İçindekiler: e-baski.com nedir?... 3 e-baski sistemi neden kullanmalıdır?... 4 Firmaların e-baski.com sistemini kullanması... 5 Ayarlar...6 A. Site Ay

Transkript

1 Yönetim Arayüzü Kılavuzu V 1.03

2 İçindekiler: e-baski.com nedir?... 3 e-baski sistemi neden kullanmalıdır?... 4 Firmaların e-baski.com sistemini kullanması... 5 Ayarlar...6 A. Site Ayarları Site Genel Ayarları Site Kullanıcıları... 6 Kullanıcı Yetkileri: Banka Hesapları Kargo Firmaları Sayfa Stilleri Site Dilleri... 9 B. Site Parametreleri Kitap Ebatları Kâğıt Çeşitleri Kapak Çeşitleri...12 Kapak Tasarım Bilgileri Hesaplama Parametreleri Alternatif Hesap Aralıkları Ek Hizmetler Teklif Parametreleri Sipariş Parametreleri Firmaya ait İşlerin tanımlanması Tanımlanmış İşlerin Bağımlılıkları Ekipler Cari Hesaplar Mesajlar Dashboard Döviz Kurları Döviz Kurları seçimi ve Kur Girişi...23 C. Raporlar ve Analizler Süreç Analizi Verilen Teklifler Karşılaştırmalı Analiz Site İstatistikleri...25 D. İşletme Zamanı Verilen Teklifler Teklif Detayları Maliyet Analizi Alınan Siparişler Outsource ve B2B çalışma İş Emirleri...33 İş Emri oluşturma İş Emri Ekranı...35 İş Emri Yazdırma İş Programı İş Gönderim Etiketi Yazdırma...39 Müşterinin Bilgilendirilmesi Gönderim Sonrası...41 E. e-baski.com Site Üyeliği ve Hızlı Kurulum...42 F. Tavsiyeler... 43

3 Firmalar e-baski sistemine üye olmak için e-baski.com sitesindeki Sitenizi Kaydedin linkine tıklayarak sitelerini kaydedebilirler. Site kaydı sistem yönetimince onaylandıktan sonra yönetim arayüzü kullanıma açılır. e-baski.com nedir? e-baski.com klasik ve/veya dijital baskı yapan matbaalar ve/veya ajanslar, kitap evleri gibi baskı ile ilgili alanlarda çalışan firmaların kullandığı ortak bir arabirimdir. E-baski.com hesaplama sayfası, sisteme üye olan firmaların web sitelerine gömülü olarak çalışır, aynı sayfalardan sipariş kabulü hatta ödemelerin alınması mümkündür. Kullanıcılar tarafından firma web sitesi içindeki bu ara birimin bir başka siteden geldiği anlaşılmaz. Bir kullanıcının sipariş vermek için e-baski.com altyapısını kullanan her hangi bir siteden yaptığı e-baski.com üyeliği, tüm e-baski.com sistemini kullanan matbaa ya da ajansların sayfalarında geçerli olacaktır. Böylece her site için ayrı ayrı üyelik yapmak Kullanıcılar sitede fiyat hesaplaması yaparlar ancak söz konusu olmayacaktır. kullanıcı bilgilerini girerek kendisine teklifin bir mail olarak gönderilmesini istemedikçe teklif sistemde -3-

4 kaydedilmez. Kaydedilen teklifler yönetim yapan birimler için sonuca ulaşmak için en iyi yoldur. ekranındaki listelerde görüntülenir. Bu durumda kayıplar azalır, maliyetler düşer. Kullanıcı teklifi kaydetmeden bu arayüz üzerinden sipariş veremez. E-baski.com matbaalar için işte bu altyapıyı sunmaktadır. Günümüzde tüm işletmelerin bir web Kullanıcı sipariş verirken sitede adres, gönderim sitesi olduğu için standart teklifler vermek son derece tercihi gibi bilgilerini girer, ödemesini de yapabilir. kolaylaşmaktadır. Sistemde dosya gönderimi her firma için farklıdır. Bazı firmalar dosya gönderimini sistem üzerinden yapabilir, bazıları ise bir maile gönderilmesini isteyebilirler veya bir dosya paylaşım sitesini kullanabilirler. Kullanıcının dosyalarını gönderme zamanı siparişi tamamladıktan sonradır. E-baski.com arayüzü küçük-orta boy işletmeleri hedeflemekle birlikte büyük işletmeler ebadında iş süreçlerine sahiptir. Bütün birimlerin tek kişide toplanması durumunda hizmet verebildiği gibi, kurumsallaşmış ve tüm birimleri kontrol altında tutulmak istenen ve yetki seviyeleri belirlenmiş kullanıcılarla çalışmak isteyen işletmeler için de uygun Kullanıcının her aşamada bilgilendirilmesi ve işlerinin seviyede hizmet vermektedir. kolaylaştırılması e-baski arayüzü ile mümkündür. Bir matbaa ya da ajansın kendi sistemi içinde e-baski sistemi kullanması iş ciddiyeti ve düzeni sağlayacaktır. e-baski sistemi neden kullanmalıdır? İş takibi her zaman en zor işlerden birisi olmuştur. Bir Tecrübelerimizi paylaşmaktan ve baskı temelli çalışan matbaanın işlerindeki detay, işin takibi ile doğru firmalara hizmet vermekten memnuniyet şekilde sonuca ulaştırılabilir. Müşteri talebi hakkında duymaktayız. her iki tarafın mutabık olması matbaalar gibi üretim -4-

5 Firmaların e-baski.com sistemini kullanması Not: Yönetim arayüzünü firma kendi sitesine entegre e-baski.com arabirimi Firmanın sitesindeki bir web etmek zorunda değildir. Yönetim arayüzüne e-baski.com web sitesinde "Yönetim" linkinden sayfasına e-baski.com kodları gömülerek çalıştırılır. ulaşılabilir. Siteye entegrasyonlar şu şekilde yapılır: a.maliyet hesaplama sayfası: <iframe src= frameborder= 0 marginwidth= 0 marginheight= 0 scrolling= auto width= 100% height= 650 ></iframe> b.giriş Sayfası: Kullanıcıların giriş yapmaları ve kişisel sayfalarına erişimleri için gereklidir. Hesaplama sayfasının yanında bir yerde olursa faydalı olacaktır. Ekleme kodu: <iframe src= frameborder= 0 marginwidth= 0 marginheight= 0 scrolling= auto width= 100% height= 100 ></iframe> Firma sayfasının linki her seferde işlenerek hesaplama sayfasında o firmanın logosu ve diğer bilgileri ekrana getirilir, hesaplama ve sipariş ekranları o firmaya özel ayarlarla çalışır. c.yönetim sayfası: <iframe src= frameborder= 0 marginwidth= 0 marginheight= 0 scrolling= auto width= 100% height= 650 ></iframe> -5-

6 Ayarlar Firmalar sistemde firma çalışma şekline uygun şekilde bütün ayarları kendileri yapabilirler. Firma ayarları yapılırken tüm çalışma parametreleri gözden geçirilmiş olacaktır. Bu sebeple ciddi bir çalışma yapılmasında büyük fayda bulunmaktadır. A. Site Ayarları 1. Site Genel Ayarları: Firmanın adı, ünvanı, logosu gibi birçok bilgiyi burada girebilirsiniz. Aktif: firmanın sistemde aktif olup olmadığını belirler. Firma alan adı hesaplamada esas olan alan adıdır. Sistem burada yazan alan adına göre parametreleri getirmektedir. Örnek: Logo: Renkli firma logosunun yolu. *S/B Logo: Siyah/Beyaz logonun yolu. Bu da firma içi baskılarda ve baskının renkli olması istenmeyen durumlarda doğru kullanım içindir. Firma telefon ve i: Firmayı temsil eden iletişim kanalları. -6- Firma Yetkilisi ve Gsm numarası: Tekliflerle muhatap olacak ve sorun çözecek kişinin bilgileri. (Seçimlidir.) Geçerli Para Birimi: Sitedeki hesaplamalar bu birime göre yapılır ve gösterilir. Sitenin Dili: Sitenin çalışmasında birden fazla dil seçilebilir. Listeleme satır sayısı: Yönetim ekranlarındaki listelerde en çok kaç satır gösterilebileceği ayarı. 2. Site Kullanıcıları: Bu sitenin yönetim bölümlerine girip yetkilerine göre faaliyetler yapabilen kullanıcıların listelendiği kısımdır. Liste üzerinden kullanıcıların bilgileri değiştirilebilir, kayıt ve son giriş tarihleri görülebilir. Yetkisiz kullanıcılar sadece kendi bilgilerini değiştirebilirken yetkili kullanıcılar kendi bilgileri ile birlikte alt yetkilerdeki kullanıcıların bilgilerini de değiştirebilirler. Siteye Kullanıcı Ekle linkinden bu sitenin kullanıcıları oluşturulabilir. Kullanıcı Ekle linkinden yönetici olmayan (üye) kullanıcılar oluşturulabilir. (Listede) Değiştir: Kullanıcıların bilgileri değiştirilebilir.

7 (Değiştir ekranında) İlişik kes: Yönetim bölümüne giriş yetkilerine sahip kullanıcıların firmadan ayrılması durumunda firma ile ilişkilerinin kesileceği bölümdür. Bu durumda kullanıcı sistemden silinmez, yetkileri üye seviyesine indirilir, firma adına çalışma imkanı kaldırılır. Üyeliği bir e-baski.com üyeliğine dönüştürülür. Kendi adına aldığı teklifler kendine bağlı olarak görüntülenmeye devam eder. kullanıcılar kendi işlerini kendilerine özel günlük iş programından takip edebilirler. c. Normal User(NU): Sipariş ve iş emri oluşturabilirler.en çok kullanılan hesaplardır. Bir firmanın Bayi kullanıcısı varsa bir de Normal Kullanıcı oluşturmak faydalı olacaktır. d. Bayi User(BU): Sistemde firma çalışma parametrelerini değiştirebilen kullanıcılar. e. Süper User(SU): Sistemi yöneten kullanıcı. Teklif Not: Eğer bir personelin adresi firmaya ait ise veremez, iş emri veya sipariş oluşturamaz, herhangi ve personelin tüm bilgileri ile ilişkisinin bir firma kullanıcısı değildir. görüntülenmemesi istenirse ilişik kesme yerine sadece hesap pasif hale getirilir. Şifre değiştirilerek 3. Banka Hesapları: Firmalar banka hesaplarını farklı bir kullanıcının aynı hesabı kullanması da girerek sipariş esnasında havale işlemleri için hesap mümkündür. numaralarının ekranda gösterilmesini sağlayabilirler. Banka hesabı eklemek için listenin üstündeki Banka Kullanıcı Yetkileri: Hesabı Ekle ve değiştirmek için banka kaydının a. Üye: Yönetim yetkileri olmayan kullanıcılar, sağındaki Değiştir linkine tıklanır. e-baski.com dan teklif alarak sipariş verebilen Banka hesapları üzerinde herhangi bir işlem kullanıcılardır. yapılmamaktadır. b. Personel User (PU): Firma parametrelerini değiştirme yetkileri olmayan kullanıcılardır. Personel 4. Kargo Firmaları: Firmalar ayarlarında çalıştıkları kullanıcılarına iş emri oluşturulurken işverilir ve kargo firmalarının bilgilerini ve fiyatlama -7-

8 parametrelerini girerek hesaplanmasını sağlayabilirler. kargo ücretinin iv.seçim alanı bu firmanın öntanımlı olarak seçili gelip gelmeyeceğini belirlemenizi sağlar. a. Kargo Firması Ekleme: Kargo Firmaları Listesi nin v. Aktif: Kargo firmasını kullanıyorsanız Aktif üstünde bulunan Kargo Firması Ekle linkine kullanmıyorsanız Pasif şeklinde ayarlanabilir. tıklanarak açılan pencerede bir kargo firması eklenebilir. b. Kargo Firması Ekle ekranının ikinci kısmında ise Fiyat Hesaplama bölümü bulunmaktadır. i. Kargo Firması Ekle penceresinde Kargo kısa adı Hesaplama için gerekli parametreleri girerek doğru olarak bir isim belirlenir. Bu isim firmanın piyasada fiyat hesaplaması yapılması sağlanabilir. bilinen jenerik ismi olmalıdır. Müşteri seçim yaparken bu bilgiyi görecektir. Örnek: PTTKargo. Sistem kesin hesap yapılsa bile müşteriye bu rakamları yaklaşık ibaresi ile sunacaktır. ii. Kargo firmasının herkes tarafından bilinen tek numara özellikli bir telefonu varsa bunu Genel Hesaplama kriterlerinin birincisi 0 (sıfır) Kg. dan başlar Telefon alanına yazabilirsiniz. Bu hat, müşterinin ve ikinci parametre aralığı için sabit ya da değişken bir kargosunu izlemek istediğinde arayacağı numaradır. ücret belirlenir. Örnek: veya Bu numara yazılmazsa müşteri kargo firması yerine firmanızı Sonraki parametrelerde önceki parametrenin son arayacaktır. rakamı ilk rakam olarak kabul edilir. iii.kargo firmasının web adresi de burada yazılabilir. Her aralık için belirlenecek ücret sabit ya da değişken Müşterileriniz kargo hakkında bilmek istediklerini olarak belirlenebilir. buradan öğrenebilir. -8-

9 Belirlenen ücretler üst üste konularak toplanmaz, sadece o aralık için geçerli olur. Belirlenen kargo ücreti siparişte fiyatlara dahil edilebilir. Sipariş parametrelerinde bu durum Siparişte Kargo Bedeli Hesaplansın mı? seçeneğpinde Hesaplansın işaretlenerek işlem yapılabilir. 5. Sayfa Stilleri: Firmalar kendi web sitelerinin renk bileşenlerine göre ara yüz stilini değiştirebilirler. Sistemdeki hazır stillerden kullanılabilir veya sitenize özel yeni stil oluşturulabilir. 6. Site Dilleri: Firmalar ara yüzün istedikleri dillerde açılmasını sağlayabilirler. Yönetim sayfasında bu yönde bir seçim imkânı vardır. Site dilleri listesine dil eklenerek gösterimde o dilin seçilmesi sağlanabilir. Her site için farklı diller listesi işlenir. -9-

10 Kullanıcının kullandığı tarayıcı dili firmanın seçtiği diller içindeyse site doğrudan o dilde açılır. Uyumlu değilse seçili dilde açılır. Listede (*) işaretli dil, o firma için seçilen temel dildir. Listenin üstündeki Dil Ekle linkine tıklanınca açılan pencerede listelenen dillerden biri seçilerek site dillerine eklenir. Listede Seç yazısı çıkan diller seçilebilir. Eğer dilin yanında Tercüme ediniz yazısı B. Site Parametreleri çıkıyorsa bu dil kullanıma uygun bir tercümeye sahip değildir, seçilemez. Tercümeler sadece o firma için kullanılmaz, genel kullanıma açılır. Her site sistemde kayıtlı ve ön tanımlı olarak gelen ebatları seçerek alır ve gerekirse yeni ebat ekler. Varolan ebatların yanında bulunan işlem kısayolları ile ebatlar değiştirilebilir ve silinebilir. Listenin üstünde bulunan Ebat Ekle linkine tıklanınca açılan pencerede ebat ile ilgili tüm parametreler ayarlanır ve yeni ebat eklenir. 1. Kitap Ebatları: Firmalar hesaplamaya esas kitap ebatlarını tanımlarda eklemelidirler Her site için farklı ebat kayıtları ile işlem yapılır.

11 Ebat tanımları işleri standart hale getirmektedir. Standart dışı işlemler yapmak gerekirse, e-baski iş emri formunda belirtilen kağıt tipi, tabaka sayıları dikkate alınmaz. 2. Kâğıt Çeşitleri: Firmalar üretimde kullanacakları standart kâğıt çeşitlerini sisteme tanıtmalıdırlar. Listede bulunan kağıtlar sadece o firma hesaplamalarında kullanılır. Brüt ebatlar için tıraşlanmadan önceki ebatların verilmesi gerekmektedir. Bu ebatlar seçilen standart ebatlı tabakadan bir tabakayı tam ölçü olarak karşılamalıdır ve aşmamaıdır. Tabaka, her zaman bu ölçüyü kullanırken seçilecek tabaka ölçüsü olmalıdır. Dijital baskı veya matbaa baskısı için kâğıt hariç baskı maliyet fiyatı yine bu ekranda girilmelidir. Kâğıt kalınlığı kitabın sırt kalınlığını hesaplamakta kullanılmaktadır. Kalınlığın sürekli aynı kâğıt -11-

12 kullanılarak aynı tutulması önemlidir. Kâğıt değişince kullanılır. sırt kalınlığı değişeceği için dizaynlar değişebilecektir. Kapak çeşidi eklemek için listenin üstünde bulunan Kapak Çeşidi Ekle linkine tıklanarak açılan Listenin üstünde bulunan Kâğıt Ekle linkine pencerede kapak parametreleri girilir, bu ekrandan tıklanınca kâğıt parametrelerinin girildiği ekran gelir, ekleme veya değiştirme yapılabilir. girilen parametreler bu ekrandan sisteme eklenir veya değiştirilir. Kâğıt ekleme ekranında; kâğıt çeşidinin açıklamasının görüntüleneceği dile göre bir tanım girilir. Açıklama ekranda gözükmez, sizin için ayırt edici bir bilgidir. 3. Kapak Çeşitleri: Firmalar üretimde kullanılacak kitap kapağı çeşitlerini tanımlamalıdırlar. Firma için tanımlanmış bir kapak tanımı yoksa sistem öntanımlı kapakların firma tanımlarına kopyalanmasını önerir. Firmanın kapak listesi sadece o firma için Kapaklar dillere göre farklı kaydedilmelidir. Kapak bedeli ebattan bağımsız olarak her bir kitap için hesaba katılacak kapak bedelidir Seçim; kapağın ilk gösterimde ekrana getirilmesini ifade eder. Sıra seçeneği ile kapakların ekranda hangi sırayla gösterileceğini belirleyebilirsiniz.

13 Kapak Tasarım Bilgileri: Hesaplama sayfasında hesaplamayı yaptıktan sonra kapak çeşitleri üstündeki Kapak Tasarım Bilgisi butonu kapak sayfasının tasarımı için bilgiler veren bir sayfayı açmaktadır. Sayfada kapak ile ilgili tüm bilgiler açıklıkla verilmektedir. Müşteri ile iyi bir iletişim için bu sayfa kullanılmalıdır Kullanıcıya Kapak Tasarımı Hakkında Bilgiler veren sayfa.

14 4. Hesaplama Parametreleri: Genel hesaplama parametreleri her firma için ayrı işletilmektedir. Bu sebeple; parametreler mutlaka girilmelidir. Hesaplamanın sadece Siyah/Beyaz ya da hem S/B, hem de Renkli yapılması durumu seçilebilir. Hesaplama sonucunda KDV nin dâhil ya da hariç olması, hesaplama alt ve üst sınırları, KDV ve bayi marjı girilmelidir. Matbaalar için kalıp bedeli mutlaka belirlenmelidir. Toplam sayfa üst sınırı ise bir kitabın ciltlenebileceği en yüksek sayfa sayısını belirlemektedir. Hesaplamada etkin olması istenilmeyen alanlara sıfır değeri girilir ya da boş geçilir. 5. Alternatif Hesap Aralıkları: Hesaplamada verilen değerlerin her bir aralığı ayrı ayrı belirlenmelidir. Değişken hesaplama sistemi bu aralıkların her birinde maliyeti farklı hesaplayacaktır. Farklılık istenmiyorsa bir aralık yapmak yeterlidir. Hesaplama aralıklarında sistem kademeli hesap yapmaz. Her hesap aralığında girilen miktar için tek hesap yapılır, diğer aralıkta ise farklı bir hesap yapılır. Örnek: 1-4 hesap aralığındaki maliyet ile 5-8 aralığındaki ikinci maliyet toplanarak 8 adetlik maliyet hesaplanmaz. İstenilen adet 6 ise doğrudan 5-8 aralığındaki maliyet hesaplanır ve fiyat olarak verilir. Hesaplama aralığı girmek için listenin üstünde bulunan Hesap Aralığı Ekle linkine tıklanarak bir hesap aralığı oluşturulabilir. Hesap aralıkları baskı tipine ve ilk adetlere göre sıralanır. -14-

15 Hesap aralığının dijital veya matbaa baskısı için olduğu Baskı tipi alanında belirlenmelidir. Hesap Aralığı Ekleme ekranında son adet girilir. Girilen son adetler bir sonraki aralık için ilk adet olarak işlenir ve aralıklar bu ilk adetlere göre sıralanır. Bu sebeple ekleme ekranında ilk adet yazılmaz. Örnek: Girilecek adet aralığı 5-10 arasında ise ekleme ekranında sadece 10 girilir. Önceki aralığın son adedi 4 olduğu için sistem bu yeni aralığın ilk adedini 5 olarak işaretler. Kalıp bedeli, matbaa baskılarında önemli bir maliyet parametresidir. Girilen aralık matbaa baskısı yapmak üzere tasarlanmışsa yani baskı tipi alanında Matbaa seçilmişse kalıp bedeli alanında bir miktar girilmek durumundadır. Her aralık için farklı kalıp bedeli belirleyebilir ya da kalıp bedelinin maliyete yansımasını istemeyebilirsiniz. Düşük miktarlı baskılar için yüksek, yüksek miktarlı baskılar için düşük miktarlar girilebilir. Fiks maliyetler ise baskı tipine bağlı olmaksızın bir aralıkta tüm maliyete eklenmesi istenilen sabit bedellerdir. Her hesap aralığında bu parametre farklı seçilebilir. Mesaj; müşteriye bu aralık için verilmesi istenilen bir mesaj varsa girilebilir. Mesaj hesaplama sonuçlarının gösterildiği sayfada gösterilir. -15-

16 Örnek: "50-80 adet arası özel indirim!" Açıklama: kullanıcının kendisi için girdiği bir bilgidir, müşteriye gösterilmez. Aktif seçeneği ile bu aralığın çalıştırılıp çalıştırılmayacağı kontrol edilebilir. 6. Ek Hizmetler: Teklif hazırlama esnasında çok fazla detayla karşılaşılabilmektedir. Bu detayların çoğunluğu Örnek: Az adetli bir baskı verilecek bir hizmetin baskı seçimlik olduğu için seçimlik işler teklifin altında bilgi maliyetini geçmesi durumda ayrıca bedellendirilmesi olarak verilmektedir. Sipariş esnasında bu gibi. seçeneklerden seçim yapılabilmektedir. Ek hizmetler seçili parametrelere göre sipariş miktarını etkileyebilmektedir. Ek hizmetler site yöneticisinin isteğine göre farklı seçimlerle yönlendirilmektedir. Ek Hizmet Ekleme : Hizmetin adı kısa bir tanım olarak girilmeli ve ekranda kısaca maksadını ifade etmesi sağlanmalıdır. Hizmetin seçilebilir olup olmadığı ayarlanabilir. Seçilemez hizmetler koşullarına göre maliyete ek Koşul, hizmetin verilmesinin sebebidir. Koşullar şu şekildedir: olarak etki edecek hizmetler olmalıdır. -16-

17 i. ii. iii. iv. v. İsteğe bağlı Tümüne uygulanır Baskı adedi azsa Toplam tutar küçükse ISBN-Bandrol hizmeti Koşul birinci parametresi şöyledir: i. Fiks miktar vi. Toplam Tutar vii. Sayfa viii. Sayfa başı ix. Oran (Oranlı koşulun ikinci parametresi bir değer girmenizi ister.) Koşulun son parametresi ise; i. Eklenir (eklencek şeyin fiyat olduğu girilmişse para birimi sistemden getirilerek TL Eklenir şeklinde gösterilir.) ii. 'ye Tamamlanır, iii. Sayfa Eklenir, iv. Sayfaya Tamamlanır, şeklindedir. Üç parametre bir cümle halinde değerlendirilir. Örnek: Sayfa başı 1 TL eklenir. Sayfa sayısı 120 ise sistem hizmetin adının karşılığına 120 TL eklenecektir şeklinde gösterir. Kullanıcıya mesaj bölümü kullanıcıya hizmet hakkında 100 karakterlik mesaj verme bölümüdür. Ek Hizmet kapatılmak istenirse Aktif bölümünde Pasif seçilir. 7. Teklif Parametreleri: Teklif verilirken gerekli parametreler burada girilir. Teklif no tipi: Teklif numarası belirleme şekli değiştirilebilmektedir. Çalışma devam ederken bir yıl içinde de değiştirilebilir. Hazır teklif numarası tipi: a. Sistemin verdiği sıradan numara: Siteden bağımsızdır, site oluşturulduğu zaman ön tanımlı gelir. b. Tarihe bağlı numara tipi: i. Yıl+Serialize Numara(Örn: ) ii. Yıl+Ay+Serialize Numara(Örn: ) iii.yıl+ay+gün+serialize Numara(Örn: ) c. Ön ekli tip: Önek 3 karakteri geçemez. i. Önek+Yıl+Serialize Numara (Örn: EB ) ii. Önek+Yıl+Serialize Numara (Örn: EB ) -17-

18 iii.önek+yıl+serialize Numara (Örn: EB ) Teklif maili başlığı: Teklif sonucunda üst kısımda görüntülenecek mesajı özelleştirebilirsiniz. Teklif mailinde kullanılan linkler: Teklif kullanıcıya ulaşınca siteye geri dönüş için kullanılan link. Teklif mailinin gönderildiği adresi: Bir mail adresi belirlenmelidir. Bayi indirimleri teklifte gösterilsin mi? B2B teklif alınırken o sitede bayi olarak kayıtlı firmalara yapılacak tüm indirimlerin teklife yansıtılması ve indirimin gösterilmesi durumunu ifade eder. B2B sipariş Sipariş İşle ekranından alınabilir. B2B Teklif verilsin mi? Firma sitesinden B2B teklif vermek istemeyebilir, bu durumda buradaki B2B Teklif Kapalı seçeneğini seçmelidir. Teklif geçerlilik süresi: Gün cinsinden belirlenebilir. Hesaplama sayfası mesajı: Hesaplama bölümünün üğstünde bir satır olarak gösterilir. Maksimum 255 karakter girilebilir. Sayfa altı bilgiler: Bütün sayfaların altında görünecek kısım, footer. Maksimum 255 karakter girilebilir. 8. Sipariş Parametreleri: e-baski.com sisteminde üye firmalar sipariş kabul etmek isterlerse Sipariş Parametreleri ekranında Hesap Sonrası Sipariş? seçeneğini Evet olarak seçerlerse webden alınan tekliflerde ve gönderilen maillerde Sipariş Ver şeklinde bir link gösterilecektir. Müşteri teklifi mailine gönderirse teklif kaydedileceği için siparişler de kaydedilmiş teklifler için alınabilecektir. Tekliflerde bu konuda gerekli uyarılar yapılmaktadır. Siparişte kargo bedeli hesaplaması ayarlanır. Kargo seçimi her zaman olmasına karşın kargo -18-

19 bedelinin hesaplanması seçeneğe bağlıdır. Eğer hesaplama isteniyorsa ayarlanmalıdır. Site kullanıcılarının dosya gönderme farklı şekillerde olabilmektedir: a) Sisteme dosya yüklemek: Sistem siparişe ait dosyaları sipariş numarası ile saklayabilir. Bu yöntem seçilirse kapak ve içerik farklı dosyalarla alınır. Kapak dosyası sipariş numarası+ _K.pdf şeklinde, içerik dosyaları da sipariş numarası+ _1.pdf gibi dosyanın sıra numarası ile isimlendirilir. Bu seçenek seçildiğinde dosyalar yönetim ara yüzünde siparişin içinde indirilmek üzere listelenir. Örnek: kapak dosyası: 891_K.pdf, içerik: 891_1.pdf gibi b) Dosyaları ile göndermek: Sipariş parametrelerinde girilen adresine kullanıcıların kendi imkânları ile dosyayı göndermeleri beklenir. c) Bir dosya paylaşım servisine yönlendirmek. Yukarıdaki modellerden hangisi istenirse buna göre işlem yapılacaktır. Siparişin kabulünde cari no girilmesi seçeneği yönetim tarafında muhasebe takibinin aktif olması içindir. Muhasebenin ödemenin tamamlandığını veya üretime girilmesini bildirmesi sonrasında iş emrinin oluşturulabilmesi anlamına gelmektedir. Cari numarası girilmesi istenmeyen siparişlerde firma içi bir kodlama oluşturulur, karşılığı olmayan bir cari hesap numarası yine de girilir. Örnek: 99 gibi. 9. Firmaya ait İşlerin tanımlanması: Bir matbaa ve/veya ajans firmasında yapılan işler sistem tarafında tanımlanmıştır. Örnek; baskı, kalıp hazırlama, kapak takma, cilt yapma gibi çeşitli işler yapılmaktadır. İşler her firma için önceden tanımlanmalıdır, aksi halde iş emri çıkarılırken bu işler listede görüntülenemezler. Tüm işler detaylı tanımlanmak istenmiyorsa bile temel işler tanımlanarak işlem yürütülmelidir. Baskı, en temel iştir. Sistemde ön tanımlı gelmektedir. Kapak, Selofan ve Cilt kapak tanımlarından çıkarılmaktadır. Kapak tanımı içinde ilgili alanlar seçildiğinde sistem kapak için gerekli iş tanımını çıkarabilecektir. Ek hizmetlerde birer iş tanımlı olmalıdır. -19-

20 İşler iş emri esnasında birer personel atanması için listelenir. Tüm işlere birer personel atandıktan sonra iş emri kaydedilir. Hizmetler tanımlandıktan sonra sonra personelin görebildiği İş Programı ekranında personel kendine atanan işleri Başla veya Bitir butonları ile yapar. Bitirilmiş işler tamamlanmış sayılır. Başla veya bitir butonuna basıldığı zaman sistemde kaydedilir. Tüm işler tamamlanınca işin durumu Tamamlandı olarak görülür. Bundan sonra son kontrol ve paketlemeye geçilebilir. 10. Tanımlanmış İşlerin Bağımlılıkları: Tanımlananan işlerin birbirinden önce veya sonra gelmesi gibi bir zorunluluk varsa bunu aynı ekranda tanımlamak mümkündür. Örnek: Kapak tasarımı işi Kapak Baskısı işinden önce gelmelidir, deniyorsa bağımlılık olarak tanımlandığında İş Programlarına bu işler sıra ile getirilir. Başkasında bekleyen işler başka personele gösterilmez. Bir bağımlılık tanımlanmadıkça tüm işler aynı zamanda yapılabilir durumdadır. İşlerin Bağımlılıkları ekranı -20-

21 11. Ekipler Tanımlanmış işlere personel atamasında ekipler tanımlamaları öne çıkmaktadır. Bir ekip varsa bile bu ekip tanımlanarak işlerin standart biçimde yürümesi sağlanabilecektir. Site Ekipleri, Görevler ve Ekip Personeli Ekip eğer seçili ise iş emri oluşturulurken otomatik olarak o ekip seçilerek ekip personeli doğrudan o işe atanır. Yönetici eğer isterse iş emri üzerinde personeli değiştirebilir. Ekip tanımlanmadığı takdirde her iş emrinde bütün işler için personeli ayrı ayrı seçmek durumunda kalınacaktır. Ekip tanımlamak büyük işletmelerde olduğu gibi küçük işletmelerde de faydalı olacaktır. İşlerin nasıl kolaylaştığı görülürse o yönde ilerlemek gerekmektedir. 12. Cari Hesaplar: Firmalar e-baski.com sistemi içinde cari hesaplarını tutabilirler. Siparişin iş emrine dönüştürülmesinde cari hesaplar bir gereklilik olarak görülebilir. Muhasebe ile üretimin ayrıştığı firmalarda bu durum bir gereklilik olarak görülmektedir. Cari hesaplar yönetim ekranında bir liste olarak görüntülenir. Cari hesap eklemek için Cari hesap listesi üstünde bulunan C/H Ekle linkine tıklanarak açılan pencereden cari hesap eklenebilir. Listedeki Değiştir butonu ile de cari hesap bilgileri değiştirilebilir. Cari Hesap numarası, firmanın kendi muhasebe sistemindeki cari hesap kodu ile aynı olması tavsiye edilir. Cari Hesap Kısa Adı, hesap sahibini kısaca tanımlayan bir isim istenirse girilebilir. -21-

22 C/H Ünvanı, firma adı ise tam firma adı, değilse kişi adı girilmelidir. Telefon, Gsm, iletişim için gerekli bilgilerdir. Yetkili olarak irtibat kurulacak kişi adı girilmelidir. Firmanın Vergi Dairesi ve Vergi No su varsa girilmelidir. Yoksa vergi numarası olarak T.C. Kimlik Numarası girilebilir. Özel İndirim alanına bu hesaba özel indirim girilebilir. Firma kullanıcıları bu cari hesaplara bağlanırlar, bir cari hesaba birden fazla kullanıcı bağlanabilir. 13. Mesajlar: Sisteme gönderilen alandır. mesajların izlenebildiği bir Kullanıcılar e-baski sistemindeki kişisel sayfalarından mesaj gönderirlerse bu alanda görüntülenir. Gönderilen mesajlar teklif ile ilgili ise mesajın konusunda teklif numarası, siparişlerle ilgili ise sipariş numarası görülür. Mesajlar sürekli kontrol edilmeli ve müşterilerden bir talep gelmişse cevaplanmalıdır. Aynı mesajlar sitenin iletişim hesabına da gelmektedir. Maillerde gözden kaçan noktalar mesajar listesinde görülebilecektir. 14. Dashboard: Yönetim ekranına girişte solda tarafta bir dashboard (ekspres görünüm) bölümü bulunmaktadır. Dashboard özellikle yöneticilere işlemlerin durumları hakkında anlık özet bilgiler sunmaktadır. Panelde tüm öğeler durumları ile değerlendirilip durumların üretimdeki sıralarına göre -22-

23 listelenmektedir. Etkin kullanılırsa kullanıcılara işlem kolaylığı da sağlayabilmektedir. Yönetim ekranına girişte Dashboard standart olarak görüntülenmektedir. a) Change Log: Sistemin geliştirilmesi için yapılan işlerden firma kullanıcılarının haberdar edildiği bir listedir. Bu listeye konulan bildirimler gerektiği zaman ilgili kullanıcılara olarak gönderilmektedir. Change Log mesajı bir site yöneticisine ulaşınca yönetici sistemdeki bu yeniliğin kendisi için ne kadar gerekli olduğunu mutlaka test etmelidir. Sistemde döviz kurları iki şekilde yönetilebilmektedir: a) Sistemden döviz almak: Sistem T.C. Merkez Bankası verilerini alarak işler ve kullanır. Bir site yöneticisi Firma Ayarları altında Genel Ayarlar ekranında, Döviz Değerleri Kaynağı alanında; Sistem Kurları nı seçerse o site sistemde kayıtlı kurlarla çalışır. b) Siteye özel döviz değerleri girmek: Yukarıdaki alanda Site verileri seçilirse sistemdeki veriler ve TCMB kurlarından bağımsız olarak istenilen kur değeri girilerek site işletilebilecektir. 15. Döviz Kurları: Döviz Kurları seçimi ve Kur Girişi: Ayarlar bölümüne girilince yönetim ekranının sağ Ayarlar bölümünde Firma Ayarları kısmında Site tarafında döviz kurları görüntülenmektedir. Dövizleri linkinden döviz tanımlamalarına ulaşılabilir. -23-

24 Sistem bir sitenin açılışında Dolar (USD) ve Euro (EUR) dövizlerini getirmektedir çünkü sistem bu iki dövizi mecburen kullanmaktadır. Bu dövizlere ilaveten başka dövizlerle çalışmak söz konusu olursa bu ekranda eklenir veya değiştirilir. Aynı ekranda seçilen dövize göre sağda önceden girilmiş olan değerler getirilmektedir. Site için açılmış dövizler için yeni kur girişi aynı ekranda Kur Giriş butonu ile yapılabilmektedir. -24-

25 ve siparişleri değerlendirmek için bu analiz faydalı olacaktır. C. Raporlar ve Analizler 1. Süreç Analizi: İş emirlerinin işlemler içinde harcanan sürelerine göre analizinin yapıldığı bir listedir. Listede görüntülenecek bilgiler süzülerek listelenir. Listede sipariş, işe başlama, iş bitirme ve teslim zamanlarını içeren bilgiler bulunmaktadır. Tüm tarihlerin altında harcanan zaman gösterilmekte, teslim zamanı altında ise sisteme girilmiş bulunan teslim tarihine göre geç ya da erken olduğu gösterilmektedir. Listenin son sütunda ise harcanan bu zamanın toplamı görüntülenmektedir. 3. Site İstatistikleri: Sistemdeki teklif, sipariş ve iş emri sayılarının tek satırda gösterildiği istatistik sayfasıdır. Yıllık, aylık ve günlük sayılar burada kolaylıkla görülebilmektedir. Bu rakamlar sürekli değerlendirilmeli ve buna göre stratejiler belirlenmelidir. 2. Verilen Teklifler Karşılaştırmalı Analiz: Önceki yıl teklif verileri ile bu yılki teklif verilerinin grafiksel olarak gösterildiği bir bölümdür. Bu yıl, bugünden önceki 12 aylık zamanı, geçen yıl ise geçen yıl bugünden önceki 12 aylık dilim yani toplam 24 aylık zaman dilimini içerir. Rakamlar aylık olarak analiz edilir ve bu ay ile geçen yıl bu ay arasında korelasyon kurulmaya çalışılır. Mevsim itibariyle teklif -25-

26 D. İşletme Zamanı Liste Ayarlar/Genel Site Ayarları bölümünde bulunan Listeleme satır sayısı kadar uzar ve bütün teklifler sayfalara bölünmüş olarak gösterilir. 1. Verilen Teklifler: Teklif listesinin üstünde ve altında sayfalar arasında hareket edilebilmesi amacıyla sayfa linkleri bulunur. e-baski.com yönetim ara yüzünde Verilen Teklifler Liste üstünde filtreleme, sıralama ve arama butonuna basılarak açılır. parametreleri bulunur. Bunlar değiştirilerek liste daraltılıp genişletilebilir, sıralaması değiştirilebilir Teklifler geldikçe güncellenen bir liste veya doğrudan bir teklif aranabilir. görünümündedir. Listede standart olarak sıralamanın başında verilen Web sayfanıza gömülü olarak çalışan teklif verme son teklif gösterilmektedir. bölümünde verilen ve mail adreslerine gönderilip kaydedilmiş olan teklifler burada listelenir. Teklif listesinde teklif no, teklif zamanı, müşteri bilgileri, müşterinin girdiği IP adresi, kitabın adı, -26-

27 kitabın özellikleri, baskı adedi, teklif edilen birim fiyat, Bu ekranda bulunan Müşteri Cari Hesabı alanında toplam rakamı gösterilmektedir. müşterinin önceden girilmiş bir cari hesabı varsa gösterilir. Teklif listesi üzerinden işlem yapmak mümkündür. Yoksa Cari Hesap Oluştur linki gelir. İstenirse bu İşlem butonları listenin en sağında bulunur. linke tıklanarak cari hesap oluşturma ekranına geçilebilir. Teklifi Göster Butonu teklif detayları penceresini açar. Teklifte siyah/beyaz ve renkli sayfalar ve bunlar için Sipariş İşle Butonu; teklif siparişe dönüştürülmüş ise seçilen kâğıtlar ayrı ayrı gösterilmektedir. Toplam görünür hale gelir ve buradan sipariş detayları sayfa sayısı altta tekrar gösterilmiştir. penceresi açılabilir. Teklifler listesinde tüm siparişe döndürülmüş ve iş emri hazırlanmış tekliflerde sipariş ve iş emri butonları görünür haldedir. Teklif Detayları: Verilen teklife ait detayları listeden daha geniş biçimde görme imkânı veren penceredir. Teklifteki Teklifi Göster butonuna basılarak açılır. Teklifin birim fiyatı ve toplam fiyatlar detaylı olarak gösterilmiştir. -27-

28 Teklif olarak gönderilmişse bilgisi bu ekranda uygulama imkânı elde edebilir. yer almaktadır. Maliyet Analizi: Teklif Detayları sayfasının altında Teklif göster ekranı altında bulunan Mail Gönder >>> şeklinde bir buton bulunmaktadır. Bu buton butonu müşteriye teklifin mailinin tekrar maliyet analizini yetkili kullanıcıda görünür halde olur. gönderilmesini sağlar. >>> butonuna basılınca seçilen her alternatifin maliyetleri gösterilir. Teklif Göster ekranının sağ tarafında teklif için verilen alternatif teklif varsa gösterilir. İşletmeciye yol gösteren analiz, maliyetleri hesaplamaya esas olacak şekilde ortaya koymaktadır. Müşteri hiç sipariş vermemişse, müşterinin sipariş verdiği gibi, Teklif Göster ekranından Sipariş Al butonu ile teklif firma kullanıcı tarafından da siparişe dönüştürülebilir. Kullanıcı teklifi alıyorsa müşteriden mümkün olduğunda adres, teslimat gibi tüm bilgileri almaya çalışmalıdır. Bu yöntemle müşterinin kullanıcı adı ayrıca sorulmayacak, login olması istenmeyecektir. Sipariş ekranında oran ya da miktar üzerinden indirim uygulama imkânı bulunmaktadır. Bu şekilde teklif kullanıcı tarafından siparişe dönüştürülürken kullanıcı cari hesabının özelliklerine göre, müşteriye indirim -28- Teklif Detaylarında Maliyet Analizi Bölümü

29 2. Alınan Siparişler: Liste üstünde filtreleme, sıralama ve arama parametreleri bulunur. Bunlar değiştirilerek liste e-baski.com yönetim ara yüzünde Alınan Siparişler daraltılıp genişletilebilir, sıralaması değiştirilebilir veya doğrudan bir sipariş aranabilir. butonuna tıklanarak girilir. Siparişlerin sürekli güncellenerek listelendiği bir liste Listede standart olarak sıralamanın başında alınan son sipariş gösterilmektedir. görünümündedir. Liste Ayarlar/Genel Site Ayarları bölümünde bulunan Listeleme satır sayısı kadar uzar ve bütün siparişler sayfalara bölünmüş olarak gösterilir. Sipariş listesinin üstünde ve altında sayfalar arasında hareket edilebilmesi amacıyla sayfa linkleri bulunur. Sipariş listesinde; sipariş no, sipariş zamanı, müşteri bilgileri, kitabın adı, kitabın özellikleri, baskı adedi ve siparişin durumu gösterilmektedir. Sipariş listesinde müşteri bilgilerinin altında, o müşteriye ait sistemde tanımlı bir cari hesap varsa -29-

30 gösterilir. b. Ödeme Tamam.-> Açıklama c. Muhasebe Onayladı, Yoksa Cari Hesap Oluştur şeklinde bir link gösterilir. şeklindedir. Bu linke tıklanarak hızlı bir şekilde cari hesap oluşturulur. Ödeme alınmamışsa ama muhasebe birimi bunu farklı şekilde görüşmüş olabileceğinden Muhasebe Oluşturulacak cari hesapların muhasebe bölümünün Onayladı seçeneği, bir notla birlikte ödeme alınmış bilgisi dahilinde oluşturulması uygun olacaktır. gibi kabul edilerek işin baskıya gönderilmesinin Sipariş durumları şu şekilde görüntülenmektedir: sağlandığı seçenektir. a. Kaydedildi b. Yenilendi Örnek 1: Sipariş Tamam, Ödeme Bekleniyor. Anlamı: c. Dosya Yüklendi henüz havale gelmemiş veya bilgisi sisteme d. Adresler Girildi girilmemiş. e. Sipariş Tamam. Örnek 2: Baskıda Anlamı: iş halen basılmaktadır, işe f. 1.Kontrol başlanmış ancak bitmemiştir. g. Baskıya Hazır h. Baskıda NOT: Ödeme durumu sistemin denetimi açısından i. Basıldı önemlidir. Ödeme konusunda bilgi gelmeden üretime j. Gönderildi girilmesi yönetim açısından sıkıntılar doğurmaktadır. Bu açıdan idari personelle üretim arasında Sipariş durumuna ek olarak Ödeme Durumu da ayrıca anlaşmazlık çıkmaması açısından ödeme bilgisi durum satırında görüntülenmektedir. girilmeden siparişler iş emrine dönüştürülmemelidir. Ödeme durumları: a. Ödeme Bekleniyor. -30-

31 Sipariş listesi üzerinden bazı işlemleri yapmak Cari hesap no girilince yazım alanının altında cari mümkündür. hesap ismi görüntülenir. C/H no yanlışsa yazım alanı boşaltılmalı ya da doğrusu girilmelidir. İşlem butonları listenin en sağında bulunur. Sipariş İşle butonu ile "Sipariş İşle" ekranı C/H no alanı yanında Cari Hesaplar butonu açılır. bulunmaktadır. Bu butona basılarak listeden cari hesap seçilebilir. Sipariş için bir iş emri düzenlenmişse "İş Emri" butonu görüntülenir ve "İş Emri" ekranı açılır. Ödeme bölümünde, ödemenin şekli, durumu ve açıklaması görüntülenmekte, durumu bir açılır "Mesaj" butonu, Müşteriye mesaj gönderme kutudan seçilerek değiştirilebilmektedir. ekranını açar. Sipariş İşle ekranının üst satırlarında "Teklifi Göster" butonu gösterilmektedir. Bu butona basılınca teklif detayları Teklifi Göster penceresinde gelir. Siparişte renkli basılacak sayfalar yoksa renkli sayfa sayısı ve kâğıt özellikleri gösterilmez. Ekranın sağ tarafında açıklama, cari hesap ve ödeme bilgileri yer alır. -31-

32 Ödeme Durumu seçenekleri: Bekliyor: ödeme bekleniyor demektir, bu durumda iş emri oluşturulmaz. Muhasebe Onayladı: ödeme alınmadıysa bile artık üretime başlanabileceğini göstermektedir, iş emri oluşturulabilir. Tamam, ödemenin alındığını göstermektedir. 3. Outsource ve B2B çalışma: Firmalar arasında birlikte çalışma örnekleri olarak, Outsource; işleri dışarı vermek, B2B ise karşılıklı e-ticaret yapmak anlamındadır. E-baski.com firmaların birlikte iş yapmalarına bir altyapı sağlamaktadır. Ancak e-baski.com işlerin tamamının gönderilebildiği bir yapı sunmaktadır. Ödeme bölümündeki durum alanı güncellenmeden ve cari hesap girilmeden Ödeme Kaydet butonu aktif hale gelmez. Ödeme kaydet butonu aktif hale gelmişse tıklanınca üst satırlarda "İş Emri Oluştur" butonu da görünür hale gelir. Bu buton tıklanarak İş Emri ekranı açılabilir ve iş emri oluşturulabilir. B2B Teklif alırken kitap adı değiştirmek Sipariş İşle ekranında yapılan değişiklikler sipariş listesine yansımaktadır. Listede yapılan değişikliği Örnek: Bir sipariş alındı, sipariş bir sebeple işyerinizde üretilmesi mümkün değilse sistemdeki bir görmek için listeyi yenilemek gerekebilir. başka üretici firmaya bu işi vermek anlamlı olacaktır. Bu durumda iş bir başka üreticiye yaptırılır. -32-

33 E-baski.com üyeleri Sipariş İşle ekranında B2B Teklif Al butonuna basarak başka e-baski.com üyelerinden otomatik teklif alabilirler. Teklifler bir liste halindedir, uygun olan teklifin üzerine tıklayarak hemen sipariş verilebilir. B2B teklifi siparişe çevirirken müşteri bilgileri alanı sizin kurumsal bilgilerinizle doldurulur. Kitap adı sizin belirlediğiniz şekilde gönderilir ve kaydedilir. B2B Teklif aldığınız yerin kitap adını görmesini istemezseniz B2B Kitap Adı alanında görünen kitap adını silebilir ya da bu alanda kendi belirlediğiniz bir ismi verebilirsiniz. 4. İş Emirleri: Siparişlerin baskıya girmesi için baskı personeline görev atamak üzere kullanılan formdur. Tekliflerden doğrudan iş emri oluşturulamaz, teklif için bir siparişin mutlaka girilmesi gerekir. Bu durum özellikle ek hizmetler, teslimat ve ödeme konularının belirlenmesinde önem arz etmektedir. İş emri, muhasebenin ödeme onayını takiben girilebilir. Yönetim ekranında İş Emirleri butonuna basılarak iş emirleri listesine ulaşılabilir. Listenin üst kısmında filtreleme, sıralama ve arama yapmak için parametreler bulunmaktadır. Bu parametreleri değiştirerek listenin görüntüsünü değiştirilebilir. Listede; iş emri tarihi, müşteri bilgileri, kitap adı, kitabın özet bilgileri, baskı adedi, teslim zamanı, ilgili ersonel, sipariş numarası ve işlemdeki durumu bulunmaktadır. B2B Teklif Sonucu Sipariş listesi üzerindeki İşlem alanındaki butonlara tıklanarak bazı işlemler de yapılabilmektedir: -33-

34 "İş Emri" butonu "İş Emri" penceresini açar. Bu Yukarıdaki simgelerden işin durumuna uygun olanı şekilde, o İş emri ile ilgili detaylara ulaşılabilir, listede gözükür. değiştirilebilir, işin tamamlandığı belirtilebilir veya işin gönderim bilgileri buradan görülebilir. Örnek: iş tamamlanmadan etiket yazdırma ve gönderim butonları gözükmez. "EtiketYazdır" butonu Gönderim etiketlerini yazmak üzere bir pencere açar. Paketlerin üstüne etiket yazdırmak için burayı kullanabilirsiniz. İş Emri oluşturma: İşemrinin oluşturulması, Sipariş İşle ekranından yapılır. "Gönder butonu ile işin gönderilmesi için İş Gönderim ekranı açılır. Siparişte görünen bilgiler İş Emri ekranında kontrol edilir, bir yanlışlık veya eksiklik olup olmadığına "Gönderim Bilgisi" İş gönderim penceresini açar. bakılır. Paketleri kargoya verirken buradan gönderim bilgileri girilebilir. -34-

35 İş Emri Ekranı: İş emri ekranında detaylı teknik bilgiler de yer alır. İş emri ekranı iş emrinin kontrol edildiği, işlerin ayrıntılarının tespit edildiği ekrandır. Bu ekranda baskı ve sonrasındaki ek hizmetler, ISBN, bandrol uygulanması, derleme sayısı, personel atamaları, gönderim ve ödeme konularıdır. Sistem bir matbaa çalışanının yapması gereken hesapları hızlıca yaparak iş emrinin içinde verir. Sırt izleri, brüt ve net ebatlar, harcanacak tabakanın çeşidi ve miktarı bunlardandır. Bu bilgilere bakarak matbaa çalışanından önce büro personelinin kullanılacak kağıt -35-

36 vb. malzemeleri sipariş verebilmesi için bu ekranda gösterilmektedir. İş Emri ekranındaki bazı bilgilerde değişiklik yapılabilir. İletişim bilgileri ve kitabın adı değiştirilebilir. Yazar ya da kitabevinin kitap ismini son noktaya kadar vermek istenmemesi sebebiyle böyle bir düzeltme imkânı tanınmıştır. ISBN ve bandrol ile ilgili bilgiler iş emri ekranından girilir. Teslim zamanı bu ekranda girilir. Teslim saati olarak ön tanımlı olarak 18:00 getirilir. Bu zaman değiştirilebilir. İş emri ekranında yapılacak değişikliklerden sonra İş Emri Oluştur butonuna basılarak iş oluşturulur. İş emri oluşturulunca sistemde siparişin durumu değişir, Baskıda haline gelir. İş Emri Yazdırma: Bir iş emri oluşturulduktan sonra istenilirse yazdırılır. İşletme içinde iş emrinin yazılı İş Emri Formu, iş emri ekrandakinden biraz farklı bir dolaşması ve dosyalanması isteniyorsa yazdırılır. İş görüntü ile önce ekranda gösterilir, form üzerindeki emrinin mutlaka yazdırılması ve işin sonunda İş Emrini Yazdır linkine tıklanarak yazdırılabilir. dosyalanması tavsiye edilir. -36-

37 Yazdırılmak istenmiyorsa bile ekranda görüntülenmeli 5. İş Programı: ve tekrar kontrol edilmelidir. İş Programı ekranı üretim personeli için tasarlanmıştır. İş Emri formunda müşteriye ve baskısı yapılacak Yetki düzeyi PU olan personel yönetim bölümünde kitaba dair bilgiler, teslimat zamanı, teslimat adresi, sadece bu ekrana ulaşabilmektedir. Üretimdeki teslimat şekli, teknik detaylar ile ödeme ve fatura personelin bu amaçla yetkilendirilmesi söz konusu bilgileri bulunmaktadır. olmaktadır. Sipariş verenin bir notu varsa İş Emri üzerinde İş programı günlük yapılacak işleri toplayarak bir gösterilmekte, iç notlar da ekibin bilgisine dikkati ekranda gösterir. çekecek biçimde sunulmaktadır. Her personelin sadece kendisine atanan işleri görmesi İşin hangi personele verildiği de ayrıca için tasarlanmıştır. Ancak site yöneticisi tarafından, belirtilmektedir. kullanıcı kayıt ekranındaki İş Programında Kullanıcının Göreceği İş Emirleri bölümünde Tüm İş İş emrinin dijital olarak ekrandan takip edilmesi de Emirleri seçeneği seçilerek o personelin diğer işleri mümkündür. İş Programı iş emrinin her personelde görmesi de sağlanabilir. ayrı takip edilmesi için planlanmıştır. Ancak bu durumda işlerin başlangıcı ve bitişi bu ekrandan İş emri üzerinde işler için yapılmış personel atamaları mutlaka girilmelidir. gösterilmektedir. Personel kendine ait işi bu ekranda Başla veya Bitir butonlarına basarak işler. -37-

38 Sistem işleri bağlantılarına göre gösterir. Örnek: Personele ait işten önce bitmesi gereken bir iş varsa bitmesi beklenen işi öne alır, diğerinde işlem yaptırmaz. Personele verilen işler bitince personelin gördüğü liste boşalır. İşe ait teknik veriler iş emri üstüne tıklanınca verilmektedir. İş Tamamlandı: İş Baskıda durumunda iken İş Emri ekranında İş Tamamlandı butonu görünür haldedir. İşin tamamlandığı kesinleşmişse bu butona basılır ve iş kapatılır. İşin durumu böylece Basıldı haline döner. İş Tamamlandı butonuna basılınca bir uyarı gelir ve işin tamamen bittiğinden emin olunmasını, ebat, baskı adedi, bandrol uygulaması ve ödeme kontrollerinin yapılıp yapılmadığını sorar. Uyarı bu kontrollerin yapılması için dikkat çeker. İş tamamlandıktan sonra bir eksik olduğu görülürse İş Emri Yazdır butonuna basılırsa iş tekrar açılır ve işin Personel başkasa ait olan işi başlatıp bitiremez. durumu Baskıda durumuna geri döner. Bir hata Başlamış ancak bitmemiş işlerin zaman bölümünde durumunda iş yeniden bu şekilde başlatılır. B yazmaktadır. Bu bitmemiş anlamına gelmektedir. Bütün işler bitirilmiş olunca işin durumu Tamamlandı şekline döner. -38-

39 İş Gönderim Etiketi Yazdırma: İş Tamamlandı butonuna basıldıktan sonra -veya işler tamamlandıktan sonra- çıkan ekranda işin tamamlanarak kaydedildiği yazar. Hemen altında ise Gönderim Etiketi Yazdır resmi görünür. Etiket bir parça için birden fazla yazılacaksa parça sayısını artırmak yerine yazıcıdan iki nüsha çıkarılmalıdır. Çünkü burada alınan paket sayısı sistemde kaydedilmekte ve müşteriye paket sayısı bilgisi verilmektedir. Gönderim etiketi, paketlerin üstüne yapıştırılması gereken etiketlerdir. Etikette alıcı adı, adresi, gönderici adı ve adresi ile toplam kaç parça gönderim olduğu ile paketin toplam içinde kaçıncı olduğunu gösteren bilgiler ve kitabın Bir sayfada iki etiket istenirse Bir sayfada iki etiket adı bulunur. seçeneği işaretlenmelidir. Böylece daha küçük ebatlı etiketler yazdırılır. Eğer paketler bir kargo firması ile gönderilecekse Gönderim Etiketi Yazdır butonuna basılınca kargo firmasının adı da etikette yer alır. etiketler ekranda gösterilir ve birinci etiketin üst kısmında beliren Etiket Yazdır linki tıklanarak Eğer kargo firması değişmişse bu bilgilerin üstü etiketler yazıcıya gönderilir. çizilerek kullanılmalıdır. Etiket yazdırılması mecburi değildir. Eğer paketleme Gönderim etiketleri A4 ebadında yazdırılır. yapılmayacaksa veya etiket yazdırmaya gerek görülmemişse yazdırmayabilirsiniz. Etiketin kaç adet yazdırılacağı bir diyalog penceresinde sorulur. Parça sayısı paket sayısıdır. -39-

40 Not: Etiket yazdırılmazsa gönderim paket sayısı sistemde kaydedilmiş olmayacaktır. Hem göndermek istemeyip hem de parça sayısı kayıtlı olsun istenirse etiket yazdır butonuna basıldıktan sonra yazıcıya göndermeyip ekranı kapatabilirsiniz. Bu ekranda gönderim firması ve firmanın verdiği takip numaraları girilir. Gönderime ait bir açıklama varsa burada açıklama alanında yazılır. Bu açıklamalar herhangi bir yerde gözükmez ancak bilgi amaçlı olarak kaydedilmesi uygun bilgilerin sisteme kaydedilmesi gerekiyorsa burada yazılabilir. Alıcı teslimat adres bilgileri girilmemişse etikette de gözükmez. Bu sebeple alıcıların teslimat bilgileri mutlaka girilmiş olmalıdır. Adres bilgileri eksik olan siparişlerin bilgileri üyeler aranıp tamamlanması istenebilir veya firma kullanıcısı bu bilgileri teklif üzerinden girmesi gerekir. Müşterinin Bilgilendirilmesi: İş gönderildikten ve bilgiler İşin Gönderilmesi ekranında girildikten sonra bilgiler kaydedilince gelen ekranda; "Gönderim Kaydedildi. Şimdi Kullanıcıya Bilgi vermek için Gönderebilirsiniz." şeklinde bir İş Gönderim Ekranında işe ait bilgiler kontrol uyarı çıkacaktır. amaçlı bulunur. İşin Gönderilmesi: Üretimden çıkan ve paketlenen iş kargo ile gönderilecekse İş Emirleri Listesindeki "Gönder" butonuna basılarak işin gönderimine ait bilgiler girilebilir. -40-

41 Gönderim şekli eğer İşyerinde Teslim ise pencerenin üstünde Siparişiniz Tamamlandı yazısının altında Siparişinizi Lütfen Teslim Alınız şeklinde bir ifade daha yer alacaktır. 6. Gönderim Sonrası: İş tamamlanıp gönderildikten sonra işlemler bitecek ve bundan sonra iş emirleri ve sipariş listesinde iş artık görünmez olacaktır. İşi tekrar görebilmek için liste parametrelerinde Gönderilmiş seçeneği seçilerek sorgulama yapılmalıdır. Gönderim sonrasında sistem sadece gönderim bilgilerinin güncellenmesine izin vermektedir. gönderimi tıklanınca kullanıcıya bir mesaj gönderilecek ve ekranda da nasıl bir mesaj gönderildiği kullanıcıya gösterilecektir. -41-

42 E. e-baski.com Site Üyeliği ve Hızlı Kurulum Diğer parametreler seçimlidir, sistemi daha etkin kullanmak için önemli olmaktadır. e-baski.com sistemine entegre olmak için özel bir Kurulum sonrasında birkaç teklif alınarak test yöntem yoktur. Ancak bazı parametrelerin girilmesi yapılmalıdır. Tekliflerde hesabın doğru yapıldığı gerekmektedir. Eksik kalan bir parametre varsa mutlaka denetlenmelidir. sistem hesap yapamayacaktır. Hatırlatma maksadı ile gerekli parametreleri kısaca sayalım: Sitenin kaydı ve sistemce onayını takiben, yapılması gerekenler 1.Site genel ayarları, 2.Banka hesapları, (sipariş alınması isteniyorsa) 3.Kargo firmaları, (listelenmek isteniyorsa) 4.Sitede tanımlı işler, 5.Kitap ebatları, 6.Kağıt çeşitleri, 7.Kapak çeşitleri, 8.Hesaplama parametreleri, 9.Alternatif hesap aralıklarında en az bir aralık. 10.Sipariş parametreleri. (sipariş alınması isteniyorsa) Eğer sistemden sipariş alınmak isteniyorsa öncelikle sipariş parametrelerinden Hesap Sonrası Sipariş parametresi Evet yapılmalı, ardından alınan bir teklifte Sipariş ver linkinin çıkıp çıkmadığı test edilmelidir. Alınan tekliflerde Sipariş ver linkine tıklanarak birkaç sipariş oluşturulmalı ve bu örneklerin doğru çalıştığı öncelikle test edilmelidir. -42-

43 F. Tavsiyeler parametrelerle işletilmekte ve her firmaya maksimum uyum hedeflenmektedir ancak yine de sistemde her şey istediğiniz gibi olmayabilir. Bu durumları bir fikir Bir iş hakkında ne kadar çok bilgi kaydedilirse işin olarak paylaşmanız sistemin işleyişini iyileştirecektir. yapılması esnasında veya daha sonra o işi daha iyi yapabilme şansınız olacaktır. Bu sebeple sipariş Mümkün olduğunca sistem işletilmek üzere uyum alınırken müşterinin iletişim bilgilerini, kitabın adını sağlanmalı, işletme yapısı zorlanmamalıdır. Ancak almamız önem arz etmektedir. bilgisayar mantığına uyum önemlidir. İşletmenin yapısı gerekirse bir miktar değiştirilerek sisteme uyum Sipariş esnasında müşteri belki kitap adını vermek oranı yükseltilebilir. istemez ancak iş emri oluşturulurken kitabın adının bilinmesinde artık bir sakınca kalmamıştır, mutlaka Bilgisayar ve evrak sistemleri işleri bir miktar alınması gerekmektedir. yavaşlatabilir. Bunu önemsemeyin çünkü uzun dönemde işlerin gerçekte hızlandığını göreceksiniz. İşin parametreleri değiştikçe fiyatda değişebilecektir. Bu sebeple tüm parametrelerin net olarak sipariş Sistemde her şeyin kayıtlı olması sizi ve personelinizi esnasında girilmiş olmasına dikkat etmelidir. Siparişin rahatlatır, size mutlaka geri dönüş sağlar. son aşamasında yapılacak değişikliklerle sipariş güncellenip yine son hali müşterinin onayına E-baski.com ailesi olarak işlerinizi kolaylaştırmaktan sunulmuş olacaktır. ve sizlere hizmet etmekten mutluluk duyuyoruz. İş tamamlanınca ürünler üzerinde mutlaka fiziki son kontrol yapılmalıdır. İşin gönderilmesini takiben müşteriye bilgi verilmesi firma ciddiyetini ortaya koyacaktır. Sistem -43-