Doğru Kurumsal Kaynak Planlama (ERP - Enterprise Resource Planning) Sisteminin Seçimi

Transkript

1 Doğru Kurumsal Kaynak Planlama (ERP - Enterprise Resource Planning) Sisteminin Seçimi Yedi Hayati Kusurdan Kaçınma Yöntemleri Susan J. O Connor (Yazarın izniyle yeniden basılmıştır) Yönetici Özeti Kimya, Eczacılık, Yiyecek İçecek gibi süreçe dayalı üretim yapan (process manufacturer) sektörlerde, üretim ve envanter kontrolü, planlama, programlama, ürün fiyatlandırma uygulamaları, üretimi arttırdığı gibi dünya çapındaki üretim fabrikalarında masrafları da düşürür. Fakat bu birçok sektörde, uygulamalar ya kendi oluşturdukları ve kuruldukları zamanın koşullarına tam uyan orijinal sistemlerdir ya da merkezi süreç üretim işlevselliğinden yoksun ayrık (discrete) tabanlı sistemlerdir. Büyüme ve endüstrinin değişen gereklilikleri yüzünden birçok süreçe dayalı üretici, mevcut sistemlerin iş hedeflerini karşılamakta artık yetersiz kaldığını fark etmiştir. Mevcut sisteminizi değiştirecekseniz ve özellikle paket yazılım seçme ve satın alma konusunda tecrübeniz yoksa, işe nereden ve nasıl başlardınız? Sorun şu ki, size problem çıkarabilecek şeyler yazılımın temelinin derinliklerinde, ilk tasarımda gömülmüştür. Süreçe dayalı üretici firmalardaki satın alım yetkilileri, en savunmasız konumda bulunan bir kesimdir. Çünkü pazarda sunulan yazılımların büyük çoğunluğu otomotiv, elektronik, makine malzemeleri gibi ayrık üretim yapan sektörler için tasarlanmışlardır. Bu satıcılar, süreç gerekliliklerine uyum sağlayabilmek için yazılımlarına yeni fonksiyonlar eklemişlerdir. Tahmin edebileceğiniz gibi ödün vermişlerdir. Bunun yanında sınırlamalar da olmuştur. Peki, bu sınırlamalar üretim sahalarınız için problem yaratacaklar mı? Bu yazı size bu cevapları bulmanızda yardımcı olacaktır.

2 Kurumsal Kaynak Planlaması bir araçtır Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) bütün iş gereksinimlerini karşılayacak birleşik bir bilgi sistemine sahiptir. Kapsadığı iş gereksinimleri arasında finans kontrolü ve raporlama, müşterileri ilişkileri yönetimi ve müşteriye satış yönetimi, uzun dönemli kapasite ihtiyaçları planlaması ve kısa dönemli üretim programı düzenlemesi, tedarik zinciri yönetimi, envanter yönetimi ve masraf kontrolü de vardır. Kısacası ERP şirket bünyesindeki bütün çalışanlara işlerini yapmakta destek olacak bilgiler sunmalıdır. Herkes bu kapsamlı bilgi sisteminin verilerine bağımlı olacağından, organizasyondaki herkes başkalarının doğru ve tam zamanlı veri girmelerine bağımlı olacaktır. Bu araç gerçekten her kesime hitap etmektedir. ERP organizasyona birçok usta kazandırmaktadır. Süreçe dayalı üreticiler, ERP gibi bilişim sistemlerini seçerken, diğer endüstrilerin tarihi gelişimlerine uymaktadır. İlk yazılım paketleri organizasyonun finans bölümleri tarafından seçilmiştir. Finans grupları bu araç seçimlerinde en iyisini yapmışlardır. Seçtikleri bu araç o gün mevcut olan en iyi araçtır. Fakat kimya, ecza, yiyecek gibi el imalatı ürünlerinde işlemler oldukça karmaşıktır. Bir yandan, üretimde tercih edilen sıralamayı, müşteri taleplerine göre ayarlamak gerekir (ki bunlar hiçbir zaman sıralamayla uyuşmazlar). Öbür yandan, yüksek masraflı bir tesisin ünite masraflarını da en aşağıda tutmak gerekir. Bunlari dengelemede oluşan karmaşıklıklar, ERP sistemine yüklenen baskılardan sadece birkaçıdır. Aşağıda sıralanan işlemler üretim yönetiminin karmaşıklıklarından sadece birkaçıdır. Dalgalanan kalite parametrelerini dengeleme ve ayar noktalarıyla süreçleri kontrol altına alma, Farklı teknolojiler kullanarak beyannameler için son ürünleri üretme, Yeni ürün sunumlarının ücret kollarına ayrılışı veya ürün bırakılmasını anlama, Görünen köy kılavuz ister mi? Ne de olsa her gün bu karmaşıklarla yaşıyorsunuz ve her gün bunları yönetiyorsunuz. Burada asıl önemli olan bu karmaşık işi idare etmek için kullandığınız aracın, yani ERP nin sisteminizin, ne kadar karmaşık olursa olsunlar bilişim gerekliliklerinize ışık tutacak yeterince güçlü fonksiyonlara sahip olmasıdır. Bu fonksiyonlar olmazsa ya (a) iş yaptığınız yöntemi değiştirirsiniz, ya (b) malum iş kolunu yönetmek için başka bir araç kullanırsınız ya da (c) ERP sisteminizi değiştirirsiniz. Hiçbir paketlenmiş ERP çözümü hiç kimsenin ihtiyacını tam olarak karşılayamaz. Bu yüzden ihtiyacınıza en uygun ERP aracını bulmak, bu ERP aracının herkesin üretimini güçlendireceği ve şirketin genel performansını düzelteceği anlamına gelmektedir. Kulağa Hoş Geliyor Pazardaki bütün seçenekler arasından bir yazılım seçmek şaşırtıcı bir deneyimdir; çünkü bir sürü detay, bir sürü sunum ve kafa karıştırıcı bir sürü şey daha vardır. Daha? önce hiç bir ERP paketi seçmemiş ve uygulamamışsanız, başkalarının öğrendiği, sizin de dikkat etmeniz gereken bazı hususlar vardır. İlk aşama, mümkün olan en uygun aracı sağlamak için sisteminizde tam olarak neye ihtiyacınız olduğuna karar vermektir. Bu tanım ERP yerleştirmesi ile aynı amaca hizmet etmelidir. ERP aracını kullanacak herkes de toplam gereklilikler belirlenirken temsil edilmedir. Bu can sıkıcı bir iştir, ancak bu uğraşınızda size yardım edebilecek bazı araçlar vardır. Sizin kendi işinize özgü bilgi gerekliliklerini belirlemeniz gerektiğini unutmayın. Mesela envanter devre hesabını tankta bulunan sıvı yüksekliğine göre rapor vermeniz ve sistemin bunu envanter ölçü birimine dönüştürmesi gerekebilir. Bu görece özgün bir gerekliliktir. (Elektronik üreticileri böyle bir fonksiyona ihtiyaç duymazlar.) Diğer yandan sistemin alacak ve borçları Defter-i Kebir de dengeleyeceğini garanti etmek evrensel bir gerekliliktir. Süreçe dayalı üreticiler için bu örnekte kullanılan fonksiyonlardan (tank ölçümü ve dengeli girdiler gereğinden) herhangi birinin eksikliği, ERP sisteminin uygun bir araç olmadığı anlamına gelecektir. Tabii ki önemli olan satın almadan önce sistemde böyle boşlukların olup olmadığını anlamaktır. İşte asıl iş bu noktada başlıyor. Kimse ERP sistemini satın almadan önce sistemin karmaşık detayları ile ilgili bilinmesi gereken her şeyi bilemez. Bu yüzden bir müşteri satıcıya soracağı soruları bilmelidir. Bazen bir soruyu sırf çok detaylı olduğu için sormayız. Bazen de bir soruyu sırf cevabı çok açık olduğu için sormayız. En sonunda ERP aracını kullanmaya başladığımızda maalesef hayrete düşeriz. Örneğin, dünyadaki her iş kolu, Defter-i Kebirin girdiyi göndermeden önce alacaklar ve verecekler arasındaki dengeyi kontrol edebilme özelliğinin olmasını gerekli görür. Bu sorulması gereksiz, cevabı açık bir sorudur. Peki, sorulması GEREKLİ açık sorular hangileridir? Derinlerde Yatan Pusu... ERP sisteminin, süreçe dayalı bir üretici olarak sizi başarıya ulaştıracak hayati derecede önemli parçaları ile ilgili sorular sormalısınız. Bu parçalar dünyada her endüstri kolu için gerekli olmayan parçalardır; fakat sizi başarıya taşıyacak olanlar bunlardır. Unutmayın ki, ERP sağlayıcılarının büyük çoğunluğu sistemlerini otomotiv, uzay, savunma, elektronik, bankacılık, sigorta, sağlık ve kimya gibi birçok endüstri koluna satmaktadır. Defter-i Kebir gereklilikleri aynıdır ama ERP sunumlarının diğer segmentlerinde büyük farklılıklar vardır. İşte burada büyük bir belirsizlik oluşuyor. Büyük çoğunluğunuz diğer endüstrilerde çalışmadınız. Bu yüzden işlerini yönetim biçimlerindeki farkları ve ERP sistemlerinde ne tür özgün gerekliliklere sahip olacaklarını bilmeniz olanaklı değildir. Bundan dolayı, örneğin makine parçaları üreticisinden farklı gereklilikleri olan bir kimyasal madde üreticisinin hangi gereklilikleri olacağını nasıl bileceksiniz

3 Tehlike şu ki ERP sistemlerine yüzeysel olarak bakıldığında hepsi iyi iş yapıyormuş gibi görünüyorlar. Bazen hayati bir hata yüzeyde görülmüyor olabilir. Kusurlar genellikle sistemin derinliklerinde, yüzeyden çok uzakta olup, ancak araç tam olarak kullanılmaya başlayınca görülebiliyor. Bu yazı bu hayati kusurların bazılarından bahsedecektir. Böylece bu özelliklere ERP aracınızda ihtiyaç duyarsanız, çeşitli ERP sağlayıcılarına ihtiyaçlarınızı destekleyecek sorular sorabilirsiniz. Midyat a pirince giderken evdeki bulgurdan olmak Hayati Kusur#1: Ölçü Birimi Dönüşümleri Bir endüstri konferansında ünlü bir kimya şirketinin yöneticisi ERP yerleştirmesini anlatıyordu. Verdiği büyük haber Amerikan Witco şirketinin bütün fabrika işlemlerini metrik sisteme dönüştüreceğiydi. Akla gelen ilk soru Neden?, Böyle köklü bir değişiklik neden? Metrik sisteme geçme köklü ve geniş kapsamlı sonuçlar doğurur. Görüyorsunuz ki Ölçü birimi gibi küçücük ufacık bir detayın geniş kapsamlı etkileri olabiliyor. Formüllerinizi tanımlamak, alımlarınızı ve faturalarınızı kaydetmek, üretim hacminizi ölçmek, müşterilerinize sevkiyatlarınızı ölçmek ve performans ölçümlerini hesaplamak için Ölçü Birimine ihtiyaç duyarsınız. Ölçü birimleri ERP sistemlerinin hepsinde yaygındır. O kadar yaygındır ki atmosferdeki havayı düşünmediğiniz gibi onu da düşünmezsiniz! O kadar önemlidir ki bir ERP satıcısına ölçü birimi dönüşümü yapıp yapmadığını veya nasıl (HER ZAMAN sorun, çünkü yapıyorlar) yaptığını sormazsınız bile. Bu yüzden, ERP sisteminiz ölçü birimi dönüşümü alanında yeterli derecede güçlü bir araç sunmazsa altından kalkması güç bir karar almak zorunda kalacaksınız. Yukarda bahsedilen kimya şirketi iş yapma tarzlarını dünyanın önemli bir bölümünde değiştirmeyi seçti. İşleri üzerine fazladan bir yükün nasıl bindiğini kolayca hayal edebilirsiniz. Üretim İcra Sistemi ni (MES- Manufaturing Execution System) eklemelerinin girdilerini doğrulama işlemlerinde yardımcı olacağına inanıyorlar, ama diğer iş alanlarında ne olacak? Satıcılarından ürünlerini metrik birime göre etiketlemesini isteyecekler mi? Müşterilerine ne olacak? Onlar da fiyatlarını metrik birime dönüştürüp kendi müşterilerinin bu birime göre çalışmasını mı isteyecekler? Peki ya tarihsel veriler? Hepsi dönüştürülebilecek mi? Herkse için evrensel olan Defter-i Kebir bile bazı sorunlar çıkarabilir çünkü bazı hesaplar hem dolar değeri taşıyor hem de nicelikleri de verilmiş. Ve bu niceliklerin İMALI bir ölçü birimleri var, kayıtlı bir ölçü birimleri değil. Zamanla bilmeden ne adar çok hata yapılabileceğini tahmin edebilirsiniz. Ölçü birimi (UOM-Unit of Measure) ERP sistemindeki birçok ekrandan sadece bir tanesidir. Fakat UOM yi ve dönüşümlerini destekleyecek yeterince güçlü fonksiyonların olmaması hayati bir kusur olabilir....önemli olan gözün görmediğidir Hayati Kusur #2: Kalite Sadece Müfettişler İçindir Ölçü birimi bu kadar yaygın ve dikkate alınması önemli iken, kalite, süreç üreticileri dikkate alınması önemli bir diğer faktördür. Ve tamamen gözle görünmezdir. ERP sisteminin yapması gereken kalite parametrelerini bilmesi gerekenler için görünür kılmaktır. Bilmesi gereken personel iş sürecinin tamamen içinde oldukları için, ERP sistemi kaliteyi sadece laboratuar personelinin veya kalite müfettişlerinin kullandığı eklenti modülü olarak değil bütünün esas bir parçası olarak göstermelidir. Kalitenin çok önemli olduğu birçok alan vardır. Bu alanlarda hata yapıldığında, sonuç küçük bir masraf problemi ile müşteri kaybı ya da gerçek bir güvenlik tehlikesi arasında değişiklik gösterebilir. Hammaddeyi alan personel kalite hakkında bilgi sahibi olmalıdır. Bir sevkiyatı yanlışlıkla farklı bir yerde muhafaza edebilirler. Tankta harmanlanmış yığının kalite parametrelerini belirlemek adına uygulanacak testler için depo alanından yeni numuneler almak zorunda kalabilirler. Kalite sağlayıcıya ödenecek fiyatı da etkileyebilir. Alınan farklı kalitede hammaddeler, hammaddelerin kalitesi üretilen ürünün kalitesini değiştirebilirse farklı ürünlerin üretimine gerçekten ayrılabilir. Böylece eğer hammaddenin kalitesi ürün özelliklerini karşılamak için işletim parametreleri üzerinde daha katı kontrol gerektirirse farklı işletim kollarına yönlendirilebilirler. Program yapımından sorumlu personel kalite bilgisine ihtiyaç duyar. Çünkü ürünün bir sonraki üretim aşamasındaki bazı önemsiz spek dışı materyalleri törpüleyebilirler. Kalite bilgisine müşteri de ihtiyaç duyar. Satın alacakları şeyin kalite parametresini bilmek isterler. Aslında kimya üreticisi kişiye özgü satış (sell-tospecification) hizmeti sunarken bunun içinde üretici müşterinin özel isteklerini ve kendi son kullanım ihtiyacını karşılayacak bir ürün tedarik etmektedir. Bu durumda, kalite bilgisi, müşterinin siparişini alan müşteri hizmet temsilcisinde yoksa müşteriye teslimat garantisini nasıl verilebilir?...hiçbir zaman tam olarak uymayan Hayati Kusur#3: Üretim Numarası Olarak Seri Numarasını Kullanmak Farklı kalitede çeşitli miktarda ürünün takibi ERP sisteminde bazı referans numaraları gerektirir. Bazı ERP sağlayıcıları, malzeme kontrolü ihtiyacını, makine araçları üreticileri için seri numarası kontrolü ile aynı anlamda görüyorlar. Bu durum, işe uygun olmayan bir araca örnektir

4 Seri Numarası yaklaşımının iki sorunu vardır: Birincisi malzeme takibi (özellikle gerçek üretim aşamasında kalitede dalgalanmalar varsa). İkincisi çeşitli kalite parametreleriyle malzemelerin kullanım ve satışının kontrolü ile ilgilidir. Öncelikle seri numarası bir maddenin bir miktar üretildiğini varsayar. Bu bir madde diğerleriyle birlikte üretilmiş olabilir, ama hepsi aynıdır. Makineyi oluşturan aynı parçalar aynı kaliteyi doğurur. Seri numarası yaklaşımının süreç üreticilerinin işine yaraması için malzeme numarası o toplu (batch) üretimde bir kalite özelliği temsil edecektir. Toplu üretimde hiçbir dalgalanma olmaz. Fakat kampanya yapan diğer üreticiler için problem olabilir. Kampanya boyunca kalite parametreleri birazcık değişebilir. Kampanya boyunca yapılan çeşitli dereceler arasındaki geçiş(ya da alacakaranlık) malzemelerin belirlenmesini gerektirmektedir. Malzeme numarası bir günlük üretimi temsil edebilir, ama gün boyunca değişen ürün kalitesini takip etmek için malzeme altı gereklilikler vardır. Malzeme altı araçlarla çalışma yeteneği olmadan, sürekli akış üreticisi, sistemin bilgi ihtiyacının karşılamasını sağlamak için hilelere başvuracaktır. İkinci problem çeşitli malzemelerin tanımlanması değil, bunların kullanım ve satışlarını kontrol altına alma ihtiyacıdır. Ürün üretilir üretilmez grubun kalite özelliklerini bir süreye kadar bilemeyiz. Fiziksel testler birkaç gün sürebilir. Bu arada laboratuarda test işlemleri sürerken, malzemeler envanterlerin içinde, değerli depolama alanlarını işgal ederler. ERP sistemi süreci eş zamanlı olarak hesaplayıcı bir bakış açısıyla malzeme takibi yapabilmelidir- yeni yaptığınız ürünlerin sahibi sizsiniz. Düzenleme yapılana kadar ürünün izinsiz kullanım ve satışını engellemek de size düşmektedir. Burada hareketlerin finansal olarak dâhil oluşlarını ( madde üretme, madde alma) fiziksel gerçekliklerden (düzenlenmeyi bekleyen, üç gün içinde mevcut depodaki maddeler; onaylanmış satışı bekleyen depodaki ürünler vs.) ayıran ERP sistem süreci içinde bilgi dallandırması (layering) olduğu ima edilmektedir. Ayrıca ERP sistemi iki açının (finansal ve işletimsel) kapak altında birbirine sıkı sıkıya bağlı olduğundan emin olmak zorundadır. Bu tasarım yaklaşımı ihtiyaçlarına en çok uyacak ERP sistemini seçecek olan kişi için çok açık değildir ama temel bir gerekliliktir. Ne de olsa, ERP sistemi ustalar topluluğu (finans ve işletim) içindir. Ve ERP sistemi finansal tabloyu işletimin fiziksel tablosuyla tam olarak paralel tutan bütünleştirici bir güç olmalıdır. Aynayı olduğu gibi doğaya tutmak Hayati Kusur#4: Bir Ürünü Yapmak İçin Tek Bir Yol Düşünmek ERP sisteminden yansıyan fiziksel tablo nun karmaşıklıkları toplu üretimlerin takibiyle sınırlı değildir. Başka bir karmaşıklık süreç üretiminin kendi evriminden kaynaklanmaktadır. Kimya kurumlarında, son ürünün üretilebileceği üretim sahası dışında çeşitli teknolojiler vardır. Bu gerçeklik sadece kimya dünyası için değil, eczacılık, yiyecek ve içecek üreticileri için de doğrudur. Lakin geleneksel ERP sistemi tasarımının içinde bulunmamaktadır. Makine parçaları üreticilerinin makinelerini birleştirebilecekleri tek bir yol vardır. Bu tür üreticiler için tasarlanmış sistem o kadar ileri gitmiştir ki üreticileri montaj işlemini yapacakları O yolu ve O malzeme listesini belirlemeye zorlamıştır. Bir süreç üreticisi için ürünün nasıl üretildiği ile ilgili bir açıklama yeterli değildir. Eğer aynı son ürünü yapan eski bir işletme sistemi ve yeni bir işletme sistemi varsa ikisi de geçerlidir demektir. Fakat ikisi arasındaki farklar kritik ve önemlidir. Bunların maliyet yapısı farklıdır. Kazançları farklı olabilir. Çalışma hızları farklı olabilir. Formülasyonları farklı olabilir. ERP sistemi süreç üreticisinin gerekliliklerini uyarsa, bütün üretim yöntemlerini belirleyebilecek bir gücün olması gerekir. İşletme süreleri ve formülasyonları bir süreçten diğerine farklılık gösterirlerse bu durum planlamacı, programcı, operatör ve maliyet muhasebecilerini erişebileceği gözle görünür, açık bir şekilde tasvir edilmiş olmalıdır. Planlamacılar ve programcılar gerekli son maddeden üretmek için ne kadar kapasiteye ihtiyaç duyulduğunu bilmelidirler. Görünürlük olmadan yüklü bulunan standart kapasiteye ve çok yavaş işleyen alternatif kapasiteye bakıyor olacaklar. Her zaman bir süreçten diğerine gerekli farklı malzeme girdileri olup olmadığına bakmak zorunda kalacaklar. Üretime çeşitli süreçler yüklemeyi planladıklarından, planlarının sonuçları onları bu gibi kollarda doğru formülasyonlara dayalı doğru malzeme tedarikine sürükleyecektir. Performans ölçümünün bu temeli programlanmış süreç için standart olarak ayarlanacaktır. Böylece kazanç ve çalışma hızları doğru temele göre tam olarak ölçülmüş olacaktır. Bu ölçümlerin gerçek üretim hızının maliyet analiziyle artırılması gerekmektedir. Görülmesi zor ama önemli gerekliliklerden bir tanesi de ERP sistem sürecinin ürün üreten çoklu süreçler varken bir ürün için tartılı ortalama maliyet geliştiriyor olabilmesidir. Bu bilgiyle beraber, şirket çalışma hızı, kullanım ve finansal standartlara karşı performansını ölçebilmelidir.

5 Sistem tartılı ortalama gerçek maliyeti (her süreçten üretilen nispi hacimlerin ortalamalarına göre, muhasebe dönemi boyunca her sürecin gerçek maliyeti) hesaplayabiliyor olmalıdır. Sistem aynı zamanda öngörülen tartılı ortalama maliyeti de hesaplayabilmelidir. Bu, hesabın belirlenen üretim hacminden kaynaklanarak ve planlamacının toplam talebi mevcut işletmelerde nasıl yükleyeceğini tahmin ederek hesaplayacagi anlamına gelmektedir....ölçülü coşkunluk, doğruluklu arzu Hayati Kusur #5: Sabit Maliyet Analizi Yapmamak Süreç üretim kuruluşu en yüksek sermaye masrafına sahip kuruluştur. Fabrika ve ekipmanlar üretilen ürünlerin maliyetinin önemli bir bölümünü oluştururlar. Üst düzey yöneticilerin kullandığı en önemli ölçüler bu demirbaşlarla ilgilidir: Yatirm getirisi - Return on Assets (ROA), Katma Deger Evaluated Value Added (EVA), Kullanma ve Gelir - Utilization and Yield. Bunun üzerine çok olumsuz bir devir bırakmayıp kazancı aşağı çekmenin anlamı fabrikanın kullanıldığı ama satılabilir ürünün tasarlanmaktan uzak olduğu anlamına gelmektedir. Aşağı yönlü değişimin(a downward shift) anlamı ürün üretebilecek zamanın sonsuza dek kaybedildiği, kaybedilen zamanın maliyetinin de üretilen diğer bütün ürünlerde taşınmasıdır. Tipik bir ERP sistemi bir süreç üreticisine çok zayıf bir maliyet analiz aracı sunar. Çünkü tipik bir ERP sistemi iş maliyetleme sistemidir. Makine parçası imalatçısı montaj maliyetini özel sipariş üzerinden hesaplar. Makine parçalarının duzenlesimi (konfigürasyonu) aylarca yeniden yapılamayabilir. Bu makine parçasının maliyeti öncelikle malzeme ve işçiliktir. İş siparişleri için bu maliyetleri bir araya getirip toplamak yönetimlerini performans ölçümleriyle birlikte sunar (Bu da aranılan bir özelliktir.) Kimya, eczacılık ve yiyecek sektörleri için durum böyle olmamıştır. Ay boyunca aynı ürünü, hammadde kalitesindeki dalgalanma yüzünden farklı işletim sistemleri kullanarak, farklı teknolojiler mevcudiyetinde defalarca yapmış olabilirsiniz. Eğer böyle bir işletim ortamında performans işine el atacaksanız, özel maliyetleme araçlarına ihtiyacınız vardır. Bazı ERP satıcıları sizi Defter-i Kebirin (General Ledger G/L) verilerinden kaynaklı maliyetleme güçleriyle sizleri ayartmaya çalışacaklardır. Bu maliyet merkezi maliyetlemesi (cost-center costing) malzemelerin hareketlerini üretim sürecinde bir maliyet merkezinden diğerine geçerken paralel hale getiren ayrıma mantığıyla çalışmaktadır. Maliyet merkezlerinizden geçen bir ya da sadece birkaç ürününüz varsa bu araç sizin için yeterli olacaktır. Her gün daha fazla yeni ürünler ve bunların çeşitlerini sunuyorsanız, kısa zamanda G/L tabanlı maliyetleme sisteminin gücünü aşmış olacaksınız. En ideal süreç üretim maliyetleme sistemi sadece değişiler boyunca hacmin etkisini değil aynı zamanda ürün içindeki karışımın değişimlerini de anlamınızı sağlayacak. Bazı süreç üreticilerinin hacimde ve karışımdaki değişiklikler olsaydı belirli fabrikalarda ne olacağını araştıran bölümleri bulunuyor. Yine üretim hacmindeki değişimleri ve bir kuruluşun belirli bir fabrikasından diğerine yapılan karışımları araştıranlar da var. Bu tesislerin bazılarından gelen üretim hacimleri ele alındığında, maliyet birimlerindeki küçük değişiklikler en alt seviyede büyük değişimlere yol açacaktır....derece, öncelik ve yeri Gözlemlemek Hayati Kusur #6: Her Şeyden Öte Malzeme Yönetimi Yapmak Maliyetlerin oluşumu sadece üretim hacminden kaynaklı belirli maliyetlerin emilimine bağlı değildir. Her ürünün maliyeti çeşitli işlemlerin performanslarını analiz ederken görülmesi önemli olacak diğer elementlere sahiptir. Tabii ki malzeme masrafları vardır. Fakat tipik ERP sistemi malzemelerin anlaşılması, yönetimi ve kontrolüne önemle öncelik vermektedir. Aslında malzemelere en ön sırada yer veriyorlar ve bunu yapmalarının önemli bir neden var. Bir makine parçasında veya bir otomobilde binlerce parça vardır. İşin içindeki paranın büyük bölümü yaptıkları ürünlerin malzeme maliyetine bağlıdır. Başlıca odak noktaları malzeme akışını düzenlemek olmalıdır. Tipik olarak, süreç üreticileri için malzeme maliyeti en önemli maliyet değildir. Kapasite maliyeti en yüksek maliyettir. Bu yüzden iş kolunu ayakta tutan, kapasite kullanımının en ideal seviyeye çekilmesidir. Süreç üreticisinin ERP sistemi kullanıcıyı kapasite planlamasından önce malzemeyi planlamaya zorlamamalıdır. Kapasite süreç üretiminde tek önemli maliyet elemanı değildir. Mesela kimya gibi ürün üretimi çok fazla enerji tüketimi gerektirir. Bu enerji ister elektrik, doğal gaz, fuel oil, buhar olsun ister dış kaynaklarca veya üretim sahasında üretilmiş olsun, maliyet çok fazladır ve enerji tedariki bazen ürün üretiminde kısıtlayıcı bir faktör olabiliyor. Üretim tesisinin üretimini kısıtlayan bir başka faktör de belirli bir zamanda ortaya çıkan büyük miktarlarda artık maddelerdir. Ve sorumluluk sahibi şirketler enerjiyi daha verimli bir şekilde kullanmak için yollar aramakla kalmayıp tehlikeli artık madde üretimini de düşürmek için çalışıyorlar. Enerji ve artık madde sistemde malzeme ve kapasite kadar görünmüyorsa iş kolunun işletim başarısında kritik öneme sahip bütün kaynaklar tam verimle yönetilmiyor demektir. ERP aracı süreç üreticilerinin gerekliliklerine uyacaksa, üretim ve tüketimi takip edebiliyor, işletmelerinde oluşan bütün girdi ve ürünlerin planlamasını, takibini ve maliyetlemesini yapabiliyor olmalıdır.

6 Her Şeyden Tek Bir Şey, Tek Bir Şeyden Her Şey Hayati Kusur#7: Tek Bir Ürün Çıktısı Varsayımı Temeli malzeme listesine (bill of materials) dayalı olan bir ERP sisteminin değişmeyen tek bir mimari varsayimi vardır: Üretim süreci birçok girdiyi alır, TEK bir şeyi üretir. Sistem bu mimari temelin üzerine kurulmuştur. Üretim süreciniz temel olarak montaja (mesela harmanlama işlemleri) dayanıyorsa işletiminizin bu modeli yeterli olacaktır. Üretim süreçleriniz yan ürün, ek ürün (coproduct) ve geri dönüşüm ürünlerinin karmaşık üretimini kapsıyorsa, temeli malzeme listesi (bill of materials) olan bir ERP sistemi en sonunda sizi başarısızlığa uğratacaktır. Tabii ki tipik ERP sağlayıcınız çoklu ürün gerçekliğinizi sistemlerine uydurmaya çalışmıştır. Hesaplamanın köküne yani matematiğe el atmışlardır. Yapmanızı isteyecekleri şey ürünlerinizi, negatif bir miktar girmek koşuluyla girdi olarak girmek olacaktır. Ve sistem matematiksel olarak çalışacaktır çünkü eksi çarpı eksi artı yapacaktır. Başka bir deyişle, eğer başka bir şeyin üretim sürecine negatif yönde bir şey eklerseniz, eklediğiniz negatif şey tüketilen bir miktar değil üretilen bir miktar olacaktır. Karmaşık mı? Herhangi bir operatörünüzün bu kavramla sorun yaşayabileceğini düşünüyor musunuz? Kabul edilmelidir ki aritmetik işe yaramaktadır. Ama yine hayati kusurlarda olduğu gibi yüzeyin altında diğer kısıtlamalar bulunuyor. Öncelikle, bu negatif bölü negatif ne zaman ne zaman üretilecek? Malzeme sistemi listesi sadece iki muhtemel cevap barındırıyor. Diğer bütün içerikler tüketilirken aynı anda üretilecek ya da sürecin sonunda üretilecek. Birincisi sistemin, ERP sağlayıcısının değiştirmemiş olduğu kendi mantığıdır. İkincisi ERP sağlayıcısının programın mantığını değiştirmesini gerektirmektedir. Böylece negatif miktarda ( negative quantity per) negatif bölü negatifin hazırlık süresi gerçekten sıfır olacaktır (mesela üretilen maddenin son kullanma tarihine eşit). Unutmayın ki ERP satıcısı sistemin orijinal mantık işletmesini aldatmak için her ek mantık eklediğinde zaman harcanacaktır. Sonunda çok fazla hile bilgisayar sisteminin toplam performansını etkileyecektir. Ama peki ya yan ürünleriniz ilk işletme safhasından saatler sonra bitirilen mallar üretildikten ve üretim başladıktan saatler sonra üretilirlerse? Tipik bir ERP sisteminde bu sorunun cevabı yoktur. Ve dakik zamanlı programlar yaparak başka süreçler için yan ürünlerinizin mevcudiyetini umuyorsanız, ERP sisteminin planlamasında ve programlamasının mantığındaki bu kesinsizlik şayet kabul edilebilirse tam bir yüktür. Yan ürünlerin ve beraberürünlerin masraflarına ne demeli? Negatif bölü negatif yaklaşımına göre bu ürünlerin ana kayıtlarına değerler girmek zorundasınız. Bu sistem ürünün üretim maliyetini karşılayacak bir değer ayarı (Net Belirgin Değer) varsa çalışacaktır. Unutmayın ki yan ürününüz bir artık akıntısıysa temizlemek ve atmak için ekstra masraf çıkaracaktır ve gireceğiniz değer negatif olacaktır. Evet, bir negatif daha! Eğer ürün bir yan ürün değil de bir beraber ürünse (coproduct), tipik bir ERP sistemi maliyet hesabı çeşitli beraber ürünlerin nispi maliyetlerini anlamanızda size yardımcı olmayacaktır. Gerçekten muhtaç olduğunuz şey sistemi işletme masraflarını beraber-ürün üretimi seviyesine kadar hesaplayıp yönetmenize izin veren ve yüzde dağılımlarına dayalı maliyet bölüştürebilen bir sistemdir (Bu, süreçten işletimin son safhasından önce de ortaya çıkabilir). Alternatif olarak, hacim veya ağırlık dağılım faktörü kullanmak da isteyebilirsiniz. Her iki yolda da sistem kurallarınızı takip edecektir. Beraber ürünler tipik ERP sisteminiz için başka bir problemdir. Sistem tarafından negatif olarak tüketilmiş malzeme olarak yönetildiklerinden, beraber ürünü tahmin etmenin ve programının üstesinden gelmenin yolu yoktur. Ürünleriniz ve süreçleriniz göz önünde bulundurulduğunda, ERP aracı temelli malzeme listeniz için ciddi bir kısıtlama teşkil ediyor. Ve bu arada geri dönüşüm akışını unutmak zorunda kalacaksınız. Materyal sisteminin listesi buna izin vermeyecektir. Bu Ayrıntılar Sonunda Birleşir Doğru aracın seçimi kolay değildir. Ancak ne istediğinizi bilmek ilk aşamadır. Bu hayati kusurlar şirketinizin başına büyük işler açabilecek ve süreçe dayalı üretim işlemlerinizi çalıştırma yönteminizle hiç uyuşmayan, küçük şeylerin bulunduğu alanlardan sadece birkaçıdır. ERP sisteminin gücü, şirketin bütün bölümlerinde bilgiyi kolay erişilebilir ve karşılıklı değiştirilebilir kılmasındadır. Firamın bir bölümü, sistemin çalışması için çeşitli hilelere başvurmak zorunda kalırsa, sistemin nasıl çalıştığını anlamadıkları için hata yaparlarsa, ya da en kötüsü daha iyi çalışan kendi yan sistemlerini geliştirirlerse ve yarım ağızla muhasebeciler için ERP sistemindeki boşlukları doldururlarsa, büyük uğraşlarınız ve ERP sisteminize yaptığınız yatırım boşuna olacaktır. Böyle olması gerekli değil. Neye ihtiyacınız olduğunu ve ERP satıcılarının size ne sunduğunu biraz daha araştırın. Orada bir yerde, sizin için doğru olacak bir araç sizi bekliyor.

7 CDC Software Hakkında CDC Software, The Customer-Driven Company, şirketlere üstün bir müşteri hizmeti tecrübesi kazandırırken verimliliği ve karı arttıran bir kurumsal yazılım uygulamaları sağlayıcısıdır. CDC Software ürün paketleri CDC Factory (Üretim İşlemleri Yönetimi); Ross ERP (Kurumsal Kaynak Yönetimi); SCM (Tedarik Zinciri Yönetimi; IMI depo ve sipariş yönetimi; Pivotal CRM ve Saratoga CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi); Respond ( Müşteri şikâyetleri ve geri bildirimleri yönetimi); c360 CRM eklenti ürünleri, endüstri çözümleri, Microsoft Dynamics CRM platform için geliştirme araçları, Platinum HRM (İnsan Kaynakları) ve işletme analitiği çözümleri (business analytics solutions) içermektedir. Endüstriye özgü bu çözümler dünya çapında 6,000 müşteri tarafından kullanılmaktadır. Bunların arasında imalat, finansal hizmet, sağlık bakımı, ev yapımı, emlak, toptan ve perakende dağıtım endüstrileri vardır. Şirket önerileri tam süreklilikte hizmetlerle teknolojinin ve yazılım uygulamalarının yaşam döngülerini içermektedir. Yazılım uygulamaları arasında yerleştirme, proje danışmanlığı, dış kaynaklı iş hizmeti, uygulama yönetimi, offshore geliştirmesi vardır. CDC Software, CDC Corporation nın yazılım birimi kuruluşudur ve İş Teknolojisi Üretimi (Manufacturing Business Technology) 2007 Global 00 Kuruluş ve Tedarik Zinciri Yönetimi Uygulaması satıcıları listesinde ikinci sırada yer almıştır. Daha fazla bilgi için lütfen web sitelerini ziyaret edin. Üreticiler için dünya çapında yenilikçi yazılım çözümleri CDC Software I Two Concourse Parkway, Suite 800 I Atlanta, GA I USA I I I Copyright CDC Software Tüm hakları saklıdır. CDC Software ve Ross Enterprise logosu CDC Software şirketine kayıtlı markalardır.

8