ZİYAFET SERVİSİ YÖNETİMİ ÖĞR. GÖR. DUYGU TİBET AKGÜL

Transkript

1 ZİYAFET SERVİSİ YÖNETİMİ ÖĞR. GÖR. DUYGU TİBET AKGÜL

2 ZIYAFET VE İKRAM HIZMETLERI TANıM VE ÖNEMI ZİYAFET: Otel işletmeleri açısından ziyafet, amaca hizmet edecek şekilde düzenlenmiş salonlarda, mönüsü ve katılımcı sayısı önceden belirlenmiş davetlerdir

3 BANKET ORGANİZASYONUNUN ÖNEMİ İşletmenin tanıtımı açısından önemli bir fırsat yaratmaktadır. Ziyafet, kokteyl, özel günler için düzenlenen davetler, vb organizasyonlarda fiziki kapasite maksimum düzeyde kullanılabilmektedir. Özellikle yemekli davetlerde satın almalar toptan yapıldığı için kolay ve ekonomik olmakta ve mönüsü önceden belli olduğu için fire minimum seviyede tutulabilmektedir. Böylece stoklama maliyetinden de kaçınılabilmektedir.

4 Katılacak kişi sayısının ve mönünün önceden bilinmesi mutfak ve servis personelinin planlamasını kolaylaştırmaktadır.işgücünün verimli kullanılması sağlanır. Mönünün ve katılacak kişi sayısının önceden bilinmesi işletmenin mal ve hizmet satışına ilişkin riskini minimuma indirmektedir. Özellikle yemekli davetlerde kişi başı hasılat ortalaması oldukça yüksek olmaktadır.

5 BANKET ORGANIZASYONUNUN OTEL İŞLETMELERI AÇıSıNDAN DOLAYLı KATKıLARı: Banket organizasyonları tanıtıma katkı sağlar bu da otel işletmelerinin oda doluluk oranının artması demektir. Otelin doluluk oranının artması, işletmenin diğer tüketim ünitelerindeki satışın artmasına katkıda bulunur. Ziyafet organizasyonu nedeniyle otelin otopark, kuaför, çiçek vb. yan gelirlerinde artış sağlanır.

6 Ziyafet organizasyonu nedeniyle otele gelen konuklar davet sonrası kalışlarını uzatabilir veya davet öncesi girişlerini önceden yapabilirler. Bu da otel doluluğunu artırır. Otelin satış üzerinden komisyon alma gibi anlaşmalı hizmetleri varsa(fotoğrafçı, kiralık araba, vb) banket organizasyonlarının yarattığı bu gelir artışlarından elde edilecek komisyon gelirlerinin artmasına da katkıda bulunur.

7 ZİYAFET ÇEŞİTLERİ Özel eğlenceler: Sosyal faaliyetler, kutlamalar, dini kutlamalar (en büyük Pazar payını oluşturur.) İş Yemekler: Toplantılar, konferanslar, kutlamalar Resmi Protokol yemekleri: kutlamalar, ödül törenleri, onuruna verilen yemekler Diğer nedenlerle verilen yemekler: spor aktiviteleri, ödül törenleri, haftalık toplantılar

8 ZIYAFET ORGANIZASYONU Büyük otel organizasyonlarında ziyafet faaliyetleri banket müdürünün sorumluluğu altında yürütülür. Banket hizmetleri için eğitilmiş, profesyonel banket personeli bulunur. Zincir otel işletmelerinde banket hizmetleri için özel banket personeli yanında özel banket mutfağı ve mutfak personeli ile hizmet vermektedir.

9 ZIYAFETI PLANLAMANıN ÖNEMI VE PLANLAMA SÜRECI Başarılı bir ziyafet organizasyonu için yiyecek içecek departmanının iç koordinasyonları kadar otelin diğer departmanları ile de iyi koordine edilmesi ve işletmede amaç birliğinin sağlanması önemlidir. Amaç birliği, İletişim, Bilgilendirme, Koordinasyon

10 Birçok otel işletmesi ziyafetin başarılı olması için proje ekibi oluşturur. Proje ekibinde : Satış müdürü, Yiyecek içecek müdürü, Banket müdürü, Aşçıbaşı, Önbüro müdürü yer alır. Ziyafet planlama toplantılarında ziyafete ilişkin yükümlülükler çerçevesinde detaylar görüşülür. Diğer bir ifade ile yapılacak olan toplantıya ilişkin işbölümü ve koordinasyon bu toplantılarda belirlenir. Belirginleşen işbölümü sonucu ziyafete ilişkin rapor ilgili yöneticilere(ziyafet ofisi, satın alma, muhasebe, depo, vb. yerlere) gönderilir.

11 YIYECEK IÇECEK DEPARTMANI YÖNETICISI, BANKET MÜDÜRÜ VE BANKET ŞEFININ YAPTIKLARI ÇALIŞMALAR Mönü planlaması Mönünün fiyatlandırılması Masa düzeninin planlanması Servis akış düzeninin belirlenmesi Mise en place çalışmalarının planlanması Ziyafete ilişkin zaman çizelgesinin hazırlanması Haftalık ziyafet listelerinin hazırlanması ve salon tahsislerinin belirlenmesi Diğer planlama çalışmaları

12 ZIYAFETIN VERILME NEDENI NE OLURSA OLSUN Menünün önceden belirlenmiş olması Müşteri sayısının önceden bilinmesi Amaca uygun salonun belirlenmesi ve düzenlenmesi gerekmektedir.

13 ZIYAFET PERSONELI VE SORUMLULUKLARI 1-Banqueting Müdürü: Ziyafetin baştan sona yönetiminden sorumludur. Müşterilerle ziyafet menüsü, masa planı, satış fiyatı, içecekler, müzik ve ilgili her türlü konuyu görüşür, değerlendirir ve karar verir. Aldığı ziyafetle ilgili bilgileri bir rapor ile yayınlar.

14 2-Sekreter: Ziyafet müdürü ile birlikte çalışır. Otel içi ve dışı yazışmalar yapar. Departmanlara gönderilecek raporları yazıp çoğaltarak ilgili departmanlara ulaştırır ve takip eder. Banqueting müdürü olmadığı zamanlarda müşteriler ile görüşmeleri yapar. Her türlü dosyalama işleminden sorumludur.

15 3-Banqueting Şef Garsonu: Ziyafet personeli ve ziyafet servisinin sorumsuz akışından sorumludur. Elinde yeterli sayıda daimi kadroda personel olmadığında ekstra kalifiye personel tedarik eder. Servisi yönetir.

16 4-Dispense barmen: Banket organizasyonunda barların yönetiminden sorumludur. Ziyafetten önce bar stoklarının gözden geçirir. Nakit ödemelerin takibini yapar. Bar personelinin denetimi sağlar Ziyafet sonrası bar stoklarının yeniden tamamlanması çalışmalarını takip eder.

17 5-Ziyafet İçecek Garsonu: Dispense barmen ile koordineli çalışır. Dispense barmen olmayan otellerde bu görevi üstlenir. Ziyafet içki servisinin içecek garsonları tarafından kuralara uygun bir şekilde yerine getirilmesini sağlar.

18 6-Daimi kadroda banket servis personeli: Her türlü ziyafet organizasyonunun sorumluluğunu alabilecek deneyimli personeldir. Mice-en-place çalışmaları ve servisinden sorumludur.

19 7-Extra servis personeli: Otelcilik sektöründe herhangi bir işletmeye bağlı kalmadan serbest olarak çalışan ve talep olduğunda otellere giden personel. 8-Hamallar: Daimi kadroda ziyafet salonlarının hazırlanmasında ağır işleri yapar.

20 Ziyafet Salonu: Her türlü ziyafet, balo ve kokteyllerin verildiği, amacı gereği genelde sahnesi ve dans pisti bulunan salondur. İşletmenin alt katında olması, gürültünün önlenmesi bakımından önemlidir.

21 ZİYAFET PLANLARINDA YER ALMASI GEREKEN BILGILER 1. Salonun adı 2. metre karesi 3. Kaçıncı katta olduğu 4. Salonun tavan yüksekliği 5. Çeşitli organizasyon isteklerine ve masa düzenlerine göre kapasiteleri (kokteyl, oturmalı yemek,vb.) 6. Teknik imkanları (ses ve müzik düzeni, ses kontrolü, Dia projeksiyon, tepegöz, tv, video, dvd ses kayıt cihazı, telsiz telefon, yaka mikrofonu, yazı panosu, lazer pointer, dijital internet, perde, sinevizyon, vb.) 7. Salonun ebatları (en ve boy) 8. Diğer özellikleri(podyum, sahne, sahne kulisi, yalıtım, vb.)

22 ZİYAFET SALONLARININ FONKSİYONEL OLMASI İÇİN DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Farklı organizasyonlara hitap edecek bir esnekliğe sahip olmalıdır. (kokteyl, açık büfe, kutlama,vb.) Konumu iş akışını kolaylaştırmalıdır. (mutfak ve bar ile olan iletişimi, salona müşteri giriş ve çıkış ve servis kapıları) Konumu malzeme teminini kolaylaştırmalıdır (deponun ziyafet salonuna uzaklığı, vb.) Masaların istiflenebileceği alanların oluşturulmasına özen gösterilmeli Diğer(ışık düzeni, ses düzeni, akustik durumu, vestiyerlerin konumu, vb.)

23 Ziyafet salonlarının dekorasyonu ziyafetin amacı ile yakından ilgilidir. Kullanılan eşyaların renk, biçim, desen büyüklük olarak mekanın özellikleri ile uyumlu olmalıdır. Işıklandırma ile o ortamda kullanılacak renkler uyumlu olmalıdır. Masa örtüsü, peçete, çicek vb. malzemeler, duvar ve tabandaki renklerle uyumlu ve yaratılmak istenen atmosfere uygun olmasıdır. Zıt renkler iyi oranda ayarlanarak canlı atmosfer yaratılmalıdır.

24 KULLANILAN RENKLERDE DIKKAT EDILECEKLER Ziyafet salonun büyüklüğü Tavan yüksekliği Kullanım alanının şekli Aydınlatma biçimi Ziyafet salonunda kullanılan malzemelerin türü Diğer malzeme ve eşyalardaki hakim renkler Müşteri profili Ziyafet salonundaki sabit eşyalar ve yer döşemelerinin görünümü

25 ZIYAFETIN KABULÜ VE ZIYAFET SÖZLEŞMESI

26 Ziyafet müdürünün müşterilere seçenekler sunabilmesi için verilere her an ulaşabilmesi gerekir. Bu veriler: Salonların kapasiteleri, özellikleri ve donanım imkanlarını gösteren salon çizelgesi, Salonların rezervasyon durumlarını gösteren banket rezervasyon listesi Çeşitli organizasyonlar için önceden hazırlanmış değişik fiyat ve içerikteki mönü örnekleri Çeşitli organizasyonlar için masa düzeni seçeneklerini gösteren salon krokileri

27 İlk etapta alınması gereken bilgiler Ziyafetin amacı Salonun durumu Katılacak davetli sayısı Salonun azami kapasitesi Personel imkanları Malzeme imkanları Zamanlama konusu

28 Ziyafet müdürü ve müşteri ziyafete ilişkin tüm hususlarda anlaşmaya vardıklarında bu anlaşma yazıya dökülür. Bu anlaşma metnine ziyafet sözleşmesi/ banket sözleşmesi denir.

29 ZIYAFET SÖZLEŞMESINDE YER ALMASI GEREKEN BILGILER ( ZIYAFETIN KABULÜ )

30 Ziyafeti veren kişi veya kuruluşun adı, adresi, telefonu Ziyafetin cinsi (dügün, nisan, kutlama vb.) Ziyafetin tarihi ve günü, Ziyafetin başlangıç ve bitiş saati Davetli sayısı (minimum ve maksimum) Garanti edilen kuver sayısı (en son rakam 24 saat önceden bildirilmelidir) Kişi başı fiyat

31 Kararlaştırılan Mönü, ekstra yemek ve içki istekleri İçki servisi Mönü ve isim kartları ve basım kararı, Kararlaştırılan Salon ve Masa düzen/planı oturma planı, Müzik, ses düzeni, podyum, mikrofon, ışıklandırma, çicek ve bunun gibi istekler,

32 Misafirlerle ilgili özel bilgiler: et yemez, engelli ve bunun gibi. Konuşmalar yapılacaksa sırası ve zamanı Ekstra yemek ve içki istekleri Ödeme Şekli / Kaporo Tarafların onayı

33 ZIYAFET ORGANIZASYONUNDA FIYATI ETKILEYEN FAKTÖRLER Menü Banketin hafta içi veya hafta sonu olma özelliği Davetli sayısı Banketi veren organizasyonun veya organizatörün otel ile olan ilişkileri ve tanınma özelliği Misafirlerin otelde konaklama durumu ve süresi Organizatörün istediği diğer hizmetler

34 Mevcut salonların yiyecek ve içecek hizmeti verilmeden kiraya verilmesi durumunda fiyatlama Salonların amortismanı, Elektrik, havalandırma, bazı teknik hizmetlerin bedeli Elde edilmek istenen kar marjı Sektördeki bu uygulama genellikle dolar veya euro bazında salonun metrekaresi saat veya gün itibariyle kiraya verilmesi şeklinde yürümektedir.

35

36 ZIYAFET EMRI (BANQUETING MEMORANDUMU) Bir ziyafetin kabulü otel için o ziyafetle ilgili çalışmaların başlangıcıdır. Ziyafet yöneticisi tüm çalışmaların zamanında ve eksiksiz yönetiminden sorumludur. Ziyafet Emrini alan birimler kendine ait işler için planlama yapar.

37 ZIYAFET MÖNÜLERI Otelin banket yönetiminin değişik organizasyonlar için hazırladığı Mönü seçeneklerinin olması,işletme ve müşteriler açısından büyük yarar sağlar. Bu uygulama müşteri için: Çeşitli seçenekler içerisinden bütçesine uygun bir menüyü seçme imkanı sağlar İşletme önceden maliyetlendirilmiş,satış fiyatı belirlenmiş mönü ile ziyafetin organizasyon aşamasında daha az sorunla karşılaşır.

38 Ziyafet menülerinin öğün menülerinden farkı yoktur. Ancak daha zengin yiyecek ve içecekleri kapsamaktadır. Ziyafetin veriliş amacına göre standart menülerden farklılık göstermelidir. Mönüde yer alan yemekler ziyafetin özelliğine göre düzenlenmelidir

39 Oteller banket organizasyonu için mönü setlerini hazırlarken en fazla talep edilen organizasyonlar ve bu organizasyonlarda talep edilen mönülere ağırlık vermelidir. Bu menüler bir set haline getirilip, müşterinin tercihine sunulmalıdır.

40 Bir banket seti şu alt başlıklar halinde düzenlenebilir: Gala yemeği mönüleri (şerefe verilen yemeği ifade eder. Genelde açık büfe uygulaması vardır. İş yemeği mönüleri(öğlen ve akşam) Düğün, nişan vb. tören mönüleri Kokteyl mönüleri Toplantılarda verilebilecek ikram mönüleri vb

41 ZIYAFET MÖNÜSÜ HAZIRLANIRKEN DIKKAT EDILMESI GEREKENLER Kalabalık ziyafetler için düzenlenen menülerde özellik isteyen menülere yer verilmemelidir. Sufle yapılması, flambe yapılması vb zor olacaktır. Menü kompozisyonu düzenleme amacına uygun olmalıdır. Yılbaşı menüsünde hindiye yer verilmesi

42 Setteki mönüler gözden geçirilmelidir. Mevsimsel şartlar, mönü maliyetinde meydana gelebilecek değişiklikler, vb. Kısıtlayıcı ön şart veya ekipman sıkıntısı var ise çözüm üretilmeli. Soğuk meze tabağının içinde olan yiyecekler tek tek veya gruplar halinde (zeytinyağlılar, vb.) belirtilmelidir. Ziyafet mönüleri işletmenin karakterini yansıtmalıdır.

43 MÖNÜYE UYGUN ŞARAP SEÇIMINDEKI TEMEL PRENSIPLER

44 Genelde acı, çok tatlı veya yumurtalı yiyeceklerle şarap uygun olmaz. Seçilen içki yemeğin lezzetine katkıda bulunmalıdır. Yaz aylarında ağır içkilerden kaçınılmalıdır.

45 ZIYAFET ORGANIZASYONU ÖN ÇALIŞMALARI Ziyafet müdürü ve müşteri arasında görüşmelere uygun olarak otelde organizasyon ön çalışmaları yapılır. Bu çalışmalar daha çok ziyafet servis şefi, aşçıbaşı, kat şefi, salon hamalı, vb ilgili departmanlara ve kişilere iletilir. Bu bilgiler ziyafet emri ile kendilerine ulaştıktan sonra hazırlıklara başlarlar.

46 Ziyafet servis şefinin yaptığı çalışmalar Servis ve servis akış düzeninin planlanması Mice en place çalışmalarının planlanması Masa ve sofra planının krokisinin çizilmesi Malzeme listesinin çıkartılması