AKINSOFT RentAgent. Yardım Dosyası

Transkript

1 AKINSOFT Yardım Dosyası Doküman Versiyon : Tarih:

2 İÇİNDEKİLER 1. ÇALIŞMA SİSTEMİ HAKKINDA KISA BİLGİ ARAÇ KAYIT 7 3. CARİ KİRALAMA İŞLEM KAYIT PERFORMANS TEKLİF KASA BANKA AJANDA YETKİLİ 44 2

3 1. ÇALIŞMA SİSTEMİ HAKKINDA KISA BİLGİ Araç kiralama sektöründeki bütün firmalara hitap eden araç kayıt, müşteri kayıt, kiralama kayıt, muayene, sigorta, kasko, bakım takip bölümlerinden oluşan AKINSOFT yazılımı sayesinde kiralama süreçlerini kolaylıkla yürütebileceksiniz. Çok kullanıcılı, hızlı ve güvenilir SQL veritabanı sayesinde programı güvenle kullanabilir, Şifre koruması ile personellerinizi yetkilendirebilir, MSSQL (Optimizasyon MSSQL Server 2008 sürümü ve üzeri versiyonlarda kullanılabilir) ve Firebird veritabanı desteğinden faydalanabilir, Otomatik yedekleme sistemi sayesinde veri güvenliği sağlayabilir, Her kişi kartı üzerine sınırsız telefon numarası kaydı yapabilir, Firmalara ve kişilere ait resim veya logo ekleyebilir, Kişi kartları üzerine kartvizit ekleyebilir, Her kişi kartına sınırsız sayıda resim veya dosya ekleyebilir, Kayıtlı kişilere toplu olarak SMS veya mail gönderebilir, Kişi kartına ihtiyaçlara göre sınırsız sayıda yeni veri alanı tanımlayabilir, Firma kayıtlarında o işyerinde çalışan kişilerin kaydını ayrı ayrı tutabilir (yetkili kişiler), Kişi kartı üzerinden resimli bilgi kartı veya kimlik kartı bastırabilir, İşyerini arayan yada ziyarete gelen kişilerin kayıtlarını tutabilir, Organizer yardımı ile randevu ve işlerinizi takip edebilir, Zamanı gelen randevularınızı sesli olarak hatırlatılmasını sağlayabilir, Raporların Excel veya HTML olarak aktarabilir, Excel dosyasından kayıtlara veri aktarabilir, Birden fazla dil desteği sayesinde programı tercih ettiğiniz dilde kullanabilir, Varsayılan olarak 3000 kaydın üzerinde araç marka-tip kaydı sayesinde veri girişleriniz hızlanır. Detaylı araç ve araç özelliklerini kaydedebilir, Araç kayıtta eksik bilgi kontrolü yapabilir, Araç kiralama veya işlem kayıtlarında km takibi yapabilir, Araç muayene, sigorta ve kasko tarih kontrol, araç bakım günü kontrollerini programın otomatik yapmasını sağlayabilir, Detaylı araç kiralama ve rezervasyon kaydı yapabilir, Kiralamadan makbuz, fatura ve kiralama sözleşmesi yazdırabilir, Döviz takibi yapabilir, İstenilen para birimi ve karşılık para birimine göre cari hareket ve kasa hareketi girebilir, Araç bakımı gibi durumlarda aracın hangi işlemi gördüğünü kaydedebilir, Geniş ve ayrıntılı raporlar alabilir, Kirada / işlemde olan araçlar, Kiradan / işlemden bugün dönecek olan araçlar, Teslim edilen araçlar, Kira / işlem dönüş günü geciken araçlar, 3

4 Kayıtlı olan araçların son durum inceleme raporu, Kasa takibi yapabilir, Günlük ve genel kasa hasılat raporu alabilir, Kiralama kayıtlarında kiracı yaş kontrolü yapabilir, Kiralama kayıtlarında kayıtlı kişiye göre kaparo, peşinat veya gecikme ücreti kontrolü yapabilir, Yasaklı müşteri kaydı ve kiralama kaydında kontrolü sağlayabilir, Kayıtlı kişilere göre kiralama/rezervasyon için opsiyon süre ve iskonto tanımlayabilir, Kiralamadan geciken araçlar için uyarı özelliği sayesinde aracın kaç gün geciktiğini takip edebilir Raporlama Sistemi Hakkında Bilgi AKINSOFT programı içerisinde kullanmakta olduğunuz tüm raporların standart bir takım özellikleri bulunmaktadır. Bu özellikleri detaylı bir şekilde inceleyelim: Tablo Özelleştirme İşlemleri Kullanmakta olduğunuz tüm raporları özelleştirme imkanınız vardır. Bu işlemi özelleştirmek istediğiniz rapora gelerek tablo üzerinde herhangi bir alana mouse sağ tık yaparak açılacak seçeneklerden Özelleştir alanından gerçekleştirebilirsiniz. Karşınıza açılacak olan Tablo Özelleştirme ekranından raporunuzda görmek istediğiniz alanları işaretleyip, görmek istemediklerinizden işareti kaldırmanız gerekmektedir. Yine özelleştirme alanından, Aşağı ve Yukarı butonlarını kullanarak tablo başlıklarını dilediğiniz şekilde sıralayabilirsiniz. Renk ve Font alanlarından seçmiş olduğunuz tablonun rengini ve fontunu değiştirebilirsiniz. Sabit Sütun Sayısı alanına girmiş olduğunuz değer sayesinde üzerinde bulunduğunuz raporun yön ok tuşları ile ileri, geri, aşağı, yukarı işlemini sabit sütunlar dışındaki alanlar için çalışmasını sağlayabilirsiniz. Yani belirlemiş olduğunuz sütun sayısı kadar alan hangi başlıkları kapsıyorsa bu başlıkların üzerinde hareket edememektesiniz. Gerekli özelleştirme işlemlerinizi yaptıktan sonra Tamam butonuna basarak işlemi tamamlayabilirsiniz. Tablo özelleştirmede yaptığınız değişikliklerin sabit kalmasını istiyorsanız, tüm özelleştirme işlemlerinizi yaptıktan sonra tablo üzerine yeniden mouse sağ tıklayarak açılan ekranda Tablo Yerleşimini Kaydet butonuna basınız. Orijinal tablo yerleşimini yüklemek istiyorsanız, tablo üzerinde mouse sağ tıkladığınız zaman açılan ekranda Orijinal Tablo Yerleşimini Yükle butonuna basınız. Kaydetmiş olduğunuz tablo yerleşimini yeniden yüklemek istiyorsanız, tablo üzerinde mouse sağ tıkladığınız zaman açılan ekranda Kayıtlı Tablo Yerleşimini Yükle butonuna basınız. Raporlarınızda gerekli filtrelemeleri yaptıktan sonra verilerinizi M.S. Excel, Open Office veya HTML formatında dışarıya aktarabilirsiniz. Bu işlem için ise tablo üzerine Mouse sağ tıklayarak açılan ekrandan ilgili işlemi seçmeniz gerekmektedir. 4

5 Filtre Özelleştirme İşlemleri Rapor alanlarında filtreleme işlemleri için de bazı özel ayarlamalar yapabilirsiniz. Filtreleme alanlarının pek çoğunda bulunan filtre özelleştirme işlemi sayesinde aradığınız veriye çok daha kolaylıkla ulaşma imkanınız vardır. Filtre özelleştirme işlemi için filtreleme alanındayken klavyenizin F7 tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan Filtre Düzenleme ekranından ilgili karşılaştırma kriterini seçerek tamam butonuna basınız. Filtre düzenleme işlemini örnekle açıklayalım; Örnek: Cari listesi alanında adı ABC ile başlayan carilerinizi listelemek istiyorsunuz. Adı alanına tıklayarak klavyenizden F7 tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan Filtre Düzenleme alanından LIKE % yi seçim yapınız. Cari listesi alanında adı sadece ABC olan carilerinizi listelemek istiyorsunuz. Adı alanına tıklayarak klavyenizden F7 tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan Filtre Düzenleme alanından = i seçim yapınız. Cari listesi alanında sayısal değeri 123'den küçük olan carilerinizi listelemek istiyorsunuz. İlgili alana tıklayarak klavyenizden F7 tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan Filtre Düzenleme alanından < ü seçim yapınız. Cari listesi alanında sayısal değeri 123'den büyük olan carilerinizi listelemek istiyorsunuz. İlgili alana tıklayarak klavyenizden F7 tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan Filtre Düzenleme alanından > ü seçim yapınız. Cari listesi alanında sayısal değeri 123'e eşit olmayan carilerinizi listelemek istiyorsunuz. İlgili alana tıklayarak klavyenizden F7 tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan Filtre Düzenleme alanından <> ü seçim yapınız. Cari listesi alanında sayısal değeri 123'den küçük veya 123'e eşit olan carilerinizi listelemek istiyorsunuz. İlgili alana tıklayarak klavyenizden F7 tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan Filtre Düzenleme alanından <= i seçim yapınız. Cari listesi alanında sayısal değeri 123 den büyük veya 123' e eşit olan carilerinizi listelemek istiyorsunuz. İlgili alana tıklayarak klavyenizden F7 tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan Filtre Düzenleme alanından >= i seçim yapınız. Cari listesi alanında adı ABC olan carileriniz dışındaki tüm carilerinizi listelemek istiyorsunuz. Adı alanına tıklayarak klavyenizden F7 tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan Filtre Düzenleme alanından NOT LIKE % ı seçim yapınız. Cari listesi alanında adında ABC geçen carilerinizi listelemek istiyorsunuz. Adı alanına tıklayarak klavyenizden F7 tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan Filtre Düzenleme alanından LIKE %% yi seçim yapınız. 5

6 Cari listesi alanında adının herhangi bir yerinde ABC geçmeyen carilerinizi listelemek istiyorsunuz. Adı alanına tıklayarak klavyenizden F7 tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan Filtre Düzenleme alanından NOT LIKE %% yi seçim yapınız. Cari listesi alanında sadece adı boş olan carilerinizi listelemek istiyorsunuz. Adı alanına tıklayarak klavyenizden F7 tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan Filtre Düzenleme alanından IS NULL u seçim yapınız. Cari listesi alanında sadece adı dolu olan carilerinizi listelemek istiyorsunuz. Adı alanına tıklayarak klavyenizden F7 tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan Filtre Düzenleme alanından IS NOT NULL'u seçim yapınız. Aynı şekilde filtreleme özelleştirme yapabildiğiniz tüm filtreleme alanlarında bu işlemleri uygulayabilirsiniz Özel Filtre Kriteri Ekleme İşlemleri programı içerisinde pek çok raporda özel filtre kriteri ekleyebilirsiniz. Bu işlem için raporlamalarda bulunan Özel sekmesine gelerek alt tarafta bulunan Ekle butonuna basmanız gerekmektedir. Karşınıza gelecek olan Filtre Kriter Ekle alanından eklemek istediğiniz filtreleme kriterini seçerek Ekle butonuna basınız. Özel sekmesine seçmiş olduğunuz kriter eklenmiş olacaktır. Kritere sorgulamak istediğiniz veriyi yazarak filtreleme yapabilirsiniz Excel, Open Office, XML ve HTML'e Aktarma İşlemleri Raporunu aldığınız ihtiyacınız doğrultusunda Excel'e, Open Office, XML'e, HTML'e ve XML e aktarabilirsiniz. Bunun için rapor aldıktan sonra rapor üzerine mouse sağ tıklayıp Aktar ı seçerek aktarım yapmak istediğinizi seçiniz. 6

7 2. ARAÇ KAYIT 2.1. Araç Kayıt Kiralama işleminde kullanacağınız araçlarınızı bu alandan faydalanarak kaydedebilirsiniz. Yeni bir araç kaydı oluşturmak için alt kısımda yer alan ekle butonuna basınız. Genel Bilgiler: Park Şubesi Kayıt Şubesi Segment Türü- Markası Tipi - Modeli Plaka - Rengi Kilometresi Bakım Kilometresi Aracınız hangi şubeniz tarafından kiraya veriliyorsa bu alandan seçim yapmanız gerekmektedir. Aracın hangi şube tarafından kayıt edildiğini belirtebilirsiniz. Kayıt şubesi sadece bilgilendirme amaçlı kullanılabilir. Aracın hangi şubenize ait olduğunu park şubesi alanından belirtmeniz gerekmektedir. Aracın segment, tür, marka, tip, model, plaka ve renk bilgisi girmenizi sağlayan, araç sorgulama ekranlarında faydalanabileceğiniz bölümlerdir. Aracın mevcut kilometre bilgisinin kaydedildiği kısımdır. Bu alan aracın her kira dönüşünde güncel kilometre bilgisinin girilmesi ile kendini güncellemektedir. Aracın kaç kilometre sonra bakıma gireceğini belirtebileceğiniz 7

8 Yakıt Tipi - Kapasitesi Motor No Şase No Silindir Hacmi Aracın Yeri Grubu Alt Grubu Kendi Aracımız Araç Rehinli Aktiflik Durumu Tescil Tarihi Açıklama Yedek Anahtar Kayıt Tarihi Diğer Uyarı Tanımları Ücret Tarifesi KM. Başına Limit Aşım Ücreti Diğer Bilgiler: İmalatı Araç İşlem kısımdır. Genel ayarlardan uyarı sistemini aktif ederek bakım günü yaklaşan araçlar için programın önceden uyarı vermesini sağlayabilirsiniz. Aracın yakıt tipini ve yakıt kapasitesini belirleyerek kiralama işlemlerinde belirttiğiniz tipe uygun araçların listelenmesini sağlamış olursunuz. Aracın bir takım özel bilgilerini girerek ileriki süreçlerde araçla ilgili bilgi almanız gerektiğinde bu verilerden faydalanabilirsiniz. Aracın bulunduğu konumu belirtebilirsiniz. Parkınızda bulunan araçlara kiralama işlemi uygulayabilir, sahibinde veya sanayide olan araçlara ise parkınıza gelmediği sürece kiralama işlemi uygulayamamaktasınız. Araçlarınızı belli grup veya alt gruplara alarak raporlamalarda bu bilgilerden faydalanabilirsiniz. Eğer işlem yaptığınız araç kiralama şirketinize ait bir araç ise bu seçeneği işaretleyerek sorgulamalarda kendi araçlarınızın listelenmesini sağlayabilirsiniz. Araç kendi aracınız değil ise bu seçeneği kaldırmanız gerekmektedir. Araç kaydının üst menüsünde araç sahibi sekmesi belirecektir. Bu sekmeden aracın asıl sahibini seçim yapabilirsiniz. Aracın üzerinde rehin bulunuyor ise bu seçeneği işaretleyebilirsiniz. Aktif olan araçlarınız için aktif seçeneğini işaretleyebilir, işleme almadığınız araçlarınız için ise pasif seçeneğini işaretleyebilirsiniz. Pasif olarak belirlediğiniz araçlar araç sorgulama ekranlarında işaretlemediğiniz sürece listelenmeyecektir. Aracın tescil tarihini belirtebileceğiniz alandır. Araçla alakalı ihtiyaç duyacağınız herhangi bir açıklama bilgisini belirtebileceğiniz alandır. Aracın yedek anahtarı varsa bu seçeneği işaretleyebilirsiniz. Aracı sisteme kaydettiğiniz tarihtir. Egzoz emisyonu, B izni, çekici ruhsatı ve serusefer takibi için programın uyarı vermesini istiyorsanız ilgili seçimi yaparak uyarı tarihlerini belirtebilirsiniz. Program belirtilen tarih geldiğinde uyarı verecektir. Aracın hangi ücret tarifesinden kiralanabileceğini belirtebileceğiniz alandır. Tarifede belirttiğiniz kilometre başına limit aşım ücretini görüntüleyebileceğiniz alandır. Aracın imal yerini belirtebilirsiniz. Bu alanda yaptığınız seçimle raporlamalarda yurt içi veya yurt dışı imalatı araçları ayrı ayrı listeleyebilirsiniz. Aracın kasko ve trafik işlemlerini yürüten sigorta şirketini ve telefon numarasını belirtebilirsiniz. Manuel olarak bilgi 8

9 Uyarılar OGS HGS Hızlanma Ağırlık - Not Araç Bilgileri Turasisst Entegrasyonunda Görünsün Ek Özellikleri girebileceğiniz gibi mevcut carilerinizden de seçim gerçekleştirebilirsiniz. Aracın sigorta, kasko, muayene tarihlerini belirterek belirttiğiniz tarihlerden önce uyarı vermesini sağlayabilirsiniz. Uyarıyı kaç gün önceden vereceğiyle alakalı ayarları için genel ayarlardan faydalanabilirsiniz. Aracınız için yol yardımı hizmetinden faydalanıyorsanız yine aynı ekrandaki ilgili seçeneği işaretlemeniz gerekmektedir. Araçta OGS ve HGS var ise bu alandan işaretlemeleri yapabilir, banka bilgilerini kaydedebilirsiniz. Aracın km/s içerisinde ne kadar hızlanabildiğini yazabileceğiniz alandır. Ağırlık alanına aracın ağırlığını belirtebilir, not alanına ise kaydetmek istediğiniz bir açıklama bilgisini ekleyebilirsiniz. Kaydettiğiniz aracın Turasisst sisteminde görünmesi için bu seçeneği işaretlemeniz gerekmektedir. Turasisst sisteminde aracın gruplanacağı ID numarasını da bu alana belirtebilirsiniz. Turasisst sistemine mevcut araçlarınızı bu ID numarası sayesinde iletmiş olursunuz. Araca ait ek özellikleri ilgili alanlara kaydederek raporlamalarda bu verilerden faydalanabilirsiniz. Aynı zamanda web sitenizle entegrasyonlu çalıştıracağınız sistemlerde de müşterinizin bu ek özelliklere göre araç sorgulamasını sağlamak için bu alanları doldurabilirsiniz. Resimler: Kaydettiğiniz araca resim eklemek için kullanabileceğiniz alandır. Resim eklemek için dosya ekle butonuna basınız ve eklemek istediğiniz resmi seçim yapınız. Yeni bir resim eklemek için yine resim ekle butonuna basabilirsiniz. Eklediğiniz resmi silmek için alt kısımda yer alan sil butonuna basabilirsiniz. Özel Tanımlar: Özel tanımlar alanından kaydettiğiniz araçla alakalı girmek istediğiniz ancak bilgi giriş alanlarını bulamadığınız bir takım alanları oluşturabilirsiniz. Özel alan tanımlamak için araç kaydını tamamladıktan sonra alt kısımda yer alan ayar butonuna basınız. Kategori Adı Sıralama Alan Tanımı Sıralama Veri Tipi Metin Oluşturacağınız kategorinin adını girebileceğiniz alandır. Bu kategori altında topladığınız tüm alanlar ekran üzerinde de bu sekme altında görünecektir. Oluşturduğunuz kategorinin hangi sıralamada yer alacağını belirleyebileceğiniz alandır. Kategoriye bağlı alan başlığını belirtebileceğiniz kısımdır. Kategori oluşturduktan sonra alan oluşturup kullanım şeklinize göre alanın veri tipini belirlemeniz gerekmektedir. Oluşturduğunuz alanın sıralamasını belirtebileceğiniz alandır. Veri tipini metin seçmeniz durumunda bu alana belirttiğiniz karakter sayısınca metin girişi yapabilirsiniz. 9

10 Veri Tipi Tam Sayı Veri Tipi Ondalıklı Sayı Veri Tipi Tarih Saat Veri Tipi Var/Yok Veri Tipi Çoktan Seçmeli Üst Bilgiler: Dosya Kopyala Cam Çıktı Araç Bilgi İşlem Kayıt Veri tipini tam sayı seçmeniz durumunda bu alana sadece tam sayı girişi yapabilmeniz sağlanmaktadır. Veri tipini ondalıklı sayı seçmeniz durumunda bu alana ondalıklı ve tam sayı girişi yapabilmeniz sağlanmaktadır. Veri tipini tarih/saat seçmeniz durumunda oluşturduğunuz alana sadece tarih/saat girişi yapılabilmektedir. Veri tipini var/yok seçmeniz durumunda oluşturduğunuz alandaki özelliğin var veya yok olduğunu belirtebilirsiniz. Veri tipini çoktan seçmeli seçerek açılan alana aralarına enter koyarak seçenekleri ekleyebilirsiniz. Oluşturduğunuz araç kaydına istediğiniz bir dosyayı iliştirebilirsiniz. Örneğin araç sahibiyle yaptığınız anlaşma örneğini bu alana ekleyebilirsiniz. Benzer türde araçları hızlı bir şekilde kaydetmek için bu butondan faydalanabilirsiniz. Oluşturduğunuz kopya kayıt üzerinde gerekli düzenlemeleri yaptıktan sonra kaydedebilirsiniz. Araç camlarına kiralama bilgilerini asmak için çıktı alabileceğiniz butondur. Aracın teknik özelliklerini çıktı alabileceğiniz butondur. Araca ait bakım, yakıt alımı gibi işlem türlerini seçim yapabileceğiniz alandır. İşlem kayıtlarının nasıl yapıldığıyla alakalı ilgili yardım kısmından faydalanabilirsiniz Araç Hasar Kayıt 10

11 Kaydettiğiniz aracın herhangi bir nedenden ötürü uğradığı hasarları kaydedebileceğiniz alandır. Yeni bir hasar kaydı eklemek için alt tarafta yer alan ekle butonuna basınız. Oluşturduğunuz hasarı kaydetmek için yine alt kısımda yer alan kaydet butonundan faydalanabilirsiniz. Hasar Bilgileri: Araç Bul Dosya Kayıt Tarihi Hasar Tarihi Hasarı Oluşturan Hasar Tanımı Hasar (Kaza) Yeri Özel Kodu-1, Özel Kodu-2 Hasar Açıklama Masraf Tutarı Ödeme Şekli Para Birimi İşlem Tutarı Karşı Taraf Bilgileri: Şahsi Bilgileri Masraf Tutarı Ödediği Tutar Hasar Hasar kaydını gireceğiniz aracı seçim yapabileceğiniz alandır. Oluşan hasarla alakalı herhangi bir dosya ekleyebileceğiniz alandır. Örneğin aracın uğradığı bir trafik kazasını kaydediyorsanız bu alandan kaza tutanağını dosya olarak ekleyebilirsiniz. Kayıt tarihi alanına hasar kaydını oluşturduğunuz tarihi hasar tarihi alanına ise hasarın meydana geldiği tarihi belirtebilirsiniz. Hasarı oluşturan müşterinizi seçim yapabileceğiniz alandır. Hasarla alakalı bilgilendirici bir başlık girebileceğiniz alandır. Bu alana örneğin trafik kazası gibi bir başlık belirtebilirsiniz. Hasarın oluştuğu yeri belirtebileceğiniz alandır. Hasarla alakalı özel kod bilgisi girerek raporlamalarda bu özel kodlardan faydalanabilirsiniz. Oluşan hasarı detaylı bir şekilde belirtebileceğiniz alandır. Hasar kaydıyla alakalı açıklama bilgisi girerek ileride bu açıklamalardan faydalanabilirsiniz. Hasardan dolayı ortaya çıkan masrafı kaydedebileceğiniz alandır. Hasar tarafınızca karşılanmışsa ödemeyi ne şekilde gerçekleştirdiğinizi seçim yapabileceğiniz kısımdır. Döviz kullanan işletmeler eğer hasar ödemesini döviz ile yapmışsa bu alandan ilgili döviz birimini seçim yapabilirsiniz. Ödediğiniz rakamı işlem tutarı kısmına yazmanız gerekmektedir. Oluşan hasarda karşı taraf söz konusu ise ilgili taraf bilgisini girebileceğiniz alandır. Hasardan oluşan masrafı siz değil de karşı taraf karşılamış ise masraf tutarını ve ödediği tutarı bu alandan belirtebilirsiniz. Oluşan kazadan dolayı karşı tarafın uğradığı hasar açıklamasını ekleyebileceğiniz alandır. 11

12 2.3. Araç Ceza Kayıt Kirada bulunan araçlarınızın ceza yemesi durumunda ceza kayıtlarını sisteme kaydedebileceğiniz alandır. Yeni bir ceza kaydı girmek için alt kısımda yer alan ekle butonuna basınız. Araç Bul Kayıt Tarihi Ceza Tarihi Ceza Alan Kişi Ceza Tanımı Açıklama Özel Kod -1,2 Ceza Mevki Ceza Seri No Ceza Masrafı Tahsil Edildi Ödeme Şekli Para Birimi İşlem Tutarı Ceza kaydını gireceğiniz aracı seçim yapabileceğiniz alandır. Kayıt tarihi alanına ceza kaydını oluşturduğunuz tarihi, ceza tarihi alanına ise cezanın gerçekleştiği tarihi belirtebilirsiniz. Ceza alan kişiyi bu alandan seçim yapabilirsiniz. Cezanın tanımını belirtebilirsiniz. Örneğin park cezası. Cezayla alakalı açıklama bilgisini detaylı bir şekilde bu alandan girebilirsiniz. Raporlamalarda kullanmak üzere cezaya ait özel kod bilgisi girerek filtrelemelerde bu kodlardan faydalanabilirsiniz. Cezanın gerçekleştiği mevki bilgisini girebileceğiniz alandır. Ceza tutanağının seri numarasını girerek bu seri numarası üzerinden takibat yapabilirsiniz. Ceza masrafı ceza yiyen kişiden tahsil edilmişse bu seçeneği işaretleyebilirsiniz. Cezanın ne şekilde ödendiğini belirtebileceğiniz alandır. Döviz sistemi kullanan müşterilerimiz ceza ödemesini farklı para biriminden gerçekleştirdiyse bu alandan işlem yapılan döviz birimini seçebilirsiniz. Ceza karşılığında ödediğiniz işlem tutarını belirtebileceğiniz alandır. 12

13 2.4. Araç Durum Kontrol Belli bir şubeye ait veya tüm araçlarınızın geciken veya yaklaşan muayene kontrol, sigorta kontrol, kasko kontrol, bakım kontrol ve diğer kontrol sürelerini takip etmek için kullanabileceğiniz alandır. Filtreleme kriterlerinden faydalanarak belli bir şubeye veya gruba ait araçları listeleyebilirsiniz. Plaka alanından seçim yaparak belirttiğiniz plakadaki araç için sorgulama yapabilirsiniz. İlgili seçenekleri işaretleyerek pasif araçların gösterilmesini engelleyebilirsiniz. Tüm durumları göster seçeneğini işaretleyerek muayenesi, sigortası, kaskosu, bakımı ve diğer kontrollerin tamamını kontrol edebilirsiniz. Dilerseniz bu seçeneği kaldırarak sadece işaretlediğiniz durumun kontrolünü sağlayabilirsiniz. Bu alanda yer alan diğer kontroller araç kaydı esnasında belirttiğiniz diğer uyarı tanımları alanındaki bilgilerin sürelerini kontrol etmektedir. Satışı verilmiş araçlar seçeneğini işaretleyerek satışı gerçekleşen araçlarınızın listesini alabilirsiniz. Grafik sekmesinden listenin grafiksel görüntüsünü alabilirsiniz. 13

14 2.5. Araç Marka Tanımları Araç kaydı esnasında kullanabileceğiniz araç marka tanımlarını kaydedeceğiniz alandır. Varsayılan araç tip ve markalarını yüklemek için yetkili menüsünden genel ayarlar alanına geliniz. Kiralama ayarları kısmında alt tarafta yer alan varsayılan araç tip ve markalarını yükle butonuna basınız. Manuel olarak bir araç marka tanımı oluşturmak istiyorsanız alt kısımda yer alan ekle butonuna basınız. Aracın türünü, markasını ve tipini yazarak kaydet butonuna basınız Araç Grup Tanımları Grup tanımları oluşturarak araçlarınızı kaydederken grup seçimi yapabilir, raporlamalarda bu gruplardan faydalanabilirsiniz. Yeni bir grup tanımı oluşturmak için ekle butonuna basınız. Grup adını ve açıklamasını yazarak kaydet butonuna basınız Sigorta Acenta Kaydı Sigorta acenta kaydı oluşturarak araç kayıtlarında oluşturduğunuz aracın hangi acenta tarafından sigortalandığını belirleyebilirsiniz. Bu alandan oluşturduğunuz acenta kayıtlarını kasko ve trafik sigortası için ayrı ayrı seçim yapabilirsiniz. Yeni bir acenta kaydı oluşturmak için alt tarafta yer alan ekle butonuna basınız. Sigorta şirketinin adını, acentanın unvanını, acenta adını ve diğer bilgileri doldurduktan sonra alt tarafta yer alan kaydet butonuna basarak işlemi tamamlayabilirsiniz. 14

15 2.8. OGS KGS HGS Sorgulama Kayıtlı olan araçlarınızın OGS, KGS ve HGS geçiş ihlalleri ile trafik cezalarını sorgulayabileceğiniz alandır. Sorgulamak istediğiniz işlemi seçtikten sonra aracın plakasını yazınız. Trafik cezası sorgulamak için aracın tescil tarihini de yazdıktan sonra yeniden sorgulama yapmanız gerekmektedir Raporlamalar Araç Raporları Araç Hasar Listesi Araç Ceza Listesi Müşteride olan araçlarınızın, bakım veya beklemede olan araçlarınızın, bakım günü yaklaşan araçlarınızın, sigorta günü yaklaşan araçlarınızın, sigorta günü yaklaşan araçlarınızın, muayene günü yaklaşan araçlarınızın, kasko günü yaklaşan araçlarınızın, parkınızda bulunan veya bulunmayan araçlarınızın ve tüm durumdaki araçlarınızın raporunu alabileceğiniz alandır. Raporlamak istediğiniz durumu seçim yaptığınızda program otomatik olarak filtreleme gerçekleştirecektir. Ancak diğer filtreleme kriterlerinden faydalanarak daha detaylı raporlamalar alabilirsiniz. Bunun için filtreleme kriterini girdikten sonra alt kısımda yer alan filtrele butonuna basınız. Kaydettiğiniz araç hasarlarını liste şeklinde sorgulayabileceğiniz alandır. Sorgulama yapmak için filtreleme kriterlerinden faydalanabilirsiniz. Filtreleme kriterlerinde sorgulamak istediğiniz alanları doldurduktan sonra alt tarafta yer alan filtrele butonuna basınız. Kaydettiğiniz araç cezalarını liste şeklinde sorgulayabileceğiniz alandır. Sorgulama yapmak için filtreleme kriterlerinden faydalanabilirsiniz. Sorgulamak istediğiniz kriterleri belirttikten sonra alt tarafta yer alan filtrele butonuna basınız. 15

16 3. CARİ 3.1. Cari Kart Kaydı - Hızlı Cari Kart Kaydı Araç kiralamak isteyen müşterilerinizi bu alandan faydalanarak kaydedebilirsiniz. Bilgileri manuel olarak doldurabileceğiniz gibi kimlik tarayıcı cihazlar sayesinde hızlı bir şekilde de doldurabilirsiniz. Bu işlem için AKINSOFT Kimlik Tarama programının kurulu olması gerekmektedir. (Destekleyen kimlik tarayıcılar hakkında bilgi alınız.) Genel Bilgiler Cari Türü Bu alandan müşterinizin TC kimlik numarasını, adını, soy adını, unvanını, mesleğini, kayıt tarihini belirtebilirsiniz. Hatırlatma alanına müşteriyle alakalı hatırlatılması gereken bir bilgi girebilir, özel kod alanlarına cari listeleme formlarında faydalanabileceğiniz bilgiler girebilir, carilerinizi belirttiğiniz özel kodlara göre gruplayabilirsiniz. Grup alt grup alanlarını da carilerinizi raporlamalarda faydalanmak üzere belli gruplara dahil etmek için kullanabilirsiniz. Yeni bir grup oluşturmak için grup seçimin yan kısmında bulunan grup kayıt butonuna basınız. Grup adını ve açıklamasını girdikten sonra kaydederek üst kısımda yer alan alt grup butonuna basarak alt grup kaydını oluşturunuz. Cari türünü araç kiracısı seçmeniz durumunda oluşturduğunuz kişi sizden araç kiralamak için gelen müşteriyi ifade edecektir. Araç sahibi seçmeniz durumunda oluşturduğunuz cari kiraya verdiğiniz aracın 16

17 İnternet Şifresi Kayıt Türü Telefon Numaraları Ehliyet Bilgileri Pasaport Bilgileri Müşteri Durumu Adres ve Kimlik Bilgileri Yetkililer, Açıklamalar Dosyalar Resimler sahibini ifade edecek ve araç kayıt alanında araç sahibi sekmesinden bu kişiyi seçebileceksiniz. Cari türünü araç sürücüsü seçmeniz durumunda bu kişiyi transfer kayıt alanında sürücü olarak seçim yapabileceksiniz. Cariniz internet sitenizden rezervasyon yapmak için kullanıcı oluşturmuşsa ve giriş şifresini unutmuşsa bu alandan yeni şifre belirtebilirsiniz. Oluşturduğunuz cari bireysel olarak cariniz olmuş ise şahıs, firma olarak anlaşma yaptığınız bir işletme ise firma seçeneğini işaretleyiniz. Oluşturduğunuz cariye ait bu alandan dilediğiniz sayıda telefon numarası girişi gerçekleştirebilirsiniz. Mevcut telefon giriş alanlarının yetersiz kalması durumunda yeni bir telefon alanı eklemek için telefon ekle butonuna basabilirsiniz. Oluşturduğunuz carinin ehliyet detaylarını girdiğiniz alandır. Oluşturduğunuz carinin pasaport detaylarını girdiğiniz alandır. Kaparo al seçeneğini işaretleyerek oluşturduğunuz carilere kiralama yaptığınızda programın kaparo alınmasıyla ilgili otomatik bir uyarı vermesini sağlayabilirsiniz. Ücreti peşin al seçeneğini işaretleyerek cariye kiralama işlemi yaparken programın ücretin peşin alınmasına yönelik bir uyarı vermesini sağlayabilirsiniz. Müşteri herhangi bir nedenden ötürü yasaklı olarak belirlenmişse ilgili seçeneği işaretleyerek bu cariye kiralama yapılmasını engelleyebilirsiniz. Carinizden aracı geciktirmesi durumunda ücret talep edebilmek için gecikme süre ücreti alınsın seçeneğini işaretleyebilirsiniz. Eğer belli bir opsiyon süre tanıyarak bu sürenin aşılması durumunda ücret talep etmek istiyorsanız opsiyon süre alanına dakika cinsinden süre girişi gerçekleştirebilirsiniz. Müşterinizin adres ve kimlik bilgilerini bu alandan kaydedebilirsiniz. Oluşturduğunuz cari kartı bir firmaya ait ise bu alandan firma yetkililerini kaydedebilirsiniz. Cariye ait tüm dosya ve resimleri bu alandan faydalanarak carinizle ilişkilendirebilirsiniz. Örneğin carinizle yaptığınız sözleşmenin örneğini dosya olarak ekleyerek ihtiyaç duyduğunuzda bu ekrandan erişebilirsiniz. Özel Tanımlar: Özel tanımlar alanından kaydettiğiniz cariyle alakalı girmek istediğiniz ancak bilgi giriş alanlarını bulamadığınız bir takım alanları oluşturabilirsiniz. Özel alan tanımlamak için cari kaydını tamamladıktan sonra alt kısımda yer alan ayar butonuna basınız Kategori Adı Sıralama Alan Tanımı Oluşturacağınız kategorinin adını girebileceğiniz alandır. Bu kategori altında topladığınız tüm alanlar ekran üzerinde de bu sekme altında görünecektir. Oluşturduğunuz kategorinin hangi sıralamada yer alacağını belirleyebileceğiniz alandır. Kategoriye bağlı alan başlığını belirtebileceğiniz kısımdır. Kategori oluşturduktan sonra alan oluşturup kullanım şeklinize göre alanın 17

18 Sıralama Veri Tipi Metin Veri Tipi Tam Sayı Veri Tipi Ondalıklı Sayı Veri Tipi Tarih Saat Veri Tipi Var/Yok Veri Tipi Çoktan Seçmeli veri tipini belirlemeniz gerekmektedir. Oluşturduğunuz alanın sıralamasını belirtebileceğiniz alandır. Veri tipini metin seçmeniz durumunda bu alana belirttiğiniz karakter sayısınca metin girişi yapabilirsiniz. Veri tipini tam sayı seçmeniz durumunda bu alana sadece tam sayı girişi yapabilmeniz sağlanmaktadır. Veri tipini ondalıklı sayı seçmeniz durumunda bu alana ondalıklı ve tam sayı girişi yapabilmeniz sağlanmaktadır. Veri tipini tarih/saat seçmeniz durumunda oluşturduğunuz alana sadece tarih/saat girişi yapılabilmektedir. Veri tipini var/yok seçmeniz durumunda oluşturduğunuz alandaki özelliğin var veya yok olduğunu belirtebilirsiniz. Veri tipini çoktan seçmeli seçerek açılan alana aralarına enter koyarak seçenekleri ekleyebilirsiniz Cari Hareket Girişi Müşterilerinizden yaptığınız tahsilat veya ödemelerinizi kaydedebileceğiniz alandır. Yeni bir cari hareket girmek için alt kısımda yer alan ekle butonuna basınız. Tüm verileri girdikten sonra kaydı tamamlamak için kaydet butonuna basınız. İşlem Tarihi Saati Cari hareket girişini gerçekleştirdiğiniz tarih saat bilgisini bu alanlara belirtebilirsiniz. Program otomatik olarak bilgisayarınızın 18

19 Vade Tarihi Özel Kodu Evrak No İşlem Türü Açıklama İşlem Tutarı IBAN No Hareketler sistem tarih ve saatini almaktadır. Dilerseniz manuel olarak değişiklik gerçekleştirebilirsiniz. Oluşturduğunuz cari hareket eğer vadeli bir işlem ise bu alandan ilgili vade tarihini belirtebilirsiniz. Harekete bir özel kod bilgisi girerek raporlamalarda bu özel koddan faydalanabilirsiniz. Cari hareketin evrak numarasını belirtebileceğiniz alandır. Hareketin işlem türünü belirtebileceğiniz alandır. Tahsilat veya ödemeyi hangi işlem türü ile gerçekleştirdiyseniz, ilgili seçimi yapabilirsiniz. Harekete ait bir açıklama bilgisi girebilirsiniz. Tahsilat veya ödemenin tutarını belirtebileceğiniz alandır. Ödeme eğer banka üzerinden gerçekleşiyorsa bu alana IBAN numarasını belirtebilirsiniz. Carinize ait daha önceden yapılan borç veya alacak hareketlerini bu alandan görüntüleyebilirsiniz Gruplar Cari kartında seçim yapmak üzere grup ve alt grup tanımlarını oluşturabileceğiniz alandır. Yeni bir grup oluşturmak için alt kısımda yer alan ekle butonuna basınız. Grup adını ve açıklamasını girdikten sonra kaydederek alt grup oluşturmak için üst kısımda yer alan alt grup butonuna basınız Açıklama Kodları Cari kart kaydında varsayılan açıklama eklemek için bu alandan açıklama kodu oluşturabilirsiniz. Yeni bir açıklama kaydetmek için alt kısımda yer alan ekle butonuna basınız. Açıklama kodunu ve açıklamasını girdikten sonra kaydet butonuna basarak işlemi tamamlayabilirsiniz Raporlamalar Cari Listesi Cari Hareket Raporu Cari İşlem Raporu Kaydettiğiniz carilerinizin listesini alabileceğiniz alandır. Üzerinde düzenleme yapmak istediğiniz cari kartını çift tıklayarak açabilirsiniz. Carilerinize yaptığınız tüm hareketlerin listesini alabileceğiniz alandır. Bu alanı cari ekstresi olarak ta kullanabilirsiniz. Hareket detayını almak istediğiniz cariyi seçerek filtreleme yapabilirsiniz. Herhangi bir seçim yapmadan filtreleme yaparsanız tüm carileriniz listelenecektir. Carilerinizin tüm işlemlerini işlem bazında raporlayabileceğiniz alandır. Raporun üst kısmında cari bilgileri, alt tablosunda kiraladığı araç bilgileri, alt tablosunda seçilen aracın gördüğü işlemler, bir alt tablosunda yine seçili aracın kaydedilen hasar detayları ve en alt tablosunda araca yazılan cezalar listelenmektedir. Filtreleme kriterlerinden faydalanarak sadece 19