mezuniyet işlemlerinin Klavuzu, nstitü E Yön.Kur.Kararı, yapılması, kendi isteği ile ilişiğinin kesilmesini Öğrenci Dilekçesi, Öğrenci Bilgi isteyen öğrencileri işlemlerinin yapılması. Sistemi. İstatistiki Bilgi İşlemleri YÖK tarafından gelen Yıllık İstatistik Formları doldurularak iade edilir. Öğrenci BilgiSistemi Öğrenci Yaş durumu -Aftan yararlanan Öğrenci Sayıları -Öğrenci sınıfları ve sayıları -Yabancı Öğrenci sayısı -Yeni gelen, kaydı silinen, mezun olan öğrenci sayısı Müdür Yazı İşleri Öğrenci Disiplin İşlemleri Yazışmaİşlemleri Arşiv İşlemleri Herhangi bir sebeple disiplin cezası alan Yükseköğretim Kurumları öğrencilerin bilgileri öğrenci otomasyon Öğr.Disiplin Yönetmeliği, programına işlenir. Enstitü Yön. Kurulu Kararı, Öğrenci Otomasyon Sistemi Mezun olan ya da ilişikleri kesilen öğrencilerin özlük dosyalarının vlenmesi, arşi Devlet Arşiv Hizmetleri tez ve cd lerinin YÖK Başkanlığı, Kütüphane Hakkında Yönetmelik Dai.Bşk., EABD Başkanlığına sistem üzerinden yüklenmes i ve arşivlenmesi. Tez listesinin oluşturulması ilan vedilmesi Servis Yazışma İşlemleri yapılır Resmi Yazışm alarda Uygulanan Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Yazı ve ekleri uygun mu? Evet Yazı paraflanır ve imzalanır. Hayır Yazı ve ekleri kontrol edilir Parafe ve imza işlemleri yapılır Resmi Yazışmalarda Uygulanan Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Resmi Yazışmalarda Uygulanan Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Hayır İmzave Paraf lar tamam mı? uygun mu? İmza ve parafların am tve eksiksiz olup olmadığı nın kontrolü yapılır. Resmi Yazışmalarda Uygulanan Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Evet ServisPersoneli Evrak kaydedilir Evrak Yazı İşleri Servisi Giden Evrak Kayıt YÖK Standart Dosya Planı Defterine kayde dilir Evrakın dağıtımı yapılır ve işlem son uçlandırılır. Evrak dağıtımı yapılmak üzere Yazı İşleri FormuElden Gönderilen Evrak Servisine gönderilir. Paraflı ikinci nüsha sı Zimmet Defteri ilgili dosyaya kaldırılır.

37 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ ÖĞRENCİ İŞLERİ YATAY GEÇİŞ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Uşak Üniversitesi Anabilim Dalı BaşkanlığınınÖnerisi Eğitim Öğretim önemi D başlamadan ABD Başkanlığı Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim kontenjan ve diğer koşulları Müdürlüğe önerir. Esasları ABD Başkanlığı Enstitü Kurulu Enstitü Sekr eteri Sekreterlik Enstitü Kurulunun Kararı ve Senato Onayı. ABD Başkanlığı nın önerisi üzerine Enstitü Kurulu Uşak Üniversitesi Senato ya sunmak üzere karar alır. Senato tarafından Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim Esasları Enstitü Kurul Kararı Onaylanır. Yatay geçiş Kontenjanlarının İnternetten ilanı Senato tarafından naylanan o yatay kontenjan ve başvuru şartları Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğü Lisansüstü Programlara resmi internet sitesinde ilan edilir. Başvuru ve Kayıt Klavuzu. Başvuruda Bulunan Öğrenci ABD Başkanlığı Ders dönemi bitmiş, teze başlamamış (Araştırma Gör.Hariç) Teze başlamış öğrenci yatay geçişe başvuramaz. En az bir yarıyıl tamamlamış başarılı öğrenci YATAY GEÇİŞ BAŞVURU FORMU ve ekleri ile başvurabilir. Anabilim Dalı Kurulununolumlu görüşü Genel not ortalaması enaz 3.00 ol an, başarısız dersi bulunmayan. Yurtiçindeki Bir Yükseköğretim Kurumundan Yatay Geçiş Talebinde Bulunabilmek için; a)eabd/easd nin uygun görüşü ve EYK kararı ile aynı ad veya derslerin %70 inin uyumlu olduğu bir programda kayıtlı olan, b)genel not ortalaması yüksek lisans için 2,50 doktora programı için en az 3.00 olan, c)başarısız dersi (devamsızlık sebebi de dâhil) bulunmayan, e)disiplin cezası almamış olan, f)lisansüstü programa en az bir (1) yarıyıl devam Uşak Üniversitesi etmiş olup tez aşamasında olmayan (Araştırma Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim Esasları Görevlileri hariç) öğrenciler tay geçiş ya başvurusu yapabilirler. g)üniversitemizde araştırma görevlisi kadrosuna atanıp başka bir üniversitede öğrenim gören veya enstitümüzde kadrosunun bulunduğu programı açık olmadığından başka bir programda öğrenim gören araştırma görevlileri, kadrosu nun bulunduğu lisansüstü programın açılması ile birlikte başvuru yapması durumunda EYK kararı ile başka bir şart aranmaksızın yatay geçiş hakkı kazanırlar. Enstitü Yönetim Kurulunun Kararı Sekreter Anabilim Dalına ve Öğrenciy e bildirilir. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Öğrencinin kaydı yapılır Sekreter Öğrencinin belgeleri diğer Enstitüden istenir

38 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ ÖĞRENCİ İŞLERİ KAYIT DONDURMA SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Yazı İşleri Kayıt yaptıran öğrenci Dilekçe yazar Enstitü Müdürlüğü sunar ne. Uşak Üniversitesi Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim Esasları Sekreter Müdürlük talebi İlk Enstitü Yönetim Kurulu Toplantısının Gündemine Alır. Uşak Üniversitesi Lisansüstü Eğitim Ve im Öğret Esasları Enstitü Yönetim Kurulu Müdür Haklı ve geçerli nedenler kapsamında EYK talebi inceler Uşak Üniversitesi Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim Esasları Yazı İş leri Olumlu ya da olumsuz sonuç öğrenciye Bildirilir. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Sonuç olumlu mu? EVET Kayıt dondurma işlemi yapılır HAYIR Yazı İşleri Yazı İşleri Öğrenci ye bildirilir Kayıt dondurma Anabilim Dalına bildirilir Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Kredi alıyorsa kredi yurtlar kurumuna bildirilir Yazı İşleri Yazı İşleri Öğrenciye bildirilir Dosyalama İşlemi Yapılır. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Standart Dosya Planı

39 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ ÖĞRENCİ İŞLERİ ÖĞRENCİ YENİ KAYIT SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğü Resmi İnternet Sayfasında ve UÜUşak Üniversitesi EYK Kararı Sonrasında, Mülakat Lisansüstü Başvuru Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim Sınavını Kazananların İnternetten ilanı Esasları Sisteminden Duyurulur. Öğrenci Başvuruda istenen belgelerle kayıt için Enstitüye başvuru yapar Öğrenci, başvuru kılavuzunda istenen belgeleri öğrenci işleri bürosuna teslim eder. Uşak Üniversitesi Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim Esasları Evrakların memur tarafından kontrolü Belgeler Eksik mi? HAYIR EVET Öğrenci şleri İ Öğrencinin Kaydı apılır y Öğrencinin, ğrenci Ö Bilgi istemine(öibs) kaydı yapılır. Uşak Üniversitesi Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim Esasları Öğrenci Danışman ABD Başkanlığı Ders seçmesi ve onaylatması için ders danışmanına gönderilir ÖİBS Uşak Üniversitesi Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim Esasları Danışman ABD Başkanlığı Dersler danışman tarafından onaylanır. Ders kayıt çıktısı alınır ÖİBS Uşak Üniversitesi Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim Esasları Danışman ABD Başkanlığı Ders kayıt çıktılarını Anabilim Dalı Başkanlığına teslim eder Uşak Üniversitesi Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim Esasları ABD Başkanlığı Ders kayıt çıktıları Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne gönderilir. Uşak Üniversitesi Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim Esasları İlgili memur gerekli kontrolleri yaparak öğrencinin dosyası na ekler. Dosyalama Sistemi. Kaydı yapılmaz eksikliklerin giderilmesi istenir Öğrenci Evrakını tamamlayan öğrenciler Eksiklikleri gidermeyenlerin kaydı yapılmaz

40 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ ÖĞRENCİ İŞLERİ ÖZEL ÖĞRENCİ KABULÜ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Öğrenci Öğrenci Enstitü web sayfasındaki ÖZEL ÖĞRENCİ BAŞVURU FORMU doldurur. Özel öğrenci kontenjanı, ilan edilen EABD kontenjanının %50 sini geçemez Uşak Üniversitesi Özel öğrenci Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim başvuruları, başvuru takviminde belirlenen Esasları süre içinde alınır. Yazı İşleri ABD Başkanlığı ABD Kurulu Öğrenci Başvuru Formunu ve diğer istenen belgeleri Enstitü Müdürlüğüne Teslim eder. Müdürlük öğrencinin Başvuru Formu ve diğer başvuru evraklarını görüş almak üzere ilgili ABD Başkanlığına gönderir. Anabilim Dalı Kurul kararı ile Enstitüye bildirilir Ekler 1-Diploma veya Mezuniyet Belgesi Uşak Üniversitesi 2-Bir adet fotoğraf Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim 3-ALES belgesi Senato Esasları 4-Not Döküm Belgesi veya Diploma Eki 5-Yabancı Dil Belgesi (varsa) Uşak Üniversitesi Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim Yönetmeliği Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Müdür Enstitü Yönetim Kurulu Sekreter Enstitü Yönetim Kurulu Anabilim Dalı KurulKararını değerlendirir Uşak Üniversitesi Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim Esasları Sekreter Sonuç olumlu mu? EVET HAYIR Yazı İşleri Anabilim Dalına ve Öğrenciye bildirilir Sonuç Öğrenciye Resmi Yazı ile bildirildiği gibi ayrıca -posta e ve sms yoluyla da bildirim Resmi Yazışmalarda yapılabilir. Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Öğrenci Öğrenci cari hizmet maliyetleri öğrenci katkıpayını yatırır YÖK Cari Hizmet Maliyetlerine Dair Alınan Karar Öğrenci Öğrenci nstitüye E kayıt yaptırmak üzere gelir Uşak Üniversitesi Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim Esasları Öğrencinin kaydı yapılır Özel öğrencilik statüsü 2 (iki) yarıyıldan fazla süremez ve kayıt yenileyip yenilemediğine bakılmaksızın 2 (iki) yarıyıl unda sonözel Uşak Üniversitesi öğrencilik statüsü sona erer. Bu statüde Lisansüstü ders Eğitim Ve Öğretim Esasları alan öğrenciler öğrencilik haklarından yararlanamaz (öğrenci kimliği verilmez, askerlik işlemleri yürütülmez). Kayıtlı özel öğrenciler sonraki dönemlerde katkı payı ve öğrenim giderini ödemek kaydıyla sadece ders kaydı yaptırırlar. Yazı İşleri Yazı İşleri Öğrenciye bildirilir Anabilim Dalına bildirilir Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik

41 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ ÖĞRENCİ İŞLERİ ÖĞRENCİ DANIŞMANLIK SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Ders Danışmanı atama işlemleri: YÖK Her öğrenci için, EYK Kararı ile Lisansüstü Eğitim -Öğretim Enstitülerinin Teşkilat ve İşleyiş Yönetmeliği nin 10. Uşak Üniversitesi dersler başlamadan önce anabilim ABD Başkanlığı Maddesi (Enstitü Kurulu tarafından Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim dalı başkanı danışman olarak onaylanan dersler içinden ilerini hang Esasları görevlendirilir. öğrencilerin özel ders programlarında yer alacağına, öğrencinin danışmanı karar verir. Bu görev, tez danışmanı atanıncaya kadar, ilgili Enstitü Anabilim veya Ana Sanat Dalı Başkanı tarafından yapılır.) uyarınca yapılmaktadır. Öğrenci Danışman Danışman; yarıyılın ilk haftasında müracaat eden öğrencilerin ders kayıtlarını kontrol ederek internet üzerinden onaylamak, onaylatmayanları uyarmakla görevlidir. Danışman Onayla ma İşlemleri ÖİBS den öğrenci dersleri kesinleştirdikten sonra yapılacaktır. Uşak Üniversitesi Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim Esasları Öğrenci Danışman Öğrenci İşler i Internet üzerinden (ÖİBS)ders kaydı yaptıran öğrenci, en geç yarıyılın ilk aftasında h ders kaydını internet (ÖİBS) üzerinden danışmanına onaylatmak zorundadır. Ders kaydını danışmanına onaylatmayan öğrencinin ders kaydı gerçekleşmez. Uşak Üniversitesi Lisansüstü Eğitim Ve Öğretim Esasları Danışman Danışmanlar öğrencilere diğer Akademik konularda danışmalık yaparlar.

42 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ ÖĞRENCİ İŞLERİ ÖĞRENCİ BURS SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Burs Kontenjanları Kurumlardan gelen burs kontenjanları öğrencilere duyurulur. Burs Kontenjanları ve Burs Bilgileri Enstitümüz Resmi İnternet Sayfasınd an Duyurulmaktadır. Öğrenciler Enstitü Müdürlüğüne başvurur. FBE Burs Komisyonu FBE Burs komisyonu ön inceleme ve mülakatlaönceden belirlenen kriterlere göredeğerlendirme yapar. Kontenjan dâhilinde belirlenen isimler Daire Başkanlığına veya ilgili birim/kuruma bildirilir. Burs kazananlar ilan. edilir Burs Kazanalar Enstitümüz Resmi İnternet Sayfasından Duyurulmaktadır. Yazı İşleri Belgeler tamamlanarak veren burs kurumlara iletilir. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik

43 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DERS MUAFİYETİ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Öğrenci, da ha önceki yıllarda başarılı olduğu derslerini akademik takvimde Uşak Üniversitesi Öğrenci Öğrencinin ilgili ABD Başkanlığına belirtilen süre içinde enstitüye Lisansüstü Eğitim Ve başvuru dilekçesi. başvurarak mezuniyet kredisine Öğretim Esasla rı saydırabilir. ABD Başkanlığı ABD Ders Muafiyet ve İntibak Komisyonu Sonbeşyılda alınan dersler ABD Ders Muafiyet ve İntibak Komisyonu Raporu düzenlenir. Üst Yazı ile Müdürlüğe Gönderilir. Notu en az Kredi aktarım ve muafiyet talebi yapılacak dersin öğrenci tarafından son Uşak Üniversitesi Yüksek Lis. için, CB beş yıl içinde alınmış olması gerekir. Bu Lisansüstü Eğitim Ve Doktora için BB talepler her yarıyıl başında ilgili Öğretim Esasları EABD'ye yapılır. Müdür Enstitü Yönetim Kurulu Sekreter Enstitü Yönetim Kurulu kararı tarafından ABD Başkanlığından gelen raporun ilk EYK de gündeme alınması sağlanır. Enstitü Yönetim Kurulu Enstitü Yönetim Kurulu, İlgili ABD Başkanlığından gelen Ders Muafiyeti Komisyonu Raporunu değerlendirir. ABD başkanlığı ders muafiyet ve intibak Uşak Üniversitesi komisyonu tarafından oluşturulan rapor Lisansüstü Eğitim Ve EYK'de karara bağlanır. Öğretim Esasları Sonuç olumlu mu? EVET HAYIR Yazı İşleri Öğrenci dosyasına işlenir tarafından ÖİBS den ilgili intibak ve Muafiyet işlemleri gerçekleştirilir. Yazı İşle ri Anabilim Dal ına ve Öğrenciye bildirilir Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Yazı İşleri Yazı İşleri Öğrenciye bildirilir Anabilim Dalına bildirilir Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik

44 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ ÖĞRENCİ İŞLERİ YATAY GEÇİŞ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman ABD Başkanlığı Enstitü Kurulu Enstitü Sekr eteri Sekreterlik Anabilim Dalı Başkanlığının önerisi Enstitü Kurulunun Kararı ve Senato Onayı. Eğitim Öğretim önemi D başlamadan ABD Başkanlığı kontenjan ve diğer koşulları Müdürlüğe önerir. ABD Başkanlığı nın önerisi üzerine Enstitü Kurulu Senato ya sunmak üzere karar alır. Senato tarafından Enstitü Kurul Kararı Onaylanır. Yatay geçiş Kontenjanlarının İnternetten ilanı Senato tarafından naylanan o yatay kontenjan ve başvuru şartları Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğü Lisansüstü Programlara resmi internet sitesinde ilan edilir. Başvuru ve Kayıt Klavuzu. Başvuruda Bulunan Öğrenci ABD Başkanlığı Ders dönemi bitmiş, teze başlamamış (Araştırma Gör.Hariç) Teze başlamış öğrenci yatay geçişe başvuramaz. En az bir yarıyıl tamamlamış başarılı öğrenci YATAY GEÇİŞ BAŞVURU FORMU ve ekleri ile başvurabilir. Genel not ortalaması enaz 3.00 ol an, başarısız dersi bulunmayan. Yurtiçindeki Bir Yükseköğretim Kurumundan Yatay Geçiş Talebinde Bulunabilmek için; a)eabd/easd nin uygun görüşü ve EYK kararı ile aynı ad veya derslerin %70 inin uyumlu olduğu bir programda kayıtlı olan, b) Genel not ortalaması yüksek lisans için 2,50 doktora programı için en az 3.00 olan, c)başarısız dersi (devamsızlık sebebi de dâhil) bulunmayan, eddisiplin cezası almamış olan, e)lisansüstü programa en az bir (1) yarıyıl devam etmiş olup tez aşamasında olmayan (Araştırma Görevlileri hariç) öğrenciler tay geçiş ya başvurusu yapabilirler. Anabilim Dalı Kurulununolumlu görüşü Enstitü Yönetim Kurulunun Kararı Sekreter Anabilim Dalına ve Öğrenciy e bildirilir. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Öğrencinin kaydı yapılır Sekreter Öğrencinin belgeleri diğer Enstitüden istenir

45 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ DERS AÇMA VE ÖĞRETİM ÜYESİ GÖREVLENDİRME SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Personel İşleri Akademik Takvim Anabilim Dallarına dersler ve dersi verecek öğretim üyelerin belir lenmesi için yazı yazılır. Öğretim Üyesi ihtiyacı yazısı Bir EABD/EASD de açılması düşünülen yeni bir ders için, dersi verecek öğretim UÜLisansüstü Eğitim elemanı; dersin içeriği, gerekçesi ve Öğretim Yönetmeliği kaynaklarını içeren müracaatını EABD/EASD başkanlığına yapar. ABD Kurulu Anabilim Dalı Kurul Kararıyla dersler ve öğretim üyeleri belirlenir. Anabilim Dalı Kurulu EABD/EASD başkanlığının teklifi ve Anabilim Dalı kurulu kararı sonrasında güz yarıyılında açılması talep edilen dersler UÜ Lisansüstü Eğitim - için Mayısayı, bahar yarıyılında açılması Öğretim Yönetmeliği talep edilen dersler Kasımayı için sonuna kadar lgili i enstitülere teklif edilir. ABD Başkanlığı Anabilim Dalı Kurul Kararı Enstitüye üst yazı ile gönderilir. Enstitü Kurulu Müdür Sekreterlik Enstitü Kurul Kararı ve Senato Onayı. UÜ Lisansüstü Eğitim - Açılması teklif edilen dersler EK nin uygun Öğretim Yönetmeliği görüşü ve Senato onayı ile açılır. Personel ve Öğrenci İşleri Ders ve öğretim üyesi görevlendirmeleri Anabilim Dalı Başkanlığına bildirilir. Ders ve öğretim üyesi görevlendirmeleri, görevli Enstitü Memuru tarafından, Öğrenci Bilgi Sistemine girilir. Müdür Personel İşleri Sekreterlik Onaylanan görevlendirmelerden sonra; Anabilim dallar ından gelen görevlendirme değişiklikleri için Enstitü Yönetim Kurulu kararı alınır. Enstitü Yönetim Kurulu EABD/EASD de ders verecek öğretim UÜ Lisansüstü Eğitim - üyelerinin görevlendirme değişikl ikleri; ilgili Öğretim Yönetmeliği Anabilim Dalı kurulu kararı, EYK nin uygun görüşü alınır. Müdür Sekreterlik Personel İşleri Enstitü Yönetim Kurulu Kararı Rektörlük Makamına gönderilir. Rektörlük Üniversite Yönetim Kurulu kararı ile değişiklik gerçekleşir. UÜ Lisansüstü Eğitim - Öğretim Yönetmeliği Sekreterlik Personel İşleri 2547 Sayılı Kanunun 40.maddes ine göre görevlendirilecek öğretim elemanı in; Rektörlük iç ilgili birimlere yazı yazar Sayılı Kanun madde 40.

46 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ EK DERS FORMLARININ HAZIRLANMASI SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Öğretim Üyesi ABD Başkanlığı ABD Başkanlığı Ek ders ödeme sürecinin en önemli belgeleri olan Ders Yükü Bilgi Formu her dönemin başında, Ek Ders Ücret Çizelgesi ödeme yapılacak her ayın sonunda ilgili öğretim elemanları tarafından hatasız doldurularak Anabilim Dalı Başkanına verilir. Anabilim Dalı Başkanlığı kendisine ulaşan formları haftalık ders programı i le karşılaştırarak kontrol eder Sayılı Kanunun 36.Maddesi, Sayılı Kanunun 11.Maddesi, Ders Yükü Tespiti Ve Ek Ders Ücreti Ödemelerinde Uyulacak Esaslar Sayılı Kanunun 36.Maddesi, Sayılı Kanunun 11.Maddesi, Ders Yükü Tespiti Ve Ek Ders Ücreti Ödemelerinde Uyulacak Esaslar. ABD Başkanlığı Anabilim Dalı Başkanlığı her dönemin başında - Ek Ders Ücreti Döküm Cetveli - Ders Dağılım Çizelgesini hazırlar ve - Ders Yükü Bilgi Formu ile birlikte ilk ödemede gönderi r Sayılı Kanunun 36.Maddesi, 2914 Sayılı Kanunun 11.Maddesi, Ders Yükü Tespiti Ve Ek Ders Ücreti Ödemelerinde Uyulacak Esaslar. ABD Başkanlığı Tahakkuk Bürosu Ders Yükü Bilgi Formu, Ek Ders Ücreti Döküm Cetveli, Ders Dağılım Çizelgesi ile öğretim elemanın ve Anabilim dalı başkanı tarafından incelenerek imzalandıktan sonra, izinli öğretim üyesi bulunup bulunmadığına ilişkin yazı ve Ek Ders Ücret Çizelgesi ile birlikte tahakkuk bürosuna gönderir 2547 Sayılı Kanunun 36.Maddesi, 2914 Sayılı Kanunun 11.Maddesi, Ders Yükü Tespiti Ve Ek Ders Ücreti Ödemelerinde Uyulacak Esaslar. Tahakkuk Bürosu Tahakkuk memuru formlarının haftalık ders programı ve Enstitü Kurulun kararına uygun hazırlanıp hazırlanmadığını kontrol eder 2547 Sayılı Kanunun 36.Maddesi, 2914 Sayılı Kanunun 11.Maddesi, Ders Yükü Tespiti Ve Ek Ders Ücreti Ödemelerinde Uyulacak Esaslar. Tahakkuk Bürosu Ek Ders Ödeme Formlarında hata var mı? EVET HAYIR Tahakkuk Bü rosu Hatalar düzeltilmek üzere ilgili bölüme gönderilir Müdür Tahakkuk Bürosu Formlar Müdür tarafından imzalanır

47 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ EK DERS FORMLARININ HAZIRLANMASI SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Tahakkuk Bürosu Tahakkuk Bürosu Ücretlendirme çalışmalarına başlamadan her ay için öğretim elemanlarının izin, rapor, görevlendirme alıp almadıkları yazı istenir. Formlar kontrol edilir, birimlerden belgeleri istenir. Toplanan mevzuata uygunluğu bakımından kontrol edilen bilgiler Ek ders ücreti hesaplama Programı na girilir Sayılı Kanunun 36.Maddesi, 2914 Sayılı Kanunun 11.Maddesi, Ders Yükü Tespiti Ve Ek Ders Ücreti Öde melerinde Uyulacak Esaslar Sayılı Kanunun 36.Maddesi, 2914 Sayılı Kanunun 11.Maddesi, Ders Yükü Tespiti Ve Ek Ders Ücreti Ödemelerinde Uyulacak Esaslar. Müdür Ek ders ücret bordrosu ve Banka Listesi nin çıktıları ile Ödeme emri belgesi hazırlanarak geliştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır Tahakkuk Bürosu Ödeme emri belgesi ve ekleri Tahakkuk evrakı teslim listesi ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir SGDB Tahakkuk Bürosu Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının ilgili birimde evrakların incelenmesinden sonra ödeme gerçekleştirecek bankaya Banka ödeme bilgiler elektronik ortamda gönderilir SGDB Tahakkuk Bürosu Banka ödeme emri kendilerine ulaşmasında n en geç iki gün sonra ilgililerin hesap numaralarına ek ders ücretleri yatırılır

48 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ İŞLEYİŞ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Yazı İşleri Gelen Evrak Yazışma yoluyla veya elektronik ortamda gelen yazılar Yazı İşleri Gelen evrak ve ekleri tamam mı? Hayır Evrak ve ekleri kontrol edilir. Resmi Yazışmalarda Uygulanan Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Yazı İşleri Evet Evrak İade İşlemi Evrak ve ekleri tamamlanmak üzere uygunsuzl uk formu ile iade edilir. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Müdür Yazı İşleri Evrak ile ilgili bir işlem yapılacak mı? Evrakla ilgili işlem yapılıp yapılmayacağına Resmi Yazışmalarda karar verilir ve evrak kaydedilir. Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Müdür Yazı İşleri Müdür ArşivSorumlusu İşlem sonuçlandırılır. Evrakın Birimİçinde Yönlendirilmesi Arşiv İşlemleri İşlem yapı lmayacaksa evrak kaydedildikten sonra ilgili dosyasına kaldırılır. Standart Dosya Planı Müdür ve tarafından sevk edilenevrak ilgili Servis veya Servislere zimmet ile gönderilir. Birim Arşivi oluşturulur, sorumlusu tespit Devlet edilir Arşiv Hizmetleri alt proseslerden arşive devredilen evraklar teslim alınır ve arşivleme işlemleri yapılır. Hakkında Yönetmelik, Yazı İşleri Sekreter ServisPersoneli ServisPersoneli Yazı İşleri Toplantı İşlemleri Maliİşler Toplantı ile ilgili gündem belirlenmesi ve Enstitü Kurul Karar Defteri, toplantı kararlarının yazımı ve dağıtımı gibi Enstitü YönetimKuruluKarar işlemler yürütülür. Defteri, Gelen-Giden Evrak Kaydı, Kurul Kararları yazımı ve dağıtımı,müdürlük yazışmaları, personel işlemleri (atama, izin ve personelin gölge dosyalarının takibi, bilgiedinmeile ilgili işlemler yapılır. Ek ders ücretleri işleml eri, Tedavi ve yolluk ödemeleri, Bütçe hazırlama işlemleri, ön mali kontrol işlemleri yapılır. Döner Sermaye İşletmesi ile ilgili iş ve İşlemler yürütülür. Satın alma Servisi Taşınır mal, sarf malzeme ve hizmet satın alımıişlemleri, ön mali kontrol işlemleri yapılır. Taşınır Mal Kayıt Kontrol Servisi Demirbaş ve sarf malzeme giriş-çıkış, depolama ve sayım işlemleri yapılır. İdari İşler Temizlik, Danışma, bakım -onarım, evrak ve kargo dağıtımı, sivil savunma ve bina/tesis ısıtma işlemleri yapılır. Öğrenci kayıt kabul, derse yazılma ve mezuniyet işlemleri, istatistiki bilgi işlemleri ve diğer işlemler yapılır.

49 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ YAZI İŞLERİ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Gelen Evrak Yazışma yoluyla veya elektronik ortamdan gelen yazılar Evet Gelen Evrak ve ekleri tamam mı? Hayır Evrak ve ekleri kontrol edilir Resmi Yazışma larda UygulanacakEsas ve Usul ler Hakkında Yönetmelik Evrak iade işlemi Evrak ve ekle ri tamamlanmak üzere uygunsuzluk formu ile iade edilir. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Müdür Evet Evrak ile ilgili işlem yapılacak mı? Hayır.Evrakla ilgili işlem yapılıp yapılmayacağına karar verilir ve kaydedilir. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Müdür Personel Rapor ve İzin Takip, İşleri Araştırma Görevlileri Yerleştirme İşlemleri Evrakın birim içinde yönlendirilmesi İşlem sonuçlandırılır. Evrak ile ilgili işlem yapılmayacaksa ilgili Standart Dosya Planı dosyasına kaldırılır. Evrak ilgili birim veya birimlere gönderilir. Akademik ve idari personelin işe 2547 / 657 Sayılı K. DM başlama, ayrılma, izin, hastalık raporları İzin İsteği ve Onayı Formu, İzin Takip Defteri, Öğretim Üyesi takip işlemleri, personelin gölge Dışındaki Öğretim Elemanı dosyalarının takibi, YÖK tarafından ilana Kadrolarına Naklen veya Açıktan çıkılan Araştırma Görevliliği kadrolarına Yapılacak Atamalarda Uygulana - başvurularının alınması sınav jürilerinin cak Merkezi sınav İle Giriş oluşturulması ve görevlendirilmesi, Sınavlarına İlişkin Usul - ve Esas kadroya atanacak arş.gö r. bildirilmesi Esaslar Hakkında Yönetmelik Müdür ServisPersoneli Kurum İçi -Dışı yazışma İşlemleri Enstitü Kurulu veenstitü Yönetim Kurulu İşlemleri Enstitü Kurulu ve Yönetim Kurulu Enstitü Kurul Defteri, üyelerine gündemi gönderilmesi, kurul Ens. Yön. Kur. Karar Defteri, kararlarının yazım dağıtımı ve ilan işlemleri yapılır. Resmi Yazışmalarda Kurum içi ve dışı yazışmaları ile Bilgi Uygulanacak Esas ve Usuller Edinme Kanunu kapsamındaki işlemler Hakkında Yönetmelik yürütülür. Bilgi Edinme Kanunu Müdür Hayır Yazı ve ekleri uygun mu? Hayır Resmi Yazışmalarda Yazı ve ekleri ile kurul kararları yazım Uygulanacak ve Esas ve Usuller dağıtım işlemleri kontrol edilir. Hakkında Yönetmelik Müdür Evet Kararlar/Y azılar parafla tılırve imzala tılır. Kararların imzalanması bittikten sonra Enstitü Kurulu karar defteri, Karar Defterlerine yapıştırılır ve defterler Enstitü Yönetim rulu Kukarar kurul üyeleri tarafından paraflanır. Defteri, Resmi Yazışmalarda Yazılar paraflanır ve imzalanır Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ServisSorumlusu İmza-Paraf ve Ekler Tamam mı? uygun mu? Hayır Evrakların imza, paraf ve eklerinin tam Resmi ve Yazışmalarda eksiksiz olup olmadığının kontrolü yapılır. Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Evet Evrakaydedilir. Evrakın kayıt işlemi yapılır. Evrakın Dağıtımı apılırve Y İşlem Sonuçlandırılır. Evrakın dağıtım işlemi yapılır. Yazının Kayıt ve Dosyalama Yönergesi aslı ilgili birim/kişiye teslim edilir, Yazının Posta Gönderileri İzlenimi paraflı ikinci nüshası ilgili dosyasına Formu, Elden Gönderilen Evrak kaldırılır. Zimmet Tutanağı

50 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ ENSTİTÜ YÖNETİM KURULUNA ÜYE SEÇİMİ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman 2547 Sayılı Kanun, Müdür, Enstitü Yönetim Kuruluna üye seçmek üzere Lisansüstü Eği tim-öğretim Müdür Enstitülerinin Teşkilat ve Enstitü Kurulu üyelerini toplantıya davet eder. İşleyiş Yönt. Madde 3-d. Sekreter Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönt. Madde 11 -d. Sekreter Seçim bir sonraki Enstitü Kurulu toplantısına kalır Gizli oyla yapılacak seçim için, üye sayısı kadar mühürlü oy ve zarf hazırlanır Enstitü Kurulu Müdür HAYIR EVET EK Üye sayısının yarısından fazlası toplantıya katıldı mı? Seçimiçin Enstitü Kurulu Toplanır. Müdür, Enstitü Kurulunaüçünün seçilmesi üzerinealtı adet adayını bildirir Sayılı Kanun, Lisansüstü Eğitim-Öğretim Enstitülerinin Teşkilat ve İşleyiş Yönt. Madde 3-d. Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönt. Madde 11 -d. Enstitü Kurulu Müdür Oylar sayılarak sonuçlar açıklanır Enstitü Kurulu İlk turda salt çoğunluğu sağlayan aday var mı? EVET HAYIR Müdür Müdür,seçime katılan üye sayısının tamamının veya çoğunluğun oyunu alan adayı yönetim kurulu üyesi olarak atar. Müdür Sekreter Atama seçilen üyeye ve rektörlüğe yazı ile bildirilir 2547 Sayılı Kanun, Lisansüstü Eğitim-Öğretim Enstitülerinin Teşkilat ve İşleyiş Yönt. Madde 3-d. Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönt. Madde 11 -d. Sekreter Oy pusulaları, tutanak, yapılan yazışmalar dosyalanır Müdür İkinci tura geçilir Müdür Beşinci tur sonunda oyların eşit çık ması halinde Müdür, eşit oy alanlardan birini yönetim kurulu üyesi olarak atar

51

52 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ SATIN ALMA SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Mal ve Hizmet Alımı Talebi Bölüm ve Servislerin Malzeme Talepleri Malzeme Talep Fişi Talep yazısı ve ekleri tamam mı? Evrak ve eklerin uygunluğu kontrol edilir Resmi Yazışmalarda Uygulanan Esas ve Usulleri Hakkında Yönetmelik EnstitüSekreteri Evet Hayır Evrak İade İşlemi Evrak ve ekle ri tamamlanmak üzere uygunsuzluk formuyla iade edilir. Harcama Yetkilisi EnstitüSekreteri Gerçekleştirme Görevlisi Bütçe ödeneği uygun mu? Hayır Bütçe ödenekleri kontrol edilir. UÜ Yılık Bütçe Kanunu ile Tahsis Edilen Ödenekler Müdür EnstitüSekreteri Gerçekleştirme Görevlisi Malzeme Alımı Evet Evrakın Servis içinde yönlendirilmesi İşlem sonuçlandırılır Hizmet Alımı Bütçe ödeneği uygun değilse evrak, ilgilerine göre dosyaya kaldırılır, gelen birim/bölüme bilgi verilerek işlem sonuçlandırlır. Evrak ilgili personele sevkedilir Telefon, Su, Yakacak vs. hizmet ve mal alımı işlemleri yapılır. Standart Dosya Planı Resmi Yazışmalarda Uygulanan Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik KİK Kanunu ile ilgili Yönetmelikler ve Ekleri Gerçekleştirme Görevlisi EnstitüSekreteri Gerçekleştirme Görevlisi Piyasa araştırması yapılır, Teklifler dağıtılıp toplanır. Satınalma Onay Belgesi Hazırlanır Fatura Alınır Ödeme EmriBelgesi Hazırlanır -Hizmet alımları ile ilgili faturalar alınır ve işleme konulur. -Mal alımı için Piyasa araştırması yapılır, teklifler dağıtılıp toplanır ve değerlendirilir. Hizmet alımları ile ilgili Ödeme Emri Belgesi Hazırlanır ve ekli belgeleriyle Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı na teslim edilir. Mal alımı için onay alınır. KİK Kanunu ile ilgili Yönetmelikler ve Ekleri KİK Kanunu ile ilgili Yönetmelikler ve Ekleri Satınalma Onay Defteri Harcama Yetkilisi EnstitüSekreteri Gerçekleştirme Görevlisi Evet Onay alındı mı? Hayır Harcama Yetkilisinin onayına sunulur, bu süreç takip edilir. KİK Kanunu ile ilgili Yönetmelikler ve Ekleri Gerçekleştirme Görevlisi Mal-Malzemelerin teslim alınması ve Muayene Raporunun düzenlenmesi Piyasadan temin edilen malzemelerin sayımı ve kontrolü yapılarak faturaları ve belgeleri alınır. Muayene Raporu düzenlenir. KİK Kanunu ile ilgili Yönetmelikler ve Ekleri Gerçekleştirme Görevlisi Satınalınan mal - malzemelerin Taşınır Mal Kayıt Kontrol Birimine Teslim edilmesi Satınalınan mal-malzemeler Taşınır Mal Kayıt-Kontrol birimine teslim edilir ve Taşınır İşlem Fişi hazırlanır. KİK Kanunu ile ilgili Yönetmelikler ve Ekleri Gerçekleştirme Görevlisi Ödeme Emri Belgesi Hazırlanması Ödeme yapılmak üzere Ödeme Emri Belgesi hazırlanır. KİK Kanunu ile ilgili Yönetmelikler ve Ekleri Harcama yetkilisi EnstitüSekreteri Gerçekleştirme Görevlisi Ön mali Kontrol İşlemleri 1 2 İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin Usül ve Esaslar hakkında Yönetmelik gereği Ön Mali Kontrole tabi tutulması zorunlu olan işlemler ile Her Mali Yıl başında riskli alanlar belirlenerek Rektörlük Oluru ile alınan Ön Mali Kontrole tabi iş ve işlemler ön Mali kontrole tabi tutulur İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin Usül ve Esaslar hakkında Yönetmelik

53 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ SATIN ALMA SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman 1 2 EnstitüSekreteri Ödeme Emri Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı na gönderilir. Hazırlanan Ödeme Emri Belgesi Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına teslim edilir. EnstitüSekreteri Gerçekleştirme Görevlisi ServisSorumlusu E Hak ediş ödendi mi? Evet Hayır Mal bedelinin Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığınca ödenip ödenmediği takip edilir. Satın alma işlemi bitirilir Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığınca bedeli ödenen mal ve malzemenin satınalma işlemi bitirilir. KİK Kanunu ile ilgili Yönetmelikler ve Ekleri Müdürü EnstitüSekreteri Gerçekleştirme Görevlisi Gerçekleştirme Görevlisi Tedarikçi Değerlendirme İşlemleri Yazışma işlemleri Tedarikçi Değerlendirme Formu düzenlenir. Yıllık olaraktedarikçiler değerlendirilir. Servis yazışma işlemleri yapılır. KİK Yönetmeliği ve ekleri Resmi Yazışmalarda Uygulanan Esas ve Usulleri Hakkında Yönetmelik Gerçekleştirme Görevlisi Yazı ve ekleri uygun mu? Hayır Yazı ve eklerinin doğru ve tam olup olmadığı incelenir. Resmi Yazışmalarda Uygulanan Esas ve Usulleri Hakkında Yönetmelik Müdür EnstitüSekreteri Gerçekleştirme Görevlisi Evet Evrak paraflanır ve imzalanır Yazışma işlemi tamamlanan evraklar paraflanır, ilgili üst amirlere paraflatılır ve imzalatılır. Resmi Yazışmalarda Uygulanan. Esas ve Usulleri Hakkında Yönetmelik EnstitüSekreteri Gerçekleştirme Görevlisi Paraf ve İmzalar Tamam mı? Hayır Evrakların imza, paraf ve eklerinin tam ve eksiksiz olup olmadığının kontrolü yapılır. Resmi Yazışmalarda Uygulanan. Esas ve Usulleri Hakkında Yönetmelik Evet Evrak Kaydedilir. Evrakın kayıt işlemi yapılır, Yazı İşleri Servisi Giden Evrak Kayıt Defterinden numara alınır. (Yazı İşleri Giden Evrak Kayıt Defteri,) Evrakın dağıtımı yapılır ve işlem sonuçlandırılır. Evrak dağıtımı yapılmak üzere Yazı İşleri Servisine gönderilir.

54 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ MALİ İŞLER İŞLEYİŞ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Yazı İşleri Gelen Evrak Yazışma yoluyla veya elektronik ortamda gelen evrak Yazı İşleri Gelen evrak ve ekleri uygun mu? Hayır Evrak ve eklerin uygunluğu kontrol edilir. Resmi Yazışmalarda Uygulanan Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Müdür Yazı İşleri Evet Evrak İade İşlemi Evraklar tamamlanmak üzere Uygunsuzluk Formuyla iade edilir. Gelen evrak ile ilgili işlem yapılacak mı? Yazı İşleri Hayır Talebin uygunluğu kontrol edilir. Resmi Yazışmalarda Uygulanan Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Yazı İşleri Evet İşlem Sonuçlandırılır. Evrakla ilgili işlem yapılmayacaksa Evrak ilgili dosyasına kaldırılarak işlem sonuçlandırılır. Standart Dosya Planı Müdür Evrakın Servis içinde yönlendirilmesi Evrak ilgili personele sevkedilir Resmi Yazışmalarda Uygulanan Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Müdür Maaş-Tahakkuk İşleri Ek Ders Yükü ve Personelin Fazla Mesai İşlemleri Akademik Personelin ek ders yükleri ve final sınav puantajları ile idari personelin ΙΙ. Öğretimfazla mesai işlemleri hazırlanır ve gereği yapılmak üzere, üst yazı ile Personel Dairesi Başkanlığına gönder ilir Sayılı Kanun, 657Sayılı Kanun, 3843 Sayılı ΙΙ. Öğretim Kanunu, Yüksek Öğrenim Personel Tebliği Genel Kanunu, Müdür Maaş-Tahakkuk İşleri Ödeme İşlemleri Döner Sermaye İşletmesi İşlemleri Her türlü personel yolluk giderleri için Ödeme Emri Belgesi düzenlenir. Ekli belgeleri ile birlikte Evrak Teslim Tutanağı ile Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına teslim edilir. Döner Sermaye İşletmesi ile ilgili iş ve İşlemleri yürütülür. Ödeme Emri, Yurt İçi Geçici ve Sürekli Görev Yolluğu Bildirimi, Enstitü Yönetim KuruluKararı Müdür Maaş-Tahakkuk İşleri Bütçe Hazırlama İşlemleri Her yıl yayınlanan Bütçe Kanunu ve Bütçe Uygulama Talimatı doğrultusunda istenen zaman içerisinde bir sonraki 3 yıl için bütçe teklifleri hazırlanır ve gereği yapılmak üzere Strateji Dairesi Başkanlığı na gönderilir. Geliştirme 5018 Sayılı Kanunla İlgili Yönetmelikler ve Ekleri Harcama Yetkilisi Gerçekleştirme Görevi Maaş-Tahakkuk İşleri Ön mali Kontrol İşlemleri İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin Usul ve Esaslar hakkında Yönetmelik gereği Ön Mali Kontrole tabi tutulması zorunlu olan işlemler ile Her Mali Yılbaşında riskli alanlar belirlenerek Rektörlük Oluru ile alınan Ön Mali Kontrole tabi iş ve işlemler ön Mali kontrole tabi tutulur. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin Usul ve Esaslar hakkında Yönetmelik

55 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ MALİ İŞLER İŞLEYİŞ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Yazı İşleri Yazışma İşlemleri Servis yazışma işlemleri yapılır. Resmi Yazışmalarda Uygulanan Esas ve Usulleri Hakkında Yönetmelik Müdür Yazı ve ekleri uygun mu? Hayır Yazı ve ekleri kontrol edilir Resmi Yazışmalarda Uygulanan E sas ve Usulleri Hakkında Yönetmelik Evet Müdür Evrak paraflanır ve imzalanır. Parafe ve imza işlemleri yapılır Resmi Yazışmalarda Uygulanan. Esas ve Usulleri Hakkında Yönetmelik İmza ve Paraflar tamam mı? Hayır İmza ve parafların tamam olup olmadığı kontrol edilir. Resmi Yazışmalarda Uygulanan Esas ve Usulleri Hakkında Yönetmelik Evet Evrak Kaydedilir. Evrakı Yazı İşleri Servisi Giden Evrak Kayıt Defterine kaydedilir. (Yazı İşleri Servisi Giden Evrak Kayıt Defteri) Evrakın dağıtımı yapılır ve işlem sonuçlandırılır. Evrak dağıtımı yapılmak üzere Yazı İşleri Servisine gönderilir. Paraflı ikinci nüshası ilgili dosyasına kaldırılır. (Yazı İşleri Giden Evrak Zimmet Defteri) Posta Gönderileri İzlenimi Formu

56 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ TAŞINIR MAL KAYIT KONTROLSÜRECİ Dayanıklı Taşınır Zimmet Talimatı Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman ServisSorumlusu ServisPersoneli Dayanıklı Taşınır Kullanım Talebi Harcama birim personeli ndengelentaşınır İstekBelgesi. Diğer harcama servisindengelen Devir İstek Formları. Taşını r Kayıt Kontrol Yetkilisi Dayanıklı Taşınır Deposu Depo durumu kontrol edilir. Depo Stok Listesi Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Ambar Depo Kontrol Harcama birimi sorumlu su vetaşınır Kayıt Kontrol Yetkilisince stok durumuna göre verilecek miktarın tespiti yapılır, paraflanır. Taşınır Mal Yönetmeliği ve Ekleri Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Talep Onaylandı mı? Hayır Birim içi İstek belgeleri Fak./Kons./ Y.Okul/MYO Sekreterinin Onayına, servisler arasıistek bel geleri harcama birim Taşınır Mal Yönetmeliği sorumlusunun onayına sunulur. ve Ekleri Onaylandığında teslim ve Zimmet yapılır. Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Evet Zimmetleme işlemleri yapılır Malzeme depodan Zimmet Fişiile teslim edilir. 1-Taşıtlar ve İş makineleri 2-Makine Teçhizat ve büro alzemeleri, M Olmak üzere iki türlü zimmet yapılır. Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Zimmet Değişim ve teslimi Kişiler arası ayanıklı d taşınır değişiklikleri ve ambar teslimleri, Zimmet değişim ve Teslim Formu ile yapılır. Taşınır Mal Yönetmeliği ve Ekleri Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Hurda ve Zayi Bildirimleri Zimmette iken hurda kullanılamaz hale gelen veya zayi edilen dayanıklı taşınırlar, Hurda ve Zayi Bildirim Formu iletanzim edilerek birimebildirilir. (Sınır aşılmış ise Rektör oluru alınır.) Taşınır Kayıt Kont rol Yetkilisi Zimmet raporlarının dosyalanması ve işlemin sona erdirilmesi Zimmet Raporlarının Bilgisayar çıktısı alınarak dosyalanır. Hurda ve Zayi Bildirim Taşınır Mal Yönetmeliği Formları Kayıttan düşme işlemleri için biriktirilir.

57 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ TAŞINIR MAL KAYIT KONTROL SÜRECİ Taşınır Mal Depolama Talimatı Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Servis Servi Person Malzeme Teslim Devir, hibe olarak yada satın Malzemel servi person tarafında Giri belgesiy Taşınır Mal getirtili Giriş Servis Servis umlus Gi ş Belge l,etiketle veya lam Belgelere Taşınır İşlem Fişi tanzi ederek teslim. Servis Servis Malzeme Malzemeler türüne defterle bilgis yar ayrıl. İlgi kaydedil Taşınır Yönetmel v Ekle Servis Servis Dayanıklı Tüketi Malze Taşınırlar Dayanıklı Taşınır ve Malzemeleri olarak ır Taşınır Yönetmel v Ekle Servis Servis Tas Taşınırlar ambarlarda türüne ve gurubuna göre ilgili raflara veya konulu Taşınır Yönetmel v Ekle Servis Servis Dayanıklı Etiketleme Bark lam Dayanıklı etiketlenir bark lanı Değer ış Bildirim gelenler Servis Servis Değer Hurdaya Satış/de-za -imh Ara İmh-At Ara sayımlar onarılabilec kayıttan düşülecek fire olarak edileceklerin çıkışı gerek işlemleri. He üç ayda, Tüketim ait Kullanılan Stoklar onaylanar Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı n gönderil Bir dosyalan Servis Servis ne Defter kayıtlarından İmha edilen ve hurda çıkışı malzemel bilgisayar kayıtlarından. deft Servis Servis Bilgisayar çıktıları alınır ve işlem Bilgi ayar çıktıları alınır ve kaldırılı Standart Pla

58 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ TAŞINIR MAL KAYIT KONTROL SÜRECİ Taşınır Mal Giriş ve Çıkış Talimatı Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Servi Person Malzeme Satın Devir Hib verile malzemelerin depoya giriş yapılır. Evrakı ve fiyatı olmayanlara Değer Tespit tanzim Taşınır Mal (Fatura, Hibe Teslim Formu, Dış devir Formu, Devir Taşınır Fişi, Maliyet Raporu, r Tespit Formu, Artı Form Hayır Enstit Sekrete Servi Sorumlu Servi Person Malzemeler uygun ve tamam mı? Alınan malzemelerin giriş uygunluğu kontrol edilir. tamamlatılır. Giriş evrakı İle, Muaye Raporu Olumlu Taşınır Mal Evet Servi Sorumlu sservi su Person s eli Teslim Malzemeler giriş belgesine depoya alınır. Üç nüsha Taşınır Fişi hazırlanır. İmzadan nüshası ödeme evrakına üzer Satın Servisin verilir. Bir evrak suretleri ile beraber Taşınır Yönetmeli Servi Sorumlu sservi su Person s eli Deft er Giriş Kayıtları Defter kayıtları Ortamında bilgisayar otomatik olarak yapılı Her mali yıl suretleri r. sonunda alınarak dosyalanır. Taşınır Yönetmeli Mal ği Servi Sorumlu sservi su Person s eli Malzeme ayrıl ma sı Malzemeler özelliklerine Ayrılır Taşınır Yönetmeli Servi Sorumlu sservi su Person s eli Tüke m ti Malzemeleri Dayanıklı Taşınırlar Malzemel i tür ve Gruplarına er ayrım tasnifi n göre ı, yapılır. Taşınır Mal iğ Servi Sorumlu sservi su Person s eli Malzemeler depoya alınır. Dayanıklı Taşınırlar tespit edilir. Numarala veya kotl ma ma yapılı r. bar a işlemi Servis Servis Malzeme Talebi T şınırlar birim içi Taşınır İstek aotomasyon Belgesi üzerinden doldurulup çıktısı alınmak talep suretiyle Servisl arasında edilir. istek Devir İstek er Formu için kullanılır. Taşınır Yönetmeli Mal ği 1 2

59 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ TAŞINIR MAL KAYIT KONTROL SÜRECİ Taşınır Mal Giriş ve Çıkış Talimatı Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman 1 2 Depo - Ambar Kontrolü İstenilen malzemeler ambar stoklarından kontrol edilir. Az ise verilecek miktar azaltılabilir. Ambar ihtiyacı tespit edilir. Satın alınması için yazı yazılır Evet Talep Onaylandı mı? Malzeme Teslimi ve Bilgisayar Kayıtları Hayır Talep onaylanmamışsa talep iade edilir. Onaylanmışsa Teslim Edilir. Dayanıklı taşınır tesliminden son ra Zimmet Raporu Tanzim edilir. Taşınırlar ambardan teslim edilir ve bilgisayar ortamında kayıtlardan düşürülür. Taşınır Mal Yönetmeliği Taşınır Mal Yönetmeliği Tüketim Malzemeleri Çıkışı Çıkışlar Taşınır İstek Belgesine ve Devir İstek Formu na göre, Taşınır İşlem Fişi ile yapılır. Taşınır Mal Yönetmeliği Dayanıklı Taşınır Çıkışı 1 - Kullanım çıkışı, Zimmet Raporu düzenlenerek yapılır. ( Taşıtlar ayrı, Büro teçhizatları ayrı olarak.) 2 -Devir Çıkışları Dış devir Protokolü Formu ve Taşınır İşlem Fişi ile yapılır. 3- Komisyon Marifetiyle yapılan kayıttan düşme çıkışları yapılır ve dosyalanır. Taşınır Mal Yönetmeliği Defter Çıkış Kayıtları Bütün çıkışlar, Tüketim Malzemeleri, Dayanıklı Taşınır Defterlerinebilgisayar ortamında işlenir. Taşınır Mal Yönetmeliği Bilgisayar çıktısı alınarak dosyalanır. Defter Suretleri ve Dokümanlar her Mali Yıl Sonunda Bilgisayardan alınan çıktılar türüne göre dosyalanır.

60 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ TAŞINIR MAL KAYIT - KONTROL SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Servi Personel Gelen Evrak Evra teslim Fatura,hibe,tesli alm formu,ona lı kayı sureti Fiya Tespi Tutanağı maliyet Servi Sorumlus Evet Gelen evrak ve ekleri uygun mu? Evet Hayır Evrak ve kontrol Resmi Uygulanan Esas ve Hakkında Müdü Enstitü Servis Evrak İade İşlemi Evrak ve ekleri tamamlanmak formuyla iade re Enstitü Servis Servis Evrak ile ilgili bir işlem yapılacak mı? Evet Hayır Evrak Evrak ile ilgili işlem yapılıp yapılmayacağına verilir YÖK rt Dosya Servis İşlem sonuçlandırılır. İşlem yapılmayacaksa dosyaya kaldırılır ve sonuçlandırılır YÖK Standart Dosya Servis Evrakın Servis içinde Evrak personel sevk. YÖK Standart Dosya yönlendirilmesi Malzem giri belgeleri Fatura,Hib Tutanağı Maliyet Raporları,Değer Tespit Tutanakları ve Devir Protokol karşılığında Taşınır Fişi Malzeme Çıkış Belgesi;Taşınır Belgesi ve harcamacı Servisler arası Enstitü Devir İstek Formu na göre tanzim edilen Servis Malzeme -Çıkı Taşınır Mal Yönet.ve İşlem Fişi dir.demirbaşlarını kullanımı için Servis nel Giriş İşlemler ş i Fişi tamamen elden çıkarılması (devir) Devir Formu ve Dış Protokol Formu na göre Taşınır İşlem Fişi ile yapılır. Bilgisayar ka ıt işlemi yapılır. Dayanıklı taşınır değer gelen forma göre bilgisayar ortamında kayıt Periyodik aralıklarla sayılarak, ihtiyaç kontrolü pılır. Firelerin imhası Taşınır İşlem Enstitü Servis Servis Enstitü Sekreteri Servis Sorumlusu Servis Personeli Enstitü Sekreteri Servis rumlus Servis So u Personeli Dayanıkı l Zimmet Taşınır İşlemleri Malzeme Depolama İşlemler i Malzeme Sayım İşlemler i il yapılır Tamir mümkünle tami ettirilir Sayımlard demirbaşla numaralanı vey barkotlanır İhtiyaçla Taşını İhtiyaçlar İste Formu adı altında listelenerek satın alınması Dekanlık/Müdürlüğ yaz il bildirilir Tüketi Malzemelerine ait kullanılan stok listeleri her ayın haftasınd Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığ ı na Dayanıklı taşınırlar ku çeşit (Taşıtlar llanılmak üzere personele Zimmet 2 Fişi tanzim ayrı) teslim edilir. İki nüsha tanzim edilir, edilerek bir nüsha zimmet alana verilir. Bir nüshası Servis dosyasında saklanır He Servist demirba malzemeni. listesini gösterir r levhalar e ş n asılır. Dayanıklı taşınırlar ve tüketim malzemeleri sene yeni başında sayılır. Sayım Raporları 3 nüsha olara Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığ ı n k gönderilir. Muhasebe yetkilisinin onayından a sonra ik nüshas birim iad edilir İad edile i nüshalardan ı bir etanesi Sayıştay a e. gönderilir. e n Diğer nüshası birimde muhafaza edilir. Ambara giren stok tüketim malzemelerinin çıkış aylık Kullanılan Stoklar Bildirim Formu listeleri tanzim edilerek her ayın ilk haftasında bir sh nü Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı na a gönderilir. Taşınır Mal Yönet. Ekler Taşını r Ekler i Taşını r Ekler i Ma l Ma l Yönet. Yönet. v e v e

61 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ TAŞINIR MAL KAYIT - KONTROL SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Enstit Sekreter Servis Servis Yazışma İşlemleri Yazışmalar Resmi Uygulanan Esas ve Hakkında Hayı r Enstitü Servis Servis Yazı ve ekleri uygun mu? Yazı ve eklerinin doğru ve tam olup incelenir Resmi uygulanan Esas ve Hakkında Enstitü Servis Servis Evet Yazı paraflanır ve imzalanır Yazışma işlemi tamamlanan evraklar ilgili üst amirlere paraflatılır ve Resmi uygulanan Esas ve Hakkında Servis Servis ersonel Para -imza ve f tamam ekler mı? Hayır imza, paraf ve eklerinin tam ve eksiksiz olmadığının kontrolü Resmi zışmalard Uygulanan. Esas Usulleri Yönetmeli Evet Servis Servis Evrak kayıt edilir. Evrakın kayıt işlemi yapılır, Yazı İşleri Servisi Evrak Kayıt Defterinden numara (Yazı Gid n Kayıt ) Servis Servis İşlem sonuçlandırılır. Evrak dağıtımı yapılmak üzere Yazı İşleri gönderilir

62 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ TAŞINIR MAL KAYIT KONTROLSÜRECİ Taşınır Mal Sayım Talimatı Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman ServisSorumlusu ServisPersoneli Ara Malzeme Sayım İşlemi Malzeme Sayım İşlemi Başlatılır. Taşınır Mal Yönetmeliği Ambar stoklarında bulunan malzemelerin 3 ayda bir Bilgisayar ortamında say ımıyapılır. Mevcut çıktılar alınarak dosyalanır. Ana Malzeme Sayım İşlemleri Ambar stoklarında bulunan malzemelerin yılsonunda her sayımı yapılır. Taşınır Mal Yönetmeliği ServisSorumlusu ServisPersoneli Sayım Komisyonu Kurulması İTA Amirl iği tarafından Sayım Komisyonu kurulur. Taşınır Mal Yönetmeliği Sayım Komisyonu Sayım Komisyonu Servis Pers oneli İta Amiri Sayım Komisyonu Dayanıklı Taşınır Sayımı Sayım Yapılması Sayım Raporu Hazırlanması Sene Sonu Devir ve Sayım İşlemleri Sayım Raporunun Onaylanması Tüketim Malze me Sayımı Sayım Komisyonu tarafından yıllık Taşınır Mal ambarsayımı işlemi başlatılır. Yönetmeliği Ambar stoklarında bulunan dayanıklı taşınır malzemelerin yıllık Taşınır Mal sayım işlemi yapılır. Yönetmeliği Periyodik stok kontrol için tüm depo sayımları yapılır. Ambar stoklarında bulunan, Taşınır Mal Tüketim malzemelerin yıllık sayım Yönetmeliği işlemi yapılır. Birim bünyesinde yapılan sayımlara ait Tutanak Raporlar ve hazırlanır imzalanır.bir sonraki seneye devir edecek malzemelerin yeni yıla devri Bilgisayar Ortamında yapılır. Sene Sonu devir ve sayım işlemleri Taşınır Mal yapılır. Yönetmeliği Hazırlanan Tutanak Cetveller Taşınır Mal Komisyonca imzalandıktan sonrayönetmeliği İTA Amiri Tarafından Onaylanır. ServisSorumlusu ServisPersoneli Sayım Raporu Onaylandı mı? Hayır Komisyontarafından Hazırlanan Sayım Raporu İta Amirinin Onayına sunulur Sayım Raporu Evet Sayım listelerinin Hesap sorumlusuna gönderilir ve işlem sona erdirilir. Sayım Rapor ları 3 nüsha olarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı na gönderilir. Muhasebe yetkilisinin onayından sonra iki nüshası birime iade edilir Sayılı Kanun la İade edilen nüshalardan bir tanesi İlgili Yönetmelikler Sayıştay a gönderilir. Diğer nüshası birimde muhafaza edilir.

63 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ İDARİ İŞLER İŞLEM SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman Gelen Evrak /Talep Temizlik, bakım ve onarım, fotokopi, Danışma ve sivil savunma ile ilgili talepler Talep uygun mu? Hayır Taleplerin uygunluğu kontrol edilir. Evet İşlem sonuçlandırılır. Yapılan değerlendirme sonucu uygun görülmeyen talepler için geri bildirim yapılarak işlem sonlandırılır. Resmi Yazışmalarda Uygulanan Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Talep İlgili Servislere sevk edilir. Talep ilgili Serviseyönlendirilir. Temizlik Hizmetleri Aylık, 15 Günlük ve Günlük Temizlik işlemleri yürütülür. Temizlik İşleri Teknik Şartnamesi Bakım ve Onarım Hizmetleri Bina donanımları ile ilgili her türlü arıza, bakım ve onarım işleri yaptırılır. FotokopiHizmetleri Fotokopiişlemleri yürütülür. Sivil Savunma Hizmetleri, Özürlülerle ilgili işlemler Sabotajlara Karşı Korunma Sivil Savunma ile ilgili plan ve Planı,Kamu Binalarının programların yürütülmesi Yangından korunması Hk. sağlanır. Yangın ve yangından Yönetmelik. Yangın Talimatı, korunma işlemleri yürütülür. Güvenlik Kontrol Formları, Özürlü Öğrencilerle ilgili işlemler Güvenlik Hizmetleri Teknik yürütülür. Şartnamesi Hizmet Personeli FirmaPersoneli Evrak ve Kargo Dağıtım İşlemleri Servis içinde evrakların ve kargoların dağıtım işlemleri yapılır. Posta Gönderileri İzlenimi Formu, EldenGönderilen Evrak Zimmet Tutanağı Bina ve Tesislerin Isıtılması İşlemleri Isıtma sistemleri ile ilgili Bina ve tesislerin ısıtılması için çalıştırma/kullanım gerekli işlemler yapılır. Kılavuzları Hayır Evet Belirlenen işlemler tamamlanmış mı? Hayır İdari işler ile ilgili iş ve işlemlerin belirlenen esaslar dahilinde yapılıp, yapılmadığı kontrol edilir. Uygun görülmeyenler ile ilgili gerekli düzeltme işlemlerinin yapılması sağlanır. İşlem sonuçlandırılır.

64 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ PERSONEL İZİN SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman İlgili Personel Personel İşleri İzininbelirlenmesi Yıllık, ( Mazeret(Doğum, ölüm, evlilik, hastalık) ) İlgili Personel Personel İşleri İzin dilekçes i verilir, İzin sistemine girilir, imzalar tamamlanır. İzin Formu İzin talebinde bulunacak personel tarafından İZİN FORMUdoldurularak Enstitü Müdürlüğü ne teslim edilir. Enstitü Sekreter i Değerlendirmesi ve Onayı 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 102,103,104,105,106,107,108. Maddeleri. Müdür Enstitü Müdürü Değerlendirmesi ve Onayı Devlet Memurlarına Verilecek Hastalık Raporları İle Hastalık Ve Refakat İznine İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Personel İşleri Onaylanan izin formu üst yazı ile birlikte Personel Daire Başkanlığına Gönderilir. Personel İşleri Tüm evrakları dosyalanır.

65 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ İşe Başlamada ve Ayrılışta Yapılacak Gerekli İşlemler Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman İlgili Personel Personel İşleri Naklen Tayin Evrakı, geçici görevlendirme Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme nedenleriyle göreve başlar İlgili Personel Personel İşleri Mal Bildirim Formu Mal bildirim formunun doldurtulup, kapalı zarfla teslim alınır. İlgili Personel Personel İşleri Aile Yardım Beyannamesi Aile yardım beyannamesinin doldurtulur. Personel İşleri Maaş- Tahakkuk İşleri. Saymanlık otomasyonu personel ve maaş bilgileri formu doldurulur, SGK girişi yapılır Personel İşleri Maaş- Tahakkuk İşleri. Tüm formlardan yeteri kadar çoğaltılıp, fotoğraf ve göreve başlama yazısıyla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi, kadrosu tütiye Ens ise yabancı dil belgesi, bireysel emeklilik, sendika vs. aile yardımı beyannamelerinin birer nüshasının muhasebeye verilir.

66 EK 12 BÜTÜN PERSONEL SORUMLULUKLARI SORUMLULUKLAR 1. Müdürlüğümüz hizmetlerinin gerektiği şekilde yerine getirilmesinden bütün personel Müdür Yardımcısı ve Enstitü Müdürüne karşı sorumludurlar. 2. Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirmek, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılmak, 3. Müdürlüğümüz mevcut organizasyon şeması gereği bulunduğu pozisyon için öngörülen vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koymak, 4. Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirmek, 5. İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışmak, 6. Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırmak, 7. Tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer i mevzuata riayet etmek, 8. Verimliliğini arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirmek, 9. Alınan kararların uygulayıcılara doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasını ve uygulamasını sağlamak, 10. Faaliyetler için talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlamak, 11. Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirmek, 12. Verilen işi öngörülen zaman sınırları içerisinde kalarak ifa etmek, 13. Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol etmek, 14. Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmek, 15. Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistikî bilgileri tanzim etmek, Gerektiğinde bu bilgileri ilgililere sunmak, 16. Herhangi bir amaçla yurtiçi veya yurtdışı görev seyahatine gönderildiğinde, amacın gerçekleşmesi bakımından gittiği yerde yaptığı temasları, çalışmaları ve aldığı sonuçları belirten özet, fakat kolayca anlaşılabilir bir üslup ve düzende rapor halinde hazırlamak, gerektiğinde bunları çeşitli araçlarla diğer çalışma arkadaşlarına aktarmak, 17. Müdürlüğümüze ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati göstermek, 18. Çalışmalarında örnek tutum davranış sergilemek, genel ahlaka ve adaba uygun hareket etmek, 19. Çalışma saatleri içerisinde hiçbir şekilde memuriyet terbiyesine yakışmayan hal ve hareketlerde bulunmamak, 20. Kullanılan/kullanılacak araç ve gereçleri her an hizmete hazır bir şekilde bulundurulmasını sağlamak, demirbaş malzemeleri zarar vermeden, korunmasına özen göstererek düzenli ve verimli bir şekilde kullanmak, Göreviyle ilgili evrak, eşya araç ve gereçleri korumak ve saklamak, hatalı kullanma ve kaybolma halinde rayiç bedelleri üzerinden ödemekle yükümlüdürler. 21. Müdürlükte kullanılacak kırtasiye ve sarf malzemelerini israf etmeden kullanmak, 22. Birimlerinin ahenk ve koordinasyonuna uymak, tüm işlemleri hatasız, eksiksiz ve zamanında yapmak, 23. Normal mesaiyi takip amacıyla açılan imza çizelgesinin sabah 08:30-12:00, öğle 13:00 17:30 de imzalamak, fazla çalışma yapılması halinde fazla çalışma saatlerine titizlikle uymak, giriş-çıkışlarda devam kontrol defterini imzalamak, 24. Yazıları ve onayları, BaŞbakanlık Makamının 2004/29 sayılı Genelgesi ile yürürlüğe konulan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak hazırlamak, 2005 yılında Başbakanlıkça tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanmış olan Standart Dosya Planı 2005/7 sayılı Genelge esaslarına göre dosya düzenlemelerini yapmak, 25. Görevlerin ifa ve icrasında, ilgili mer i mevzuat hükümlerine uygun davranmak, 26. Müdür,Müdür Yardımcısı,Enstitüu Sekreteri, Şeflerin uygun göreceği her türlü görevi ilgili mer i mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirmek, 27. Mer i mevzuatın öngördüğü ve/veya amirleri tarafından verilen diğer görevleri yapmak,

67 TALİMATLAR 1. İzinlerin kullanılmasında 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun da belirtilen usul ve esaslara uyulmasına özen gösterilecektir. 2. Evrak tetkikleri 5018 Sayılı Kamu Mali ve Kontrol Kanununun 61 nci maddesi hükümleri çerçevesinde ve bu Kanuna dayanarak çıkartılan ikincil mevzuatlarda belirtilen usul ve esaslara göre yapılacaktır. 3. Herkes iş bölümünde kendisine verilen işlerin zamanında yerine getirilmesinden, doğruluğundan, hatalı işlem ve gecikme sonucu doğacak sonuçtan sorumludur. 4. Müdür, Müdür Yardımcısı, Enstitüu Sekreteri, Şefler çalışma arkadaşlarının eğitiminden, yaptıkları işlemlerin doğruluğu ve denetiminden, işe geliş ve gidişlerinden sorumludurlar. 5. Muhasebe ve ayniyat servisimizdeki personelimiz yürütülmekte olan Say2000i Web Tabanlı Saymanlık Otomasyon Sistemi ile Tahakkuk Esaslı Muhasebe, Analitik Bütçe, e-bütçe ortamında Müdürlüğümüzce yürütülecek Muhasebe işlemlerini öğrenmek ve yürütmekle yükümlüdürler. 6. Muhasebe ve ayniyat servisimizdeki personelimiz Mali mevzuatlarımızda meydana gelecek yenilik ve değişiklikleri izlemek ve öğrenmekle yükümlüdürler. Birim sorumluları kendi birimleri ile ilgili mevzuatı her an internet ortamında, Resmi Gazete de Başbakanlıkça, Maliye Bakanlığınca, Devlet Planlama Teşkilatınca yayımlanarak mevzuatı günü gününe takip edecek ve yeni yayımlanan mevzuatta haberdar olduğu andan itibaren hemen Müdürlüğe bilgi verecektir. 7. Kılık Kıyafet Yönetmeliğine uymalarını, görevlerini eksiksiz ve zamanında yapmalarını, görevlerini yerine getirirken hak sahiplerine ve mesai arkadaşlarına yardımcı olmalarını, amir memur ilişkilerinde saygılı ve hiyerarşik sistem içinde sorunlarını çözeceklerdir. 8. İşyerinde huzurlu ve güvenli bir ortamın yaratılmasında her personel sorumludur. Hiçbir personel diğerine yasal bir zorunluluk bulunmadıkça, sözcüsü, koruyucusu ve işyeri huzurunu bozacak yönde telkin, teşviklerde bulunmayacaktır. EK 13 BÜTÜN BİRİMLER ARŞİVLEME ARŞİVLEME VE DOSYALAMA HİZMETLERİ, 1. Yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır. 2. İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır. 3. Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi sorumludur. 4. Eski yıllara ait olup kullanılmasına gerek kalmayan defter, yazışma dosyaları ile diğer belgeler kaydedilerek arşive kaldırılır. 5. Arşiv defteri yıllar itibarıyla kısımlara ve kısımlar da kaydedilecek belgelerin çeşitlerine göre bölümlere ayrılır. Arşive kaldırılacak belgeler her yıl için birden başlamak üzere numara verilmek suretiyle ilgili sayfalara sırayla kaydedilir. Bunların defterde alacakları sıra numaraları kaldırılan defter, dosya ve deste hâlindeki dip koçanlı basılı kâğıtların üzerlerine de yazılır. 6. Eski yıllara ait bu defter ve belgeler, arşiv defterindeki sıra numaralarına göre arşivde düzenli bir şekilde yerlerine konulur. Herhangi bir yıla ait bir defter ya da dosyanın çıkarılması gerektiğinde, defterdeki kaydı bulunarak açıklama bölümünde kime ya da nereye verildiği belirtilir. Çıkarılan eski evrak tekrar arşivdeki yerine konulurken defterin açıklama bölümündeki not iptal edilir. DİĞER GÖREV VE SORUMLULUKLAR 1. Göreviyle ilgili evrak, eşya araç ve gereçleri korumak ve saklamak, 2. Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek, 3. Kullanmakta olduğu araç ve gereçleri her an hizmete hazır bir şekilde bulundurulmasını sağlamak, 4. Enstitü Müdürünün vereceği diğer iş ve işlemleri yapmak, 5. Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak

68 STANDART 3 PERSONELİN YETERLİLİĞİ VE PERFORMANSI PERSONELİN YETERLİLİĞİ VE PERFORMANSI Enstitümüz kadrosunda çalışan personelin tamamı 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu kapsamında istihdam edilmektedir. Enstitümüz kadrosunda tarihi itibariyle geçerli olmak üzere 1 adet, 2 adet Şef, 3 adet Bilgisayar İşletmeni, 1 adet Memur, 1 adet Araştırma görevlisi bulunmaktadır. Bu personelden 3 ü üniversitemizin çeşitli birimlerinde 13/b-4 ile görevli bulunmaktadır. Enstitümüzde personel sayısı yetersiz olduğundan sekreterlik işlerini yürütmek üzere 3 adet kısmi zamanlı öğrenci yarı zamanlı olarak çalışmaktadır. Enstitümüz alt birimlerinde görev yapmakta olan personel arasında görev dağılımı yapılırken personelin liyakati ve performansı dikkate alınmıştır. Bütün bunların yanı sıra 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun 10 maddesinde amirlerin maiyetindeki memurlarını yetiştirmekten hal ve hareketlerini kontrol etmekten görevli ve sorumlu olduğu belirtildiğinden, Müdürlüğümüz idarecileri görev alanlarıyla ilgili olarak personelin yeterliliğini sürekli olarak izleyip, personelin yetersiz kaldığı durumlarda personele bilgi ve kaynak sağlayarak ve yol göstererek personelin yetişmesine katkı sağlamaktadır.

69 STANDART 4 YETKİ DEVRİ YETKİ DEVRİ A-)Enstitü Müdürünün kimlere yetki vereceği 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununda belirtilmiş olup, Müdür ve diğer idarecilerin yetki devirleri ve vekaletleri bu kanun çerçevesinde sürdürülmektedir. B-) Müdürlüğümüz alt birimlerinde yürütülen faaliyetlere ilişkin iş akış şemaları hazırlanırken imza ve onay mercileri belirtilmiştir.

70 2 RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI STANDART 5 PLANLAMA VE PROGRAMLAMA PLANLAMA VE PROGRAMLAMA 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 9 uncu maddesi hükmüne dayanılarak Devlet Planlama Müsteşarlığı tarafından hazırlanan Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine istinaden ve yine Devlet Planlama Müsteşarlığı tarafından hazırlanan Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu gereğince Üniversitemizde yılları stratejik planlama çalışmaları tamamlanıp Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na teslim edilmiştir Risk Analiz Tablosu T.C UŞAK ÜNİVERSİTESİ FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ RİSK TESPİT VE DEĞERLENDİRME ANALİZ TABLOSU Risk Tespit Sürecinde Sorulacak Sorular Amaca ulaşma yolunda neler ters gidebilir? Kritik süreçlerimiz nelerdir? Paydaşlarımız kimlerdir. Faaliyetlerimiz üzerindeki olumlu-olumsuz etkileri neler olabilir? Zayıf olduğumuz alanlar nelerdir? Hangi varlıklarımız kritik öneme sahiptir? Usulüzlük ve yolsuzluk alanları neler olabilir? Faaliyetlerimiz hangi durum yada olaylar karşısında aksayabilir? En kritik bilgi kaynaklarımız nelerdir? En fazla harcama yaptığımız alanlar nelerdir? Hangi faaliyetlerimiz yada süreçler karışıktır? Cezai yaptırım uygulanan faaliyet alanlarımız hangileridir? Yasal gereklilikler nelerdir? Risk Değerlendirme Sürecinde Sorulacak Sorular Hedeflerimiz nelerdir? Mutat kontrollerimiz nelerdir? Risk gerçekleşirse olası sonuçları nelerdir? Paydaşlarımızın faaliyet sonuçları riskimi etkiler mi? Paydaşlarımızın deneyim ve uzmanlık seviyeleri riskimi nasıl etkiler? * Değerlendirme sonuçları olasılık ve etkiler üzerinden her biri için birden ona kadar puan vermek ve verilen puanları çarpmak suretiyle hesaplanır.

71 STANDART 6 RİSKLERİN BELİRLENMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ RİSKLERİN BELİRLENMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ Müdürlüğümüz dönemi Stratejik Planında Amaç ve hedefler doğrultusunda riskler ve önlemleri belirlenmiş olup, değişen koşullara göre güncellemeler yapılmaktadır. Risk Değerlendirme Tablosu T.C UŞAK ÜNİVERSİTESİ FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ RİSK DEĞERLENDİRME TABLOSU Sıra No Referans No Tespit Edilen / Belirlenen Risk birimi faaliyetlerinin yürütüldüğü ÖİBS teknolojik Riskin Sebebi Sistem bağlantısının(internet) 2 sistemin ağır çalışması ve uzun olmaması, ÖİBS sistemi birimlerleri ivedi bilgilendirmek, süreli arıza yapma ihtimali ile ilgili iletişim mevcut işi zamanında yapmak Düşük eksikliği, sistem bakım çalışmaları. Sosyal aktivite noksanılığının moral Üniversitenin yeni Fiziki imkan gerektirmeyen sosyal motivasyon eksikliği yaratması kurulmuş olması aktivitelere ağırlık verilmesi, kurum 3 nedeniyle sosyal kültürünün yerleştirilmesi ve Düşük aktivite yapılabilecek fiziki olanakların azlığı Risk Eylem Planı Sistem bağlantısının(internet) çalışmalarını başlatmak için ilgili kurumsal sahiplenme güdüsünün arttırılması için çeşitli etkinliklerin Risk Seviyesi Müdürülüğümüz çalışanlarının Yeni kurulan bir YÖK, diğer yükseköğretim kurum bilgisi eksikliği ve iş üniversite olmak ve kurumları ve Rektörlük 1 tecrübesindeki deneyimsizlik deneyimli personel birimlerinden azami bilgi transferi eksikliği ve çok sayıda hizmet içi eğitim, Yüksek birim içi bilgi paylaşımı. düzenlenmesi KBS sisteminde harcama belgelerinin düzenlenmesi ve veri Müdürlüğümüzde görevli kullanıcılarının Müdürlüğümüz görevli kullanıcılarına eğitim verilmesi, 4 girişlerinin yapılması sistem hakkında yeterli sistem güncellemelerinin takip Orta bilgiye sahip edilmesi. olmamaları Satın Alma İşlemlerinde Yanlış İşlemler ve Alımın yapılamaması. Mevzuatın karmaşık olması, tedarikçilerin Sürekli kontrol, personelde mevzuat bilgilerinin uygulamada doğru 5 piyasa araştırma sürecine ilgisizliği, bütçe yetersizliği. oluşturulması ve güncel tutulması. Bütçe talebi Orta Olasılık Etki Risk Puanı Hatalı ödeme ve muhasebe kaydı Doğal risk, mevzuatın 6 Sürekli kontrol Orta yapılması, rapor üretilmesi karmaşık olması Müdürlüğümüze bağlı ABD Lisansüstü Programlarının Öğretim Üyesi Asgari Yeterlilik Kriterlerini Yeni kurulan üniversite olmamız sebebiyle kadrosunda yeterli 7 Sağlayamaması Sebebiyle Açık sayıda Profesör ve bilgilerinin paylaşılması. Ve sınır Lisansüstü Programlarının YÖK Yüksek tarafından Kapatılması. Doçent Doktor Unvanlı Öğretim Üyesinin bulunmaması. Rektörlük Personel Daire Başkanlığı ile sürekli bilgi paylaşımı yapılması ve ihtiyaç duyulan öğretim üyesi illerde ki üniversitelerden görevlendirmelerle ihtiyacın karşılanması.

72 3 KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI STANDART 7 KONTROL STRATEJİLERİ YÖNTEMLERİ KONTROL STRATEJİLERİ VE YÖNTEMLERİ 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 60 ıncı maddesiyle ve bu kanuna istinaden çıkan ikincil mevzuatla ayrıca 24/12/2005 tarih ve sayılı resmi gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 5436 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu İle Bazı Kanun Ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanunun 15 inci maddesiyle Müdürlüğümüzce verilen görevler Genel Kamu Hizmeti niteliğindedir. Müdürlüğümüzce bu hizmetlerin yerine getirilmesi sırasında işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontroller uygulanmaktadır.

73 STANDART 8 PROSEDÜRLERİN BELİRLENMESİ VE BELGELENDİRİLMESİ PROSEDÜRLERİN BELİRLENMESİ VE BELGELENDİRİLMESİ Müdürlüğümüz faaliyetlerine ilişkin olarak birimlerimizde gerçekleştirilen görev ve işlemlerle ilgili olarak süreç akışları belirlenmiş olup çıkarılan iş akış şemaları aşağıda görüldüğü gibi olup aynı zamanda ekte yer almaktadır. Müdürlüğümüz Faaliyetlerine İlişkin İş Akış Süreçleri 1 Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğü 1-0 Enstitü Müdürlüğü (İş Süreci) 1.1- Gelen Evrak 1.2- Giden Evrak 1.3- İzin ve rapor yazıları 1.4- İzin ve rapor sonrası göreve başlama 1.5- Faaliyet Raporu Hazırlama Süreci 1.6- Stratejik Planlama Süreç Akışı 1.7- Stratejik Planlama Süreci 1.8-Enstitü ve yönetim kurulu karar yazışmaları Ödenek Aktarma İşlemleri Ödenek Aktarma İşlemleri (BUMKO) Bütçe Hazırlık Süreci SGK Primlerinin SGK'ya Gönderim Emekli Kesenekleri Personel Nakil İşlemleri Taşınır İşlemleri Taşınır İşlemleri (3 aylık) Taşınır İşlemleri (Yılsonu) Sözleşmeli Personel-657(4-b) Sözleşmeli Personel-657(Akademik Personel) Ödeme emri takip süreci Sayılı Kamu İhale Kanunun 22/d Maddesine Göre Doğrudan Temin Yoluyla yapılacak İşlemlere İlişkin Süreç Akışı

74 (22-d süreci) Ek- Akış Şeması Ek-1 İstek Belgesi Ek-2 Onay Belgesi Ek-3 Görevlendirme EK-4 Teklif Ek-5 Fiyat Tespit Tutanağı Ek-6 Sipariş Yazısı EK-7 Muayene Kabul Tutanağı Ek-8 Taşınır İşlem Fişi Ek-9 Ödeme Emri Belgesi

75 STANDART 9 GÖREV AYRILIĞI GÖREVLER AYRILIĞI Müdürlüğümüz alt birimlerinde görevli personel arasında yapılacak görev dağılımında işlemlerin onaylanması, uygulanması kaydedilmesi ve kontrolünde farklı personel görevlendirilmiştir. Malî hizmetler biriminde ön malî kontrol görevini yürütenler, onay belgesi ve ekleri ile Şartname ve sözleşme tasarılarının hazırlanması, malî karar ve işlemlerin belgelendirilmesi, mal ve hizmetlerin teslim alınması gibi malî karar ve işlemlerin hazırlanması ve uygulanması aşamalarında görevlendirilemezler ve ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunda başkan ve üye olamazlar. Hükmü gereğince malî karar ve işlemlerin hazırlanması ve uygulanması aşamalarında Müdürlüğümüz İç Kontrol Şube Müdürlüğünde görevli herhangi bir personel görevlendirilmemiştir.

76 STANDART 10 HİYERARŞİK KONTROLLER HİYERARŞİK KONTROLLER Müdürlüğümüz birimlerinde görevli personel, görev yaptıkları birimin görev tanımında belirtilen görevleri yine birimlerin iş süreçleri dâhilinde verilen görevlerden görev yaptıkları Enstitü Müdürüne karşı sorumludurlar. Tüm personel yaptıkları iş ve işlemlerden Enstitü Müdürüne ve sekreterine karşı sorumludurlar. Bu süreç içerisindeki her görevli görev, yetki ve sorumluluklar gözetilerek bir önceki adımda yapılan iş ve işlemleri kontrol etmekle yükümlüdürler.

77 STANDART 11 FAALİYETLERİN SÜREKLİLİĞİ FAALİYETLERİN SÜREKLİLİĞİ Müdürlüğümüz faaliyetlerinin sürekliliğini sağlamak amacıyla görevli personelin yıllık izinli olduğu dönemlerde yerine bakacak personel görevlendirilmektedir. Aynı işle ilgilenen ya da işle ilgili bilgisi olan personellere birlikte izin verilmemektedir. Personel sayımızın yetersiz olması nedeniyle personellerimiz tek alanda uzmanlaşmamış, Müdürlüğümüzde yürütülen işlerin birçoğu hakkında bilgi sahibi olmaları sağlanmıştır. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmektedir.

78 STANDART 12 BİLGİ SİSTEMLERİ KONTROLLERİ BİLGİ SİSTEMLERİ KONTROLLERİ Enstitüumuzun muhasebe kayıtları Muhasebe, birimimizce Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğünce yönetilen Say2000i sistemi üzerinden tutulmaktadır. Sistemin güvenliği ve kontrolü Muhasebat Genel Müdürlüğünce yapılmaktadır. Sistemin işleyişinde karşılaşılan her hangi bir sorun elektronik posta adresine bildirilmektedir. Say2000i sistemine veri ve bilgi girişi yetkilendirilmiş personel tarafından sisteme kullanıcı kodu ve şifre girilerek yapılmaktadır. Sistemde bilgi girişi yapan personel ile işleme onay veren personele ilişkin bilgiler izlenebilmektedir. Enstitümüz, ilgili yıl içerisindeki gerçekleşen bütçe hareket işlemleri Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce yönetilen e-bütçe sistemi (Bütçe Yönetim Enformasyon Sistemi) üzerinden yapılmaktadır. Birimimiz tarafından yapılan harcamalar, Mali karar ve işlemler sonucunda düzenlenen ödeme emri belgesi veya muhasebe işlem fişi e-bütçe sistemi üzerinden dökülmektedir. Sistemin güvenliği ve kontrolü Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce yapılmaktadır. Sistemin işleyişinde karşılaşılan her hangi bir sorun Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü Proje Uygulama ve Bilgi İşlem Dairesine bildirilmektedir. E-Bütçe sistemine veri ve bilgi girişi yetkilendirilmiş personel tarafından sisteme kullanıcı kodu ve şifre girilerek yapılmaktadır. Personele kullanıcı kodu ve şifre verme işlemleri ve yetki düzeylerinin ne olacağı Müdürlüğümüz tarafından belirlenmektedir. Sistemde bilgi girişi yapan personel ile işleme onay veren personele ilişkin bilgiler izlenebilmektedir.

79 4 BİLGİ VE İLETİŞİM SANDARTLARI STANDART 13 BİLGİ VE İLETİŞİM BİLGİ VE İLETİŞİM 26 Aralık 2007 tarih ve sayılı resmi gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları tebliği kapsamında Müdürlüğümüzce yapılacak olan çalışmalar ve Müdürlüğümüz personelini ilgilendiren görev, yetki ve sorumluluklar konusunda Müdürlüğümüz personeli bilgilendirilmiştir. Müdürlüğümüze kurum içinden veya dışından gelen yazılar hakkında ilgisine göre görevli personel hiyerarşik yapı içerisinde bilgilendirilmektedir. Müdürlüğümüz birimlerinde her bir idari personelin kullanımında birer adet masaüstü bilgisayar olup bilgisayarların tümünde Internet bağlantısı bulunmaktadır. Bu nedenle görevlerini yerine getirirken gerekli olabilecek güncel bilgilere (Örneğin günlük resmi gazetelere Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce yayımlanan ya da duyurulan bilgi ve belgelere veya Devlet Planlama TeŞkilatınca yayımlanan ya da duyurulan bilgi ve belgelere veya mevzuata Yüksek Öğretim Kurumunca yayımlanan ya da duyurulan bilgi ve belgelere veya mevzuata ) kolaylıkla ulaşabilmeleri sağlanmış bulunmaktadır.

80 STANDART 14 RAPORLAMA RAPORLAMA Üniversitemiz ilgili yıla ait İdare Faaliyet Raporunun zamanında oluşturulabilmesi için Fen Bilimleri Enstitüsü ne ait faaliyet raporu takip eden mali yılın en geç Şubat ayının başına kadar Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelikte yazılı ilkeler ve ekte yer alan format dâhilinde hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na gönderilmektedir tarih ve /25839 sayılı resmi gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği kapsamında hazırlanacak olan mali tabloların yönetmeliğin 111 inci maddesi gereğince bütünlük, güvenilirlik, kullanışlılık, yöntemsel geçerlilik ve ulaşılabilirlik ilkeleri çerçevesinde; yeterli mesleki eğitimi almış personel tarafından muhasebe kayıtlarındaki verilere dayanılarak ve istatistiksel yöntemler kullanılarak hazırlanmaktadır. Enstitümüze ait akademik faaliyetler, personel yapımız, eğitim öğretim ve idari amaçlı kullanılan varlıklarımız hakkında bilgiler kayıtlarımız esas alınarak raporlanmaktadır. EKLER LİSTESİ Ek 1- Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik Ek 2 Faaliyet Raporu Hazırlama Süreci Ek 3- Faaliyet Raporu Hazırlama Formatı

81 Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve kapsam MADDE 1 (1) Bu Yönetmelik; genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri, özel bütçeli idareler, sosyal güvenlik kurumları ile mahalli idarelerin faaliyet raporlarının hazırlanması, ilgili idarelere verilmesi, kamuoyuna açıklanması ve bu işlemlere ilişkin süreler ile diğer usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. Dayanak MADDE 2 (1) Bu Yönetmelik, 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 41 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 3 (1) Bu Yönetmelikte geçen; a) Bakanlık: Maliye Bakanlığını, b) Faaliyet raporu: Birim ve idare faaliyet raporlarını, genel faaliyet raporunu ve mahalli idareler genel faaliyet raporunu, c) Genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri: Kanuna ekli (I) sayılı cetvelde yer alan kamu idarelerini, ç) Harcama birimi: Kamu idaresi bütçesinde ödenek tahsis edilen ve harcama yetkisi bulunan birimi, d) Kanun: 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununu, e) Mahalli idare: Yetkileri belirli bir coğrafi alan ve hizmetlerle sınırlı olarak kamusal faaliyet gösteren belediye, il özel idaresi ile bunlara bağlı veya bunların kurdukları veya üye oldukları birlik ve idareleri, f) Mali yıl: Takvim yılını, g) Merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri: Kanuna ekli (I), (II) ve (III) sayılı cetvellerde yer alan kamu idarelerini, ğ) Özel bütçeli idareler: Kanuna ekli (II) sayılı cetvelde yer alan kamu idarelerini, h) Performans esaslı bütçeleme rehberi: Kanunun 9 uncu maddesi uyarınca Bakanlıkça hazırlanan ve performans esaslı bütçelemeye ilişkin esas ve usuller ile standartları belirleyen rehberi, ı) Performans göstergesi: Kamu idarelerinin performans hedeflerine ulaşmak amacıyla yürüttükleri faaliyetlerin sonuçlarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek için kullanılan göstergeleri, i) Performans hedefi: Kamu idarelerinin stratejik hedeflerine ulaşmak için bir mali yılda gerçekleştirmeyi amaçladıkları performans seviyelerini gösteren hedefleri,

82 j) Performans programı: Kamu idarelerinin stratejik planlarıyla uyumlu olarak bir mali yılda yürütülecek faaliyetlerini, faaliyet ve proje bazında kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren, idare bütçesinin ve faaliyet raporunun hazırlanmasına esas teşkil eden programı, k) Sosyal güvenlik kurumları: Kanuna ekli (IV) sayılı cetvelde yer alan kamu kurumlarını, l) Stratejik plan: Kamu idarelerinin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren planı, m) Üst yönetici: Milli Savunma Bakanlığında Bakanı, bakanlıklarda müsteşarı, diğer kamu idarelerinde en üst yöneticiyi, il özel idarelerinde valiyi ve belediyelerde belediye başkanını, n) Yönetmelik: Bu Yönetmeliği, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Raporlama İlkeleri Sorumluluk ilkesi MADDE 4 (1) Faaliyet raporları mali saydamlık ve hesap verme sorumluluğunu sağlayacak şekilde hazırlanır. Doğruluk ve tarafsızlık ilkesi MADDE 5 (1) Faaliyet raporlarında yer alan bilgilerin doğru, güvenilir, önyargısız ve tarafsız olması zorunludur. Açıklık ilkesi MADDE 6 (1) Faaliyet raporları, ilgili tarafların ve kamuoyunun bilgi sahibi olmasını sağlamak üzere açık, anlaşılır ve sade bir dil kullanılarak hazırlanır. (2) Raporlarda teknik terim ve kısaltmaların kullanılması durumunda bunlar ayrıca tanımlanır. Tam açıklama ilkesi MADDE 7 (1) Faaliyet raporlarında yer alan bilgilerin eksiksiz olması, faaliyet sonuçlarını tüm yönleriyle açıklaması gerekir. (2) İdarenin faaliyetleriyle ilgisi olmayan hususlara faaliyet raporlarında yer verilmez. Tutarlılık ilkesi MADDE 8 (1) Faaliyet sonuçlarının gösterilmesi ve değerlendirilmesinde aynı yöntemler kullanılır. Yöntem değişiklikleri olması durumunda, bu değişiklikler raporda açıklanır. (2) Faaliyet raporları yıllar itibarıyla karşılaştırmaya imkân verecek biçimde hazırlanır. Yıllık olma ilkesi MADDE 9 (1) Faaliyet raporları, bir mali yılın faaliyet sonuçlarını gösterecek şekilde hazırlanır.

83 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Faaliyet Raporlarının Düzenlenmesi, İlgili İdarelere Verilmesi ve Bu İşlemlere İlişkin Süreler Birim faaliyet raporu MADDE 10 (1) Birim faaliyet raporu; genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri, özel bütçeli idareler, sosyal güvenlik kurumları ve mahalli idarelerin bütçelerinde kendisine ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri tarafından hazırlanır. (2) Genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri, özel bütçeli idareler ve sosyal güvenlik kurumlarının ilgili mali yıla ilişkin birim faaliyet raporları harcama yetkilileri tarafından izleyen mali yılın en geç Mart ayı sonuna kadar üst yöneticiye sunulur. (3) Mahalli idareler harcama yetkilileri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporları ise izleyen mali yılın en geç Şubat ayı sonuna kadar üst yöneticiye sunulur. (4) Üst yönetici, harcama birimlerinin faaliyetlerini ve performansını izleyebilmek amacıyla, harcama yetkililerinden üç veya altı aylık birim faaliyet raporları isteyebilir. (5) Birim faaliyet raporu hazırlayan harcama yetkilileri, raporun içeriğinden ve raporda yer alan bilgilerin doğruluğundan üst yöneticiye karşı sorumludur. İdare Faaliyet Raporu MADDE 11 (1) İdare faaliyet raporu, birim faaliyet raporları esas alınarak, idarenin faaliyet sonuçlarını gösterecek şekilde üst yönetici tarafından hazırlanır. (2) Genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri, özel bütçeli idareler ile sosyal güvenlik kurumlarının ilgili mali yıla ilişkin idare faaliyet raporları üst yöneticileri tarafından izleyen mali yılın en geç Nisan ayı sonuna kadar kamuoyuna açıklanır. Bu raporların birer örneği aynı süre içerisinde Sayıştaya ve Bakanlığa gönderilir. (3) Mahalli idarelerce hazırlanan idare faaliyet raporlarından; il özel idarelerinin faaliyet raporları Mart ayı toplantısında vali veya genel sekreter tarafından il genel meclisine, belediyelerin faaliyet raporları Nisan ayı toplantısında belediye başkanı tarafından belediye meclisine, mahalli idare birliklerinin faaliyet raporları ise Nisan ayında birlik başkanı tarafından birlik meclisine sunulur. (4) İl özel idarelerinin faaliyet raporları Mart ayı sonuna kadar; belediyelerin faaliyet raporları ile mahalli idare birliklerinin faaliyet raporları ise Nisan ayı sonuna kadar üst yöneticileri tarafından kamuoyuna açıklanır. Bu raporların birer örneği aynı süreler içinde Sayıştaya ve İçişleri Bakanlığına gönderilir. (5) Diğer mahalli idarelerin faaliyet raporlarının hazırlanması ve sunulmasında belediyeler için belirlenen sürelere uyulur. (6) Sayıştay, Bakanlık veya İçişleri Bakanlığınca istenilmesi halinde faaliyet raporları ayrıca elektronik ortamda da gönderilir. (7) Üst yöneticiler, idare faaliyet raporlarının içeriğinden ve raporlarda yer alan bilgilerin doğruluğundan ilgili Bakana; mahalli idarelerde ise meclislerine karşı sorumludur. Mahalli idareler genel faaliyet raporu MADDE 12 (1) Mahalli idareler genel faaliyet raporu, mahalli idarelerin idare faaliyet raporları esas alınarak İçişleri Bakanlığı tarafından hazırlanır.

84 (2) Mahalli idareler genel faaliyet raporu İçişleri Bakanlığı tarafından izleyen mali yılın Haziran ayının onbeşine kadar kamuoyuna açıklanır. Bu raporun birer örneği aynı süre içerisinde Sayıştaya ve Bakanlığa gönderilir. Mahalli idareler genel faaliyet raporunun kapsamı MADDE 13 (1) Mahalli idarelerin genel durumunu ortaya koymak üzere hazırlanacak mahalli idareler genel faaliyet raporunda; a) Mahalli idare bütçeleri gelir ve gider hedefleri ile gerçekleşmelerine ilişkin bilgi ve değerlendirmeler, b) Mahalli idareler, mahalli idarelere bağlı kuruluş ve işletmeler ile belediye ortaklıklarının iç ve dış borçlarına ilişkin bilgi ve değerlendirmeler, c) Mahalli idarelerin insan kaynakları ile fiziki kaynaklarına ilişkin bilgi ve değerlendirmeler, ç) Mahalli idare bütçelerinden yapılan yardımlar ile sosyal hizmet harcamalarına ilişkin bilgi ve değerlendirmeler, d) Mahalli idarelerin stratejik planlama ve performans esaslı bütçeleme uygulamaları hakkında genel değerlendirmeler, e) Mahalli idarelere ilişkin iç denetim sonuçları hakkında bilgi ve değerlendirmeler, f) Mahalli idarelere ilişkin olarak İçişleri Bakanlığınca yürütülen denetim ve gözetim faaliyetleri hakkında özet bilgiler, g) Mahalli idarelerin yıl içinde yapmış olduğu yatırımlar ile gelecek yıllara yaygın yüklenmelerine ilişkin bilgiler, ğ) Bakanlık ve İçişleri Bakanlığınca gerekli görülen diğer bilgiler, yer alır. Genel faaliyet raporu MADDE 14 (1) Genel faaliyet raporu, merkezi yönetim kapsamındaki idarelerin ve sosyal güvenlik kurumlarının bir mali yıldaki faaliyet sonuçlarını gösterecek şekilde Bakanlık tarafından hazırlanır. (2) Genel faaliyet raporu Bakanlık tarafından izleyen mali yılın Haziran ayı sonuna kadar kamuoyuna açıklanır ve aynı süre içinde Sayıştaya gönderilir. Genel faaliyet raporunun kapsamı MADDE 15 (1) Genel faaliyet raporunda; a) Merkezi yönetim bütçesi gelir ve gider hedefleri ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenleri, b) Kamu borç yönetimi raporu kapsamında borç stokundaki gelişmeler ve borçlanmaya ilişkin diğer bilgiler, c) Yıl sonundaki varlık ve yükümlülüklerin durumunu gösterir cetvel ile bunlara ilişkin bilgiler, ç) Ödenek aktarmaları ve diğer ödenek işlemlerini gösteren cetvel, d) Bütçenin uygulamasına ilişkin olarak Bakanlık tarafından yapılan faaliyetler,

85 e) İdarelerin stratejik planlama ve performans esaslı bütçeleme uygulamaları hakkında genel değerlendirmeler, f) Mahalli idarelerin malî yapılarına ilişkin genel değerlendirmeler, g) Bütçeden yardım alan dernek, vakıf, birlik, kurum, kuruluş, sandık ve benzeri teşekküllerin faaliyetlerine ilişkin değerlendirmeler, ğ) Bakanlıkça gerekli görülen diğer bilgiler, yer alır. Faaliyet raporlarının Türkiye Büyük Millet Meclisine sunulması MADDE 16 (1) Mahalli idarelerin faaliyet raporları hariç olmak üzere idare faaliyet raporları, mahalli idareler genel faaliyet raporu ve genel faaliyet raporu, dış denetim sonuçlarını dikkate alarak görüşlerini de belirtmek suretiyle Sayıştay tarafından genel uygunluk bildirimi ile birlikte Türkiye Büyük Millet Meclisine sunulur. (2) Türkiye Büyük Millet Meclisine sunulan bu raporlar ile genel uygunluk bildirimi komisyonlarda öncelikle görüşülür. Faaliyet raporlarının Türkiye Büyük Millet Meclisinde görüşülmesi MADDE 17 (1) Türkiye Büyük Millet Meclisinde, Sayıştay tarafından sunulan raporlar ve değerlendirmeler çerçevesinde, kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasına ilişkin olarak kamu idarelerinin yönetim ve hesap verme sorumlulukları görüşülür. Bu görüşmelere üst yönetici veya görevlendireceği yardımcısının ilgili bakanla birlikte katılması zorunludur. (2) Merkezi yönetim kapsamındaki idarelerin ve sosyal güvenlik kurumlarının idare faaliyet raporları, genel faaliyet raporu, dış denetim genel değerlendirme raporu ve kesin hesap kanun tasarısı ile merkezi yönetim bütçe kanunu tasarısı birlikte görüşülür. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Birim ve İdare Faaliyet Raporlarında Yer Alması Gereken Hususlar Birim ve idare faaliyet raporlarının kapsamı MADDE 18 (1) Birim ve idare faaliyet raporları, aşağıda yer alan bölümleri ve bilgileri içerecek şekilde hazırlanır. a) Genel bilgiler: Bu bölümde, idarenin misyon ve vizyonuna, teşkilat yapısına ve mevzuatına ilişkin bilgilere, sunulan hizmetlere, insan kaynakları ve fiziki kaynakları ile ilgili bilgilere, iç ve dış denetim raporlarında yer alan tespit ve değerlendirmelere kısaca yer verilir. b) Amaç ve hedefler: Bu bölümde, idarenin stratejik amaç ve hedeflerine, faaliyet yılı önceliklerine ve izlenen temel ilke ve politikalarına yer verilir. c) Faaliyetlere ilişkin bilgi ve değerlendirmeler: Bu bölümde, mali bilgiler ile performans bilgilerine detaylı olarak yer verilir. 1) Mali bilgiler başlığı altında, kullanılan kaynaklara, bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, varlık ve yükümlülükler ile yardım yapılan birlik, kurum ve kuruluşların faaliyetlerine ilişkin bilgilere, temel mali tablolara ve bu tablolara ilişkin açıklamalara yer verilir. Ayrıca, iç ve dış mali denetim sonuçları hakkındaki özet bilgiler de bu başlık altında yer alır.

86 2) Performans bilgileri başlığı altında, idarenin stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyet ve projelerine, performans programında yer alan performans hedef ve göstergelerinin gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, diğer performans bilgilerine ve bunlara ilişkin değerlendirmelere yer verilir. ç) Kurumsal kabiliyet ve kapasitenin değerlendirilmesi: Bu bölümde, orta ve uzun vadeli hedeflere ulaşılabilmesi sürecinde teşkilat yapısı, organizasyon yeteneği, teknolojik kapasite gibi unsurlar açısından içsel bir durum değerlendirmesi yapılarak idarenin üstün ve zayıf yanlarına yer verilir. d) Öneri ve tedbirler: Faaliyet yılı sonuçları ile genel ekonomik koşullar, bütçe imkânları ve beklentiler göz önüne alınarak, idarenin gelecek yıllarda faaliyetlerinde yapmayı planladığı değişiklik önerilerine, hedeflerinde meydana gelecek değişiklikler ile karşılaşabileceği risklere ve bunlara yönelik alınması gereken tedbirlere bu bölümde yer verilir. Birim ve idare faaliyet raporlarının şekli MADDE 19 (1) Birim ve idare faaliyet raporları, Ek-1 de yer alan şekle uygun olarak hazırlanır. Birim faaliyet raporlarında sadece harcama birimine ilişkin bilgilere yer verilir. Birim faaliyet raporlarında birim yöneticisinin; idare faaliyet raporlarında ise ilgili bakan ve üst yöneticinin sunuş metni yer alır. (2) İdare faaliyet raporlarına, Ek-2 ve Ek-4 te örnekleri yer alan üst yönetici tarafından imzalanan "İç Kontrol Güvence Beyanı" ile mali hizmetler birim yöneticisi tarafından imzalanan " Mali Hizmetler Birim Yöneticisinin Beyanı", birim faaliyet raporlarına ise Ek-3 te örneği yer alan ve harcama yetkilisi tarafından imzalanan "İç Kontrol Güvence Beyanı" eklenir. (3) Kamu yönetiminde uygulama birliğini sağlamak ve birim faaliyet raporlarından hareketle idare faaliyet raporlarının hazırlanmasını kolaylaştırmak amacıyla, raporlarda yer alması gereken diğer hususlar ve ekler Bakanlıkça hazırlanan performans esaslı bütçeleme rehberinde belirlenir. BEİİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Faaliyet raporlarının kamuoyuna açıklanması MADDE 20 (1) Genel faaliyet raporu, mahalli idareler genel faaliyet raporu ve idare faaliyet raporları Yönetmeliğin ilgili maddelerinde belirlenmiş olan sürelere uyularak basın açıklaması yapılmak suretiyle kamuoyuna duyurulur ve ilgili idarenin internet sayfasında yayımlanır. İnternet sayfası bulunmayan idareler, faaliyet raporlarına kamuoyunun erişimini sağlamak üzere gerekli tedbirleri alırlar. Gizlilik gerektiren bilgiler MADDE 21 (1) Faaliyet raporlarında milli güvenlik, savunma ve istihbarat hizmetlerine ilişkin gizlilik gerektiren bilgiler ile devlet sırrı ve ticari sır niteliğindeki bilgilere ve ülkenin ekonomik çıkarları açısından gizli kalması gereken bilgilere yer verilmez. Tereddütlerin giderilmesi MADDE 22 (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye ve gerekli düzenlemeleri yapmaya Bakanlık yetkilidir. İlk faaliyet raporu GEÇİCİ MADDE 1 (1) Kamu idareleri bu Yönetmelikte belirlenen usul ve esaslara göre ilk faaliyet raporlarını, 2006 mali yılı için hazırlarlar.

87 Performans bilgileri GEÇİCİ MADDE 2 (1) Kamu idareleri ilk performans programlarını hazırladıkları yıla kadar, faaliyet raporlarının performans bilgileri bölümünde sadece faaliyet ve projelere ilişkin bilgilere yer verirler. Yürürlük MADDE 23 (1) Bu Yönetmelik 1/1/2006 tarihinden geçerli olmak üzere yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 24 (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Maliye Bakanı yürütür. Ek-1: Birim ve İdare Faaliyet Raporlarının İekli..YILI.. FAALİYET RAPORU BAKAN SUNUİU[1] ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU İÇİNDEKİLER İ- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon[2] B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar C- İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 2- Örgüt Yapısı 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 4- İnsan Kaynakları 5- Sunulan Hizmetler 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi D- Diğer Hususlar İİ- AMAÇ ve HEDEFLER A- İdarenin Amaç ve Hedefleri B- Temel Politikalar ve Öncelikler C- Diğer Hususlar

88 İİİ- FAALİYETLERE İLİİKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler 1- Bütçe Uygulama Sonuçları 2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar 3- Mali Denetim Sonuçları 4- Diğer Hususlar B- Performans Bilgileri 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri 2- Performans Sonuçları Tablosu 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi 4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi 5- Diğer Hususlar İV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler B- Zayıflıklar C- Değerlendirme V- ÖNERİ VE TEDBİRLER

89 STANDART 15 KAYIT VE DOSYALAMA SİSTEMİ KAYIT VE DOSYALAMA SİSTEMİ Kamu kurum ve kuruluşlarında yazılı iletişimin çağa uygun olarak geliştirilmesi, evrak havale ve takiplerindeki genel esasların yeniden değerlendirilerek otomasyon tekniklerine de uygun bir kodlama standardının sağlanması maksadıyla oluşturulan (14) haneli kod formatı Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğünün tarih ve 1991/17 sayılı genelgesi ile uygulamaya konulmuştur. Söz konusu genelge gereğince Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından Üniversitelerin yazışma kodlarının yeniden düzenlendiği ve Üniversitemiz birimlerinin yeni yazışma kodlarının neler olduğu tarih ve sayılı yazı ile bildirilmiştir. Buna göre Müdürlüğümüz birimlerinin yazışmalarında kullanacağı yazışma kodları aşağıda yazılı olduğu gibidir. Uşak Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü yazışma kodları: İdari birim Kimlik Kodu Enstitü Sekreterliği İdari İşler Birimi Mali İşler Birimi tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı konulu BaŞbakanlık Genelgesinde; Üniversitelerin ana faaliyetlerine yönelik doysa planlarının Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınca en kısa sürede hazırlanarak Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderileceği, mezkur Genel Müdürlükçe onaylanmasını müteakip ortak alanlarla birlikte üniversitelerde kullanılmaya başlanacağı belirtilmiştir. Bu nedenle Üniversitelerin kullanacağı standart dosya planının Yükseköğretim Kurulu tarafından hazırlanarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne onaylanmasını müteakip kullanılmaya başlanacaktır.

90 STANDART 16 HATA USULSÜZLÜK VE YOLSUZLUKLARIN BİLDİRİLMESİ HATA, USULSÜZLÜK VE YOLSUZLUKLARIN BİLDİRİLMESİ Müdürlüğümüz personeli, görevleri sırasında karşılaşmış oldukları, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları söz veya yazı ile en yakın amirden başlayarak silsile yolu ile bildirmeleri, karar verme yetkisi bulunmayan amirlerin hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları silsile yolu ile kendi görüşleriyle birlikte en yakın amirine bildirmeleri gerekmektedir. Ayrıca; devlet memurları amirleri veya kurumları tarafından kendilerine uygulanan idari eylem ve işlemlerden dolayı şikâyetlerini ve kurumları ile ilgili resmi ve şahsi işlerinden dolayı müracaatlarını Devlet Memurlarının Şikâyet ve Müracaatları Hakkında Yönetmelikte belirlenen esas ve usullere göre yapmaları gerekmektedir. Yönetmeliğin 5 inci maddesi gereğince; Şikâyetler söz veya yazı ile en yakın amirden başlanarak silsile yolu ile ve şikâyet edilen amirler atlanarak yapılır. Yazılı şikâyetler maksadı en iyi ifade edecek şekilde ve mevzuat hükümlerine uygun olarak yazılan bir dilekçe ile yapılır. Dilekçede tespit edilen eksiklikler ile suç teşkil etmeyen usulsüzlüklerin giderilmesi şikâyeti kabul eden amirlerce sağlanır. Sözlü şikâyetlerde de bu esaslara uyulur. Sözlü olarak yapılan şikâyetler, şikâyeti yapanın istemi halinde yapıldıkları anda şikâyetçi ile şikâyeti kabul eden amir tarafından birlikte imzalanan bir tutanakla tespit olunur ve iki tarafa verilir. Amir de şikâyetin tutanağa geçirilmesini isteyebilir. Şikâyetçi tutanak düzenlenmesinden kaçınırsa şikâyet yapılmamış sayılır. Yönetmeliğin 12. Maddesi gereğince; müracaatlar hakkında karar verme yetkisi müracaat konusunu çözümlemeye yetkili kılınan mercilere aittir. Müracaatı kabul eden ancak sorunu çözümleme yetkisi bulunmayan amirler bunların silsile yolu ile müracaat konusunu çözümlemeye yetkili kılınan mercilere 3 gün içinde intikal ettirir..

91 5 İZLEME STANDARTLARI STANDART 17 İÇ KONTROLÜN DEĞERLENDİRİLMESİ İÇ KONTROLÜN DEĞERLENDİRİLMESİ Müdürlüğümüzde görevli personel, faaliyetlerin yürütülmesi sırasında uygulanmakta olan iç kontrol sisteminin sürekliliğini sağlamak ve belirlenmiş usul ve esaslara uymaktan sorumludur. Enstitü Müdürü Başkanlığında alt birim personelinin katılacağı toplantılarda müdürlüğümüz iç kontrol sistemi değerlendirilecek, aksayan yönleri görüşülecek ve gerekirse alınacak önlemlere ilişkin eylem planı hazırlanacaktır.

92 STANDART 18 İÇ DENETİM İÇ DENETİM İç denetim faaliyetleri İç Denetim Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde Üniversitemiz İç Denetçileri tarafından sağlanacaktır.

93 UŞAK ÜNİVERSİTESİ, FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ İÇ KONTROL SİSTEMİNİN KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUMUNU SAĞLAMAK ÜZERE YAPILMASI GEREKEN ÇALIŞMALARA İLİŞKİN EYLEM PLANI Müdürlüğümüz iç kontrol sistemiyle ilgili olarak tarih ve sayılı resmi gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol standartları tebliği uyarınca yapılması gereken çalışmaları yürütmek, hazırlamak üzere Başkanlığımız bünyesinde çalışma grubu oluşturulacaktır. Çalışma gurubunda Müdürlüğümüz tarafından görevlendirilen Risk Koordinatörü Yrd.Doç.Dr. Sibel ALAPALA başkanlığında Enstitümüz birimlerinde çalışan memurlar ve akademik personel görevlendirilecektir. Buna göre oluşturulan iç Kontrol Standartları çalışma grubunda görevli personel aşağıdaki tabloda belirtilmiştir. Fen Bilimleri Enstitüsü İç Kontrol Standartları Çalışma Grubunda Görevli Personel listesi Kontrol Ortamı Standartları (1.Grup) Risk Değerlendirme Standartları (2.Grup) Kontrol Faaliyetleri (3.Grup) Bilgi ve İletiŞim Standartları (4.Grup) İzleme Standartları (5.Grup) Prof.Dr. Lütfullah TÜRKMEN(Başkan) Yrd.Doç.Dr.Sibel ALAPALA DEMİRHAN(Üye) Yrd.Doç.Dr. Gamze Doğan(Üye) Yrd.Doç.Dr.Sibel ALAPALA DEMİRHAN (Başkan) Yrd.Doç.Dr. Gamze Doğan (Üye) Hasan CANDAN(Üye) Erhan GÖKTAŞ(Üye) Mustafa ÇİĞDEM (Üye) Yrd.Doç.Dr. Gamze Doğan (Başkan) Hasan CANDAN(Üye) Erhan GÖKTAŞ(Üye) Yrd.Doç.Dr.Sibel ALAPALA DEMİRHAN (Başkan) Mustafa ÇİĞDEM (Üye) Diyap TAŞĞIN (Üye) Yrd.Doç.Dr. Gamze Doğan (Başkan) Hasan CANDAN(Üye ) Mustafa ÇİĞDEM ( Üye) Çalışma grubunda görevli olan personel iç kontrol standartları tebliği kapsamında aşağıda belirlenen süreç dâhilinde kendi alt birimde yapılması gereken çalışmaları hazırlayıp yürüterek Müdürlüğümüz İç Kontrol Sisteminin oluşturulmasını sağlamakla görevlidirler.

94 FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ İÇ KONTROL/ÖN MALİ KONTROL GÖRÜŞ FORMU Sayfa No: Tarih : Sıra No Giderin Nevi ve Niteliği Miktarı Ölçeği Mal Alımı Alımın Niteliği Hizmet Alımı Yapı m Şleri Giderin Gerekçesi (Hukuki Dayanağı) Bütçe Tertibi Kullanılabilir Ödenek Tutarı Yaklaşık Maliyeti Harcama Tutarı Gerçekleştirme Usulü Piyasa Fiyat Araştırması Sonuçları (Teklif verenler ve Tutarları) Yukarıda belirtilen malın / İşin satın alınması / yaptırılması hususunu onaylarınıza arz ederim. Uygundur ( Ön Mali Kontrol işleminden sonra imzalanacaktır ) Adı, Soyadı Unvanı Tarih İmzası Gerçekleştirme Görevlisi Adı, Soyadı Unvanı Tarih İmzası Harcama Yetkilisi Adı, Soyadı Unvanı Ön inceleme yapılmıştır Tarih İmzası Mali Karar ve işlem uygun görülmemiştir Uygun Görülmeme Gerekçesi Mali Hizmetler Birimi Yöneticisi Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür Mali Hizmetler Birimi Yöneticisi Adı, Soyadı Unvanı Tarih İmzası Adı, Soyadı Unvanı Tarih İmzası