Darüşşafaka Cemiyeti İntranet ve Süreç Yönetimi. Teknik Şartname

Transkript

1 Darüşşafaka Cemiyeti İntranet ve Süreç Yönetimi Teknik Şartname Mayıs,

2 İçindekiler 1 GİRİŞ TANIMLAR AMAÇ PROJE KAPSAMI ANA SAYFA ÖZLÜK YÖNETİMİ KURUM İÇİ WİKİ İZİN YÖNETİMİ PERSONEL TALEP PERSONEL ÇIKIŞ MASRAF FORMU İŞ AKIŞI MAAŞ AVANSI VE İŞ AVANSI İŞ AKIŞI GELEN GİDEN EVRAK KAYDI UYGULAMA TEKNİK ALTYAPISI TEKLİFTE BEKLENEN EK BİLGİLER FİRMA HAKKINDA GENEL BİLGİ PROJE YÖNETİMİ HAKKINDA GENEL BİLGİ TEKNİK ÖZELLİKLER HAKKINDA GENEL BİLGİ UYGULAMANIN YÖNETİMİ HAKKINDA BİLGİ FİNANSAL TEKLİF

3 1 Giriş 1.1 Tanımlar Darüşşafaka İstekli Tedarikçi : DARÜŞŞAFAKA CEMİYETİ ve bağlı kurumlarını : Kapsamı verilen yapım işine teklif veren firma : Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekliyi, 1.2 Amaç Bu Teknik Şartname ( TŞ ), Darüşşafaka Cemiyeti ( Darüşşafaka ) nin Intranet ve Süreç Yönetimi oluşturulması konusunda yetkin firmaların verecekleri tekliflerin içeriğini belirlemek üzere hazırlanmıştır. Dokümanın amacı, isteklilere tekliflerini gönderirken izleyebilecekleri tek bir format sunmak ve eşit olmayan değerlendirmeleri önleme amacı ile yol göstermektir. 2 Proje Kapsamı Bu proje kapsamında Darüşşafaka Cemiyeti çalışanlarının çalışma gününde devamlı kullanacağı ortak bir platform oluşturulması amaçlanmıştır. Bu portal hem kurum içi iletişim ve bilgi yönetimini sağlayacak, hem de İnsan Kaynakları süreçlerinin bazılarını otomasyona geçirmek için kullanılacaktır. Proje sonunda ulaşılmak istenen hedefler aşağıda özetlenmiştir. Ek-5` in 42. Sayfası incelenebilir. Ek-3`de aşağıda listelenen iş akışların mevcut süreç şemalarına ulaşabilirsiniz. 2.1 Ana Sayfa Çalışanları karşılayacak sayfadır. Tüm çalışanlar bu projenin başlangıç kapsamında olan konulara erişebilecekleri nokta olacaktır. Yapı zamanla farklı modüller, alanlar için güncellenebilir yapıda olmalıdır. 2.2 Özlük Yönetimi Çalışan (Yönetim Kurulu üyelerimi dahil) kartlarının oluşturulduğu / görüldüğü, sözleşme, performans değerlendirme ve ilgili dokümanlarının eklenebildiği bir ana özlük modülüdür. Ayrıca çalışanların izin hakları ve izin istekleri buradan takip edilebiliyor olmalıdır. Çalışanların organizasyonel rolleri vb. işlemler bu modül üzerinden tanımlanacaktır. Çalışanların eğitim kayıtları ve takibi yapılmak istenmektedir. Özlük dosyasında saklanan her türlü dosya bu modül sayesinde dijital bir kopyasını da saklamaya imkan vermelidir. 2.3 Kurum İçi Wiki Vizyon, Misyon, Etik İlke ve Değerler, Yönetmelik, Prosedürler ve Formların son versiyonlarının sunulacağı alandır. 2.4 İzin Yönetimi Çalışan uygulama üzerinden belirli kurallara göre izin isteklerini yapabilecek ve ilgili iş akışını başlatabilecektir. İzin hakları uygulama üzerinde hesaplanması istenebilir. Gereksinimler: İlgili ekranlara yetkisi olan personeller erişebiliyor olmalıdır. Çalışana ait mevcut hak edişleri hesaplanmalı ve tutulmalıdır. Kullanıcı bu bilgileri görebilmelidir. Çalışanın işe giriş yılına göre izin türlerine ait parametrik hak edişleri belirlenebilmelidir. İzin türleri Yıllık, Mazeret, Ücretsiz, Sosyal ve Serbest Zaman seçeneklerine ihtiyaç vardır. 3

4 Onay ekranlarında aynı tarihteki (Yöneticiye bağlı birimde) diğer çalışanlarının onaylanmış veya bekleyen izinleri gösterilmelidir. Onay sistemi birden fazla yönetici onayına düşebilecek yapıda olmalıdır. Birim Yöneticisi farklı bir alanda takvim üzerinde kendine bağlı çalışanların planlanmış yıllık bazda bir takvim üzerinde görebilmelidir. Onaylanmış izin formların belirli formatlarda yazıcıdan çıktı alınabilecek yapıda olmalıdır. İnsan Kaynakları birimi izin alınan günler üzerinde belirli bir onay süreci ile değişiklik yapabilmelidir. İzin dönüşü çalışan izinden döndüğünü iletebileceği bir yapı bulunacaktır. Onay adımları ve izin dönüşleri İnsan Kaynakları, formu dolduran ve birim yöneticisine uyarılar gönderebilecek bir yapı olmalıdır Onay süreci çalışanın bağlı olduğu kuruma veya kadro tipine göre farklılık gösterebilir. 2.5 Personel Talep Kurum içerisinde yeni bir personel talebi yapılmak istendiğinde kullanılacak ekrandır. Gereksinimler: İlgili ekranlara yetkisi olan personeller erişebiliyor olmalıdır. Onay süreçlerinde talep Yeni Kadro talebi ise farklı bir onay sürecini destekleyecek şekilde tasarlanmalıdır. Onay sistemi birden fazla yönetici onayına düşebilecek yapıda olmalıdır. Boş kadrolar sistem üzerinde tanımlanabilmelidir. Süreç içerisinde tüm onaylayıcılar ve İnsan Kaynakları birimi süreci sonlandırabilir veya en başa gönderebilir. Onay adımlarında ve süreç içerisinde belirli aşamalarda uyarılar gönderebilecek yapı olmalıdır. 2.6 Personel Çıkış Kurum çalışanları iş akdinin fesih veya istifa sonucu ayrılması durumunda bir üst yöneticisi tarafından doldurulacak bir form ve süreçtir. 2.7 Masraf Formu İş Akışı Kurum çalışanları kurum adına yaptıkları masrafları listeleyebilecekleri ve üst yöneticilerinden onay alıp, onay sonrası çıktı alabilecekleri bir modüldür. 2.8 Maaş Avansı ve İş Avansı İş Akışı Kurum çalışanların maaş avansı talep edebilecekleri, belirli kontroller sonrası onaya gönderip tüm onay sürecinden sonra Mali İşler birimi tarafından sürecin sonlandırıldığı modüllerdir. 2.9 Gelen Giden Evrak Kaydı Evrak Kayıt bürosunun manuel yürüttüğü tüm gelen giden evrak kayıt süreçlerin dijitalleşeceği ve belirli süreçler ile tüm evrakların hangi aşamalarda olduğu takip edilmesi istenmektedir. 3 Uygulama Teknik Altyapısı Önerilen çözüm aşağıdaki teknik özelliklere sahip olmalıdır. Proje bitiminde kaynak kodları Darüşşafaka Cemiyeti`ne eksiksiz bir şekilde teslim edilecektir. Kurum bu şartı yerine getirmiyorsa bunu belirtmelidir. 4

5 Geliştirilecek olan yazılımın tüm fikri mülkiyet hakları Darüşşafaka Cemiyeti`ne ait olacaktır. Kurum bu şartı yerine getirmiyorsa bunu belirtmelidir. Intranet uygulaması web tabanlı olmalı, tüm tarayıcılar ve mobil uyumlu olmalıdır. Geliştirme dili olarak C#.net kullanılmalıdır. Veritabanı olarak Microsoft SQL kullanılmalıdır. Uygulama içerisinde tasarlanan uzun formlarda periyodik olarak callback yöntemiyle otomatik kaydet özelliği bulunacaktır. Darüşşafaka Cemiyeti onayıyla bazı formlarda postback yöntemi kullanılabilir. İntranet üzerine yüklenebilecek tüm dosyalar Google Drive altyapısında saklanması istenmektedir. Darüşşafaka Cemiyeti`tarafından verilecek Google Drive alanı uygulamanın Application Drive`ı olacaktır. Google Drive üzerinde saklanacak tüm dosyalar maksimum bilgi güvenliği göz önünde bulundurularak saklanacaktır. Google Drive üzerinde dosyalar Darüşşafaka Cemiyeti`i ile birlikte karar verilecek olan klasörleme ve dosya isimlendirme mantığı ile saklanacaktır. Uygulama harici erişim ile istenen dosya rahatlıkla bulunabilir olmalıdır. Fotoğraf gibi yüksek boyutlu dosyalar performans ve kalite faydaları gözetilerek saklanmalıdır. 4 Teklifte Beklenen Ek Bilgiler Tedarikçinin göndereceği teklifte öncelikle aşağıda belirtilen başlıkları doldurması gerekmektedir. Soruların sırasının değişmemesi gerekmektedir. Bu soruların dışında eklemek istediği bilgileri teklifinin ekler bölümüne koymalıdır. Tedarikçi öncelikle bu maddeyi bu Teknik Şartnamenin 2. maddesini dikkate alarak hazırlamalıdır. 4.1 Firma Hakkında Genel Bilgi Firma tanıtımı, ortaklık yapısı ve lokasyon bilgileri. Tedarikçi projeye atamayı planladığı proje sorumlusu veya sorumluları ile ilgili öz geçmişlerini paylaşmalıdır. Referanslar 4.2 Proje Yönetimi Hakkında Genel Bilgi İntranet projemizi nasıl bir Proje Yönetim yaklaşımı ile yöneteceksiniz? Önerilen proje takımı hakkında bilgi verebilir misiniz? Kısa listeye kalınması durumunda proje takımının öz geçmişleri istenecektir. Önerilen / tahmini proje takvimi ve proje süresi hakkında bilgi veriniz? 4.3 Teknik Özellikler Hakkında Genel Bilgi İntranet projesi için nasıl bir çözüm getirilecektir? Önerilecek çözüm firmanın mevcut bir paket yazılım mı olacak yoksa yeni geliştirilecek terzi yapımı bir uygulama mıdır? Önerilecek olan mimari ile ilgili birden fazla özelliğin karışımı olacak ise aşağıdaki formda bunu belirtmeniz gerekmektedir. 5

6 Modül Adı Mevcut Çözüm Yeni Geliştirilecek Open Source Bir Çözüm ile entegre Anasayfa / Dashboard Özlük Yönetimi Kurum içi Wiki İzim Yönetim Personel Talep Personel Çıkış Masraf Formu iş Akışı Maaş / İş Avansı İş Akışı Gelen / Giden Evrak Rol Yönetimi Tedarikçi uygulamasının çalışması için en uygun Sunucu altyapısı özelliklerini veriyor olmalıdır. Uygulamanın kurum dışı erişime açma ve bilgi güvenliğini göz önünde bulundurarak uygun bir yapı sunmalıdır. Uygulamanın çalışması için ek yazılımları ve versiyonlar belirtilmelidir. Microsoft Server, SQL vs. 4.4 Uygulamanın Yönetimi Hakkında Bilgi Uygulama için verilecek yönetim hizmetinin listesi verilmelidir. Servis seviyesi hakkında bilgi verilmelidir. Değişiklik yönetimi için kullanılacak metodoloji nasıl olacaktır? Problem bildirim yöntemi nasıl olacaktır? Çalışma gerçek ortama alındığında garanti süresi ne kadar olacaktır? 4.5 Finansal Teklif Yazılım bedeli(kısıtlamalar var ise belirtilmelidir. Örneğin kullanıcı sınırı vb.). Eğer paket bir yazılım öneriliyorsa yazılım paket bedeli ve ek geliştirme maliyetleri ayrı olarak listelenmelidir. Proje kapsamı dışında çıkacak olan çalışmalarda ek geliştirme maliyetleri rol bazlı saat ücretleri belirtilmelidir. Donanım ve ek yazılım lisans için tedarikçi teklif verebilir. Bunu ayrıca listeleyebilir. 6