GÖNEN KAYMAKAMLIĞI İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ GENEL ESASLAR

Transkript

1 GÖNEN KAYMAKAMLIĞI İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM GENEL ESASLAR 1-AMAÇ: Bu yönergenin amacı, Gönen Kaymakamlığına 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer kanunlarla verilen görevlerin Kaymakam veya Kaymakam adına belirli bir iş bölümü halinde yerine getirilmesi ve imza yetkilerinin belirlenmesi, kamu hizmetlerinin daha etkin, verimli ve hızlı sunulması, vatandaş başvurularının hızla sonuçlandırılması, kurumlar arası hizmet akışının çabuklaştırılması, israfın önlenerek, iş veriminin artırılması, bürokratik işlemlerin en aza indirilmesi, görev ve sorumluluk duygusunun alt kademelerle paylaşılarak güçlendirilmesi ve üst makamlarca yönetimde daha sağlıklı ve hızlı kararlar alınarak bu kararların hızlı bir şekilde uygulamaya konulması amaçlanmıştır. 2-KAPSAM: Bu yönerge 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca Kaymakamlık ve bağlı kurumlara ait iş bölümü ile Kaymakamlığa bağlı veya görev ilişkili hizmet yürütmekte olan daire, birim ve kuruluşların yapacakları görev esasları, Kaymakam adına imza yetkisinin kullanılma şekil ve şartlarını kapsar. 3-YASAL DAYANAK: sayılı İl İdaresi Kanunu, sayılı İç İşleri Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun, - 02/12/2004 tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Resmi Yazışma ve Usullerde Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik. - Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği ve Yönergesi. 4-TANIMLAR: -Yönerge : Gönen Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesini -Kaymakamlık : Gönen Kaymakamlığını -Kaymakam : Gönen Kaymakamını -Yazı İşleri Müdürü : Gönen Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürünü -Birim : Bakanlıkların veya Müstakil Genel Müdürlüklerin İlçe Yönetimi içindeki Müdürlüklerini ve Kaymakamlık Bürolarını. -Birim Amiri : Bakanlıkların veya Müstakil Genel Müdürlüklerin Teşkilatlarının başındaki birinci derecedeki yetkili görevlisini ifade eder. 1

2 -Dilekçe : Yetkili bir makama sunulan ve elektronik ortamda usulüne uygun olarak gönderilen, kişilerin kendileriyle veya kamu ile ilgili istek ve şikayetlerini kapsayan bir veya daha çok imzalı müracaatı, -Elektronik Belge türlü belgeyi, : Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her -Elektronik Ortam : Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini, -Evrak : İl ve İlçelerde gönderilen hizmetler, yapılan iş, işlemler ve haberleşmeler sırasında veya sonucunda kamu kuruluşlarının kendi aralarında gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeyi, -Güvenli Elektronik İmza: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa göre; münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturulması amacı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğini ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, -Resmi Belge : Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart veya içeriği olan belgeleri, -Resmi Bilgi : Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belgeleri, eder. -Yazışma 5-YETKİLİLER: : Yazılı veya elektronik ortamda yapılan yazışmaları ifade - Kaymakam - Yazı İşleri Müdürü - Birim Amirleri 6-İLKELER ve YÖNTEMLER 6.1- İmza yetkilerinin sorumlulukla, dengeli, eksiksiz ve doğru olarak kullanılması esastır Bu yönergenin uygulanmasından ve alt kademelere duyurulmasından Birim Amirleri sorumludur. Bu Yönergedeki yetki devirleri kişiler ile sınırlıdır. Kaymakam veya yetki devredilen Yazı İşleri Müdürü ve Birim Amirlerinin şahsına bağlıdır. Taraflardan birinin değişmesi halinde yetki kendiliğinden sona erer. 2

3 6.3- Kaymakam adına yetki verilmiş makamlarca imzalanacak Kaymakam a. İbareli yazılar, yalnızca yetkiyi kullanan tarafından imzalanacaktır. İmza, yetkili kişinin izin, hastalık, görev gibi nedenlerle bulunmadığı hallerde vekili tarafından kullanılır İmza yetkisi devrinde Kaymakam ın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır Birim amirleri imzaladıkları yazılarda, Kaymakamın bilmesi gereken hususlar hakkında zamanında bilgi vermekle yükümlüdürler İmza yetkisi devri yapılan Birim Amirleri mevzuata ve yönerge hükümlerine uygunluğu sağlamak için gerektiğinde iş ve işlemlerle ilgili olarak denetleme yaparlar, tespit ve tekliflerini Kaymakamlık Makamına sunarlar Bütün yazışmalar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmeliğe uygun olarak ve standardizasyona özen gösterilerek yapılır Kaymakam tarafından doğrudan yürütülecek iş ve işlemlere ait yazışmalar yönetimde bütünlüğü sağlamak amacıyla ilgili birim amiri tarafından parafe edilecektir Gizli konular sadece bilmesi gerekenlere sadece bilmesi gerektiği kadarı ile açıklanacaktır. esastır Yazıların ait olduğu birimlerde hazırlanması, yazılması ve yayımlanması Birim amirleri izinleri, vekâlet ve görevlendirme onayları ile bilgi vermeyi ve açıklamayı gerektiren yazıları Kaymakam a bizzat sunacaklardır Kaymakam imzasına sunulan yazılar ve onaylar usul ve mevzuata uygun bir biçimde hazırlanarak imza kartonu içine konulduktan sonra Kaymakamlığa teslim edilir. İmzadan çıktıktan sonra birimlerin evrak görevlileri tarafından alınır Koruyucu Güvenlik Yönergesi hassasiyetle tatbik edilecek, personel, bina ve belge güvenliği sağlanacaktır Her kurum ve kuruluş müdürü tarafından Kaymakamlık Makamı ile yapacakları yazışmalarda kullanmak üzere bir e-posta adresi oluşturularak; Makama yapılacak yazışma, bilgilendirme ve duyurularda olabildiğince, Kaymakamlığın gonenkaymakamligi@gonen.gov.tr adresi kullanılacaktır. 7-SORUMLULUK: 7.1- Birim amirleri bu yönergede verilen yetkilerin kullanılmasından ve birimlerinde işlem gören ve çıkan yazılar ile birimlerince yapılan tüm iş ve işlemlerden görevli ve sorumludurlar Bu yönerge doğrultusunda birimler kendi aralarında yazışma yapabilirler. 3

4 7.3- Evrak ve belgelerde paraf ve imzası bulunan her kademedeki memur ve amirler, attıkları paraf ve imzadan müştereken ve müteselsilen sorumludurlar Tekit yazıları yönetimde bir aksaklığın göstergesi olduğundan tekite meydan verilen birimlerde, birim amiriyle birlikte ilgili görevlilerde müştereken sorumludur. İKİNCİ BÖLÜM İMZA ONAY YETKİLERİ 8-KAYMAKAM TARAFINDAN BİZZAT İMZALANACAK YAZILAR: 8.1- Kanun, tüzük, yönetmelik ve yönergelerde Kaymakam tarafından imzalanması gereken yazılar İl İdaresi Kanununun 31. Maddesi (b) fıkrası gereğince Valilik Makamından gelen yazı cevapları, Valilik Makamına sunulan Kaymakamlık görüş ve tekliflerini içeren yazılar, Valilik Makamına ve İlçe dışına yazılan yazılar Yazışmalarını 5442 sayılı İl İdaresi Kanununa göre Kaymakamlık aracılığı ile yapmayan kamu kuruluşlarına yazılacak yazılar Prensip, yetki ve uygulana gelen usulleri ve sorumlulukları değiştiren yazılar Birim amirlerinin izin ve görevlendirilmeleri sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu, 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun ve 3091 sayılı Taşınmaz Mal Zilyetliğine Yapılan Tecavüzlerin Önlenmesi Hakkındaki Kanuna ve çeşitli yasalarda düzenlenen İdari Para Cezalarına ilişkin karar ve yazılar İhbar ve şikâyetler ile ilgili dilekçelerin kabulü ve bunlara verilecek cevaplar ile ilgili yazılar. yazılar Haber alma, Mili Güvenliği ve genel asayişi ilgilendiren konular ile ilgili 8.9- Gizli, kişiye özel ve önemli yazılar Afet vukuunda 7269 sayılı umumi hayata müessir afetler dolayısıyla alınacak tedbir ve yapılacak kanunla ilgili iş ve işlemlere ilişkin yazılar sayılı İl İdaresi Kanunu gereğince İlçede teşkilatı ve görevli memuru bulunmayan kamu hizmetlerinin yürütülmesi için görevli daireyi belirleme yazıları. 4

5 8.12- İl ve İlçe dışına personel ve araç görevlendirme onayları Devletin hüküm ve tasarrufunda ya da hazinenin özel mülkiyetinde bulunan taşınmazların özellik arz eden bir amaca tahsisi ile ilgili yazılar Kalkınma planı, yıllık program ve uygulamalarına ilişkin istek ve öneri yazıları Arsa, arazi ve bina tahsisine ilişkin sözleşme ve yazılar Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun gördüğü diğer yazılar. 9-KAYMAKAM TARAFINDAN ONAYLANACAK YAZILAR: 9.1- Mevzuata göre bizzat Kaymakam tarafından onaylanması veya verilmesi gereken kararlar ve onaylar Her türlü vekâlet onayları Birim Amirlerinin yıllık mazeret ve görev izinleri Kaymakam tarafından, diğer personelin yıllık ve mazeret izinleri ile Kanuni izin onayları ( Evlenme, Doğum, Ölüm, Sağlık) Kaymakam adına birim amirlerince onaylanacaktır Birim amirleri ve ilgili personelin ilçe dışına araçlı veya araçsız görevlendirilmelerine dair onaylar İlçe dışına çıkacak resmi hizmete mahsus araçların taşıt görev formları İlgili mevzuata göre verilecek işyeri açma, kapatma ve ceza onayları Personelin geçici veya sürekli görev ve görev yeri değişikliği onayları Birimlerin taşınmaz mal satın alması veya kiralaması ile ilgili onaylar Mevzuatta öngörülen İdari Para Cezaları onayları sayılı Kamu İhale Kanunu ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince ihale yetkilisi ve harcama yetkilisi olduğu işlemlere ilişkin onaylar. 5

6 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ORTAK YÜKÜMLER 10-BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR: Birim amirleri sadece kendi konuları ile ilgili başvuruları bu yönergede belirtilen kurallar çerçevesinde (ihbar, şikâyet, atama vb. istisnalar dışında) doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus; bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklanması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler Birim amirleri üst makamı tarafından gönderilen ve kaymakamlık aracılığıyla gönderilmesi gerekirken posta, faks vb. yollarla doğrudan kendilerine gelen yazıları inceleyerek derhal makama bilgi verirler ve alacakları talimat doğrultusunda hareket ederler Kaymakam tarafından imzalanması gerekenlerin dışında kalan, makamca bilinmesi gerekmeyen yazılar ile bir işlemin sonuçlandırılması için bilgi ve belge istenilmesi ve bu yazıların cevapları için İlçe Birimleri arasında doğrudan yazılacak yazılar ve bu kapsamda ildeki birimlere gönderilecek yazılar Kaymakam tarafından izin verilecekler (Birim Müdürü) dışında kalan personelin yıllık izin işlemlerine ilişkin onayları Hizmetlerle ilgili olan, önem ve özellik arz etmeyen istatistik ve hesap işlerine ilişkin yazılar Kaymakam onayından çıkan evrakın birimlere gönderilmesine ilişkin yazılar Dilekçelerle ilgili olarak mevcut bir durum beyanına ya da ilgili mevzuatın açıklanmasına ilişkin olarak verilecek cevap yazıları, (ihbar ve şikayetler hariç) yazılar Görevle ilgili olarak kurumların ilçe içi araç görevlendirme işlemlerine ilişkin İl Müdürü imzası ile gelen yazılara doğrudan İl Müdürlüğüne gönderilmek üzere Kaymakam adına birim müdürlerince cevap verilir. 6

7 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM ORTAK YÜKÜMLER BÖLÜMÜNDE BELİRTİLEN YETKİLERİN YANI SIRA YETKİ DEVRİ YAPILAN BİRİM AMİRLERİ ve DEVREDİLEN YETKİLER 11-YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR VE YAPILACAK İŞLEMLER: Kaymakamlığa gelen gizli, çok gizli, kişiye özel, hizmete özel, isme yazılar ve şifreler dışındaki bütün yazılar Yazı İşleri Müdürü tarafından açılır, evrak üzerine gideceği birim yazılır kaydı yapılır ve Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler ayrıldıktan sonra diğerleri yine Yazı İşleri Müdürü tarafından ilgili birimlere havale edilir Kaymakamın takdirini gerektirmeyen ve direktif niteliği taşımayan kamu hizmetlerinin yürütülmesindeki genel işlemlere ilişkin resmi daireler ve diğer kurum ve kuruluşlarla yapılan yazışmalara ilişkin yazılar İlçedeki basın kuruluşlarına gönderilen resmi ilanlara ilişkin yazılar Kaymakamlığa bizzat verilen veya posta, diğer elektronik ortamlarda gelen ve Kaymakamın görmesi gerekli olmayan şikâyet ve hususlara ilişkin dilekçelerin ilgili kurumlara havale edilmesi ve ulaştırılmasına ilişkin yazılar Köy ve Mahalle Muhtarlarının adına düzenlenen görev belgeleri Köy ve Mahalle Muhtarlarının izin ve vekâlet işlemlerine ilişkin yazılar Kaymakamlık Makamına verilen umuma açık yerlerin açılışı, devri, derneklere, nüfus işlemlerine, av tezkeresi ve silah ruhsatı talepleri, maddi yardım, ödenek vb. Kaymakamlık görüşü oluşturmasını istemeyen bir ihbar ve şikâyeti kapsamayan ve Kaymakamın görmesi gerekli olmayan dilekçelerin ilgili kurumlara havalesi sayılı Kanun, 4483 sayılı Kanun, İlçe İdare Kurulu Kararları ve diğer Tebligat işlemlerine ilişkin yazılar Askerlik Şubesi ve diğer dairelerden İlçe İdare Kurulunda görüşülmesi için gelen evrakların cevabi yazıları Kaymakamın yokluğunda daireler arası acil yazışmalar Yurt dışı bakım ve apostil tasdikleri Önemi itibariyle Kaymakam tarafından imzalanacak olanlar dışında kalan kamu kurum ve kuruluşlarıyla özel kuruluş ve kişilerle yapılacak yazışmalar Muhtarlıklardan gelen belgelerdeki mühür ve imzaların tasdikine ilişkin işlemler. 7

8 Kaymakamın uygun göreceği diğer yazılar. 12-İLÇE JANDARMA KOMUTANI ve İLÇE EMNİYET MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR: Güvenlik soruşturması ve arşiv araştırmalarına ilişkin yazılar Yivsiz av tüfeği ve tabanca mermi satın alma belgelerinin imzalanması İlçeler arası ve iller arası yivsiz av tüfeği ve tabanca dosya talep yazısı Patlayıcı madde sevk işlemleri ile ilgili yazışmalar Silah taşıma silah satın alma, taşıma ve bulundurma ruhsatlarına ilişkin yazışmalar ve ruhsat onayları Pasaport verilmesi ile ilgili işlemlere ilişkin yazılar ve onaylar Bilgi toplama, kurumlar arası bilgi isteme ve adres tespitine ilişkin yazışmalar Alarm merkezi kurma ve işletme yeterlilik belgesi onay ve yazışmaları sayılı Toplantı ve Gösteri Yürüyüşleri Kanunu kapsamında yapılacak olan toplantı ve gösteri yürüyüşleri ile ilgili olarak Kanunun 6. Maddesinde belirtilen Alındı Belgesi nin imzalanması İşaret Fişeği, Havai Fişek kullanımına ilişkin izin onaylarının imzalanması. 13- İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR: İlçe içi ve dışı yazı onayları, okul ve kurumlarda yapılacak sosyal kültürel aktivitelere ait onaylar Öğretmen, veli ve okul aile birliği toplantıları sayılı Özel Öğretim Kurumları kapsamında görev alan idareci, personel, öğretmen ve diğer tüm personelin atama, vekâlet ve geçici görevlendirme, istifa ve adaylık onayları Birim bünyesinde personel görevlendirme onayları Her derecedeki okul öğretmenleri için ders ücretlerine ilişkin onaylar Okullarda yapılacak spor müsabakaları, kurs düzenlemesi, gösteri, yarışma, halk oyunları ve izcilik faaliyeti ve spor salonu tahsisine ilişkin onay ve işlemlere ilişkin yazılar. 8

9 14-İLÇE SAĞLIK MÜDÜRÜNÜN İMZALAYACAĞI YAZILAR: Doktorların ve diğer sağlık personelinin meslek ile ilgili eğitim ve yurt içi seminerlerine katılma onayları Hastane ve diğer sağlık kurumlarındaki ilaç stoklarının İl Sağlık Müdürlüğüne bildirilmesi ve kayıttan düşülmesine ilişkin işlem ve onaylar Alınan su, deniz suyu, kan ve tahlil numuneleri istemleri ve neticelerinin ilgili kurum ve kuruluşlara bildirim yazıları Görev ile ilgili olarak Köy Muhtarlıkları ve Belediyelere yazılan yazılar Belirli dönemlerde İl Sağlık Müdürlüğüne ve diğer kurumlara mutat gönderilecek analiz sonuçları ve istatistikî bilgilere ilişkin yazılar. 15-MALMÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR: sayılı Kanuna göre yapılacak başvuru ve yazışmalar Malvarlığı araştırması yazıları Emanet ve aylık bildirim içerikli yazılar Milli Emlak ile ilgili ayni hak tesisi, satış, kiralama vb. konularda defterdarlık ve diğer kurumlarla yapılan yazışmalar. BEŞİNCİ BÖLÜM YÖNERGEDEKİ BOŞLUKLAR Bu yönergede bulunmayan tasnif ve tarif edilemeyen hususlarla ilgili tereddüte düşülen konularda Kaymakam emrine göre hareket edilecektir. 9

10 ALTINCI BÖLÜM YÜRÜRLÜK /09/2008 tarihli Gönen Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır Bu yönerge yayım tarihinde yürürlüğe girer Bu yönerge hükümlerini Gönen Kaymakamı yürütür.26/09/2012 Hüseyin PARLAK Gönen Kaymakamı 10