MEB (K12) e-posta Sistemi Kullanımı

Transkript

1 1. Giriş Bilindiği üzere Bakanlığımız tarafından tüm kurumlarımıza POP3 destekli e-posta hesabı tahsis edilmiştir. Bu hesabı web tabanlı olarak kullanabileceğiniz gibi Outlook vb. gibi e-posta istemci bir programla da kullanabilirsiniz. E-posta istemci bir program kullanmak size bazı avantajlar sağlayacaktır. Web tabanlı kullanımda gelen postaları okumak istediğiniz anda internete bağlı olmak, kota aşımına uğramamak için okuduktan sonra ise silmek ve çöp kutusunu boşaltmak zorunda kalırsınız. E-Posta istemci program ise bilgisayar başında olmasanız bile, adınıza gelen postaları bilgisayarınıza indirir ve kota aşımına uğramamanız için sunucudaki postalarınızı siler. Böylece internete bağlı değilken bile postalarınızı okuyabilir, hatta internet bağlantısı sağlandığı anda gönderilmek üzere giden kutusuna bırakabilirisiniz. Bilgisayarınıza indirilmiş postalar sayesinde e-posta arşivine de sahip olur ve taşınabilir bellek sayesinde yedekleyebilir ve taşıyabilirsiniz. Bakanlığımız sistem yöneticileri de e-posta istemci program kullanılmasını önermektedir. Adınıza tahsis edilmiş olan resmi e-posta hesabının şifre güvenliğinden, gelen postaları zamanında okumaktan, kotanızı her zaman boş tutmaktan sorumlusunuz. 2. Giriş Sayfası İnternet tarayıcınız ile adresine bağlanınız. Aşağıdaki ekran karşınıza gelecektir. Bu ekranda açıklamalar ve Outlook kullanımı için gerekli ayarlar bulunmaktadır. Sayfanın altında bulunan Web Tabanlı E-Posta Hizmetini Kullanmak İçin Tıklayınız bağlantısına tıklayıp sonraki ekrana geçiniz. Bu bağlantıyı sürekli kullanmak için Sık Kullanılanlar menüsüne ekleyebilirisiniz. 1/7

2 3. Kullanıcı Adı ve Şifresi Aşağıdaki ekranda kullanıcı adınızı ve şifrenizi yazarak giriş düğmesine tıklatınız. Ortak bir bilgisayar kullanıyor iseniz şifrenizin sistem tarafından hatırlanması teklifini kabul etmeyiniz. 4. Gelen Kutusu Sisteme giriş yapıldıktan sonra aşağıdaki ekran görüntülenir. Gelen Kutusu klasöründesiniz. Görüntülenmektedir. Okunmamış posta sayısı, kota durumunuz dikkatle izlenmesi gereken değerlerdir. 2/7

3 5. İmza Oluşturma Posta gönderdiğiniz kişilerin sizi kolayca tanıyabilmeleri için mutlaka Seçenekler-Kişisel Bilgiler ekranını düzenleyiniz, kaydediniz. Aksi durumda karşı taraf sadece e-posta adresinizi ve dolayısıyla kurum kodunuzu görecektir. Kurum kodunuz herkes tarafından bilinmeyebilir, e-posta iletiniz amacına ulaşmayabilir. Siz e-posta iletisi oluşturduğunuzda aşağıdaki ekranda görüldüğü gibi imzanız hazır gelecektir. 3/7

4 6. Adres Defteri MEB e-posta Sistemi Adres Defteri de sunmaktadır. Aşağıdaki ekranda adres ekleyebilir, silebilir veya değişiklik yapabilirsiniz. 7. Alıcıları Adres Defterinden Seçmek Yeni bir ileti oluşturduğunuzda göndereceğiniz adresleri Adresler düğmesine tıklayıp listeden seçim yapabilirsiniz. Her e-posta gönderimi esnasında Alıcı kutusuna adresleri klavyeden yazmaktan daha kolaydır. Yazma hataları da önlenmiş olur. 4/7

5 8. Okunmuş ve Okunmamış e-posta İletileri Okunmuş ve Okunmamış iletileriniz aşağıdaki gibi görünür. Seçtikten sonra durumlarını ekrandaki (Okunmuş, Okunmamış) düğmelerine tıklayıp değiştirebilirsiniz. Okunmamış bir ileti açıldığında otomatik olarak Okunmuş durumuna değişecektir. 9. Açılmış İleti Aşağıda açılmış bir ileti görünmektedir. 5/7

6 10. e-posta İletilerini Silmek Gelen kutusundaki postalar okunduktan sonra silinmelidir. E-posta iletilerinizi (tek veya toplu olarak) işaretledikten sonra Sil bağlantısına tıklayınız. Aksi durumda kotanız hızla dolacaktır. Silinen postalar Çöp Kutusuna taşınır. Çöp kutusundaki postalar da kotanıza dâhildir ve buradaki postalar da silinmelidir. 11. Çöp Kutusunu Boşaltmak Çöp kutusunu boşaltmak için tüm postaları seçip silmeniz gerekir. Daha kısa yolu ise (Purge) bağlantısına tıklamaktır. Kotanız dolmuş ise e-posta iletilerinizi silemezsiniz. İleti alıp gönderemediğinizden hesabınız kullanım dışı kalacaktır. Bu durumdan kurtulmak için hesabınızı Outlook programına kurunuz ve tüm iletilerinizi bilgisayarınıza indiriniz. Kotanız boşaltılmış olacağından hesabınız kullanılabilir duruma gelecektir. Outlook e-posta istemci program tarafından tüm iletilerinizin bilgisayarınıza indirilmesi için, web sistemindeki tüm iletilerinizi Okunmamış yapmalısınız. Çünkü Okunmuş postalarınız Outlook tarafından indirilmeyecektir. 6/7

7 12. Giden Kutusu (Gönderilmiş İletiler) Giden Kutusu, daha önce göndermiş olduğunuz e-posta iletilerini barındıran klasördür. Kotanıza dâhil olduğundan boşaltılmalıdır. Giden kutusu başka sistemlerde şu anda gönderilmekte olan, fakat henüz gönderme işlemi tamamlanmamış iletiler için kullanılmaktadır. Bu sistemde ise Gönderilmiş İletiler anlamında kullanılmaktadır. 13. Ortak Klasörler Klasörler düğmesine tıklatıp, istediğiniz ortak klasörleri görüntüleyebilir veya gizleyebilirsiniz. Bu klasörlerdeki iletiler salt okunur olup kotanıza dâhil değildir. Klasör Ekleme İşlem Sırası Klasörü Görüntüleme 7/7