Daha detaylı bilgi ve teklif için adresine eposta gönderebilirsiniz.

Transkript

1 Elektronik Belge Yönetim Sistemi Daha detaylı bilgi ve teklif için adresine eposta gönderebilirsiniz.

2 Elektronik Belge Yönetim Sistemi, %100 Web tabanlı olup, Kurumunuzdaki belge ve bilgi alış verişinin elektronik ortama aktarılmasını ve internet üzerinden bu bilgilerin anlık olarak yönetilmesini amaçlayan bir sistemdir. Ayrıca kurum içi ve kurum dışı yazışmalarınıza ait süreçlerinizi standart haline getirir. Yazışmalar için harcanan kaynakların ( kağıt, fotokopi, toner, insan gücü ) minimuma indirilmesi de amaçlanmıştır. Fiziksel ortamdaki yaşanan sorunların ( belgelerin kaybolması, ulaşım süreleri ile ilgili sorunlar, fakslarda yaşanan gecikme ve kopukluklar, personel açığından kaynaklanan sıkıntılar ) önlenmesi veya en aza indirilmesi de sistemin önemli avantajlarındandır. Sağladığı tasarruflar ve programın avantajlarını daha iyi örneklendirmek adına Ek-1 e bakınız. Uygulama Başbakanlık tarafından en son yayınlanan Resmi Yazışmalar Yönetmeliğine uygun olarak hazırlanmıştır. Tüm kamu kurum ve kuruluşlarında uygulanabilmektedir. 1

3 Bu doküman sistemin tamamını tanıtan bir doküman olmayıp, sistemin genel bir özetini sunmaktadır. Kullanıcı adı ve şifre talebi ile sistem detaylı olarak incelenebilir. 2

4 Sistem üzerinde yaılabilecekler özetle şu şekildedir : Kurum dışı gelen evrakların sisteme taranarak aktarılması o Kurum içindeki evraklar diğer birimlerden ilk hazırlandığı anda taranıp geldiği için tekrar tekrar tarama veya bilgilerinin girilmesi işlemine gerek yoktur, Alıcı birimler tarafında gelen evraklar kayıt altına alınırken bazı defter bilgilerinin değiştirilerek sisteme kaydı mümkündür. Sistem üzerinde Giden evraklar da ( ıslak imzalı evraklar ) taranarak kurum içi birimlere veya kurum dışına tek ekrandan gönderilebilmektedir. Kurumun birimleri sisteme tanımlanabildiği gibi sık kullanılan dış birimler de kullanıcıların girdiği değerlere göre sistemde otomatik olarak tanınmaktadır. Şekil 1 Giden Evrak hazırlanırken, çoklu dağıtım listesine birim eklerken Sisteme kayıt olan evrakın takibi için gelen veya giden numarasından başka herhangi bir işaret numara verilmemektedir. 3

5 Gelen Evrak Defteri üzerinde gelen evraklar izlenebilir ve evraklar üzerinde bir takım işlemler yapılabilir. Şekil 2 Gelen Evrak Defteri üzerindeki bir defter kayıtı üzerindeki yapabileceğiniz bazı işlemler Şekil 2 de görüldüğü gibi her bir defter kayıtının yönetim ikonuna tıklandığında açılan menü aracılığıyla, İlgi tutarak yazı yazmak, evrak yaşam döngüsünün görüntülenmesi ( evrakın özgeçmişi, geldiği birimler,evrak üzerinde şimdiye kadar yapılan işlemler ), vb. işlemler gerçekleştirilebilmektedir. Şekil 3 Rasgele Seçilen bir evrakın Evrak Yaşam Döngüsünden bir görüntü. Şekil 3 de görüldüğü gibi, bir evrak üzerinde yapılan herşey yaşam döngüsünde yer almaktadır. Bu ekran takip edilerek birimlerin gönderdikleri evrakın en son ne durumda, hangi birimde olduğu ya da gelen evraklarının daha önceden hangi birimlerde kimler tarafından ne işlemler yapılarak gönderildiği gibi bilgilere ulaşılabilir. Gelen Evrak Defteri üzerinde yapılan işlemlere benzer, Giden Defterinde de, konuya özgü işlemler mevcuttur. 4

6 Giden Evrak Kayıtı yapıldığı anda, ıslak imzalı belge ile birlikte götürülme zorunluluğu olduğu için ( bu zorunluluk kurumun elektronik imza ya geçme sürecinin tamamladıktan sonra ortadan kalkacaktır. Böyle bir zimmet yada üst birime Sayı Al mak için gönderime gerek kalmayacaktır. Evraklar ilgili birimlere gönderen birim tarafından imzalanır imzalanmaz gönderilen birim veya birimler tarafından otomatik olarak sayı alarak defterlerinde gözükecektir. ) zimmet listesi de sistemde mevcuttur. Şekil 4 Sistem üzerindeki zimmet bekleyen, Giden evraklardan bir görüntü. Şekil 4 deki ekran görüntüsü ile Gönderilen bir evrak, gönderildiği dağıtımlı listeye direk olarak sevk edilebilir veya, üst birime sayı almak için de havale edilebilir. Birimler kendilerine gelen evrakları da Kabul Bekleyen Evraklar kısmında görebilmektedir. Her birim ıslak imzalı evrakı eline aldığı zaman bu modülü kullanarak kendi Gelen defterlerinde kayıt altına alabilirler. Bu modül de elektronik imzayı kullanacak olan kurumlarda ortadan kaldırılacaktır. Şekil 5 Kabul bekleyen evraklar üzerinde yapılabilecek işlemler Şekil 5 de görülen Kabul Bekleyen Evraklar için, ilgili deftere kayıt yapmadan da evrak üzerinde işlemler yapılabilinmektedir. Eğer birim defter tutmuyor ( alt şube veya kişi ise ) ise, işlem yapıldı diyerek listeden evrakı kaldırabilmektedir. 5

7 Sistem üzerinde Gelen ve Giden defterleri üzerinde evrak arama işlemleri yapılabilinmektedir. Örnek bir arama ekranı Şekil 6 da görülmektedir. Şekil 6 Örnek bir arama sonucu Evrakın aslının gönderilmediği, sadece fotokopilerinin gönderildiği durumlarda evrak akışı maliyetsiz ve saniyeler içinde yapılabilmektedir. Sadece bu modül yardımı ile dahi Evrakın çıktı alınma maliyeti Evrakın çoğaltılma işlemi (Fotokopi) Tasnifi İlgili birimlere dağıtımı (zimmetlenme ve teslim alma süreci) gibi adımlardaki sarf malzeme ve personel gideri maliyeti ve zamandan tasarruf sağlanacaktır. 6

8 Paket İ çerig i ve Destekler Web Sunucuların Kurulumu Web Sunucularının Yapılandırılması Web Sunucularının Bakımı Veri Tabanı Sunucularının Kurulumu Veritabanı Sunucularının Yapılandırılması Veritabanı Sunucularının Bakımı 1 adet Test, 1 adet gerçek uygulamanın oluşturulması. Sık kullanılan parçalar için interaktif yardım dokümanlarının hazırlanması. Kurumunuzdaki (sizin tarafınızdan belirlenen) bir uzmana birebir sistemin eğitiminin verilmesi ve sonrasında bu uzmana sistemin yönetim hakkının da verilmesi. 7