GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI 2013 YILI FAALİYET RAPORU

Transkript

1 GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI 2013 YILI FAALİYET RAPORU

2 İÇİNDEKİLER ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon.. B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar... C- İdareye İlişkin Bilgiler Fiziksel Yapı. 2- Örgüt Yapısı.. 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar. 4- İnsan Kaynakları Sunulan Hizmetler 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi. D- Diğer Hususlar... II- AMAÇ ve HEDEFLER. A- İdarenin Amaç ve Hedefleri.. B- Temel Politikalar ve Öncelikler. C- Diğer Hususlar... (a) III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler.. 1- Bütçe Uygulama Sonuçları Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar.. 3- Mali Denetim Sonuçları. 4- Diğer Hususlar. B- Performans Bilgileri.. 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri 2- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi. IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler.. B- Zayıflıklar.. C- Değerlendirme V- ÖNERİ VE TEDBİRLER. 2

3 SUNUŞ Üniversitelerin kalitelerini birebir etkileyen öğelerin başında kütüphaneleri gelmektedir. Bu bağlamda kütüphanelerin güçlü ve gücünü sürdürebilir yapıda olması gerekmektedir. Üniversitemizin kuruluşundan bugüne kadar kütüphanemiz yönetimimizin de desteğiyle bu gücü kendinde bulup giderek güçlenmeye devam etmektedir. Yaptığımız yeni atılımlarla kesintisiz 24 saat hizmet verilmeye başlanmıştır. Raporumuzu oluşturmaktaki yegane amacımız bütçe sonuçlarının ve üretilen katma değerin üst yönetimimizle de paylaşılmasıdır. Bütçenin ne ölçüde ergonomik kullanıldığı, şeffaflığı ve hesap vericiliği aynı oranda önem arz etmektedir. Birimimizle ilgili bilgileri içeren bu rapor hesap verilebilirlik ilkeleri çerçevesinde doğru güvenilir verilere dayanılarak hazırlanmış olup değerlendirmeler, objektif olarak yapılmıştır. Faaliyet raporumuz ile hizmet alımlarımızı gerçekleştirmek için yapılan harcamalar ve bundan sonraki hedeflerimizden hizmet verdiğimiz çevrenin haberdar olması sağlanmaktadır. Araştırmacıların her ortamda istedikleri bilgi ve belgeye ulaştırma konusunda gayretlerimiz devam edecektir. Yönetimimizin de desteği ile modern bir bilgi belge merkezi haline dönüşen dairemize katkısı olan herkese teşekkür ediyor, katkıların devamını dileyerek saygılarımı sunuyorum. Uzman Erdal ŞAHİN Daire Başkanı V.

4 I GENEL BİLGİLER: A) MİSYON VE VİZYON B) Misyon: Üniversitemizin misyonuna uygun olarak, eğitim-öğretim, araştırma ve bilgi yayma amaçları doğrultusunda bilgi ve belge hizmetlerini günümüz teknolojilerini kullanarak düzenlemek, kullanıcıların hizmetine sunmaktır. Vizyon: Bilgi ve belge sağlamada sınır tanımayan, zamanla yarışan, evrensel değerlere sahip çağdaş bir bilgi ve belge merkezi olmaktır Yılında tek bir salon ve sayılı personelle kurulan Daire Başkanlığımız 2001 yılında kendi binasına taşınmış yılından itibaren yayın alımı ödenekleri artırımı ve personel takviyesi yapılarak, koleksiyonu çoğaltılmaya ve bilgiler elektronik ortama aktarılmaya başlanmıştır. Şuanda tamamen elektronik ortamda hizmet veren Merkez Kütüphanemiz bünyesinde 4 birim kütüphanesi bulunmaktadır. Bunlar Turhal,Zile, Niksar ve Tıp fakültesi Kütüphaneleri olarak öğrencilerimize hizmet verilmektedir. Kütüphanemiz kaynak ve hizmetleri her yıl çeşitlenerek devam etmektedir i aşkın basılı kitabı, E-dergisi, E-blok, 29 adet veritabanı, E belgesi; dahası Açık Erişim Bilgi Sistemi, Elektronik tez veri bankası, nadir el yazması eserleri ve Tokat Şehir Kitaplığı ile bölgenin büyük kütüphaneleri arasında yer alan kütüphanemiz sadece kendi bölgesindeki araştırmacılara değil Üniversite Kütüphaneleri arası işbirliği platformu çerçevesinde tüm Türkiye deki araştırmacılara hizmet vermektedir. Modern kütüphanecilik hizmetlerinin tümünü kütüphanemizde görebilirsiniz. Yeterli personel sayısı ve bütçesiyle istediği her kaynağı sağlayan; Konusunda uzman personeli ile sizlere daima hizmet verme yarışında olan kütüphanemiz öğrenci ve araştırmacılarımızın her zaman yanında olmuştur. Açık erişim arşiviyle akademisyenlerin araştırmalarını ve ders notlarını rahatlıkla bulabileceğiniz bir bilgi merkezi olarak Kütüphaneler arası işbirliği sayesinde kütüphanemizde olmayan kaynakları size en yakın yoldan ulaştırmak için büyük bir gayret göstermektedir. Kütüphanemizin erişim adresi: kutup@gop.edu.tr - 2 -

5 B) YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı: Harcama yetkililiği görevini yerine getirmek. Kütüphane hizmetlerinin aksamadan yürütülebilmesi için yeterli nitelik ve nicelikte uygun kadroyu oluşturmak, Kütüphanede yapılması gereken işleri, işbölümü yaparak görevlilere dağıtmak ve denetlemek, Bütçe hazırlamak ve uygulamak, Üniversite içinde fakülte dekanları, meslek yüksekokul müdürleri, enstitü müdürleri ve bölüm başkanları ile işbirliği yaparak kütüphane koleksiyonunun zenginleştirilmesine yönelik çalışmalarda bulunmak, Kütüphane kaynak ve hizmetlerinin bilgi teknolojilerindeki gelişme ve yeniliklere bağlı olarak düzenlenmesini sağlamak, Üniversite Kütüphaneleri, Bilgi Merkezleri ve Bilgi Teknolojileri üzerine çalışmalarda bulunan kuruluşlarla işbirliği yaparak gelişmeleri takip etmek ve kütüphane kullanıcılarını bu bilgilerden yararlandırmak, Kütüphane çalışmaları hakkında yıllık faaliyet raporunu, her yıl Ocak ayı içinde ilgililere sunmak, Teknik Hizmetler ile Okuyucu Hizmetlerinin standardizasyonunu sağlamak ve denetimini yapmak. Personelin mesleki yönden yetiştirilmelerini sağlamak üzere üst yönetime öneride bulunmak, Sorumluluk: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı görevlerini yerine getirmede, I.derecede Genel Sekreterliğe karşı sorumludur. Daire Başkanı nın olmadığı hallerde yetki ve sorumluluk Şube Müdürü veya Uzmanlara devredilir. Şube Müdürü : Kullanıcılar tarafından yapılan yayın isteklerinin koleksiyonumuzda olup olmadığının kontrol edildikten sonra uygun bir formatta listelenmesi, Gerçekleştirme Görevlisi olarak satın alınacak materyallerin onay, talep ve olurlarını alarak, ihale işlemlerini takip etmek. Firmalardan gelen faturalarla yayınları karşılaştırarak, fatura bilgilerini satın alma modülüne işlemek ve programdan kontrollerini yaparak ödeme evraklarını hazırlatmak, Materyal piyasasını izleyerek (Yayın katalogları, Internet web siteleri, Cd ler vb.) yurtiçi ve yurtdışı firmalarla bağlantı kurmak, Kitap Fuarlarını ve piyasadaki kitapçıları Internet te fırsat buldukça ziyaret etmek ve yeni çıkan yayınları takip etmek, İş akışının düzeni için bölüm içi koordinasyonu sağlamak, Kütüphanenin muayene, demirbaş eşya ve ayniyat sayım komisyonlarına başkanlık etmek ve düzenli yürütülmesini sağlamak, Kütüphane personelinden birinin ayrılması halinde devir ve teslim işlerinin mevzuat hükümlerine göre yapılmasını sağlamak ve düzenlenecek çizelgeleri inceleyip onaylamak, - 3 -

6 Yaptığı çalışmaları aylık, üç aylık ve yıllık olarak istatistiksel değerlendirmeleriyle birlikte raporlar halinde sunmak Kalite kayıtlarını tutmak ve KDD Başkanı na sunmak, İdari hizmetleri yürütmek, Destek hizmetlerini yürüten personelin (Geçici İşçiler) görev dağılımını yapmak ve denetlemek, Part-time çalışan öğrencilerin geliş gidişlerini kontrol etmek ve puantajlarını düzenletmek, Kütüphaneye yeni gelen yayınları sergilemek, Kütüphanenin açık olduğu günlerin tespitini yapmak, mesaileri ayarlamak, çalışma saatlerini gösteren yazıları asmak, Sorumluluk: Şube Müdürü görevlerini yerine getirmede, I. Derecede Daire Başkanına karşı sorumludur. Şube Müdürü olmadığı hallerde yetki ve sorumluluk diğer Hizmetler Sorumlularına (Teknik veya Okuyucu Hizmetler) devredilir. Yönetici Sekreteri: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı nın her türlü yazışmalarını yürütmek ve posta işlemlerini tamamlayıp ilgili yerlere veya kişilere ulaştırmak, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı nda hazırlanan yazıları İmza Föy üne yerleştirerek ilgili makamlara veya birimlere ulaştırmak, Dosyalama işlemlerini düzenli yürütmek. Bağış ve değişim yoluyla gelen kitapların listesini oluşturmak ve belli aralıklarla (15 günde bir) kitapları ve listeyi materyal sağlama bölümüne ulaştırmak, Malzeme istek formlarını dosyalamak ve ilgili bölümlere bir kopyasını ulaştırmak, Bölümlerden gelen yazıların (aylık rapor, liste, çizelge, dilekçe, sevk vb.) işlemlerini yapmak ve dosyalamak, Yazışmalarda kullanacağı matbu evrak ve defterlerin eskilerini her mali yılbaşında arşive kaldırmak, yenilerine de sayfa numaraları vererek Daire Başkanına tasdik ettirdikten sonra kullanmak, Bütün yazışmaları Kütüphane otomasyon programı çerçevesinde gelen evrak modülüne kaydetmek, Gelen posta ve kargoları bölümlerine göre ayırtmak ve ilgili servislere göndermek, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı nın vereceği diğer görevleri yapmak, Telefon görüşmeleri ve Kütüphanenin resmi e-posta adresine gelen leri takip etmek, Arşiv görevini yürütmek, Sorumluluk: Sekretarya görevlisi, görevlerini yerine getirmede 1. derecede Şube Müdürüne karşı sorumludur

7 İdari Hizmetler Sorumlusu: Kütüphanenin ihtiyacı olan demirbaşları tespit edip alımını sağlamak Personelin yıllık izinlerini takip etmek Kütüphane Binası içi ve dışının temizlik ve düzenini sağlamak Personel devam çizelgelerini takip etmek Kütüphane mesai saatlerinin düzenli devamını sağlamak Sorumluluk: İdari hizmetler sorumlusu görevlerini yerine getirmede 1. derecede Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı na karşı sorumludur. İdari hizmetler sorumlusu olmadığı hallerde yetki ve sorumluluk Okuyucu Hizmetleri Sorumlusuna devredilir. Teknik Hizmetler Sorumlusu : Kütüphanenin Kataloglama politikası doğrultusunda, bibliyografik tanımlama açısından niteleme düzeyini belirlemek, Sağlanan materyallerin Dewey Onlu Tasnif Sistemi ne göre konu ve yer numarasını vermek, Konu başlıklarını vererek kullanıcının kaynaklara daha kolay ulaşmasını sağlamak, Veri giriş görevlilerince bilgisayar ortamına aktarılmış materyallerin, AACR2 ye uygunluk yönünden kontrollerini yapmak ve Bibliyografik tanımlama öğeleri açısından eksik kalan verileri tamamlamak, Kataloglama ve Sınıflama bölümünde çalışan veya yeni işe başlayacak görevlilerin (Kütüphaneci, Memur) eğitimi ve katalog bilgi girişlerinin kontrolü, mevcut elamanların bilgilerinin günceleştirilmesi için sürekli eğitim vermek, Gerekli görüldüğünde, kütüphanenin diğer birimlerinde çalışan personeli kataloglama konusunda bilgilendirmek, Kataloglama ve Sınıflama birimi için elaman seçmek, Kütüphanecilik ve Bilgi Teknolojileri alanında, yeni çıkan materyalleri satın alma birimine bildirmek, Birimde yapılan tüm işlemlerle ilgili aylık rapor hazırlamak, Birim Kütüphanelerinin koordinatörlüğünü yapmak, Süreli yayınların takibini ve düzenini sağlamak, Sorumluluk: Teknik Hizmetler Sorumlusu görevlerini yerine getirmede 1. derecede Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı na karşı sorumludur. Teknik Hizmetler Sorumlusu olmadığı hallerde yetki ve sorumluluk Okuyucu Hizmetleri Sorumlusuna devredilir

8 Okuyucu Hizmetleri Sorumlusu : Kütüphane dermesinin kütüphane içi ve dışı dolaşımını sağlamak ve denetlemek, Kullanıcılara materyallerin kullanılmasını öğretmek ve ilgili kaynaklara yöneltmek, Bağlı birimlerde çalışan görevlileri belli aralıklarla kontrol etmek, Kullanıcıların şikayet ve önerilerini dinlemek ve ilgili makamlara bilgi olarak sunmak, Kütüphane kurallarını gözden geçirmek, Gecikme mektuplarını günlük alarak ve telefonla bildirmek, Kullanıcıların Ödünç verme ve Üye modüllerinde bilgilerini oluşturmak, Üye barkotlarını oluşturmak, Biriminde çalışan görevlilerin yıllık izin ve mazeret izinlerini takip etmek, Kütüphane içinde sessizliği temin etmek, Hasarlı kitapları katalog bölümünde hasarlı göstermek, eksik sayfalarının fotokopisinin temin edilip cilde gönderilmesini sağlamak, Kütüphaneler arası ödünç verme işlemlerini yürütmek, Ödünç vermeye ait yıpranmış kitapların cilt işlemlerinin yapılması Rezerv edilmiş kitapları ayırma işlemleri ve kullanıcıyı haberdar etmek, Veri tabanlarının abonelik işlemlerini yapmak, hizmete sunmak ve istatistiklerini düzenlemek, Sorumluluk: Okuyucu Hizmetleri Sorumlusu görevlerini yerine getirmede 1. derecede Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı na karşı sorumludur. Okuyucu Hizmetleri Sorumlusu olmadığı hallerde yetki ve sorumluluk Teknik Hizmet Sorumlusuna devredilir

9 C) İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER: 1- Fiziksel Yapı Kütüphane binamız m 2 zeminle birlikte 4 kattan oluşmaktadır. Aynı anda 350 kişinin oturarak yararlanabileceği 4 salonu mevcuttur. Ayrıca 40 kişinin aynı anda yararlanabileceği görsel işitsel salonumuz bulunmaktadır. 1.1-Hizmet Alanları İdari Personel Hizmet Alanları Sayısı (Adet) Alanı (m2) Servis 1 25 m2 3 Çalışma Odası 6 151,41 m2 9 Toplam 7 176,41 m Arşiv Alanları Arşiv Sayısı: 1 Adet Arşiv Alanı: 37,50 m2 Kullanan Sayısı 2- ÖRGÜT YAPISI: DAİRE BAŞKAN V. YÖNETİCİ SEKRETERİ İDARİ HİZMETLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Sağlama Servisi TEKNİK HİZMETLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Kataloglama ve Sınıflama Servisi OKUYUCU HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Ödünç Verme Servisi Yazı İşleri Servisi Süreli Yayınları Servisi Veri Tabanları Servisi Destek Hizmetleri Taşınır Kayıt ve Kontrol Konsolide Servisi Şube Kütüphane Hizmetleri Otomasyon Servisi Danışma ve Rehberlik Servisi 7

10 3-BİLGİ VE TEKNOLOJİK KAYNAKLAR: 3.1.-Yazılımlar: Yordam 2001 Kütüphane Otomasyon Programı kullanılmaktadır yılında File Maker 12 versiyonu alınarak program yenilemesine gidilmiştir.2013 yılı içerisinde de aynı yazılımla hizmet vermekteyiz. OTOMASYON SİSTEMİMİZ Dünyanın her tarafından tüm kullanıcılar günün her saatinde kütüphanemiz kataloğunu tarayabilmektedir. Kütüphane çalışmaları hakkında anında bilgi sahibi olabilmektedir. Kullandığımız otomasyon sistemi sayesinde kullanıcılarımıza yoluyla ulaşabilmekteyiz. Onlarında isteklerini yoluyla alarak daha süratli ve etkin hizmet vermekteyiz. Kullanıcılarımız yeni gelen kaynaklardan anında haberdar olabilmektedirler, evlerinden elektronik kaynaklarımıza rahatlıkla ulaşabilmektedirler, kütüphaneden şifre alarak üzerlerinde olan kitapları görmekte ve sürelerini uzatabilmektedirler. Kütüphanedeki tüm hizmetler elektronik ortamda verilmektedir. Otomasyon Sistemimizle kullanıcılarımıza sunulan Hizmetler: Katalog Tarama Eser İsteğinde Bulunabilme Üyelerin üzerlerindeki kitaplar görüntülenebilmektedir. Akademik personel üzerindeki kitapların süresi uzatıla bilinmektedir. Kitap süreleri dolduğunda kişilerin maillerine uyarı gönderilmektedir. Kütüphaneye yeni gelen kitapları duyuru e maili olarak okuyucu maillerine gönderilmektedir. Okuyucu ödünç halindeki kitabı ayırtma işlemi yapabilmektedir. Liste oluşturabilmektedirler. Veritabanlarına kampus içinden ve ya dışından rahatlıkla ulaşılabilinmektedir. 3.2-Bilgisayarlar Masa üstü bilgisayar Sayısı: 26 Adet Bu bilgisayarlardan 13 adedi personel tarafından kullanılmakta olup diğer bilgisayarlar Thin Client sistemi olup salonlarda araştırmacıların hizmetine sunulmuştur. 3.3-Kütüphane Kaynakları: Basılı Kitap Sayısı: Adet (Bu sayıya ilçe kütüphanelerin kitapları dahildir.) 8

11 Basılı Periyodik Yayın Sayısı: Kütüphanemize gelen kaynaklar bağış ve satın alma yöntemi ile sağlanmaktadır. Güncel yayınlar günübirlik olarak takip edilmektedir. Elektronik Yayın Sayısı: E-Kitap: Adet Elektronik Dergi: Veri Tabanı 33 Adet (5 adet veri tabanı Ulakbim tarafından 3 adet bibliyografik veritabanı) Kütüphanemizin kaynaklarını; kitaplar, yazmalar, nadir eserler, sözlükler, ansiklopediler, süreli yayınlar, atlaslar, notalar, haritalar, cd, kaset, disket, elektronik kitap, dergiler, gazeteler ve elektronik veri tabanları oluşturmaktadır. Her yıl kütüphane için ayrılan bütçe olanakları çerçevesinde ve bağış yapan kurum ve kişilerin katkılarıyla kaynak sayımız sürekli artmaktadır. Hedeflerimize yönelik yapılan satın alma sayesinde yeni çıkan yayınlar kısa bir süre sonra kütüphanemize kazandırılmaktadır. Çağımızın bilgi kaynakları doğrultusunda elektronik kaynaklara daha fazla yer verilmektedir. TABLO I- KÜTÜPHANENİN SAYISAL BİLGİLERİ Kütüphane Kaynakları Sayısı Basılı Merkez Kütüphane Basılı Kitap Sayısı İlçe Kütüphaneleri Kitap Sayısı Yıl Sonu Toplam Kitap Sayısı Tez 1487 Seminer Çalışması 1187 Ciltli Dergi Aboneliği devam eden dergi (basılı) 42 Tam metin veri tabanı 30 Bibliyografik veri tabanı 3 Elektronik kitap Cd. Room 437 9

12 Geçen Yıl Sonu Kitap Sayısı Kütüphaneye Giren Kitap Sayısı Kütüphanede n Çıkan Kitap Sayısı Yıl Sonu Kitap Sayısı Basılı Elektronik TABLO II- KONULARINA GÖRE KİTAP SAYISI Kitaplar Bu Yıl Süreli yayınlar Kitap konuları 1 Genel Felsefe ve psikoloji Din Toplum Bilimleri Dil ve Dilbilim Doğa Bilimleri ve Matematik Uygulamalı Bilimler ve Teknoloji Sanatlar Edebiyat ve Retorik Coğrafya, Tarih ve Yardımcı Disiplinler * Kütüphane Yıl Sonu Kitap Sayısı ** Tasnifi yapılmamış kitapların hareketi ***Merkez Kütüphane Kitap sayısı Turhal M.Y.O Zile Dinçerler Turizm İşlt. Ve Otel. Y.O Niksar M.Y.O Toplam * Merkez Kütüphane Yıl Sonu Kitap Sayısı, ** Tasnifi yapılmamış kitapların yıl içinde hareketleri *** Tasnifi yapılmayan kitaplarla beraber Merkez Kütüphane Kitap Sayısı 10

13 Eski Harfli Türkçe Arapça Farsça Diğer diller Yazma kitaplar toplamı (A) Eski Harfli Türkçe Arapça Farsça Diğer diller Toplam (a) Türkçe İngilizce Fransızca Almanca Arapça Farsça Diğer Toplam diller İlçe (d) Kütüphaneleri Kitap Sayısı TOPLAM KİTAP SAYISI Tablo III DİLLERİNE GÖRE KİTAP SAYISI 1928 Harf Devrimi öncesi basılmış kitaplar MERKEZ KÜTÜPHANE Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi İdari Amaçlı (Adet) Eğitim Amaçlı (Adet) Barkot Okuyucu 4 Fotokopi makinesi 2 Faks 1 Tarayıcılar 1 Görme Engelliler 1 İçin Doküman Okuyucu Kimlik Kartı 3 okuyucu Araştırma Amaçlı (Adet) İNSAN KAYNAKLARI: İdari Personel İdari Personel (Kadroların Doluluk Oranına Göre) Dolu Boş Toplam Genel İdari Hizmetler 10 Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetleri Sınıfı 3 Eğitim ve Öğretim Hizmetleri sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı. Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetli Akademik Personel 3 Toplam 16 11

14 Toplam Sayı İlkokul Ortaokul Lise Önlisans Lisans Yük.Lis. G.İ.H Akademik T.H.S. Kadın Erkek Kadro EĞİTİM DURUMU HİZMET DURUMU CİNSİYE T Daire Başkanı Şube Müd. V. Uzman Kütüpha neci Memur Destek Hizmetl eri Toplam İdari Personelin Eğitim Durumu İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Kişi Sayısı Yüzde İdari Personelin Hizmet Süreleri Kişi Sayısı İdari Personelin Hizmet Süresi 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl Yıl Yıl Üzeri 2 12

15 İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı Yüzde İşçiler İşçiler (Çalıştıkları Pozisyonlara Göre) 657 sayılı Kanun 4/B ile çalışan personel(döner Sermaye İşletme Md.) 657 sayılı Kanun 4/B ile çalışan personel(merkez) 657 sayılı Kanun 4/C ile * çalışan personel Hizmet Alımı(4737 sayılı Kanuna göre) Toplam 1 Dolu Boş Toplam Sürekli İşçilerin Hizmet Süreleri Sürekli İşçilerin Hizmet Süresi 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl Yıl Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı 1 Yüzde Sürekli İşçilerin Yaş İtibariyle Dağılımı Sürekli İşçilerin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı 1 Yüzde

16 Akademik Personel Akademik Personel Kadroların İstihdam Kadroların Doluluk Oranına Göre Şekline Göre Tam Yarı Dolu Boş Toplam Zamanlı Zamanlı Uzman 3 X Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı 3 Yüzde % Sunulan Hizmetler 5.1-İdari Hizmetler: Kütüphanemiz, üniversite kütüphanesi olması nedeniyle, eğitim-öğretim alanında hizmet veren akademik bir birim olması dolayısı ile yapılan faaliyetlerimizin tümü aşağıda sıralandığı gibi, eğitim öğretim amaçlıdır. Eğitim kurumlarının temel amacı, bireylerin toplumla uyumunu sağlamak, hayata hazırlamak, başarılı bireyler yetiştirmektir. Bizde bu amaçlar doğrultusunda hizmetlerimizi her yıl daha da zenginleştirerek geliştirme çalışması içerisindeyiz. Başvuru ve Enformasyon Hizmetleri: Öğretime başlayan ve öğretime devam eden öğrenciler ile tüm personelin kütüphaneyi tanımaları ve kütüphane kaynaklarını nasıl kullanacakları hakkında bilgi verilmektedir. Danışma Kaynakları: Kütüphanemizde bulunan ansiklopediler, abstraklar, sözlükler vb. kaynakların kullanımında yardımcı olmak Katalog Tarama: Kütüphanemiz 2002 yılından itibaren katalog taramayı web üzerinde hizmete sunmaya başlamıştır. İsteyen kullanıcılara katalog tarama hakkında bilgi verilmektedir. Kullanıcılarımız adresinden direkt sorgulama yapabilirler. Kütüphaneler Arası Ödünç Verme Hizmeti: Kütüphaneler arası ödünç verme yönergesine göre yapılır. Ödünç getirilen kitapların kargo masrafları kullanıcıya aittir. Zamanında iade edilmeyen kitaplar için; ödünç kitap alınan kütüphanelerin kuralları geçerlidir. Elektronik Veri Tabanları Hizmeti: İmkanları olmayan araştırmacılar için kütüphanemiz bilgisayarlarından yararlanarak tarama yapabilirler. Fotokopi Hizmeti :Kütüphane binası içerisinde fotokopi hizmeti sunulmaktadır. E-posta :Mail hizmeti verilmektedir. Oryantasyon Hizmeti: Üniversitemize yeni başlayan öğrencilere kütüphaneyi daha etkin kullanmaları için gerekli eğitimi vermek Açık Erişim Bilgi Sistemi: Akademisyenler tarafından yapılan çalışmalar bu sistem sayesinde isteyen herkesin yararına sunulmuştur. Tez Veri Bankası :Üniversitede yapılan tezlerin tümü bu sisteme aktarılarak elektronik olarak ortama ulaşılması sağlanmıştır. Görme Engelli Öğrenciler için Doküman Okuyucu Sistem: Görme Engelli okuyucularımız kütüphanede bulunan optik okuyucu sayesinde kütüphanede bulunan tüm kaynakları sesli okutup kayıt yapma imkanı sağlamaktadırlar. 14

17 Görme engelli öğrenci kütüphaneye ulaşım hizmeti: Bedensel engelli öğrencilerimize kampüs içinde bulundukları yerlere kütüphane personelimiz tarafından istedikleri kaynakları ulaştırılmaktadır. *Görme engelli okuyucularımızın kütüphanemize gelememe durumlarında kütüphanemizde bulunan optik okuyucu ve notebook bilgisayar 1 hafta süreyle kendilerine ödünç verilebilmektedir Mali Bilgiler Temel Maaşlar ,00 TL ,00 TL 1.532,00 TL 02.1-Personel Giderleri ,00 TL ,00 TL 251,00 TL 03.2-Mal ve Hİzmet ,00 TL ,00 TL 18,00 TL Alımları 03.3-Yurt İçi Geçici 5.000,00 TL 2.622,00 TL 2.378,00 TL Görev Yollukları 03.5-Hizmet alımları 5.000,00 TL 2.877,00 TL 2.123,00 TL 03.7-Büro İşyeri ,00 TL ,00 TL 5,00 TL Makine Ve Teçhizat alımları 06.1-Basılı ve ,00 TL TL 44,00 TL Elektronik Yayın Alımları Ek 100,000,00 TL ,00 TL 271,00 TL 15

18 5.1.3 İdari Hizmetler Hedeflenen Hizmetler Gerçekleşen Hizmetler Web site güncellemesi. Kütüphanemizin web sitesi güncellenmiştir. Kütüphanemizde yapılan tüm faaliyetler online olarak sitemiz ara yüzü üzerinden de yapılabilinmektedir. Üniversitemiz Enstitülerinde yapılan yüksek lisans ve doktora tezleri ile akademik yayınların dijital ortama aktarılması, Kütüphane açık erişim veri tabanı aracılıyı ile hizmete sunulması, bunun için ilgili Enstitü Müdürleriyle gerekli koordinasyon sağlanacaktır. Yeni çıkan yayınları günü birlik takip edilecek Sahaflarda bulunan kaynaklar ilgili akademisyenler tarafından incelenilerek üniversitemizce ihtiyaç duyulanlar satın alınması sağlanacak. Web üzerinden gelen yayın istekleri en hızlı şekilde cevaplandırılacak. Kütüphaneden her istediğimiz alınıyor imajı sağlanacak. Hedeflendiği gibi Tez veri bankası oluşturulmuştur. Kullanıcılarımızın hizmetine sunulmuştur. Projemizde yer alan tüm hedefler gerçekleştirilmiştir. 6-YÖNETİM VE İÇ KONTROL SİSTEMİ: Başkanlığımızda ön mali kontrol işlemleri Maliye Bakanlığı tarafından yayınlanmış bulunan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik çerçevesinde yerine getirilmektedir. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığında, harcama yetkilisi olarak, 5018 sayılı kanun gereği Daire Başkanı atanmıştır. Harcama yetkilisi, gerçekleştirme görevlisi ve satın alma komisyonu tarafından, mali işler gerçekleştirilmektedir. Mal alımlarında uygulanacak ara denetim ile muayene ve kabul işlemleri Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik hükümlerine göre yürütülmektedir. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından Taşınır Mal Yönetmeliği gerekleri yerine getirilmektedir. Birimimiz harcama yetkilisi görevinin yıllar itibarı ile geçerlilikleri aşağıda belirtildiği şekildedir II. AMAÇ VE HEDEFLER A) İDARENİN AMAÇ VE HEDEFLERİ: Üniversitemizin eğitim-öğretim standardını daha yüksek seviyeye çıkarabilmek için tüm dünyada yaygın olarak kullanılmakta olan on-line veri alışverişine ağırlık vererek veri tabanı ve basılı yayın sayımızı bir önceki yıla göre arttırmak. Kütüphanemizde çalışmakta olan personelin bilgi ve becerisini geliştirecek faaliyetlerde bulunmak. Kütüphanemizin personel sayısını yeterli hale getirmek 16

19 Stratejik Amaçlar Stratejik Amaç-1: Üniversitemizin eğitim ve öğretim standardını daha yüksek seviyeye çıkarmak için tüm dünyada yaygın olarak kullanılan on-line veri alışverişine ağırlık verilerek veri tabanı ve basılı yayın sayımızı bir önceki yıla göre artırmak Stratejik Amaç-2: Kampus dışında yer alan eğitim birimlerinde kütüphane oluşturmak. Stratejik Amaç-4: Hizmet verilen kullanıcı sayısını arttırmak. Üniversitemize yakışır çağdaş, gelişmeye uygun, kendine özgü mimari özelliklere sahip, kütüphane binası yapımının gerçekleştirilmesi. Stratejik Amaç-5: Kütüphanemizde çalışmakta olan personelin bilgi ve becerisini geliştirecek faaliyetlerde bulunmak Kütüphane mesleki nitelikli personel sayısını yeterli hale getirmek. Özellikle Bilgi ve Belge Yönetimi bölümü mezunu olan personel sayısını artırmak Stratejik Amaç-6:Bütçemizin kur dalgalanmalarından etkilenmemesi açısından yabancı yayın alımına öncelik vermek Stratejik Amaç-7:Engelli kullanıcıların kütüphaneden yararlanmasını kolaylaştıracak ortam ve donanım sağlamak, binamıza görme engelli okuyucular için asansör yaptırılması. Stratejik Amaç-8:Yabancı kitap alımında Türkiye deki üniversite kütüphanelerinde bulunan kaynakların dışında kaynakların alımı Stratejik Hedefler Hedef-1: Birimlerin ihtiyaç duyduğu kaynakları toplayarak listelemek Hedef-2 Listeler doğrultusunda ihale yaparak alımı gerçekleştirmek Hedef-3: Kampus dışındaki eğitim birimleri ile sürekli iletişimde bulunmak Hedef-4: İstekleri doğrultusunda Birim Kütüphanesi oluşturmak Hedef-5: Merkezi Kütüphane nitelikli personel sayısını arttırmak. Hedef-6: Kütüphane binasının ısınma probleminin çözülmesi. Hedef-7: Kütüphane içindeki diğer dairelere ait birimlerin çıkartılarak kütüphanenin daha sessiz bir ortama kavuşturulması. Hedef-8: Öğrencilerin çalışma aralarında sıcak veya soğuk içecek yiyecek vb. temel ihtiyaçlarına erişiminin sağlanması. Kısmi zamanlı çalışan öğrencilerimizin istihdamı ve çalışma şartlarının ve sayılarının kütüphanecilerle belirlenmesini sağlamak. Büro yönetimi ve Bilgi ve Belge Bölümü öğrencilerimizin staj imkanının sağlanması. Hedef-9: Maliyeti düşük bilgi kaynaklarını sağlamaya yönelik araştırmalar yapmak Hedef-10: Bilgi kaynaklarının daha düzenli ve daha iyi korunması için tedbirler almak. Hedef-11: Kütüphaneler arası bilgi akışını hızlandırmak 17

20 B) TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER: Kütüphaneden daha fazla kişinin yararlanmasını sağlamak Üniversitemizin, eğitim, öğretim ve araştırma faaliyetlerinin etkin ve verimli bir Şekilde gerçekleşmesi için, ilgili bilim dallarını kapsayan her türlü yayın ve bilgi kaynaklarını Seçerek, merkezi olarak sağlar. Bu kaynakların belirli bir düzen içerisinde, Üniversitemiz Öğretim görevlilerinin, öğrencilerinin ve tüm araştırmacıların hizmetine, Merkez Kütüphane'de sunulması ve korunması için gerekli çalışmaların yürütülmesini organize eder. Birim kütüphanelerinin organizasyon ve çalışmalarına katkı sağlar. Tüm çalışmalarımızın düzenli ve gelişerek yürümesi aynı zamanda kullanıcılarımızın isteklerine cevap verme yetimizi hızlandırmakla birlikte daha çok kullanıcımızın beğenisini kazanmamızı sağlamaktadır. Güncel kaynakların bulunurluğu kullanıcılarımızın hizmetimizi beğenisiyle aynı oranda ilerlemektedir. Veri tabanlarının kullanımını yaygınlaştırmak Elektronik ortamda çeşitlilik ve güncellik öncelikle akademik kullanıcılarımızın bilgiye erişimini kolaylaştırdığı gerçeğini göz önünde bulunarak en gelişmiş elektronik yayınları her yıl kütüphanemize kazandırmaya devam etmek temel hedeflerimiz arasında yer almaktadır. Veri tabanlarının uzaktan erişimini genişletmek Kullanıcılarımızın Tıp fakültemiz kütüphanesi ve kampus merkezi Kütüphane binamıza erişiminin mümkün olmadığı durumlarda kullanıcılarımız bilgisayarlarıyla uzaktan erişim bağlantısı gerçekleştirerek her türlü elektronik yayınımıza ulaşabilmektedirler. Kütüphane dermesini zenginleştirmek Güncel yayınlarımızın gelişmişliği kullanıcı memnuniyetiyle paralel bir sistem oluşturduğunun bilinciyle yeni yayınlarımızı her yıl daha da arttırmak temel hedefimizdir yılı içerisinde alınan yeni yayınlarımızla toplam kitap sayısı i geçmiş bulunmaktadır. Daire Başkanlığına tahsis edilen yayın alım bütçesi üniversitedeki birimlerin öğretim elemanı ve öğrenci sayıları dikkate alınarak oluşturulan kriterler doğrultusunda harcanmaktadır. Koleksiyon oluşturmak amacı ile yapılacak harcamaların dağılımı konusunda Başkanlıkça yapılan çalışma "Kütüphane Komisyonu" onayı alınarak yürütülür. Yeni alınan yayınlar dışında bağış kitaplarımızda derleme zenginliğimize her yıl katkıda bulunmaktadır. Bağış olarak gelen yayınlar, Üniversitede yapılan eğitim-öğretimi desteklemek, araştırmalara katkıda bulunmak ve koleksiyonu geliştirmek amacı ile ""Bağış Politikası" doğrultusunda kabul edilmektedir. Kütüphanecilik eğitimi almış personel sağlamak Kütüphanemizde hizmet veren personelimizin kütüphanecilik eğitimi almış olması gerek hizmet kalitesini gerekse kullanıcılarımızın memnuniyetini arttıracağı gerçeği karşısında personel kalitemizi arttırmak başlıca hedeflerimizi arasındadır. Yabancı kitap alımında Türkiye deki Üniversite kütüphanelerinde bulunan kaynakların dışında kaynakların alımını gerçekleştirmek Özellikle Tıp Fakültesinde görev yapan ve okuyan kullanıcılarımızın ders kitapları yurtdışı ile bağlantılı kitaplar olması dolayısıyla yurtdışı bağlantılarımızı gerçekleştirmek ve yayın alımlarını yapmak da gelişen hedeflerimiz arasında yer almaktadır. Yine Üniversitemizde yeni kurulan İlahiyat fakültemiz kitaplarının büyük çoğunluğu Arapça kitaplardan oluşmaktadır. İlahiyat Fakültemiz yayın ve kütüphane hizmetlerini Merkez kütüphanemizin üstlenmesi dolayısıyla Arapça kitap zenginliğimiz 2013 yılında ve bundan sonraki yıllarda gelişerek artış gösterecektir. Kütüphaneler arası bilgi akışını hızlandırmak 18