Kurumsal Stratejik Planlama

Transkript

1 Sivil Toplum Kuruluşları için Rehberler Kurumsal Stratejik Planlama Sık karşılaşılan sorulara cevaplar Hazırlayan Gürel Tüzün

2 REC Türkiye Hakkında REC Türkiye, siyasî görüşlerden ve çıkar gruplarından bağımsız, kâr amacı gütmeyen, uluslararası bir kuruluş olan Orta ve Doğu Avrupa için Bölgesel Çevre Merkezi nin (REC) Türkiye deki ofisidir. REC Türkiye nin genel amacı, Türkiye nin çevre konusunda hukuki, kurumsal, teknik ve yatırım alanlarına yönelik kapasitesini güçlendirmek, böylelikle de AB çevre müktesebatının etkili bir şekilde uygulanması sürecini hızlandırmaktır. REC Türkiye, bu hedefe ulaşabilmek için, farklı finansal kaynaklar aracılığı ile yürütmekte olduğu çalışmalar çerçevesinde, hükümetler, sivil toplum kuruluşları (STK lar), özel sektör ve diğer çevresel paydaşlar arasında işbirliğini, bilgi paylaşımını ve çevresel karar alma süreçlerine halkın katılımını desteklemektedir. Sivil Toplum Kuruluşları için Rehberler Kurumsal Stratejik Planlama Sık karşılaşılan sorulara cevaplar Bu yayının bütün hakları saklıdır. 2008, Bölgesel Çevre Merkezi - REC Türkiye Bu yayının hiçbir kısmı herhangi bir formda izin alınmadan satılamaz ya da satılmak için çoğaltılamaz. Bu yayının basımı yararlanıcısının Avrupa Birliği Genel Sekreterliği ve sözleşme biriminin Merkezi Finans ve İhale Birimi olduğu Katılım Öncesi Süreçte Sivil Toplumun Güçlendirilmesi: STK Hibe Programı - A5 Çevre Bileşeni projesi kapsamın-da REC Türkiye tarafından Avrupa Komisyonu nun mali desteği ile gerçekleştirilmiştir. Ancak, yayının içeriği hiçbir şeklide REC Türkiye nin, Avrupa Komisyonu nun ya da diğer ilgili kurumların resmi görüşlerini yansıtıyor olarak algılanmamalıdır. ISBN: Yayımcı: Bölgesel Çevre Merkezi REC Türkiye İlkbahar Mahallesi 571. Cadde 617. Sokak No:8 Yıldız Ankara, Türkiye Tel: +90 (312) Faks: +90 (312) E-posta: info@rec.org.tr Web sitesi: Hazırlayan Gürel Tüzün Düzelti Sema Alpan Atamer, Şebnem Feriver Yayım Koordinatörü Yeşim Aslıhan Çağlayan Grafik Tasarım ve Uygulama Bayt Ltd. Şti Basım Tuna Matbaacılık San. ve Tic. AŞ Baskı Tarihi: Aralık SİVİL TOPLUM KURULUŞLARI İÇİN REHBERLER

3 İÇİNDEKİLER Sunuş 4 Önsöz 5 1. Stratejik planlama nedir? 7 2. Stratejik planlamanın temel kavram ve tanımları nelerdir? 8 Çalışma Programı 8 Karar Verme 8 Misyon 8 Misyon Bildirgesi 8 Planlama 8 Strateji 8 Stratejik Yönetim 9 Uzun Vadeli Plan 9 Vizyon 9 Vizyon Bildirgesi 9 3. Stratejik planlama sürecinin ana aşamaları nelerdir? 10 Neredeyiz Nereye Varmak İstiyoruz Nasıl varırız Nasıl ölçer ve değerlendiririz Stratejik planlama sürecini başlatmadan önce neleri bilmeniz gerekir? 13 Planlamanın Yararları 13 Planlamanın Önkoşulları 13 Kaynak Gereksiniminin Planlanması 14 Planlama Kararı Alındıktan Sonra Yapılacaklar Stratejik planlama sürecine kimler katılmalıdır? Misyon bildirgesi nedir? 17 Misyon bildirgesi neleri içermelidir? Vizyon bildirgesi nedir? Durum değerlendirmesi nedir? Strateji nedir, nasıl geliştirilir? Stratejik plan neleri içermelidir? 23 Taslak Hazırlama ve Gözden Geçirme Süreci 23 Stratejik Plan Formatı Yıllık çalışma programı nedir? 25 KAYNAKÇA 27 KURUMSAL STRATEJİK PLANLAMA 3

4 SUNUŞ Sunuş Bu yayın özellikle yeni kurulmakta olan, Sivil Toplum Kuruluşlarına (STK) kurumsal yapılarını oluşturma ve bu yapıya uygun bir stratejik plan hazırlama konusunda yardımcı olması hedeflenerek hazırlanmıştır. Yayın, STK bünyesinde çalışan tüm personelin ve gönüllülerin katılımıyla oluşturulması gereken ve STK ların yapısı gereği topluma yararlı olacak şekilde ve bireysel/kurumsal herhangi bir kazanç ya da menfaat gözetmeden belirlenmiş olan vizyon ve misyon çerçevesinde bir çalışma programı hazırlamada yol gösterici olması amaçlanmıştır. Özellikle çevre alanında çalışmalar yürüten STK ların faydalanacağı düşünülerek içeriğinde bu alana özgü ve bu alandan kurumlara ait örnekler verilmiştir. Yayın kolay anlaşılır bir biçimde hazırlanmıştır ve çok temel bilgiler içermektedir. Dolayısıyla, mutlaka başka yayınlarla desteklenerek kullanılmalıdır. 4 SİVİL TOPLUM KURULUŞLARI İÇİN REHBERLER

5 ÖNSÖZ Önsöz Çalışma hayatının her alanında olduğu gibi sivil toplum kuruluşlarının (STK) çalıştığı konularda da mutlaka planlama yapılması ve hedefler belirlenmesi gerekir. STK lar elbette diğer sektörlerden farklı olarak, kar amacı gütmemeleri, toplum yararına çalışmalar gerçekleştirmeleri dolayısyla planlama yaparken ve hedeflerini belirlerken bu farklı konumlarını da göz önünde bulundurmalıdırlar. Kuruluş amaçlarına uygun olarak belirleyecekleri vizyon ve misyonları, bir STK ya uygun bir biçimde katılımcı bir biçimde oluşturacakları kurumsal stratejik planları onların hem kurumsal gelişimlerine hem de belirledikleri vizyon çerçevesinde topluma daha iyi hizmet edebilmelerine olanak sağlayacaktır. Bu konuların önemi göz önünde bulundurularak hazırlanan bu yayın REC Türkiye nin 2004 yılından bu yana yürütmekte olduğu STK destek çalışmaları sonucu ortaya çıkmıştır. STK ların, kurumsal anlamda bir planlama ve yapılanmaya olan ihtiyaçları değerlendirilerek, sıkça karşılaşılan bazı konular bu yayının kapsamına alınmıştır. Soru-cevap şeklinde hazırlanan yayında stratejik planlama kapsamında temel bazı konular ele alındı. Stratejik planlama nedir? Nasıl hazırlanır? Vizyon nedir? Misyon nedir? Yıllık çalışma programı nasıl hazırlanır? Yol gösterici olacağını düşündüğümüz konulara yer verdik. REC Türkiye olarak, Sivil Toplum Kuruluşları için Rehberler Kurumsal Stratejik Planlama başlıklı yayınımızla, Türkiye de sivil toplumun daha etkin çalışması için destek olmayı amaçlıyoruz. İyi planlanmış çalışma programları, doğru belirlenmiş vizyonlarla STK ların daha aktif ve etkin çalışmalarınına destek olacağını umuyoruz. Bu yayının gerçekleşmesini sağladığı finansal destek ile mümkün kılan Avrupa Komisyonu na özellikle teşekkürlerimi dile getirmek istiyorum. Ayrıca, engin deneyim, bilgileri ve görüşlerini bizlerle paylaşan yazarımız sayın Gürel Tüzün e de teşekkürü bir borç biliyorum. Dr. Sibel Sezer Eralp Bölgesel Çevre Merkezi REC Türkiye Direktörü KURUMSAL STRATEJİK PLANLAMA 5

6 6 SİVİL TOPLUM KURULUŞLARI İÇİN REHBERLER

7 1. Stratejik planlama nedir? Stratejik Planlama; bir kuruluşun orta ve uzun vadeli amaçları doğrultusunda temel ilke ve politikalarını, önceliklerini ve bunlara ulaşmak için izlenecek yol ve yöntemler ile kaynak dağılımını düzenleyen plandır. Stratejik planlama, kuruluşun içinde bulunduğu nokta ile ulaşmayı arzu ettiği amaç ve hedefleri arasındaki yolu, diğer bir deyişle bunlara ulaşmayı mümkün kılacak yöntemleri tarif eder. Stratejik Planlama; kuruluşların mevcut durum, misyon ve temel değerler/ilkelerinden hareketle bir vizyon oluşturmaları, bu vizyona uygun amaç ve hedefler saptamaları ölçülebilir göstergeler geliştirerek, başarıyı izleme ve değerlendirmeleri sürecini ifade eden katılımcı ve esnek bir planlama yaklaşımıdır. Stratejik planlama şu soruların yanıtlarıyla ilgilidir: Neredeyiz? Nereye varmak istiyoruz? Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? Başarımızı nasıl izleyebiliriz ve değerlendirebiliriz? Örgütün gelecekte nasıl bir gelişme göstereceğini, nasıl bir yol izleyeceğini belirlemek için, önce örgütün nerede olduğunu bilmesi, sonra de nereye gitmek istediğini ve oraya nasıl ulaşacağını saptaması gerekir. Bunun sonucunda ortaya çıkan belge stratejik plan dır. Ne var ki, gelecek yıllarda durumun nasıl olacağı kesin olarak bilinemeyeceğinden, öngörülemeyen koşulları dikkate almak için stratejik plan ın zaman zaman değiştirilmesi de örgütün varlığını sürdürmesi bakımından gereklidir. Gerçekten, STK nın içinde faaliyet gösterdiği ortamın değiştiği ve örgütün bu dinamik ortama uyum sağlaması gereği stratejik planlamanın temel varsayımıdır. Bunun için stratejik planlamada, ortamın nasıl değiştiğinin ve değişeceğinin anlaşılması ve bu değişmelere uygun örgütsel kararların geliştirilmesi özellikle vurgulanır. Stratejik planlamanın amacı örgütün enerjisini belli konulara odaklamak, üyelerinin aynı amaç için çalışmasını sağlamak, örgütün yönünü ortamdaki değişikliklere bağlı olarak değiştirmeye yardımcı olmaktır. Kısacası stratejik planlama, bir örgütün ne olduğu, ne yaptığı ve bunu neden yaptığını biçimlendirecek ve yönlendirecek temel kararlar ile eylemlerin geleceğe odaklanarak saptandığı bir çalışmadır. Bu çalışma sonucunda ortaya çıkan stratejik plan, kuruluşun mevcut durumunu, kuruluşun vizyon ve misyonu ile stratejik amaç ve hedeflerini, bunlara ulaşmak için gerçekleştireceği etkinlikleri ve kullanacağı kaynakları, son olarak da başarım (performans) ölçütlerini içerir. Pek çok örgütte stratejik planlama kuruluşun gelecek 3-5 yıl içinde izleyeceği yolu belirleme sürecidir. Bazı kuruluşlarda bunun daha uzun bir dönemi kapsadığı da görülür. Kuruluşun vizyon, misyon ve değerleri, stratejik planları için zemin teşkil eder. Kuruluşun belirlediği vizyona ulaşması için kısa orta ve uzun vadeli stratejik planlara ihtiyaç duyabilir. KURUMSAL STRATEJİK PLANLAMA 7

8 2. Stratejik planlamanın temel kavram ve tanımları nelerdir? Stratejik planlamanın temelinde karar verme yatar çünkü planlama sürecinde gündeme gelen soruları yanıtlamak için seçimler yapılması gerekir Çalışma Programı Çalışma program ya da planları, stratejik planda ortaya konulmuş stratejik amaçlara ulaşmak için hazırlanmış ayrıntılı eylem planlarıdır. Her örgütte, onu oluşturan ana birimler için, mali yılı kapsayan yıllık çalışma programları hazırlanmalıdır. Ayrıca, bir örgüt mali yıldan farklı dönemler için hazırlanmış çalışma programlarına da gerek duyabilir. Karar Verme Stratejik planlamanın temelinde karar verme yatar; çünkü planlama sürecinde gündeme gelen soruları yanıtlamak için seçimler yapılması gerekir. Plan da neyi, neden ve nasıl yapmalı sorularıyla ilgili bir dizi karardan oluşur. Misyon Bir örgütün misyonu, onun neden var olduğunu, yani varlık nedenini oluşturan ana görevi tanımlar. Aslında her STK nın kuruluşunun ardında böyle bir görev anlayışı yatar. Örgütün misyonuna uygun davranıp davranmadığını belirlemek için, misyonun ölçülebilir bir biçimde tanımlanması gerekir. Önemli olan, bu misyonun STK yı diğerlerinden ayırması ve STK nın toplumsal bir gereksinmeye cevap vererek bir boşluğu doldurmasına katkıda bulunmasıdır. Misyon Bildirgesi Misyon bildirgesi kuruluşun varlık nedenini ve amacını içerir. Örgütün çalışmalarının ne, nasıl ve neden ini ortaya koyar. Örgütün hedef kitlesini ve kritik süreçleri tanımlar ve istenilen başarım (performans) düzeyleri konusunda bilgi verir. Planlama Planlama, geleceğe ilişkin hedefler koymak ve bu hedeflere ulaşmak için bir yaklaşım geliştirmektir. Strateji Bir STK için strateji, dinamik ve genellikle olumsuzluklar da içeren bir ortama uygun tepkiyi vermekle ilgilidir. Stratejik düşünme de değişen ortam hakkında bilgi sahibi olmak ve değişikliklere bilinçli bir biçimde tepki vermek anlamına gelir. 8 SİVİL TOPLUM KURULUŞLARI İÇİN REHBERLER

9 Stratejik Yönetim Stratejik planlama kavramı, en önemli karar ve eylemlere odaklanmış bir yönetimi öngörür. Stratejik yönetim ise, stratejik plana göre daha uzun vadeli bir perspektif ve öncelikler gerektirir ve kuruluşun içinde bulunduğu ortamın sürekli değiştiği varsayımını da içerir. Bu nedenle, stratejik yönetim mevcut planların uzun vadeli öncelikler dikkate alınarak sürekli biçimde yeniden değerlendirilmesini zorunlu kılar. Uzun Vadeli Plan Uzun vade, anlamlı plan yapmanın olanaklı olduğu en kısa süreyi kapsar. Bir kuruluştan diğerine farklılık göstermekle birlikte, çoğu STK için 3-5 yıl uzun vadeli plan için uygun bir süredir. Siyasal ve ekonomik ortam ile toplum yapısı ve teknolojideki hızlı değişim dikkate alındığında, birçok STK için 3 yıl uygun olabilir. Vizyon STK lar için vizyon, çalışma alanlarındaki ana motivasyonu oluşturan; nasıl bir toplum, nasıl bir dünya hayal ettiklerinin ifadesidir. Diğer bir deyişle, STK lar için vizyon, şirketlerden farklı olarak, kuruluşlarına yönelik değil; insan(lar)a, toplum(lar)a ve dünyaya yöneliktir. Belirli bir alanda ulaşılmasını arzuladıkları son durumu tanımlar. Bu, vizyonun bir hayal olduğu anlamına gelmez. Tersine, örgütün vizyonunu belirlerken bugünkü durumunu, örgüt içi dinamikleri, kurumsal yapısını ve değerlerini dikkate almak gerekir. Bu anlamda, vizyon gerçekçi bir nitelik taşır ve ulaşılması olanaklı bir dizi amaçtan oluşur. Bu gerçekçi yanına karşılık, vizyon iddialı ve idealist, hatta radikal olabilir. Önemli olan, bu vizyonun STK yı diğerlerinden ayırması ve STK nın toplumsal bir gereksinmeye cevap vererek bir boşluğu doldurmasına katkıda bulunmasıdır. Vizyon Bildirgesi Vizyon bildirgesi bir kuruluşun nasıl bir gelecek arzuladığının kısa bir tanımıdır. Kuruluşun çalışmaları ile ilgili bir esin kaynağıdır ve karar alma sürecinde yol gösterici bir işlev görür. Vizyon bildirgesi örgüt başarı kazandığında durumun nasıl olacağını gösterir. KURUMSAL STRATEJİK PLANLAMA 9

10 3. Stratejik planlama sürecinin ana aşamaları nelerdir? Bir stratejik planlama çalışmasını oluşturan aşamalar ve bunların adlandırılması konusunda farklı görüşler vardır. Örneğin Antalya Büyükşehir Belediyesi tarafından gerçekleştirilen bir çalışmada dört aşamalı bir süreçten söz ediliyor ve bu aşamalar şöyle sıralanıyor: (a) Neredeyiz, (b) Nereye varmak istiyoruz, (c) Nasıl varırız, Stratejik planlama temelde şu dört sorunun yanıtını arar: - neredeyiz? - nereye varmak istiyoruz? - nasıl varırız? - nasıl ölçer ve değerlendiririz? (d) Nasıl ölçer ve değerlendiririz. Bir başka kaynakta, bu konuda farklı yaklaşımların olduğu belirtildikten sonra, ilk örnek olarak üç aşamalı bir süreç veriliyor: (a) Durum mevcut durumun ve oluşum sürecinin değerlendirilmesi, (b) Hedef amaç ve hedeflerin tanımlanması, (c) İzlenecek yol amaç ve hedeflere ulaşmanın yolu. Gene aynı kaynakta verilen bir alternatif yaklaşım ise Belirle-Gör-Düşün-Planla biçiminde özetleniyor: Belirle İstenilen nihai, ideal durum nedir? Gör Bugünkü durum nedir? İdeal ile mevcut durum arasında ne fark var ve niçin? Düşün Bugün ile ideal durum arasındaki farkı kapatmak için hangi önlemler alınmalı, hangi eylemler gerçekleştirilmelidir? Planla Etkinlikleri gerçekleştirmek için hangi kaynaklar gereklidir? Bu sırayı biraz değiştiren Gör-Düşün-Belirle yaklaşımının aşamaları da şöyle: Gör Bugünkü durum nedir? Düşün Amaçları ve hedefleri tanımla, Belirle Amaçları ve hedefleri gerçekleştirmek için bir yol çiz. Ancak bu soruların yanıtlarına geçmeden önceki ilk aşama, hazırlık aşamasıdır. Hazırlık aşamasında, örgüt böyle bir çalışma için hazır olup olmadığını belirlemelidir. Örneğin, eğer örgüt bir mali kriz bekliyorsa ya da çevre koşullarında belirsizlik söz konusuysa, stratejik plan- 10 SİVİL TOPLUM KURULUŞLARI İÇİN REHBERLER

11 lama süreci başlatmak pek anlamlı olmayacaktır. Eğer örgütün hazır olduğu sonucuna varılırsa, stratejik planlama çalışmasını başlatmadan önce, süreç içinde hangi konuların ele alınacağı, kimlerin hangi işleri üstleneceği, sağlıklı karar vermek için gerekli hangi bilgilerin toplanacağı kararlaştırılmalıdır. Bu çerçevede örgütün bir profilinin çıkarılması ve bir planlama komitesinin kurulması da gerekecektir. Bu çalışmalar sonucunda ortaya bir iş planı çıkacaktır. Bir stratejik planlama çalışmasının ilk aşamasında neredeyiz? sorusunun yanıtı aranır. Durum analizi olarak da adlandırılan bu aşamada, kuruluşun içinde bulunduğu koşulların gerçekçi bir saptaması gerçekleştirilir. Bu saptama kuruluşun kaynaklarını, yönetim yapısını, paydaşlarını, içinde faaliyet gösterdiği hukuksal ve yönetsel çerçeveyi, yerel, ulusal, bazen de uluslararası durum ve gelişmeleri kapsar. Bunlardan kaynak analizi, kuruluşun mali ve maddi kaynaklarının yanı sıra çalışanlarını, kuruluşun toplumdaki bilinirliği ve saygınlığı gibi maddi olmayan kaynaklarını da içerir. Kuruluşun hedef kitlesinin yanında üyelerini ve gönüllülerini de kapsayan paydaşlar analizinde, kuruluşun amaçlarına ulaşma çabasında paydaşların oynayacağı olumlu ya da olumsuz rol araştırılır. Bu aşama sonucunda kuruluşun güçlü ve zayıf yönlerini, karşı karşıya olduğu fırsat ve tehditleri ortaya koyan bir durum raporu hazırlanır. Böylece, örgütün karşı karşıya olduğu ve stratejik planın dikkate alması gereken kritik konular belirlenmiş olur. Mali kaynak sağlanması, yeni program fırsatları, değişen yasal düzenlemeler ya da hedef kitlenin gereksinimlerindeki değişiklikler bu tür kritik konular arasında yer alabilir. Önemli olan bunların en önemlilerini seçmektir. Planlama komitesinin stratejik planın kapsayacağı 5-10 konuyu belirlemesi gerekir. Bu aşamanın çıktısı, karar verme sürecine temel oluşturacak bir veritabanı ile örgütün ele almak zorunda olduğu en önemli konuları içeren bir liste olacaktır. İkinci aşamada, nereye varmak istiyoruz? ya da nerede olmak istiyoruz sorusunun yanıtı araştırılır. Örgütün misyon ve vizyonu ile değerleri/ilkeleri, stratejik amaçları belirlenir. Bu aşamanın sonunda misyon bildirgesi ile vizyon bildirgesi taslakları hazırlanır (bkz. Soru 6 ve 7). Böylece örgütün neyi, niçin planladığı konusunda tutarlı bir ortak görüş oluşmuş olur. Misyon ve vizyonun gerçekçi biçimde tanımlanması, onları gerçekleştirmeye yönelik eylemler konusunda da kolaylık sağlayacaktır. Stratejik amaçlar ise kuruluşun, misyonuyla uyumlu olan vizyonunu gerçekleştirmedeki önceliklerini ortaya koyar. Stratejik planlama çalışmasının son aşamasında oraya nasıl ulaşacağız? sorusunun yanıtı aranır ve kuruluş için öngörülen geleceğe nasıl varılacağı ortaya konulur. Kuruluşun bir önceki aşamada belirlenen vizyon ve amaçlarına ulaşmak için izleyeceği yoldaki orta ve uzun vadeli hedefler ve bunlarla ilgili zaman planları belirlenir. Başarım ölçümü için hedefler ölçülebilir olmalı, istenilen sonuç, hedef kitle ve yöre açıkça belirtilmelidir. Saptanmış hedeflere uygun etkinlik ve uygulamalar da bu aşamada belirlenir. Burada söz konusu olacak strateji, amaç ve hedefler doğrudan bazı kişilerin düşüncelerinden kaynaklanabilir ya da grup tartışmaları, karar alma süreçleri gibi teknikler kullanılarak belirlenebilir. Önemli olan, sonunda yöneticilerin, çalışanların ve üyelerin kritik konularla ilgili olarak ne yapılacağı konusunda anlaşmaya varmalarıdır. Bir hayli zaman ve esneklik gerektiren bu aşamada yeni verilere ya da durum değerlendirme aşamasında varılan sonuçların gözden geçirilmesine, hatta misyon bildirgesinde Örgüt bir mali kriz bekliyorsa ya da çevre koşullarında belirsizlik söz konusuysa, stratejik planlama süreci başlatmak pek anlamlı olmayacaktır. KURUMSAL STRATEJİK PLANLAMA 11

12 değişikliğe gidilmesine gerek duyulabilir. Bu aşamanın çıktısı, örgütün genel stratejisini, uzun vadeli amaçlarını ve kritik konulara ilişkin hedeflerini ortaya koyan bir özet olacaktır. Yanıt aranacak son soru Yaptıklarımızı nasıl ölçer ve değerlendiririz? sorusudur. Bu, aşama, başarımı (performansı) ölçme ve değerlendirme ölçüt ve yöntemlerinin ortaya konulduğu ve bir Başarım Programı nın hazırlandığı aşamadır. Kuruluşun vizyonunu gerçekleştirme, yani öngörülen geleceğe doğru ilerleyişi sırasında ne ölçüde başarılı olduğunun sürekli olarak izlenmesi; iç ve dış koşullarda ortaya çıkan değişikliklere bağlı olarak, gerekiyorsa stratejik planında düzeltmelere gitmesi bakımından da önem taşır. Başarım ölçüt ve yöntemleri ile Başarım Programı nın önemi de büyük ölçüde buradan kaynaklanır. Dört temel sorunun yanıtları bulunduktan sonra yazılı stratejik planın tamamlanması aşamasına gelinir. Daha önceki aşamalarda gerçekleştirilen çalışmaların sonuçları burada yazılı bir belgeye dönüştürülür. Hazırlanacak taslak plan karar vericilerin (örneğin yönetim kurulu) inceleme ve değerlendirmesine sunulur. Ayrıca üst düzey profesyonel yöneticilerle bu belgenin bir uygulama ya da eylem planına dönüştürülmesi konusu ele alınır. Planın kendisinden beklenen yönlendirme işlevini yerine getirmesi için, önceliklere ilişkin temel soruların yanıtlarını ayrıntılı bir biçimde ortaya koyması gerekir. Planlama çalışmasını çabuk bitirmek için bu aşamada ortaya çıkacak farklılık ve tartışmaların üstünün örtülmesi sakıncalı sonuçlar doğurur. Bu nedenle, ortaya çıkan tüm sorunlar giderilmeden ilerlenmemesi gerekir. Bu aşamanın çıktısı stratejik plan olacaktır. Stratejik planlama çalışmasının şu işleri kapsayacağı söylenebilir Tanımlayın Kuruluşun vizyon ve misyonunu tanımlayın, amaçların önem ve öncelik sırasını belirleyin SWOT Saptanmış hedefler temelinde, kuruluşun güçlü ve zayıf yanlarını, karşı karşıya olduğu fırsat ve tehditleri ortaya koyun (Bakınız Soru 8) Belirleyin Saptanmış hedeflere ulaşmak için gerçekleştirilecek eylemleri ve süreçleri belirleyin Uygulayın Üzerinde anlaşmaya varılmış süreçleri uygulayın Denetleyin Faaliyetleriniz üzerinde tam denetimi sağlamak için, uygulamayı izleyin ve geribildirim elde edin. 12 SİVİL TOPLUM KURULUŞLARI İÇİN REHBERLER

13 4. Stratejik planlama sürecini başlatmadan önce neleri bilmeniz gerekir? Planlamanın Yararları Planlama, başta insan emeği ve zamanı olmak üzere kaynak kullanımını gerektirir. Sonunda örgütün yönünün ve etkinliklerinin belirlendiği bir süreç olarak, çok sıkıntılı ve zor bir iş olabilir. Buna karşılık, planlamanın yararları güçlüklerinden çok daha fazladır. Her şeyden önce sürecin kendisinin sağlayacağı yararlardan söz edilebilir. Planlama süreci STK nın yöneticileri ile çalışanlarının işlerini daha iyi bilgilenmiş olarak yapmalarına katkıda bulunur. Son ürün olan plan da örgütü etkin ve etkili bir biçimde yönetmenin bir aracını oluşturur. Planlama sürecine ayrılan süre her kuruluşun bu işe ayıracağı kaynaklara bağlı olarak farklılık gösterir. Planlama süreci ile planın sağlayacağı yararlar şöyle sıralanabilir: Örgüt yönetimini ve yönetişimini yönlendiren ve destekleyen bir çerçeve ve net olarak belirlenmiş bir yön, Bütün paydaşlarca benimsenen ortak bir vizyon ve amaç, Örgüte ve hedeflerine daha sıkı bağlılık, Sunulan hizmetin niteliğinde iyileşme, Fon sağlama için daha sağlam bir temel oluşturma, Öncelikleri belirleme ve kaynaklar ile fırsatlar arasında uyumu sağlama yetisi, Dışsal faktörlerden kaynaklanan tehlikelerle baş etme kapasitesi, Kriz yönetimine yardımcı olacak bir süreç. Planlamanın Önkoşulları Planlama sürecini başlatmak için örgütün buna hazır olması gerekir. Bunun için şu koşulların sağlanıp sağlanmadığını sağlıklı biçimde değerlendirin: Lider kadrosunun planlama konusunda kararlılığı ve bunun bütün süreç boyunca sürmesi, Uzun vadeli düşünmeyi olumsuz etkileyecek krizlerin (örneğin maaşların ödenememesi, örgütün yasal sorunlarla karşı karşıya olması vb.) çözülmüş olması, Yönetim kurulu ile çalışanların yıkıcı bir çatışma içinde olmaması, KURUMSAL STRATEJİK PLANLAMA 13

14 Yönetim kurulu ile çalışanların planlamanın amacını ve ne yapıp yapmayacağını anlamış ve beklentiler konusunda bir uzlaşmaya varmış olmaları, Mevcut programların değerlendirilmesi ve gelecekteki gereksinmelerin karşılanması için yeterli kaynak ayırma konusunda kararlılık, Mevcut durumu sorgulamak, örgütün çalışmalarını değerlendirmek ve yürütmek için yeni yaklaşımlar arama konusunda isteklilik. Planlama çalışması için gerekli en önemli kaynak çalışanların ve yönetim kurulunun zamanıdır. Kaynak Gereksiniminin Planlanması Planlama çalışması için gerekli en önemli kaynak çalışanların, üyelerin, gönüllülerin ve yönetim kurulunun zamanıdır. Eğer danışman vb. kullanılacaksa onlara yapılacak ödemeler için mali kaynak gereği de dikkate alınmalıdır. Örneğin, planlama çalışmasının gerektireceği zaman, İçinde çalışılan ortama ilişkin bilgi toplama ve çözümleme, Başlıca paydaşların sürece katılması, Geçmişe ilişkin mali bilgilerin derlenmesi, gelecekle ilgili bütçe ve nakit akışı projeksiyonlarının gerçekleştirilmesi, Örgüte ve programlarına ilişkin strateji seçeneklerinin ve sonuçlarının çözümlenmesi. Planlamaya ayıracağınız zaman ve para, ele aldığınız konuların zorluk derecesi ile ne kadar bilgiye ve kaynağa sahip olduğunuza bağlı olarak değişecektir. Planlama Kararı Alındıktan Sonra Yapılacaklar Her şeyden önce, planlama konusunda herkesin aynı bilgileri ve beklentileri paylaşması gerekir. Bu nedenle süreci başlatmadan önce yönetim kurulu üyeleri ile başlıca çalışanların bu konuda önceden bilgilendirilmesi ve eğitilmesi gerekir. Büyük grup çalışması bazı belgelerin hazırlanması ve hızlı karar vermek için uygun değildir. Böyle gruplar mevcut bir belgeyle ilgili geribildirimde bulunmak, yeni düşünceler geliştirmek için ya da karar taslaklarının değiştirilmesinde yararlı olabilir. Bu nedenle, süreci yürütmek için bir stratejik planlama komitesi oluşturmak doğru olacaktır. Böyle bir komite sürece önderlik etmekle birlikte, bütün kararlar için tek yetkili ve sorumlu olmayacaktır. Bu aşamada sürecin bilgi gereksiniminin de belirlenmesi gerekir. Sağlıklı bir karar verme süreci ancak böyle bir bilgi temeline oturabilir. Yapılması gerekli bir başka iş de sürece ilişkin bir çalışma programının belirlenmesidir. Bu program, planlama süreci boyunca izlenecek yolu ve gerçekleştirilecek etkinlikleri kapsayacak, sürecin her aşaması için görevleri, çıktıları, harcanacak kaynakları ve sorumlu kişileri tanımlayacaktır. 14 SİVİL TOPLUM KURULUŞLARI İÇİN REHBERLER

15 Özetle, stratejik planlama için hazırlık sürecinin adımları şöyle sıralanabilir Örgütün, planlamaya ve gerekiyorsa yönetim kurulu ile çalışanlarının bu konuda eğitilmesine ilişkin kararlılığını güvence altına alın, 5-7 kişilik, hayalciler ile eylemciler den oluşan bir stratejik planlama komitesi kurun, Sürecin zaman çizelgesi ve farklı aşamaları ile çıktılarından kimin sorumlu olduğunu ortaya koyan bir çalışma programı hazırlayın, Planlama süreci için yeterli zaman ve para gereksinimini belirleyin. KURUMSAL STRATEJİK PLANLAMA 15

16 5. Stratejik planlama sürecine kimler katılmalıdır? İdeal olarak başlıca paydaşlar planlama sürecine şu ya da bu düzeyde katılmalıdır. Paydaşlar, örgütünüzün başarı ya da başarısızlığıyla ilgilenen bütün kişileri kapsar. Başlıca paydaşlar ise planınızın uygulanmasını önemli ölçüde engelleyebilecek ya da kolaylaştırabilecek kişilerdir. Bu paydaşlar şöyle sıralanabilir: Planlama sürecinde, Hedef grubumuzun ve üyelerimizin gereksinmelerine ne ölçüde yanıt verebiliyoruz, sorusunun sorulup yanıtlanması çok önemlidir. Yönetim Kurulu Görevi yönetişim ve gözetimdir. İçinde bulunulan ortama ilişkin bilgilerin işlenmesine, örgütün vizyonu ve değerleri ile önceliklerinin onay sürecine bütün üyeler katılmalıdır. Hazırlanacak plan, yönetim için bir çerçeve oluşturmak üzere yönetim kurulu tarafından karara bağlanmalıdır. Örgüt çalışanları Örgütün vizyonu ile günlük etkinlikleri arasındaki bağlantıyı oluşturmalarından dolayı büyük önem taşırlar. Eğer planlama tartışmalarının bir parçası değillerse, alınmış kararlar konusunda bilgilendirilmelidirler. Planlama sürecine katılmaları planın daha gerçekçi olmasına, örgütün vizyonu ile hedeflerinin sahiplenilmesine ve bireysel vizyonların örgütün tek kolektif vizyonu altında birleştirilmesine katkıda bulunacaktır. Hedef grup üyeleri Planlama sürecinde, Hedef grubumuzun ve üyelerimizin gereksinmelerine ne ölçüde yanıt verebiliyoruz, sorusunun sorulup yanıtlanması çok önemlidir. Bu kişilerin planlama sürecine katılması, örgütün başarısını değerlendirme ve onların gelecekteki gereksinimleri ile örgüt programlarının nelere odaklanması gerektiği konularında yol gösterici olacaktır. Örgüt dışı paydaşlar İçinde bulunulan ortamla ilgili konular ve onların örgüt üzerindeki olası etkilerinin bilinmesi ve değerlendirilmesi stratejik planlama sürecinin bir parçasıdır. Fon sağlayıcılar, toplum önderleri, aynı alanda çalışan kuruluşların temsilcileri ve hatta rakiplerden oluşan örgüt dışı paydaşların bu sürece katılması, başta örgütün toplumda nasıl tanındığı olmak üzere, dış dünyaya ilişkin değerli bilgiler sağlayacaktır. 16 SİVİL TOPLUM KURULUŞLARI İÇİN REHBERLER

17 6. Misyon bildirgesi nedir? Misyon bildirgesi, örgütünüzün varlık nedenini ve amacını birkaç cümleyle paydaşlarınıza ve topluma iletmelidir. Örgütün hedef kitlesini ve kritik süreçlerini tanımlamalı ve istenilen başarım (performans) düzeylerini kısaca tanımlamalıdır. Ama örgütler çoğunlukla kim oldukları, ne yaptıkları ve bunu neden yaptıkları konusunda daha fazla şey söylemek isterler. Böyle durumlarda hazırlanan misyon bildirgesi örgütün misyonu, vizyonu ve ana ilkeleri hakkında ayrıntılı bilgi veren birkaç sayfadan oluşabilir. Hangi yaklaşım benimsenirse benimsensin önemli olan, bildirgede dile getirilen noktaların paydaşlar, yönetim kurulu, çalışanlar, gönüllüler, donörler, hedef gruplar ve işbirliği yapılan kişiler tarafından anlaşılması ve desteklenmesidir. Misyon Bildirgesi Gereksinimi Örgütünüzün misyonunu açık bir biçimde ifade edip iletememek şu olumsuz sonuçlara yol açabilir: Örgütün üyeleri yanlış amaçlar peşinde koşabilir, Misyon bildirgesi açık değilse ya da aşırı dar tanımlanmışsa, örgüt farklı olasılıkları geniş bir bakış açısıyla değerlendiremeyebilir, Örgüt ne zaman bu alandan çekilmesi gerektiğini anlamayabilir. Kısacası, Alice Harikalar Ülkesinde kitabında söylendiği gibi, nereye gittiğinizi bilmiyorsanız, hangi yöne gittiğiniz hiç önemli değildir. Misyon bildirgesi neleri içermelidir? Örgütünüzün kimliğini ortaya koymada aşağıdaki öğeler önem taşıyacaktır: Amaç Bildirgesi, örgütünüzün neyi gerçekleştirmeye çalıştığını ortaya koyar: Örgütünüzün varlık nedeni nedir? Çalışmalarınızın nihai sonucu nedir? Amacınızı tanımlarken yöntemlerden çok çıktılara ve sonuçlara odaklanın: Çalışmalarınız sonunda ne değişecek? Örneğin, çevre konusunda duyarlılığı artırmak doğru bir ifade olacaktır. Buna karşılık, çevreyi koruma konusunda kampanyalar düzenlemek ifadesi yalnızca yöntemi vurguladığı için eksik ve yanlıştır. İşler Bildirgesi, örgütünüzün amacına ulaşmak için gerçekleştireceği işleri, yani etkinlikleri ve programları özetler. Örneğin, çevre konusunda duyarlığı artırmak için toplantılar düzenlenebilir, imza kampanyası başlatılabilir, farklı toplum kesimleri eğitilebilir vb. Bunlar farklı işler olmakla birlikte, hepsi de aynı amaca yöneliktir. Değerler, örgüt üyelerinizin sahip olduğu ve uygulamaya çalıştığı ortak ilke ve inançlardır. Değerler, üyelerinizin çalışmalarını yönlendirir. Örneğin yeniliğe, farklılığa, yaratıcılığa bağlılık bu değerler arasında yer alabilir. Örgütün ortak değerlerinin yazılı hale getirilmesi, üyelerin bu sürece katkıda bulunmasına ve kendi kişisel değerleri ile örgütün değerleri arasındaki uyum ya da uyumsuzluğu anlamalarına yardımcı olur. KURUMSAL STRATEJİK PLANLAMA 17

18 Örgütünüzün misyon bildirgesini geliştirirken, yukarıda sözü edilen üç öğeye ek olarak, şu soruların da yanıtlanması gerekir: Örgüt hangi sorunu çözmeyi ya da gereksinimi karşılamaya çalışıyor? Örgütünüzü eşsiz kılan nedir? Çalışmalarınızdan kimler yararlanmaktadır? Doğal olarak, bu soruların yanıtları misyon bildirgenizin bir parçası olacak ya da onun açımlanması için kullanılacaktır. Türkiye de çevre alanında etkinlik gösteren bazı STK lar misyonlarını nasıl tanımlıyor? TURMEPA olarak da bilinen DenizTemiz Derneği nin misyonu, Gelecek nesillere yaşanabilecek bir çevre bırakabilmek, onların denizlerimizin; ekonomimize, sağlığımıza ve refahımıza katkılarından yararlanabilmelerini sağlamak olarak belirlenmiş. Doğa Derneği nin misyonu daha da kısa ifade ediliyor: Doğa ve insanı bir bütün halinde ele alarak başta Önemli Doğa Alanları olmak üzere tüm Türkiye sathında doğanın yaşamasını sağlamak. Buna karşılık, Türkiye Erozyonla Mücadele, Ağaçlandırma ve Doğal Varlıkları Koruma Vakfı nın ya da kısa adıyla TEMA Vakfı nın misyonu ise hayli ayrıntılı: Kaybolan geleceği kurtarmak, açlık ve yoksulluğu gidererek topraktan gelen toplumsal barışı sağlamak için; Erozyon, çoraklaşma, çölleşme, kirlilik, hatalı tarım teknikleri ve amaç dışı arazi kullanımını önlemek; Doğal varlıkların tahribine yönelik, ulusal ve uluslararası her türlü idari, siyasi ve ekonomik baskılara karşı mücadele etmek ve sorunlara çözüm üretmek, Biyolojik çeşitlilik, toprak, su ve diğer doğal kaynakların korunması, verimli kılınması ve sürdürülebilir yönetimini gerçekleştirmek; Doğal varlıkların korunmasına yönelik politikaların, hükümetlerce üretilmesini, gerekli yasal düzenlemelerin yapılmasını, uygulanmasını ve uluslararası anlaşmalara uyulmasını sağlayacak, bilinçli ve etkin kamuoyu oluşturmak. TEMA Vakfı nın temel değerler i ise şöyle sıralanıyor: Güvenirlilik ve Saygınlık Şeffaflık Gönüllülük Yaratıcı Katılımcılık Siyasi Tarafsızlık Herkesi Kucaklama Bilimsellik Biyologlar Derneği Derneği nin misyonu ise Kendini bilimsel anlamda geliştiren, paylaşımcı, topluma ve insanlığa faydalı biyologların biraraya gelmesini sağlayarak, mesleğimizin ülkemiz geleceği için önemi ve gerekliliğini ortaya çıkarmak şeklinde tanımlanmış. Son olarak REC Türkiye nin misyonunu ve genel amacını nasıl ifade ettiğini görelim: REC in misyonuyla uyumlu olarak, hükümetler, sivil toplum kuruluşları (STK lar), özel sektör ve diğer çevresel paydaşların arasında işbirliğini destekleyerek ve serbest bilgi değişimi ile çevresel karar alma süreçlerine kamu iştirakini sağlayarak Türkiye nin çevre sorunlarını çözmesine yardımcı olmak. Ayrıca, ortak sorunlara hitap etmelerini sağlamak amacıyla bütün paydaşları bir araya getirmek için bir katalizör görevi üstlenmek ve çevre konularında etkili diyalogları teşvik etmek. 18 SİVİL TOPLUM KURULUŞLARI İÇİN REHBERLER

19 7. Vizyon bildirgesi nedir? Vizyon bildirgesi, kuruluşunuzun nasıl bir gelecek istediğine ilişkin açık, heveslendirici bir mesaj olmalıdır. Bir STK, şu sorunun cevabını vererek vizyonunu belirleyebilir: Benim kuruluşuma artık gereksinim kalmayacak bir dünya neye benzer?. Vizyon başarının resmiyle ilgilidir; örgütün çalışması sonunda varılacak nokta konusunda bütün üyelerin paylaştığı bir resmin sözlü ifadesidir. Bu başarı hayalinin peşinden gitme insanları birlikte çalışmaya iten güçtür. Stratejik planlamanın temel evrensel kuralı şudur: Hiçbir zaman sizi yönlendiren vizyonunuzdan daha büyük olamazsınız. Vizyon bildirgesi, örgüt üyelerinden beklentilerini, özlemlerini ve kapasitelerini zorlamalarını istemelidir. Güçlü, çekici ve değerli bir vizyonunuz yoksa uğraşmanızın anlamı kalmaz. Vizyon, stratejik planın hazırlanma sürecinden çok, uygulanma süreci için önemlidir. Strateji geliştirilmesi ne yapmaya çalıştığınızla, örgütünüzün amaçlarıyla ilgilidir. Bu, misyon bildirgesinin konusunu oluşturur: Örgütümüzün varlık nedeni nedir? Vizyon bildirgesi gerçekçi ve inanılır, iyi ifade edilmiş, kolay anlaşılır, hırslı, örgüte uygun ve değişmelere cevap veren bir nitelikte olmalıdır. Hangi alanda çalışıyoruz? Bizi yönlendiren değerler nelerdir? Vizyon ise daha kapsamlıdır ve başarının resmiyle ilgilidir. Bu başarı hayalinin peşinden gitme insanları birlikte çalışmaya iten güçtür. Vizyon bildirgesi gerçekçi ve inanılır, iyi ifade edilmiş, kolay anlaşılır, hırslı, örgüte uygun ve değişmelere cevap veren bir nitelikte olmalıdır. Örgütün enerjisini doğru yönlendirmeli ve bir eylem kılavuzu işlevi görmelidir. Başka bir deyişle, örgütün misyonunu gerçekleştirme konusunda esin kaynağı olmalıdır. Vizyon bildirgesi bir kuruluşun ne olmak istediğini ortaya koyar. Kuruluşun geleceğiyle ilgili bir esin kaynağıdır ve karar alma sürecinde yol gösterici bir işlev görür. Etkili bir vizyon bildirgesi farklı anlayış ve yorumlara yer vermeyecek kadar net ve açık; kuruluşun değerleri ve kültürüyle uyumlu, gerçekçi ve ulaşılabilir amaçlar içeren; paydaşlara umut aşılayan bir nitelik taşımalıdır. Gerçekten etkili olması için, vizyon bildirgesinin kurum kültürünün bir parçası haline gelmesi gerekir. Kuruluşun vizyonunun düzenli bir biçimde paydaşlara iletilmesi yöneticilerin sorumluluğundadır. Kuruluşun üyelerinin, çalışanlarının ve gönüllülerinin kişisel vizyonları ile kuruluşun vizyonu arasında bir bağdaşma sağlanması STK nın başarısı açısından çok önemlidir. KURUMSAL STRATEJİK PLANLAMA 19

20 Türkiye den vizyon örnekleri TEMA Vakfı nın vizyonu, kuruluşun ne olmak istediğiyle ilgili: Sürdürülebilir yaşam ilkesiyle doğal varlıkların korunmasında; ülkenin ve dünyanın geleceğinde söz sahibi olan topraktan gelen toplumsal barışı sağlayan, bilinçli, halkla bütünleşen, öncü bir STK olmaktır. TURMEPA nın vizyonu da kendisiyle ilgili. DenizTemiz Derneği/TURMEPA nın, halkımızdan gelecek talep ve desteğin vermiş olduğu kuvvet ile deniz ve kıyılarımızın kirletilmemesini ve bu konuda ulusal ve uluslararası kanun ve anlaşmaların uygulanmasını sağlayacak en etkili güç olması olarak ifade ediliyor. Doğa Derneği nin vizyonu ise nasıl bir dünya istendiğini ortaya koyuyor: İnsanın bütün varlıklara ve ekolojik bütüne saygı duyduğu; var oluşunun doğa üzerindeki etkisini bilerek yaşadığı ve sonucunda, doğanın korunmasını gerektirmeyecek bir yaşam tarzını benimsediği bir dünyaya ulaşmak. Bir başka örnek de, Biyologlar Birliği Derneği nden: Biyoloji biliminin konularına hakim, öngörüleri kuvvetli, bilişsel düşünce yapısına sahip, bilgi, beceri ve tecrübelerini paylaşan, mesleğini mevcut durumundan daha iyi bir konuma taşımak isteyen biyologlar. 20 SİVİL TOPLUM KURULUŞLARI İÇİN REHBERLER