MESLEK YÜKSEKOKULU YAYIN, ARAŞTIRMA, PROJE KOORDİNASYON KURULU PROJESİ YAPKO /14 DIŞ TİCARETTE BÜTÜNLEŞİK BELGE MODELİ. Mustafa Emre Civelek

Transkript

1 MESLEK YÜKSEKOKULU YAYIN, ARAŞTIRMA, PROJE KOORDİNASYON KURULU PROJESİ YAPKO /14 DIŞ TİCARETTE BÜTÜNLEŞİK BELGE MODELİ Mustafa Emre Civelek Proje Gelişim ve Değerlendirme Raporu Aralık 2016 Rapor 02 İSTANBUL, 2016

2 İÇİNDEKİLER 1. PROJE HAKKINDA GENEL BİLGİ Proje Özeti Amaç ve Hedefler Konu, Kapsam ve Literatür Özeti Özgün Değer Proje Yönetimi İş Planı Projenin Künyesi Projenin Bütçesi İLGİLİ RAPOR DÖNEMİNDE YAPILANLAR EK. Makalenin Son Hali... Hata! Yer işareti tanımlanmamış.

3 1. PROJE HAKKINDA GENEL BİLGİ 1.1. Proje Özeti Günümüzde elektronik belgelerin kullanımı hızla yaygınlaşmaktadır. Dış ticarette elektronik belgelerin kullanımı ile ilgili uzun yıllardır çeşitli kurumlar tarafından çalışmalar yapılmaktadır. Fakat dış ticarette halen daha kâğıt belgeler yaygın şekilde kullanılmaya devam etmektedir. Bunda klasik ödeme yöntemlerinin etkisi olduğu gibi, dış ticarette farklı ülkelerde yerleşik farklı tarafların bulunması da etkilidir. Dış ticarette elektronik belge kullanımında kısmi çözümler yeterli sonucu vermemektedir. Bu nedenle, dış ticaretteki tüm tarafların bir araya geldiği kapsamlı bir çözüme ihtiyaç vardır. Bu proje, dış ticaretteki klasik ödeme yöntemlerini ikame edecek ve tüm belgelerin yerini alacak elektronik belgelerin bir arada bütünleşik bir şekilde çalışmasını sağlayacak bir model oluşturulmasını amaçlamaktadır. Elektronik ortamda birden fazla belge üretilmesi gereksizdir. Çünkü web sayfası şeklinde tasarlanmış ve dünyanın her yerinden tüm ticari taraflarca ulaşılabilen bir modelde tüm belgelerin fonksiyonları bir araya getirilebilir. Bu model üzerinde bir dış ticaret işleminin başından sonuna kadar internet üzerinden yürütülebilmesi için işleme katılan tüm tarafların modele dahil edilmeleri gerekmektedir. Böyle bir modelin oluşturulabilmesi için uluslararası işbirliğine gerek vardır. İnternet üzerinden gönderilen ticari elektronik belgeler vasıtasıyla dış ticaret yapılabilmesi için mevcut dış ticaret ödeme yöntemlerinin de sadeleştirilip elektronik ortama uyarlanması gerekmektedir. Kağıt ortamında iş yapmanın zorluklarından kaynaklanan pek çok detay prosedürün aynen elektronik ortama taşınması gereksizdir. Daha sade işlem standartlarının, hatta mümkünse tüm klasik ödeme yöntemlerinin, yerini alacak yeni standartların elektronik ortamda kullanılması yerinde olacaktır. Bu projenin hayata geçirilmesi ile elde edilecek en önemli sonuç, dış ticaretin tüm taraflar nezdinde daha verimli ve etkin bir şekilde yapılmasını sağlayacak bütünleşik dış ticaret modeli oluşturmaktır. Bu model sayesinde kağıt ortamında üzerinde uzun yıllar uzmanlaşılması gereken iş süreçleri uzmanlık gerektirmeden de yürütülebilir hale gelecektir. Bunun sonunda da firmaların operasyonel maliyetlerinde çok belirgin düşüşler yaşanması beklenmektedir Amaç ve Hedefler Bu projenin amacı; dış ticaret işlemlerini oluşturan süreçlerin tamamının internet ortamında yürütülmesini sağlayacak, dış ticaretteki tüm tarafları bir araya getirecek bütünleşik elektronik belge modelinin hayata geçirilmesidir. Kağıt ortamında yürütülen iş süreçleri ile kağıtsız ortamda yürütülen iş süreçleri arasında çok büyük farklılıklar bulunmakta ve dış ticaret işlemlerinin iş süreçlerine çok sayıda kurum katılmaktadır ve karmaşık iş süreçleri bulunmaktadır. Bu amaçla literatüre bütünleşik dış ticaret modeli modelini önerilecektir. Bu projenin öncelikli hedefi, modelin ana hatlarının ortaya çıkarılmasıdır. Daha sonra önerilen modelin ülke içinde ve uluslararası modellerdeki muadillerinin araştırılması, bu araştırmalar neticesinde de nihai araştırma modelinin sunulmasıdır.

4 1.3. Konu, Kapsam ve Literatür Özeti Projenin Konusu: Dış ticarette elektronik belge kullanımı ile ilgili bütünleşik dış ticaret modeli modeli önerilmesidir. Projenin Kapsamı: Bu proje, dış ticaretin ulusal ve uluslararası tüm taraflarını kapsamaktadır. Bu proje Uluslararası Taşımacılık ve Lojistik Hizmet Üretenleri Derneği (UTİKAD) ve İstanbul Ticaret Üniversitesi İşbirliği ile yürütülecektir. Literatür Taraması: Günümüz elektronik iş uygulamaları sayesinde dış ticaret firmalarında organizasyon içi ve dışı iletişim artmıştır. Alibaba.com gibi Business to Business (B2B) sitelerinin kullanımı dünya çapında yaygınlaşmış ve bu suretle dış ticaret şirketlerinin etkinliği artmıştır. Fakat dış ticarette kullanılan belgelerin elektronik formatlarının kullanımı dünya genelinde yeterli seviyeye ulaşmadığından halen kâğıt belgeler yaygın şekilde kullanılmaktadır. Elektronik belgelerin kullanımı tüm iş kollarında hızla yaygınlaşmaktadır. Dış ticarette kullanılan belgelerin elektronik versiyonlarının hazırlanması için yürütülen çalışmaların geçmişi çok eskiye dayanmasına rağmen halen yaygınlaşamamasının çeşitli sebepleri bulunmaktadır. Yavaş ilerleyen ve yoğun belge inceleme süreçlerine bağlı yürüyen akreditif işlemlerinin basitleşmesi amacıyla ICC (International Chamber of Commerce) tarafından 2002 yılında yayınlanan eucp (The Supplement to the Uniform Customs and Practice for Documentary Credits for Electronic Presentation) 13 yıldır yürürlükte olmasına rağmen akreditif işlemleri halen ağırlıklı olarak kâğıt ortamında yürütülmektedir. Bu projede elektronik belgelerin dış ticaret işlemlerinde kullanımı önündeki engellerin neler olduğu ve bu engellerin nasıl aşılacağı üzerinde de durulacaktır. Dış ticarette elektronik belgeler konusunda yaşanan tıkanıklığın ortadan kaldırılması firmaların operasyonel işlemlerin yükünden kurtulması, bu suretle pazarlama, araştırma geliştirme faaliyetleri gibi alanlara daha çok kaynak ayırıp, daha fazla müşteri odaklı hale gelmelerini sağlayacaktır. Elektronik belge bir onay otoritesi tarafından taşıdığı imzanın doğruluğu ve içeriğinin orjinal olduğu teyit edilmiş olan, herhangi bir bilgisayar programı vasıtasıyla oluşturulmuş bir dosya olarak tanımlanabilir. Elektronik araçlar vasıtasıyla oluşturulan, iletilen, saklanan, kişi veya kurumların belli bir konudaki beyanını veya bir olguya tanıklık eden verileri içeren, yazı resim gibi nesnelerin bir araya gelmiş bir bütünü olarak da tarif edilebilir. Word, pdf, html, xml vs. gibi farklı formatta oluşturulmuş dosyalar olabilir. Fakat kişi veya kurumları bağlayıcı nitelik kazanması için kendisini gönderen kişi tarafından elektronik ortamda imzalanması gerekmektedir (Reed, 2003). Islak imza bir kimsenin, bir yazının altına bu yazıda yazılan onayladığını belirtmek için her zaman aynı biçimde yazdığı ad veya işarettir. Elektronik imza ise elektronik ortamda gönderilen bir belgeye eklenen ve göndericisinin kimliğini ve yetkisini belirten dijital koda verilen isimdir. Islak imzaya benzer olarak kişinin belgede yazılanları onayladığını belirtir (Flaherty & Lovato, 2014). Elektronik belgelerin hukuksal anlamda belge olarak nitelenebilmesi için taşıdıkları imzaları ve belge bütünlüğünü teyit eden elektronik noter niteliğinde üçüncü güvenilir taraf (trusted third party) olarak da adlandırılan onay otoritelerine (CA- Certificate Authority) gereksinim vardır (Laudon & Traver, 2012). Electronik Bill of Lading, Dış ticarette kullanılan taşıma belgelerinden en önemlisi deniz konşimentosudur (bill of lading). Bunun nedeni deniz taşımacılığının ilk çağlardan beri yapılması ve konşimentonun hukuki zeminin çok eskilere dayanmasıdır. Uluslararası taşıma belgelerinin hukuksal geçerliliği 1924 yılında Lahey de Kabul edilen Uluslararası Deniz Taşımacılığı anlaşmasına dayanmaktadır. Bu anlaşma ve pek çok ulusal taşımacılık kuralları kağıt konşimentoyu esas almakta, elektronik konşimentoyu kapsamamaktadır. Elektronik belgelerin kullanılmaya başlandığı ilk yıllardan

5 itibaren dış ticarette kullanılan belgelerin elektronik versiyonlarının geliştirilmesi yönünde çalışmalar sürdürülmektedir (Pagnoni & Visconti, 2010). Bu çalışmalar genellikle konşimento üzerine yoğunlaşmıştır. Bunun sebebi de konşimentonun önemidir. Konşimento gemi şirketinin veya onun yetkili acentesinin veya yükleme limanında acenta yoksa gemi kaptanının malı yükletene (shipper) verdiği, emre (to the order of) veya hamiline (blank endorsment) düzenlenen ve belge konusu malların yükleme limanında, boşaltma limanına kadar taşınmak üzere teslim alındığını gösteren tesellüm belgesi (received for shipment) ve aynı zamanda yükleme kaydı konulduğunda yükleme belgesidir (shipped B/L). Bu belge aynı zamanda sözleşme niteliğindedir (Turan, 2010). Elektronik belgelerin hukuki geçerliliği taşıdıkları elektronik imzaya dayanmaktadır. Elektronik imzanın hukuki geçerliliği ise ülkeler nezdindeki elektronik imza kanunlarına dayanmaktadır. Halbuki bill of lading in hukuki temeli uluslararası anlaşmalara dayalıdır. Elektronik bill of lading ile bu hukuki zeminin sağlanmasının güç olabileceği ve tüm dünyaca henüz benimsenmemiş entegre bir sistemin olmaması, elektronik bill of lading in gelişmesi ve yaygınlaşmasının önündeki engellerdendir. Ancak gelecekte bankalar ve tüm ticari tarafların dahil olduğu entegre bir sistem üzerinde elektronik bill of lading in kullanımı kaçınılmazdır. Nitekim hava taşımacılığında e-awb (electronic Airway bill) sistemi kullanılmaya başlanmıştır. Bu sistem standartları IATA ve FIATA tarafından belirlenen çok taraflı anlaşma ile her havayolu şirketinin ayrı ayrı anlaşmalar yapmak zorunda kalmadan birbiriyle çalışmalarını sağlayacak entegre bir sistemdir (IATA & FIATA, 2013). Hava kargo acenteleri gibi uçak şirketleri de bu çok taraflı anlaşmayı imzalayarak e-awb sistemine dahil olması beklenmektedir. Havayolundaki bu gelişme multilateral uygulamalarla diğer taşıma modlarına da uygulanabileceğinden, elektronik belgelerin tüm taşıma modlarında kullanılacağına dair işaretler vermektedir. eucp, Hukuksal alanda dış ticaret belgelerinin önündeki engellerin kaldırılmasına dair en önemli çalışma International Chamber Commerce eucp broşürünün yayınlanmasıdır. Elektronik belgelerin gelecekte ticari hayatta çok etkin olacağını öngören ICC International Chamber of Commerce 2000 yılı başında bir çalışma grubu oluşturarak, akreditifler tahtında elektronik belgelerin ibrazı konusundaki belirsizliğin ortadan kaldırılması yönünde çalışmalara başlamıştır.(ioma, 2003). Sonuçta eucp (The Supplement to the Uniform Customs and Practice for Documentary Credits for Electronic Presentation) adı verilen ve akreditifler tahtında elektronik belgelerin ibrazı konusunda yeknesak kuralları kapsayan broşür 1 Nisan 2002 tarihi itibariyle yürürlüğe girmiştir yılında UCP 600 için revize edilmiş ve Versiyon 1.1 olarak şu anda kullanımda olan eucp nin genel başlıkları aşağıdaki gibidir (ICC, 2002): İbraz edilecek elektronik belgelerin formatları ve ibraz prosedürleri e-belgelerin bankalar tarafından incelenmesinde izlenecek prosedürler Akreditifi açan bankanın sisteminin e-belgelerin ibrazına uygun olmaması durumunda yapılması gerekenler. e-belgelerin kabul ve reddedilmesinde izlenecek prosedürler. e-belgelerde orijinal kavramı. Bir e-belge virüs veya başka bir sistem sorunu sebebi ile tahrip olursa yapılması gerekenler. e-belgelerin tanzim tarihlerinin tespit edilmesi. e-belgelerin iletilmesi. Elektronik Belgeler ve Dış Ticaret, Elektronik belgelerin dış ticaret işlemlerinde kullanılması sadece dış ticaret firmalarının yararına değildir. Ayrıca, iş süreçlerini kısalttığından dolayı, dünya ticaret hacminin artması ve ürünlerin ucuzlaması gibi beklenen sonuçları ile dünya genelinde etkisi

6 hissedilebilecek bir gelişmedir. Elektronik İmza ve Dış Ticaret İşlemleri, Elektronik belgelerin hukuksal anlamda belge olarak nitelenebilmesi için ülke kanunları tarafından kabul edilen tarzda bir elektronik imza taşımaları gerekmektedir. Elektronik imza elektronik ortamda gönderilen bir belgeye eklenen ve göndericisinin kimliğini ve yetkisini belirten dijital koda verilen isimdir. Pek çok ülkede elektronik imza yasalarının kabul edilmesi ile dış ticaret işlemlerinin tümünün maliyet avantajından dolayı hızla elektronik ortama taşınacağını ve kağıt belgelerin tamamen ortadan kalkacağını düşünmek aşırı bir iyimserlik olur. Elektronik belgelerin, kağıt belgelerin iş hayatındaki egemenliğini elinden alması sanıldığından daha zor olacaktır. Bunun nedeni dış ticaret işlemlerinin hacmi ve karlılığına göre yapılması gereken başlangıç yatırımının çok büyük olmasıdır. Ayrıca kağıt ortamında yürütülen iş süreçleri ile kağıtsız ortamda yürütülen iş süreçleri arasında çok büyük farklılıklar bulunmakta ve dış ticaret işlemlerinin iş süreçlerine çok sayıda kurum katılmaktadır ve karmaşık iş süreçleri bulunmaktadır. Dünya üzerinde bulunan ülkelerin her birinde ayrı ayrı elektronik imza yasası bulunması da bir sorun teşkil etmektedir. Çünkü herhangi bir ülke kanunlarına uygun şekilde oluşturulmuş elektronik imzanın başka ülke tarafından tanınmaması sorunu vardır. Bunun çözümü uluslararası alanda kabul görmüş onay otoritelerinin dijital sertifikalarının kullanılmasıdır Özgün Değer Bu projenin özgün değeri, tüm dünyada elektronik belgelerin kullanımının yaygınlaştırılması sureti ile dış ticaretin verimliliğinin ve etkinliğinin arttırılmasıdır. Bu projenin model önerisinde kullanılan metodoloji, projenin bilimsel kalitesini artırmıştır. Şöyle ki, konunun gerek bilimsel gerekse de sektörel taraflarının eş zamanlı olarak bir birini besler nitelikte gelişmesi sağlanmıştır. Bu amaçla, öncelikle proje konusu ile ilgili uluslararası bilimsel çevrelerce kabul gören uluslararası prestije sahip veri tabanlarında taranan bir dergide eucp and Electronic Commerce Investments: e-signature and Paperless Foreign Trade isimli makale yayınlanmıştır (Ek.1). Bu makale literatürde kısa sürede ilgi görmüş ve atıf almaya başlamıştır. Buradan hareketle, dünya çapında proje konusu ile ilgili belge yazılımı geliştiren firmalardan makalede önerilen model üzerinde ileri araştırma yapma teklifleri alınmıştır. Burada geliştirilen fikirler, Türkiye deki dış ticaret çevrelerinin görüşlerini öğrenmek amacı ile ülke çapında geniş katılımlı bir çalıştay ile derinleştirilmiştir. Bu çalıştay 25 Şubat 2016 tarihinde İstanbul Ticaret Üniversitesi Sütlüce kampüsünde İTO, TOBB, TEB, UTİKAD ve İstanbul Ticaret Üniversitesi öğretim elemanlarının katılımı ile düzenlenmiştir. Dolayısıyla proje bu yönü ile farklıdır ve gerek Türkiye gerekse de dünya için yenidir.

7 1.5. Proje Yönetimi İş Planı İP No İP Adı/Tanımı Kim(ler) Tarafından Yapılacağı AYLAR Belgelerin taraflarının belirlenmesi Yürütücü Tarafların belirlenmesi ile belge haritası çıkarılması Çıkarılan belge haritasında kesişen belgelerin gruplanması Türkiye de mevcut elektronik belge sistemlerinin (e-awb, e- TIR, Tek Pencere Sistemi Yürütücü

8 gibi) araştırılması Dünyadaki mevcut elektronik belge sistemlerinin (Bolero, essdocs, BPO gibi) araştırılması Türkiye deki elektronik gümrük uygulamalarının araştırılması Dünyadaki elektronik gümrük uygulamalarının araştırılması Ülkeler arası multi-lateral anlaşma olanaklarının araştırılması Uluslararası düzeyde bir çalıştay düzenlenmesi ve Uluslararası bir yayın yapılması Yürütücü

9 1.6. Projenin Künyesi Tablo 1.1. Projenin Künyesi Projenin Kodu : YAPKO /14 Projenin Adı : Dış Ticarette Bütünleşik Belge Modeli Proje Başlangıç Tarihi : Projenin Öngörülen : Bitiş Tarihi Projenin Öngörülen Bütçesi : ,00 TL 1.7. Projenin Bütçesi Bu aşamada projenin bütçesinden herhangi bir kullanım olmamıştır. İleriki aşamalarda bütçe imkanlarından yararlanılması planlanmaktadır.

10 2. İLGİLİ RAPOR DÖNEMİNDE YAPILANLAR İPNO1. Belgelerin taraflarının belirlenmesi: Uluslararası ticarette kullanılan belgelerin hangileri olduğunu, kimler tarafından düzenlendiğini ve belgelerde hangi tarafların değişiklik yaptığını belirlemek için proje yürütücüsü öndeliğinde ile birlikte çalışma yapılmıştır. İPNO2.Tarafların belirlenmesi ile belge haritası çıkarılması: Belge haritasının çıkarılması amacıyla danışmanlar ve yürütücü öndeliğinde ilgililer ile görüşmeler yapılmış, Belge Haritası (Taxonomic Classification of Foreign Trade Document) çıkartılmıştır (Belge Haritası İPNO9 da belirtilen yayın içerisinde yer almaktadır. İPNO3. Çıkarılan belge haritasında kesişen belgelerin gruplanması: İPNO2 de danışmanlar ve yürütücü çıkarılan belge haritasında farklı taraflarca ortak kullanılan belgeler gruplandırılmıştır. İPNO4. Türkiye de mevcut elektronik belge sistemlerinin (e-awb, e-tir, Tek Pencere Sistemi gibi) araştırılması: Yürütücü tarafından Türkiye de mevcut olan e-tir, Tek Pencere Sistemi ve e-awb elektronik belge sistemleri araştırılmıştır. İPNO5. Dünyadaki mevcut elektronik belge sistemlerinin (Bolero, essdocs, BPO gibi) araştırılması: Danışmanlar ve yürütücü ile birlikte Dünyada halen kullanılmakta olan Bolero, essdocs, BPO elektronik belge sistemleri araştırılmıştır. İPNO6. Türkiye deki elektronik gümrük uygulamalarının araştırılması: Yürütücü tarafından Türkiye deki elektronik gümrük uygulamaları araştırılmıştır. İPNO7. Dünyadaki elektronik gümrük uygulamalarının araştırılması: Danışmanlar ve yürütücü ile birlikte Dünyadaki elektronik gümrük uygulamaları araştırılmıştır. İPNO8. Ülkeler arası multi-lateral anlaşma olanaklarının araştırılması: Danışmanlar ve yürütücü ile birlikte Ülkeler arası multi-lateral anlaşma olanakları araştırılmıştır. İPNO9. Uluslararası düzeyde bir çalıştay düzenlenmesi ve Uluslararası bir yayın yapılması: Proje kapsamında bu pakette yayınlanması planlanan uluslararası yayın

11 International Business Research isimli dergiye tarihinde yüklenmiş olup yayın aşamasındadır. Projenin bitiş tarihine kadar yayınlanması beklenmektedir.